Dokumen Sistem Informasi Akuntansi Aktiva Tetap Pada Sumatera Eye Center Medan

B. Dokumen

Dokumen yang digunakan untuk merekam data transaksi yang mengubah harga pokok aktiva tetap dan akumulasi depresiasi aktiva tetap yang bersangkutan adalah : 1. Surat permintaan otorisasi investasi expenditures authorization request atau authorization for expenditures, 2. Surat permintaan reparasi authorization for reparation, 3. Surat permintaan transfer aktiva tetap, 4. Surat permintaan penghentian pemakaian aktiva tetap, 5. Surat perintah kerja work order, 6. Surat order pembelian, 7. Laporan penerimaan barang, 8. Faktur dari pemasok, 9. Bukti kas keluar, 10. Bukt i memorial. Surat permintaan otorisasi investasi expenditures authorization request. Karena investasi dalam aktiva tetap biasanya meliputi jumlah rupiah yang relatif besar dan mencakup keterikatan dana dalam jangka waktu yang relatif panjang, maka pengendalian aktiva tetap dilakukan melalui perencanaan yang matang. Perencanaan pengeluaran investasi dalam dalam aktiva tetap dimulai dengan diajukannya usulan investasi kepada manajemen puncak. Melalui staff direksi, usulan investasi diteliti kelayakan teknis dan ekonomisnya yang hasilnya dituangkan dalam laporan studi kelayakan. Studi kelayakan tersebut digunakan Universitas Sumatera Utara untuk menyusun anggaran investasi capital budget untuk disetujui diotorisasi oleh rapat umum pemegang saham. Untuk melaksanakan investasi yang tercantum dalam anggaran investasi diperlukan dokumen untuk meminta dana yang telah diizinkan oleh rapat umum pemegang saham. Dokumen ini disebut surat permintaan otorisasi investasi. Surat Permintaan Reparasi authorization for repair, berfungsi sebagai perintah dilakukannya reparasi yang merupakan pengeluaran modal. contoh surat lihat di lampiran. Surat Permintaan Transfer Aktiva Tetap, dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dan pemberian otorisasi transfer aktiva tetap. Surat Permintaan Penghentian Pemakaian Aktiva Tetap, dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dan pemberian otorisasi penghentian pemakaian aktiva tetap. Surat perintah kerja work order, yaitu dokumen yang memiliki dua fungsi yaitu sebagai perintah dilaksanakannya pekerjaan tertentu mengenai aktiva tetap dan sebagai catatan yang di pakai untuk mengumpulkan biaya pembuatan aktiva tetap. Dokumen ini digunakan sebagai perintah kerja pemasangan aktiva tetap yang dibeli, pembongkaran aktiva tetap yang dihentikan pemakaiannya. Surat Order Pembelian, dokumen ini diterbitkan oleh fungsi pembelian yang merupakan surat untuk memesan aktiva kepada pemasok. Laporan Penerimaan Barang, dokumen ini diterbitkan oleh fungsi penerimaan setelah fungsi ini melakukan pemeriksaan kuantitas, mutu, dan spesifikasi aktiva tetap yang diterima dari pemasok. Faktur Dari Pemasok, yaitu dokumen yang merupakan tagihan dari pemasok atas aktiva tetap yang telah dibeli. Bukti Kas Keluar, merupakan Universitas Sumatera Utara perintah pengeluaran kas yang dibuat oleh fungsi akuntansi setelah dokumen surat permintaan otorisasi investasi, surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok diterima dan diperiksa oleh fungsi tersebut. Daftar Depresiasi Aktiva Tetap, berisi sejumlah biaya depresiasi aktiva tetap yang dibebankan dalam periode akuntansi tertentu, yang merupakan dasar pembuatan bukti memorial untuk pencatatan biaya depresiasi yang dibebankan dalam periode akuntansi tersebut. Bukti Memorial, digunakan sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi depresiasi aktiva tetap, harga pokok aktiva tetap yang telah selesai dibangun, penghentian pemakaian aktiva tetap, dan pengeluaran modal. Dalam hal ini Sumatera Utara Eye Center Medan belum melakukan dokumentasi seperti diatas sepenuhnya, hal ini dikarenakan masih sedikitnya jumlah aktiva tetap yang dimiliki oleh perusahaan tersebut. Selain itu Sumatera Utara Eye