PSI : Rancang Bangun Sistem Informasi Persediaan Barang Pada CV. Give Me Colours.

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI

PERSEDIAAN BARANG PADA

CV. GIVE ME COLOURS

PROYEK SISTEM INFORMASI

Nama

: FIRMAN ALEX RAMADANI

NIM

: 11.39010.0015

Program : DIII (Diploma Tiga)

Jurusan : Manajemen Informatika

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER

SURABAYA

vi ABSTRAK

CV. Give Me Colours merupakan perusahaan yang sedang berkembang pesat di Surabaya dan merupakan perusahaan yang bergerak dibidang jasa percetakan. Didirikan pada tahun 2001 dan dipimpin oleh Bapak Rikho Angga Putra selaku eksekutif bisnis yang handal. Adapun produk yang dihasilkan oleh perusahaan tersebut adalah berbagai macam produk jenis folding box, stiker, buku, kalendar dan lain-Iain.

Perusahaan ini dalam melakukan pengolahan dan pengontrolan persediaan bahan baku masih belum efisien, atau dengan kata lain sistem yang ada dalam perusahaan tersebut belum sempurna. Hal ini mengakibatkan pemborosan waktu bagi proses kerja personilnya serta kurang efisien dalam pemeliharaan pengadaan bahan.

Setelah mempelajari dan menyadari pentingnya komputer untuk diterapkan pada perusahaan tersebut, maka penulis mengajukan program aplikasi/inventory untuk proses persediaan bahan baku yang ada.

x DAFTAR ISI

Halaman

ABSTRAK ... vi

KATA PENGANTAR ... viii

DAFTAR ISI ... x

DAFTAR TABEL ... xii

DAFTAR GAMBAR ... xiii

DAFTAR LAMPIRAN ... xv

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Rumusan Masalah ... 2

1.3 Batasan Masalah ... 2

1.4 Tujuan ... 3

1.5 Manfaat ... 3

1.6 Sistematika Penulisan ... 4

BAB II HASIL SURVEY ... 6

2.1 Identitas Perusahaan ... 6

2.2 Gambaran Umum “CV. Give Me Colours” ... 6

2.3 Visi dan Misi Perusahaan ... 6

2.4 Struktur Organisasi “CV. Give Me Colours” ... 7

2.5 Deskripsi Tugas ... 8

2.6 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan ... 9

2.7 Dokumen Input/Output ... 12

xi

3.1. Sistem ... 13

3.2. Inventory (Persediaan) ... 13

3.3. Proses Pengadaan Persediaan ... 18

3.4. Informasi ... 19

3.5. Analisis Sistem ... 19

3.6. Interaksi Manusia dan Komputer ... 20

3.7. Perancangan ... 21

3.8. Desain Sistem ... 21

3.9. Teknik Wawancara ... 22

BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM ... 24

4.1 Analisis Sistem ... 24

4.2 Desain Sistem ... 25

4.3 Data Flow Diagram ... 28

4.4 Entity Relationship Diagram ... 33

4.5 Struktur File ... 34

4.6 Desain Form Input/Output ... 37

BAB V IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN ... 43

5.1 Teknologi yang dibutuhkan ... 43

5.2 Cara setup program ... 43

5.3 Implementasi dan Pembahasan ... 44

BAB VI PENUTUP ... 54

6.1 Kesimpulan ... 54

6.2 Saran ... 54

DAFTAR PUSTAKA ... 55

xii

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 2.1 Deskripsi Tugas... 8

Tabel 4.1 Tabel Barang ... 35

Tabel 4.2 Tabel Supplier ... 35

Tabel 4.3 Tabel Pegawai ... 36

Tabel 4.4 Tabel Barang Masuk ... 36

xiii

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 2.1 Struktur Organisasi CV. Give Me Colours ... 7

Gambar 2.2 Document flow permintaan barang ... 9

Gambar 2.3 Document flow penerimaan barang ... 10

Gambar 2.4 Document flow pengeluaran barang ... 11

Gambar 2.5 Dokumen Nota Penjualan... 12

Gambar 4.1 System flow Permintaan Barang ... 25

Gambar 4.2 System flow Penerimaan Barang ... 26

Gambar 4.3 System flow pengeluaran barang ... 27

Gambar 4.4 Context Diagram ... 29

Gambar 4.5 DFD Level 0 ... 30

Gambar 4.6 DFD Level 1 Subproses Transaksi Permintaan Barang ... 31

Gambar 4.7 DFD Level 1 Subproses Transaksi Penerimaan Barang ... 32

Gambar 4.8 DFD Level 1 Subproses Transaksi Pengeluaran Barang ... 32

Gambar 4.9 Entity Relationship Diagram ... 33

Gambar 4.10 Physical Data Model ... 34

Gambar 4.11 Desain Menu Utama ... 37

Gambar 4.12 Desain Form Login... 38

Gambar 4.13 Desain Form Master Barang ... 38

Gambar 4.14 Desain Form Master Pegawai ... 39

Gambar 4.15 Desain Form Master Supplier ... 39

Gambar 4.16 Desain Form Transaksi Barang Masuk ... 40

xiv

Gambar 4.18 Desain Form Transaksi Permintaan Barang... 41

Gambar 4.19 Laporan Barang Masuk ... 41

Gambar 4.20 Laporan Barang Keluar ... 42

Gambar 4.21 Laporan Data Barang ... 42

Gambar 5.1 Form Menu Utama ... 44

Gambar 5.2 Form Login ... 45

Gambar 5. 3 Form Gagal Login ... 46

Gambar 5.4 Form Master Barang ... 46

Gambar 5.5 Form Master Pegawai ... 47

Gambar 5.6 Form Master Supplier ... 48

Gambar 5.7 Form Transaksi Permintaan Barang ... 48

Gambar 5.8 Form Transaksi Barang Masuk ... 49

Gambar 5.9 Form Transaksi Barang Keluar ... 50

Gambar 5.10 Form Laporan Data Barang... 50

Gambar 5.11 Form Laporan Data Permintaan Barang ... 51

Gambar 5.12 Cetak Laporan Barang Masuk ... 52

xv

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

Lampiran 1. Hasil wawancara ... 56

Lampiran 2. Surat Pernyataan Survei CV. Give Me Colours ... 57

Lampiran 3. Hasil Cetak Laporan Data Barang ... 58

Lampiran 4.Hasil Cetak Laporan Transaksi Permintaan Barang ... 59

Lampiran 5.Hasil Cetak Laporan Transaksi Barang Masuk ... 60

Lampiran 6.Hasil Cetak Laporan Transaksi Barang Keluar ... 61

1 BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Teknologi informasi yang semakin berkembang di berbagai bidang usaha tidak terlepas dari pengaruh teknologi informasi. Dengan demikian semakin banyak para pengusaha yang menerapkan teknologi informasi tersebut dalam mengelola bidang usahanya. Pada suatu perusahaan yang bergerak di bidang produksi, proses barang masuk dan barang keluar merupakan hal yang umum terjadi. Sehingga diperlukan pencatatan barang masuk maupun keluar, apabila proses tersebut masih manual maka akan mempengaruhi efisiensi kerja dan kurangnya keakuratan data.

Sebagai perusahaan yang bergerak di bidang percetakan offset printing, CV. Give Me Colours tentu saja harus mempunyai infrastruktur yang menunjang dalam memudahkan pertukaran informasi secara cepat untuk mengetahui arus proses masuk dan keluar sebuah bahan produksi

Permasalahan yang dihadapi CV. Give Me Colours saat ini adalah kurang akuratnya data antara jumlah barang di gudang dengan bagian pencatatna barang sehingga menyebabkan selisih jumlah barang serta tumpang tindihnya barang yang disimpan digudang sehingga menyulitkan untuk rekapitulasi data.

