Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas

e. Jika pengeluaran kas hanya menyangkut jumlah yang kecil, pengeluaran ini dilakukan sistem akuntansi pengeluaran kas melalui dana kas kecil, yang akuntansinya diselelnggarakan dengan imprest system. f. Secara periodik diadakan pencocokan jumlah fisik kas yang ada di tangan dengan jumlah kas menurut catatan akuntansi. g. Kas yang ada di tangan dan kas yang ada di perjalanan diasuransikan dari kerugian. h. Kasir diasuransikan. i. Kasir dilengkapi dengan alat-alat yang mencegah terjadinya pencurian terhadap kas yang ada di tangan. j. Semua nomor cek harus dipertanggungjawabkan oleh bagian kasa.

8. Bagan Alir Dokumen

Flowchart Flowchart digunakan untuk menggambarkan proses kegiatan dalam suatu organisasi secara manual. Flowchart berupa bagan untuk keseluruhan sistem termasuk kegiatan-kegiatan manual dan aliran atau arus dokumen yang dipergunakan dalam suatu sistem. Berikut simbol-simbol standar yang digunakan dalam menyusun flowchart atau bagan alir dokumen: Tabel 1: Simbol Pembuatan Bagan Alir Dokumen Dokumen. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis dokumen yang merupakan formulir yang digunakan untuk merekam data terjadinya suatu transaksi. Catatan. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat data yang direkam sebelumnya di dalam dokumen atau formulir. Penghubung pada halaman yang sama on- page connector . Karena keterbatasan ruang halaman kertas untuk menggambar, maka diperlukan simbol penghubung untuk memungkinkan aliran dokumen berhenti di suatu lokasi pada halaman tertentu dan kembali berjalan di lokasi lain pada halaman yang sama. Tabel 1: Simbol pembuatan bagan alir dokumen lanjutan Penghubung pada halaman yang berbeda off- page connector . Dalam simbol penghubung ini bertujuan uuntuk menunjukkan bagaimana bagan alir yang tercantum pada halaman tertentu terkait dengan bagan alir yang tercantum pada halaman lain. Kegiatan manual. Digunakan untuk menggambarkan kegiatan manual seperti menerima order dari pembeli, mengisi formulir, membandingkan, memeriksa, dan berbagai jenis kegiatan klerikal yang lain. Keterangan atau komentar. Simbol ini memungkinkan para ahli sistem menambahkan keterangan untuk memperjelas pesan yang disampaikan dalam bagan alir. Arsip sementara. Tempat penyimpanan dokumen yang dokumennya akan diambil kembali dari arsip tersebut di masa yang akan datang untuk pengolahan lebih lanjut di masa datang. Tabel 1: Simbol pembuatan bagan alir dokumen lanjutan Arsip permanen. Menggambarkan tempet penyimpanan dokumen yang tidak akan diproses lagi dalam sistem akuntansi yang bersangkutan. On-line computer process . Menggambarkan pengolahan data menggunakan komputer secara on-line . Keying typing, verifying. Menggambarkan pemasukan data ke dalam komputer melalui on-line terminal. Pita magnetik magnetic tape. Arsip komputer yang berbentuk pita magnetik. Nama arsip ditulis dalam simbol. On-line storage . Arsip komputer yang berbentuk on-line di dalam memory komputer. Keputusan. Menggambarkan keputusan yang harus dibuat dalam proses pengolahan data. Tabel 1: Simbol pembuatan bagan alir dokumen lanjutan Garis alir. Menggambarkan arah proses pengolahan data. Anak panah tidak digambarkan jika arus dokumen mengarah ke bawah dan ke kanan. Jika arus dokumen mengalir ke atas atau ke kiri, anak panah perlu dicantumkan. Persimpangan garis alir. Jika dua garis bersimpangan, untuk menunjukkan arah masing-masing garis, salah satu garis dibuat sedikit melengkung tepat pada persimpangan. Pertemuan garis alir. Jika dua garis alir bertemu dan salah satu garis mengikuti arus garis lainnya. Mulai atau berakir terminal. Simbol ini menggambarkan awal atau akhir suatu sistem akuntansi. Dari pemasok Masuk ke sistem. Karena kegiatan di luar sistem tidak perlu digambarkan maka diperlukan simbol untuk menggambarkan masuk ke sistem digambarkan dalam bagan alir. Tabel 1: Simbol pembuatan bagan alir dokumen Lanjutan Ke sistem penjualan Keluar ke sistem lain. Karena kegiatan di luar sistem tidak perlu digambarkan maka diperlukan simbol untuk menggambarkan keluar ke sistem lain. Sumber: Mulyadi 2008: 60-63 Penggambaran flowchart harus menggunakan cara-cara dan ketentuan- ketentuan sistem akuntansi yang berlaku secara lazim, sehingga tidak menimbulkan kebebasan yang tidak mempunyai standar dalam menggambarkan sistem. Hal ini dilakukan dengan tujuan mempermudah gambaran dan menyelaraskan pemahaman pengguna flowchart . Dalam menyusun flowchart perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut: a. Flowchart dibagi menjadi beberapa kolom sesuai dengan banyaknya entitas bagiandepartemen yang terlibat dalam proses. Setiap kolom tersebut diberi judul nama dari entitas tersebut. b. Logika flowchart dari atas ke bawah dan dari kiri ke kanan. c. Jika flowchart tidak cukur dari atas ke bawah, gunakan konektor on-page . d. Jika flowchart lebih dari satu halaman, gunakan konektor off-page . Bagan alir dapat dibagi menjadi lima jenis, yaitu: a. Bagan alir sistem yaitu bagan alir yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. b. Bagan alir dokumen yaitu bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya. c. Bagan alir sematik yaitu bagan alir yang mirip dengan bagan alir sistem tetapi perbedaanya terletek pada digunakannya gambar- gambar komputer dan peralatan lain selain penggunaan simbol bagan alir. d. Bagan alir program adalah bagan alir yang menjelaskan secara rinci langkah-langkah dari program. e. Bagan alir proses adalah bagan alir yang menggambarkan proses dalam suatu prosedur. Berikut merupakan beberapa flowchart yang berhubungan dengan sistem pengeluaran kas. Gambar 8: Prosedur pencatatan utang dengan Account Payable System dan pengeluaran cek Sumber: Mulyadi 2008: 523 Gambar 8: Prosedur pencatatan utang dengan Account Payable System dan pengeluaran cek Lanjutan Sumber: Mulyadi 2008: 523 3 faktur dari pemasok mengisi cek dan meminta otorisasi atas cek FDP DP cek 2 Ke Kreditur Bagian Kasa Gambar 9: Prosedur pencatatan utang dengan Voucher Payable System-Cost Basis dan pengeluaran cek Sumber: Mulyadi 2008: 525 mulai faktur dari pemasok dari bagian pembelian T disimpan menurut tgl jatuh tempo faktur bersama dokumen pendukung pada saat faktur jatuh tempo membuat bukti kas keluar DP 3 2 Bukti kas keluar regiser bukti kas keluar 1 1 1 DP 2 BKK mengisi cek dan meminta otorisasi atas cek DP 2 BKK cek 1 1 2 3 ke kreditur Bagian Utang Bagian Kasa DP : Dokumen Pendukung BKK : Bukti Kas Keluar Gambar 9: Prosedur pencatatan utang dengan Voucher Payable System-Cost Basis dan pengeluaran cek Lanjutan Sumber: Mulyadi 2008: 525 2 Bukti kas keluar kartu biaya N 3 DP BKK Register cek N selesai 2 Bagian Utang Bagian Kasa Gambar 10: Prosedur Pencatatan Utang dengan Voucher Payable System-Accrual Basis dan Pengeluaran Cek Sumber: Mulyadi 2008: 526 mulai faktur dari pemasok membuat bukti kas keluar 3 2 bukti kas keluar register bukti kas keluar T dari bagian pembelian disimpan menurut tgl jatuh tempo bukti kas keluar bersama dokumen pendukung pada saat faktur jatuh tempo DP 2 Bukti kas keluar 1 1 2 1 1 DP 2 BKK mengisi cek dan meminta otorisasi atas cek DP 2 BKK cek 3 1 1 ke kreditur Bagian Utang Bagian Kasa Gambar 10: Prosedur Pencatatan Utang dengan Voucher Payable System - Accrual Basis dan Pengeluaran Cek Lanjutan Sumber: Mulyadi 2008: 526 2 Bukti Kas Keluar Kartu Biaya N 3 DP BKK register cek N selesai 2 Bagian Kartu Biaya Bagian Jurnal Gambar 11: Prosedur Pencatatan Utang dengan Built-up Voucher Payable System Sumber: Mulyadi 2008: 528 mulai faktur dari pemasok membuat bukti kas keluar dan mencatat faktur pada bukti kas keluar 3 2 Bukti Kas Keluar A DP 3 2 Bukti Kas Keluar Register Bukti Kas Keluar 2 1 dari bagian pembelian 1 1 satu bukti kas keluar dapat digunakan untuk lebih dari satu faktur dari pemasok yang sama disimpanmenurut tgl pembayaran bukti kas keluar yang telah dijadwalkan bersama dengan dokumen pendukung bukti kas keluar diambil dari arsip pada saat akan dilakukan pembayaran 1 DP 2 BKK mengisi cek dan meminta otorisasi atas cek DP 2 BKK Cek 3 1 1 ke kreditur Bagian Utang Bagian Kasa Gambar 11: Prosedur Pencatatan Utang dengan Built-up Voucher Payable System Lanjutan Sumber: Mulyadi 2008: 528 2 bukti kas keluar kartu biaya N 