Identifikasi Investment Management Identifikasi Proses Val IT

Tabel 4.19 Identifikasi PM.6 No Proses Val IT PM.6 Mengoptimalkan kinerja portofolio investasi Indeks Eksistensi Performa 47 Apakah telah dilakukan peninjauan kembali portopolio untuk menghindari duplikasi program investasi? 3.0 Ya Level 2 48 Apakah dilakukan prioritas dan evaluasi ulang portopolio investasi jika terjadi perubahan kebutuhan maupun strategi bisnis institusi? 3.1 Ya Level 3 Total 3.0 Level 3 Defined Tabel 4.19 tentang mengoptimalkan kinerja portofolio investasi sebagian aspek-aspeknya menunjukkan performa yang cukup. Mengoptimalkan kinerja portofolio investasi telah dilakukan oleh pimpinan untuk mengembangkan SIA di Direktorat Akademik UPI, pada indikator diatas kinerja portofolio investasi dapat dilakukan peninjauan kembali proses-proses yang sudah direncanakan sebelumnya untuk menghindari duplikasi program atau proses investasi tersebut. Pada saat ini prioritas dan evaluasi program yang dilakukan di Direktorat Akademik UPI diharapkan pengembangan SIA dan strategi bisnis dapat dicapai.

4.2.3 Identifikasi Investment Management

Sasaran Investment Management memastikan program investasi berbasis IT sebuah organisasi menghasilkan nilai optimal dengan biaya yang terjangkau dan tingkat resiko yang dapat diterima. Indikator Investment Management IM sebagian besar berada pada performa yang cukup atau level 3 Defined. Berikut adalah hasil dari identifikasi Investment Management IM. Tabel 4.20 Identifikasi IM.1 No Proses Val IT IM.1 Mengembangkan dan mengevaluasi konsep program Business Case Indeks Eksistensi Performa 49 Apakah telah dilakukan klarifikasi dan analisis peluang dari program investasi yang akan dilakukan? 3.6 Ya Level 3 50 Apakah sudah dikembangkan tentang konsep Business Case ? 3.7 Ya Level 3 51 Apakah sudah dilakukan evaluasi tentang konsep Business Case ini? 3.7 Ya Level 3 Total 3.7 Level 3 Defined Tabel 4.20 pada aspek ini responden menunjukkan pengembangan dan evaluasi Business Case dengan performa baik karena pengembangan SIA di Direktorat Akademik UPI mampu menunjukkan outcome bisnis untuk program- program serta memberikan kontribusi program yang keseluruhan dari kontribusi program meskipun masih dalam tahap pengembangan. Pengembangan konsep Business Case di Direktorat Akademik UPI telah sampai kepada tahap evaluasi Business Case terhadap outcome dari implementasi program yang dinilai potensial untuk dikembangkan dan pemilihan program dipertimbangkan kontribusinya pada outcome sesuai portofolio yang telah direncanakan. Evaluasi dan klarifikasi diperlukan dalam konsep ini sehingga kandidat program yang dipilih untuk pengembangan SIA di Direktorat Akademik UPI dapat dilaksanakan. Tabel 4.21 Identifikasi IM.2 No Proses Val IT IM.2 Memahami kandidat program dan memilih implementasi program Indeks Eksistensi Performa 52 Apakah telah digunakan metoda-metoda dan teknik- teknik yang tepat dan melibatkan semua stakeholder kunci dalam membangun dan mendefinisikan outcomehasil bisnis yang diharapkan dari program kandidat yang dipilih? 3.7 Ya Level 3 53 Apakah telah dilakukan analisis alternatif dengan menilai manfaat, resiko, biaya dan waktu yang dibutuhkan, untuk dapat memberikan outcome yang diharapkan? 