Sistem informasi persediaan barang pada Perum Perumnas Regional IV Cabang Surapati Bandung

Nama : Ratih Ratnasari

Tempat Tanggal Lahir : Karawang, 28 Oktober 1989

Kelas : SI_06

NIM : 10508295

Alamat : Jl.Raya Telagasari Kosambi No.15 Rt/Rw : 014/004 Telagasari Karawang 41381

Hobi : Nyanyi, Hang out, Nonton, Searching2 internet

ii

Saya yang bertandatangan di bawah ini : Nim : 10508295

Nama : RATIH RATNASARI

Judul Skripsi : SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN BARANG PADA PERUM PERUMNAS REGIONAL IV CABANG SURAPATI BANDUNG

Menyatakan dengan sebenar-benarnya bahwa Penulisan LAPORAN TA/SKRIPSI berdasarkan penelitian, pemikiran dan pemaparan asli dari penulis sendiri, baik untuk naskah laporan maupun kegiatan yang tercantum sebagai bagian dari LAPORAN TA/SKRIPSI ini. Jika terdapat karya orang lain, penulis akan mencantumkan sumber secara jelas. Demikian pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya dan apabila dikemudian hari terdapat penyimpangan dan ketidakbenaran dalam pernyataan ini, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa PENCABUTAN GELAR yang telah diperoleh karena karya tulis ini dan sanksi lain sesuai dengan norma yang berlaku di Universitas Komputer Indonesia.

Bandung, Desember 2012 Yang membuat pernyataan,

RATIH RATNASARI NIM. 10508295

S K R I P S I

Diajukan Untuk Memenuhi Syarat Kelulusan Pada Program Studi Sistem Informasi Jenjang Sarjana (Strata 1) Fakultas Teknik Dan Ilmu Komputer

RATIH RATNASARI 1.05.08.295

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

iii

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Kuasa, karena atas berkat dan rahmat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini

dengan judul : “SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN BARANG PADA

PERUM PERUMNAS REGIONAL IV CABANG SURAPATI BANDUNG”.

Skripsi ini disusun untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan Program Starta Satu Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer, Universitas Komputer Indonesia.

Pada kesempatan ini penulis mengucapkan banyak terima kasih dan penghargaan yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan, doa, dorongan dan bimbingan dalam menyelesaikan skripsi ini:

1. Kedua orang tua tercinta, kakak dan keponakan tersayang yang selalu

memberikan dorongan semangat dan doa yang tak pernah ada habisnya.

2. Dr. Ir. Eddy Suryanto Soegoto, M.Sc, selaku Rektor Universitas Komputer

Indonesia.

3. Prof. Dr. H. Denny Kurniadie., Ir.,M.Sc, selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu

Komputer Universitas Komputer Indonesia.

4. Syahrul Mauluddin, S.Kom, M.Kom, selaku Ketua Prodi Sistem Informasi

Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia.

iv

6. Wahyuni, S.Si., MT. selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak meluangkan

waktu untuk memberikan petunjuk dan pengarahan kepada penulis.

7. Imelda, S.ST.,MT dan Iyan Gustiana S.Kom.,Mkom selaku penguji.

8. Seluruh Staf Pengajar, khususnya Dosen Prodi Sistem Informasi Fakultas Teknik

dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia.

9. Seluruh Staf Pegawai Perum Perumnas, khususnya bagian Umum yang telah

memberikan kesempatan kepada penulis untuk menyelesaikan penelitian.

10. Deni Firmansyah yang selalu menemani dari awal ngerjain skripsi sampai saya

lulus.

11. Sahabat dan teman-teman MI-06 2008 yang telah bersama-sama melewati suka

dan duka perkuliahan.

12. A Budi yang udah bantuin ngerjain program, makasih banget yah.

13. Teh Ajeng yang udah ngebimbing saya dalam pengerjaan skripsi ini.

14. Semua pihak yang terlibat yang telah ikut membantu dalam penyelesaian skripsi

ini baik secara langsung maupun tidak langsung.

Penulis menyadari masih terdapat banyak kekurangan di dalam penulisan skripsi ini karena keterbatasan pengetahuan penulis. Oleh karena itu saran dan kritik yang bersifat membangun akan sangat berarti bagi penulis. Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yang memerlukan.

Bandung, 3 Februari 2013

vi PERNYATAAN KEASLIAN

ABSTRAK……… i

ABSTRACT………... ii

KATA PENGANTAR………. iii

DAFTAR ISI………. v

DAFTAR GAMBAR……… xii

DAFTAR TABEL……… xvi

DAFTAR SIMBOL………... xviii

BAB I. PENDAHULUAN……….. 1

1.1 Latar Belakang ………...………... 1

1.2 Identifikasi dan Rumusan masalah……… 4

1.3 Maksud dan Tujuan Penelitain...………... 5

1.4 Kegunaan Penelitian……….. 6

1.4.1 Kegunaan Praktis………. 6

1.4.2 Kegunaan Akademis……… 6

1.4 Batasan Masalah……… 7

vii

2.1.2 Karakteristik Sistem………..……... 9

2.1.3 Klasifikasi Sistem……….……… 11

2.2 Konsep Dasar Informasi……… 13

2.2.1 Pengertian Informasi………... 13

2.2.2 Jenis Informasi…….………..…….. 13

2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi……….….. 14

2.3.1 Pengertian Sistem Informasi……….... 14

2.3.2 Komponen Sistem Informasi………... 15

2.4 Kasus Yang Dianalisis………..………...……. 15

2.4.1 Pengertian Persediaan..……… 15

2.4.2 Pengertian Barang………..………..………..…….. 16

2.5 Perangkat Lunak Pendukung……… 16

2.5.1 MySQL...………….……… 16

2.5.2 PHP……….…….……….... 17

2.5.3 Adobe Dreamweaver……..………. 17

2.5.4 Browser dan Web Server………. 18

2.5.5 Power Designer... 18

BAB III. OBJEK DAN METODE PENELITIAN……… 19

viii

3.1.4 Tinjauan Umum Perusahaan………...………. 21

3.1.5 Deskripsi Tugas... 21

3.2 Metode Penelitian..……… 25

3.2.1 Desain Penelitian……….. 25

3.2.1.1 Rancangan... 26

3.2.2 Jenis dan Metode Penelitian………..………..…. 26

3.2.2.1 Sumber Data Primer………. 26

3.2.2.2 Sumber Data Sekunder……… 27

3.2.3 Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem……….…………. 28

3.2.3.1 Metode Pendekatan Sistem……….. 28

3.2.3.2 Metode Pengembangan Sistem……… 29

3.2.3.3 Alat Bantu Analisis dan Perancangan……….. 29

1. Flow Map………. 30

2. Diagram Kontek………... 30

3. Data Flow Diagram……….. 31

4. Kamus Data……….. 32

5. Perancangan Basis Data……….. 34

1. Normalisasi……….. 34

ix

4.1 Analisis Sistem yang bejalan……… 41

4.1.1 Analisis Dokumen………... 41

4.1.2 Analisis Prosedur yang sedang Berjalan………. 43

4.1.2.1 Flow Map………..…….. 45

4.1.2.2 Diagram Kontek..………. 47

4.1.2.3 Data Flow Diagram………. 48

4.1.3 Evaluasi Sistem yang sedang Berjalan………... 50

4.2 Perancangan Sistem………... 51

4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem………... 51

4.2.2 Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan………. 51

4.2.3 Perancangan Prosedur yang Diusulkan……… 52

4.2.3.1 Prosedur persiapan sistem persediaan yang diusulkan... 52

4.2.3.2 Prosedur permintaan barang yang diusulkan... 53

4.2.3.3 Prosedur pembelian barang yang diusulkan... 54

4.2.3.4 Diagram Kontek……….. 56

4.2.3.5 Data Flow Diagram……….. 57

1. DFD Level 1………. 58

2. DFD Level 2 Proses 3……….. 59

x

4.2.4 Perancangan Basis Data………... 65

4.2.4.1 Normalisasi……….………. 65

4.2.4.2 Relasi Tabel………. 69

4.2.4.3 Entity Relationship Diagram……… 70

4.2.4.4 Struktur File………. 71

4.2.4.5 Kodifikasi……… 77

4.2.5 Perancangan Antar Muka……….... 79

4.2.5.1 Struktur Menu………..…… 79

4.2.5.2 Perancangan Input………... 81

4.2.6 Perancangan Artsitektur Jaringan……… 97

BAB V. IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM………... 98

5.1 Implementasi...………. 98

5.1.1 Batasan Implementasi……….. 98

5.1.2 Implementasi Perangkat Lunak……… 98

5.1.3 Implementasi Perangkat Keras……… 99

5.1.4 Implementasi Basis Data………. 100

5.1.5 Implementasi Antar Muka………... 105

5.1.6 Implementasi Instalasi Program……….. 118 5.1.7 Penggunaan Program………... 124

xi

5.2.3 Kesimpulan Hasil Pengujian……….. 133

BAB VI. KESIMPULAN DAN SARAN……… 134

6.1. Kesimpulan………..…… 134

6.2. Saran………. 135 DAFTAR PUSTAKA

Andri Kristanto. 2008. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Gava Media. Yogyakarta.

Freddy Rangkuty. 2004. Manajemen Persediaan Aplikasi di Bidang Bisnis.

RajaGravindo Persada. Jakarta.

http://id.wikipedia.org/wiki/Barang/ 1 Desember 2012

http://lina-embun.blogspot.com/metode-waterfall/ 27 Oktober2012

http://luphmama.wordpress.com/pengertian_sistem/ 3 November 2012

http://www.scribd.com/Alat-Bantu-Analisis-Perancangan/ 10 Oktober 2012

http://duniafeb.blogspot.com/2011/03/pengenalan-relasi-tabel-database/ 25

Desember 2012

http://delphiscript.blogspot.com/2007/12/apa-itu-entity-relationship-diagram/ 25

Desember 2012

http://www.teknojurnal.com/2009/05/10/

menggunakan-sybase-power-designer-untuk-perancangan-dan-manajemen-database/ 27 Desember 2012

Yasmi Afrizal dan Wahyuni.2011. Rekayasa Perangkat Lunak. Bandung

Jogiyanto. 2005. Pengenalan Komputer. Andi. Yogyakarta

Zulkifli Amsyah. 2005. Manajemen Sistem Infomasi. Gramedia Pustaka Utama.

Jakarta.

