Sistem Informasi Administrasi Di TK Kristen Yahya

i

Administrasi dalam arti sempit merupakan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungannya satu sama lain. Administrasi dalam arti sempit lebih tepat disebut tata usaha. TK Kristen Yahya dalam kegiatan administrasi yang dilakukan sudah menggunakan komputer, namun belum terkomputerisasi dan masih ada dokumen yang dikerjakan secara manual serta pengolahan data belum terpusat dan terintegrasi. Hal ini dapat meyebabkan terganggunya proses administrasi dan ketidakkonsistenan data. Penelitian yang dilakukan adalah untuk mencari solusi dari masalah tersebut sehingga proses administrasi yang ada di TK Kristen Yahya dapat semakin baik. Oleh karena itu perlu dibangun sebuah sistem informasi administrasi di TK Kristen Yahya.

Dalam pengembangan sistem informasi administrasi ini metode penelitian yang digunakan adalah dengan melakukan observasi secara langsung dan wawancara. Metode pengembangan sistem yang digunakan adalah metode prototype. Metode pendekatan sistem menggunakan metode terstruktur dengan alat bantu analisis Flowmap, Konteks Diagram, dan Data Flow Diagram. Perangkat lunak yang digunakan untuk membangun sistem informasi administrasi ini adalah Microsoft Visual Basic 6.0 dengan Microsoft Office Access untuk membangun databasenya.

Pengembangan Sistem informasi administrasi yang dibangun adalah sebagai salah satu solusi dari permasalahan yang ada di TK Kristen Yahya. Aplikasi ini dapat mempermudah pengelolaan data dan jumlah formulir yang terjual pada saat proses pendaftaran murid baru; mempermudah pengelolaan data murid; mempermudah pengelolaan data penilaian murid. Serta mempermudah dalam penyajian laporan-laporan yang berkaitan dengan proses-proses tersebut.

ii

the narrow sense is the preparation and recording of data and information systematically in order to provide information and make it easier to get back a whole and in conjunction with one another. Administration in the narrow sense is more properly called administrative. Yahya Christian kindergarten in administrative activities are already using the computer but are not computerized and there are still have manually documents and also data processing was not centralized and integrated. This can cause disruption of the administrative process and inconsistencies of data. The research conducted was to find a solution to this problem so that the administrative process that is in Yahya Christian kindergarten can be a better. Therefore it is necessary to establish a system of administrative information on Yahya Christian kindergarten.

In this development of information system the method research is direct observations and interviews. Sistem development method used is a prototype system. An approximation method using structured systems analysis tools Flow map, context diagrams and data flow diagrams. The software used to build the system of administrative information is Microsoft Visual Basic 6.0 with Microsoft Office Access to create the databases.

Development of administrative information systems are built as one of the solutions of problems in kindergarten Christian Yahya. This application can simplify data management and the number of forms that were sold during the new student enrollment process, simplifying the management of student data, simplifying the management of student assessment data. And simplify the presentation of reports relating to the process.

1 1.1. Latar Belakang Penelitian

Dalam sebuah organisasi atau kegiatan sekelompok orang yang mengadakan kerjasama guna menyelesaikan tugas bersama untuk mencapai tujuannya, selalu melakukan kegiatan tata usaha kantor (catat-mencatat, mengetik, menggandakan, dan sebagainya) yang dikenal dengan administrasi. Administrasi berasal dari bahasa Belanda, “Administratie” yang merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit, yaitu sebagai kegiatan tata usaha kantor (catat-mencatat, mengetik, menggandakan, dan sebagainya). Kegiatan ini dalam bahasa Inggris disebut : Clerical works (FX.Soedjadi, 1989). Administrasi dalam arti luas, berasal dari bahasa Inggris “Administration” yaitu proses kerjasama antara dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan (S.P. Siagian, 1973).

Administrasi merujuk pada kegiatan atau usaha untuk membantu, melayani, mengarahkan, atau mengatur semua kegiatan di dalam mencapai suatu tujuan. Apabila kegiatan ini tidak diatur sedemikian rupa, maka akan sangat berpengaruh terhadap tujuan yang akan dicapai.

Dewasa ini teknologi dan informasi telah mengalami perkembanngan yang pesat. Hal ini telah membuat persaingan yang sanggat ketat diantara organisasi, perusahaan maupun bidang pendidikan. Oleh karena itu perlu dipikirkan suatu sistem yang dapat mengatur tata usaha kantor tesebut yang terkomputerisasi.

Dengan adanya perkembangan teknologi dan komputer tersebut, administrasi yang awalnya dilakukan secara manual, telah mengalami perkembangan dengan membuat suatu sistem yang terkomputerisasi dengan membangun suatu sistem informasi. Hal ini dapat mempermudah dalam melakukan kegiatan administrasi. Dengan kata lain, perkembangan teknologi tersebut dapat membatu pekerjaan kehidupan manusia dalam segala bidang termasuk dalam hal administrasi. Dengan adanya sistem informasi yang terkomputerisasi data yang ada dapat dijadikan informasi yang tepat, akurat untuk memutuskan suatu keputusan yang tepat mengenai permasalahan yang sedang dihadapi atau untuk melihat apakah tujuan sudah dapat tercapai. Namun belum semua perusahaan, badan usaha atau badan hukum telah menggunakannya sistem informasi tersebut.

Yayasan Pendidikan Kristen Yahya adalah salah satu organisasi yang bergerak pada bidang pendidikan. Di dalamnya terdapat unit SMA, SMP, SD, dan TK. Dalam kegiatannya seluruh unit ini juga melakukan kegiatan administrasi. Dalam pengelolaan administrasi, termasuk juga unit TK Kristen Yahya, telah menggunakan teknologi komputer dalam melakukan kegiatan administrasinya. Namun penggunaannya belum menyeluruh masih terbatas pada pembuatan surat-surat dan laporan-laporan. Pengolahan datanya masih menggunakan Microsoft word dan Microsoft excel, Masih ada berkas-berkas yang ditulis secara manual. Data murid-murid masih ditulis secara manual pada buku induk oleh bagian tata usaha yang di dalamnya juga termasuk hasil evaluasi belajar murid. Hal ini memerlukan waktu yang relatif lama dalam pengerjaannya. Selain itu data murid

dibuat juga oleh guru wali kelas, sehingga data murid tidak terpusat. Hal ini dapat saja membuat perbedaan data, menghambat pekerjaan yang lain dan pencatatan itu membutuhkan waktu.

Dalam perkembangannya, Yayasan Kristen Yahya yang menaungi TK Kristen Yahya ini sedang mengembangkan dirinya agar setiap proses yang berkaitan dengan administrasi dan akademiknya dapat dikerjakan secara terkomputerisasi. Begitu juga untuk pengerjaan administrasi di TK Kristen Yahya. Berdasarkan uraian di atas, sebagai solusinya, penyajian sistem informasi sangat menunjang untuk mengurangi permasalahan tersebut. Maka dalam rangka kegiatan penelitian dan penyusunan tugas akhir penulis mengambil judul :

“Sistem Informasi Administrasi Di TK Kristen Yahya”.

1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah

Identifikasi masalah adalah cara untuk mengidentifikasi masalah yang akan dijadikan objek penelitian sedangkan rumusan masalah adalah gambaran atau rancangan masalah yang akan diteliti dalam sebuah penelitian.

1.2.1. Identifikasi Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah dipaparkan di atas, maka identifikasi masalah yang dapat dikemukakan adalah sebagai berikut :

1. Proses administrasi di TK Yahya dalam hal pengarsipan nilai murid masih manual sehingga terkadang proses pengarsipan tersebut menumpuk karena proses pekerjaannya relatif lama bahkan seringkali ditunda karena bagian tata usaha harus mengerjakan pekerjaan administrasi yang lain.

2. Belum ada pengolahan data yang terpusat dan terintegrasi.

3. Proses penerimaan murid baru juga masih dilakukan secara manual, sehingga untuk mengetahui berapa banyak formulir yang sudah terjual, berapa murid yang sudah mendaftar membutuhkan waktu.

1.2.2. Rumusan Masalah

Dari identifikasi masalah yang telah dipaparkan di atas, maka yang menjadi rumusan masalah adalah sebagai berikut :

1. Bagaimana sistem informasi administrasi yang saat ini sedang berjalan di TK Kristen Yahya.

2. Bagaimana proses perancangan sistem informasi administrasi yang dapat menunjang pada proses pengelolaan data murid di TK Kristen Yahya. 3. Bagaimana pengujian sistem informasi administrasi yang dapat menunjang

proses pengelolaan data murid di TK Kristen Yahya.

4. Bagaimana implementasi sistem informasi administrasi di TK Kristen Yahya.

1.3. Maksud dan Tujuan Penelitian

Dalam membangun Sistem Informasi Administrasi di TK Kristen Yahya ini ada maksud dan tujuan yang hendak dicapai.

1.3.1. Maksud Penelitian

Maksud dari penelitian tugas akhir ini adalah untuk merancang dan membangun aplikasi sistem informasi administrasi yang dapat diterapkan di TK Kristen Yahya guna mempermudah kegiatan administrasi.

1.3.2. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian adalah sebagai berikut :

1. Untuk mengetahui sistem administrasi yang sedang berjalan di TK Kristen Yahya.

2. Untuk mengetahui proses perancangan sistem informasi administrasi yang dapat menunjang pada proses pengelolaan data murid di TK Kristen Yahya.

3. Untuk mengetahui analisis dan perancangan program sistem informasi administrasi di TK Kristen Yahya.

4. Untuk mengetahui implementasi sistem informasi administrasi di TK Kristen Yahya.

1.4. Kegunaan Penelitian

Sebuah penelitian tentunya harus memiliki kegunaan. Kegunaan penelitian ini terdiri dari kegunaan praktis dan kegunaan akademis.

1.4.1. Kegunaan Praktis

Kegunaan dari penelitian ini dilihat dari sisi praktis yaitu untuk memberi masukan terhadap TK Kristen Yahya menegenai sistem informasi administrasi.

Diharapkan pembuatan sistem informasi ini dapat membantu lembaga sehingga memudahkan dalam meyelesaikan pekerjaannnya.

1.4.2. Kegunaan Akademis

1. Bagi pengembangan ilmu, menambah keanekaragamaan sasana ilmu pengetahuan di Manajemen Informatika khususnya dalam bidang teknologi Informasi.

2. Bagi penelitian lain, tulisan ini dijadikan sebagai bahan referensi atau acuan apabila akan dilakukan penelitan dengan topik yang sama sehingga diharapkan tulisan ini dapat dikembangkan lagi.

3. Bagi penulis, menambah wawasan dalam merancang sistem informasi khususnya sistem informasi administrasi sekaligus sebagai bahan acuan penulis untuk mengukur kemampuan hasil belajar dengan mengimplementasikannya ke dalam praktek kehidupan secara nyata.

