Analisis Pelaksanaan Tugas Rutin Sekretaris Dalam Membantu Administrasi Pada Bidang Lelang Di Kantor Wilayah Djkn (Direktorat Jendral Kekayaan Negara) Cabang Medan

TUGAS AKHIR

ANALISIS PELAKSANAAN TUGAS RUTIN SEKRETARIS DALAM MEMBANTU ADMINISTRASI PADA BIDANG

LELANG DI KANTOR WILAYAH DJKN (DIREKTORAT JENDRAL KEKAYAAN NEGARA)

CABANG MEDAN OLEH:

LIDYA NINGSIH OKTAVIA

122103103

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

i

karena atas rahmat dan hidayah-Nya, penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini. Shalawat beriring salam kepada Nabi Besar Muhammad SAW yang telah membawa umatnya dari alam kegelapan menuju alam yang penuh ilmu pengetahuan. Tugas akhir ini disusun sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Program Studi Diploma III Kesekretariatan Universitas Sumatera Utara.

Penulis berharap penulisan Tugas Akhir ini tidak hanya sebatas penulisan saja, tetapi mampu memberikan pengaruh positif bagi para pembacanya dan dapat dijadikan sebagai suatu ilmu yang bisa dimanfaatkan bagi siapa saja.

Dalam penyelesaian Tugas Akhir ini, banyak bantuan yang diperoleh serta dorongan dan dukungan dari semua pihak, untuk itu penulis menyampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:

1. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec.Ac selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dr.Beby Karina Fawzeea Sembiring,SE,MM selaku Ketua Program Studi DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Magdalena Linda Leonita S, SE.MSiselaku Sekretaris Program Studi DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

ii

4. Bapak Fadli, SE,MSi selaku Dosen Pembimbing yang telah membantu memberikan arahan dan membimbing penulis dalam penyusunan Tugas Akhir ini.

5. Teristimewa kepada Orang Tua penulis yang penulis cintai Ayahanda Muhammad Idris dan Ibunda Maharani Jempol Hasibuan serta Adik penulis Muhammad Ardiansyah dan Riski Amalia yang selalu memberikan doa serta dukungan baik moril maupun materil kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan laporan magang ini.

6. Terima kasih juga kepada Muhamad Ja’far Al-Farid yang telah mendukung dan memberikan semangat kepada penulis dari awal masa perkuliahan hingga penulis mampu menyelesaikan masa kuliah ini.

7. Seluruh sahabat Christin Nova Gultom, Febby Dwi Giofani, Anggi Sri Hardiantisemasa kuliah dan sahabat seperjuangan semasa magang Dinda Purnama Suci Rahmadani.

Penulis mengucapkan terima kasih dan hanya bisa berdoa semoga kiranya bantuan, bimbingan, semangat dan dukungan yang telah diberikan kepada penulis agar dapat dibalas dengan pahala yang berlipat ganda oleh Allah Swt. Penulis menyadari masih banyaknya kekurangan didalam Tugas Akhir ini, maka dengan segala kerendahan hati penulis menerima kritik dan saran dari pembaca untuk lebih baiknya isi dari Tugas Akhir ini dan semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi pembaca.

Medan, Oktober 2015 Penulis

iii

Halaman

KATA PENGANTAR ...………. i

DAFTAR ISI ………... iii

DAFTAR TABEL ………... v

DAFTAR GAMBAR ……….. vi

BAB I PENDAHULUAN .……… 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Rumusan Masalah………... 3

1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian……... 3

1.5 Jadwal Kegiatan ..………... 5

1.6 Sistematika Penulisan ..………... 6

BAB II PROFIL KANWIL DJKN SUMATERA UTARA …………... 7

2.1 Sejarah Singkat ………... 7

2.1.1 Sejarah Kanwil DJK ………….………..………... 8

2.1.2 Visi dan Misi Kanwil DJKN ………... 9

2.1.3. Tugas dan Fungsi DJKN ……….... 8

2.2. Struktur Organisasi ………... 12

2.3. Deskripsi Tugas ………... 16

2.4Budaya Organisasi………... 18

BAB III PEMBAHASAN………. 22

3.1. Peranan Sekretaris dalam Membantu Administrasi……….... 22

3.1.1. Pengertian Sekretaris ……….. 25

3.1.2. Manfaat Kompetensi Bagi Sekretaris ……….…….... 27

3.1.3 Komponen Utama Sekretaris ………..25

3.1.4 Ciri-Ciri Sekreatris yang Kopetensi ……….... 33

3.1.5. Pengertian Administrasi ………... 36

3.1.6 Peranan Administrasi Bagi Lembaga Pemerintahan 39

3.2. Kinerja Administrasi Pegawai ………... 37

3.2.1. Pengertian Administrasi Pegawai………... 38

3.2.2. Faktor yang Mempengaruhi Kinerja Pegawai ……... 41

3.2.3. Karakteristik Kinerja Karyawan.………... 43

3.2.4. Indikator Kinerja Karyawan……….... 44

3.2.5 Tujuan Penilaian Kinerja………... 45

3.2.6. Manfaat Penilaian Kinerja……….. 46

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ………... 47

4.1. Kesimpulan ………... 47

4.2. Saran ……….... 48

iv

DAFTAR TABEL

No Judul Halaman

v

No Judul Halaman

Tabel 2.1 Struktur Organisasi

Kantor wilayah Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Cabang Medan ...13

1 BAB I PENDAHULUAN

1. Latar Belakang Masalah

Dalam lingkungan bisnis yang semakin kompetitif, maka lembaga pemerintahdituntut untuk memberdayakan dan mengoptimalkan seluruh sumber daya yang dimiliki, termasuksumber daya manusia. Mengelola sumber daya manusiadengan berbagai ragam sifat, sikap dan kompetensi pegawaiagar mereka dapat bekerja menuju satu tujuan yang direncanakan perusahaan. Sumber daya organisasi tidak akan memberikan kontribusi yang optimal terhadap pencapaian tujuan lembaga pemerintah seandainya sumber daya organisasi tersebut tidak dikoordinasikan oleh suatu kegiatan manajemen yang memungkinkanlembaga pemerintahmencapai tujuan yang diinginkan secara efektif dan efisien.

Administrasi sangat berpengaruh terhadap kinerjaperusahaan.Administrasi merupakan salah satu dari kegiatan untuk membantu pimpinan mengelola perusahaan,organisasi,yayasan.Administrasi mencatat segala kegiatan,saran, dan prasarana perusahaan,organisasi,yayasan dalam rangka mencapai tujuannya.Sekretarissebagai pelaku organisasi mempunyai perbedaan dalam sikap dan pengalaman. Perbedaan tersebut menyebabkanindividu yang melakukan kegiatan dalam lembaga pemerintahmempunyai kompetensiatau kinerja yang masing-masing berbeda juga. Sekretaris bidang mendapat lingkup perhatian atau pemikiran atas pekerjaan tertentu.Untuk menangani ,mengurus,mengelola bidang yang diserahkan,seorang sekretaris bidang juga harus memiliki pengetahuan dan kecakapan kerja.

Kompetensisekretarismerupakan keseluruhan pengetahuan, keterampilan, perilaku, dan sikap yang ditampilkan oleh orang-orang yang sukses dalam

mengerjakan suatu tugas dengan prestasi kerja yang

optimal(Sanusi,2002).Kompetensi mempunyai peran utama dalam setiap kegiatan organisasi.Kompetensi Sekretaris di segala bidangdalam membantu administrasi merupakan salah satu upaya yang wajib dilakukan bagi terciptanya kompetensi yang berkualitas, memiliki kemampuan memanfaatkan, mengembangkan dan menguasai ilmu pengetahuan dan teknologi.Peningkatan kompetensi Sekretaris untuk dapat memenuhi tantangan peningkatan perkembangan yang semakin pesat, efisien dan produktif, perlu dilakukan secara terus-menerus, kompetensi tinggi sangat menunjang organisasi untuk maju dan berkembang pesat, Sedarmayanti (2004 : 223).

Hal ini menunjukkan bahwa kompetensi sekretarismerupakan kunci pokok yang harus diperhatikan dengan segala kebutuhannya. Sebagai kunci pokok, kompetensi sekretarisakan menentukan keberhasilan pelaksanaan kegiatan organisasi.Keikutsertaan kompetensi sekretarisdalamperusahaandiatur dengan adanyapemberian wewenang dan tanggung jawab. Wewenang merupakan dasar untuk bertindak, berbuat, dan melakukan kegiatan/aktivitas dalam suatu perusahaan sedangkan tanggung jawab keharusan untuk melakukan semua kewajiban/tugas-tugas yang dibebankan kepadanya sebagai akibat dari wewenang yang diterimanya atau dimilikinnya. Merumuskan wewenang dan tanggung jawabyang harus dicapai sekretaris dengan standar yang telah ditetapkan dan disepakati oleh sekretarisdan atasandalam suatu struktur organisasi. Struktur organisasi merupakan kerangka dalam mana organisasi itu beroperasi.Pegawai

3

bersama atasan masing-masing dapat menetapkan sasaran kerja dan standar kinerja yang harus dicapaisesuai dengan tujuan organisasi. Seorang sekreatrisharus diberitahu tentang hasil pekerjaannya, dalam arti baik, sedang atau kurang. Sekretaris akan terdorong untuk berperilaku baik atau memperbaiki serta mengikis kinerja dibawah standart. Peningkatan kinerja Pegawai secara perorangan akan mendorong kinerja secara keseluruhan, yang direkflesikan dalam kenaikanproduktifitas.

Berdasarkan uraian di atas menunjukkan kinerja merupakan suatu hal yang tidak dapat dipisahkan dengan organisasi. Dukungan dari tiap manajemen yang berupa kompeten sekretaris dan teknologi informasi, dengan dukungan sumber daya seperti, memberikan peralatan yang memadai sebagai sarana untuk memudahkan pencapaian tujuan yang ingin dicapai akan lebih mudah.

2. Rumusan Masalah Penelitian

Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan diatas maka terdapat permasalahan yang menjadi objek dalam penelitian ini yaitu ”Seberapa Besar Peranan Sekretaris dalam membantu Administrasi di Kantor wilayah Direktorat Jenderal Kekayaan Negara ? ”.

