Gambaran Umum Perusahaan 1. Sejarah Perusahaan

commit to user 31

BAB III PEMBAHASAN

A. Gambaran Umum Perusahaan 1. Sejarah Perusahaan

Cikal bakal PT Intan Pariwara bermula dari toko buku dan alat tulis Sumber Kawruh yang didirikan oleh Bapak Suwito di Jalan Pemuda, Klaten. Usaha toko buku ini berkembang, sehingga pada tahun 1969 Bapak Suwito mencoba untuk menerbitkan sendiri beberapa buku pelajaran. Hasil yang positif dari pasar membuat Bapak Suwito untuk lebih serius mendalami bidang penerbitan. Buku-buku terbitan Sumber Kawruh mulai banyak digunakan di Jawa Tengah, terutama di daerah eks- Karesidenan Surakarta. Kemudian perusahaan pun melakukan pengembangan usaha ke provinsi-provinsi lainnya. Pada saat itu penerbitan masih merupakan badan usaha perorangan, dengan 9 karyawan, dan berlokasi di rumah Bapak Suwito di Jalan Cempaka 40, Klaten. Karena belum memiliki mesin cetak sendiri, naskah-naskah yang sudah diedit lalu dikirim ke percetakan di luar kota Klaten untuk dicetak. Untuk mempermudah sistem pengendalian manajemen maka pada tanggal 3 November 1976, unit-unit perusahaan commit to user 32 dipisahkan. Unit bisnis penerbitan diberi nama Penerbit Intan yang beralamatkan di Jalan Bhayangkara II20 dengan luas tanah +25.641 m2. Unit bisnis toko buku dan alat tulis Sumber Kawruh masih dipertahankan sampai sekarang. Seiring dengan perkembangan bisnis perusahaan, maka pada tahun 1978 Penerbit Intan beralih dari perusahaan perorangan menjadi persekutuan komanditer. Nama CV Intan disahkan dengan akta notaris 1278 tanggal 20 Juli 1978. Karena pada saat itu nama CV Intan ada dua perusahaan, pada tanggal 8 November 1982 CV Intan diubah menjadi PT Intan Pariwara. Setelah mengalami perkembangan besar dengan renta waktu yang relative cepat dan untuk mempermudah penguasaan pasar yang tersebar di berbagai daerah di Indonesia serta juga mempermudah dalam pendistribusian barang maka di bentuklah perwakilan pemasaran PT Intan Pariwara yang salah satunya ada di kota Klaten yang beralamtkan di Jl ki Ageng Gribig 26, Gergunung, Klaten Utara, Klaten.

2. Manajemen dan Struktur Organisasi 1. Struktur Organisasi

Sejalan dengan usaha untuk mningkatkan kemampuan dan fungsinya perusahaan memerlukan struktur organisasi yang sesuai dengan kondisi prusahaan. Dalam usaha commit to user 33 mencapai tujuan perusahaa yang diharpakan maka pimpinan harus benar-benar mampu mengatur struktur organisasi yang baik. Pengorganisasian diaksud sebagai suatu fungsi yang menyusun kerangka pembagian kerjasama yang harmonis dari masing-masing bagian ataupun karywan. Dengan adanya kerja sama yang harmonis ini akan timbuk suatu efisiensi dalam bekerja. Demikianlah PT Intan Pariwara didalam usaha untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan perusahaan telah memiliki suatu pelimpahan tugas wewenang dan tanggung jawab. Hal ini sering disbut sebagai dengan struktur organisasi. Struktur organisasi PT Intan pariwara menganut sistem garis . aliran kekuasaan dan tanggung jawab bercabang pada setiap tingkatan manajemen dan kekuasaan tertingi terletak pada Pimpinan Perwakilan Branch Manager. commit to user 34 Sumber company Profile PT Intan Pariwara Perwakilan Pemasaran Klaten gambar. III.I

