Pentingnya Kepribadian Dan Etika Sekretarispada Kantor Dinas Sosial Dan Tenaga Kerjakota Medan

56

DAFTAR PUSTAKA

Ernawati, Ursula.2013. Sekretaris Profesional. Jakarta: Erlangga.

Laksmi, dkk.2015. Manajemen Perkantoran Modren. Jakarta: Rajawali Pers. Nurasih, Lina dan Srirahayu.2014. Manajeman Sekretaris Itu Gampang Secara

Otodidak. Jakarta: Dunia Cerdas.

Nuraeni, Nani.2008. Panduan Menjadi Sekretaris Profesional. Jakarta:Visi Media.

Ratnawati, Eti dan Sunarto.2006. Sekretaris Profesional. Yogyakarta: Amus. Rosidah dan Ambar Teguh Sulistiyani.2005. Menjadi Sekretaris Profesional

&Kantor Yang Efektif. Yogyakarta: GAVA MEDIA.

Sedarmayanti.2002. Tugas dan Pengembangan Sekretaris. Bandung: C.V. Mandar Maju

Wursanto.2006. Kompetensi Sekretaris Profesional. Yogyakarta: C.V. ANDI Yatimah, Durotul.2009. “Kesekretarisan Modren dan Administrasi

37

A. Pengertian Sekretaris

Istilah sekretaris berasal dari bahasa Latin, yaitu secretum yang artinya rahasia. Dalam bahasa Prancis disebut dengan secretaire. Dalam bahasa Belanda disebut dengan secretares. Sementara itu dalam bahasa Inggris disebut dengan secretary berasal dari kata secret yang berarti raasia. Sesuai dengan asal katanya, sekretaris merupakan orang yang harus bisa menyimpan rahasia pimpinan atau perusahaan yang tidak perlu diketahui oleh orang atau pegawai lain.

Dari pengertian tersebut, ada banyak definisi sekretaris yang berkembang saat ini. Sekretaris merupakan jabatan profesional yang pekerjaannya membutuhkan keahlian serta ketrampilan, tetapi keahlian dan ketrampilan khusus saja tidak cukup. Seorang sekretaris memerlukan latihan teknis dan pengalaman yang memadahi untuk menjadi seseorang sekretaris professional. Pendidikan khusus diperlukan bagi sekretaris untuk menambah pengetahuan, serta memperdalam pengetahuan tentang dunia sekretaris.

Braum dan Roman (2008:3) sekretaris adalalah pembantu dari seorang pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa atau mengingatkan pimpinannya mengenai kewajiban yang sudah dijanjikan, dan melakukan banyak kewajiban lain yang bertujuan meningkatkan efektivitas dari pimpinannya tersebut sedangkan menurut Barnhmart (2008:2) sekretaris adalah seseorang yang melakukan korespondensi, memelihara warkat

38

dan lainnya untuk perorangan atau organisasi dan seorang kepala pejabat pemerintah yang mengawasi dan memimpinan suatu departemen pemerintahan tertentu, sebuah meja dan rak buku diatasnya .

Sekretaris adalah sebuah professi administratif yang bersifat asisten atau mendukung. Gelar ini merujuk kepada sebuah perkerjaan kantor yang tugasnya ialah melaksanakan pekerjaan rutin, tugas-tugas administratif, atau tugas-tugas pribadi dari atasannya. Pekerja atau karyawan ini biasanya melakukan tugas-tugas seperti mengetik, penggunaan computer, dan pengaturan agenda. Mereka biasanya bekerja dibelakang meja.

Pada awalnya sekretaris bertugas sebagai seseorang yang menyimpan rahasia pimpinan maupun rahasia perusahaan, tetapi saat ini tugas sekretaris bukan hanya itu saja. Sejalan dengan perkembangan dalam perusahaan tugas sekretaris lebih berkembang, sekretaris dituntut untuk membantu pekerjaan pimpinan dalam mencapai tujuan perusahaan. Seorang sekretaris tidak hanya sekedar menerima perintah dari pimpinan tetapi juga membantu aktif dalam melakukan pola perbuatan manager supaya organisasi tersebut dapat berjalan lancar dalam usaha mencapai tujuan pokok.

Berdasarkan pengertian para ahli diatas dapat disimpulkan bahwa seorang sekretaris hakikatnya adalah seorang yang dapat dipercaya oleh pimpinan dalam kantor yang dapat membantu mempelancar pekerjaan pimpinan terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administrative yang menunjang kegiatan managerial pimpinan atau kegiatan operasional perusahaan, serta membantu pimpinan dalam

membina tata hubungan (komunikasi) dengan bawahan maupun pihak lain yang berkepentingan dengan perusahaan tempat sekretaris tersebut bekerja.

B. Kantor dan Manajeman Perkantoran

Dalam istilah “manajeman perkantoran” terdapat kata kantor.

Pengertiankantor dapat dibedakan menjadi dua, yaitu kantor sebagai tempat, ketika seorang bertanya: “Di mana kantor Anda?” dan kantor sebagai proses, apabila orang bertanya: “Bagaimana kegiatan kantor saat ini?” Kantor juga sebagai tempat melakukan pekerjaan administrasi terdapat bermacam-macam aktivitas, antara lain proses pengiriman surat, dokumentasi, telepon, pengelolaan pegawai, pengurusan sarana dan pra sarana, penataan ruang pemeliharaan fasilitas, kebersihan kantor, prosedur dan metode pengawasan. Pengelolaan terhadap semua aktivitas dinamakan manajeman kantor.

Menurut Atmosudirdjo yang dikutip oleh Yatiman (2009:16) pengertian kantor adalah :

1. Ruang atau kamar kerja, atau ruang tulis.

2. Markas atau ruang (kompleks) tempat seorang pengusah beserta stafnya menjalankan aktivitas-aktivitas pokoknya.

3. Biro atau tempat kedudukan pimpinan dari suatu administrasi . 4. Instansi, badan, jawatandan perusahaan.

Secara etimologis kantor berasal dari bahasa Belanda “kantoor” yang maknanya ruang tempat bekerja, tempat kedudukan pimpinan. Dalam bahasa Inggris “office” memiliki makna yaitu tempat memberikan pelayanan (service), posisi, atau ruang

40

tempat kerja. Pengertian kantor dapat dibedakan menjadi 2(dua) yaitu, kantor dalam arti dinamis dan kantor dalam arti statis.

Kantor dalam arti dinamis merupakan proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan penyampaian/ pendistribusian data/ informasi. Kantor dalam arti dinamis merupakan kegiatan ketatausahaan atau kegiatan administrasi dalam arti sempit.Sedangkan kantor dalam arti statis bisa berarti ruang kerja, kamar kerja, markas, biro, instansi, lembaga, jawatan, badan perusahan, serta tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan penyampaian/ pendistribusian data/ informasi.

Manajeman Perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta pergerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu. Ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dari sejak penciptaan melalui pemeliharaan, penyebaran, dan penyimpanan kalau memiliki nilai tetap atau pemusnahannya.

Seorang sekretaris perlu menguasai ruang lingkup manajeman kantor. Sekretaris yang menguasai ruang lingkup manajeman kantor maka akan mudah dalam menjalankan langkah-langkah dalam koordinasi, maupun pembagian tugas sekretaris. Ruang lingkup manajeman kantor yang dijelaskan oleh Rosidah dan Sulistiyani (2005:120) meliputi :

a) Tata ruang kantor b) Komunikasi

c) Kepegawaian perkantoran d) Prabotan dan perlengkapan e) Peralatan dan mesin

f) Metode g) Warkat

h) Pembekalan dan peralatan tulis i) Kontrol pejabat pimpinan

Sekretaris dalam manajeman kantor adalah sebagai asisten atau pembantu pimpinan dalam melaksanakan pengelolaan aktivitas kantor. Sekretaris harus mempelajari semua aktivitas diatas sehingga berkemampuan menguasai urusan tersebut. Sebagai asisten manajeman kantor sikap dan prilaku yang profesional akan menjadi sorotan bawahan dan menentukan keberhasilan kantor yang dipimpin.

Berdasarkan pengertian dari para ahli dapat disimpulkan bahwa kantor adalah tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengelolaan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyampaian data atau informasi.Sedangkan manajeman perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengend alikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu agenda.

42

C. Sekretaris di Kantor

Keberadaan sekretaris menjadi tumpuan keberhasilan pimpinan dalammenjalankan fungsi manajerial itu dapat dikatakan benar, bahkan peran sekretaris menjadi salah satu faktor penentu bagi produktifitas perusahaan.Profesi sekretaris professional dapat dilihat dari beberapa aspek seperti:

1. Kepribadian Sekretaris di Kantor

Kepribadian dapat diartikan sebagai identitas seseorang, sehingga banyak menyangkut masalah watak, sifat, yang tercermin nyata dalam perbuatan serta tindakan seseorang. Orang yang berkepribadian adalah orang yang sadar akan dirinya, dan dapat mengerti dengan tepat dirinya. Seseorang yang berkepribadian kuat adalah orang yang dapat menentukan dirinya sendiri, berbuat apa, sebagai apa, mau apa dan sebagaimana.

Kepribadian adalah pola menyeluruh semua kemampuan, perbuatan serta kebiasaan seseorang baik dari segi jasmani, mental, rohani, maupun emosi, yang ditata dalam suatu cara yang khas dengan mendapat pengaruh dari luar. Pola tersebut berwujud dengan tingkah laku dalam usaha menjadi manusia sesuai dengan yang dikehendaki. Syarat kepribadian mencakup sifat penyabar, simpatik, bijaksana, ramah, berpenampilan menarik, pandai bergaul, dapat dipercaya, dan lain-lain.