3. Tujuan dan Manfaat Penelitian A. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui Besarnya Peranan Sekretaris dalam membantu Administrasi di Kantor wilayah (DJKN) Direktorat Jenderal Kekayaan Negara.

a. BagiPerusahan

Memberikan tambahan informasi tentang kinerja dan cara-cara untuk meningkatkan kinerjasekreatris dalammembantu administrasi perkantoran agar tercapainya tujuan yang efektif dan efesien.

b. BagiPenulis

Penelitian ini merupakan suatu kesempatan bagi penulis untuk menerapkan teori-teori yang penulis dapatkan baik dari semasa kuliah maupun dari luar dan memperdalam ilmu pengetahuan serta menambah wawasan dibidang Administrasi khususnya menyangkut tentang praktek analisis tugas-tugas rutin sekretaris dalam membantu administrasi perkantoran .

c. Bagi Pihak Lain

Sebagai pedoman atau bahan referensi dalam melakukan penelitian di masa yang akan datang, khususnya penelitian yang berkaitan dengan kompetensi pegawai dan kinerja seorang pegawai.

5

Penelitian ini dlakukan di Kantor Wilayah Direktorat Jendral Kekayaan Negara Jl.Diponegoro No.30A Medan Sumatera Utara. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada table 1.1 dibawah ini :

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan

NO KEGIATAN

MINGGU KE

I II III IV V VI VII

1 Persiapan

2 Pengumpulan

Data 3 Penulisan

Laporan

Sumber : Penulis (2015)

1.6 Sistematika Penulisan

BAB I : Pendahuluan

Pada Bab I ini diuraikan tentang latar belakang, permasalahan, tujuan penelitian, manfaat penelitian dan rencana yang terdiri dari jadwal survey/observasi dan sistematika penulisan.

Pada Bab II ini diuraikan tentang sejarah singkat instansi, struktur organisasi dan personalia, deskripsi pekerjaan (Job Description), kinerja usaha terkini ,visi dan misi Kantor Wilayah Direktorat Jendral Kekayaan Negara Medan.

BAB III : Pembahasan

Pada Bab III ini dilakukan penelitian pada Kantor Wilayah Direktorat Jendral Kekayaan Negara Medan berkaitan dengan tugas rutin sekretaris dalam membantu administrasi pada Kantor Wilayah Direktorat Jendral Kekayaan Negara Medan.

BAB IV : Kesimpulan Dan Saran

Pada Bab IV ini diberikan kesimpulan berdasarkan uraian terdahulu dan memberikan saran-saran yang bertitik tolak dari pengumpulan data dan pembahasan yang dilakukan dimana diharapkan dapat memberikan masukan yang bermanfaat bagi Kantor Wilayah Direktorat Jendral Kekayaan Negara Medan Cabang Medan.

7 BAB II

PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI

2.1. Sejarah Singkat Direktorat Jendral Kekayaan Negara

2.1.1 Sejarah Kantor Wilayah Direktorat Jendral Kekayaan Negara

Pada tahun 1971 struktur organisasi dan sumber daya manusia Panitia Urusan Piutang Negara (PUPN) tidak mampu menangani penyerahan piutang negara yang berasal dari kredit investasi. Berdasarkan Keputusan Presiden Nomor 11 Tahun 1976 dibentuk Badan Urusan Piutang Negara (BUPN) dengan tugas mengurus penyelesaian piutang negara sebagaimana Undang-Undang Nomor 49 Prp Tahun 1960 tentang Panitia Urusan Piutang Negara, sedangkan PUPN yang merupakan panitia interdepartemental hanya menetapkan produk hukum dalam pengurusan piutang negara. Sebagai penjabaran Keppres tersebut, maka Menteri Keuangan mengeluarkan Surat Keputusan Nomor 517/MK/IV/1976 tentang susunan organisasi dan tata kerja BUPN, dimana tugas pengurusan piutang Negara dilaksanakan oleh SatuanTugas (Satgas) BUPN.

Untuk mempercepat proses pelunasan piutang negara macet, diterbitkanlah Keputusan Presiden Nomor 21 Tahun 1991 yang menggabungkan fungsi lelang dan seluruh aparatnya dari lingkungan Direktorat Jenderal Pajak ke dalam struktur organisasi BUPN, sehingga terbentuklah organisasi baru yang bernama Badan Urusan Piutang dan Lelang Negara (BUPLN). Sebagai tindak lanjut, Menteri Keuangan memutuskan bahwa tugas operasional pengurusan piutang Negara dilakukan oleh Kantor Pelayanan Pengurusan Piutang Negara (KP3N), sedangkan

tugas operasional lelang dilakukan oleh Kantor Lelang Negara (KLN). Selanjutnya, berdasarkan Keputusan Presiden Nomor 177 Tahun 2000 yang ditindaklanjuti dengan Keputusan Menteri Keuangan Nomor 2/KMK.01/2001 tanggal 3 Januari 2001, BUPLN ditingkatkan menjadi Direktorat Jenderal Piutang dan Lelang Negara (DJPLN) yang fungsi operasionalnya dilaksanakan oleh Kantor Pengurusan Piutang dan Lelang Negara (KP2LN).

Reformasi Birokrasi di lingkungan Departemen Keuangan pada tahun 2006 menjadikan fungsi pengurusan piutang negara dan pelayanan lelang digabungkan dengan fungsi pengelolaan kekayaan negara pada Direktorat Pengelolaan Barang Milik/Kekayaan Negara (PBM/KN) Direktorat Jenderal Perbendaharaan (DJPb), sehingga berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 66 Tahun 2006 tentang Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden Nomor 10 Tahun 2005 tentang Unit Organisasi dan Tugas Eselon I Kementerian Republik Indonesia, DJPLN berubah menjadi Direktorat Jenderal Kekayaan Negara (DJKN), dan KP2LN berganti nama menjadi Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL) dengan tambahan fungsi pelayanan di bidang kekayaan negara dan penilaian.

Penertiban Barang Milik Negara (BMN) yang terdiri dari kegiatan inventarisasi, penilaian dan pemetaan permasalahan BMN mengawali tugas DJKN dalam pengelolaan kekayaan negara, dilanjutkan dengan koreksi nilai neraca pada Laporan Keuangan Pemerintah Pusat (LKPP) dan Laporan Keuangan Kementerian/Lembaga (LKKL). Dari kegiatan ini, LKPP yang sebelumnya mendapat opini disclaimer dari BPK RI, telah meraih opini wajar dengan

9

pengecualian. Pada periode pelaporan 2012, sebanyak 50 dari 93 kementerian/lembaga meraih opini wajar tanpa pengecualian.

Mengingat fungsi pengelolaan aset negara yang merupakan pos terbesar neraca pada LKPP, dan sebagai kontributor perkembangan perekonomian nasional, saat ini DJKN tengah melaksanakan transformasi kelembagaan sebagai bagian dari Transformasi Kelembagaan Kementerian Keuangan. Transformasi kelembagaan di DJKN ini dimaksudkan untuk meningkatkan dan mempertajam fungsi DJKN (DirektoratJendral Kekayaan Negara) yang terkait dengan manajemen aset dan special mission pengelolaan kekayaan negara.

2.

Visi dan Misi DJKN (Direktorat Jendral Kekayaan Negara)

VISI Direktorat Jendral Kekayaan Negara

Menjadi pengelola kekayaan negara yang profesional dan akuntabel untuk sebesar-besar kemakmuran rakyat

MISI Direktorat Jendral Kekayaan Negara

1. Mewujudkan optimalisasi penerimaan, efisiensi pengeluaran, dan efektivitas pengelolaan kekayaan negara.

2. Mengamankan kekayaan negara secara fisik, administrasi, dan hukum. 3. Meningkatkan tata kelola dan nilai tambah pengelolaan investasi

pemerintah

4. Mewujudkan nilai kekayaan negara yang wajar dan dapat dijadikan acuan dalam berbagai keperluan.

5. Melaksanakan pengurusan piutang negara yang efektif, efisien, transparan, dan akuntabel.

6. Mewujudkan lelang yang efisien, transparan, akuntabel, adil, dan kompetitif sebagai instrumen jual beli yang mampu mengakomodasi kepentingan masyarakat.

Tugas dan Fungsi DJKN (Direktorat Jendral Kekayaan Negara)

Tugas

Direktorat Jenderal Kekayaan Negara mempunyai tugas merumuskan serta melaksanakan kebijakan dan standardisasi teknis di bidang kekayaan negara, piutang negara, dan lelang.

Fungsi

Direktorat Jenderal Kekayaan Negara menyelenggarakan fungsi: a. perumusan kebijakan di bidang kekayaan negara, piutang negara,dan lelang; b. pelaksanaan kebijakan di bidang kekayaan negara, piutang negara, dan lelang; c. penyusunan norma, standar, prosedur, dan kriteria di bidang kekayaan negara d. pemberian bimbingan teknis dan evaluasi di bidang kekayaan negara, piutang negara,danlelang.

e. pelaksanaan administrasi Direktorat Jenderal Kekayaan Negara.

Direktorat Jenderal Kekayaan Negara (DJKN) adalah salah satu eselon satu di Kementerian Keuangan yang mempunyai visi menjadi pengelola kekayaan negara yang profesional dan akuntabel untuk sebesar-besarnya kemakmuran rakyat.

11

Tugas: Merumuskan serta melaksanakan kebijakan dan standardisasi teknis di bidang kekayaan negara, piutang negara, dan lelang sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan oleh Menteri Keuangan, dan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Fungsi:

1. Penyiapan perumusan kebijakan Departemen Keuangan di bidang

kekayaan negara, piutang negara, dan lelang;

2. Pelaksanaan kebijakan di bidang kekayaan negara, piutang negara, dan lelang;

3. Penyusunan standardisasi, norma, pedoman, kriteria, dan prosedur di bidang kekayaan negara, piutang negara, dan lelang;

4. Pemberian bimbingan teknis dan evaluasi di bidang kekayaan negara, piutang negara, da

5. Pelaksanaan administrasi Direktorat Jenderal.

Image DJKN adalah suatu Direktorat Jenderal yang mempunyai tugas merumuskan serta melaksanakan kebijakan dan standardisasi teknis di bidang kekayaan negara, piutang negara da ditetapkan oleh Menteri Keuangan, dan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Panitia Urusan Piutang Negara (PUPN)

PUPN adalah panitia interdepartemental yang mengurus piutang negara yang berasal dari instansi pemerintah atau badan-badan yang dikuasai oleh negara.

