Strategi Persiapan Penerapan Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB
STRATEGI PERSIAPAN PENERAPAN
SISTEM MANAJEMEN KUALITAS ISO 9001:2008 DI
DEPARTEMEN MANAJEMEN, FEM-IPB
DENO YUDHA RAHMADIAN
DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2014
PERNYATAAN MENGENAI SKRIPSI DAN
SUMBER INFORMASI SERTA PELIMPAHAN HAK CIPTA*
Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi berjudul Strategi Persiapan
Penerapan Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001:2008 di Departemen
Manajemen, FEM-IPB adalah benar karya saya dengan arahan dari komisi
pembimbing dan belum diajukan dalam bentuk apa pun kepada perguruan tinggi
mana pun. Sumber informasi yang berasal atau dikutip dari karya yang diterbitkan
maupun tidak diterbitkan dari penulis lain telah disebutkan dalam teks dan
dicantumkan dalam Daftar Pustaka di bagian akhir skripsi ini.
Dengan ini saya melimpahkan hak cipta dari karya tulis saya kepada Institut
Pertanian Bogor.
Bogor, Februari 2014
Deno Yudha Rahmadian
NIM H24090018
ABSTRAK
DENO YUDHA R. Strategi Persiapan Penerapan Sistem Manajemen Kualitas
ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB. Dibimbing oleh
PRAMONO D FEWIDARTO.
ISO 9000 adalah suatu standar internasional untuk sistem manajemen
kualitas dan telah terbukti sebagai sebuah sistem yang secara efektif dan efisien
dapat menjaga dan meningkatkan kualitas sebuah organisasi. Departemen
Manajemen, FEM-IPB berkeinginan untuk menerapkan sistem manajemen
kualitas (SMK) ISO 9001:2008. Penelitian ini bertujuan 1) mengidentifikasi
potensi hambatan dalam persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008 di
Departemen Manajemen, FEM-IPB, 2) menganalisis alternatif-alternatif strategi
terkait persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008, 3) merekomendasikan strategi
yang perlu dilakukan untuk persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008. Terdapat
empat alternatif strategi untuk persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008 di
Departemen Manajemen, FEM-IPB, yaitu 1) mengadakan pelatihan ISO oleh
tenaga ahli internal, 2) mengundang konsultan untuk mendampingi persiapan,
3) membentuk Tim Khusus ISO, dan 4) belajar ke unit kerja lain yang sudah ISO.
Strategi yang dialokasikan pertama adalah mengundang konsultan untuk
mendampingi persiapan penerapan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2008.
Kata kunci: ISO, sistem manajemen kualitas, strategi
ABSTRACT
DENO YUDHA R. Strategy for Implementation of The Quality Management
System ISO 9001:2008 in Department of Management, FEM-IPB. Supervised by
PRAMONO D FEWIDARTO.
ISO 9000 is an international standard for quality management system and
has proven as a system that effectively and efficiently can maintain and improve
the quality of organization. Department of Management, FEM-IPB wants to
implement the quality management system (QMS) ISO 9001:2008. The purposes
of this research are 1) to identify the problems of preparation for implementation
of the QMS ISO 9001:2008 in Department of Management, FEM-IPB, 2) to
analyze the alternatives of preparation strategy for implementation of the QMS
ISO 9001:2008, 3) to recommend the strategy of preparation for implementation
the QMS ISO 9001:2008. There are four alternatives strategy of preparation for
implementation QMS ISO 9001:2008 in Department of Management, FEM-IPB,
there are 1) the training ISO by the internal expert person, 2) to invite the
consultant to accompany the preparation, 3) to build the ISO Team, and 4) to
study to the other department that has implementation of ISO. The first allocated
strategy is to invite the consultant to accompany the preparation for
implementation of the QMS ISO 9001:2008.
Keywords: ISO, quality management system, strategy
STRATEGI PERSIAPAN PENERAPAN
SISTEM MANAJEMEN KUALITAS ISO 9001:2008 DI
DEPARTEMEN MANAJEMEN, FEM-IPB
DENO YUDHA RAHMADIAN
Skripsi
sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar
Sarjana Ekonomi
pada
Departemen Manajemen
DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2014
Judul Skripsi : Strategi Persiapan Penerapan Sistem Manajemen Kualitas ISO
9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB
Nama
: Deno Yudha Rahmadian
NIM
: H24090018
Disetujui oleh
Ir. Pramono D Fewidarto, MS
Pembimbing
Diketahui oleh
Dr. Mukhamad Najib, S.TP, MM
Ketua Departemen
Tanggal Lulus:
Judul Skripsi : Strmegi Persiapan Penerapan Sistem Manajemen Kualitas ISO
9001 :2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB
Nama
: Deno Yudha Rahmadian
:H24090018
NIM
Disetujui oleh
If. Pramono D Fewidarto, MS
Pembimbing
Diketahui oleh
MM
Tanggal Lulus:
0 5 FEB 2014
PRAKATA
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah subhanahu wa ta’ala atas
nikmat dan karunia-Nya yang berlimpah, serta shalawat dan salam senantiasa
tercurahkan kepada Nabi Muhammad SAW. Atas nikmat yang diberikan Allah
SWT, skripsi yang berjudul “Strategi Persiapan Penerapan Sistem Manajemen
Kualitas ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB” dapat
diselesaikan dengan baik. Penelitian ini dilaksanakan sejak bulan Agustus 2013
sampai dengan Januari 2014. Penulisan skripsi ini merupakan salah satu syarat
untuk menyelesaikan studi pada Program Sarjana, Departemen Manajemen,
Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor.
Melalui prakata ini, penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih
kepada Bapak Ir. Pramono D. Fewidarto, M.S. selaku dosen pembimbing yang
telah membimbing, mengarahkan, dan memberikan nasihat selama penulisan
skripsi ini. Ucapan terima kasih juga penulis sampaikan kepada kedua orang tua
yang tidak pernah lelah berdoa demi kesuksesan penulis selama kuliah. Selain itu,
ungkapan terima kasih pun penulis sampaikan kepada Tanoto Foundation selaku
pemberi beasiswa selama kuliah, teman-teman di UKM Futsal IPB dan Futsal
FEM yang telah memberikan banyak ilmu dan keceriaan, Beryal, Meita, Adi,
Firmansah teman seperjuangan, teman-teman Manajemen angkatan 46, dan juga
orang terkasih yang tak pernah henti memberikan dukungan dan motivasi untuk
menyelesaikan skripsi ini.
Penulis berharap skripsi ini dapat memberikan manfaat bagi pembaca.
Penulis memohon maaf apabila masih terdapat kekurangan dalam penulisan karya
ilmiah ini.
Bogor, Februari 2014
Deno Yudha Rahmadian
DAFTAR ISI
DAFTAR TABEL
viii
DAFTAR GAMBAR
viii
PENDAHULUAN
1
Latar Belakang
1
Perumusan Masalah
2
Tujuan Penelitian
3
Manfaat Penelitian
3
Ruang Lingkup Penelitian
3
METODE PENELITIAN
4
Kerangka Pemikiran
4
Lokasi dan Waktu Penelitian
5
Data dan Sumber Data
5
Pengambilan Sampel dan Pengumpulan Data
5
Pengolahan dan Analisis Data
6
HASIL DAN PEMBAHASAN
Profil Tenaga Pendidik Departemen Manajemen, FEM-IPB
7
7
Analisis Hubungan Antar-Variabel Substansi
12
Permasalahan Persiapan Penerapan SMK ISO 9001:2008
16
Penyusunan Struktur Hirarki
20
Implikasi Manajerial
26
Perkiraan Kebutuhan Dana dan Alokasi Waktu Persiapan Implementasi
27
SIMPULAN DAN SARAN
28
DAFTAR PUSTAKA
28
RIWAYAT HIDUP
30
DAFTAR TABEL
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
Unit kerja di IPB penerima sertifikat kualitas ISO 9001:2008
Data dan sumber data
Profil tenaga pendidik Departemen Manajemen, FEM-IPB
Keinginan menerapkan SMK ISO 9001:2008 terkait usia
Kebutuhan memfasilitasi pelatihan ISO terkait pengalaman pelatihan ISO
Kebutuhan membentuk Tim Khusus terkait pengalaman pelatihan ISO
Kebutuhan belajar ke unit lain terkait pengalaman pelatihan ISO
Kebutuhan mengundang konsultan terkait bidang keahlian
Kebutuhan memfasilitasi pelatihan terkait keinginan menerapkan ISO
Kebutuhan membentuk Tim Khusus ISO terkait metode persiapan
Kebutuhan mengundang konsultan terkait keinginan menerapkan ISO
Jumlah pertemuan Tim Khusus ISO terkait waktu yang untuk persiapan
Arahan dan motivasi dari Pimpinan Departemen Manajemen terkait
jumlah rapat yang sudah dilakukan
Evaluasi komitmen manajemen puncak
Jumlah pertemuan yang dihadiri oleh anggota organisasi
Kondisi sumber daya di Depatemen Manajemen, FEM-IPB
Pelaksanaan persiapan SMK ISO 9001:2008
Kendala sistem manajemen kualitas
Bobot kriteria penetapan strategi
Bobot alternatif strategi
Kebutuhan dana dan alokasi waktu persiapan implementasi
1
5
7
8
9
10
10
11
12
13
14
15
15
17
17
18
19
20
22
24
27
DAFTAR GAMBAR
1 Kerangka pemikiran
2 Struktur hirarki strategi persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008
4
22
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Di era globalisasi ini pengelolaan kualitas di dunia pendidikan menggunakan
model pengelolaan berbasis industri. Pengelolaan model ini ditandai dengan
adanya upaya pihak pengelola institusi pendidikan untuk meningkatkan kualitas
pendidikan yang didasarkan pada manajemen perusahaan. Penerapan manajemen
kualitas dalam pendidikan ini lebih dikenal dengan istilah Total Quality Education.
Pola manajemen ini dikembangkan dari konsep Total Quality Management
(TQM), yang pada awalnya diterapkan pada dunia bisnis kemudian diterapkan
pada dunia pendidikan (Sallis 2007).
ISO 9000 adalah standar global yang diterbitkan pada Maret 1987 oleh
organisasi internasional untuk standardisasi di Geneva. ISO 9000 menjadi
pedoman standar dalam menjamin kualitas untuk pemilihan dan penggunaan. Hal
ini adalah standar untuk menetapkan di level apa sebuah organisasi dapat
memberikan jaminan kualitas terhadap sebuah produk (barang dan jasa) yang
sesuai dengan keinginan pelanggaan atau pemangku kepentingan (Profile of
Indonesian Firms ISO 9000 Certified 1998).
Di lingkungan Institut Pertanian Bogor (IPB) sudah banyak unit kerja yang
menyadari akan pentingnya sistem manajemen kualitas ISO 9000 demi memenuhi
kepuasan pelanggan serta menjalankan perbaikan terus-menerus. Terdapat tujuh
belas (17) unit kerja yang sudah menerapkan dan mendapatkan sertifikat sistem
manajemen kualitas ISO 9000. Melihat cukup banyaknya unit kerja di lingkungan
IPB yang sudah mendapatkan sertifikat ISO 9000 membuat iklim peningkatan
kualitas berjalan positif. Hal ini mendorong unit kerja lain untuk turut serta
menerapkan sistem manajemen kualitas ISO 9000. Dalam Tabel 1 terdapat daftar
unit kerja di IPB yang sudah mendapatkan sertifikat ISO 9000.
Tabel 1 Unit kerja di IPB penerima sertifikat kualitas ISO 9001:2008
No
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
Nama Unit
Program Manajemen Bisnis
Kantor Manajemen Mutu
Program Diploma
Departemen Agronomi dan Hortikultura
Direktorat Administrasi Pendidikan
Direktorat Pengembangan Karir dan Hubungan Alumni
Direktorat Sumber Daya Manusia
Kantor Audit Internal
Perpustakaan
Pusat Kajian Sumber Daya Pesisir dan Lautan
Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat/LPPM
Sekolah Pascasarjana
Pusat Studi Biofarmaka
Fakultas Ekologi Manusia
Fakultas Kedokteran Hewan
Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan
Direktorat Riset dan Inovasi
Sumber: Kantor Manajemen Mutu IPB (2013)
Tahun
2008
2009
2009
2010
2011
2011
2011
2011
2011
2011
2012
2012
2012
2013
2013
2013
2013
2
Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen (FEM) IPB
yang sudah mendapatkan akreditasi sangat baik (A) dari Badan Akreditasi
Nasional (BAN) berusaha meningkatkan kualitas pelayanannya dengan upaya
menerapkan dan mendapatkan sertifikat kualitas ISO 9001:2008. Hal ini penting
karena organisasi yang telah menerapkan sistem manajemen kualitas ISO
9001:2008 dijamin dapat memenuhi persyaratan baik yang ditetapkan oleh
perundang-undangan maupun persyaratan pelanggan. Organisasi yang
menerapkan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2008 dituntut untuk meninjau
semua peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan ruang lingkup
pekerjaan organisasi tersebut.
Departemen Manajemen, FEM-IPB menyadari sepenuhnya bahwa dengan
menerapkan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2008 dapat menghasilkan
luaran yang unggul melalui proses dan sistem yang terintegrasi dengan baik.
Namun, proses penerapan sistem manajemen kualitas ini tidak mudah. Perlu
persiapan yang baik agar semua prosesnya dapat berjalan sesuai prosedur.
Persiapan ini dilakukan oleh semua pihak yang terlibat dalam organisasi di bawah
naungan Departemen Manajemen, mulai dari manajemen puncak hingga tenaga
pendidik dan staf administrasi.
Keinginan Departemen Manajemen, FEM-IPB untuk menerapkan sistem
manajemen kualitas ISO 9001:2008 sudah lebih dari 2 tahun yang lalu. Hal ini
menandakan bahwa Departemen Manajemen, FEM-IPB sudah cukup lama
menyadari akan pentingnya melakukan perubahan terus-menerus di dalam
organisasinya. Namun, hingga saat ini keinginan tersebut belum terlaksana.
Banyak kemungkinan yang menjadi faktor sulitnya mewujudkan keinginan untuk
menerapkan sistem manajemen kualitas. Departemen Manajemen, FEM-IPB perlu
menyusun langkah-langkah strategis agar proses persiapan penerapan sistem
manajemen kualitas ISO 9001:2008 dapat terlaksana.
Penerapan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2008 di Departemen
Manajemen, FEM-IPB perlu direncanakan dengan baik dari sisi pendanaan
maupun dari sisi waktu. Rencana yang baik adalah kunci kesuksesan pelaksanaan.
Melalui perencanaan, organisasi menyusun langkah-langkah strategis dan upayaupaya untuk mempersiapkan perubahan dan mengelola perkembangan agar
memudahkan dan memperlancar penerapan sistem manajemen kualitas ISO
9001:2008.
Peningkatan pelayanan kualitas yang akan dilakukan oleh Departemen
Manajemen, FEM-IPB dalam upaya menerapkan dan meraih sertifikasi sistem
manajemen kualitas ISO 9001:2008 menarik untuk dikaji. Oleh karena itu,
penelitian yang berjudul “Strategi Persiapan Penerapan Sistem Manajemen
Kualitas ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB” dilakukan.
