PSI : Rancang Bangun Sistem Informasi Administrasi Akademik pada SMA Negeri 15 Surabaya.

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI

ADMINISTRASI AKADEMIK

PADA SMA NEGERI 15 SURABAYA

PROYEK SISTEM INFORMASI

Nama

: RIKA SAPUTRI

NIM

: 08.39010.0008

Program

: DIII (Diploma Tiga)

Jurusan

: Manajemen Informatika

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER

SURABAYA

ABSTRAK ... v

KATA PENGANTAR ... vi

DAFTAR ISI ... viii

DAFTAR TABEL ... xi

DAFTAR GAMBAR ... xii

DAFTAR LAMPIRAN ... xvi

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 3

1.3 Batasan Masalah ... 3

1.4 Tujuan ... 4

1.5 Manfaat ... 4

1.6 Sistematika Penulisan ... 5

BAB II HASI SURVEY ... 7

2.1 Gambaran Umum SMA Negeri 15 Surabaya ... 7

2.2 Struktur Organisasi SMA Negeri 15 Surabaya ... 10

2.3 Deskripsi Tugas SMA Negeri 15 Surabaya... 11

2.4 Analisis Sistem yang sedang Berjalan ... 13

2.5 Dokumen Input/Output yang sedang Digunakan ... 23

BAB III LANDASAN TEORI ... 25

Halaman

3.2 Definisi Belajar ... 25

3.3 Analisa Sistem Informasi ... 26

3.4 Konsep Dasar Sistem ... 27

3.5 Akademik ... 28

3.6 Data dan Informasi ... 29

3.7 Interaksi Manusia dan Komputer ... 30

3.8 Analisis dan Perancangan Sistem ... 32

3.8.1 ERD ... 32

3.8.2 DFD... ... 33

3.9 Database ... 35

3.10 Sistem Basis Data ... 35

3.11 Database Management System ... 36

3.12 Microsoft Visual Studio 2005 ... 37

3.13 Microsoft Office Visio 2003 ... 38

BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM ... 40

4.1 Menganalisis Sistem ... 40

4.2 Desain Sistem ... 41

4.2.1 System Flow ... 41

4.2.2 Data Flow Diagram... ... 49

4.2.3 Desain Database... ... 55

4.2.4 Struktur Tabel... ... 58

4.2.5 Desain Antar Muka ( Input/Output )... ... 63

5.2 Cara Setup Program ... 76

5.3 Penjelasan Pemakaian Program ... 80

BAB VI PENUTUP... 103

6.1 Kesimpulan ... 103

6.2 Saran ... 104

DAFTAR PUSTAKA ... 105

BAB I PENDAHULUAN

1.1Latar Belakang Masalah

Pesatnya perkembangan teknologi informasi saat ini sangat mempengaruhi berbagai bidang termasuk salah satunya bidang pendidikan. Pemanfaatan teknologi pada dunia pendidikan akan sangat membantu dalam peningkatan kualitas dunia pendidikan itu sendiri, dimana dunia pendidikan saat ini dituntut untuk memberikan informasi yang cepat dan akurat.

Semakin banyaknya lembaga pendidikan swasta setingkat SMA maka pihak sekolah dituntut untuk bersaing secara sehat dengan lembaga pendidikan lain untuk mendapat perhatian dari siswa untuk menuntut ilmu di sekolah tersebut, demikian juga yang dilakukan oleh SMA Negeri 15 Surabaya.

Semakin banyaknya siswa-siswi yang menuntut ilmu di SMA Negeri 15 Surabaya dan data yang diproses masih secara manual dan kurang teratur dimana data yang terpencar-pencar serta informasi yang dibutuhkan tidak dapat diperoleh dengan cepat sehingga pengolahan data yang berhubungan dengan proses pengolahan nilai dan absensi, menyebabkan pembuatan rekapitulasi absensi hingga penulisan rapor menemui berbagai kendala seperti data yang kurang valid sehingga diperlukan banyak perubahan, waktu yang lama, dan lain sebagainya. Hal ini sangat mempengaruhi proses belajar- mengajar yang terjadi disekolah sehingga banyak jam pelajaran yang kosong karena pihak pengajar sedang melakukan rekapitulasi nilai, atau rekapitulasi absensi. Wali kelas sebagai orang yang bertanggung jawab dalam mengawasi mutu akademik siswa sesuai dengan

