TA : Rancang Bangun Sistem Informasi Monitoring dan Evaluasi Kinerja Field Collector Pada PT Chrismalis Artha.

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI MONITORING DAN EVALUASI KINERJA FIELD COLLECTOR PADA PT CHRISMALIS ARTHA

TUGAS AKHIR

Program Studi S1 Sistem Informasi

Oleh :

FITRIANA FARISTIA 10410100206

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA

INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA 2016

ix

ABSTRAK ... vii

KATA PENGANTAR ... viii

DAFTAR ISI ... x

DAFTAR TABEL ... xii

DAFTAR GAMBAR ... xvii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 5

1.3 Pembatasan Masalah ... 5

1.4 Tujuan ... 6

1.5 Manfaat ... 6

1.6 Sistematika Penulisan ... 6

BAB II LANDASAN TEORI ... 8

2.1 Field Collector... 8

2.2 Key Performance Indicator (KPI) ... 9

2.3 Sistem Informasi ... 10

2.4 Monitoring ... 14

2.5 Evaluasi ... 17

2.6 Software Eengineering Body of Knowledge (SWEBOK)... 18

2.7 Internet ... 20

2.5 PHP ... 21

2.6 Dashboard ... 22

2.7 Email... 27

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 28

3.1. Analisis Sistem ... 28

3.1.1 Identifikasi dan Analisis Permasalahan ... 28

x

C. Membuat laporan hasil analisis ... 39

3.2 Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak ... 40

3.2.1 Elisitasi Kebutuhan ... 40

3.2.2 Analisis Kebutuhan... 45

3.2.3 Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak ... 49

3.2.4 Desain Arsitektur Perangkat Lunak ... 82

A. Alir sistem ... 82

B. DFD Berdasarkan Business Requirement ... 103

C. DFD Berdasarkan User Requirement ... 110

D. Entity Relationship Diagram (ERD) ... 128

3.2.5 Perancangan Prosedur dan Program Unit ... 137

3.2.6 Desain Uji Coba... 162

3.2.7 Desain Arsitektur ... 187

BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI SISTEM ... 188

4.1. Implementasi Sistem ... 188

4.1.1 Halaman Administrasi Field Collection ... 189

4.1.2 Halaman Field Collector ... 200

4.1.3 Halaman Supervisor Field Collection ... 207

4.2. Uji Coba Fungsional ... 220

4.2.1 Uji Coba FungsionalAdministrasi Field Collection ... 220

4.2.2 Uji Coba Fungsional Field Collector ... 226

4.2.3 Uji Coba Fungsional Supervisor Field Collection ... 228

4.1.4 Halaman PPTA ... 115

4.3. Uji Coba Non-Fungsional... 234

4.4. Evaluasi ... 238

BAB V PENUTUP ... 239

xi

xii

Tabel 2.1 Kombinasi ... 11

Tabel 3.1 Kebutuhan Informasi Pengguna ... 19

Tabel 3.2 Analisa Kebutuhan Sistem ... 21

Tabel 3.3 Tabel Rumpun Ilmu ... 42

Tabel 3.4 Tabel Bidang Ilmu ... 42

Tabel 3.5 Tabel MK ... 43

Tabel 3.6 Tabel Pendidikan Dosen ... 43

Tabel 3.7 Tabel Jabatan Fungsional ... 44

Tabel 3.8 Tabel Dosen ... 44

Tabel 3.9 Tabel Mahasiswa... 45

Tabel 3.10 Tabel Hari ... 45

Tabel 3.11 Tabel Jam ... 45

Tabel 3.12 Tabel Ruang ... 46

Tabel 3.13 Tabel Jenis Proposal... 46

Tabel 3.14 Tabel Jenis TA ... 47

Tabel 3.15 Tabel Proposal... 47

Tabel 3.16 Tabel TA ... 48

Tabel 3.17 Tabel Nilai TA ... 48

Tabel 3.18 Tabel Penguji Pembimbing ... 49

Tabel 3.19 Tabel Detail Proposal ... 50

Tabel 3.20 Tabel Detail TA ... 50

Tabel 3.21 Tabel Jadwal ... 50

Tabel 3.22 Tabel VektorS ... 51

Tabel 3.23 Tabel VektorV... 52

Tabel 3.24 Tabel Vektor Final ... 52

Tabel 3.25 Data Uji Coba Menu Login ... 71

xiii

Tabel 3.28 Rancangan Uji Coba Login Mahasiswa ... 75

Tabel 3.29 Data Uji Coba Rumpun Ilmu ... 76

Tabel 3.30 Rancangan Uji Coba Maintenance Rumpun Ilmu ... 76

Tabel 3.31 Data Uji Coba Bidang Ilmu ... 76

Tabel 3.32 Rancangan Uji Coba Maintenance Bidang Ilmu ... 77

Tabel 3.33 Data Uji Coba Mata Kuliah ... 77

Tabel 3.34 Rancangan Uji Coba Maintenance Mata Kuliah ... 77

Tabel 3.35 Data Uji Coba Pendidikan Akhir Dosen ... 78

Tabel 3.36 Rancangan Uji Coba Maintenance Pendidikan Akhir Dosen ... 79

Tabel 3.37 Data Uji Coba Jabatan Fungsional ... 79

Tabel 3.38 Rancangan Uji Coba Maintenance Jabatan Fungsional ... 80

Tabel 3.39 Data Uji Coba Dosen ... 81

Tabel 3.40 Rancangan Uji Coba Maintenance Dosen ... 81

Tabel 3.41 Data Uji Coba upload data proposal mahasiswa ... 82

Tabel 3.42 Rancangan Uji Coba Upload Data Proposal Mahasiswa ... 82

Tabel 3.43 Data Uji Coba upload data revisi proposal TA ... 83

Tabel 3.44 Rancangan Uji Coba upload data revisi proposal TA... 84

Tabel 3.45 Data Uji Coba upload data TA ... 84

Tabel 3.46 Rancangan Uji Coba Upload Data TA ... 85

Tabel 3.47 Data Uji Coba upload data revisi TA... 85

Tabel 3.48 Rancangan Uji Coba Upload Data Revisi TA ... 86

Tabel 3.49 Rancangan Uji Coba halaman jadwal sidang proposal dan TA mahasiswa ... 86

