LKP : Aplikasi Penjadwalan Proyek Pada CV. Daun Muda Communication.

(1)

LAPORAN KERJA PRAKTEK

APLIKASI PENJADWALAN PROYEK PADA CV. DAUN MUDA COMMUNICATION

Oleh :

Nama : Wildan

NIM : 08.41010.0295

Program : S1 (Strata Satu)

Jurusan : Sistem Informasi

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

2013

STIKOM

(2)

iv ABSTRAK

CV. Daun Muda Communication adalah sebuah creative studio yang

berbasis di Sidoarjo yang mengerjakan multi dimensional project. Proyek yang

dikerjakan antara lain, desain grafis, photografi, desain web, animasi dan

videografi. Pada perusahaan ini, yaitu tidak tersedianya aplikasi penjadwalan

proyek yang digunakan pada perusahaan. Pembuatan laporan yang masih

menggunakan Microsoft Excel dan dilakukan secara manual sehingga dapat

mengakibatkan kesalahan.

Pengelolaan sistem penjadwalan proyek yang efektif akan memacu

kinerja dari perusahaan untuk menjadi lebih baik dari sebelumnya. Untuk itu,

diperlukan adanya sebuah sistem yang mampu menangani segala macam proses

yang berkaitan dengan penjadwalan proyek.

Pada masing-masing pegawai juga bisa memasukkan jadwal kerja atau

kegiatan apa saja yang telah dilakukan pengawai untuk mengerjakan proyek yang

ada pada perusahaan. Mencakup masalah pembayaran proyek didalam sistem

telah dibuat pembayaran dengan pembayaran uang muka terlebih dahulu,

pembayaran lunas dan pembayaran piutang.

Penggunaan aplikasi penjadwalan proyek terbukti bisa mengatasi

permasalahan tersebut, sehingga rekapitulasi serta pertanggung adanya proyek

yang masuk dalam perusahaan dapat dilakukan penjadwalan proyek secara

terstruktur dan tersimpan dengan baik.

Kata Kunci: Sistem Informasi, CV. Daun Muda Communication

STIKOM

(3)

v DAFTAR ISI

Halaman

ABSTRAK ... v

KATA PENGANTAR ... vi

DAFTAR ISI ... viii

DAFTAR TABEL ... xi

DAFTAR GAMBAR ... xii

DAFTAR LAMPIRAN ... xiv

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 2

1.3 Pembatasan Masalah ... 2

1.4 Tujuan ... 2

1.5 Kontribusi ... 3

1.6 Sistematika Penulisan ... 3

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 4

2.1 Profil CV. Daun Muda Communication ... 4

2.2 Visi Dan Misi dan tujuan CV. Daun Muda Communication ... 4

2.2.1 Visi ... 4

2.2.2 Misi ... 4

2.2.3 Tujuan ... 5

2.3 Sasaran Pelaksanaan dan Pengembangan ... 5

2.4 Struktur Organisasi ... 5

2.5 Job Deskripsi ... 6

STIKOM

(4)

3.2 Penjadwalan Proyek ... 10

3.3 Metode Penjadwalan Proyek ... 11

3.4 Analisis dan Perancangan Sistem ... 14

BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN ... 16

4.1 Prosedur Kerja Praktek ... 16

4.2. Analisa Sistem ... 17

4.2.1 Proses Bisnis Perusahaan ... 17

4.2.2 Document Flow ... 19

4.3 Perancangan Sistem ... 21

4.3.1 Sistem Flow ... 21

4.3.2 Context Diagram ... 23

4.3.3 DFD Level 0 Aplikasi Penjadwalan Proyek ... 23

4.3.4 Entity Relationship Diagram ... 24

4.3.5 Conceptual Data Model ... 24

4.3.6 Physical Data Model ... 25

4.3.7 Struktur Basis Data ... 26

4.3.8 Rancangan Input ... 29

4.3.9 Rancangan Output ... 34

4.3.10 Rancangan Interface ... 37

4.4 Implementasi Sistem ... 43

4.4.1. Kebutuhan Sistem ... 43

4.4.2. Penjelasan Pemakaian Aplikasi ... 43

STIKOM

(5)

vii

BAB V PENUTUP ... 53

5.1. Kesimpulan ... 53

5.2. Saran ... 53

DAFTAR PUSTAKA ... 54

LAMPIRAN ... 55

STIKOM

(6)

viii

Halaman

Tabel 3.1 Simbol Document Flow ... 15

Tabel 3.2 System Flow ... 16

Tabel 3.3 simbol Data Flow Diagram ... 17

Tabel 4.1 Staff ... 36

Tabel 4.2 Bagian ... 36

Tabel 4.3 Proyek ... 37

Tabel 4.4 Pembayaran ... 37

Tabel 4.5 Penugasan... 37

STIKOM

(7)

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 2.1 Struktur Organisasi CV. Daun Muda Communication ... 6

