D. Job Description
Job description adalah uraian pekerjaan yang harus dilakukan oleh setiap pegawai dimana pekerjaan tersebut telah ditetapkan oleh pimpinan sesuai
kemampuan dan pengetahuannya menurut Purwanto 2006 : 46. Berikut uraian tugas dari setiap bagian pada struktur organisasi PT Perkebunan Nusantara IV
Medan : 1.
Direksi mempunyai tugas sebagai berikut : a.
Memimpin dan mengelola perusahaan sesuai dengan tujuan perusahaan dan senantiasa berusaha meningkatkan efesiensi dan efektivitas
perusahaan. b.
Menguasai, memelihara dan mengurus kekayaan perusahaan secara berdaya guna dan berhasil guna.
c. Mewakili perusahaan didalam dan diluar perusahaan.
Direktur mempunyai tugas memimpin, merencanakan, mengkoordinasikan pelaksanaan tugas masing-masing yaitu:
a. Direktur utama mempunyai tugas memimpin, merencanakan,
mengkoordinasikan tugas para Direktur agar pelaksanaan operasional perusahaan secara teratur, terarah, terkendali dan terrpadu.
b. Direktur produksi, meliputi bidang tanaman, teknik dan pengolahan serta
mengkoordinir pelaksanaan kegiatan unit pelaksana perusahaan. c.
Direktur perencanaan dan pengembangan usaha meliputi bidang, pengadaan, pemasaran, pengkajian dan pengembangan.
d. Direktur keuangan, meliputi bidang keuangan, akutansi dan pengadaan.
e. Direktur sumber daya manusia dan umum, meliputi bidang sekretariat,
sumber daya manusia dan umum. Direksi menyelenggarakan rapat direksi secara berkala sekurang-
kurangnya 3 tiga bulan sekali dipimpin oleh direktur utama untuk menentukan kebijakan operasional perusahaan. Keputusan yang diambil dalam rapat direksi,
Universitas Sumatera Utara
tidak bertentangan dengan anggaran dasar perusahaan dan petunjukpengarahan Menteri Keuangan selaku pemegang saham atau Menteri Pertanian selaku
pemegang kuasa. Pengambilan keputusan dimaksud butir 5 lima diusahakan berdasarkan musyawarah untuk mufakat secara bulat atau tidak mungkin, maka
keputusan diambil secara suara terbanyak. Direktur utama dan para direktur dalam kedudukannya sebagai anggota
direksi baik sendiri-sendiri ataupun secara bersama-sama selalu menerapkan prinsip koordinasi integrasi dan sinkronasi dalam lingkup perusahaan maupun
antar anggota direksi. Tata hubungan kerja anggota direksi berdasarkan ketentuan dalam
anggaran dasar PT Perkebunan Nusantara IV Medan yang termuat dalam Akte Notaris Harun Kamil, SH tanggal 11 Maret 1996.
2. Kepala Biro Satuan Pengawasan Intern
Adapun uraian tugasnya adalah sebagai berikut: a.
Menyusun dan mengevaluasi kebijakan dalam rangka pengawasan internal perusahaan.
b. Menyusun program kegiatan dan kebutuhan anggaran dibagian satuan
pengawasan intern. c.
Menyusun program kerja pemeriksaan tahunan, program pemeriksaan evaluasi hasil pemeriksaan,laporan triwulan dan laporan tahunan.
d. Melaksanakan pemeriksaan intern meliputi keuangan dan operasional
dalam melaksanakan kegiatan diperusahaan. e.
Memonitor dan mengevaluasi tindak lanjut hasil audit. f.
Menjadi partner bagi pihak audit eksternal.
3. Kepala Biro Pengkajian dan Pengembangan
Adapun uraian tugasnya adalah sebagai berikut : a.
Menyusun dan mengevaluasi kebijakan dibidang perencanaan, pengkajian dan pengembangan.
Universitas Sumatera Utara
b. Menyusun rencana strategi dan rencana jangka panjang perusahaan.
c. Menyusun program kegiatan dan kebutuhan anggaran dibagian
perencanaan, pengkajian dan pengembangan. d.
Melaksanakan analisis bisnis dalam rangka penyusunan perencanaan perusahaan yang sesuai dengan kondisi dan situasi serta merumuskan
kebijakan dalam antisipasi terhadap resiko perusahaan. e.
Meneliti, mengkaji mengembangkan dan merumuskan kebijakan teknologi, bahan dan sistem kerja yang akan dipergunakan diperusahaan.
f. Meneliti, mengkaji dan mengembangkan alternative solusi terhadap
persoalan-persoalan perusahaan.