Perumusan Masalah
Berdasarkan pengalaman unit kerja di IPB yang sudah menerapkan sistem
manajemen kualitas ISO 9001:2008, proses untuk menerapkan sistem manajemen
kualitas ISO 9001:2008 membutuhkan waktu sekitar 12-18 bulan. Departemen
Manajemen, FEM-IPB sudah berkeinginan untuk menerapkan sistem manajemen
kualitas ISO sejak lebih dari 2 tahun yang lalu, tetapi hingga kini belum tercapai.
3
Hal ini menunjukkan bahwa tidak mudah untuk mempersiapkannya. Perlu ada
persiapan dan strategi untuk penerapan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2008.
Ada banyak cara yang bisa dilakukan oleh Departemen Manajemen, FEM-IPB
untuk mempersiapkannya. Permasalahannya adalah bagaimana strategi yang tepat
agar persiapan penerapan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2008 dapat
berjalan. Strategi dipilih yang paling efektif menurut para pihak di Departemen
Manajemen, FEM-IPB.
Tujuan Penelitian
Berdasarkan latar belakang dan rumusan permasalahan yang telah diuraikan,
maka tujuan yang ingin dicapai dari penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Mengidentifikasi potensi hambatan dalam persiapan penerapan sistem
manajemen kualitas ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB.
2. Menganalisis alternatif-alternatif strategi terkait persiapan penerapan sistem
manajemen kualitas ISO 9001:2008.
3. Merekomendasikan strategi yang perlu dilakukan oleh Departemen
Manajemen, FEM-IPB untuk persiapan penerapan sistem manajemen kualitas
ISO 9001:2008.
Manfaat Penelitian
Hasil yang diperoleh dari kegiatan penelitian ini diharapkan dapat
memberikan manfaat sebagai berikut:
1. Bagi peneliti
Untuk memenuhi syarat kelulusan dan untuk menambah pengetahuan terkait
bagaimana mempersiapkan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2008 di
institusi pendidikan.
2. Bagi pihak Departemen Manajemen, FEM-IPB
Sebagai bahan masukan dan pertimbangan dalam upaya penerapan dan meraih
sertifikasi sistem manajemen kualitas ISO 9001:2008 agar menjadi organisasi
yang berstandar internasional.
3. Bagi pembaca dan pihak lainnya
Tulisan ini diharapkan dapat digunakan sebagai referensi tulisan berikutnya
dan menjadi tambahan informasi bagi pengembangan ilmu pengetahuan.
Ruang Lingkup Penelitian
Penelitian ini hanya berfokus kepada bagaimana persiapan yang dilakukan
dalam menerapkan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2008 dan alternatif
strategi yang digunakan. Penelitian ini tidak berusaha untuk menyajikan prosedurprosedur yang harus dilakukan ketika mengimplementasikan sistem manajemen
kualitas ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB. Sumber utama
data adalah para pemangku kepentingan (stakeholder) di Departemen Manajemen,
FEM-IPB sendiri yang juga adalah pelaku utama implementasi.
4
METODE PENELITIAN
Kerangka Pemikiran
Departemen Manajemen, FEM-IPB merupakan salah satu departemen di
Institut Pertanian Bogor yang sudah mendapatkan akreditasi sangat baik (A). Hal
ini menunjukkan bahwa organisasi di dalamnya berjalan dengan baik, mulai dari
sistem belajar-mengajarnya hingga kepada pelayanan kualitas. Namun,
Departemen Manajemen, FEM-IPB perlu untuk senantiasa melakukan
peningkatan kualitasnya secara terus-menerus demi menyesuaikan dengan
kebutuhan masyarakat luar. Peningkatan kualitas yang dilakukan oleh Departemen
Manajemen, FEM-IPB dapat berdampak pada peningkatan nama baik dan
keinginan untuk menjadi bagian dari Departemen Manajemen, FEM-IPB.
Departemen Manajemen, FEM-IPB berkeinginan untuk menerapkan sistem
manajemen kualitas ISO 9001:2008 sejak lebih dari 2 tahun yang lalu. Namun,
hingga saat ini sulit terwujud, terdapat beberapa potensi hambatan yang mungkin
dihadapi, seperti kurangnya komitmen pimpinan dan anggota organisasi, biaya
yang cukup besar, hingga fasilitas yang belum mencukupi. Masalah-masalah
tersebut dapat disebabkan oleh persiapan yang kurang baik.
Keinginan Meningkatkan Kualitas Pelayanan di
Departemen Manajemen, FEM-IPB
Masalah dalam Persiapan Penerapan SMK
ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen
Kebutuhan-kebutuhan Persiapan
Penerapan SMK ISO 9001:2008
Alternatif-alternatif Terkait Persiapan
Penerapan SMK ISO 9001:2008
Penetapan Keputusan Teknis Terkait
dengan Tahapan Persiapan
Persiapan Implementasi SMK ISO 9001:2008 Lebih Baik dan Lebih Cepat
Sertifikasi SMK ISO 9001:2008
Implementasi SMK ISO 9001:2008
Peningkatan Kualitas Pelayanan
Gambar 1 Kerangka pemikiran
Penelitian ini ditujukan untuk mengkaji alternatif strategi persiapan
penerapan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2008 oleh Departemen
Manajemen, FEM-IPB. Alternatif strategi ini dimulai dengan mengidentifikasi
5
permasalahan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2008 yang ada pada
Departemen Manajemen, FEM-IPB. Proses memilih strategi yang tepat untuk
persiapan menggunakan metode Proses Hirarki Analitik (PHA). Hasil alternatif
yang didapat kemudian akan direkomendasikan kepada pihak Departemen
Manajemen, FEM-IPB untuk dilakukan tahap persiapan. Hal ini untuk membantu
proses sertifikasi agar cepat, efektif dan efisien yang berujung pada peningkatan
kualitas pelayanan Departemen Manajemen, FEM-IPB hingga menjadi organisasi
handal. Kerangka pemikiran penelitian dapat dilihat pada Gambar 1.
Lokasi dan Waktu Penelitian
Penelitian dilakukan di Departemen Manajemen, FEM-IPB. Pemilihan
lokasi dilakukan secara sengaja serta didasarkan pada keinginan Departemen
Manajemen, FEM-IPB untuk meningkatkan kualitas penyelenggaraan pendidikan
dengan menerapkan dan meraih sertifikat sistem manajemen kualitas ISO
9001:2008. Penelitian ini dilaksanakan pada bulan Agustus hingga Desember
2013 mulai dari pengumpulan data hingga pengolahan data.
Data dan Sumber Data
Tabel 2 Data dan sumber data
Jenis Data
Primer
Sekunder
Data
1. Profil tenaga pendidik Departemen
Manajemen
2. Tingkat keinginan menerapkan ISO,
kebutuhan menerapkan ISO, manajemen
sumber daya, pelaksanaan persiapan,
evaluasi komitmen manajemen puncak,
kendala sistem manajemen kualitas, dan
hambatan persiapan penerapan ISO
3. Kriteria, alternatif, dan struktur awal
1. Unit kerja di IPB yang sudah ISO
2. Kriteria, alternatif, dan struktur awal
3. Teori-teori yang relevan
Sumber Data
1. Tenaga
pendidik
Departemen Manajemen
2. Tenaga pendidik, ketua
tata usaha, dan ketua
Departemen Manajemen
3. Pakar
1. KMM IPB
2. Buku,
jurnal,
dan
penelitian terdahulu
3. Buku,
jurnal,
dan
penelitian terdahulu
Pengambilan Sampel dan Pengumpulan Data
Metode pengambilan sampel yang digunakan dalam penelitian ini adalah
nonprobability sampling, yaitu metode pengambilan sampel yang tidak memberi
peluang atau kesempatan yang sama bagi setiap anggota populasi untuk dipilih
menjadi anggota sampel (Sugiyono 2009). Penentuan sampel menggunakan teknik
purposive sampling dengan alasan sampel yang diambil dengan maksud dan
tujuan tertentu. Jumlah sampel yang digunakan untuk mengetahui keadaan sistem
manajemen kualitas di Departemen Manajemen, FEM-IPB sebanyak 26 orang,
6
yang terdiri dari tiga (3) orang pimpinan dan 23 tenaga pendidik. Sampel dipilih
karena bersedia dan mampu untuk mengisi kuesioner yang diberikan. Jumlah
sampel yang digunakan untuk penentuan strategi dengan metode Proses Hirarki
Analitik sebanyak lima (5) pakar, yaitu Ketua Departemen Manajemen FEM IPB,
Sekretaris Departemen Agronomi dan Hortikultura (AGH) IPB, dan Ketua Bidang
Akreditasi dan Sertifikasi Kantor Manajemen Mutu (KMM) IPB, Sekretaris
Fakultas Ekologi Manusia, dan dosen Departemen Manajemen FEM IPB.
Pemilihan pakar didasarkan pada institusi yang dipimpin telah mendapatkan
sertifikat SMK ISO 9001:2008 dan memiliki pengalaman mengenai ISO.
Metode pengumpulan data untuk mengetahui keadaan sistem manajemen
kualitas di Departemen Manajemen, FEM-IPB dilakukan dengan menggunakan
kuesioner. Kuesioner ini terdiri dari beberapa pertanyaan, baik tertutup maupun
terbuka.
Metode pengumpulan data untuk penentuan strategi persiapan penerapan
SMK ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB diawali dengan
wawancara atau diskusi. Diskusi dilakukan kepada pakar, dan informasi yang
terkumpul digunakan untuk menyusun struktur hirarki. Selain melakukan diskusi
kepada pakar, dilakukan juga kaji literatur, hal ini dimaksudkan agar penyusunan
struktur hirarki bisa tersusun dengan baik. Setelah penyusunan struktur hirarki
selesai, maka dibuatlah kuesioner untuk pakar. Kuesioner ini kemudian diisi oleh
lima (5) pakar tersebut untuk melihat tingkat perbandingan pada setiap elemen
yang telah ditetapkan.
Pengolahan dan Analisis Data
Analisis data dilakukan secara kualitatif dan kuantitatif, dan disajikan dalam
bentuk tabel, gambar dan uraian. Metode pengolahan dan analisis data hasil
pengisian kuesioner oleh tenaga pendidik Departemen Manajemen, FEM-IPB
untuk mengetahui keadaan dan hambatan dalam persiapan penerapan sistem
manajemen kualitas di Departemen Manajemen, FEM-IPB adalah menggunakan
tabulasi silang (crosstab). Tabulasi silang (crosstab) merupakan tabel yang
mengorganisir data dalam kelompok atau kategori yang memungkinkan
dilakukannya perbandingan. Kelompok atau kategori ini ditampilkan dalam tabel
dalam bentuk baris dan kolom. Tabulasi silang berguna untuk penelitian yang
berkaitan dengan penentuan hubungan antar variabel atau faktor yang diperoleh
dari data kualitatif (Istijanto 2005).
Dalam prakteknya, pembuatan crosstab dapat juga disertai dengan
penghitungan tingkat keeratan hubungan (asosiasi) antar isi crosstab. Uji statistik
yang sering digunakan untuk mengukur asosiasi pada sebuah crosstab adalah ChiSquare. Hal ini bisa diterapkan untuk menguji ada tidaknya hubungan antara baris
dan kolom.
Metode pengolahan dan analisis data dari hasil penilaian pakar untuk
mengetahui strategi terbaik persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008 di
Departemen Manajemen, FEM-IPB adalah dengan menggunakan metode Proses
Hirarki Analitik (PHA). Pada penelitian ini, pakar diminta untuk membandingkan
tingkat kepentingan dari masing-masing elemen. Membandingkan tingkat
kepentingan tersebut bertujuan untuk mengetahui pembobotan setiap elemen.
7
PHA diperlukan untuk penentuan bobot bagi elemen di satu tingkat yang akan
berpengaruh pada bobot elemen pada tingkat di bawahnya dan pada akhirnya
metode PHA dapat digunakan untuk menghitung bobot pada setiap level untuk
penilaian tujuan seluruhnya. Pada penelitian ini, struktur hirarki yang digunakan
adalah struktur hirarki sederhana, yaitu terdiri dari tiga level. Level pertama
adalah tujuan atau goal yang ingin dicapai, level kedua adalah kriteria, dan level
ketiga adalah alternatif strategi.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Profil Tenaga Pendidik Departemen Manajemen, FEM-IPB
Tenaga pendidik memiliki peran penting bagi Departemen Manajemen,
FEM-IPB untuk melakukan persiapan penerapan sistem manajemen kualitas
(SMK) ISO 9001:2008. Kompetensi yang dimiliki tenaga pendidik dapat
membantu proses persiapan menjadi lebih efektif dan efisien. Tenaga pendidik di
Departemen Manajemen, FEM-IPB mayoritas adalah laki-laki dengan usia antara
34-40 tahun. Hal ini menandakan bahwa tenaga pendidik di Departemen
Manajemen, FEM-IPB tergolong pada usia muda. Kelompok usia muda ini masuk
pada usia produktif dan sangat baik bagi proses persiapan SMK ISO 9001:2008 di
Departemen Manajemen, FEM-IPB, karena masih memiliki semangat yang tinggi
untuk senantiasa melakukan perbaikan secara terus-menerus. Profil tenaga
pendidik di Departemen Manajemen, FEM-IPB dapat dilihat dalam Tabel 3.
Tabel 3 Profil tenaga pendidik Departemen Manajemen, FEM-IPB
Profil
Jenis Kelamin
Usia
Lama Bekerja
Tingkat Pendidikan
Bidang Keahlian
Pengalaman pelatihan ISO
Kategori
Laki-laki
Perempuan
27-33 tahun
34-40 tahun
41-47 tahun
48-54 tahun
55-61 tahun
62-68 tahun
4-9 tahun
10-15 tahun
16-21 tahun
22-27 tahun
28-33 tahun
34-39 tahun
S1
S2
S3
Pemasaran
Keuangan
Produksi Operasi
Sumber Daya Manusia
Sistem Informasi
Sudah
Belum
%
68.0
32.0
12.0
32.0
12.0
20.0
16.0
8.0
36.0
8.0
12.0
16.0
16.0
12.0
0.0
60.0
40.0
32.0
16.0
32.0
16.0
4.0
26.9
73.1
Modus
Laki-laki
34-40 tahun
4-9 tahun
S2
Pemasaran dan
Produksi Operasi
Belum
8
Keinginan Menerapkan SMK ISO 9001:2008 Terkait Usia
Berdasarkan apa yang tersaji pada Tabel 4, mayoritas tenaga pendidik yang
ingin menerapkan SMK ISO 9001:2008 berada pada kelompok usia 34-40 tahun,
yaitu sebesar 20%. Hal ini dapat terjadi karena kelompok usia 34-40 tahun adalah
kelompok mayoritas tenaga pendidik di Departemen Manajemen, FEM-IPB
dengan persentase sebesar 32%. Jika enam kelompok usia yang ada pada Tabel 3
dibagi kedalam dua kategori, yaitu kategori usia muda (27-33 tahun, 34-40 tahun,
41-47 tahun) dan kategori usia tua (48-54 tahun, 55-61 tahun, 62-68 tahun), maka
tidak ada satu pun pada kategori usia muda yang tidak menginginkan menerapkan
SMK ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB. Hal ini menandakan
bahwa kategori usia muda merasa perlu untuk menerapkan SMK ISO 9001:2008.
Adanya SMK ISO 9001:2008 yang diterapkan di Departemen Manajemen, FEMIPB membuat kualitas organisasi menjadi meningkat.
