sedangkan SOP penerbitan polis
non-medical
tidak melampirkan surat keterangan kesehatan.
B. Analisis Pembahasan
1. Sistem dan Prosedur Penjualan Polis pada AJB Bumiputera 1912
a. Fungsi terkait
1 Agen
Agen merupakan tenaga kerja terbanyak. Agen berperan penting dalam menjual produk-produk asuransi atau mencari calon
pemegang polis. Agen juga melayani pemegang polis, seperti melayani pembayaran premi dengan cara mendatangi pemegang
polis sesuai dengan janji yang telah disepakati, melayani keberatan pemegang polis, dan melakukan pemantauan terhadap pembayaran
premi pemegang polis. 2
Supervisor Supervisor bertugas melakukan pengawasan, pemantauan,
dan membantu agen dalam melayani pemegang polis. Tugas utamanya adalah menilai kelayakan dokumen-dokumen SPAJ yang
diajukan calon pemegang polis. 3
Bagian Produksi Bagian produksi bertugas melakukan pengawasan dan
pemantauan terhadap kebenaran dokumen-dokemen pengajuan polis, serta menangani SPAJ sampai terbitnya polis.
4 KUAK
KUAK bertugas
mengecek kelengkapan
dokumen- dokumen SPAJ dan mengotorisasi dokumen-dokumen SPAJ.
5 Kepala Cabang
Kepala Cabang bertugas mengecek kembali dokunen- dokumen yang digunakan dalam SPAJ dan mengesahkan
dokumen-dokumen tersebut. b.
Dokumen yang digunakan 1
Suspek Suspek adalah lembar catatan yang digunakan untuk
menulis nama-nama calon pemegang polis yang akan diajak bergabung dalam program asuransi oleh agen. Biasanya agen
mengajak orang yang tekah dikenal, misalnya keluarga, kerabat, teman, tetangga, atau sahabat.
2 Laporan Harian Kunjungan Wawancara LHKW
LHKW merupakan laporan yang berisi tentang data-data calon pemegang polis, berdasarkan hasil wawancara yang
dilakukan oleh agen. 3
Lembar Kunjungan Wawancara LKW Lembar Kunjungan wawancara merupakan catatan yang
berisi tentang data prospek potensial calon pemegang polis, tentang minat, keinginan, dan keputusannya dalam berasuransi.
4 Surat Keterangan Kesehatan SKK
SKK merupakan surat yang menerangkan kondisi calon calon pemegang polis, apakah sehat atau tidak, apakah diperlukan
pemeriksaan lebih lanjut ataukah tidak. 5
Laporan Pemeriksaan Kesehatan LPK LPK merupakan pemeriksaan fisik dan pemeriksaan
laboratorium calon tertanggung oleh dokter, yang meliputi pemeriksaan darah, pemeriksaan air seni, pemeriksaan thorax, dan
pemeriksaan elektrokardiogram. LPK digunakan jika dianggap perlu saja, atau biasanya digunakan untuk pemeriksaan calon
tertanggung yang usianya di atas 53 tahun. 6
KTP Kartu Tanda Penduduk KTP digunakan sebagai tanda pengenal calon pemegang
polis, yang merupakan syarat dalam mengisi SPAJ namun, yang digunakan hanya
fotocopy
nya saja. 7
Surat Permintaan Asuransi Jiwa SPAJ SPAJ merupakan dasar atau sumber perjanjian asuransi
yang akan dibuat, yang nantinya dapat dijadikan barang bukti yang memiliki kekuatan hukum.