Gambar 4.1 Document Flow Penjadwalan Proyek ... 23

Gambar 4.2 System Flow Penjadwalan Proyek ... 25

Gambar 4.3 Context Diagram Penjadwalan Proyek ... 27

Gambar 4.4 Data Flow Diagram Level 0 Penjadwalan Proyek ... 28

Gambar 4.5 Conceptual Data Model Penjadwalan Proyek ... 29

Gambar 4.6 Physical Data Model ... 30

Gambar 4.7 Form Login ... 34

Gambar 4.8 Menu Utama ... 34

Gambar 4.9 Form Master Bagian ... 35

Gambar 4.10 Form Master Staff ... 35

Gambar 4.11 Form Master Proyek ... 36

Gambar 4.12 Form Penugasan ... 36

Gambar 4.13 Form Status Proyek ... 37

Gambar 4.14 Form Pembayaran DP ... 37

Gambar 4.15 Form Pembayaran Lunas ... 38

Gambar 4.16 Form Pembayaran Hutang ... 38

Gambar 4.17 Report Kegiatan Proyek ... 39

Gambar 4.18 Report Keuangan Keseluruhan... 39

Gambar 4.19 Report Keuangan Hutang ... 40

Gambar 4.20 Report Keuangan Lunas ... 40

STIKOM

(8)

Gambar 4.23 Form Login ... 42

Gambar 4.24 Menu Utama ... 42

Gambar 4.25 Form Master Bagian ... 43

Gambar 4.26 Form Master Staff ... 43

Gambar 4.27 Form Master Proyek ... 44

Gambar 4.28 Form Penugasan ... 44

Gambar 4.29 Form Status Proyek ... 45

Gambar 4.30 Form Pembayaran DP ... 45

Gambar 4.31 Form Pembayaran Lunas ... 46

Gambar 4.32 Form Pembayaran Hutang ... 46

Gambar 4.33 Form Login ... 48

Gambar 4.34 Menu Utama ... 48

Gambar 4.35 Form Master Bagian ... 49

Gambar 4.36 Form Master Staff ... 49

Gambar 4.37 Form Master Proyek ... 50

Gambar 4.38 Form Penugasan ... 50

Gambar 4.39 Form Status Proyek ... 51

Gambar 4.40 Form Pembayaran DP ... 51

Gambar 4.41 Form Pembayaran Lunas ... 52

Gambar 4.42 Form Pembayaran Hutang ... 52

Gambar 4.43 Report Penugasan ... 53

Gambar 4.44 Report Keuangan Keseluruhan... 53

STIKOM

(9)

Gambar 4.45 Report Keuangan Lunas ... 54

Gambar 4.46 Report Keuangan Hutang ... 54

Gambar 4.47 Laporan Keuangan Bulanan ... 55

Gambar 4.48 Laporan Proyek Bulanan ... 55

STIKOM

(10)

xii

Lampiran 2. Form Garis Besar Rencana Kerja Mingguan 1 ...

Lampiran 3. Form Log Harian Kerja Praktek 1 ...

Lampiran 4. Form Kehadiran Kerja Praktek 1 ...

Lampiran 5. Bimbingan Kelompok Kerja Praktek ...

STIKOM

(11)

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

CV. Daun Muda Communication adalah Creative Studio yang berbasis di Sidoarjo dan mengerjakan multi dimensional project dalam "Design and

Direction", "Artwork and Concept Art", "Printing dan Offset", "Website and Interactive media", "Room Concept and Exhibitions", "Motiongraph and Animation" hingga "Photography and Documentation". Dalam setiap pegerjaaan

project, selalu mengutamakan untuk me-representasikan sesuatu yang baru yang menyelaraskan antara ide, media, teknik, literatur yang ada serta sisi estetikanya.

CV. Daun Muda Communication banyak menerima proyek yaitu antara lain proyek desain web, photografi, animasi, dan videographer. Demi menjaga kepuasaan pelanggan , maka CV. Daun Muda Communication dituntut untuk lebih berkreasi dalam menangani masalah yang mungkin timbul pada perusahaan saat melakukan kegiatan usahanya untuk berkembang di dalam bidang multimedia.

Salah satu upaya yang dapat dilakukan dalam meningkatkan kreativitas perusahaan, CV. Daun Muda Communication ingin membuat suatu aplikasi yang dapat mendukung kinerja CV. Daun Muda Communication .

Berkaitan dengan hal tersebut, CV.Daun Muda Communication menginginkan adanya sebuah aplikasi penjadwalan proyek yang dapat menangani kegiatannya mulai dari pemberitahuan mengenai pengerjaan proyek sampai selesai, pencatatan laporan proyek dan hasilnya diberikan kepada manager. Untuk itu dibuatlah aplikasi penjadwalan proyek yang dapat menangani penjadwalan kinerja pegawai, sehingga diketahui proyek tersebut sudah selesai dikerjakan atau belum.

STIKOM

(12)

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, maka perumusan masalah yang ada adalah bagaimana membangun aplikasi penjadwalan proyek sehingga dapat melakukan penjadwalan kinerja pegawai sesuai yang diharapkan.

