Berdasarkan uraian di atas maka dapat dikatakan di Bagian Umum Sub Bagian Tata Usaha Sekretariat DPRD Kota Surakarta telah mengadakan
pemeliharaan arsip secara teratur untuk menjaga agar arsip tetap terjaga.
4. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip
a. Penyusutan Arsip- arsip yang dimiliki oleh Sekretariat DPRD Kota Surakarta tidak
selamanya memiliki nilai kegunaan yang abadi. Arsip yang sudah tidak mempunyai nilai kegunaan apabila disimpan terus menerus akan menimbulkan
masalah tersendiri, karena arsip- arsip tersebut membutuhkan tenaga, biaya, dan peralatan yang tidak sedikit. Untuk mengatasi hal tersebut perlu diadakan
penyusutan terhadap arsip- arsip yang benar-benar sudah tidak mempunyai nilai guna lagi, di Bagian Umum Sub Bagian Tata Usaha Sekretariat DPRD Kota
Surakarta kegiatan penyusutan arsip dilakukan dengan cara pemindahan arsip. Memindahkan arsip mengandung arti bahwa arsip yang terdiri dari arsip aktif
masih digunakan dan arsip inaktif tidak digunakan harus tersimpan secara terpisah.
Menurut Kepala Sub Bagian Tata Usaha, beliau mengatakan: “Pemindahan arsip dapat dilakukan dengan menyimpannya secara terpisah. dari almari arsip
berisi arsip inaktif, dan filing kabinet berisi arsip yang aktif. Meskipun pemindahan tersebut dilakukan dalam ruang yang sama asalkan beda tempat
penyimpanannya dapat disebut penyusutan arsip” Sumber: Wawancara, 25 Februari 2010
b. Pemusnahan Pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik
arsip yang sudah berakhir fungsinya dan tidak mempunyai nilai guna. Penghancuran tersebut harus dilakukan secara total, yaitu dengan cara
membakar habis, dicacah atau dengan cara lain sehingga arsip tidak dikenali lagi baik bentuk maupun isinya.
Menurut wawancara yang dilakukan dengan Kepala Sub Bagian Tata Usaha, Beliau mengatakan: “di Sekretariat DPRD Kota Surakarta belum pernah
mengadakan pemusnahan arsip, karena peristiwa terbakarnya Balaikota pada tahun 1998 sehingga arsip- arsip dan dokumen- dokumen yang ada banyak yang
terbakar dan setelah kejadian tersebut di Bagian Umum Sub Bagian Tata Usaha Sekretariat DPRD Kota Surakarta juga belum pernah diadakan pemusnahan
arsip.” Sumber: Wawancara, 25 Februari 2010
Berdasarkan uraian di atas, maka dapat diketahui bahwa di Bagian Umum Sub Bagian Tata Usaha Sekretariat DPRD Kota Surakarta kegiatan penyusutan
arsip dilakukan dengan cara pemindahan arsip dan belum pernah diadakan kegiatan pemusnahan arsip karena peristiwa terbakarnya Balaikota Surakarta pada
tahun 1998 dan bangunan perkantoran di kompleks tersebut sehingga banyak arsip, dokumen, dan benda- benda yang berharga lain musnah terbakar.
5. Fasilitas Kearsipan