kelas yang ditangani, mempunyai kesulitan dalam mendapatkan data yang valid secara cepat, sehingga diperlukan waktu yang cukup lama untuk mengumpulkan data, serta menuliskannya kembali pada rapor semester sebelum sebagai laporan akademik kepada orangtua atau wali murid siswa. Untuk mempermudah proses pengolahan data dan absensi menjadi sampai menjadi rapor tanpa membutuhkan waktu dan kendala seperti yang ditemukan pada proses sebelumnya, maka dibutuhkan suatu Sistem informasi penilaian secara online yang terintegrasi dengan modul pengolahan absensi serta pengolahan nilai sehingga mempermudah proses rekapitulasiitulasi hingga pengadaan data. Selain itu dengan adanya sistem informasi penilaian secara online yang telah terintegrasi, walikelas, guru, dan tata usaha mendapat kemudahan untuk menyimpan serta mengolah data nilai dan absensi hingga mempermudah dalam proses memasukkan data nilai siswa per mata pelajaran dan proses pembuatan rekapitulasiitulasi absensi bagi tata usaha, hingga pencetakan rapor oleh walikelas.

Untuk membuat sistem informasi penilaian secara online dan absensi yang terintegrasi dengan baik, maka informasi yang dihasilkan harus tepat dan akurat serta data-data yang diperlukan berada di satu tempat (terpusat), sehingga pada saat mengolah data menjadi informasi tidak terjadi kesalahan, misalnya : data

yang dimasukkan tidak valid, data yang dimasukkan tidak lengkap, dll. Dan dalam

pembuatan sistem informasi akademik, cara manual dirasakan sangat tidak efisien sehingga diperlukan cara lain dalam pembuatannya, yaitu menggunakan metode komputerisasi.

3

1.2Perumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang permasalahan, maka secara garis besar rumusan permasalahan yang terdapat dalam tugas akhir ini yaitu bagaimana merancang dan membuat sistem informasi adminsitrasi akademik yang sebelumnya masih terpisah agar terintegrasi menjadi satu pada absensi siswa, penilaian siswa dan penjadwalan serta dapat menghasilkan laporan yang sesuai kebutuhan dan mudah diterapkan sehingga mampu diterima oleh pengguna?

1.3Batasan Masalah

Dalam pembuatan sistem ini kami memberikan batasan-batasan permasalahan sebagai berikut :

1. Subsistem Sistem Informasi Akademik yang dibahasa meliputi :

• Maintenance data siswa dan kelas yang teintegrasi dengan sistem

informasi administrasi alokasi kelas dan registrasi beserta pendaftaran siswa pada SMA Negeri 15 Surabaya.

• Maintenance data guru dan mata pelajaran.

• Penjadwalan kelas terhadap guru

• Rekapitulasiitulasi absensi Guru dan Siswa.

• Proses nilai ujian (Ulangan Subyektif, Ulangan Obyektif, Tryout,

Ulangan BBS).

• Rekapitulasi nilai siswa per matapelajaran yang nanti diserahkan ke

wali kelas untuk dimasukkan ke dalam rapor siswa.

2. Sistem ini tidak membahas mengenai keamanan data dan jaringan.

4. Standarisasi mutu pendidikan mengikuti pola pembelajaran kurikulum pada SMA Negeri 15 Surabaya.

5. Aplikasi web hanya terfokus pada inputan penilaian siswa yang dilakukan

oleh guru, sedang aplikasi desktop terfokus pada penjadwalan, absensi siswa dan absensi guru.

1.4Tujuan

Berdasarkan dari perumusan masalah di atas maka dari pembuatan sistem ini yaitu merancang dan membuat sistem informasi adminsitrasi akademik yang sebelumnya masih terpisah agar terintegrasi menjadi satu pada absensi siswa, penilaian siswa dan penjadwalan serta dapat menghasilkan laporan yang sesuai kebutuhan dan mudah diterapkan sehingga mampu diterima oleh pengguna.

1.5Manfaat

Sistem Informasi Administrasi Akademik dapat dimanfaatkan oleh pengguna. Pengguna tersebut antara lain:

a. Kepala sekolah

Bagi kepala sekolah bermanfaat mengetahui laporan-laporan yang nantinya akan dihasilkan oleh sistem informasi ini.

b. Tata usaha

Bagi tata usaha bermanfaat untuk melakukan maintenance terhadap pendataan serta mempercepat proses penjadwalan untuk guru,absensi guru, dan absensi siswa perhari.

5

c. Guru

Bagi guru bermanfaat untuk melakukan maintenance terhadap pendataan nilai

untuk siswa yang dilakukan secara online.

d. Siswa

Bagi mahasiswa bermanfaat untuk mengetahui informasi absensi dan nilai untuk setiap mata pelajaran dengan melihat hasil rekapitulasi nilai siswa per mata pelajaran yang sudah dimasukkan ke dalam rapor masing-masing.