3. Job Description Division of Work

Sule dan Saefullah 2005 dalam perencanaan berbagai kegiatan atau pekerjaan untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan dan ditentukan sebelumnya. Keseluruhan kegiatan dan pekerjaan yang telah direncanakan tersebut perlu disederhanakan untuk mempermudah melaksanakan. Upaya tersebut dilakukan dengan cara melakukan pembagian kerja Division of Work Pimpinan Perwakilan BM Admin Warehouse Gudang Kasi Distrik Manager SR 4 SR 2 SR 5 SR 1 SR 3 commit to user 35 PT Intan Pariwara Perwakilan Pemasaran Klaten melakukan pembagian kerja dengan tujuan untuk melakukan seluruh pekerjaan yang telah direncanakan, yaitu: 1 Branch Manajer Pimpinan Perwakilan a. Tanggungjawab : 1. Kerapatan produk di wilayahnya. Yaitu mencari diversifikasi untuk dijual di setiap program promosi. 2. Pelaksanaan program dari Area Manajer AM di wilayahnya. Yaitu mempelajari dan melaksanakan setiap tugas dan program kerja dari Sales Manager. 3. Pengelolaan stok di wilayahnya Yaitu meminta laporan dan menyetujui dari gudang perihal setiap ada aliran barang masuk, aliran barang keluar dan stok fisik setiap akhir bulan serta meminta dan menawarkan ke perwakilan lain atau pusat bila terjadi kekurangan dan kelebihan barang. 4. Pengelolaan manajemen pemasaran, keuangan dan SDM di wilayahnya. Yaitu melakukan meeting di awal tahun untuk menetapkan tujuan atau target perwakilan, commit to user 36 mendelegasikan tugas SDM di bawahnya, mengkoordinasikan setiap SDM di dalam menjalankan tugas agar tetap dalam sistem dan prosedur, mengontrol setiap keberlangsungan tugas yang diberikan ke SDM serta menilai tingkat keberhasilan dari setiap SDM atas tugas yang diembannya. 5. Penggarapan birokrasi BupatiWalikota, Dinas KabKotaKec, Yayasan. Yaitu melakukan kunjungan rutin dan kunjungan rumah kepada BupatWalikota, Dinas KabKotaKec serta ketua Yayasan untuk melakukan jalinan baik dan melakukan penawaran kesepakatan kerja. 6. Menjamin pencapaian target penjualan dan pendapatan di wilayahnya. Yaitu mengontrol dan mengevaluasi secara periodic pada setiap Kasi dan SF atas perolehan penjualan dan pendapatan yng dikonversikan kepada targetmya, kemudian memberikan support dan solusi. 7. Rugi laba perwakilan Mengontrol dan mengevaluasi secara periodik atas laba dan rugi di setiap bulannya yang dikonversikan commit to user 37 di setiap targetnya, kemudian membuat perbaikan serta dengan memberi support dan solusi. 8. Memjamin ketertibann, pengelolaan dan pelaporan administrasi keuangan. Yaitu memberikan pedoman kepada setiap SDM perwakilan perihal pelaporan administrasi keuangan, mengkoordinasikan agar sesuai dengan sistem serta prosedur. 9. Menjamin kelancaran piutang. Mengontrol dan mengevaluasi setiap pesanan yang masuk terhadap saldo piutang relasi, melakukan control piutang disetiap awal bulan dan disetiap pencairan dana proyek. 10. Analisa kondisi pasar diwilayahnya. Mempelajari setiap perkembangan, tingkah laku konsumen serta gerakan pesaing kemudian bersama kasi merumuskan strategi-strategi baru untuk mengantisipasi. 11. Evaluasi kinerja satu tahun dan membuat rencana TAB berikutnya. Yaitu membuat evaluasi dan laporan kepada Sales Manajer ditiap bulan dan akhir tahun atas pencapaian target. Apabila laporan bias diterima commit to user 38 dengan baik seterusnya membuat rencana anggaran dan program di tahun berikutnya. b. Kewenangan 1. Membuat anggaran biaya operasional. Yaitu bersama SDM perwakilan membuat anggaran BOP dalam satu tahun ke depan. 2. Menentukan teknik dan strategi penjualan di wilayahnya. Yaitu melakukan pengamatan gerakan dan perilaku pasar kemudian melakukan inovasi dan strategi penjualan atas produk baru yang akan dijual. 