Pentingnya Etika Dan Hubungan Kerja Dalam Meningkatkan Kinerja Pegawai Di Kantor Walikota Medan

TUGAS AKHIR

PENTINGNYA ETIKA DAN HUBUNGAN KERJA DALAM

MENINGKATKAN KINERJA PEGAWAI

DI KANTOR WALIKOTA MEDAN

OLEH:

LENY BR SEMBIRING

112103110

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

M E D A N

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NAMA : LENY BR SEMBIRING

NIM : 112103110

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PENTINGNYA ETIKA DAN HUBUNGAN

KERJA DALAM MENINGKATKAN KINERJA PEGAWAI DI KANTOR WALIKOTA MEDAN TANGGAL: Juli 2014 KETUA PROGRAM STUDI

DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

NIP. 19741012 200003 2 003

(Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM) TANGGAL: Juli 2014 DEKAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

NIP. 19560407 198002 1 001

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : LENY BR SEMBIRING

NIM : 112103110

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PENTINGNYA ETIKA DAN HUBUNGAN

KERJA DALAM MENINGKATKAN KINERJA PEGAWAI DI KANTOR WALIKOTA MEDAN

Medan, Juli 2014 Menyetujui Pembimbing,

NIP. 19831008 201012 2 003 (Beby Kendida Hsb, SE, M.Si)

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena

sampai saat ini Ia masih memberikan kasih dan berkat kepada penulis sehingga

penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini, guna memenuhi salah satu

persyaratan akademik dalam menyelesaikan Program Studi Diploma III

Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

Adapun judul Tugas Akhir ini adalah “PENTINGNYA ETIKA DAN

HUBUNGAN KERJA DALAM MENINGKATKAN KINERJA PEGAWAI DI

KANTOR WALIKOTA”.

Dengan kemampuan yang masih terbatas, penulis menyadari Tugas Akhir

ini masih jauh dari sempurna. Untuk itu saran dan kritik yang membangun sangat

penulis harapkan demi perbaikan dan kesempurnaan Tugas Akhir ini.

Penulis banyak menerima bantuan dari berbagai pihak dalam

menyelesaikan penelitian dan penulisan Tugas Akhir ini. Oleh karena itu, penulis

mengucapkan terima kasih atas bantuan yang telah diberikan dalam bentuk

sumbangan pikiran, tenaga, waktu dan materi yang tidak dapat diukur. Dengan

segala kerendahan hati penulis menyampaikan terima kasih kepada:

1. Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, D.T.M.&H, MSc.(C.T.M.), Sp.A.(K) selaku

Rektor Universitas Sumatera Utara.

2. Prof. Dr. Azhar Maksum, M.E.c, Ac, Ak, CA. selaku Dekan Fakultas

3. selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas

Sumatera Utara.

4. Magdalena Linda Leonita S, SE, M.Si. selaku Sekretaris Program Studi

Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas

Sumatera Utara.

5. Beby Kendida Hsb, SE, M.Si. selaku dosen pembimbing Tugas Akhir yang

telah banyak memberikan arahan, bimbingan dan masukan kepada penulis

dalam penulisan Tugas Akhir ini.

6. Bapak dan Ibu dosen serta seluruh pegawai Fakultas Ekonomi Dan Bisnis

Universitas Sumatera Utara.

7. Bapak dan Ibu pegawai Kantor Walikota Medan, yang telah memberikan

arahan, bimbingan selama magang dan membantu kepada penulis dalam riset

Tugas Akhir ini.

8. Teristimewa kepada Orang Tua tercinta, Mastaria Br Barus yang telah

membesarkan penulis dan memberikan kasih sayang serta tiada hentinya

mendoakan penulis agar mencapai keberhasilan. Terima kasih atas semua

yang telah diberikan kepada penulis untuk dapat menyelesaikan pendidikan di

Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. Dan untuk kakak

adik penulis, Veronika Br Sembiring, Setiana Br Sembiring, dan Anugrah

Bastanta Br Sembiring yang selalu memberikan dorongan dan semangat yang

9. Sahabat-sahabat tersayang, Anggita C.L Tobing, Mutiara Sihombing, Rista

Dewi Sihombing, Trisna Samosir, Julita Sianturi. Terima kasih untuk doa,

motivasi, bantuan, dan selalu setia menemani penulis selama perkuliahan dan

selama menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini.

10.Teman-teman PERMATA kemenangan tani, yang memberikan semangat

selama perkuliahan. Dan sahabat-sahabat tersayang D’Vayels, Anetta PA,

Morry Br Bangun, Agnes Br Bangun, Dewita Sebayang, yang selalu

membantu dan memberikan semangat selama perkuliahan dan menjadi

penambah semangat selama penulisan Tugas Akhir.

11.Teman-teman seangkatan D-III Kesekretariatan yang selalu bersama dalam

perkuliahan.

12.Teman-teman GMKI Fedita Universitas Sumatera Utara.

13.Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu yang telah memberikan

bantuan dan dukungan dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.

Semoga segala budi baik yang telah diberikan selama penulisan Tugas

Akhir ini, kiranya mendapat berkat dan rahmat dari Tuhan Yang Maha Esa.

Semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi kita semua.

Tuhan Memberkati.

Medan, Juli 2014 Penulis,

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR……… i

DAFTAR ISI……… iv

BAB I PENDAHULUAN……… … 1

A. Latar Belakang Masalah ……… 1

B. Perumusan Masalah ……… 5

C. Tujuan Dan Manfaat Penilitian ……… 5

D. Jadwal Kegiatan Penilitian ……… 5

E. Sistematis Penulisan7 ……… 7

BAB II PROFIL INSTANSI……… 9

A. Sejarah Kota Medan……… 9

B. Struktur Organisasi……… 11

1. Pimpinan Kantor Walikota Medan……… 11

2. Camat Kota Medan……… 16

C. Kinerja Kegiatan ……… 17

1. Vis ……… 18

2. Misi ……… 18

3. Tujuan……… 18

4. Sasaran……… 19

5. Strategi Pencapaian ……… 19

D. Rencana Kinerja Kegiatan ……… 20

1. Program Pelayanan Administrasi Perkantoran ……… 20

2. Program Peningkatan Sarana Prasarana……… 20

3. Program Peningkatan Disiplin Aparatur……… 21

7. Program Peningkatan Kerja Sama Pemerintah ……… 22

8. Program Pelaksanaan Kegiatan Keagamaan ……… 23

E. Akuntabilitas Kinerja ………. 23

1. Pengukuran Kinerja ……….. 23

2. Evaluasi Dan Analisis Akuntabilitas Kerja……… 23

BAB III PEMBAHASAN……… 25

A. Etika ……… 25

1. Pengertian Etika……… 25

2. Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Etika ……… 27

3. Indikator Etika Pegawai Kantor Walikota Medan ………… 28

B. Kinerja ……… 28

1. Pengertian Kinerja ……… 28

2. Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Kinerja ………... 29

3. Indikator Kinerja ……… 30

C. Hubungan Kerja ……….. 32

1. Pengertian Hubungan Kerja ………... 32

2. Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Hubungan Kerja ……… 32

3. Indikator Hubungan Kerja Pegawai Kantor Walikota Medan …33 4. Pengertian Indikator Hubungan Kerja ……… 34

D. Pentingnya Etika Dan Hubungan Kerja Dalam Meningkatkan Kinerja Pegawai Di Kantor Walikota Medan……… 34

1. Metode Penilitian ……… 35

2. Populasi Dan Sampel ……… 35

3. Pengumpulan Data ……… 36

4. Karakteristik Responden ……… 37

5. Analisis Data Dan Hasil Pengolahan Data Menggunakan Crosstabs……… 40

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ……… . 44

A. Kesimpulan ……… 44

B. Saran ………. 45

DAFTAR PUSTAKA ……… 46 LAMPIRAN

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Dalam kehidupan bermasyarakat, bernegara hingga pergaulan hidup tingkat internasional diperlukan suatu sistem yang mengatur bagaimana seharusnya manusia bergaul.Sistem pengaturan pergaulan tersebut menjadi saling menghormati dan dikenal dengan sebutan sopan santun, tata karma, protokoler dan lain-lain. Maksud pedoman pergaulan tidak lain untuk menjaga kepentingan masing-masing yang terlibat agar mereka senang, tenang, tentram, terlindung tanpa merugikan kepentingannya serta terjamin agar perbuatannya yang tengah dijalankan sesuai dengan adat kebiasaan yang berlaku dan tidak bertentangan dengan hak-hak asasi umumnya. Hal itulah yang mendasari tumbuh kembangnya etika di masyarakat.

Istilah ETIKA berasal dari bahasa yunani kuno,bentuk tunggal kata “Etika” sedangkan bentuk jamaknya yaitu “ta etha”. Ethos mempunyai banyak arti yaitu : akhlak, watak, sikap, kebiasaan/adat, cara berfikir. Sedangkan kata Etha yaitu adat kebiasaan. Jadi,Etika merupakan nilai-nilai atau pola perilaku yang ditunjukan oleh seseorang atau organisasi tertentu dalam interaksinya dengan lingkungan atau kebiasaan yang baik dan dapat diterima oleh lingkungan pergaulan seseorang atau organisasi tertentu (Ernawati,2013: 257).

Dalam arti luas, etika sering disebut tindakan mengatur tingkah laku atau perilaku manusia dalam bermasyarakat.Tingkah laku ini perlu diatur agar tidak melanggar norma-norma atau kebiasaan yang berlaku dimasyarakat.Hal ini disebabkan norma-norma atau kebiasaan masyarakat berbeda sesuai dengan masing-masing daerah.

Dalam konteks professional, menjalankan tugas dan tanggung jawab sesuai dengan etika yang berlaku memang merupakan suatu keharusan, bukan hanya pilihan. Sekretaris sebagai salah satu orang yang berperan penting dalam perusahaan harus memahami dasar-dasar etika kesekretariatan, yang melandasi professional seorang sekretaris. Konsistensi dalam mengimplementasi etika dalam menunjang kemantapan karier dan sukses berkesinambungan.

Oleh karena itu, sebuah profesi hanya dapat memperoleh kepercayaan dari orang lain apabila dalam dirinya ada kesadaran kuat untuk mengindahkan etika kerja pada saat memberikan jasa keahlian profesi kepada orang lain atau masyarakat yang memerlukannya. Tanpa etika kerja apa yang semula dikenal sebagai sebuah profesi yang terhormat akan segera jatuh menjadi sebuah pekerjaan yang mencari nafkah biasa yang sedikit pun tidak diwarnai dengan idealisme dan tidak adanya lagi respek yang pantas yang diberikan kepada profesi tersebut.

Didalam sebuah kantor seorang sekretaris akan banyak menghadapi masalah baik dari dirinya sendiri maupun orang lain yang sering bertemu dikantor maupun diluar dengan berbagai suku, agama, daerah dan karakter yang berbeda – beda. Untuk itulah sekretaris harus mampu menentukan apa yang harus dia lakukan.

Disamping menyelesaikan tugas yang berkaitan dengan surat-menyurat, kegiatan menerima dan melayani tamu merupakan suatu hal yang sering dilakukan oleh seorang sekretaris karena komunikasi tertulis perlu disertai dengan komunikasi secara lisan baik menggunakan alat maupun tidak. Apabila banyak tamu yang dapat diterima oleh pejabat lain atau tidak seharusnya diterima oleh pimpinan,tetapi diterima oleh pimpinan,maka hal ini berarti setiap saat pimpinan harus menerima tamu secara terus-menerus. Dan bila hal ini dibiarkan terjadi,tentu akan menggangu bahkan menyita waktu pimpinan. Oleh sebab itu pimpinan perusahaan membutuhkan sekretaris yang handal dan

dengan segala kemampuan dan keterampilan yang dia miliki.Tetapi bukan hanya itu saja, seorang sekretaris juga harus memilki etika khususnya dalam hal pelayanan terhadap tamu terutama pada PT Perkebunan Nusantara IV Medan.

