TA : Rancang Bangun Aplikasi Administrasi Proyek "Digitalisasi Dokumen" Pada CV. Smart Solusi Indonesia.

RANCANG BANGUN APLIKASI ADMINISTRASI PROYEK

“DIGITALISASI DOKUMEN” PADA CV. SMART SOLUSI

INDONESIA

TUGAS AKHIR

Program Studi S1 Sistem Informasi

Oleh:

MARTINUS HERI ANGGARA PUTRA 08.41010.0405

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA

INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA 2016

ix

ABSTRAK ... vi

KATA PENGANTAR ... vii

DAFTAR ISI ... ix

DAFTAR GAMBAR ... xivv

DAFTAR TABEL ... xix

DAFTAR LAMPIRAN ... xxii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 3

1.3 Pembatasan Masalah ... 3

1.4 Tujuan ... 4

1.5 Manfaat ... 4

1.6 Sistematika Penulisan ... 4

BAB II LANDASAN TEORI ... 6

2.1 Proyek ... 6

2.2 Manajemen Proyek... 8

2.3 Kurva S ... 10

x

2.5.1 Pengertian Arsip ... 13

2.5.2 Fungsi Arsip ... 14

2.5.3 Macam-Macam Sistem Kearsipan ... 15

2.6 Digitalisasi ... 18

2.6.1 Pengertian Digitalisasi ... 18

2.6.2 Dasar-Dasar Data Digital ... 18

2.7 Sistem ... 20

2.8 Sistem Informasi ... 22

2.9 Visual Basic .Net (VB.NET) ... 23

2.10 Microsoft SQL Server ... 24

2.11 System Development Life Cycle (SDLC)... 25

2.12 Desain Sistem ... 27

2.12.1 Pengertian Desain Sistem ... 27

2.12.2 Sistem Flow ... 27

2.12.3 Data Flow Diagram ... 28

2.12.4 Entity Relationship Diagram ... 28

xi

3.1 Analisis Sistem ... 32

3.1.1 Identifikasi Masalah ... 33

3.1.2 Analisis Permasalahan ... 36

3.1.3 Analisis Kebutuhan ... 36

3.2 Perancangan Sistem ... 37

3.2.1 Blok Diagram ... 37

3.2.2 System Flow ... 41

3.2.3 Context Diagram ... 46

3.2.4 Diagram Berjenjang Proses ... 46

3.2.5 Data Flow Diagram ... 48

3.2.6 Entity Relationship Diagram (ERD) ... 50

3.2.7 Struktur Tabel... 53

3.3 Desain Input ... 58

3.4 Desain Antarmuka ... 62

3.5 Desain Output ... 76

3.6 Desain Pengujian Aplikasi ... 79

xii

4.1.1 Kebutuhan Perangkat Keras ... 88

4.1.2 Kebutuhan Perangkat Lunak ... 89

4.2 Implementasi Sistem ... 90

4.2.1 Form Login ... 90

4.2.2 Form Utama ... 90

4.2.3 Form Master User ... 91

4.2.4 Form Master Karyawan... 92

4.2.5 Form Master Jenis Pekerjaan ... 93

4.2.6 Form Order ... 94

4.2.7 Form Approve Proyek ... 95

4.2.8 Form Survei ... 96

4.2.9 Form Rencana Kerja Proyek ... 96

4.2.10 Form Progress Per Proyek ... 97

4.2.11 Form Progress Keseluruhan Proyek ... 98

4.2.12 Form Laporan Progress Per Proyek ... 99

4.2.13 Form Laporan Progress Keseluruhan Proyek ... 99

xiii

4.3 Uji Coba dan Evaluasi ... 102

4.3.1 Uji Coba ... 102

4.3.2 Evaluasi ... 122

BAB V PENUTUP ... 126

5.1 Kesimpulan ... 126

5.2 Saran ... 127

DAFTAR PUSTAKA ... 128

xiv

Halaman

Gambar 2.1 Kurva S ... 11

Gambar 2.2 System Development Life Cycle... 25

Gambar 3.1 Tahapan Analisis dan Perancangan Sistem ... 32

Gambar 3.2 Document Flow Penerimaan Order ... 34

Gambar 3.3 Document Flow Pengerjaan Proyek ... 35

Gambar 3.4 Block Diagram ... 38

Gambar 3.5 System Flow Penerimaan Order Proyek ... 42

Gambar 3.6 System Flow Pengerjaan Proyek ... 43

Gambar 3.7 System Flow Pengerjaan Proyek Lanjutan... 44

Gambar 3.8 Context Diagram Aplikasi Administrasi Proyek "Digitalisasi Dokumen" di CV Smart Solusi Indonesia ... 46

Gambar 3.9 Diagram Berjenjang ... 47

Gambar 3.10 DFD Level 0 Aplikasi Administrasi Proyek "Digitalisasi Dokumen" .. 49

Gambar 3.11 DFD Level 1 Membuat Rencana Kerja Proyek ... 50

Gambar 3.12 CDM Aplikasi Administrasi Proyek “Digitalisasi Dokumen” ... 51

Gambar 3.13 PDM Aplikasi Administrasi Proyek “Digitalisasi Dokumen” ... 52

xv

Gambar 3.16 Desain Input Rencana Kerja Proyek ... 61

Gambar 3.17 Desain Input Progress Proyek ... 62

Gambar 3.18 Form Login ... 63

Gambar 3.19 Form Menu Utama ... 64

Gambar 3.20 Form Menu Utama File ... 65

Gambar 3.21 Form Menu Utama Order ... 66

Gambar 3.22 Form Menu Utama Proyek ... 67

Gambar 3.23 Form Menu Utama Laporan ... 68

Gambar 3.24 Form Master User ... 69

Gambar 3.25 Form Master Karyawan ... 70

Gambar 3.26 Form Master Jenis Pekerjaan ... 71

Gambar 3.27 Form Order ... 72

Gambar 3.28 Form Lihat Order ... 73

Gambar 3.29 Form Survei ... 73

Gambar 3.30 Form Rencana Kerja Proyek ... 74

Gambar 3.31 Form Progress Per Proyek ... 75

xvi

Gambar 3.34 Desain Output Laporan Progress Keseluruhan Proyek ... 78

Gambar 3.35 Desain Output Laporan Keseluruhan Proyek ... 79

Gambar 4.1 Form Login ... 90

Gambar 4.2 Form Utama... 91

Gambar 4.3 Form Master User ... 92

Gambar 4.4 Form Master Karyawan ... 93

Gambar 4.5 Form Master Jenis Pekerjaan ... 94

Gambar 4.6 Form Order ... 95

Gambar 4.7 Form Approve Proyek ... 95

Gambar 4.8 Form Survei ... 96

Gambar 4.9 Form Rencana Kerja Proyek ... 97

Gambar 4.10 Form Lihat Progress Per Proyek ... 98

Gambar 4.11 Form Lihat Progress Seluruh Proyek ... 98

Gambar 4.12 Form Laporan Progress Per Proyek ... 99

Gambar 4.13 Form Laporan Progress Keseluruhan Proyek... 100

Gambar 4.14 Form Laporan Keseluruhan Proyek ... 101

xvii

Gambar 4.17 Pemberitahuan Project Leader Tidak Ada Proyek ... 104

Gambar 4.18 Pemberitahuan Data Karyawan Berhasil Ditambah ... 105

Gambar 4.19 Pemberitahuan Data Karyawan Berhasil Diupdate ... 105

Gambar 4.20 Pemberitahuan Data Karyawan Berhasil Dihapus ... 106

Gambar 4.21 Pemberitahuan Data Karyawan Belum Lengkap ... 106

Gambar 4.22 Pemberitahuan Data User Berhasil Ditambah ... 107

Gambar 4.23 Pemberitahuan Data User Berhasil Diupdate ... 108

Gambar 4.24 Pemberitahuan Data User Berhasil Dihapus ... 108

Gambar 4.25 Pemberitahuan Data User Belum Lengkap ... 108

Gambar 4.26 Pemberitahuan Data Jenis Pekerjaan Berhasil Ditambah ... 110

Gambar 4.27 Pemberitahuan Data Jenis Pekerjaan Berhasil Diupdate... 110

Gambar 4.28 Pemberitahuan Data Jenis Pekerjaan Berhasil Dihapus ... 110

Gambar 4.29 Pemberitahuan Data Jenis Pekerjaan Belum Lengkap ... 111

Gambar 4.30 Pemberitahuan Data Order Berhasil Ditambah ... 112

Gambar 4.31 Pemberitahuan Data Order Berhasil Diupdate ... 112

Gambar 4.32 Pemberitahuan Data Order Berhasil Dihapus ... 113

xviii

Gambar 4.35 Pemberitahuan Data Survei Berhasil Ditambah ... 115

Gambar 4.36 Pemberitahuan Data Survei Berhasil Diupdate ... 115

Gambar 4.37 Pemberitahuan Data Survei Berhasil Dihapus ... 116

Gambar 4.38 Pemberitahuan Data Survei Belum Lengkap ... 116

Gambar 4.39 Pemberitahuan Error Proyek Belum Dipilih ... 118

Gambar 4.40 Pemberitahuan Error Project Leader Belum Dipilih ... 118

Gambar 4.41 Pemberitahuan Error Target Mingguan... 118

Gambar 4.42 Pemberitahuan Error Pekerjaan Belum Dipilih ... 119

Gambar 4.43 Pemberitahuan Error Anggota Proyek Belum Dipilih ... 119

Gambar 4.44 Pemberitahuan Mulai Proyek ... 119

Gambar 4.45 Pemberitahuan Data Progress Berhasil Disimpan ... 121

Gambar 4.46 Pemberitahuan Data Progress Berhasil Diupdate... 122

xix

Halaman

Tabel 3.1 Penjelasan Sistem Flow Aplikasi Administrasi Proyek “Digitalisasi

Dokumen” ... 45

Tabel 3.2 Master Login User ... 53

Tabel 3.3 Master Karyawan ... 54

Tabel 3.4 Master Jenis Pekerjaan ... 54

Tabel 3.5 Tabel Proyek ... 55

Tabel 3.6 Tabel Detail Proyek ... 56

Tabel 3.7 Tabel Target Pengerjaan Proyek ... 56

Tabel 3.8 Tabel Survei Order ... 57

Tabel 3.9 Tabel Anggota Proyek ... 58

Tabel 3.10 Tabel Progress Pekerjaan ... 58

Tabel 3.11 Uji Coba Halaman Login ... 80

Tabel 3.12 Uji Coba Halaman Master User ... 81

Tabel 3.13 Uji Coba Halaman Master Karyawan ... 81

Tabel 3.13 Lanjutan Uji Coba Halaman Master Karyawan ... 82

xx

Tabel 3.16 Uji Coba Halaman Approve Order ... 84

Tabel 3.17 Uji Coba Halaman Survei ... 84

Tabel 3.18 Uji Coba Halaman Rencana Kerja Proyek ... 85

Tabel 3.19 Uji Coba Halaman Progress Per Proyek ... 86

Tabel 3.20 Uji Coba Halaman Progress Seluruh Proyek ... 86

Tabel 3.21 Uji Coba Halaman Laporan Progress Per Proyek ... 87

Tabel 3.22 Uji Coba Halaman Laporan Progress Seluruh Proyek ... 87

Tabel 4.1 Uji Coba Login ... 102

Tabel 4.1 Lanjutan Uji Coba Login ... 103

Tabel 4.2 Uji Coba Master Karyawan ... 104

Tabel 4.2 Lanjutan Uji Coba Master Karyawan ... 105

Tabel 4.3 Uji Coba Master User ... 107

Tabel 4.4 Uji Coba Master Jenis Pekerjaan ... 109

Tabel 4.5 Uji Coba Order ... 111

Tabel 4.5 Lanjutan Uji Coba Order ... 112

Tabel 4.6 Uji Coba Approve Proyek ... 113

xxi

Tabel 4.8 Uji Coba Rencana Kerja Proyek ... 117

Tabel 4.9 Uji Coba Progress Proyek... 120

Tabel 4.10 Uji Coba Progress Keseluruhan Proyek ... 120

Tabel 4.11 Uji Coba Progress ... 121

Tabel 4.12 Parameter Penilaian Kuesioner ... 123

xxii

Halaman

Lampiran 1 Biodata Penulis ... 130

Lampiran 2 Kuesioner ... 131

Lampiran 3 Laporan Progress Per Proyek ... 132

Lampiran 4 Laporan Proges Keseluruhan Proyek ... 133

1

1.1 Latar Belakang

CV. Smart Solusi Indonesia (SSI) adalah perusahaan yang fokus pada penyediaan sarana atau prasarana kearsipan dan layanan lengkap pengelolaan arsip. Perusahaan memberikan layanan penjualan dan jasa kearsipan yang terintergrasi.

