Catatan akuntansi yang digunakan Jaringan prosedur yang membentuk sistem

5. Catatan akuntansi yang digunakan

Dalam melakukan pencatatan, catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem dana kas kecil adalah: a. Jurnal pengeluaran kas cash disbursement journal. Dalam kas kecil, jurnal pengeluaran kas digunakan untuk mencatat pengeluaran kas dalam pembentukan dana kecil dan dalam pengisian kembali dana kas kecil. Dokumen sumber yang dipakai adalah jurnal pengeluaran kas. b. Register cek check register. Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat cek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil c. Jurnal pengeluaran dana kas kecil. Dalam mencatat transaksi pengeluaran kas kecil diperlukan jurnal khusus yang berfungsi sebagai alat distribusi pencebitan yang timbul akibat dari pengeluaran dana kas kecil. Gambar 7: Jurnal pengeluaran dana kas kecil Sumber: Mulyadi 2008: 534 Sedangkan, catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran cek adalah: a. Jurnal pengeluaran kas Dalam pencatatan ke dalam jurnal pengeluaran kas dokumen sumber yang yang dijadikan dasar adalah faktur dari pemasok yang telah dicap “lunas” oleh fungsi bagian kasir. b. Register cek check register Register cek digunakan mencatat cek-cek yang dikeluarkan perusahaan untuk melakukan pembayaran kepada pihak-pihak yang berada di luar perusahaan. Register cek juga dapat digunakan untuk mencatat cancelled check yang telah dilakukan endorsement oleh penerima pembayaran.

