14 4.5.1.2. Pengendalian Rekaman
Rekaman dokumen, distribusi dan revisinya ditetapkan untuk memberikan bukti kesesuaian dengan persyaratan dan pelaksanaan SMM dikendalikan secara efektif. Prosedur
perekaman dokumen ditetapkan oleh PTIIK untuk identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, masa simpan, dan pemusnahan rekaman. Rekaman dijamin dapat dibaca dengan
jelas, siap diidentifikasi, mudah dicari dan didapatkan kembali. Sistem dokumen di PTIIK mengikuti sistem dokumen yang ada di tingkat Universitas, baik jenis dokumen maupun sistem kodifikasinya
Manual Mutu Universitas Brawijaya kode 00000 03000. Demikian pula sistem audit PTIIK mengacu pada dokumen audit kode 00000 09000
4.5.2 Sistem Audit
Audit mutu dilakukan secara internal dan eksternal berdasarkan dokumen audit mutu UB. Audit Internal dilaksanakan secara rutin, satu semester sekali untuk mengukur terpenuhinya
persyaratan SMM dan Standar Mutu yang diterapkan universitas. Pedoman pelaksanaan Audit Internal tertuang dalam MP Pelaksanaan Audit Internal Mutu AIM 00000 05003 dan MP
Penilaian Kinerja FakultasProgram 00000 05004.
Audit ekternal dilaksanakan untuk seluruh lembaga dan unit kerja di PTIIK UB dalam mengukur pemenuhan terhadap SMM ISO9001:2008 yang dinyatakan dalam kepatuhan, ada
tidaknya temuan dan atau perolehan sertifikat. Selain itu PS-PS di PTIIK UB dinilai oleh Asesor dari BAN-PT untuk menentukan tingkat akreditasi intitusi atau PS. Prosedur pengusulan, pelaksanaan
dan perolehan akreditasi harus mengikuti ketentuan dan memenuhi persyaratan BAN-PT. 5. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN
5.1
K o mi t m e n Ma na j e m en
Dalam rangka menjamin mutu pelayanan pendidikan dalam menyediakan sumber daya manusia di bidang teknologi informasi, maka Ketua Program PTIIK UB berkomitmen untuk
menjalankan Sistem Penjaminan Mutu secara sungguh-sungguh dengan jalan: 1.
Mengangkat Wakil I Bidang Akademik sebagai Manajer Representative MR dalam menjalankan manajemen mutu sehari-hari. Dalam rangka membantu MR, menunjuk tim
Gugus Jaminan Mutu GJM di PTIIK UB. 2.
Membudayakan sistem mutu di lingkungan PTIIK UB dengan cara mensosialisasikan kepada dosen, karyawan, laboran, mahasiswa dan pelanggan yang berkaitan.
3. Menyusun Sasaran Mutu tiap awal tahun dengan mengacu pada Renstra yang berjalan dan
Standar Mutu yang telah ditetapkan 4.
Menetapkan dan memelihara kebijakan maupun pencapaian sasaran mutu PJM melalui rapat rutin guna mengukur ketepatan kebijakan dan sasaran
5. Menyampaikan laporan pertanggungjawaban tahunan kepada pimpinan Universitas
Brawijaya pada Rakerpim dan terhadap pimpinan bidang dan unit kerja di PTIIK pada Raker PTIIK di awal tahun anggaran.
6. Meninjau ulang sistem manajemen mutu secara berkala, mengambil keputusan untuk
bertindak berdasarkan kebijakan dan perbaikannya
15
5.2 P e ne t a p a n da n P e rs y a ra ta n pe la n gg a n