Jobdesk dari SSI adalah menyediakan sarana dan prasarana kearsipan yang akan

membantu pelanggan menata, mengolah, menyimpan dan mencari kembali arsip atau

dokumen baik berbasis kertas maupun digital. Selain itu SSI juga menawarkan jasa

penyusunan pedoman kearsipan, training, workshop, seminar, jasa pemilahan,

penataan, alih media, fumigasi dan pemusnahan dokumen atau arsip.

Proses bisnis perusahaan saat ini berawal dari sales menawarkan jasa alih media kepada pelanggan. Jika pelanggan berminat, sales menginformasikan kepada

Project Manager. Setelah mendapatkan informasi tersebut, Project Manager

melakukan survei untuk mengetahui pekerjaan apa yang akan dikerjakan. Hasil survei diserahkan kepada sales lalu ditunjukkan ke pelanggan. Jika pelanggan setuju maka

sales akan membuat kontrak kerja dan Project Manager membuat rencana kerja proyek

(RKP). Jika tidak setuju, sales akan bernegoisasi dengan pelanggan. RKP berisi tentang

pekerjaan apa saja yang dikerjakan, waktu pengerjaan, Project Leader yang

bertanggung jawab atas proyek tersebut, anggota proyek dan target pengerjaan. Dengan

melihat RKP yang dibuat oleh Project Manager, Project Leader mengatur anggota

pengerjaan dari anggota proyek dengan mengirimkan laporan hasil kerja seminggu

sekali kepada Project Manager. Project Manager mengecek apakah hasil kerja tersebut

sesuai target yang ditentukan. Jika tidak memenuhi target, Project Manager memberi

informasi kepada Project Leader bahwa target tidak tercapai dan membuat target baru.

Jika memenuhi target, Project Manager membuat laporan progress agar pelanggan

mengetahui sejauh mana pekerjaan tersebut dikerjakan.

Masalah yang sering terjadi di CV. Smart Solusi Indonesia saat ini, pertama

Project Manager sering lupa tentang order yang diinformasikan sales karena

informasinya hanya dicatat pada form order. Jika form order hilang, Project Manager

tidak dapat mengetahui order yang diterima oleh CV. Smart Solusi Indonesia. Kedua

Project Manager kesulitan dalam mengetahui progress proyek karena banyaknya

proyek yang sedang dikerjakan. Sehingga banyak dari proyek yang dikerjakan tidak dapat diselesaikan tepat waktu. Masalah ini mengakibatkan banyaknya keluhan dari pelanggan sehingga citra SSI menjadi buruk dan kehilangan pelanggan. Kesulitan

mengetahui progress proyek ini terjadi akibat dari pencatatan progress pengerjaan

proyek masih dilakukan menggunakan Microsoft Excel. Seminggu sekali Project

Leader mengirimkan hasil kerja proyek kepada Project Manager. Dalam mengetahui

progress proyek, Project Manager harus menghitung satu-satu dari laporan yang

diberikan Project Leader.

Berdasarkan latar belakang diatas, maka akan dibuat Racang Bangun Aplikasi Administrasi Proyek “Digitalisasi Dokumen” Pada CV. Smart Solusi Indonesia. Aplikasi Administrasi Proyek “Digitalisasi Dokumen” berbasis desktop dengan menggunakan bahasa pemograman VB.Net dan database SQL Server Express

Edition. Fiturnya adalah bisa memberikan informasi tentang progress per proyek, progress keseluruhan proyek dan proyek yang sedang berjalan maupun proyek yang sudah selesai.

Dengan adanya aplikasi administrasi proyek “digitalisasi dokumen”, diharapkan dapat membantu CV. Smart Solusi Indonesia dalam mengetahui order dan

progress dari setiap proyek.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang permasalahan di atas, maka perumusan masalah yang diperoleh adalah bagaimana merancang bangun aplikasi administrasi proyek digitalisasi dokumen pada CV. Smart Solusi Indonesia.

1.3 Pembatasan Masalah

Batasan-batasan masalah yang dibutuhkan dalam penelitian ini yaitu:

1. Aplikasi ini hanya membahas proses penerimaan dan pelaksanaan proyek.

2. Tidak membahas tentang penggajian karyawan.

3. Tidak membahas tentang absensi karyawan.

4. Tidak membahas tentang kontrak kerja.

5. Kurva S hanya membahas tentang target proyek.

1.4 Tujuan

Berdasarkan rumusan masalah di atas tujuan dari penyusunan Tugas Akhir yaitu merancang bangun sistem administrasi proyek “digitalisasi dokumen” yang

mampu mengetahui nama customer, alamat, nilai proyek, order proyek, progress

proyek, tanggal mulai proyek, tanggal selesai proyek, proyek apa saja yang sedang

dikerjakan dan yang sudah selesai dikerjakan dan menghasilkan laporan progress per

proyek, progress keleseruhan proyek dan laporan keseluruhan proyek.

1.5 Manfaat

Manfaat dari aplikasi yang akan dibangun adalah untuk membantu CV. Smart Solusi Indonesia di bagian administrasi proyek. Sehingga diharapkan nantinya memudahkan proses bisnis yang ada pada CV. Smart Solusi Indonesia.

1.6 Sistematika Penulisan

Sistematika dalam penyusunan laporan ini akan dijabarkan dalam setiap bab dengan pembagian sebagai berikut:

BAB I : Pendahuluan

Pada bab ini akan dibahas latar belakang masalah, permasalahan yang ada, batasan masalah serta sistematika penulisan yang berisi penjelasan singkat pada masing-masing bab.

BAB II : Landasan Teori

Bab ini membahas tentang teori yang merupakan teori dasar dari teori yang dipakai untuk menyelesaikan permasalahan. Teori yang digunakan

adalah Proyek, Manajemen Proyek, Kurva S, Administrasi, Arsip,

Digitalisasi, Sistem, Sistem Informasi, System Development Cycle

(SDLC), dan Black Box Testing.

BAB III : Analisis Dan Perancangan Sistem

Bab ini menjelaskan tentang analisis dan perancangan sistem yang meliputi identifikasi permasalahan, analisis dan perancangan sistem

(Dokument Flow, Context Diagram, DFD, CDM, PDM, struktur tabel,

desain I/O, rancangan pengujian terhadap fungsi aplikasi).

BAB IV : Implementasi Dan Evaluasi

Pada bab ini membahas tentang aplikasi yang dibuat secara keseluruhan

beserta penjelasan dari rancangan input dan output serta melakukan

pengujian terhadap aplikasi yang telah dibuat untuk mengetahui apakah aplikasi tersebut telah dapat menyelesaikan masalah yang dihadapi sesuai yang diharapkan.

BAB V : Penutup

Bab ini membahas tentang kesimpulan yang diperoleh dari pembuatan sistem ini serta saran yang bertujuan untuk pengembangan sistem ini dimasa yang akan datang.

6

2.1 Proyek

Proyek adalah suatu usaha yang bersifat sementara untuk menghasilkan suatu produk atau layanan yang unik (Schwalbe, 2004). Dalam hal proyek sistem informasi berarti proyek tersebut berupa sistem aplikasi yang terdiri atas beberapa

modul program, tetapi proyek software bervariasi cakupannya, mulai dari membangun

sistem besar sampai hanya membuat program satu modul saja. Proyek normalnya melibatkan beberapa orang yang saling berhubungan aktivitasnya dan sponsor utama dari proyek biasanya tertarik dalam penggunaan sumber daya yang efektif untuk menyelesaikan proyek secara secara efisien dan tepat waktu.

Menurut Schwalbe (2004) atribut dari suatu proyek adalah sebagai berikut:

1. Sebuah proyek memiliki tujuan yang khusus yang menghasilkan suatu produk

khusus, layanan, dan hasil akhir.

2. Proyek bersifat sementara dan memiliki awal dan akhir yang jelas.

3. Proyek membutuhkan sumber daya bisa dari beberapa area. Sumber daya dapat

berupa hardware, software, dan sumber daya lainnya.

4. Proyek harus memiliki pelanggan utama (primary customer) atau sponsor.

5. Proyek melibatkan ketidakpastian, karena setiap proyek bersifat unik maka sangat

sulit untuk menentukan objektifitas proyek, mengestimasi waktu proyek dan biayanya.

Menurut Schwalbe (2004) setiap proyek memiliki batasan yang berbeda terhadap ruang lingkup, waktu, dan biaya yang biasanya disebut sebagai tiga kendala

(triple constraint). Project Manager harus memperhatikan hal-hal penting dalam

manajemen proyek yaitu:

1. Ruang lingkup (scope)

Scope merupakan aspek kendala dalam ruang lingkup suatu proyek. Pada scope

perlu diperhatikan ruang lingkup dari proyek yang diperlu dibatasi dan dijaga agar tidak keluar dari rencana proyek yang telah disepakati.

2. Waktu (time)

Time merupakan aspek kendala dalam mengelola waktu pembangunan proyek.

Seorang Project Manager harus bisa memberi jangka waktu yang detail terhadap

proyek yang dibangun, penentuan waktu yang logis harus disesuaikan dengan besar proyek dan target yang ingin dicapai dari proyek yang akan dibangun.

3. Biaya (cost)

Cost merupakan aspek kendala dalam mengelola keuangan atau budget dari proyek

yang dibangun. Seorang Project Manager harus bisa menglola, menentukan dan

membuat strategi pengeluaran dan pemasukan untuk proyek yang dibangun. Hal ini diperlukan agar proyek yang dibangun tidak mengeluarkan dana yang melebihi

perjanjian proyek ataupun agar budget yang dimiliki cukup untuk mengelola

proyek hingga implementasi.

Ketiga batasan tersebut bersifat tarik-menarik, artinya jika ingin meningkatkan kinerja produk yang telah disepakati dalam kontrak, maka umumnya harus diikuti dengan meningkatkan mutu, yang dapat berakibat pada naiknya biaya

melebihi anggaran. Sebaliknya bila ingin menekan biaya, maka biayanya harus berkompromi dengan mutu atau jadwal.