Tabel 3.50 Rancangan Uji Coba Proposal Masuk Kaprodi ... 87

Tabel 3.51 Rancangan Uji Coba Pemilihan Dosen Penguji ... 87

Tabel 3.52 Rancangan Uji Coba Proposal Masuk PPTA ... 88

xiv

Tabel 3.55 Data Uji Coba Pemilihan Jadwal Sidang Proposal ... 89

Tabel 3.56 Rancangan Uji Coba Pemilihan Jadwal Sidang Proposal ... 89

Tabel 3.57 Rancangan Uji Coba Jadwal Sidang Proposal Tugas Akhir ... 90

Tabel 3.58 Data Uji Coba Validasi Proposal ... 90

Tabel 3.59 Rancangan Uji Coba Validasi Proposal Tugas Akhir ... 91

Tabel 3.60 Rancangan Uji Coba Data Tugas Akhir ... 91

Tabel 3.61 Rancangan Uji Coba Penentuan Periode Sidang TA ... 91

Tabel 3.62 Rancangan Uji Coba Pembuatan Jadwal Sidang TA ... 92

Tabel 3.63 Data Uji Coba Pemilihan Jadwal Sidang TA ... 92

Tabel 3.64 Rancangan Uji Coba Pemilihan Jadwal Sidang TA... 93

Tabel 3.65 Rancangan Uji Coba Jadwal Sidang Tugas Akhir ... 93

Tabel 3.66 Data Uji Coba Validasi TA ... 94

Tabel 3.67 Rancangan Uji Coba Validasi Tugas Akhir ... 94

Tabel 3.68 Rancangan Uji Coba Input Nilai TA Dosen Pembimbing ... 95

Tabel 3.69 Rancangan Uji Coba Input Nilai TA Dosen Penguji ... 96

Tabel 3.70 Rancangan Uji Coba Input Nilai TA Dosen Penguji ... 96

Tabel 3.71 Rancangan Uji Coba Laporan Dosen Penguji dan Kuota ... 97

Tabel 3.72 Rancangan Uji Coba Laporan Dosen Pembimbing dan Kuota ... 98

Tabel 3.73 Rancangan Uji Coba Laporan Daftar Judul Mahasiswa ... 98

Tabel 4.1 Uji Coba Menu Login ... 127

Tabel 4.2 Uji Coba Login Mahasiswa ... 131

Tabel 4.3 Uji Coba Maintenance Rumpun Ilmu ... 133

Tabel 4.4 Uji Coba Maintenance Bidang Ilmu ... 133

Tabel 4.5 Uji Coba Maintenance Mata Kuliah ... 134

Tabel 4.6 Uji Coba Maintenance Pendidikan Dosen ... 135

Tabel 4.7 Uji Coba Maintenance Jabatan Fungsional ... 136

xv

Tabel 4.10 Uji Coba Upload Revisi Proposal TA ... 140

Tabel 4.11 Uji Coba Upload Data TA ... 141

Tabel 4.12 Uji Coba Upload Data Revisi TA ... 142

Tabel 4.13 Halaman Jadwal Sidang Proposal dan TA Mahasiswa ... 143

Tabel 4.14 Uji Coba Proposal Masuk Kaprodi ... 143

Tabel 4.15 Uji Coba Pemilihan Dosen Penguji ... 144

Tabel 4.16 Uji Coba Proposal Masuk PPTA ... 145

Tabel 4.17 Uji Coba Penentuan Periode Sidang Proposal ... 145

Tabel 4.18 Uji Coba Pembuatan Jadwal Sidang Proposal ... 146

Tabel 4.19 Uji Coba Pemilihan Jadwal Sidang Proposal ... 146

Tabel 4.20 Uji Coba Jadwal Sidang Proposal Tugas Akhir ... 147

Tabel 4.21 Uji Coba Validasi Proposal Tugas Akhir ... 148

Tabel 4.22 Uji Coba Data Tugas Akhir ... 148

Tabel 4.23 Uji Coba Penentuan Periode Sidang TA ... 149

Tabel 4.24 Uji Coba Pembuatan Jadwal Sidang TA ... 149

Tabel 4.25 Uji Coba Pemilihan Jadwal Sidang TA ... 150

Tabel 4.26 Uji Coba Jadwal Sidang Tugas Akhir ... 150

Tabel 4.27 Uji Coba Validasi Tugas Akhir ... 151

Tabel 4.28 Uji Coba Input Nilai TA Dosen Pembimbing ... 152

Tabel 4.29 Uji Coba Input Nilai TA Dosen Penguji 1 ... 153

Tabel 4.30 Uji Coba Input Nilai TA Dosen Penguji 2 ... 154

Tabel 4.31 Uji Coba Laporan Dosen Penguji dan Kuota ... 156

Tabel 4.32 Uji Coba Laporan Dosen Pembimbing dan Kuota... 156

Tabel 4.33 Uji Coba Laporan Daftar Judul Mahasiswa ... 157

Tabel 4.34 Rating Kepentingan... 158

Tabel 4.35 Perbaikan Rating Kepentingan... 158

xvi

Tabel 4.38 Bobot Rumpun Ilmu... 159

Tabel 4.39 Bobot Jabatan Fungsional ... 159

Tabel 4.40 Hasil Alternatif ... 161

Tabel 4.41 Hasil Pangkat ... 162

Tabel 4.42 Vektor S dan Vektor V... 163

Tabel 4.43 Hasil Perankingan ... 163

Tabel 4.44 Nilai Materi ... 164

Tabel 4.45 Nilai Ujian ... 164

Tabel 4.46 Hasil Akhir Nilai Materi ... 165

xvii

Gambar 2.1 Status nasabah ... 17

Gambar 2.2 Bagian 1 sd.5 dari SWEBOK ... 19

Gambar 2.3 Bagian 6 sd.10 dari SWEBOK ... 19

Gambar 3.1 Diagram Alir saat ini ... 30

Gambar 3.2 Status nasabah ... 56

Gambar 3.3 Alur sistem barumonitoring dan evaluasi ... 84

Gambar 3.4 Alur sistem baru menyusun draft kunjungan ... 85

Gambar 3.5 Alur sistem baru approval draft kunjungan ... 86

Gambar 3.6 Alur sistem baru mencetak daftar kunjungan ... 89

Gambar 3.7 Alur sistem baru pencatatan data hasil kunjungan ... 91

Gambar 3.8 Alur sistem baru pengecekan pembayaran nasabah ... 94

Gambar 3.9 Alur sistem baru monitoring kinerja field collector ... 95

Gambar 3.10 Alir Sistem Baru Verifikasi lapangan ... 99

Gambar 3.11 Alir Sistem Baru Evaluasi kinerja field collector... 101

Gambar 3.12 Context diagrammonitoring & evaluasi kinerja field collector ... 103

Gambar 3.13 DFD Level 0Monitoring & evaluasi kinerja field collector ... 104

Gambar 3.14 DFD Level 1 Pembuatan draft kunjungan nasabah ... 105

Gambar 3.15 DFD Level 1 Pencatatan data hasil kunjungan nasabah ... 105

Gambar 3.16 DFD Level 1 Pengecekan pembayaran nasabah ... 106

Gambar 3.17 DFD Level 1 Monitoring & evaluasi kinerja field collector ... 106

Gambar 3.18 DFD level 2 Menyusun draft kunjungan nasabah ... 107

Gambar 3.19 DFD level 2 Approval draft kunjungan nasabah ... 107

Gambar 3.20 DFD level 2 Cetak daftar kunjungan nasabah ... 108

Gambar 3.21 DFD level 2 monitoring kinerja field collector ... 109

Gambar 3.22 DFD level 2 evaluasi kinerja field collector ... 109

Gambar 3.23 Context diagrammonitoring & evaluasi kinerja field collector .. 110

xviii

Gambar 3.26 DFD Level 1 Pencatatan data hasil kunjungan nasabah ... 115

Gambar 3.27 DFD Level 1 Pengecekan pembayaran nasabah ... 116

Gambar 3.28 DFD Level 1 Monitoring & evaluasi kinerja field collector ... 117

Gambar 3.29 DFD level 2 Menyusun draft kunjungan nasabah ... 119

Gambar 3.30 DFD level 2 Approval draft kunjungan nasabah ... 120

Gambar 3.31 DFD level 2 Cetak daftar kunjungan & surat tugas ... 121

Gambar 3.32 DFD diagram level 2 Monitoring kinerja field collector ... 123

Gambar 3.33 DFD level 2 Evaluasi kinerja field collector ... 126

Gambar 3.34 Conceptual Data Model (CDM) ... 129

Gambar 3.35 Physical Data Model (PDM) ... 130

Gambar 3.36 Grafik status nasabah ... 181

Gambar 3. 37 Grafik kunjungan harian field collector ... 184

Gambar 3.38 Grafik kunjungan nasabah bulanan ... 185

Gambar 3.39 Grafik pembayaran nasabah bulanan ... 186

Gambar 3.40 Hasil evaluasi kinerja field collector ... 186

Gambar 3.41 Desain Arsitektur... 187

Gambar 4.1 Halaman Login ... 100

Gambar 4.3 Kotak Dialog Isi Semua Field ... 101

Gambar 4.4 Kotak Dialog Username Kosong ... 101

Gambar 4.5 Kotak Dialog Password Kosong ... 101

Gambar 4.6 Kotak Dialog Admin Sukses ... 102

Gambar 4.7 Halaman Master Rumpun Ilmu ... 102

Gambar 4.8 Kotak Dialog Hapus Field... 102

Gambar 4.9 Halaman Master Bidang Ilmu ... 103

Gambar 4.10 Halaman Master Mata Kuliah ... 103

Gambar 4.11 Halaman Master Pendidikan Akhir Dosen ... 104

xix

Gambar 4.15 Kotak Dialog Logout ... 106

Gambar 4.16 Halaman Login Mahasiswa ... 107

Gambar 4.17 Kotak Dialog Login Mahasiswa Gagal ... 107

Gambar 4.18 Kotak Dialog Isi Semua Field ... 107

Gambar 4.19 Kotak Dialog NIM Kosong ... 108

Gambar 4.20 Kotak Dialog PIN Kosong ... 108

Gambar 4.21 Kotak Dialog Login Mahasiswa Sukses... 108

Gambar 4.22 Halaman Upload Proposal Mahasiswa ... 109

Gambar 4.23 Kotak Dialog Memilih File ... 109

Gambar 4.24 Kotak Dialog Proposal Tersimpan ... 109

Gambar 4.25 Kotak Dialog Penyimpanan Gagal ... 110

Gambar 4.26 Halaman Upload Revisi Proposal Mahasiswa ... 110

Gambar 4.27 Kotak Dialog Proposal ACC ... 110

Gambar 4.28 Halaman Upload TA Mahasiswa ... 111

Gambar 4.29 Kotak Dialog TA Tersimpan ... 111

Gambar 4.30 Kotak Dialog Penyimpanan Gagal ... 112

Gambar 4.31 Halaman Upload Revisi TA Mahasiswa ... 112

Gambar 4.32 Kotak Dialog TA Revisi Tersimpan... 112

Gambar 4.33 Halaman Jadwal Sidang Proposal dan TA Mahasiswa ... 113

Gambar 4.34 Logout Mahasiswa... 113

Gambar 4.35 Halaman Login Kaprodi ... 114

Gambar 4.36 Halaman Proposal Masuk Kaprodi ... 114

Gambar 4.37 Halaman Pemilihan Dosen Penguji ... 114

Gambar 4.38 Kotak Dialog Dosen Penguji Tersimpan ... 115

Gambar 4.39 Halaman Login PPTA ... 115

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

PT Chrismalis Artha adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang penyedia jasa penagihan kartu kredit. Perusahaan ini memiliki kantor pusat di Surabaya dan terdapat 17 kantor cabang yang tersebar di wilayah Indonesia. PT Chrismalis Artha telah bekerjasama dengan beberapa bank terkemuka di Indonesia. Dalam tugas akhir ini, riset dilakukan pada salah satu klien yaitu PT Bank Mega dikarenakan jumlah nasabah yang paling banyak ditangani berasal dari bank Mega. Setiap bulannya perusahaan mampu melakukan penagihan hingga 1500 nasabah dari berbagai kota di Jawa Timur. Proses penagihan lapangan ditangani oleh subdivisi field collection, dimana terdapat 10 tenaga penagihan (field collector) dengan target kunjungan harian sebanyak 5 nasabah perhari tiap field collector.

Proses bisnis subdivisi collection dimulai dari admin collection mengolah data nasabah dari klien (bank) untuk didistribusikan kepada field collector, kemudian field collector melakukan penagihan kepada nasabah. Setelah melakukan penagihan, field collectorakan mencatat visit report dan form promise to pay (PTP) kedalam buku catatan masing-masing. Visit report merupakan data hasil kunjungan yang berisi tanggal penagihan dan status nasabah sedangkan form PTP merupakan bukti sekaligus estimasi apabila nasabah bersedia melakukan pembayaran. Setiap dua minggu sekali field collector melaporkan PTP dan visit report terakhir nasabah kepada admin untuk dilakukan rekap. Setelah admin

mengirimkan rekap visit report dan PTP, klien akan mengirimkan data pembayaran nasabah. Admin akan memeriksa data pembayaran nasabah dengan data PTP. Hasil rekap data pembayaran dan rekap data visit report diberikan kepada supervisor collection untuk dilakukan monitoring.

Supervisor akan melakukan monitoring kinerja field collector dengan cara memantau kunjungan dan status nasabah setiap dua minggu sekali dan pemantauan pembayaran nasabah setiap akhir bulan. Pemantauan status nasabah terbagi menjadi dua yaitu non-skip dan skip. Non-skip adalah status dimana nasabah bersedia melakukan pembayaran dan akan tetap ditangani oleh field collector. Sedangkan skip adalah status nasabah yang sudah tidak dapat ditangani, meliputi pindah alamat, tidak terdapat tunggakan, kasus, meninggal, low balance dan ditolak. Nasabah akan ditolak apabila selama tiga kali kunjungan berturut-turut alamat nasabah tidak ada (invalid) dan nasabah tidak ada di tempat serta dalam tiga kali kunjungan nasabah berstatus salah alamat, meninggalkan pesan, tidak bisa ditemui dan tidak mau membayar. Nasabah dengan status ditolak masih bisa dilakukan penagihan sesuai dengan keputusan supervisor. Data nasabah skip selanjutnya akan dilakukan penarikan dan dilaporkan sebagai data reject kepada klien. Sedangkan pemantauan pembayaran nasabah dilakukan dengan memeriksa laporan total perolehan pembayaran nasabah tiap field collector.

Dari hasil pemantauan akan dilakukan evaluasi kinerja field collector. Evaluasi dilakukan apabila field collector belum mencapai target kunjungan minimum dan total perolehan pembayaran nasabah kurang dari Rp 10.000.000. Hasil dari evaluasi yaitu dengan memberikan briefing, perpindahan data nasabah antar field collector (routing) dan penarikan data (withdrawal).

Berdasarkan proses bisnis subdivisi collection saat ini masih mengalami beberapa kendala. Kendala pertama yaitu field collector hanya melaporkan kondisi terakhir nasabah sehingga tidak terdapat informasi history visit report serta pelaporan hanya dilakukan dua minggu sekali dikarenakan luasnya wilayah kerja field collector sedangkan supervisor membutuhkan laporan visit report setiap hari untuk memantau kunjungan harian field collector. Hal ini menyebabkan supervisor tidak dapat mengetahui perkembangan nasabah dan tidak dapat memutuskan siapa saja nasabah yang ditolak. Selama ini keputusan ditentukan langsung oleh field collector. Kesalahan dalam proses monitoring tersebut menyebabkan tidak tepatnya evaluasi. Supervisor hanya melakukan evaluasi kinerja berdasar target kunjungan bulanan dan total perolehan pembayaran nasabah. Dalam menentukan routing, supervisor mengambil keputusan berdasar laporan lisan dari field collector, sedangkan penentuan withdrawal hanya berdasarkan laporan visit report terakhir tanpa melakukan analisa history visit report nasabah. Hal ini menyebabkan kesalahan dalam pengambilan keputusan serta keterlambatan penanganan nasabah.

