7 Perintah lembur diotorisasi oleh kepala departemen karyawan
yang bersangkutan. 8
Daftar gaji karyawan diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. 9
Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang.
10 Perubahan dalam kartu penghasilan karyawan direkonsiliasi
dengan daftar gaji. 11
Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu tidak diawasi oleh fungsi pencatat waktu.
12 Kebenaran dan ketelitian perhitungan dalam pembuatan daftar gaji
diverifikasi oleh fungsi pembuat bukti kas keluar. 13
Penghitungan pajak penghasilan tidak direkonsiliasi dengan kartu penghasilan karyawan.
14 Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi yang
berwenang.
2. Analisis Pengendalian Intern Penggajian PT Persero SUCOFINDO
Cabang Madya Banjarmasin
Berdasarkan hasil kuesioner yang diisi oleh bagian PSDM, sebagian besar jawaban “Ya”, berarti sebagian besar unsur pengendalian intern
pada sistem penggajian PT Persero SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin sudah dilaksanakan dengan baik. Untuk mengetahui
kelemahan pada pengendalian intern penggajian, maka dilakukan analisis perbandingan antara teori dan praktek sebagai berikut:
a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab secara tegas
Pemisahan tanggung jawab yang tegas dalam struktur organisasi dimaksudkan untuk menghindari perangkapan tugas yang
dapat menyebabkan terjadinya kecurangan. 1
Fungsi pembuat daftar gaji harus terpisah dari fungsi pembayaran.
Untuk menciptakan pengendalian intern, fungsi akuntansi harus dipisahkan dari fungsi penyimpanan. Dalam sistem
penggajian, fungsi pembuat daftar gaji merupakan fungsi akuntansi dan fungsi pembayaran gaji merupakan fungsi
penyimpanan. Pemisahan kedua fungsi tersebut dilakukan agar hasil penghitungan gaji yang dilakukan oleh fungsi pembuatan
daftar gaji di cek ketelitian dan keandalannya oleh fungsi pembayaran gaji , sebelum gaji tersebut dibayarkan kepada
karyawan yang berhak. Berdasarkan jawaban kuesioner, fungsi pembuat daftar
gaji telah terpisah dari fungsi pembayaran. Fungsi pembuat daftar gaji dilaksanakan oleh bagian pengembangan sumber daya
manusia PSDM, sedangkan fungsi pembayaran gaji dilakukan oleh kasir. Dari hasil perbandingan, dapat disimpulkan bahwa PT
Persero SUCOFINDO telah menerapkan unsur pengendalian intern sesuai dengan teori.
2 Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi.
Pemisahan kedua fungsi ini dimaksudkan untuk menghindari pencatatan jam hadir yang tidak sesuai dengan jam
hadir yang sesungguhnya. Berdasarkan jawaban kuesioner, fungsi pencatatan waktu
hadir pada PT Persero SUCOFINDO Banjarmasin tidak terpisah dari fungsi operasi. Dari penjelasan deskripsi jabatan,
yang bertugas sebagai fungsi pencatatan waktu hadir adalah bagian PSDM yang juga merupakan bagian operasional
perusahaan. Oleh karena itu, dapat dikatakan bahwa data waktu hadir karyawan PT Persero SUCOFINDO Cabang Madya
Banjarmasin belum dapat diandalkan karena belum adanya pemisahan fungsi secara tegas. Dari penjelasan di atas dapat
disimpulkan bahwa PT Persero SUCOFINDO belum menerapkan pengendalian intern sesuai teori. Perbandingan
antara teori tentang struktur organisasi dengan praktek pada perusahaan dapat dilihat pada tabel berikut:
Tabel 5 Perbandingan Struktur Organisasi Teori
Praktik Keterangan
1 Fungsi pembuat
daftar gaji harus terpisah dari fungsi
pembayaran gaji 2
Fungsi pencatatan waktu hadir harus
terpisah dari fungsi operasi
1 Fungsi pembuat
daftar gaji terpisah dari fungsi
pembayaran gaji 2
Fungsi pencatatan waktu hadir tidak
terpisah dari fungsi operasi
1 Sesuai
teori
2 Tidak
sesuai teori
Sumber: PT Persero SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin
Dari tabel di atas dapat dilihat bahwa ada satu unsur pengendalian intern tidak sesuai dengan teori, yaitu fungsi
pencatatan waktu hadir tidak terpisah dari fungsi operasi. b.