Center Medan adalah perusahaan yang kepemilikan sahamnya hanya dimiliki oleh satu orang saja, sehingga kebijakan untuk membeli aktiva tetap sepenuhnya merupakan wewenang dari pemilik perusahaan tersebut. C. Catatan Akuntansi Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi yang mengubah harga pokok aktiva tetap dan akumulasi depresiasi aktiva tetap adalah : 1. Kartu aktiva tetap, 2. Jurnal umum, 3. Register bukti kas keluar. Universitas Sumatera Utara Kartu Aktiva Tetap, yaitu catatan akuntansi yang merupakan buku pembantu aktiva tetap yang digunakan untuk mencatat secara rinci segala data yang bersangkutan dengan aktiva tetap tertentu. Jurnal Umum, digunakan untuk mencatat transaksi harga pokok aktiva tetap yang telah dibangun, biaya-biaya untuk pemasangan dan pembongkaran aktiva tetap, penghentian pemakaian aktiva tetap, dan depresiasi aktiva tetap. Register Buku Kas Keluar, digunakan untuk mencatat transajsi pembelian aktiva tetap dan pengeluaran modal yang berupa pengeluaran kas. Dalam hal ini telah melakukan pencatatan Sumatera Utara Eye Center Medan akuntansi seperti yang diuraikan diatas. D. Fungsi yang Terkait Fungsi yang terkait dalam transaksi yang mengubah harga pokok aktiva tetap dan akumulasi depresiasi aktiva tetap adalah : 1. Fungsi pemakai, 2. Fungsi riset dan pengembangan, 3. Direktur yang bersangkutan, 4. Direktur utama, 5. Fungsi pembelian, 6. Funsi penerimaan, 7. Fungsi aktiva tetap, 8. Fungsi akuntansi. Fungsi pemakai, bertanggung jawab mengajukan usulan investasi dalam aktiva tetap dan mengajukan surat permintaan otorisasi investasi untuk merealisasikan perolehan aktiva tetap seperti yang tercantum dalam anggaran Universitas Sumatera Utara investasi yang telah disetujui oleh rapat umum pemegang saham serta berfungsi mengelola pemakaian aktiva tetap. Fungsi riset dan pengembangan, bertanggung jawab mengajukan usulan investasi aktiva tetap yang dimanfaatkan bersama oleh lebih dari satu fungsi. Fungsi ini juga bertanggung jawab melaksanakan studi kelayakan setiap usulan investasi dari fungsi lain dalam perusahaan. Direktur yang bersangkutan, berfungsi memberikan persetujuan terhadap usulan investasi dan surat permintaan otorisasi reparasi yang diajukan oleh unit organisasi yang ada dibawah wewenangnya. Direktur Utama, memberikan otorisasi terhadap semua mutasi aktiva tetap yang dicantumkan dalam surat permintaan otorisasi investasi dan surat permintaan otorisasi reparasi. Fungsi Pembelian, memilih pemasok dan menerbitkan surat order pembelian pengadaan aktiva tetap. Fungsi ini berada di tangan bagian pembelian. Fungsi Penerimaan, melakukan pemeriksaan terhadap aktiva tetap yang diterima dari pemasok yang hasilnya dicantumkan dalam laporan penerimaan barang. Fungsi Aktiva Tetap, bertanggung jawab atas pengelolaan aktiva tetap perusahaan. Fungsi ini memiliki weweng dalam penempatan, pemindahan, dan penghentian pemakaian aktiva tetap. Fungsi ini berada dibawah direktur utama. Fungsi Akuntansi, bertanggung jawab dalam pembuatan dokumen sumber bukti kas keluar dan bukti memorial untuk pencatatan mutasi aktiva tetap dan penyelenggaraan buku pembantu aktiva tetap. Disamping itu fungsi ini juga bertanggung jawab atas penyelenggaraan jurnal yang bersangkutan dengan aktiva tetap register bukti kas keluar dan jurnal umum. Universitas Sumatera Utara Dalam hal ini Sumatera Utara Eye Center Medan telah membagi fungsi- fungsi yang terkait dalam mengubah harga pokok aktiva tetap seperti yang diuraikan diatas, hanya saja pada bagian fungsi pemakai tidak diajukan usulan terhadap rapat umum pemegang saham, karena perusahaan masih berbentuk perseorangan pembelian aktiva tetap harus disetujui oleh pemilik perusahaan saja . E. Jaringan Subsistem Jaringan subsistem yang membentuk sistem akuntansi aktiva tetap adalah : 1. Sistem pembelian aktiva tetap, 2. Sistem perolehan aktiva tetap melalui pembangunan sendiri, 