4. Kepala Bagian Tanaman
Adapun uraian tugasnya adalah sebagai berikut : a.
Menyusun dan mengevaluasi kebijakan dibidang produksi tanaman. b.
Menyusun program kegiatan-kegiatan kebutuhan anggaran dibagian tanaman.
c. Menyusun dan mengevaluasi pelaksanaanhasil-hasil kerja bidang
produksi tanaman. d.
Melaksanakan pengukuran dan pemerataan areal kebun. e.
Mengembangkan teknikmanajemen tanaman secara inovatif guna meningkatkan produktifitas efesiensi dan kualitas.
f. Melakukan evaluasi terhadap permintaan pembelian dari Group Unit
Usaha GUU.
5. Kepala Bagian Teknik
Adapun uraian tugasnya adalah sebagai berikut : a.
Menyusun dan mengevaluasi kebijakan dibidang teknik. b.
Menyusun program dan kebutuhan anggaran dibidang teknik. c.
Menyusun dan mengevaluasi norma-norma dalam bidang teknik. d.
Memonitor dan mengevaluasi kinerja dibidang teknik.
Universitas Sumatera Utara
e. Memonitor dan mengevaluasi kinerja dibidang instalasi, traksi, sipil dan
listtrik. f.
Melakukan evaluasi terhadap permintaan pembelian dari Group Unit Usaha GUU.
6. Kepala Bagian Pengolahan
Adapun uraian tugasnya adalah sebagai berikut : a.
Menyusun dan mengevaluasi kebijakan dibidang pengolahan. b.
Menyusun program kegiatan dan kebutuhan anggaran dibagian pengolahan.
c. Menyusun dan mengevaluasi norma-norma dalam bidang pengolahan.
d. Memonitor dan mengevaluasi kinerja bidang pengolahan.
e. Melakukan evaluasi terhadap permintaan pembelian dari Group Unit
UsahaGUU. f.
Mengembangkan teknikmanjemen bidang-bidang perusahaan secara inovatif guna meningkatkan produktivitas, efesiensi dan kualitas.
g. Menyusun program pengembanganpembinaan dan melakukan penilaian
karyawan bagian pengolahan. h.
Membina kerjasama yang baik dengan bagian, Group Unit UsahaGUU sehingga tugas-tugas dan kebijaksanaan yang digariskan Direksi dapat
terlaksana dengan baik.
7. Kepala Bagian Pemasaran
Adapun uraian tugasnya adalah sebagai berikut : a.
Menyusun dan mengevaluasi kebijakan dibidang pemasaran. b.
Menyusun program kegiatan dan kebutuhan anggaran dibagian pemasaran. c.
Melaksanakan analisa pasar, promosi dan survei kebutuhankepuasan pelanggan secara periodik.
d. Merumuskan strategi pemasaran dan kebijakan harga.
e. Melakukan pengujian mutu komoditiproduk yang akan dipasarkan.
f. Melakukan kegiatan penjualan komoditiproduk yang dihasilkan.
Universitas Sumatera Utara
8. Kepala Bagian Keuangan
Adapun uraian tugasnya adalah sebagai berikut : a.
Menyusun dan mengevaluasi kebijakan dibidang keuangan. b.
Menyusun program kegiatan dan kebutuhan anggaran dibidang keuangan. c.
Menyusun pedoman pembuatan rencana kerja dan anggaran perusahaan bagiankebununit.
d. Merencanakan, mengolah dan mengevaluasi sumber dana dan pengolahan
dana untuk mencapai sasaran keuangan perusahaan. e.
Membantu kelancaran pelaksanaan audit eksternal.
9. Kepala Bagian Akuntansi
Adapun uraian tugasnya sebagai berikut : a.
Menyusun dan mengevaluasi kebijakan dibidang akutansi. b.
Menyusu program kegiatan dan kebtuhan anggaran dibidang akutansi. c.
Menyelenggarakan akutansi keuangan dan administrasi penyertaan modal awal perusahaan.
d. Menyelenggarakan pembuatan laporan manjemen perusahaan, menyusun
laporan ringkas direksi kepala dewan komisaris dan pemegang saham. e.
Melaksanakan administrasi anak perusahaan.
10. Kepala Bagian Pengadaan
Adapun uraian tugasnya adalah sebagai berikut : a.
Menyusun dan mengevaluasi kebijakan dibidang pengadaan. b.
Menyusun program kegiatan dan kebutuhan anggaran dibagian pengadaan. c.