1.5. Batasan Masalah

Batasan masalah ini dilakukan agar dalam mengolah sistem dapat lebih terarah. Dari permasalahan yang timbul, penulis membatasi beberapa permasalahan sebagai berikut :

1. Sistem ini hanya membahas data pendaftaran formulir murid baru dan pengelolaan data murid serta penilaian di TK Kristen Yahya Bandung.

2. Sistem aplikasi ini bersifat client server dan hanya digunakan untuk pengolahan data administrasi sekolah yang dikembangkan berdasarkan user menurut fungsinya yaitu tata usaha dan Guru.

3. Sistem ini tidak membahas tentang pembayaran SPP.

4. Sistem ini tidak membahas biaya pendaftaran murid baru maupun biaya daftar ulang murid yang melanjutkan ke kelas berikutnya.

5. Sistem tidak membahas tentang murid yang naik kelas atau melanjutkan. 6. Sistem tidak membahas tentang mutasi murid.

1.6. Lokasi dan Waktu Penelitian

Dalam melakukan penelitian ada lokasi dan waktu yang harus ditentukan sebelum melakukan penelitian. Berikut adalah tempat dan waktu penelitian. 1.6.1. Lokasi Penelitian

Penelitian ini dilakukan di TK Kristen Yahya Jl. Van Deventer No. 12. 1.6.2. Waktu Penelitian

Tabel 1.1 Jadwal Penelitian

No Kegiatan Studi

2011

Maret April Mei Juni

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1. Penyusunan Proposal

2. Survei Objek Penelitian 3. Analisis Sistem

4. Desain Sistem 5. Pembuatan Sistem

(Coding)

8 2.1. Konsep Dasar Sistem Informasi

Berikut ini akan dijelaskan konsep dasar sistem informasi berdasarkan teori-teori yang berkaitan.

2.1.1. Definisi Sistem

Dalam mendefinisikan sistem, menurut Jogiyanto [2005:1] terdapat dua kelompok pendekatan, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang menekankan pada prosedurnya mendefinisikan sistem sebagai berikut : “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur – prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama – sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu ”. Pendekatan sistem yang menekankan pada komponen atau elemennya mendefinisikan sistem sebagai berikut : “Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.”

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2005 : 950), sistem adalah : 1. Perangkat unsur yang secara teratur berkaitan sehingga membentuk suatu

totalitas;

2. Susunan yang teratur dari pandangan, teori, asas dan sebagainya.

Maka berdasarkan definisi di atas, sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur – prosedur atau perangkat unsur yang saling berhubungan, secara teratur

berkaitan, berkumpul bersama – sama untuk melakukan suatu kegiatan sehingga membentuk suatu totalitas untuk menyelesaikan suatu sasaran atau tujuan tertentu.

Bentuk umum sistem dari suatu sistem terdiri atas masukan (input),proses dan keluaran (output),dalam bentuk umum sistem ini terdapat satu atau lebih masukan yang akan diproses dan akan menghasilkan suatu keluaran.

Gambar 2.1 Bentuk umum sistem

[ Sumber : Azhar Susanto, 2004, Sistem Informasi Manajemen, Lingga Jaya, Bandung]

2.1.1.1.Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempuyai karakteristik atau sifat – sifat tertentu yang tidak dapat dipisahkan antara yang satu dengan yang lainnya. Karateristik sistem menurut Jogianto HM (2005 : 3) antara lain sebagai berikut:

1. Komponen-komponen (components)

Setiap sistem baik sistem dalam skala besar maupun sistem dalam skala kecil sekalipun memiliki komponen-komponen atau elemen-elemen yang saling berhubungan dan bekerja sama sehingga tercipta satu kesatuan fungsi dari sistem. Sehingga sistem dapat mencapai tujuannya. Komponen sistem ini atau elemen–elemen sistem ini dapat berupa suatu subsistem yang lebih kecil.

Penghubung sistem merupakan media perantara antara subsistem yang satu dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung sistem ini, maka subsistem-subsistem dapat saling memberi dan menerima sumber daya sehingga terjalin kerja sama dan dapat membentuk satu kesatuan fungsi dari sistem.

3. Lingkungan luar (Environment)

Lingkungan luar dari sistem adalah segala sesuatu yang berada di luar batas sistem. Lingkungan luar ini bisa juga berupa ekosistem dimana sistem tersebut berada. Lingkungan luar ini dapat mempengaruhi sistem. Adanya ketidakserasian antara lingkungan luar dengan sistem dapat menyebabkan terganggunya fungsi sistem. Oleh karena itu harus senantiasa tercipta keharmonisan antara sistem dengan lingkungan luarnya.

4. Batas Sistem (Boundary)

Batas sistem merupakan daerah pemisah antara satu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memberikan ruang lingkup yang jelas dari suatu sistem. Dengan adanya ruang lingkup yang jelas dari sistem tersebut, maka kita dapat memisahkan dan membedakan satu sistem dengan sistem yang lainnya maupun sistem dengan lingkungan luar.

5. Masukan Sistem (Sistem Input)

Masukan adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan untuk diproses.

Masukkan ini dapat berupa hal-hal berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak.

6. Keluaran Sistem (Sistem Output)

Keluaran merupakan hasil dari pengolahan suatu sistem. Keluaran ini tentunya diharapkan dapat berguna sesuai dengan tujuan dari sistem. Selain sebagai hasil akhir, sebagian keluaran bisa juga dijadikan masukan untuk sistem lainnya.

7. Pengolah Sistem (Sistem Processing)

Pengolah sistem adalah mesin atau mekanisme yang digunakan untuk mengubah masukan menjadi keluaran. Pengolah memiliki peranan yang penting, karena disinilah proses perubahan dan pendayagunaan masukan terjadi sehingga menghasilkan keluaran yang sesuai dengan tujuan sistem. 8. Sasaran dan Tujuan

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran ( objective ). Tujuan merupakan hal akhir yang ingin dicapai oleh suatu sistem. Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali. Suatu sistem bisa dikatakan berhasil menjalankan fungsinya bila berhasil mencapai sasaran dan tujuan dari sistem tersebut.

Karakteristik atau sifat-sifat suatu sistem dapat kita lihat seperti yang dikutip dari buku Analisis dan Desain Sisitem Informasi, Jogianto HM (2005 : 6) pada gambar berikut ini :

Gambar 2.2 Karakteristik Sistem

[ Sumber : Jogiyanto HM, 2005, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Andi, Yogyakarta]

2.1.1.2. Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang. Menurut Jogianto HM dalam buku Analisis Dan Desain Sistem Informasi (2005 : 6), klasifikasi sistem adalah sebagai berikut:

1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract sistem) dan sistem fisik (Physical Sistem).

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Misal sistem teologi, yaitu sistem yang berupa pemikiranpemikiaran hubungan antara manusia dan tuhan.

2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah dan sistem buatan manusia (Human Made Sistem).

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Misal sistem perputaran bumi. sistem buatan manusia

melibatkan interaksi manusia dengan mesin disebut dengan human-machine system atau ada yang menyebut dengan man-machine system. 3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (Deterministic System) dan

sistem tak tertentu (Probabilistic System).

Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program yang dijalnkan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat di prediksi karena mengandung unsur probabilitas.

4. Klasifikiasi sistem sebagai sistem penutup (Closed System) dan sistem terbuka (Open System).

Sistem tertutup merupakan sistem yang berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luar. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkunagn luar.

2.1.2. Definisi Informasi

Informasi sangat penting didalam suatu organisasi, dan juga bagi sistem. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan mengakibatkan sistem tersebut tidak dapat berkembang.

Definisi Informasi menurut Jogiyanto HM (2005 : 8) dalam Analisis Dan Desain Sistem Informasi adalah sebagai berikut : “Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berartibagi yang menerimanya”.

PROSES MODEL

INPUT (DATA)

DATA DITANGKAP

HASIL TINDAKAN

KEPUTUSAN TINDAKAN

PENERIMA OUTPUT (INFORMATION) Basis Data

Sedangkan pengertian informasi menurut Mc Fadden, dkk yang dikutip dari buku Pengenalan Sistem Informasi karangan Abdul Kadir (2003 : 3) adalah : “Data yang telah diproses sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang

menggunakan data tersebut”.

Berdasarkan definisi di atas, maka dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang telah diolah dan diproses sehingga data tersebut lebih berguna dan lebih berarti dalam meningkatkan pengetahuan bagi yang menerima atau menggunakannya tersebut.

Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian – kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu.

Data yang telah diolah menjadi informasi memiliki siklus. Siklus tersebut disebut sebagai siklus informasi atau siklus pengolahan data. Gambaran dari siklus informasi tersebut yaitu sebagai berikut:

Gambar 2.3 Siklus Informasi

[ Sumber : Jogiyanto HM, 2005, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Andi, Yogyakarta]

Informasi merupakan salah satu sumber daya penting dalam suatu organisasi. Informasi digunakan sebagai bahan pengambilan keputusan. Oleh karena itu informasi yang disajikan haruslah berkualitas. Menurut Burch dan Grudnitski (1989) yang dikutip dalam buku Pengenalan Teknologi Informasi karangan Abdul kadir, kualitas informasi ditentukan oleh tiga faktor, yaitu :

1. Akurat yaitu Informasi harus bebas dari kesalahan – kesalahan dan tidak bias dan tidak menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.

2. Tepat Waktu berarti Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Karena apabila informasi tersebut terlambat, informasi tersebut tidak akan mempunyai nilai lagi.

3. Relevansi berarti bahwa informasi benar – benar berguna bagi suatu tindakan keputusan yang dilakukan oleh seseorang.

2.1.3. Definisi Sistem Informasi

Pengertian sistem informasi menurut oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis yang dikutip dari buku karangan Jogiyanto HM (2005 : 11) berjudul Analisis dan Disain sebagai berikut : “Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertamukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi bersifat manajerial dan kegiatan strategi-strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan

Sistem informasi didefinisikan oleh Alter pada tahun 1992 yang dikutip dalam buku karangan Abdul Kadir berjudul Pengenalan Sistem Informasi (2003 : 546) adalah sebagai berikut : “Sistem Informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai suatu tujuan dalam sebuah organisasi”.

Berdasarkan pengertian dan definisi sistem informasi di atas, maka dapat disimpulkan sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi mempertamukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi bersifat manajerial dan kegiatan strategi-strategi dari suatu organisasi atau prosedur kerja informasi, orang dan teknologi informasi untuk menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan untuk mencapai suatu tujuan dalam sebuah organisasi.

2.1.3.1.Komponen Sistem Informasi

Komponen dari Sistem informasi terdiri dari 6 komponnen yaitu sebagai berikut :

1. Komponen Input :

Input merupakan data yang masuk ke dalam sistem informasi 2. Komponen Model

Kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang memproses data yang tersimpan di basisdata dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan

3. Komponen Output

Output informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

4. Komponen Teknologi

Teknologi merupakan alat dalam sistem informasi, teknologi digunakanuntuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan output, dan membantu pengendalian sistem.