Kendala kedua yaitu terjadi kelalaian field collector dalam menangani nasabah yang melewati tanggal jatuh tempo PTP disebabkan tidak terdapat pengingat waktu jatuh tempo PTP nasabah, sedangkan untuk mengetahui informasi status pembayaran nasabah yang belum lunas atau belum melakukan pembayaran field collector harus menanyakan terlebih dahulu kepada admin melalui telepon.

Pada kendala subdivisi collection tersebut apabila tidak diselesaikan dapat menyebabkan perusahaan tidak memenuhi target dari klien. Pada bulan Juni 2014

pendapatan subdivisi collection hanya sebesar Rp 109.011.000, pada bulan Juli sebesar Rp 111.684.000 dan pada bulan September sebesar Rp 146.269.000 dimana target pencapaian bulanan adalah sebesar Rp 150.000.000. Apabila selama tiga periode berturut-turut subdivisi collection tidak dapat memenuhi target maka klien akan memutuskan kerjasamanya sehingga mengakibatkan perusahaan kehilangan klien.

Solusi yang dapat menangani permasalahan pada subdivisi collection yaitu dengan membangun sistem informasi yang dapat melakukan proses pelaporan data visit report dan PTP secara langsung bagi field collector saat berada dilapangan. Hasil pelaporan nantinya akan digunakan supervisor untuk melakukan monitoring dan evaluasi kinerja field collector secara real-time sesuai dengan indikator yang telah ditentukan. Sistem juga dapat memberikan notifikasi jatuh tempo PTP nasabah yang ditangani melalui email, menampilkan informasi nasabah, history visit report, hasil evaluasi, jumlah target dan jumlah pembayaran nasabah yang diterima. Sistem yang dibangun menggunakan website yang dapat diakses secara mobile bagi field collector.

Pembuatan sistem informasi monitoring dan evaluasi kinerja field collector diharapkan dapat menyelesaikan permasalahan yang ada pada subdivisi field collection dan mengurangi kesalahan dalam evaluasi sehingga penanganan nasabah menjadi lebih optimal dan perusahaan dapat memenuhi target.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang, maka dapat dirumuskan permasalahan adalah bagaimana mengembangkan sistem informasi yang dapat melakukan monitoring dan evaluasi kinerja field collector sesuai dengan indikator kinerja perusahaan

sehingga dapat memenuhi target pencapaian bulanan baik field collector maupun subdivisi fieldcollection.

1.3 Pembatasan Masalah

Batasan permasalahan dalam tugas akhir ini adalah sebagai berikut: 1. Sistem yang dibuat tidak menangani perhitungan komisi field collector. 2. Sistem yang dibuat pada proses penagihan dan pelaporan disesuaikan

dengan prosedur klien (Bank Mega).

3. Sistem yang dibuat tidak menangani kegiatan negosiasi antara nasabah dengan field collector yang tidak sesuai dengan prosedur klien dan perusahaan.

4. Sistem yang dibuat hanya memonitoring aktifitas penagihan field collector. 5. Sistem yang dibuat tidak membahas proses tindak lanjut dari hasil

monitoring dan evaluasi.

6. Sistem yang dibuat hanya digunakan oleh 10 field collector, admin dan supervisor pada kantor pusat Surabaya.

7. Indikator kinerja yang harus dicapai field collector telah ditentukan oleh perusahaan.

1.4 Tujuan

Tujuan dari tugas akhir ini adalah menghasilkan sistem informasi monitoring dan evaluasi kinerja field collector sesuai dengan indikator kinerja perusahaan sehingga dapat memenuhi target pencapaian bulanan baik field collector maupun subdivisi fieldcollection.

1.5 Manfaat

Hasil tugas akhir ini diharapkan dapat memberikan manfaat yaitu: a. Manfaat Teoritis

1. Dapat dijadikan sebagai acuan dan pertimbangan bagi penelitian selanjutnya khususnya yang berkaitan dengan pengembangan sistem informasi monitoring dan evaluasi kinerja pegawai ataupun karyawan.

b. Manfaat Praktis

1. Membantu supervisor field collection dalam melakukan monitoring dan evaluasi kinerja field collector.

2. Membantu field collector dalam proses penagihan nasabah serta pelaporan visit report dan form PTP nasabah kepada supervisor.

3. Membantu admin collection dalam manajemen data nasabah dan data pembayaran nasabah kepada field collector.

1.6 Sistematika Penulisan

Penyusunan laporan tugas akhir ini secara sistematis diatur dan disusun dalam lima bab, yang masing-masing terdiri dari beberapa sub bab. Adapun urutan dari bab pertama sampai bab terakhir adalah sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini membahas tentang latar belakang permasalahan yang terjadi, perumusan permasalahan, pembatasan masalah, tujuan dilakukannya penelitian, manfaat bagi stakeholder, serta penjelasan sistematika penulisan laporan.

BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini membahas mengenai berbagai macam teori yang mendukung dalam pembuatan rancang bangun Sistem Informasi Monitoring dan Evaluasi Kinerja Field Collector pada PT Chrismalis Artha.

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Bab ini membahas bagaimana awal proses penelitian dilakukan hingga menghasilkan sebuah perancangan yang diperoleh melalui beberapa tahapan seperti pengumpulan data, identifikasi permasalahan, analisis permasalahan, solusi permasalahan serta dilanjutkan sampai dengan perancangan sistem yang berisi document flow, system flow, data flow diagram, entity relationship diagram, struktur basis data dan desain input / output.

BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI SISTEM

Bab ini membahas mengenai implementasi program yang sudah dibuat berdasarkan hasil analisis hingga perancangan dan akan dilakukan uji coba fungsional dan non-fungsional terhadap perangkat lunak yang dibangun. Sedangkan evaluasi sistem berisi validasi dan uji coba sistem agar terhindar dari error serta berjalan sesuai yang diharapkan.

BAB V PENUTUP

Bab ini membahas tentang kesimpulan yang diperoleh dari pembuatan sistem ini yaitu hasil evaluasi, serta saran yang bertujuan untuk pengembangan sistem dimasa yang akan datang.

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Field Collector

Field collector adalah tenaga penagihan hutang yang bertugas untuk mengingatkan sekaligus melakukan penagihan kepada pemilik hutang yang dalam hal ini merupakan nasabah pemilik kartu kredit yang mengalami kredit macet dengan berkomunikasi dengan cara bertatap muka langsung. Dalam surat edaran Bank Indonesia No. 14/17/DASP disebutkan bahwa tenaga penagihan (field collector) harus dipastikan telah memperoleh pelatihan yang memadai terkait dengan tugas penagihan dan etika penagihan sesuai dengan ketentuan berikut: a. Menggunakan kartu identitas resmi yang dikeluarkan Penerbit Kartu Kredit,

yang dilengkapi dengan foto diri yang bersangkutan.

b. Penagihan dilarang dilakukan dengan menggunakan cara ancaman, kekerasan dan/atau tindakan yang bersifat mempermalukan Pemegang Kartu Kredit.

c. Penagihan dilarang dilakukan dengan menggunakan tekanan secara fisik maupun verbal.

d. Penagihan dilarang dilakukan kepada pihak selain Pemegang Kartu Kredit. e. Penagihan menggunakan sarana komunikasi dilarang dilakukan secara terus

menerus yang bersifat mengganggu.

f. Penagihan hanya dapat dilakukan di tempat alamat penagihan atau domisili Pemegang Kartu Kredit.

Penagihan hanya dapat dilakukan pada pukul 08.00 sampai dengan pukul 20.00 wilayah waktu alamat Pemegang Kartu Kredit dan penagihan di luar tempat dan/atau waktu sebagaimana dimaksud pada huruf f) dan huruf g) hanya dapat dilakukan atas dasar persetujuan dan/atau perjanjian dengan Pemegang Kartu Kredit terlebih dahulu (Bank Indonesia, 2012).

2.2 Kinerja

Kinerja adalah suatu hasil kerja yang dicapai seseorang dalam melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya yang didasarkan atas kecakapan, pengalaman, kesungguhan dan waktu (Hasibuan, 2003).

Kinerja merupakan suatu fungsi dari motivasi dan kemampuan untuk menyelesaikan tugas atau pekerjaan seseorang sepatutnya memiliki derajat kesediaan dan tingkat kemampuan tertentu (Veithzal Rivai, 2009).

2.2.1 Kinerja Karyawan

Kinerja karyawan adalah perilaku nyata yang ditampilkan setiap orang sebagai prestasi kerja yang dihasilkan oleh karyawan sesuai dengan perannya dalam perusahaan (Veithzal Rivai, 2009).

2.2.2 Pengukuran Kinerja Karyawan

Menurut Ivancevich dan Faustino Cardoso Gomes, terdapat delapan dimensi atau kriteria yang perlu mendapat perhatian dalam melakukan penilaian atau pengukuran terhadap kinerja karyawan yang berdasarkan deskripsi perilaku yang spesifik, yaitu:

a. Quantity of work yaitu jumlah kerja yang dilakukan dalam suatu periode waktu yang ditentukan

Aktifitas penagihan nasabah (Visit report) / hari: > 5 nasabah

Perolehan total pembayaran nasabah/ bulan: > Rp 10.000.000,00 b. Quality of work yaitu kualitas kerja yang dicapai berdasarkan syarat-syarat

kesesuaian dan kesiapannya.

c. Job Knowledge yaitu luasnya pengetahuan mengenai pekerjaan dan keterampilannya.

d. Creativeness yaitu keaslian gagasan yang dimunculkan dan tindakan-tindakan untuk menyelesaikan persoalan-persoalan yang timbul.

e. Cooperation yaitu kesediaan untuk bekerjasama dengan orang lain

f. Dependability yaitu kesadaran dan dapat dipercaya dalam hal kehadiran dan penyelesaian pekerjaan

g. Initiative yaitu semangat untuk melaksanakan tugas-tugas baru dan dalam memperbesar tanggung jawabnya.

h. Personal qualities yaitu menyangkut kepribadian, kepemimpinan, keramah-tamahan, dan integrasi pribadi (Umi Narimawati, 2009).

2.3 Key Performance Indicator (KPI)

Key Performance Indicator adalah metric dan pengukuran yang mengindikasi apakah perusahaan hidup atau mati. Mengukur dan merawat KPI adalah sasaran utama dari beberapa solusi Business Intelligence (Scheps, 2008).

Kinerja field collector akan dievaluasi berdasarkan Key Performance Indicator (KPI) yang telah ditetapkan oleh perusahaan pada subdivisi collection yaitu:

a. Aktifitas penagihan nasabah (visit report)/hari:

Status nasabah selama 3 kali kunjungan = Alamat tidak ada Status nasabah selama 3 kali kunjungan = Tidak ada ditempat

Status nasabah selama 3 kali kunjungan =

Salah alamat / Meninggalkan pesan / Tidak bisa ditemui / Tidak mau bayar

Jumlah penanganan nasabah/bulan: > 150 nasabah c. Jumlah penanganan nasabah/bulan:

d. Kunjungan nasabah:

Dalam melakukan evaluasi baik atau tidaknya kinerja field collector akan diprioritaskan berdasarkan perolehan target pembayaran nasabah terlebih dahulu selanjutnya dilihat berdasarkan jumlah penanganan nasabah. Pada KPI mengenai kunjungan nasabah apabila status nasabah mencapai indikator tersebut diatas maka nasabah akan dikelompokkan kedalam status nasabah Ditolak dan perlu dilakukan evaluasi.