1.6Sistematika Penulisan

Untuk memudahkan di dalam memahami permasalahan dan pembahasannya, maka penulisan Laporan Proyek Sistem Informasi ini dibuat dengan sistematika sebagai berikut

BAB I PENDAHULUAN

Dalam bab ini di bahas tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan dari sistem, yang akan di buat dan sistematika penulisan.

BAB II HASIL SURVEY

Bab kedua menjelaskan mengenai identitas perusahaan, meliputi sejarah berdirinya perusahaan, dasar sistem yang telah diterapkan pada perusahaan, serta struktur organisasi perusahaan tersebut.

BAB III LANDASAN TEORI

Dalam bab ini di bahas tentang teori-teori yang berkaitan dalam penyelesaian masalah serta teori yang mendukung dalam pembuatan sistem.

Teori-teori tersebut antara lain : Pembelajaran, Definisi Belajar, Analisa Sistem Informasi, Konsep Dasar Sistem, Akademik, Biro Akademik, Data dan Informasi, Interaksi Manusia dan Komputer, dan Aplikasi Web.

BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM

Bab ini dibahas mengenai metode-metode penelitian yang digunakan dalam membangun sistem dan bagaimana perancangan sistem dibuat, dalam bentuk

sistem flow, data flow diagram, diagram berjenjang, entity relationship

diagram, struktur tabel, dan rancangan input dan output.

BAB V IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN SISTEM

Dalam bab ini di bahas tentang kebutuhan hardware dan software, instalasi

program, penggunaan program, dan evaluasi dari implementasi program yang telah di buat.

BAB VI PENUTUP

Bab ini berisi mengenai kesimpulan dan saran yang diharapkan dapat bermanfaat untuk pembaca laporan sistem informasi penjadwalan,absensi guru dan absensi siswa serta sistem penilaian yang telah dibangun ini. Kesimpulan yang dihasilkan didapat berdasarkan hasil evaluasi dari sistem yang telah dibuat dan diterapkan. Saran yang diberikan lebih mengacu dalam hal pengembangan

sistem, baik dalam pemrograman yang masih dalam cakupan aplikasi desktop,

aplikasi web, atau aplikasi mobile. saran yang diperoleh dari akibat logis

BAB II HASIL SURVEY

2.1Gambaran Umum Perusahaan

2.1.1 Sekilas Tentang SMA Negeri 15 SURABAYA

Tepatnya pada bulan Juni 1983, bersamaan dengan perubahan sistem Pemerintahan Daerah Tingkat II, yakni Pemerintahan Desa menjadi Kelurahan, sehingga Desa Dukuh menanggal, yang asalnya dipimpin oleh seorang Kepala Desa berubah menjadi dipimpin oleh seorang Kepala Kelurahan. Tanah Ganjaran atau Bengkok yang asalnya di kelola oleh Kepala Desa harus dikembalikan kepada Bagian Pertanahan atau Pemerintah Kota Madya Surabaya, yang sekarang menjadi Pemerintah Kota Surabaya.

Masyarakat mengusulkan agar di Desanya ada SMA Negeri dan beberapa ruas jalan yang baru, dan akhirnya Pemerintah Kodya Surabaya memaklumi, dengan melalui Kantor Wilayah Departemen Pendidkan dan Kebudayaan Propinsi Jawa Timur, maka SMPP Negeri Surabaya (sekarang

SMAN 16 Surabaya), ditunjuk sebagai sekolah yang harus membuka Filial SMA

baru, yakni SMA Negeri 15 Surabaya, dan untuk sementara harus bertempat di

SDN Dukuh Menanggal Surabaya, dan kegiatan belajar mengajarnya pada siang hari (selama 3 tahun).

Pada bulan Juni Tahun 1986 (Tahun Ajaran 1986/1987), Kegiatan Belajar Mengajar dipindahkan di Gedung Baru, tepatnya di Jl.Menanggal Selatan 103 – Kelurahan Dukuh Menanggal – Kecamatan Gayungan ( dulu

Kec.Wonocolo ) – Surabaya, walaupun disekitar Gedung sekolah masih berupa sawah / Lahan basah, dengan kelas yang terbatas, tidak sesuai dengan jumlah murid, tetapi merupakan suatu kebanggaan waktu itu, karena gedung sudah milik sendiri. Dengan terpaksa, kegiatan belajar mengajar diselenggarakan pagi sampai dengan siang dan siang sampai dengan sore, selama beberapa tahun .

