LAMPIRAN HASIL WAWANCARA
Lampiran 3 DATA DISPLAY
Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif
Manajemen
Syarat – Syarat Laporan
Metode
Pemeliharaan
Peralatan dan
Pemberkasan
dan Penjagaan
Kearsipan Penyelenggaraan
Prosedur Kriteria
Berkas
Kearsipan yang baik
Laporan Laporan
Laporan
Bagi Organisasi
Lampiran 4 KETERANGAN DATA DISPLAY
Manajemen Laporan Prosedur Laporan
Kriteria Laporan Berkas Laporan
Makna : Penyusunan laporan di buat dengan prosedur atau mekanisme yang berlaku
Kriteria pembuatan laporan diterapkan agar laporan yang dibuat sesuai Pemberkasan laporan dibuat dengan tujuan lebih mudah menemukan laporan yang
disimpan Metode Pemberkasan Arsip Dinamis
Makna : Penggunaan cara dalam memberkaskan arsip dinamis. Apakah menggunakan sistem
abjad nama, geografis Pemeliharaan dan Penjagaan Arsip Dinamis Aktif
Makna : Penanganan dalam melakukan peawatan arsip berupa laporan HV dan OWA yang
diterapkan oleh pihak Apotek Peralatan dan Perlengkapan Arsip Dinamis Aktif
Makna : Peralatan dan perlengkapan yang digunakan oleh apotek dalam menyusun arsip
dinamis aktif Syarat – Syarat Pegawai Kearsipan
Makna :
Kualifikasi karyawan apotek dalam menyusun dan mengelola arsip berupa laporan HV dan OWA
Penyelenggaraan Kearsipan yang Baik bagi Organisasi Makna :
Penanganan arsip yang seharusnya dikelola oleh pihak Apotek.
Lampiran 5 Dokumentasi peneliti tanggal 12 Desember 2016 sampai dengan 23 Januari 2017 Hasil wawancara dan observasi
No Tanggal wawancara
Hasil Wawancara
Open coding (pengkodean terbuka)
Coding
1.
12 desember 2016 sampai dengan 23 Januari 2017
Manajemen Laporan
Peneliti melakukan wawancara kepada pengelola apotek dan asisten apoteker sebagai pengelola arsip dinamis aktif dan apoteker sebagai penanggungjawab dalam kelola arsip dinamis yang ada di Apotek Hasil Salatiga dan mendapatkan hasil antara lain :
a. Setiap hari ada pencatatan
penjualan produk HV dan OWA yang dilakukan oleh semua karyawan. Baik apoteker, asisten apoteker dan
pengelola
apotek.
Sehingga sering tertukar didalam pencatatan obat HV dan OWA.
b. Laporan
produk HV dan OWA disusun setiap akhir bulan dan dikelompokkan dalam satu bulan dan dijadikan satu.
c. Tidak ada mekanisme atau
prosedur resmi di dalam melakukan
penyusunan
laporan HV dan OWA dari pemilik apotek. Format penyusunan laporan HV dan OWA berasal dari apoteker yang berperan sebagai pemeriksa laporan HV dan OWA yang disusun oleh pengelola
Penyampaian informasi (informasi passing)
Penyusunan laporan HV dan OWA berawal dari pencatatan setiap terjadi transaksi pembelian obat HV dan OWA di Apotek Hasil Salatiga
Penyusunan Laporan HV dan OWA di pisah dalam pencatatan penjualan sesuai dengan jenis obat HV dan OWA per bulan. Dalam satu tahun laporan HV dan OWA dijadikan satu buku.
Mekanisme penyusunan laporan HV dan OWA tidak ditentukan oleh pemilik apotek. Apoteker yang mengarahkan kepada pengelola dan asisten apoteker untuk dapat menyusun laporan HV dan OWA sesuai dengan yang di harapkan apoteker.