Berdasarkan permasalahan diatas, maka diperlukan sebuah sistem yaitu Rancang Bangun Sistem Informasi Persediaan Barang. Sistem ini diharapkan mampu dalam mengatasi berbagai masalah yang dihadapi CV. Give Me Colours.

1.2 Rumusan Masalah

Rumusan masalah yang ada pada penelitian ini adalah sebagai berikut: a. Bagaimana merancang bangun sebuah sistem persediaan barang yang dapat

digunakan oleh pihak/bagian gudang CV. Give Me Colours dalam melakukan transaksi barang masuk dan barang keluar?

b. Bagaimana merancang bangun sebuah sistem persediaan barang secara efektif? c. Bagaimana membuat suatu laporan dari transaksi-transaksi yang ada secara

terkomputerisasi?

1.3 Batasan Masalah

Batasan masalah pada penelitian ini adalah sebagai berikut:

a. Sistem informasi persediaan yang dibuat pada sistem hanya dibatasi pada proses transaksi barang masuk, barang keluar dan permintaan barang. Sedangkan pada maintenance data master hanya dibatasi pada master pegawai, supplier, dan barang.

b. Sistem yang dibangun merupakan aplikasi desktop tentang persediaan barang. c. User yang dapat menjalankan aplikasi sistem ini ada 2, yaitu:

1. Administrator yang dapat melakukan maintenance data master barang, pegawai serta supplier pada CV. Give Me Colours

2. Staff Gudang yang dapat melakukan transaksi barang masuk dan barang keluar serta permintaan barang pada CV. Give Me Colours

3. Manager hanya dapat membuka dan mencetak laporan barang masuk dan barang keluar, serta permintaan barang pada CV. Give Me Colours

1.4 Tujuan

Tujuan pada penelitian ini adalah merancang bangun Sistem Informasi Persediaan Barang pada CV. Give Me Colours. Dengan demikian CV. Give Me Colours akan memperoleh informasi mengenai data persediaan barang berdasarkan data persediaan keluar masuk barang sehingga dapat menghasilkan laporan secara tepat, cepat dan akurat.

1.5 Manfaat

Manfaat dari rancang bangun Sistem Informasi Persediaan Barang adalah sebagai berikut :

a. Pemilik

Bagi permilik bermanfaat untuk mengetahui laporan-laporan yang nantinya akan dihasilkan oleh Sistem Informasi Pesediaan Barang dan dapat dijadikan landasan untuk mengambil sebuah keputusan.

b. Bagian Admin

Mempermudah dalam mengetahui jumlah barang yang tersimpan di gudang, dan jumlah barang yang akan dibeli ke pihak supplier. Serta mempermudah dalam mengetahui laporan transaksi persediaan bahan yang dibutuhkan.

c. Bagian Gudang

Mempermudah dalam mengetahui jumlah barang yang dibutuhkan oleh bagian lapangan/ manager. Serta mempermudah dalam mengetahui jumlah barang yang tersimpan di dalam gudang.

1.6 Sistematika Penulisan

Didalam penyusunan laporan pada penelitian ini, secara sistematika diatur dan disusun dalam enam bab yang masing-masing terdiri dari beberapa sub bab untuk memberikan gambaran secara menyeluruh terhadap masalah yang sedang dibahas.

Untuk urutan dari bab pertama sampai dengan bab terakhir adalah sebagai berikut:

Bab pertama pendahuluan membahas tentang latar belakang masalah, inti dari permasalahan yang ada pada perumusan masalah, pembatasan masalah yang menjelaskan batasan-batasan yang dibuat dari sistem sehingga tidak keluar dari pembahasan, tujuan dari penelitian berupa harapan dari hasil yang akan dicapai.

Bab kedua hasil survey membahas tentang gambaran umum mengenai perusahaan, perkembangan perusahaan, dan identitas serta legalitas perusahaan.

Bab ketiga landasan teori membahas tentang teori-teori yang berhubungan dengan kerja praktek yang eliputi konsep dasar sistem informasi, pengantar dan penjelasan tool yang digunakan dalam mendesain sistem dan penjelasan singkat mengenai perangkat lunak yang digunakan dalam pengembangan sistem.

Bab keempat analisis dan desain sistem membahas tentang tugas-tugas yang harus dikerjakan pada penelitian ini, yaitu dari metodologi penelitian, analisa sistem, pembahasan masalah berupa Document flow, System flow, Alur Data Diagram, Entity Relationship Diagram (ERD), Desain input/output dari implementasi sistem berupa capture dari setiap halaman program.

Bab kelima implementasi dan pembahasan membahas tentang proses penerapan program pada perusahaan tersebut dan pembahasan dari alur kerja program tersebut. Dilakukan juga proses atau tahap mulai menginstall(memasang) pada sebuah computer yang dipakai diperusahaan

Bab keenam penutup membahas tentang kesimpulan dari evaluasi program, serta saran-saran yang bermanfaat guna peningkatan efisiensi sistem dan pengembangan sistem.

6 BAB II HASIL SURVEY

2.1 Identitas Perusahaan Profil Perusahaan

Nama : CV.Give Me Colours

Alamat : Griya Kebraon Utama VII DE 6 Surabaya No Telp./Hp : (031) – 60474114 / 0856 311 8595

E-mail : GiveMeColours@yahoo.com

Contact Person : Rikho Angga Poetra

Jabatan : Pemilik

Bisnis Utama : Percetakan Offset Printing

2.2 Gambaran Umum “CV. Give Me Colours”

CV Give Me Colours didirikan oleh Rikho Angga Poetra pada awal tahun 2013 dan berlokasi di Griya Kebraon Utama VII DE 6, Surabaya, telp (031) 60474114. Perusahaan ini bergerak pada bidang jasa percetakan offset printing dan multimedia.

Bisnis utama dari perusahaan ini adalah layanan pembuatan id card, pin, kalender, pembuatan album foto kenangan,dll.

2.3 Visi dan Misi Perusahaan 2.3.1. Visi Perusahaan

Give Me Colours bekerja fokus untuk memberikan produk terbaik terhadap customer dengan memberikan solusi sederhana bagi customer. Menjadi

jasa percetakan terkemuka dan dikenal orang seluruh indonesia yang selalu mengutamakan kepuasan customer serta kualitas terbaik.

2.3.2. Misi Perusahaan

Give Me Colours memiliki misi untuk menjadi perusahaan jasa online dan

offline terpercaya di indonesia, mewujudkan customer lebih mudah dalam

melakukan transaksi di seluruh indonesia serta memberikan layanan yang inovatif, mudah dijankau dan berkualitas untuk mencapai tingkat kepercayaan customer terhadap Give Me Colours

2.4 Struktur Organisasi “CV. Give Me Colours”

Struktur organisasi yang ada pada penelitian di perusahaan ini adalah sebagai berikut:

Gambar 2.1 Struktur Organisasi CV. Give Me Colours Owner

Manager

Staff Art Design

Staff Administrasi

Staff Lapangan

Staff Marketing

2.5 Deskripsi Tugas

Berdasarkan struktur organisasi pada Gambar 2.1 dapat dideskripsikan tugas yang dimiliki oleh setiap bagian yang bersangkutan. Dapat dilihat pada Tabel 2.1 dibawah ini:

Tabel 2.1 Deskripsi Tugas

No. Bagian / Divisi Keterangan

1 Owner (pemilik) Menerima laporan secara keseluruhan serta mengotorisasi per-setujuan yang diajukan dari manager untuk diberikan kepada Owner.

2 Manager Pelaksana dan penerima laporan dari staff bagian masing- masing pada CV. Give Me Colours.

3 Staff Art Design Bertugas sebagai seseorang yang membuat desain secara kreatif, dan hal-hal lainnya yang berkaitan erat dengan desain. Dalam arti membuat file dari barang pesanan seseorang.