1.3 Pembatasan Masalah

Dalam kerja praktek ini, agar masalah tidak meluas maka yang dikerjakan hanya berfokus pada:

1. Sistem hanya digunakan untuk bagian administrasi.

2. Sistem hanya melakukan pelayanan order dan penjadwalan proyek ketika ada transaksi.

3. Tidak fokus pada keamanan aplikasi.

4. Tidak membahas pada penggajian karyawan.

5. Menggunakan metode CPM/PERT karena memberikan gambaran progress yang jelas dan merepresentasikan relasi antar aktivitas.

1.4 Tujuan

Berdasarkan perumusan masalah yang telah diuraikan di atas, tujuan yang ada pada kerja praktek ini adalah menghasilkan aplikasi penjadwalan proyek pada CV. Daun Muda Communication untuk membantu meningkatkan kinerja pegawai, selain itu juga menghasilkan laporan proyek bulanan dan bukti-bukti transaksi pembayaran proyek.

1.5 Kontribusi

Kontribusi dari pelaksanaan kerja praktek ini adalah:

1.Mempermudah Bagian Administrasi dalam melakukan proses penjadwalan, serta melakukan penyimpanan yang akurat setiap kali proses penjadwalan proyek yang terjadi.

2.Mempermudah tugas pimpinan dalam menerima dan memeriksa laporan secara tepat dan akurat.

STIKOM

(13)

1.6 Sistematika Penuliasan

Untuk memudahkan dalam memahami persoalan dan pembahasannya, maka penulisan kerja praktek ini dibuat dengan sistematika sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini membahas tentang latar belakang masalah, inti dari permasalahan disebutkan pada perumusan masalah, pembatasan masalah menjelaskan batasan dari sistem yang dibuat sehingga tidak keluar dari ketentuan yang ditetapkan, tujuan dari kerja praktek berupa harapan dari hasil yang akan dicapai, kontribusi sistem bagi pengguna, serta sistematika dari pembuatan laporan ini.

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Bab ini membahas tentang gambaran umum mengenai CV. Daun Muda Communication , Meliputi struktur organisasi kantor dan deskripsi tugas tiap-tiap bagian dalam struktur oraganisasi.

BAB III LANDASAN TEORI

Bab ini membahas tentang teori-teori mendukung dan menunjang dalam pembuatan sistem informasi dari awal sampai akhir, meliputi konsep sistem informasi, program penunjang, definisi penjadwalan sampai dengan Analisa dan perancangan Sistem.

BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN

Bab ini menuliskan hasil dari kerja praktek, mulai dari alur dokumen manual pada perusahaan, dilanjutkan dengan perancangan sistem yang meliputi Document Flow, System Flow, Context Diagram, HIPO, Data Flow

Diagram(DFD), Entity Relationship Diagram(ERD), Desain I/O,

Implementasi sistem dan evaluasi.

BAB V PENUTUP

Bab ini berisi kesimpulan dan saran yang sekiranya dapat bermanfaat bagi pembaca.

STIKOM

(14)

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1 Profil CV. Daun Muda Communication

Sejarah CV. Daun Muda Communication pada tahun 2011. CV. Daun Muda Communication di dirikan oleh Rizal Roshady, Achmad Hafid, dan Rudolf Cristian karena melihat adanya peluang usaha. Pada awalnya CV yang berlokasi di Delta Sari Indah Blok BL no. 28 , Sidoarjo.

Daun Muda Communication adalah Creative Studio yang berbasis di Sidoarjo dan mengerjakan multi dimensional project dalam "Design and

project, kita selalu mengutamakan untuk me-representasikan sesuatu yang baru yang menyelaraskan antara Ide, media, teknik, literatur yang ada serta sisi estetikanya.

2.2 Visi, misi dan tujuan CV. Daun Muda Communication

2.2.1 Visi

Daun Muda Communication bekerja focus untuk memberikan produk terbaik terhadap costumer dengan memberikan solusi sederhana bagi costumer. Daun Muda Communication bekerja pada market tertentu dimana daun muda bisa memberikan kontribusi didalamnya yang bergantung juga pada kapabilitas daun muda

2.2.2 Misi

Daun Muda Communication memiliki misi untuk menghasilkan produk-produk multimedia yang memiliki kualitas serta memberikan layanan

STIKOM

(15)

terbaiknya untuk mencapai tingkat kepercayaan costumer terhadap daun muda communication

2.2.3 Tujuan

1. Memberikan layanan pada siapa saja dengan desain dan urusan kreatifitas.

2. Menjadi biro berskala Nasional.

3. Menjadi tutor bagi khalayak Indonesia akan arti dan desain dalam usaha dan kehidupan sehari-hari.

2.3 Sasaran Pelaksanaan dan Pengembangan

1. Perusahaan di manapun dan bidang apapun.

2. Kegiatan kepanitian dan event yang membutuhkan desain (Poster, video, branding, photoghraph, illustration, dll)

3. Website-website perusahaan yang terbengkalai ataupun butuh service re-design

4. Para IT praktisi yang membutuhkan desain layout GUI Software maupun Icon Packs.

2.4 Struktur Organisasi

Komisaris

Direktur

Staff Art Director

Staff Administrasi

Staff Lapangan

Staff Marketing

Gambar 2.1 Struktur Organisasi CV. Daun Muda Communication

STIKOM

(16)