PT Perkebunan Nusantara IV Medan disingkat PTPN IV Medan didirikan berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 1996 tetang Peleburan Perusahaan Perseroan (Persero) PT Perkebunan VIII menjadi Perusahaan Perseroan (Persero) PT Perkebunan Nusantara IV dan Akta Pendirian Perusahaan Perseroan (Persero) PT Perkebunan Nusantara IV no. 37 tanggal 11 maret 1996 yang dibuat dihadapan Notaris Hukum Kamil, SH dan Anggaran Dasar telah mendapat pengesahan dari Menteri Kehakiman Republik Indonesia.

PT Perkebunan Nusantara IV Medan mengusahakan perkebunan dan pengolahan komoditas kelapa sawit dan teh yang mencakup pengolahan areal tanaman, kebun bibit dan pemeliharaan tanaman yang menghasilkan, pengolahan komoditas menjadi bahan baku berbagai industry, pemasaran komoditas yang dihasilkan dan pendukung lainnya.

PT Perkebunan Nusantara IV Medan memiliki sekretariat perusahaan yang berperan penting dalam mengatur ketatausahaan perusahaan serta keberlangsungan perusahaan. Di dalam sekretariat perusahaan dipimpin oleh kepala bagian dan dibantu oleh sekretaris perusahaan, staf-staf, sekretaris direksi serta sekretaris kepala bagian. Sekretaris PT Perkebunan Nusantara IV Medan berperan penting dalam penerimaan dan pelayanan tamu, sebelum tamu bertemu dengan pimpinan. Sekretaris PT Perkebunan Nusantara IV Medan dituntut untuk dapat beretika dengan baik dan benar, bukan hanya kepada tamu saja tetapi juga terhadap lingkungan kerja yaitu kepada pimpinan dan rekan lingkungan kerja.Hal ini merupakan suatu keharusan agar sekretaris PT Perkebunan Nusantara IV Medan dapat menjalankan etika kerja yang benar yaitu bersikap ramah, sopan-santun, cekatan dan teliti. Kesan pertama yang ditampilkan sekretaris PT Perkebunan Nusantara IV Medan akan berpengaruh terhadap tingkat kenyamanan tamu, sehingga suatu kerja sama dapat berjalan dengan baik.

Sekretaris PT Perkebunan Nusantara IV Medan memberikan pelayanan kepada tamu sesuai dengan ketetapan peraturan perusahaan yaitu, tamu yang berkunjung ke perusahaan memiliki jadwal kunjungan tamu yaitu hari Selasa dan Kamis, selama jam berkunjung tamu diwajibkan meninggalkan kartu identitas KTP (Kartu Tanda Penduduk) untuk menjamin keamamanan perusahaan. Tamu yang diterima dengan etika kerja yang baik oleh sekretaris dipersilahkan duduk, menanyakan asal dan keperluan tamu berkunjung dan dipersilahkan mengisi buku tamu.Sekretaris melapor kepada pimpinan untuk memastikan tamu diperbolehkan bertemu dengan pimpinan atau tidak, dan jika pimpinan tidak ingin bertemu dengan tamu, sekretaris menyampaikan dengan sopan terhadap tamu dan memberikan alasan yang tidak menyinggung perasaan tamu.

Penerapan sekretaris terhadap etika pelayanan penerimaan tamu pada PT Perkebunan Nusantara IV Medan yang cukup baik dengan keamanan yang ketat, membuat ketertarikan kepada penulis untuk lebih meninjau, bagaimana penerapan etika kerja pelayanan tamu oleh sekretaris pada bagian sekretariat perusahaan yang lebih baik menurut penulis sehingga memberikan pertimbangan kepada perusahaan dan semoga memberi hal positive kepada keberlangsungan perusahaan.

Pentingnya etika pada seorang penyandang profesi sekretaris bertujuan untuk mengarahkan agar tidak menyimpang dari peraturan tata tertib serta budaya yang diciptakan dalam organisasi tersebut. Suatu penyimpangan akan terjadi jika etika tidak dilaksanakan dengan baik, sehingga mengakibatkan ketidaklancaran dalam melaksanakan tugas sebagai seorang sekretaris. Berdasarkan pengamatan dan uraian penulis selama berada di PT Perkebunan Nusantara IV Medan, maka penulis tertarik untuk memilih judul

“ETIKA KERJA SEORANG SEKRETARIS TERHADAP PELAYANAN TAMU PADA BAGIAN SEKRETARIAT DI PT PERKEBUNAN NUSANTARA IV MEDAN”

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang maka perumusan masalah dalam Tugas Akhir ini adalah “Bagaimana Etika Kerja Seorang Sekretaris Terhadap Pelayanan Tamu Pada Bagian Sekretariat Di PT Perkebunan Nusantara IV Medan?”

C. Tujuan Penelitian

Adapun yang menjadi tujuan penelitian adalah :

Untuk mengetahui etika kerja seorang sekretaris terhadap pelayanan tamu pada bagian sekretariat PT Perkebunan Nusantara IV Medan.

D. Manfaat Penelitian

Adapun yang menjadi manfaat penelitian ini adalah :

1. Bagi penulis, menambah wawasan dan pengetahuan mengenai pelaksanaan etika kerja seorang sekretaris dan pelayanan tamu perusahaan. 2. Bagi organisasi, memberikan bahan masukan bagi PT Perkebunan

Nusantara IV Medan dalam meningkatkan kinerja karyawan serta sumbangan pemikiran dan masukan terhadap pelaksanaan etika kerja sekretaris, terutama pada pelayanan tamu.

3. Bagi pembaca, menambah pengetahuan, wawasan, dan refrensi tentang pelaksanaan etika kerja seorang sekretaris terhadap pelayanan tamu.

E. Jadwal Kegiatan

Dalam penulisan Tugas Akhir ini, dibuat jadwal penulisan yang diperlukan untuk dapat mengatur waktu dengan baik, supaya penulisan Tugas Akhirini diselesaikan tepat waktu. Riset ini dilakukan oleh penulis pada bulan April dan Mei 2014 dikantor bagian sekretariat perusahaan PT Perkebunan Nusantara IV Medan dan jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1 berikut

Tabel 1.1

Jadwal Kegiatan Penelitian

Sumber : Penulis (2014)

F. Sistematika Penulisan

Luas pembahasan Tugas Akhir dibagi menjadi 4 (empat) bab yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hasil yang dianggap penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut:

BAB I: PENDAHULUAN

Dalam bab ini akan menjelaskan tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, jadwal kegiatan (suvei) dan sistematika penulisan.

No Kegiatan April

II

April III

April IV

Mei I 1 Persiapan

2 Pengumpulan Data

BAB II: PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI

Profil perusahaan yang akan dibahas dalam bab ini terdiri dari: Sejarah ringkas instansi,jenis usaha/kegiatan, struktur organisasi, uraian tugas (job-description), serta tata ruang kantor di PT Perkebunan Nusantara IV Medan.

BAB III: PEMBAHASAN

Dalam bab ini akan membahas tentang pengertian etika dan dasar-dasar etika, pengertian sekretaris, macam-macam sekretaris, peranan sekretaris, pemgertian sekretariat, etika kerja seorang sekretaris terhadap pelayanan tamu pada PT Perkebunan Nusantara IV Medan.

BAB IV: KESIMPULAN DAN SARAN

Isi dari bab ini merupakan kesimpulan, saran, dan penutup dari Tugas Akhir, dalam bab ini akan memberikan saran yang dapat bermanfaat bagi perusahaan secara khusus dan pada pembaca secara umum.

BAB II

PROFIL PT PERKEBUNAN NUSANTARA IV MEDAN

A. Sejarah Ringkas PT Pekebunan Nusantara IV Medan

PT Perkebunan Nusantara IV Medan disingkat PTPN IV Medan didirikan berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 1996 tetang Peleburan Perusahaan Perseroan (Persero) PT Perkebunan VIII menjadi Perusahaan Perseroan (Persero) PT Perkebunan Nusantara IV dan Akta Pendirian Perusahaan Perseroan (Persero) PT Perkebunan Nusantara IV no. 37 tanggal 11 maret 1996 yang dibuat dihadapan Notaris Hukum Kamil, SH dan Anggaran Dasar telah mendapat pengesahan dari Menteri Kehakiman Republik Indonesia melalui Surat Keputusan Nomor : C2-8332 HT.01.01.Th.96 tanggal 8 Agustus 1996 dan telah diumumkan dalam Berita Negara Republik Indonesia No. 8675, Anggaran Dasar yang telah disesuaikan dengan UU NO 40. Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas berdasarkan akta Notaris Sri Ismiyati, SH No. 11 tanggal 4 Agustus 2008, anggaran dasar telah mengalami beberapa kali perubahan, terakhir berdasarkan Akta Pernyataan Keputusan Rapat Umum Pemegang Saham No. 19 tanggal 8 Oktober 2012 yang dibuat dihadapan Notaris Ihdina Marbun SH.

PT Perkebunan Nusantara IV Medan mengusahakan perkebunan dan pengolahan komoditas kelapa sawit dan teh yang mencakup pengolahan areal tanaman, kebun bibit dan pemeliharaan tanaman yang menghasilkan, pengolahan komoditas menjadi bahan baku berbagai industry, pemasaran komoditas yang dihasilkan dan pendukung lainnya. PT Perkebunan Nusantara IV Medan memiliki 30 (tiga puluh) Unit Kebun mengelola budidaya Kelapa Sawit dan Teh, dan 3 (tiga) unit Proyek Pengembangan kebun Inti Kelapa Sawit, 1 (satu) unit Proyek Pengembangan kebun Plasma Kelapa Sawit, yang menyebar di 9 (Sembilan)

Kabupaten yaitu Kabupaten Langkat, Deli Serdang, Serdang Bedagai, Simalungun, Asahan, Labuhan batu, Padang Lawas, Batu Bara dan mandailing Natal.

Dalam proses pengolahan, PT Perkebunan Nusantara IV Medan memilki 15 (lima belas) Unit Pabrik Kelapa Sawit (PKS) dengan kapasitas total 575 ton Tandan Buah Segar (TBS) per jam, 2 (dua) Unit Pabrik Teh dengan kapasitas total 154 ton daun Teh Basah (DTB) per hari, dan 1 (satu) Unit Pabrik Pengolahan Inti Sawit dengan kapasitas 450 ton per hari.

PT Perkebunan Nusantara IV Medan juga didukung oleh 1 (satu) Unit Engineering Manufacturing and Construction yaitu Pabrik Mesin Tenera (PMT) dan 3 (tiga) Unit Usaha Rumah Sakit yaitu : RS. Laras, RS. Balimbingan, RS. Pabatu. Seluruh Unit Usaha dan Proyek Pengembangan PT Perkebunan Nusantara IV Medan dikelompokan ke dalam 5 (lima) Grup Unit Usaha (GUU).