4.2 Ya Level 4 Total 3.9 Level 3 Defined Tabel 4.21 menjelaskan indikator pemahaman kandidat program dan memilih implementasi program, proses memahami kandidat program dan implementasi program dilakukan dengan menggunakan metode dan teknik yang tepat untuk mendefinisikan outcome bisnis yang diharapkan dari program kandidat. Dalam hal ini responden sudah memahami metode dan teknik dalam mengimplementasikan kandidat program yang dipilih untuk pengembangan SIA. Metode dan teknik ini yang sudah sesuai dengan SIA, dan secara operasional telah menyertakan stakeholder dalam menganalisis alternatif dengan menilai, manfaat dan resiko dan waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan outcome yang dibutuhkan. Dalam hal ini Direktorat Akademik UPI telah melakukan pengukuran dengan melakukan instrumen yang relevan untuk memonitor keakuratan atau kebenaran pemahaman tentang SIA yang performanya dipandang baik oleh responden. Tabel 4.22 Identifikasi IM.3 No Proses Val IT IM.3 Mengembangkan rencana program Indeks Eksistensi Performa 54 Apakah telah dilakukan pendefinisian dan pendokumentasian semua proses dari Investasi IT ini? 3.9 Ya Level 3 Total 3.9 Level 3 Defined Tabel 4.22 dalam aspek ini telah dilakukan pendefinisian dan pendokumentasian semua proses investasi IT ini semua responden menyatakan cukup. Dalam hal ini Direktorat Akademik UPI telah melakukan pelaporan secara rutin setiap tengah semester dan digunakan sebagai langkah kedepannya untuk mengembangkan rencana program dari SIA ini. Tabel 4.23 Identifikasi IM.4 No Proses Val IT IM.4 Mengembangkan biaya siklus hidup dan manfaat yang dapat dicapai Indeks Eksistensi Performa 55 Apakah telah disiapkan sebuah anggaran program yang mengambarkan manfaat finansial dan non-finansial? 3.9 Ya Level 3 56 Apakah sudah dikembangkan rencana realisasi tentang manfaat investasi ini? 4.0 Ya Level 4 57 Apakah telah dilakukan peninjauan ulang dan konsultasi dengan semua stakeholder dan mendapatkan persetujuan mereka tentang biaya dan manfaat yang dapat diterima? 4.0 Ya Level 4 Total 4.0 Level 4 Managed Tabel 4.23 melalui indikator mengembangkan biaya siklus hidup dan manfaat yang dicapai memberikan gambaran bahwa Direktorat Akademik UPI dalam menyusun anggaran program yang akan dikeluarkan untuk mencapai manfaat finansial dan non-finansial proses pengembangan biaya siklus hidup dan manfaat dapat dicapai apabila menyiapkan sebuah anggaran program yang menggambarkan manfaat finansial dan non-finansial, Direktorat Akademik UPI telah menyediakan sebuah anggaran untuk mengembangkan realisasi program investasi IT yang merujuk kepada RKAT dan melakukan peninjauan kembali dengan stakeholder khususnya pimpinan UPI itu sendiri. Secara eksistensi kondisi ini disepakati oleh responden, dan performa proses ini di pandang cukup baik. Tabel 4.24 Identifikasi IM.5 No Proses Val IT IM.5 Mengembangkan program Business Case yang terperinci Indeks Eksistensi Performa 58 Apakah telah dibuat Business Case yang lengkap untuk setiap program kandidat? 3.8 Ya Level 3 59 Apakah telah ditetapkan akuntabilitas dan kepemilikan yang jelas. Akuntabilitas untuk mencapai manfaat, mengontrol biaya, mengelola resiko dan koordinasi aktivitas dan interdependensi banyak proyek harus jelas dan dimonitor? 3.8 Ya Level 3 60 Apakah telah dilakukan ulang yang tepat terhadap Business Case dan mendapatkan persetujuan aspek teknikal dari UPI sebagai stakeholder? 