2.4 Sistem Informasi

Sistem Informasi adalah suatu sistem didalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiaan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan (Bocij, 2008).

2.4.1 Sistem

Sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan komponen yang saling terkait yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama. Fungsi sistem adalah untuk menerima masukan dan mengubahnya menjadi output (Bocij, 2008).

2.4.2 Informasi

Definisi informasi yang umum digunakan yaitu: a. Data yang telah diolah sehingga menjadi bermakna. b. Data yang telah diolah untuk suatu tujuan.

c. Data yang telah dipahami dan dimengerti oleh penerima.

Terdapat tiga hal penting yang dapat ditarik dari definisi diatas. Pertama, terdapat proses yang jelas dan logis yang digunakan untuk menghasilkan informasi. Proses ini melibatkan pengumpulan data untuk sebuah proses transformasi dalam rangka menciptakan informasi. Kedua, informasi melibatkan dan menempatkan beberapa inisial data dalam bentuk konteks yang bermakna sehingga dapat dipahami dan ditindaklanjuti. Ketiga, informasi yang dihasilkan untuk suatu tujuan yaitu untuk melayani kebutuhan informasi dari beberapa jenis.

Informasi dapat dikatakan memiliki sejumlah karakteristik yang berbeda yang dapat digunakan untuk menggambarkan kualitas. Perbedaan antara informasi yang baik dan buruk dapat diidentifikasi dengan mempertimbangkan atribut kualitas informasi yang ada. O'brien dan marakas (2006), mengambil pendekatan yang lebih terstruktur dan menggambarkan atribut kualitas informasi menjadi tiga kategori dasar yaitu; waktu, konten dan bentuk.

1. Dimensi waktu (Time dimension)

Dimensi waktu menggambarkan jangka waktu yang berhubungan dengan informasi dan frekuensi di mana informasi tersebut diterima.

a. Ketepatan waktu (Timeliness). Informasi harus tersedia saat dibutuhkan. Jika informasi yang diberikan terlalu dini, hal itu mungkin tidak lagi sama ketika digunakan. Jika informasi yang diberikan terlambat, maka tidak akan ada gunanya.

b. Keadaan saat ini (Currency). Informasi harus mencerminkan keadaan pada saat informasi diberikan. Agar informasi up-to-date, informasi juga harus menunjukkan daerah-daerah atau kondisi yang terjadi untuk diubah saat informasi tersebut digunakan.

c. Frekuensi (Frequency). Selain menjadi tersedia bila diperlukan, informasi juga harus tersedia sesering yang diperlukan. Ini berarti bahwa informasi harus diberikan secara berkala, misalnya beberapa organisasi mungkin memerlukan laporan penjualan mingguan sementara yang lainnya hanya perlu laporan bulanan.

d. Jangka waktu (Time period). Informasi tersebut harus mencakup periode waktu yang benar. Sebagai contoh perkiraan penjualan mungkin termasuk informasi mengenai kinerja masa lalu, kinerja saat ini, dan prediksi kinerja selanjutnya sehingga penerima memiliki pandangan masa lalu, sekarang dan keadaan selanjutnya.

2. Dimensi konten (Content dimension)

Dimensi konten menggambarkan ruang lingkup dan isi informasi

a. Akurasi (Accuracy). Informasi yang berisi kesalahan hanya memberikan hasil yang terbatas pada organisasi.

b. Relevansi (Relevance). Informasi yang diberikan harus relevan dengan situasi tertentu dan harus memenuhi informasi yang diperlukan oleh penerima. Informasi yang terlalu detil dapat membahayakan atribut lain dari kualitas informasi, seperti keringkasan.

c. Kelengkapan (Completeness). Semua informasi yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan informasi dari penerima harus disediakan. Informasi lengkap dapat membahayakan atribut lain dari kualitas informasi, seperti ruang lingkup dan akurasi.

d. Keringkasan (Conciseness). hanya informasi relevan dengan kebutuhan informasi dari penerima saja yang harus disediakan. Selain itu, informasi yang harus disediakan bentuk yang paling kompak mungkin. Sebagai contoh, angka penjualan biasanya disediakan untuk bentuk grafik atau tabel akan menjadi tidak biasa bagi penerima apabila berupa laporan teks. e. Cakupan (scope). Ruang lingkup informasi yang disediakan harus sesuai

dengan kebutuhan informasi dari penerima. Kebutuhan penerima akan menentukan apakah informasi tersebut harus berfokus pada organisasi atau situasi eksternal dan apakah harus fokus pada area spesifik yang memberikan gambaran lebih umum.

3. Dimensi bentuk (Form dimension)

Dimensi Bentuk menggambarkan bagaimana informasi tersebut disajikan kepada penerima.

a. Kejelasan (Clarity). Informasi harus disajikan dalam bentuk yang sesuai dengan penerima yang dimaksud. Penerima harus dapat menemukan item tertentu dengan cepat dan harus dapat memahami informasi dengan mudah.

b. Detil (Detail). Informasi memuat tingkat yang benar detail dalam rangka memenuhi kebutuhan informasi penerima. Sebagai contoh, dalam beberapa kasus informasi yang sangat rinci akan membutuhkan sementara di lain informasi ringkasan akan diperlukan.

c. Berurutan (Order). Informasi harus diberikan dalam urutan yang benar. Sebagai contoh, laporan manajemen biasanya berisi ringkasan singkat di awal. Hal ini memungkinkan manajer untuk mencari dan memahami aspek yang paling penting dari laporan sebelum memeriksa detailnya sebagai tingkat yang lebih tinggi.

d. Presentasi (Presentation). Informasi harus disajikan dalam bentuk yang sesuai dengan penerima yang dimaksud. Metode yang berbeda dapat digunakan untuk membuat informasi yang lebih jelas dan lebih mudah diakses oleh penerima. Misalnya secara umum informasi numerik ditampilkan dalam bentuk grafik atau tabel.

e. Media (Media). Informasi harus disajikan dengan menggunakan media yang benar. Informasi resmi, misalnya, sering disajikan dalam bentuk

laporan cetak, dimana saat presentasi mungkin menggunakan proyektor video (Bocij, 2008).

2.5 Monitoring

Monitoring adalah kegiatan pemantauan atau pengamatan yang berlangsung selama kegiatan berjalan untuk memastikan dan mengendalikan keserasian pelaksanaan program dengan perencanaan yang telah ditetapkan (Hedwig, 2007).

Monitoring adalah proses untuk menjamin bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai. Seperti yang terlihat dalam kenyataan, langkah awal proses monitoring adalah langkah perencanaan, penetapan tujuan, standar atau sasaran pelaksanaan suatu kegiatan. Proses monitoring juga membantu penilaian apakah perencanaan, pengorganisasian, penyususan personalia, dan pengarahan telah dilaksanakan secara efektif (Handoko, 2000).

Adapun tipe-tipe dari monitoring antara lain:

1. Monitoring pendahuluan: pengawasan yang dirancang untuk mengantisipasi masalah-masalah atau penyimpangan-penyimpangan dari standar atau tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu diselesaikan.

2. Monitoring yang dilakukan bersamaan dengan pelaksaan kegiatan: tipe pengawasan ini merupakan proses aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui dulu, atau syarat tertentu harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan-kegiatan bisa dilanjutkan, atau menjadi semacam peralatan “double-check” yang lebih menjamin ketepatan pelaksanaan suatu kegiatan.

3. Monitoring umpan balik: digunakan untuk mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan.

Selain adanya tipe-tipe monitoring seperti yang sudah disebutkan di awal, dalam melakukan suatu kegiatan monitoring diperlukan juga beberapa tahapan-tahapan yang harus dilakukan, beberapa tahapan-tahapan tersebut adalah:

1. Penetapan standar

Standar adalah suatu pengukuran yang dapat digunakan sebagai “patokan” untuk penilaian hasil-hasil tujuan, sasaran, kuota dan target pelaksanaan dapat digunakan sebagai standar. Standar juga mempunyai tiga bentuk umum antara lain:

a. Standar-standar physic, yang meliputi kuantitas barang atau jasa, jumlah langganan, atau kualitas pelayanan.

b. Standar-standar moneter, yang di tunjukan dalam rupiah dan mencakup biaya tenaga kerja.

c. Standar-standar waktu, yang meliputi kecepatan pelayanan atau batas waktu suatu pekerjaan yang harus diselesaikan.

2. Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan

Menentukan pengukuran pelaksanaan kegiatan secara tepat. Tahap ini melibatkan beberapa pertanyaan yang dapat digunakan seperti: Berapa kali pelaksanaan seharusnya di ukur?, dalam bentuk apa pengkuran dilakukan?, dan siapa saja yang terlibat?

3. Pengukuran pelaksanaan kegiatan

Pengukuran pelaksanaan dilakukan sebagai proses yang berulang-ulang dan terus-menerus. Sehingga ada banyak cara untuk menjalankan pengukuran

pelaksanaan, yaitu 1) pengamatan, 2) laporan-laporan, 3) metoda-metoda otomatis dan 4) melakukan inspeksi.

4. Pembandingan pelaksanaan dengan standar dan analisa penyimpangan

Tahap ini merupakan tahap ditemukannya penyimpangan dan dari standar yang ditentukan yang selanjutnya penyimpangan tersebut dianalisis agar ditemui mengapa standar tidak dapat tercapai.

5. Pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan

Tindakan koreksi dapat di lakukan jika dari hasil analisa memang di haruskan untuk segera mengambil tindakan. Dan tindakan koreksi tersebut bisa berupa mengubah standar mula-mula (terlalu tinggi atau terlalu rendah), mengubah pengukuran pelaksanaan (inspeksi terlalu sering frekuensinya atau sebaliknya), dan mengubah cara dalam menganalisa dan menginterpretasikan penyimpangan-penyimpangan (Handoko, 2000).

Kinerja field collector akan dimonitoring oleh supervisor berdasarkan persentase nasabah yang ditangani, status nasabah, history visit report, form PTP dan jumlah pembayaran nasabah tiap field collector. Berikut adalah tahapan dari status nasabah:

2.6 Evaluasi

Evaluasi adalah upaya menilai kualitas program dan hasil-hasilnya secara berkala dengan menggunakan pendekatan yang tepat. Evaluasi penelitian berarti upaya menggali informasi terhadap proses dan hasil penelitian untuk menilai kualitasnya dengan menggunakan pendekatan yang tepat (Hedwig, 2007).

Evaluasi adalah kegiatan untuk mengumpulkan informasi tentang bekerjanya sesuatu, yang selanjutnya informasi tersebut digunakan untuk menentukan alternatif yang tepat dalam mengambil sebuah keputusan. Fungsi utama evaluasi dalam hal ini adalah menyediakan informasi-informasi yang berguna bagi pihak decision maker untuk menentukan kebijakan yang akan diambil berdasarkan evaluasi yang telah dilakukan (Arikunto dan Cepi, 2008:2).