Tiap orang memiliki kepribadian yang khas, bersifat pribadi, dan berbeda satu dengan lainnya, serta tidak dapat dibagi-bagikan pada yang lain. Pemahaman tentang arti kepribadian sekretaris adalah sifat dan segala perilaku yang sebaiknya ada pada sekretaris sehingga dapat tampil sesuai dengan peran dan mampu mendukung pelaksanaan tugas pekerjaan secara optimal, maka untuk memiliki atau mengembangkan kepribadian sekretaris tersebut ada beberapa usaha yang harus dilakukan diantaranya adalah :

1. Menggunakan kesempatan yang memungkinkan untuk mencoba mempraktekkan atau melatih sikap-sikap positif yang perlu dimiliki atau dikembangkan.

2. Berusaha untuk selalu mengingat hal-hal utama dalam melakukan praktek. Dalam hal melakukan praktek tersebut, jangan membuat pengecualian (ditinjau dari segi: waktu, keadaan, dan orang) untuk melatih diri.

3. Bagi calon sekretaris dan sekretaris yunior, disamping perlu banyak membaca, maka perlu memperhatikan dan mencatat kesempurnaan yang dilakukan seseorang di sekeliling yang telah berhasil dibidang kesekretariatan yang bisa dijadikan contoh.

4. Memahami perasaan orang lain, tidak egois, dan mau menerima penilaian tentang diri pribadi.

5. Menghindarkan diri dari sebab-sebab tercela oleh orang lain, dan menghindari kebiasaan mencela segala sesuatu yang ada disekelilingnya. 6. Sanggup menahan emosi dalam segala keadaan.

44

Berdasarkan uraian tersebut maka dapat disimpulkan bahwa pada dasarnya kepribadian meliputi :

1. Kebiasaan dan tingkah laku. 2. Kemampuan berbicara. 3. Kesehatan

4. Sikap-sikap yang menunjang pelaksanaan pekerjaan.

Respon positif atau negatif dari orang tergantung dari kepribadian dan penampilan diri seorang sekretaris yang disampaikan, misalnya melalui cara berpakaian, sikap, bertindak dan perbuatan, sopan santun, dan lain-lain. Relasi bisnis pimpinan akan mendapatkan kesan pertama dalam perusahaan tersebut dari diri sekretarisnya.

Sekretaris diharapkan memiliki sifat positif, percaya diri, riang, gembira, suka menolong yang dikombinasikan dengan penampilan bisnis yang rapi, bersih, dan konservatif. Kepribadian meliputi berbagai unsur, baik jasmani maupun rohani yang tercermin dalam tingkah laku. Kepribadian sekretaris berarti seluruh perbuatan yang menyangkut kemampuan maupun kebiasaan yang tercermin pada tingkah laku seseorang sekretaris selama sekretaris itu bekerja.

Kepribadian merupakan sisi luar manusia untuk menutupi diri dari sifat/karakter yang kurang baik agar secara visual terlihat baik dikalangan masyarakat. Kepribadian dapat dilatih dan dikembangkan dengan meningkatkan kemampuan/ketrampilan serta sikap yang simpati dalam menghadapi masyarakat maupun rekan sekantor.

Kepribadian bisa menjadi modal yang menguntungkan. Kepribadian yang positif akan terhormat dan diterima dimanapun juga, sedangkan kepribadian yang negatif akan menjadi penghalang untuk meniti karier. Kepribadian seseorang sekretaris dapat menunjang secara maksimal potensi peningkatan kemampuan kerja yang menguntungan bagi diri sendiri maupun pengembangan organisasi.

Kepribadian sekrtearis yang sukses dan menarik terletak pada citra diri yang merupakan integritas intelektualitas, watak, perilaku, karya dan penampilan didepan umum. Sekretaris perlu mengembangkan diri melalui peningkatan kopetensinya sehingga benar-benar mampu dan melalui peningkatan kopetensinya sehingga benar-benar mampu dan berkualitas tinggi dalam membantu pimpinannya. Sebaiknya sekretaris melengkapi diri dengan berbagai pengetahuan dan keterampilan diluar tugas-tugas kesekretariatan.

Kepribadian sekretaris tercermin pada hal-hal berikut :

1. Memiliki Ketrampilan dalam Pelaksanaan Tugas dan dalam Penampilan. 2. Memliki Kemampuan untuk Teliti, Tekun serta Rajin.

3. Memiliki Sikap Sabar,Semangat Tinggi, dan Tidak Mudah Putus Asa. 4. Menunjukkan Loyalitas.

5. Memiliki Inisiatif dan Kreativitas Tinggi.

6. Memiliki Kemampuan untuk Mengembangkan Sikap Positif.

7. Memiliki Kebiasaan, Tingkah Laku dan Kemampuan dalam Berbicara yang Baik.

Kepribadian sering diidentikkan dengan identitas seseorang baik yang menyangkut watak, sifat, perbuatan atau tindakan yang merupakan usaha

46

seseorang dalam mengkualitaskan jati diri.Kepribadian sekretaris penting dibangun dan dikembangkan terus-menerus guna membangun profesionalisme agar sekretaris mampu membawakan dirinya dengan baik dihadapan pimpinan, rekan sekerja dan pihak luar.

Kepribadian sekretaris tercermin pada setiap tindakan dan prilakunya, baik ketika melaksanakan tugas maupun berinteraksi atau berkomunikasi dengan orang lain. Dikarenakan setiap individu memiliki sikap dan kepribadian yang berbeda, namun kepribadian seorang sekretaris yang menyangkut seluruh aspes kemampuan, perbuatan, perkataan maupun emosi dapat ditata dengan memahami kepribadian yang baik.

2. Etika sekretaris di Kantor

Pergaulan hidup bermasyarakat, bernegara, hingga tingkat internasional membutuhkan suatu sistem yang mengatur bagaimana seharusnya manusia bergaul. Sistem pergaulan tersebut dapat kita katakan sebagai suatu etika. Etika tersebut dimaksud sebagai pedoman pergaulan untuk menjaga kepentingan masing-masing yang terlibat dalam lingkungan tersebut tanpa melanggar adat istiadat.

Profesi yang berubah cepat di era masa kini, salah satunya adalah profesi sebagai sekretaris Etika sekretaris adalah norma-norma, nilai-nilai, kaidah-kaidah, ukuran-ukuran dasar-dasar etika yang diterima dan ditaati oleh sekretris , yang berupa peraturan-peraturan atau hal-hal yang sudah merupakan kebiasaan atau yang baik, dan dianggap sudah diketahui dan perlu atau harus dilaksanakan.

Etika sekretaris juga meliputi kebiasaan yang baik atau peraturan yang diterima dan ditaati oleh sekretaris. Penampilan utama seorang sekretaris dapat diukur dari etika. Seorang sekretaris harusla berprilaku sesuai dengan norma dan etika sebagai seorang sekretaris.Penampilan untuk dapat melaksanakan tugas dengan baik dan dapat menampilkan diri secara terampil perlu diperhatikan.

Etika seorang sekretaris adalah titik ukur yang perlu diperhartikan. Etika sekretaris adalah hakikat kebaikan yang perlu dilaksanakan oleh seorang sekretaris etika tersebut meliputi kejujuran, kesetiaan, tanggung jawab dan dedikasi. Etika sekretaris juga meliputi cara berbicara, berpakaian, berbuat dan bertindak yang diterima baik dikalangan sekretaris dilingkungan kerja mereka.

Etika pada dasarnya merujuk pada dua hal. Pertama etika berkenaan dengan disiplin ilmu yang mempelajari nilai-nilai yang dianut oleh manusia beserta pembenarannya. Kedua, etika merupakan pokok permasalahan dalam disiplin ilmu itu sendiri, yaitu nilai-nilai hidup dan hukum-hukum yang mengatur tingkah laku manusia.

Etika harus dijadikan pedoman seorang sekretaris dalam kantor karna etika dapat membangun citra diri seorang sekretaris saat bekerja. Pedoman yang sudah diterapkan seorang sekretaris dari awal bekerja akan mampu menjadi tuntunan saat bekerja. Sekretaris akan tahu mana yang baik dan mana yang harus dikerjakan.

48

Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal berbicara, makan, dan duduk. Etika sangat penting karena itu sangat berkaitan dengan citra perusahaan. Sekretaris terkadang diminta untuk melakukan persentasi menggantikan atasan, oleh sebab itu seorang sekretaris harus pandai berbicara didepan publik dan kawan kantor.

Etika dan pengembangan diri konteks profesional adalah menjalankan tugas dan tanggung jawab sesuai dengan etika yang berlaku, memang merupakan suatu keharusan bukan hanya pilihan. Peraturan itu berlaku untuk seluruh jajaran sumber daya manusia dalam kantor, termasuk juga untuk seorang sekretaris agar tidak menyimpang dari peraturan tata tertib yang diciptakan didalam organisasi tersebut.

Seorang sekretaris harus memahami dasar-dasar etika , yang melandasi profesionalisme seorang sekretaris. Konsistensi yang digunakan akan semakin memperjelas etika yang nantinya akan menunjang kemantapan karir dan sukses yang akan berkesinambungan. Sekretaris akan dapat berkembang bila benar-benar dapat tampil secara profesional dalam berbagai aktivitas organisasi, tidak hanya etika yang perlu mendapat perhatian penting.

Dasar-dasar etika terdiri dari Emawati (2013:258), yaitu: 1. Bersikap sopan dan ramah kepada siapa saja. 2. . Memberi perhatian kepada orang lain.

3. . Berusaha selalu menjaga perasaan orang lain. 4. . Memiliki rasa toleransi yang tinggi.

Faktor-faktor yang mempengaruhi etika adalah sebagai berikut: 1. Kebutuhan individu.