Anggota PUPN berasal dari Kantor Departemen Keuangan, Kepolisian, Kejaksaan, Bank Indonesia, dan Pemerintah Daerah. PUPN Pusat berkedudukan di Jakarta sedangkan PUPN Cabang mempunyai kedudukan di setiap Kantor Operasional.

Hubungan PUPN Dengan DJKN

PUPN Mempunyai wewenang mengurus piutang negara berdasarkan Undang-Undang Nomor 49 Prp. Tahun 1960.Pelaksanaan produk hukum (putusan) wewenang PUPN dilakukan oleh DJKN yang mempunyai kantor operasional yang dikoordinasi Kantor Wilayah.

2.2. Struktur Organisasi

Struktur OrganisasiKantor Wilayah Direktorat Jendral Kekayaan Negara Provinsi Sumatera Utara.

Struktur organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas wewnang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang tekah ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum suatu perusahaan diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan perusahaan tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan perusahaan .yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam perusahaan.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerjasama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat

13

tercapai. Suatu perusahaan terdiri dari beberapa unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal, melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Kekayaan Negara dapat dilihat pada Gambar 2.1 berikut ini:

Sumber: Kantor Direktorat Jenderal Kekayaan Negara (2015)

Gambar 2.1. Struktur Organisasi Kepala Bidang Dan Kepala Seksi KEPALA KANTOR WILAYAH KEPALA BAGIAN UMUM KEPALA KPKNL KEPALA BIDANG PKN KEPALA BIDANG PENILAIAN KEPALA BIDANG PIUTANG NEGARA KEPALA BIDANG LELANG KEPALA BIDANG KEPATUHAN INTERNAL HUKUM, DAN INFORMASI KEPALA KPKNL KEPALA SUB BAGIANUMUM KEPALA SEKSIPK N KEPALA SEKSI PELAYANAN PENILAIAN KEPALA SEKSI PIUTANG NEGARA KEPALA SEKSI PENILAIA N LELANG KEPALA SEKSI HUKUM DAN INFORMASI KEPALA SEKSI KEPATUHAN INTERNAL

1. Pimpinan Direktorat Jenderal Kekayaan Negara

Direktur Jenderal Kekayaan Negara : Sonny Loho

Sekretaris Jenderal Kekayaan Negara : Dodi Iskandar

Direktur BMN : Chalimah Puthastuti

Direktur KND : Dedi Syarif Usman

Direktur PNKNL : Soepomo

Direktur PKNSI : Encep Sudarman

Direktur Penilaian : Meirual Nur

Direktur Lelang : Purnma T.Sianturi

Direktur Hukum danHumas : Tavianto Nogroho

Direktur Kekayaan Negara : Moechtar

2. Bidang Lelang

Kepala Bidang Lelang : Nyoman Hermawan

Staff Bidang LelangWilayah Medan :Pujosuma

Staff Bidang LelangWilayah P.Sidempuan :Pujosuma

Staff Bidang LelangWilayah Siantar : Hammam Tawaqal

Staff Bidang LelangWilayah Sibolga : Roster Hutagalung

Staff Administrasi : Helena

3. Bidang Penilaian

Kepala Bidang Penilaian : Hamidah Armaini

Staff Bidang PenilaianWilayah Medan : Aji Darmawan

Staff Bidang PenilaianWilayah MedanP.sidempuan : Gindo Panjaitan Staff Bidang Penilaian Wilayah Siantar : Juliawan

Staff Bidang LelangWilayah Sibolga : Halimah

4. Bidang Piutang Negara

Kepala Bidang Piutang Negara : Iswandi

Staff Bidang Piutang Wilayah Medan : Poltak.Manurung

Staff Bidang Piutang Wilayah P.Sidempuan : Siswandi

Staff Bidang Piutang Wilayah Siantar : Hermawan

Staff Bidang Piutang Wilayah Sibolga : Sandian Tobing

Staff Administrasi Piutang : Baharuddin

5. Bidang Pengelola Kekayaan Negara

Kepala Bidang Pengelola Kekayaan Negara :Halomoan S Staff Bidang P.Kekayaan Negara Wil. Medan : Sulistiyawati Staff Bidang P.Kekayaan Negara W.P.Sidempuan : Lumban Ginting

15

Staff Bidang P.Kekayaan Negara Wil. Siantar : Miftasanti Staff Bidang P.Kekayaan Negara Wil. Sibolga : Andi Tobing

Staff Administrasi : Sarah

6. Bidang Kepatuhan Internal Hukum dan Informasi

Kepala Bidang KIHI : Tanto Hendrawan

Staff Bidang KIHI Wilayah Medan : Syarifuddin

Staff Bidang KIHI Wilayah P.Sidempuan : Dahlan Dalimunthe

Staff Bidang KIHI Wilayah Siantar : Denny suwandi

Staff Bidang KIHI Wilayah Sibolga : Janna Handina

2.3. Deskripsi Tugas

Berikut ini adalah deskripsi pekerjaan dari setiap unit pada bagian Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Medan :

A. Direktur Jendral Kekayaan Negara

1)Bertanggung jawab kepada General Manager 2)Mengomandoi:

a. Direktur Bidang BMN b. Direktur Bidang KND c. DirekturPNKNL d. DirekturPKNSI e. DirekturLelang

f. DirekturKekayaan Negara g. DirekturHukum dan Humas

3)Tujuan: Menjadi pengelola kekayaan negara yang professional dan akuntabel untuk sebesar-besar kemakmuran rakyat.

4)Peran:

b. Mengendalikan kegiatan operasi dan pemeliharaan. c. Mengendalikan kegiatan penerimaan.

d. Mengendalikan kegiatan administrasi umum. B.Kepala Seksi Operasi dan Pemeliharaan

1)Bertanggung jawab kepada Manager Area Medan. 2)Mengomandoi:

a. Staff pengendalian operasi.

b. SR Staff / Staff Operasional dan Pemeliharaan. 3)Tujuan: Melaksanakan sistem kinerja yang optimal 4)Peran:

a. Melakukan koordinasi, mengawasi dan mengevaluasi

pelaksaan,pemeliharaan di Kantor wilayah Direktorat Jendral Kekayaan Negara.

C. Kepala Seksi Administrasi dan Layanan Umum 1)Bertanggung jawab kepada Manager Wilayah Medan.

2) Mengomandoi:

a. Staff Bidang Administrasi dan Layanan Umum 3) Tujuan: Mengelola transaksi keuangan

4) Peran:

a. Melaksanakan penyediaan pemeliharaan sarana atau prasarana kantor. b. Melaksanakan penyediaan, pemeliharaan,serta pengaturan akomodasi c. Melaksanakan administrasi SDM.

d. Melaksanakan administrasi dan layanan umum D.Staff Bidang Administrasi

17

1)Bertanggung jawab kepada Kepala Seksi Administrasi Layanan Umum. 2) Tujuan: Melaksanakan pembayaran dan pemeliharaan dana serta

pencatatannya secara akurat dan tepat waktu untuk mendukung kegiatan operasional.

3)Peran:

a. Menginput data ke oracle dan menghitung saldo kas pagi dan sore hari. b. Mencatat transaksi penerimaan dan pengeluaran pada buku kas.

c. Melakukan penarikan dan penyetoran uang di bank.

d. Melakukan entry uang jaminan pelanggan rumah tangga pada bidang yang dilelang.

E. Staff Bidang Administrasi dan Layanan Umum

1) Bertanggung jawab kepada Kepala Seksi Administrasi LayananUmum. 2) Tujuan: Melaksanakan layanan di kantor area Medan untuk mendukung

pekerjaan secara efektif dan efisien. 3) Peran:

a. Mengidentifikasi kebutuhan dan menyediakan sarana dan prasarana. b. Mengantur pemakaian kendaraan opersional dan mencatat pemakaian. c. Mengidentifikasi kebutuhan dan melaksanakan pemeliharaan.

d. Melaksanakan inspeksi secara berkala atas asset tanah dan bangunan. D. Budaya Organisasi

Budaya Direktorta Jendral Kekayaan Negara adalah Lembaga Pemerintah yang kepanjangan dari Profesionalisme, Continuous, Improvement,Integrity,Safety, dan Excellent Service yaitu:

A. Professionalisme (profesional) 1. Kompeten di Bidangnya.

Setiap Insan Dirktorat Jendral Kekayaan Negara berperilaku :

a. Memberikan hasil kerja terbaik dengan didukung kompetensi yang memadai.

b. Senantiasa meningkatkan kompetensi diri sesuai tuntutan pekerjaan c. Berani menyampaikan gagasan/pandangan konstruktif sesuai

dengan keahlian yang dimiliki. 2. Bertanggung Jawab.

Setiap Insan Direktorat Jendral Kekayaan Negaraberperilaku : a. Selalu bekerja tuntas serta bertanggung jawab atas tindakan.

b. Berani mengambil keputusan sesuai tanggung jawab dan

wewenang.

c. Memanfaatkan sumber daya yang tersedia secara efektif dan efisien.

B. Continuous Improvement (penyempurnaan terus-menerus) 1. Kreatif dan Inovatif.

Setiap Insan Dirktorat Jendral Kekayaan Negara berperilaku :

a. Mampu mengantisipasi adanya peluang dan perubahan lingkungan. b. Mampu mengidentifikasi dan mengembangkan peluang.

2. Adaptif Terhadap Perubahan.

19

a. Mampu melihat manfaat perubahan baik bagi diri sendiri, unit kerjaperusahaan.

b. Berkomitmen untuk beradaptasi terhadap perubahan.

c. Berinisiatif untuk melaksanakan perubahan yang memiliki nilai tambah.