8 Kuitansi Pembayaran Premi Awal KPPA
Kuitansi pembayaran premi awal merupakan bukti bahwa calon pemegang polis telah membayar premi awal sesuai dengan
perjanjian polis yang telah disetujui.
c. Catatan akuntansi yang digunakan
Buku daftar pemegang polis adalah buku yang berisi para
pemegang polis. Buku tersebut berisi, nama pemegang polis, nomor polis, dan alamat pemegang polis.
d. Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan polis
1 Prosedur Penjualan Polis
Penjualan polis asuransi di AJB Bumiputera 1912 sebagian besar menggunakan jasa agen. Prosedur penjualan yang dilakukan
agen dalam menawarkan produk-produk asuransi, adalah sebagai berikut ini.
a Agen
i. Agen menulis nama-nama yang dianggap mau dan sanggup
diajak berasuransi dalam buku suspek. Biasanya, nama- nama tersebut berasal dari anggota keluarga, kerabat,
sahabat, teman, tetangga, atau siapapun yang dianggap agen mau mengikuti kegiatan asuransi.
ii. Agen membuat rencana kunjungan wawancara janji
prospek KWJP dengan nama-nama yang ditulis dalam buku suspek tersebut. Agen dapat membuat janji dengan
cara datang secara langsung, melalui surat, ataupun melalui
handphone
. iii.
Agen menemui calon pemegang polis sesuai dengan janji yang disepakati untuk melakukan
prospecting
.
Prospecting
yaitu, wawancara dengan calon pemegang polis mengenai nama lengkap, tempat dan tanggal lahir, pekerjaan,
penghasilan, jumlah anggota keluarga, kesehatan, dan data- data lainnya yang diperlukan. Data-data prospek potensial
tersebut diisikan dalam laporan harian kunjungan wawancara LHKW dan lembar kunjungan wawancara
LKW. LKW dibuat rangkap 1 untuk arsip agen dan yang asli diserahkan kepada supervisor, sedangkan suspek dan
LHKW tidak dibuat rangkap karena hanya digunakan untuk arsip agen.
iv. Dokumen suspek, LHKW, dan dokumen rangkap LKW
diarsipkan menurut tanggal, sedangkan LKW yang asli digunakan agen untuk acuan dalam menawarkan produk
asuransi yang dibutuhkan oleh calon pemegang polis. Agen memberi gambaran tentang produk yang ditawarkan,
manfaat, besar biaya, cara pembayaran, pelayanan yang diberikan, dan cara pengajuan klaim.
v. Apabila calon pemegang polis berminat, maka calon
pemegang polis harus mengisi formulir Surat Permintaan Asuransi Jiwa SPAJ, yang disertai
fotocopy
KTP, dan Surat Keterangan Kesehatan SKK. SPAJ, KTP, dan SKK
dibuat rangkap dua, satu rangkap untuk arsip agen. Sedangkan, dokumen LKW, SPAJ, KTP, dan SKK yang
asli beserta rangkapnya yang lain diserahkan kepada supervisor untuk dinilai kelayakannya. Jika calon
pemegang polis tidak berminat untuk mengikuti asuransi maka LKW diarsipkan oleh agen.
2 Prosedur Penanganan SPAJ
Prosedur penanganan polis merupakan tindak lanjutan dari prosedur penjualan polis. Prosedur penanganan SPAJ antara lain
sebagai berikut ini. a
supervisor i.
Supervisor menerima LKW, SPAJ, KTP, dan SKK beserta rangkapnya dari agen. Kemudian supervisor melakukan
seleksi awal terhadap kelayakan dokumen-dokumen tersebut. Supervisor melakukan seleksi awal
field underwriting.
ii. Supervisor
menyampaikan ketidaklayakan
dokumen- dokumen tersebut kepada agen.
b Agen
i. Agen menerima dokumen-dokumen yang tidak layak dari
supervisor, kemudian
menyampaikan ketidaklayakan
kepada calon pemegang polis. Bila calon pemegang polis tidak setuju, maka dokumen-dokumen tersebut diarsipkan
oleh agen. Namun, bila calon pemegang polis setuju, maka
calon pemegang polis harus mengajukan kembali dokumen- dokumen yang sudah layak, serta membayar premi awal.
ii. Agen membuat kuitansi pembayaran premi awal rangkap
tiga. Kuitansi asli diserahkan kepada calon pemegang polis, rangkap pertama diserahkan kasir, dan rangkap kedua
diserahkan kepada bagian produksi beserta dokumen asli SPAJ, KTP, dan SKK. Sedangkan, dokumen rangkap
LKW, SPAJ, KTP, dan SKK diserahkan kepada supervisor untuk arsip supervisor.
c Bagian Produksi
i. Bagian produksi menerima KPPA, SPAJ, KTP, dan SKK
dari agen. ii.