Prosedur Laporan
Prosedur Laporan
Mekanisme Laporan
Metode Pemberkasan Arsip Dinamis Aktif
Pemeliharaan dan Penjagaan Arsip Dinamis Aktif
d. Arsip dinamis aktif berupa laporan HV dan OWA dibutuhkan oleh pemilik apotek sebagai laporan dan dinas pusat dengan tujuan untuk mengecek apakah laporan HV dan OWA yang telah disusun sesuai dengan jenis obat yang dijual oleh apotek.
e. Laporan HV dan OWA
yang disusun oleh asisten apoteker dan pengelola apotek sering mengalami kesalahan
dan
di
kembalikan oleh apoteker untuk di perbaiki. Dalam setahun bisa tiga kali laporan di kembalikan.
f. Penyusunan berkas laporan
HV dan OWA disusun didalam
dilakukan perbulan.
dinamis aktif berupa laporan HV dan OWA. Arsip faktur disusun berdasarkan abjad nama. Disusun berdasarkan nama PBF
a. Arsip laporan HV dan OWA yang dipelihara baik per bulan ataupun per tahun adalah arsip manual
b. Arsip yang dipelihara merupakan arsip faktur dari berbagai macam PBF. Arsip yang di pelihara pernah dimakan rayap,
Arsip laporan HV dan OWA dibutuhkan oleh pemilik apotek dan dinas pusat. Pemilik apotek sebagai bukti laporan, dinas pusat sebagai alat bukti terhadap jenis obat HV dan OWA yang dijual oleh Apotek Hasil Salatiga.
Laporan HV dan OWA yang disusun oleh pengelola apotek dan asisten apoteker sering mengalami kesalahan karena ada selisih. Dalam satu tahun di kembalikan tiga kali
Berkas laporan HV dan OWA disusun dalam buku besar berukuran folio dan disusun per bulan
Pemberkasan arsip dinamis aktif berupa arsip faktur disusun berdasarkan abjad nama PBF (Perusahaan Besar Farmasi)
Arsip Laporan HV dan OWA yang disusun adalah arsip yang dibuat secara manual
Arsip faktur dipelihara dengan tujuan agar ketika terjadi selisih dalam penyusunan laporan HV dan OWA
Kriteria Laporan
Prosedur Laporan
Berkas Laporan
Metode Pemberkasan Abjad Nama
Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan Arsip
Peralatan dan Perlengkapan Penyimpanan Arsip Dinamis
Syarat – Syarat Pegawai Kearsipan
Penyelenggaraan Kearsipan yang baik Bagi Organisasi
dikarenakan arsip yang dipelihara disimpan selama lima tahun
c. Pembersihan, perawatan dan penyusunan arsip dilakukan tidak menentu. Bisa dua sampai tiga tahun atau lima tahun sekali.
Peralatan yang digunakan untuk menympan arsip HV dan OWA adalah lemari, map dan kardus.
a. Didalam pengelolaan arsip di Apotek Hasil, arsip yang
dikelola
belum
pernah terjadi arsip hilang. Tetapi, di dalam penulisan laporan sering terjadi kekeliruan
antara
pengelola dengan asisten apoteker.
b. Pelatihan dalam mengelola arsip di Apotek Hasil Salatiga
di
berikan
langsung dari pemilik apotek. Dari pengelola melatih asisten apoteker untuk mampu mengelola arsip HV dan OWA.
a. Sistem penyimpanan arsip yang
diterapkan oleh
Apotek Hasil rata – rata selama lima tahun, Ada dua arsip yang dikelola antara lain : arsip HV dan OWA bulanan dan arsip HV dan OWA tahunan.
b. Penyusunan arsip HV dan OWA yang di kelola
arsip asli dapat ditemukan dengan mudah dan cepat.
Pembersihan, perawatan dan penyusunan arsip secara berkala dapat memperpanjang umur arsip yang disimpan
Peralatan yang diadakan untuk melindungi arsip yang disimpan dari bahaya yang menyebabkan arsip mengalami kerusakan.
Pengelolaan arsip dibutuhkan orang yang teliti dan cekatan dalam mengelola arsip dengan tujuan meminimalkan kesalahan dalam bidang kearsipan.