C. Integrity (integritas)

1. Jujur, Terbuka dan Berpikir Positif.

Setiap Insan Dirktorat Jendral Kekayaan Negara berperilaku :

a. Selalu berkata dan bertindak sesuai dengan kondisi yang sebenarnya (sesungguhnya).

b. Selalu mengutamakan kepentingan dan tidak melakukan hal-hal yang dapat mengakibatkan benturan kepentingan.

c. Selalu terbuka terhadap masukan, pendapat dan kritik.

2. Disiplin dan Konsisten.

Setiap Insan Dirktorat Jendral Kekayaan Negara berperilaku :

a. Selalu mematuhi kebijakan, sistem, prosedur dan ketentuan lainnya yang berlaku.

b. Teguh dalam memegang prinsip sesuai dengan kaidah dan norma yang berlaku.

c. Melaksanakan komitmen yang sudah disepakati. D. Safety (keselamatan kerja)

1. Mengutamakan Keselamatan dan Kesehatan Kerja.

a. Selalu mematuhi ketentuan keselamatan dan kesehatan kerja.

b. Senantiasa memelihara seluruh sumber daya perusahaan dalam rangka menjaga kelangsungan sistem, keselamatan dan kesehatan kerja.

c. Mengambil tindakan preventif untuk memastikan tingkat keselamatan dan kesehatankerja.

2. Peduli lingkungan Sosial dan Alam.

Setiap Insan Dirktorat Jendral Kekayaan Negara berperilaku :

a. Peka dan peduli terhadap situasi dan kondisi perubahan lingkungan.

b. Selalu berperan aktif dan berkontribusi terhadap perbaikan lingkungan alam dan lingkungan sosial di sekitar wilayah operasi. E. Excellent Service (pelayanan prima)

1. Mengutamakan Kepuasan Pelanggan.

Setiap Insan Dirktorat Jendral Kekayaan Negara berperilaku : a. Memahami betul kebutuhan dan harapan pelanggan. b. Selalu melayani dengan tulus, ramah dan santun.

c. Selalu memberikan pelayanan terbaik bahkan melampaui harapan. 2. Proaktif dan Cepat Tanggap.

Setiap Insan Dirktorat Jendral Kekayaan Negara berperilaku :

a. Selalu proaktif dalam mengidentifikasi kebutuhan spesifik pelanggan dan memelihara hubungan baik dengan pelanggan.

21 BAB III PEMBAHASAN

3.1.1. Peranan Sekretaris Dalam Membantu Administrasi Perkantoran Organisasi memerlukan sumber daya manusia yang mampu mengimbangi dinamika organisasi tersebut, yaitu sumber daya manusia yang memiliki nilai yang kuat, fleksibel dan dapat beradaptasi dengan perubahan lingkungan. Untuk itu sumber daya manusia harus memiliki kapasitas yang dibangun di atas pondasi yang kuat, yang sesuai dengan tuntutan usaha. Sumber daya manusia yang berbasis kompetensi dapat meningkatkan kapasitas dan membangun pondasi karena apabila orang-orang yang bekerja dalam organisasi memiliki kompetensi yang tepat sesuai dengan tuntutan pekerjaannya, maka dia akan mampu baik dari segi pengetahuan, keterampilan maupun mental serta karakter produktifnya. Dengan kepemilikan nilai yang kuat, mereka akan selalu siap menghadapi perubahan sesuai dengan tuntutan organisasi tanpa menghilangkan jati dirinya.

Sekretaris merupakan pegawai yang bertugas memberikan bantuan kepada pimpinan dalam bidang pekerjaan ketatausahaaan (surat-menyurat, pendiktean, stenografi). Sekretaris juga membantu pimpinan dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaannya, denga kata lain sekretaris adalah pembantu seorang pimpinan. Sekretaris bukan sekedar pembantu atasan semata tetapi seorang dengan kualifikasi tugas, pekerjaan, dan tanggung jawab yang sangant tinggi. Seorang pimpinan memiliki tugas dan tanggung jawab yang sangat besar dalam memimpin dan menjalankan roda perusahaan atau organisasi. Tugas-tugas ini akan lebih maksimal jika dibantu dengan keberadaan seorang

sekretaris. Sekretaris di masa sekarang ini harus dapat menyesuaikan diri dengan perkembangan teknologi sekaligus memahami cara pandang pimpinanya.

1. Pengertian Sekretaris

Chozana (2001) menyimpulkan sekretaris berasal dari kata secretum dalam bahasa Latin artinya something hidden atau rahasia. Dalam bahasa Latin, orang yang memegang rahasia disebut dengan secretarium atau secretaries, dalam bahasa Prancis disebut secretaire, dalam bahasa Belanda disebut

secretares, dan dalam bahasa Inggris disebut secretary. Berdasarkan arti

katanya maka seorang sekretaris dihubungkan dengan secret atau rahasia, yaitu orang yang bisa menyimpan rahasia.

Selanjutnya untuk menjadi seorang sekretaris , ada beberapa persyaratan yang harus terpenuhiNunung (2001) adalah typing skill yaitu kemampuan mengetik cepat merupakan syarat mutlak, dan harus memiliki typing speed yaitu mengetik cepat sampai dengan 60 wpm (words per minute). Computer skill yaitu sekretaris dalam mengoperasikan dan Apa yang dapat diungkapkan mengenai kompetensi-kompetensi yang diperlukan untuk menghadapi tantangan-tantangan baru di tempat bekerja di masa mendatang. Lyle & Signe Spencer bersama David McClelland (2000) berpendapat bahwa profil kompetensi akan semakin penting bagi sekretaris pada lembaga pemerintah masa depan yang semakin kompetitif.

23

Menurut Mitrani dalam Usmara (2002) mengemukakan bahwa kompetensi sekretaris adalah bagian kepribadian yang mendalam dan melekat kepada seseorang serta perilaku yang dapat diprediksi pada berbagai keadaan dan tugas pekerjaan. Malthis dan Jackson (2006) bahwa kompetensi sekretaris adalah karakteristik-karakteristik dasar yang dapat dihubungkan dengan kinerja yang meningkat dari individu-individu atau tim. Ada semakin banyak organisasi yang menggunakan beberapa segi analisis kompetensi. Tigaalasan utama organisasi menggunakan pendekatan kompetensi untuk mengomunikasikan perilaku yang dihargai di seluruh organisasi, untuk meningkatkan tingkat kompetensi di organisasi tersebut, dan untuk menekankan kapabilitas karyawan guna meningkatkan keunggulan kompetitif organisasional. Memiliki sumber daya manusia yang kompeten adalah keharusan bagi perusahaan. Mengelola sumber daya manusia berdasarkan kompetensi diyakini bisa lebih menjamin keberhasilan mencapai tujuan. Sebagian besar perusahaan memakai kompetensi sebagai dasar dalam memilih orang, mengelola kinerja, pelatihan dan pengembangan serta pemberian kompensasi.

Proses rekrutmen dan seleksi diarahkan untuk mencari orang yang mendekati kompetensinya, demikian pula halnya untuk pengembangan kinerja dan karir pegawai. Setiap diadakan uji kompetensiuntuk mencocokkan apakah karyawan bisa memenuhi model kompetensinya atau tidak. Bila terjadi kekurangan maka karyawan tersebut harus dilatih dan dibina lebih lanjut. Kelalaian atau mengabaikan pelatihan bisa berakibat karyawan menjadi tidak kompeten sehingga kinerja tidak maksimal. Kompetensi dalam manajemen sumber daya manusia memainkan peran kritikal dan esensial karena di satu sisi

merupakan Human capital dan Active agent bagi pengembangan suatu organisasi, di sisi lain merupakan faktor determinan kapabilitas yang merupakan sekumpulan keahlian dan keterampilan dalam mengkoordinasikan dan mengintegrasikan serangkaian sumber daya yang ada dalam suatu sistem organisasi sehingga menghasilkan serangkaian kompetensi yang akan membentuk kompetensi inti (core competency).

Kompetensi sebagai kemampuan seseorang untuk menghasilkan pada tingkat yang memuaskan di tempat kerja, termasuk di antaranya kemampuan seseorang untuk mentransfer dan mengaplikasikan keterampilan dan pengetahuan tersebut dalam situasi yang baru dan meningkatkan manfaat yang disepakati.

2. Manfaat Kompetensi bagi Sekretaris dalam membantu Administrasi Mengacu pada pendapat Rylatt dan Lohan (2000) kompetensi memberikan beberapa manfaat kepada karyawan, organisasi sebagai berikut :

1. Pegawai

a. Kejelasan relevansi pembelajaran sebelumnya, kemampuan untuk mentransfer keterampilan, nilai, dari kualifikasi yang diakui, dan potensi pengembangan karir.

b. Adanya kesempatan bagi pegawai untuk mendapatkan pendidikan dan pelatihan melalui akses sertifikasi nasional berbasis standar yang ada. c. Penempatan sasaran sebagai sarana pengembangan karir

d. Kompetensi yang ada sekarang dan manfaatnya akan dapat memberikan nilai tambah pada pembelajaran dan pertumbuhan.

25

e. Pilihan perubahan karir yang lebih jelas untuk berubah pada jabatan baru seseorang dapat membandingkan kompetensi mereka sekarang dengan kompetensi yang diperlukan untuk jabatan baru.

f. Penilaian kinerja yang lebih obyektif dan umpan balik berbasis standar kompetensi yang ditentukan dengan jelas.

g. Meningkatnya ketrampilan dan ‘marketability’ sebagai pegawai.

2. Organisasi ( Lembaga Pemerintah)

a. Pemetaan yang akurat mengenai kompetensi angkatan kerja yang ada yang dibutuhkan.

b. Meningkatnya efektifitas rekrutmen dengan cara menyesuaikan kompetensi yang diperlukan dalam pekerjaan dengan yang dimiliki

c. Pendidikan dan pelatihan difokuskan pada kesenjangan keterampilan dan persyaratanketerampilan perusahaan yang lebih khusus.

d. Akses pada pendidikan dan pelatihan yang lebih efektif dari segi biaya berbasis kebutuhan industri dan identifikasi penyedia pendidikan dan pelatihan internal dan eksternal berbasis kompetensi yang diketahui.

e. Pengambil keputusan dalam organisasi akan lebih percaya diri karena pegawai telah memiliki keterampilan yang akan diperoleh dalam pendidikan dan pelatihan.

f. Penilaian pada pembelajaran sebelumnya dan penilaian hasil pendidikan dan pelatihan akan lebih reliable dan konsisten.

g. Mempermudah terjadinya perubahan melalui identifikasi kompetensi yang diperlukan.