Evaluasi perlu di lakukan untuk segala jenis dan ukuran organisasi, maka evaluasi seharusnya mampu merangsang sikap kritis terhadap ekspektasi dan asumsi yang ada, sehingga dapat memicu pengkajian ulang atas tujuan dan nilai-nilai, serta mampu memberikan alternatif dan merumuskan kriteria.

Kegiatan evaluasi seharusnya di jalankan secara berkelanjutan, tidak hanya pada akhir periode atau setelah munculnya permasalahan. Dengan melakukan evaluasi yang berkala atau berkelanjutan memungkinkan penolok ukuan kemajuan dan pemonitoran yang lebih efektif (Fred R David, 2009)

2.7 Software Eengineering Body of Knowledge (SWEBOK)

Software Engineering Body of Knowledge (SWEBOK) adalah disiplin ilmu yang mengintegrasikan proses, metode dan alat untuk pengembangan perangkat lunak komputer. SWEBOK menggambarkan pengetahuan secara umum tentang rekayasa perangkat lunak yang dibagi kedalam 10 area pengetahuan

(knowledge areas) atau disebut KAs. SWEBOK merupakan produk dari komite koordinasi rekayasa perangkat lunak yang disponsori oleh Institute of Electrical and Electronics Engineers (IEEE) computer society. Didalam SWEBOK terdapat 10 KAs yaitu:

1. Software requirements 2. Software design 3. Software construction 4. Software testing 5. Software maintenance

6. Software configuration management 7. Software engineering management 8. Software engineering process

9. Software engineering tools and methods 10. Software quality

Gambar 2.3 Bagian 6 - 10 dari SWEBOK serta disiplin ilmu yang berkaitan SWEBOK mempunyai panduan yanng disebut guide to swebok. Panduan ini dibuat untuk lima tujuan yaitu:

1. Untuk memperlihatkan kesamaan pandangan tentang rekayasa perangkat lunak diseluruh dunia.

2. Untuk memperjelas tempat dan menetapkan batas dari rekayasa perangkat lunak dan hubungannya dengan disiplin ilmu lain seperti ilmu komputer, manajemen proyek, teknik komputer da matematika.

3. Untuk memberi karakter isi dari disiplin ilmu rekayasa perangkat lunak. 4. Untuk memberikan akses topik ke SWEBOK.

5. Untuk memberikan pengetahuan dasar bagi pengembangan kurikulum dan sertifikasi serta perizinan (Pressman, 2004).

Pada pelaksanaan tugas akhir ini tahap yang digunakan hanya sampai pada tahap empat yaitu tahap dilakukannya software testing (pengujian perangkat lunak).

2.8 Internet

Internet adalah komunikasi berbasis komputer yang lebih besar dibandingkan dengan komunikasi lainnya, dan telah melahirkan aplikasi khusus, seperti intranet dan ekstranet. Bisa disebut juga sebagai sekumpulan jaringan yang dapat disatukan bersama. Jadi internet dapat didefinisikan sebagai penghubung jaringan global sehingga penyebaran data dan program dapat terjadi (McLeod dan Schell, 2008).

Word Wide Web sering disingkat dengan www atau web adalah informasi yang dapat diakses melalui internet dimana dokumen-dokumen hypermedia ( file-file komputer) disimpan dan kemudian diambil dengan cara-cara yang menggunakan metode penentuan alamat yang unik (McLeod dan Schell, 2008). Web merupakan salah satu layanan internet yang paling banyak digunakan dibanding dengan layanan lain seperti ftp, gopher, news atau bahkan email (Nugroho, 2004).

Adapun cara kerja web adalah sebagai berikut:

1. Informasi web disimpan dalam dokumen dalam bentuk web page. 2. Halaman web tersebut disimpan dalam komputer serverweb.

3. Sementara dipihak pemakai ada komputer yang bertindak sebagai komputer client dimana ditempatkan program untuk membaca halaman web yang ada di server web (browser).

4. Browser membaca halaman web yang ada di server web.

Kelebihan menggunakan aplikasi berbasis web adalah sebagai berikut:

1. File dan database terpusat dan hanya perlu melakukan installasi di server sehingga memudahkan untuk proses update atau perawatan.

2. Dapat dengan mudah diakses dari jarak jauh kapanpun dan dimanapun melalui browser tanpa harus melakukan Instalasi software.

3. Tidak membutuhkan spesifikasi komputer yang tinggi. 4. Tidak memerlukan lisensi.

5. Dapat diakses dari berbagai media seperti komputer dan handphone. 2.9 PHP

PHP Hypertext Preprocesor merupakan bahasa yang hanya dapat berjalan pada server yang hasilnya dapat ditampilkan pada klien. PHP merupakan bahasa berbentuk skrip yang ditempatkan dalam server dan diproses di server. Hasilnya akan dikirimkan ke client, tempat pemakai menggunakan browser. PHP dikenal sebagai sebuah bahasa scripting, yang menyatu dengan tag-tag HTML, dieksekusi di server, dan digunakan untuk membuat halaman web yang dinamis seperti halnya Active Server Pages (ASP) atau Java Server Pages (JSP). PHP merupakan sebuah software open source. hal inilah yang membedakan ASP dengan PHP (Swastika, 2006).

2.10 Dashboard

Dashboard adalah satu kategori dari aplikasi business intelligence yang secara real time akan memonitoring berbagai informasi yang dibutuhkan oleh suatu organisasi atau perusahaan dengan berbagai macam format seperti graphical gadgets, typically, gauges, charts, indicators, dan color-coded maps yang memungkinkan mereka membuat keputusan secara cepat (Kusnami, 2009).

Dashboard adalah sebuah tampilan visual dari informasi terpenting yang dibutuhkan untuk mencapai satu atau lebih tujuan, digabungkan dan diatur pada

sebuah layar, menjadi informasi yang dibutuhkan dan dapat dilihat secara sekilas. Tampilan visual disini mengandung pengertian bahwa penyajian informasi harus dirancang sebaik mungkin, sehingga mata manusia dapat menangkap informasi secara cepat dan otak manusia dapat memahami maknanya secara benar. Dashboard adalah sebuah tampilan pada satu monitor komputer penuh yang berisi informasi yang bersifat kritis, agar dapat dilihat secara menyeluruh sehingga dengan melihat dashboard itu saja sudah dapat diketahui hal-hal yang dibutuhkan. Dashboard biasanya kombinasi dari teks dan grafik, tetapi lebih ditekankan pada grafik (Few, 2006).

Tujuan dalam penggunaan dashboard yaitu : a. Mengkomunikasikan strategi:

Mengkomunikasikan strategi dan tujuan yang dibuat oleh eksekutif kepada semua pihak yang berkepentingan sesuai dengan peran dan levelnya dalam organisasi.

b. Memonitor dan menyesuaikan pelaksanaan strategi:

Memonitor pelaksanaan dari rencana dan strategi yang telah dibuat. Memungkinkan eksekutif untuk mengidentifikasi permasalahan kritis dan membuat strategi untuk mengatasinya.

c. Menyampaikan wawasan dan informasi ke semua pihak:

Menyajikan informasi menggunakan grafik, simbol, bagan dan warna yang memudahkan pengguna dalam memahami dan mempersepsikan informasi secara benar

Karakteristik dashboard operasional yaitu:

a. Model pemrosesan yang berdasarkan kejadian yaitu menangkap kejadian setiap saat dari beberapa sistem yang mencakup dan mempengaruhi proses bisnis.

b. Aturan bisnis yang kuat yaitu mengijinkan penggunanya membuat peringatan, target, ambang untuk nilai kerja individu.

c. Dashboard bisnis yang user friendly yaitu memperbarui nilai sebagai aliran kejadian melalui sistem dan menempatkan nilai tersebut dalam hubungan dengan menghubungkan ke pencapaian bisnis.

d. Sebuah sistem aliran kerja yang bergabung dan bekerja sama yang mengijinkan penggunanya untuk melalui proses secara formal dan informasi, yang dengan proses itu pengguna dapat berkolaborasi mendiskusikan hasilnya.

Karakteristik dashboard menurut Hariyanti, yaitu :

a. Synergetic: Ergonomis dan memiliki tampilan visual yang mudah dipahami oleh pengguna. Dashboard mensinergikan informasi dari berbagai aspek yang berbeda dalam satu layar.

b. Monitor: Menampilkan KPI yang diperlukan dalam pembuatan keputusan dalam domain tertentu, sesuai dengan tujuan pembangunan dashboard tersebut.

c. Accurate: Informasi yang disajikan harus akurat dengan tujuan untuk mendapatkan kepercayaan dari penggunanya.

d. Responsive: Merespon threshold yang telah didefinisikan, dengan memberikan alert (seperti bunyi alarm, blinker, email) untuk mendapatkan perhatian pengguna terhadap hal-hal yang kritis.

e. Timely: Menampilkan informasi teknik yang diperlukan untuk pengambilan keputusan.

f. Interactive: Pengguna dapat melakukan drill down dan mendapatkan informasi yang lebih detail, analisis sebab akibat dan sebagainya.

g. More Data History: Melihat tren sejarah KPI contohnya perbandingan jumlah pencapaian penjualan periode saat ini dengan beberapa tahun yang lalu, untuk mengetahui apakah kondisi sekarang lebih baik atau tidak.

h. Personalized: Penyajian informasi spesifik untuk setiap jenis pengguna sesuai domain, tanggung jawab, hak akses, dan batasan akses data.

i. Analitycal: Fasilitas untuk melakukan analisis, seperti analisis sebab akibat. j. Collaborative: Fasilitas pertukaran catatan (laporan)

k. Trackability: Memungkinkan setiap pengguna untuk mengkustomisasi nilai yang akan dilacaknya.

Adapun klasifikasi dashboard akan dijelaskan sebagai berikut: 1. Dashboard untuk tujuan Strategi

a. Mendukung manajemen level strategis.

b. Informasi untuk membuat keputusan bisnis, memprediksi peluang, dan memberikan arahan pencapaian tujuan strategis.

c. Fokus pada pengukuran kinerja high-level dan pencapaian tujuan strategis organisasi.

e. Informasi yang disajikan tidak terlalu banyak dan disajikan secara ringkas. f. Informasional disajikan dengan mekanisme yang sederhana, melalui

tampilan yang “unidirectional”.

g. Tidak didesain untuk berinteraksi, dalam melakukan analisis yang lebih detail.

h. Tidak memerlukan realtime. 2. Dashboard untuk Taktikal

a. Mendukung manajemen level taktikal.

b. Memberikan informasi yang diperlukan oleh analis untuk mengetahui penyebab suatu kejadian.

c. Fokus pada proses analisis untuk menemukan penyebab dari suatu kondisi atau keadian tertentu.

d. Dengan fungsi drill-down dan navigasi yang baik.

e. Memiliki konten informasi yang lebih banyak (analisis perbandingan, pola/tren, evaluasi kinerja).

f. Menggunakan media penyajian yang “cerdas”, yang memungkinkan pengguna melakukan anlisis terhadap data yang kompleks.

g. Didesain untuk berinteraksi dengan data. h. Tidak memerlukan data realtime.