2. Tidak ada pedoman.

3. Perilaku dan kebiasaan individu yang terkumulasi dan tak dikoreksi. 4. Lingkungan yang tidak etis.

5. Perilaku dari komunitas.

Aspek lain secara meluas harus diperhatikan untuk pengembangan

diriyang perlu dikaji ulang dan ditingkatkan seorang sekretaris.Kebiasaan yang baik atau peraturan yang diterima dan ditaati oleh sekretaris yang kemudian mengendap menjadi normatif. Seorang sekretaris perlu memahami etika, agar sekretaris dapat mengetahui cara berbicara, berpakaian, berbuat dan bertindak yang diterima baik dikalangan sekretaris dilingkungan kerja mereka.

D. Pentingnya Kepribadian dan Etika Sekretaris pada Kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan

1. Kepribadian Sekretaris

Seorang sekretaris yang profesional mempunyai kepribadian yang baik yang harus selalu diterapkan didalam Kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan maupun di kehidupan masyarakat, sebagai berikut :

a. Bersifat simpatik, menyenangkan bagi orang lain, tidak egois, bersifat terbuka, dan tenang.

b. Bersikap dewasa dalam berfikir maupun bertindak, artinya senantiasa belajar meningkatkan kemampuan dan kualitas dirinya. Orang yang kepribadiannya mantap tidak lagi ego sentries, tetapi sudah mencapai

50

tahap interdependence, artinya mampu berhubungan secara harmonis dengan orang lain, namun tetap mandiri.

c. Senantiasa mengembangkan sikap-sikap positif yang dimiliki dan berupaya mengikis segi-segi kekurangan dirinya dan tidak menutup diri mau mendengarkan masukan-masukan bagi pengembangan kepribadiannya.

d. Banyak membaca buku, tulisan maupun mempelajari pengalaman orang yang sukses.

e. Luwes dalam pergaulan.

f. Sabar, bersemangat tinggi, bersedia bekerja keras, berinisiatif dan kreatif, telaten, tidak cepat bosan dan tidak mudah putus asa, menghargai ketepatan waktu, jujur, dapat bekerja sama dan dapat dipercaya.

2.Etika Sekretaris

Etika sekretaris hakikatnya kebaikan yang perlu dilaksanakan dan dihayati oleh sekretaris. Menurut Rosidah dan Sulistiyani (2005:169) Etika adalah “ilmu pengetahuan tentang akhlak dan moral. Pembelajaran tentang etika memiliki sasaran agar orang dapat membedakan yang baik dan buruk”. Pelaksanaan etika sekretaris ditempat kerja memperhatikan etika sekretaris yang baik pada kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan, sebagai berikut :

1. Etika Kerja

a. Datang tepat waktu.

b. Memberikan kabar jika terlambat.

c. Penggunaan waktu kerja yang efisien (ngerumpi, berkunjung kebagian lain, menerima tamu pribadi, baca Koran tidak terkait dengan pekerjaan).

d. Melakukan bisnis dalam kantor dan menerima order bukan atas nama kantor dan menyelesaikan pekerjaan tepat waktu.

2. Etika Antar Teman Kerja a. Menghargai antar rekan.

b. Tidak menyombongkan diri sendiri.

c. Tidak membicarakan rekan sekerja ,tidak menceritakan prestasi yang dimiliki.

d. Tidak menjatuhkan rekan ,mendengarkan pendapat orang lain. 3. Etika Dengan Atasan

a. Menghormati kekuasaan / jabatan atasan, berprilaku sopan. b. Sikap antusias, sungguh-sungguh dalam menjaga rahasia atasan. c. Cepat dan tanggap dalam bertindak.

d. Tidak boleh mencapuri urusan pribadi atasan. 4. Etika Dengan Bawahan

a. Bisa menjadi teladan.

b. Hindari mengkritik bawahan ditempat umum, hindari marah. kepada bawahandanmembangunkepercayaankepadabawahan.

52

5. Etika Ketika Berbincang-bincang

a. Hindari yang merendahkan martabat

b. Jangan memancing perdebatan, memotong pembicaraan, dan berlagak sok tahu.

c. Berbicara melihat yang sedang diajak berbicara, hindari terlalu dekat dengan lawan bicara, jangan membocorkan rahasia.

d. Perhatikan lingkungan dan kondisi yang diajak berbicara, gunakan bahasa yang umum baik dan benar.

6. Etika Menerima Tamu a. Ucapkan salam.

b. Buka jendela ketika ruangan tertutup. c. Tempatkan tamu diposisi sebelah kanan. 7. Etika Bekerja

a. Datang tepat waktu b. Bekerja tepat waktu

c. Hindari kebiasaan bertandang kebagian/ unit lain, ngerumpi, bolos, mengerjakan pekerjaan pribadi, telepon pribadi, selalu baca koran. d. Perlu pengembangan pribadi guna menambah kreativitas dan

menjaga semangat kerja dan selelu antusiasdalam hal apapun. 8. Etika Penjamuan Makan

a. Jangan membiarkan mulut penuh terisi oleh makanan.

b. Usahakan untuk tidak berbicara ketika sedang mengunyah, mengambil makan secukupnya.

c. Jangan menimbulkan bunyi sendok atau piring, jangan membuka mulut terlalu besar.

9. Etika Berpenampilan

a. Memakai baju seragam, jaga keserasian berbusana.

b. Berpakaian dengan jeans, sandal dan kaos tidak lazim dan tidak sopan, hindari berbusana yang terlalu sempit.

c. Makeup wanita tidak mencolok/ harus netral.

d. Menggunakan asesoris sesuaikan dengan warna baju tidak boleh berlebihan.

10.Etika Menggunakan Fasilitas Kantor

a. Perencanaan dan kebutuhan kantor dan didasarkan pertimbangan obyektif.

b. Hindari menerima komisi, hindari pemborosan dalam pemakaian, serahkan komisi dan sejenisnya pada organisasi.

c. Melakukan interventarisasi dan pengecekan fasilitas kantor.

d. Penghapusan kantor secara obyektif, gunakan fasilitas kantor sesuai dengan fungsinya.

54

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan

Berdasarkan pengamatan yang telah diuraikan oleh penulis, maka dapat disimpulkan bahwa Pentingnya Kepribadian dan Etika Sekretaris pada Kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan yaitu:

1. Kepribadian yang diterapkan sekretaris pada Kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan meliputi seluruh perbuatan yang menyangkut kemampuan maupun kebiasaan yang tercermin pada tingkah laku selama sekretaris bekerja dan juga membangun hubungan yang baik dengan rekan sekerja maupun berbagai pihak.

2. Etika yang diterapkan sekretaris pada Kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan meliputi cara berbicara, berpakaian ,berbuat dan bertindak yang diterima baik di lingkungan kerja agar sekretaris dapat bekerja lebih maksimal dan tetap mengedepankan aturan-aturan yang berlaku.

B. Saran

Adapun yang menjadi saran yang sehubungan dengan Pentingnya Kepribadian dan Etika Sekretaris pada Kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan sebagai berikut :

1. Kepribadian yang dimiliki sekretaris pada Kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan agar lebih mengembangkan kerpibadiannya guna membangun profesionalisme agar mampu mebawakan dirinya dengan lebih baik lagi dengan rekan sekerja maupun berbagai pihak. 2. Menurut hasil survey dilapangan etika yang diterapkan sekretaris pada

Kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan harus lebih baik lagi. Oleh karena itu, penulis menyarankan agar sekretaris harus terus selalu menerapkan nilai-nilai etika, dasar-dasar etika dan landasan etika yang merupakan hal penting bagi sekretaris untuk mengarahkan agar tidak menyimpang dari peraturan yang ada sehingga dapat memperlancar tugas sebagai sekretaris.

8 BAB II

PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan

Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Kota Medan Nomor 3 Tahun 2009 tentang Pembentukan Organisasi dan Tatakerja Perangkat Daerah Kota Medan yang merupakan tindak lanjut dari Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah. Dinas Sosial dan Tenaga Kerja sebagai salah satu Satuan Kerja Perangkat Daerah Kota Medan yang melaksanakan kewenangan pemerintah di bidang sosial dan ketenagakerjaan di kota medan sesuai dengan Peraturan Daerah Kota Medan Nomor 2 Tahun 2009 tentang Urusan Pemerintah Kota Medan.

Pelaksanaan kewenangan pemerintah di bidang sosial dan ketenagakerjaan sebelumnya ditangani oleh 2 (dua) Satuan Kerja Perangkat Daerah yaitu: Kantor Sosial Kota Medan merupakan Satuan Kerja Perangkat Daerah yang melaksanakan tugas dan kewenangan pemerintah dibidang sosial, dan Dinas Tenaga Kerja Kota Medan merupakan Satuan Kerja Perangkat Daerah yang melaksanakan tugas dan kewenangan pemerintah dibidang ketenagakerjaan, dimana kedua perangkat daerah tersebut bergabung menjadi Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan pada tahun 2009. Sejak pembentukan tersebut Kepala Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan adalah Drs. H. T. Irwansyah yang kemudian memasuki masa pensiun pada tahun 2011, yang kemudian jabatan Kepala Dinas Sosial dan Tenaga Kerja dilaksanakan oleh Marah Husin Lubis, SH

sebagai pelaksana tugas. Pada bulan Juni 2012 ditunjuk Armansyah Lubis, SH sebagai Kepala Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan sampai dengan sekarang.

Sebagai tugas Dinas Sosial dan Tenaga Kerja melaksanakan sebagai urusan rumah tangga daerah di bidang sosial dan tenaga kerja dalam rangka kewenangan desentralisasi dan dekonsentralisasi, pelaksanaan, monitoring, dan evaluasi program dan kegiatan yag berkaitan dengan urusan sosial dan urusan ketenagakerjaan di kota Medan.