1

1.1 Latar Belakang

Perkembangan dunia tekhnologi informasi saat ini sudah

sedemikian pesat dan merambah ke berbagai sisi kehidupan manusia. Perkembangan yang sedemikian pesat tersebut didukung oleh tersedianya perangkat lunak maupun perangkat keras yang semakin hari semakin hebat kemampuannya. Salah satu teknologi yang sering ramai dibicarakan saat ini

adalah internet (Interconnected Network). Internet sejatinya menghubungkan

berbagai komputer di seluruh belahan dunia dan di hubungkan melalui jalur telekomunikasi telepon dan satelit.

Internet menjadi kebutuhan sehari-hari karena sifatnya yang

mempermudah seseorang dalam berkomunikasi melalui e-mail (surat

elektronik), chatting (berbicara dengan satu atau banyak orang secara

langsung), dan lain-lainnya. Selain melalui internet penggunaan komputer itu sendiri membantu dalam efisiensi pekerjaan. Karena itulah banyak perusahaan-perusahaan sekarang mulai menggunakan proses komputerisasi dan internet. Teknologi Informasi tidak hanya mempengaruhi sebuah sistem informasi namum memiliki pengaruh dalam kehidupan sehari-hari, gaya hidup mulai berubah seiring dengan produk-produk teknologi informasi yang semakin menjamur setiap saat.

Sistem komputer memegang peranan penting dalam mendorong ketersediaan informasi dan berjalannya komunikasi, selain itu dapat juga menyediakan suatu sistem solusi berupa perangkat lunak untuk menyelesaikan suatu masalah diberbagai sektor sehingga mendorong setiap instansi baik itu pemerintahan maupun swasta untuk menggunakan dan memanfaatkannya secara optimal.

Dengan semakin majunya dunia teknologi, maka tingkat persaingan semakin kompetitif, Hal ini mendorong setiap perusahaan atau instansi untuk meningkatkan kinerjanya. Upaya yang dapat dilakukan oleh suatu perusahaan atau instansi adalah dengan mengelola dan meningkatkan aktivitasnya. Salah satu aktivitas yang harus diperhatikan adalah aktivitas pengolahan persediaan barang. Banyak resiko yang timbul akibat ketidakefektian dari aktivitas pesediaan barang diantaranya adalah ketidakefisien dalam prosedur permintaan pembelian barang, pemasukan barang maupun pengeluaran barang, adanya keterlambatan waktu pelaporan, ketidakakuratan jumlah persediaan barang, serta tidak tersedianya informasi pada saat dibutuhkan. Hal ini akan menghasilkan kualitas informasi persediaan yang kurang berkualitas.

Pada Perum Perumnas Regional IV Cabang Surapati Bandung, fakta-fakta yang ada terdapat pada pencatatan persediaan barang masuk dan keluar masih dihadapi dengan kendala perhitungan, sehingga data barang tidak relevan. Sistem Informasi yang sedang berjalan masih secara manual. Dari fakta-fakta yang terdapat pada Perum Perumnas Regional IV Cabang Surapati Bandung dihadapi pada suatu masalah yang mengakibatkan kurang efisiennya informasi persediaan

barang. Penempatan arsip-arsip yang bersifat rahasiapun kurang tersimpan dengan baik dikarenakan faktor-faktor yang dapat menyebabkan kerusakan bahkan hilang dari tempat penyimpanan. Masalah ini merupakan bagian yang penting untuk kemajuan perusahaan.

Berbagai masalah diatas tentunya akan terjadi apabila pemanfaatan teknologi informasi dilakukan secara maksimal sebagai salah satu media penyimpanan sekaligus pengolah data yang terkomputerisasi. Oleh Karena itu, sesuai dengan analisis diatas, maka akan dibangun suatu aplikasi perangkat lunak untuk mengolah sistem persediaan barang.

Berdasarkan latar belakang diatas, maka penulis memberi judul “SISTEM

INFORMASI PERSEDIAAN BARANG PADA PERUM PERUMNAS

1.1Identifikasi dan Rumusan Masalah

1.1.1 Identifikasi Masalah

1. Pegawai Sub Bagian yang melakukan permintaan barang harus menuliskan

data permintaan barang pada form yang disediakan oleh bagian umum, pembelian barang dilakukan dengan mengecek lagi barang-barang yang tidak tersedia di gudang, pembuatan laporan pemeriksaan barang yang dilakukan dengan menuliskan lagi barang-barang yang dibeli dan akibatnya data barang tidak relevan.

2. Belum adanya sistem yang terintegrasi, sehingga proses pembuatan laporan

barang masuk, dan persediaan barang yang harus dilakukan dengan merekaptuliasi semua dokumen yang berkaitan dengan permintaan barang dari sub bagian dan dokumen pembelian barang.

1.1.2 Rumusan Masalah

1. Bagaimana Sistem Informasi Persediaan Barang yang sedang berjalan pada

Perum Perumnas Regional IV Cabang Surapati Bandung?

2. Bagaimana Perancangan Sistem Informasi Persediaan Barang yang diusulkan

pada Perum Perumnas Regional IV Cabang Surapati Bandung?

3. Bagaimana Perancangan Implementasi yang sesuai dengan kebutuhan

informasi pada Perum Perumnas Regional IV Cabang Surapati Bandung?

4. Bagaimana Evaluasi Sistem Informasi Persediaan Barang yang sedang

1.2Maksud dan Tujuan Penelitian

1.2.1 Maksud Penelitian

1. Untuk memenuhi salah satu syarat dalam melaksanakan skripsi

2. Mengimplementasikan pengetahuan yang didapat di perkuliahan dengan

kenyataan yang sesungguhnya di lapangan.

3. Untuk membangun Sistem Informasi Persediaan Barang pada Perum

Perumnas Regional IV Cabang Surapati Bandung agar lebih efektif dan efisien.

1.2.1 Tujuan Penelitian

1. Untuk mengetahuiSistem Informasi Persediaan Barang yang sedang berjalan

pada Perum Perumnas Regional IV Cabang Surapati Bandung.

2. Untuk membuat Perancangan Sistem Informasi Persediaan Barang pada

Perum Perumnas Regional IV Cabang Surapati Bandung.

3. Untuk membuat Perancangan Implementasi yang sesuai dengan kebutuhan

informasi pada Perum Perumnas Regional IV Cabang Surapati Bandung.

4. Untuk mengevaluasi Sistem Informasi Persediaan Barang yang sedang

1.3Kegunaan Penelitian

Kegunaan dari dilakukannya penelitian ini adalah :

1.3.2 Kegunaan Praktis, yaitu :

1. Memberikan pengetahuan tentang pentingnya persediaan barang bagi sebuah

instansi atau perusahaan.

2. Sebagai bahan acuan bagi instansi tersebut dalam mengambil keputusan.

3. Meningkatkan efektivitas dalam pengolahan persediaan barang, sehingga

informasi yang dihasilkan menjadi lebih mudah dan efisien.

1.3.3 Kegunaan Akademis, yaitu :

1. Bagi ilmu pengetahuan

Hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadi manfaat bagi bidang ilmu yang sedang digeluti, yaitu sistem informasi. Dengan hasil penelitian ini kita dapat memadukan antara apa yang kita dapat dilapangan dengan ilmu sistem informasi yang telah diajarkan dikelas, sehingga dapat lebih memajukan ilmu sistem informasi yang sudah ada.

2. Bagi Peneliti Lain

Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberi wawasan serta sebagai bahan acuan bagi peneliti lain yang mengambil tugas akhir dalam kajian yang sama.

3. Bagi Penulis

Penelitian ini sangat berguna dalam menganalisis suatu prosedur sistem yang ada didalam sebuah perusahaan atau instansi, yang kemudian dari hasil analisis tersebut peneliti berusaha untuk memperbaikinya dengan membuat suatu sistem yang lebih efektif dan efisien sesuai dengan ilmu yang telah didapat oleh

peneliti, sehingga kinerja dari perusahaan atau instansi yang bersangkutan lebih baik lagi. Hal ini merupakan sebuah aspek yang sangat penting dalam proses pembelajaran.

1.4 Batasan Masalah

1. Penelitian yang dilakukan oleh penulis tentang Persediaan Barang pada Perum

Perumnas Regional IV Cabang Surapati Bandung.

2. Hanya membahas tentang proses Permintaan Barang dari Sub bagian

(kepegawaian, umum, keuangan, perencanaan dan program, produksi, pemasaran dan pertanahan), pembelian barang, penerimaan barang dari supplier, dan pembuatan laporan barang masuk, barang keluar dan persediaan barang.

3. Data barang yang dikelola hanya barang ATK dan inventaris barang (yang

tidak bergerak).

4. Tidak membahas proses pembayaran pada saat pembelian barang.

5. Perancangan Sistem Informasi Persediaan Barang yang akan dibuat adalah

berbasis Website yang bersifat intranet.

6. Bagian umum hanya menerima permintaan barang dari sub bagian,

memberikan laporan kepada deputy general manager dan melakukan pembelian barang dan retur barang.

7. Deputy General Manager hanya melakukan keputusan perihal permintaan

1.5 Lokasi dan Waktu

Lokasi atau Tempat di Jl. Surapati No.120 Perum Perumnas Regional IV Cabang Surapati Bandung.

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan Penelitian

No Nama Kegiatan

2012/2013

September Oktober November Desember Januari

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Pengumpulan

kebutuhan

a) Observasi

b) Wawancara

2 Membangun

prototyping

3 Evaluasi

prototyping

4 Pengkodean sistem

5 Pengujian Sistem

9

2.1 Konsep Dasar Sistem

Berikut ini adalah rincian tentang penjelasan mengenai Konsep Dasar Sistem, yaitu :

2.1.1Pengertian Sistem

Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.

Menurut Drs. Zulkifli Amsyah, sistem adalah elemen-elemen yang saling berhubungan membentuk satu kesatuan atau organisasi. Selanjutnya Andri Kristanto mengatakan bahwa sistem merupakan kumpulan elemen-elemen yang saling terkait dan bekerja sama untuk memproses masukan yang ditujukan kepada sistem tersebut dan mengelola masukan tersebut sampai menghasilkan keluaran yang diinginkan.

2.1.2 Karakteristik Sistem

Menurut Prof. Dr. Jogiyanto (2005 : 684-686), suatu sistem mempunyai karakteristik atas sifat-sifat yang tertentu. Karakter sistem terdiri dari :

1. Komponen Sistem

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling bekerja sama membentuk suatu kesatuan.