4 Staff Administrasi Bertugas mengatur keuangan dan mencatat segala hal yang berhubungan dengan kepentingan perusahaan yang masih bersangkutan dengan hal keuangan. 5 Staff Lapangan Bertugas langsung di lapangan untuk

mengantar pesanan ke pelanggan yang dapat terjangkau.

6 Staff Marketing Bertugas mencari pelanggan dan memasarkan produk dan menentukan target pasar yang dituju.

2.6 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan

A. Document Flow Permintaan Barang

Dokumen flow Permintaan Barang

Manager Bag. Pengadaan Bag. Gudang Mulai Nota Permintaan Barang (NPB) NPB Gudang Laporan PO Selesai 1 2 NPB Gudang

NPB Gudang Acc 2 1 2 Laporan PO NPB Gudang 12 N N 2 1 Keterangan:

NPB : Nota Permintaan Barang Membuat NPB Gudang Menandatangani NPB Gudang N Membuat PO

Gambar 2.2 Document flow permintaan barang

Gambar 2.2 document flow permintaan barang ini dilakukan oleh bagian gudang, dimana jika bagian gudang telah kekurangan stok atau sudah mencapai stok minimum maka bagian gudang akan membuat Nota Permintaan Barang (NPB). NPB Gudang ini dibuat rangkap 2, pertama untuk disimpan dan kedua untuk diberikan kepada Manager untuk di Acc/setujui dan akan diberikan kepada bagian pengadaan barang.

B. Document Flow Penerimaan Barang

Gambar 2.3 Document flow penerimaan barang

Gambar 2.3 Document Flow Penerimaan Barang dimulai dari laporan PO (Purchase Order) yang digunakan untuk menerima dan mengecek barang. Apabila barang yang diterima telah sesuai akan dibuat Bukti Barang Masuk (BBM) dan mengubah kartu stok barang. Dan apabila barang tidak sesuai, bagian gudang akan membuat surat tolakan yang akan diteruskan pada bagian supplier untuk mengirimkan barang yang sesuai.

C. Document Flow Pengeluaran Barang

Gambar 2.4 Document flow pengeluaran barang

Gambar 2.4 Document Flow Pengeluaran Barang dimulai dari bagian gudang yang menyerahkan Surat Ijin Permintaan (SIP) pengambilan barang. Kemudian bagian gudang akan mengecek apakah barang tersedia. Apabila barang tersedia gudang akan mengeluarkan barang dan mengubah kartu stok barang, dan apabila barang belum tersedia gudang akan membuat catatan yang berisi tanggal kapan barang akan tersedia.

2.7 Dokumen Input/Output

13 BAB III

LANDASAN TEORI

3.1. Sistem

Ada definisi menurut beberapa para ahli yang menerangkan tentang sistem. Menurut Jogianto (2005:2) dengan bukunya yang berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi menerangkan “sistem adalah sekumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai satu tujuan tertentu”. Menurut Azhar Susanto (2004:18) dalam buku berjudul Sistem Informasi Manajemen Konsep dan Pengembangannya yang menyatakan bahwa: “sistem adalah sekumpulan/group dari sub sistem/ bagian/ komponen apapun baik fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu”.

3.2. Inventory (Persediaan)

Setiap perusahaan, apakah perusahaan itu perusahaan jasa ataupun perusahaan manufaktur, selalu memerlukan persediaan. Tanpa adanya persediaan, para pengusaha akan dihadapkan pada risiko bahwa perusahaannya pada suatu waktu tidak dapat memenuhi keinginan pelanggannya (Freddy Rangkuti, 2001, hal 1).

Perusahaan-perusahaan yang bergerak dalam bidang industri tidak akan terlepas dari masalah persediaan. Persentase persediaan terhadap total harta (assets) keseluruhan dari perusahaan adalah relatif cukup tinggi. Oleh karena itu, persediaan yang ada di perusahaan perlu dikelola sebaik-baiknya, persediaan harus direncanakan dan dikendalikan secara efektif dan efisien.

Pengadaan persediaan harus diperhatikan karena berkaitan langsung dengan biaya yang harus ditanggung perusahaan sebagai akibat adanya persediaan. Oleh sebab itu, persediaan yang ada harus seimbang dengan kebutuhan, karena persediaan yang terlalu banyak akan mengakibatkan perusahaan menanggung resiko kerusakan dan biaya penyimpanan yang tinggi disamping biaya investasi yang besar. Tetapi jika terjadi kekurangan persediaan akan berakibat terganggunya kelancaran dalam proses produksinya. Oleh karenanya diharapkan terjadi keseimbangan dalam pengadaan persediaan sehingga biaya dapat ditekan seminimal mungkin dan dapat memperlancar jalannya proses produksi (Agus Ristono, 2008, hal 2).

Banyak cara yang dapat dilakukan perusahaan untuk menarik minat pelanggan. Salah satunya adalah dengan memberikan sistim diskon pada pembeli yang juga dapat menurunkan biaya-biaya persediaan pada perusahaan. Telah banyak dikembangkan penelitian model persediaan yang mempertimbangkan diskon dan waktu kadaluarsa yang bertujuan untuk meminimalkan biaya total persediaan yang ada.

3.2.1. Pengertian dan Tujuan Persediaan

Pengertian mengenai persediaan dalam hal ini adalah sebagai suatu aktiva yang meliputi barang- barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha tertentu, atau persediaan barang-barang yang masih dalam pengerjaan/proses produksi, ataupun persediaan bahan baku yang menunggu penggunaannya dalam suatu proses produksi. Jadi persediaan merupakan sejumlah bahan, bagian-bagian yang disediakan dan bahan-bahan dalam proses yang terdapat dalam perusahaan untuk proses produksi, serta

barang-barang jadi/produk yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari konsumen atau langganan setiap waktu (Freddy Rangkuti, 2001, hal 1).

Berbagai rumusan tentang definisi persediaan telah banyak dikemukan oleh para ahli, diantaranya definisi yang dikemukakan oleh Starr dan Miller yang menyatakan bahwa persediaan adalah suatu sumber daya yang menggangur (idle resources), akan tetapi sumber daya tersebut mempunyai nilai ekonomis. Nilai ekonomis persediaan timbul karena sumber daya tersebut diperoleh dengan suatu pengorbanan dengan harapan untuk memenuhi kebutuhan di masa yang akan datang.

Definisi lain menyatakan bahwa pada dasarnya persediaan adalah suatu sumber daya menganggur (idle resources) yang menunggu proses lebih lanjut. Yang dimaksud proses lebih lanjut di sini dapat berupa kegiatan produksi seperti yang dijumpai pada sistim industri, kegiatan pemasaran seperti dijumpai pada sistim distribusi ataupun kegiatan konsumsi seperti dijumpai pada sistim rumah tangga (Arman Hakim, 2008, hal 1).

3.2.2. Fungsi Persediaan

Fungsi utama persediaan yaitu sebagai penyangga, penghubung antar proses produksi dan distribusi untuk memperoleh efisiensi. Fungsi lain persediaan yaitu sebagai stabilisator harga terhadap fluktuasi permintaan. Lebih spesifik, persediaan dapat dikategorikan berdasarkan fungsinya sebagai berikut :

a. Persediaan dalam Lot Size.

Persediaan muncul karena ada persyaratan ekonomis untuk penyediaan (replishment) kembali. Penyediaan dalam lot yang besar atau dengan kecepatan sedikit lebih cepat dari permintaan akan lebih ekonomis. Faktor

penentu persyaratan ekonomis antara lain biaya setup, biaya persiapan produksi atau pembelian dan biaya transportasi.

b. Persediaan cadangan.