B. Visi dan Misi Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan 1. Visi

Visi adalah cara pandang ke depan kearah mana Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan harus dibawa agar eksis, antisipasif, dan inovatif. Jadi Visi adalah pandangan ideal masa depan yang ingin diwujudkan Instansi Pemerintah. Pernyataan Visi ini merupakan gambaran yang menantang tentang keadaan masa depan yang ingin dicapai oleh Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan. Visi Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan adalah sebagai berikut :

“PERLUASAN, PERLINDUNGAN KERJA DAN PENGENTASANKEMISKINAN DALAM MASYARAKAT MENUJU MEDAN

10

2. Misi

Untuk mewujudkan visi tersebut ditetapkan misi Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan dalam Rencana Strategis (Renstra) sebagai berikut :

a. Meningkatkan penempatan tenaga kerja dan memperluas kesempatan kerja, seperti dengan cara :

1. Meningkatkan sistem informasi kerja

2. Meningkatkan penyaluran tenaga kerja melalui program AKAD, AKL, AKAN, dan bursa kerja.

b. Meningkatkan hubungan industrial yang standar/ideal, seperti dengan cara: 1. Meningkatkan pembinaan tenagakerja dan pengusaha untuk

terwujudkan ketenagaan pekerja dan berusaha.

2. Meningkatkan kesejahteraan pekerja, melalui perbaikan pengupahan, dan syarat-syarat kerja di perusahaan.

3. Meningkatkan dan mendorong semangat pembentukan Lembaga Kerja Sama Tripartif Daerah Kota Medan.

c. Meningkatkan pengawasan dan perlindungan ketenagakerjaan, seperti dengan cara :

1. Meningkatkan pengawasan terhadap perusahaan sesuai peraturan perundang-undang.

2. Meningkatkan perlindungan terhadap tenaga kerja sesuai ketenagakerjaan.

d. Meningkatkan dan mengembangkan kualitas sumber daya manusia, seperti dengan cara :

1. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia agar sesuai dengan pasar kerja

2. Meningkatkan kualitas lembaga pelatihan kerja.

e. Meningkatkan kualitas pengelolaan lembaga-lembaga sosial, seperti dengan cara :

1. Meningkatkan mutu dan pelaksanaan kegiatan sosial pada lembaga- lembaga sosial.

f. Meningkatkan penanganan masalah-masalah kesejahteraan social, seperti dengan cara:

1. Mengurangi tingkat dan jumlah masyarakat yang tergolong PMKS (penyandang masalah kesejahteraan sosial).

2. Meningkatkan kesejahteraan dan perekonomian bagi PMKS.

g. Meningkatkan rasa nilai-nilai kejuangan dan kesetiakawanan sosial, seperti dengan cara :

1. Meningkatkan rasa nilai- nilai kejuangan dan kesetiakawanan kepada masyarakat pada masa kini.

2. Meningkatkan kepedulian terhadap jasa- jasa para pejuang.

h. Meningkatkan pengawasan terhadap pelaksanaan undian dan pengambilan/ pengumpulan uang, seperti dengan cara :

12

1. Meningkatkan sosialisasi dan pengawasan pelaksanaan undian dan pengambil / pengumpulan uang sesuai dengan peraturan perundang- undangan.

C. Struktur Organisasi Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan Didalam tujuan perusahaan/ instansi suatu struktur atau bentuk organisasi yang sempurna yang dapat megkoordinir aktivitas yang dilakukan oleh sejarah karyawan tertentu menurut bagiannya masing-masing yang bekerja secara bersama-sama dibawah pimpinan seorang Kepala Dinas. Peggolongan aktivitas diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan/ instansi, dengan memberikan tugas-tugas bawahan untuk melaksanakan aktivitas tersebut dan juga memberikan sistem komunikasi untuk melancarkan kerja sama pimpinan dengan bawahan. Dengan adanya struktur organisasi terbentuk dalam kegiatan memutuskan atau menentukan suatu organisasi juga memudahkan pimpinan untuk mengawasi, karena struktur tersebut memberikan kejelasan kepada pimpinan sebatas mana yang merupakan tanggungjawab dari sejumlah karyawan.

Adapun bagan struktur organisasi Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan, sebagai berikut :

Gambar 2.1StrukturOrganisasiDinasSosialdanTenagaKerja Kota Medan Sumber:DinasSosialdanTenagaKerja Kota Medan, 2015

14

D. Job Description Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan

Berikut ini adalah uraian tugas yang melaksanakan penyelenggaraan pelayanan bidang sosial dan ketenagakerjaan Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan yang terdiri dari :

1. Kepala Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan menyelenggarakan tugas: a) Melaksanakan urusan pemerintah daerah di bidang Sosial dan Tenaga

Kerja berdasarkan asas otonomi dan tugas pembantuan.

b) Perumusan kebijakan teknis dibidang sosial dan ketenagakerjaan.

c) Penyelenggaraan urusan pemerintahan dan pelayanan umum di bidang sosial dan ketenagakerjaan.

d) Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang sosial dan ketenagakerjaan. e) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Walikota sesuai dengan tugas

dan fungsinya.

2. Sekretariat menyelenggarakan tugas:

a) Penyusunan rencana, program, dan kegiatan kesekretariatan. b) Pengkoordinasian penyusunan perencanaan program Dinas.

c) Pelaksanaan dan penyeleggaraan pelayanan administrasi kesekretariatan Dinas yang meliputi administrasi umum, kepegawaian, keuangan, dan kerumahtanggaan Dinas.

d) Pengelolaan dan pemberdayaan sumber daya manusia, pengembangan organisasi, dan ketatalaksanaan.

e) Pelaksanaan koordinasi penyelenggaraan tugas-tugas dinas. f) Penyiapan bahan pembinaan, pengawasan dan pengendalian. g) Pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kesekretariatan.

h) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Sekretariat terdiri dari 3 (tiga) sub bagian, yaitu : a. Sub Bagian Umum

Tugasnya :

1. Penyusunan rencana kegiatan Sub Bagian Umum.

2. Penyusunan bahan petunjuk teknis pengelolaan administrasi umum. 3. Pengelolaan administrasi umum yang meliputi pengelolaan tata naskah dinas, penataan kearsipan, perlengkapan dan penyelenggaraan

kerumahtanggaan dinas.

4. Pengelolaan administrasi kepegawaian.

5. Penyiapan bahan pembinaan dan pengembangan kelembagaan, ketataklasanaan, dan kepegawaia.

6. Penyiapan bahan pembinaan, pengawasan dan pengendalian. 7. Penyiapan bahan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas.

8. Pelaksanaan tuga lain yang diberikan oleh Sekretaris sesuai dengan tugas dan fungsinya.

16

b. Sub Bagian Keuangan Tugasnya :

1. Penyususnan rencana kegiatan Sub Bagian Keuangan.

2. Penyususnan bahan petunjuk teknis pengelolaan administrasi keuangan. 3. Pelaksanaan pengelolaan administrasi keuangan meliputi kegiatan

penyusunan rencana, penyusunan bahan, pemrosesan, pengusulan dan verifikasi.

4. Penyiapan bahan/pelaksanaan koordinasi pengelolaan administrasi keuangan.

5. Penyususnan laporan keuangan Dinas.

6. Penyiapan bahan pembinaan, pengawasan, dan pengendalian. 7. Penyiapan bahan monitoring, evaluasis, dan pelaporan pelaksanaan tugas.

8. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris sesuai dengan tugas dan fungsinya.

c. Sub Bagian Penyusunan Program Tugasnya :

1. Penyususnan rencana kegiatan Sub Bagian Penyusunan Program. 2. Pengumpulan bahan petunjuk teknis lingkup penyusunan rencana dan

program dinas.

3. Penyiapan bahan penyususnan rencana dan program dinas. 4. Penyiapan bahan pembinaan, pengawasan, dan pengendalian.

5. Penyiapan bahan monitoring, evaluasis, dan pelaporan pelaksanaan tugas.

6. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh sekretaris sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan terdiri dari 6 (enam) bidang, yaitu: 1.Bidang Bina Sosial

Tugasnya :

1. Penyusunan program dan rencana kegiatan Bidang Bina Sosial.

2. Penyusunan petunjuk teknis lingkup bantuan sosial, bimbingan sosial, kepahlawanan, keperintisan dan kesetiakawanan social.

3. Pelaksanaan koordinasi dan kerjasama dalam penyelanggaraan bina sosial sesuai standar yang ditetapkan.

4. Fasilitasi bagi para Penyandang Masalah Kesejahteraan Sosial (PMKS) dan Potensi Sumber Kesejahteraan Sosial (PSKS).

5. Pelaksanaan pembinaan dan pelesterikan nilai-nilai kepahlawanan, keperintisan, dan kesetiakawana sosial.

6. Pemberdayaan Organisasi Sosial, Karang Taruna, Pekerja Sosial, Taruna Siaga Bencana, dan Potensi Sumber Kesejahteraan Sosial lainnya.

7. Pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan lingkup bidang bina sosial.

8. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.

18

2. Bidang Pelayanan Sosial Tugasnya :

1. Penyusunan program dan rencana kegiatan Bidang Pelayanan Sosial. 2. Penyusunan petunjuk teknis lingkup undian dan pengumpulan uang,

rehabilitasi, pembinaan daerah kumuh dan penanggulangan bencana.

3. Pelaksanaan rehabilitasi sosial bagi para Penyandang Masalah Kesejahteraan Sosial (PMKS), penanggulangan bencana dan penanganan daerah kumuh.

4. Pelaksanaan koordinasi dan kerjasama dalam penyelenggaraan pembinaan daerah kumuh dan penanggulangan bencana sesuai denga urusan pemerintah kota.

5. Pelaksanaan pembinaan, pengawasan kegiatan undian dan pengumpulan dana social.

6. Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan lingkup bidang bina sosia.l

7. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan tugas dan fungsinya.