5. Komponen Basis Data

Merupakan kumpulan data yang saling berhubungan yang tersimpan didalam komputer dengan menggunakan software database.

6. Komponen kontrol

Pengendalian yang dirancang untuk menanggulangi gangguan terhadap sistem informasi.

2.2. Definisi Administrasi

Secara etimologis istilah administrasi berasal dari bahasa Inggris dari kata administration yang bentuk infinitifnya adalah to administer. Dalam Oxford

Advanced Learner’s Dictionary of Current English (1974), kata to administer diartikan sebagai to manage (mengelola) atau to direct (menggerakkan). Kata administrasi juga dapat berasal dari bahasa Belanda dari kata administratie yang mempunyai pengertian yang mencakup stelselmatige verkrijging en verwerking

van gegeven (tata usaha), bestuur (manajemen dari kegiatan-kegiatan organisasi), dan beheer (manajemen dari sumber daya, seperti finansial, personel, gudang).

Administrasi dalam arti sempit merupakan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungannya satu sama lain. Administrasi dalam arti sempit lebih tepat disebut tata usaha. Administrasi berarti tata usaha yang mencakup setiap pengaturan yang rapi dan sistematis serta penentuan fakta-fakta secara tertulis dengan tujuan memperoleh pandangan yang menyeluruh serta hubungan timbal balik antara satu fakta dengan fakta lainnya.

Istilah administrasi berhubungan dengan kegiatan kerjasama yang dilakukan manusia atau sekelompok orang sehingga tercapai tujuan yang diinginkan.

Administrasi berasal dari bahasa Latin : Ad = intensif dan ministrare = melayani, membantu, memenuhi. Administrasi merujuk pada kegiatan atau usaha untuk membantu, melayani, mengarahkan, atau mengatur semua kegiatan di dalam mencapai suatu tujuan (Sumber : Wikipedia.org).

Berdasarkan pengertian tersebut administrasi adalah suatu kegiatan untuk melakukan pencatatan data secara teratur dan sistematis yang dapat disampaikan atau diinformasikan kepada pihak-pihak yang terkait melalui suatu media tertentu untuk mencapai tujuan organisasi.

2.3. Pengertian Taman Kanak - Kanak

Taman Kanak-kanak (TK) menurut Depdikbud adalah suatu lembaga pendidikan formal yang pertama setelah pendidikan keluarga (di rumah), dan merupakan jembatan antara rumah (keluarga) dengan masyarakat yang lebih luas yaitu Sekolah Dasar beserta lingkungannya. Berdasar Keputusan Mendikbud RI Nomor 0486/U/1992 Bab 1 pasal 2 dinyatakan bahwa Taman Kanak-kanak adalah wadah untuk membantu pertumbuhan dan perkembangan jasmani, dan rohani anak didik sesuai sifat-sifat alami anak. Taman Kanak-kanak adalah jenjang pendidikan pra sekolah yang bertujuan untuk meletakkan dasar pendidikan paling awal bagi anak usia 4-6 tahun dengan lama pendidikan antara 1-2 tahun. Sebutan taman secara harafiah pada Taman Kanak-kanak adalah arti tempat yang nyaman untuk bermain, dalam pengertian perilaku guru, penataan sarana prasarana, dan Program Kegiatan Belajar harus menciptakan suasana yang nyaman bagi pertumbuhan dan perkembangan anak.

Pendidikan Taman Kanak-kanak merupakan bagian dari pendidikan anak usia dini. Sehingga konsepsinya tidak berbeda dengan UU RI No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional, yang menyatakan bahwa Pendidikan Anak Usia Dini adalah suatu upaya pembinaan yang ditujukan kepada anak sejak lahir sampai dengan usia enam tahun yang dilakukan melalui pemberian rangsangan pendidikan untuk membantu pertumbuhan dan perkembangan jasmani dan rohani agar anak memiliki kesiapan dalam memasuki pendidikan lebih lanjut.

Berdasarkan definisi ini pendidikan TK didefinisikan sebagai suatu upaya pembinaan kepada anak usia 4 – 6 tahun yang dilakukan melalui pemberian

rangsangan pendidikan untuk membantu pertumbuhan dan perkembangan jasmani dan rohani agar anak memiliki kesiapan dalam memasuki pendidikan lebih lanjut.

2.4. Arsitektur Aplikasi

Arsitektur aplikasi merupakan suatu desain aplikasi yang terdiri dari komponen-komponen yang saling berinteraksi satu sama lain. Biasanya juga disebut dengan infrastruktur aplikasi. Cara komunikasi komponen-komponen tersebut melalui network atau jaringan yang saling terhubung.

2.4.1. Pengertian Jaringan Komputer

Dengan berkembangnya teknologi komputer dan komunikasi suatu model komputer tunggal yang melayani seluruh tugas – tugas komputasi suatu organisasi kini telah diganti dengan sekumpulan komputer yang terpisah – pisah akan tetapi saling berhubungan dalam melaksanakan tugasnya, sistem seperti ini disebut jaringan komputer.

Dua buah komputer dikatakan terkoneksi bila keduanya dapat saling bertukar informasi. Bentuk koneksinya tidak harus melalui kawat tembaga saja melainkan dapat menggunakan serat optik, gelombang mikro atau satelit komunikasi.

2.4.2. Tipe - Tipe Jaringan Komputer

Jaringan komputer dapat dibedakan berdasarkan cakupan geografisnya. Menurut Budhi Irawan dalam bukunya yang berjudul Jaringan komputer (2005 : 19), ada empat kategori utama jaringan komputer yaitu :

1. Local Area Network (LAN)

LAN digunakan untuk menghubungkan komputer yang berada di dalam suatu area yang kecil, misalnya di dalam suatu gedung perkantoran atau kampus. Jarak antar komputer yang dihubungkan bisa mencapai 5 sampai 10 km. Suatu LAN biasanya bekerja pada kecepatan mulai 10 Mbps sampai 100 Mbps. LAN memungkinkan banyak pengguna untuk memakai sumber daya secara bersama-sama, contohnya : file sever, printer, dan sebagainya.

2. Metropolitan Area Network (MAN)

MAN merupakan suatu jaringan yang cakupannya melipui suatu kota. MAN menghubungkan LAN – LAN yang lokasinya berjauhan. Jangkauan MAN bisa mencapai 10 km sampai beberapa ratus kilometer. Suatu MAN biasanya bekerja pada kecepatan 1,5 – 150 Mbps.

3. Wide Area Network (WAN)

WAN diranacang untuk menghubungkan komputer - komputer yang terletak pada suatu cakupan geografis yang luas, seperti hubungan dari suatu kota ke kota lain di dalam suatu negara. Cakupan WAN bisa meliputin100 km – 1000 km, dan kecepatan antar kota bisa bervariasi antara 1,5 Mbps – 2,4 Gbps. Biasanya jaringan WAN dimiliki dan dioperasikan sebagai suatu jaringan publik.

4. Global Area Network (GAN)

GAN merupakan suatu jaringan yang menghubungkan negara – negara di seluruh dunia. Kecepatan GAN bervariasi mulai dari 1,5 Mbps – 100 Gbps

dan cakupannya mencapai ribuan kilometer. Contoh yang sangat baik dari GAN ini adalah Internet.

2.4.3. Topologi Jaringan Komputer

Topologi jaringan menyatakan susunan komputer secara fisik dalam suatu jaringan. Pola ini sangat erat kaitannya dengan metode access dan media pengiriman yang digunakan. Topologi yang ada sangatlah tergantung dengan letak geofrafis dari masing-masing terminal, kualitas kontrol yang dibutuhkan dalam komunikasi ataupun penyampaian pesan, serta kecepatan dari pengiriman data. Berikut ini adalah topologi jaringan komputer, yaitu :

1. Tolopogi Point to Point (Titik ke Titik)

Jaringan kerja titik ke titik merupakan jaringan kerja yang paling sederhana tetapi dapat digunakan secara luas. Begitu sederhananya jaringan ini, sehingga seringkali tidak dianggap sebagai suatu jaringan tetapi hanya merupakan komunikasi biasa.

Gambar 2.4 Topologi Titik ke titik / Point To Point

Dalam hal ini, kedua simpul mempunyai kedudukan yang setingkat, sehingga simpul manapun dapat memulai dan mengendalikan hubungan dalam jaringan tersebut. Data dikirim dari satu simpul langsung kesimpul lainnya sebagai penerima, misalnya antara terminal dengan CPU.

2. Star Network (Jaringan Bintang)

Dalam konfigurasi bintang, beberapa peralatan yang ada akan dihubungkan kedalam satu pusat komputer. Kontrol yang ada akan dipusatkan pada satu titik. Semua link harus berhubungan dengan pusat apabila ingin menyalurkan data kesimpul lainnya yang dituju. Dalam hal ini, bila pusat mengalami gangguan, maka semua terminal juga akan terganggu.

Model jaringan bintang ini relative sangat sederhana, sehingga banyak digunakan oleh pihak per-bank-kan yang biasanya mempunyai banyak kantor cabang yang tersebar dipelbagai lokasi. Dengan adanya konfigurasi bintang ini, maka segala macam kegiatan yang ada di kantor cabang dapatlah dikontrol dan dikoordinasikan dengan baik. Disamping itu, dunia pendidikan juga banyak memanfaatkan jaringan bintang ini guna mengontrol kegiatan anak didik mereka.

Gambar 2.5 Topologi Bintang / Start Network

3. Ring Networks (Jaringan Cincin)

Pada jaringan ini terdapat beberapa peralatan saling dihubungkan satu dengan lainnya dan pada akhirnya akan membentuk bagan seperti halnya sebuah cincin. Jaringan cincin tidak memiliki suatu titik yang bertindak sebagai pusat ataupun pengatur lalu lintas data, semua simpul mempunyai tingkatan yang sama. Data yang dikirim akan berjalan melewati beberapa simpul sehingga sampai pada simpul yang dituju. Dalam menyampaikan data, jaringan bisa bergerak dalam satu ataupun dua arah. Walaupun demikian, data yang ada tetap bergerak satu arah dalam satu saat. Pertama, pesan yang ada akan disampaikan dari titik ketitik lainnya dalam satu arah. Apabila ditemui kegagalan, misalnya terdapat kerusakan pada peralatan yang ada, maka data yang ada akan dikirim dengan cara kedua, yaitu pesan kemudian ditransmisikan dalam arah yang berlawanan, dan pada akhirnya bisa berakhir pada tempat yang dituju.

Konfigurasi semacam ini relative lebih mahal apabila dibanding dengan konfigurasi jaringan bintang. Hal ini disebabkan, setiap simpul yang ada akan bertindak sebagai komputer yang akan mengatasi setiap aplikasi yang dihadapinya, serta harus mampu membagi sumber daya yang dimilikinya pada jaringan yang ada. Disamping itu, sistem ini lebih sesuai digunakan untuk sistem yang tidak terpusat (decentralized-system), dimana tidak diperlukan adanya suatu prioritas tertentu.