Pengendalian persediaan timbul berkenaan dengan ketidakpastian. Peramalan permintaan konsumen biasanya disertai kesalahan peramalan. Waktu siklus produksi (lead time) mungkin lebih dalam dari yang diprediksi. Jumlah produksi yang ditolak (reject) hanya bisa diprediksi dalam proses. Persediaan cadangan mengamankan kegagalan mencapai permintaan konsumen atau memenuhi kebutuhan manufaktur tepat pada waktunya.

c. Persediaan antisipasi

Persediaan dapat timbul mengantisipasi terjadinya penurunan persediaan (supply) dan kenaikan permintaan (demand) atau kenaikan harga. Untuk menjaga kontinuitas pengiriman produk ke konsumen, suatu perusahan dapat memelihara persediaan dalam rangka liburan tenaga kerja atau antisipasi terjadinya pemogokan tenaga kerja.

d. Persediaan pipeline

Sistim persediaan dapat diibaratkan sebagai sekumpulan tempat (stock point) dengan aliran diantara tempat persediaan tersebut. Pengendalian persediaan terdiri dari pengendalian aliran persediaan dan jumlah persediaan akan terakumulasi di tempat persediaan. Jika aliran melibatkan perubahan fisik produk, seperti perlakuan panas atau perakitan beberapa komponen, persediaan dalam aliran tersebut persediaan setengah jadi (work in process). Jika suatu produk tidak dapat berubah secara fisik tetapi dipindahkan dari suatu tempat penyimpanan ke tempat penyimpanan lain, persediaan

disebut persediaan transportasi. Jumlah dari persediaan setengah jadi dan persediaan transportasi disebut persediaan pipeline. Persediaan pipeline merupakan total investasi perubahan dan harus dikendalikan.

e. Persediaan Lebih .

Yaitu persediaan yang tidak dapat digunakan karena kelebihan atau kerusakan fisik yang terjadi.

3.2.3. Jenis-jenis Persediaan

Pembagian jenis persediaan dapat berdasarkan proses manufaktur yang dijalani dan berdasarkan tujuan. Berdasarkan proses manufaktur, maka persediaan dibagi dalam tiga kategori, yaitu (Agus Ristono, 2009):

a. Persediaan bahan baku

b. Persediaan bahan setengah jadi. c. Persediaan barang jadi.

Pembagian jenis persediaan berdasarkan tujuannya, terdiri dari 1. Persediaan pengaman (safety stock)

Persediaan pengaman (safety stock) adalah persedian yang dilakukan untuk mengantisipasi unsur ketidakpastian permintaan dan penyediaan. Apabila persediaan pengaman tidak mampu mengantisipasi ketidakpastian tersebut, akan terjadi kekurangan persediaan (stock out). 2. Persediaan antisipasi

Persediaan antisipasi disebut sebagai stabilization stock merupakan persediaan yang dilakukan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang sudah dapat diperkirakan sebelumnya.

3. Persediaan dalam pengiriman (transit stock)

Persediaan dalam pengiriman disebut work-in process stock adalah persediaan yang masih dalam pengiriman, yaitu:

a. Eksternal transit stock adalah persediaan yang masih berada dalam

transportasi.

b. Internal transit stock adalah persediaan yang masih menunggu untuk

diproses atau menunggu sebelum dipindahkan.

3.3.Proses Pengadaan Persediaan

Replenishment atau pengadaan ulang ialah upaya yang dilakukan perusahaan untuk mengadakan pemesanan ke penyalur yang bertujuan untuk menyimpan persediaan. Dalam sebuah proses pengadaan dengan biaya produksi cekung, untuk meningkatkan penjualan, banyak penyalur menawarkan diskon bagi pelanggannya, yang dikenal dengan quantity discount. Pihak perusahaan harus memutuskan kapan dan berapa banyak pemesanan yang harus dilakukan. Dengan adanya diskon, perusahaan mungkin tergoda untuk memesan jumlah produk yang mendapat diskon terbesar karena biaya produksinya menurun, tetapi biaya penyimpanan akan meningkat akibat pesanan yang lebih besar. Pada kasus lain perusahaan dapat mengurangi biaya dengan mengurangi tingkat persediaan, sebaliknya konsumen akan merasa tidak puas bila suatu produk stoknya habis. Oleh karena itu, perusahaan harus mencapai keseimbangan antara investasi persediaan dan tingkat layanan konsumen. Perusahaan sebaiknya tidak melakukan tindakan pembelian item dalam jumlah banyak.

Terdapat beberapa alasan mengapa perusahaan harus melakukan pengadaan, antara lain:

a. Mengatasi adanya permintaan dari customer yang tidak terduga. b. Menghadapi adanya kenaikan harga barang persediaan itu sendiri.

Memanfaatkan adanya quantity discounts untuk pembelian dalam jumlah tertentu (misal: perusahaan akan mendapatkan potongan harga 10 % jika pembelian 100 unit, dan akan bertambah terhadap kelipatan pembeliannya).

3.4.Informasi

Menurut O’Brien (2003), sistem informasi adalah sebuah kombinasi teratur apapun dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi.

Menurut Hall (2006:6), sistem informasi adalah serangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan ke para pengguna.

Dari definisi-definisi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah kombinasi yang teratur apapun dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyebarkan informasi ke dalam sebuah organisasi untuk mencapai tujuan tertentu yang berguna untuk memproses data menjadi informasi dan pengetahuan.

3.5.Analisis Sistem

Menurut Jogiyanto (2005:129) analisis sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi

permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan–perbaikannya. Tahap analisis dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap desain sistem.

Langkah-langkah di dalam tahap analisis sistem hampir sama dengan langkah-langkah yang dilakukan dalam mendefinisikan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan di tahap perencanaan sistem. Perbedaannya terletak pada ruang-lingkup tugasnya. Di analisis sistem, ruang-lingkup tugasnya adalah lebih terperinci (detail). Di analisis sistem ini, penelitian yang dilakukan oleh analis sistem merupakan penelitian terinci, sedang di perencanaan sistem sifatnya hanya penelitian pendahulunya.

Di dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem sebagai berikut ini.

a. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.

b. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.

c. Analyze, yaitu menganalisis sistem.

d. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.

3.6.Interaksi Manusia dan Komputer

Menurut Wicaksono (2006:4), Interaksi Manusia dan Komputer (IMK) adalah sebuah disiplin ilmu yang mempelajari desain, evaluasi, implementasi dari sistem komputer interaktif untuk dipakai oleh manusia, beserta studi tentang faktor-faktor utama dalam lingkungan interaksinya. Deskripsi lain dari IMK adalah suatu ilmu yang mempelajari perencanaan dan desain tentang cara manusia dan komputer saling bekerja sama, sehingga manusia dapat merasa puas dengan

cara yang paling efektif. Dikatakan juga bahwa sebuah desain antar muka yang ideal adalah yang mampu memberikan kepuasan terhadap manusia sebagai pengguna dengan faktor kapabilitas serta keterbatasan yang terdapat dalam sistem. Pada implementasinya, IMK dipengaruhi berbagai macam faktor antara lain organisasi, lingkungan, kesehatan, pengguna, kenyamanan, antar muka, kendala dan produktifitas.

3.7.Perancangan

Menurut John Burch dan Gary Grudnitski yang telah diterjemahkan oleh Jogiyanto (2005:196) dalam bukunya yang berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi menyebutkan bahwa: “desain sistem dapat didefinisikan sebagai penggambaran, perencanaan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah dari satu kesatuan yang utuh dan berfungsi”. Definisi perancangan menurut Al-Bahra Bin Ladjamudin (2005:51) yang terdapat dalam buku yang berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi, menjelaskan bahwa: “perancangan adalah kemampuan untuk membuat beberapa alternatif pemecahan masalah”. Azhar Susanto (2004:331) menjelaskan dalam buku berjudul Sistem Informasi Manajemen Konsep dan Pengembangannya yaitu: “perancangan adalah spesifikasi umum dan terinci dari pemecahan masalah berbasis komputer yang telah dipilih selama tahap analisis”.