Maka pengelompokan Unit Usaha dalam Grup Unit Usaha ditetapkan sebagai berikut:

a. Grup Unit usaha-I (GUU-I)

Meliputi Kebun Bah Jambi, Kebun Balimbingan, Kebun Tonduhan, Kebun Pasir Mandoge, Kebun Sei Kopas, Kebun Dolok Sinumbah, Kebun Marihat.

b. Grup Unit Usaha-II (GUU-II)

Meliputi Kebun Gunung Bayu, Kebun Mayang, Bukit Lima, Kebun Dolok Ilir, Kebun Laras, Kebun Tanah Itam Ulu.

c. Grup Unit Usaha-III (GUU-III)

Meliputi Kebun Pabatu, Kebun Adolina, Kebun Air Batu, Kebun Tinjowan, Kebun Padang Matinggi, Kebun Aek Nauli, Kebun Sawit Langkat.

d. Grup Unit Usaha-IV (GUU-IV)

Meliputi Kebun Pulu Raja, Kebun Berangir, Kebun Ajamu, Kebun Meranti Paham, Kebun Sosa dan PKS Sosa, serta termasuk didalamnya Proyek Panai Jaya, Proyek Timur, Proyek Balap dan Proyek Plasma Madina.

e. Grup Unit Usaha-V (GUU-V)

Meliputi Kebun Marjandi, Kebun Bah Butong, Kebun Sidamanik, Kebun Tobasari dan Kebun Bah Birong Ulu.

PT Perkebunan Nusantara IV Medan memiliki 4(empat) anak perusahaan, yaitu: PT Pamina Adolina, PT Sarana Argo Nusantara, PT Argi Sinergi Perkebunan Nusantara dan PT Sinergi Perkebunan Nusantara. Selain memiliki anak perusahaan, PT Perkebunan Nusantara IV Medan juga memilki perusahaan asosiasi, yaitu PT ESW Nusantara Tiga dan PT Pupuk Agro Nusantara. Dalam PT Perkebunan Nusantara IV Medan terdapat pernyataan saham pada PT Perdasa Enam Utara, PT Karisma Pemasaran Bersama Nusantara dan PT Nusantara Mas.

Visi dan Misi PT.Perkebunan Nusantara IV a. Visi Perusahaan

Visi dari PT Perkebunan Nusantara IV Medan yaitu “Menjadi Perusahaan Agro Industri yang Unggul dan Berkelanjutan”

b. Misi Perusahaan

Misi dari PT Perkebunan Nusantara IV Medan yaitu :

1. Menyelenggarakan usaha agroindustri berbasis kelapa sawit, teh dan karet. 2. Menjalankan usaha dengan prinsip-prinsip usaha terbaik, inovatif dan

3. Menyelaraskan kegiatan usaha dengan masyarakat dan stakeholder lainnya melalui kemitraan yang saling menguntungkan serta berwawasan lingkungan.

4. Ikut menunjang program pemerintah dalam upaya peningkatan lingkungan.

B. Tujuan Umum Perusahaan

1. Turut melaksanakan dan menunjang kebijaksanaan program pemerintah dibidang ekonomi dan pebangunan nasional pada umumnya, khususnya di sub sektor pertanian dalam arti seluas-luasnya, dengan tujuan memupuk keuntungan berdasarkan prinsip-prinsip perusahaan yang sehat.

2. Melaksanakan kegiatan usaha antara lain :

a. Mengusahaakan budidaya tanaman, meliputi pembukuan dan pengolahan lahan, pembibitan, penanaman dan pemeliharaan, serta melakukan kegiatan-kegiatan lain yang berhubungan dengan budidaya tanaman tersebut.

b. Produksi, meliputi pemungutan hasil tanaman, pengolahan hasil tanaman sendiri maupun pihak lain menjadi pihak setengah jadi maupun barang jadi.

c. Perdagangan, penyelenggaraan kegiatan pemasaran berbagai macam hasil produksi.

d. Pengembangan usaha dibidang perkebunan, agro usaha & agro bisnis. e. Menirikan/ menjalankan perusahaan dan usaha lainnya yang

berhubungan dengan usaha bidang pertanian.

C. Struktur Organisasi dan Personalia

Berdasarkan Surat Keputusan Menteri Keuangan No.156/KMK.016/1994, Dirut dibantu oleh 4 (empat) orang Direktur yaitu : Direktur Produksi, Direktur Perencanaan dan Pengembangan, Direktur Keuangan dan Direktur SDM.

Direksi bertanggung jawab atas pekerjaannya kepada komisaris yang merupakan wakil dari Departemen Keuangan sebagai pemegan saham.

Dalam melaksanakan roda perusahaan Direksi dibantu oleh 16 (enam belas) orang kepala bagian dan 3 (tiga) orang koordinasi wilayah PT Perkebunan Nusantara IV Medan terdiri dari 37 (tiga puluh tujuh) unit usaha, dimana sebagai pelaksana operasional tiap unit adalah administratur/kepala unit yang mempunyai tugas untuk melaksanakan fungsi manajemen berupa pelaksanaan rencana-rencana perusahaan yang telah ditetapkan oleh Direksi.

Jadi unit pelaksana langsung (fungsi lini) dari direksi administratur dan kepala unit dengan dibantu oleh beberapa orang kepala dinas sebagai manajer menegahmadya dan asisten tanaman, asisten pengolaha, asisten teknik, asisten administrasi sebagai manajer menengah pertama bertanggung jawab atas pekerjaan kepada direktur utama.

Dari luas wilayah kerja dan jenjang kepangkatan PT Perkebunan Nusantara IV Medan tentunya memerlukan struktur organisasi yang tepat agar dapat secara efektif dan efisien mengatur dan menjelaskan tugas setiap anggota organisasiya. Adapun bentuk organisasi PT Perkebunan Nusantara IV Medan adalah berbentuk organisasi lini dan staf sebagaimana yang tertuang pada surat keputusan direksi No.04.08/kpts/37/XXI/1997 tertanggal 3 Desember 1997.

Adapun bagan struktur organisasi PT Perkebunan Nusantara IV Medan yang terangkum dalam bagian yang telah ditetapkan oleh perusahaan pada Gambar 2.1 berikut.

Keterangan dari bagan struktur organisasi PT Perkebunan Nusantara IV Medan, pada Gambar 2.1 adalah :

04.01 = Bagian Sekretariat Perusahaan

04.02 =Bagian Satuan Pengawasan Intern

04.03 =Bagian Manajemen Resiko dan GCG (Good Corporate Goverment)

04.04 = Bagian Tanaman

04.05 = Bagian Pengolahan

04.06 = Bagian Teknik

04.07 = Bagian Pengolahan Bahan Baku

04.08 = Bagian Keuangan

04.09 = Bagian Akuntansi

04.10 = Bagian Pemasaran

04.11 = Bagian Perencanaan

04.12 = Bagian Pengembangan Usaha

04.13 = Bagian Program Kemitraan dan Bina Lingkungan

04.14 = Bagian Manajemen Sistem Informasi

04.15 = Bagian Sumber Daya Manusia

04.16 = Bagian Umum

04.17 = Bagian Hukum dan Pertanahan

PIMPINAN PT.PERKEBUNAN NUSANTARA IV MEDAN 1) Direksi terdiri dari :

1.1 Direktur Utama (Erwin Nasution)

1.2 Direktur Produksi (Ahmad Sahlan Saragih)

1.3 Direktur Perencanaan dan Pengembangan Usaha (Memed Wiramihardja) 1.4 Direktur Keuangan (Setia Dharma Sebayang)

1.5 Direktur Sumber Daya Manusia(Wibisono)

2) Kepala Biro Saham Pengawasan Intern

3) Kepala Biro Pengkajian Dan Pengembangan

4) Kepala Bagian Tanaman

5) Kepala Bagian Teknik

6) Kepala Bagian Pengolahan

7) Kepala Bagian Pemasaran

8) Kepala Bagian Keuangan

9) Kepala Bagian Akutansi

10) Kepala Bagian Pengadaan

11)Kepala Bagian Sumber Daya Manusia(SDM)

D. Job Description

Job description adalah uraian pekerjaan yang harus dilakukan oleh setiap pegawai dimana pekerjaan tersebut telah ditetapkan oleh pimpinan sesuai kemampuan dan pengetahuannya menurut Purwanto (2006 : 46). Berikut uraian tugas dari setiap bagian pada struktur organisasi PT Perkebunan Nusantara IV Medan :

1. Direksi mempunyai tugas sebagai berikut :

a. Memimpin dan mengelola perusahaan sesuai dengan tujuan perusahaan dan senantiasa berusaha meningkatkan efesiensi dan efektivitas

perusahaan.

b. Menguasai, memelihara dan mengurus kekayaan perusahaan secara berdaya guna dan berhasil guna.

c. Mewakili perusahaan didalam dan diluar perusahaan.

Direktur mempunyai tugas memimpin, merencanakan, mengkoordinasikan pelaksanaan tugas masing-masing yaitu:

a. Direktur utama mempunyai tugas memimpin, merencanakan, mengkoordinasikan tugas para Direktur agar pelaksanaan operasional perusahaan secara teratur, terarah, terkendali dan terrpadu.

b. Direktur produksi, meliputi bidang tanaman, teknik dan pengolahan serta mengkoordinir pelaksanaan kegiatan unit pelaksana perusahaan.

c. Direktur perencanaan dan pengembangan usaha meliputi bidang, pengadaan, pemasaran, pengkajian dan pengembangan.

d. Direktur keuangan, meliputi bidang keuangan, akutansi dan pengadaan. e. Direktur sumber daya manusia dan umum, meliputi bidang sekretariat,

sumber daya manusia dan umum.

Direksi menyelenggarakan rapat direksi secara berkala sekurang-kurangnya 3 (tiga) bulan sekali dipimpin oleh direktur utama untuk menentukan

tidak bertentangan dengan anggaran dasar perusahaan dan petunjuk/pengarahan Menteri Keuangan selaku pemegang saham atau Menteri Pertanian selaku pemegang kuasa. Pengambilan keputusan dimaksud butir 5 (lima) diusahakan berdasarkan musyawarah untuk mufakat secara bulat atau tidak mungkin, maka keputusan diambil secara suara terbanyak.

Direktur utama dan para direktur dalam kedudukannya sebagai anggota direksi baik sendiri-sendiri ataupun secara bersama-sama selalu menerapkan prinsip koordinasi integrasi dan sinkronasi dalam lingkup perusahaan maupun antar anggota direksi.

Tata hubungan kerja anggota direksi berdasarkan ketentuan dalam anggaran dasar PT Perkebunan Nusantara IV Medan yang termuat dalam Akte Notaris Harun Kamil, SH tanggal 11 Maret 1996.

2. Kepala Biro Satuan Pengawasan Intern

Adapun uraian tugasnya adalah sebagai berikut:

a. Menyusun dan mengevaluasi kebijakan dalam rangka pengawasan internal perusahaan.

b. Menyusun program kegiatan dan kebutuhan anggaran dibagian satuan pengawasan intern.

c. Menyusun program kerja pemeriksaan tahunan, program pemeriksaan evaluasi hasil pemeriksaan,laporan triwulan dan laporan tahunan.

d. Melaksanakan pemeriksaan intern meliputi keuangan dan operasional dalam melaksanakan kegiatan diperusahaan.

e. Memonitor dan mengevaluasi tindak lanjut hasil audit. f. Menjadi partner bagi pihak audit eksternal.