2.2 Manajemen Proyek

Manajemen proyek adalah suatu teknik yang digunakan untuk merencanakan, mengerjakan, dan mengendalikan aktivitas suatu proyek untuk memenuhi kendala waktu dan biaya proyek (Muslich, 2009). Teknik ini berorientasi pada pencapaian tujuan, di mana tujuan tersebut mungkin pembangunan gedung, pembukaan kantor baru, atau pengendalian kegiatan penelitian dan pengembangan. Perencanaan suatu proyek terdiri dari tiga tahap yaitu:

1. Perencanaan. Membuat uraian kegiatan-kegiatan, menyusun logika urutan

kejadian-kejadian, menentukan syarat-syarat pendahuluan, menguraikan interaksi dan interdependensi antara kegiatan-kegiatan.

2. Penjadwalan. Penaksiran waktu yang diperlukan untuk melaksanakan tiap

kegiatan, menegaskan kapan suatu kegiatan berlangsung dan kapan berakhir.

3. Pengendalian. Menetapkan alokasi biaya dan peralatan guna pelaksanaan tiap

kegiatan.

Penerapan manajemen proyek secara benar akan mendatangkan keuntungan dari segi waktu dan biaya dibanding jika pengelolaan dilakukan seperti pengelolaan pekerjaan regular (Santosa, 2009). Suatu proyek dapat dipandang sebagai suatu kumpulan pekerjaan yang berurutan untuk mencapai tujuan. Setiap pekerjaan yang ada dalam proyek ini disebut aktivitas. Setiap aktivitas dimulai dan berakhir pada suatu titik waktu. Sedangkan istilah kejadian digunakan dalam hubungannya dengan

waktu dimulai dan berakhirnya suatu aktivitas. Jika suatu aktivitas telah berakhir, maka suatu kejadian telah terjadi.

Menurut Soeharto (1999), sistem manajemen proyek bertujuan untuk dapat menjalankan setiap proyek secara efektif dan efisien sehingga dapat memberikan pelayaan maksimal bagi semua pelanggan. Sistem manajemen proyek diterapkan karena didukung oleh sumber daya manusia yang profesional di bidang-bidang yang dibutuhkan dalam menjalankan setiap proyek. Manajer proyek secara aktif melakukan kegiatan-kegiatan proyek dan bertanggung jawab dalam hal:

1. Melakukan konsolidasi dan intergrasi rencana pelaksanaan proyek untuk

menentukan secara layak uraian kegiatan, penjadwalan, anggaran, alokasi sumber daya dan pengendaliannya.

2. Melakukan koordinasi dengan semua pihak yang terkait baik internal maupun

eksternal perusahaan dalam merelisasikan kegiatan proyek menyangkut desain/rekayasa sistem, pengembangan produk, operasi/produksi, instalasi/testing dan purna jual serta mengendalikan penyerahan hasil proyek agar sesuai dengan permintaan baik dari aspek waktu, anggaran biaya dan tingkat kualitas yang dibutuhkan.

3. Melaporkan status proyek dan proses kemajuannya secara berkala.

4. Melakukan pengendalian terhadap ketidaksesuaian pelaksanaan proyek dan

perubahan-perubahan rencana proyek serta melakukan koreksi dan pencegahan yang diperlukan untuk menjaga tingkat keberhasilan proyek.

2.3 Kurva S

Kurva S mempresentasikan bobot pekerjaan kumulatif pada sumbu vertical terhadap waktu pada sumbu horizontal. Bobot pekerjaan adalah nilai persentase proyek yang menggambarkan kemajuan proyek tersebut. Pembandingan kurva S rencana dengan kurva pelaksanaan memungkinkan dapat diketahuinya kemajuan pelaksanaan proyek apakah sesuai, lambat, ataupun lebih dari yang direncanakan (Luthan, 2006). Kurva S merupakan salah satu metode perencanaan pengendalian biaya yang sangat

lazim digunakan pada suatu proyek. Kurva S merupakan gambaran diagram percent

komulatif biaya yang diplot pada suatu sumbu koordinat dimana sumbu absis (X) menyatakan waktu sepanjang masa proyek tersebut. Pada diagram kurva S, dapat diketahui pengeluaran biaya yang dikeluarkan per satuan waktu, pengeluaran biaya komulatif per satuan waktu dan progress pekerjaan yang didasarkan pada volume yang dihasilkan dilapangan.

Menurut Husen (2009), kurva S adalah sebuah grafik yang dikembangkan oleh Warren T. Hanumm atas dasar pengamatan terhadap sejumlah besar proyek sejak awal hingga akhir proyek. Kurva s dapat menunjukan kemajuan proyek berdasarkan kegiatan, waktu dan bobot pekerjaan yang direpresentasikan sebagai persentase kumulatif dari seluruh kegiatan. Visualisasi kurva S dapat memberikan informasi mengenai kemajuan proyek dengan membandingkannya terhadap jadwal rencana. Dari sinilah diketahui apakah ada keterlambatan atau percepatan jadwal proyek. Indikasi tersebut dapat menjadikan informasi awal guna melakukan tindakan koreksi dalam proses pengendalian jadwal. Tetapi informasi tersebut tidak detail dan hanya terbatas untuk menilai kemajuan proyek. Perbaikan lebih lanjut dapat menggunakan metode

lain yang dikombinasikan, misal metode bagan balok atau network planning dengan memperbaharui sumber daya maupun waktu pada masing-masing kegiatan. Untuk membuat kurva S, jumlah persentase kumulatif bobot masing-masing kegiatan pada suatu periode diantara durasi proyek diplotkan terhadap sumbu vertikal sehingga bila hasilnya dihubungkan dengan garis, akan membentuk kurva S. Bentuk demikian terjadi karena volume kegiatan pada bagian awal biasanya masih sedikit, kemudian pada pertengahan meningkat dalam jumlah cukup besar, lalu pada akhir proyek volume kegiatan kembali mengecil.

Untuk menentukan bobot pekerjaan, pendekatan yang dilakukan dapat berupa perhitungan persentase berdasarkan biaya per item pekerjaan/kegiatan dibagi total anggaran atau berdasarkan volume rencana dari komponen kegiatan terhadap volume total kegiatan. Berikut ini contoh bagan balok yang penggunaannya dikombinasikan dengan metode kurva S.

2.4 Administrasi

Menurut Nawawi (1994: 28) administrasi adalah rangkaian kegiatan atau proses pengendalian suatu organisasi agar secara keseluruhan selalu terarah pada pencapaian tujuannya. Para praktisi cenderung pada administrasi dalam pengertian operasional, dengan demikian rumusan-rumusan para ilmuwan yang bergerak

dilingkuangan Ilmu Administrasi harus bersifat applaid (terpakai) agar dapat dipetik

menfaatnya oleh orang-orang yang menempati posisi sebagai administrator. Menurut Siagian (1974: 2) administrasi adalah keseluruhan proses pelaksanaan daripada keputusan yang telah diambil dan pelaksanaan itu pada umumnya dilakukan oleh dua orang manusia atau lebih untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Sifat-sifat yang terpakai dari ilmu administrasi adalah sebagai berikut:

1. Administrasi merupakan kegiatan manusia dan berlangsung berupa proses

pengendalian interaksi antara dua orang atau lebih dalam bentuk kerja sama. Interaksi yang disebut kerja sama itu adalah gejala sosial, yang dikendalikan dengan mempergunakan administrasi, akan berlangsung efektif dan efisien. Dengan demikian berarti langkah-langkah yang dirumuskan Ilmu Administrasi harus bersifat terpakai bagi perwujudan kerja sama yang efektif dan efisien dalam mencapai satu atau lebih tujuan.

2. Administrasi merupakan proses pengendalian yang sadar tujuan. Dengan demikian

berarti langkah-langkah yang dirumuskan Ilmu Administrasi harus bersifat terpakai bagi perwujudan kegiatan yang berkualitas, sehingga menjadi kegiatan yang tinggi produktifitasnya sesuai dengan tujuan yang hendak dicapai. Administrasi tidak bermaksud menghasilkan kegiatan kerja sama yang tidak produktif dalam

mencapai tujuan bersama. Dengan kata lain Administrasi merupakan ilmu terapan untuk meningkatkan produktivitas dalam mencapai tujuan melalui kerja sama sejumlah orang.

3. Administrasi berlangsung untuk mempersatukan gerak langkah sejumlah manusia.

Dengan demikian berarti langkah-langkah pengendalian yang akan dilaksanakan harus bersifat terpakai dalam mewujudkan kesatuan gerak sejumlah manusia dalam melaksanakan tugas-tugas bersama. Gerak yang serentak dan tidak saling menjegal itu tidak saja dilakukan secara perseorangan, tetapi juga oleh kelompok-kelompok kacil atau unit-unit kerja di dalam sebuah organisasi. Dengan demikian kata lain Administrasi harus bersifat terpakai dalam menghilangkan pengkotakan kerja, agar menjadi satu kesatuan kerja yang saling menunjang secara kompak.

4. Administrasi merupakan ilmu yang terpakai dalam merangkai suatu harapan di

dalam perencanaan dengan usaha berupa realisasi kegiatan sesuai perencanaan dan dengan tujuan yang hendak dicapai. Kesinambungan mengandung makna bahwa administrasi terpakai dalam mengembangkan kegiatan secara terarah dan mampu menghindari penyimpangan-penyimpangan sebelum terjadi agar tidak merugikan organisasi.

2.5 Arsip

2.5.1 Pengertian Arsip

Menurut Gie (1990: 12) arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan. Dari uraian diatas maka dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud

arsip adalah surat yang disimpan untuk kemudian diambil atau diketemukan kembali bila diperlukan dengan mudah dan cepat. Arsip berasal dari bahasa asing, orang Yunani

mengatakan arcivum yang artinya tempat untuk menyimpan. Sering pula kata tersebut

ditulis archeon yang berarti Balai Kota (tempat untuk menyimpan dokumen) tentang

masalah pemerintahan. Menurut bahasa Belanda yang dikatakan archief mempunyai

arti:

1. Tempat untuk menyimpan catatan-catatan dan bukti-bukti kegiatan yang lain.

2. Kumpulan catatan atau bukti kegiatan yang berwujud tulisan, gambar, grafik, dan

sebagainya.

3. Bahan-bahan yang akan disimpan sebagai bahan pengingatan.

Perkataan arsip yang sudah secara umum dianggap sebagai istilah bahasa Indonesia, mempunyai arti:

1. Tempat untuk menyimpan berkas sebagai bahan pengingatan.

2. Bahan-bahan baik berwujud surat, laporan, perjanjian, gambar hasil kegiatan,

statistika kuitansi, dan sebagainya yang disimpan sebagai bahan pengingatan.

2.5.2 Fungsi Arsip

Menurut Undang-Undang nomor 7 tahun 1971 disebutkan bahwa arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi dua golongan yaitu:

1. Arsip Dinamis

Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi.

1) Arsip aktif

Arsip aktif adalah arsip dinamis yang masih diperlukan dan sering dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi.

2) Arsip Inaktif

Arsip inaktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya sudah jarang dan hanya dipergunakan sebagai referensi bagi suatu organisasi.

2. Arsip Statis

Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari hari.