3.8.Desain Sistem

Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah mendapatkan gambaran yang jelas apa yang harus dikerjakan. Kemudian

memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut. Menurut Jogiyanto (2005:197) desain sistem dapat diartikan sebagai berikut:

a. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem. b. Pendefinisian dari kebutuhan–kebutuhan fungsional. c. Persiapan untuk rancang bangun implementasi. d. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk.

Berupa gambaran, perencanaan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.

3.9.Teknik Wawancara

Wawancara (interview) telah diakui sebagai teknik pengumpulan data/fakta yang penting dan banyak dilakukan dalam pengembangan sistem informasi. Wawancara memungkinkan analis sistem sebagai pewawancara untuk mengumpulkan data secara tatap muka langsung dengan orang yang diwawancarai. Seperti halnya dengan teknik pengumpulan data yang lain, wawancara bukanlah satu-satunya teknik yang terbaik untuk semua situasi. Wawancara selain mempunyai kebaikan-kebaikan, tetapi juga mempunyai kejelekan-kejelekan yang harus dipertimbangkan untuk situasi-situasi tertentu.Kebaikan dari wawancara adalah sebagai berikut ini:

a. Wawancara memberikan kesempatan kepada pewawancara untuk memotivasi orang yang diwawancarai untuk menjawab dengan bebas dan terbuka terhadap pertanyaan-pertanyaan yang diajukan.

b. Memungkinkan pewawancara untuk mengembangkan pertanyaan-pertanyaan sesuai dengan situasi yang berkembang.

c. Pewawancara dapat menilai kebenaran jawaban yang diberikan dari gerak-gerik raut wajah orang yang diwawancarai.

d. Pewawancara dapat menanyakan kegiatan-kegiatan khusus yang tidak selalu terjadi.

Disamping wawancara mempunyai beberapa kebaikan, tetapi juga mempunyai beberapa kejelekan sebagai berikut ini:

a. Proses wawancara membutuhkan waktu yang lama, sehingga secara relatif mahal dibandingkan dengan teknik lainnya.

b. Keberhasilan hasil wawancara sangat tergantung dari kepandaian pewawancara untuk melakukan hubungan antar manusia.

c. Wawancara tidak selalu tepat untuk kondisi-kondisi tempat yang tertentu, misalnya di lokasi-lokasi yang ribut dan ramai.

d. Wawancara sangat mengganggu kerja dari orang yang diwawancarai bila waktu yang dimilikinya sangat terbatas.

24 BAB IV

ANALISIS DAN DESAIN SISTEM

4.1 Analisis Sistem

Dalam pengembangan Sistem Informasi(SI) ini, dibutuhkan analisis dan perancangan sistem pengolah data. Sistem pengolah data tersebut diharapkan mampu mempengaruhi kinerja dari sumber daya manusia khususnya untuk meningkatkan efisiensi waktu serta mempermudah proses-proses yang terkait dalam sistem.

Metode ini membutuhkan analisis internal dan eksternal organisasi dan beberapa teknik analisis untuk menghasilkan perancangan yang baik. Data dan informasi yang dibutuhkan adalah terkait dengan data persediaam CV. Give Me Colours. Selain itu, dibutuhkan data stok barang dan jenis-jenis produk yang dipasarkan oleh pihak pemasaran. Informasi tentang kebutuhan SI diperlukan untuk menghasilkan perencanaan SI yang dapat mendukung strategi pemasaran CV. Give Me Colours. Dari hasil penelitian disimpulkan bahwa diperlukan basis data yang digunakan untuk menyimpan data barang masuk, barang keluar, dan data permintaan barang yang akan digunakan dalam proses pembuatan laporan nantinya.

Berikut adalah rencana kerja serta rancangan sistem yang menjadi lansasan dan acuan dalam membuat sebuah Rancang Bangun Sistem Informasi Persediaan Barang di CV. Give Me Colours dengan menggunakan Visual Studio 2008 dan menggunakan database SQL Server 2005.

4.2 Desain Sistem

Berdasarkan analisis yang telah dilakukan, maka dibuatlah sistem yang baru. Sistem yang baru tersebut dapat digambarkan pada Sistem Flow berikut ini:

4.2.1. System flow Permintaan Barang

Sistem flow Permintaan Barang

Bag. Pengadaan Sistem Bag. Manajer

Bag. Gudang Mulai NPB NPB NPB Gudang Laporan NPB Gudang Cetak Laporan NPB Gudang Selesai 2 1 Menandatangani NPB Gudang

NPB Gudang Acc 1 2

N

NPB Gudang Acc 2 2 N 1 Laporan PO 2 1 Laporan PO Barang Permintaan barang Simpan permintaan barang Update data barang Membuat PO Keterangan:

NPB : Nota Permintaan Barang PO : Purchase Order

Gambar 4.1 System flow Permintaan Barang

Gambar 4.1 System Flow Permintaan Barang dimulai dari bagian gudang yang menyerahkan Nota Permintaan Barang (NPB) permintaan barang ke bagian Manager guna untuk mendapatkan persetujuan. Kemudian dari NPB tersebut akan diberikan kepada bagian pengadaan agar segera dapat diproses ke tahap membuat

Purchase Order (PO). Setelah itu akan dicetak 2 rangkap laporan PO, satu

4.2.2. System flow Penerimaan Barang Sistem Flow Penerimaan Barang

Pemasok Bag. Pengadaan Sistem Bag. Gudang Mulai Laporan PO Selesai Keterangan :

PO : Purchase Order

Menyimpan Transaksi Barang Masuk Barang Ubah Stok Barang Cetak Laporan Barang Masuk Barang Laporan Barang Masuk Apakah Barang Sesuai? Menerima dan Mengecek Barang Ya Cetak surat penolakan Tidak Surat penolakan Tandatangan surat penolakan Surat penolakan (TTD)

Gambar 4.2 System flow Penerimaan Barang

Gambar 4.2 System Flow Penerimaan Barang dimulai dari memasukkan laporan PO, kemudian sistem akan mencatat transaksi di database barang masuk. Jika ada ketidaksesuaian barang, maka akan dicetak surat penolakan yang akan diberikan ke supplier. Kemudian dari data barang masuk tersebut akan langsung mengubah stok database barang dan juga mencetak laporan barang masuk.

4.2.3. System flow Pengeluaran Barang

Gambar 4.3 System flow pengeluaran barang

Gambar 4.3 System Flow Pengeluaran Barang dimulai dari bagian gudang mnerima laporan SIP yang kemudian dimasukkan ke komputer. Sebelum data barang disimpan ke database barang keluar, dilakukan pengecekan dulu ke

database barang apakah barang tersedia. Apabila barang tersedia transaksi barang

akan disimpan di database barang keluar sekaligus mengubah stok barang di

database barang. Dari database barang keluar dapat dicetak laporan barang

4.3 Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) atau Diagram Aliran Data digunakan untuk

menggambarkan arus data didalam sistem secara terstruktur dan jelas, menggambarkan arus data dari suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika, tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. DFD juga dapat merupakan dokumentasi dari sistem yang baik. Dengan adanya Data Flow Diagram akan mempermudah dalam melakukan analisa sistem, sehingga pada akhirnya hasil dari pengembangan software dapat dilihat apakah sudah sesuai dengan yang diharapkan atau belum. DFD terdiri atas beberapa level yaitu context diagram, level 0, dan level 1. Pada dasarnya Data Flow Diagram (DFD) merupakan perangkat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur. DFD menggambarkan seluruh kegiatan yang terdapat pada sistem secara jelas. Berikut ini adalah DFD beserta penjelasannya :

