Prosedur Pencatatan dan Perhitungan Gaji dan Upah

3. Hutang para karyawan

D. Prosedur Pencatatan dan Perhitungan Gaji dan Upah

Pada Fakultas Ekonomi Sumatera Utara, prosedur pencatatan gaji dan upah bagian – bagian yang terlibat dalam pencatatan tersebut sesuai dengan prosedur yang ditetapkan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sebagai berikut: 1. Bagian Umum a. Data Karyawan Bagian personalia menugaskan pegawainya untuk menilai pengawasan intern gaji dan upah ini sejak menerima pegawai – pegawai yang diperlukan perusahaan, sehingga perusahaan mendapat pegawai yang tepat sesuai kebutuhan perusahaan. Data karyawan tersebut dicatat mulai dari nama, nomor pegawai, status karyawan tersebut kawin, tidak kawin, anak yang dimiliki yang diperlukan untuk menentukan PTKP, bagian penetapan dan keterangan lainnya. b.Pegawai Pencatatan gaji dan upah Perusahaan memberlakukan kartu jam kerja setiap harinya yang bertujuan untuk mencegah penyelewengan pencatatan kehadiran karyawan. Perusahaan juga menggunakan system komputerisasi dalam menghitung gaji dan upah karyawan serta jumlah hari dari tiap karyawan. Data – data karyawan dan hal – hal sebagai data pembayaran gaji karyawan. Universitas Sumatera Utara 2. Kepala Bagian Masing – masing unit Kepala bagian masing – masing uhnit mencek kehadiran para pegawai sebagai bahan pertimbangan perhitungan gaji dan kenaikan golongan promosi . a. Bagian keuangan 1. Kasir Kasir bertugas menyerahkan gaji kepada pegawai yang telah diterima setelah terlebih dahulu diperiksa kendalanya dan disetujui kepada bagian keuangan. Setiap karyawan harus membubuhkan tanda tangan ketika dia menerima pembayaran gaji. Tanda terima gaji tersebut kemudian dikirimkan kasir ke bagian pembukuan akuntansi. 2. Bagian pembukuan Bagian ini bertugas menandatangani semua bukti – bukti dari pembayaran gaji yang dilakukan kasir kemudian membukukan pembayaran tersebut ke dalam buku besar gaji dan upah. 3. Internal Auditor Tugas dari internal auditor dalam pengawasan gaji dan upah merupakan tugas yang termasuk ke dalam pengawasan perusahaan secara menyeluruh. Dalam hal pengawasan gaji dan upah ini auditor akan mengawasi apakah prosedur – prosedur pencatatan dan pendistribusian gaji telah dijalankan sebagaiman yang telah ditentukan, mengevaluasi system pengawasan intern gaji dan upah yang sedang dijalankan. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh perusahaan dalam memilih prosedur pencatatan gaji dan upah yaitu: Universitas Sumatera Utara 1. Time Keeping Departemen Tugas departemen ini adalah mengumpulkan atau menggabungkan data tentang jumlah perincian waktu menyelesaikan suatu tugas kerja, hasil produksi atau produksi dalam suatu departemen perusahaan tertentu. 2. Payroll Departemen Tugas departemen ini adalah menjabarkan jumlah upah dan menjatahkan jumlah upah tiap – tiap tugas, proses dari departemen pekerjaan, prosedur dan fungsi – fungsi departemen tersebut ditentukan oleh keserbarumitan perusahaan. Departemen gaji dan upah diwajibkan menyelenggarakan tugas pencatatan klasifikasi tugas, departemen perusahaan dan tarif upah untuk tiap pekerjaan. Daftar gaji dan upah suatu perusahaan disusun berdasarkan clock card atau kartu waktu atau berdasarkan komputer. 3. Cost Departemen Tugas departemen ini mencatat pegawai bagian upah dan gaji mungkin harus ditempatkan pada masing – masing departemen produksi, untuk membantu pekerjaan mengumpulkan dan mengklasifikasikan biaya upah. Dengan rangkuman, kartu waktu dan menjabarkan biaya jasa – jasa karyawan. Prosedur perhitungan gaji dan upah pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dibayarkan pada setiap karyawan per tanggal 5 dan 25 pada suatu priode. Gaji karyawan bulanan dibayar dalam jumlah yang tetap sesuai dengan keuntungan yang telah ditetapkan perusahaan. Total gaji bersih = Gaji pokok + Komisi – Potongan-potongan Universitas Sumatera Utara Ada beberapa cara menghitung gaji dan upah. Sistem manapun yang dipakai perusahaan adalah untuk mencapai tujuan perusahaan yaitu keuntungan maksimal melalui efisiensi dan efektivitas kerja dengan pengorbanan yang tepat. Menurut Hasibuan 2005: 124 system perhitungan gaji dan upah dapat digolongkan ke dalam tiga golongan yaitu: 1. Sistem menurut upah waktu Dibedakan atas uah pekerjaan, upah perminggu, dan upah perbulan. 2. Sistem upah menurut kesatuan hasil Jumlah hasil produksi akan diperhitungkan sebagai jumlah upah yang akan diterima karyawan dan biasanya diterapkan dalam perusahaan yang memproduksi barang – barang yang sama dan hasil pekerjaan yang dapat diukur, dan upah yang diterimanya tergantung dadri kegiatan kerja. 3. Sistem borongan Sistem borongan adalah suatu cara pengupahan yang penetapan besarnya jasa didasarkan atas volume pekerjaan dan lama mengerjakannya.