2.5 Job Deskripsi

CV. Daun Muda Communication terdiri dari beberapa departemen, dimana setiap departement tersebut memiki job description masing-masing. Adapun job deskripsi yang ada di CV. Daun Muda Communication yaitu:

1. Direktur tujuannya meliputi managerial dan public relation. 2. Staff Art Director tujuannya meliputi kearah pengerjaan proyek. 3. Staff Administrasi lebih mengarah pendanaan dan keuangan. 4. Staff Lapangan lebih mengarah pemantauan kondisi dilapangan. 5. Staff Marketing lebih mengarah pengiklanan, promosi, dll.

2.6 Informasi Bisnis

Pada CV. Daun Muda Communication terdiri dari beberapa bagian, dimana setiap bagian memiliki Job Description masing-masing yaitu:

1. Web Designer

Seorang desainer Web secara umum adalah menentukan secara langsung atau tidak, kita harus menguasai dan memahami hal-hal yang berkaitan dengan tampilan dari sebuah situs Web. Seorang desainer Web harus pula memahami penerapan aspek-aspek yang terdapat di dalam desain Web, walaupun tidak menguasai. Seperti halnya Java Script, kita tidak wajib mengetahui dan mampu membuat Java Script sendiri untuk kebutuhan desain, namun bagaimana dan estetika penerapan Java Script pada desain akan sangat menguntungkan bila kita memahaminya. Dalam membuat Web, seorang desainer Web menentukan aspek-aspek desain yang diperlukan seperti pemilihan Font, warna, tata letak, dan lainnya.

Tugas seorang desainer Web tidaklah semudah yang dibayangkan, penguasaan software-software grafis dan animasi dan HTML authoring saja tidak cukup untuk membuat situs Web yang baik. Banyak hal yang harus menjadi

STIKOM

(17)

pertimbangan, terlebih bila dihadapkan dengan keinginan Klien, kita akan dihadapkan dengan kepuasan klien.

2. Photographer

Orang yang membuat gambar dengan cara menangkap cahaya dari subyek gambar dengan kamera maupun peralatan fotografi lainnya, dan umumnya memikirkan seni dan teknik untuk menghasilkan foto yang lebih bagus serta berusaha mengembangkan ilmunya. Banyak fotografer yang menggunakan kamera dan alatnya sebagai pekerjaan untuk mencari penghasilan.

Photographer pada CV ini juga dapat menangani berbagai macam tema

foto seperti wedding, dokumentasi, produk dll.

3. Desain Grafis

Suatu bentuk komunikasi visual yang menggunakan gambar untuk menyampaikan informasi atau pesan seefektif mungkin.dalam desain grafis, teks juga dapat dianggap gambar karena merupakan hasil abstraksi simbol simbol yang bisa di bunyikan.desain grafis di terapkan dalam desain komunikasi dan fine art. Seperti jenis desain lainnya, desain grafis dapat merujuk kepada proses pembuatan, metode merancang, produk yang di hasilkan (rancangan), ataupun disiplin ilmu yang digunakan (desain). Seni desain grafis mencakup kemampuan kognitif dan keterampilan visual, termasuk di dalamnya tipografi, ilustrasi, fotografi, pengolahan gambar dan tata letak.

Desain grafis pada awalnya diterapkan untuk media-media statis, seperti buku, majalah, dan brosur. Sebagai tambahan, sejalan dengan perkembangan zaman, desain grafis juga diterapkan dalam media elektronik, yang sering kali disebut sebagai desain interaktif atau desain multimedia. Batas dimensi pun telah berubah seiring perkembangan pemikiran tentang desain. Desain grafis bisa diterapkan menjadi sebuah desain lingkungan yang mencakup pengolahan ruang.

Unsur dalam desain grafis sama seperti unsur dasar dalam disiplin desain lainnya. Unsur-unsur tersebut (termasuk shape, bentuk (form), tekstur, garis, ruang, dan warna) membentuk prinsip-prinsip dasar desain visual. Prinsip-prinsip tersebut, seperti keseimbangan (balance), ritme (rhythm), tekanan (emphasis),

STIKOM

(18)

proporsi (proportion) dan kesatuan (unity), kemudian membentuk aspek struktural komposisi yang lebih luas.

4. Videographer

Tugas videographer di CV ini yaitu pembuatan video seperti video

profile, video dokumentasi dan video TVC yang mempunyai arti software

pengubah format file multimedia. Apapun format file video maupun audio kita bisa dikonversi dengan baik menjadi format file multimedia yang lain. Sebagai contoh adalah format video avi dapat dikonversi menjadi format mp4 video.

5. Animator

Tugas animator adalah membuat gerakan dan ekspresi model, karakter, tokoh, benda sesuai dengan skenario dan storyboard yang telah ditentukan dengan didasarkan pada camera angle, blocking dan durasinya disamping juga melakukan

lip-synch (penyelarasan suara atau ekspresi dan suara), pada tahap selanjutnya

seorang animator juga bisa melakukan penentuan tata-cahaya (lighting) hingga proses rendering.