2.5.3 Macam-Macam Sistem Kearsipan

Menurut Abubakar (1997: 28) sistem kearsipan dibagi menjadi tiga antara lain:

1. Sistem Deretan

Sistem deretan ini dikelompokkan menjadi dua yaitu:

1) Sistem Kronologis

Sistem kronologis adalah suatu sistem yang menata bundel-bundel arsip berdasarkan tanggal surat masuk dan keluar.

2) Sistem Numeric Agenda

Sistem numeric agenda adalah suatu sistem yang didasarkan pada nomor agenda

2. Sistem Hubungan Sama

Sistem hubungan sama dibagi menjadi dua yaitu:

1) Sistem Alphabetis

Alamat pathner adalah suatu sistem yang semua surat masuk atau keluar ditata

berdasarkan dari instansi mana surat tersebut datang atau kemana surat tersebut ditujukan, maka surat masuk atau keluar disusun secara alphabetis. Alphabetis ini diatur berdasarkan indeks abjad. Sistem ini disebut sistem Alphabetis. Dengan sistem ini surat masuk atau keluar lebih mudah ditemukan kembali serta lebih mantap dan sistematis.

2) Sistem Berdasarkan Isi Surat

Sistem berdasarkan isi surat adalah suatu sistem yang tersulit penggunaannya, tetapi merupakan sistem yang terbaik dan lebih mudah menemukan surat atau arsip. Syarat penggunaan sistem ini adalah dengan pola klasifikasi kearsipan. Karena pola klasifikasi kearsipan merupakan sarana untuk menemukan kembali arsip dengan lebih cepat dan mudah.

3. Sistem Kearsipan Pola Baru

Sistem kearsipan Pola Baru adalah merupakan gabungan dari sistem partner

(alphabetis) dan sistem isi surat (pokok soal). Dengan sistem ini akan lebih efisien dan

surat atsu arsip yang diperlukan lebih cepat ditemukan kembali.

Menurut Gie (1990: 219) sistem penyimpanan arsip dibedakan menjadi lima yaitu:

1. Sistem Abjad

Sistem abjad adalah sistem penyimpanan arsip yang disimpan menurut abjad dari nama-nama orang/organisasi utama yang tertera dalam tiap-tiap arsip itu. Berdasarkan urutan abjad ini, sepucuk surat yang beerhubungan dengan seseorang langsung dapat ditemukan kembali dengan lebih cepat dan mudah kalau semua surat dicampur adukkan.

2. Sistem Pokok Soal

Sistem pokok soal adalah sistem penyimpanan arsip yang disimpan menurut urutan yang dimuat dalam tiap-tiap arsip yang bersangkutan. Dalam penyelenggaraan sistem ini perlu ditentukan terlebih dahulu masalah-masalah yang dihadapi sehari-hari.

3. Sistem Geografis

Sistem geografis adalah sistem penyimpanan arsip yang didasarkan pada pengelompokkan menurut nama tempat. Sistem ini sering disebut dengan sistem wilayah (lokasi). Pada sistem ini setiap arsip baik surat masuk maupun keluar yang alamatnya dalam satu wilayah yang sama disimpan dalam satu berkas atau tempat tertentu.

4. Sistem Nomor

Sistem nomor adalah sistem penyimpanan arsip yang didasarkan pada kode-kode nomor sebagai pengganti dari nama orang/nama badan atau pokok masalah. Pada sistem ini nomor yang diberikan akan selamanya tetap sama dan tidak pernah berubah.

5. Sistem Tanggal

Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan arsip menurut urut-urutan tanggal yang tertera pada tiap arsip itu. Sistem ini dipakai bagi arsip-arsip dan yang harus diperhatikan suatu jangka waktu tertentu.

2.6 Digitalisasi

2.6.1 Pengertian Digitalisasi

Menurut Poulter (2005: 159) digitalisasi adalah menciptakan copy digital

dari sebuah objek analog. Dengan mendigitalkan sebuah dokumen didapatkan banyak

keuntungan yaitu dapat dengan mudah diakses, dicari, dan diindeks. Proses digitalisasi dokumen adalah proses perubahaan dari dokumen yang tercetak menjadi dokumen elektronik.

2.6.2 Dasar-Dasar Data Digital

Semua data digital apapun format aslinya memiliki struktur mendasar yang

sama yaitu disebut dengan bit yang merupakan singkatan dari Binary Digit atau digit

biner. Yang disebut dengan bit adalah impuls elektronik yang direpresentasikan dengan

on atau off yang juga ditulis sebagai angka 1 atau 0. Di rangkaian elektronik data-data

digital yang berupa 0 dan 1 dapat juga disebut sebagai data ON/OFF dimana angka 0

diwakili dengan sinyal tegangan antara 0 dan 1 volt dan angka 1 diwakili dengan sinyal

tegangan antara 2 dan 5 volt.Pada prinsipnya, komputer hanya mengenal dua arus yaitu

on atau off atau istilah angkanya sering juga dikenal dengan 1 atau 0. Kombinasi dari

dalam mengenal huruf, gambar, suara, bahkan film-film menarik yang kita tonton

dalam format digital.

Sebuah byte terdiri dari delapan bit, dan satu byte merepresentasikan sebuah

karakter alfanumerik yang dapat kita lihat melalui layar komputer. Sebuah kilobyte

terdiri dari 1024 byte dan sebuah megabyte terdiri dari 1024 kilobyte. Sebuah gambar

direpresentasikan dengan pixel atau elemen gambar picture elements, yakni titik-titik

pada layar komputer atau dapat dicetak pada sebuah kertas. Pixel-pixel tersebut dapat

mengandung nilai yang bervariasi. Sebagai contoh, satu pixel terdiri dari satu bit dan

direpresentasikan dalam format biner seperti halnya ‘hitam’ (off) atau ‘putih’ (on).

Gambar-gambar yang akan didigitalkan pada tingkat ini digambarkan oleh komputer

sebagai bi-tonal murni hitam atau putih. Gambar-gambar dapat juga direpresentasikan

sebagai gambar delapan-bit yang memiliki 256 gradasi dari warna abu-abu, dan gambar 24-bit yang memiliki jutaan warna, lebih dari yang dapat dicirikan oleh mata kita.

Resolusi adalah jumlah pixel atau titik tercerah per inci yang dikenal dengan

sebutan ‘ppi’ atau ‘dpi’. Semakin tinggi resolusinya, semakin baik tekstur yang

dihasilkan dari gambar digital. Resolusi dari kebanyakan layar komputer berkisar

antara 75 hingga 150 pixel per inci. Dokumen-dokumen yang tercetak memiliki

kepadatan yang tinggi seperti manuskrip atau foto harus diambil dengan 300 hingga

2.7 Sistem

Menurut Mustakini (2009: 34), sistem dapat didefinisikan dengan pendekatan prosedur dan pendekatan komponen, sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan tertentu. Mendefinisikan sistem secara umum sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu sebagai satu kesatuan (Mulyanto, 2009: 1). Menurut Sutabri (2012: 10), secara sederhana suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain, dan terpadu. Dari pendapat yang dikemukakan di atas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah suatu kumpulan atau kelompok dari elemen atau komponen yang saling berhubungan atau saling berinteraksi dan saling bergantung satu sama lain untuk mencapai tujuan tertentu.

Menurut Mustakini (2009: 54), suatu sistem mempunyai lima karakteristik yaitu:

1. Suatu sistem mempunyai komponen-komponen sistem (components) atau

subsistem-subsistem.

Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem. Setiap subsistem memiliki sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

2. Suatu sistem mempunyai batas sistem (boundary)

Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem yang lain atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini

memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.

3. Suatu sistem mempunyai lingkungan luar (environment)

Bentuk apapun yang ada diluar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut lingkungan luar sistem. Lingkungan luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.

4. Suatu sistem mempunyai penghubung (interface)

Media yang menghubungkan sistem dengan subsistem yang lain disebut

penghubung sistem atau interface. Penghubung ini memungkinkan sumber-sumber

daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lain. Bentuk keluaran dari satu subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem lain melalui penghubung tersebut. Dengan demikian, dapat terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk satu kesatuan.penghubung.

5. Suatu sistem mempunyai tujuan (goal).

Suatu sistem mempunyai tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministik.

Kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran maka operasi sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.

2.8 Sistem Informasi

Menurut Mustakini (2005: 11), Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Menurut Mustakini (2005), faktor-faktor yang menentukan kehandalan dari suatu sistem informasi dapat dikatakan baik jika memenuhi kriteria-kriteria sebagai berikut:

1. Keunggulan

Suatu sistem yang dapat menghasilkan informasi yang tepat dan relevan untuk mengambil keputusan manajemen dan personil operasi dalam organisasi.

2. Ekonomis

Kemampuan sistem yang mempengaruhi sistem harus bernilai besar dengan minimal biaya.

3. Kehandalan

Keluaran dari sistem harus mempunyai ketilian tinggi dan sistem sistem tersebut harus beroperasi secara efektif.

4. Pelayanan

Suatu sistem memberikan pelayanan yang baik dan efisien kepada para pengguna sistem yang berhubungan dengan organisasi.

5. Kapasitas

Setiap sistem harus mempunyai kapasitas yang memadai untuk menangani setiap periode sesuai yang dibutuhkan.

6. Sederhanan dalam kemudahan

Sistem tersebut lebih sederhanan sehingga struktur dan operasinya dapat dengan mudah dimengerti dan prosedurnya mudah diikutkan.

7. Fleksibel

Sistem informasi ini harus dapat digunakan dalam kondisi yang bagaimana yang diinginkan oleh organisasi tersebut.

2.9 Visual Basic .Net (VB.NET)

Visual Basic diturunkan dari bahasa BASIC. Visual Basic terkenal sebagai bahasa pemrograman yang mudah untuk digunakan terutama untuk membuat aplikasi

yang berjalan diatas platform Windows. Pada tahun 90-an, Visual Basic menjadi

bahasa pemrograman yang paling popular dan menjadi pilihan utama untuk mengembangkan program berbasis Windows. Versi Visual Basic terakhir sebelum berjalan diatas .NET Framework adalah VB6 (Kurniawan, 2011).

Visual Basic .NET dirilis pada bulan Februari tahun 2002 bersamaan

dengan platform .NET Framework 1.0. Kini sudah ada beberapa versi dari Visual Basic

yang berjalan pada platform .NET, yaitu VB 2002 (VB7), VB 2005 (VB8), VB 2008

(VB9), dan yang terakhir adalah VB 2010 (VB10) yang dirilis bersamaan dengan Visual Studio 2010. Selain Visual Basic 2010, Visual Studio 2010 juga mendukung

beberapa bahasa lain yaitu C#, C++, F# (bahasa baru untuk functional programming),

IronPhyton, dan IronRuby (bahasa baru untuk dynamic programming) (Kurniawan,

Visual Basic .NET merupakan generasi berikutnya dari Visual Basic, akan tetapi juga berangkat dari generasi sebelumnya. Pengembang Visual Basic 6 akan merasa nyaman dengan kode Visual Basic .NET. Microsoft membuat banyak perubahan untuk membuat Visual Basic .NET menjadi bahasa yang lebih baik dan

sebagai pemain pada dunia .NET. Ditambahkan, yaitu kata kunci Class untuk

mendefinisikan kelas-kelas dan kata kunci Inherits untuk pewarisan objek. Kode

sumber Visual Basic 6 tidak dapat dikompilasi dengan compiler Visual Basic .NET

tanpa pengubahan signifikan. Sesuatu yang hebat yaitu bahwa Microsoft menyediakan

migration tool untuk menangani masalah ini.