Peranan para kepala sekolah sebagai Leader /Pemimpin dan Penanggung

jawab sangat berarti dalam memajukan sekolah dari tahun ke tahun, dengan

beberapa kali pergantian kepala sekolah, melalui kerja keras, yang dilandasi semangat berjuang untuk beribadah, dengan mengalami segala suka dan duka, kelebihan dan kekurangannya dan dibantu oleh seluruh komponen sekolah dengan loyalitas dan dedikasi yang tinggi, termasuk BP-3 / KOMITE dan stakes holder dan instansi terkait, maka terwujudlah SMA Negeri 15 yang seperti sekarang ini, sebagai SMA Unggulan yang dikenal dan diperhitungkan , favorite yang dipercaya, dibanggakan dan digandrungi, sering dijadikan mitra dalam Magang dan Studi Banding oleh sekolah-sekolah yang lain, baik secara regional maupun nasional.

2.1.2 Sarana dan Prasarana

Sarana dan Prasarana yang terdapat pada SMA Negeri 15 Surabaya yang digambarkan pada Gambar 2.1, yaitu: Kelas, Kantin, Laboratorium, Masjid, Lapangan, Ruang Guru, Ruang Kepala Sekolah serta ruangan-ruangan lainnya.

9

Gambar 2.1 Denah SMA Negeri 15 Surabaya

2.1.3 VISI SMA NEGERI 15 SURABAYA

Visi yang dibawakan oleh SMA Negeri 15 Surabaya adalah

“Terwujudnya Sekolah Unggul, Hygienis yang berwawasan Nasional dan Global”. Dengan visi tersebut jelas secara nyata SMA Negeri 15 Surabaya harus selalu berpegangan pada kualitas produk yang dimiliki sehingga dapat

menghasilkan output yang dapat memiliki keunggulan bersaing dalam

2.1.4 MISI SMA NEGERI 15 SURABAYA

Demikian halnya dengan Misi yang dimiliki oleh Lembaga Bimbingan Belajar SMA NEGERI 15 Surabaya adalah sebagai berikut:

1. Mengoptimalkan potensiyang dimiliki semua komponen sekolah.

2. Melakukan pembelajaran secara efektif dengan mengacu pada model

pembelajaran inovatif.

3. Melakukan pembimbingan secara intensif sehingga gairah belajar siswa

selalu tinggi.

4. Mendayagunakan sarana dan prasarana yang ada seoptimal mungkin

5. Menerapkan management partisipasif dan management strategis dalam

pengelolaan sekolah.

6. Menciptakan lingkungan sekolah yang bersih, sehat, bebas dari pengaruh

obat-obatan terlarang, dan tindakan tercela.

7. Melakukan kerjasama dengan Sekolah Unggul dari Negara Maju.

2.2 Struktur Organisasi SMA Negeri 15 SURABAYA

SMA Negeri 15 SURABAYA berlokasi di Jalan Menaggal Selatan No. 103 Gayungan Surabaya. Dengan Bapak Drs. H. Abu Djauhari, MM. selaku Kepala Sekolah, serta nomer telpon dan fax yang dapat dihubungi untuk informasi lebih lanjut 031 8290473 Fax. 031 829 9001.

11

Gambar 2.2. Struktur Organisasi SMA Negeri 15 Surabaya

2.3 Deskripsi Tugas SMA Negeri 15 Surabaya

1. Kepala Sekolah

a. Memimpin Organisasi.

b. Mengawasi semua kegiatan yang terjadi dalam organisasi.

c. Bertanggung jawab penuh terhadap kegiatan yang ada di

organisasi.

d. Bertanggung jawab atas kelancaran tugas dari bagian Administrasi

Akademik, Keuangan, Pengajaran, dan Kurikulum secara langsung.

e. Menerima laporan dari bagian Administrasi Akademik, Keuangan,

dan Pembelian, berupa laporan Akademik, laporan Keuangan, laporan Laba Rugi.

2. Wakasek Kurikulum

a. Bertanggung jawab penuh kepada kepala sekolah.

b. Bertanggung jawab dalam menyediakan dan membuat kurikulum

yang berkualitas.

c. Mengoreksi kurikulum yang sedang berjalan, agar kualitas tetap

terjaga.

d. Bertanggung jawab atas kelancaran tugas dari bagian kurikulum

dalam membuat suatu program yang berkualitas.

e. Bertanggung jawab atas kebijakan yang dilakukan terhadap

pelaksanaan akademik.

f. Membuat laporan mengenai progress akademik yang telah

dilakukan maupun yang sedang dalam proses pengerjaan.

3. Wakasek Kesiswaan

a. Bertanggung jawab penuh kepada kepala sekolah.

b. Bertanggung jawab atas kegiatan kesiswaan, mulai dari

ektrakurikuler, tata tertib, kepribadiaan, uks dan even yang berkenaan dengan kesiswaan.

c. Membuat laporan yang berkenaan dengan kesiswaan.