Supra dari supra sistem

Sistem Supra sistem

Subsistem

Gambar 2.1 Subsistem

(Sumber : Jogiyanto. 2005. Pengenalan Komputer. Andi. Yogyakarta.)

2. Batas sistem

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.

3. Penghubung sistem

Penghubung merupakan media penghubung antara suatu subsistem dengan subsistem yang lainnya.

4. Masukan sistem

Masukan adalah energi yang dimasukan kedalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukan sistem tersebut dapat beroperasi. Signal Input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.

5. Keluaran sistem

Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.

6. Pengolah sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.

7. Sasaran sistem

Suatu sistem mempunyai maksud tertentu untuk mencapai suatu tujuan atau suatu sasaran.

2.1.3 Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan menjadi beberapa bagian, diantaranya sebagai berikut ini :

1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak dan sistem fisik.

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dan lain sebagainya.

2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah dan sistem buatan manusia. Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human-machine system atau ada

yang menyebut dengan man-machine system. Sistem informasi merupakan contoh man-machine system, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.

3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu dan sistem tak tentu.

Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan programprogramyang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup dan sistem terbuka.

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup). Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Karena sistem sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya, maka suatu sistem harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik. Sistem yang baik harus dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relatif tertutup karena sistem tertutup akan bekerja secara otomatis dan terbuka hanya untuk pengaruh yang baik saja.

2.2 Konsep Dasar Informasi

Berikut ini adalah rincian penjelasan mengenai Konsep Dasar Informasi menurut Drs. Zukifli Amsyah, MLS (2005 : 289-299).

2.2.1 Pengertian Informasi

Informasi adalah bahan yang dihasilkan dari pengolahan data. Kegunaan

informasi adalah untuk mengurangi ketidakpastian di dalam proses pengambilan keputusan tentang suatu keadaan. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkan informasi tersebut. Kualitas informasi sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh

beberapa hal, yaitu relevan (Relevancy), akurat (Accurancy), tepat waktu (Time

liness), ekonomis (Economy), efisien (Efficiency), ketersediaan (Availability),

dapat dipercaya (Reliability), dan konsisten.

2.2.2 Jenis informasi

Jenis informasi dapat dikelompokan berdasarkan :

1. Isi informasi.

Informasi biasanya disebut berdasarkan isi pokok atau subjek dari informasi yang bersangkutan. Subjek tersebut adalah mengenai suatu kegiatan atau bidang tertentu, mulai dari tingkat subjek yang luas sampai tingkat subjek yang sempit.

2. Bentuk informasi.

Berdasarkan pada bentuknya, maka informasi dapat dibedakan menjadi beberapa bagian, yaitu :

1. Informasi uraian.

Informasi uraian adalah informasi yang disajikan dalam bentuk uraian cerita yang panjang atau singkat yang berisikan kalimat yang jelas.

2. Informasi rekaptulasi

Informasi rekaptulasi adalah informasi ringkas dengan hasil akhir dari suatu perhitungan atau gabungan perhitungan yang berisikan angka-angka yang disajikan dalam bentuk kolom-kolom.

3. Informasi gambar.

Informasi gambar adalah informasi yang dibuat dalam bentuk gambar atau bagan.

2.3. Konsep Dasar Sistem Informasi

Berikut ini adalah rincian penjelasan mengenai Konsep Sistem Informasi menurut Andri Kristanto (2008 : 12-14).

2.3.1 Pengertian Sistem Informasi

Sistem Informasi adalah Sistem pengolah data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dipergunakan untuk suatu alat bantu pengambilan keputusan. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu

berhubungan dengan istilah “computer-based” atau pengolahan informasi yang

berbasis pada komputer. Sistem Informasi “berbasis komputer” mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah Sistem Informasi. Menurut Jogianto H.M, sistem Informasi adalah kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan

untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal.

Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin Sistem Informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi merupakan sistem pembangkit informasi. Dengan integrasi yang dimiliki antar subsistemnya, Sistem Informasi akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya.

2.3.2 Komponen Sistem Informasi

Secara rinci, komponen-komponen sistem informasi terdiri atas : 1. Input dan Output

2. Proses dan Teknologi 5. Basis data dan Kendali

2.4Kasus yang Dianalisis

Berikut ini merupakan penjelasan mengenai teori-teori permasalahan yang relevan dengan pembahasan skripsi, yaitu :

2.4.1 Pengertian Persediaan

Menurut Freddy Rangkit (2004 : 1-2), persediaan adalah barang-barang yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari konsumen setiap waktu. Sebuah

kegiatan persediaan perlu diadakan suatu pengawasan. Tujuan dari diadakan pengawasan yaitu :

1. Menjaga jangan sampai kehabisan persediaan.

2. Supaya pembentukan persediaan stabil.

3. Menghindari pembelian kecil-kecilan.

4. Pemesanan yang ekonomis.

2.4.2 Pengertian barang

Barang atau komoditas dalam pengertian ekonomi adalah suatu objek atau jasa yang memiliki nilai. Nilai suatu barang akan ditentukan karena barang itu mempunyai kemampuan untuk dapat memenuhi kebutuhan.

2.5Perangkat Lunak Pendukung

Perangkat lunak pendukung adalah perangkat lunak yang digunakan dalam merancang sistem dari mulai coding sampai implementasinya. Berikut ini adalah perangkat lunak yang akan digunakan dalam merancang perangkat lunak persediaan barang pada Perum Perumnas Regional IV Cabang Surapati Bandung :

2.5.1MySQL

MySQL tergolong sebagai (Database Management System). Perangkat lunak ini bermanfaat untuk mengelola data dengan cara yang sangat fleksibel dan cepat. Berikut adalah sejumlah aktifitas yang terkait dengan data yang didukung oleh perangkat lunak tersebut.

- Menyimpan data kedalam tabel.

- Mengubah data dalam tabel.

- Mengambil data yang tersimpan dalam tabel.

- Memungkinkan untuk memilih data tertentu yang diambil.

- Memungkinkan untuk melakukan pengaturan hak akses terhadap data.

MySQL banyak dipakai untuk kepentingan penanganan database karena

selain handal juga bersifat open source. Konsekuensi dari open source,

perangkat lunak ini dapat dipakai oleh siapa saja tanpa membayar dan souce

code-nya bisa diunduh oleh siapa saja. Abdul Kadir (2010 : 10).

2.5.2PHP

Menurut Alexander F.K. Sibero (2011 : 49). PHP adalah pemrograman interpreter yaitu proses penerjemahan baris kode sumber menjadi kode mesin yang dimengerti komputer secara langsung pada saat baris kode dijalankan. PHP disebut sebagai pemrograman Server Side Programming, hal ini dikarenakan seluruh prosesnya dijalankan pada server.

2.5.3 Adobe Dreamweaver

Menurut Alexander F.K. Sibero (2011 : 384). Adobe Dreamweaver adalah salah satu produk web developer yang dikembangkan oleh Adobe System Inc. Sebelumnya produk dreamweaver dikembangkan oleh Macromedia Inc, yang kemudian sampai dengan saat ini pegembangannya diteruskan oleh Adobe System Inc.

2.5.4 Browser dan Web Server

Menurut Alexsander F.K. Sibero (2011 : 19), dalam dunia web perangkat lunak client yaitu browser web mempunyai tugas yang sama yaitu menterjemahkan informasi yang diterima oleh server web dan menampilkan pada layer komputer pengguna. Umumnya browser web menerima data dalam bentuk HTML. File HTML sebenarnya adalah file teks biasa yang berisi informasi yang hendak ditampilkan oleh pengguna.

Untuk menjalankan PHP dan MySQL, dibutuhkan sebuah web server.

Apache merupakan salah satu web browser yang ketangguhannya telah teruji serta sifat dari apache yang free dan open source.

2.5.5 Power Designer

Sybase Power Designer, sebuah software pemodelan data. Software ini sebetulnya mempunyai banyak fungsi, namun yang akan saya tekankan disini hanya fungsi manajemen databasenya. Dan dibuat untuk membantu dalam perancangan sistem informasi.

19

3.1 Objek Penelitian

PERUMNAS adalah Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang berbentuk Perusahaan Umum (Perum) dimana keseluruhan sahamnya dimiliki oleh Pemerintah. Perumnas didirikan sebagai solusi pemerintah dalam menyediakan perumahan yang layak bagi masyarakat menengah ke bawah

3.1.1 Sejarah Perum Perumnas

Perusahan didirikan berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 29 Tahun 1974, diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 12 Tahun 1988, dan disempurnakan melalui Peraturan Pemerintah No. 15 Tahun 2004 tanggal 10 Mei 2004. Sejak didirikan tahun 1974, Perumnas selalu tampil dan berperan sebagai pioneer dalam penyediaan perumahan dan permukiman bagai masyarakat berpenghasilan menengah ke bawah.

Melalui konsep pengembangan skala besar, Perumnas berhasil memberikan kontribusi signifikan dalam pembentukan kawasan permukiman dan kota-kota baru yang tersebar di seluruh Indonesia. Sebagai BUMN pengembang dengan jangkauan usaha nasional, Perumnas mempunyai 7 Wilayah usaha Regional I sampai dengan VII dan Regional Rusunawa.

Helvetia Medan, Ilir Barat Palembang, Banyumanik Semarang, Tamalanrea Makasar, Dukuh Menanggal Surabaya, Antapani Bandung adalah contoh

permukiman skala besar yang pembangunannya dirintis Perumnas. Kawasan Permukiman tersebut kini telah berkembang menjadi "Kota Baru" yang prospektif. Selain itu, Depok, Bogor, Tangerang, dan Bekasi juga merupakan "Kota Baru" yang dirintis Perumnas dan kini berkembang pesat menjadi kawasan strategis yang berfungsi sebagai penyangga ibukota.

3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan

a. Visi Perusahaan

- Menjadi pelaku utama dalam penyedia perumahan dan pemukiman di Indonesia.

b. Misi Perusahaan

- Menyediakan perumahan dan pemukiman yang berkualitas dan berniai

bagi masyarakat

- Memberikan kepuasan pelanggan secara berkesinambungan melalui

layanan prima

- Mengembangkan dan memberdayakan profesionalisme serta

meningkatkan kesjahteraan karyawan.

- Menerapkan manajemen perusahaan yang efisien dan efektif

3.1.3 Struktur Organisasi.

Gambar 3.1 Struktur Organisasi

3.1.4 Tinjauan umum perusahaan

Tata nilai perusahaan merupakan faktor pendukung utama di dalam mendukung kinerja perusahaan, sebab tata nilai perusahaan merupakan norma pengikat dan pemersatu jalinan kerja para karyawan suatu perusahaan. Tata nilai Perusahaan berperan untuk mengintegrasikan seluruh fungsi-fungsi manajemen baik di tingkat Pusat, Regional maupun Cabang agar dalam mengelola sumber daya yang sangat penting.

3.1.5 Deskripsi Tugas

General Manager

Adapun tugas pokok dari General Manager Regional adalah :

a. Bersama dengan Deputy General Manager, memimpin para manager

bagian di kantor regional.

DEPUTY GENERAL MANAGER

MANAGER PRODUKSI DAN PERTANAHAN MANAGER PEMASARAN MANAGER KEUANGAN MANAGER PERENCANAAN SU B B A G IA N P RO D U K SI SU B B A G IA N P E RT A NA HA N SU B B A G IA N P E M A SA RA N SU B B A G IA N K E P E G A WA IA N SU B B A G IA N SD M , U M U M & HU K U M SU B B A G IA N A K U NT A NA SI SU B B A G IA N P E RE NCA NA A N K A NT O R RE G IO NA L IV CA B A NG SU RA P A T I B A ND U NG

b. Mengelola sumber daya dan dana dalam lingkup kantor regional untuk melaksanakan kegiatan usaha,

Direktur General Manager: Deputy General Manager Regional IV

mempunyai tugas pokok sebagai berikut :

a

a.. Membantu general manager regional dalam melaksanakan kegiatan

operasional di kantor regional.

b

b.. Memberi keputusan perihal surat permintaan barang dari pegawai sub

bagian dan order pembelian barang dari sub bagian umum.

- Manager Pemasaran: Tugas Pokok Manager Pemasaran adalah sebagai

berikut :

a. Menyusun sasaran, rencana kerja dan anggaran bagian pemasaran yang

merupakan bagian dari RKAP kantor regional;

b. Memberikan penugasan, pengendalian, pembinaan dan penilaian kerja

kepada para asisten manager dalam lingkup bagian pemasaran;

- Manager Produksi dan Pertanahan: Tugas Pokok Manager Produksi &

Pertanahan adalah sebagai berikut :

a. Menyusun sasaran, rencana kerja dan anggaran bagian produksi &

pertanahan yang merupakan bagian dari RKAP kantor regional;

b. Memberikan penugasan, pengendalian, pembinaan dan penilaian kerja

kepada para asisten manager dalam lingkup bagian produksi & pertanahan;

- Manager Keuangan: Tugas Pokok Manager Keuangan adalah sebagai

a. Menyusun sasaran, rencana kerja dan anggaran bagian keuangan dan administrasi yang merupakan bagian dari RKAP kantor regional;

b. Memberikan penugasan, pengendalian, pembinaan dan penilaian kerja

kepada para asisten manager dalam lingkup bagian keuangan & administrasi;

c. Mengelola sumber daya dan dana bagian keuangan & administrasi untuk

melaksanakan kegiatan usaha;

- Manager Perencanaan: Tugas pokok Manager Perencanaan

a. Perencanaan program, kegiatan dan anggaran;

b. Pengoranisasian dan pengkoordinasian dibidang perencanaan pegawai,

data dan informasi kepegawaian;

c. Pembinaan dan pengembangan dibidang perencanaan pegawai, data dan

informasi kepegawaian;

- Sub Bagian : Tugas pokok Sub Bagian adalah sebagai berikut :

a. Pemasaran : Melaksanakan riset pasar, strategi pemasaran (termasuk cara

promosi dan strategi harga

b. Produksi : Mengatur kegiatan produksi di perusahaan.

c. Pertanahan : Menyediakan lahan tanah dan yang berhubungan dengan

lahan yang akan dibangun

d. Perencanaan: Bekerja sebagai perencanaan dimana dan bagaimana yang

akan perusahaan butuhkan

f. SDM, Umum & Hukum : Bekerja sebagai mengelola barang masuk dan keluar serta persediaan barang serta menggola, mengadakan, menyimpan, memelihara sarana dan prasarana kantor.

g. Kepegawaian : penerimaan pegawai, cara kerja pegawai, yang berkaitan

dengan hukum dalam ruang lingkup perusahaan, dan umum.

 Kewajiban pokok Perum Perumnas Regional IV kota Bandung terdiri dari:

1. Meningkatkan kapasitas profesional, baik melalui jalur formal maupun non-

formal.

2. Menjaga perilaku dan penampilan yang sesuai dengan norma kesopanan yang

berlaku.

3. Tidak melakukan perbuatan-perbuatan yang bertentangan dengan

ketikakesusilaan serta menghindari perbuatan yang mengarah kepada pornografi dan pornoaksi baik di dalam maupun di luar lingkungan Perusahaan.

4. Menumbuhkan, menjaga, dan mempertahankan nama baik Perusahaan, baik

secara individu maupun kolektif.

 Kepatuhan terhadap hukum dan perundang undangan.

Perusahaan memiliki komitmen untuk mematuhi segala produk hukum atau peraturan yang berlaku dalam kegiatan Perusahaan berupa :

a. Mematuhi ketentuan Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah dalam

b. Mengedepankan penyelesaian melalui jalur musyawarah untuk mencapai mufakat dalam setiap perselisihan dengan pihak lain, menempuh jalur

hukum bilmusyawarah tersebut tidak membuahkan hasil, dan

menghormati hasil dari proses hukum tersebut.

c. Melarang seluruh Insan Perum Perumnas melakukan kegiatan yang

bertentangan dengan hukum dan peraturan perundangan.

d. Melarang transaksi usaha dengan pihak-pihak yang dananya diduga

berasal dari kegiatan pencucian uang (money laundring);

e. Mendukung proses penegakan hukum dengan memberikan informasi yang

lengkap dan relevan kepada penegak hukum.

3.2 Metode Penelitian

Suatu penelitian tidak akan berjalan dengan baik apabila tidak dilakukan dalam suatu proses yang teratur dan terarah. Oleh karena itu, diperlukan suatu metode pendekatan/penyelesaian untuk melaksanakan suatu penelitian. Metode

yang digunakan oleh penulis pada penelitian ini adalah metode Action, yaitu

metode dengan merancang dan mendesain program berdasarkan analisis sistem yang diusulkan sesuai dengan masalah yang ada di dunia aktual (lapangan).

3.2.1 Desain Penelitian

Untuk memperoleh hasil penelitian yang baik, maka diperlukan suatu desain penelitian untuk menunjang penelitian. Desain penelitian harus sesuai dengan metode penelitian yang digunakan.

3.2.1.1 Rancangan

a. Metode Deskriptif : sering disebut noneksperimen, karena pada

penelitian ini penelitian tidak melakukan kontrol dan manipulasi

variabel penelitian. Dengan metode deskriptif, penelitian

memungkinkan untuk melakukan hubungan antar variabel, menguji hipotesis, mengembangkan generalisasi, dan mengembangkan teori yang memiliki validitas universal. Di samping itu, penelitian deskriptif juga merupakan penelitian, dimana pengumpulan data untuk mengetes pertanyaan penelitian atau hipotesis yang berkaitan dengan keadan dan kejadian sekarang. Mereka melaporkan keadaan objek atau subjek yang diteliti sesuai dengan apa adanya.

b. Metode Action : penelitian tindakan adalah suatu bentuk penelitian

reflektif diri secara kolektif dilakukan peneliti dalam situasi sosial untuk meningkatkan penalaran dan keadilan pratek pendidikan sosial mereka, serta pemahaman mereka mengenai praktek dan terhadap situasi tempat dilakukan praktek-praktek tersebut.

3.2.2 Jenis dan Metode Pengumpulan Data

Untuk memperoleh data dan keterangan yang diperlukan, dalam hal ini penulis menggunakan cara sebagai berikut :

3.2.2.1Sumber Data Primer

Data primer yaitu data yang diperoleh langsung dari sumber yang akan diteliti, dalam hal ini adalah petugas di divisi umum Perum Perumnas Regional IV

Cabang Surapati Bandung. Untuk memperoleh data primer dapat dilakukan hal sebagai berikut :

Studi Lapangan yaitu penelitian dengan cara :

a. Observasi, yaitu teknik pengumpulan data dan informasi dengan cara

pengamatan langsung terhadap divisi bagian umum, tetapi peneliti tidak ikut langsung terhadap kegiatan yang ada di divisi bagian umum hanya untuk memperoleh data dan informasi tentang persediaan barang.

b. Wawancara, yaitu teknik pengumpulan data dengan cara tanya jawab

secara langsung dengan para pegawai yang berhubungan dengan penelitian ini. Wawancara dilakukan dengan koordinator pegawai di divisi umum Perum Perumnas Regional IV Cabang Surapati Bandung dan mewawancarai tentang system persediaan barang yang ada di Perum Perumnas Regional IV Cabang Surapati Bandung yang dapat memberikan data yang relevan dengan masalah yang diteliti oleh penulis. Secara garis besar hasil wawancara yang penulis lakukan yaitu sistem informasi persediaan barang yang sedang berjalan di Perum Perumnas Regional IV Cabang Surapati Bandung masih bersifat manual.

3.2.2.2Sumber Data Sekunder

Data sekunder merupakan cara pengumpulan data dengan cara mempelajari data yang telah tersedia atau dikumpulkan terlebih dahulu oleh pihak lain seperti buku-buku.

Cara yang digunakan untuk mengumpulkan data sekunder adalah metode Dokumentasi, yaitu dengan mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan dari sumber-sumber kebanyakan dari materi sejenis dokumen yang berkenaan dengan masalah yang diteliti. Dokumen-dokumen yang diperoleh adalah : Surat permintaan pembelian barang, Faktur pembelian, Berita acara penerimaan barang, Nota pengambilan barang, Form pengambilan barang, Nota bukti pengambilan barang, Laporan barang masuk dan Laporan barang keluar. Metode ini digunakan untuk pengumpulan data yang berhubungan dengan sejarah, tujuan, kegiatan dan struktur organisasi.

3.2.3 Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem

Adapun metode pendekatan dan pengembangan sistem yang digunakan oleh penulis adalah sebagai berikut :

3.2.3.1 Metode Pendekatan Sistem

Metode yang digunakan adalah dengan metode pendekatan terstruktur. Cara pendekatan terstruktur ini adalah dengan melihat sistem dimulai dari masalah utama yang ada secara global, dan setelah didapatkan proses utama, maka setiap proses yang ditemukan tesebut dipecah menjadi beberapa proses atau masalah secara detail dan jelas, dan begitu seterusnya hingga tahapan proses yang terakhir.

3.2.3.2 Metode Pengembangan Sistem

Didalam pengembangan sistem, metode yang digunakan penulis adalah prototype, menurut Yasmi Afrizal dan Wahyuni (2011) : tahap-tahap pengembangan prototype adalah sebagai berikut :

a. Pengumpulan kebutuhan : developer dan klien bertemu untuk dan

menentukan tujuan umum, kebutuhan yang diketahui dan gambaran bagian-bagian yang akan dibutuhkan berikutnya. Detail kebutuhan mungkin tidak dibicarakan disini, pada awal pengumpulan kebutuhan

b. Perancangan : perancangan dilakukan cepat dan rancangan mewakili

semua aspek software yang diketahui, dan rancangan ini menadi dasar pengembanan prototype.

c. Evaluasi prototype : klien mengevaluasi prototype yang dibuat dan

digunakan untuk menjelaskan kebutuhan software. 3.2.3.3 Alat bantu analisis dan Perancangan

Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang untuk kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk

mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahannya,

kesempatan-kesempatan dan hambatan yang terjadi dalam kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.

Perancangan sistem adalah proses perancangan, pengembangan sistem, pendefinisian kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk sistem yang akan dibentuk.

Dalam perancangan suatu sistem, diperlukan Alat Bantu. Alat Bantu ini merupakan representasi grafik yang dapat mempermudah dalam menggambarkan komponen-komponen yang ada, proses yang terjadi, serta membuat usulan pemecahan masalah secara logika.

Alat bantu analisis yang akan digunakan adalah : 1). Flow Map

Digunakan untuk mendefinisikan hubungan antara bagian (Pelaku Proses),

proses (manual atau berbasis komputer) dan aliran data dalam bentuk dokumen

keluaran dan masukan. Sedangkan definisi dari simbol flow map diantaranya :

a. Simbol Dokumen : menunjukan dokumen input dan output baik untuk

proses manual maupun computer.

b. Simbol kegiatan manual : menunjukan kegiatan manual.

c. Simbol simpanan offline (bukan computer).

d. Simbol proses : menunjukan kegiatan proses operasi komputer.

e. Simbol keputusan : digunakan untuk menyeleksi proses.

f. Simbol penghubung : menunjukan penghubung ke halaman yang sama

atau lainnya.

g. Simbol terminator : untuk menyatakan awal dan akhir proses.

h. Simbol garis : menunjukan arus dari proses.

2). Diagram Kontek

Diagram kontek adalah suatu diagram alir yang tingkat tinggi yang menggambarkan seluruh jaringan, masukan dan keluaran. sistem yang dimaksud

adalah untuk menggambarkan sistem yang sedang berjalan. mengidentifikasikan awal dan akhir data awal dan akhir yang masuk dan keluaran sistem.

Diagram ini merupakan gambaran umum sistem yang nantinya akan kita buat. secara uraian, dapat dikatakan bahwa diagram kontek itu berisi siapa saja yang memberikan data (inputan) ke sistem serta kepada siapa data informasi yang harus dihasilkan sistem. jadi dalam diagram ini yang dibutuhkan adalah :

1. Siapa saja pihak yang akan memberikan data ke sistem.

2. Data apa saja yang diberikannya ke sistem

3. Kepada siapa sistem harus memberikan informasi atau laporan

4. Apa saja isi atau jenis laporan yang harus dihasilkan sistem.

3). Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) adalah alat yang digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa memepertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau disimpan. Dasar-dasar pembuatan DFD adalah sebagai berikut :

1. Setiap aliran data yang keluar dari proses harus berdasarkan data yang masuk ke roses

tersebut.

2. Semua aliran data diberi nama (label) yang menggambarkan informasi tersebut.

3. Hanya data yang diperlukan dalam pemroses yang tergambar sebagai input dari suatu

proses.

4. Suatu proses didefinisikan secara independent terhadap proses lain.

5. Proses-proses tersebut dianggap siap dioperasikan setiap waktu Leveling DFDU ntuk

paling atas disebut level ke – 0 (nol) adalah Context Diagram. Level berikutnya adalah diagram yang menggambarkan sistem yang lebih mendetil.

4). Kamus Data (Data Dictionary/DD)

Kamus data adalah fakta tentang data dan kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan menggunkan DD, analisis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir sistem dengan lengkap.

Pada tahap analisis, DD dapat digunakan sebagai alat komunikasi antar analisis sistem dengan pemakai sistem dan data yang mengalir di sistem, isi kamus data antar lain :

1. Nama arus data. Nama arus data harus dicatat pada kamus data, sehingga

mereka yang membaca DAD memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu dan dapat langsung mencarinya dengan mudah di kamus data.

2. Alias atau nama lain dari data dapat ditulis bila ada. Untuk menyatakan nama

lain dari suatu data data elemen atau data store yang sebenarnya sama dengan data element atau data store yang telah ada.

3. Bentuk data. Bentuk data dapat berupa dokumen, laporan, tampilan layar

monitor, variabel, parameter, field. Bentuk data perlu dicatat di kamus data, karena dapat dipergunakan untuk mengelompokan kamus data kedalam kegunaannya sewaktu perancangan sistem.

4. Arus dat, dimana dan kemana data mengalir, arus data menunjukan dari mana

data mengalir dan kemana data menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data untuk memudahkan mencari arus data di DAD.

5. Penjelasan, tentang makna dari arus data yang dicatat di DD. Untuk memperjelas tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus data, maka sebagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut.

6. Periode, kapan terjadinya arus data.

7. Volume, tentang volume rata-rata dan volume puncak dari arus data.

8. Struktur data, berisi tentang item-item data apa saja yang dibutuhkan dalam

file.

Berikut ini notasi yang akan dipakai dalam kamus data:

Tabel 3.1 Notasi Kamus Data

Notasi Arti

= Terdiri dari atau sama dengan

+ Dan

( ) Optional (Elemen data dalam

tanda kurung biasa ada bisa tidak)

{ } Iteras

[ ] Pilih salah satu dari beberapa

pilihan

* Komentar atau keterangan

@ Identitas atau field kunci

5). Perancangan basis data

Perancangan basis data diperlukan agar kita dapat memiliki basis data yang kompak dan efisien dalam penggunaan ruang penyimpanan, cepat dalam pengaksesan dan mudah dalam pemanipulasian data. Dalam merancang basis data, kita dapat melakukannya dengan :

1. Normalisasi

Normalisasiadalah proses pembentukan struktur basis data sehingga sebagian

besar ambiguity bisa dihilangkan. Normalisasi data merupakan suatu proses untuk

mendapatkan struktur tabel atau relasi yang efisien dan bebas dari anomali, dan mengacu pada cara data item dikelompokkan ke dalam struktur record.

Tujuan dari normalisasi yaitu :

1. Untuk menghilangkan kerangkapan data

2. Untuk mengurangi kompleksitas

3. Untuk mempermudah pemodifikasian data

Tahap Normalisasi dimulai dari tahap paling ringan (1NF) hingga paling ketat (5NF). Biasanya hanya sampai pada tingkat 3NF atau BCNF karena sudah cukup memadai untuk menghasilkan tabel-tabel yang berkualitas baik. Jika kriteria ketiga (BCNF) tidak dapat terpenuhi, maka paling tidak tabel tersebut tidak melanggar Bentuk Normal tahap ketiga (3rd Normal Form / 3NF). Berikut ini adalah tahap-tahap normalisasi yaitu :

1. Bentuk Tidak Normal, artinya menghilangkan perulangan group.

2. Bentuk Normal Pertama (1NF), artinya menghilangkan ketergantungan

3. Bentuk Normal Kedua (2NF), artinya menghilangkan ketergantungan transitif.

4. Bentuk Normal Ketiga (3NF), artinya menghilangkan anomali-anomali hasil

dari ketergantungan fungsional.

5. Bentuk Normal Boyce-Codd (BCNF), artinya menghilangkan ketergantungan

Multivalue.

6. Bentuk Normal Keempat (4NF), artinya menghilangkan anomali-anomali

yang tersisa

7. Bentuk Normal Kelima, artinya semua data sudah normal.

2. Tabel Relasi

adalah hubungan antara tabel yang mempresentasikan hubungan antar objek di dunia nyata. Relasi merupakan hubungan yang terjadi pada suatu tabel dengan lainnya yang mempresentasikan hubungan antar objek di dunia nyata dan berfungsi untuk mengatur mengatur operasi suatu database. Hubungan yang dapat dibentuk dapat mencakup 3 macam hubungan, yaitu :

c. One-To-One (1-1)

Mempunyai pengertian "Setiap baris data pada tabel pertama dihubungkan hanya ke satu baris data pada tabel ke dua". Contohnya : relasi antara tabel mahasiswa dan tabel orang tua. Satu baris mahasiswa hanya berhubungan dengan satu baris orang tua begitu juga sebaliknya.

d. One-To-Many (1-N)

Mempunyai pengertian "Setiap baris data dari tabel pertama dapat dihubungkan ke satu baris atau lebih data pada tabel ke dua". Contohnya : relasi perwalian

antara tabel dosen dan tabel mahasiswa. Satu baris dosen atau satu dosen bisa berhubungan dengan satu baris atau lebih mahasiswa.

e. Many-To-Many (N-M)

Mempunyai pengertian "Satu baris atau lebih data pada tabel pertama bisa dihubugkan ke satu atau lebih baris data pada tabel ke dua". Artinya ada banyak baris di tabel satu dan tabel dua yang saling berhubungan satu sama lain. Contohnya : relasi antar tabel mahasiswa dan tabel mata kuliah. Satu baris mahasiswa bisa berhubungan dengan banyak baris mata kuliah begitu juga sebaliknya.

3. Entity Relationship Diagram

ERD adalah suatu model jaringan yang menggunakan susunan data yang disimpan dalam system secara abstrak. ERD berbeda dengan DFD(Data Flow Diagram) yang merupakan suatu model jaringan fungsi yang akan dilaksanakan oleh system, sedangkan ERD merupakan model jaringan data yang menekankan pada struktur-struktur dan relationship data. Biasanya

ERD ini digunakan oleh professional system untuk berkomunikasi dengan pemakai eksekutif tingkat tinggi dalam suatu organisasi (seperti wakil presiden direktur dan manajer yang tidak tertarik pada pelaksanaan operasi-operasi system sehari-hari).

3.2.4 Pengujian Software

Ada banyak teknik pengujian yang dapat digunakan untuk menguji perangkat lunak. Berikut ini teknik pengujian yang penulis gunakan untuk melakukan proses evaluasi software adalah menggunakan pengujian Black Box :

1. Pengujian Black Box

Pengujian black box digunakan untuk menguji fungsi-fungsi khusus dari perangkat lunak yang dirancang. Kebenaran perangkat lunak yang diuji hanya dilihat berdasarkan keluaran yang dihasilkan dari data atau kondisi masukan yang diberikan untuk fungsi yang ada tanpa melihat bagaimana proses untuk mendapatkan keluaran tersebut. Dari keluaran yang dihasilkan, kemampuan program dalam memenuhi kebutuhan pemakai dapat diukur sekaligus dan dapat diketahui kesalahan-kesalahannya.

Beberapa jenis kesalahan yang dapat diidentifikasi, yaitu :

1. Fungsi tidak benar atau hilang

2. Kesalahan antar muka

3. Kesalahan pada struktur data (pengaksesan basis data)

4. Kesalahan inisialisasi dan akhir program

5. Kesalahan performasi

Dalam metode black-box testing terdapat jenis-jenis metode black-box

testing yang dapat membantu melakukan pengujian sistem. Berikut ini adalah jenis-jenis metode black-box testing:

Equivalence Partitioning membagi input menjadi kelas-kelas data yang dapat digunakan untuk menggenerasi kasus uji, bertujuan untuk menemukan kelas-kelas kesalahan dan berdasarkan pada kesamaan kelas-kelas kondisi input. Sebuah kelas yang ekivalen merepresentasikan kumpulan status/kondisi yang valid atau tidak valid.

2. Boundary Value Analysis / Limit Testing

Banyak kesalahan terjadi pada kesalahan masukan. BVA mengijinkan untuk menyeleksi kasus uji yang menguji batasan nilai input. BVA merupakan

komplemen dari equivalence partitioning. Lebih pada memilih elemen-elemen di

dalam kelas ekivalen pada bagian sisi batas dari kelas.

3. Comparison Testing

Pada beberapa aplikasi reliability dari sebuah perangkat lunak sangat

penting. Redundansi perangkat keras dan perangkat lunak mungkin digunakan

untuk meminimalisir kesalahan (error). Untuk redundansi perangkat lunak,

gunakan tim yang terpisah untuk mengembangkan setiap versi perangkat lunak yang independen. Uji setiap versi dengan data yang sama untuk memastikan semua versi menghasilkan keluaran yang sama. Jalankan semua versi dengan

paralel dan perbandingan keluaran secara real-time. Walau hanya dijalankan

sebuah versi pada akhirnya, untuk beberapa aplikasi yang penting dapat

mengembangkan versi independen dan menggunakan comparison testing atau

back-to-back testing. Ketika output dari versi berbeda, maka setiap versi

diinvestigasi jika ada kemungkinan defect. Metode ini tidak untuk menemukan

4. Sample Testing

Melibatkan beberapa nilai yang terpilih dari sebuah kelas ekivalen. Mengintegrasikan nilai pada kasus uji. Nilai-nilai yang terpilih mungkin dipilih dengan urutan tertentu atau interval tertentu.

5. Robustness Testing

Data input dipilih diluar spesifikasi yang telah didefinisikan. Tujuan dari pengujian ini adalah membuktikan bahwa tidak ada kesalahan jika masukan tidak valid.

6. Behavior Testing

Hasil uji tidak dapat dievaluasi jika hanya melakukan pengujian sekali, tapi dapat dievaluasi jika pengujian dilakukan beberapa kali, misalnya pada pengujian struktur data stack.

7. Performance Testing

Mengevaluasi kemampuan program untuk beroperasi dengan benar dipandang dari sisi acuan kebutuhan misalnya: aliran data, ukuran pemakaian memori, kecepatan eksekusi, dll. Untuk mencari tahu beban kerja atau kondisi konfigurasi program. Spesifikasi mengenai performansi didefinisikan pada saat tahap spesifikasi atau desain. Dapat digunakan untuk menguji batasan lingkungan program.

8. Requirement Testing

Spesifikasi kebutuhan yang terasosiasi dengan perangkat lunak (input/output/fungsi/performansi) diidentifikasi pada tahap spesifikasi kebutuhan dan desain. Requirement testing melibatkan pembuatan kasus uji untuk setiap

spesifikasi kebutuhan yang terkait dengan program. Untuk memfasilitasinya, setiap spesifikasi kebutuhan bisa ditelusuri dengan kasus uji dengan menggunakan

traceability matrix.

9. Endurance Testing

Endurance Testing melibatkan kasus uji yang diulangulang dengan jumlah tertentu dengan tujuan untuk mengevaluasi program apakah sesuai dengan spesifikasi kebutuhan.

10.Cause-effect Relationship Testing

Teknik ini merupakan suplemen dari equivalence testing dengan

menyediakan cara untuk memilih kombinasi data input. Melibatkan kondisi input

(cause) dan kondisi output (effect) untuk mencegah pendefinisian kasus uji yang terlalu banyak langkah.

41

BAB IV

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

4.1 Analisis sistem yang sedang berjalan

Sistem informasi persediaan barang pada Perum Perumnas Regional IV Cabang Surapati Bandung merupakan sistem yang menangani proses permintaan barang, proses pembelian barang, dan proses pengolahan barang digudang. Analisis sistem yang sedang berjalan dilakukan untuk mengidentifikasi permasalahan yang ada pada sistem yang sedang berjalan tersebut.

4.1.1 Analisis dokumen

Dokumen yang ada pada sistem persediaan barang pada Perum Perumnas Regional IV Cabang Surapati Bandung yaitu, sebagai berikut :

1. Nama dokumen : Nota pengambilan barang

Sumber : Bagian umum

Fungsi : Untuk mengetahui jumlah barang yang diminta

Pembuatan : Setiap pengambilan barang

Item : Nama_barang, diminta, diberikan, keterangan

2. Nama dokumen : Surat permintaan barang

Sumber : Dari tiap Sub Bagian

Fungsi : Untuk melakukan permintaan barang

Pembuatan : Setiap melakukan permintaan barang

3. Nama dokumen : Surat order pembelian

Sumber : Bagian umum

Fungsi : Mengetahui barang yang akan dibeli

Pembuatan : Setiap akan melakukan pembelian barang

Item : Nama_barang, sebanyak, harga_satuan, jumlah

4. Nama dokumen : Faktur pembelian

Sumber : Supplier

Fungsi : Untuk mengetahui jumlah barang yang dibeli Pembuatan : Setiap pembelian barang

Item : nama_barang, sebanyak, harga_satuan, jumlah

5. Nama dokumen : Berita acara penerimaan barang

Sumber : Bagian umum

Fungsi : Memeriksa barang yang diterima dari supplier

Pembuatan : Setiap barang masuk gudang

Item : Nama_barang, sebanyak, kualitas_barang 6. Nama dokumen : Laporan barang masuk

Sumber : Bagian Umum

Fungsi : Untuk mengetahui jumlah barang yang masuk

Pembuatan : Setiap 1 bulan

Item : Nama_barang, satuan, jumlah_barang

7. Nama dokumen : Laporan barang keluar

Sumber : Bagian Umum

Pembuatan : Setiap 1 bulan

Item : Nama_barang, jumlah_barang, satuan.

8. Nama dokumen : Laporan stok persediaan barang

Sumber : Bagian Umum

Fungsi : Untuk mengetahui jumlah barang yang tersedia di

gudang Pembuatan : Setiap 1 bulan

Item : Uraian, spesifikasi, stok_awal, penambahan_barang, pemakaian_bulan, stok_akhir

4.1.2 Analisis prosedur yang sedang berjalan

Berikut ini adalah prosedur dari sistem informasi persediaan barang yang sedang berjalan pada Perum Perumnas Regional IV Cabang Surapati Bandung :

1. Pegawai Sub Bagian melakukan permintaan barang dengan memberikan nota

permintaan barang. Bagian Umum akan memberikan nota permintaan kepada gudang dan gudang akan memeriksa stok persediaan barang.

2. Jika barang yang diminta pegawai Sub Bagian ada, bagian umum akan

membuat surat permintaan barang dan memberikannya kepada deputy GM (general manager) untuk diotorisasi. Setelah surat permintaan barang diotorisasi, surat tersebut akan diberikan lagi kepada bagian Umum, bagian Umum akan memberitahukan kepada bagian gudang agar barang yang diminta pegawai Sub Bagian segera dikirim.

3. Berdasarkan nota permintaan barang yang diisi oleh pegawai sub bagian yang bersangkutan, bagian umum akan membuat bukti pengeluaran barang yang akan diberikan kepada sub bagian yang bersangkutan bersamaan dengan barang yang diminta.

4. Tetapi jika barang yang diminta tidak tersedia, maka bagian umum membuat

surat pembelian barang yang terdiri dari dua rangkap, yang kemudian diberikan kepada deputy GM (general manager) untuk diotorisasi. Setelah diotorisasi oleh deputy GM (general manager), surat pembelian barang tersebut diberikan lagi kepada bagian umum.

5. Surat pembelian barang yang sudah di otorisasi oleh deputy GM (general

manager) yang rangkap satu dijadikan sebagai arsip, dan rangkap yang satunya lagi diberikan kepada supplier. Supplier akan menerima purchases order yang diberikan bagian umum. Setelah itu, supplier mengirim barang yang dipesan beserta fakturnya.

6. Bagian umum akan menerima barang dan faktur dari supplier dan membuat

Berita acara penerimaan barang. Jika barangnya tidak sesuai, maka bagian umum membuat retur barang. Retur barang dibuat dalam dua rangkap. Rangkap yang pertama dijadikan sebagain arsip, sedangkan rangkap kedua diberikan kepada supplier.

7. Jika barangnya sesuai dengan permintaan, maka bagian umum akan membuat

laporan barang masuk yang terdiri atas dua rangkap. Rangkap yang pertama buat diarsipkan, sedangkan rangkap kedua diberikan kepada deputy GM (general manager)

4.1.2.1 Flow Map yang sedang berjalan

Flowmap secara garis besar akan memberikan gambaran kepada kita

mengenai suatu alur informasi serta entitas-entitas yang terlibat langsung dalam alur informasi tersebut, sehingga secara kasat mata kita akan mengetahui sutau

alur prosedur dari suatu informasi. Berikut ini adalah flow map sistem persediaan

barang yang sedang berjalan pada Perum Perumnas Regional IV Cabang Surapati Bandung :

Sub Bagian Deputy GM Supplier Nota Permintaan Barang Nota Permintaan Barang Cek Stok Barang tersedia Surat Permintaan Barang F Buat Surat Pembelian barang Otorisasi permintaa n barang Surat permintaan barang (acc) Surat Pembelian barang (acc) Surat Pembelian barang (acc) Surat Permintaan Barang Surat permintaan barang (acc) Surat Pembelian barang Buat bukti Pengeluar an barang A Bukti pengambilan barang A Tidak Surat Pembelian barang Otorisasi pembelian barang Surat Pembelian barang (acc) B Buat Faktur Faktur Pembelian Berita acara penerimaan barang Kondisi Barang Buat laporan barang masuk Buat retur barang D

Nota retur Nota retur

Laporan. Barang Masuk Ya Faktur pembelian C Nota retur E Buat laporan barang keluar Laporan barang keluar Laporan barang keluar Buat laporan persedia an barang Laporan persediaan barang Membuat Surat Permintaan Barang Umum Laporan barang keluar Ya Tidak Bukti pengambilan barang Laporan Barang Masuk Laporan persediaan barang

Keterangan :

A : Arsip Laporan Barang Keluar C : Arsip Faktur Pembelian

B : Arsip Pembelian Barang D : Arsip Laporan Barang Masuk E : Arsip Retur Barang F : Arsip Stok Barang

4.1.2.2 Diagram kontek yang sedang berjalan

Diagram konteks memberi gambaran seperti apa hubungan interaksi antara entitas luar dengan sistem. Hubungan tersebut digambarkan dengan aliran data yang mengalir dan lingkungan luar sistem (entitas luar) kedalam sistem atau sebaliknya. Dibawah ini adalah diagram konteks persediaan barang pada Perum Perumnas Regional IV Cabang Surapati Bandung yang sedang berjalan yaitu :

Deputy GM Sistem Informasi Persediaan Barang Supplier Sub Bagian Surat pemintaan barang

Surat pembelian barang Laporan barang masuk Laporan barang keluar Laporan persediaan barang

Surat permintaan barang (acc/tidak)

Surat pembelian barang (acc/ tidak)

Faktur Pembelian

Surat Pembelian Barang Retur Barang Nota pe nga m bi la n ba ra ng Nota P e rm in ta a n Ba ra ng

4.1.2.3 DFD (Data Flow Diagram) yang sedang berjalan

DFD biasanya digunakan untuk membuat sebuah model sistem informasi dalam bentuk jaringan proses yang saling berhubungan satu sama lainnya oleh aliran data.

Fungsi dari DFD atau Data Flow Diagram adalah untuk memperjelas

gambaran mengenai sistem tersebut terutama aliran data dalam sistem tersebut. Berikut ini adalah DFD sistem persediaan barang pada Perum Perumnas Regional IV Cabang Surapati Bandung yang sedang berjalan yaitu sebagai berikut:

Sub Bagian

1. Membuat Surat Permintaan Barang Arsip Persediaan Barang

5. Otorisasi Pembelian Barang 2. Otorisasi Permintaan Barang Arsip Surat Permintaan Barang Arsip barang keluar Deputy GM 3. Membuat Bukti pengeluaran Barang 4. Membuat Surat Pembelian Barang Arsip Permintaan Barang

Supplier 6. berita acara penerimaan barang 8. Laporan 7. Membuat Retur Barang Arsip Barang Keluar

Nota permintaan barang

Nota pengambilan Barang Nota pengambilan barang

Surat permintaan Barang (acc) Surat permintaan Barang (acc) Persediaan barang Nota permintaan barang Su rat P e rmi n taan B ar an g

(acc) Su_rat

P e rmi n ta an B ar an g

Surat pembelian barang (acc)

Surat pembelian Barang(acc)

Surat pembelian barang Surat Permintaan

Barang (acc)

Laporan Barang Masuk

Laporan Barang Masuk Laporan persediaan barang

Lap o ran b ar an g k e lu ar Faktur barang

Laporan persediaan barang Laporan barang keluar Laporan barang masuk

Surat pembelian barang

Persediaan barang

Arsip Retur retur Data barang

Yang diretur

4.1.3 Evaluasi sistem yang sedang berjalan

Hasil dari evaluasi sistem persediaan barang pada Perum Perumnas Regional IV Cabang Surapati Bandung yang sedang berjalan masih bersifat manual. Melihat hal tersebut, dapat disimpulkan bahwa terdapat kekurangan dalam prosedur yang sedang berjalan, sehingga dapat mengakibatkan kerugian bagi pihak Perum Perumnas Regional IV Cabang Surapati Bandung. Adapun kekurangan tersebut, antara lain :

1. Kekurangan :

1. Proses penyediaan informasi persediaan yang sering mengalami kesalahan

yang diakibatkan karena banyak dokumen yang hilang.

2. Proses permintaan pembelian barang, penerimaan barang dari supplier,

pembuatan laporan persediaan barang, laporan barang masuk, laporan barang keluar, serta retur masih bersifat manual. Hal ini dapat mengakibatkan ketidakefisiensi waktu.

2. Solusi :

1. Membuat sistem yang baik dalam memepermudah sistem informasi

persediaan barang.

2. Proses pengolahan data secara otomatis dapat mempermudah proses

permintaan pembelian barang, penerimaan barang dari supplier, pembuatan laporan, baik laporan persediaan, laporan barang masuk maupun laporan barang keluar.

4.2 Perancangan Sistem

Perancangan sistem merupakan suatu proses kegiatan pengembangan serta perbaikan terhadap sistem yang lama untuk meningkatkan keefisiensi dan keefektian kerja.

Sistem informasi yang dirancang ini diharapkan dapat memberikan solusi bagi pelaksanaan kegiatan persediaan barang pada Perum Perumnas Regional IV Cabang Surapati Bandung.

4.2.1 Tujuan perancangan sistem

Perancangan sistem merupakan suatu kegiatan pengembangan prosedur dan proses yang sedang berjalan untuk menghasilkan suatu sistem yang baru.

Tujuan perancangan sistem ini adalah untuk memberikan penjelasan tentang program yang dibuat serta mendefinisikan kepada pengguna program atau user tentang fungsi dan tata cara penggunaan program. Dengan demikian, pembuatan program ini diharapkan dapat membantu mengatasi kekurangan-kekurangan yang ada pada sistem yang lama dan dapat menghasilkan informasi serta laporan-laporan dengan cepat dan tepat. Adapun perancangan yang diusulkan merupakan langkah untuk lebih mengefektifkan dan mengefesienkan sistem lama dengan menggunakan sistem terkomputerisasi dan terotomatisasi. 4.2.2 Gambaran umum sistem yang diusulkan

Gambaran umum sistem yang diusulkan merupakan uraian tentang sistem yang akan dibuat dan diimplementasi pada bagian persediaan barang Perum Perumnas Regional IV Cabang Surapati Bandung, dimana sistem yang sedang berjalan tampak jelas masih belum efektif dan efisien dalam hal permintaan

barang, purchases order, penerimaan barang, pengeluaran barang, faktur retur,

bahkan pembuatan laporan yang dilakukanmasih bersifat manual. Untuk

mengatasinya diperlukan suatu sistem informasi persediaan barang yang terkomputerisasi dan terotomatisasi.

Dalam perancangan persediaan barang pada Perum Perumnas Regional IV Cabang Surapati Bandung dibuat sistem informasi berbasis web dengan menggunakan Hypertext Preprocessor (PHP) sebagai media antar muka dan My SQL front sebagai media database. Adapun tahapan-tahapan untuk perancangan sistem yang akan dibuat adalah prosedur sistem Diagram Kontek, Data Flow Diagram (DFD), kamus data, normalisasi, relasi tabel dan Entiti Relationship Diagram (ERD) menggunakan Power Designer.

4.2.3 Perancangan prosedur yang diusulkan

Rancangan sistem yang akan diimplementasikan bertujuan untuk meminimalkan kekurangan, kelemahan dan mengatasi masalah yang dihadapi pada sistem yang sedang berjalan. Oleh karena itu, sistem informasi yang dirancang diharapkan member solusi alternatif baru yang memberi kemudahan terhadap pelaksanaan persediaan barang pada Perum Perumnas Regional IV Cabang Surapati Bandung. Berikut ini adalah prosedurnya :

4.2.3.1 Prosedur persiapan sistem persediaan yang diusulkan :

1. Bagian Umum login dan menginput master sub bagian, master barang, master kategori barang, master supplier, serta mengatur hak akses dengan memberikan username dan password kepada sub bagian dan deputy GM (General Manager).

4.2.3.2 Prosedur permintaan barang yang diusulkan :

1. Pegawai sub bagian melakukan login untuk membuat permintaan barang dan

pegawai sub bagian mengirim permintaan tersebut kebagian umum. Secara otomatis sistem akan menyimpannya ke database sehingga dapat diakses oleh bagian umum.

2. Untuk melihat permintaan barang yang dilakukan oleh pegawai sub bagian,

bagian umum melakukan login. Bagian umum menerima permintaan barang dari pegawai sub bagian, kemudian bagian umum akan mengecek data permintaan barang yang diminta oleh pegawai sub bagian, kemudian mengirim permintaan tersebut kepada de[uty GM (General Manager). Sistem akan mengubah status permintaan menjadi diverifikasi.

3. Deputy GM (General Manager) login dan mengecek permintaan barang

kemudian menyetujuinya. Sistem akan mengubah status permintaan menjadi disetujui.

4. Bagian umum kemudian menyiapkan barang yang diminta oleh pegawai sub

bagian yang telah disetujui oleh deputy GM (general manager), dan kemudian barang dapat diterima oleh pegawai sub bagian.

5. Jika barang yang diminta oleh pegawai sub bagian sudah diterima, maka

bagian umum akan mengubah status pengeluaran barang “kirim” menjadi

“diterima”.

6. Saat permintaan barang diproses, maka sistem dengan otomatis akan

4.2.3.3Prosedur pembelian barang yang diusulkan :

1. Bagian umum melakukan login dan melakukan pengecekan jumlah stok

barang. Jika stok mencapai minimum, maka bagian umum membuat pembelian barang yang berisi data barang yang akan dibeli.

2. Permintaan pembelian yang telah dibuat kemudian dikirim kepada deputy GM

(general manager). Sistem secara otomatis akan tersimpan di database, sehingga dapat diakses oleh deputy GM (general manager).

3. Deputy GM (general manager) melakukan login dan mengecek pembelian

barang, kemudian menyetujuinya. Sistem akan mengubah status pembelian barang yang telah disetujui oleh deputy GM (general manager) menjadi disetujui, sehingga dapat diakses oleh bagian umum. Namun jika deputy GM (general manager) tidak menerima untuk pembelian barang, maka deputy GM (general manager) tidak menyetujui pembelian barang tersebut.

4. Bagian umum melakukan login dan mengecek pembelian barang, jika sudah

disetujui oleh deputy GM (general manager) maka bagian umum membuat nota pembelian.

5. Setelah nota pembelian dibuat, bagian umum menandatangani nota pembelian

tersebut, kemudian diberikan kepada deputy GM (general manager) untuk ditandatangani.

6. Setelah nota pembelian ditandatangani oleh general manager dan bagian

umum, nota pembelian diberikan kepada supplier.

8. Setelah bagian umum menerima barang dan faktur, bagian umum melakukan login dan bagian gudang yang memeriksa kesesuaian barang yang dipesan dengan nota pembelian. Jika barang tidak sesuai dengan nota pembelian, maka bagian umum membuat retur dan memberikannya kepada supplier.

9. Setelah barang yang diretur sesuai, bagian umum langsung mengubah status

retur menjadi diterima.

10.Tetapi jika barangnya sesuai, maka bagian umum bisa langsung mengubah

status barang menjadi diterima, dan barang tersebut langsung dimasukan kedalam data barang. Maka secara otomatis sistem akan memperbaharui stok barang.

11.Pada saat sistem memperbaharui stok barang, maka sistem akan menampilkan

laporan barang masuk dan persediaan barang yang dapat diakses oleh deputy GM (general manager).

4.2.3.4 Diagram Kontek

Diagram kontek bertujuan untuk memberikan gambaran kepada sistem analisis pembuatan program mengenai masukan ke dalam proses dan apa yang akan dihasilkan output. Berikut ini adalah diagram kontek yang diusulkan untuk sistem informasi persediaan barang pada Perum Perumnas Regional IV Cabang Surapati Bandung :

Sistem Informasi Persedian Barang Deputy General

Manager Sub Bagian

Dt_Login otorisasi_PMB Otorisasi_ PB

Validasi_Login Lap. Persedian Barang Lap. Barang Masuk Lap. Barang Keluar

Validasi_Login

Dt_PB Dt_Login

Gambar 4.4 Diagram kontek yang diusulkan Keterangan

PB : Permintaan Barang

4.2.3.5 Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram merupakan alat yang cukup ideal, karena dapat

menggambarkan arus data di dalam sistem dengan terstruktur dan jelas. Selain itu, Data Flow Diagram juga dapat digunakan untuk memudahkan pemakai (user) agar lebih mengerti sistem yang akan dikembangkan atau dikerjakan. Pada DFD yang diusulkan disini ada 5 DFD. DFD level 1 menjelaskan tentang proses validasi login, pengolahan data master, proses transaksi dan pencarian. DFD level 2 proses 3 menjelaskan tentang permintaan barang, pengeluaran barang, pembelian barang, penerimaan barang dan laporan. DFD level 3 dari proses 3.1 menjelaskan tentang proses permintaan barang. DFD level 3 proses 3.3 menjelaskan tentang proses pembelian barang, dimana proses ini terdapat input pembelian barang dan verifikasi pembelian barang. DFD level 3 proses 3.5 menjelaskan tentang proses penerimaan barang, dimana proses ini terdapat membuat berita acara penerimaan barang, memperbaharui status retur, retur barang dan ubah status retur. Berikut ini adalah DFD Perum Perumnas Regional IV Cabang Surapati Bandung yang dimulai dari Level 1 yang di usulkan :

Kasus dan Hasil uji (Data Salah)

Data Masukan Yang Diharapkan Pengamatan Kesimpulan Kode sub

bagian : KEU Nama sub bagian :

Penyimpanan tidak dapat dilakukan Tidak dapat melakukan penyimpanan data

[ ] diterima [ X] ditolak

Klik tombol tambah Penyimpanan tidak dapat dilakukan Tidak dapat melakukan penyimpanan data

[ ] diterima [ X ] ditolak

7. Pengisian Data Kategori

Tabel 5.8 Pengisian Data Kategori Kasus dan Hasil uji (Data Normal)

Data Masukan Yang Diharapkan Pengamatan Kesimpulan Mengisi data

kategori dengan benar

Penyimpanan data kedalam file table kategori

Dapat melakukan penyimpanan data dengan benar

[ X ] diterima [ ] ditolak Klik tombol

tambah

Data tersimpan di file tabel kategori

Dapat melakukan penyimpanan data dengan benar

[ X ] diterima [ ] ditolak Kasus dan Hasil uji (Data Salah)

Data Masukan Yang Diharapkan Pengamatan Kesimpulan Data kategori diisi dengan tidak lengkap, ada yang kosong Penyimpanan tidak dapat dilakukan Tidak dapat melakukan penyimpanan data

[ ]diterima [ X ] ditolak

Data kategori diisi dengan salah. Kode kategori Penyimpanan tidak dapat dilakukan Tidak dapat melakukan penyimpanan data

[ ]diterima [ X ] ditolak

131

8. Pengisian Data Pembelian Barang

Tabel 5.9 Pengisian Data Pembelian Barang Kasus dan Hasil uji (Data Normal)

Data Masukan Yang Diharapkan Pengamatan Kesimpulan Data-data

pembelian barang diisi dengan lengkap

Penyimpanan data kedalam file tabel pmb

Dapat melakukan penyimpanan data dengan benar

[ X ] diterima [ ] ditolak Klik tombol

tambah

Data tersimpan di file tabel pmb

Dapat melakukan penyimpanan data dengan benar

[ X ] diterima [ ] ditolak Kasus dan Hasil uji (Data Salah)

Data Masukan Yang Diharapkan Pengamatan Kesimpulan Data-data pembelian barang diisi dengan tidak lengkap Penyimpanan tidak dapat dilakukan Tidak dapat melakukan penyimpanan data

[ ] diterima [ X] ditolak

Klik tombol tambah Penyimpanan tidak dapat dilakukan Tidak dapat melakukan penyimpanan data

[ ] diterima [ X ] ditolak

9. Pengisian Data Retur

Tabel 5.10 Pengisian Data Retur Kasus dan Hasil uji (Data Normal)

Data Masukan Yang Diharapkan Pengamatan Kesimpulan Data-data retur

diisi dengan lengkap

Penyimpanan data kedalam file tabel retur

Dapat melakukan penyimpanan data dengan benar

[ X ] diterima [ ] ditolak Klik tombol

simpan

Data tersimpan di file tabel retur

Dapat melakukan penyimpanan data

[X ] diterima [ ] ditolak Kasus dan Hasil uji (Data Salah)

Data Masukan Yang Diharapkan Pengamatan Kesimpulan Data-data retur diisi dengan tidak lengkap, ada yang kosong Penyimpanan tidak dapat dilakukan Tidak dapat melakukan penyimpanan data

[ ] diterima [ X ] ditolak

Klik tombol tambah Penyimpanan tidak dapat dilakukan Tidak dapat melakukan penyimpanan data

[ ] diterima [ X ] ditolak

10.Pengisian Data Permintaan Barang

Tabel 5.11 Pengisian Data Permintaan Barang Kasus dan Hasil uji (Data Normal)

Data Masukan Yang Diharapkan Pengamatan Kesimpulan Data-data

permintaan barang diisi dengan lengkap

Penyimpanan data kedalam file tabel pb

Dapat melakukan penyimpanan data dengan benar

[ X ] diterima [ ] ditolak Klik tombol

tambah

Data tersimpan di file tabel pb

Dapat melakukan penyimpanan data dengan benar

[ X ] diterima [ ] ditolak Kasus dan Hasil uji (Data Salah)

Data Masukan Yang Diharapkan Pengamatan Kesimpulan Data-data permintaan barang diisi dengan tidak lengkap, ada yang kosong Penyimpanan tidak dapat dilakukan Tidak dapat melakukan penyimpanan data

[ ] diterima [ X] ditolak

Klik tombol tambah Penyimpanan tidak dapat dilakukan Tidak dapat melakukan penyimpanan data

[ ] diterima [ X ] ditolak

133

5.2.3 Kesimpulan Hasil Pengujian

Berdasarkan hasil pengujian yang dilakukan dari kasus uji sample di atas, menunjukan bahwa aplikasi yang dibangun sudah memenuhi syarat fungsional. Akan tetapi pada prosesnya masih memungkinkan untuk terjadi kesalahan, namun frekuensi kesalahannya masih relative kecil, dikarenakan dalam perancangan telah dirancang sistem untuk menangani kemungkinan kesalahan. Namun secara fungsional sistem yang dibangun oleh penulis ini sudah dapat menghasilkan keluaran yang diharapkan.

134 6.1 Kesimpulan

Pada bab terakhir ini penyusun menarik kesimpulan dari hasil pembahasan mengenai sistem informasi persediaan barang yang telah diuraikan pada bab sebelumnya yaitu :

1. Dengan dibuatnya sistem informasi persediaan barang ini dapat mempermudah pegawai sub bagian dalam melakukan permintaan barang. 2. Sistem informasi barang ini dapat mempermudah pihak persediaan barang

dalam proses pembuatan data pembelian serta lebih mudah dalam pembuatan laporan pemeriksaan barang masuk.

3. Dengan adanya sistem informasi persediaan barang ini. Maka data – data dapat terorganisir dengan baik. Sehingga proses pembuatan laporan barang masuk dan barang keluar lebih mudah dan akurat.

135

6.2 Saran

Agar sistem informasi persediaan barang yeng telah dibangun dapat berjalan dengan baik maka penyusun memberikan saran-saran yang mungkin dapat membantu kelancaran dalam sistem informasi persediaan barang pada Perum Perumnas Regional IV Cabang Surapati Bandung :

1. Sistem Informasi Persediaan Barang yang dibuat ini hanya sebatas barang ATK dan inventaris barang ( yang tidak bergerak). Oleh karena itu, disarankan agar terintegrasi dengan sistem informasi akuntansi keuangan yang ada di Perum perumnas kantor regional IV.

2. Untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan, maka sebaiknya dilakukan pembuatan file backup sebagai cadangan jika terjadi kerusakan data maupun pada sistem.