Ketika Visual Studio 2005 dirilis, Microsoft memperluas versi berbeda

Visual Studio yang tersedia untuk digunakan. Pada pengguna dengan low-cost, dan

gratis yaitu Visual Basic Express Edition. Tool ini menyediakan resource untuk

membangun aplikasi desktop hanya dengan Visual Basic. Pada level tertinggi,

Microsoft menyediakan Visual Studio Ultimate.

2.10 Microsoft SQL Server

Microsoft SQL Server adalah perangkat lunak Relational Database

Management System (RDBMS) yang didesain untuk melakukan proses manipulasi

database berukuran besar dengan berbagai fasilitas. Microsoft SQL Server merupakan produk andalan Microsoft untuk database server. Kemampuannya dalam manajemen data dan kemudahan dalam pengoperasiannya membuat RDBMS ini menjadi pilihan para database administrator (Nugroho, 2007: 2).

2.11 System Development Life Cycle (SDLC)

System Development Life Cycle (SDLC) adalah pendekatan melalui

beberapa tahap untuk menganalisis dan merancang sistem yang dimana sistem tersebut telah dikembangkan dengan sangat baik melalui penggunaan siklus kegiatan penganalisis dan pemakai secara spesifik (Kendall, 2003). Dalam penerapan SDLC

terdapat beberapa model pengembangan salah satunya model Sekuensiel Linier yang

sering juga disebut siklus hidup klasik (classic life cycle) atau model air terjun

(waterfall).

Gambar 2.2 System Development Life Cycle (Pressman, 2005)

Model sekuensial linier mengusulkan sebuah pendekatan terhadap

pengembangan perangkat lunak yang sistematis dan sekuensial yang mulai pada tingkat dan kemajuan sistem pada seluruh analisis, desain kode, pengujian dan pemeliharaan (Pressman, 2005). Dimodelkan setelah siklus rekayasa konvensional, model sekuensial linier melingkupi aktivitas-aktivitas sebagai berikut:

1. Analisis kebutuhan perangkat lunak.

Proses pengumpulan kebutuhan diintensifikasikan dan difokuskan, khususnya pada perangkat lunak. Untuk memahami sifat program yang dibangun,

perekayasa perangkat lunak (analisis) harus memahami domain informasi, tingkah laku, unjuk kerja dan antarmuka (interface) yang diperlukan. Kebutuhan baik untuk sistem maupun perangkat lunak didokumentasikan dan dilihat lagi dengan pelanggan.

2. Desain.

Desain perangkat lunak sebenarnya adalah proses multi langkah yang berfokus pada empat atribut sebuah program yang berbeda, struktur data, arsitektur perangkat lunak, representasi interface dan detail (algoritma) prosedural. Proses desain menerjemahkan syarat/kebutuhan ke dalam sebuah representasi perangkat lunak yang dapa diperkirakan demi kualitas sebelum dimulai pemunculan kode. Sebagaimana persyaratan. Desaian didokumentasikan dan menadi bagian dari konfigurasikan dan menjadi bagian dari konfigurasi perangkat lunak.

3. Coding.

Desain harus diterjemahkan ke dalam bentuk mesin yang bisa dibaca. Langkah pembuatan kode melakukan tugas ini. Jika desain dilakukan dengan cara yang lengkap, pembuatan kode dapat diselesaikan secara mekanis.

4. Pengujian.

Sekali kode dibuat, pengujian program dimulai. Proses pengujian berfokus pada logika internal perangkat lunak memastikan bahwa semua pernyataan sudah diuji, dan pada seksternal fungsional. Yaitu mengarahkan pengujian untuk

menemukan kesalahan-kesalahan dan memastikan bahwa input yang dibatasi akan

2.12 Desain Sistem

2.12.1 Pengertian Desain Sistem

Menurut Whitten (2004: 448) desain sistem adalah sebagai tugas yang fokus pada spesifikasi solusi detail berbasis komputer. Menurut Sutabri (2012: 88) tahap perancangan sistem ini merupakan prosedur untuk mengkonversi spesifikasi logis kedalam sebuah desain yang dapat diimplementasikan pada sistem komputer organisasi. Hasil akhir dari rancangan sistem ini adalah suatu laporan spesifikasi teknis dari bentuk-bentuk masukan dan keluaran serta spesifikasi teknis perangkat lunak yang berfungsi sebagai sarana pengolah data dan sekaligus penyaji informasi yang dibutuhkan.

2.12.2 Sistem Flow

System flow atau bagan alir sistem merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. System flow menunjukkan urutan-urutan dari prosedur yang ada di dalam sistem dan menunjukkan apa yang dikerjakan sistem. Menurut Romney (2009), ada dua macam flowchart yang menggambarkan proses dengan menggunakan komputer, yaitu:

1. Flowchart System

Flowchart system adalah suatu gambar yang menunjukkan hubungan antara input,

pemrosesan dan output dari suatu sistem informasi.

2. Flowchart Program

Flowchart program adalah bagan yang memperlihatkan urutan proses

Flowchartprogram ini merupakan langkah awal pembuatan program. Dengan adanya

flowchartprogram maka urutan proses di program menjadi lebih jelas.

2.12.3 Data Flow Diagram

Untuk membaca suatu Data Flow Diagram (DFD) kita harus memahami

dulu elemen-elemen yang menyusun suatu DFD. Melalui suatu teknik analisis data

terstruktur yang disebut Data Flow Diagram penganalis sistem dapat

mempresentasikan proses-proses data di dalam organisasi. Pendekatan aliran data menekankan logika yang mendasari sistem, dengan menggunakan kombinasi dari empat simbol, penganalis sistem dapat menciptakan suatu gambaran proses-proses yang bias menampilkan dokumentasi sistem yang solid (Kendall, 2010: 263).

2.12.4 Entity Relationship Diagram

Entity Relationship Diagram (ERD) adalah diagram dari sistem yang

menggambarkan hubungan antar entitas beserta relasinya yang saling terhubung. Menurut Marlinda (Marlinda, 2004: 28). Relasi adalah hubungan antar entitas yang berfungsi sebagai hubungan yang mewujudkan pemetaan antar entitas.

ERD terdiri atas 3 bagian yaitu:

1. Entitas

Entitas adalah sesuatu yang ada dan didefinisikan dalam sebuah organisasi. Entitas dalam berbentuk abstrak dan nyata.

2. Relasi

Relasi merupakan hubungan antar entitas yang berfungsi untuk menunjukkan hubungan antar entitas. Relasi dapat digambarkan sebagai berikut:

a. One to One

Hubungan relasi satu ke satu yaitu setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B.

b. One to Many

Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, tetapi setiap entitas pada entitas B dapat berhubungan dengan satu entitas pada himpunan entitas A.

c. Many to Many

Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B. Begitu juga pada entitas B, dapat berhubungan dengan banyak entitas A.

3. Atribut

Atribut adalah keterangan yang menempel pada entitas dan relasi. Atribut terdiri atas:

a. Simple attribute

Atribut tipe ini adalah atribut yang unik dan tidak dimiliki oleh atribut yang lain. Misalnya, nomor identitas KTP.

b. Composite attribute

Atribut ini adalah atribut yang memiliki dua nilai. Contoh: nama keluarga dan nama kecil.

c. Single value attribute

Atribut ini adalah atribut yang hanya memiliki satu nilai. Contoh: tanggal lahir.

d. Multi value attribute

Atribut ini adalah atribut yang meiliki banyak nilai. Contoh: atribut pendidikan isinya dapat berisi SD, SMP, dan SMA.

e. Null value attribute

Atribut ini adalah atribut yang tidak memiliki nilai. Contoh: atribut pendidikan bagi tidak bersekolah.

ERD diperlukan untuk menggambarkan dua jenis model yaitu:

1. Conceptual Data Model (CDM)

Conceptual Data Model (CDM) adalah jenis model data yang menggambarkan

hubungan antara tabel secara konseptual.

2. Physical Data Model(PDM)

Physical Data Model (PDM) adalah jenis model data yang menggambarkan

hubungan antara tabel secara fisikal.

2.13 Uji Coba Perangkat Lunak

Uji coba perangkat lunak meliputi verifikasi yang dinamis dari tingkah laku sebuah perangkat lunak yang diwakili oleh beberapa contoh kasus uji coba. Kasus uji coba tersebut dilakukan dengan memberikan masukan kepada perangkat lunak agar muncul tingkah laku/reaksi yang diharapkan, begitu pula sebaliknya. Untuk uji coba perangkat lunak, yang pertama kali diperhatikan adalah fundamental dari uji coba perangkat lunak tersebut. Di dalamnya dijelaskan mengenai terminologi dari uji coba

terkait, kunci masalah dari uji coba, dan hubungan uji coba tersebut dengan aktifitas lainnya di dalam perangkat lunak tersebut. Kedua, yang perlu diperhatikan adalah tingkatan dari uji coba. Di dalamnya dijelaskan tentang target dari uji coba dan tujuan dari uji coba tersebut. Ketiga, yang perlu diperhatikan adalah teknik dari uji coba. Di

dalamnya meliputi uji coba berdasarkan intuisi dan pengalaman dari seorang tester,

diikuti oleh teknik berdasarkan spesifikasi, teknik berdasarkan kode, teknik berdasarkan kesalahan, teknik berdasarkan penggunaan, dan teknik dasar yang relatif tergantung dari aplikasi tersebut. Keempat, yang perlu diperhatikan adalah pengukuran dari uji coba terkait. Di dalamnya dijelaskan bahwa pengukuran tersebut dikelompokkan menjadi dua, yakni yang berhubungan dengan evaluasi ketika uji coba dilakukan serta ketika uji coba selesai dilakukan. Kelima, yang perlu diperhatikan adalah proses uji coba itu sendiri, yang berisi tentang pertimbangan praktis dan aktifitas uji coba.

Untuk penelitian ini, akan dilakukan pengujian black box terhadap

perangkat lunak yang dibuat. Menurut Pressman (2002: 532), pengujian black box

adalah proses eksekusi suatu program dengan maksud menemukan kesalahan. Menurut

Pressman (2002: 577), teknik pengujian black box adalah yang paling lazim selama

integrasi. Pengujian black box digunakan untuk memperlihatkan bahwa fungsi-fungsi

perangkat lunak adalah operasional bahwa input diterima dengan baik dan output

32

Tahapan yang dilakukan dalam pelaksanaan analisis dan perancangan

aplikasi administrasi proyek “digitalisasi dokumen” pada CV. Smart Solusi Indonesia

ini menggunakan model System Development Life Cycle (SDLC). Tahapan analisis dan

perancangan aplikasi dapat dilihat pada Gambar 3.1.

Gambar 3.1 Tahapan Analisis dan Perancangan Aplikasi

3.1 Analisis Sistem

Analisis sistem bertujuan untuk menganalisis sistem yang berjalan pada CV. Smart Solusi Indonesia saat ini. Hai ini bertujuan untuk memperoleh gambaran proses yang ada pada CV. Smart Solusi Indonesia dan kelemahan-kelemahan atau kendala-kendala yang ada. Dalam analisis sistem ini langkah-langkahnya adalah melakukan identifikasi masalah dengan menganalisis permasalahan yang ada, analisis kebutuhan sistem dan studi literatur yang selanjutnya akan dilakukan percancangan sistem sebagai solusi permasalahan tersebut.