3.1.3 Komponen Utama Kompetensi

Memiliki sumber daya manusia adalah keharusan bagi lembaga pemerintah. Mengelola sumber daya manusia berdasarkan kompetensi diyakini bisa lebih menjamin keberhasilan mencapai tujuan. Sebagian besar perusahaan menggunakan kompetensi sebagai dasar dalam memilih pegawai, mengelola kinerja, pelatihan dan pengembangan serta pemberian kompensasi.

Prihadi (2004) mengatakan bahwa komponen utama kompetensi adalah seperangkat pengetahuan, keterampilan, dan sikap yang saling terkait mempengaruhi sebagian besar jabatan (peranan atau tanggung jawab), berkorelasi dengan kinerja pada jabatan tersebut, dan dapat diukur dengan standar-standar yang dapat diterima, serta dapat ditingkatkan melalui upaya-upaya pelatihan dan pengembangan.

Kemudian Hutapea dan Thoha (2008) mengungkapkan bahwa ada empat komponen utama pembentukan kompetensi yaitu pengetahuan yang dimiliki seseorang, kemampuan, pengalaman, dan perilaku individu. Keempat komponen utama dalam kompetensi dapat dijelaskan lebih rinci sebagai berikut :

1. Pengetahuan

Pengetahuan adalah informasi yang dimiliki oleh seseorang. Pengetahuan adalah komponen utama kompetensi yang mudah diperoleh dan mudah diidentifikasi. Yuniarsih dan Suwatno (2008) bahwa : ”Pengetahuan adalah suatu informasi yang dimiliki seseorang khususnya pada bidang spesifik.”

Pengetahuan pegawai turut menentukan berhasil tidaknya pelaksanaan tugas yang dibebankan kepadanya,pegawai yang mempunyai pengetahuan yang cukup akan meningkatkan efisiensi perusahaan. Namun bagi pegawai yang belum mempunyai

27

pengetahuan cukup, maka akan bekerja tersendat-sendat. Pemborosan bahan, waktu dan tenaga serta faktor produksi yang lain akan diperbuat oleh pegawai berpengetahuan kurang. Pemborosan ini akan mempertinggi biaya dalam pencapaian tujuan organisasi. Atau dapat disimpulkan bahwa pegawai yang berpengetahuan kurang, akan mengurangi efisiensi. Maka dari itu, pegawai yang berpengetahuan kurang harus diperbaiki dan dikembangkan melalui pelatihan sumber daya manusia, agar tidak merugikan usaha-usaha pencapaian tujuan organisasi yang sudah ditentukan sebelumnya. Pengetahuan dikategorikan sebagai berikut :

a) Informasi yang didapatkan dan diletakkan dalam ingatan kita (Deklaratif).

b) Bagaimana informasi dikumpulkan dan digunakan ke sesuatu hal yang sudah kita ketahui (Procedural).

c) Mengerti tentang how, when dan why informasi tersebut berguna dan dapat digunakan (Strategic).

2. Keterampilan

Faktor yang juga ikut mensukseskan pencapaian tujuan organisasi adalah faktor keterampilan pegawai. Bagi pegawai yang mempunyai keterampilan kerja yang baik, maka akan mempercepat pencapaian tujuan organisasi, sebaliknya pegawai yang tidak terampil akan memperlambat tujuan organisasi. Untuk pegawai-pegawai baru atau pegawai dengan tugas baru diperlukan tambahan keterampilan guna pelaksanaan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya. Keterampilan merupakan kemampuan seseorang untuk melakukan suatu aktivitas atau pekerjaan. Lebih lanjut tentang keterampilan Dunnett's (2004) skill adalah

sebagai kapasitas yang dibutuhkan untuk melaksanakan suatu rangkaian tugas yang berkembang dari hasil pelatihan dan pengalaman. Keahlian seseorang tercermin dengan seberapa baik seeorang dalam melaksanakan suatu kegiatan yang spesifik, seperti mengoperasikan suatu peralatan, berkomunikasi efektif atau mengimplementasikan suatu strategi bisnis. Yuniarsih dan Suwatno (2008) bahwa Keterampilan (skill) merupakan kemampuan untuk mampu melaksanakan tugas-tugas fisik dan mental.

3. Perilaku

Disamping pengetahuan dan ketrampilan pegawai, hal yang perlu diperhatikan adalah sikap perilaku kerja pegawai. Apabila pegawai mempunyai sifat yang mendukung pencapaian tujuan organisasi, maka secara otomatis segala tugas yang dibebankan kepadanya akan dilaksanakan dengan sebaik-baiknya. Menurut Gitosudarmo dan Sudita (2008) mengemukakan bahwa Perilaku kerja adalah sikap keteraturan perasaan dan pikiran seseorang dan kecenderungan bertindak terhadap aspek lingkungannya. Amirullah (2002) bahwa Perilaku kerja sebagai status mental dan syaraf sehubungan dengan kesiapan untuk menganggapi, yang diorganisasi melalui pengalaman dan memilih pengaruh yang mengarahkan dan atau dinamis terhadap perilaku.

4. Pengalaman kerja

Banyak perusahaan atau organisasi yang sering sekali menganggap bahwa pengalaman sebagai indikator yang tepat dari kemampuan dan sikap yang berhubungan dengan pekerjaan.

Pengalaman adalah keseluruhan pelajaran yang diperoleh seseorang dari peristiwa-peristiwa yang dialami dalam perjalanan hidup. Pengalaman yang dapat

29

membentuk kompetensi seseorang misalnya pengalaman yang diperoleh dari bekerja dan berorganisasi. Baik pengalaman manis maupun pahit berperan penting dalam pembentukan kompetensi dari individu. Mengingat pengalaman seseorang memiliki peran yang cukup besar dalam pembentukan kompetensi, maka sudah sewajarnya seorang pemimpin mengetahui latar belakang sumber daya manusianya.

Menurut Manullang (2002) bahwa Pengalaman kerja adalah proses pembentukan pengetahuan atau keterampilan tentang metode suatu pekerjaan karena keterlibatan karyawan tersebut dalam pelaksanaan tugas pekerjaan. Sedangkan Knoers dan Hadinoto (2001) mengemukakan bahwa Pengalaman kerja adalah sebagai suatu proses pembelajaran dan pertambahan perkembangan potensi bertingkah laku baik dari pendidikan formal maupun non formal atau atau bisa diartikan sebagai suatu proses yang membawa seseorang kepada suatu pola tingkah laku yang lebih tinggi.

Selanjutnya Boyatzis (Sudarmanto, 2009) mengemukakan bahwa komponen-komponen kompetensi terdiri dari motive (dorongan), traits (ciri, sifat, karakter pembawaan), self image (citra diri), social role (peran sosial), dan skills (keterampilan).

Untuk lebih jelasnya komponen-komponen kompetensi tersebut akan diuraikan satu persatu sebagai berikut :

1. Motive (Dorongan)

Motif seringkali diartikan dengan istilah dorongan. Dorongan atau tenaga tersebut merupakan gerak jiwa dan jasmani untuk berbuat. Jadi motif tersebut merupakan studi driving force yang menggerakkan manusia untuk

bertingkah-laku, dan di dalam perbuatannya itu mempunyai tujuan tertentu. Setiap tindakan yang dilakukan oleh manusia selalu dimulai dengan motivasi (niat). Sedangkan menurut Mitchell (Winardi,2002) motivasi mewakili proses persistensi kegiatan-kegiatan sukarela yang diarahkan ke tujuan tertentu. Sedangkan menurut Gray (Winardi,2002) motivasi merupakan sejumlah proses, yang bersifat internal, atau eksternal bagi seorang individu, yang menyebabkan timbulnya sikap antusiasme dan persistensi, dalam hal melaksanakan kegiatan-kegiatan tertentu. Morgan (Soemanto,1987) mengemukakan bahwa motivasi bertalian dengan tiga hal yang sekaligus merupakan aspek-aspek dari motivasi. Ketiga hal tersebut adalah : keadaan yang mendorong tingkah laku (motivating states), tingkah laku yang didorong oleh keadaan tersebut (motivated behavior), dan tujuan dari pada tingkah laku tersebut, (Goals or ends of such behavior).

Motivasi merupakan masalah kompleks dalam organisasi, karena kebutuhan dan keinginan setiap anggota organisasi berbeda satu dengan yang lainnya. Hal ini berbeda karena setiap anggota suatu organisasi adalah unik secara biologis maupun psikologis, dan berkembang atas dasar proses belajar yang berbeda pula (Suprihanto,dkk. 2003).

Lebih lanjut motivasi sebagai suatu perubahan tenaga yang ditandai oleh dorongan efektif dan reaksi-reaksi pencapaian tujuan. Karena kelakukan manusia itu selalu bertujuan, kita dapat menyimpulkan bahwa perubahan tenaga yang memberi kekuatan bagi tingkah laku lmencapai tujuan, telah terjadi di dalam diri seseorang. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa motivasi adalah energi aktif yang menyebabkan terjadinya suatu perubahan pada diri seseorang yang nampak pada gejala/kejiwaan, perasaan, dan juga emosi, sehingga mendorong

31

individu untuk bertindak atau melakukan sesuatu dikarenakan adanya tujuan, kebutuhan, atau keinginan yang harus terpuaskan.

2. Traits (Ciri, sifat, karakter pembawaan)

Trait adalah elemen dasar dari kepribadian yang berperan vital dalam usaha meramalkan tingkah laku. Hal ini tampak definisi kepribadian menurut Cattell. Menurutnya, kepribadian adalah struktur kompleks yang tersusun dalam berbagai kategori yang memungkinkan prediksi tingkah laku seseorang dalam situasi tertentu, mencakup seluruh tingkah laku baik yang konkrit atau yang abstrak.

3. Self image (Citra diri)

Menurut Brisset (Burn,2000) self image merupakan suatu gambaran dan keadaan diri yang dimiliki oleh individu yang bersangkutan. Self image berkenaan dengan karakteristik fisik dan mentalnya. Proses perkembangan self image merupakan gambaran diri yang dimiliki individu melalui interaksi dengan lingkungan. Individu mendapat umpan balik dan persetujuan mengenai perilakunya dari orang-orang di sekitar individu tersebut.