Bagian produksi meneliti dokumen-dokumen tersebut, kemudian menyerahkan kepada bagian KUAK
d KUAK
i. Bagian KUAK menerima dokumen KPPA, SPAJ, KTP, dan
SKK dari bagian produksi. ii.
KUAK meneliti
kembali kemudian
mengotorisasi dokumen-dokumen tersebut.
iii. KUAK menyerahkan dokumen-dokumen tersebut kepada
Kepala cabang.
e Kepala Cabang
i. Kepala cabang menerima dokumen KPPA, SPAJ, KTP, dan
SKK dari KUAK. ii.
Kepala cabang meneliti kembali dokumen-dokumen tersebut,
kemudian mengesahkan
dokumen-dokumen tersebut.
iii. Kepala cabang menyerahkan dokumen-dokumen tersebut
kepada bagian produksi untuk diproses lebih lanjut. 3
Prosedur Penerbitan Polis Prosedur selanjutnya adalah prosedur penerbitan polis.
a Bagian produksi
i. Bagian produksi menerima dokumen-dokumen tersebut
dari kepala cabang, kemudian bagian produksi mengirim data SPAJ melalui Bumiputera
In-Line
BIL ke kantor wilayah dan kantor pusat.
ii. Melalui prosedur di kantor wilayah dan kantor pusat,
dokumen tersebut diteliti dan diotorisasi, kemudian polis dikirim ke kantor cabang melalui kantor pos.
iii. Polis diterima oleh bagian produksi, kemudian diserahkan
kepada agen. b
Agen Agen menerima polis dari bagian prodeksi, kemudian
menyerahkan polis asli kepada pemegang polis.
e. Bagan alir yang membentuk sistem penjualan polis pada AJB
Bumiputera 1912 cabang Solo Gladak. Berikut ini gambar bagan alir yang membentuk sistem penjualan
polis pada AJB Bumiputera 1912 cabang Solo Gladak.
Agen
Gambar II. 1 Bagan Alir Penjualan Polis pada AJB Bumiputera 1912 cabang Solo Gladak
Agen
3
LKW SPAJ
1 2
KTP 1
2 SKK
1 2
Menyampaikan ketidaklayakan
Setuju
LKW SPAJ
1 2
KTP 1
2 SKK
1 2
Tidak
Mengajukan kembali dokumen
yang layak Ya
Membayar premi awal
SPAJ 1
2 KTP
1 2
SKK 1
2
LKW
KPPA 1
2 3
4 5
Diserahkan kepada calon pemegang polis
Diserahkan kepada kasir
T
Keterangan: KPPA
: Kuitansi Pembayaran Premi Awal
Polis
Menyerahkan polis kepada
pemegang polis
Polis
Selesai 9
Gambar II. 2 Bagan Alir Penjualan Polis pada AJB Bumiputera 1912 cabang Solo Gladak
lanjutan
Supervisor
Gambar II. 3 Bagan alir penjualan polis pada AJB Bumiputera 1912 cabang Solo Gladak
lanjutan
Bagian Produksi
Gambar II. 4 Bagan Alir Penjualan Polis pada AJB Bumiputera 1912 cabang Solo Gladak
lanjutan
KUAK Kepala Cabang
Gambar II. 5 Bagan Alir Penjualan Polis pada AJB Bumiputera 1912 cabang Solo Gladak
lanjutan
2. Evaluasi Sistem Penjualan Polis pada AJB Bumiputera 1912
Evaluasi terhadap sistem penjualan polis meliputi, evaluasi fungsi yang terkait, dokumen yang digunakan, catatan akuntansi yang digunakan,
dan jaringan prosedur yang membentuk sistem tersebut. Dari analisis yang telah dilakukan penulis, maka dapat dilakukan evaluasi terhadap sistem
penjualan polis pada AJB Bumiputera 1912 cabang Gladak, sebagai berikut ini.