3. Kepala Biro Pengkajian dan Pengembangan Adapun uraian tugasnya adalah sebagai berikut :

a. Menyusun dan mengevaluasi kebijakan dibidang perencanaan, pengkajian dan pengembangan.

b. Menyusun rencana strategi dan rencana jangka panjang perusahaan.

c. Menyusun program kegiatan dan kebutuhan anggaran dibagian perencanaan, pengkajian dan pengembangan.

d. Melaksanakan analisis bisnis dalam rangka penyusunan perencanaan perusahaan yang sesuai dengan kondisi dan situasi serta merumuskan kebijakan dalam antisipasi terhadap resiko perusahaan.

e. Meneliti, mengkaji mengembangkan dan merumuskan kebijakan teknologi, bahan dan sistem kerja yang akan dipergunakan diperusahaan. f. Meneliti, mengkaji dan mengembangkan alternative solusi terhadap

persoalan-persoalan perusahaan.

4. Kepala Bagian Tanaman

Adapun uraian tugasnya adalah sebagai berikut :

a. Menyusun dan mengevaluasi kebijakan dibidang produksi tanaman.

b. Menyusun program kegiatan-kegiatan kebutuhan anggaran dibagian tanaman.

c. Menyusun dan mengevaluasi pelaksanaan/hasil-hasil kerja bidang produksi tanaman.

d. Melaksanakan pengukuran dan pemerataan areal kebun.

e. Mengembangkan teknik/manajemen tanaman secara inovatif guna meningkatkan produktifitas efesiensi dan kualitas.

f. Melakukan evaluasi terhadap permintaan pembelian dari Group Unit Usaha (GUU).

5. Kepala Bagian Teknik

Adapun uraian tugasnya adalah sebagai berikut :

a. Menyusun dan mengevaluasi kebijakan dibidang teknik. b. Menyusun program dan kebutuhan anggaran dibidang teknik. c. Menyusun dan mengevaluasi norma-norma dalam bidang teknik.

e. Memonitor dan mengevaluasi kinerja dibidang instalasi, traksi, sipil dan listtrik.

f. Melakukan evaluasi terhadap permintaan pembelian dari Group Unit Usaha (GUU).

6. Kepala Bagian Pengolahan

Adapun uraian tugasnya adalah sebagai berikut :

a. Menyusun dan mengevaluasi kebijakan dibidang pengolahan.

b. Menyusun program kegiatan dan kebutuhan anggaran dibagian pengolahan.

c. Menyusun dan mengevaluasi norma-norma dalam bidang pengolahan. d. Memonitor dan mengevaluasi kinerja bidang pengolahan.

e. Melakukan evaluasi terhadap permintaan pembelian dari Group Unit Usaha(GUU).

f. Mengembangkan teknik/manjemen bidang-bidang perusahaan secara inovatif guna meningkatkan produktivitas, efesiensi dan kualitas.

g. Menyusun program pengembangan/pembinaan dan melakukan penilaian karyawan bagian pengolahan.

h. Membina kerjasama yang baik dengan bagian, Group Unit Usaha(GUU) sehingga tugas-tugas dan kebijaksanaan yang digariskan Direksi dapat terlaksana dengan baik.

7. Kepala Bagian Pemasaran

Adapun uraian tugasnya adalah sebagai berikut :

a. Menyusun dan mengevaluasi kebijakan dibidang pemasaran.

b. Menyusun program kegiatan dan kebutuhan anggaran dibagian pemasaran. c. Melaksanakan analisa pasar, promosi dan survei kebutuhan/kepuasan

pelanggan secara periodik.

d. Merumuskan strategi pemasaran dan kebijakan harga.

e. Melakukan pengujian mutu komoditi/produk yang akan dipasarkan. f. Melakukan kegiatan penjualan komoditi/produk yang dihasilkan.

8. Kepala Bagian Keuangan

Adapun uraian tugasnya adalah sebagai berikut :

a. Menyusun dan mengevaluasi kebijakan dibidang keuangan.

b. Menyusun program kegiatan dan kebutuhan anggaran dibidang keuangan. c. Menyusun pedoman pembuatan rencana kerja dan anggaran perusahaan

bagian/kebun/unit.

d. Merencanakan, mengolah dan mengevaluasi sumber dana dan pengolahan dana untuk mencapai sasaran keuangan perusahaan.

e. Membantu kelancaran pelaksanaan audit eksternal.

9. Kepala Bagian Akuntansi

Adapun uraian tugasnya sebagai berikut :

a. Menyusun dan mengevaluasi kebijakan dibidang akutansi.

b. Menyusu program kegiatan dan kebtuhan anggaran dibidang akutansi. c. Menyelenggarakan akutansi keuangan dan administrasi penyertaan modal

awal perusahaan.

d. Menyelenggarakan pembuatan laporan manjemen perusahaan, menyusun laporan ringkas direksi kepala dewan komisaris dan pemegang saham. e. Melaksanakan administrasi anak perusahaan.

10.Kepala Bagian Pengadaan

Adapun uraian tugasnya adalah sebagai berikut :

a. Menyusun dan mengevaluasi kebijakan dibidang pengadaan.

b. Menyusun program kegiatan dan kebutuhan anggaran dibagian pengadaan. c. Merencanakan dan melaksanakan pengadaan barang dan jasa secara

efektif dan efesien.

d. Mengadakan monitoring dan pengecekan harga barang dan jasa didasar,serta membuat daftar harga secara periodik dan mendistribusikan kesemua unit kerja perusahaan.

11. Kepala Bagian Sumber Daya Manusia(SDM) Adapun uraian tugasnya adalah sebagai berikut :

a. Menyusun dan mengevaluasi kebijakan dibidang sumber daya manusia. b. Menyusun program kegiatan dan kebutuhan anggaran dibagian sumber

daya manusia.

c. Merumuskan sistem dan prosedur administrasi kepersonaliaan dan memberikan bimbingan dan konsultasi bagi semua unit dalam pelaksanaannya.

d. Membuat pemetaan personalia untuk keperluan penempatan dan pengembangan.

e. Menyusun rencana dan menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan karyawan dalam rangka menuju tercapainya kompetensi perusahaan.

f. Menyelenggarakan rekruitmen karyawan pimpinan untuk semua unit usaha dan seluruh level karyawan untuk kantor pusat dari dalam maupun dari luar perusahaan dalam memenuhi kebutuhan.

12. Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan

Adapun uraian tugasnya adalah sebagai berikut :

a. Menyusun dan mengevaluasi kebijakan dibidang sekretaris perusahaan. b. Menyusun program kegiatan dan kebutuhan anggaran dibagian sekretaris

perusahaan.

c. Mengelola penyelenggaraan rapat-rapat dan sekretariatan, yang berkaitan dengan kegiatan direksi.

d. Mengurus/menyelenggarakan administrasi perusahaan.

e. Menjalankan aspek legal perusahaan (corporat law) yaitu aspek hukum yang berkaitan dengan pihak luar partner dalam rangka pengembangan dan kerjasama strategi perusahaan) dan kepatuhan (cormplieance),serta tata kelola perusahaan yang baik (Good Corporate Government).

f. Membina hubunngan dengan investor/partner bisnis. g. Membangun terbentuknya citra perusahaan yang positif.

Sekretaris Perusahaan :

Ruang lingkup tugas sekretaris perusahaan adalah memperoleh, mengolah, menatausahakan, menyediakan data/informasi dan menjadi juru bicara/penghubung atas nama korporasi dalam menjelaskan, menjawab dan memberikan informasi yang relevan kepada pihak-pihak terkait.

Tabel 2.1

Tugas Rutin Sekretaris Perusahaan

Nama Pekerjaan Rutin Volume Waktu Catatan

Latifah Hanum

Memasukan surat masuk untuk direktur PT Perkebunan Nusantara IV(Persero) ke buku agenda surat masuk

20 surat per hari

10 menit _

Menulis atau membuat nomor surat Keluar

15 nomor per hari

5 menit _

Menjadwal kegiatan Direktur

Sesuai dengan kegiatan Menstempel surat dan

membuat tanggal surat keluar

15 berkas per hari

7 menit _

Mengantarkan surat masuk/ undangan ke bagian lain yang sudah diproses kabag/direktur

7 surat per hari

20 menit _

Mengarsip surat masuk dan surat keluar

15 surat per hari

7 menit _

Mengarsip tanda terima surat masuk yang telah dikirim ke bagian lain

15 surat per hari

Lanjutan Tabel 2.1

Tugas Rutin Sekretaris Perusahaan

Nama Pekerjaan Rutin Volume Waktu Catatan

Latifah Hanum

Mendisposisikan surat masuk ke bagian-bagian

15 surat per hari

10 menit _

Mendisposisikan surat masuk ke direktur

10 surat per hari

7 menit _

Menerima tamu yang ingin bertemu dengan pimpinan

5 tamu per hari

Sesuai

Mengetik surat keluar 5 surat per hari

30 menit _

Menerima telefon 15 telefon per hari

5 menit _

Menerima faxcemail 3 fax per hari

5 menit _

Memantau kenyamanan,

keserasian, kelengkapan ruang kerja pimpinan dan ruang rapat

2 kali per hari

10 menit _

Mengumpulkan dokumen dari bagian lain seperti laporan

10 dokumen per hari

15 menit _

Menata arsip copy surat keoutusan /surat edaran direksi

7 surat per hari

5 menit _

Menyusun dan

mengevaluasi kebijakan urusan secretariat dan bagian secretariat secara keseluruhan.

Sesuai

E. Kinerja Organisasi

Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan.Butuh waktu untuk mencapai itu semua, PT Perkebunan Nusantara IV Medan merupakan salah satu diantara perusahaan BUMN (Badan Usaha Milik Negara) yang berkomitmen untuk menerapkan Good Corporate Government (GCG) secara konsisten dan berkelanjutan.Penerapan GCG sebagai budaya perusahaan bukan hanya untuk kalangan Internal PT Perkebunan Nusantara IV Medan, tetapi juga berlaku terhadap kalangan eksternal seperti para mitra bisnis, pelanggan dan pihak lainnya.

Untuk memastikan PT Perkebunan Nusantara IV Medan telah menerapkan prinsip-prinsip GCG (Good Corporate Government) secara konsisten dan berkelanjutan, maka setiap tahunnya Badan Pengawas Keuangan Dan Pembangunan (BPKP) melakukan evaluasi penerapan pelaksanaan GCG.

Berdasarkan hasil evaluasi penerapan GCG (Good Corporate Government) di PT Perkebunan Nusantara IV Medan pada tahun 2013 yang dilakukan BPKP (Badan Pengawas Keuangan Dan Pembangunan), secara umum berpredikat sangat baik (dari lima kemungkinan tingkatan yaitu : sangat baik, baik, cukup, kurang dan sangat kurang) dengan capaian skor aktual 90,40 dari skor maksimal 100.

Hasil dari nilai yang sangat baik tersebut didapatkan dengan kerjasama yang dilakukan oleh perusahaan dan tenaga kerja kerja, adapun pelaksanaan kegiatan dilakukan atas dasar :

a. Pelaksanaan kegiatan disesuaikan dengan kemampuan tenaga dan waktu yang tersedia, pelaksanaan kegiatan dilakukann secara uji petik/sampel. b. Hasil pelaksanaan kegiatan komite audit secara periodik dan disampaikan

kepada Komisaris untuk digunakan sebagai masukan dalam pelaksanaan tugasnya.

c. Pembagian tugas kegiatan kepada masing-masing anggota Komite Audit diterapkan oleh ketua Komite Audit sesuai dengan kemampuan dan kesediaan waktu masing-masing anggota.

d. Pelaksanaan tugas komite audit dilakukan kerjasama dengan Satuan Pengawasan Intern (SPI) perusahaan. Data dan informasi yang diperlukan terlebih dahulu diminta dari Satuan Pengawasan Intern (SPI), apabila tidak ada, baru diminta kepada unit kerja/ pejabat yang bersangkutan.

e. Pelaksanaan tugas dari anggota komite audit didasarkan pada surat penugasan dari ketua komite audit. Informasi dan laporan hasil pelaksanaan tugas hanya disampaikan kepada komisaris melalui ketua komite audit.

f. Pelaksanaan kegiatan sesuai dengan anggaran yang tersedia dan sesuai dengan piagam komite audit.

