53
3. Seksi kesiswaan menyerahkan jadwal pelajaran acc, rangkap satu diserahkan kepada pengajar, rangkap dua akan diserahkan kepada siswa, dan rangkap
tiga akan diarsipkan oleh seksi kesiswaan.
Adapun analisis pembuatan nilai siswa di SD Negeri 7 Batujajar Kabupaten Bandung Barat adalah sebagai berikut :
1. Guru membuat daftar nilai berdasarkan data siswa yang diambil dari buku induk dan data kelas yang kemudian menghasilkan dokumen daftar nilai
sebanyak dua rangkap dan diserahkan kepada wali kelas. 2. Wali kelas merekap ke buku raport yang kemudian ditandatangani yang
menghasilkan raport yang sudah ditandatangani. Kemudian diserahkan kembali kepada kepala sekolah.
3. Kepala sekolah menandatangani raport yang akan menghasilkan raport yang sudah ditandatanggani lalu diserahkan kembali kepada wali kelas.
4. Wali kelas menyerahkan raport kepada siswa
4.1.2.1. Flow Map
Flowmap digambarkan sebagai pemetaan hubungan antara bagian-bagian kerja melalui dokumen, baik berupa laporan maupun formulir. Adapun Flow Map
yang berjalan di SD Negeri 7 Batujajar Kabupaten Bandung Barat yaitu sebagai berikut :
54
CALON SISWA SEKSI KESISWAAN
KEPALA SEKOLAH
Formulir Pendaftaran
Mengisi Formulir
Pendaftaran Copy Akte
Formulir pendaftaran telah diisi
Formulir Pendaftaran
Memeriksa Formulir Pendaftaran
Copy Akte Lengkap
T L
Dokumen Calon Siswa
Menyeleksi Berdasarkan
Usia Dokumen Hasil
Seleksi Calon Siswa
Mencatat Calon Siswa dari Dokumen Hasil
Seleksi Ke Dokumen Buku Induk Siswa
Pengumuman dari Dokumen Hasil
Seleksi Mencetak
Pengumuman dari Dokumen Hasil
Seleksi
Dokumen Buku Induk Siswa
Melaporkan Dokumen Buku
Induk Siswa Laporan Dokumen
Buku Induk Siswa Yang Sudah Ditandatangani
Copy Akte Formulir pendaftaran
telah diisi Copy Akte
Formulir pendaftaran telah diisi
Copy Akte Formulir pendaftaran
telah diisi
Pengumuman dari Dokumen Hasil
Seleksi
Keterangan : A1 : Dokumen Calon Siswa
A2 : Dokumen Hasil Seleksi A3 : Dokumen Buku Induk Siswa
Dokumen Hasil Seleksi Calon Siswa
Dokumen Hasil Seleksi Calon Siswa
Dokumen Buku Induk Siswa
Menandatangani Dokumen Buku
Induk Siswa Dokumen Buku Induk
Siswa Yang Sudah Ditandatangani
Laporan Dokumen Buku Induk Siswa Yang
Sudah Ditandatangani A1
A2
A3
Gambar 4.1. Flow Map Prosedur Penerimaan Siswa Baru yang sedang Berjalan
55
Guru Staff SEKSI KESISWAAN
KEPALA SEKOLAH
Formulir Biodata GuruStaff
Formulir Biodata GuruStaff
Mengisi Formulir Biodata
GuruStaff Formulir Biodata
GuruStaff Yang telah di isi
Mencatat Biodata Guru
Staff Biodata Guru
Staff
Membuat Laporan Biodata
GuruStaff Laporan Biodata
GuruStaff Laporan Biodata
GuruStaff Keterangan :
A4 : Arsip Biodata GuruStaff Formulir Biodata
GuruStaff Yang telah di isi
Biodata Guru Staff
A4
Gambar 4.2. Flow Map pencatatan biodata guru staff yang sedang Berjalan
SEKSI KESISWAAN Guru
KEPALA SEKOLAH SISWA
Menginput Data Kelas
2 1
Data Kelas 3
3 Jadwal Pelajaran
Yang Di ACC Membuat
Jadwal Pelajaran 3
2 1
Jadwal Pelajaran
Meng-ACC Jadwal Pelajaran
3 2
1 Jadwal Pelajaran
Yang di ACC 2
Jadwal Pelajaran Yang Di ACC
2 Data Kelas
3 Data Kelas
Keterangan : A5 : Data Kelas