3. Dashboard untuk operasional

a. Mendukung manajemen level operasional.

b. Memberikan informasi mengenai aktifitas yang sedang terjadi, beserta perubahannya secara realtime untuk memberikan kewaspadaan terhadap hal-hal yang perlu direspon secara cepat.

c. Fokus pada monitoring aktifitas dan kejadian yang berubah secara konstan.

d. Informasi disajikan spesifik, tingkat detailnya cukup dalam. e. Media penyajian sederhana.

f. Alert disajikan dengan cara yang mudah dipahami, dan mampu menarik perhatian pengguna.

g. Bersifat dinamis, sehingga memerlukan realtime.

h. Didesain untuk berinteraksi dengan data, untuk mendapatkan informasi yang lebih detail, maupun informasi pada level yang lebih tinggi (Hariyanti, 2008).

Untuk penyajian di sistem informasi monitoring dan evaluasi kinerja field collector pada PT Chrismalis Artha, dashboard yang akan digunakan adalah jenis operasional karena dalam hal ini PT Chrismalis Artha membutuhkan data yang realtime yang dapat digunakan untuk memonitoring kinerja field collector, sehingga bila diketahui ada indikator yang belum terpenuhi dapat segera dilakukan evaluasi guna untuk mengambil keputusan.

2.11 Email

Surat elektronik atau email merupakan inovasi yang paling berdampak besar dan membuat fenomena baru dalam cara berkomunikasi. Email tidak hanya cepat, namun mudah digunakan dan biaya yang relatif murah untuk tetap berkomunikasi ke keluarga dan kolega, email juga diperlukan sebagai alat penunjang bisnis dan menjadi bagian penting dalam dunia kerja (Taylor, 2004).

BAB III

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Pada bab ini dijelaskan tentang identifikasi permasalahan, analisis permasalahan, solusi permasalahan dan perancangan sistem dalam membangun sistem informasi monitoring dan evaluasi kinerja field collector pada PT Chrismalis Artha.

3.1 Elisitasi dan Analisis Permasalahan

Elisitasi adalah teknik pengumpulan data dengan mengajukan pertanyaan secara terarah dan langsung kepada narasumber untuk menemukan titik permasalahan utama yang terjadi pada perusahaan. Elisitasi dilakukan pada saat proses wawancara dan setelah wawancara. Setelah dilakukan wawancara, tahapan selanjutnya adalah melakukan analisis permasalahan. Analisis permasalahan digunakan untuk mendefinisikan suatu permasalahan dan memberikan solusi untuk menyelesaikan masalah tersebut.

3.1.1 Elisitasi Kebutuhan (Requirement Elicitation)

Salah satu prinsip dasar yang baik pada proses elisitasi adalah melakukan komunikasi secara efektif antara berbagai pemangku kepentingan. Elemen penting lain dari persyaratan elisitasi adalah bagaimana ruang lingkup dari proyek yang akan dikerjakan.

Proses elisitasi ini didapatkan beberapa dokumen mengenai peran (role), tanggungjawab (responsibility), aturan (rule), kebijakan (policy), pengguna (stakeholder) yang terlibat dan dokumen pendukung lain yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem.

Dalam melakukan proses monitoring & evaluasi kinerja field collector terdapat tiga stakeholder yang berperan yaitu Administrasi field collection, field collector dan supervisor field collection.

Berikut ini adalah data-data yang telah diperoleh berdasarkan wawancara dan observasi kepada stakeholder terkait yang akan digunakan untuk keperluan pengembangan perangkat lunak:

A. Data Nasabah.

Data Nasabah merupakan data dari nasabah yang akan dilakukan penagihan tunggakan. Data nasabah digunakan untuk melakukan penyusunan draft kunjungan nasabah

Tabel 3.1 Tabel contoh data nasabah

Tabel 3.2 Tabel contoh detail nasabah

No Data Nasabah Keterangan

1 No. Card 4201 9100 5778 3002 2 Nama Nasabah Ricky Subandi

3 Jenis Kelamin Male (M) 4 Tanggal Lahir 25-05-1983

5 Alamat Nasabah Kutisari Indah Barat 3/63, Kutisari, Trenggilis, Surabaya 60291

6 Telepon Nasabah 0334-882881 7 Selular Nasabah 031-60715151 8 Nama Perusahaan Karya Multikarsa PT

Kulon, Lakarsantri, Surabaya 60213 10 Telepon Kantor 031-7514777

11 Nama Relasi Agustinus Wilantoro

12 Alamat Relasi Medokan Ayu Rl Surabaya 60291 13 Telepon Relasi 031-8711885

14 Open Date 31-03-2007

15 Limit 4.000.000

16 Outstanding 53.225.265

17 Date WO 01-09-2008

18 Principle / Cardpro 5.161.282

B. Data Kunjungan Nasabah

Data Kunjungan Nasabah digunakan bagi field collector dalam melakukan penagihan dan untuk mengetahui jumlah nasabah yang ditangani.

Tabel 3.3 contoh data kunjungan nasabah No Nama Nasabah Field collector 1 Gunawan Hidayat Alfiyanto 2 Anita Yayu Rahmawati Alfiyanto 3 Roy Gosal M Aziz 4 Yuni Dwi Indiarti Aziz 5 Indah Purwani Iwan 6 Anik Agustin Iwan C. Data Pembayaran nasabah.

Data Pembayaran nasabah digunakan untuk mengetahui siapa saja nasabah yang melakukan pembayaran dan jumlah pembayaran nasabah.

Tabel 3.4 Tabel contoh data pembayaran nasabah

No Nama Nasabah Field collector Tgl Bayar Jumlah Bayar 1 Ricky Subandi Alfianto 20-01-2015 2.000.000 2 Robertus Aryanto Aziz 22-01-2015 1.000.000 3 Maria Ulfa Aziz 22-01-2015 1.200.000 D. Data visit report.

Data visit report merupakan data hasil kunjungan field collector kepada nasabah. Data visit report berfungsi sebagai informasi perkembangan nasabah dan sebagai bahan monitoring dan evaluasi.

Tabel 3.5 contoh data visit report

No Nama Nasabah kunjungan 1 kunjungan 2 kunjungan 3 1 Gunawan Hidayat Prospek Prospek Janji Bayar 2 Anita Yayu

Rahmawati

Salah alamat Pindah 3 Rindang

Sudjaswanti

Salah alamat Tidak mau bayar Janji Bayar 4 Njo Hendro

Sunyoto

Tidak ada di tempat

Prospek Janji Bayar

5 Ma'ah Abd Pindah - -

E. Data Promise to Pay (PTP)

Data PTP merupakan data nasabah yang bersedia dan berjanji untuk melakukan pembayaran. Form PTP berisi data nasabah, jumlah cicilan pembayaran dan tanggal jatuh tempo pembayaran. Data PTP digunakan untuk monitoring pembayaran dan pemberian notifikasi jatuh tempo PTP nasabah kepada field collector yang menangani.

Tabel 3.6 contoh data PTP No Nasabah Balance Down

Payment

DP Due Date

RTP Ten

or

PTP Due Date 1 Anita Yayu

Rahmawati

16.000.000 3.000.000 30-12-2015

13.000. 000

13 30-05-2016 2 Rindang

Sudjaswanti

2.450.000 1.000.000 22-01-2016

1.450.0 00

3 22-04-2016 3 Njo Hendro

Sunyoto

48.400.000 8.000.000 30-03-2016

40.400. 000

10 30-08-2016 F. Data PTP paid off

Data PTP paid off merupakan data nasabah yang sudah melunasi pembayaran. Data PTP paid off berfungsi sebagai informasi bahwa nasabah sudah bebas tunggakan dan pelaporan nasabah lunas.

Tabel 3.7 contoh data PTP

No Nama Nasabah Field collector Tgl Bayar Jumlah Bayar

1 Anita Yayu

Rahmawati

Alfianto 20-01-2015 6.000.000 2 Rindang

Sudjaswanti

Aziz 22-01-2015 4.000.000

3 Njo Hendro

Sunyoto

Aziz 22-01-2015 12.000.000

G. Data Verifikasi.

Data Verifikasi merupakan data hasil pemantauan lapangan secara langsung oleh supervisor. Data verifikasi berfungsi sebagai informasi keputusan dan tindakan penanganan supervisor terhadap nasabah yang diverifikasi.

Tabel 3.8 contoh data Verifikasi

No Nasabah Field collector Hasil Verifikasi 1 Gunawan Hidayat Alfiyanto Reject

2 Anita Yayu Rahmawati Alfiyanto Extend

3 Rindang Sudjaswanti Aziz Extend

4 Njo Hendro Sunyoto Aziz Reject

5 Ma'ah Abd Iwan Reject

H. Data Status

Data status merupakan penggolongan hasil kunjungan yang terdapat pada status visit report nasabah. Status nasabah terdiri dari 3 status yaitu status 1, status 2 dan status 3.

Tabel 3.9 contoh data status

No Status keterangan

1 Status 1 Alamat tidak ada 2 Status 1 Tidak ada ditempat

3 Status 1 Ada

4 Status 2 Skip

5 Status 2 Prospek

6 Status 2 Janji bayar

7 Status 3 Pindah

I. Data Karyawan subdivisi field collection

Data Karyawan terdiri dari data nama-nama karyawan beserta peranan untuk memberikan hak akses pengguna pada sistem.

Tabel 3.10 Data karyawan

No Nama Karyawan Jabatan Peranan

1 Sulis Administrasi Field collection

Administrasi field collection bertanggung jawab dalam pengelolaan data nasabah & data pembayaran, penyusunan draft kunjungan, mencetak daftar kunjungan dan surat tugas nasabah 2 Alfianto Field collector Field collector bertanggung jawab

dalam melakukan penagihan nasabah dan pelaporan data hasil kunjungan nasabah

3 Andri 4 Aziz 5 Andi 6 Bagus 7 Edi 8 Hendro 9 Handoko 10 Iwan 11 Mulyono

12 Sam Supervisor field collection

Supervisor field collection bertanggung jawab dalam melakukan persetujuan maupun revisi daftar kunjungan, monitoring, verifikasi dan evaluasi kinerja field collector serta pengambilan keputusan dilapangan

Secara garis besar proses bisnis monitoring & evaluasi kinerja field collector dimulai dari penyusunan draft kunjungan, approval draft kunjungan, pembuatan daftar kunjungan, pencatatan data visit report & PTP, monitoring, verifikasi dan evaluasi. Berikut ini digambarkan proses bisnis beserta aturannya yang terdapat pada sub divisi field collection PT chrismalis artha saat ini.