Gambar 2.6 Topologi Cincin / Ring

[Syamsuardi, 2005, Teknologi Informasi dan Komunikasi, Cikarang Barat]

4. Tree Network (Jaringan Pohon)

Pada jaringan pohon, terdapat beberapa tingkatan simpul (node). Pusat atau simpul yang lebih tinggi tingkatannya, dapat mengatur simpul lain yang lebih rendah tingkatannya. Data yang dikirim perlu melalui simpul pusat terlebih dahulu. Keungguluan jaringan model pohon seperti ini adalah, dapat terbentuknya suatu kelompok yang dibutuhkan pada setiap saat. Sebagai contoh, perusahaan dapat membentuk kelompok yang terdiri atas terminal pembukuan, serta pada kelompok lain dibentuk untuk terminal penjualan. Adapun kelemahannya adalah, apabila simpul yang lebih tinggi kemudian tidak berfungsi, maka kelompok lainnya yang berada dibawahnya akhirnya juga menjadi tidak efektif. Cara kerja jaringan pohon ini relatif menjadi lambat.

Gambar 2.7 Topologi Pohon / Tree

[Syamsuardi, 2005, Teknologi Informasi dan Komunikasi, Cikarang Barat]

5. Bus Network

Konfigurasi lainnya dikenal dengan istilah bus-network, yang cocok digunakan untuk daerah yang tidak terlalu luas. Setiap komputer (setiap simpul) akan dihubungkan dengan sebuah kabel komunikasi melalui sebuah interface. Setiap komputer dapat berkomunikasi langsung dengan komputer ataupun peralatan lainnya yang terdapat didalam network, dengan kata lain, semua simpul mempunyai kedudukan yang sama.

Dalam hal ini, jaringan tidak tergantung kepada komputer yang ada dipusat, sehingga bila salah satu peralatan atau salah satu simpul mengalami kerusakan, sistem tetap dapat beroperasi. Setiap simpul yang ada memiliki address atau alamat sendiri. Sehingga untuk meng-access data dari salah satu simpul, user atau pemakai cukup menyebutkan alamat dari simpul yang dimaksud.

Gambar 2.8 Topologi Bus

[Syamsuardi, 2005, Teknologi Informasi dan Komunikasi, Cikarang Barat]

6. Plex Network (Jaringan Kombinasi)

Merupakan jaringan yang benar-benar interactive, dimana setiap simpul mempunyai kemampuan untuk meng-access secara langsung tidak hanya terhadap komputer, tetapi juga dengan peralatan ataupun simpul yang lain. Secara umum, jaringan ini mempunyai bentuk mirip dengan jaringan bintang. Organisasi data yang ada menggunakan de-sentralisasi, sedang untuk melakukan perawatan, digunakan fasilitas sentralisasi.

Gambar 2.9 Topologi Kombinasi / Plex

2.4.4. Model Hubungan Pada LAN

Menurut Budhi Irawan dalam bukunya yang berjudul Jaringan komputer (2005:29), ada 2 model hubungan pada LAN : Client-server dan Peer to Peer: 2.4.4.1. Client Server

Server adalah komputer yang menyediakan fasilitas bagi komputer lain di dalam jaringan. Client adalah komputer – komputer yang menerima atau menggunakan fasilitas yang disediakan oleh server. Server pada jaringan tipe Client Server disebut Dedicated Server karena murni berperan sebagai server yang menyediakan fasilitas kepada workstation dan server tersebut tidak dapat berperan sebagai workstation.

Pengertian lain, client melakukan permintaan suatu informasi atau mengirim perintah ke server. Server akan menerima permintaan dan perintah client. Kemudian server akan memproses berdasarkan permintaan tersebut, dan mengembalikan kepada client sebagai hasil pemrosesan yang sudah dilakukan.

CLIENT – WEB BROWSER MIDDLEWARE

PHP, JSP, ASP SERVER – APACHE, IIS

DATABASE: MySQL, Oracle

Service Request

Service Response

DATA REQUEST

Gambar 2.10 Arsitektur Model Client Server

Service Request adalah permintaan dari client baik berupa permintaan data maupun perintah ke server. Service Response berupa balasan dari server atas permintaan dari client berupa hasil proses.

Data yang diminta oleh client dapat diambil dari database pada sisi server yang sering disebut database server, seperi misalnya MySQL, PostgreSQL, Oracle, SQL Server, atau Microsoft office Access. Karakteristik Client-Server: 1. Client dan Server merupakan item proses (logika) terpisah yang bekerja

sama pada suatu jaringan komputer untuk mengerjakan suatu tugas. 2. Service : Menyediakan layanan terpisah yang berbeda.

3. Shared resource : Server dapat melayani beberapa client pada saat yang sama dan mengatur pengaksesan resource.

4. Asymmetrical Protocol : antara client dan server merupakan hubungan one-to-many. Client memulai komunikasi dengan mengirim request ke server. Server menunggu permintaan dari client. Kondisi tersebut juga memungkinkan komunikasi callback.

5. Transparency Location : proses server dapat ditempatkan pada mesin yang sama atau terpisah dengan proses client. Client server akan menyembunyikan lokasi server dari client.

6. Mix-and-match : tidak tergantung pada platform

7. Message-based-exchange : antara client dan server berkomunikasi dengan mekanisme pertukaran message.

8. Encapsulation of service : message memberitahu server apa yang akan dikerjakan.

9. Scalability : sistem C/S dapat dimekarkan baik vertikal maupun horizontal. Integrity : kode dan data server diatur secara terpusat, sedangkan pada client tetap pada komputer tersendiri.

Keunggulan :

1. Kecepatan akses yang lebih tinggi karena penyediaan fasilitas jaringan dan pengelolaannya dilakukan secara khusus oleh sat komputer ( server ) yang tidak dibebani dengan tugas lain sebagai Workstation.

2. Sistem keamanan dan administrasi jaringan lebih baik, karena terdapat seorang pemakai yang bertugas sebagi administrator jaringan, yang mengelola administrasi dan sistem keamanan jaringan.

3. Sistem backup data lebih baik karena jarigan Client server backup dilakukan terpusat di server, yang akan membackup seluruh data yang ada dalam jaringan

Kelemahannya :

1. Biaya Operasional relatif mahal

2. Diperlukan adanya satu komputer khusus yang berkemampuan lebih untuk ditugaskan sebagai server.

3. Kelangsungan jaringan sangat tergantung pada server. Bila server mengalami gangguan maka secara keseluruhan jaringan akan terganggu.

2.4.4.2. Peer-to-peer

Peer-to-Peer (bahasa Inggris) atau teknologi dari “ujung” ke “ujung” pertama kali diluncurkan dan dipopulerkan oleh aplikasi-aplikasi “berbagi-berkas”

(file sharing) seperti Napster dan KaZaA. Pada konteks ini teknologi Peer-to-Peer memungkinkan para pengguna untuk berbagi, mencari dan mengunduh berkas. Sistem Peer-to-Peer yang sebenarnya adalah suatu sistem yang tidak hanya

menghubungkan “ujung” satu dengan lainnya, namun ujung-ujung ini saling berhubungan secara dinamis dan berpartisipasi dalam mengarahkan lalu lintas komunikasi informasi, pemrosesan, dan penugasan pembagian bandwidth yang intensif.

Peer artinya rekan sekerja. Peer-to-peer network adalah jaringan computer yang terdiri dari beberapa komputer (biasanya tidak lebih dari 10 komputer dengan 1-2 printer). Dalam sistem jaringan ini yang diutamakan adalah penggunaan program, data dan printer secara bersama-sama. Pemakai komputer bernama “A” dapat memakai program yang dipasang di komputer “B”, dan mereka berdua dapat mencetak ke printer yang sama pada saat yang bersamaan. Sistem jaringan ini juga dapat dipakai di rumah.

Jaringan peer-to-peer pun mulai banyak digemari ketika Microsoft merilis sistem operasi Windows for Workgroups, meski sebelumnya system operasi MS-DOS (atau IBM DOS) dengan perangkat MS-NET (atau PC-NET) juga dapat digunakan untuk tujuan ini. Karakteristik kunci jaringan tersebut adalah dalam jaringan ini tidak terdapat sebuah server pusat yang mengatur klien-klien, karena memang setiap komputer bertindak sebagai server untuk komputer klien lainnya. Sistem keamanan yang ditawarkan oleh metode ini terbilang lebih rendah dibandingkan dengan metode klien/server dan manajemen terhadapnya pun menjadi relatif lebih rumit.

2.4.5. Perangkat Lunak Pendukung

Perangkat lunak pendukung adalah perangkat lunak yang akan digunakan dalam membangun maupun mengembangkan aplikasi sistem informasi.

2.4.5.1. Microsoft Visual Basic 6.0.

Definisi Microsoft Visual Basic menurut Agung Novian dalam bukunya

yang berjudul Panduan Microsoft Visual Basic 6.0, menyebutkan bahwa: ”Visual

Basic adalah sebuah bahasa pemograman yang digunakan untuk membuat program aplikasi berbasis orientasi objek atau object oriented program (OOP).”

Visual Basic adalah salah satu bahasa pemrograman komputer. Bahasa pemrograman adalah perintah-perintah yang dimengerti oleh komputer untuk melakukan tugas-tugas tertentu. Bahasa pemrograman Visual Basic, yang dikembangkan oleh Microsoft sejak tahun 1991, merupakan pengembangan dari

pendahulunya yaitu bahasa pemrograman BASIC (Beginner’s All-purpose Symbolic Instruction Code) yang dikembangkan pada era 1950-an. Visual Basic merupakan salah satu Development Tool yaitu alat bantu untuk membuat berbagai macam program komputer, khususnya yang menggunakan sistem operasi Windows. Visual Basic merupakan salah satu bahasa pemrograman komputer yang mendukung object (Object Oriented Programming = OOP).

Keunggulan Microsoft Visual Basic 6.0, yaitu:

1. Mempunyai fasilitas toolbox yang dapat secara langsung mendesain program yang akan dibuat sesuai keinginan.

2. Mempunyai jendela properties dimana dapat mengedit properti suatu objek terpilih yang berada dalam suatu aplikasi.

3. Tampilannya yang bisa di edit sebagaimana dengan keinginan kita dan lebih bagus dibanding dengan yang program yang lain.

2.4.5.2. Sekilas Tentang Microsoft SQL Server

SQL Server merupakan suatu program pengolahan database yang canggih, yang digunakan untuk mengolah berbagai jenis data dengan pengoperasian yang mudah. Banyak kemudahan yang diperoleh jika bekerja dengan SQL Server, diantaranya dapat melakukan proses penyortiran, pengaturan data, pembuatan tabel data serta pembuatan laporan.