3.Bidang Pembinaan dan Penempatan Tenaga kerja Tugasnya :

1. Penyusunan program dan rencana kegiatan Bidang Pembinaan dan Penempatan Kerja.

2. Penyusunan petunjuk teknis lingkup penempatan tenaga kerja dalam negeri, luar negeri, dan informasi pasar kerja.

3. Pemberian informasi ketenagakerjaan.

4. Pemberian pengurusan penyaluran dan penempatan tenaga kerja serta perkuasan tenaga kerja dalam dan luar negeri.

5. Pelaksnaan proses perjanjian dan pelayanan lainnya lingkup penggunaan tenaga kerja asing sesuai dengan urusan pemerintah kota.

6. Pelaksanaan pembinaan, pengawasan dan pengendalian lingkup penempatan tenaga kerja dan informasi pasar kerja.

7. Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan lingkup bidang pembinaan dan penempatan tenaga kerja.

8. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.

4.Bidang Hubungan Industrial Syarat-syarat Kerja dan Purna Kerja Tugasnya :

1. Penyusunan program dan rencana kegiatan Bidang Hubungan Industrial Syarat-syarat Kerja dan Purna Kerja.

2. Penyusunan petunjuk teknis lingkup hubungan industrial, syarat-syarat kerja dan purna kerja.

3. Pelaksanaan pembinaann hubungna industrial, persyaratan kerja, organisasi pekerja, dan pengusaha.

4. Pemerantaraan dalam hal penyelesaian Perselisiha Hubungan Industrial dan Pemutusan Hubungan kerja (PHK).

5. Penelitian, pengesahan, pendaftaran, Kesepakatan Kerja Waktu tertentu (PKWT), Perjanjian, Kerja (PK), Peraturan Perusahaan (PP), Perjanjian

20

Kerja Bersama (PKB), Perusahaan Penyedia Jasa Pekerja (PPJP),Pengerahan Pelaksana Pekerja kepada perusahaan lain.

6. Pelaksanaan proses penetapan Upah Minimum Kota (UMK) dan Upah Maksimum Sektor Kota (UMSK).

7. Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan lingkup bidang hubungan industrial syarat-syarat kerja dan purna kerja.

8. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.

5 Bidang Pengawasan Ketenagakerjaan Tugasnya :

1. Penyusunan program dan rencana kegiatan Bidang Pengawasan Ketenagakerjaan.

2. Penyusuna petunjuk teknis lingkup pengawasan ketenagakerjaan.

3. Pelaksanaan pengawasan dan penyidikan terhadap pelanggaran pelanggaran Norma Kerja Kesehatan dan Keselamatan Kerja, LingkunganKerja, Perlindungan terhadap Jaminan Sosial Tenaga Kerja. 4. Pelaksanaan pengawasan dan penggunaan tenaga kerja asing dengan

berkoordinasi kepada instansi terkait.

5. Pelaksanaan pengawasan atas perusahaan-perusahaan penyediaan jasa tenaga kerja buruh.

6. Pelaksanaan proses perjanjian dan pelayanan lainnya lingkup penggunaan alat-alat K-3 antara lain sesuai dengan urusan pemerintah kota.

7. Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan lingkup bidang pengawasan ketenagakerjaan.

8. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.

6. Bidang Pelatihan dan Produktivitas Tugasnya :

1. Penyusunan program dan rencana kegiatan Bidang Pelatihan dan Produktivitas.

2. Penyusunan petunjuk teknis lingkup pelatihan dan produktivitas.

3. Penyelenggaraan pelatihan terhadap pencari kerja dan menyiapkan standarisasi, test kualifikasi dan memberikan perjanjian kepada Lembaga Pelatihan Kerja Swasta.

4. Penyelenggaraan kegiatan pemagangan, pelatihan terhadap instruktur. 5. Pelaksanaan pembinaan terhadap pelaksanaan latihan/kursus yang

dilakukan oleh Lembaga Latihan Swasta, Pemerintah dan Perusahaan dibidang ketenagakerjaan.

6. Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan lingkup bidang pengawasan ketenagakerjaan.

7. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan terdiri dari 18 (delapan belas) jabatan, yaitu :

22

1. Seksi Bantuan Sosial Tugasnya :

1. Penyiapan rencana, program, dan kegiatan Seksi Bantuan Sosial. 2. Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup bantuan sosial. 3. Pengumpulan dan pengolahan data lingkup bantuan sosial.

4. Penyiapan bahan koordinasi dan kerjasama dalam penyelanggaraan bantuan sosial.

5. Penyiapan bahan fasilitas bagi para Penyandang Masalah Kesejahteraan Sosial (PMKS) dan Potensi Sumber Kesejahteraan Sosial (PSKS).

6. Penyiapan bahan pelaksanaan pembinaan, pembinaan pengawasan dan pengendalian lingkup bantuan sosial dengan urusan pemerintah kota. 7. Penyiapan bahan monitor, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas. 8. Pelaksanaan tugas yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan tugas

dan fungsinya. 2. Seksi Bimbingan Sosial Tugasnya :

1. Penyiapan rencana, program, dan kegiatan Seksi Bimbingan Sosial. 2. Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup bimbingan sosial. 3. Pengumpulan dan pengolahan data lingkup bimbingan sosial.

4. Penyiapan bahan koordinasi dan kerjasama dalam penyelanggaraan bimbingan sosial.

5. Penyiapan bahan pelaksanaan bimbingan sosial bagi para Penyandang Masalah Kesejahteraan Sosial (PMKS) dan Potensi Sumber Kesejahteraan Sosial (PSKS).

6. Penyiapan bahan monitorin, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas. 7. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai tugas

dan fungsinya.

3. Seksi Kepahlawanan Keperintisan dan Kesetiakawanan Sosial Tugasnya :

1. Penyiapan rencana, program, dan kegiatan Seksi Kepahlawan Keperintisan dan Kesetiakawanan Sosial.

2. Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup kepahlawanan, keperintisan dan kesetiakawanan sosial.

3. Pengumpulan dan pengolahan data lingkup kepahlawanan, keperintisan dan kesetiakawanan sosial.

4. Penyiapan bahan pelaksanaan koordinasi dan kerjasama dalam penyelanggaraan upaya pembinaan jiwa kepahlawanan, keperintisan dan kesetiakawanan sosial.

5. Penyiapan bahan pelaksanaan pembinaan, pelestarian, nilai-nilai kepahlawanan, keperintisan dan kesetiakawanan sosial sesuai dengan urusan pemerintah kota.

6. Penyiapan bahan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas. 7. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai tugas

24

4. Seksi Undian dan Pengumpulan Uang Tugasnya :

1. Penyiapan rencana, program dan kegiatan seksi undian dan pengumpulan uang.

2. Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup undian dan pengumpulan uang. 3. Pengumpulan dan pengolahan data lingkup undian dan pengumpulan

uang.

4. Penyiapan bahan pelaksanaan koordinasi kegiatan undian dan pengumpulan dana sosial sesuai dengan urusan pemerintah kota.

5. Pelaksanaan proses perijinan, pelayanan lainnya, lingkup kegiatan undian dan pengumpulan dana sosial sesuai dengan urusan pemerintah kota. 6. Penyiapan bahan pelaksanaan pembinaan, pengawasan kegiatan undian

dan pengumpulan dana sosial dengan urusan pemerintah kota.

7. Penyiapan bahan monitoring, evaluasi dan pelaporan lingkup bidang bina sosial.

8. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan tugas dan fungsinya.

5. Seksi Rehabilitas

Melaksanakan sebagian tugas Bidang Pelayanan Sosial lingkup rehabilitas, tugasnya :

1. Penyiapan rencana, program dan kegiatan seksi rehabilitas. 2. Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup rehabilitas sosial. 3. Pengumpulan dan pengolahan data lingkup rehabilitas sosial.

4. Penyiapan bahan pelaksanaan koordinasi dan kerjasama dalam penyelanggaraan rehabilitas sosial.

5. Penyiapan bahan pelaksanaan rehabilitas sosial bagi para Penyandang Masalah Kesejahteraan Sosial (PMKS) sesuai dengan urusan pemerintah kota.

6. Penyiapan bahan pelaksanaan pembinaan, pengendalian standar rehabilitas sosial sesuai dengan urusan pemerintah kota.

7. Penyiapan bahan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas. 8. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan Kepala Bidang sesuai dengan tugas

dan fungsinya.

6. Seksi Pembinaan Daerah Kumuh dan Penanggulangan Bencana Tugasnya :

1. Penyiapan rencana, program dan kegiatan Seksi Pembinaan Daerah Kumuh dan Penanggulangan Bencana.

2. Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup pembinaan daerah kumuh dan penanggulangan bencana.

3. Pengumpulan dan pengolahan data lingkup pembinaan daerah kumuh dan penanggulangan bencana.

4. Penyiapan bahan pelaksanaan pembinaan, koordinasi dalam upaya penanganan daerah kumuh dan penanggulangan bencana.

5. Penyiapan bahan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas. 6. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan Kepala Bidang sesuai dengan tugas

26

7. Seksi Penempatan Tenaga Kerja Dalam Negeri Tugasnya :

1. Penyiapan rencana, program dan kegiatan seksi penempatan tenaga kerja dalam negeri.

2. Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup penempatan tenaga kerja dalam negeri.

3. Pengumpulan dan pengolahan dan lingkup penempatan tenaga kerja dalam negri.

4. Pelaksanaan proses perijinan dan pelayanan lainnya lingkup penggunaan tenaga kerja warga negara asing sesuai dengan urusan pemerintah kota. 5. Penyiapan bahan pelaksanaan Penempatan Tenaga Kerja Antar Daerah

(AKAD) dan Antar Kerja Lokal (AKL).