A. Context Diagram

Context diagram merupakan gambaran menyeluruh dari Data Flow Diagram (DFD). Didalam Context Diagram terdapat 3 (tiga) external entity,

yaitu: manager, staff gudang, dan Bagian pengadaan. Dalam hal ini bagian pengadaan akan menerima laporan barang masuk dan manager menerima laporan NPB Gudang. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 4.4

Laporan PO1 Laporan PO

Laporan NPB Gudang Acc

Laporan NPB Gudang

Data Nota Permintaan Barang Data SIP Laporan Barang Mas uk

Surat Tolakan Informas i Data Barang Keluar

Data PO

0

Rancang Bang un Sistem Informas i Persediaan

Barang

+

Bag ian Peng adaan Bag ian Gudang

Manajer

Gambar 4.4 Context Diagram

B. Level 0

Penurunan proses dari context diagram sistem informasi persediaan barang ke DFD level 0 terbagi menjadi tiga proses, yaitu proses transaksi permintaan barang, transaksi penerimaan barang, dan transaksi pengeluaran barang, serta semua database yang ada pada sistem ini. Pada dasarnya penurunan proses ini akan lebih ditujukan kearah proses selsnjutnya yaitu sub-sub proses. Seperti yang terlihat pada Gambar 4.5 dibawah ini:

ubah simpan ubah simpan baca simpan melakukan melakukan

[Informasi Data Barang Keluar] [Surat Tolakan]

[Laporan PO1] [Laporan PO]

[Laporan NPB Gudang Acc]

[Data SIP]

simpan

[Laporan NPB Gudang] [Data Nota Permintaan Barang]

[Laporan Barang M asuk] [Data PO] Bag ian Gudang Bag ian Gudang Bag ian Peng adaan Bag ian Peng adaan Bag ian Peng adaan Bag ian Gudang Manajer Bag ian Peng adaan Bag ian Gudang Bag ian Peng adaan 1 Barang 1 Permintaan Barang + 2 Penerimaan Barang + 3

Peng eluaran Barang

+

2 Permintaan _Barang

C. Level 1

Penurunan proses dari DFD level 0 sistem informasi persediaan ke DFD level 1 terbagi atas beberapa data flow, antara lain:

a. Menyimpan transaksi permintaan barang

Penurunan dari proses transaksi permintaan barang terbagi menjadi atas 3 proses, yaitu proses menyimpan data permintaan barang, mengubah data barang, dan mencetak laporan. Seperti terlihat pada Gambar 4.10

Membuat Mencetak Meng ubah [melakukan] [Laporan PO1] [Laporan PO] [Laporan NPB Gudang Acc]

[Laporan NPB Gudang] baca

[simpan] [ubah]

membaca [simpan]

[Data Nota Permintaan Barang] Bag ian Gudang Manajer Bag ian Peng adaan Bag ian Gudang Bag ian Peng adaan 2 Permintaan Barang Penerimaan Barang 1.1 Simpan Permintaan Barang 1.2 Meng ubah Data

Barang 1 Barang

1 Barang

1.3 Cetak Laporan NPB

Gudang

1.4 Membuat PO

[melakukan]

Mencetak Meng ubah

[Laporan Barang M asuk] baca simpan [bac a] [simpan] [Data PO] Bag ian Gudang Bag ian Peng adaan Permintaan Barang 1 Barang 1 Barang 2.1 Meng ecek dan Menyimpan Transaks i

Barang Masuk

2.2

Meng ubah Stok Barang

2.3

Cetak Laporan Barang Masuk

Gambar 4.7 DFD Level 1 Transaksi Penerimaan Barang

Mencetak melakukan [melakukan]

[Informasi Data Barang Keluar] baca simpan [ubah] [simpan] [Data SIP] Bag ian Gudang Bag ian Peng adaan Penerimaan Barang 1 Barang 1 Barang 3.1 Verifikas i dan Mencatat

Data Barang Keluar

3.2 Meng ubah Stok Data

Barang

3.3 Mencetak Laporan Data

Barang Keluar

4.4 Entity Relationship Diagram

Entity Relationship Diagram (ERD) digunakan untuk menggambarkan hubungan data yang digunakan dalam sistem. ERD juga menunjukkan struktur keseluruhan kebutuhan data yang diperlukan, dalam ERD data tersebut digambarkan dengan menggunakan simbol entity.

Pada ERD Conceptual Data Model (CDM) dapat dijelaskan hubungan kardinalisasi yang terjadi antar tabel.

mengeluarkan membut uhkan menerima Barang ID_Barang Nama_Barang Satuan Stok Jenis Harga Pegawai ID_Pegawai Nama Alamat Jenis_kelamin Kota No_Telp Barang Mas uk Kode_Transaksi Satuan barang Stok barang tgl_terima Barang Keluar ID_Transaks i Jumlah ambil Tgl ambil Stok

Gambar 4.9 Entity Relationship Diagram

Sedangkan pada ERD Physical Data Model (PDM) dapat dijelaskan struktur database secara lengkap beserta nama field dan primary key beserta

ID_PEGAWAI = ID_PEGAWAI ID_BARANG = ID_BARANG

ID_BARANG = ID_BARANG

BARANG

ID_BARANG varc har(10) NAMA_BARANG varc har(30) SATUAN varc har(20) STOK integ er JENIS varc har(20) HARGA integ er

PEGAWAI ID_PEGAWAI varc har(10) NAMA varc har(50) ALAMAT varc har(50) JENIS_KELAMIN varc har(30) KOTA varc har(30) NO_TELP varc har(20)

BARANG_M ASUK KODE_TRANSAKSI varc har(10) ID_BARANG varc har(10) SATUAN_BARANG varc har(10) STOK_BARANG integ er TGL_TERIM A date

BARANG_KELUAR ID_TRANSAKSI varc har(10) ID_BARANG varc har(10) ID_PEGAWAI varc har(10) JUM LAH_AMBIL integ er TGL_AMBIL date STOK integ er

Gambar 4.10 Physical Data Model

4.5 Struktur File

Dalam sub bab ini akan dijelaskan struktur file dari tabel-tabel yang akan digunakan dalam pembuatan sistem persediaan barang pada CV. Give Me Colours Data-data dibawah ini akan menjelaskan satu-persatu detil dari struktur tabel untuk setiap tabelnya. Diantaranya adalah sebagai berikut ini:

a. Tabel Barang

Nama Tabel : Tabel Barang Primary Key : ID_Barang Foreign Key : -

Tabel 4.1 Tabel Barang

No. Nama_Field Type_data Keterangan 1 ID_barang varchar(10) Primary Key 2 Nama_barang varchar(50)

3 Satuan varchar(50)

4 Jenis varchar(50)

5 Stock Int

6 Harga Int

b. Tabel Supplier

Nama Tabel : Tabel Supplier Primary Key : Id_Supplier Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data supplier

Tabel 4.2 Tabel Supplier

No. Nama_Field Type_Data Keterangan 1 Id_Supplier varchar(10) Primary Key 2 Nama_Supplier varchar(50)

3 Alamat varchar(50)

4 No_Telepon varchar(12)

5 Kota varchar(50)

c. Tabel Pegawai

Nama Tabel : Tabel Pegawai Primary Key : Id_Pegawai Foreign Key : -

Tabel 4.3 Tabel Pegawai

No. Nama_Field Type_Data Keterangan 1 Id_Pegawai varchar(10) Primary Key 2 Nama_Pegawai varchar(50)

3 Alamat varchar(52)

4 Jenis_kelamin varchar(20)

5 Kota varchar(20)

6 No_Telp char

d. Tabel Barang Masuk

Nama Tabel : Tabel Barang Masuk Primary Key : Kode_Transaksi Foreign Key : ID_Barang

Fungsi : Menyimpan data transaksi masuk

Tabel 4.4 Tabel Barang Masuk

No. Nama_Field Type_Data Keterangan 1 Kode_Transaksi varchar(10) Primary Key 2 Tanggal_Terima Varchar(20)