Kelebihan dari SQL Server adalah menggunakan bahasa query standar yang dimiliki SQL (Sturcture Query Language). SQL adalah suatu bahasa perintah terstruktur yang telah distandarkan untuk semua program pengakses database seperti Oracle, Posgres SQL, MySQL, dan lain-lain.

Sebagai sebuah program penghasil database, SQL Server tidak dapat berjalan sendiri tanpa adanya sebuah aplikasi lain (interface). SQL Server dapat didukung oleh hampir semua program aplikasi, baik yang open source maupun yang tidak, juga yang ada flatform windows seperti Visual Basic, Delphi dan yang lainnya. SQL Server adalah sistem manajemen database relasional (RDBMS) yang dirancang untuk aplikasi dengan arsitektur client server. Istilah client, server, dan client/server dapat digunakan untuk merujuk kepada konsep yang sangat umum atau hal spesifik dari perangkat keras atu perangkat lunak.

34 3.1. Objek Penelitian

Tempat penelitian dilaksanakan di Taman Kanak-kanak Kristen Yahya (TKK Yahya) Jl Vandeventer No. 12 Bandung.

3.1.1. Sejarah Singkat TK Kristen Yahya

Gereja Kristen Indonesia dari Klassis Jakarta yang berlokasi di Taman Cibunut Bandung merasa masih mempunyai kekurangan. Mereka belum memiliki suatu sarana pelayanan pendidikan. Para tokohnya merasa ditantang untuk bisa menyelenggarakan suatu usaha pendidikan terutama bagi kebutuhan para anggota serta masyarakat luas.

Berhasilnya memperoleh hibahan sebidang tanah dari Perserikatan Pandu-Pandu yang berlokasi di belakang rumah Jalan Riau No. 71A (kini Jl. Martadinata), telah membuka suatu jalan. Maka pada tanggal 13 September 1961 dibentuklah Yayasan Pendidikan Yahya dengan Majelis G.K.I. Taman Cibunut sebagai Badan Pertimbangan. Yayasan ini selanjutnya bertugas untuk mengelola pembangunan Taman Kanak-Kanak dan Sekolah Dasar Yahya.

Pada tanggal 10 Agustus 1964 mulai dibuka Taman Kanak-kanak serta sekolah Dasar. Sejak saat itu sekolah terus berkembang, baik pembangunannya maupun jumlah murid yang bisa ditampung. Semenjak didirikan pada tanggal 10 Agustus 1964, dalam perkembangan sekolah selama 20 tahun hingga tahun 1987,

Taman Kanak-kanak (TK) dan SD bersatu secara administratif sekalipun lokasinya berbeda semenjak ada pertambahan ruangan kelas. TK Yahya berlokasi di Jl. R.E. Martadinata No. 77 sedangkan SD Yahya berada di Jl. Banda No. 34 Bandung.

Mulai tahun ajaran 1988/1989 TK Yahya mulai berdiri sendiri secara administratif. Sekaligus juga diberlakukan adanya tiga golongan yaitu Kelas A untuk anak-anak berusia 3 tahun ada 1 kelas, kelas B untuk anak-anak berusia 4 tahun ada 3 kelas, dan kelas C untuk anak-anak berusia 5 tahun ada 3 kelas. Jadi pada tahun tersebut ada 7 kelas dengan rata-rata 30 anak per kelas.

Lokasi anak-anak TK yang berada di sebuah rumah di Jl. Martadinata No. 77 ini merupakan sebuah kompleks yang cukup luas dengan sebuah halaman untuk tempat bermain. Disamping ruang-ruang untuk belajar, juga ada ruangan untuk kegiatan bermain di ruang sudut meliputi sudut Ke-Tuhan-an, alam sekitar, keluarga, bangunan dan kebudayaan yang sudah mulai diberikan kepada anak-anak dari kelas A.

Kurikulum TK pada tahun ajaran 1988/1989 antara lain meliputi : kemampuan berbahasa, bidang pengetahuan, perasaan kemasyarakatan dan kesadaran lingkungan, daya cipta, jasmani dan kesehatan, serta Pendidikan Moral Pancasila dan Pendidikan Sejarah Perjuangan Bangsa.

Dalam perkembangnya TK Yahya mengalami perpindahan tempat dikarenakan pertambahan murid. Sekarang ini TK Yahya berlokasi di Jl. Vandeventer No. 12 Bandung dan memiliki cabang di Jl. Golf Barat II No. 39 Arcamanik Bandung. Dengan kurikulum pada saat ini adalah sebagai berikut :

Bidang Pengembangan Pembiasaan, yang meliputi Moral dan Nilai-Nilai Agama dan Sosial, Emosional, Kemandirian. Serta Bidang Pengembangan Kemampuan Dasar, yang meliputi Berbahasa, Kognitif, Fisik/Motorik, Seni.

Pendidikan di Taman Kanak-kanak Yahya diusahakan untuk terus ditingkatkan karena Taman Kanak-kanak merupakan tahap pertama bagi seorang anak dalam rangka pertumbuhannya menuju manusia yang dewasa.

3.1.2. Visi dan Misi TK Kristen Yahya 3.1.2.1. Visi

Menjadi pusat pendidikan yang menghasilkan sumber daya manusia yang bermutu dalam ilmu, iman, karakter dan penerapan nilai-nilai kristiani berdasarkan pada prinsip-prinsip Alkitab, bagi kemuliaan Allah.

3.1.2.2. Misi

1. Pendidikan yang utuh

Yayasan Pendidikan Kristen "Yahya" bertekad untuk memberikan pendidikan yang tidak hanya berkualitas dalam bidang intelektual saja, tetapi juga dalam bidang moral dan spiritual dengan berlandaskan pada prinsip-prinsip Alkitab

2. Kesaksian Internal dan Eksternal

Yayasan Pendidikan Kristen "Yahya" bertekad untuk menjadi saksi Kristus untuk civitas academicanya(internal) dan untuk masyarakat luas (eksternal)

3. Pengabdian Kepada Masyarakat

Yayasan Pendidikan Kristen "Yahya" bertekad untuk mengabdi kepada masyarakat dengan berlandaskan pada kasih Kristus yang tidak hanya mencari kepentingan diri sendiri saja.

3.1.3 Struktur Organisasi TK Kristen Yahya

Organisasi ataupun perusahaan memiliki struktur organisasi sebagai kerangka kerja yang menggambarkan adanya pelimpahan wewenang dan tanggung jawab kepada unit – unit organisasi dalam struktur tersebut yang dibentuk guna terciptanya sistem kerja kolektif yang harmonis dan dimanis serta terciptanya efektivitas dan efisiensi kerja yang maksimal.

Adapun struktur organisasi yang terdapat pada TK Kristen Yahya dapat dilihat pada gambar dibawah ini.

Wakil Kepala Sekolah Koordinator Arcamanik

Kurikulum Humas Guru

Kepala Sekolah

Tata Usaha

Yayasan

Sapras

3.1.4 Deskripsi Tugas A. Tugas Kepala Sekolah

1. Menyusun program kerja tahunan beserta anggaran biaya

2. Bertanggung jawab atas pelaksanaan program kerja yang telah disetujui Pengurus.

3. Menyusun personalia pengajar, staff pejabat struktural dan koordinator kegiatan.

4. Mengajukan rekruitment untuk posisi yang dibutuhkan atau mengajukan pemberhentian pengajar/staff.

5. Memberikan tugas yang jelas kepada staff, guru & karyawan.

6. Mengoptimalkan SDM dengan memberikan/mengadakan pelatihan, pengajaran atau bimbingan.

7. Memotivasi kerja guru dan karyawan sesuai Visi-Misi YPK Yahya.

8. Bersama dengan Wakasek & Koord. Arca membuat kalender pendidikan, menentukan tugas guru & memantau pelaksanaannya.

9. Bersama dengan Wakasek & Koord. Arca membuat program kerja, menyusun pengajar, rencana promosi & memantau pelaksanaannya.

10. Bersama dengan Wakasek & Koord. Arca membuat jadwal untuk guru (piket, doa, dll) dan memantau pelaksanaannya.

11. Bersama Wakasek & Koord. Arca merekap inventaris, daftar kebutuhan, menyusun strategi penggunaan barang/ruang, menyusun anggaran belanja atau perbaikan dan memantau pelaksanaannya.

12. Mengikuti perkembangan, mencari gagasan baru dan menularkan pada staff dan guru.

13. Mengadakan rapat rutin dengan guru, wali kelas, dan staff. 14. Melakukan penilaian terhadap guru & staff.

15. Mengatur lingkungan & suasana kerja yang kondusif. 16. Mengatur penerimaan murid baru & pemasaran sekolah.

17. Mengkoordinir dan melakukan tugas – tugas administrasi seperti pendokumenan arsip, urusan keuangan&uang sekolah, penandatanganan surat-surat, rapot, dll.

18. Berkoordinasi dengan unit lain atau kepanitiaan di dalam lingkup Yayasan seperti MKPM, Keuangan, Unit Penunjang, Unit Usaha, Panitia PMB. 19. Berkoordinasi dengan institusi di luar Yayasan seperti Dinas Pendididkan,

K3S, sekolah lain, dll. 20. Melaksanakan evaluasi

B. Tugas Wakil Kepala Sekolah :

1. Membantu Kepala Sekolah dalam menjalankan tugasnya. 2. Apabila Kepala Sekolah berhalangan, maka dapat mewakilinya.

3. Melaksanakan tugas yang diberikan oleh Kepala Sekolah dalam batas kewenangannya.

4. Turut mendampingi / diutus Kepala Sekolah dalam rapat – rapat.

5. Bersama dengan Kepsek & Koord Arca membuat kalender pendidikan, menentukan tugas guru & memantau pelaksanaannya.

6. Bersama dengan Kepsek & Koord Arca membuat program kerja, menyusun pengajar, rencana promosi & memantau pelaksanaannya.

7. Bersama dengan Kepsek & Koord Arca membuat jadwal untuk guru (piket, doa, dll) dan memantau pelaksanaannya.

8. Bersama Kepsek & Koord Arca merekap inventaris, daftar kebutuhan, menyusun strategi penggunaan barang/ruang, menyusun anggaran belanja atau perbaikan dan memantau pelaksanaannya.

9. Memeriksa penilaian guru. 10. Menyusun kurikulum.

C. Tugas Koordinator KB – TKK Yahya Arcamanik : 1. Membantu Kepala Sekolah dalam menjalankan tugasnya.

2. Bersama Kepsek menyusun Anggaran Pendapatan&Belanja Sekolah (RAPBS).

3. Melaksanakan program kerja yang telah disetujui oleh Pengurus. 4. Turut mendampingi / diutus Kepala Sekolah dalam rapat – rapat.