Sistem otorisasi 1
Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan
perusahaan yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. Menurut teori, setiap pencantuman nama karyawan dalam
daftar gaji harus mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang untuk menghindari pembayaran gaji kepada karyawan yang tidak
berhak atau karyawan fiktif. Dari hasil temuan lapangan, setiap orang yang namanya
tercantum dalam daftar gaji pada PT Persero SUCOFINDO Banjarmasin telah memiliki surat keputusan pengangkatan
sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh direktur utama. Karena pembayaran gaji PT Persero SUCOFINDO
didasarkan atas dokumen daftar gaji, maka perlu dilakukan pengawasan terhadap nama- nama karyawan yang dimasukkan
dalam daftar gaji. Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa PT Persero SUCOFINDO telah menerapkan unsur
pengendalian intern sesuai dengan teori. 2
Setiap perubahan gaji karyawan harus didasarkan pada surat keputusan pejabat yang berwenang.
Untuk menjamin keandalan data gaji karyawan, setiap perubahan unsur yang dipakai sebagai dasar untuk menghitung
penghasilan karyawan harus diotorisasi oleh yang berwenang. Dengan demikian, setiap perubahan gaji karyawan karena
perubahan pangkat, perubahan tarif gaji, serta tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan direksi.
Dari hasil kuesioner, setiap perubahan gaji karyawan didasarkan pada surat keputusan pejabat yang berwenang.
Bagian PSDM akan melakukan perubahan komponen gaji skala gaji dan tunjangan strata karyawan yang berkaitan dengan
prestasi kerja dan perubahan posisi pekerjaan sesuai dengan surat keputusan direktur utama. PT Persero SUCOFINDO
Banjarmasin sudah menerapkan unsur pengendalian intern sesuai teori.
3 Setiap potongan atas gaji karyawan selain dari pajak penghasilan
karyawan harus diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Menurut teori, setiap pengurangan terhadap penghasilan
karyawan harus mendapat otorisasi dari yang berwenang supaya tidak setiap fungsi dapat melakukan pemotongan atas gaji yang
merupakan hak karyawan. Dari jawaban kuesioner, setiap potongan atas gaji karyawan
selain dari pajak penghasilan karyawan mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang. Bagian PSDM akan mengotorisasi
semua laporan potongan atas gaji karyawan seperti jamsostek, iuran SPS, arisan perindo, iuran koperasi, pinjaman dana
koperasi, pinjaman barang koperasi, pinjaman bank, iuran telkomsel, potongan transportasi, dan potongan lainnya.
Berdasarkan jawaban kuesioner dan temuan lapangan, unsur pengendalian intern sudah diterapkan sesuai dengan teori.
4 Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh pejabat yang berwenang.
Karena jam hadir merupakan salah satu dasar untuk penentuan penghasilan karyawan, maka data waktu hadir tiap
karyawan harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu agar sahih sebagai dasar penghitungan gaji dan untuk keperluan lain.
Berdasarkan jawaban kuesioner, kartu jam hadir karyawan diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Pada PT Persero
SUCOFINDO Banjarmasin, kartu absen digunakan sebagai
dokumen sumber untuk penghitungan penghasilan gaji karyawan dan yang berhak mengotorisasi dokumen tersebut
adalah Bagian PSDM. Kesimpulannya, praktek sudah sesuai dengan teori.
5 Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen
karyawan yang bersangkutan Upah lembur dibayarkan kepada karyawan yang bekerja di
luar jam kerja reguler, dengan tarif upah yang lebih tinggi dari tarif upah untuk jam kerja reguler. Untuk menjamin bahwa
pekerjaan lembur memang dibutuhkan oleh perusahaan, maka setiap kerja lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen
karyawan yang bersangkutan. Dengan sistem otorisasi ini, perusahaan dijamin hanya akan membayarkan upah lembur bagi
pekerjaan yang memang seharusnya dikerjakan di luar jam kerja reguler.