3 ID_Barang varchar(50) Foreign Key 4 Satuan_barang varchar(10)

5 Stok int

e. Tabel Barang Keluar

Nama Tabel : Tabel Barang Keluar Primary Key : Id_Transaksi

Foreign Key : Id_Pegawai, ID_Barang

Tabel 4.5 Tabel Barang Keluar

No. Nama_Field Type_Data Keterangan 1 Id_Transaksi_ varchar(10) Primary Key 2 Tanggal_Ambil varchar(20)

3 ID_Pegawai varchar(10) Foreign Key 4 ID_Barang varchar(10) Foreign Key

5 Jumlah int

6 Stok int

4.6 Desain Form Input/Output

Desain input/output merupakan rancangan input/output berupa form untuk memasukkan data dan laporan sebagai informasi yang dihasilkan dari pengolahan data. Desain input/output juga merupakan acuan pembuat aplikasi dalam merancang dan membangun sistem.

a. Form Menu Utama

b. Form Login

Gambar 4.12 Desain Form Login c. Form Master Data Barang

d. Form Master Data Pegawai

Gambar 4.14 Desain Form Master Pegawai

e. Form Master Data Supplier

f. Form Transaksi Barang Masuk

Gambar 4.16 Desain Form Transaksi Barang Masuk g. Form Transaksi Barang Keluar

h. Form Transaksi Permintaan Barang

Gambar 4.18 Desain Form Transaksi Permintaan Barang

i. Laporan Barang Masuk

j. Laporan Barang keluar

Gambar 4.20 Laporan Barang Keluar k. Laporan Data Barang

43 BAB V

IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN

5.1 Teknologi yang dibutuhkan

Setelah pada bab sebelumnya menjelaskan tentang analisis dan desain sistem yang baru, maka di bawah ini akan diuraikan piranti-piranti yang mendukung untuk aplikasi yang dibuat.

a. Hardware

Hardware yang dapat mendukung aplikasi ini memerlukan perangkat keras

dengan spesifikasi:

1. CPU minimal pentium 4 dengan kecepatan 633 Mhz 2. Ram 1 GB

3. Hard disk minimal 20 GigaByte 4. Monitor

5. Keyboard dan Mouse 6. Printer

b. Software

Software yang mendukung aplikasi ini diantaranya: a. Microsoft Visual Studio 2008

b. Crystal Reports 8.0

c. Microsoft SQL Server 2005 Management Studio Express.

5.2 Cara setup program

Di bawah ini akan diuraikan cara setup program, dari aplikasi yang telah dihasilkan pada laporan ini.

1. Setelah memasukkan compact disc (CD program), maka akan otomatis proses

setup berjalan setelah anda men-double klik aplikasinya, kemudian program

akan menjalankan proses penginstallan (pemasangan pada komputer).

2. Pada saat proses setup berjalan, maka selanjutnya hanya mengikuti perintah yang ada, karena pada program setup hanya berisi pernyataan–pernyataan, dan tidak begitu menyulitkan dalam penggunaannya.

3. Pastikan Microsoft SQL Express 2005 sudah ter-install dalam komputer tersebut.

5.3 Implementasi dan Pembahasan

Berdasarkan desain I/O yang telah digambarkan sebelumnya, dan digabungkan dengan sistem flow yang baru, serta menggunakan database dan

developer untuk membuatnya, adapun interface dan laporan yang dihasilkan

adalah seperti yang ada pada gambar 4.11 sampai dengan gambar 4.21. 1. Form Menu Utama

Form menu utama merupakan form utama yang akan ditampilkan pada saat aplikasi persediaan barang dijalankan. Di dalam form utama tersebut terdapat beberapa menu yang dapat diakses oleh masing-masing bagian.

2. Form Login

Form login digunakan untuk melakukan verifikasi terhadap username dan password yang telah ada pada aplikasi persediaan barang tersebut.

Gambar 5.2 Form Login

Perlu diketahui dalam sebuah form login terdapat masing-masing hak akses yang akan digunakan, diantaranya adalah administrator, staff gudang, dan manager. Jika ada salah satu bagian tersebut memasukkan “username” atau

“password” yang salah, maka akan tampil pesan kesalahan (error). Akan tetapi jika Login berhasil dan memasukkan datanya sesuai dengan username dan password maka akan tampil ke halaman utama atau form menu utama. Untuk lebih jelasnya coba perhatikan Gambar 5.3 dibawah ini:

Gambar 5. 3 Form Gagal Login

3. Form Master Barang

Form ini digunakan oleh kepala bagian gudang untuk memasukkan data

barang baru. Ketika semua data yang dibutuhkan seperti nama barang, satuan, stok, dan sebagainya sudah diisi maka, bagian gudang sudah dapat melakukan proses menyimpan data dengan meng-klik tombol simpan. Coba perhatikan pada Gambar 5.4 dibawah ini:

4. Form Master Pegawai

Form ini digunakan oleh kepala bagian gudang untuk memasukkan data

pegawai baru. Ketika semua data yang dibutuhkan seperti nama pegawai, alamat, jenis kelamin, kota dan nomor telepon sudah diisi maka, bagian gudang sudah dapat melakukan proses menyimpan data pegawai dengan meng-klik tombol simpan. Coba Perhatikan pada Gambar 5.5 dibawah ini:

Gambar 5.5 Form Master Pegawai

5. Form Master Supplier

Form ini digunakan oleh kepala bagian gudang untuk memasukkan data

supplier baru. Ketika semua data yang dibutuhkan seperti nama supplier, alamat, jenis kelamin, kota dan nomor telepon sudah diisi maka, bagian gudang sudah dapat melakukan proses menyimpan data supplier dengan meng-klik tombol simpan. Coba Perhatikan pada Gambar 5.6 dibawah ini:

Gambar 5.6 Form Master Supplier

6. Form Transaksi Permintaan Barang

Form transaksi permintaan barang ini digunakan ketika stok barang

digudang sudah mencapai minimal stok. Dengan minimal stok, maka bagian gudang harus melakukan proses permintaan barang ke supplier, untuk memulai mengambil barang baru lagi. Lihat seperti pada Gambar 5.7 dibawah ini:

7. Form Transaksi Barang Masuk

Form transaksi barang masuk atau penerimaan barang ini digunakan

ketika barang baru dating dari supplier ke bagian gudang. Dengan adanya barang baru datang, maka bagian gudang diharuskan untuk memulai proses memasukkan data barang masuk baru. Lihat seperti pada Gambar 5.8 dibawah ini:

Gambar 5.8 Form Transaksi Barang Masuk

8. Form Transaksi Barang Keluar

Form transaksi barang keluar atau pegeluaran barang ini digunakan

ketika barang yang ada pada bagian gudang sedang diambil oleh seorang pegawai yang berkerja pada CV. Give Me Colours. Dengan adanya pengambilan barang ini, maka bagian gudang diharuskan untuk memulai proses memasukkan data barang keluar. Agar dengan memasukkan data dan menyimpan transaksi barang keluar ini lebih mudah dalam proses rekap data. Lihat seperti pada Gambar 5.9 dibawah ini:

Gambar 5.9 Form Transaksi Barang Keluar

9. Laporan Data Barang

Form laporan data barang ini digunakan ketika ingin melihat seluruh

data stok barang yang ada di bagian gudang. Laporan ini juga bisa dicetak oleh bagian manager untuk bisa lebih merekap datanya. Lihat seperti pada Gambar 5.10 dibawah ini:

10.Laporan Permintaan Barang

Form laporan data permintaan barang ini digunakan ketika ingin

melihat seluruh data atau transaksi yang terjadi sewaktu ada proses permintaan barang yang dilakukan oleh seseorang di bagian gudang. Laporan ini juga bisa dicetak oleh bagian manager untuk bisa lebih merekap datanya. Lihat seperti pada Gambar 5.11 dibawah ini:

Gambar 5.11 Form Laporan Data Permintaan Barang

11.Laporan Barang Masuk

Form laporan data barang masuk atau penerimaan barang ini digunakan

ketika ingin melihat seluruh data atau transaksi yang terjadi sewaktu ada proses barang datang dari supplier ke bagian gudang. Laporan ini juga bisa dicetak oleh bagian manager untuk bisa lebih merekap datanya. Lihat seperti pada Gambar 5.12 dibawah ini:

Gambar 5.12 Cetak Laporan Barang Masuk

Form laporan data barang masuk ini digunakan ketika ingin melihat dan

mencetak seluruh data transaksi barang yang masuk ke gudang yang sudah terjadi.