6. Manajemen

Mempunyai tugas antara lain mengontrol proyek yang masuk, mendata keuangan perusahaan serta penggajian para staff yang ada pada perusahaan.

STIKOM

(19)

BAB III

LANDASAN TEORI

3.1 Manajemen Proyek

Manajemen Proyek dapat didefinisikan sebagai suatu proses dari

perencanaan, pengaturan, kepemimpinan, dan pengendalian dari suatu proyek oleh

para anggotanya dengan memanfaatkan sumber daya seoptimal mungkin untuk

mencapai sasaran yang telah ditentukan. Fungsi dasar manajemen proyek terdiri

dari pengelolaan lingkup kerja, waktu dan biaya dan mutu. Pengelolaan

aspek-aspek tersebut dengan benar merupakan kunci keberhasilan dalam penyelengaraan

suatu proyek.

Dengan adanya manajemen proyek maka akan terlihat batasan mengenai

tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari pihak-pihak yang terlibat dalam

proyek baik langsungmaupun tidak langsung, sehingga tidak akan terjadi adanya

tugas dan tanggung jawab yang dilakukan secara bersamaan.

Apabila fungsi-fungsi manajemen proyek dapat direalisasikan dengan jelas

dan terstruktur, maka tujuan akhir dari sebuah proyek akan mudah terwujud,

yaitu:

a. Tepat waktu

b. Tepat kuantitas

c. Tepat kualitas

d. Tepat biaya sesuaidengan biaya rencana

STIKOM

(20)

e. Tidak adanya gejolak social dengan masyarakat

Pelaksanaan proyek memerlukan koordinasi dan kerjasama antar

organisasi secara solid dan terstruktur. Dan hal inilah yang menjadi kunci pokok

agar tujuan akhir proyek dapat selesai sesuai dengan schedule yang direncanakan

(Santosa;2008:25).

3.2 Penjadwalan Proyek

Penjadwalan proyek adalah kegiatan menetapkan jangka waktu kegiatan

proyek yang harus diselesaikan, bahan baku, tenaga kerja serta waktu yang

dibutuhkan oleh setiap aktivitas (Santosa;2008:80). Penjadwalan proyek

mempunyai manfaat antara lain yaitu:

1. Menunjukkan hubungan tiap kegiatan lainnya dan terhadap keseluruhan

proyek.

2. Mengidentifikasikan hubungan yang harus didahulukan di antara kegiatan.

3. Menunjukkan perkiraan biaya dan waktu yang realistis untuk tiap kegiatan.

4. Membantu penggunaan tenaga kerja, uang dan sumber daya lainnya dengan

cara hal-hal kritis pada proyek.

Ada juga faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam membuat

pelaksanaan proyek yaitu:

1. Kebutuhan dan fungsi proyek tersebut. Dengan selesainya proyek itu proyek

diharapkan dapat dimanfaatkan sesuai dengan waktu yang sudah ditentukan.

STIKOM

(21)

2. Keterkaitannya dengan proyek berikutnya ataupun kelanjutan dari proyek

selanjutnya.

3. Alasan social politis lainnya, apabila proyek tersebut milik pemerintah.

4. Kondisi alam dan lokasi proyek.

5. Keterjangkauan lokasi proyek ditinjau dari fasilitas perhubungannya.

6. Ketersediaan dan keterkaitan sumber daya material, peralatan, dan material

pelengkap lainnya yang menunjang terwujudnya proyek tersebut.

7. Kapasitas atau daya tampung area kerja proyek terhadap sumber daya yang

dipergunakan selama operasional pelaksanaan berlangsung.

8. Produktivitas sumber daya, peralatan proyek dan tenaga kerja proyek, selama

operasional berlangsung dengan referensi dan perhitungan yang memenuhi

aturan teknis.

9. Cuaca, musim dan gejala alam lainnya.

10. Referensi hari kerja efektif.

3.3 Metode Penjadwalan Proyek

Metode penjadwalan proyek merupakan sebuah metode yang digunakan

agar kita dapat secara sistematis menyusun dan merencanakan sebuah proyek

yang akan kita kerjakan. Didalam metode ini kita akan mengenal metode yang

umum digunakan dalam penjadwalan proyek, yakni:

STIKOM

(22)

1. Gantt Chart

Gantt chart merupakan salah satu metode dalam penjadwalan proyek.

Metode ini menggunakan tampilan yang mirip seperti jadwal pada

umumnya.

Gambar Tampilan Gantt Chart

Seperti halnya sebuah metode biasa, Gantt Chart juga memiliki

kelebihan dan juga kelemahan.