A6 : Arsip Jadwal Pelajaran Yang Di ACC
3 2
1 Jadwal
Pelajaran
3 2
1 Jadwal Pelajaran
Yang di ACC Data Kelas
Daftar Mata Pelajaran
A3 A4
A5
A6
Gambar 4.3. Flow Map Prosedur pembuatan jadwal mata pelajaran yang sedang
Berjalan
56
Guru SISWA
KEPALA SEKOLAH WALI KELAS
Membuat Daftar Nilai
2 1
Dokumen Daftar Nilai
Raport Merekap Ke Buku
Raport
Keterangan : A7 : Dokumen Daftar Nilai
2 Dokumen Daftar
Nilai
Menandatangani Raport
Raport Yang Sudah Ditandatangani Wali
Kelas Raport Yang Sudah
Ditandatangani Wali Kelas
Menandatangani Raport
Raport Yang Sudah Ditandatangani Wali
Kelas Kepala Sekolah Raport Yang Sudah
Ditandatangani Wali Kelas Kepala Sekolah
Raport Yang Sudah Ditandatangani Wali
Kelas Kepala Sekolah A3
A5
A7
Gambar 4.4. Flow Map Prosedur pembuatan nilai siswa yang sedang Berjalan
4.1.2.2. Diagram kontek
Diagram kontek adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram kontek merupakan level
tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem. Diagram Kontek yang sedang berjalan di SD Negeri 7 Batujajar
Kabupaten Bandung Barat yaitu :
57
Siswa Sistem Informasi Akademik
SD Negeri 7 Batujajar Kabupaten Bandung Barat
Guru Kepala Sekolah
Calon Siswa
Raport yang sudah ditanda tangani wali kelas Kepala Sekolah
Laporan Hasi Belajar Siswa yang telah di ACC Data kelas
Jadwal Pelajaran Raport yang sudah ditanda tangani wali kelas
Laporan Dokumen Buku Induk siswa yang sudah di tanda tangani
Laporan Biodata guru staff Data Kelas
J ad
w al
Pel aja
ran J
ad w
al Pel
aj aran
Y a
ng di
AC C
F orm
ul ir
Pen daf
tara n
F o
rm ul
ir Pe
ndaf tar
an T
el ah
d i
is i
C opy
A k
te Pen
gum um
a n
dar i
dok um
en H
as il
Sele k
s i
F orm
uli r
Biod at
a gu
ru s
taf f
F o
rm ul
ir Bi
odat a
guru s
taf f
Yang tela
h di
is i
J a
dw al
P e
laj ara
n y
a ng
di ac
c D
ok um
e n
D af
tar N
ilai D
o k
um en
D a
fta r
N ilai
Sud ah
di AC
C D
at a
K e
las J
adw al
Pela jara
n Yang
d i
AC C
R ap
ort y
a ng
s uda
h di
ta nda
ta nga
ni w
al i
k el
as K
e pal
a Sek
ola h
Gambar 4.5. Diagram Konteks Sistem Informasi Akademik SD Negeri 7
Batujajar Kabupaten Bandung Barat
4.1.2.3. Data Flow Diagram
DFD merupakan model dari sistem untuk menggambarkan pembagian sistem ke modul yang lebih kecil. DFD yang berjalan di SD Negeri 7 Batujajar
Kabupaten Bandung Barat yaitu :
58
1.0 Pendaftaran
Calon Siswa Kepala Sekolah
Form pendaftaran yg telah di isi + Copi Akte
Form pendaftaran
Pengajar 2.0
Pencatatan Biodata Guru staff
3.0 Pembuatan Jadwal
Mata Pelajaran
4.0 Pembuatan Nilai
Siswa Siswa
Laporan Dokumen Buku Induk Siswa yang Sudah di
tandatangani
F.pendaftaran
F.Buku Induk Siswa
Form Biodata guru Staff yg telah di isi
Form Biodata guru staff
F,Biodata guru staff
Data Kelas Jadwal Pelajaran
Jadwal Pelajaran yg di acc Jadwal Pelajaran yg di acc
Jadw al
Pel aj
a ra
n y g di
ac c
F.Data Kelas
F. Dokumen daftar nilai
R apo
rt y
an g
sud ah t
an datang
ani wa
li k e
las
Lsporsn Biodata Guru Staff
Da ta
Kel a
s
R apo
rt y
an g
sud ah t
an datang
ani wa
li k e
las
Ke pal
a Sek
ol ah
Gambar 4.6. DFD Sistem Informasi Akademik yang sedang berjalan SD Negeri