5. Bersama dengan Kepsek & Wakasek membuat kalender pendidikan, menentukan tugas guru & memantau pelaksanaannya.

6. Bersama dengan Kepsek & Wakasek membuat program kerja, menyusun pengajar, rencana promosi & memantau pelaksanaannya.

7. Bersama dengan Kepsek & Wakasek membuat jadwal untuk guru (piket, doa, dll) dan memantau pelaksanaannya.

8. Bersama Kepsek & Wakasek merekap inventaris, daftar kebutuhan, menyusun strategi penggunaan barang/ruang, menyusun anggaran belanja atau perbaikan dan memantau pelaksanaannya.

9. Mengatur & memelihara ketertiban administrasi sekolah. 10. Menciptakan suasana kerja yang baik.

11. Berkoordinasi dengan institusi di luar Yayasan.

12. Melaksanakan PMB & membuat laporan keuangan kas.

D. Tugas Guru / Wali Kelas :

1. Membuat perangkat program pengajaran seperti program tahunan, program semester, rencana pengajaran, silabus, LKS/Modul, alat peraga. 2. Melaksanakan kegiatan pembelajaran, penilaian dengan penuh tanggung

jawab.

3. Memahami & menjalankan prinsip :

a. Mendidik = meneruskan & mengembangkan nilai- nilai

b. Mengajar = meneruskan & mengembangkan ilmu pengetahuan & teknologi

c. Melatih = mengembangkan ketrampilan – ketrampilan 4. Melaksanakan analisis pembelajaran.

5. Memiliki catatan tentang perkembangan siswa didiknya yang berfungsi untuk pembimbingan.

6. Mengikuti perkembangan, MGMP dan pembinaan dari P3.

8. Melaksanakan tugas-tugas dari seklah yang berkenaan dengan acara-acara sekolah seperti Retreat, perayaan-perayaan,dll.

9. Menumbuhkan minat belajar pada siswa & memberi contoh teladan baik melalui perkataan, sikap, penampilan & perbuatan.

10. Hadir tepat waktu, tidak meninggalkan kelas, tidak menerima tamu atau telepon ketika pengajaran berlangsung, kecuali untuk keperluan mendesak. 11. Bertanggung jawab atas kelasnya dalam hal kebersihan, ketertiban,

kedisiplinan, absensi, penangan masalah.

12. Memimpin doa pagi atau doa pulang, mengisi daftar hadir siswa. 13. Menjaga rasa kekeluargaan dan nama baik Sekolah Yahya.

14. Jika berhalangan hadir harap memberi kabar kepada Kepala Sekolah, memberi tugas berbobot kepada siswa dan mengoreksinya.

15. Tidak diperkenankan memberi les kepada siswa Yahya yang berada dalam unitnya.

16. Mengelola kelas dalam hal :

a. Administrasi kelas, Absensi siswa, Buku Penghubung b. Memilih perangkat kelas, Memantau kenyamanan kelas

17. Memantau & membuat laporan perkembangan siswa setiap bulan dalam hal prestasi siswa, kedisiplinan, administrasi keuangan, permasalahan & pemanggilan orang tua

18. Mengisi legger & raport. 19. Mengajar PKO

E. Tugas Tata Usaha :

1. Membuat surat, mengarsipkan surat masuk & keluar.

2. Menindaklanjuti surat-surat, mendistribusikan informasi dari sekolah kepada yang berkepentingan di bawah arahan Kepala Sekolah.

3. Mengarsipkan berkas/data siswa dalam format-format yang diatur dinas pendidikan seperti Buku Induk, Klapper, kuesioner,dll.

4. Membuat laporan administrasi untuk Dinas Pendidikan (Draft I) setiap bulan.

5. Menindaklanjuti penggunaan data siswa untuk kepentingan sekolah seperti data uang sekolah, buku legger, absensi, dll berkoordinasi dengan TU pusat.

6. Menindaklanjuti segala kekurangan data, tunggakan uang sekolah, tunggakan PSB, dibawah arahan Kepala Sekolah.

7. Melakukan dinas luar seperti mengurus blanko raport, ijazah, buku induk, mutasi, dll.

8. Berkoordinasi dengan Bagian Kepegawaian untuk pengarsipan dan penggunaan data guru

9. Mengelola kas kecil & membuat laporan penggunaannya.

10. Menerima uang partisipasi dari siswa, membuat pelaporan/penyetoran kek Keuangan Pusat & mengelola penggunaannya.

11. Membantu Kepsek dalam membuat permohonan uang ke Yayasan dan pembuatan laporannya.

12. Membantu Kepsek dalam keuangan hal keuangan lainnya, seperti beasiswa, dll.

13. Menyediakan ATK & perlengkapan mengajar di kelas (marker, penghapus, kertas, modul, surat-surat, dll).

14. Menyediakan keperluan guru seperti air minum,tissue, konsumsi rapat, konsumsi tamu/pengawas.

15. Berkoordinasi dengan Sarpras pusat untuk menangani penggunaan alat-alat kebersihan.

16. Mengikuti rapat – rapat koordinasi.

17. Melayani penjualan seragam sekolah dan membuat laporan keuangannya. 18. Menerima pembayarn uang bina hobi ( tari balet & Lassy ) dan membuat

laporan keuangannya.

3.2 Metode Penelitian

Metode penelitian akan membahas teknik atau cara yang digunakan untuk mencari, memperoleh, mengumpulkan, atau mencatat data, baik berupa data primer maupun data sekunder yang dapat digunakan untuk keperluan menyusun karya ilmiah atau penelitian.

3.2.1 Desain Penelitian

Jenis metode penelitian yang digunakan penulis adalah metode deskriptif (descriptive reasearch). Metode deskriptif yaitu metode dalam penelitian suatu kasus dengan cara menuturkan pemecahan masalah dan mengumpulkan data sebagai gambaran keadaan objek yang diteliti berdasarkan fakta - fakta yang ada

[Cholid Narbuko and H. Abdu Achmadi 2007 : 44]. Pada Metode deskriptif ini, penelitian dilakukan untuk mengetahui nilai variabel mandiri baik satu atau lebih variabel tanpa membuat perbandingan atau dihubungkan dengan variabel lainnya. Metode deskriptif ini membuat deskriptif, gambaran (dari sekelompok manusia, objek, kondisi, pada masa sekarang) secara sistematis, faktual dan akurat tentang fakta, sifat, dan hubungan antar fenomena yang mempunyai kriteria.

3.2.2 Jenis dan Metode Pengumpulan data

Metode pengumpulan data ini bertujuan untuk mendapat informasi yang dibutuhkan guna merancang perangkat lunak agar sesuai dengan permasalahan yang dihadapi. Dalam kegiatan pengumpulan data ini penulis menggunakan data primer dan data sekunder.

3.2.2.1Sumber Data Primer

Data primer merupakan data yang diambil secara langsung, data ini diperoleh dari kegiatan observasi yaitu pengamatan langsung pada objek penelitian dan mengadakan wawancara dengan pihak yang terlibat. Adapun teknik yang digunakan adalah sebagai berikut :

1. Observasi

Observasi merupakan suatu cara mengumpulkan data dan informasi, dengan cara mengamati langsung ke objek penelitian. Objek penelitian yang penulis observasi adalah proses pendaftaran siswa baru, data siswa, serta pengarsipan penilaian pada buku induk siswa TK Kristen Yahya Jl Vandeventer No 12 Bandung.

2. Wawancara

Dalam penelitian ini penulis melakukan wawancara secara langsung dengan mengajukan berbagai pertanyaan kepada bagian yang mengurusi sistem informasi akademik dan administrasi Sekolah Yahya, guru TK Kristen Yahya, wakil kepala TK dan kepala TK Kristen Yahya Jl. Vandeventer No. 12 Bandung.

3.2.2.2Sumber Data Sekunder (dokumentasi)

Data sekunder adalah data dokumentasi yang diperoleh dengan cara mengumpulkan data yang tertulis. Untuk memperoleh data sekunder dilakukan dengan cara menganalisis dan mempelajari dokumen atau catatan yang terdapat pada bagian tata usaha. Penulis mengambil contoh data siswa, data penilaian rapot, dokumen tentang sejarah singkat TK serta struktur organisasi dan pembagian tugasnya.

Selain itu penulis mengumpulkan data dengan melakukan studi literatur, yaitu mengumpulkan berbagai teori yang berhubungan dengan permasalahan yang ada dari berbagai buku. Tujuan dari studi literatur adalah untuk memperoleh referensi yang dibutuhkan dalam proses pengerjaan untuk menyelesaikan Skripsi.

3.2.3 Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem 3.2.3.1Metode Pendekatan Sistem

Metode pendekatan sistem yang digunakan oleh penulis untuk merancang sebuah sistem informasi administrasi adalah dengan pendekatan Terstruktur. Pendekatan terstruktur adalah suatu proses untuk mengimpelentasikan urutan

langkah untuk menyelesaikan suatu masalah dalam bentuk program. Pendekatan terstruktur dilengkapi dengan alat-alat (tools) dan teknik-teknik (techniques) yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem. Alat-alat yang digunakan adalah Flow Map, Diagram Konteks, Data Flow Diagram (DFD), Kamus Data, Normalisasi, Entity Relation Diagram (ERD) dan Rancangan Input/ Output.

3.2.3.2Metode Pengembangan Sistem

Metode pengembangan sistem yang digunakan penulis dalam penelitian ini adalah metode pendekatan sistem Prototype, yang merupakan mekanisme untuk mengidentifikasi kebutuhan perangkat lunak. Metode ini sering digunakan pada dunia nyata. Karena metode ini secara keseluruhan akan mengacu kepada kepuasan user.

Menurut Roger S. Pressman didalam modul 3 Iwan Abadi (2010 : 8) prototyping paradigma dimulai dengan pengumpulan kebutuhan. Pengembang dan pelanggan bertemu dan mendefinisikan obyektif keseluruhan dari perangkat lunak, mengidentifikasi segala kebutuhan yang diketahui dan area garis besar dimana definisi lebih jauh merupakan keharusan kemudian dilakukan perancangan kilat. Perancangan kilat berfokus pada penyajian dari aspek-aspek perangkat lunak tersebut yang akan nampak bagi pelanggan/pemakai. Perancangan ini menuntun pembangunan perangkat lunak yang akan diberikan kepada pemakai. Selanjutnya prototype itu dievaluasi oleh pemakai dan digunakan sebagai landasan untuk memperbaiki spesifikasi kebutuhan. Proses ini

akan berulang sampai prototype yang dikembangkan memenuhi seluruh kebutuhan pemakai.

Berikut adalah tahap-tahap dalam metode Prototype:

1. Identifikasi kebutuhan (Data)

Pelanggan dan pengembang bersama-sama mendefinisikan format seluruh perangkat lunak, mengidentifikasikan semua kebutuhan, dan garis besar sistem yang akan buat.

