itu adakalanya dokumen arsip tersebut disimpan di dalam Electronic Filling System EFS seperti misalnya dalam bentuk microfilm untuk memudah penyimpanan,
transportasi dan penggunaannya
2. Prinsip penyelenggaraan kearsipan
Prinsip penyelenggaraan kearsipan kepegawaian dilaksanakan dengan prinsip yaitu prinsip efisiensi dalam memberikan pelayanan pelaksanaan kegiatan operasional
untuk mencapai tujuan suatu organisasi. Contohnya kegiatan kearsipan surat masuk, dengan prosedur yang biasanya menggunakan lambang yang telah dilakukan
oleh American Standart Association sebagai berikut :
Berarti kegiatan
Berarti pemindahan atau pengiriman Berarti
pemeriksaan Berarti
menunggu
Berarti penyimpanan arsip
3. Kegiatan kearsipan
Kegiatan Kearsipan pada Kasubag Umum Dinas Informasi dan Komunikasi Pemko Medan adalah :
a. Membuat daftar hadir pegawai dan rekap daftar hadir pegawai.
b. Mengelola arsip kenaikan pangkat pegawai.
Prosesnya adalah : 1
Mendata Kenaikan Pangkat pegawai terlebih dahulu kemudian menyiapkan kelengkapan berkasnya.
Universitas Sumatera Utara
2 Membuat surat pengantar ke Badan Kepegawaian Daerah BKD Kota Medan.
c. Mengelola arsip kenaikan gaji berkala pegawai.
Prosesnya adalah : 1
Mendata terlebih dahulu tahun-tahun kenaikan pangkat pegawai, biasanya kenaikan pangkat terjadi setiap 2 tahun sekali.
2 Membuat surat keterangan Ke BKD yang disertakan lampiran berkas pegawai.
d. Mengelola arsip pensiun pegawai.
prosesnya adalah : 1
Mendata daftar pegawai yang akan memasuki masa pensiun dan membuat surat pengantar ke BKD.
e. Mengelola arsip cuti pegawai.
Prosesnya adalah : 1
Membuat surat permohonan bagi pegawai yang akan mengajukan cuti kepada kepala Dinas untuk disetujui.
2 Setelah disetujui lalu bagian tata usaha mengajukan surat permohonan ke BKD.
f. Mengelola arsip kepindahan Pegawai.
Prosesnya adalah : 1
Pegawai yang bersangkutan mengajukan surat permohonan pindah kepada kepala Dinas dengan alasan tertentu.
2 Membuat surat pengantar kepada BKD untuk disetujui.
g. Mengagendakan surat masuk dan surat keluar.
Prosesnya adalah : 1
Cara mengagendakannya berdasarkan tanggal penerimaan surat dan tanggal pengeluaran surat.
h. Menyimpan tata naskah pegawai.
Universitas Sumatera Utara
Prosesnya adalah : 1
Mengumpulkan dokumen pegawai. 2
Menyusun dokumen kepegawaian dalam sampul tata naskah pegawai. 3
Mengisi daftar isi tata naskah pegawai. 4
Menyimpan tata naskah dalam lemari file penyimpanan sesuai dengan sistem. i.
Memelihara tata naskah pegawai. Prosesnya adalah :
1 Menjaga kebersihan ruangan kerja,lemari file dan sampul tata naskah.
2 Mengatur sedemikian rupa lemari file tata naskah.
3 Memberi penerangan cahaya alam ataupun lampu yang cukup terang.
C. Tata Ruang Kantor 1. Pengertian