4. Social role (Peran sosial)

Social role merupakan seperangkat harapan dan perilaku atas status sosial. Menurut Soerjono Soekanto (2002), peran sosial merupakan tingkah laku individu yang mementaskan suatu kedudukan tertentu. Dalam peranan yang berhubungan dengan pekerjaannya,seseorang diharapkan menjalankan kewajiban-kewajibannya yang berhubungan dengan peranan yang dipegangnya.

3. Ciri-ciri Sekretaris Yang Memiliki Kompetensi

Kompetensi menurut Sutrisno (2009) merupakan landasan dasar karakteristik orang dan mengindikasikan cara berperilaku atau berpikir, menyamakan situasi, dan mendukung untuk periode waktu cukup lama.

Ada lima karakteristik kompetensi, yaitu sebagai berikut :

1. Motif (Motive), apa yang secara konsisten dipikirkan atau keinginan - keinginan yang menyebabkan melakukan tindakan. Apa yang mendorong perilaku mengarah dan dipilih terhadap kegiatan atau tujuan tertentu. Contoh motif berprestasi akan memotivasi orang-orang secara terus menerus untuk merancang tujuan yang cukup menantang serta mengambil tanggung jawab atas pekerjaannya dan menggunakan umpan balik untuk menjadi lebih baik.

2. Sifat/ciri bawaan (Trait), ciri fisik dan reaksi-reaksi yang bersifat konsisten terhadap situasi atau informasi. Contoh, reaksi waktu, luas pandangan yang baik merupakan kompetensi bagi seorang pilot.

3. Konsep diri (Self concept), sikap, nilai atau self image dari orang-orang. Contoh, percaya diri (self confidence), keyakinan bahwa ia akan efektif dalam berbagai situasi, merupakan bagian dari konsep dirinya.

4. Pengetahuan (Knowledge), yaitu suatu informasi yang dimiliki seseorang khususnya pada bidang spesifik. Pengetahuan merupakan kompetensi yang kompleks. Biasanya tes pengetahuan mengukur kemampuan untuk memilih jawaban yang paling benar, tetapi tidak bisa melihat apakah seseorang dapat melakukan pekerjaan berdasarkan pengetahuan yang dimilikinya itu.

33

5. Keterampilan (Skill), kemampuan untuk mampu melaksanakan tugas-tugas fisik dan mental tertentu. Contohnya seorang sekretaris mampu mengatur jadwal pimpinan tanpa harus mengganggu pekerjaan yang lain. Kompetensi pengetahuan dan keterampilan cenderung lebih tampak dan relatif berada di permukaan sebagai salah satu karakteristik yang dimiliki manusia. Kompetensi konsep diri, sifat dan motif lebih tersembunyi dan berada pada titik sentral kepribadian seseorang. Kompetensi pengetahuan dan kompetensi keterampilan relatif lebih mudah untuk dikembangkan dan program pelatihan adalah cara yang paling efektif untuk menjamin kemampuan karyawan. Inti kompetensi motif dan sifat berada pada dasar ”Personality Iceberg” sehingga sulit untuk dinilai dan dikembangkan serta memakan biaya yang besar untuk memilih karakteristik tersebut. Sedangkan konsep diri berada diantara keduanya. Sikap dan nilai seperti percaya diri dapat diubah melalui pelatihan dan psikoterapi atau pengalaman pengembangan yang positif, walaupun memerlukan jangka waktu yang lebih lama dan sulit.

Kompetensi merupakan dimensi perilaku yang berada di belakang kinerja kompeten. Sering dinamakan kompetensi perilaku karena dimaksudkan untuk menjelaskan bagaimana orang berperilaku ketika mereka menjalankan perannya dengan baik. Perilaku apabila didefinisikan sebagai kompetensi dapat diklasifikasikan sebagai :

1. Memahami apa yang perlu dilakukan dalam bentuk alasan kritis kapabilitas strategdan pengetahuan bisnis.

2. Membuat pekerjaan dilakukan melalui; dorongan prestasi, pendekatan proaktif,percaya diri, kontrol, fleksibilitas, berkepentingan dengan efektivitas, persuasi danpengaruh.

3. Membawa serta orang dengan motivasi, keterampilan antarpribadi, berkepentingandengan hasil, persuasi, dan pengaruh.

Menurut Thoha (2008) bahwa ciri-ciri kompetensi karyawan adalah memiliki pengetahuan, kapabilitas dan sikap, inisiatif dan inovatif berupa :

1. Keterampilan dan sikap dalam memecahkan masalah yang berorientasi pada efisiensi, produktivitas, mutu dan kepedulian terhadap dampak lingkungan.

2. Keterampilan dan sikap dalam pengendalian emosi diri, membangun persahabatan dan obyektivitas persepsi.

3. Keterampilan dalam berkomunikasi, membangun persahabatan 4. Sikap untuk mau belajar secara berkelanjutan

5. Keterampilan dan sikap dalam mengembangkan diri

6. Keterampilan dan sikap maju untuk mencari cara-cara baru dalam mengoptimumkan pelayanan mutu kepada pelanggan.

7. Keterampilan dan sikap saling mempererat hubungan antar karyawan untuk meningkatkan mutu produk/pelayanan pada pelanggan.

5. Pengertian Administrasi

Kata adminstrasi berasal dari bahasa latin,yaitu Ad dan Ministrare. Ad berarti ‘Intensif’ dan Ministrare berarti ‘Melayani, Membantu, atau Memenuhi’ . Dalam bahasa inggris administrasi disebut administration yang berarti ‘tata

35

usaha’. Sementara itu, menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), administrasi adalah usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi, usaha dan kegiatan yang berakaitan dengan penyelenggaraan kebijakan untuk mencapai tujuan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan, kegiatan kantor dan tata usaha.

Dalam arti sempit, adminstrasi adalah suatu kegiatan catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan, dan kegiatan lainnya yang bersifat teknis ketatausahaan. Sementara itu, dalam arti luas administrasi adalah kegiatan kerja sama yang dilakukan dua orang atau lebih berdasarkna pembagian kerja yang telah ditentukan dalam struktur organisasi dengan mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

Berdasarkan beberapa pengertian administrasi tersebut, dapat disimpulkan bahwa administrasi merupakan segenap proses penyelenggaraan kegiatan tata usaha yang dilakukan oleh dua orang atau lebih dalam kerja sama untuk mencapai tujuan bersama.

Soewarno HandayaningratMengungkapkan bahwa administrasi adalah kegiatan ketatausahaan yang terdiri dari berbagai kegiatan seperti pembukuan baik penghitungan, pencatatan atau yang lainnya dengan tujuan untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan. Sedangkan dala arti yang sempit, menurutnya administrasi merupakan kegiatan catat mencatat atau pembukuan, surat menyurat atau lainnya yang berkaitan dengan ketatausahaan.

6. Peranan Administrasi Bagi Lembaga Pemerintah. Fungsi Administrasi

Fungsi administrasi dan manajemen menurut Luther M. Gullick adalah sebagaisuatu planning (perencanaan), organizing (pengorganisasian),staffing ( pengadaantenagakerja), directing (pemberianbimbingan),coordinating (pengko ordinasian), reporting (pelaporan), dan budgeting(penganggaran). Adapun penjelasannya adalah sebagai berikut :

1. Planning (perencanaan)

Yaitu dalam kegiatan administrasi atau ketatausahaan pasti memerlukan sebuah perencanaan yang baik dan matang. Contohnya pengumpulan data, penyusunan perencanaan, pengolahan data dls, dimana dalam kegiatan tersebut administrasi sangat dibutuhkan.

2. Organizing ( pengorganisasian)

Begitu juga dengan pengorganisasian, dimana setiap melakukan kegiatan organisasi pasti sangat membutuhkan administrasi seperti contoh dalam penetapan petugas atau pekerja.

3. Directing

Fungsi yang bekaitan dengan usaha dalam membimbing, memberikan saran-saran, masukan untuk perbaikan suatu kegiatan yang sedang dilakukan agar tugasnya dapat dilakukan semaksimal mungkin, dengan hasil yang memuaskan.

4. Coordinating (pengkoordinasian)

37

dari organisasi yang dilaksanakan bisa bersatu dan dapat sinkron dengan tempat dan waktunya.

5. Reporting (pelaporan)

Yakni bagaimana cara menginformasikan dari apa yang telah dilakukan dalam seluruh kegiatan sebagai salah satu pertanggungjawaban.

6. Budgeting (penganggaran)

Yaitu bagaimana cara merencanakan keuangan, berapa anggaran yang diperlukan, darimana pembiayaannya, perhitungan uang masuk dan keluarnya, serta pengawasan yang dilakukan.

Fungsi ini dikenal dengan istilah "POSDCORB". Dimana hal terpenting dari fungsi-fungsi tersebut yakni directing sebagai suatu konsep yang lebih lunak dari commanding.

Sedangkan fungsi administrasi menurut George R. Terry dikenal dengan istilah "POAC"

3.2.KINERJA ADMINISTRASI PEGAWAI 3.2.1 Pengertian Kinerja Administrasi Pegawai

Administrasi kepegawaian adalah seluruh aktivitas atau kegiatan yang berkaitan dengan masalah penggunaan pegawai (tenaga kerja) untuk mencapai tujuan. Sedangkan administrator bertujuan untuk menyusun dan mengendalikan seluruh aktivitas untuk memelihara, mengembangkan, mendapatkan maupun menggunakan para pegawai sesuai dengan beban kerja untuk mencapai tujuan organisasi atau perusahaan yang telah di tentukan sebelumnya.

Pada dasarnya administrasi kepegawaian melakukan 2 (dua) fungsi diantaranya fungsi manajerial dan fungsi teknis. Fungsi manajerial berkaitan dengan menggunakan pikiran,misalnya seperti: perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian. Sedangkan fungsi teknis berkaitan dengan berbagai macam kegiatan yang dilakukan menggunakan fisik misalnya seperti: pengadaan, konpensasi, pengembangan, integrasi, pemeliharaan, maupun pemensiunan.