Tabel 3.11 Proses bisnis berdasarkan Phase

Phase Proses Bisnis Stakeholder

1 Menyusun Draft kunjungan nasabah Administrasi Field collection 2 Approval draft kunjungan nasabah Supervisor field collection 3 Mencetak daftar kunjungan per-nasabah

yang telah di Acc supervisor

Administrasi Field collection 4 Pencatatan data hasil kunjungan nasabah Field collector

5 Pembuatan laporan visit report & PTP Administrasi Field collection 6 Pengecekan pembayaran nasabah Administrasi Field collection 7 Monitoring kinerja field collector Supervisor field collection 8 Membuat catatan hasil verifikasi lapangan Supervisor field collection 9 Evaluasi kinerja field collector Supervisor field collection

Tabel 3.12 Rule proses bisnis berdasarkan Stakeholder

Stakeholder Proses Bisnis Phase Rule Administrasi

Field collection

Menyusun Draft kunjungan nasabah

1 Penyusunan dilakukan setiap periode setelah menerima data nasabah dari klien (Bank Mega) (Bank Mega)

Mencetak daftar kunjungan

per-nasabah yang telah di Acc supervisor

3 Daftar kunjungan dapat dicetak apabila sudah mendapat persetujuan dari supervisor field collection

Pembuatan laporan visit report & PTP

5 Pelaporan visit report dilakukan dua minggu sekali setelah mendapat data visit report & ptp dari field collector

Pengecekan

pembayaran nasabah

6 Pengecekan dilakukan setelah menerima data pembayaran dari klien (Bank Mega)

Field collector

Pencatatan data hasil kunjungan nasabah

4 Pencatatan status disesuaikan dengan kondisi nasabah saat ini Supervisor

field collection

Approval draft kunjungan nasabah

2 Supervisor dapat melakukan perubahan draft kunjungan nasabah

Monitoring kinerja field collector

7 Monitoring kunjungan dan monitoring status nasabah dilakukan setiap dua minggu sekali setelah menerima laporan dari admin field collection. Membuat catatan hasil

verifikasi lapangan

8 Verifikasi dilakukan apabila terdapat laporan nasabah bermasalah dan perlu dilakukan verifikasi lapangan

Evaluasi kinerja field collector

9 Evaluasi dilakukan setiap bulan berdasarkan laporan visit report, ptp dan pembayaran. Terdapat

Stakeholder Proses Bisnis Phase Rule

dua macam evaluasi yaitu evaluasi target kunjungan minimum 150 nasabah dan evaluasi perolehan pembayaran minimum nasabah sebesar 10.000.000 rupiah dalam satu bulan. Hasil dari evaluasi adalah briefing, routing dan withdrawal.

3.1.2 Alir sistem saat ini

Gambar 3.1 merupakan proses bisnis secara umum yang dilakukan oleh sub divisi field collection PT Chrismalist Artha dalam melakukan monitoring & evaluasi kinerja field collector.

Proses Monitoring & Evaluasi Kinerja Field Collector

Admin Field Collector Field Collector

Klien(Bank) Supervisor Field Collection

Phase Daftar perolehan penagihan Field Collector Daftar perolehan penagihan Field Collector Mulai 1. Menentukan nasabah yang ditangani Per-field collector Data Nasabah list kunjungan nasabah Selesai Daftar kunjungan 6. Membuat Visit Report

5. Mengisi Form PTP(Promise to

Pay)

7. Membuat laporan PTP &

Visit Report Daftar perolehan penagihan Field Collector 1 Data Nasabah Data Pembayaran Nasabah

Laporan PTP &

Visit Report

16. Evaluasi Hasil evaluasi

5 Nasabah ditolak? Y 2 Data Field Collector

2. Aproval list kunjungan nasabah

kepada Spv

ACC ?

List Kunjungan

nasabah acc Y 1

T

Laporan PTP &

Visit Report 4. Melakukan penagihan Nasabah mau bayar? Y T 3. Membuat daftar kunjungan Daftar kunjungan List Kunjungan nasabah acc List kunjungan nasabah acc

Laporan PTP &

Visit Report

Laporan PTP &

Visit Report

8. Pengecekan

Pembayaran Data Pembayaran Nasabah 9. Pengecekan Field Collector 2 11. Monitoring Nasabah Skip? T Y Data Nasabah

Extend Data Nasabah

Reject Data Nasabah Reject 4 Nasabah lunas? Y 14. Membuat data nasabah baru T List nasabah lunas 3 10. Membuat list nasabah lunas 3 List nasabah lunas 13. Withdrawal 4 12. Extend T Daftar perolehan penagihan Field Collector Target? Y T 5 Hasil evaluasi Routing

nasabah? Y 17. Routing

T

Daftar Routing

Field Collector

Visit reportVisit report Form PTP Form PTP Daftar Routing

Field Collector

15. Verifikasi Hasil verifikasi

Gambar 3.1 Diagram Alir saat ini

Adapun penjelasan alir sistem pada masing-masing proses adalah sebagai berikut:

Tabel 3.2 Penjelasan Alir sistem pada saat ini

Phase No Nama Proses Input Proses Output

1

1 Menentukan nasabah yang ditangani per-field collector (Distribusi nasabah) - Data nasabah - Data field collector

Proses ini menjelaskan tentang penyusunan dan pembagian data kunjungan nasabah kepada masing-masing field collector yang didapat dari klien (Bank Mega) setiap bulan.

List

Kunjungan nasabah

2

2 Aproval list kunjungan nasabah kepada Supervisor Acc List Kunjunga n nasabah

Proses ini menjelaskan persetujuan tentang pembuatan list kunjungan

nasabah. List Kunjungan nasabah Acc Decision: Acc? Acc / Revisi list Kunjunga n nasabah

Proses ini menjelaskan tentang persetujuan tentang penyusunan liat kunjungan nasabah. Jika tidak disetujui maka akan dilakukan penyusunan dan pembagian ulang list kunjungan nasabah.

List

Kunjungan nasabah Acc

3 3 Membuat dan mencetak

daftar

Kunjungan & surat tugas pernasabah

- List Kunjung an nasabah Acc -Data field collector

Proses ini menjelaskan tentang pembuatan list kunjungan dan surat tugas field collector untuk selanjutnya dibagikan kepada masing-masing field collector.

- Daftar Kunjungan per-nasabah

- Surat tugas per-field collector

4 4 Melakukan kunjungan nasabah

Data hasil kunjungan nasabah

Proses ini menjelaskan tentang tugas field collector setelah menerima daftar kunjungan dan surat tugas yaitu melakukan penagihan dengan mendatangi nasabah.

- Visit report

- PTP Decision: Nasabah mau bayar? Data hasil kunjungan nasabah

Proses ini menjelaskan tentang status nasabah apakah mau membayar atau tidak setelah proses penagihan. Jika tidak maka field collector akan mengisi visit report dan melakukan penagihan ulang di waktu yang

- Visit report

Phase No Nama Proses Input Proses Output berbeda sampai nasabah

bersedia membayar. 5 Mengisi form

PTP

Data hasil kunjungan nasabah

Proses ini menjelaskan tentang kesanggupan nasabah dalam membayar tunggakan kartu kredit. Field collector akan mengisi form PTP sebagai bukti dan estimasi bahwa

nasabah bersedia melakukan pembayaran.

- Form PTP - Visit

report

6 Membuat visit report

Data hasil kunjungan nasabah

Proses ini menjelaskan apabila nasabah belum bersedia melakukan pembayaran atau tidak bisa

ditemui field collector akan mencatat visit report dan menyetorkan kepada admin.

Visit report

5 7 Membuat laporan Visit report & PTP

- Form PTP - Visit

report

Proses ini menjelaskan tentang pengumpulan data visit report dan PTP dari seluruh field collector untuk dibuat laporan Visit report & PTP kepada supervisor dan klien (Bank Mega).

- Laporan PTP - Laporan

visit report

6 8 Pengecekan Pembayaran nasabah oleh klien (Bank Mega) - Laporan PTP - Laporan visit report - Pembaya ran nasabah

Proses ini menjelaskan tentang pengecekan data hasil penagihan nasabah yang dilakukan oleh bank untuk memberikan laporan kepada perusahaan apabila

nasabah melakukan pembayaran tunggakan kreditnya kepada bank.

Data

pembayaran nasabah

9 Pengecekan field collector - Laporan PTP - Data pembaya ran nasabah

Proses ini menjelaskan bahwa admin akan mencocokkan data pembayaran dengan form

PTP dan siapa field collector yang menangani nasabah. Daftar perolehan penagihan field collector yang sudah dibayar Decision: Nasabah - Daftar peroleha n penagiha

Proses ini menjelaskan tentang nasabah yang sudah melunasi tunggakan kepada bank. Jika ya maka

Daftar perolehan penagihan

Phase No Nama Proses Input Proses Output lunas? n field

collector

admin akan membuat laporan siapa saja nasabah yang sudah melunasi tunggakan kartu kredit.

field collector

10 Membuat list nasabah lunas Daftar perolehan penagihan field collector

Proses ini menjelaskan tentang pembuatan laporan nasabah yang sudah melunasu tunggakan kartu kredit untuk diserahkan kepada supervisor dan bank

Daftar

nasabah lunas

7 11 Monitoring Data PTP dan visit report

Proses ini menjelaskan tentang proses monitoring kinerja field collector oleh supervisor. Didalam visit report hanya terdapat laporan mengenai status terbaru nasabah dan tidak terdapat history. - Data nasabah extend - Data nasabah reject Decision: Nasabah skip?

Data PTP dan visit report

Proses ini menjelaskan tentang hasil penagihan nasabah apakah nasabah yang ditangani berstatus skip atau non-skip. Apabila skip data nasabah akan ditarik dan dikembalikan ke bank sedangkan apabila berstatus non-skip nasabah akan tetap dilakukan penagihan. - Data nasabah extend - Data nasabah reject

12 Extend nasabah

Data PTP dan visit report

Proses ini menjelaskan tentang hasil penagihan nasabah non-skip. Nasabah non-skip akan tetap dilakukan penagihan dan dimonitoring.

- Data nasabah extend Decision: Nasabah Ditolak? Data PTP dan visit report

Proses ini menjelaskan tentang hasil penagihan nasabah apakah nasabah berstatus skip tersebut masuk dalam level ditolak atau tidak. apabila masuk dalam level ditolak nasabah masih bisa dilakukan penagihan dengan melakukan evaluasi terlebih dahulu

- Data nasabah extend - Data nasabah reject

Phase No Nama Proses Input Proses Output oleh supervisor.

13 Withdrawal - Data withdra wal

Proses ini menjelaskan tentang penarikan data nasabah dari field collector dan mengembalikan ke bank dalam bentuk laporan data nasabah reject.

data nasabah reject Decision: Target? -Laporan PTP dan visit report -Daftar peroleha n penagiha n field collector

Proses ini menjelaskan tentang pencapaian target penagihan field collector. Apabila belum mencapai target maka kinerja field collector akan dievaluasi berdasarkan status dari nasabah yang ditangani dan jumlah perolehan penagihan.

Hasil evaluasi (Briefing, data routing nasabah, data withdrawal nasabah)

14 Membuat data nasabah baru

Data nasabah reject

Proses ini menjelaskan pembuatan data nasabah baru oleh klien (Bank Mega)

Data Nasabah

8 15 Verifikasi Data verifikasi

Proses ini menjelaskan tentang proses verifikasi lapangan yang dilakukan supervisor berdasarkan laporan hasil monitoring. Hasil dari verifikasi adalah keputusan apakah nasabah

akan dilakukan perpanjangan atau withdrawal

Data hasil verifikasi

9 16 Evaluasi Kinerja

Data target Proses ini menjelaskan tentang evaluasi kinerja field collector berdasarkan total perolehan penagihan dan status nasabah yang ditangani. Hasil dari evaluasi bisa berupa perpindahan (routing), briefing dan withdrawal.