 Kelebihan Gantt Chart - Umum digunakan

- Menyediakan representasi grafis yang mudah dipahami

- Sesuai untuk proyek sederhana

 Kelemahan Gantt Chart

- Tidak merepresentasikan relasi antar aktivitas

- Tidak memberi gambaran progress yang jelas

- Tidak memberikan informasi mengenai waktu pengerjaan

tercepat/terlama

STIKOM

(23)

2. Diagram PERT

PERT (Program Evaluation and Review Technique) adalah sebuah

model pada manajemen proyek yang didesain untuk menganalisis dan

merepresentasikan pekerjaan pekerjaan di dalam proyek. PERT

dikembangkan tahun 1950-an oleh US Navy untuk proyek Polaris.

Critical Path Method (CPM) merupakan nama lain dari Diagram PERT.

Diagram PERT merepresentasikan urutan aktivitas atau kebergantungan

antara aktivitas. Urut-urutan aktivitas tersebut direpresentasikan dalam

bentuk diagram jaringan (network diagram) atau diagram panah (arrow

diagram). Sama seperti Gantt Chart, Diagram PERT juga memiliki

kelebihan dan juga kekurangan.

 Kelebihan

- Merepresentasikan relasi antar aktivitas

- Sesuai untuk proyek besar

- Lebih efisien

 Kekurangan

- Sulit dalam pengembangan dan pengelolaan

- Diagram PERT (jaringan) terdiri dari notasi:

 Panah (arrow): merepresentasikan kegiatan (activity)  Simpul (node): merepresentasikan kejadian (event)

STIKOM

(24)

 Aturan Dasar Diagram PERT

- Setiap kegiatan hanya boleh direpresentasikan oleh satu

panah.

- Tidak boleh terdapat dua kegiatan (panah) dari satu kejadian

yang menunjuk ke kejadian lain yang sama.

- Avoid Croses => aturan yang menyatakan bahwa diagram

PERT tidak boleh saling bertabrakan. Karena dikhawatirkan

akan terjadi makna yang ambigu.

- Avoid Loops => aturan yang menyatakan bahwa diagram

PERT boleh dibuat mengelilingi satu sama lain. Dengan syarat

tidak melanggar aturan dasar dari pembuatan diagram PERT.

STIKOM

(25)

 Kegiatan Dummy

Terkadang dua kegiatan dari satu kejadian yang menuju ke

satu kejadian dapat terjadi pada diagram PERT. Agar tidak

menyalahi aturan, diperlukan kegiatan dummy (dummy activity) di

dalam penggambarannya.

 Jalur Kritis

Aktivitas utama diagram PERT adalah untuk

mengidentifikasi jalur kritis (critical path). Jalur kritis merupakan

jalur terpanjang yang saling berhubungan langsung dan tidak dapat

ditunda. Jalur kritis menyatakan kegiatan kritis dari awal hingga

akhir. Penundaan kegiatan kritis akan memengaruhi waktu

penyelesaian seluruh proyek.

STIKOM

(26)

 Langkah-Langkah Pembuatan PERT 1. Identifikasi kegiatan dan kejadian

2. Menetapkan urutan kegiatan

3. Membuat diagram jaringan

4. Estimasi waktu untuk setiap kegiatan

5. Menspesifikasikan jalur kritis

6. Meng-update diagram sesuai kemajuan proyek

 Manfaat Diagram PERT

1. Mengetahui ketergantungan dan keterhubungan tiap pekerjaan

dalam suatu proyek.

2. Memudahkan identifikasi tingkat prioritas pekerjaan.

3. Dapat mengetahui implikasi dan waktu jika terjadi

keterlambatan suatu pekerjaan.

4. Dapat mengetahui kemungkinan untuk mencari jalur alternatif

lain yang lebih baik untuk kelancaran proyek.

5. Dapat mengetahui kemungkinan percepatan dari salah satu atau

beberapa jalur kegiatan.

6. Dapat mengetahui batas waktu penyelesaian proyek.

3.4 Analisis dan Perancangan Sistem

Analisis sistem didefinisikan sebagai uraian dari sistem informasi yang

besar dan utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk

mengidentifikasikan dan mengevaluasikan permasalahan, kesempatan, hambatan

yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat di usulkan

STIKOM

(27)

perbaikannya (Kendall, et.al;2007:37). Langkah-langkah dasar dalam melakukan

analisa sistem :

1. Identifikasi masalah

2. Memahami kerja dari sistem yang ada

3. Menganalisa sistem

4. Membuat laporan hasil analisis

Perancangan sistem dapat didefinisikan sebagai tahap setelah perancangan

sistem secara umum dan perancangan sistem secara terinci. Perancangan sistem

mempunyai dua tujuan utama yaitu memenuhi kebutuhan kepada pemakai dan

untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada

pemrogram dan ahli teknik yang terlibat.

STIKOM

(28)

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Pembuatan aplikasi Penjadwalan Proyek bertujuan untuk mempermudah

penjadwalan proyek, pembayaran proyek, pencetakan laporan dan lain-lain.

Secara garis besar, berdasarkan hasil perancangan dan pembuatan aplikasi

Penjadwalan Proyek yang telah dilakukan, dapat disimpulkan hal-hal sebagai

berikut :

1. Menghasilkan aplikasi penjadwalan proyek untuk membantu meningkatkan

kinerja pegawai.