Perencanaan pegawai, dapat diartikan sebagai suatu proses penentuan berbagai macam kebutuhan pegawai di masa yang akan datang berdasarkan dari perubahan yang terjadi dan persediaan pegawai yang sudah ada. Perencanaan pegawai merupakan hal yang sangat penting, sebab dapat membantu suatu perusahaan atau organisasi dalam menentukan sumber yang di butuhkan serta dapat membantu menentukan apa saja yang bisa dicapai dari sumber yang tersedia.

Kinerja sebagai hasil-hasil fungsi pekerjaan/kegiatan seseorang atau kelompok dalam suatu organisasi yang dipengaruhi oleh berbagai faktor untuk mencapai tujuan organisasi dalam periode waktu tertentu. (Tika, 2008)

Menurut Rivai dan Basri (2005) pengertian kinerja adalah kesediaan seseorang atau kelompok orang untuk melakukan sesuatu kegiatan dan menyempurnakannya sesuai dengan tanggung jawab dengan hasil seperti yang diharapkan.

Guritno dan Waridin (2005) kinerja merupakan perbandingan hasil kerja yang dicapai oleh karyawan dengan standar yang telah ditentukan. kinerja sebagai hasil kerja yang dicapai oleh individu yang disesuaikan dengan peran atau tugas

39

individu tersebut dalam suatu perusahaan pada suatu periode tertentu, yang dihubungkan dengan suatu ukuran nilai atau standar tertentu dari perusahaan dimana individu tersebut bekerja. Kinerja merupakan perbandingan hasil kerja yang dicapai oleh karyawan dengan standar yang telah ditentukan.

Dalam kerangka organisasi terdapat hubungan antara kinerja perorangan (Individual Performance) dengan kinerja organisasi (Organization Performance). Suatu organisasi pemerintah maupun swasta besar maupun kecil dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan harus melalui kegiatan-kegiatan yang digerakkan oleh orang atau sekelompok orang yang aktif berperan sebagai pelaku, dengan kata lain tercapainya tujuan organisasi hanya dimungkinkan karena adanya upaya yang dilakukan oleh orang dalam organisasi tersebut.

Kinerja organisasi akan sangat ditentukan oleh unsur karyawannya karena itu dalam mengukur kinerja suatu organisasi sebaiknya diukur dalam tampilan kerja dari karyawannya. terdapat beberapa pengertian dari kinerja yang diungkapkan oleh beberapa pakar berikut ini.

Adapun pengertian kinerja, yang dikemukakan oleh Agus Dharma dalam bukunya “Manajemen Prestasi” yaitu Kinerja karyawan adalah sesuatu yang dicapai oleh karyawan, prestasi kerja yang diperhatikan oleh karyawan, kemampuan kerja berkaitan dengan penggunaan peralatan kantor.(Dharma,2005)

Sejalan dengan pengertian tersebut, Mangkunegara dalam bukunya “Evaluasi Kinerja SDM”, mengatakan bahwa Kinerja Karyawan (Prestasi Kerja) adalah hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh seorang karyawan dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya.(Mangkunegara, 2005)

Sedangkan pengertian Kinerja karyawan menurut Bambang Kusriyanto yang dikutip oleh Harbani Pasolong dalam bukunya “Teori Administrasi Publik” adalah Kinerja karyawan adalah hasil kerja perseorangan dalam suatu organisasi.(Pasolong, 2008)

1. Faktor- Faktor yang Mempengaruhi Kinerja Pegawai

Menurut Robert L. Mathis dan John H. Jackson (2001) faktor-faktor yang memengaruhi kinerja individu tenaga kerja, yaitu:

1. Kemampuan mereka

2. Motivasi

3. Dukungan yang diterima

4. Keberadaan pekerjaan yang mereka lakukan 5. Hubungan mereka dengan organisasi.

Berdasarkaan pengertian di atas, penulis menarik kesimpulan bahwa kinerja merupakan kualitas dan kuantitas dari suatu hasil kerja (output) individu maupun kelompok dalam suatu aktivitas tertentu yang diakibatkan oleh kemampuan alami atau kemampuan yang diperoleh dari proses belajar serta keinginan untuk berprestasi.

Menurut Mangkunegara (2000) menyatakan bahwa faktor yang memengaruhi kinerja yaitu:

a. Faktor kemampuan Secara psikologis kemampuan (ability) pegawai terdiri dari kemampuan potensi (IQ) dan kemampuan realita (pendidikan). Oleh karena itu pegawai perlu dtempatkan pada pekerjaan yang sesuai dengan keahlihannya. b. Faktor motivasi yang terbentuk dari sikap (attiude) seorang pegawai dalam

41

menggerakkan diri pegawai terarah untuk mencapai tujuan kerja. Sikap mental merupakan kondisi mental yang mendorong seseorang untuk berusaha mencapai potensi kerja secara maksimal. Mangkunegara (2001), berpendapat bahwa Ada hubungan yang positif antara motif berprestasi dengan pencapaian kerja. Motif berprestasi dengan pencapaian kerja. Motif berprestasi adalah suatu dorongan dalam diri seseorang untuk melakukan suatu kegiatan atau tugas dengan sebaik baiknya agar mampu mencapai prestasi kerja (kinerja) dengan predikat terpuji.

Menurut Prawirosentono (2000) faktoryang mempengaruhi kinerja adalah sebagai berikut:

a. Efektifitas dan efisiensi

Bila suatu tujuan tertentu akhirnya bisa dicapai, kita boleh mengatakan bahwa kegiatan tersebut efektif tetapi apabila akibat-akibat yang tidak dicari kegiatan menilai yang penting dari hasil yang dicapai sehingga mengakibatkan kepuasan walaupun efektif dinamakan tidak efesien. Sebaliknya, bila akibat yang dicari-cari tidak penting atau remeh maka kegiatan tersebut efesien.

b. Otoritas (wewenang)

Otoritas menurut adalah sifat dari suatu komunikasi atau perintah dalam suatu organisasi formal yang dimiliki seorang anggota organisasi kepada anggota yang lain untuk melakukan suatu kegiatan kerja sesuai dengan kontribusinya. Perintah tersebut mengatakan apa yang boleh dilakukan dan yang tidak boleh dalam organisasi tersebut.

c. Disiplin

Disiplin adalah taat kepda hukum dan peraturan yang berlaku. Jadi, disiplin karyawan adalah kegiatan karyawan yang bersangkutan dalam menghormati perjanjian kerja dengan organisasi dimana dia bekerja.

d. Inisiatif

Inisiatif yaitu berkaitan dengan daya pikir dan kreatifitas dalam membentuk ide untuk merencanakan sesuatu yang berkaitan dengan tujuan organisasi.

2. Karakteristik Kinerja Karyawan

Karakteristik orang yang mempunyai kinerja tinggi adalah sebagai berikut (Mangkunegara, 2002):

1. Memiliki tanggung jawab pribadi yang tinggi.

2. Berani mengambil dan menanggung resiko yang dihadapi. 3. Memiliki tujuan yang realistis.

4. Memiliki rencana kerja yang menyeluruh dan berjuang untuk merealisasi tujuannya.

5. Memanfaatkan umpan balik (feed back) yang konkrit dalam seluruh kegiatan kerja yang dilakukannya.

6. Mencari kesempatan untuk merealisasikan rencana yang telah

diprogramkan.

3. Indikator Kinerja Karyawan

Indikator untuk mengukur kinerja karyawan secara individu ada enam indikator, yaitu (Robbins, 2006):

43

1. Kualitas

Kualitas kerja diukur dari persepsi karyawan terhadap kualitas pekerjaan yang dihasilkan serta kesempurnaan tugas terhadap keterampilan dan kemampuan pegawai.

2. Kuantitas

Kuantitas kerja merupakan jumlah yang dihasilkan dinyatakan dalam istilah seperti jumlah unit, jumlah siklus aktivitas yang diselesaikan.

3. Ketepatan waktu

Ketepatan waktu kerja merupakan tingkat aktivitas diselesaikan pada awal waktu yang dinyatakan, dilihat dari sudut koordinasi dengan hasil output serta memaksimalkan waktu yang tersedia untuk aktivitas lain.

4. Efektivitas

Efektivitas kerja merupakan tingkat penggunaan sumber daya organisasi (tenaga, uang, teknologi, bahan baku) dimaksimalkan dengan maksud menaikkan hasil dari setiap unit dalam penggunaan sumber daya.

5. Kemandirian

Kemandirian kerja merupakan tingkat seorang karyawan yang nantinya akan dapat menjalankan fungsi kerjanya Komitmen kerja. Merupakan suatu tingkat dimana karyawan mempunyai komitmen kerja dengan instansi dan tanggung jawab karyawan terhadap kantor.

4. Tujuan Penilaian Kinerja

Menurut Syafarudin Alwi (2001) secara teoritis tujuan penilaian dikategorikan sebagai suatu yang bersifat evaluation dan development yang bersifat evaluation harus menyelesaikan :

1. Hasil penilaian digunakan sebagai dasar pemberian kompensasi. 2. Hasil penilaian digunakan sebagai staffing decision

3. Hasil penilaian digunakan sebagai dasar meengevaluasi sistem seleksi. Sedangkan yang bersifat development penilai harus menyelesaikan : 1. Prestasi riil yang dicapai individu

2. Kelemahan - kelemahan individu yang menghambat kinerja 3. Prestasi- prestasi yang dikembangkan.

5. Manfaat Penilaian Kinerja

Kontribusi hasil-hasil penilaian merupakan suatu yang sangat bermanfaat bagi perencanaan kebijakan organisasi adapun secara terperinci penilaian kinerja bagi organisasi adalah :

1. Penyesuaian-penyesuaian kompensasi 2. Perbaikan kinerja

3. Kebutuhan latihan dan pengembangan

4. Pengambilan keputusan dalam hal penempatan promosi, mutasi, dan pemecatan.

45 BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Dari uraian pada bab-bab terdahulu yang berdasarkan data yang didapat dari Kantor Wilayah Direktorat Jendral Kekayaan Negara Cabang Medan dapat disimpulkan bahwa :

1. Dalam administrasi lembaga pemerintahan terdapat metode tersendiri dalam mengambil keputusan dan sangat berperan penting terhadap kinerja pegawai Kantor Wilayah Direktorat Jendral Kekeayaan Negara Cabang Medan.