6. Penyiapan bahan monitoring dan evaluasi penggunaan tenaga kerja warga negara asing.

7. Pendaftaran dan fasilitas pembentukan Tenaga Kerja Mandiri (TKM).

8. Penyiapan bahan pelaksanaan pembinaan, pengawasan lingkup penempatan tenaga kerja dalam negeri.

9. Penyiapan bahan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas. 10.Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan

tugas dan fungsinya.

8. Seksi Penempatan Tenaga Kerja Luar Negri Tugasnya :

1. Penyiapan rencana, program dan kegiatan seksi penempatan tenaga kerja luar negeri.

2. Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup penempatan tenaga kerja luar negeri.

3. Pengumpulan dan pengolahan data lingkup penempatan tenaga kerja luar negeri.

4. Pelaksanaan proses perijinan asrama penampungan Calon Tenaga Kerja Indonesia (CTKI), rekomendasi pembuatan pasport CTKI sesuai dengan urusan pemerintah kota.

5. Penyiapan bahan pelaksanaan pengawasan rekritmen CTKI sesuai dengan urusan pemerintah kota.

6. Penyiapan bahan monitoring dan evaluasi penggunaan tenaga kerja warga negara asing.

7. Pendaftaran dan fasilitas pembentu nkan Tenaga Kerja Mandiri (TKM). 8. Penyiapan bahan pelaksanaan pembinaan, pengawasan dan lingkup tenaga

kerja luar negri.

9. Penyiapan bahan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas. 10.Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan

tugas dan fungsinya. 9. Seksi Informan Pasar Kerja Tugasnya :

1. Penyiapan rencana, program dan kegiatan seksi informasi pasar kerja. 2. Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup informasi pasar kerja.

28

3. Pengumpulan dan pengolahan data lingkup informasi pasar kerja. 4. Pelaksanaan proses penerbitan Kartu Pencari Kerja (AK.1).

5. Pelaksanaan proses perijinan Pendiri Lembaga/LPTKS/BKK sesuai dengan urusan pemerintah kota.

6. Penyiapan bahan pelaksanaan pembinaan, penyebarluasan informasi pasar kerja.

7. Penyiapan bahan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas. 8. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan

tugas dan fungsinya.

10. Seksi Organisasi Pekerja Pengusaha Pendidikan dan Purna Kerja Tugasnya :

1. Penyiapan rencana, program dan kegiatan seksi organisasi pekerja pengusaha pendidikan dan purna kerja.

2. Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup organisasi pekerja, pengusaha pendidikan dan purna kerja.

3. Pengumpulan dan pengelolaan data lingkup organisasi pekerja, pengusaha pendidikan dan purna kerja.

4. Penyiapan bahan pelaksanaan sidang-sidang Lembaga Kerjasama Tripartit.

5. Penyiapan bahan pelaksanaan pembinaan, pembentukan Lembaga Kerjasama Bipartit dalam Pembentukan Lembaga Kerjasama Bipartit dan Tripatit.

7. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan tugas dan fungsinya.

11. Seksi Persyaratan Kerja dan Pengupahan Tugasnya :

1. Penyiapan rencana, program dan kegiatan seksi persyaratan kerja dan pengupahan.

2. Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup persyaratan kerja dan pengupahan.

3. Pengumpulan dan pengolahan dan lingkup persyaratan kerja dan pengupahan.

4. Penyiapan bahan penelitian kebutuhan hidup Minimum (KHM), Indeks Harga Konsumen.

5. Penyiapan bahan dan data Pelaksanaan kegiatan penelitian, proses pengesahan dan pendaftaran Kesepakatan Kerja Waktu Tertentu (KKWT), Perjanjian Kerja (PK), Peraturan Perusahaan (PP), Perjanjian Kerja Bersama (PKB), Perusahaan Penyedia Jasa Pekerja (PPJP), dan Pengerahan Pelaksanaan Pekerja kepada Perusahaan lain.

6. Penyiapan bahan dan data pelaksanaan Pembinaan Persyaratan kerja ataupun Perjanjian Kerja, Peraturan Perusahaan atau Perjanjian Keja Bersama pada perusahaan swasta BUMD dan BUMN.

7. Penyiapan bahan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas. 8. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan

30

12 .Seksi Perselisihan Hubungan Industri/PHK Tugasnya :

1. _{Penyiapan rencana, program dan kegiatan seksi perselisihan hubungan} industri / PHK.

2. _{Penyusunan bahan petunjuk teknis’lingkup perselisihan hubungan} industrial /PHK.

3. _{Penyiapan bahan dan data pelaksanaan data pembinaan diperusahaan} untuk mencegah terjadinya Perselisihan Hubungan Industrial.

4. _{Penyiapan bahan dan data penyelesaian kasus Perselisihan Hubungan} Industrial dan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK).

5. _{Penyiapan bahan dan data pelaksanaan penyelesaian unjuk rasa/} pemogokan oleh pekerja ataupun Serikat Pekerja / Serikat Buru.

6. _{Penyiapan bahan dan data dalam membantu menyelesaikan masalah} penutupan perusahaan yang dilakukan oleh pengusaha.

7. _{Penyiapan bahan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas.} 8. _{Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan}

tugas dan fungsinya.

13. Seksi Pengawasan Norma Kerja Tugasnya :

1. Penyiapan rencana, program dan kegiatan seksi pengawasan norma kerja. 2. Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup pengawasan norma kerja.

3. Pengumpulan dan pengolahan data lingkup pengawasan Penyimpangan Waktu Kerja, ijin mempekerjakan Pekerja Wanita pada malam hari sesuai dengan urusan pemerintah kota.

4. Penyiapan bahan dan data pelaksanaan pembinaan, pengawasan Norma Kerja diperusahaan.

5. Penyiapan bahan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas. 6. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan

tugas dan fungsinya.

14. Seksi Pengawasan Keselamatan dan Kesehatan Kerja Tugasnya :

1. Penyiapan rencana, program dan kegiatan seksi pengawasan keselamatan dan kesehatan kerja.

2. Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup pengawasan, keselamatan dan kesehatan kerja.

3. Pengumpulan dan pengolahan data lingkup pengawasan dan keselamatan kerja.

4. Penyiapan bahan dan data pelaksanaan pengawasan terhadap lingkungan kerja atas hal-hal proses produksi yang dapat menimbulkan bahaya baik kepada perusahaan maupun pekerja.

5. Penyiapan bahan dan data pelaksanaan pengawasan terhadap kebutuhan alat-alat pemakaian pelindung diri yang wajib dipersiapkan dalam melaksanakan pekerjaan.

32

6. Penyiapan bahan dan data pelaksanaan perizinan yang telah diterbitkan perusahaan serta mengambil tindakan hukum atas pelanggaran-pelanggaran sampai ke tingkat penyidikan.

7. Pelaksanaan proses perijinan dan pengawasan penyimpangan waktu kerja, ijin memperkerjakan pekerja wanita malam hari sesuai dengan urusan pemerintah kota.

8. Penyiapan bahan dan data pelaksanaan pembinaan, pengawasan norma kerja diperusahaan.

9. Penyiapan bahan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas. 10.Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan

tugas dan fungsinya.

15. Seksi Pengawasan JAMSOSTEK Tugasnya :

1. Penyiapan rencana program dan kegiatan seksi pengawasan JAMSOSTEK.

2. Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup pengawasan JAMSOSTEK. 3. Pengumpulan dan pengolahan data lingkup pengawasan-pengawasan

JAMSOSTEK.

4. Penyiapan bahan dan data pelaksanaan pengawasan pelaksanaan Program Jamsostek di perusahaan-perusahaan.

5. Penyiapan bahan dan data pelaksanaan pengawasan dan pemeriksaan terhadap perusahaan-perusahaan yang belum melaksanakan Program Jamsostek diperusahaan.

6. Penyiapan bahan dan data pelaksanaan pembinaan terhadap perusahaan-perusahaan untuk melaksanakan Program Perlindungan Tenaga Kerja dengan berkoordinasi ke instansi terkait.

16. Seksi Instruktur dan Lembaga Tugasnya :

1. Penyiapan rencana, program dan kegiatan seksi instruktur dan lembaga. 2. Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup pelatihan instruktur dan

lembaga pelatihan.

3. Pengumpulan dan pengolahan data lingkup lembaga pelatihan kerja.

4. Penyiapan bahan dan data dalam pelaksanaan penyelenggaraan pelatihan, pembinaan lembaga pelatihan kerja.

5. Penyiapan bahan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan kerja. 6. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan

tugas dan fungsinya. 17. Seksi Sertifikasi

Tugasnya :

1. Penyiapan rencana, program dan kegiatan seksi sertifikasi.

2. Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup sertifikasi lembaga pelatihan. 3. Penyiapan bahan dan data pelaksanaan identifikasi kebutuhan pelatihan. 4. Penyiapan bahan dan data dalam pelaksanaan akreditasi lembaga

pelatihan, dan proses legilisasi sertifikat.

34

6. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan Kepala Bidang sesuai dengan tugas dan fungsinya.

18. Seksi Bimbingan Produktivitas Tenaga Kerja dan Pemagangan. Tugasnya :

1. Penyiapan rencana, program dan kegiatan seksi bimbimgan produktivitas tenaga kerja dan pemagangan.

2. Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup bimbingan produktivitas tenaga kerja.