Adanya pelatihan terhadap karyawan apotek yang bertanggungjawab sebagai pengelola arsip dapat menjadikan karyawan menjadi lebih profesional
Arsip yang disimpan selama lima tahun didalam almari. Arsip yang disimpan di dalam lemari adalah arsip HV dan OWA bulanan dan Arsip HV tahunan
Faktur sebagai arsip utama yang berperan
Penjagaan Arsip
Peralatan dan perlengkapan
Syarat Pegawai Arsip
Syarat Pegawai Arsip
Prosedur Penyimpanan Arsip
Mekanisme Penyusunan Mekanisme Penyusunan
manual sehingga lebih mudah mencari. Tetapi, ada kelemahan dimana ketika ada selisih laporan yang dibuat antara laporan
yang
disusun
oleh pengelola dengan laporan yang disusun oleh asisten apoteker. Sehingga harus mencari faktur asli yang
sesuai.
c. Pernah
mengusulkan Dengan adanya
Perlengkapan
menambah
peralatan peralatan yang
Pengarsipan
berupa komputer kepada menunjang akan pemilik
tetapi
ada mendukung
hambatan yaitu listrik.
terselenggaranya arsip.
Lampiran 6 Axial coding (Pengodean Berporos), model hubungan kategori
Penyebab sistem pengelolaan arsip dinamis aktif yang diterapkan belum berjalan dengan baik dan benar
Pencatatan transaksi HV dan Penyebab sistem pengelolaan
OWA di lakukan setiap hari dan arsip dinamis aktif belum
dilakukan oleh apoteker, asisten berjalan dengan baik dan benar
apoteker dan pengelola
Laporan HV dan OWA yang
Sering terjadi kekeliruan
disusun adalah dengan cara
didalam pencatatan transaksi
manual. Laporan disusun di
jenis obat HV dan OWA , jenis
buku berukuran folio oleh
obat HV dicatat di buku OWA,
pengelola dan asisten apoteker
obat OWA dicatat di buku HV.
Laporan yang disusun baik
asisten apoteker maupun
Arsip yang disimpan masih arsip
pengelola sering terjadi selisih,
yang tercampur antara arsip
sehingga harus mencari arsip
aktif dan inaktif
faktur asli yang sesuai.
Arsip disimpan didalam lemari kayu selama lima tahun.
Arsip disimpan didalam lemari
Peralatan dan perlengkapan
rawan di makan rayap. Arsip
yang ada disesuaikan dengan
yang dimakan rayap adalah
prosedur yang berlaku di Apotek
arsip laporan HV dan OWA yang
Hasil Salatiga
sudah lunas
Usaha untuk menjaga
Pemeliharaan arsip yang terdiri
kelangsungan hidup arsip
dari pembersihan, penyusunan
dengan mengadakan
dan pengecekan arsip belum
perawatan dan pemeliharaan
terselenggara dengan baik arsip karena tidak ada jadwal tetap
Lampiran 7 Selective coding (Pengodean Selektif)
Urutan kategori khusus Pencatatan laporan HV dan OWA dilakukan
setiap hari untuk mengetahui jenis obat HV Arsip dinamis aktif yang dikelola
dan OWA yang sudah terjual. Pencatatan
adalah laporan arsip HV dan OWA masih keliru dan sering terbalik. Pencatatan yang ada di Apotek Hasil Salatiga
dilakukan oleh apoteker, asisten apoteker dan pengelola.
Kegiatan ini dilakukan dengan tujuan ketika Pemberkasan arsip dinamis aktif
ada perbedaan laporan yang disusun oleh berupa faktur disusun berdasarkan asisten apoteker dengan pengelola, arsip abjad nama PBF (Perusahaan Besar faktur yang dibutuhkan dengan mudah Farmasi)
dapat dicari.
Usaha yang dilakukan oleh karyawan dalam Pemeliharaan dan perawatan arsip
memelihara arsip dilakukan dengan cara
dilakukan agar arsip yang dikelola melakukan pembersihan, perawatan dan dapat memperpanjang umur arsip.
penyusunan arsip dalam jangka dua sampai tiga dan lima tahun. Tergantung arsip yang dipelihara
Tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip belum sesuai
Sistem penyimpanan yang dilakukan harus
dengan kebutuhan pengarsipan di memperhatikan tempat yang digunakan Apotek Hasil Salatiga sehingga
untuk menyimpan arsip. tidak efektif.
Lampiran 8
Sistem Pengelolaan Arsip Faktur
Pencatatan Manual Laporan HV dan OWA Per Bulan
Pencatatan Manual Laporan HV dan OWA Per Tahun
Kondisi Apotek Hasil Salatiga ketika sedang di perbaiki
Fasilitas Apotek Hasil Salatiga Buku Laporan HV dan OWA berdasarkan dari
faktur
Jenis Obat OWA Jenis Obat HV