2. Kompetensi pegawai tercermin dari pekerjaan yang dilakukan oleh pegawai itu sendiri, bertanggung jawab terhadap pekerjaannya, menerima tantangan pekerjaan, disiplin, serta jujur dalam bekerja, Menciptakan hubungan kerja yang baik dengan atasan,rekan kerja, serta bawahan dalam menyelesaikan tugas,memiliki kemampuan memanfaatkan, mengembangkan dan menguasai ilmu pengetahuan dan teknologi.

3. Selalu menciptakan perilaku yang baik dan mampu meningkatkan kinerja secara perorangan demi tercapainnya produktifitas yang baik.

4. Agar terciptanya produktifitas yang baik maka diperlukan dukungan dari tiap manajemen yang berupa kompeten sekretaris dan teknologi informasi, dengan dukungan sumber daya seperti, memberikan peralatan yang memadai sebagai sarana untuk memudahkan pencapaian tujuan yang ingin dicapai agar menjadi lebih mudah.

B. Saran

Pada akhir penulisan tugas akhir ini, penulis akan memberikan saran yang mungkin dapat menjadi bahan pertimbangan pegawai dalam meningkatkan kompetensinya. Adapun saran-saran penulis sebagai berikut:

1. Pegawai harus memperhatikan kompetensi dirinya, karena apabila pegawai kompeten terhadap pekerjaannya maka pegawai memberikan kontribusi yang optimal terhadap pencapaian tujuan perusahaan.

2. Pegawai harus memiliki kemampuan memanfaatkan, mengembangkan dan menguasai ilmu pengetahuan dan teknologi untuk mendapatkan informasi. 3. Pegawai harus bertanggung jawab terhadap pekerjaannya, menerima

tantangan pekerjaandan sasaran kerja yang harus dilakukan atau dicapai agar pegawai dapat berprestasi dengan baik.

4. Pegawai yang kompeten harus meningkatkan kapasitas dan membangun pondasi karena apabila pegawai yang bekerja dalam perusahaan memiliki kompetensi yang tepat sesuai dengan tuntutan pekerjaannya, maka pegawai akan mampu baik dari segi pengetahuan, keterampilan maupun mental serta karakter produktifnya.

47

DAFTAR PUSTAKA

Chozanah. 2001. Paket Keahlian Sekretaris.Bandung: CV.Armico HasibuanMalayu. 2001.Manajemen:Dasar,pengertian,dan Masalah.

Jakarta:BumiAksara.

Kinerja

Marakas M. George dan James A.O’Brien. 2000. Sistem Informasi

Manajemen.Jakarta Selatan:Salemba Empat.

Nuraida. 2008. Manajemen Administrasi Perkantoran.Yogyakarta: Penerbit Kanisius.

Riadi Muchlisin. 2014.Pengertian, Indikator dan Faktor yang Mempengaruhi. Terry R.George dan Lelie W. Rue. 2000. Dasar-Dasar Manajemen. Jakarta:Bumi

42

c. Disiplin

Disiplin adalah taat kepda hukum dan peraturan yang berlaku. Jadi, disiplin karyawan adalah kegiatan karyawan yang bersangkutan dalam menghormati perjanjian kerja dengan organisasi dimana dia bekerja.

d. Inisiatif

Inisiatif yaitu berkaitan dengan daya pikir dan kreatifitas dalam membentuk ide untuk merencanakan sesuatu yang berkaitan dengan tujuan organisasi.

2. Karakteristik Kinerja Karyawan

Karakteristik orang yang mempunyai kinerja tinggi adalah sebagai berikut (Mangkunegara, 2002):

1. Memiliki tanggung jawab pribadi yang tinggi.

2. Berani mengambil dan menanggung resiko yang dihadapi. 3. Memiliki tujuan yang realistis.

4. Memiliki rencana kerja yang menyeluruh dan berjuang untuk merealisasi tujuannya.

5. Memanfaatkan umpan balik (feed back) yang konkrit dalam seluruh kegiatan kerja yang dilakukannya.

6. Mencari kesempatan untuk merealisasikan rencana yang telah diprogramkan.

3. Indikator Kinerja Karyawan

Indikator untuk mengukur kinerja karyawan secara individu ada enam indikator, yaitu (Robbins, 2006):

1. Kualitas

Kualitas kerja diukur dari persepsi karyawan terhadap kualitas pekerjaan yang dihasilkan serta kesempurnaan tugas terhadap keterampilan dan kemampuan pegawai.

2. Kuantitas

Kuantitas kerja merupakan jumlah yang dihasilkan dinyatakan dalam istilah seperti jumlah unit, jumlah siklus aktivitas yang diselesaikan.

3. Ketepatan waktu

Ketepatan waktu kerja merupakan tingkat aktivitas diselesaikan pada awal waktu yang dinyatakan, dilihat dari sudut koordinasi dengan hasil output serta memaksimalkan waktu yang tersedia untuk aktivitas lain.

4. Efektivitas

Efektivitas kerja merupakan tingkat penggunaan sumber daya organisasi (tenaga, uang, teknologi, bahan baku) dimaksimalkan dengan maksud menaikkan hasil dari setiap unit dalam penggunaan sumber daya.

5. Kemandirian

Kemandirian kerja merupakan tingkat seorang karyawan yang nantinya akan dapat menjalankan fungsi kerjanya Komitmen kerja. Merupakan suatu tingkat dimana karyawan mempunyai komitmen kerja dengan instansi dan tanggung jawab karyawan terhadap kantor.

4. Tujuan Penilaian Kinerja

Menurut Syafarudin Alwi (2001) secara teoritis tujuan penilaian dikategorikan sebagai suatu yang bersifat evaluation dan development yang bersifat evaluation harus menyelesaikan :

44

1. Hasil penilaian digunakan sebagai dasar pemberian kompensasi. 2. Hasil penilaian digunakan sebagai staffing decision

3. Hasil penilaian digunakan sebagai dasar meengevaluasi sistem seleksi. Sedangkan yang bersifat development penilai harus menyelesaikan : 1. Prestasi riil yang dicapai individu

2. Kelemahan - kelemahan individu yang menghambat kinerja 3. Prestasi- prestasi yang dikembangkan.

5. Manfaat Penilaian Kinerja

Kontribusi hasil-hasil penilaian merupakan suatu yang sangat bermanfaat bagi perencanaan kebijakan organisasi adapun secara terperinci penilaian kinerja bagi organisasi adalah :

1. Penyesuaian-penyesuaian kompensasi 2. Perbaikan kinerja

3. Kebutuhan latihan dan pengembangan

4. Pengambilan keputusan dalam hal penempatan promosi, mutasi, dan pemecatan.

45 BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Dari uraian pada bab-bab terdahulu yang berdasarkan data yang didapat dari Kantor Wilayah Direktorat Jendral Kekayaan Negara Cabang Medan dapat disimpulkan bahwa :

1. Dalam administrasi lembaga pemerintahan terdapat metode tersendiri dalam mengambil keputusan dan sangat berperan penting terhadap kinerja pegawai Kantor Wilayah Direktorat Jendral Kekeayaan Negara Cabang Medan.

2. Kompetensi pegawai tercermin dari pekerjaan yang dilakukan oleh pegawai itu sendiri, bertanggung jawab terhadap pekerjaannya, menerima tantangan pekerjaan, disiplin, serta jujur dalam bekerja, Menciptakan hubungan kerja yang baik dengan atasan,rekan kerja, serta bawahan dalam menyelesaikan tugas,memiliki kemampuan memanfaatkan, mengembangkan dan menguasai ilmu pengetahuan dan teknologi.

3. Selalu menciptakan perilaku yang baik dan mampu meningkatkan kinerja secara perorangan demi tercapainnya produktifitas yang baik.

4. Agar terciptanya produktifitas yang baik maka diperlukan dukungan dari tiap manajemen yang berupa kompeten sekretaris dan teknologi informasi, dengan dukungan sumber daya seperti, memberikan peralatan yang memadai sebagai sarana untuk memudahkan pencapaian tujuan yang ingin dicapai agar menjadi lebih mudah.

46

B. Saran

Pada akhir penulisan tugas akhir ini, penulis akan memberikan saran yang mungkin dapat menjadi bahan pertimbangan pegawai dalam meningkatkan kompetensinya. Adapun saran-saran penulis sebagai berikut:

1. Pegawai harus memperhatikan kompetensi dirinya, karena apabila pegawai kompeten terhadap pekerjaannya maka pegawai memberikan kontribusi yang optimal terhadap pencapaian tujuan perusahaan.

2. Pegawai harus memiliki kemampuan memanfaatkan, mengembangkan dan menguasai ilmu pengetahuan dan teknologi untuk mendapatkan informasi. 3. Pegawai harus bertanggung jawab terhadap pekerjaannya, menerima

tantangan pekerjaandan sasaran kerja yang harus dilakukan atau dicapai agar pegawai dapat berprestasi dengan baik.

4. Pegawai yang kompeten harus meningkatkan kapasitas dan membangun pondasi karena apabila pegawai yang bekerja dalam perusahaan memiliki kompetensi yang tepat sesuai dengan tuntutan pekerjaannya, maka pegawai akan mampu baik dari segi pengetahuan, keterampilan maupun mental serta karakter produktifnya.

DAFTAR PUSTAKA

Chozanah. 2001. Paket Keahlian Sekretaris.Bandung: CV.Armico HasibuanMalayu. 2001.Manajemen:Dasar,pengertian,dan Masalah.

Jakarta:BumiAksara.

Kinerja

Marakas M. George dan James A.O’Brien. 2000. Sistem Informasi Manajemen.Jakarta Selatan:Salemba Empat.

Nuraida. 2008. Manajemen Administrasi Perkantoran.Yogyakarta: Penerbit Kanisius.

Riadi Muchlisin. 2014.Pengertian, Indikator dan Faktor yang Mempengaruhi. Terry R.George dan Lelie W. Rue. 2000. Dasar-Dasar Manajemen. Jakarta:Bumi