2. Menghasilkan laporan proyek bulanan.

3. Proses pencatatan transaksi pembayaran dapat dilakukan dengan cepat.

4. CV. DAUN MUDA COMMUNICATION dapat menghemat waktu dalam

melakukan pencatatan transaksi pembayaran. Proses menghemat ini dapat

dilihat dari waktu proses saat penjadwalan yang selesai batas waktu

pengerjaannya.

5. Dengan adanya sistem informasi ini, pihak CV. DAUN MUDA

COMMUNICATION dapat menghemat penggunaan kertas dalam pelakukan

pencatatan pengeluaran.

STIKOM

(29)

5.2 Saran

Saran yang dapat diberikan untuk pengembangan Sistem Informasi

Penjadwalan Proyek ini adalah :

1. Sistem ini bisa dikembangkan sampai menjangkau keuangan (Sistem

Informasi Akuntansi).

2. Sistem ini bisa dikembangkan agar bisa akses dengan menggunakan jaringan

web.

STIKOM

(30)

DESKRIPSI PEKERJAAN

4.1 Prosedur Kerja Praktek

Dalam pengumpulan data sebagai bahan penyusunan laporan kerja

praktek ini, pendekatan terhadap permasalahan yang dilakukan adalah dengan

mempelajari data dan informasi yang sesuai dengan aplikasi yang dibuat. Data

dan informasi yang di perlukan, diperoleh dari berbagai sumber untuk

memberikan masukan yang lengkap bagi pengembangan sistem informasi ini.

Data yang dikumpulkan sebagai bahan penyusunan laporan kerja praktek ini

adalah sebagai berikut:

1. Observasi

Dengan mengadakan pengamatan secara langsung untuk mengetahui sistem

yang digunakan oleh CV. DAUN MUDA COMMUNICATION, ini dilakukan

untuk mendapatkan informasi dan data yang berhubungan dengan

penyelesaian masalah, selain itu juga untuk mengetahui langkah-langkah apa

yang dilakukan oleh perusahaan untuk mengembangkan usahanya.

2. Wawancara

Mengadakan tanya jawab tentang masalah yang dihadapi dengan admin yang

bersangkutan kemudian mencari solusi atas masalah yang dihadapi.

3. Collect Document

Mencari tahu apa saja arsip atau tanda bukti yang digunakan, selain itu

mengetahui langkah-langkah dokumen itu diberikan kepada siapa dan

digunakan untuk apa dalam perusahaan

STIKOM

(31)

4. Studi kepustakaan

Dilakukan dengan mencari informasi dari berbagai literatur yang berhubungan

dengan kegiatan kerja praktek dan perancangan aplikasi.

4.2 Analisis Sistem

Setelah mengetahui dan mengenali latar belakang, tujuan, ruang lingkup

dan proses yang sudah dikaji secara keseluruhan dari sistem tersebut, maka dapat

disusun dan dilaksanakan tahap demi tahap langkah-langkah sebagai berikut.

1. Memahami sistem yang akan digunakan pada komputer dan merancang

document flow yang meliputi apa dan bagaimana dari tiap-tiap input, proses

dan output.

2. Menyusun file-file dan struktur file yang untuk membuat system flow.

3. Membuat desain sistem merupakan tahap pengembangan setelah analisis yaitu

dengan membuat Context Diagram,

4. Membuat Data Flow Diagram (DFD) hasil decompose dari context diagram.

5. Membuat model ERD atau Conceptual Data Model (CDM).

6. Membuat Phsical Data Model (PDM) adalah hasil dari generate dari CDM.

Data tabel pada PDM inilah yang akan digunakan pada saat membuat aplikasi.

4.2.1 Proses Bisnis Perusahaan

Penjadwalan proyek dimulai dari client order proyek dan order proyek

diberikan ke project manager. Project manager mengecek order proyek apabila

ada proyek, order proyek ditolak. Dan jika proyek kosong project manager

memberi harga dan deadline ke client. Client menerima keterangan tersebut, jika

STIKOM

(32)

tidak setuju maka order batal. Jika client setuju maka project manager melakukan

penjadwalan order proyek dengan komputerisasi.

Setelah project manager melakukan penjadwalan proyek dan disimpan di

database proyek, project manager membagi proyek dan memilih staff dari

database staff siapa yang akan mengerjakan proyek tersebut. Setelah tahu siapa

yang mengerjakan proyek, proyek dikerjakan oleh staff. Setelah proyek selesai,

proyek disimpan di database proyek selesai. Kemudian proyek diberikan ke

project manager, project manager melakukan pengecekan proyek dan mentesting

proyek. Jika proyek belum sesuai maka staff akan merevisi proyek tersebut dan

apabila proyek selesai diberikan kembali ke marketing untuk mengecek dan

mentesting kembali.

Apabila proyek tidak ada revisi, maka project manager akan

mempresentsikan proyek ke client. Jika proyek tidak sesuai dengan yang

diharapkan client maka akan dikembalikan ke project manager. Jika proyek

sesuai, client melakukan pembayaran proyek pada bagian administrasi yang akan

tersimpan di database pembayaran. Lalu bagian administrasi membuat laporan

keuangan bulanan untuk diberikan ke direktur untuk mengetahui laporan

keuangan bulanan.