F. Rencana Kegiatan

Untuk melaksanakan tugas komite audit perlu disusun program kerja tahunan. Rencana kerja tahunan PT Perkebunan Nusantara IV Medan dimaksud antara lain sebagai berikut :

a. Memonitor juga mengevaluasi proses penyelesaian laporan keuangan tahunan dan penetapan laporan pertanggung jawaban keuangan perusahaan.

b. Melakukan evaluasi atas efektifitas satuan pengawasan intern kegiatan tertentu.

c. Melakukan evaluasi dan memonitor atas laporan direksi. d. Melakukan evaluasi atas laporan manjemen triwulan Direksi.

e. Melakukan evaluasi atas laporan kinerja bulanan Group Unit Usaha tertentu.

f. Melakukan evaluasi atas sistem pengendalian intern kegiatan tertentu. g. Melakukan evaluasi atas rencana realisasi perusahaan.

h. Memantau dan mengevaluasi pelaksanaan program PKBL (Program Kemitraan Dan Bina Lingkungan).

i. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diminta komisaris. j. Ketentuan pelaksanaan program kerja komite audit.

BAB III PEMBAHASAN

A. Pengertian Etika

Dalam pergaulan hidup bermasyarakat, bernegara hingga pergaulan hidup tingkat internasional diperlukan suatu sistem yang mengatur bagaimana seharusnya manusia bergaul.

Istilah Etika berasal dari bahasa Yunani Kuno “Ethos“ yang mempunyai banyak arti yaitu : kebiasaan / adat, akhlak, watak, perasaan, sikap, cara berfikir.Bentuk jamaknya yaitu “ta etha” arti dari bentuk jamak inilah yang melatar-belakangi terbentuknya istilah oleh Aristoteles dipakai untuk menunjukan Filsafat Moral secara Etimologis.

Etika mempunyai arti yaitu nilai-nilai atau pola perilaku yang ditunjukan oleh seseorang atau organisasi tertentu dalam interaksinya dengan lingkungan atau kebiasaan yang baik dan dapat diterima oleh lingkungan pergaulan seseorang atau organisasi tertentu (Ernawati,2013: 257). Etika merupakan suatu ilmu yang membahas perbuatan baik dan buruk manusia sejauh yang dapat dipahami oleh pikiran manusia.

Dalam arti luas, etika sering disebut tindakan mengatur tingkah laku atau perilaku manusia dalam bermasyarakat. Tingkah laku ini perlu diatur agar tidak melanggar norma-norma atau kebiasaan yang berlaku di masyarakat. Hal ini disebabkan norma-norma atau kebiasaan masyarakat berbeda sesuai dengan masing-masing daerah atau negara.

Dengan adanya etika akan dapat menimbulkan suasana keakraban antara yang mengundang dengan yang diundang.

Pelanggaran terhadap etika ini membuat pihak yang mengundang atau yang diundang akan tersinggung atau merasa tidak nyaman. Etika ini kemudian diterapkan diberbagai perusahaan.

Etika kerja memiliki arti ketrampilan seseorang dalam suatu pekerjaan utama yang diperoleh dari jalur pendidikan/pengalaman dan dilaksanakan secara kontinu yang merupakan sumber utama untuk mencari nafkah.

Munculnya etika kerja berasal dari adanya penyimpangan perilaku dari penyandang profesi terhadap sistem nilai, norma, aturan ketentuan yang berlaku dalam profesinya. Tidak adanya komitmen pribadi dalam melaksanakan tugas, tidak jujur, tidak bertanggung jawab, tidak berdedikasi, tidak menghargai hak orang lain, tidak adil dan semacamnya.

Dasar dasar etika terdiri dari (Ernawati,2013: 258) :

1. Bersikap sopan dan ramah kepada siapa saja. 2. Memberi perhatian kepada orang lain. 3. Berusaha selalu menjaga perasaan yang lain. 4. Memiliki rasa toleransi yang tinggi.

5. Dapat menguasai diri dan mengendalikan emosi.

B. Pengertian Sekretaris

Kata Sekretaris berasal dari bahasa latin. Secretum yang artinya rahasia dan orang yang memgang rahasia disebut Secretarium / Secretarius.

Menurut Braum dan Ramon (2013: 33) ahli yang berasal dari Portugal mengatakan bahwa pengertian sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa dan mengingatkan kepala atau pimpinannya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak

Sekretaris merupakan seseorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan detail kepala atau pimpinannya. Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, Sekretaris adalah orang/pegawai yang diserahi pekerjaan tulis menulis.

Jadi, bisa dikatakan sekretaris adalah seorang yang membantu seorang pimpinan/badan pimpinan/perusahaan. Terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pimpinan/kegiatan operasional perusahaan secara efektif dan efisien.

Seiring perkembanngan dunia, sekretaris bekerja dilembaga badan yang bergerak dalam bidang usaha, ilmu pengetahuan, atau pelayanan masyarakat, dengan tujuan membantu lembaga atau badan yang bersangkutan mencapai tujuannya, lembaga atau badan terrsebut dapat berupa perusahaan, organisasi atau yayasan.

Adapun pengertian sekretaris pada bagian sekretariat PT Perkebunan Nusantara IV Medan adalah seorang yang membantu direksi dan kepala bagian dalam mengerjakan tugas-tugas perkantoran dan menatausahakan perkantoran karena dianggap dapat dipercaya untuk meningkatkan efisien dan efektifitas kerja Direksi dan Kepala bagian.

Pada PT Perkebunan Nusantara IV Medan, Mempunyai seorang sekretaris perusahaan yaitu Ibu Latifah Hanum yang mengatur dan mengkoordinasikan seluruh sekretaris bagian dan sekretaris direksi yang menyangkut dengan kegiatan dan keberlangsungan perusahaan di bagian sekretariat perusahaan.

Selain sekretaris perusahaan, PT Perkebunan Nusantara IV Medan mempunyai 5 (lima) sekretaris direksi yaitu :

1. Sekretaris direktur utama Bapak Dedy membantu menangani tugas direktur yang berkaitan dengan Public Relation.

2. Sekretaris direktur perencanaan dan pengembangan Ibu Sarifah membantu menangani tugas direktur yang berkaitan dengan perencanaan dan pengembangan.

3. Sekretaris direktur sumber daya manusia Ibu Baidah membantu menangani tugas direktur yang berkaitan dengan Sumber Daya Manusia (SDM).

4. Sekreraris direktur produksi Bapak Ahmad membantu menangani tugas direktur yang berkaitan dengan produksi.

5. Sekretaris direktur keuangan Ibu Erni membantu menangani tugas direktur yang berkaitan dengan keuangan.

C. Macam-Macam Sekretaris

Pembagian sekretaris telah berkembang sangat pesat.Hal ini tentu sesuai dengan tuntutan dan kebutuhan sebuah organisasi sehingga untuk mengetahui berbagai macam-macam pembagian sekretaris perlu pemahaman yang efektif. Macam-macam sekretaris dibedakan menjadi 3 (tiga) segi, yaitu :

1. Berdasarkan ruang lingkup kerja dan tanggung jawab kerja

Berdasarkan ruang lingkup kerja dan tanggung jawab kerja sekretaris dapat dibedakan menjadi 3 (tiga) macam yaitu :

1. Sekretaris Eksekutif

Sekretaris yang juga berfungsi sebagai manajer fungsi karena secara langsung / nyata menjalankan fungsi manajer eksekutif yang memiliki bawahan. Sekretaris eksekutif ini pada umumnya merupakan sekretaris untuk satu unit organisasi, contohnya : sekretaris dewan, serkretaris jendaral, sekretaris wilayah, sekretaris inspektorat jendral, sekretaris yayasan, dan sebagainya.

2. Sekretaris Organisasi

tenaga, memimpin dan mengawasi. Dalam tugasnya, seorang sekretaris juga membantu memimpin menjalankan tugasnya sebagai manajer, karena dia juga memiliki wewenang dalam fungsi manajemen demi tercapainya tujuan organisasi secara keseluruhan.Sekretaris organisasi ikut menyusun rencana organisasi, membuat organisasi dan tata kerjanya, dan melakukan hal-hal yang perlu demi kemajuan organisasi.

3. Sekretaris Pribadi

Sekretaris yang mengerjakan kegiatan perkantoran untuk membantu seseorang tertentu dan bersifat pribadi.Sekretaris dalam pengertian ini bukan pegawai / staf dari suatu organisasi / perusahaan tetapi diangkat oleh perorangan.Seorang sekretaris pribadi harus selalu berusaha untuk mengenal sifat-sifat dan pribadi pimpinannya sendiri, baik itu adat kebiasaan, kegemaran / hobi, kelebihan dan kekurangan pimpinan.

2. Berdasarkan Kemampuan Dan Pengalaman Kerja

Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja sekretaris pribadi dibedakan menjadi 2(dua) macam yaitu :

1. Sekretaris Senior

Sekretaris senior adalah sekretaris yang memiliki banyak pengalaman yang mantap, dapat berdiri sendiri dalam mengatasi masalah yang timbul di dalam pelaksanaan tugasnya.

2. Sekretaris Junior

Sekretaris junior adalah sekretaris yang baru memulai kariernya / baru bekerja dan belum mempunyai banyak pengalaman karena baru keluar dari pendidikan sekretaris.

3. Berdasarkan Spesialisasi / Bidang Kerja Khususnya

Sekertaris bidang adalah sekretaris yang membantu pimpinan dan mendapat bidang tugas tertentu, misalnya bidang: bidang hukum, medis, teknik, dan lain-lainnya. Untuk menangani, mengurus, mengelola bidang yang diserahkan sekretaris bidang perlu memiliki pengetahuan dan keuletan kerja sebagai sekretaris pada umumnya.

Dengan demikian dapat ditinjau berdasarkan luas lingkup kerja dan tanggung jawabnya, maka sekretaris pada PT Perkebunan Nusantara IV Medan termasuk kedalam sekretaris organisasi yaitu sekretaris perusahaan yang tergabung dalam sekretariat PT Perkebunan Nusantara IV Medan yang menghubungkan, mengurus dan mengatur tenaga kerja sekretariat dan seluruh sekretaris direksi maupun sekretaris bagian.

Sedangkan jika ditinjau berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja, maka tidak terdapat perbedaan sekretaris senior dan junior pada PT Perkebunan Nusantara IV Medan, tetapi pada sekretariat perusahaan PT Perkebunan Nusantara IV Medan memiliki seorang sekretaris perusahaan yaitu Ibu Latifah Hanum yang menghubungkan juga mengurus seluruh sekretaris dan tenaga kerja lainnya yang bersangkutan dengan perusahaan di sekretariat perusahaan.