Merencanakan dan melaksanakan pengadaan barang dan jasa secara efektif dan efesien.
d. Mengadakan monitoring dan pengecekan harga barang dan jasa
didasar,serta membuat daftar harga secara periodik dan mendistribusikan kesemua unit kerja perusahaan.
e. Menyelenggarakan pergudangan untuk persediaan barang yang
didigunakan dalam proses produksi.
Universitas Sumatera Utara
11. Kepala Bagian Sumber Daya ManusiaSDM
Adapun uraian tugasnya adalah sebagai berikut : a.
Menyusun dan mengevaluasi kebijakan dibidang sumber daya manusia. b.
Menyusun program kegiatan dan kebutuhan anggaran dibagian sumber daya manusia.
c. Merumuskan sistem dan prosedur administrasi kepersonaliaan dan
memberikan bimbingan dan konsultasi bagi semua unit dalam pelaksanaannya.
d. Membuat pemetaan personalia untuk keperluan penempatan dan
pengembangan. e.
Menyusun rencana dan menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan karyawan dalam rangka menuju tercapainya kompetensi perusahaan.
f. Menyelenggarakan rekruitmen karyawan pimpinan untuk semua unit
usaha dan seluruh level karyawan untuk kantor pusat dari dalam maupun dari luar perusahaan dalam memenuhi kebutuhan.
12. Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan
Adapun uraian tugasnya adalah sebagai berikut : a.
Menyusun dan mengevaluasi kebijakan dibidang sekretaris perusahaan. b.
Menyusun program kegiatan dan kebutuhan anggaran dibagian sekretaris perusahaan.
c. Mengelola penyelenggaraan rapat-rapat dan sekretariatan, yang berkaitan
dengan kegiatan direksi. d.
Mengurusmenyelenggarakan administrasi perusahaan. e.
Menjalankan aspek legal perusahaan corporat law yaitu aspek hukum yang berkaitan dengan pihak luar partner dalam rangka pengembangan dan
kerjasama strategi perusahaan dan kepatuhan cormplieance,serta tata kelola perusahaan yang baik Good Corporate Government.
f. Membina hubunngan dengan investorpartner bisnis.
g. Membangun terbentuknya citra perusahaan yang positif.
Universitas Sumatera Utara
Sekretaris Perusahaan :
Ruang lingkup tugas sekretaris perusahaan adalah memperoleh, mengolah, menatausahakan, menyediakan datainformasi dan menjadi juru
bicarapenghubung atas nama korporasi dalam menjelaskan, menjawab dan memberikan informasi yang relevan kepada pihak-pihak terkait.
Tabel 2.1 Tugas Rutin Sekretaris Perusahaan
Nama Pekerjaan Rutin
Volume Waktu
Catatan
Latifah Hanum
Memasukan surat masuk untuk direktur PT
Perkebunan Nusantara IVPersero ke buku
agenda surat masuk 20 surat
per hari 10 menit
_
Menulis atau membuat nomor surat Keluar
15 nomor per hari
5 menit _
Menjadwal kegiatan Direktur
Sesuai dengan
kegiatan Menstempel surat dan
membuat tanggal surat keluar
15 berkas per hari
7 menit _
Mengantarkan surat masuk undangan ke
bagian lain yang sudah diproses kabagdirektur
7 surat per hari
20 menit _
Mengarsip surat masuk dan surat keluar
15 surat per hari
7 menit _
Mengarsip tanda terima surat masuk yang telah
dikirim ke bagian lain 15 surat
per hari 5 menit
_
Universitas Sumatera Utara
Lanjutan Tabel 2.1
Tugas Rutin Sekretaris Perusahaan Nama
Pekerjaan Rutin Volume
Waktu Catatan
Latifah Hanum
Mendisposisikan surat masuk ke bagian-bagian
15 surat per hari
10 menit _
Mendisposisikan surat masuk ke direktur
10 surat per hari
7 menit _
Menerima tamu yang ingin bertemu dengan
pimpinan 5 tamu per
hari Sesuai
Mengetik surat keluar 5 surat per
hari 30 menit
_ Menerima telefon
15 telefon per hari
5 menit _
Menerima faxcemail 3 fax per
hari 5 menit
_ Memantau
kenyamanan, keserasian, kelengkapan
ruang kerja pimpinan dan ruang rapat
2 kali per hari
10 menit _
Mengumpulkan dokumen dari bagian
lain seperti laporan 10 dokumen
per hari 15 menit
_
Menata arsip copy surat keoutusan surat edaran
direksi 7 surat per
hari 5 menit
_
Menyusun dan mengevaluasi kebijakan
urusan secretariat dan bagian secretariat
secara keseluruhan. Sesuai
Sumber : Penulis 2014
Universitas Sumatera Utara
E. Kinerja Organisasi
Kategori