2. Membangun prototyping

Membangun prototyping dengan membuat perancangan sementara yang berfokus pada penyajian kepada pelanggan (misalnya dengan membuat input dan format output).

a. Merancang sistem

Dalam tahap ini prototipe dirancang secara terstuktur dari proses basis data hingga rancangan menu program.

b. Mengkodekan sistem

Dalam tahap ini prototyping yang sudah dirancang diterjemahkan ke dalam bahasa pemrograman yang sesuai.

3. Menguji sistem

Setelah sistem sudah menjadi suatu perangkat lunak, harus diuji dahulu sebelum digunakan.

4. Evaluasi Sistem

Pelanggan mengevaluasi apakah sistem yang sudah buat sudah sesuai dengan yang diharapkan, apabila belum sesuai maka tahapan 2 dan 3

diulang kembali hingga sesuai dengan yang diharapkan oleh pelanggan dan lanjut ke tahap berikutnya.

5. Penerapan sistem

Perangkat lunak yang telah diuji dan diterima pelanggan siap untuk digunakan.

Mengidentifikasi kebutuhan pemakai

Membuat Prototype

Menguji Prototype

Memperbaiki Prototype

Mengembangkan versi produk

Gambar 3.2 Mekanisme Pengembangan Sistem dengan Prototype [Sumber : Abdul Kadir. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Andi. Yogjakarta]

Keunggulan prototype adalah:

1. Adanya komunikasi yang baik antara pengembang dan pelanggan.

2. Pengembang dapat bekerja lebih baik dalam menentukan kebutuhan pelanggan.

3. Pelanggan berperan aktif dalam pengembangan sistem. 4. Lebih menghemat waktu dalam pengembangan sistem.

5. Penerapan menjadi lebih mudah karena pemakai mengetahui apa yang diharapkannya.

Kelemahan prototype adalah :

1. Pelanggan kadang tidak melihat atau menyadari bahwa perangkat lunak yang ada belum mencantumkan kualitas perangkat lunak secara keseluruhan dan juga belum memikirkan kemampuan pemeliharaan untuk jangka waktu lama.

2. Pengembang biasanya ingin cepat menyelesaikan proyek. Sehingga menggunakan algoritma dan bahasa pemrograman yang sederhana untuk membuat prototype lebih cepat selesai tanpa memikirkan lebih lanjut bahwa program tersebut hanya merupakan cetak biru sistem.

3. Hubungan pelanggan dengan komputer yang disediakan mungkin tidak mencerminkan teknik perancangan yang baik.

3.2.3.3Alat Bantu Analisis dan Perancangan 1) Flow Map

Flowmap merupakan diagram alir yang menggambarkan pergerakan proses diantara unit kerja yang berbeda-beda, sekaligus menggambarkan arus dari dokumen, aliran data fisik, entitas sistem informasi dan kegiatan operasi yang berhubungan dengan sistem informasi. Untuk menjalankan prosedur sistem, digunakan flowmap yang terbentuk dari analisis prosedur.

2) Diagram Kontek

Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram konteks merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem. Diagram konteks memberi gambaran tentang keseluruhan sistem.

3) Data Flow Diagram

Diagram alir data / data flow diagram (DFD) merupakan model dari sistem untuk menggambarkan pembagian sistem ke modul yang lebih kecil. Salah satu keuntungan menggunakan diagram alir data adalah memudahkan pemakai atau user yang kurang menguasai bidang komputer untuk mengerti sistem yang dijelaskan.

4) Kamus Data

Kamus data sering disebut juga dengan sistem data dictionary adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data berfungsi membantu pelaku sistem untuk mengartikan aplikasi secara detail dan mengorganisasi semua elemen data yang digunakan

dalam sistem secara persis sehingga pemakai dan penganalisis sistem mempunyai dasar dan pengertian yang sama tentang masukan, keluaran, penyimpanan dan proses.

5) Perancangan Basis Data A. Normalisasi

Normalisasi adalah proses pengelompokan data kedalam bentuk tabel atau relasi atau file untuk menyatakan entitas dan hubungan sehingga terwujud satu bentuk database yang mudah untuk dimodifikasi. Perancangan melalui proses normalisasi mempunyai keuntungan-keuntungan sebagai berikut :

- Meminimalkan ukuran penyimpanan yang diperlukan untuk penyimpanan data.

- Meminimalkan resiko inkonsistensi data pada basis data. - Meminimalkan kemungkinan anomaly pembaruan. - Memaksimalkan stabilitas struktur data.

Bentuk normal yang biasa dipakai pada normalisasi adalah sebagai berikut:

a. Bentuk Normal Pertama (1NF)

Sebuah tabel dikatakan dalam bentuk normal pertama apabila setiap kolom bernilai tunggal untuk setiap baris.

b. Bentuk Normal Kedua (2NF)

Bentuk normal kedua memiliki ketentuan harus telah berbentuk normal pertama, dan semua kolom bukan kunci primer tergantung sepenuhnya terhadap kunci primer. Disebut tergantung sepenuhnya terhadap kunci

primer jika suatu kolom selalu bernilai sama untuk kunci primer yang sama.

c. Bentuk Normal Ketiga (3NF)

Bentuk normal ketiga memiliki ketentuan harus telah berbentuk normal kedua (2NF), dan atribut bukan kunci (non key) haruslah tidak memiliki ketergantung transitif, dengan kata lain suatu atribut bukan kunci tidak boleh memiliki ketergantungan fungsional (function dependency) terhadap atribut bukan kunci lainnya, seluruh atribut bukan kunci pada suatu relasi hanya memiliki ketergantungan fungsional terhadap primary key di relasi itu saja. Bentuk normal ketiga dipikir sebagai bentuk normal puncak atau paling akhir. Namun kemudian dapat ditemukan bentuk normal lebih kuat yaitu bentuk normal Boyce-Codd.

d. Bentuk Normal Boyce-Codd (BCNF)

BCNF memiliki ketentuan yaitu masing-masing atribut utama bergantung fungsional penuh pada masing-masing kunci dimana kunci tersebut bukan bagiannya. Relasi adalah BCNF (optimal) jika kapanpun fakta-fakta disimpan mengenai beberapa atribut, maka atribut-atribut ini merupakan satu kunci relasi. BCNF dapat memiliki lebih dari satu kunci. Properti penting BCNF adalah relasi tidak memiliki informasi yang redundansi. e. Bentuk Normal Keempat (4NF)

Relasi dalam bentuk normal keempat (4NF) jika relasi dalam BCNF dan tidak berisi kebergantungan banyak nilai. Untuk menghilangkan kebergantungan banyak nilai dari satu relasi, kita membagi relasi menjadi

dua relasi baru. Masing- masing relasi berisi dua atribut yang mempunyai hubungan banyak nilai.

f. Bentuk Normal Kelima (5NF)

Bentuk normal kelima (5NF) berurusan dengan properti yang disebut join tanpa adanya kehilangan informasi (lossless join). Bentuk normal kelima (5NF) juga disebut PJNF (projection-join normal form). Kasus-kasus ini sangat jarang muncul dan sulit untuk dideteksi secara praktis.

B. Tabel Relasi

Relasi tabel disebut juga relasi antar tabel yaitu, menggambarkan hubungan yang terjadi pada suatu tabel dengan tabel yang lainnya, yang berfungsi untuk mengatur operasi suatu database. Hubungan dapat berupa :

1. 1 – 1 (One-To-One), yakni satu data pada suatu tabel berpasangan hanya dengan satu data pada tabel lain.

2. 1 – M (One-To-Many), yakni satu data pada suatu tabel berpasangan dengan banyak data pada tabel lain.

3. Many-To-Many, yakni satu baris atau lebih data pada tabel pertama bisa dihubungkan ke satu atau lebih baris data pada tabel ke dua

3.2.4 Pengujian Software

Pengujian merupakan proses untuk memeriksa apakah suatu perangkat lunak yang dihasilkan sudah dapat dijalankan sesuai dengan standar tertentu. Pada tahap pengujian software ini adalah untuk memastikan apakah semua fungsi

sistem bekerja dengan baik. Pengujian atau testing software sangat penting untuk dilakukan. Pengujian ini bertujuan untuk menjamin kualitas software, dan juga menjadi peninjauan terakhir terhadap spesifikasi, disain dan pengkodean.

Perangkat lunak dapat diuji dengan dua cara, yaitu : 1. White Box Testing

Pengujian White Box (glass box) adalah pengujian yang didasarkan pada pengecekan terhadap detail perancangan, menggunakan struktur kontrol dari desain program secara prosedural untuk membagi pengujian ke dalam beberapa kasus pengujian.

2. Black Box Testing

Pengujian Black Box adalah pengujian aspek fundamental sistem tanpa memperhatikan struktur logika internal perangka lunak. Metode ini digunakan untuk mengetahui apakah perangkat lunak berfungsi dengan benar. Pengujian Black Box merupakan metode perancangan data uji yang didasarkan pada spesifikasi perangkat lunak. Data uji dibangkitkan, dieksekusi pada perangkat lunak dan kemudian keluaran dari perangkat lunak dicek apakah telah sesuai dengan yang diharapkan.

Dalam pengujian software ini, penulis menggunakan metode Black Box. Faktor pengujian yang digunakan dalam pengujian software ini antara lain:

1. Authorization

Pada sistem informasi yang dibuat ada beberapa bagian yang berhak mengakses sistem yaitu diantaranya:

a. Kepala Sekolah b. Wali Kelas Siswa c. Guru

2. Realibility

Faktor pengujian yang menekankan bahwa aplikasi dapat melakukan validasi proses secara benar. Pembetulan proses tersangkut kemampuan sistem untuk memvalidasi proses secara benar. Validasi yang dilakukan yaitu: tambah, hapus, cari, simpan, ubah, batal, cetak

3. Correctness

Menjamin pada data yang dimasukan, proses dan output yang dihasilkan dari aplikasi harus akurat dan lengkap.

4. File Integrity

Menekankan pada data yang dimasukkan melalui aplikasi akan tidak bisa diubah. Prosedur yang akan memastikan bahwa file yang digunakan benar dan data dalam file tersebut akan disimpan sekuensial dan benar.

5. Easy of Use

Menekankan perluasan usaha yang diminta untuk belajar, mengoperasikan dan menyiapkan inputan, dan menginterpretasikan output dari sistem. Faktor ini tersangkut dengan usability sistem terhadap interaksi antara manusia dan sistem.

57 BAB IV

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

4.1 Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan

Analisis sistem yang sedang berjalan dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui proses kerja yang sedang berjalan, sehingga dapat diketahui apa yang diperlukan untuk merancang sebuah sistem.

4.1.1 Analisis Dokumen

Analisis dokumen ini akan menganalisa dokumen-dokumen apa saja yang terkait dalam sistem dan serta hal-hal apa saja yang berkaitan dengan dokumen tersebut.