a. Hari kerja

Sistem akuntansi yang baik memerlukan prosedur yang memastikan bahwa para karyawan mampu melaksanakan tugas yang diembannya, karena itu para karyawan bagian akuntansi harus mendapat latihan yang memadai dan diawasi dalam melaksanakan tugasnya. Ketentuan jam kerja pada Fakultas Ekonomi USU sebagai berikut: Senin – kamis Pukul: 08.00- 12. 00 kerja Pukul: 12.00- 13.00 Istirahat Pukul: 13.00- 14.00 kerja Universitas Sumatera Utara Jumat Pukul: 08.00- 11.00 kerja Sabtu Pukul 08.00- 13. 00 kerja Hari minggu dan hari besar lainnya merupakan hari libur, namun pada hari tersebut terkadang digunakan untuk pertemuan khusus dengan pihak tertentu.

b. Cuti

Cuti yang diberikan kepada karyawan dari perusahaan sebagai berikut : 1. Cuti tahunan, diberikan pada karyawan yang telah bekerja minimal satu tahun. Masa cuti yang diberikan perusahaan yaitu 12 hari dalam satu tahun. Cuti tersebut tidak dapat diambil sekaligus, dalam 1 bulan hanya diperbolehkan mengambil cuti sebanyak empat hari. Selama cuti pembayaran gaji karyawan tetap berlangsung tanpa ada pemotongan gaji. 2. Cuti khusus, dalam perusahaan ini cuti khusus yang diberikan ada 2 yaitu: a. Cuti pada saat pernikahan Pada saat pernikahan perusahaan cuti yang diberikan kepada karyawan sebanyak 2 hari. b. Cuti pada saat melahirkan Pada saat melahirkan perusahaan memberikan cuti kepada karyawan selama dua minggu. Pada cuti khusus ini pambayaran gaji pada karyawan tetap berlangsung dan tidak ada pemotongan gaji. Universitas Sumatera Utara Jadi besarnya gaji bersih yang diterima oleh setiap karyawan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dijabarkan sebagai berikut: Gaji pokok per bulan Rp. xxx Uang transport Rp. xxx Insentif Rp. xxx Uang makan Rp. xxx Total pendapatan Rp. xxx + Potongan-potongan : Lain-lain : - Absensi Rp. xxx Gaji bersih Rp. xxx - Sebagaiman telah kita uraikan diatas bahwa kegunaan pokok dari pengawasan intern gaji dan upah adalah untuk mengawasi jumlah gaji dan upah yang diterima karyawan, orang yang menerima gaji dan upah tersebut adalah memang karyawan perusahan.

E. Sistem Pengawasan Intern Gaji dan Upah