4. Tata Usaha

a. Bertanggung jawab penuh kepada kepala sekolah.

b. Bertanggung jawab atas proses perekapan yang terjadi pada

organisasi, yaitu absensi siswa, absensi guru, penggajian, pengeluaran operasional.

13

c. Mengelola Document yang berkaitan dengan perekapan dari

organisasi.

d. Menyerahkan laporan rekapitulasi kepada kepala sekolah.

5. Wakasek Sarana Prasarana

a. Bertanggung jawab penuh kepada kepala sekolah.

b. Bertanggung jawab dalam menyediakan dan peminjaman sarana

prasarana sekolah.

c. Membuat laporan yang berkenaan dengan sarana prasarana.

6. Bimbingan Konseling(BK)

a. Bertanggung jawab dalam memberikan layanan dan berkonsultasi

kepada siswa yang sedang bermasalah yang mempengaruhi kinerjanya sebagai pelajar atau calon siswa

b. Bertanggung jawab atas image organisasi dalam hal pelayanan.

7. Guru

a. Bertanggung jawab atas proses blajar mengajar kepada siswa.

b. Bertanggungjawab atas membuat image sekolah dari sisi prestasi

siswa.

8. Siswa

a. Bertanggung jawab atas sikap dan perilaku siswa untuk sekolah.

2.4 Analisa Sistem yang Sedang Berjalan

Berdasarkan hasil studi lapangan yang dilakukan pada SMA NEGERI 15 SURABAYA dapat disimpulkan suatu analisis sistem yang masih dilakukan secara manual. Analisis sistem yang ada yaitu sebagai berikut:

2.4.1 Document Flow Data Guru

Pada bagian ini ditampilkan bagaimana proses pengisian data guru oleh bagian

Tata Usaha. Bagaimana keterkaitan Document guru bagi kelancaran proses belajar

mengajar pada SMA Negeri 15 Surabaya.

Para guru memberikan data pribadi pada form yang telah diisi kemudian diberikan kepada bagian Tata Usaha untuk diinputkan kedalam data master guru, seperti yang terlihat pada Gambar 2.3.

15

2.4.2 Document Flow Pengelolahan Mata Pelajaran

Pada Gambar 2.4 bagian pengelolaan mata pelajaran ini adalah bagaimana SMA Negeri 15 Surabaya dalam mengelola mata pelajarannya sesuai dengan mutu dan kurikulum yang diatur pada sekolah tersebut atas sepengetahuann Wakil Kepala Sekolah Bidang Akademik. Dijelaskan bahwa Wakepsek Akademik memberikan awalan kurikulum mata pelajaran kepada Tata Usaha untuk dikaji dan melakukan verifikasi atas usulan kurikulum, lalu kurikulum yang telah diverifikasi diberikan kembali ke Wakepsek Akademik

2.4.3 Document FlowPenjadwalan

Pada pengelolaan penjadwalan disini adalah alur proses dalam pembuatan jadwal pelajaran baik bagi siswa maupun bagi tenaga pengajar dalam hal ini adalah guru. Data yang digunakan dalam pembuatan jadwal adalah data kesediaan ploting mengajar bagi guru apakah yang bersangkutan dapat mengajar pada kelas dan mata pelajaran tertentu, dalam waktu tertentu juga Tata Usaha akan memberikan tenggat agar penjadwalan bisa segera di laksanakan.

Jika data pengajar telah sesuai dengan jadwal guru, mata pelajaran dan kelas yang akan diajar maka, pihak Tata Usaha segera membukukan penjadwalan sesuai dengan yang telah disepakati bersama dan jadwal yang terbaru akan diserahkan kepada guru yang bersangkutan dan laporan tembusan jadwal kepada Kepala Sekolah, seperti pada Gambar 2.5.

17

2.4.4 Document Flow Absensi Siswa

Pada Bagian ini ditampilkan hubungan antar entitas ( bagian / instansi ) yang terlibat dengan aplikasi perhitungan absensi serta penghitungan nilai dengan alur kerja manual sebagai berikut:

Pada bagian perhitungan absensi siswa ,adapun penerapannya melibatkan tiga bagian yang saling berinteraksi, yaitu: Wali kelas, Tata Usaha, dan kepala sekolah. Proses ini dimulai dengan murid memberikan data absensi kelas harian harian kepada wali kelas dimana setalah diperiksa kemudian diserahkan kebagian Tata Usaha, yang kemudian oleh Tata Usaha data absensi harian tadi di lakukan perhitungan untuk mengolah rekap data absensi bulanan dimana hasil akhirnya nanti ada dua buah data yaitu data siswa aktif untuk kepala sekolah dan data laporan rekap bulanan yang kemudian diolah kembali menjadi rekap semester yang menghasilkan laporan absensi semester dan diserahkan kepada wali kelas. Proses selengkapnya dapat dilihat pada Gambar 2.6.