6. Jaringan prosedur yang membentuk sistem

Sedangkan jaringan prosedur yang membentuk sistem pengeluaran cek bank meliputi: a. Prosedur permintaan cek Bagian yang memerlukan pengeluran dana mengajukan permintaan pengeluaran dana dengan membuat atau mengisi permintaan cek. Kemudian dimintakan otorisasi kepada bagian yang bersangkutan dan dikirim ke bagian utang. b. Prosedur pembuatan bukti kas keluar Berdasarkan permintaan cek yang diterima oleh bagian utang, bagian utang membuat bukti kas keluar, yang berfungsi sebagai perintah untuk membuat cek berdasarkan nominal dan nama yang ditujukan dalam bukti kas keluar. c. Prosedur pembayaran kas Bagian kas mengisi cek dan meminta tanda tangan atas cek kepada pejabat yang berwenang, dan mengirim cek tersebut kepada orang yang namanya tercantum di dalam cek sebagai penerima. d. Prosedur mencatat pengeluaran kas Bagian akuntasi mencatat pengeluaran kas di dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek. Dalam sistem dana kas kecil prosedur-prosedur yang membentuknya antara lain: a. Prosedur pembentuk dana kas kecil Prosedur pembentukan dana kas kecil dengan menggunakan imprest system dan fluctuating-fund-balance system tidaklah berbeda. Bagian utang mencatat pembentukan dana kas kecil di dalam register bukti kas keluar. Bukti kas keluar dilapiri dengan surat keputusan pembentukan dana kas kecil diserahkan oleh bagian utang ke bagian kasa. Kemudian bagian kasa membuat cek atas nama dan memintakan tanda tangan otorisasi atas cek. Cek diserahkan kepada pemegang dana kas kecil dan bukti kas keluar diserahkan kepada bagian jurnal atau bagian akuntansi setelah dibubuhi cap lunas oleh bagian kasa. b. Prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil Prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil antara imprest system dengan fluctuating-fund-balance system tidaklah sama. Dalam imprest system pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam catatan akuntansi. Pemegang dana kas kecil hanya mengarsipkan dokumen permintaan pengeluaran kas kecil. Jika pengeluaran dana kas kecil telah dipertanggungjawabkan oleh pemakai dana kas kecil, pemegang dana kas kecil mengarsipkan bukti pengeluaran kas kecil yang dilampiri dengan permintaan pengaluaran kas kecil dan dokumen pendukungnya. Dokumen-dokumen ini dikumpulkan untuk dipakai sebagai dasar permintaan pengisian kembali dana kas kecil sebesar jumlah dana yang telah dikeluarkan. Dalam sistem dana kas kecil dengan fluctuating-fund-balance system, saldo rekening dana kas kecil di dalam buku besar dibiarkan berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengisian dan pemakaian dana kas kecil. Setelah pemegang dana kas kecil menyerahkan uang tunai kepada pemakai dana kas kecil dilampiri permintaan pengeluaran kas kecil, pemegang dana kas kecil menyerahkan bukti pengeluaran kas kecil beserta dokumen pendukungnya ke bagian jurnal. Bagian jurnal mencatat pengeluaran dana kas kecil di dalam jurnal khusus jurnal pengeluaran dana kas kecil. Karena jumlah setiap transaksi pengeluaran kas melalui dana kas kecil relatif kecil, maka pencatatan transaksi pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil tidak dilaksanakan dengan mencatat satu persatu bukti pengeluaran kas kecil, namun satu kelompok dokumen tersebut selama jangka waktu tertentu harian atau mingguan. Bagian juranal kemudian menyerahkan bukti pengeluaran kas kecil kepada bagian kartu biaya. Bagian kartu biaya mencatat rincian biaya yang dikeluarkan dari dana kas kecil dalam kartu biaya. c. Prosedur pengisian kembali dana kas kecil Pengisian kembali dana kas kecil dalam imprest system didasarkan atas jumlah uang tunai yang telah dikeluarkan menurut bukti pengeluaran kas kecil, sedangkan dalam fluctuating-fund-balance system didasarkan atas taksiran jumlah uang tunai yang diperlukan oleh pemegang dana kas kecil. Dalam imprest system permintaan pengisian kembali dana kas kecil dilakukan oleh pemegang dana kas kecil dengan menggunakan formulir permintaan pengisian kembali kas kecil. Dokumen ini dilampiri oleh pemegang dana kas kecil kepada bagian utang. Bagian utang membuat bukti kas keluar sebesar jumlah rupiah yang dicantumkan dalam permintaan pengisian kembali kas kecil. Bukti kas keluar dicatat dalam register bukti kas keluar oleh bagian utang. Bukti kas keluar lembar yang lain diserahkan oleh bagian utang ke bagian kartu biaya untuk kepentingan pencatatan rincian biaya overhead pabrik, biaya administrasi dan umum, dan biaya pemasaran dalam kartu biaya yang bersangkutan. Bukti kas keluar dilampiri dengan dokumen pendukungnya diserahkan oleh bagian utang ke bagian kasa. Bagian kasa membuat cek atas nama dan memintakan tanda tangan otorisasi atas cek. Cek diserahkan kepada pemegang dana kas kecil dan bukti kas keluar diserahkan kepada bagian jurnal setelah dibubuhi cap lunas oleh bagian kasa. Dalam sistem dana kas kecil dengan fluctuating-fund-balance system , permintaan pengisian kembali dana kas kecil dilakukan oleh pemegang dana kas kecil juga dengan menggunakan formulir permintaan pengisian kembali kas kecil. Namun, dokumen ini tidak dilampiri dengan bukti pengeluaran kas kecil dan dokumen pendukungnya karena dalam fluctuating-fund-balance system , dokumen pendukung bukti pengeluaran kas kecil dan dokumen pendukungnya telah diserahkan oleh pemegangng dana kas kecil kepada bagian jurnal untuk kepentingan pencatatan pengeluaran kas kecil. Permintaan pengisian kembali kas kecil yang dibuat oleh pemenga dana kas kecil diserahkan kepada bagian utang tanpa dilampiri dengan dokumen pendukung. Bagian utang mencatat bukti kas keluar di dalam register bukti kas keluar.

7. Unsur pengendalian intern