a. Fungsi Terkait
Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan polis pada AJB Bumiputera 1912 cabang Gladak, antara lain agen, supervisor, bagian
produksi, KUAK, dan Kepala Cabang. Agen bertanggung jawab dalam mencari calon pemegang polis dan pelayanan terhadap pemegang
polis. Supervisor bertanggung jawab untuk melakukan pengawasan terhadap agen dalam melayani pemegang polis dan membantu agen
dalam menghadapi masalah-masalah calon pemegang polis, dan menilai kelayakan SPAJ yang diajukan calon pemegang polis. Fungsi
produksi bertaggung jawab terhadap SPAJ yang diajukan agen, sampai terbitnya polis. KUAK bertugas memberi otorisasi terhadap SPAJ dan
dokumen-dokumen pendukungnya. Kepala Cabang bertanggung jawab terhadap sah atau tidaknya SPAJ dan dokumen-dokumen pendukung
yang diajukan oleh calon pemegang polis.
b. Dokumen yang digunakan
Dokumen yang digunakan dalam penjualan polis pada AJB Bumiputera 1912 cabang Gladak, antara lain suspek, Laporan Harian
Kunjungan Wawancara LHKW, Lembar Kunjungan Wawancara LKW, Surat Permintaan Asuransi Jiwa SPAJ,
fotocopy
Kartu Tanda Penduduk KTP, Surat Keterangan Kesehatan SKK, dan
Kuitansi Pembayaran Premi Awal KPPA. Penggunaan dokumen- dokumen tersebut jika dilihat dalam sistem penjualan polis pada AJB
Bumiputera 1912, sudah memadai ketepatan penggunaanya. c.
Catatan Akuntansi yang digunakan Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan
polis pada AJB Bumiputera 1912 cabang Gladak yaitu, buku daftar pemegang polis. Buku daftar pemegang polis merupakan buku yang
berisi nama-nama pemegang polis, alamat pemegang polis, nomor polis, macam asuransi yang dipilih, cara bayarnya, dan tanggal
pembayaran premi. d.
Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penjualan Polis Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan polis
pada AJB Bumiputera 1912 Cabang Gladak, adalah prosedur penjualan, prosedur penanganan SPAJ, dan prosedur penerbitan polis.
Prosedur penjualan merupakan kegiatan menjual produk-produk asuransi yang dilaksanakan oleh agen. Tugas agen dalam prosedur ini
adalah mencari calon pemegang polis untuk membeli produk asuransi.
Prosedur penanganan SPAJ merupakan kelanjutan dari prosedur penjualan, jika calon berminat maka harus mengisi SPAJ dan
membayar premi awal. Prosedur penanganan SPAJ melibatkan supervisor, bagian produksi, KUAK, dan kepala cabang. Supervisor
bertugas mengecek kelayakan SPAJ yang diajukan calon pemegang polis, bagian produksi bertugas mengirim data-data dan dokumen
SPAJ ke kantor wilayah dan kantor pusat melalui BIL, KUAK bertugas mengecek dan mengotorisasi dokumen-dokumen SPAJ,
sedangkan kepala cabang bertugas mengecek ulang dokumen SPAJ dan mengesahkannya. Selanjutnya adalah prosedur penerbitan polis.
Melalui prosedur kantor wilayah dan kantor pusat maka polis dikirim kekantor cabang melalui kantor pos. Polis diterima oleh bagian
produksi kemudian diserahkan ke agen. Agen menyerahkan polis.
BAB III TEMUAN
Berdasarkan evaluasi yang dikemukakan di bab sebelumnya, maka ditemukan beberapa kelebihan dan kelemahan dalam sistem penjualan polis pada
AJB Bumiputera 1912 cabang Solo Gladak. Berikut ini berbagai kelebihan dan kelemahan sistem penjualan polis pada AJB Bumiputera 1912 cabang Gladak.
A. Kelebihan Sistem Penjualan Polis pada AJB Bumiputera 1912