3. Pengumpulan dan pengolahan data lingkup lembaga penyelanggaraan magang.

4. Penyiapan bahan dan data pelaksanaan proses pembuatan kontrak pemagangan.

5. Penyiapan bahan dan data pelaksanaan magang / training ke luar negeri. 6. Penyiapan bahan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas. 7. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan

tugas dan fungsinya. E. Jaringan Usaha / Kegiatan

Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan mempunyai kegiatan sebagai berikut :

1. Program Penanggulangan Kemiskinan, yaitu :

a. Penanganan penyandang masalah kesejahteraan sosial (PMKS)

b.Pembuatan sarana sebagai tempat perlindungan dan pembinaan penyandang masalah kesejahteraan sosial (PMKS)

2. Peningkatan Kesempatan Kerja dan Lapangan Kerja Baru : a. Partisipasi angkatan kerja

b. Pekerja yang ditempatkan c. Daya serap tenaga kerja

d. Kebutuhan hidup layak minimum dan upah minimum regional (UMR) F. Kinerja Usaha Terkini

Kinerja usaha terkini Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan tahun 2012 sebagai berikut :

1. Sasaran Strategi : Penanggulangan Kemiskinan Indikator Kinerjanya :

a. Meningkatnya penanganan penyandang masalah kesejahteraan sosial (PMKS) sebesar 5,66%.

b. Meningkatnya penyandang masalah kesejahteraan sosial (PMKS) yang memperoleh bantuan sosial sebesar 0,01%.

c. Meningkatnya jumlah sarana sosial sebagai tempat perlindungan dan pembinaan penyandang masalah kesejahteraan sosial (PMKS) sebesar 99,05% atau sebanyak 104 unit.

2. Sasaran Strategi :Peningkatan Kesempatan Kerja dan Lapangan Kerja Baru Indikator Kinerjanya :

a. Meningkatnya partisipasi angkatan kerja sebesar 48,65%. b. Meningkatnya pekerja yang ditempatkan sebesar 12,39%. c. Meningkatnya rasio daya serap tenaga kerja sebesar 12,39%.

36

e. Menurunnya persentase jumlah tenaga kerja dibawah umur sebesar 100%.

f. Meningkatnya Kebutuhan hidup layak minimum dan meningkatnya upah minimum regional (UMR) sebesar 126,92%.

1 A. Latar Belakang

Dalam era global saat ini, dimana peran seorang sekretaris dituntut untuk menjadi partners, personal assistant, dan administrative assistant bagi pimpinan ataueksekutif atau direktur dalam melaksanakan perencanaan sehari-sehari.Sekretaris bekerja di lembaga, badan yang bergerak dalam bidang usaha, ilmu pengetahuan atau pelayanan masyarakat untuk mencapai tujuan dari badan atau lembaga tersebut. Lembaga atau badan tersebut dapat berupa perusahaan, organisasi atau yayasan.

Seorang sekretaris juga menjadi simbol sebuah perusahaan tempat ia bekerja, maka dari itu seorang sekretaris dituntut harus mampu untuk berfikir kritis dan bekerja dengan sungguh-sungguh sesuai dengan tuntutan profesinya dan sekretaris harus menjunjung tinggi etika profesi sekretaris yang ada, untuk menciptakan citra positif terhadap penilaian sekretaris. Seorang sekretaris harus mempunyai kepribadian dan etika yang baik .

Sekretarisperlu mengetahui beberapa sikap etis (santun) dalam berhubungan kerja dikantor maupun kehidupan dimasyarakat. Saat bekerja bukan berarti kita tidak memperhatikan tata tertib yang dibuat oleh pihak- pihak terkait. Dengan adanya tata tertib maka sikap, cara bicara, sopan santun, kedisiplinan akan tercipta. Maka secara tidak langsung seorang sekretaris harus memiliki kepribadian dan etika dengan baik.

2

Kepribadian merupakan berbagai unsur baik jasmani maupun rohani yang merupakan usaha seseorang dalam merealisasikan diri sebagai manusia seutuhnya yang tercermin dalam tingkah laku. Kepribadian merupakan beberapa ciri watak yang diperlihatkan seseorang secara lahir, konsisten dan konsekuen dalam bertingkah laku, sehingga individu memiliki identitas khusus yang berbeda dengan orang lain.

Kepribadian di dalam kantor perlu dibangun dan dikembangkan terus menerus guna membangun profesionalisme agar mampu membawakan dirinya dengan baik dihadapan pimpinan, rekan sekerja dan pihak luar. Kepribadian memegang peran penting dalam menunjang kerja seorang sekretarisbahkan untuk persyaratan tertentu kepribadian lebih dominan dibandingkan persyaratan lainnya selain etika.

Seorang sekretaris yang profesional mempunyai etika yang baik yang harus selalu diterapkan didalam Kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan maupun di kehidupan masyarakat. Etika didefenisikan sebagai suatu ilmu yang membicarakan masalah perbuatan tingkah laku manusia, mana yang dapat dinilai baik dan mana yang tidak dapat dinilai tidak baik. Etika membahas keadaan manusia, melainkan membahas bagaimana seharusnya manusia itu berprilaku. Etika dalam kantor akan diperhatikan karena menyangkut harkat dan martabat kita didalam kantor. Karena penilaian setiap teman di dalam kantor akan berbeda antar satu dengan yang lain.

Menurut Emawati (2013:257) istilah ETIKA berasal dari bahasa yunani kuno, bentuk tunggal kata “Etika” sedangkan bentuk jamaknya yaitu “ta etha”. Ethos mempunyai banyak arti yaitu : akhlak, watak, sikap, kebiasaan/adat, cara berfikir. Sedangkan kata Etika yaitu adat kebiasaan. Jadi, Etika merupakan nilai-nilai atau pola perilaku yang ditunjukkan oleh seorang atau organisasi tertentu dalam interaksinya dengan lingkungan atau kebiasaan yang baik dan dapat diterima oleh lingkungan pergaulan seseorang organisasi tertentu.

Kepribadian serta etika yang baik menjadi syarat utama sebagai seseorang sekretaris selain penyesuaian diri dan wawasan yang luas. Kepribadian dan etika sekretarisakan dipertanggung jawabkan seiring dengan kewajibannya terhadap kantor dan atasan.Seorang sekretaris dalam menjalankan peranannya secara profesional tetap harus berpegang pada etika dan kepribadian yang harus dijalankan sekretaris dengan atasan. Kepribadian dan etika akan menjadi penilaian utama sekretaris dalam kantor. Sekretaris harus pandai mengendalikan dirinya agar kepribadian yang tampak menjadi nilai positif bagi sekretaris itu sendiri.

Didalam sebuah kantor seorang sekretaris akan banyak menghadapi masalah baik dari dirinya maupun orang lain yang sering bertemu dikantor maupun diluar dengan berbagai suku, agama, daerah dan karakter yang berbeda-beda. Untuk itulah sekretaris harus mampu menentukan apa yang harus dia lakukan. Oleh karena itu sebuah profesi hanya dapat memperoleh kepercayaan dari orang lain apabila dalam dirinya ada kesadaran kuat untuk mengindahkan kepribadian dan etika yg baik pada saat mereka ingin memberikan jasa keahlian profesi kepada orang lain atau masyarakat yang memerlukannya.

4

Munculnya penyimpangan kepribadian dan etika sebenarnya berasal dari adanya penyimpangan terhadap sistem nilai, norma, aturan ketentuan yang berlaku dalam profesinya. Tidak adanya komitmen pribadi dalam melaksanakan tugas, tidak jujur, tidak bertanggungjawab, tidak berdedikasi, tidak menghargai hak orang lain, tidak adil dan semacamnya.

Pentingnya kepribadian dan etika sekretaris pada Kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan untuk mengarahkan agar tidak menyimpang dari peraturan tata tertib yang diciptakan didalam organisai tersebut. Suatu penyimpangan tidak akan terjadi jika sekretaris mempunyai kepribadian dan etika yang baik, sehingga dapat mempelancar dan melaksanakan tugas sebagai seorang sekretaris. Untuk itulah penulis tertarik untuk mengetahui bagaimana Pentingnya Kepribadian dan Etika Sekretaris pada Kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan.

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas, maka diperoleh dalam suatu penelitian terlebih dahulu harus ditentukan perumusan masalah. Adapun masalah yang dikemukakan sesuai dengan obyek yang akan diteliti dan sesuai dengan judul Tugas Akhir ini adalah: “Bagaimana pentingnya kepribadian dan etika sekretaris pada kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan? “

C. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian pada penyusunan Tugas Akhir ini untuk mengetahui pentingnya kepribadian dan etika sekretaris pada kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan.

D. Manfaat Penelitian

Manfaat penulisan tugas akhir mengenai pentingnya kepribadian dan etika sekretaris pada kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan ini diantaranya : 1. Diharapkan penelitian ini dapat memberi masukan mengenai pentingya

kepribadiandan etika yang harus dimiliki seorang sekretaris dalam pelaksanaan kegiatan dikantor.

2. Sebagai sumber pengetahuan yang penting bagi penulis dimana penulis dapat membandingkan antara ilmu yang diperoleh selama perkuliahan dan kenyataan yang dapat dilapangan.

3. Bagi instansi, memberikan masukan bagi pihak Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan.

4. Sebagai bahan informasi dan referensi bagi peneliti lain yang melaksanakan penelitian yang sama ditempat lain pada masa yang akan datang.

6

E. Jadwal Kegiatan

Penelitian dilaksanakan pada Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan. Penelitian berlangsung selama 04 Minggu, yaitu dari tanggal 10 Maret sampai dengan 08 April. Untuk lebih jelasnya, jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1 berikut :

Tabel 1.1

Jadwal Kegiatan

No.

Kegiatan Maret 2016 April 2016

Minggu ke- I II III IV I

1. Persiapan

2. Pelaksanaan dan Pengumpulan Data

3. Penulisan

Sumber: Penulis, (2016) D. Sistematika Penulisan

Agar pelaksanaan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan terarah maka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam 4 (empat) bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting dan relevan dengan Tugas akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis, adapun uraiannya adalah sebagai berikut :

BAB 1 : PENDAHULUAN

Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal survey / observasi dan sistematika penulisan.

BAB II : PROFIL INSTANSI

Dalam bab ini penulisan membahas tentang sejarah instansi, visi dan misi, struktur organisasi, job description, jaringan usaha / kegiatan serta kinerja usaha terkini Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan.