Sementara itu, 50% tenaga pendidik pada kelompok usia 62-68 tahun dan
40% pada kelompok usia 48-54 tahun menyatakan kurang ingin menerapkan SMK
ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB. Hal ini cenderung
membenarkan dugaan awal bahwa adanya keengganan menerapkan SMK ISO
9001:2008 ketika usia tenaga pendidik meningkat.
Tabel 4 Keinginan menerapkan SMK ISO 9001:2008 terkait usia
Usia
27-33 tahun
34-40 tahun
41-47 tahun
48-54 tahun
55-61 tahun
62-68 tahun
Total (%)
Keinginan menerapkan SMK ISO 9001:2008 (%)
Tidak
Kurang
Sangat
Ingin
Ingin
Ingin
Ingin
0.0
0.0
8.0
4.0
0.0
0.0
12.0
20.0
0.0
0.0
4.0
8.0
0.0
8.0
12.0
0.0
0.0
0.0
12.0
4.0
0.0
4.0
0.0
4.0
0.0
12.0
52.0
36.0
Total (%)
Modus
12.0
32.0
12.0
20.0
16.0
8.0
100
Ingin
Terkait dengan usia tenaga pendidik, diduga semakin tinggi usia semakin
ada keengganan untuk menerapkan sesuatu yang baru dalam sistem pengelolaan
pendidikan di Departemen Manajemen, FEM-IPB, dalam hal ini terkait dengan
penerapan SMK ISO 9001:2008. Hasil penelitian menunjukkan bahwa di seluruh
golongan usia tenaga pendidik selalu ada keinginan untuk menerapkan SMK ISO
9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB. Namun, berdasarkan hasil uji
chi-square diperoleh nilai Asymp.Sig sebesar 0.175. Nilai ini lebih besar dari taraf
kesalahan 0.15 berarti bahwa dugaan awal tidak dapat diterima. Hal ini
menunjukkan bahwa tidak ada hubungan yang signifikan antara usia tenaga
pendidik terhadap penilaian tingkat keinginan menerapkan SMK ISO 9001:2008
di Departemen Manajemen, FEM-IPB.
Tenaga pendidik dengan kelompok usia 34-40 tahun rata-rata sudah bekerja
selama 4-9 tahun. Hal ini menandakan bahwa tenaga pendidik di Departemen
Manajemen, FEM-IPB tergolong pada usia muda. Kelompok usia muda ini masuk
pada usia produktif dan sangat baik bagi proses persiapan SMK ISO 9001:2008 di
Departemen Manajemen, FEM-IPB karena masih memiliki semangat yang tinggi
untuk senantiasa melakukan perbaikan secara terus-menerus. Oleh karena itu,
kelompok usia 34-40 tahun lebih menginginkan penerapan SMK ISO 9001:2008
di Departemen Manajemen, FEM-IPB.
9
Kebutuhan Memfasilitasi Pelatihan ISO Terkait Pengalaman Pelatihan ISO
Hasil penelitian menunjukkan apapun pengalaman tenaga pendidik
mengenai pelatihan ISO, mayoritas berpendapat bahwa Departemen Manajemen,
FEM-IPB perlu untuk memfasilitasi pelatihan ISO bagi seluruh anggotanya.
Sebanyak 85% tenaga pendidik yang sudah mendapatkan pengalaman pelatihan
mengenai ISO tetap merasa perlu untuk Departemen Manajemen, FEM-IPB
memberikan pelatihan ISO. Pengalaman mereka dari mengikuti pelatihan
menyatakan bahwa pelatihan ISO sangat penting bagi organisasi untuk
menerapkan SMK ISO 9001:2008. Hanya 15% dari tenaga pendidik yang sudah
mengikuti pelatihan ISO yang menyatakan kurang perlu.
Begitu pun dengan tenaga pendidik yang belum pernah mendapatkan
pengalaman pelatihan mengenai ISO, hanya 16% yang menyatakan Departemen
Manajemen, FEM-IPB kurang perlu memfasilitasi pelatihan ISO bagi seluruh
anggotanya. Secara kesuluruhan tenaga pendidik, hanya 15.4% yang berpendapat
kurang perlu. Hal ini menandakan bahwa tingkat keperluan Departemen
Manajemen, FEM-IPB untuk memfasilitasi pelatihan mengenai ISO sangat tinggi.
Tabel 5 Kebutuhan memfasilitasi pelatihan ISO terkait pengalaman pelatihan ISO
Pengalaman
pelatihan
ISO
Sudah
Belum
Total (%)
Kebutuhan memfasilitasi pelatihan ISO (%)
Tidak
Kurang
Sangat
Perlu
Perlu
Perlu
Perlu
0.0
3.8
11.5
11.5
0.0
11.5
46.2
15.4
0.0
15.4
57.7
26.9
Total (%)
Modus
26.9
73.1
100
Perlu
Dugaan awal dilakukan uji keterkaitan adalah pengalaman tenaga pendidik
mengikuti pelatihan ISO berpengaruh terhadap penilaian tingkat kebutuhan
Departetemen Manajemen, FEM-IPB memfasilitasi pelatihan ISO. Berdasarkan
hasil uji chi-square diperoleh nilai Asymp.Sig sebesar 0.528. Nilai ini lebih besar
dari taraf kesalahan 0.15 berarti bahwa dugaan awal tidak benar. Hal ini
menunjukkan bahwa tidak ada hubungan yang signifikan antara pengalaman
pelatihan ISO tenaga pendidik terhadap penilaian tingkat keperluan Departemen
Manajemen, FEM-IPB memfasilitasi pelatihan ISO bagi seluruh anggotanya.
Pelatihan ISO ini sangat penting untuk membangun pemahaman dan
pengetahuan bagi seluruh anggota organisasi. Pelatihan ISO akan memberikan
gambaran mengenai manfaat dari menerapkan SMK ISO 9001:2008, hal-hal yang
harus dilakukan ketika menerapkan SMK ISO 9001:2008, persyaratan-persyaratan
untuk menerapkan SMK ISO 9001:2008, dokumen yang harus disiapkan, dan lain
sebagainya. Departemen Manajemen, FEM-IPB dapat memanfaatkan tenaga ahli
internal yang dimiliki untuk memberikan pelatihan mengenai ISO. Hal ini dapat
menekan biaya yang harus dikeluarkan jika dibandingkan dengan mengundang
pihak eksternal untuk memberikan pelatihan mengenai ISO.
Kebutuhan Membentuk Tim Khusus ISO Terkait Pengalaman Pelatihan ISO
Hasil penelitian menunjukkan bahwa apapun pengalaman tenaga pendidik
mengenai pelatihan ISO, mayoritas berpendapat bahwa Departemen Manajemen,
FEM-IPB perlu untuk membentuk Tim Khusus ISO. Tenaga pendidik yang telah
memiliki pengalaman mengikuti pelatihan ISO tidak ada yang bependapat bahwa
Departemen Manajemen, FEM-IPB tidak perlu atau kurang perlu untuk
10
membentuk Tim Khusus ISO. Hal ini mengindikasikan, pengalaman pelatihan
ISO yang mereka miliki menyebutkan bahwa perlu dan sangat perlu bagi sebuah
organisasi yang ingin menerapkan SMK ISO 9001:2008 untuk membentuk Tim
Khusus ISO.
Tabel 6 Kebutuhan membentuk Tim Khusus terkait pengalaman pelatihan ISO
Pengalaman
pelatihan
ISO
Sudah
Belum
Total (%)
Kebutuhan membentuk Tim Khusus ISO (%)
Tidak
Kurang
Sangat
Perlu
Perlu
Perlu
Perlu
0.0
0.0
19.2
7.7
3.8
3.8
46.2
19.2
3.8
3.8
65.4
26.9
Total (%)
Modus
26.9
73.1
100
Perlu
Terkait pengalaman tenaga pendidik mengikuti pelatihan ISO, diduga
pengalaman ini berpengaruh terhadap penilaian tingkat kebutuhan Departemen
Manajemen, FEM-IPB untuk membentuk Tim Khusus ISO. Berdasarkan hasil uji
chi-square diperoleh nilai Asymp.Sig sebesar 0.849. Nilai ini lebih besar dari 0.15
berarti bahwa dugaan awal ditolak. Hal ini menunjukkan bahwa tidak ada
hubungan yang signifikan antara pengalaman pelatihan ISO tenaga pendidik
terhadap penilaian tingkat keperluan Departemen Manajemen, FEM-IPB
membentuk Tim Khusus ISO.
Tim Khusus ISO bertanggung jawab atas proses persiapan penerapan SMK
ISO 9001:2008. Departemen Manajemen, FEM-IPB dapat membentuk Tim
Khusus ISO yang beranggotakan tenaga pendidik yang memiliki komitmen tinggi
akan penerapan SMK ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB.
Selanjutnya, Tim Khusus ISO akan membentuk tugas pokok yang harus
dijalankan agar proses persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008 di Departemen
Manajemen, FEM-IPB dapat berjalan secara efektif dan efisien.
Kebutuhan Belajar ke Unit Lain Terkait Pengalaman Pelatihan ISO
Hasil penelitian menunjukkan, mayoritas tenaga pendidik yang sudah
mengiktui pelatihan ISO menyatakan bahwa perlu bagi Departemen Manajemen,
FEM-IPB untuk belajar ke unit kerja lain yang sudah mendapatkan ISO.
Begitupun dengan tenaga pendidik yang belum pernah mengikuti pelatihan ISO,
mayoritas menyatakan bahwa perlu untuk nelajar ke unit kerja lain. Secara
keseluruhan, lebih dari 50% tenaga pendidik menyatakan perlu dan sangat perlu
bagi Departemen Manajemen, FEM-IPB untuk belajar ke unit kerja lain yang
sudah ISO.
Tabel 7 Kebutuhan belajar ke unit lain terkait pengalaman pelatihan ISO
Pengalaman
pelatihan
ISO
Sudah
Belum
Total (%)
Kebutuhan belajar ke unit kerja lain ISO (%)
Tidak
Kurang
Sangat
Perlu
Perlu
Perlu
Perlu
0.0
3.8
19.2
3.8
3.8
11.5
30.8
26.9
3.8
15.4
50.0
30.8
Total (%)
Modus
26.9
73.1
100
Perlu
Uji keterkaitan antara pengalaman pelatihan ISO dengan kebutuhan belajar
ke unit kerja lain dilakukan karena diduga pengalaman tenaga pendidik mengikuti
pelatihan ISO berpengaruh terhadap penilaian tingkat kebutuhan Departemen
11
Manajemen, FEM-IPB belajar ke unit kerja lain yang sudah mendapatkan
sertifikat ISO. Berdasarkan hasil uji chi-square diperoleh nilai Asymp.Sig sebesar
0.552. Nilai ini lebih besar dari taraf kesalahan 0.15 berarti bahwa dugaan awal
tidak benar. Hal ini menunjukkan bahwa tidak ada hubungan yang signifikan
antara pengalaman pelatihan ISO tenaga pendidik terhadap penilaian tingkat
keperluan Departemen Manajemen, FEM-IPB belajar ke unit kerja lain yang
sudah mendapatkan sertifikasi ISO.
Belajar ke unit kerja lain atau lebih spesifik departemen lain yang sudah
mendapatkan sertifikat ISO akan banyak membantu Departemen Manajemen,
FEM-IPB dalam persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008, karena proses bisnis
yang dijalankan memiliki banyak kesamaan. Departemen Manajemen, FEM-IPB
dapat mengirimkan Tim Khusus ISO yang dibentuk untuk mengunjungi dan
mempelajari segala hal yang berkaitan dengan persiapan ISO di departemen lain
yang sudah mendapatkan sertifikasi ISO. Hasil observasi Tim Khusus ISO ke
departemen lain selanjutnya dipahami lebih dalam sebelum diterapkan.
Kebutuhan Mengundang Konsultan Terkait Bidang Keahlian
Hasil penelitian menunjukkan mayoritas tenaga pendidik dengan apapun
bidang keahliannya, kecuali Produksi Operasi, berpendapat bahwa Departemen
Manajemen, FEM-IPB perlu untuk mengundang konsultan. Mayoritas tenaga
pendidik dengan bidang keahlian Produksi Operasi berpendapat bahwa
Departemen Manajemen, FEM-IPB kurang perlu untuk mengundang konsultan.
Hal ini dapat terjadi karena tenaga pendidik dengan bidang keahlian Produksi
Operasi merasa Departemen Manajemen, FEM-IPB memiliki tenaga ahli internal
yang dapat membantu selama proses persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008.
Tenaga ahli internal yang dimiliki oleh Departemen Manajemen, FEM-IPB dapat
dipertimbangkan sebelum mengambil keputusan untuk mengundang konsultan.
Tabel 8 Kebutuhan mengundang konsultan terkait bidang keahlian
Kebutuhan mengundang konsultan (%)
Tidak
Kurang
Sangat
Perlu
Perlu
Perlu
Perlu
Pemasaran
0.0
4.0
20.0
8.0
Keuangan
4.0
0.0
8.0
4.0
PO
4.0
16.0
12.0
0.0
SDM
0.0
0.0
16.0
0.0
SI
0.0
0.0
4.0
0.0
Total (%)
8.0
20.0
60.0
12.0
Keterangan : PO=Produksi Operasi; SI= Sistem Informasi
Bidang
Keahlian
Total (%)
Modus
32.0
16.0
32.0
16.0
4.0
100
Perlu
Dugaan awal dilakukan uji keterkaitan adalah ada hubungan antara bidang
keahlian tenaga pendidik terhadap penilaian tingkat kebutuhan Departemen
Manajemen, FEM-IPB mengundang konsultan. Berdasarkan hasil uji chi-square
diperoleh nilai Asymp.Sig sebesar 0.324. Nilai ini lebih besar dari taraf kesalahan
0.15 berarti dugaan awal tidak benar. Hal ini menunjukkan bahwa tidak ada
hubungan yang signifikan antara bidang keahlian tenaga pendidik terhadap
penilaian tingkat keperluan Departemen Manajemen, FEM-IPB mengundang
konsultan untuk mendampingi proses persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008.
12
Mengundang konsultan memiliki beberapa keuntungan, diantaranya adalah
proses persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen,
FEM-IPB dapat berjalan dengan baik karena konsultan sangat memahami
mengenai ISO, tugas tenaga pendidik lebih ringan karena proses persiapan
sepenuhnya dibantu oleh konsultan, dan proses sertifikasi relatif lebih mudah
karena beberapa konsultan memiliki pengalaman dengan badan sertifikasi.
Analisis Hubungan antar-Variabel Substansi Persiapan Penerapan
SMK ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB
Hubungan antara Keinginan Menerapkan ISO 9001:2008 dengan Kebutuhan
Memfasilitasi Pelatihan ISO
Hasil penelitian menunjukkan bahwa tingkat keperluan Departemen
Manajemen, FEM-IPB memfasilitasi pelatihan ISO meningkat seiring dengan
meningkatnya keinginan untuk menerapkan SMK ISO 9001:2008 di Departemen
Manajemen, FEM-IPB. Terdapat hubungan yang positif diantara kedua variabel
tersebut. Hal ini berarti jika Departemen Manajemen, FEM-IPB ingin menerapkan
SMK ISO 9001:2008, maka Departemen Manajamen, FEM-IPB perlu untuk
memfasilitasi pelatihan ISO bagi seluruh anggota organisasinya.