3. Menentukan anggaran promosi di wilayahnya. Bersama kasi melakukan analisa menentukan langkah dan biaya anggaran serta raihan pada setiap event promosi. 4. Membuat penilaian kinerja SDM diwilayahnya. Yaitu setiap minggu dan akhir bulan melakukan evaluasi SDM perwakilan baik admin, gudang, kasi dan SRatas keberhasilan setiap tugas-tugas yang diberikan kepada yang bersangkutan. 5. Bersama Sales Manajer membuat usulan promosi, demosi, degradasi, SDM perwakilan di wilayahnya Regional Manajer. commit to user 39 Yaitu setiap bulan dan tri wulan Pimpinan Perwakilan Branch Manager melakukan penilaian kinerja SDM perwakilan dan membuat usulan untuk promosi, mutasi dan demosi ke Sales Manager. 6. Bersama Sales Manajer menentukan target penjualan dan pendapatan per Kasi. Yaitu pada awal tahun membuat anggaran biaya, rencana jual serta program kerja yang kemudian di laksanakan kepada target pendapatan per Kasi dan per SF. 7. Mengusulkan anggaran rumah tangga. Yaitu setiap bulan menugaskan admin untuk membuat anggaran rumah tangga . 2 Administration a. Tanggungjawab 1. Menerima laporan harian administrasi. Yaitu menerima LPTH Laporan penjualan tiap hari dari SF. 2. Mencatat bukti pengeluaran dan penerimaan kas. Yaitu membuat dan mengarsip bukti penerimaan dan pengeluaran kas. 3. Membuat daftar kas. commit to user 40 Yaitu membuat laporan kas besar dan kas kecil setiap hari. 4. Membuat administrasi stok++ regularbos buku. Yaitu pembuatan nota penjualan dan melakukan administrasi stok ++ di setiap transaksi. 5. Melakukan dan mengirim tutup buku harian ke pusat dan coordinator admin RM regional manajer. Yaitu melakukan dan mengirim tutup buku harian ke pusat dan kordinator admin RM Regional Manager. 6. Membuat dan mengirim laporan keuangan akhir bulan ke pusat dan coordinator admin RM Regional Manager. Yaitu membuat dan mengirim laporan keuangan akhir bulan ke pusat dan kordinator RM Regional Manajer. 7. Membuat anggaran bulanan perwakilan dan realisasi BOP. 8. Membuat laporan ke Pimper atas piutang yang jatuh tempo 2 minggu sekali. Yaitu mencetak saldo piutang Sales Representative tiap dua minggu sekali. commit to user 41 9. Melakukan transfer uang ke pusat. Yaitu membuat laporan ke Pimper tentang jumlah uang kas dan jumlah uang yang harus di setor setiap hari. 10. Bertanggungjawab atas saldo kas dengan fisiknya. Yaitu membuat laporan kas dan neraca setiap akhir bulan. 11. Bertanggungjawab atas Nota Tagihan, setiap diberikan ke SF herus membuat Nota Penawaran. Yaitu mencatat nota tagihan yang dibawa SF dan mengarsip semua nota tagihan. 12. Bertanggungjawab atas saldo kas besar maksimal 1 juta. Yaitu selalu melaporkan kondisi keuangan ke Pimper dan melakukan transfer uang hasil tagihan ke pusat setiap saat. b. Kewenangan 1. Meminta nota penjualan dari SF setelah program AP. 2. Meminta nota tagihan ke SF setelah program tagihan. 3. Menolak pesanan relasi atau SF bermasalah. commit to user 42 Yaitu membatalkan pembuatan nota jual terhadap pesanan relasi dan SF bermasalah. 4. Menolak biaya yang belum di acc Pimper. Yaitu meminta persetujuan pimper atas bukti pengeluaran uang. 5. Menolak pengeluaran kas besar kecuali setor ke pusat dan bayar BSF. Yaitu mencetak BSF dan meminta persetujuan Pimper untuk merealisasikan sisanya ke pusat. 3 Warehouse Gudang a. Tanggungjawab 1. Penempatan barang. Yaitu melakukan pengaturan dan pengelompokan barang menurut jenjang barang laku. 2. Administrasi gudang. Yaitu melakukan monitoring, pencatatan aliran barang masuk dan keluar. 3. Kebersihan dan kerapian gudang serta lingkungan kantor. Yaitu setiap akhir pekan melakukan pembersihan dan merapikan lingkungan gudang dan kantor. 