7 Batujajar Kabupaten Bandung Barat
4.1.3. Evaluasi Sistem yang sedang Berjalan
Evaluasi sistem dilakukan untuk membangun sistem informasi akadmik yang mampu terintegrasi secara keseluruhan sebagai pengembangan dari sistem
yang sudah ada. Dikarenakan sistem yang sedang berjalan masih menggunakan cara yang manual dan belum terintegrasi, maka sistem ini memiliki kelemahan
yaitu sebagai berikut :
59
1. Pencatatan data penerimaan siswa baru yang harus dicatat kedalam buku induk serta harus dibuatkan laporannya berupa laporan data siswa
oleh seksi kesiswaan sehingga melakukan pencatatan yang dilakukan secara berulang kedalam format yang telah ditentukan.
2. Sering ditemukannya duplikat data jadwal mata pelajaran didalam proses pengolahan data jadwal mata pelajaran.
3. Memerlukan waktu yang cukup lama didalam pencarian data siswa, data staff, dan data guru karena disimpan kedalam bentuk dokumen atau arsip
yang membutuhkan ruang penyimpanan yang besar. 4. Sering terjadinya kesalahan perhitungan didalam pengolahan nilai siswa
karena menggunakan perhitungan secara manual. Dilihat dari kelemahan-kelemahan tersebut maka diperlukan suatu
pengembangan sistem aplikasi yang diharapkan dapat memperkecil kelemahan pada sistem yang sedang berjalan. Maka berikut ini adalah solusi
dari sistem yang sedang berjalan adalah : 1. Pencatatan data penerimaan siswa baru yang disimpan kedalam file
pendaftaran berdasarkan perubahan status yang dilakukan oleh admin sehingga diharapkan pencatatan yang dilakukan secara berulang tidak
diperlukan lagi. 2. Dengan penggunaan primary key proses pengolahan data tidak akan
terjadi p e n duplikasian data. 3. Dalam proses pencarian data siswa, data staff, dan data guru hanya
memakan waktu singkat karena menggunakan syntax sql dengan hanya
60
menginputkan kata kunci. 4. Keakuratan pengolahan nilai siswa akan tercapai karena pengolahan
nilai siswa tersebut menggunakan sistem komputerisasi.
4.2. Perancangan Sistem
Perancangan sistem adalah suatu gambaran sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam kesatuan yang utuh dan berfungsi.
Perancangan sistem menggambarkan secara keseluruhan tentang sistem yang akan dibangun sebelum dilakukan pengkodean ke dalam suatu bahasa pemrograman.
Perancangan sistem sangat bergantung kepada hasil analisis, karena perancangan sistem dibangun berdasarkan hasil analisis.
4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem
Tujuan perancangan sistem adalah menjelaskan secara rinci tentang komponen-komponen yang dibutuhkan untuk sistem informasi
akademik secara keseluruhan. Memodelkan perancangan sistem informasi akademik secara logika atau secara algoritmis. Menggambarkan aliran data
serta transformasi yang dialami data tersebut dalam sistem, termasuk Flow Map, Context Diagram, Data Flow Diagram, Data Dictionary, perancangan
basis data, perancangan antarmuka serta perancangan arsitektur jaringan.
4.2.2. Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan
Sistem informasi akademik yang akan dibangun merupakan aplikasi berbasis web yang menyediakan fasilitas untuk pengolahan data penerimaan