Sekretaris perusahaan dibantu oleh 5 (lima) sekretaris bagian yang akan menyampaikan dan mengerjakan kepetingan direktur bagiannya, yaitu Bapak Dedy sebagai sekretaris direktur utama, Bapak Ahmad sebagai sekretaris direktur bagian produksi, Ibu Erni sebagai sekretaris direktur bagian keuangan, Ibu Sarifah sebagai sekretaris direktur bagian pengolahan dan pengembangan dan Ibu Baidah sebagai sekretaris direktur bagian sumber daya manusia. Dengan koordinasi dan kerjasama yang baik, tanpa harus menunggu instruksi dari pimpinan, tugas-tugas kantor dapat dijalankan oleh seluruh sekretaris sesuai dengan kelangsungan perusahaan yang lebih baik.

D. Peranan Sekretaris

Dalam melaksanakan tugasnya seorang pimpinan sering kali mendapat kesulitan dalam membagi waktunya. Karena begitu banyak pekerjaan yang harus dikerjakan oleh pimpinan maka seorang pimpinan harus memiliki seorang yang dapat membantu dan mengatur waktu dan kegiatannya.

Pada situasi seperti inilah dibutuhkan peran sekretaris.Sekretaris dapat menjadi konfiden pertama bagi pimpinan, tempatnya merundingkan hal-hal yang bersifat rahasia. Tempatnya membicarakan rencana-rencana dan mendiskusikan berbagai masalah bisnis.

Sudah merupakan kewajiban, bahwa seorang sekretaris harus membantu pimpinan semaksimal mungkin dengan mencurahkan dedikasi yang total kepada pimpinannya, agar pimpinan dapat bekerja secara efisien dan professional. Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi, lembaga ataupun kantor.

Menurut Saiman (2002: 37) peran secara sekretaris secara umum dapat diketahui sebagai berikut :

1. Peran Sekretaris Terhadap Atasan

a. Sebagai perantara atau saluran komunikasi dan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan.

b. Sebagai sumber informasi pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab.

c. Sebagai sumber penyampaian keinginan pimpinan kepada bawahandalam pelaksanaan tugas.

d. Memberikan masukan pemikiran alternative pimpinan dalam ide-ide.

2. Peran Sekretaris Terhadap Bawahan

a. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil, yaitu penentuan pengaturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan dan kemampuan.

b. Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan dengan lancar dan baik.

c. Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.

Sekretaris PT Perkebunan Nusantara IV Medan mempunyai peranan yang sangat penting dalam membantu kelancaran tugas pimpinan, apabila skretaris tidak ada maka pekerjaan akan terhambat baik dalam segi tenaga, fikiran dan waktu sehingga berkurangnya efisiensi kerja. Dengan adanya peranan sekretaris membuat hubungan sekretaris dengan pimpinan sangat baik.

Adapun peranan sekretaris PT Perkebunan Nusantara IV Medan dalam memperlancar tugas pimpinan adalah:

a. Sebagai perantara atau saluran komusikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi organisasi yang ingin berhubungan dengan Pimpinan. b. Sebagai sumber informasi yang diperlukan Pimpinan dalam memenuhi

fungsi tugas dan tanggung jawabnya.

c. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan rapat Pimpinan kepada bawahannya.

Sekretaris perusahaan merupakan peranan penting di dalam PT Perkebunan Nusantara IV Medan yaitu ibu Latifah Hanum, yang mengatur sekretaris dalam tugas-tugas pada bagian sekretariat.

E. Tugas Sekretaris

Tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan dalam melaksankan pekerjaan-pekerjaan teknis tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan. Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan pekerjaan kantor, seperti menerima tamu, menerima telepon, menyusun arsip, dan mengurus surat-menyurat.

Karena itu seorang pimpinan mengharapkan bahwa bantuan yang diberikan oleh seorang sekretaris dalam melaksanakan pekerjaanya dapat dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.

Tugas-tugas bantuan yang akan diberikan oleh seorang sekretaris akan berbeda, tergantung dari bidang usaha yang dilakukan oleh pimpinan. Banyaknya variasi dari pekerjaan pimpinan, maka pendidikan seorang sekretaris haruslah memadai dan meliputi seluruh kemungkinan tanggung jawab pekerjaan pimpinan.

Menurut Wursanto (2004:16) tugas seorang sekretaris pada prinsipnya dibagi atas 3(tiga) macam, yaitu :

1. Tugas-tugas Rutin Sekretaris

Tugas rutin biasanya sudah ditentukan dalam uraian tugas dan gambaran tugas (job description) sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Tugas-tugas rutin seorang sekretaris pimpinan antara lain meliputi :

a. Membuat surat b. Membuka surat

c. Menerima dan mengirim surat d. Menerima tamu

e. Menerima telepon

f. Menyiapkan segala keperluan rapat, baik berkas ataupun alat-alat keperluan rapat beserta makanan dan minuman rapat bila diperlukan. g. Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan

h. Menyiapkan dan mengatur arsip / surat sesuai sistem arsip yang telah ditentukan perusahaan

Pada PT Perkebunan Nusantara IV Medan, yang berperan penting dalam tugas-tugas rutin sekretaris adalah Ibu Sri Banun Ningsih yang mengatur dan mengurus kepentingan tugas rutin sekretaris yang selanjutnya disampaikan kepada sekretaris bagian yang dituju dengan bantuan Bapak Taufan selaku staff sekretariat dan sesuai arahan sekretaris perusahaan yaitu Ibu Latifah Hanum.

2. Tugas-tugas Khusus Sekretaris

Tugas–tugas khusus sekretaris adalah yang diperintahkan langsung oleh pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesiannya secara khusus.

Adapun tugas-tugas khusus sekretaris pimpinan meliputi :

a. Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi / instansi luar. b. Menyusun surat rahasia

c. Menyusun acara pertemuan bisnis

d. Pembelian kado / cindera mata untuk keperluan rekan kerja

Pada PT Perkebunan Nusantara IV Medan, yang mengambil alih pada tugas-tugas khusus sekretaris adalah Bapak Elianto yang mengurus dan menjalankan tugas-tugas khusus sekretaris yang selanjutnya disampaikan kepada sekretaris bagian yang dituju dengan dibantu Ibu Dina dan Bapak Ali Akbar selaku staff sekretariat, sesuai arahan sekretaris perusahaan yaitu Ibu Latifah Hanum.

3. Tugas-tugas Insidensial

Tugas-tugas insidensial sekretaris pimpinan yaitu :

a. Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, menyediakan pidato / pernyataan pimpinan

b. Membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar

c. Mengoreksi bahan-bahan cetakan

d. Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi / pertemuan

Pada bagian sekretariat PT Perkebunan Nusantara IV Medan, yang diberi tanggung jawab atas tugas-tugas insidensial yang selanjutnya disampaikan kepada sekretaris bagian yang dituju adalah Bapak Efendi dibantu oleh Staf sekretariat yaitu Bapak Ganda Putra dan dengan arahan sekretaris perusahaan yaitu Ibu Latifah Hanum.

Dengan begitu pada PT Perkebunan Nusantara IV sekretaris mempunyai peranan penting, sekretaris perusahaan dan sekretaris direksi sama-sama berperan penting bagi kelangsungan perusahaan yang terdapat pada bagian sekretariat perusahaan. Sekretaris saling bekerjasama sesuai tugas-tugas yang telah ditetapkan oleh setiap bagiannya, dengan berjalannya waktu hingga sekarang, sekretaris sudah cukup baik menjalankan tugas-tugasnya dan masih dapat mengatasi masalah-masalah diluar dugaan yang bisa diatasi tanpa harus melapor terdahulu ke pimpinan, serta menjalankan kewajiban kegiatan perusahaan dengan baik.

F. Sekretariat

Sekretariat merupakan suatu tempat dimana terjadinya aktivitas kerja yang sifatnya tetap pada suatu kantor atau suatu tempat tertentu yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan bersama (Saiman,2002: 31).

Beberapa unsur-unsur organisasi sekretariat yaitu (Saiman,2002: 31) :

a. Tempat untuk dapat terselenggarakannya kerja dari pekerjaan yang dipimpin oleh seorang sekretaris.

b. Manusia/para pegawai pelaksana, pencipta tata cara dan tata kerja

c. Alat/sarana yang diperlukan demi tercapainya kelangsungan kerja dari sekretaris dan para bawahannya.

Di dalam PT Perkebunan Nusantara IV Medan, sekretariat adalah tempat dimana keberlangsungan seluruh kegiatan dan tanggung jawab kerja yang di berikan oleh masing-masing sekretaris dalam menjalankan keberlangsungan perusahaan dengan saling bekerjasama atas kewenangan sekretaris perusahaan yang mengatur jajaran sekretariat. Dengan begitu mereka dapat dengan mudah efektif dan efesien menjalankan bagian tugas-tugas sekretaris tersebut untuk di koordinasikan kepada sekretaris bagian lainnya.

G. Etika Kerja Seorang Sekretaris Terhadap Pelayanan Tamu

Kata “tamu” dalam kamus Bahasa Indonesia dapat berarti orang yang datang berkunjung ke tempat orang lain atau orang yang datang keperjamuan. Tamu adalah tamu organisasi, badan, lembaga atau perusahaan yaitu orang, baik sebagai pejabat utusan dari suatu lembaga maupun sebagai pribadi yang berkunjung ke lembaga lain untuk kepentingan kedinasan ataupun kepentingan pribadi (Wursanto,2006 : 55).

Tata cara menerima tamu dalam suatu organisasi pada umumnya ada yang ditangani secara langsung oleh tiap bagiannya dan ada pula yang ditangani secara khusus oleh seorang penerima tamu atau sekretaris. Sebelum tamu menemui pimpinan, tamu tersebut akan diterima terlebih dahulu oleh sekretaris. Karena kesan pertama bagi seorang tamu adalah pelayanan pengurusan tamu yang sebaik-baiknya.

Dalam memberikan pelayanan terhadap tamu, ada beberapa hal yang perlu dipahami dan dilaksanakan oleh seorang penerima tamu yaitu :

1. Menyambut, memberi salam, menyapa tamu dengan ramah, sopan dan menanyakan asal tamu yang datang serta keperluan tamu, apakah sudah mempunyai janji terlebih dahulu atau tidak, setelah itu mempersilahkan mengisi buku kartu/buku tamu. Contoh buku tamu dapat dilihat pada Gambar 3.1.

Nomor……….. KARTU TAMU

Visitor Card 1. Nama

Name

: ………..

3. Aalamat Address

: ………

4. Telepon Telephon

:………..

5. Ingin Bertemu Want to see

: ……….

6. Tentang/Hal Subject

: ……….

7. Kendaraan dan nomornya Vehicle and number

: ……….

Medan, ……….20…

Signature Tanda Tangan

(……….)

CATATAN YANG DITEMUI Selesai jam :……….. Tanda tangan :………..

Tanggal Masuk Jam Paraf Keluar Jam Paraf

Harap di kembalikan kepada resepsionis waktu keluar/kembali Sumber : (Sedarmayanti 2001 : 151)

2. Sebagai penerima tamu hendaknya dapat menjaga diri dan mengerti tentang apa yang boleh dan tidak boleh dibicarakan.

3. Mengarahkan para tamu, memberikan informasi yang dibutuhkannya dan membantu pimpinan dalam melayani dan membuat perjanjian dengan tamu.

4. Apabila pimpinan tidak dapat menerima tamu, berikan penjelasan dengan baik dan jangan sampai menyinggung perasaan tamu.

5. Usahakanlah agar tamu merasa senang (Comfortable) apabila tamu terpaksa harus menunggu. Sediakan bahan bacaan (koran, majalah dan lain-lain) di ruang tamu.