1. Nama Dokumen : Formulir Pendaftaran Murid Baru

Fungsi : Sebagai sumber informasi data calon murid Sumber Data : Tata Usaha

Rangkap : 1 (satu)

Atribut : No.Pendaftaran, A.Keterangan Anak : Nama Lengkap, Nama Panggilan, Kelamin, tanggal Lahir, Agama, Warga Negara, Anak ke/dari, saudara tiri/Angkat, Status Anak, Bahasa Sehari-hari, Alamat, Kode Pos, Tinggal dengan, jarak rumah ke sekolah, Sarana ke sekolah, Berat/tinggi badan, Gol Darah, Penyakit yang pernah diderita, Kelainan/handicap, masuk kelas, Asal Sekolah, Alasan pindah. Susunan anak dalam keluarga(No, Nama, Tgl.Lahir, Sekolah di, Kelas).

B. Orang Tua : Ayah, Ibu, Alamat, Kode Pos, Tempat/tgl lahir (Ayah, ibu), Pekerjaan (Ayah, Ibu), pendidikan (ayah, ibu), Warga Negara. Wali:Nama, Alamat, Kode Pos, Tempat/tgl lahir, Pendidikan, Pekerjaan, Warganegara.

2. Nama Dokumen : Buku Induk Anak Didik TK Fungsi : Sebagai informasi data murid Sumber Data : Murid

Rangkap : 1

Atribut : No.Induk, Kelompok, Tahun_Pelajaran. A. Identitas Anak Didik

Nama Anak Didik, Nama Lengkap, Nama Panggilan, Jenis Kelamin, Tempat dan Tanggal Lahir, Alamat Rumah, Jalan, Desa/Kelurahan, Kecamatan, Kabupaten/Kotamadya, Propinsi, Agama, Kewarganegaraan, Anak keberapa, Jumlah Saudara Kandung, Jumlah Saudara Tiri, Jumlah Saudara Angkat, Anak yatim/Piatu/yatim piatu, Bahasa Sehari-hari di rumah, Golongan darah, Penyakit yang pernah diderita, imunisasi yang pernah diterima, ciri-ciri khusus.

B. Identitas Orang Tua/wali

1. Ayah kandung/tiri angkat/wali : nama, Tempat dan tanggal lahir, Agama, Kewarganegaraan, Pendidikan, Pekerjaan, Alamat dan nomor telepon rumah, kantor.

2. Ibu kandung/tiri/angkat/wali ; nama, tempat dan tanggal lahir, agama, Kewarganegaraan, Pendidikan, Pekerjaan, Alamat dan nomor telepon rumah, kantor.

C. Mutasi

Diterima tanggal, ditempatkan di kelompok, Berasal dari TK, Meninggalkan TK tanggal, karena pindah/melanjutkan ke,

D. Jumlah Ketidakhadiran: Ketidakhadiran (Sakit, Izin,tanpa keterangan), Kelompok, Semester

E. Keterangan Lain-lain

Jarak tempat tinggal ke TK, Pergi ke TK dengan. F. Laporan Penilaian Perkembangan Anak Didik

Nama Anak Didik, Kelompok, Semester, Tahun Pelajaran. A. Pembiasaan(Moral dan nilai-nilai agama, social, emosional dan kemandirian), B. Kemapuan Dasar: Berbahasa, Kognitif, Fisik/Motorik, Seni.

3. Nama Dokumen : Laporan data murid Fungsi : Sebagai rekap Sumber Data : Administrasi

Rangkap : 1

Atribut : No_Induk, Nama Anak, Jenis Kelamin, TTL, Alamat, Nama Orang tua, Pekerjaan Orang Tua, ket.

4. Nama Dokumen : Rapot

Fungsi : Sebagai laporan hasil permbelajaran murid Sumber Data : Guru Wali Kelas

Rangkap : 1

Atribut : Nama Peserta Didik, Kelompok, Semester, Tahun Pelajaran, A.Bidang Pengembangan Pembiasaan : Moral dan Nilai-nilai Agama, Sosial, Emosional dan Kemandirian. B. Bidang Pengembangan Kemapuan Dasar : Berbahasa, Kognitif, Fisik/Motorik, Seni. Ketidakhadiran(Izin, Sakit, Tanpa Keterangan. Tanda Tangan dan Nama Lengkap (Guru, Orang Tua/wali).

4.1.2 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan

Analisis prosedur yang sedang berjalan terbagi menjadi dua bagian yakni prosedur untuk murid baru dan prosedur untuk murid yang melanjutkan. Berikut adalah analisis dari prosedur yang sedang berjalan untuk murid yang baru mendaftar:

1. Orang tua murid dan murid baru datang ke sekolah dan membeli formulir pendaftaran serta mengisi buku tamu.

2. Orang tua murid baru mengisi semua data yang ada di formulir pendaftaran dan mengembalian formulir pendaftaran tersebut ke sekolah. Pada tahap ini diperiksa apakah formulir yang dikembalikan sudah lengkap dengan fotocopy akte lahir anak, surat baptis anak atau orang tua serta surat keterangan penghasilan orang tua yang terbaru (Slip gaji).

108

9. Input Penilaian

Tabel 5.12 Pengujian Input Penilaian Kasus dan Hasil Uji (Data Normal)

Data Masukan Yang Diharapkan Pengamatan Kesimpulan

Masukkan data ke setiap field, Klik tombol simpan

Data tersimpan ke database

Data yang telah diinput dapat tersimpan ke database

[ ] Diterima [ ] Ditolak

Klik tombol keluar

Keluar dari form Keluar dari form [ ] Diterima

[ ] Ditolak Klik tombol hapus Dapat menghapus

data

Dapat menghapus data

[ ] Diterima [ ] Ditolak Kasus dan Hasil Uji (Data Salah)

Data Masukan Yang Diharapkan Pengamatan Kesimpulan

Data yang dimasukkan tidak lengkap Data tidak tersimpan, mucul pesan Data tidak tersimpan, mucul pesan

[ ] Diterima [ ] Ditolak

5.2.3. Kesimpulan Hasil Pengujian

Berdasarkan hasil pengujian dengan kasus sample uji di atas dapat ditarik

kesimpulan bahwa sistem informasi administrasi dapat berjalan dengan baik dan

sesuai kebutuhannya dan juga dapat menghasilkan output yang diharapkan,

walaupun terbatas hanya pada pengujian yang minimal, namun diharapkan pengujian yang ditampilkan diatas sudah dapat mewakili pengujian fungsionalitas yang lainnya.

109 BAB VI

KESIMPULAN DAN SARAN

6.1. Kesimpulan

Berdasarkan penelitian yang telah penulis lakukan di TK Kristen Yahya maka diperolehlah kesimpulan sebagai berikut :

1. Sistem informasi administrasi yang saat ini sedang berjalan di TK Kristen

Yahya yang meliputi data formulir pendaftaran, data murid, dan penilaian masih manual. Data belum terintegrasi atau terpusat sehingga dalam proses administrasi tersebut membutuhkan waktu untuk mengerjakannya.

2. Untuk menunjan proses administrasi yang dapat memecahkan masalah

tersebut, maka dirancanglah sebuah sistem informasi yang dapat mengelola data formulir pendaftaran, data murid, dan penilaian yang yang terpusat dan terintegrasi. Agar proses penginputan data-data tersebut dapat menjadi lebih mudah.

3. Pengujian sistem informasi administrasi dilakukan dengan metode black

box. Pengujian yang dilakukan adalah untuk menghindari adanya error

pada aplikasi. Sehingga sistem informasi administrasi ini dapat digunakan dengan baik untuk menunjang kinerja administrasi di TK Kristen Yahya.

4. Implementasi sistem informasi administrasi di TK Kristen Yahya dengan

menerapkan client-server, dimana server ada di tata usaha yang bertindak

sebagai admin yang memiliki hak akses untuk penginputan data formulir

110

pada satu komputer yang dapat diakses oleh guru untuk menginput data penilaian murid, mencetak data murid per kelas.

6.2. Saran

Saran yang penulis coba berikan setelah melalui tahap-tahap dalam perancangan dan pembangunan sistem informasi administrasi ini adalah sebagai berikut:

1. Aplikasi yang ada agar dapat dikembangkan lagi agar dapat memberikan

kemudahan dalam dalam seluruh kegiatan administrasi di TK Kristen Yahya.

2. Agar dilakukan maintenance terhadap sistem aplikasi agar sistem dapat

terjaga dengan baik.

3. Data yang ada di database harus di-backup pada jangka waktu tertentu

agar data yang ada tidak hilang. Backup data ini dapat dilakukan dengan

SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI DI TK KRISTEN YAHYA

SKRIPSI

Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan pada

Program Studi Sistem Informasi jenjang S1 Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer

Oleh : Linda Monalisa

10507802

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA BANDUNG

DAFTAR PUSTAKA

Abdul Kadir. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Andi: Yogyakarta.

Abdul Kadir & Terra CH. Triwahyuni. 2005. Pengenalan Teknologi Informasi.

Andi. Yogyakarta

Azhar Susanto. 2004. Sistem Informasi Manajemen. Lingga Jaya. Bandung.

Budhi Irawan. 2005. Jaringan Komputer. Graha Ilmu. Yogyakarta.

Depdikbud. 2005. Kamus Besar Indonesia. Balai Pustaka. Jakarta.

Jogiyanto H.M. 2005. Analisis dan Desain Sistem. Andi. Yogyakarta.

Syamsuardi. 2005. Teknologi Informasi dan Komunikasi. Cikarang Barat.

Ulbert Silalahi. 2000. Studi Tentang Ilmu Administrasi (Konsep,Teori dan

Dimensi). Sinar Baru Algensindo, Bandung.

Antonius Rachmat C, S.Kom, Pemograman Jaringan Modul 21

http://digilib.petra.ac.id/

http://bintangbangsaku.com/artikel/2009/08/standar-isi-tk-bagian-03.html http://id.wikipedia.org/wiki/Peer-to-peer

http://id.wikipedia.org/wiki/Administrasi/juni/2011

http://nurichsan.blog.unsoed.ac.id/2010/11/19/metode-pengembangan-waterfall-prototyping/

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

A. DATA PRIBADI

NIM : 10507802

Nama Lengkap : Linda Monalisa

Tempat & Tanggal Lahir : Bandung, 04 Agustus 1982

Agama : Kristen

Jenis Kelamin : Perempuan

Alamat : Jl. Embah Malim No. 105 RT. 04/04

Kiaracondong, Bandung 40283

Tlp / HP : 022-7201921 / 085216076908

Email : monalisa482@yahoo.com

B. RIWAYAT PENDIDIKAN

1. SDN Ciujung 2 Bandung 1988 - 1994

2. SMPN 37 Bandung 1994 - 1997

3. SMUN 12 Bandung 1997 – 2000

4. D3 Bahasa Jepang UNPAD Bandung 2000 – 2003

5. UNIKOM 2007 – 2011

C. RIWAYAT PEKERJAAN

1. Staf Administrasi INFINITY &Co. 2005 – 2008

2. Pengajar Bahasa Jepang SMU PLUS HARAPAN 2008 – 2010