Dari jawaban kuesioner, perintah lembur telah diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan. Pada PT
Persero SUCOFINDO Banjarmasin, karyawan dapat mengerjakan pekerjaan lembur apabila mendapat perintah dari
kepala divisi karyawan yang bersangkutan. Kepala divisi mengotorisasi surat perintah lembur bagi setiap karyawan yang
akan menambah jam kerja di luar jam kerja yang seharusnya sebelum surat tersebut diserahkan ke bagian PSDM yang akan
digunakan dalam penghitungan gaji karyawan. Dapat dikatakan bahwa PT Persero SUCOFINDO telah menerapkan unsur
pengendalian intern sesuai teori. 6
Daftar gaji harus diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Daftar gaji harus diotorisasi oleh kepala fungsi personalia
untuk menunjukkan bahwa karyawan yang tercantum dalam daftar gaji adalah karyawan yang diangkat menurut surat
keputusan pejabat yang berwenang, tarif gaji yang dipakai sebagai dasar penghitungan gaji adalah tarif yang berlaku sesuai
dengan surat keputusan pejabat yang berwenang, data yang dipakai sebagai dasar penghitungan gaji karyawan telah
diotorisasi oleh yang berwenang, perkalian dan penjumlahan yang tercantum dalam daftar gaji telah di cek ketelitiannya.
Berdasarkan informasi yang diterima dari bagian PSDM melalui kuesioner, daftar gaji karyawan diotorisasi oleh pejabat
yang berwenang. Dari hasil dokumentasi, laporan gaji diotorisasi oleh Manajer SDM, Manajer Keuangan dan Administrasi, dan
Kepala Cabang. Manajer SDM merupakan bagian yang berperan sebagai fungsi personalia pada cabang Banjarmasin. Berdasarkan
penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa temuan lapangan telah sesuai dengan teori.
7 Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji harus diotorisasi oleh
pejabat yang berwenang. Bukti kas keluar merupakan perintah kepada fungsi
keuangan untuk mengeluarkan sejumlah uang, pada tanggal, dan untuk keperluan seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut.
Dokumen ini diisi oleh fungsi pembuat bukti kas keluar Bagian Utang setelah fungsi ini melakukan verifikasi terhadap
informasi yang tercantum dalam daftar gaji. Bukti kas keluar harus diotorisasi oleh kepala fungsi akuntansi atau pejabat yang
lebih tinggi. Dari jawaban kuesioner dapat dilihat bahwa bukti kas
keluar untuk pembayaran gaji telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Pejabat yang berhak untuk mengotorisasi bukti
pengeluaran uang yang berkaitan dengan pembayaran gaji adalah Manajer Keuangan dan Administrasi, karena manajer ini
merupakan koordinator kepala pada bagian keuangan dan akuntansi perusahaan. Berarti telah ada kesesuaian antara teori
dengan praktek. Perbandingan antara teori tentang sistem otorisasi dengan
praktik pada perusahaan dapat dilihat pada tabel berikut:
Tabel 6 Perbandingan Sistem Otorisasi
Sumber: PT Persero SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin
Teori Praktik Keterangan
1 Setiap orang yang
namanya tercantum dalam daftar gaji harus memiliki
surat keputusan pengangkatan karyawan
yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang
direksi.
2 Setiap perubahan tarif gaji
harus didasarkan pada surat keputusan pejabat
yang berwenang direksi.
3 Setiap potongan atas gaji
karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan
harus diotorisasi oleh pejabat yang berwenang
kepala fungsi personalia.
4 Kartu jam hadir harus
diotorisasi oleh pejabat yang berwenang fungsi
pencatat waktu.
5 Perintah lembur harus
diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang
bersangkutan.
6 Daftar gaji harus
diotorisasi oleh pejabat yang berwenang kepala
fungsi personalia.