STIKOM

(33)

4.2.2 Document Flow

A. Document Flow Penerimaan Proyek

Client Project Manager Staff Administration

Start Order Proyek Form Order Form Order Cek Kesanggupan Proyek Proyek Sanggup Dikerjakan ? Proyek Tidak Sanggup Dikerjakan Proyek Sanggup Dikerjakan Konfirmasi Pembatalan proyek Konfirmasi Pembatalan proyek End t y Deal Harga Deal Harga Harga Cocok ? End Deadline Proyek y Deadline Cocok ? t End Ttd. Form Order y Ttd. Form Order Cek Pembayaran Pembayaran Lunas atau DP

? Lunas DP Arsip Pembayan Arsip Pembayan Pengarsipan Pembayaran Proyek Penjadwalan Proyek Jadwal Proyek Pembagian Proyek Laporan JobDes Laporan JobDes Ada Tambahan ? Cek Staff Laporan Staff Kurang Laporan Staff Cukup t y Rekrut Staff Freelance Proyek Dikerjakan Proyek Selesai Proyek Selesai Proyek Selesai atau Belum ? Proyek Selesai Proyek Belum Selesai y t Proyek Selesai Proyek Belum Selesai Proyek Selesai Ada Kekurangan ? Proyek Sesuai Proyek Belum Sesuai

Proyek Fix Proyek

Belum Fix y t End Proyek Belum Selesai Proyek Dikerjakan Kembali Proyek Selesai t

Gambar 4.1 Document Flow Penjadwalan Proyek

STIKOM

(34)

Proses penjadwalan proyek dimulai dari client order proyek lalu muncul

form order yang akan diberikan ke project manager lalu mengecek proyek apakah

sanggup dikerjakan, dealnya harga, dan deadline proyek. Jika proyek tidak sesuai

atau harga dan deadline proyek tidak bisa dikerjakan. Maka dikonfirmasi ke

client, jika ya maka client tanda tangan form order.

Setelah itu form order diberikan ke administrasi. Administrasi cek

pembayaran apabila pembayaran lunas atau DP maka muncul arsip pembayaran.

Lalu arsip pembayaran diberikan ke project manager lagi, kemudian melakukan

pengarsipan pembayaran proyek dan penjadwalan proyek akan muncul jadwal

proyek. Dari jadwal proyek maka project manager melakukan pembagian proyek

dan muncul laporan job desk.

Laporan job desk diberikan ke staff, staff mengecek ada tambahan staff

atau tidak, jika tidak rekrut staff freelance. Jika staff cukup maka proyek

dikerjakan. Setelah proyek dikerjakan dan selesai, proyek yang selesai diberikan

ke project manager. Project manager mengecek proyek apabila proyek ada

kekurangan maka dikembalikan kembali ke staff untuk mengerjakan. Setelah

selesai proyek diberikan ke project manager kembali. Jika proyek tidak ada

masalah maka proyek selesai.

Proyek yang selesai dikerjakan akan diberikan ke client. Client mengecek

apakah ada kekurangan atau belum sesuai. Jika belum sesuai proyek dikembalikan

ke project manager untuk mengerjakan kembali proyek. Jika ya maka proyek

selesai dan tidak ada revisi.

STIKOM

(35)

4.3 Perancangan Sistem

Desain sistem merupakan tahap pengembangan setelah analisis sistem

dilakukan, diantaranya System Flow, Context Diagram, Data Flow Diagram

(DFD), Entity Relational Diagram (ERD) dan struktur tabel.

4.3.1 System Flow Penjadwalan Proyek

Client Project Manager Staff Administration

Start Pengecekan Order ? Memberi Harga dan Deadline Keterangan Harga dan Deadline Penjadwalan Proyek Y Proyek Pembagian Proyek Pengerjaan Proyek Laporan Pengerjaan Proyek Selesai Menerima Pekerjaan Proyek Pengecekan Proyek Testing Proyek Pengecekan Proyek Testing Mempresentasikan Proyek Y Proyek Sesuai Merevisi Proyek T Pembayaran Proyek Y T Pembayaran Proyek Selsai Proyek Selesai Direktur Laporan Proyek Bulanan Membuat Laporan Proyek Bulanan Membuat Laporan Keuangan Bulanan Laporan Keuangan Bulanan End List Order List Order Pengecekan Jadwal T Y Staff

Gambar 4.2 System Flow Penjadwalan Proyek

STIKOM

(36)

Proses penjadwalan proyek dimulai dari client order proyek dan order

proyek diberikan ke project manager. Project manager mengecek order proyek

apabila ada proyek, order proyek ditolak. Dan jika proyek kosong project

manager memberi harga dan deadline ke client. Client menerima keterangan

tersebut, jika tidak setuju maka order batal. Jika client setuju maka project

manager melakukan penjadwalan order proyek dengan komputerisasi.