4. Penyiapan barang commit to user 43 Yaitu menyiapkan barang peasanan yang sudah disetujui Pimper. 5. Stok fisik barang Yaitu melaporkan hasil stok opname barang dengan data stok ++ setiap akhir bulan Sales Manager SM. 6. Keamanan barang inventaris kantor dan barang gudang. Yaitu melakukan control dan menjaga serta mengamankan barang dan inventaris kantor dari kehilangan atau pencurian jugadari gangguan alam hujan dan sinar matahari. b. Kewenangan 1. Menolak pesanan yang tidak di acc pimper, kasi dan admin. 2. Menolak bon gudang yang tidak di acc pimper. 3. Menolak retur buku rusak 4. Menolak pengeluaran barang tanpa ada nota penjualan 4 Distric Manager Kasi a. Tanggungjawab 1. Kerapatan produk di wilayahnya. commit to user 44 Yaitu membuat rencana dan mempersiapkan produk di setiap event transaksi BOS Reguler 1,2,3,serat Tab dll. 2. Pelaksanaan program kerja dari Area Manager AM dan Branch Manager BM. Yaitu melaksanakan setiap tugas dari pimpinan. 3. Pengelolaan manajemen pemasaran dan SDM SR di jenjangnya. Yaitu memberikan tugas, mengorganisasikan SR, mengontrol kinerja SR, serta mengevaluasi SR di jenjangnya. 4. Penggarapan birokrsi Kasubdin, MKKS, IGTKI, MGMP, Dabeti Yaitu melakukan kunjungan rutin, kunjungan rumah, serta mengajak kerja sama jual. 5. Menjalankan pencapaian target penjualan dan pendapatan di jenjangnya. Yaitu memberikan tugas, mengorganisikan SR, mengontrol kinerja SR serta mengevaluasi SR di jenjangnya. 6. Menjamin ketertiban, pengelolaan, dan pelaporan administrasi pemasaran di jenjangnya. commit to user 45 Menerima laporan harian SR dan memberikan solusi seta mengontrol tertibnya pelaporan administrasi. 7. Menguasai pengetahuan produk. Yaitu belajar dan memahami semua produk di jenjangnya terutama produk baru yang menjadi produk andalan. 8. Menjamin kelancaran piutang. Yaitu menyelesaikan pesanan yang masuk terhadap relasi yang jelek kecuali tunai serta mengontrol saldo piutang SR tiap dua mingguan. 9. Membuat estimasi per jenjang. Yaitu mengkoordinasikan dengan SR di jenjangnya untuk membuat rencana jual di tahun selanjutnya. b. Kewenangan 1. Membuat penilaian kinerja SDM SR di jenjannya. Yaitu mengevaluasi kinerja SR di jenjangnya dan melaporkan ke pimpinan perwakilan untuk dilakukan promosi, mutasi, degradasi. 2. Bersama Area Manager AM dan Branch Manager BM menentukan target penjualan dan pendapatan per SF. commit to user 46 Yaitu bersama SM dan Pimpinan Perwakilan Pimper menentukan target penjualan dan pendapatan per SF. 3. Mengusulkan anggaran promosi kepada BM. Yaitu menganalisa dan menyetujui anggaran promosi kepaa SR dan mengajukan ke BM. 4. Menentukan estimasi per jenjang. Yaitu bersama SR mlakukan pendataan judl apa yang akan di jual dan berapa jumlahnya, tentunya didasarkan atas data penjualan tahun sebelumnya. 5 Sales Representative a. Tanggungjawab 1. Kerapatan produk di wilayahnya. Yaitu melakukan pemetaan yang telah dan belum ditransaksikan kepada relasi. 2. Pelaksanaan program kerja dari Kasi dan Pimper di wilayahnya. Yaitu mempelajari dan melaksanakan program kerja yang diberikan dari Kasi Pimper. 3. Menjamin pencapaiaan target penjualan dan pendapatandi jenjannya. commit to user 47 Yaitu melakukan promosi dan penjualan ke calon relasi dan mantan relasi di wilayahnya. 4. Menjamin kelancaran piutang. Yaitu melakukan kunjungan rutin dan kunjungan rumah relasi. 5. Menjamin keharmonisan hubungan dengan relasi sekolah dabeti. Yaitu melakukan kunjungan rumah ke dabeti. 6. Menguasai pengetahuan produk. Yaitu mempelajari setiap produk yang dijual. 7. Mengelola contoh promosi CP yang di gunakan. Yaitu mengatur jatah yang diberikan dari kantor. b. Kewenangan Melaksanakan seluruh tugas yang diberikan oleh pimpinan.