BAB III : PEMBAHASAN

Dalam bab ini penulis mencoba untuk membahas tentang mengenai pengertian sekretaris, kantor dan manajeman kantor, kepribadian sekretaris dikantor, etika sekretaris dikantor dan pentingnya kepribadian dan etika sekretaris pada kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam bab ini membahas tentang kesimpulan yang merupakan inti dari pembahasan penulis dan saran yang dapat dijadikan sebagai masukan mengenai pentingnya kepribadian dan etika sekretaris dikantor yang bermanfaat bagi Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan.

TUGAS AKHIR

PENTINGNYA KEPRIBADIAN DAN ETIKA SEKRETARIS

PADA KANTOR DINAS SOSIAL DAN TENAGA KERJA

KOTA MEDAN

Oleh :

KHAIRANI SIREGAR 132103104

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

NIM : 132103104

PROGRAM STUDI : DIII KESEKRETARIATAN

JUDUL : PENTINGNYA KEPRIBADIAN DAN ETIKA

SEKRETARISPADA KANTOR DINAS SOSIAL DAN TENAGA KERJAKOTA MEDAN

Tanggal: Juli 2016 Ketua Program Studi D III Kesekretariatan

NIP. 19741012 200003 2 003

(Dr. Beby KarinaFawzeea Sembiring, SE, M.Si)

Tanggal: Juli 2016 Dekan

NIP. 19580602 198803 1 001 (Prof. Dr. Ramli, SE, MS)

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : KHAIRANI SIREGAR

NIM : 132103104

PROGRAM STUDI : DIII KESEKRETARIATAN

JUDUL : PENTINGNYA KEPRIBADIAN DAN ETIKA

SEKRETARISPADA KANTOR DINAS SOSIAL DAN TENAGA KERJAKOTA MEDAN

Medan, Juli 2016 Menyetujui Dosen Pembimbing

(Doli M. Jafar Dalimunthe, SE, M.Si) NIP. 198301192006041001

i

Alhamdulillah, Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, karena atas rahmat dan hidayah-Nya, penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini yang berjudul “PENTINGNYA KEPRIBADIAN DAN ETIKA SEKRETARIS PADA KANTOR DINAS SOSIAL DAN TENAGA KERJA KOTA MEDAN” yang dimaksudkan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Program Studi Diploma III Kesekretariatan Universitas Sumatera Utara.

Dengan kemampuan yang masih terbatas, penulis menyadari Tugas Akhir ini masih jauh dari kata sempurna. Penulis juga menyadari bahwa segala kerja keras penulis tidak akan berhasil tanpa bantuan dan bimbingan dari semua pihak. Untuk itu pada kesempatan ini dengan segala kerendahan hati serta rasa hormat penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada :

1. Bapak Dr. Runtung Sitepu, SH, M.Hum selaku Rektor Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak selaku Dekan Prof. Dr. Ramli,S.E, M.S Fakultas Ekonomi dan Bisnis Sumatera Utara.

3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM selaku Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. 4. Ibu Magdalena Linda Leonita S, SE, M.Si selaku Sekretaris Program Studi DIII

Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. 5. Bapak Doli M. Jafar Dalimunthe, SE, M.Si selaku dosen pembimbing Tugas

Akhir yang telah banyak memberikan arahan, waktu, bimbingan dan masukan kepada penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.

ii

6. Bapak Ibu dosen serta seluruh pegawai Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

7. Bapak dan Ibu pegawai Kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan yang telah memberikan arahan, bimbingan selama magang.

8. Teristimewa kepada orang tua penulis, Ayahanda Ir Halomoan Siregar (Alm) dan Hj. Siti Hajrah SPd yang telah membesarkan penulis dan memberikan kasih sayang serta tiada hentinya mendoakan penulis agar mencapai keberhasilan. Terima kasih atas semua yang telah diberikan kepada penulis untuk dapat menyelesaikan pendidikan di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara serta abangda Putra Apriadi SKM.M.Kes, serta kakak Prima Yanti Siregar SPd.M.Hum, Desi Irnida Siregar S.Kep dan kepada seluruh keluarga penulis yang selalu memberikan doa serta dukungan baik moril maupun materil.

9. Kepada sahabat-sahabat terbaik penulis Valentina Simarmata, Tesa Hillery , Chatrin Agustin, Sally Claudia, Cristin Amelia Pinem dan Paulina Nola.

10.Terima kasih untuk doa, motivasi, bantuan dan semangat kepada penulis dari mulai awal penulisan Tugas Akhir ini sampai selesainya Tugas Akhir ini.

11.Kepada seluruh Teman-teman D-III Kesekretariatan Stambuk 2012 yang selalu bersama dalam perkuliahan, yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu terima kasih buat dukungan kalian.

iii

13.Penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya dan hanya bisa berdoa semoga kiranya bantuan, semangat, dan kebahagiaan yang telah diberikan kepada penulis agar dapat dibalas oleh Allah SWT. Penulis berharap agar Tugas Akhir ini memberikan manfaat bagi penulis dan bagi siapa saja yang nantinya di massa yang akan mendatang ingin mengambil data dari Tugas Akhir ini maupun menjadi referensi bagi penulis lainnya.

Medan, 01 Juni 2016 Penulis,

KHAIRANI SIREGAR 132103104

iv DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ...iv

DAFTAR TABEL...vi

DAFTAR GAMBAR...vii

BAB I :PENDAHULUAN...1

A. Latar Belakang ... 1

B. Perumusan Masalah ...4

C. Tujuan Penlitian ...5

D. Manfaat Penelitian ...5

E. Jadwal Kegiatan Penelitian ...6

F. Sistematika Penulisan ...6

BAB II :PROFIL INSTANSI ...8

A. Sejarah Ringkas ...8

B. Visi dan Misi... ..9

C. Struktur Organisasi...12

D. Job Description...14

E. Jaringan Usaha... 34

v

C. Sekretaris di Kantor... 41

1. Kepribadian Sekretaris di Kantor... 41

2. Etika Sekretaris di Kantor... 45

D. Pentingnya Kepribadian dan Etika Sekretaris di Kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan...48

1.Kepribadian Sekretaris... 48

2. Etika Sekretaris...49

BAB IV :KESIMPULAN DAN SARAN...53

A. Kesimpulan ...53

B. Saran ...53

DAFTAR PUSTAKA...55

vi

DAFTAR TABEL

No. Judul Halaman 1. Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan Penelitian ………...6

vii

6. Bapak Ibu dosen serta seluruh pegawai Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

7. Bapak dan Ibu pegawai Kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan yang telah memberikan arahan, bimbingan selama magang.

8. Teristimewa kepada orang tua penulis, Ayahanda Ir Halomoan Siregar

(Alm) dan Hj. Siti Hajrah SPd yang telah membesarkan penulis dan memberikan kasih sayang serta tiada hentinya mendoakan penulis agar mencapai keberhasilan. Terima kasih atas semua yang telah diberikan kepada penulis untuk dapat menyelesaikan pendidikan di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara serta abangda Putra Apriadi SKM.M.Kes, serta kakak Prima Yanti Siregar SPd.M.Hum, Desi Irnida Siregar S.Kep dan kepada seluruh keluarga penulis yang selalu memberikan doa serta dukungan baik moril maupun materil.

9. Kepada sahabat-sahabat terbaik penulis Valentina Simarmata, Tesa

Hillery , Chatrin Agustin, Sally Claudia, Cristin Amelia Pinem dan Paulina Nola.

10.Terima kasih untuk doa, motivasi, bantuan dan semangat kepada penulis

dari mulai awal penulisan Tugas Akhir ini sampai selesainya Tugas Akhir ini.

11.Kepada seluruh Teman-teman D-III Kesekretariatan Stambuk 2012 yang

selalu bersama dalam perkuliahan, yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu terima kasih buat dukungan kalian.

12..Dalam kesempatan ini penulis juga ingin mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan dan dukungan dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.

13.Penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya dan hanya bisa

berdoa semoga kiranya bantuan, semangat, dan kebahagiaan yang telah diberikan kepada penulis agar dapat dibalas oleh Allah SWT. Penulis berharap agar Tugas Akhir ini memberikan manfaat bagi penulis dan bagi siapa saja yang nantinya di massa yang akan mendatang ingin mengambil data dari Tugas Akhir ini maupun menjadi referensi bagi penulis lainnya.

Medan, 01 Juni 2016 Penulis,

KHAIRANI SIREGAR 132103104

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ...iv

DAFTAR TABEL...vi

DAFTAR GAMBAR...vii

BAB I :PENDAHULUAN...1

A. Latar Belakang ... 1

B. Perumusan Masalah ...4

C. Tujuan Penlitian ...5

D. Manfaat Penelitian ...5

E. Jadwal Kegiatan Penelitian ...6

F. Sistematika Penulisan ...6

BAB II :PROFIL INSTANSI ...8

A. Sejarah Ringkas ...8

B. Visi dan Misi... ..9

C. Struktur Organisasi...12

D. Job Description...14

E. Jaringan Usaha... 34

BAB III :PEMBAHASAN...36

A. Pengertian Sekretaris...36

B. Kantor dan Manajeman Kantor...38

C. Sekretaris di Kantor... 41

1. Kepribadian Sekretaris di Kantor... 41

2. Etika Sekretaris di Kantor... 45

D. Pentingnya Kepribadian dan Etika Sekretaris di Kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan...48

1.Kepribadian Sekretaris... 48

2. Etika Sekretaris...49

BAB IV :KESIMPULAN DAN SARAN...53

A. Kesimpulan ...53

B. Saran ...53

DAFTAR PUSTAKA...55

DAFTAR TABEL

No. Judul Halaman 1. Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan Penelitian ………...6

DAFTAR GAMBAR

No. Judul Halaman 1. Gambar 2.1 Struktur Organisasi Kantor Dinas Sosial dan Tenaga