7 Bukti kas keluar untuk
pembayaran gaji harus diotorisasi oleh pejabat
yang berwenang kepala fungsi akuntansi.
1 Setiap orang yang
namanya tercantum dalam daftar gaji
memiliki surat keputusan pengangkatan karyawan
yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang
direktur utama.
2 Setiap perubahan tarif
gaji didasarkan pada surat keputusan pejabat
yang berwenang direktur utama.
3 Setiap potongan atas gaji
karyawan selain dari pajak penghasilan
karyawan diotorisasi oleh pejabat yang berwenang
fungsi personalia.
4 Kartu absen diotorisasi
oleh pejabat yang berwenang fungsi
pencatat waktu.
5 Perintah lembur
diotorisasi oleh kepala departemen karyawan
yang bersangkutan.
6 Daftar gaji diotorisasi
oleh pejabat yang berwenang kepala fungsi
personalia yaitu MSDM.
7 Bukti kas keluar untuk
pembayaran gaji diotorisasi oleh pejabat
yang berwenang kepala bagian akuntansi.
1 Sesuai
teori
2 Sesuai
teori
3 Sesuai
teori
4 Sesuai
teori
5 Sesuai
teori
6 Sesuai
teori
7 Sesuai
teori
c. Prosedur Pencatatan
Perubahan dalam kartu penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji.
Untuk mengecek ketelitian data yang dicantumkan dalam kartu penghasilan karyawan, pengendalian intern mewajibkan diadakannya
rekonsiliasi antara perubahan data yang tercantum dalam kartu penghasilan karyawan dengan daftar gaji.
Bagian PSDM akan membuat catatan penghasilan masing- masing karyawan setiap bulan, yaitu slip gaji karyawan. Dokumen
yang merupakan sumber informasi data untuk slip gaji karyawan adalah daftar gaji. Ini berarti bahwa unsur pengendalian intern pada
perusahaan telah diterapkan sesuai teori. Perbandingan antara teori tentang prosedur pencatatan dengan
praktik pada perusahaan dapat dilihat pada tabel berikut:
Tabel 7 Perbandingan Prosedur Pencatatan
Sumber: PT Persero SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin
Teori Praktik
Keterangan
Perubahan dalam kartu penghasilan karyawan
direkonsiliasi dengan daftar gaji karyawan
Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan
direkonsiliasi dengan daftar gaji karyawan
Sesuai teori
d. Praktik yang Sehat
1 Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus
diawasi oleh fungsi pencatat waktu Berdasarkan jawaban kuesioner, pemasukan kartu jam
hadir ke dalam mesin pencatat waktu tidak diawasi oleh fungsi pencatat waktu. Berdasarkan hasil penelitian pada perusahaan,
pengawasan terhadap proses absensi karyawan dilakukan oleh satpam. Sedangkan, bagian yang seharusnya bertanggung jawab
untuk melakukan pengawasan terhadap perekaman jam hadir karyawan adalah PSDM. Berdasarkan teori, pengawasan
terhadap perekaman jam hadir karyawan oleh fungsi pencatat waktu dapat menghindari perekaman jam hadir oleh karyawan
yang tidak benar-benar hadir di perusahaan. Oleh karena itu dapat disimpulkan bahwa belum ada kesesuaian antara teori
dengan praktek. 2
Pembuatan daftar gaji harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi pembuat bukti kas keluar sebelum
dilakukan pembayaran Menurut teori, fungsi pencatat utang harus melakukan
verifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungan gaji yang tercantum dalam daftar gaji yang dibuat oleh bagian gaji sebelum
membuat bukti kas keluar sebagai perintah untuk pembuatan cek pembayaran gaji.