12.Laporan Barang Keluar

Form laporan data barang keluar ini digunakan ketika ingin melihat seluruh

data transaksi barang yang keluar dari gudang atau telah diambil oleh bagian pegawai karena kebutuhan tertentu. Jadi dengan laporan ini bagian manager akan mengetahui berapa banyak barang yang telah keluar dari gudang. Seperti pada Gambar 5.13 diatas.

54 BAB VI PENUTUP

6.1 Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diambil dari pembuatan sistem informasi persediaan barang pada CV. Give Me Colours adalah sebagai berikut:

a. _{Berdasarkan hasil uji coba, sistem informasi persediaan barang pada} CV. Give Me Colours yang dibuat mampu berjalan secara efektif, yaitu

memberikan informasi yang tepat terhadap ketersediaan stok barang dan mempermudah pencarian barang yang akan dicari. Selain itu sistem informasi ini mampu menyimpan informasi barang yang ada dan barang yang akan digunakan.

b. _{Berdasarkan hasil uji coba didapatkan bahwa sistem informasi yang dibuat} mampu menghasilkan laporan sesuai keinginan pengguna saat ini, yaitu laporan persediaan barang yang dibutuhkan.

6.2 Saran

Berdasarkan penjelasan tentang sistem informasi yang telah dibuat, dapat diberikan saran untuk pengembangan sistem ini adalah diharapkan dapat dikembangkan menjadi lebih kompleks lagi dengan menggabungkan dengan sistem yang lain, seperti penjualan dan pembelian akan menjadi suatu integrated

DAFTAR PUSTAKA

Ristono, A. (2009). Manajemen Persediaan. D.I Yogyakarta : Graha Ilmu

Kendall & Kendall, (2003). Analisis dan Perancangan Sistem, Edisi kelima, Prenhallindo. Jakarta.

Mulyanto, Agus. (2009). Sistem Informasi Konsep dan Aplikasi. Pustaka Pelajar.

O’Brien, James A. dan George M. Marakas. (2010). Management Information

Systems. Eight Edition. New York : McGraw-Hill/Irwin.

Jogiyanto, HM. (2009). Analisis dan Desain. Yogyakarta : Andi.

Hall, James A. 2001. Sistem Informasi Akuntansi: Buku 1. Jakarta: Salemba Empat.

Santosa, Budi. 2008. Manajemen Proyek Konsep dan Informasi. Jakarta: Graha Ilmu.

Sommerville, Ian dan Sawyer, Pete. 1997. Requirements Engineering: A Good

Practice Guide. England: Willey.

Susanto, Azhar. 2004. Sistem Informasi Akuntansi. Bandung: Lingga Jaya.

Susanto, Azhar. 2004. Sistem Informasi Manajemen dan Pengembangannya. Bandung: Lingga Jaya.

Gambar 5.9 Form Transaksi Barang Keluar

9. Laporan Data Barang

Form laporan data barang ini digunakan ketika ingin melihat seluruh data stok barang yang ada di bagian gudang. Laporan ini juga bisa dicetak oleh bagian manager untuk bisa lebih merekap datanya. Lihat seperti pada Gambar 5.10 dibawah ini:

51

10.Laporan Permintaan Barang

Form laporan data permintaan barang ini digunakan ketika ingin melihat seluruh data atau transaksi yang terjadi sewaktu ada proses permintaan barang yang dilakukan oleh seseorang di bagian gudang. Laporan ini juga bisa dicetak oleh bagian manager untuk bisa lebih merekap datanya. Lihat seperti pada Gambar 5.11 dibawah ini:

Gambar 5.11 Form Laporan Data Permintaan Barang

11.Laporan Barang Masuk

Form laporan data barang masuk atau penerimaan barang ini digunakan ketika ingin melihat seluruh data atau transaksi yang terjadi sewaktu ada proses barang datang dari supplier ke bagian gudang. Laporan ini juga bisa dicetak oleh bagian manager untuk bisa lebih merekap datanya. Lihat seperti pada Gambar 5.12 dibawah ini:

Gambar 5.12 Cetak Laporan Barang Masuk

Form laporan data barang masuk ini digunakan ketika ingin melihat dan mencetak seluruh data transaksi barang yang masuk ke gudang yang sudah terjadi.

12.Laporan Barang Keluar

53

Form laporan data barang keluar ini digunakan ketika ingin melihat seluruh data transaksi barang yang keluar dari gudang atau telah diambil oleh bagian pegawai karena kebutuhan tertentu. Jadi dengan laporan ini bagian manager akan mengetahui berapa banyak barang yang telah keluar dari gudang. Seperti pada Gambar 5.13 diatas.

54

BAB VI PENUTUP

6.1 Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diambil dari pembuatan sistem informasi persediaan barang pada CV. Give Me Colours adalah sebagai berikut:

a. _{Berdasarkan hasil uji coba, sistem informasi persediaan barang pada}

CV. Give Me Colours yang dibuat mampu berjalan secara efektif, yaitu memberikan informasi yang tepat terhadap ketersediaan stok barang dan mempermudah pencarian barang yang akan dicari. Selain itu sistem informasi ini mampu menyimpan informasi barang yang ada dan barang yang akan digunakan.

b. _{Berdasarkan hasil uji coba didapatkan bahwa sistem informasi yang dibuat}

mampu menghasilkan laporan sesuai keinginan pengguna saat ini, yaitu laporan persediaan barang yang dibutuhkan.

6.2 Saran

Berdasarkan penjelasan tentang sistem informasi yang telah dibuat, dapat diberikan saran untuk pengembangan sistem ini adalah diharapkan dapat dikembangkan menjadi lebih kompleks lagi dengan menggabungkan dengan sistem yang lain, seperti penjualan dan pembelian akan menjadi suatu integrated system.

DAFTAR PUSTAKA

Ristono, A. (2009). Manajemen Persediaan. D.I Yogyakarta : Graha Ilmu

Kendall & Kendall, (2003). Analisis dan Perancangan Sistem, Edisi kelima, Prenhallindo. Jakarta.

Mulyanto, Agus. (2009). Sistem Informasi Konsep dan Aplikasi. Pustaka Pelajar.

O’Brien, James A. dan George M. Marakas. (2010). Management Information Systems. Eight Edition. New York : McGraw-Hill/Irwin.

Jogiyanto, HM. (2009). Analisis dan Desain. Yogyakarta : Andi.

Hall, James A. 2001. Sistem Informasi Akuntansi: Buku 1. Jakarta: Salemba Empat.

Santosa, Budi. 2008. Manajemen Proyek Konsep dan Informasi. Jakarta: Graha Ilmu.

Sommerville, Ian dan Sawyer, Pete. 1997. Requirements Engineering: A Good Practice Guide. England: Willey.

Susanto, Azhar. 2004. Sistem Informasi Akuntansi. Bandung: Lingga Jaya.

Susanto, Azhar. 2004. Sistem Informasi Manajemen dan Pengembangannya. Bandung: Lingga Jaya.