19

2.4.5 Document Flow Absensi Guru

Pada bagian perhitungan absensi guru ,adapun penerapannya melibatkan tiga bagian yang saling berinteraksi, yaitu: Guru, Tata Usaha, dan kepala sekolah. Proses ini dimulai dengan guru memberikan data absensi kebagian Tata Usaha, yang kemudian oleh Tata Usaha data absensi harian tadi di lakukan perhitungan untuk mengolah rekap data absensi bulanan dimana hasil akhirnya nanti ada dua buah data yaitu data guru aktif untuk kepala sekolah dan data laporan rekap bulanan yang kemudian diolah kembali menjadi rekap semester yang menghasilkan laporan absensi semester dan diserahkan kepada wali kelas. Proses selengkapnya dapat dilihat pada Gambar 2.7.

21

2.4.6 Document Flow Penilaian Siswa

Pencatatan nilai siswa yang masih dicatat secara manual mengakibatkan banyak kesalahan dalam pengisian Rapor. Pihak Guru juga merasa kesulitan untuk mengevaluasi hasil belajar anak didiknya karena harus membuka satu persatu rapor atau buku laporan, cara tersebut tidak efektif dikarenakan belum tentu juga

data tersebut akurat. Oleh karena itu penulis membuat rancangan DocumentFlow.

Proses selengkapnya dapat dilihat pada Gambar 2.8.

23

2.5 Document I/O yang sedang digunakan

Dalam proses-proses transaksi yang akan dilakukan dan demi tercapainya kelancaran kegiatan seperti transaksi penjadwalan, transaksi absensi untuk siswa

dan guru, dan transaksi penilaian siswa pada umumnya dibutuhkan dokumen input

maupun output. Oleh karena itu, pada SMA Negeri 15 Surabaya, terutama pada

bagian tata usaha itu sendiri juga terdapat beberapa jenis dokumen input maupun

output yang digunakan dalam melakukan berbagai transaksi.

Dokumen-dokumen yang digunakan sampai saat ini masih berupa formulir sederhana, yang berupa dokumen input maupun output yaitu:

BAB III LANDASAN TEORI

Landasan Teori Tentang Permasalahan

Pada bab ini akan dijelaskan dasar-dasar teori yang berhubungan dengan permasalahan yang dibahas dan juga menjelaskan sistem yang digunakan pada proyek sistem informasi ini. Hal ini sangat penting karena teori-teori tersebut digunakan sebagai landasan pemikiran dalam proyek sistem informasi ini, adapun teori-teori yang digunakan adalah sebagai berikut:

3.1 Pembelajaran

Pembelajaran merupakan kegiatan yang berupaya membelajarkan pebelajar. Dalam usaha membelajarkan pebelajar ini banyak upaya yang dapat dilakukan. Upaya ini dilakukan dengan mengelola faktor metode yang dirancang agar sesuai dengan faktor kondisi dalam rangka meningkatkan hasil belajar yang efisien, efektif dan menarik (Wardhani, 2003:6). Salah satu sarana yang dapat digunakan melalui teknologi adalah internet. Dengan internet, pebelajar pada umumnya dapat belajar dengan mudah tanpa batas ruang dan waktu dan dapat diakses kapanpun, dimanapun, dan siapapun dapat menggunakannya.

3.2 Definisi Belajar

Belajar merupakan kegiatan pebelajar yang terjadi kapan saja dan dimana saja, baik dengan bimbingan pembelajar (guru/dosen) maupun dengan usaha sendiri. Belajar merupakan suatu proses memperoleh bagian kecakapan,

keterampilan dan sikap melalui berbagai pengalaman pebelajar sehinggan memperoleh perubahan tingkah laku. Dengan keunikan ini maka dituntut adanya perlakuan pembelajaran khususnya strategi penyampaian (terutama pada sub variabel media pembelajaran) yang kompleks dan unik untuk setiap pebelajar (Wardhani, 2003:6). Untuk itu diperlukan media pembelajaran yang interaktif yang dapat membangkitkan minat pebelajar untuk menyerap ilmu pengetahuan.

3.3 Analisa Sistem Informasi

Analisa sistem informasi adalah penggunaan dari sistem informasi ke dalam bagian sub sistem untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, hambatan, kesempatan yang terjadi serta kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.

Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap design sistem. Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan pada tahap ini akan sangat berpengaruh pada tahap selanjutnya. Langkah- langkah untuk menganalisis sistem tersebut menurut Jogiyanto (1989) adalah :

a. Mengidentifikasi masalah.

b. Memahami kerja sistem yang ada.

c. Menganalisis sistem.

27

3.4 Konsep Dasar Sistem

Menurut Hicks (Soenarya, 2000) ”Sistem adalah seperangkat unsur-

unsur yang saling berkaitan, saling bergantung, dan saling berinteraksi atau suatu kesatuan usaha yang terdiri dari bagian- bagian yang saling berkaitan satu dengan yang lainya, dalam usaha untuk mencapai suatu tujuan dalam lingkungan

yang kompleks”. Definisi lain dari sistem adalah kumpulan unsur yang berkaitan

satu dengan lainya secara signifikan.

Sesuatu dapat dikatakan sistem bila terjadi hubungan ata interelasi dan interdependensi baik internal maupun eksternal antara subsistem. Interkasi, interelasi, dan interpendensi di dalam sistem disebut hubungan internal. Bila interaksi, interelasi, dan interpendensi tejadi antar sistem, hubungan itu disebut hubungan eksternal. (Soenarya, 2000).

Sistem-sistem mempunyai input dan output. Mereka bergantung kepada beberapa himpunan masukan yang diproses untuk mencapai sasaran sistem. Semua sistem menghasilkan beberapa output yang dibutuhkan oleh sistem- sistem lainnya. Suatu sistem mempunyai tujuan atau sasaran. Tujuan biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang lingkup yang lebih sempit. Sasaran menentukan masukan dan keluaran yang dihasilkan. Sistem dikatakan berhasil jika mencapai sasaran dan tujuan.

3.5 Akademik

Kata akademik berasal dari bahasa yunani yaitu academos yang

mempunyai arti sebuah taman umum (plaza) di sebelah barat laut kota Athena.

Nama Academos adalah nama seorang pahlawan yang terbunuh pada saat perang

legendaris Troya. Pada plaza inilah filosof Socrates berpidato dan membuka arena perdebatan mengenai berbagai hal. Tempat ini juga menjadi tempat Plato melakukan dialog dan mengajarkan pikiran-pikiran filosofinya kepada orang-orang yang datang.

Semakin banyak pengikut yang mengikuti filosofi daripada Plato dan

Socrates maka sejak saat itu nama academos berubah menjadi akademik, yaitu

semacam tempat perguruan, orang-orang yang mengikuti disebut dengan

academia. Berdasarkan hal tersebut inti dari pengertian akademik adalah keadaan

orang-orang yang bisa dan dapat menyampaikan serta menerima gagasan, pemikiran, ilmu pengetahuan, dan sekaligus dapat mngujinya secara jujur, terbuka, dan leluasa. (Fadjar, 2002 : 5)

3.5.1 Biro Akademik

Menurut arti kata biro akademik adalah bagian yang mengelola proses pengelolaan pengajaran akademik yang meliputi pengelolaan layanan, pengelolaan data-data transaksi akademik, mengelola hubungan masyarakat untuk meningkatkan citra universitas atau institusi atau sekolah atau lembaga belajar melalui pengembangan kerjasama dengan pihak-pihak lain yang terkait.

29

Baik dalam skala lokal (domestik) maupun dalam skala yang bersifat internasional, mengembangkan mekanisme pemberdayaan alumni dan jaringan

alumni melalui Trace Study yang dikelola dengan baik, serta mengelola proses

seleksi murid-murid (mahasiswa/siswa) dari semua program pendidikan dan

profesi yang ditawarkan. (

http://www.uad.ac.id/in/lembaga/biro-akademik-a-admisi.html)

3.6 Data dan Informasi

Data adalah apapun dan atau semua fakta yang dikumpulkan, disimpan, dan diproses oleh suatu sistem informasi, sedangkan informasi adalah data yang telah diatur dan diproses sehingga dapat memiliki arti (Romney, 2000). Informasi dapat berupa dokumen laporan, atau jawaban suatu pertanyaan. Dokumen merupakan catatan transaksi atau data suatu perusahaan/instansi.

Terdapat enam karakteristik yang membuat informasi menjadi berguna dan berarti :

1. Relevant : informasi adalah relevant bila dapat mengurangi

ketidakpastian, meningkatkan kemampuan pengambilan keputusan dalam membuat prediksi, atau memastikan, membenarkan pikiran mereka.

2. Reliable : informasi adalah reliable bila bebas dari kesalahan atau bisa

dan secara tepat menampilkan kejadian yang atau aktifitas organisasi.

4. Timely : informasi adalah timely bila dapat menyediakan tepat waktu bagi para pembuat keputusan untuk mengunakannya dalam membuat keputusan.