6. Berikan perhatian yang besar kepada setiap tamu dan segera ambil keputusan yang cepat dan tepat apabila tamu tersebut harus atau dapat disalurkan ke bagian lain.

Tamu dapat dibedakan menjadi 4 (empat) macam (Wursanto,2004: 58) , yaitu :

1. Tamu Dengan Perjanjian

Apabila tamu telah membuat janji sebelumnya, maka sekretaris perlu memberitahukan kepada atasan bahwa tamu tersebut telah datang dan menanyakan apakah tamu sudah boleh diantar masuk.Apabila pimpinan sudah siap menerima, sekretaris harus segera memberitahukan kepada tamu tersebut dan mempersilahkan masuk. Apabila pimpinan belum siap, sekretaris harus memberitahukan kepada tamu, “Maaf, kami persilahkan menunggu sebentar” karena pimpinan masih menerima tamu lain atau masih ada masalah yang segera dilaksanakan.

2. Tamu Tanpa Perjanjian

Apabila tamu belum membuat perjanjian, maka sekretaris harus segera menanyakan kepada pimpinan. Apabila pimipinan tidak bersedia menerima, maka sekretaris harus pandai mengutarakannya agar tamu tidak tersinggung atau salah paham. Bila pimpinan bersedia menerima tamunya

3. Tamu Teman Pimpinan

Apabila tamu yang datang adalah teman pimpinan, maka sampaikanlah hal tersebut kepada pimpinan. Apabila pimpinan siap menerimanya, maka antarkan tamu tamu tersebut sampai ke dalam ruangan pimpinan.

4. Tamu Rutin/Relasi

Tamu rutin adalah tamu yang sudah biasa menemui pimpinan. Berbeda dengan tamu lainnya, seorang relasi setiap saat dapat mengunjungi / bertemu dengan pimpinan dan biasanya langsung dipersilahkan menemui pimpinan, bila tidak ada tamu lain.

Menurut pengamatan penulis, sekretaris PT Perkebunan Nusantara IV Medan pada bagian sekretariat sering menerima tamu, mulai tamu pimpinanyaitu tamu dengan perjanjian, tamu tanpa perjanjian terlebih dahulu,tamu teman pimpinan, tamu rutin atau relasi pimpinan dan tamu rekan kerja atau karyawan-karyawan yang sehari-harinya rutin bertemu dengan pimpinan dengan berbagai kepentingan yang menyangkut dengan kegiatan perusahaan.

Tingkat intensitas tamu pada bagian sekretariat PT Perkebunan Nusantara IV Medan yaitu 5 sampai dengan 20 tamu per hari. Setiap tamu yang datang, sebelum menemui pimpinan, tamu tersebut terlebih dahulu menemui sekretaris direksi atau sekretaris kepala bagian di sekretariat, sesuai kepentingan tamu tersebut. Berikut ini adalah proses yang dilakukan oleh sekretaris pada bagian sekretariat dalam hal penerimaan tamu, diantaranya adalah sebagai berikut :

1. Memberi salam dan menyapa tamu dengan ramah dan sopan.

2. Memperkenalkan secara singkat identitas diri/asal kedatangan tamu. 3. Menanyakan maksud kedatangan dan tujuan tamu serta orang yang ingin

ditemui oleh tamu tersebut.

4. Setelah tamu dimintai keterangan tentang maksud kedatangannya, sekretaris akan menanyakan apakah sudah ada janji atau belum.

5. Baik tamu dengan perjanjian atau tamu yang belum mengadakan perjanjian dipersilahkan menunggu. Khusus bagi tamu rutin seperti : direksi, kepala bagian dan relasi perusahaan yang menyangkut kepentingan dan keberlangsungan perusahaan, biasanya sekretaris langsung mempersilahkan masuk apabila tidak ada tamu lain.

6. Sementara tamu dipersilahkan menunggu, sekretaris akan memberitahukan kepada pimpinan.

7. Apabila pimpinan sudah berkenan menerima tamu, sekretaris akan mempersilahkan masuk untuk menemui pimpinan dan apabila pimpinan tidak bersedia menemui tamu, sekretaris menyampaikan kepada tamu dengan tutur kata yang sopan dan tidak menyinggung perasaan tamu. 8. Setelah pertemuan selesai, sekretaris akan mengantar tamu tersebut sampai

ke pintu dan mengucapkan terimakasih.

Etika sekretaris dalam menerima dan melayani tamu yaitu sebagai berikut (Sedarmayanti,2013: 86) :

1. Bersikap sopan dan ramah 2. Berkepribadian menarik 3. Bijaksana

4. Memiliki pengetahuan struktur organisasi dan hal penting tentang organisasi tempatnya bekerja, serta pengetahuan lainnya

5. Bersikap hormat kepada tamu

Pelayanan tamu oleh seorang sekretaris dapat dilakukan sebaik-baiknya dan sangat tergantung pada kemampuan, kelincahan dan etika yang dimiliki sekretaris tersebut.

Etika sekretaris adalah norma, kaidah, nilai, ukuran dan kebiasaan baik yang harus ditaati oleh sekretaris dalam bekerja (Ernawati,2013: 262). Etika itu meliputi :

3. Cara berfikir rasional

4. Cara menjaga sikap dan mampu menahan diri 5. Cara memahami dan menjalankan aturan tata krama

Disamping itu, agar sekretaris mengetahui dan menjalankan perilaku sesuai dengan kode etik sekretaris.

Kode etik sekretaris terdiri dari (Sedarmayanti,2013: 87) :

1. Menjunjung tinggi kehormatan, kemuliaan dan nama baik profesi sekretaris

2. Bertindak jujur dan sopan dalam setiap tingkah lakunya, baik dalam melaksanakan tugasnya maupun melayani lingkungannya dan masyarakat.

3. Menjaga kerahasiaan segala informasi yang didapatnya dalam melaksanakan tugas dan tidak mempergunakan kerahasiaan informasi itu demi kepentingan pribadi.

4. Meningkatkan mutu profesi melalui pendidikan atau melalui kerjasama dengan rekan-rekan seprofesi baik pada tingkat nasional maupun internasional.

5. Menghormati dan menghargai reputasi rekan seprofesi baik didalam maupun luar negeri.

Etika kerja seorang sekretaris pada bagian sekretariat PT Perkebunan Nusantara IV Medan pada dasarnya sudah sangat baik dalam menjalankan profesinya, karena sudah sesuai dengan prinsip kerja sekretaris.Sekretaris harus mampu mempertahankan dan meningkatkan kinerjanya agar dapat terus membantu pimpinan dalam menjalankan tugas-tugasnya.Pimpinan merupakan salah banyak, maka sekretaris pimpinan dituntut untuk cepat, sigap dan tanggap situasi mengikuti tugas pimpinan.

Dalam melayani tamu, ada beberapa kepribadian yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris, yaitu (Sedarmayanti,2013: 89) :

a. Bersikap simpatik menyenangkan bagi orang lain, tidak egois, terbuka dan tenang.

b. Luwes dan mudah bergaul dengan orang lain

c. Memperhatikan sikap tubuh (body language), karena sikap tubuh mencerminkan watak seseorang. Biasakan untuk berdiri, duduk ataupun berjalan dengan sikap wajar tidak membungkuk ataupun kaku. d. Pandai berbicara dengan jelas, suara volume harus pas, mimik wajah

yang sesuai, gaya bicara yang menarik, kaya akan perbendaharaan kata, mempunyai gaya humor dan tidak gerogi.

e. Senantiasa bersih dan rapi, baik dalam menata kantor maupun penampilan dirinya.

f. Sepatu tertutup dengan tumit yang tidak terlalu pendek, sebaliknya tinggi tumit 5cm atau lebih sesuai dengan postur tubuhnya.

Etika kerja sekretaris pada bagian sekretariat PT Perkebunan Nusantara IV Medan juga ditunjukan melalui sikap dan sifat yang dimiliki sekretaris pimpinan terhadap pelayanan tamu. Sikap dan sifat tersebut anatara lain :

1. Sopan

Dalam menerima tamu, sekretaris sangat menghormati setiap tamu yang datang, menyambut, mempersilahkan duduk sebagaimana layaknya menerima tamu. Sekretaris juga bersikap lembut dan manis dalam berbicara tetapi tetap teguh dalam hal prinsip dan urusan. Dalam hal berbusana sekretaris juga terlihat sopan, menarik dan rapi.

2. Ramah dan bersahabat

Sekretaris menyapa dan menerima tamu dengan terbuka, menaruh hormat dan baik kepada setiap tamu.

3. Bijaksana

Sekretaris berusaha memahami dan mengetahui watak atau kepribadian tamu yang datang, khususnya dari luar lembaga. Dari pemahaman itu, sekretaris dapat melayani tamu sesuai dengan keadaan, yakni waspada serta mempunyai daya pembeda yang cukup tinggi, mana tamu yang perlu dilayani seperlunya, mana yang sebaliknya ditolak dengan halus sehingga tidak menyinggung perasaan 4. Taktis

Dalam hal ini sekretaris mampu menanggapi para tamu dengan tepat sesuai kebutuhannya.

5. Jernih

Jernih berarti menerima dan melayani siapa saja dengan baik tanpa membedakan pangkat, pendidikan dan lain-lain.

Etika sekretaris dalam kontak kedinasan hendaknya mempunyai prinsip loyalitas yang tinggi termasuk rasa tanggung jawab yang besar. Oleh karena itu, nilai loyalitas dan tanggung jawab besar manfaatnya demi terselesaikannya tugas yang dihadapi sekretaris. Budi bahasa yang baik, saling menghormati, akan menjaga keselarasan kerjasama, meningkatkan efisiensi dan suasana yang menyenangkan ditempat kerja.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

Dari hasil penelitian yang dilakukan penulis maka dapat diambil kesimpulan dan saran yang berkaitan dengan judul Tugas Akhir yaitu : Etika Kerja Seorang Sekretaris Terhadap Pelayanan Tamu Pada Bagian Sekretariat Di PT Perkebunan Nusantara IV Medan yaitu sebagai berikut :

A. Kesimpulan

1. Pimpinan pada bagian sekretariat PT Perkebunan Nusantara IV Medan memiliki sekretaris yang membantu tugas pimpinan dalam menangani tugas-tugasnya, dan sekretaris tersebut bertanggung jawab langsung kepada pimpinan. Sekretaris tersebut bertugas membantu pimpinan menangani tugas perkantoran, tugas terkait dengan kegiatan yang menyangkut hubungan perusahaan ke pihak internal dan eksternal. 2. Sekretaris pimpinan bagian sekretariat PT Perkebunan Nusantara IV

Medan mampu mengerjakan pekerjaan tanpa harus menunggu intruksi. Sekretaris mampu menciptakan hubungan kerjasama yang baik dan saling menghormati dalam bekerja.

3. Tata cara pelayanan tamu pada bagian sekretariat PT Perkebunan Nusantara IV Medan oleh sekretaris. Tata cara pelayanan tamu sudah berjalan sesuai prosedur yang baik dan teratur.

4. Tamu merasa nyaman terhadap pelayanan yang diberikan oleh sekretaris. Ini menunjukan kualitas pelayanan tamu pada bagian sekretariat memuaskan.