3.1.1 Identifikasi Masalah

Dalam proses analisis bisnis yang sedang berjalan saat ini diperlukan identifikasi terhadap masalah yang terjadi. Proses binis pada CV. Smart Solusi Indonesia dimulai dari penerimaan order proyek oleh sales. Penerimaan order untuk

pengerjaan proyek dicatat dengan menggunakan Excel lalu diberikan ke Project

Manager. Dari order yang diberikan sales, ProjectManager melakukan survei untuk

membuat rencana kerja proyek. Fungsi dari survei adalah untuk mengetahui pekerjaan

dan volume pekerjaan yang akan dikerjakan. Hasil survei yang tidak disetujui customer

diberikan oleh sales untuk dilakukan negosiasi dari segi harga, pekerjaan dan volume

pekerjaan. Dari hasil survei yang disetujui customer, Project Manager membuat

rencana kerja proyek dengan menentukan ProjectLeader yang bertanggung jawab atas

proyek, anggota yang mengerjakan proyek, target pekerjaan dan deadline proyek.

Untuk mengontrol proyek, ProjectLeader membuat laporan mingguan perolehan hasil

kerja anggota yang diserahkan ke Project Manager. Dari laporan mingguan yang

diberikan Project Leader, Project Manager mengecek target apakah sudah sesuai

dengan target yang ditentukan. Jika tidak sesuai target, Project Manager memberi

report kepada Project Leader dan Project Manager mengatur strategi baru dengan

mengubah target pekerjaan. Dari uraian diatas, untuk lebih jelasnya dapat dilihat di

document flow penerimaan proyek pada Gambar 3.2 dan pengerjaan proyek pada

Dokumen Flow Penerimaan Order

Customer Sales Project Manager

Mulai Order Menerima Order Melakukan Survey Membuat Rencana Kerja Proyek (RKP) RKP Hasil Survey Acc Setuju? Hasil Survey Cek Hasil Survey Y T Order Order Hasil Survey 1 2 1 1 RKP Membuat Kontrak Kerja Kontrak Kerja 1 2 Kontrak Kerja 1 2 Cek Kontrak Kerja Setuju? Kontrak Kerja Acc 1 2 Y Kontrak Kerja Acc Selesai 2 T 2 Hasil Survey Ditolak Hasil Survey Ditolak Negosiasi Hasil Survey

Dokumen Flow Pengerjaan Proyek

Project Manager Project Leader Customer

Mulai Hasil Survey Acc Menentukan Pekerja dan Menghitung Pekerjaan RKP 1 2 RKP Pengerjaan Proyek Kumpulan Hasil Kerja Harian Membuat Progress Harian Progress Harian Progress Harian Pengecekan Progress Proyek Target Tercapai? Membuat Laporan Laporan Progress Y Memberi

Warning Target Tidak Tercapai T Target Belum Tercapai Menentukan Target Harian Yang baru Target Baru Target Baru Targer Belum Tercapai 1 2 1 1 Laporan Progress Selesai

Berdasarkan uraian diatas, akan dibuat aplikasi yang dapat digunakan sebagai solusi untuk mengatasi permasalahan di atas yaitu berupa aplikasi administrasi

proyek yang dapat membatu interaksi antara pelanggan, sales, Project Manager,

Project Leader. Dengan aplikasi ini diharapkan dapat membatu CV. Smart Solusi

Indonesia dalam menghasilkan laporan yang berhubungan dengan proyek yang

dikerjakan perusahaan, misalnya laporan progress per proyek dan laporan progress

keseluruhan proyek.

3.1.2 Analisis Permasalahan

Pada CV. Smart Solusi Indonesia belum terdapat suatu sistem yang dapat

membantu dalam melakukan interaksi antara pelanggan, sales, Project Manager,

Project Leader sehingga antar bagian yang terkait akan mengetahui data-data dan

informasi yang berhubungan dengan pengerjaan proyek. Data-data dan informasi

seperti data order, data karyawan, data proyek, laporan progress per proyek, laporan

progress keseluruhan proyek akan dengan mudah diketahui per bagian. Pelanggan juga

dapat mengetahui sejauh mana progress pengerjaan proyek dikerjakan.

3.1.3 Analisis Kebutuhan

Dari uraian identifikasi masalah diatas, dilakukan analisis terhadap kebutuhan sistem yang bersifat fungsional. Kebutuhan sistem yang bersifat fungsional

adalah menginput order, survey, membuat rencana kerja proyek, pengerjaan proyek,

proyek menghasilkan laporan progress per proyek, laporan progress keseluruhan proyek, dan laporan keseluruhan proyek.

3.2 Perancangan Sistem

Berdasarkan analisis kebutuhan yang telah dilakukan, dapat dirancang sebuah solusi model pengembangan sistem yang menjadi dasar dalam perancangan sistem selanjutnya. Pada tahap ini akan memberikan gambaran tentang langkah-langkah dalam membangun sistem yang akan dibuat. Tahap-tahap ini digambarkan

dengan blok diagram, system flow, diagram konteks, diagram jenjang, data flow

diagram (DFD), entity relationship diagram (ERD) struktur tabel, dan desain input,

output dan desain interface.

3.2.1 Blok Diagram

Secara umum model pengembangan digambarkan dalam blok diagram.

Blok Diagram tersebut menjelaskan tentang apa saja yang menjadi input dan proses

yang diperlukan sistem dan output yang akan dihasilkan oleh sistem yang akan

Blok Diagram

Input Proses Output

P ha se Rencana Kerja Proyek (RKP) Data Proyek/ Proyek Hasil Kerja Harian Proyek/ Proyek

Data Progress

Harian/Proyek

Hasil Evaluasi/ Proyek

Kurva S/ Proyek Pembuatan Data Proyek

Oleh Manager Proyek

Laporan

Progress/Proyek Data Order

Data Progress

Mingguan Proyek Data Pelanggan Data Karyawan Pembuatan Rencana Kerja Proyek (RKP) oleh

Manager Proyek

Rencana Kerja Proyek (RKP)

Data Proyek/ Proyek

Laporan Progress

Keseluruhan Proyek

Laporan Keseluruhan Proyek Evaluasi Hasil Proyek

oleh Manager Proyek

Pembuatan Kurva S oleh Manager Proyek

Progress Proyek oleh Manager Proyek Pembutan Data Progress

oleh Pimpinan Proyek

2 3 2 3 1 1 Data Survey

Dari blok diagram di atas dibagi menjadi 3 bagian yaitu input, proses dan

output. Masing-masing bagian tersebut saling mempengaruhi untuk melakukan suatu

keputusan sesuai tujuan dibangunnya sistem ini, penjelasan rincinya sebagai berikut:

1. Input

a. Data Order

Berisi data order proyek yang dikerjakan.

b. Data Pelanggan

Berisi data pelanggan yang memakai jasa CV. Smart Solusi Indonesia.

c. Data Karyawan

Berisi data karyawan yang mengerjakan proyek.

d. Data Survei

Berisi data hasil dari survei yang dilakukan oleh Project Manager.

e. Rencana Kerja Proyek (RKP)

Berisi informasi proyek yang dikerjakan, siapa saja karyawan yang mengerjakan.

f. Data Hasil Kerja Proyek

Berisi informasi perolehan scanning perhari dari setiap proyek.

g. Data Proyek/Proyek

Berisi informasi dari keseluruhan proyek.

h. Progress Harian/Proyek

Berisi informasi sejauh mana progress per proyek yang berjalan.

2. Proses

a. Pembuatan Rencana Kerja Proyek oleh Manager Proyek

b. Pembuatan Data Proyek oleh Manager Proyek

Merupakan proses pembuatan data proyek oleh Manager Proyek.

c. Pembuatan Data Progress oleh Pimpinan Proyek

Merupakan proses pembuatan data progress untuk mengetahui progress dari

proyek yang berjalan.

d. Evaluasi Hasil Proyek oleh Manager Proyek

Merupakan proses evaluasi yang dilakukan Project Manager untuk menentukan

pengerjaan sesuai target atau tidak.

e. Pembuatan Kurva S oleh Manager Proyek

Merupakan proses untuk mengetahui progress berupa kurva.

f. Progress Proyek oleh Manager Proyek

Merupakan proses untuk mengetahui progress pengerjaan dari masing-masing

proyek.

3. Output

a. Rencana Kerja Proyek (RKP)

Berisi informasi proyek yang dikerjakan, siapa saja karyawan yang mengerjakan.

b. Data Proyek/Proyek

c. Data Progress Harian/Proyek

Berisi informasi sejauh mana progress per proyek yang berjalan.

d. Hasil Evaluasi Proyek

Berisi informasi penentuan target pengerjaan tercapai atau tidak.

e. Kurva S

f. Laporan Progress Per Proyek

Berisi laporan progress pengerjaan per proyek.

g. Laporan Progress Keseluruhan Proyek

Berisi laporan progress dari keseluruhan proyek.

h. Laporan Order Proyek

Berisi laporan dari order proyek yang dikerjakan.

i. Laporan Keseluruhan Proyek

Berisi laporan proyek apa saja yang sudah selesai atau masih sedang dikerjakan.

3.2.2 System Flow

System flow merupakan suatu gambaran aliran kerja yang terdapat dalam

sistem dan dapat memberitahukan siapa pengguna yang melakukan kerja tersebut.

Dalam merancang aplikasi administrasi proyek “digitalisasi dokumen”, dikumpulkan

beberapa informasi yang diperlukan. Systemflow untuk penerimaan dapat dilihat pada

Gambar 3.5, systemflow pengerjaan proyek dapat dilihat pada Gambar 3.6, dan system

Sisflow Penerimaan Order

Customer Sales Project Manager

Mulai Order Order Menyimpan data Order Input Data Order _Data Proyek Melihat Data Order Melakukan Login Berhasil? Data User Menampilkan Kesalahan Login Username/ Password salah T Melakukan Login Berhasil? Menampilkan Kesalahan Login Username/ Password salah T Y Order Order 3 3 Hasil Survey Setuju?

Input Data Hasil Survey

Data Survey Order Hasil Survey Acc Menyimpan Data Proyek Selesai Y Y T Hasil Survey 1 2 1 1 2 2 Melakukan Survey Negosiasi Hasil Survey Hasil Survey Ditolak Hasil Survey Ditolak Informasi Order Melakukan Order Mengecek Hasil Survey

Sistem Flow Pengerjaan Proyek

Project Manager Project Leader

Mulai Data Detail Proyek Melakukan Login Berhasil? Data User Menampilkan Kesalahan Login Username/ Password salah T Hasil Survey Acc Input Data Proyek Menyimpan Data Proyek Informasi Data Proyek Memilih Pekerja Data Karyawan RKP Y RKP Kumpulan Hasil Kerja Harian 3 3 Melakukan Login Berhasil? Menampilkan Kesalahan Login Username/ Password salah T Input Hasil Kerja Harian Y Menyimpan Data Hasil Kerja Data Progress Pekerjaan 1 Pengerjaan Proyek 2 1 1 2

Sistem Flow Pengerjaan Proyek

Project Manager Project Leader Customer

1 Progress Harian Data Progress Pekerjaan Informasi Progress Harian Pengecekan

Progress Proyek

Informasi Kurva S Laporan Progress Proyek/Proyek Laporan Progress Keseluran Proyek Laporan Keseluruhan Proyek Selesai 2 Target Tercapai? Y T Warning Target Belum Tercapai Target Tercapai Membuat Target Baru 1 Informasi Target Baru Warning Target Belum Tercapai Informasi Target Baru Menyimpan Progress Proyek 1 1 Laporan Progress Laporan Progress

Gambar 3.7 System Flow Pengerjaan Proyek Lanjutan

Penjelasan dari systemflow pada Gambar 3.5, Gambar 3.6, dan Gambar

Tabel 3.1 Penjelasan SystemFlowAplikasi Administrasi Proyek “Digitaliasi

Dokumen”

Phase Nama Proses Kegiatan

Penerimaan Proyek

Mengorder

Pelanggan melakukan order pada sales. Sales menginputkan data order ke sistem.