4.1 Ya Level 4 Total 3.9 Level 3 Defined Tabel 4.24 pada indikator pengembangan Business Case yang terperinci di Direktorat Akademik UPI ini pada prinsipnya masih perlu dipertimbangkan kembali meskipun secara eksistensi diterima oleh responden secara cukup, berdasarkan identifikasi tabel 4.24 menunjukkan bahwa secara detail rencana pengembangan Business Case dapat dijelaskan secara terperinci sebagai berikut: a. Pengembangan Business Case secara lengkap atau terperinci sesuai dengan standar enterprise kurang begitu diketahui oleh responden. b. Dalam Business Case menetapkan beberapa akuntabilitas seperti kepemilikan yang jelas akan kandidat proses, akuntabilitas tersebut meliputi, biaya, mengelola resiko, dan mengkoordinasikan aktifitas, aspek ini cukup diketahui oleh responden di lingkungan Direktorat Akademik UPI namun para pimpinan hampir tidak pernah menjelaskan terkait program Business Case yang lengkap serta manfaatnya bagi institusi. c. Program Business Case ini yang telah ditetapkan oleh pimpinan Direktorat Akademik UPI meskipun tidak di jelaskan secara rinci kepada responden lain di lingkungan Direktorat Akademik UPI tidak akan dapat dirasakan secara langsung, meskipun resiko dan dampaknya dapat dipertimbangkan dan memberikan manfaat positif bagi sumber daya internal. d. Dalam kenyataannya program Business Case ini tidak dapat dipergunakan langsung oleh manajemen Direktorat Akademik UPI tetapi stakeholder pimpinan UPI harus mengetahui program Business Case ini. Tabel 4.25 Identifikasi IM.6 No Proses Val IT IM.6 Melaksanakan dan mengelola program Indeks Eksistensi Performa 61 Apakah telah dilakukan perencanaan pengelolaan program, pengadaan sumber daya dan kebutuhan program untuk dapat memberikan hasil yang diharapkan? 4.2 Ya Level 4 62 Apakah pengelola program telah dilaksanakan sesuai kriteria utama cth: lingkup, jadwal, kualitas, realisasi manfaat, biaya dan resiko, 3.9 Ya Level 3 mengidentifikasi penyimpangan dari rencana dan mengambil aksi pengulangan yang diperlukan? No Proses Val IT IM.6 Melaksanakan dan mengelola program Indeks Eksistensi Performa 63 Apakah telah dilakukan pengawasan terhadap penyimpangan dari rencana dan dilakukan tindakan perbaikan tepat waktu? 3.5 Ya Level 3 Total 3.8 Level 3 Managed Tabel 4.25 menggambarkan tentang indikator pelaksanaan dan pengelolaan program yang memiliki performa cukup, indikator ini dapat diidentifikasi sebagai berikut: a. Sumber daya internal khususnya responden cukup memahami segala dampak dari pengelolaan sumber daya dan kebutuhan program untuk pengembangan SIA dan secara teknis telah memahami dan sanggup mengatasi berbagai kendala akibat ketidak sesuaian dengan perencanaan yang telah ditetapkan. b. Setiap program diatur sedemikian rupa sesuai dengan kriteria yang akan dikelola dan dilaksanakan. Maka proses pelaksanaan program harus memiliki ketepatan dan tujuan yang pasti dan sasaran yang jelas. Kondisi ini adalah kondisi yang sering ditanyakan oleh sumber daya internal kepada pimpinan ketika akan memulai aktivitas kegiatan. c. Demikian pula pengawasan terhadap program kegiatan yang diidentifikasi adanya penyimpangan dari program tersebut, responden menyatakan baik akan aspek tersebut, dikarenakan pimpinan melakukan evaluasi setiap bulannya melalui rapat koordinasi beserta jajarannya. Tabel 4.26 Identifikasi IM.7 No Proses Val IT IM.7 Melakukan pembaharuan operasional portofolio TI Indeks Eksistensi Performa 64 Apakah telah dilakukan pembaharuan isi portfolio operasional IT? 3.4 Ya Level 3 Total 3.4 Level 3 Defined