3 DP BKK register cek N selesai 2 Bagian Kartu Biaya Bagian Jurnal Berikut merupakan rangkaian flowchart dari prosedur-prosedur yang membentuk sistem pengeluaran kas kecil: Gambar 12: Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil Sumber: Mulyadi 2008: 536 mulai surat keputusan membuat bukti kas keluar SK 3 2 BKK 1 register bukti kas keluar 1 dikirim ke bagian kartu persediaan dan kartu biaya untuk diarsipkan 3 SK BKK 1 4 mencatat nomor cek pada register bukti kas keluar 1 SK 3 BKK mengisi cek dan memintakan tanda tangan atas cek SK 1 BKK Cek 2 3 1 3 setelah bagian kasa membubuhkan cap lunas pada BKK dan dokumen pendukung dan mencatat nomor cek pada BKK Bagian Utang Bagian Kasa Gambar 12: Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil Lanjutan Sumber: Mulyadi 2008: 536 2 BKK cek menguangkan cek ke bank menyimpan uang tunai N 3 4 SK BKK register cek N selesai 1 Pemegang Dana Kas Kecil Bagian Jurnal BKK= Bukti Kas Keluar SK= Surat Keputusan Gambar 13: Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana Kas Kecil dalam Sistem Dana Kas Kecil dengan Imprest System Sumber: Mulyadi 2008: 537 mulai membuat permintaan pengeluaran kas kecil 2 PPKK 1 1 2 PPKK N mengeluarkan uang dan menumpulkan bukti pendukung membuat bukti pengeluaran kas kecil DP BPKK 3 1 4 PPKK N selesai 2 Pemakai Dana Kas Kecil PPKK= permintaan pengeluaran kas kecil BPKK= bukti pengeluaran kas kecil DP= dokumen pendukung Gambar 13: Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana Kas Kecil dalam Sistem Dana Kas Kecil dengan Imprest System Lanjutan Sumber: Mulyadi 2008: 537 1 2 PPKK menyerahkan uang kepada peminta 2 PPKK 2 A 1 1 bersama dengan penyerahan uang tunai 3 DP PPKK BPKK memeriksa pertanggungjawaban pemakai dana kecil DP 2 PPKK BPKK 1 1 N 4 dikembalikan kepada pemakai dana kas kecil setelah dibubuhi cap lunas diarsipkan sampai dengan saat pengiriman kembali kas kecil Pemegang Dana Kas Kecil Gambar 14: Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Kas Kecil dalam Sistem Dana Kas Kecil dengan Fluctuating-Fund-Balance System Sumber: Mulyadi 2008: 539 mulai membuat permintaan pengeluaran kas 2 PPKK 1 1 2 PPKK N mengeluarkan uang dan mengumpulkan bukti pendukung membuat bukti pengeluaran kas kecil DP BPKK 3 1 2 4 PPKK N 2 Pemakai Dana Kas Kecil PPKK= permintaan pengeluaran kas kecil BPKK= bukti pengeluaran kas kecil DP= dokumen pendukung Gambar 14: Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Kas Kecil dalam Sistem Dana Kas Kecil dengan Fluctuating-Fund-Balance System Lanjutan Sumber: Mulyadi 2008: 539 1 2 PPKK menyerahkan uang kepada peminta 1 2 PPKK 1 2 bersama dengan penyerahan uang tunai 3 DP PPKK BPKK memeriksa pertanggungjawaban pemakaian dana kas kecil DP 2 PPKK BPKK 4 5 1 1 dikembalikan kepada pemakai dana kas kecil setelah dibubuhi cap lunas A 5 DP PPKK BPKK 1 jurnal pengeluaran dana kas kecil 6 6 DP PPKK BPKK 1 kartu biaya N selesai Pemegang Dana Kas Kecil Bagian Jurnal Bagian Kartu Biaya Gambar 15: Prosedur Permintaan Pengisian Kembali Dana Kas Kecil dalam Sistem Dana Kas Kecil dengan Imprest System Sumber: Mulyadi 2008: 541 mulai membuat permintaan pengisian DP BPKK 2 PP3K T 1 arsip BPKK dan dokumen pendukungnya 4 BKK cek menguangkan cek ke bank T menyimpan uang tunai 3 PP3K= Permintaan pengisian kembali kas kecil BKK= Bukti kas keluar Pemegang Dana Kas Kecil 1 Gambar 15: Prosedur Permintaan Pengisian Kembali Dana Kas Kecil dalam Sistem Dana Kas Kecil dengan Imprest System Lanjutan Sumber: Mulyadi 2008: 541 DP BPKK 2 PP3K membuat bukti kas keluar DP BPKK 2 PP3K 3 2 BKK 1 1 1 3 2 1 3 DP BPKK 2 PP3K 1 6 register bukti kas keluar Bagian Utang Gambar 15: Prosedur Permintaan Pengisian Kembali Dana Kas Kecil dalam Sistem Dana Kas Kecil dengan Imprest System Lanjutan Sumber: Mulyadi 2008: 542 3 DP BPKK PP3K 3 BKK mengisi cek dan meminta tanda tangan atas cek 4 5 1 2 DP BPKK PP3K 3 BKK 1 2 cek setelah bagian kasa membubuhkan cap lunas pada BKK dan dokumen pendukungnya dan mencatat nomor cek pada BKK Bagian Kasa 6 DP BPKK PP3K BKK N register cek selesai 1 Bagian Jurnal 2 PP3K BKK kartu biaya N 2 2 Bagian Kartu Biaya

E. Review Penelitian Sebelumnya