Menampilkan Order Sistem menampilkan data order.

Menginput Data Survei Project Manager menginput data

survei ke sistem.

Pengerjaan Proyek

Menampilkan Data Karyawan

Sistem menampilkan data karyawan yang akan dipilih Project Manager

untuk mengerjakan proyek. Menampilkan Rencana

Kerja Proyek (RKP)

Sistem menampilkan data rencana kerja proyek yang diberikan kepada

Project Leader.

Menginput Data Proyek Project Manager menginput data

proyek ke sistem.

Menginput Data Hasil

Kerja Harian

Project Leader mengginput data

hasil kerja harian ke sistem. Menampilkan Progress

Proyek

Sistem menampilkan progress proyek.

Mengecek Progress Proyek

Sistem mengecek progress proyek yang diinputkan oleh Project

Leader.

Menampilkan Informasi Target Tercapai dan Tidak Tercapai

Sistem menampilkan target yang tercapai dan belum tercapai. Menampilkan Kurva S Sistem menampilkan Kurva S Menampilkan Laporan

Progress Per Proyek dan Keseluruhan Proyek

Sistem menampilkan laporan

progress per proyek dan keseluruhan proyek.

Menampilkan Laporan Keseluruhan Proyek

Sistem menampilkan laporan keseluruhan proyek.

Menginput Target Baru

Project Manager menginput target

baru apabila progress proyek tidak mencapai target yang diberikan.

3.2.3 Context Diagram

Context diagram aplikasi administrasi proyek “digitalisasi dokumen”

mempunyai empat entitas yang memberi masukan kepada sistem dan menerima

keluaran dari sistem. Keempat entitas tersebut antara lain pelanggan, sales, Project

Manager, Project Leader. Contextdiagram aplikasi administrasi proyek “digitalisasi

dokumen” dapat dilihat pada Gambar 3.8.

Laporan Progress Keseluruhan Proyek Laporan Keseluruhan Proyek Laporan Progress Per Proyek

Informasi Kurva S Data Karyawan Karyawan

Data Proyek

Hasil Survey RKP

Data Kerja Ming guan

Data RKP Informasi Proyek

Data Order Informasi Order

Order

0

Aplikasi Administrasi Proyek "Digitalisasi Dokumen"

+

Pelang g an Sales

Project Manag er

Project Leader

Gambar 3.8 ContextDiagram Aplikasi Administrasi Proyek “Digitalisasi Dokumen”

di CV. Smart Solusi Indonesia

3.2.4 Diagram Berjenjang Proses

Diagram berjenjang merupakan alur perencanaan sistem yang dapat menampilkan seluruh proses yang terdapat pada suatu aplikasi tertentu dengan jelas dan terstruktur. Tujuan dari diagram jenjang adalah dapat memberikan informasi

mengenai fungsi-fungsi yang ada dalam sistem tersebut. Aplikasi administrasi proyek

“digitalisasi dokumen” memiliki empat sub proses yaitu menginput data order, membuat rencana kerja proyek, pengerjaan proyek dan membuat laporan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.9.

0 Sistem Administrasi

Proyek “Digitaliasi Dokumen”

1

Menginput Data Order

2

Membuat Rencana Kerja Proyek

3

Pengerjaan Proyek

2.1

Melakukan Survey

2.3

Menginput Data Proyek

4

Membuat Laporan

2.2

Memilih Pekerja

3.2.5 Data Flow Diagram

Penggambaran sistem menggunakan Data Flow Diagram (DFD) dimulai

dari context diagram seperti dilihat pada Gambar 3.8. Dari context diagram di

decompose menjadi level yang lebih rendah untuk menggambarkan sistem yang lebih

rinci.

1. DFD Level 0 Aplikasi Administrasi Proyek “Digitalisasi Dokumen”

Pada DFD level 0 aplikasi administrasi proyek “digitalisasi dokumen”

terdapat empat proses yaitu menginput data order, membuat rencana kerja proyek,

pengerjaan proyek, membuat laporan. DFD level 0 dapat dilihat pada Gambar 3.10.

2. DFD Level 1 Membuat Rencana Kerja

Pada DFD level 1 membuat rencana kerja proyek terdapat tiga proses yaitu

melakukan survei, memilih pekerja, dan menginput data proyek. Dari ketiga proses ini

yang menginput adalah Project Manager. DFD level 1 membuat rencana kerja proyek

Ambil Data

Ambil Data

Ambil Data

Laporan Progress Keseluruhan Proyek Laporan Keseluruhan Proyek

Informasi Proyek Laporan Progress Per Proyek

Informasi Kurva S Simpan

Ambil Data Data RKP

Data Kerja Ming guan

Simpan Simpan Informasi Order Data Karyawan Hasil Survey Karyawan RKP Data Proyek Ambil Data Ambil Data Ambil Data Simpan Simpan Data Order Order Pelang g an

Sales

Pelang g an Project Leader

Project Manag er

Project Manag er 1 Memasukkan Data Proyek 2 Memasukkan Rencana Kerja Proyek + 3

Peng erjaan Proyek

+

4

Membuat Laporan

1 Data Proyek

2 Data Survey _Order

3 Data Karyawan

4 Ang gota Proyek

5 Targ et Pengerjaan

6 Detail Proyek

7 Prog ress Pekerjaan

Gambar 3.11 DFD Level 1 Membuat Rencana Kerja Proyek

3.2.6 Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram (ERD) menggambarkan basis data yang ada

pada sistem administrasi proyek “digitalisasi dokumen” pada CV. Smart Solusi

Indonesia. ERD dibagi menjadi dua yaitu Conceptual Data Model (CDM) dan Physical

Data Model (PDM).

1. Conceptual Data Model (CDM)

Conceptual Data Model (CDM) merupakan percancangan basis data berdasarkan

pengumpulan data dan analisis. CDM dipakai untuk menggambarkan secara detail

Ambil Data RKP Simpan Simpan [Ambil Data] [Simpan] [Data Proyek] [Simpan] [Karyawan] [Data Karyawan] [Ambil Data] [RKP] Data Order [Hasil Survey] Simpan [Ambil Data]

1 Data Proyek

2 Data Survey _Order

3 Data Karyawan

Project Manager Project Manager

Project Manager

4 Anggota Proyek

5 Target Pengerjaan 2.1

Melakukan Survey

2.2

Memilih Pekerja

2.3

struktur basis data dalam bentuk logik. CDM dari aplikasi administrasi proyek

“digitalisasi dokumen” mempunyai sembilan tabel dan bisa dilihat pada Gambar 3.12.

Gambar 3.12 CDM Aplikasi Administrasi Proyek “Digitalisasi Dokumen”

MEMILIKI TERM ASUK TERM ASUK PENANGGUNG JAWAB MEMILIKI progress dari targ et dari

ANGGOTA_PROYEK MELAKUKAN PROYEK ID_PROYEK NAMA_PROYEK TANGGAL_MULAI TANGGAL_SELESAI NILAI_PRO YEK NAMA_PELANGGAN ALAMAT NO_TELP STATUS_PROYEK KARYAWAN ID_KARYAWAN NAMA_KAR YAWAN ALAMAT NO_TELP JENIS_KELAM IN JABATAN STATUS_KARYAWAN DETAIL_PROYEK ID_DETAIL_PROYEK JUM LAH_PEKERJAAN HARGA TANGGAL_MULAI TANGGAL_SELESAI SUBTOTAL USER ID_USER USERNAM E PASSWORD TYPE_USER SURVEI_ORDER ID_SURVEI

JUM LAH PEKERJ AAN HARGA SUBTOTAL TANGGAL_MULAI TANGGAL_SELESAI TARGET_PEKERJAAN ID_TARGET MINGGU_KE JUM LAH_TARGET PROGRESS PROGRESS_PEKERJAAN ID_PROGRESS MINGGU_KE PEROLEHAN PROGRESS JENIS_PEKERJAAN ID_JENIS_PEKERJAAN NAMA_JENIS_PEKERJAAN HARGA_JENIS_PEKERJ AAN SATUAN

2. Physical Data Model (PDM)

Physical Data Model (PDM) merupakan representasi fisik dari database yang akan dibuat dengan mempertimbangkan DMBS yang akan digunakan. PDM dihasilkan

dari CDM yang valid. PDM aplikasi administrasi proyek “digitalisasi dokumen”

dapat dilihat pada Gambar 3.13.

Gambar 3.13 PDM Aplikasi Administrasi Proyek “Digitalisasi Dokumen”

ID_PRO YEK = ID_PRO YEK ID_JENIS_PEKERJAAN = ID_JENIS_PEKERJAAN ID_JENIS_PEKERJAAN = ID_JENIS_PEKERJAAN

ID_KARYAWAN = ID_KARYAWAN ID_PRO YEK = ID_PRO YEK

ID_DET AIL_PRO YEK = ID_DETAIL_PROYEK

ID_SURVEI = ID_SURVEI

ID_PRO YEK = ID_PRO YEK

ID_KARYAWAN = ID_KARYAWAN

ID_KARYAWAN = ID_KARYAWAN

PROYEK ID_PROYEK varchar(10) NAMA_PROYEK varchar(50) TANGGAL_MULAI datetime TANGGAL_SELESAI datetime NILAI_PROYEK int NAMA_PELANGGAN varchar(30) ALAMAT varchar(30) NO_T ELEPON varchar(30) ST AT US_PROYEK varchar(30)

KARYAWAN ID_KARYAWAN varchar(10) NAMA_KARYAW AN varchar(25) ALAMAT varchar(30) NO_T ELP numeric JENIS_KELAMIN varchar(10) JABATAN varchar(20) ST AT US_KARYAW AN varchar(20)

DETAIL_PROYEK ID_DETAIL_PROYEK varchar(10) AKTUAL_JUMLAH_PEKERJAAN varchar(10) HARGA1 varchar(10) ID_KARYAWAN varchar(10) TANGGAL_MULAI1 date TANGGAL_SELESAI1 date SUBT OT AL1 float ID_JENIS_PEKERJAAN varchar(10) ID_PROYEK varchar(10) USER ID_USER varchar(10) PASSWORD varchar(15) TYPE_USER varchar(15) USERNAME varchar(15) ID_KARYAWAN varchar(10) SURVEI_ORDER ID_SURVEI varchar(10) ID_PROYEK varchar(10) JUMLAH_PEKERJAAN float HARGA float SUBT OT AL float TANGGAL_MULAI date TANGGAL_SELESAI date ID_JENIS_PEKERJAAN varchar(10) TARGET _PEKERJAAN ID_TARGET varchar(10) ID_SURVEI varchar(10) PROGRESS float MINGGU_KE2 integer JUMLAH_T ARGET integer

PROGRESS_PEKERJAAN ID_PROGRESS varchar(10) ID_DETAIL_PROYEK varchar(10) MINGGU_KE date PROGRESS float PEROLEHAN integer JENIS_PEKERJAAN ID_JENIS_PEKERJAAN varchar(10) NAMA_JENIS_PEKERJAAN varchar(30) HARGA_JENIS_PEKERJAAN float SATUAN varchar(10) ANGGOT A_PROYEK ID_KARYAWAN varchar(10) ID_PROYEK varchar(10)

3.2.7 Struktur Tabel

Struktur tabel merupakan penjabaran dan penjelasan dari suatu database.