Dari jawaban kuesioner diperoleh informasi bahwa kebenaran dan ketelitian perhitungan dalam pembuatan daftar
gaji diverifikasi oleh fungsi pembuat bukti kas keluar. Pada PT Persero SUCOFINDO Banjarmasin, bagian utang dan Branch
Manager akan melakukan pengecekan kembali terhadap ketelitian penghitungan dan pencatatan, kelengkapan dokumen
pendukung, nama karyawan yang tercantum dalam daftar gaji yang dibuat oleh bagian PSDM. Berarti perusahaan telah
menerapkan pengendalian intern sesuai dengan teori. 3
Penghitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan kartu penghasilan karyawan
Ketelitian dan keandalan data pajak penghasilan karyawan yang harus dipotongkan dari gaji karyawan, dan besarnya utang
pajak penghasilan karyawan yang harus disetor oleh perusahaan dapat diverifikasi dengan melakukan rekonsiliasi perhitungan
pajak penghasilan setiap karyawan dengan kartu penghasilan karyawan yang tercantum dalam kartu penghasilan karyawan
yang bersangkutan. Berdasarkan informasi yang diperoleh dari kuesioner,
penghitungan pajak penghasilan tidak direkonsiliasi dengan kartu penghasilan karyawan. Pada PT Persero SUCOFINDO
Banjarmasin, penghitungan pajak penghasilan karyawan dilakukan oleh Manajer SDM berdasarkan informasi penghasilan
karyawan pada slip gaji karyawan. Manajer SDM akan melakukan rekonsiliasi penghitungan pajak penghasilan
karyawan dengan slip gaji karyawan. Dari penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa penghitungan pajak penghasilan telah
disesuaikan dengan catatan penghasilan karyawan. 4
Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi yang berwenang.
Menurut teori, kartu penghasilan karyawan selain berfungsi sebagai kartu penghasilan yang diterima karyawan
selama setahun, juga berfungsi sebagai tanda telah diterimanya gaji oleh karyawan yang berhak. Setelah fungsi pembuat daftar
gaji mengisi data gaji karyawan, kartu penghasilan karyawan kemudian dikirimkan ke fungsi pembayar gaji untuk dimintakan
tanda tangan karyawan sebagai tanda terima uang gaji. Setelah ditandatangani oleh karyawan yang bersangkutan, kartu
penghasilan karyawan disimpan kembali oleh fungsi pembuat daftar gaji ke dalam arsip menurut abjad nama karyawan.
Berdasarkan jawaban kuesioner, catatan penghasilan karyawan pada PT Persero SUCOFINDO disimpan oleh fungsi
yang berwenang. Catatan penghasilan karyawan yang ditemukan pada perusahaan adalah slip gaji. Catatan ini dibuat oleh bagian
PSDM dengan tujuan agar karyawan dapat melihat dan mengetahui rincian gaji, potongan atas gaji serta jumlah gaji
yang diterima oleh karyawan yang bersangkutan. Dokumen ini akan disimpan oleh bagian PSDM sebagai dasar pembuatan
laporan PPH Pasal 21 karyawan yang ditanggung oleh perusahaan. Berarti temuan lapangan sesuai dengan teori
pengendalian intern. Perbandingan antara teori tentang praktik yang sehat
dengan praktik pada perusahaan dapat dilihat pada tabel berikut:
Tabel 8 Perbandingan Praktik yang Sehat Teori Praktik
Keterangan
a. Pemasukan kartu jam hadir
ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh
fungsi pencatat waktu.
b. Pembuatan daftar gaji harus
diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya
oleh fungsi pembuat kas keluar.
c. Penghitungan pajak
penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan kartu
penghasilan karyawan.
d. Catatan penghasilan
karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji.
a. Pemasukan kartu jam hadir
ke dalam mesin pencatat waktu tidak diawasi oleh
fungsi pencatat waktu.
b. Pembuatan daftar gaji
diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya
oleh fungsi pembuat bukti kas keluar.
c. Penghitungan pajak
penghasilan karyawan tidak direkonsiliasi dengan
kartu penghasilan karyawan.
d. Catatan penghasilan
karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji.
a. Tidak
sesuai teori
b. Sesuai
teori
c. Tidak
Sesuai teori
d. Sesuai
teori
Sumber : PT Persero SUCOFINDO Cabang Madya Banjarmasin
B. Pengujian Kepatuhan terhadap Pengendalian Intern pada Sistem