3. Sistem pengeluaran modal, 4. Sistem penghentian pemakaian aktiva tetap, 5. Sistem transfer aktiva tetap, 6. Sistem revaluasi aktiva tetap, 7. Sistem akuntansi depresiasi aktiva tetap. Sistem pembelian aktiva tetap, sistem ini dirancang untuk melaksanakan pencatatan harga pokok aktiva tetap yang diperoleh dari transaksi pembelian. Karena harga pokok aktiva tetap yang dibeli terdiri dari harga yang tercantum dalam faktur dari pemasok dan semua biaya yang dikeluarkan untuk pemasangan aktiva tetap sampai dengan dalam keadaan siap untuk dipakai, maka dokumen sumber yang dipakai dalam prosedur ini adalah bukti kas keluar yang dilampiri dengan surat permintaan otorisasi investasi, surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok dan buku memorial yang dilampiri dengan surat perintah kerja. Universitas Sumatera Utara Sistem perolehan aktiva tetap melalui pembangunan sendiri, sistem ini dirancang untuk mencatat harga pokok aktiva tetap yang diperoleh perusahaan dari pembangunan yang dilaksanakan sendiri oleh perusahaan. Surat perintah kerja merupakan dokumen yang digunakan untuk mengumpulkan biaya kontruksi. Jika suatu aktiva tetap yang dibangun sendiri telah selesai, maka bukti memorial yang dilampiri dengan surat perintah kerja, dipakai sebagai dokumen sumber untuk mencatat harga pokok aktiva tetap tersebut kedalam kartu aktiva tetap dan jurnal umum. Sistem Pengeluaran Modal, sistem ini dirancang untuk mencatat tambahanharga pokokaktiva tetap dengan adanya pengeluaran modal. Setiap pengeluaran modal memerlukan dokumen surat permintaan otorisasi investasi dari manajemen puncak. Pelaksanaan surat permintaan otorisasi investasi dilakukan berdasarkan dokumensurat perintah kerja. Pencatatan biaya yang terjadi untuk surat perintah kerja work order dilakukan menurut nomor surat perintah kerja yang bersangkutan, sehingga dapat dihitung besarnya pengeluaran modal untuk surat printah kerja tertentu, dan dapat dihitung tambahan harga pokok aktiva yang bersangkutan. Sistem penghentian pemakaian aktiva tetap, sistem ini dirancang untuk mencatat pengurangan harga pokok dan akumulasi depresiasi aktiva tetap yang dihentikan pemakaiannya serta laba rugi yang timbul sebagai akibat penghentian pemakaian aktiva tetap tersebut. Dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan penghentian pemakaian aktiva tetap adalah bukti memorial yang dilampiri dengan dokumen pendukung berupa surat permintaan penghentian dan transfer aktiva tetap. Universitas Sumatera Utara Sistem transfer aktiva tetap, sistem ini dirancang untuk mencatat transfer aktiva tetap dari suatu pusat pertanggung jawaban ke pusat pertanggung jawaban yang lain. Karena biaya depresiasi, biaya reparasi dan pemeliharaan harus dibebankan kepada pusat pertanggung jawaban yang menggunakan aktiva tetap, semua perpindahan aktiva tetap harus segera diikuti oleh fungsi akuntansi, agar fungsi ini dapat membebankan biaya-biaya tersebut beardasarkan data likasi aktiva tetap yang teliti. Dokumen untuk meminta otorisasi transfer aktiva tetap adalah surat permintaan transfer aktiva tetap. Semua transfer aktiva tetap dalam lingkungan intern perusahaan harus diotorisasi oleh bagian aktiva tetap. Surat permintaan transfer aktiva tetap dipakai sebagai dasar pencatatan kedalam kartu aktiva tetap. Sistem revaluasi aktiva tetap, sistem ini dirancang untuk mencatat transaksi penilaian kembali aktiva tetap. Dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan adalah bukti memorial. Sistem pencatatan depresiasi aktiva tetap, sistem ini dirancang untuk mencatat biaya depresiasi aktiva tetap tetap. Dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan adalah bukti memorial. Dalam hal ini Sumatera Eye Center Medan juga telah menerapkan sistem- sistem yang merupakan jaringan subsistem yang membentuk sistem akuntansi aktiva tetap seperti yang diuraikan diatas.

F. Unsur Pengendalian Intern