Dalam struktur tabel dijelaskan fungsi dari masing tabel hingga fungsi

masing-masing field yang ada di dalam tabel. Selain itu juga terdapat tipe data dari

masing-masing field beserta konstrainnya. Struktur database yang digunakan pada aplikasi

administrasi proyek “digitalisasi dokumen” pada CV. Smart Solusi Indonesia yaitu:

a. Tabel User

Nama Tabel: LOGIN_USER Primary Key: ID_USER

Foreign Key: ID_KARYAWAN

Fungsi: Menyimpan data user

Tabel 3.2 MasterLogin User

Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan

ID_USER Varchar 10 PK

ID_KARYAWAN Varchar 10 FK

USERNAME Varchar 15 -

PASSWORD_USER Varchar 15 -

TIPE_USER Varchar 15 -

b. Tabel Karyawan

Nama Tabel: KARYAWAN Primary Key: ID_KARYAWAN Foreign Key: -

Tabel 3.3 Master Karyawan

Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan

ID_KARYAWAN Varchar 10 PK

NAMA_KARYAWAN Varchar 25 -

ALAMAT Varchar 50 -

NO_TELP Numeric 12 -

JENIS_KELAMIN Varchar 10 -

JABATAN Varchar 20 -

STATUS Varchar 20 -

c. Tabel Jenis Pekerjaan

Nama Tabel: JENIS_PEKERJAAN Primary Key: ID_JENIS_PEKERJAAN Foreign Key: -

Fungsi: Menyimpan data jenis pekerjaan proyek

Tabel 3.4 Master Jenis Pekerjaan

Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan

ID_JENIS_PEKERJAAN Varchar 10 PK

NAMA_JENIS_PEKERJAAN Varchar 30 -

HARGA_JENIS_PEKERJAAN Float - -

d. Tabel Proyek

Nama Tabel: PROYEK Primary Key: ID_PROYEK Foreign Key: ID_KARYAWAN Fungsi: Menyimpan data proyek

Tabel 3.5 Tabel Proyek

Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan

ID_PROYEK Varchar 10 PK

ID_KARYAWAN Varchar 10 FK

NAMA_PROYEK Varchar 50 -

TANGGAL_MULAI Date - -

TANGGAL_SELESAI Date - -

NILAI_PROYEK Integer - -

NAMA_PELANGGAN Varchar 30 -

ALAMAT Varchar 50 -

NO_TELEPON Varchar 13 -

STATUS_PROYEK Varchar 15 -

e. Tabel Detail Proyek

Nama Tabel: DETAIL_PROYEK Primary Key: ID_DETAIL_PROYEK

Foreign Key: ID_PROYEK, ID_JENIS_PEKERJAAN Fungsi: Menyimpan data detail proyek

Tabel 3.6 Tabel Detail Proyek

f. Tabel Target Pekerjaan

Nama Tabel: TARGET_PENGERJAAN Primary Key: ID_TARGET

Foreign Key: ID_SURVEI

Fungsi: Menyimpan data target pengerjaan proyek

Tabel 3.7 Tabel Target Pengerjaan Proyek

Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan

ID_DETAIL_PROYEK Varchar 10 PK

ID_PROYEK Varchar 10 FK

ID_JENIS_PEKERJAAN Varchar 10 FK

AKTUAL_MULAI Date - -

AKTUAL_SELESAI Date - -

AKTUAL_JUMLAH_PEKERJAAN Varchar 10 -

AKTUAL_HARGA Float - -

AKTUAL_SUBTOTAL Float - -

Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan

ID_TARGET Varchar 10 PK

ID_SURVEI Varchar 10 FK

MINGGU_KE Integer - -

JUMLAH_TARGET Integer - -

g. Tabel Survei Order

Nama Tabel: SURVEI_ORDER Primary Key: ID_SURVEI

Foreign Key: ID_PROYEK, ID_JENIS_PEKERJAAN Fungsi: Menyimpan data survei proyek

Tabel 3.8 Tabel Survei Order

h. Tabel Anggota Proyek

Nama Tabel: ANGGOTA_PROYEK Primary Key: -

Foreign Key: ID_PROYEK, ID_KARYAWAN Fungsi: Menyimpan data anggota proyek

Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan

ID_SURVEI Varchar 10 PK

ID_PROYEK Varchar 10 FK

ID_JENIS_PEKERJAAN Varchar 10 FK

JUMLAH_PEKERJAAN Float - -

HARGA Float - -

SUBTOTAL Float - -

TANGGAL_MULAI Date - -

Setelah dilakukan uji coba pada pembahasan sebelumnya, aplikasi dapat menyimpan data dan menampilkan informasi proyek yang akan dikerjakan, progress per proyek, progress seluruh proyek, dan proyek yang sedang dikerjakan. Evaluasi juga dilakukan dengan memberikan kuesioner ke pihak CV. Smart Solusi Indonesia dan dapat disimpulkan dengan ketentuan parameter dan hasil sebagai berikut.

Tabel 4.12 Parameter Penilaian Kuesioner

Parameter Nilai

SB (Sangat Baik) 4

B (Baik) 3

KB (Kurang Baik) 2

SKB (Sangat Kurang Baik) 1

Tabel 4.13 Hasil Penilaian Kuesioner

Responden Pertanyaan

1 2 3 4 5 6 7

1 3 3 4 3 3 3 3

2 3 3 4 3 3 4 3

3 4 3 4 4 4 4 4

4 3 3 3 3 3 3 3

5 3 3 4 4 4 3 4

6 3 3 3 3 4 3 3

7 4 3 3 3 3 4 3

8 4 2 3 4 4 3 3

9 3 3 3 2 2 3 3

10 4 4 4 4 4 4 4

Rata-rata 3.4 3 3.5 3.3 3.4 3.4 3.3

124

Dari evaluasi yang dilakukan dapat disimpulkan bahwa rancang bangun aplikasi administrasi proyek “digitalisasi dokumen” berbasis desktop yang dibuat telah memenuhi kebutuhan yang diinginkan untuk menunjang proses bisnis administrasi proyek pada CV. Smart Solusi Indonesia. Aplikasi administrasi proyek “digitalisasi dokumen” berbasis desktop yang dibuat dapat menghasilkan laporan progress per proyek, laporan progress keseluruhan proyek, dan laporan keseluruhan proyek yang di kerjakan oleh CV. Smart Solusi Indonesia. Akan tetapi, apabila akan dilakukan pengembangan aplikasi alangkah baiknya dapat ditambahkan beberapa fitur atau menu yang diperlukan agar dapat mendukung proses administrasi proyek “digitalisasi dokumen” yang lebih baik.

125 5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil uji coba dan implementasi terhadap aplikasi yang telah dibuat sesuai dengan tujuan, maka dapat disimpulkan sebagai berikut.

1. Rancang bangun aplikasi administrasi proyek “digitalisasi dokumen” pada CV. Smart Solusi Indonesia dapat mengotomasi interaksi antara perusahaan dengan customer dan interaksi antar bagian dalam melakukan proses pengerjaan proyek. 2. Sistem yang dibuat dapat menfasilitasi sales dalam berinteraksi dengan customer

pada saat order proyek.

3. Sistem yang dibuat dapat menfasilitasi Project Manager dalam melihat order, progress per proyek dan progress seluruh proyek yang dikerjakan.

4. Sistem yang dibuat dapat menfasilitasi Project Leader dalam berinteraksi dengan Project Manager pada saat melaporkan hasil kerja proyek.

5. Aplikasi yang dibuat mengahasilkan laporan progress per proyek, laporan progress keseluruhan proyek, laporan keseluruhan proyek.

6. Aplikasi yang telah dibuat dapat membantu interaksi mulai dari pelanggan, sales, Project Manager dan Project Leader dalam melakukan proses pengerjaan proyek pada CV. Smart Solusi Indonesia. Hal ini dibuktikan dengan penilaian kuesioner dimana hasil penilaian rata-rata yang cukup baik.

126

5.2 Saran

Berdasarkan penjelasan tentang sistem aplikasi yang telah dibuat, dapat diberikan saran untuk mengembangkan sistem ini sebagai berikut.

1. Tampilan form informasi dari data yang berhubungan dengan proses pengerjaan proyek yang berjalan masih sederhana sehingga perlu diperbagus perlu dipercantik dengan dashboard.

2. Sistem dapat dikembangkan dengan menambahkan fitur dan menu untuk mendukung proses pengerjaan proyek yang lebih baik.

127

Abubakar, Hadi. (1996). Cara-Cara Pengolahan Kearsipan yang Praktis dan Efisien. Jakarta: Djambatan

Husen, Abrar. (2009). Manajemen Proyek Perencaanan Penjadwalan dan

Pengendalian Proyek. Yogyakarta: Andi

Jeffry, L. Whitten, et al. (2004). Metode Desain dan Analisis Sistem. Terjemahan Tim Andi. Yogyakarta: Andi Madcoms.

Kendall, Kenneth E. (2003). Analisis dan Perancangan Sistem. Jakarta: Indeks. Kurniawan, Erick. (2011). Cepat Mahir Visual Basic 2010. Yogyakarta: Andi. Linda, Marlinda. (2004). Sistem Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset.

Luthan, Putri Lynna A., Syafriandi. (2006). Aplikasi Microsoft Project Untuk Penjadwalan Kerja Proyek Teknik Sipil. Yogyakarta: Andi Offset.

McMenemy, David and Alan Poulter. (2005). Delivering Digital Services. London: Facet Publishing.

Mulyanto, Agus. (2009). Sistem Informasi Konsep Dan Aplikasi. Yogyakarta: Pustaka Pelajar.

Muslich, Muhammad. (2009). Metode Pengambilan Keputusan Kuantitatif. Jakarta: Bumi Aksara.

Mustakini, J.M. (2005). Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset.

_____, (2009). Sistem Informasi Teknologi. Yogyakarta: Andi Offset.

Nawawi, Hadari dan Mimi Martini. (1994). Penelitian Terapan. Yogyakarta: Gadjah

Mada University Press.

Pressman, Roger. (2005). Software Engineering A Practitioner's Approach. 6th ed. New York: McGraw-Hill.

Santosa, B. (2009). Manajemen Proyek Konsep dan Implementasi. Yogyakarta: Penerbit Graha Ilmu.

128

Schwalbe, Kathy. (2004). Information Technology Project Management. 3rd ed. Thomson: Course Technology.

Siagian, SP. (1974). Administrasi Pembangunan. Jakarta: Gunung Agung

Soeharto, Iman. (1999). Manajemen Proyek dari Konseptual Sampai Operational. Jakarta: Erlangga

Sutabri, Tata. (2012). Analisis Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi.