Catatan:
Sebagai contoh, pada kotak dialog tersebut buat 4 nama field judul data baru, yaitu NAMA, ALAMAT, KOTA, dan
KODEPOS. Hapus nama field yang tidak diperlukan.
7. Klik OK. Kotak dialog Save As akan ditampilkan dan simpanlah
sumber data tersebut dengan nama file yang diinginkan.
8. Setelah menyimpan file sumber data tersebut Klik tombol Edit Data Source dikotak pesan tersebut, dan kotak dialog data
Form akan ditampilkan.
154
9. Isikan data mulai record pertama yaitu Nama, kemudian masukkan data record berikutnya. Setelah itu klik tombol Add
New untuk menambah record baru.
Keterangan kota Data Form:
Add New Delete
Restore Find
View Source
Menambah data baru Menghapus record yang sedang aktif
Mengembalikan perubahan data yang telah dilakukan sebelum data tersebut ditambahkan atau dihapus
Mencari data Menampilkan data sumber
10. Klik OK, untuk menyimpan data yang telah dibuat dan
sekaligus menutup kotak dialog.
11. Dengan langkah di atas layar akan menampilkan dokumen inti
yang dilengkapi dengan baris toolbar Mail Merge. Suntinglah dokumen inti tersebut dengan menggunakan cara berikut ini:
o Ketik teks yang tidak berubah sebagai format dasar dokumen inti.
o Sisipkan bagian data berubah di tempat yang diinginkan
dengan cara mengklik tombol toolbar Insert Merge Field
dan pilih nama field judul data yang akan disisipkan.
155
12. Simpan rancangan dokumen inti yang sudah dibuat. 13. Untuk melihat hasil penggabungan antara dokumen inti Main
Document dengan sumber datanya Data Source klik tombol
toolbar View Merged Data yang terdapat pada baris toolbar
Mail Merge.
156
Menggabung file sumber data dengan file dokumen utama
Setelah membuat file Sumber Data dan file Dokumen Utama, maka langkah-langkah untuk menggabung kedua file tersebut adalah
sebagai berikut :
1. Taruh titik sisip didokumen utama 2. Dari menu Tools, pilih Mail Merge, kemudian klik tombol
Merge
3. Dikotak Merge To: pilih New Document untuk menggabung
hasil dokumen yang baru
4. Klik Merge, untuk memulai penggabungan ke dua file tersebut 5. Simpan hasil penggabungan tersebut ke file yang baru
157
View Merged Data
K. Pencetakan Dokumen
1. Penggunaan Print Preview Sebelum dicetak sebaiknya melakukan P
RINT
P
REV IEW
terlebih dahulu
untuk memeriksa bentuk dokumen tersebut sebelum di cetak.
Langkah–langkah untuk melakukan P
RINT
P
REV IEW
sebagai berikut : Klik menu F
ILE
atau tekan tombol A
LT
F untuk membuka menu F
ILE
, kemudian pilih dan klik perintah P
RINT
P
REV IEW
.
Kemudian akan muncul suatu tampilan di mana diperlihatkan secara utuh dokumen Anda dalam selembar kertas. Pointer
mouse akan berbentuk seperti mikroskop yang dapat Anda
Z
OOM
bila Anda mengklik dokumen tersebut. Selanjutnya akan muncul tampilan yang Anda ketik.
Contoh sebuah dokumen yang ditampilkan dengan
menggunakan P
RINT
P
REV IEW
:
158