Tabel 9 Kebutuhan memfasilitasi pelatihan terkait keinginan menerapkan ISO
Kebutuhan memfasilitasi pelatihan ISO (%)
Keinginan
menerapkan
Tidak
Kurang
Sangat
Perlu
ISO
Perlu
Perlu
Perlu
Tidak Ingin
0.0
0.0
0.0
0.0
Kurang Ingin
0.0
7.7
3.8
0.0
Ingin
0.0
7.7
34.6
11.5
Sangat Ingin
0.0
0.0
19.2
15.4
Total
0.0
15.4
57.7
26.9
** signifikan pada taraf 10%
Total (%)
Modus
0.0
11.5
53.8
34.6
100
Perlu**
Terkait keinginan menerapkan SMK ISO 9001:2008, diduga semakin ingin
menerapkan SMK ISO 9001:2008 maka semakin perlu Departemen Manajemen,
FEM-IPB memfasilitasi pelatihan ISO. Berdasarkan hasil uji chi-square diperoleh
nilai Asymp.Sig sebesar 0.063. Nilai ini masih lebih kecil dari taraf kesalahan 0.15
menunjukkan dugaan awal dapat diterima. Hal ini berarti bahwa terdapat
hubungan yang cukup signifikan antara tingkat keperluan Departemen Manajemen,
FEM-IPB memfasilitasi pelatihan ISO dengan keinginan menerapkan SMK ISO
9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB, walaupun hubungan ini tidak
terlalu erat kaitannya.
Pelatihan ISO ini memiliki beberapa manfaat, diantaranya: (1) mampu
menuangkan kebijakan-kebijakan dalam dokumen SMK ISO 9001:2008, (2)
mampu merencanakan langkah-langkah implementasi, pengembangan sistem, dan
strategi peningkatan kualitas yang berkesinambungan berdasarkan persyaratan
SMK ISO 9001:2008, (3) mampu mengidentifikasi sumber daya dan kemampuan
yang dibutuhkan untuk menerapkan SMK ISO 9001:2008, (4) mampu bekerja
sama dan mendukung wakil manajemen dalam mensosialisasikan prinsip kualitas
yang tertuang dalam kebijakan kualitas organisasi, (5) mampu memberi saran atau
13
pilihan terhadap sumber daya organisasi yang ada dalam menerapkan SMK ISO
9001:2008, (6) mampu memberi saran atau pilihan kepada organisasi untuk
senantiasa mengevaluasi sistem kualitas organisasi (BMD Street Consulting 2012)
Hubungan antara Kebutuhan Membentuk Tim Khusus ISO dengan Metode
Persiapan ISO
Hasil penelitian menunjukkan bahwa 90% tenaga pendidik yang memilih
metode persiapan ISO oleh semua anggota (full participation) tetap berpendapat
bahwa Departemen Manajemen, FEM-IPB perlu untuk membentuk Tim Khusus
ISO. Hal ini mengindikasikan bahwa membentuk Tim Khusus ISO memiliki
tingkat keperluan yang tinggi.
Tabel 10 Kebutuhan membentuk Tim Khusus ISO terkait metode persiapan
Metode persiapan
ISO
Oleh Tim Khusus
Oleh semua anggota
Total
Kebutuhan membentuk Tim Khusus ISO (%)
Tidak
Kurang
Sangat
Perlu
Perlu
Perlu
Perlu
3.8
0.0
46.2
11.5
0.0
3.8
19.2
15.4
3.8
3.8
65.4
26.9
Total (%)
Modus
61.5
38.5
100
Perlu
Dilakukan uji keterkaitan antara kedua variabel ini karena diduga ada
hubungan diantaranya keduanya. Hipotesis awalnya adalah Departemen
Manajemen, FEM-IPB perlu membentuk Tim Khusus ISO karena metode
persiapan yang dipilih adalah oleh Tim Khusus (limited participation).
Berdasarkan hasil uji chi-square diperoleh nilai Asymp.Sig sebesar 0.279. Nilai ini
lebih besar dari taraf kesalahan 0.15 berarti bahwa hipotesis awal tidak dapat
diterima. Hal ini menunjukkan tidak ada hubungan yang signifikan antara tingkat
keperluan Departemen Manajemen, FEM-IPB membentuk Tim Khusus ISO
dengan metode persiapan yang dipilih. Hal ini berarti perlu atau tidaknya
Departemen Manajemen, FEM-IPB membentuk Tim Khusus ISO tidak
dipengaruhi oleh metode persiapan yang dipilih.
Tim Khusus ISO memiliki peran sentral dalam proses persiapan penerapan
SMK ISO 9001:2008. Tanpa mengabaikan keterlibatan seluruh anggota organisasi,
Tim Khusus ISO dengan kebijaksanaan, komitmen, dan ketegasan yang dimiliki
mampu memberikan komando untuk seluruh level organisasi untuk tetap fokus
dan berkomitmen penuh dalam proses persiapan ini. Oleh karena itu, sangat
penting bagi Departemen Manajemen, FEM-IPB untuk membentuk Tim Khusus
ISO. Tim Khusus ISO sebaiknya diisi oleh orang-orang yang paling memahami
keseluruhan proses dan paling disegani oleh anggota organisasi yang lain. Hal ini
untuk memastikan komunikasi berjalan dengan lancar dan saran perbaikan
didengar dan dilaksanakan.
Hubungan antara Keinginan Menerapkan ISO 9001:2008 dengan Kebutuhan
Mengundang Konsultan
Hasil penelitian menunjukkan bahwa tenaga pendidik yang kurang ingin
menerapkan SMK ISO 9001:2008, sebesar 66% menyatakan kurang perlu untuk
Departemen Manajemen, FEM-IPB melibatkan konsultan. Sementara itu, tenaga
pendidik yang menginginkan untuk menerapkan SMK ISO 9001:2008, sebesar
64% menyatakan perlu untuk Departemen Manajemen, FEM-IPB melibatkan
14
konsultan dalam proses persiapan dan tenaga pendidik yang sangat ingin
menerapkan SMK ISO 9001:2008, sebesar 88% menyatakan perlu untuk
mengundang konsultan. Hal ini mengindikasikan adanya hubungan yang positif
antara keinginan menerapkan SMK ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen,
FEM-IPB dengan tingkat keperluan mengundang konsultan.
Tabel 11 Kebutuhan mengundang konsultan terkait keinginan menerapkan ISO
Kebutuhan mengundang konsultan (%)
Keinginan
menerapkan
Tidak
Kurang
Sangat
Perlu
ISO
Perlu
Perlu
Perlu
Tidak Ingin
0.0
0.0
0.0
0.0
Kurang Ingin
3.8
3.8
3.8
0.0
Ingin
3.8
15.4
34.6
0.0
Sangat Ingin
0.0
3.8
19.2
11.5
Total
7.7
23.1
57.7
11.5
*signifikan pada taraf 15%
Total (%)
Modus
0.0
11.5
53.8
34.6
100
Perlu*
Terkait kebutuhan mengundang konsultan, diduga semakin ingin
Departemen Manajemen, FEM-IPB menerapkan SMK ISO 9001:2008 maka
semakin perlu untuk mengundang konsultan. Berdasarkan hasil uji chi-square
diperoleh nilai Asymp.Sig sebesar 0.11. Nilai ini masih lebih kecil dari taraf
kesalahan 0.15 berarti bahwa dugaan awal dapat diterima. Hal ini menunjukkan
terdapat hubungan yang cukup signifikan antara tingkat keperluan Departemen
Manajemen, FEM-IPB mengundang konsultan untuk mendampingi proses
persiapan dengan keinginan menerapkan SMK ISO 9001:2008. Nilai Asymp.Sig
sebesar 0.11 menandakan hubungan diantara kedua variabel tidak terlalu erat
kaitannya. Hal ini bisa dikatakan bahwa ada pengaruh dari keinginan menerapkan
ISO terhadap tingkat keperluan mengundang konsultan.
Sebelum Departemen Manajemen, FEM-IPB memutuskan untuk
mengundang konsultan, sebaiknya dipahami terlebih dahulu bagaimana kriteria
konsultan yang baik. Konsultan ISO adalah orang atau lembaga yang memberikan
bantuan teknis mengenai persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008. Konsultan
ISO yang baik harusnya tidak hanya memberikan panduan yang bersifat
administratif tetapi tidak dapat membantu mengatasi kendala yang terjadi sebelum
dan selama penerapan SMK ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEMIPB. Konsultan ISO harus dapat memastikan bahwa organisasi tidak hanya
mendapatkan sertifikasi SMK ISO 9001:2008. Lebih penting dari itu, konsultan
ISO harus menjamin bahwa penerapan SMK ISO 9001:2008 juga memberikan
manfaat untuk perbaikan, bukan sekedar kesuksesan sertifikasi.
Hubungan antara Waktu yang Dibutuhkan untuk Melakukan Persiapan
dengan Jumlah Pertemuan yang Harus Dilakukan Tim Khusus ISO
Hasil penelitian menunjukkan bahwa mayoritas tenaga pendidik
menginginkan Tim Khusus ISO melakukan pertemuan rutin mingguan agar proses
persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB
dapat dilakukan dalam waktu 6-9 bulan. Pertemuan rutin ini harus segera
dijadwalkan setelah Tim Khusus ISO terbentuk agar segala informasi yang ingin
disampaikan dapat diterima dengan baik oleh seluruh anggota organisasi.
15
Pertemuan rutin mingguan diharapkan dapat memenuhi target agar proses
persiapan dapat selesai dalam waktu kurang dari sembilan (9) bulan.
Tabel 12 Jumlah pertemuan tim khusus terkait waktu yang untuk persiapan
Jumlah pertemuan Tim Khusus persiapan ISO
Satu
Satu
Lebih dari
Setiap
minggu >
minggu
1 minggu
hari
2 kali
sekali
sekali
3-6 bulan
0.0
0.0
8.7
0.0
6-9 bulan
0.0
17.4
17.4
0.0
9-12 bulan
0.0
0.0
8.7
4.3
12-15 bulan
0.0
0.0
4.3
17.4
15-18 bulan
0.0
0.0
8.7
0.0
Lainnya
0.0
8.7
4.3
0.0
Total
0.0
21.7
65.2
13.0
**signifikan pada taraf 10%
Waktu yang
dibutuhkan untuk
persiapan ISO
Total (%)
Modus
8.7
34.8
13.0
21.7
8.7
13.0
100
satu
minggu
sekali**
Terkait jumlah pertemuan yang harus dilakukan Tim Khusus ISO, diduga
semakin sering frekuensi pertemuan Tim Khusus ISO maka semakin cepat waktu
yang dibutuhkan untuk melakukan persiapan. Berdasarkan hasil uji chi-square
diperoleh nilai Asymp.Sig sebesar 0.085. Nilai ini masih lebih kecil dari taraf
kesalahan 0.15 berarti bahwa dugaan awal dapat diterima. Hal ini menunjukkan
terdapat hubungan yang cukup signifikan antara jumlah pertemuan yang harus
dilakukan Tim Khusus ISO dengan waktu yang dibutuhkan untuk melakukan
persiapan ISO. Hubungan ini menyatakan bahwa waktu yang dibutuhkan untuk
melakukan persiapan cukup dipengaruhi oleh jumlah pertemuan yang dilakukan
oleh Tim Khusus ISO.
Hubungan antara Arahan dan Motivasi dari Pimpinan Departemen
Manajemen dengan Jumlah Pertemuan yang Sudah Dilakukan
Berdasarkan hasil penelitian, Pimpinan Departemen, FEM-IPB memberikan
arahan dan motivasi kepada seluruh anggota organisasi tentang pentingnya
menerapkan SMK ISO 9001:2008 hanya ketika rapat dilakukan. Oleh karena itu,
mayoritas tenaga pendidik berpendapat bahwa pimpinan Departemen Manajemen,
FEM-IPB jarang memberikan arahan dan motivasi karena mereka tidak pernah
mengikuti rapat yang dilakukan.
Tabel 13 Arahan dan Motivasi dari Pimpinan Departemen Manajemen terkait
jumlah rapat yang sudah dilakukan
Arahan dan motivasi dari pimpinan tentang
Jumlah rapat
pentingnya menerapkan ISO
membahas
persiapan
Tidak
Jarang
Pernah
Sering
ISO
Pernah
Tidak Pernah
26.1
34.8
4.3
0.0
1-2 kali
4.3
17.4
4.3
0.0
3-4 kali
0.0
0.0
8.7
0.0
5-6 kali
0.0
0.0
0.0
0.0
7-8 kali
0.0
0.0
0.0
0.0
> 8 kali
0.0
0.0
0.0
0.0
Total
30.4
52.2
17.4
0.0
*signifikan pada taraf 5%
Total (%)
Modus
65.2
26.1
8.7
0.0
0.0
0.0
100
Jarang***
16
Dapat dilihat pada Tabel 13, tenaga pendidik yang mengkuti rapat sebanyak
1-2 kali, sebanyak 83% berpendapat bahwa pimpinan Departemen Manajemen,
FEM-IPB masih jarang dan tidak pernah dalam melakukan arahan dan motivasi.
Sedangkan, tenaga pendidik yang tidak pernah mengikuti rapat, sebanyak 93%
berpendapat bahwa pimpinan masih jarang dan tidak pernah dalam melakukan
arahan dan motivasi tentang pentingnya menerapkan SMK ISO 9001:2008. Hal
ini menujukkan semakin rendah frekuensi rapat dilakukan maka semakin jarang
pimpinan Departemen Manajemen, FEM-IPB melakukan arahan dan motivasi
tentang pentingnya menerapkan SMK ISO 9001:2008.
Uji keterkaitan antara dua variabel ini dilakukan karena diduga ada
hubungan diantara keduanya, semakin rendah jumlah pertemuan yang sudah
dilakukan maka semakin jarang pimpinan Departemen Manajemen, FEM-IPB
melakukan arahan dan motivasi kepada seluruh anggota organisasi tentang
pentingnya menerapkan SMK ISO 9001:2008. Berdasarkan hasil uji chi-square
diperoleh nilai Asymp.Sig sebesar 0.021. Nilai ini lebih kecil dari taraf kesalahan
0.15 menunjukkan bahwa terdapat hubungan yang signifikan antara arahan dan
motivasi dari Pimpinan Departemen Manajemen, FEM-IPB tentang pentingnya
menerapkan ISO dengan jumlah rapat yang sudah dilakukan. Hal ini berarti
arahan dan motivasi yang dilakukan oleh Pimpinan Departemen Manajemen,
FEM-IPB dipengaruhi oleh jumlah rapat yang dilakukan.
Arahan dan motivasi dari Pimpinan Departemen Manajemen, FEM-IPB
dapat ditingkatkan dengan lebih sering mengadakan rapat. Hal ini selaras dengan
jumlah pertemuan yang diinginkan, yaitu satu minggu sekali. Sehingga,
pertemuan rutin mingguan ini akan sebanding dengan meningkatknya komitmen
manajemen puncak dalam memberikan arahan dan motivasi kepada seluruh
anggota organisasi. Rapat merupakan media yang cukup tepat untuk
menyampaikan arahan dan motivasi mengenai pentingnya menerapkan SMK ISO
9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB.