Tabel 4.26 menunjukkan pada aspek pembaharuan operasional portofolio IT diterima oleh responden dengan performa yang cukup. Pembaharuan portofolio operasional dilakukan oleh pimpinan Direktorat Akademik UPI dalam bentuk laporan kegiatan atau program yang sudah dilakukan atau dilaksanakan apabila dalam program tersebut masih ada kekurangan maka pimpinan melakukan pembaharuan dan mengevaluasi program tersebut secara rutin. Tabel 4.27 Identifikasi IM.8 No Proses Val IT IM.8 Pembaharuan Business Case Indeks Eksistensi Performa 65 Apakah sudah dilakukan pembaharuan Business Case untuk dapat mencerminkan status program saat ini? 3.2 Ya Level 3 Total 3.2 Level 3 Defined Tabel 4.27 menunjukkan indikator pada pembaharuan Business Case ini memiliki performa yang cukup yang eksistensinya diterima. Aspek ini pada dasarnya kurang dipahami oleh responden karena sifatnya sebagai kewenangan pimpinan. Aspek resiko dari perubahan dan peninjauan ulang yang dilakukan manajemen pada program-program yang siap untuk diimplementasikan berkaitan dengan program yang akan diintegrasikan dengan beberapa program lainnya. Tabel 4.28 Identifikasi IM.9 No Proses Val IT IM.9 Memantau dan melaporkan kinerja program Indeks Eksistensi Performa 66 Apakah telah dilakukan pengawasan terhadap kinerja program dan proyek termasuk kontribusinya pada fungsi bisnis dan IT? 3.8 Ya Level 2 67 Apakah telah dilakukan pelaporan terhadap kinerja bisnis, perubahan yang dilakukan dan realisasi manfaat kepada pimpinan Direktorat Akademik UPI? 2.8 Ya Level 2 68 Apakah telah dilakukan pengawasan dan laporan kinerja operasional penyampaian layanan termasuk layanan IT, aset dan sumber daya dan melaporkan kepada UPI dan pimpinan Direktorat Akademik UPI secara tepat waktu, lengkap dan bentuk akurat? 3.0 Ya Level 3 Total 3.2 Level 3 Defined Tabel 4.28 dalam indikator pemantauan dan pelaporan kinerja program sebagai mana aspek-aspeknya diatas menunjukkan bahwa responden menilai dengan performa yang cukup. suatu kondisi dimana pengembangan SIA dapat diidentifikasi sebagai adanya implementasi enterprise melalui SIA yang secara kompleks mampu mengontrol seluruh sistem akademik pada Direktorat Akademik UPI, termasuk sistem pelaporan. Dalam proses pemantauan tersebut pihak yang berkompeten menyertakan hasil kinerja sesuai dengan portofolio yang telah ditetapkan dan dapat dipertanggunjawabkan. Hal tersebut juga menunjukkan identifikasi adanya implementasi SIA di Direktorat Akademik UPI ini. Tabel 4.29 Identifikasi IM.10 No Proses Val IT IM.10 Tahap Akhir Program Indeks Eksistensi Performa 69 Apakah penghentian program dari portfolio investasi yang aktif ketika semua proyek dalam program telah lengkap dan terdapat persetujuan dari Rektorat dan Pimpinan Direktorat Akademik UPI bahwa nilai bisnis yang diinginkan telah ada dan mempunyai potensial yang tinggi untuk direalisasikan? 3.0 Ya Level 3 Total 3.0 Level 3 Defined Pada tahap akhir program dapat dilihat pada tabel 4.29 bahwa program yang memiliki nilai bisnis yang direalisasikan telah mendapatkan persetujuan dari rektorat dan pimpinan Direktorat Akademik meliputi tanggung jawab dan peran telah dilaksanakan untuk optimalisasi bisnis yang mampu meningkatkan aset, juga pemindahan atau penutupan program dengan cara memindahkan portofolio aktif yang semua proses tersebut merupakan perbaikan manajemen.

4.2.4 Hasil Identifikasi Val IT di Direktorat Akademik UPI