Hasil evaluasi (Briefing, data routing nasabah, data withdrawal nasabah)

17 Routing Data Routing nasabah

Proses ini menjelaskan tentang perpindahan penanganan nasabah antar field collector.

Daftar Routing nasabah

3.1.3 Permasalahan

Berdasarkan gambaran alir sistem saat ini, maka selanjutnya dilakukan sebuah analisis sistem untuk mengetahui permasalahan yang terjadi pada masing masing stakeholder. Analisis sistem yang dilakukan terdiri dari dua, yaitu: melakukan analisis terhadap kelemahan sistem yang ada pada sistem saat ini dan melakukan analisis terhadap kebutuhan pada masing-masing stakeholder. Dari hasil analisis sistem ini ditemukan proses yang harus dieliminasi, proses-proses yang dapat berintregrasi menjadi satu fungsi maupun membangun fungsi baru. Meskipun terjadi proses eliminasi dan integrasi, tujuan dari sistem disesuaikan dengan tugas pokok dan fungsi stakehoder (Jogiyanto, 2005).

A. Analisis pada alir sistem Administrasi field collection

Berdasarkan alir sistem yang dilakukan oleh administrasi field collection terdapat beberapa permasalahan diantaranya:

1) Pada proses pembuatan daftar kunjungan nasabah admin harus menunggu approval list kunjuungan nasabah dari supervisor. Proses ini membutuhkan waktu yang lama mengingat list kunjungan nasabah diserahkan kepada supervisor dalam bentuk hardcopy sedangkan supervisor tidak berada di kantor setiap hari. Hal ini menyebabkan terjadinya keterlambatan pembagian daftar kunjungan nasabah kepada field collector sehingga penagihan nasabah menjadi tertunda.

2) Admin memiliki beban yang berlebihan dalam pembuatan laporan visit report dan PTP dikarenakan field collector melaporkan data hasil kunjungan secara bersamaan dalam dua minggu sekali. Admin harus melakukan rekap secara manual. proses tersebut masih dilakukan dengan memasukkan data

hasil kunjungan berupa buku catatan dari field collector kedalam tabel aplikasi ms. Excel. Proses tersebut tentu tidak efisien karena membutuhkan waktu yang lama dan rawan terhadap kesalahan dalam memasukkan data. 3) Admin mengalami kesulitan pada saat pengecekan pembayaran nasabah.

Admin melakukan pengecekan dan penyesuaian data pembayaran nasabah dengan data PTP, namun sering terjadi pembayaran nasabah yang dilakukan tanpa PTP terlebih dahulu, sehingga admin juga harus mengecek pembayaran dari data visit report. Selain itu admin juga kesulitan mengetahui informasi sisa pembayaran nasabah dan nasabah yang sudah lunas. Hal tersebut digunakan untuk meberikan informasi kepada field collector dan memastikan bahwa data nasabah tersebut sudah dilakukan withdrawal

Hasil analisa dari proses tersebut adalah dilakukannya otomasi pada tahap proses penentuan nasabah yang ditangani field collector karena sistem akan secara otomatis melakukan pembagian nasabah yang terpilih kepada masing-masing field collector. Kemudian dilakukan eliminasi pada proses pengecekan penanganan field collector dikarenakan sistem akan secara otomatis melakukan pengecekan penanganan nasabah oleh field collector sesuai dengan data pembayaran yang diupload, serta dilakukan eliminasi pada proses pembuatan laporan visit report, laporan ptp dan laporan nasabah lunas.

B. Analisis pada alir sistem Field collector

Berdasarkan alir sistem yang dilakukan oleh field collector terdapat beberapa permasalahan diantaranya:

248

a. Field collector dapat memperoleh informasi daftar kunjungan, pembayaran

nasabah, jatuh tempo PTP nasabah dan target kinerja masing-masing dengan lebih mudah melalui sistem.

b. Sistem dapat melakukan Pencatatan visit report dan PTP.

c. Laporan history kunjungan dapat dicari dengan cepat apabila dibutuhkan melalui aplikasi, sehingga lebih efisien.

4.4.3Evaluasi Supervisor Field Collection

Hasil dari implementasi dan uji coba yang telah dilakukan oleh supervisor

field collection saat menjalankan fungsional sesuai dengan peran dan tanggung

jawabnya, yaitu:

a. Sistem dapat melakukan Approval draft kunjungan dan revisi draft

kunjungan.

b. Monitoring dan evaluasi menjadi lebih mudah melalui sistem.

c. Sistem menyediakan perhitungan dan pengelompokan nasabah berdasarkan

visit report dan PTP sehingga Supervisor tidak perlu melakukan

pengecekan nasabah mana saja yang perlu diverikasi.

4.4.4 Evaluasi Proses monitoring dan evaluasi

Dalam proses monitoring dan evaluasi yang dilakukan oleh subdivisi Field

Collection seharusnya dilakukan secara realtime, namun pada saat ini yang terjadi

adalah belum adanya suatu sistem yang mendukung PT Chrismalis Artha untuk melakukan monitoring dan evaluasi secara realtime, sehingga dapat menghambat dan tidak dapat mengetahui hasil kinerja dari masing-masing field collector. Untuk mengetahui perbanding sebelum dan sesudah penerapan sistem dapat dilihat pada Tabel 4.36.

249

Tabel 4.36 Perbandingan Sebelum Dan Sesudah Penerapan Sistem Tahap sebelum menggunakan sistem

Proses Bisnis Monitoring & Evaluasi Kinerja Field Collector

Admin

Collection

Supervisor

Field C

ollection

Membuat draft kunjungan nasabah menggunakan Ms. Excel

Field Collector

Data nasabah

Didistribusikan Laporan status nasabah

& PTP Daftar Kunjungan $ Bank Buat Laporan Melakukan penagihan Mulai Selesai

Monitoring & Evaluasi

$

Bank Daftar nasabah

Admin field collection

Supervisor

Approval draft

kunjungannasabah Cetak daftar

kunjungan

Daftar nasabah Laporan status nasabah

& PTP

Monitoring & Evaluasi

Tahap sesudah penggunaan sistem

Sistem Informasi Monitoring dan Evaluasi Kinerja Field Collector

Admin C ollection Supervisor Field C ollection Phase

Admin Collection Pembuatan draft

kunjungan nasabah Upload Web server Supervisor _Simpan Web Server Field Collector

Moniitoring & Evaluasi Kinerja field collector Data nasabah

Didistribusikan

Menginputkan Data Visit Report & PTP Laporan status nasabah

& PTP

Daftar kunjungan nasabah

$

Bank

Approval draft

kunjungan nasabah Melakukan penagihan Web server Mulai Selesai Hasil Evaluasi Hasil Evaluasi $ Bank

250

Sistem Informasi Monitoring dan Evaluasi Kinerja Field Collector

Admin

C

ollection

Field C

ollection

Admin Collection Web server

Field Collector

Data pembayaran nasabah

Informasi pembayaran nasabah dan notifikasi PTP

Mulai

Selesai $

Bank

Upload

Setelah dibuatnya aplikasi, diharapkan dapat membantu proses monitoring

dan evaluasi kinerja field collector pada subdivisi Field Collection PT Chrismalis Artha dengan dukungan web sehingga monitoring dan evaluasi kinerja field

BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil pembuatan sistem maka kesimpulan yang dapat diperoleh yaitu menghasilkan rancang bangun sistem informasi monitoring dan evaluasi kinerja field collector yang dapat memberikan hasil monitoring setiap hari dan evaluasi setiap bulan, dapat menghasilkan laporan pencapaian target field

collector serta dapat memberikan laporan hasil monitoring dan laporan hasil

evaluasi.

5.2 Saran

Berdasarkan hasil pembuatan sistem informasi monitoring dan evaluasi kinerja field collector pada PT Chrismalis Artha, maka penulis memberikan saran berupa:

1. Sistem dapat dikembangkan dan dijalankan menggunakan platform android. 2. Sistem dapat diterapkan tidak hanya pada kantor pusat Surabaya namun juga

dapat diterapkan disemua kantor cabang PT Chrismalis Artha jika dibutuhkan.

3. Untuk pengembangan lebih lanjut pada sistem dapat ditambahkan proses perhitungan komisi bagi field collector agar proses bisnis dapat berjalan optimal.

DAFTAR PUSTAKA

Arikunto, Suharsimi dan Abdul Jabar, Cepi Safrudin (2008). Evaluasi Program

Pendidikan. Jakarta:PT Bumi Aksara.

Bank Indonesia. (2012). Peraturan Bank Indonesia Nomor: 14/17/DASP Tentang

Penyelenggaraan Kegiatan Alat Pembayaran Menggunakan Kartu.

Bocij, Paul. (2008). Business Information System. England: Pearson Education ltd Few, Stephen. (2006). Information Dashboar Design, California: O’Reilly Media. Fred R. David. 2009. Manajemen Strategis konsep,edisi 12. Jakarta: Salemba

Empat.

Handoko Hani. (2000). Manajemen . BPFE-YOGYAKARTA, Yogyakarta: Graha Ilmu.

Hariyanti, Eva. (2008). Metodologi Pembangunan Dashboard sebagai Alat Monitoring Kinerja Organisasi Studi Kasus Institut Teknologi Bandung,

Bandung.

Hasibuan, Malayu. (2003). Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta:PT Bumi Aksara.

Hedwig, Rinda. (2007). Sistem Penjaminan Mutu Di Perguruan Tinggi

Monitoring dan Evaluasi Internal. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Jogiyanto, HM. (2005). Analisa dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Kusnami. (2009). Aplikasi Data Warehouse Untuk Business Inteligence. Jakarta:

Gramedia

McLeod, Raymond dan Schell, George. (2008). Sistem Informasi Manajemen

Edisi 10. Jakarta: Salemba Empat

Narimawati, Umi. (2009). Riset Manajemen dan Sumber Daya Manusia. Jakarta: Agung Media

Nugroho, Bunafit. (2004). PHP dan MySQL dengan editor Dreamweaver MX. Yogyakarta: Andi

Pressman, R. S. (2004). Software Engineering: A Practitioner’s Approach Fifth

Edition. New York: McGraw-Hill

Rivai, Veithzal. (2009). Manajemen Sumber Daya Manusia Untuk Perusahaan

dari Teori ke Praktik. Jakarta: Raja Grafindo Persada

253

Swastika, 2006. Dasar-dasar Pengenalan PHP Untuk Orang Awam. Andi Publisher. Jakarta.

Scheps, Twain. (2008). Business Intelligence for Dummies (1st Edition). Indiana: Wiley

Taylor, Shirley. (2004). Model Business Letter,E-Mails & Other Business

Document ( Sixth ed.). Harlow: Pearson Education Limited.

Yourdon, E. (1989). Modern Structured Analysis. Dalam E. Yourdon, Modern