4. Aspek Personalia Sumber Daya Manusia

Diartikan sebagai proses serta upaya untuk merekrut, mengembangkan dan memotivasi, serta mengevaluasi keseluruhan sumber daya manusia yang diperlukan perusahaan dalam pencapaian tujuannya, yaitu menempatkan dan memilih siapa yang akan diposisikan dalam perusahaan The man on the right place. Pada commit to user 48 dasarnya fungsi bagian personalia adalah merencanakan konsep perekrutan, pengembangan, dan peningkatan kualaitas sumber daya manusia yang diperlukan oleh perusahaan Sule dan Saefullah; 2005. PT Intan Pariwara Perwakilan Pemasaran Klaten memiliki tugas dalam melakukan pemeliharaan tenaga kerja dengan cara sebagai berikut : a. Organisasi Karyawan Seluruh karyawan yang bekerjadi PT Intan Pariwara Perwakilan Pemasaran Klaten mempunyai status keanggotaan pada perusahaan. Setiap karyawan dapat menuntut hak dan melakukan kewajiban melaui wadah organisasi karyawan. Hak dan kewajiban karyawan PT Intan Pariwara Perwakilan Pemasaran Klaten, yaitu; 1 Hak karyawan a. Menerima upah sesuai dengan pekerjaannya b. Menjadi anggota organisasi PT. Intan Pariwara c. Mendapat perlakuaan yang adil dari perusahaan d. Memperoleh fasilitas kesejahteraan commit to user 49 2 Kewajiban karyawan a. Melaksanakan tugas yang diberikan perusahaan dengan penuh tanggung jawab b. Menaati segala peraturan yang berlaku di perusahaan c. Menjunjung tinggi nama baik perusahaan dan tidak membocorkan rahasia perusahaan d. Disiplin dalam bekerja e. Berusaha dalam mengembangkan peningkatan pekerjaan pada perusahaan b. Status karyawan Karyawan merupakan sebuah mitra dalam kehidupan perusahaan PT Intan Pariwara Perwakilan Pemasaran Klaten berusaha menciptakan dan melakukan pemeliharaan terhadap karyawan dalam bentuk dalam penempatan karyawan tetap dan honorer. 1 Pegawai karyawan tetap Merupakan karyawan yang telah diangkat oleh perusahaan dan bekerja pada perusahaan secara tetap. Adapun karyawan tetap adalah karyawan yang telah menjadi karyawan kontrak commit to user 50 pada sebelumnya dan telah bekerja lebih dari 3 bulan masa magang pada perusahaan 2 Pegawai kontrak Yaitu karyawan yang bekerja secara tidak tetap dan bekerja berdasarkan kontrak yang telah disepakati dengan pihak perusahaan. Dengan melakukan proses magang selama tiga bulan dan selanjutnya dengan memperpanjang masa kontrak menjadi satu tahun dan seterusnya. c. Pembagian jam kerja Jam kerja yang diterapkan adalah enam hari kerja efektif dalam satu minggu. Adapun jam kerja produksi adalah : Senin-jumat : 07.30-16.00 Sabtu : 07.30-13.00 d. Kompetisi terhadap karyawan Adapun bentuk penghargaan yang diberikan perusahaan sebagai balasan prestasi kerja yang diberikan oleh karyawan Sule dan Saefullah; 2005. Bentuk kompensasi yang diberikan berupa pemberian gaji karyawan dengan ketentuan diatas upah minimum regional UMR yang ditetapkan pemerintah daerah. Penerimaan gaji oleh karyawan commit to user 51 akan diberikan ssetiap tanggal 1 pada awal bulan. Pemberian gaji yang diberikan berupa : a. Gaji bulanan yang diberikan kepada karyawan b. Upah target yang diberikan perusahaan jika karyawan mampu menjual produk sesuai dengan target

5. Marketing

Dalam mengembangkan produksinya dan meningkatkan penjualan, upaya-upaya yang dilakukan perusahaan adalah dengan cara; a. Promosi b. Melakukan kerjasama projek yang dilaksanakan pemerintah c. Mengikuti bazar buku, seminar, dan bedah buku. d. Penjualan konsinyasi menitipkan produk Pemasaran atau marketing merupakan aspek paling penting dalam menawarkan produk perusahaan. Adapun wilayah pemasaran PT Intan Pariwara Perwakilan Pemasaran Klaten mencakup pasar commit to user 52 Kabupaten Klaten dan Gunung Kidul yang dibagi menjadi enam wilayah, yaitu : Distrik 1 :Jatinom, Tulung, Klaten Utara, Karangnangka, Ngawen, Karangdowo, Prambanan. Distrik 2 : Gantiwarna, Cawas, Pedan, Trucuk, Jogonalan, Klaten Selatan. Distrik 3 : Wonosari, Juwiring, Ceper, bayat, Wedi, Kalikotes. Distrik 4 : Delanggu, Polanharjo, Kebonarum, Karanganom, Kemalang, manis Renggo. Distrik 5 : Klaten Tengah Kota. Distrik 6 : Kab Gunung Kidul

B. LAPORAN MAGANG KERJA