5. Sekretaris pada bagian sekretariat PT Perkebunan Nusantara IV Medan memiliki keterampilan dan pengetahuan yang luas, menguasai teknologi informasi dan mampu melaksanakan tugas-tugas sekretariat,

karena tugasnya dalam membantupimpinan tidak hanya berhubungan dengan pihak internal perusahaan maupun pihak eksternal perusahaan. B. Saran

Berdasarkan kesimpulan di atas dan melihat kenyataan yang terjadi pada bagian sekretariat PT Perkebunan Nusantara IV Medan. Adapun saran-saran yang dapat diberikan kepada sekretaris pada bagian sekretariat PT Perkebunan Nusantara IV Medan sebagai berikut :

1. Sekretaris dapat mempertahankan dan meningkatkan pelaksanaan tugas-tugas sekretaris dengan selalu melakukan evaluasi terhadap hasil kerja yang diperoleh.

2. Sekretaris dapat memperluaskan pengetahuan dan keterampilan dalam dunia sekretariat sehingga diharapkan di kemudian hari sekretaris pada bagian sekretariat PT Perkebunan Nusantara IV Medan akan menjadi contoh bagi instansi-instansi atau lembaga di Indonesia lainnya.

3. Sekretaris harus mampu memberi pelayanan yang terbaik oleh tamu yang berkunjung, serta menjaga dan menjalankan sikap yang beretika baik sehingga kesan baik perusahaan dapat dinilai melalui pelayanan oleh sekretaris.

4. Sekretaris harus mampu mempertahankan kenyamanan tamu dan membina hubungan baik kepada Tamu yang berkunjung ke PT Perkebunan Nusantara IV Medan dengan memberikan kesan yang baik kepada tamu.

5. Sekretaris bukan hanya menguasai kegiatan didalam perusahaan, tetapi mampu meningkatkan mutu dan kualitas sekretaris PT Perkebunan Nusantara IV Medan melalui kegiatan-kegiatan diluar perusahaan seperti pelatihan mengenai tatausaha yang baik dan sekretaris yang professional terutama pada pelayanan tamu di sekretariat.

DAFTAR PUSTAKA

Ernawati,Ursula.2013. Sekretaris Profesional. Jakarta: Erlangga.

Braum dan Ramon.2013. Kesekretarisan Modern Dan Administrasi Perkantoran.Bandung: CV Pustaka Setia.

Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Jakarta: Ghalia Indonesia.

Wursanto, Ignatius. 2004. Kompetensi Sekretaris Professional. Yogyakarta: Andi.

Saiman.2002. Kesekretarisan Modern Dan Administrasi Perkantoran. Bandung: CV Pustaka Setia.

Wursanto. 2006. Teori Dan praktik Administrasi Kesekretariatan. Jakarta: Kencana Media Group.

Sedarmayanti. 2013. Kesekretarisan Modern Dan Administrasi Perkantoran Bandung: CV Pustaka Setia.

3. Cara berfikir rasional

4. Cara menjaga sikap dan mampu menahan diri 5. Cara memahami dan menjalankan aturan tata krama

Disamping itu, agar sekretaris mengetahui dan menjalankan perilaku sesuai dengan kode etik sekretaris.

Kode etik sekretaris terdiri dari (Sedarmayanti,2013: 87) :

1. Menjunjung tinggi kehormatan, kemuliaan dan nama baik profesi sekretaris

2. Bertindak jujur dan sopan dalam setiap tingkah lakunya, baik dalam melaksanakan tugasnya maupun melayani lingkungannya dan masyarakat.

3. Menjaga kerahasiaan segala informasi yang didapatnya dalam melaksanakan tugas dan tidak mempergunakan kerahasiaan informasi itu demi kepentingan pribadi.

4. Meningkatkan mutu profesi melalui pendidikan atau melalui kerjasama dengan rekan-rekan seprofesi baik pada tingkat nasional maupun internasional.

5. Menghormati dan menghargai reputasi rekan seprofesi baik didalam maupun luar negeri.

Etika kerja seorang sekretaris pada bagian sekretariat PT Perkebunan Nusantara IV Medan pada dasarnya sudah sangat baik dalam menjalankan profesinya, karena sudah sesuai dengan prinsip kerja sekretaris.Sekretaris harus mampu mempertahankan dan meningkatkan kinerjanya agar dapat terus membantu pimpinan dalam menjalankan tugas-tugasnya.Pimpinan merupakan salah banyak, maka sekretaris pimpinan dituntut untuk cepat, sigap dan tanggap situasi mengikuti tugas pimpinan.

Dalam melayani tamu, ada beberapa kepribadian yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris, yaitu (Sedarmayanti,2013: 89) :

a. Bersikap simpatik menyenangkan bagi orang lain, tidak egois, terbuka dan tenang.

b. Luwes dan mudah bergaul dengan orang lain

c. Memperhatikan sikap tubuh (body language), karena sikap tubuh mencerminkan watak seseorang. Biasakan untuk berdiri, duduk ataupun berjalan dengan sikap wajar tidak membungkuk ataupun kaku. d. Pandai berbicara dengan jelas, suara volume harus pas, mimik wajah

yang sesuai, gaya bicara yang menarik, kaya akan perbendaharaan kata, mempunyai gaya humor dan tidak gerogi.

e. Senantiasa bersih dan rapi, baik dalam menata kantor maupun penampilan dirinya.

f. Sepatu tertutup dengan tumit yang tidak terlalu pendek, sebaliknya tinggi tumit 5cm atau lebih sesuai dengan postur tubuhnya.

Etika kerja sekretaris pada bagian sekretariat PT Perkebunan Nusantara IV Medan juga ditunjukan melalui sikap dan sifat yang dimiliki sekretaris pimpinan terhadap pelayanan tamu. Sikap dan sifat tersebut anatara lain :

1. Sopan

Dalam menerima tamu, sekretaris sangat menghormati setiap tamu yang datang, menyambut, mempersilahkan duduk sebagaimana layaknya menerima tamu. Sekretaris juga bersikap lembut dan manis dalam berbicara tetapi tetap teguh dalam hal prinsip dan urusan. Dalam hal berbusana sekretaris juga terlihat sopan, menarik dan rapi.

2. Ramah dan bersahabat

Sekretaris menyapa dan menerima tamu dengan terbuka, menaruh hormat dan baik kepada setiap tamu.

3. Bijaksana

Sekretaris berusaha memahami dan mengetahui watak atau kepribadian tamu yang datang, khususnya dari luar lembaga. Dari pemahaman itu, sekretaris dapat melayani tamu sesuai dengan keadaan, yakni waspada serta mempunyai daya pembeda yang cukup tinggi, mana tamu yang perlu dilayani seperlunya, mana yang sebaliknya ditolak dengan halus sehingga tidak menyinggung perasaan 4. Taktis

Dalam hal ini sekretaris mampu menanggapi para tamu dengan tepat sesuai kebutuhannya.

5. Jernih

Jernih berarti menerima dan melayani siapa saja dengan baik tanpa membedakan pangkat, pendidikan dan lain-lain.

Etika sekretaris dalam kontak kedinasan hendaknya mempunyai prinsip loyalitas yang tinggi termasuk rasa tanggung jawab yang besar. Oleh karena itu, nilai loyalitas dan tanggung jawab besar manfaatnya demi terselesaikannya tugas yang dihadapi sekretaris. Budi bahasa yang baik, saling menghormati, akan menjaga keselarasan kerjasama, meningkatkan efisiensi dan suasana yang menyenangkan ditempat kerja.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

Dari hasil penelitian yang dilakukan penulis maka dapat diambil kesimpulan dan saran yang berkaitan dengan judul Tugas Akhir yaitu : Etika Kerja Seorang Sekretaris Terhadap Pelayanan Tamu Pada Bagian Sekretariat Di PT Perkebunan Nusantara IV Medan yaitu sebagai berikut :

A. Kesimpulan

1. Pimpinan pada bagian sekretariat PT Perkebunan Nusantara IV Medan memiliki sekretaris yang membantu tugas pimpinan dalam menangani tugas-tugasnya, dan sekretaris tersebut bertanggung jawab langsung kepada pimpinan. Sekretaris tersebut bertugas membantu pimpinan menangani tugas perkantoran, tugas terkait dengan kegiatan yang menyangkut hubungan perusahaan ke pihak internal dan eksternal. 2. Sekretaris pimpinan bagian sekretariat PT Perkebunan Nusantara IV

Medan mampu mengerjakan pekerjaan tanpa harus menunggu intruksi. Sekretaris mampu menciptakan hubungan kerjasama yang baik dan saling menghormati dalam bekerja.

3. Tata cara pelayanan tamu pada bagian sekretariat PT Perkebunan Nusantara IV Medan oleh sekretaris. Tata cara pelayanan tamu sudah berjalan sesuai prosedur yang baik dan teratur.

4. Tamu merasa nyaman terhadap pelayanan yang diberikan oleh sekretaris. Ini menunjukan kualitas pelayanan tamu pada bagian sekretariat memuaskan.

5. Sekretaris pada bagian sekretariat PT Perkebunan Nusantara IV Medan memiliki keterampilan dan pengetahuan yang luas, menguasai teknologi informasi dan mampu melaksanakan tugas-tugas sekretariat,

karena tugasnya dalam membantupimpinan tidak hanya berhubungan dengan pihak internal perusahaan maupun pihak eksternal perusahaan.

B. Saran

Berdasarkan kesimpulan di atas dan melihat kenyataan yang terjadi pada bagian sekretariat PT Perkebunan Nusantara IV Medan. Adapun saran-saran yang dapat diberikan kepada sekretaris pada bagian sekretariat PT Perkebunan Nusantara IV Medan sebagai berikut :

1. Sekretaris dapat mempertahankan dan meningkatkan pelaksanaan tugas-tugas sekretaris dengan selalu melakukan evaluasi terhadap hasil kerja yang diperoleh.

2. Sekretaris dapat memperluaskan pengetahuan dan keterampilan dalam dunia sekretariat sehingga diharapkan di kemudian hari sekretaris pada bagian sekretariat PT Perkebunan Nusantara IV Medan akan menjadi contoh bagi instansi-instansi atau lembaga di Indonesia lainnya.

3. Sekretaris harus mampu memberi pelayanan yang terbaik oleh tamu yang berkunjung, serta menjaga dan menjalankan sikap yang beretika baik sehingga kesan baik perusahaan dapat dinilai melalui pelayanan oleh sekretaris.

4. Sekretaris harus mampu mempertahankan kenyamanan tamu dan membina hubungan baik kepada Tamu yang berkunjung ke PT Perkebunan Nusantara IV Medan dengan memberikan kesan yang baik kepada tamu.

5. Sekretaris bukan hanya menguasai kegiatan didalam perusahaan, tetapi mampu meningkatkan mutu dan kualitas sekretaris PT Perkebunan Nusantara IV Medan melalui kegiatan-kegiatan diluar perusahaan seperti pelatihan mengenai tatausaha yang baik dan sekretaris yang professional terutama pada pelayanan tamu di sekretariat.

DAFTAR PUSTAKA

Ernawati,Ursula.2013. Sekretaris Profesional. Jakarta: Erlangga.

Braum dan Ramon.2013. Kesekretarisan Modern Dan Administrasi

Perkantoran.Bandung: CV Pustaka Setia.

Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Jakarta: Ghalia Indonesia.

Wursanto, Ignatius. 2004. Kompetensi Sekretaris Professional. Yogyakarta: Andi.

Saiman.2002. Kesekretarisan Modern Dan Administrasi Perkantoran. Bandung: CV Pustaka Setia.

Wursanto. 2006. Teori Dan praktik Administrasi Kesekretariatan. Jakarta: Kencana Media Group.

Sedarmayanti. 2013. Kesekretarisan Modern Dan Administrasi Perkantoran Bandung: CV Pustaka Setia.