Permasalahan Persiapan Penerapan SMK ISO 9001:2008
di Departemen Manajemen, FEM-IPB
Komitmen Manajemen Puncak
Departemen Manajemen, FEM-IPB berkeinginan untuk meningkatkan
kualitas penyelenggaraan pendidikannya. Sistem manajemen kualitas ISO
9001:2008 dipilih sebagai metode peningkatan kualitas. Keinginan Departemen
M
SISTEM MANAJEMEN KUALITAS ISO 9001:2008 DI
DEPARTEMEN MANAJEMEN, FEM-IPB
DENO YUDHA RAHMADIAN
DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2014
PERNYATAAN MENGENAI SKRIPSI DAN
SUMBER INFORMASI SERTA PELIMPAHAN HAK CIPTA*
Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi berjudul Strategi Persiapan
Penerapan Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001:2008 di Departemen
Manajemen, FEM-IPB adalah benar karya saya dengan arahan dari komisi
pembimbing dan belum diajukan dalam bentuk apa pun kepada perguruan tinggi
mana pun. Sumber informasi yang berasal atau dikutip dari karya yang diterbitkan
maupun tidak diterbitkan dari penulis lain telah disebutkan dalam teks dan
dicantumkan dalam Daftar Pustaka di bagian akhir skripsi ini.
Dengan ini saya melimpahkan hak cipta dari karya tulis saya kepada Institut
Pertanian Bogor.
Bogor, Februari 2014
Deno Yudha Rahmadian
NIM H24090018
ABSTRAK
DENO YUDHA R. Strategi Persiapan Penerapan Sistem Manajemen Kualitas
ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB. Dibimbing oleh
PRAMONO D FEWIDARTO.
ISO 9000 adalah suatu standar internasional untuk sistem manajemen
kualitas dan telah terbukti sebagai sebuah sistem yang secara efektif dan efisien
dapat menjaga dan meningkatkan kualitas sebuah organisasi. Departemen
Manajemen, FEM-IPB berkeinginan untuk menerapkan sistem manajemen
kualitas (SMK) ISO 9001:2008. Penelitian ini bertujuan 1) mengidentifikasi
potensi hambatan dalam persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008 di
Departemen Manajemen, FEM-IPB, 2) menganalisis alternatif-alternatif strategi
terkait persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008, 3) merekomendasikan strategi
yang perlu dilakukan untuk persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008. Terdapat
empat alternatif strategi untuk persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008 di
Departemen Manajemen, FEM-IPB, yaitu 1) mengadakan pelatihan ISO oleh
tenaga ahli internal, 2) mengundang konsultan untuk mendampingi persiapan,
3) membentuk Tim Khusus ISO, dan 4) belajar ke unit kerja lain yang sudah ISO.
Strategi yang dialokasikan pertama adalah mengundang konsultan untuk
mendampingi persiapan penerapan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2008.
Kata kunci: ISO, sistem manajemen kualitas, strategi
ABSTRACT
DENO YUDHA R. Strategy for Implementation of The Quality Management
System ISO 9001:2008 in Department of Management, FEM-IPB. Supervised by
PRAMONO D FEWIDARTO.
ISO 9000 is an international standard for quality management system and
has proven as a system that effectively and efficiently can maintain and improve
the quality of organization. Department of Management, FEM-IPB wants to
implement the quality management system (QMS) ISO 9001:2008. The purposes
of this research are 1) to identify the problems of preparation for implementation
of the QMS ISO 9001:2008 in Department of Management, FEM-IPB, 2) to
analyze the alternatives of preparation strategy for implementation of the QMS
ISO 9001:2008, 3) to recommend the strategy of preparation for implementation
the QMS ISO 9001:2008. There are four alternatives strategy of preparation for
implementation QMS ISO 9001:2008 in Department of Management, FEM-IPB,
there are 1) the training ISO by the internal expert person, 2) to invite the
consultant to accompany the preparation, 3) to build the ISO Team, and 4) to
study to the other department that has implementation of ISO. The first allocated
strategy is to invite the consultant to accompany the preparation for
implementation of the QMS ISO 9001:2008.
Keywords: ISO, quality management system, strategy
STRATEGI PERSIAPAN PENERAPAN
SISTEM MANAJEMEN KUALITAS ISO 9001:2008 DI
DEPARTEMEN MANAJEMEN, FEM-IPB
DENO YUDHA RAHMADIAN
Skripsi
sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar
Sarjana Ekonomi
pada
Departemen Manajemen
DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2014
Judul Skripsi : Strategi Persiapan Penerapan Sistem Manajemen Kualitas ISO
9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB
Nama
: Deno Yudha Rahmadian
NIM
: H24090018
Disetujui oleh
Ir. Pramono D Fewidarto, MS
Pembimbing
Diketahui oleh
Dr. Mukhamad Najib, S.TP, MM
Ketua Departemen
Tanggal Lulus:
Judul Skripsi : Strmegi Persiapan Penerapan Sistem Manajemen Kualitas ISO
9001 :2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB
Nama
: Deno Yudha Rahmadian
:H24090018
NIM
Disetujui oleh
If. Pramono D Fewidarto, MS
Pembimbing
Diketahui oleh
MM
Tanggal Lulus:
0 5 FEB 2014
PRAKATA
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah subhanahu wa ta’ala atas
nikmat dan karunia-Nya yang berlimpah, serta shalawat dan salam senantiasa
tercurahkan kepada Nabi Muhammad SAW. Atas nikmat yang diberikan Allah
SWT, skripsi yang berjudul “Strategi Persiapan Penerapan Sistem Manajemen
Kualitas ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB” dapat
diselesaikan dengan baik. Penelitian ini dilaksanakan sejak bulan Agustus 2013
sampai dengan Januari 2014. Penulisan skripsi ini merupakan salah satu syarat
untuk menyelesaikan studi pada Program Sarjana, Departemen Manajemen,
Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor.
Melalui prakata ini, penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih
kepada Bapak Ir. Pramono D. Fewidarto, M.S. selaku dosen pembimbing yang
telah membimbing, mengarahkan, dan memberikan nasihat selama penulisan
skripsi ini. Ucapan terima kasih juga penulis sampaikan kepada kedua orang tua
yang tidak pernah lelah berdoa demi kesuksesan penulis selama kuliah. Selain itu,
ungkapan terima kasih pun penulis sampaikan kepada Tanoto Foundation selaku
pemberi beasiswa selama kuliah, teman-teman di UKM Futsal IPB dan Futsal
FEM yang telah memberikan banyak ilmu dan keceriaan, Beryal, Meita, Adi,
Firmansah teman seperjuangan, teman-teman Manajemen angkatan 46, dan juga
orang terkasih yang tak pernah henti memberikan dukungan dan motivasi untuk
menyelesaikan skripsi ini.
Penulis berharap skripsi ini dapat memberikan manfaat bagi pembaca.
Penulis memohon maaf apabila masih terdapat kekurangan dalam penulisan karya
ilmiah ini.
Bogor, Februari 2014
Deno Yudha Rahmadian
DAFTAR ISI
DAFTAR TABEL
viii
DAFTAR GAMBAR
viii
PENDAHULUAN
1
Latar Belakang
1
Perumusan Masalah
2
Tujuan Penelitian
3
Manfaat Penelitian
3
Ruang Lingkup Penelitian
3
METODE PENELITIAN
4
Kerangka Pemikiran
4
Lokasi dan Waktu Penelitian
5
Data dan Sumber Data
5
Pengambilan Sampel dan Pengumpulan Data
5
Pengolahan dan Analisis Data
6
HASIL DAN PEMBAHASAN
Profil Tenaga Pendidik Departemen Manajemen, FEM-IPB
7
7
Analisis Hubungan Antar-Variabel Substansi
12
Permasalahan Persiapan Penerapan SMK ISO 9001:2008
16
Penyusunan Struktur Hirarki
20
Implikasi Manajerial
26
Perkiraan Kebutuhan Dana dan Alokasi Waktu Persiapan Implementasi
27
SIMPULAN DAN SARAN
28
DAFTAR PUSTAKA
28
RIWAYAT HIDUP
30
DAFTAR TABEL
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
Unit kerja di IPB penerima sertifikat kualitas ISO 9001:2008
Data dan sumber data
Profil tenaga pendidik Departemen Manajemen, FEM-IPB
Keinginan menerapkan SMK ISO 9001:2008 terkait usia
Kebutuhan memfasilitasi pelatihan ISO terkait pengalaman pelatihan ISO
Kebutuhan membentuk Tim Khusus terkait pengalaman pelatihan ISO
Kebutuhan belajar ke unit lain terkait pengalaman pelatihan ISO
Kebutuhan mengundang konsultan terkait bidang keahlian
Kebutuhan memfasilitasi pelatihan terkait keinginan menerapkan ISO
Kebutuhan membentuk Tim Khusus ISO terkait metode persiapan
Kebutuhan mengundang konsultan terkait keinginan menerapkan ISO
Jumlah pertemuan Tim Khusus ISO terkait waktu yang untuk persiapan
Arahan dan motivasi dari Pimpinan Departemen Manajemen terkait
jumlah rapat yang sudah dilakukan
Evaluasi komitmen manajemen puncak
Jumlah pertemuan yang dihadiri oleh anggota organisasi
Kondisi sumber daya di Depatemen Manajemen, FEM-IPB
Pelaksanaan persiapan SMK ISO 9001:2008
Kendala sistem manajemen kualitas
Bobot kriteria penetapan strategi
Bobot alternatif strategi
Kebutuhan dana dan alokasi waktu persiapan implementasi
1
5
7
8
9
10
10
11
12
13
14
15
15
17
17
18
19
20
22
24
27
DAFTAR GAMBAR
1 Kerangka pemikiran
2 Struktur hirarki strategi persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008
4
22
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Di era globalisasi ini pengelolaan kualitas di dunia pendidikan menggunakan
model pengelolaan berbasis industri. Pengelolaan model ini ditandai dengan
adanya upaya pihak pengelola institusi pendidikan untuk meningkatkan kualitas
pendidikan yang didasarkan pada manajemen perusahaan. Penerapan manajemen
kualitas dalam pendidikan ini lebih dikenal dengan istilah Total Quality Education.
Pola manajemen ini dikembangkan dari konsep Total Quality Management
(TQM), yang pada awalnya diterapkan pada dunia bisnis kemudian diterapkan
pada dunia pendidikan (Sallis 2007).
ISO 9000 adalah standar global yang diterbitkan pada Maret 1987 oleh
organisasi internasional untuk standardisasi di Geneva. ISO 9000 menjadi
pedoman standar dalam menjamin kualitas untuk pemilihan dan penggunaan. Hal
ini adalah standar untuk menetapkan di level apa sebuah organisasi dapat
memberikan jaminan kualitas terhadap sebuah produk (barang dan jasa) yang
sesuai dengan keinginan pelanggaan atau pemangku kepentingan (Profile of
Indonesian Firms ISO 9000 Certified 1998).
Di lingkungan Institut Pertanian Bogor (IPB) sudah banyak unit kerja yang
menyadari akan pentingnya sistem manajemen kualitas ISO 9000 demi memenuhi
kepuasan pelanggan serta menjalankan perbaikan terus-menerus. Terdapat tujuh
belas (17) unit kerja yang sudah menerapkan dan mendapatkan sertifikat sistem
manajemen kualitas ISO 9000. Melihat cukup banyaknya unit kerja di lingkungan
IPB yang sudah mendapatkan sertifikat ISO 9000 membuat iklim peningkatan
kualitas berjalan positif. Hal ini mendorong unit kerja lain untuk turut serta
menerapkan sistem manajemen kualitas ISO 9000. Dalam Tabel 1 terdapat daftar
unit kerja di IPB yang sudah mendapatkan sertifikat ISO 9000.
Tabel 1 Unit kerja di IPB penerima sertifikat kualitas ISO 9001:2008
No
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
Nama Unit
Program Manajemen Bisnis
Kantor Manajemen Mutu
Program Diploma
Departemen Agronomi dan Hortikultura
Direktorat Administrasi Pendidikan
Direktorat Pengembangan Karir dan Hubungan Alumni
Direktorat Sumber Daya Manusia
Kantor Audit Internal
Perpustakaan
Pusat Kajian Sumber Daya Pesisir dan Lautan
Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat/LPPM
Sekolah Pascasarjana
Pusat Studi Biofarmaka
Fakultas Ekologi Manusia
Fakultas Kedokteran Hewan
Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan
Direktorat Riset dan Inovasi
Sumber: Kantor Manajemen Mutu IPB (2013)
Tahun
2008
2009
2009
2010
2011
2011
2011
2011
2011
2011
2012
2012
2012
2013
2013
2013
2013
2
Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen (FEM) IPB
yang sudah mendapatkan akreditasi sangat baik (A) dari Badan Akreditasi
Nasional (BAN) berusaha meningkatkan kualitas pelayanannya dengan upaya
menerapkan dan mendapatkan sertifikat kualitas ISO 9001:2008. Hal ini penting
karena organisasi yang telah menerapkan sistem manajemen kualitas ISO
9001:2008 dijamin dapat memenuhi persyaratan baik yang ditetapkan oleh
perundang-undangan maupun persyaratan pelanggan. Organisasi yang
menerapkan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2008 dituntut untuk meninjau
semua peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan ruang lingkup
pekerjaan organisasi tersebut.
Departemen Manajemen, FEM-IPB menyadari sepenuhnya bahwa dengan
menerapkan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2008 dapat menghasilkan
luaran yang unggul melalui proses dan sistem yang terintegrasi dengan baik.
Namun, proses penerapan sistem manajemen kualitas ini tidak mudah. Perlu
persiapan yang baik agar semua prosesnya dapat berjalan sesuai prosedur.
Persiapan ini dilakukan oleh semua pihak yang terlibat dalam organisasi di bawah
naungan Departemen Manajemen, mulai dari manajemen puncak hingga tenaga
pendidik dan staf administrasi.
Keinginan Departemen Manajemen, FEM-IPB untuk menerapkan sistem
manajemen kualitas ISO 9001:2008 sudah lebih dari 2 tahun yang lalu. Hal ini
menandakan bahwa Departemen Manajemen, FEM-IPB sudah cukup lama
menyadari akan pentingnya melakukan perubahan terus-menerus di dalam
organisasinya. Namun, hingga saat ini keinginan tersebut belum terlaksana.
Banyak kemungkinan yang menjadi faktor sulitnya mewujudkan keinginan untuk
menerapkan sistem manajemen kualitas. Departemen Manajemen, FEM-IPB perlu
menyusun langkah-langkah strategis agar proses persiapan penerapan sistem
manajemen kualitas ISO 9001:2008 dapat terlaksana.
Penerapan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2008 di Departemen
Manajemen, FEM-IPB perlu direncanakan dengan baik dari sisi pendanaan
maupun dari sisi waktu. Rencana yang baik adalah kunci kesuksesan pelaksanaan.
Melalui perencanaan, organisasi menyusun langkah-langkah strategis dan upayaupaya untuk mempersiapkan perubahan dan mengelola perkembangan agar
memudahkan dan memperlancar penerapan sistem manajemen kualitas ISO
9001:2008.
Peningkatan pelayanan kualitas yang akan dilakukan oleh Departemen
Manajemen, FEM-IPB dalam upaya menerapkan dan meraih sertifikasi sistem
manajemen kualitas ISO 9001:2008 menarik untuk dikaji. Oleh karena itu,
penelitian yang berjudul “Strategi Persiapan Penerapan Sistem Manajemen
Kualitas ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB” dilakukan.
Perumusan Masalah
Berdasarkan pengalaman unit kerja di IPB yang sudah menerapkan sistem
manajemen kualitas ISO 9001:2008, proses untuk menerapkan sistem manajemen
kualitas ISO 9001:2008 membutuhkan waktu sekitar 12-18 bulan. Departemen
Manajemen, FEM-IPB sudah berkeinginan untuk menerapkan sistem manajemen
kualitas ISO sejak lebih dari 2 tahun yang lalu, tetapi hingga kini belum tercapai.
3
Hal ini menunjukkan bahwa tidak mudah untuk mempersiapkannya. Perlu ada
persiapan dan strategi untuk penerapan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2008.
Ada banyak cara yang bisa dilakukan oleh Departemen Manajemen, FEM-IPB
untuk mempersiapkannya. Permasalahannya adalah bagaimana strategi yang tepat
agar persiapan penerapan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2008 dapat
berjalan. Strategi dipilih yang paling efektif menurut para pihak di Departemen
Manajemen, FEM-IPB.
Tujuan Penelitian
Berdasarkan latar belakang dan rumusan permasalahan yang telah diuraikan,
maka tujuan yang ingin dicapai dari penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Mengidentifikasi potensi hambatan dalam persiapan penerapan sistem
manajemen kualitas ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB.
2. Menganalisis alternatif-alternatif strategi terkait persiapan penerapan sistem
manajemen kualitas ISO 9001:2008.
3. Merekomendasikan strategi yang perlu dilakukan oleh Departemen
Manajemen, FEM-IPB untuk persiapan penerapan sistem manajemen kualitas
ISO 9001:2008.
Manfaat Penelitian
Hasil yang diperoleh dari kegiatan penelitian ini diharapkan dapat
memberikan manfaat sebagai berikut:
1. Bagi peneliti
Untuk memenuhi syarat kelulusan dan untuk menambah pengetahuan terkait
bagaimana mempersiapkan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2008 di
institusi pendidikan.
2. Bagi pihak Departemen Manajemen, FEM-IPB
Sebagai bahan masukan dan pertimbangan dalam upaya penerapan dan meraih
sertifikasi sistem manajemen kualitas ISO 9001:2008 agar menjadi organisasi
yang berstandar internasional.
3. Bagi pembaca dan pihak lainnya
Tulisan ini diharapkan dapat digunakan sebagai referensi tulisan berikutnya
dan menjadi tambahan informasi bagi pengembangan ilmu pengetahuan.
Ruang Lingkup Penelitian
Penelitian ini hanya berfokus kepada bagaimana persiapan yang dilakukan
dalam menerapkan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2008 dan alternatif
strategi yang digunakan. Penelitian ini tidak berusaha untuk menyajikan prosedurprosedur yang harus dilakukan ketika mengimplementasikan sistem manajemen
kualitas ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB. Sumber utama
data adalah para pemangku kepentingan (stakeholder) di Departemen Manajemen,
FEM-IPB sendiri yang juga adalah pelaku utama implementasi.
4
METODE PENELITIAN
Kerangka Pemikiran
Departemen Manajemen, FEM-IPB merupakan salah satu departemen di
Institut Pertanian Bogor yang sudah mendapatkan akreditasi sangat baik (A). Hal
ini menunjukkan bahwa organisasi di dalamnya berjalan dengan baik, mulai dari
sistem belajar-mengajarnya hingga kepada pelayanan kualitas. Namun,
Departemen Manajemen, FEM-IPB perlu untuk senantiasa melakukan
peningkatan kualitasnya secara terus-menerus demi menyesuaikan dengan
kebutuhan masyarakat luar. Peningkatan kualitas yang dilakukan oleh Departemen
Manajemen, FEM-IPB dapat berdampak pada peningkatan nama baik dan
keinginan untuk menjadi bagian dari Departemen Manajemen, FEM-IPB.
Departemen Manajemen, FEM-IPB berkeinginan untuk menerapkan sistem
manajemen kualitas ISO 9001:2008 sejak lebih dari 2 tahun yang lalu. Namun,
hingga saat ini sulit terwujud, terdapat beberapa potensi hambatan yang mungkin
dihadapi, seperti kurangnya komitmen pimpinan dan anggota organisasi, biaya
yang cukup besar, hingga fasilitas yang belum mencukupi. Masalah-masalah
tersebut dapat disebabkan oleh persiapan yang kurang baik.
Keinginan Meningkatkan Kualitas Pelayanan di
Departemen Manajemen, FEM-IPB
Masalah dalam Persiapan Penerapan SMK
ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen
Kebutuhan-kebutuhan Persiapan
Penerapan SMK ISO 9001:2008
Alternatif-alternatif Terkait Persiapan
Penerapan SMK ISO 9001:2008
Penetapan Keputusan Teknis Terkait
dengan Tahapan Persiapan
Persiapan Implementasi SMK ISO 9001:2008 Lebih Baik dan Lebih Cepat
Sertifikasi SMK ISO 9001:2008
Implementasi SMK ISO 9001:2008
Peningkatan Kualitas Pelayanan
Gambar 1 Kerangka pemikiran
Penelitian ini ditujukan untuk mengkaji alternatif strategi persiapan
penerapan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2008 oleh Departemen
Manajemen, FEM-IPB. Alternatif strategi ini dimulai dengan mengidentifikasi
5
permasalahan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2008 yang ada pada
Departemen Manajemen, FEM-IPB. Proses memilih strategi yang tepat untuk
persiapan menggunakan metode Proses Hirarki Analitik (PHA). Hasil alternatif
yang didapat kemudian akan direkomendasikan kepada pihak Departemen
Manajemen, FEM-IPB untuk dilakukan tahap persiapan. Hal ini untuk membantu
proses sertifikasi agar cepat, efektif dan efisien yang berujung pada peningkatan
kualitas pelayanan Departemen Manajemen, FEM-IPB hingga menjadi organisasi
handal. Kerangka pemikiran penelitian dapat dilihat pada Gambar 1.
Lokasi dan Waktu Penelitian
Penelitian dilakukan di Departemen Manajemen, FEM-IPB. Pemilihan
lokasi dilakukan secara sengaja serta didasarkan pada keinginan Departemen
Manajemen, FEM-IPB untuk meningkatkan kualitas penyelenggaraan pendidikan
dengan menerapkan dan meraih sertifikat sistem manajemen kualitas ISO
9001:2008. Penelitian ini dilaksanakan pada bulan Agustus hingga Desember
2013 mulai dari pengumpulan data hingga pengolahan data.
Data dan Sumber Data
Tabel 2 Data dan sumber data
Jenis Data
Primer
Sekunder
Data
1. Profil tenaga pendidik Departemen
Manajemen
2. Tingkat keinginan menerapkan ISO,
kebutuhan menerapkan ISO, manajemen
sumber daya, pelaksanaan persiapan,
evaluasi komitmen manajemen puncak,
kendala sistem manajemen kualitas, dan
hambatan persiapan penerapan ISO
3. Kriteria, alternatif, dan struktur awal
1. Unit kerja di IPB yang sudah ISO
2. Kriteria, alternatif, dan struktur awal
3. Teori-teori yang relevan
Sumber Data
1. Tenaga
pendidik
Departemen Manajemen
2. Tenaga pendidik, ketua
tata usaha, dan ketua
Departemen Manajemen
3. Pakar
1. KMM IPB
2. Buku,
jurnal,
dan
penelitian terdahulu
3. Buku,
jurnal,
dan
penelitian terdahulu
Pengambilan Sampel dan Pengumpulan Data
Metode pengambilan sampel yang digunakan dalam penelitian ini adalah
nonprobability sampling, yaitu metode pengambilan sampel yang tidak memberi
peluang atau kesempatan yang sama bagi setiap anggota populasi untuk dipilih
menjadi anggota sampel (Sugiyono 2009). Penentuan sampel menggunakan teknik
purposive sampling dengan alasan sampel yang diambil dengan maksud dan
tujuan tertentu. Jumlah sampel yang digunakan untuk mengetahui keadaan sistem
manajemen kualitas di Departemen Manajemen, FEM-IPB sebanyak 26 orang,
6
yang terdiri dari tiga (3) orang pimpinan dan 23 tenaga pendidik. Sampel dipilih
karena bersedia dan mampu untuk mengisi kuesioner yang diberikan. Jumlah
sampel yang digunakan untuk penentuan strategi dengan metode Proses Hirarki
Analitik sebanyak lima (5) pakar, yaitu Ketua Departemen Manajemen FEM IPB,
Sekretaris Departemen Agronomi dan Hortikultura (AGH) IPB, dan Ketua Bidang
Akreditasi dan Sertifikasi Kantor Manajemen Mutu (KMM) IPB, Sekretaris
Fakultas Ekologi Manusia, dan dosen Departemen Manajemen FEM IPB.
Pemilihan pakar didasarkan pada institusi yang dipimpin telah mendapatkan
sertifikat SMK ISO 9001:2008 dan memiliki pengalaman mengenai ISO.
Metode pengumpulan data untuk mengetahui keadaan sistem manajemen
kualitas di Departemen Manajemen, FEM-IPB dilakukan dengan menggunakan
kuesioner. Kuesioner ini terdiri dari beberapa pertanyaan, baik tertutup maupun
terbuka.
Metode pengumpulan data untuk penentuan strategi persiapan penerapan
SMK ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB diawali dengan
wawancara atau diskusi. Diskusi dilakukan kepada pakar, dan informasi yang
terkumpul digunakan untuk menyusun struktur hirarki. Selain melakukan diskusi
kepada pakar, dilakukan juga kaji literatur, hal ini dimaksudkan agar penyusunan
struktur hirarki bisa tersusun dengan baik. Setelah penyusunan struktur hirarki
selesai, maka dibuatlah kuesioner untuk pakar. Kuesioner ini kemudian diisi oleh
lima (5) pakar tersebut untuk melihat tingkat perbandingan pada setiap elemen
yang telah ditetapkan.
Pengolahan dan Analisis Data
Analisis data dilakukan secara kualitatif dan kuantitatif, dan disajikan dalam
bentuk tabel, gambar dan uraian. Metode pengolahan dan analisis data hasil
pengisian kuesioner oleh tenaga pendidik Departemen Manajemen, FEM-IPB
untuk mengetahui keadaan dan hambatan dalam persiapan penerapan sistem
manajemen kualitas di Departemen Manajemen, FEM-IPB adalah menggunakan
tabulasi silang (crosstab). Tabulasi silang (crosstab) merupakan tabel yang
mengorganisir data dalam kelompok atau kategori yang memungkinkan
dilakukannya perbandingan. Kelompok atau kategori ini ditampilkan dalam tabel
dalam bentuk baris dan kolom. Tabulasi silang berguna untuk penelitian yang
berkaitan dengan penentuan hubungan antar variabel atau faktor yang diperoleh
dari data kualitatif (Istijanto 2005).
Dalam prakteknya, pembuatan crosstab dapat juga disertai dengan
penghitungan tingkat keeratan hubungan (asosiasi) antar isi crosstab. Uji statistik
yang sering digunakan untuk mengukur asosiasi pada sebuah crosstab adalah ChiSquare. Hal ini bisa diterapkan untuk menguji ada tidaknya hubungan antara baris
dan kolom.
Metode pengolahan dan analisis data dari hasil penilaian pakar untuk
mengetahui strategi terbaik persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008 di
Departemen Manajemen, FEM-IPB adalah dengan menggunakan metode Proses
Hirarki Analitik (PHA). Pada penelitian ini, pakar diminta untuk membandingkan
tingkat kepentingan dari masing-masing elemen. Membandingkan tingkat
kepentingan tersebut bertujuan untuk mengetahui pembobotan setiap elemen.
7
PHA diperlukan untuk penentuan bobot bagi elemen di satu tingkat yang akan
berpengaruh pada bobot elemen pada tingkat di bawahnya dan pada akhirnya
metode PHA dapat digunakan untuk menghitung bobot pada setiap level untuk
penilaian tujuan seluruhnya. Pada penelitian ini, struktur hirarki yang digunakan
adalah struktur hirarki sederhana, yaitu terdiri dari tiga level. Level pertama
adalah tujuan atau goal yang ingin dicapai, level kedua adalah kriteria, dan level
ketiga adalah alternatif strategi.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Profil Tenaga Pendidik Departemen Manajemen, FEM-IPB
Tenaga pendidik memiliki peran penting bagi Departemen Manajemen,
FEM-IPB untuk melakukan persiapan penerapan sistem manajemen kualitas
(SMK) ISO 9001:2008. Kompetensi yang dimiliki tenaga pendidik dapat
membantu proses persiapan menjadi lebih efektif dan efisien. Tenaga pendidik di
Departemen Manajemen, FEM-IPB mayoritas adalah laki-laki dengan usia antara
34-40 tahun. Hal ini menandakan bahwa tenaga pendidik di Departemen
Manajemen, FEM-IPB tergolong pada usia muda. Kelompok usia muda ini masuk
pada usia produktif dan sangat baik bagi proses persiapan SMK ISO 9001:2008 di
Departemen Manajemen, FEM-IPB, karena masih memiliki semangat yang tinggi
untuk senantiasa melakukan perbaikan secara terus-menerus. Profil tenaga
pendidik di Departemen Manajemen, FEM-IPB dapat dilihat dalam Tabel 3.
Tabel 3 Profil tenaga pendidik Departemen Manajemen, FEM-IPB
Profil
Jenis Kelamin
Usia
Lama Bekerja
Tingkat Pendidikan
Bidang Keahlian
Pengalaman pelatihan ISO
Kategori
Laki-laki
Perempuan
27-33 tahun
34-40 tahun
41-47 tahun
48-54 tahun
55-61 tahun
62-68 tahun
4-9 tahun
10-15 tahun
16-21 tahun
22-27 tahun
28-33 tahun
34-39 tahun
S1
S2
S3
Pemasaran
Keuangan
Produksi Operasi
Sumber Daya Manusia
Sistem Informasi
Sudah
Belum
%
68.0
32.0
12.0
32.0
12.0
20.0
16.0
8.0
36.0
8.0
12.0
16.0
16.0
12.0
0.0
60.0
40.0
32.0
16.0
32.0
16.0
4.0
26.9
73.1
Modus
Laki-laki
34-40 tahun
4-9 tahun
S2
Pemasaran dan
Produksi Operasi
Belum
8
Keinginan Menerapkan SMK ISO 9001:2008 Terkait Usia
Berdasarkan apa yang tersaji pada Tabel 4, mayoritas tenaga pendidik yang
ingin menerapkan SMK ISO 9001:2008 berada pada kelompok usia 34-40 tahun,
yaitu sebesar 20%. Hal ini dapat terjadi karena kelompok usia 34-40 tahun adalah
kelompok mayoritas tenaga pendidik di Departemen Manajemen, FEM-IPB
dengan persentase sebesar 32%. Jika enam kelompok usia yang ada pada Tabel 3
dibagi kedalam dua kategori, yaitu kategori usia muda (27-33 tahun, 34-40 tahun,
41-47 tahun) dan kategori usia tua (48-54 tahun, 55-61 tahun, 62-68 tahun), maka
tidak ada satu pun pada kategori usia muda yang tidak menginginkan menerapkan
SMK ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB. Hal ini menandakan
bahwa kategori usia muda merasa perlu untuk menerapkan SMK ISO 9001:2008.
Adanya SMK ISO 9001:2008 yang diterapkan di Departemen Manajemen, FEMIPB membuat kualitas organisasi menjadi meningkat.
Sementara itu, 50% tenaga pendidik pada kelompok usia 62-68 tahun dan
40% pada kelompok usia 48-54 tahun menyatakan kurang ingin menerapkan SMK
ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB. Hal ini cenderung
membenarkan dugaan awal bahwa adanya keengganan menerapkan SMK ISO
9001:2008 ketika usia tenaga pendidik meningkat.
Tabel 4 Keinginan menerapkan SMK ISO 9001:2008 terkait usia
Usia
27-33 tahun
34-40 tahun
41-47 tahun
48-54 tahun
55-61 tahun
62-68 tahun
Total (%)
Keinginan menerapkan SMK ISO 9001:2008 (%)
Tidak
Kurang
Sangat
Ingin
Ingin
Ingin
Ingin
0.0
0.0
8.0
4.0
0.0
0.0
12.0
20.0
0.0
0.0
4.0
8.0
0.0
8.0
12.0
0.0
0.0
0.0
12.0
4.0
0.0
4.0
0.0
4.0
0.0
12.0
52.0
36.0
Total (%)
Modus
12.0
32.0
12.0
20.0
16.0
8.0
100
Ingin
Terkait dengan usia tenaga pendidik, diduga semakin tinggi usia semakin
ada keengganan untuk menerapkan sesuatu yang baru dalam sistem pengelolaan
pendidikan di Departemen Manajemen, FEM-IPB, dalam hal ini terkait dengan
penerapan SMK ISO 9001:2008. Hasil penelitian menunjukkan bahwa di seluruh
golongan usia tenaga pendidik selalu ada keinginan untuk menerapkan SMK ISO
9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB. Namun, berdasarkan hasil uji
chi-square diperoleh nilai Asymp.Sig sebesar 0.175. Nilai ini lebih besar dari taraf
kesalahan 0.15 berarti bahwa dugaan awal tidak dapat diterima. Hal ini
menunjukkan bahwa tidak ada hubungan yang signifikan antara usia tenaga
pendidik terhadap penilaian tingkat keinginan menerapkan SMK ISO 9001:2008
di Departemen Manajemen, FEM-IPB.
Tenaga pendidik dengan kelompok usia 34-40 tahun rata-rata sudah bekerja
selama 4-9 tahun. Hal ini menandakan bahwa tenaga pendidik di Departemen
Manajemen, FEM-IPB tergolong pada usia muda. Kelompok usia muda ini masuk
pada usia produktif dan sangat baik bagi proses persiapan SMK ISO 9001:2008 di
Departemen Manajemen, FEM-IPB karena masih memiliki semangat yang tinggi
untuk senantiasa melakukan perbaikan secara terus-menerus. Oleh karena itu,
kelompok usia 34-40 tahun lebih menginginkan penerapan SMK ISO 9001:2008
di Departemen Manajemen, FEM-IPB.
9
Kebutuhan Memfasilitasi Pelatihan ISO Terkait Pengalaman Pelatihan ISO
Hasil penelitian menunjukkan apapun pengalaman tenaga pendidik
mengenai pelatihan ISO, mayoritas berpendapat bahwa Departemen Manajemen,
FEM-IPB perlu untuk memfasilitasi pelatihan ISO bagi seluruh anggotanya.
Sebanyak 85% tenaga pendidik yang sudah mendapatkan pengalaman pelatihan
mengenai ISO tetap merasa perlu untuk Departemen Manajemen, FEM-IPB
memberikan pelatihan ISO. Pengalaman mereka dari mengikuti pelatihan
menyatakan bahwa pelatihan ISO sangat penting bagi organisasi untuk
menerapkan SMK ISO 9001:2008. Hanya 15% dari tenaga pendidik yang sudah
mengikuti pelatihan ISO yang menyatakan kurang perlu.
Begitu pun dengan tenaga pendidik yang belum pernah mendapatkan
pengalaman pelatihan mengenai ISO, hanya 16% yang menyatakan Departemen
Manajemen, FEM-IPB kurang perlu memfasilitasi pelatihan ISO bagi seluruh
anggotanya. Secara kesuluruhan tenaga pendidik, hanya 15.4% yang berpendapat
kurang perlu. Hal ini menandakan bahwa tingkat keperluan Departemen
Manajemen, FEM-IPB untuk memfasilitasi pelatihan mengenai ISO sangat tinggi.
Tabel 5 Kebutuhan memfasilitasi pelatihan ISO terkait pengalaman pelatihan ISO
Pengalaman
pelatihan
ISO
Sudah
Belum
Total (%)
Kebutuhan memfasilitasi pelatihan ISO (%)
Tidak
Kurang
Sangat
Perlu
Perlu
Perlu
Perlu
0.0
3.8
11.5
11.5
0.0
11.5
46.2
15.4
0.0
15.4
57.7
26.9
Total (%)
Modus
26.9
73.1
100
Perlu
Dugaan awal dilakukan uji keterkaitan adalah pengalaman tenaga pendidik
mengikuti pelatihan ISO berpengaruh terhadap penilaian tingkat kebutuhan
Departetemen Manajemen, FEM-IPB memfasilitasi pelatihan ISO. Berdasarkan
hasil uji chi-square diperoleh nilai Asymp.Sig sebesar 0.528. Nilai ini lebih besar
dari taraf kesalahan 0.15 berarti bahwa dugaan awal tidak benar. Hal ini
menunjukkan bahwa tidak ada hubungan yang signifikan antara pengalaman
pelatihan ISO tenaga pendidik terhadap penilaian tingkat keperluan Departemen
Manajemen, FEM-IPB memfasilitasi pelatihan ISO bagi seluruh anggotanya.
Pelatihan ISO ini sangat penting untuk membangun pemahaman dan
pengetahuan bagi seluruh anggota organisasi. Pelatihan ISO akan memberikan
gambaran mengenai manfaat dari menerapkan SMK ISO 9001:2008, hal-hal yang
harus dilakukan ketika menerapkan SMK ISO 9001:2008, persyaratan-persyaratan
untuk menerapkan SMK ISO 9001:2008, dokumen yang harus disiapkan, dan lain
sebagainya. Departemen Manajemen, FEM-IPB dapat memanfaatkan tenaga ahli
internal yang dimiliki untuk memberikan pelatihan mengenai ISO. Hal ini dapat
menekan biaya yang harus dikeluarkan jika dibandingkan dengan mengundang
pihak eksternal untuk memberikan pelatihan mengenai ISO.
Kebutuhan Membentuk Tim Khusus ISO Terkait Pengalaman Pelatihan ISO
Hasil penelitian menunjukkan bahwa apapun pengalaman tenaga pendidik
mengenai pelatihan ISO, mayoritas berpendapat bahwa Departemen Manajemen,
FEM-IPB perlu untuk membentuk Tim Khusus ISO. Tenaga pendidik yang telah
memiliki pengalaman mengikuti pelatihan ISO tidak ada yang bependapat bahwa
Departemen Manajemen, FEM-IPB tidak perlu atau kurang perlu untuk
10
membentuk Tim Khusus ISO. Hal ini mengindikasikan, pengalaman pelatihan
ISO yang mereka miliki menyebutkan bahwa perlu dan sangat perlu bagi sebuah
organisasi yang ingin menerapkan SMK ISO 9001:2008 untuk membentuk Tim
Khusus ISO.
Tabel 6 Kebutuhan membentuk Tim Khusus terkait pengalaman pelatihan ISO
Pengalaman
pelatihan
ISO
Sudah
Belum
Total (%)
Kebutuhan membentuk Tim Khusus ISO (%)
Tidak
Kurang
Sangat
Perlu
Perlu
Perlu
Perlu
0.0
0.0
19.2
7.7
3.8
3.8
46.2
19.2
3.8
3.8
65.4
26.9
Total (%)
Modus
26.9
73.1
100
Perlu
Terkait pengalaman tenaga pendidik mengikuti pelatihan ISO, diduga
pengalaman ini berpengaruh terhadap penilaian tingkat kebutuhan Departemen
Manajemen, FEM-IPB untuk membentuk Tim Khusus ISO. Berdasarkan hasil uji
chi-square diperoleh nilai Asymp.Sig sebesar 0.849. Nilai ini lebih besar dari 0.15
berarti bahwa dugaan awal ditolak. Hal ini menunjukkan bahwa tidak ada
hubungan yang signifikan antara pengalaman pelatihan ISO tenaga pendidik
terhadap penilaian tingkat keperluan Departemen Manajemen, FEM-IPB
membentuk Tim Khusus ISO.
Tim Khusus ISO bertanggung jawab atas proses persiapan penerapan SMK
ISO 9001:2008. Departemen Manajemen, FEM-IPB dapat membentuk Tim
Khusus ISO yang beranggotakan tenaga pendidik yang memiliki komitmen tinggi
akan penerapan SMK ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB.
Selanjutnya, Tim Khusus ISO akan membentuk tugas pokok yang harus
dijalankan agar proses persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008 di Departemen
Manajemen, FEM-IPB dapat berjalan secara efektif dan efisien.
Kebutuhan Belajar ke Unit Lain Terkait Pengalaman Pelatihan ISO
Hasil penelitian menunjukkan, mayoritas tenaga pendidik yang sudah
mengiktui pelatihan ISO menyatakan bahwa perlu bagi Departemen Manajemen,
FEM-IPB untuk belajar ke unit kerja lain yang sudah mendapatkan ISO.
Begitupun dengan tenaga pendidik yang belum pernah mengikuti pelatihan ISO,
mayoritas menyatakan bahwa perlu untuk nelajar ke unit kerja lain. Secara
keseluruhan, lebih dari 50% tenaga pendidik menyatakan perlu dan sangat perlu
bagi Departemen Manajemen, FEM-IPB untuk belajar ke unit kerja lain yang
sudah ISO.
Tabel 7 Kebutuhan belajar ke unit lain terkait pengalaman pelatihan ISO
Pengalaman
pelatihan
ISO
Sudah
Belum
Total (%)
Kebutuhan belajar ke unit kerja lain ISO (%)
Tidak
Kurang
Sangat
Perlu
Perlu
Perlu
Perlu
0.0
3.8
19.2
3.8
3.8
11.5
30.8
26.9
3.8
15.4
50.0
30.8
Total (%)
Modus
26.9
73.1
100
Perlu
Uji keterkaitan antara pengalaman pelatihan ISO dengan kebutuhan belajar
ke unit kerja lain dilakukan karena diduga pengalaman tenaga pendidik mengikuti
pelatihan ISO berpengaruh terhadap penilaian tingkat kebutuhan Departemen
11
Manajemen, FEM-IPB belajar ke unit kerja lain yang sudah mendapatkan
sertifikat ISO. Berdasarkan hasil uji chi-square diperoleh nilai Asymp.Sig sebesar
0.552. Nilai ini lebih besar dari taraf kesalahan 0.15 berarti bahwa dugaan awal
tidak benar. Hal ini menunjukkan bahwa tidak ada hubungan yang signifikan
antara pengalaman pelatihan ISO tenaga pendidik terhadap penilaian tingkat
keperluan Departemen Manajemen, FEM-IPB belajar ke unit kerja lain yang
sudah mendapatkan sertifikasi ISO.
Belajar ke unit kerja lain atau lebih spesifik departemen lain yang sudah
mendapatkan sertifikat ISO akan banyak membantu Departemen Manajemen,
FEM-IPB dalam persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008, karena proses bisnis
yang dijalankan memiliki banyak kesamaan. Departemen Manajemen, FEM-IPB
dapat mengirimkan Tim Khusus ISO yang dibentuk untuk mengunjungi dan
mempelajari segala hal yang berkaitan dengan persiapan ISO di departemen lain
yang sudah mendapatkan sertifikasi ISO. Hasil observasi Tim Khusus ISO ke
departemen lain selanjutnya dipahami lebih dalam sebelum diterapkan.
Kebutuhan Mengundang Konsultan Terkait Bidang Keahlian
Hasil penelitian menunjukkan mayoritas tenaga pendidik dengan apapun
bidang keahliannya, kecuali Produksi Operasi, berpendapat bahwa Departemen
Manajemen, FEM-IPB perlu untuk mengundang konsultan. Mayoritas tenaga
pendidik dengan bidang keahlian Produksi Operasi berpendapat bahwa
Departemen Manajemen, FEM-IPB kurang perlu untuk mengundang konsultan.
Hal ini dapat terjadi karena tenaga pendidik dengan bidang keahlian Produksi
Operasi merasa Departemen Manajemen, FEM-IPB memiliki tenaga ahli internal
yang dapat membantu selama proses persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008.
Tenaga ahli internal yang dimiliki oleh Departemen Manajemen, FEM-IPB dapat
dipertimbangkan sebelum mengambil keputusan untuk mengundang konsultan.
Tabel 8 Kebutuhan mengundang konsultan terkait bidang keahlian
Kebutuhan mengundang konsultan (%)
Tidak
Kurang
Sangat
Perlu
Perlu
Perlu
Perlu
Pemasaran
0.0
4.0
20.0
8.0
Keuangan
4.0
0.0
8.0
4.0
PO
4.0
16.0
12.0
0.0
SDM
0.0
0.0
16.0
0.0
SI
0.0
0.0
4.0
0.0
Total (%)
8.0
20.0
60.0
12.0
Keterangan : PO=Produksi Operasi; SI= Sistem Informasi
Bidang
Keahlian
Total (%)
Modus
32.0
16.0
32.0
16.0
4.0
100
Perlu
Dugaan awal dilakukan uji keterkaitan adalah ada hubungan antara bidang
keahlian tenaga pendidik terhadap penilaian tingkat kebutuhan Departemen
Manajemen, FEM-IPB mengundang konsultan. Berdasarkan hasil uji chi-square
diperoleh nilai Asymp.Sig sebesar 0.324. Nilai ini lebih besar dari taraf kesalahan
0.15 berarti dugaan awal tidak benar. Hal ini menunjukkan bahwa tidak ada
hubungan yang signifikan antara bidang keahlian tenaga pendidik terhadap
penilaian tingkat keperluan Departemen Manajemen, FEM-IPB mengundang
konsultan untuk mendampingi proses persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008.
12
Mengundang konsultan memiliki beberapa keuntungan, diantaranya adalah
proses persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen,
FEM-IPB dapat berjalan dengan baik karena konsultan sangat memahami
mengenai ISO, tugas tenaga pendidik lebih ringan karena proses persiapan
sepenuhnya dibantu oleh konsultan, dan proses sertifikasi relatif lebih mudah
karena beberapa konsultan memiliki pengalaman dengan badan sertifikasi.
Analisis Hubungan antar-Variabel Substansi Persiapan Penerapan
SMK ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB
Hubungan antara Keinginan Menerapkan ISO 9001:2008 dengan Kebutuhan
Memfasilitasi Pelatihan ISO
Hasil penelitian menunjukkan bahwa tingkat keperluan Departemen
Manajemen, FEM-IPB memfasilitasi pelatihan ISO meningkat seiring dengan
meningkatnya keinginan untuk menerapkan SMK ISO 9001:2008 di Departemen
Manajemen, FEM-IPB. Terdapat hubungan yang positif diantara kedua variabel
tersebut. Hal ini berarti jika Departemen Manajemen, FEM-IPB ingin menerapkan
SMK ISO 9001:2008, maka Departemen Manajamen, FEM-IPB perlu untuk
memfasilitasi pelatihan ISO bagi seluruh anggota organisasinya.
Tabel 9 Kebutuhan memfasilitasi pelatihan terkait keinginan menerapkan ISO
Kebutuhan memfasilitasi pelatihan ISO (%)
Keinginan
menerapkan
Tidak
Kurang
Sangat
Perlu
ISO
Perlu
Perlu
Perlu
Tidak Ingin
0.0
0.0
0.0
0.0
Kurang Ingin
0.0
7.7
3.8
0.0
Ingin
0.0
7.7
34.6
11.5
Sangat Ingin
0.0
0.0
19.2
15.4
Total
0.0
15.4
57.7
26.9
** signifikan pada taraf 10%
Total (%)
Modus
0.0
11.5
53.8
34.6
100
Perlu**
Terkait keinginan menerapkan SMK ISO 9001:2008, diduga semakin ingin
menerapkan SMK ISO 9001:2008 maka semakin perlu Departemen Manajemen,
FEM-IPB memfasilitasi pelatihan ISO. Berdasarkan hasil uji chi-square diperoleh
nilai Asymp.Sig sebesar 0.063. Nilai ini masih lebih kecil dari taraf kesalahan 0.15
menunjukkan dugaan awal dapat diterima. Hal ini berarti bahwa terdapat
hubungan yang cukup signifikan antara tingkat keperluan Departemen Manajemen,
FEM-IPB memfasilitasi pelatihan ISO dengan keinginan menerapkan SMK ISO
9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB, walaupun hubungan ini tidak
terlalu erat kaitannya.
Pelatihan ISO ini memiliki beberapa manfaat, diantaranya: (1) mampu
menuangkan kebijakan-kebijakan dalam dokumen SMK ISO 9001:2008, (2)
mampu merencanakan langkah-langkah implementasi, pengembangan sistem, dan
strategi peningkatan kualitas yang berkesinambungan berdasarkan persyaratan
SMK ISO 9001:2008, (3) mampu mengidentifikasi sumber daya dan kemampuan
yang dibutuhkan untuk menerapkan SMK ISO 9001:2008, (4) mampu bekerja
sama dan mendukung wakil manajemen dalam mensosialisasikan prinsip kualitas
yang tertuang dalam kebijakan kualitas organisasi, (5) mampu memberi saran atau
13
pilihan terhadap sumber daya organisasi yang ada dalam menerapkan SMK ISO
9001:2008, (6) mampu memberi saran atau pilihan kepada organisasi untuk
senantiasa mengevaluasi sistem kualitas organisasi (BMD Street Consulting 2012)
Hubungan antara Kebutuhan Membentuk Tim Khusus ISO dengan Metode
Persiapan ISO
Hasil penelitian menunjukkan bahwa 90% tenaga pendidik yang memilih
metode persiapan ISO oleh semua anggota (full participation) tetap berpendapat
bahwa Departemen Manajemen, FEM-IPB perlu untuk membentuk Tim Khusus
ISO. Hal ini mengindikasikan bahwa membentuk Tim Khusus ISO memiliki
tingkat keperluan yang tinggi.
Tabel 10 Kebutuhan membentuk Tim Khusus ISO terkait metode persiapan
Metode persiapan
ISO
Oleh Tim Khusus
Oleh semua anggota
Total
Kebutuhan membentuk Tim Khusus ISO (%)
Tidak
Kurang
Sangat
Perlu
Perlu
Perlu
Perlu
3.8
0.0
46.2
11.5
0.0
3.8
19.2
15.4
3.8
3.8
65.4
26.9
Total (%)
Modus
61.5
38.5
100
Perlu
Dilakukan uji keterkaitan antara kedua variabel ini karena diduga ada
hubungan diantaranya keduanya. Hipotesis awalnya adalah Departemen
Manajemen, FEM-IPB perlu membentuk Tim Khusus ISO karena metode
persiapan yang dipilih adalah oleh Tim Khusus (limited participation).
Berdasarkan hasil uji chi-square diperoleh nilai Asymp.Sig sebesar 0.279. Nilai ini
lebih besar dari taraf kesalahan 0.15 berarti bahwa hipotesis awal tidak dapat
diterima. Hal ini menunjukkan tidak ada hubungan yang signifikan antara tingkat
keperluan Departemen Manajemen, FEM-IPB membentuk Tim Khusus ISO
dengan metode persiapan yang dipilih. Hal ini berarti perlu atau tidaknya
Departemen Manajemen, FEM-IPB membentuk Tim Khusus ISO tidak
dipengaruhi oleh metode persiapan yang dipilih.
Tim Khusus ISO memiliki peran sentral dalam proses persiapan penerapan
SMK ISO 9001:2008. Tanpa mengabaikan keterlibatan seluruh anggota organisasi,
Tim Khusus ISO dengan kebijaksanaan, komitmen, dan ketegasan yang dimiliki
mampu memberikan komando untuk seluruh level organisasi untuk tetap fokus
dan berkomitmen penuh dalam proses persiapan ini. Oleh karena itu, sangat
penting bagi Departemen Manajemen, FEM-IPB untuk membentuk Tim Khusus
ISO. Tim Khusus ISO sebaiknya diisi oleh orang-orang yang paling memahami
keseluruhan proses dan paling disegani oleh anggota organisasi yang lain. Hal ini
untuk memastikan komunikasi berjalan dengan lancar dan saran perbaikan
didengar dan dilaksanakan.
Hubungan antara Keinginan Menerapkan ISO 9001:2008 dengan Kebutuhan
Mengundang Konsultan
Hasil penelitian menunjukkan bahwa tenaga pendidik yang kurang ingin
menerapkan SMK ISO 9001:2008, sebesar 66% menyatakan kurang perlu untuk
Departemen Manajemen, FEM-IPB melibatkan konsultan. Sementara itu, tenaga
pendidik yang menginginkan untuk menerapkan SMK ISO 9001:2008, sebesar
64% menyatakan perlu untuk Departemen Manajemen, FEM-IPB melibatkan
14
konsultan dalam proses persiapan dan tenaga pendidik yang sangat ingin
menerapkan SMK ISO 9001:2008, sebesar 88% menyatakan perlu untuk
mengundang konsultan. Hal ini mengindikasikan adanya hubungan yang positif
antara keinginan menerapkan SMK ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen,
FEM-IPB dengan tingkat keperluan mengundang konsultan.
Tabel 11 Kebutuhan mengundang konsultan terkait keinginan menerapkan ISO
Kebutuhan mengundang konsultan (%)
Keinginan
menerapkan
Tidak
Kurang
Sangat
Perlu
ISO
Perlu
Perlu
Perlu
Tidak Ingin
0.0
0.0
0.0
0.0
Kurang Ingin
3.8
3.8
3.8
0.0
Ingin
3.8
15.4
34.6
0.0
Sangat Ingin
0.0
3.8
19.2
11.5
Total
7.7
23.1
57.7
11.5
*signifikan pada taraf 15%
Total (%)
Modus
0.0
11.5
53.8
34.6
100
Perlu*
Terkait kebutuhan mengundang konsultan, diduga semakin ingin
Departemen Manajemen, FEM-IPB menerapkan SMK ISO 9001:2008 maka
semakin perlu untuk mengundang konsultan. Berdasarkan hasil uji chi-square
diperoleh nilai Asymp.Sig sebesar 0.11. Nilai ini masih lebih kecil dari taraf
kesalahan 0.15 berarti bahwa dugaan awal dapat diterima. Hal ini menunjukkan
terdapat hubungan yang cukup signifikan antara tingkat keperluan Departemen
Manajemen, FEM-IPB mengundang konsultan untuk mendampingi proses
persiapan dengan keinginan menerapkan SMK ISO 9001:2008. Nilai Asymp.Sig
sebesar 0.11 menandakan hubungan diantara kedua variabel tidak terlalu erat
kaitannya. Hal ini bisa dikatakan bahwa ada pengaruh dari keinginan menerapkan
ISO terhadap tingkat keperluan mengundang konsultan.
Sebelum Departemen Manajemen, FEM-IPB memutuskan untuk
mengundang konsultan, sebaiknya dipahami terlebih dahulu bagaimana kriteria
konsultan yang baik. Konsultan ISO adalah orang atau lembaga yang memberikan
bantuan teknis mengenai persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008. Konsultan
ISO yang baik harusnya tidak hanya memberikan panduan yang bersifat
administratif tetapi tidak dapat membantu mengatasi kendala yang terjadi sebelum
dan selama penerapan SMK ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEMIPB. Konsultan ISO harus dapat memastikan bahwa organisasi tidak hanya
mendapatkan sertifikasi SMK ISO 9001:2008. Lebih penting dari itu, konsultan
ISO harus menjamin bahwa penerapan SMK ISO 9001:2008 juga memberikan
manfaat untuk perbaikan, bukan sekedar kesuksesan sertifikasi.
Hubungan antara Waktu yang Dibutuhkan untuk Melakukan Persiapan
dengan Jumlah Pertemuan yang Harus Dilakukan Tim Khusus ISO
Hasil penelitian menunjukkan bahwa mayoritas tenaga pendidik
menginginkan Tim Khusus ISO melakukan pertemuan rutin mingguan agar proses
persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB
dapat dilakukan dalam waktu 6-9 bulan. Pertemuan rutin ini harus segera
dijadwalkan setelah Tim Khusus ISO terbentuk agar segala informasi yang ingin
disampaikan dapat diterima dengan baik oleh seluruh anggota organisasi.
15
Pertemuan rutin mingguan diharapkan dapat memenuhi target agar proses
persiapan dapat selesai dalam waktu kurang dari sembilan (9) bulan.
Tabel 12 Jumlah pertemuan tim khusus terkait waktu yang untuk persiapan
Jumlah pertemuan Tim Khusus persiapan ISO
Satu
Satu
Lebih dari
Setiap
minggu >
minggu
1 minggu
hari
2 kali
sekali
sekali
3-6 bulan
0.0
0.0
8.7
0.0
6-9 bulan
0.0
17.4
17.4
0.0
9-12 bulan
0.0
0.0
8.7
4.3
12-15 bulan
0.0
0.0
4.3
17.4
15-18 bulan
0.0
0.0
8.7
0.0
Lainnya
0.0
8.7
4.3
0.0
Total
0.0
21.7
65.2
13.0
**signifikan pada taraf 10%
Waktu yang
dibutuhkan untuk
persiapan ISO
Total (%)
Modus
8.7
34.8
13.0
21.7
8.7
13.0
100
satu
minggu
sekali**
Terkait jumlah pertemuan yang harus dilakukan Tim Khusus ISO, diduga
semakin sering frekuensi pertemuan Tim Khusus ISO maka semakin cepat waktu
yang dibutuhkan untuk melakukan persiapan. Berdasarkan hasil uji chi-square
diperoleh nilai Asymp.Sig sebesar 0.085. Nilai ini masih lebih kecil dari taraf
kesalahan 0.15 berarti bahwa dugaan awal dapat diterima. Hal ini menunjukkan
terdapat hubungan yang cukup signifikan antara jumlah pertemuan yang harus
dilakukan Tim Khusus ISO dengan waktu yang dibutuhkan untuk melakukan
persiapan ISO. Hubungan ini menyatakan bahwa waktu yang dibutuhkan untuk
melakukan persiapan cukup dipengaruhi oleh jumlah pertemuan yang dilakukan
oleh Tim Khusus ISO.
Hubungan antara Arahan dan Motivasi dari Pimpinan Departemen
Manajemen dengan Jumlah Pertemuan yang Sudah Dilakukan
Berdasarkan hasil penelitian, Pimpinan Departemen, FEM-IPB memberikan
arahan dan motivasi kepada seluruh anggota organisasi tentang pentingnya
menerapkan SMK ISO 9001:2008 hanya ketika rapat dilakukan. Oleh karena itu,
mayoritas tenaga pendidik berpendapat bahwa pimpinan Departemen Manajemen,
FEM-IPB jarang memberikan arahan dan motivasi karena mereka tidak pernah
mengikuti rapat yang dilakukan.
Tabel 13 Arahan dan Motivasi dari Pimpinan Departemen Manajemen terkait
jumlah rapat yang sudah dilakukan
Arahan dan motivasi dari pimpinan tentang
Jumlah rapat
pentingnya menerapkan ISO
membahas
persiapan
Tidak
Jarang
Pernah
Sering
ISO
Pernah
Tidak Pernah
26.1
34.8
4.3
0.0
1-2 kali
4.3
17.4
4.3
0.0
3-4 kali
0.0
0.0
8.7
0.0
5-6 kali
0.0
0.0
0.0
0.0
7-8 kali
0.0
0.0
0.0
0.0
> 8 kali
0.0
0.0
0.0
0.0
Total
30.4
52.2
17.4
0.0
*signifikan pada taraf 5%
Total (%)
Modus
65.2
26.1
8.7
0.0
0.0
0.0
100
Jarang***
16
Dapat dilihat pada Tabel 13, tenaga pendidik yang mengkuti rapat sebanyak
1-2 kali, sebanyak 83% berpendapat bahwa pimpinan Departemen Manajemen,
FEM-IPB masih jarang dan tidak pernah dalam melakukan arahan dan motivasi.
Sedangkan, tenaga pendidik yang tidak pernah mengikuti rapat, sebanyak 93%
berpendapat bahwa pimpinan masih jarang dan tidak pernah dalam melakukan
arahan dan motivasi tentang pentingnya menerapkan SMK ISO 9001:2008. Hal
ini menujukkan semakin rendah frekuensi rapat dilakukan maka semakin jarang
pimpinan Departemen Manajemen, FEM-IPB melakukan arahan dan motivasi
tentang pentingnya menerapkan SMK ISO 9001:2008.
Uji keterkaitan antara dua variabel ini dilakukan karena diduga ada
hubungan diantara keduanya, semakin rendah jumlah pertemuan yang sudah
dilakukan maka semakin jarang pimpinan Departemen Manajemen, FEM-IPB
melakukan arahan dan motivasi kepada seluruh anggota organisasi tentang
pentingnya menerapkan SMK ISO 9001:2008. Berdasarkan hasil uji chi-square
diperoleh nilai Asymp.Sig sebesar 0.021. Nilai ini lebih kecil dari taraf kesalahan
0.15 menunjukkan bahwa terdapat hubungan yang signifikan antara arahan dan
motivasi dari Pimpinan Departemen Manajemen, FEM-IPB tentang pentingnya
menerapkan ISO dengan jumlah rapat yang sudah dilakukan. Hal ini berarti
arahan dan motivasi yang dilakukan oleh Pimpinan Departemen Manajemen,
FEM-IPB dipengaruhi oleh jumlah rapat yang dilakukan.
Arahan dan motivasi dari Pimpinan Departemen Manajemen, FEM-IPB
dapat ditingkatkan dengan lebih sering mengadakan rapat. Hal ini selaras dengan
jumlah pertemuan yang diinginkan, yaitu satu minggu sekali. Sehingga,
pertemuan rutin mingguan ini akan sebanding dengan meningkatknya komitmen
manajemen puncak dalam memberikan arahan dan motivasi kepada seluruh
anggota organisasi. Rapat merupakan media yang cukup tepat untuk
menyampaikan arahan dan motivasi mengenai pentingnya menerapkan SMK ISO
9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB.
Permasalahan Persiapan Penerapan SMK ISO 9001:2008
di Departemen Manajemen, FEM-IPB
Komitmen Manajemen Puncak
Departemen Manajemen, FEM-IPB berkeinginan untuk meningkatkan
kualitas penyelenggaraan pendidikannya. Sistem manajemen kualitas ISO
9001:2008 dipilih sebagai metode peningkatan kualitas. Keinginan Departemen
M