5. Understandable : informasi adalah understandable bila informasi yang

ditampilkan dengan format yang dapat dibaca dan dimengerti oleh user

6. Verifiable : informasi adalah verifiable bila dua orang yang

berpengetahauan menghasilkan informasi yang sama.

3.7 Interaksi Manusia dan Komputer

Interaksi manusia dan komputer menurut Wicaksono (2005:3) adalah bidang studi yang mempelajari, manusia, teknologi komputer dan interaksi antara kedua belah pihak, merupakan suatu disiplin ilmu yang mempelajari desain, evaluasi, implementasi dari sistem komputer interaktif untuk dipakai oleh manusia, beserta studi tentang faktor-faktor utama dalam lingkungan interaksinya.

Adapun karakteristik dari desain antar muka yang memperhatikan usability adalah sebagai berikut :

1. User centered design

yang menitik beratkan kepada user dan task sejak awal pembuatan desain. 2. Participative design

User diartikan sebagai bagian dari tim desainer, agar terbentuk suatu desain

yang mudah dioperasikan.

3. Iterative design

31

memenuhi spesifikasi usability yang diinginkan.

4. Experimental design

Terdapat testing usability oleh user secara formal pada percobaan awal, simulasi dan evaluasi prototype secara keseluruhan.

5. User supportive design

Melakukan pelatihan, seleksi manual jika diperlukan, seperti bantuan dari ”ahli” disekitarnya, misal :

a. online : spesifikasi bantuan konten desain. b. offline : customer service.

Gambar 3.1 Ilustrasi Interaksi Manusia dan Komputer (Sumber : Agastya, 2008:22)

3.8 Analisis dan Perancangan Sistem

Menurut Kendall dan Kendall (2003:7), analisis dan perancangan sistem dipergunakan untuk menganalisis, merancang, dan mengimplementasikan

peningkatan-peningkatan fungsi bisnis yang dapat dicapai melalui penggunaan sistem informasi terkomputerisasi. Analisis sistem dilakukan dengan tujuan untuk dapat mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan yang terjadi dan

kebutuhan yang diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikannya. Perancangan sistem merupakan penguraian suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian komputerisasi yang dimaksud, mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, menentukan kriteria, menghitung konsistensi terhadap kriteria yang ada, serta mendapatkan hasil atau tujuan dari masalah tersebut serta mengimplementasikan seluruh kebutuhan operasional dalam membangun aplikasi.

3.8.1 Entity Relationship Diagram (ERD)

Menurut Marlinda (2004:28) Entity Relationship Diagram (ERD) adalah

gambaran pada sistem dimana di dalamnya terdapat hubungan antara entity

beserta relasinya. Entity merupakan sesuatu yang ada dan terdefinisikan di dalam

suatu organisasi, dapat abstrak dan nyata. Untuk setiap entity biasanya

mempunyai atribute yang merupakan ciri entity tersebut. Relasi adalah hubungan

antar entity yang berfungsi sebagai hubungan yang mewujudkan pemetaan antar

entity.

Entity Relationship Diagram ini diperlukan agar dapat menggambarkan

hubungan antar entity dengan jelas, dapat menggambarkan batasan jumlah entity dan partisipasi antar entity, mudah dimengerti pemakai dan mudah disajikan oleh

33

perancang database. Untuk itu Entity Relationship Diagram dibagi menjadi dua

jenis model, yaitu:

a. Conceptual Data Model (CDM)

Conceptual Data Model (CDM) adalah jenis model data yang menggambarkan

hubungan antar tabel secara konseptual.

b. Physical Data Model (PDM)

Physical Data Model (PDM) adalah jenis model data yang menggambarkan

hubungan antar tabel secara fisikal.

3.8.2 Data Flow Diagram (DFD)

Pada tahap ini, penggunaan notasi dapat membantu komunikasi dengan pemakai/user sistem untuk memahami sistem tersebut secara logika. Diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem ini

dikenal dengan nama Diagram Arus Data (Data Flow Diagram). DFD berfungsi

untuk menggambarkan proses aliran data yang terjadi di dalam sistem dari tingkat yang tertinggi sampai yang terendah, yang memungkinkan untuk melakukan dekomposisi, mempartisi atau membagi sistem kedalam bagian-bagian yang lebih kecil dan yang lebih sederhana. DFD fokus pada aliran data dari dan ke dalam sistem serta memproses data tersebut (Kendall dan Kendall, 2003:241). Simbol-simbol dasar dalam DFD tersebut antara lain:

a. External Entity

Suatu External Entity atau entitas merupakan orang, kelompok, departemen,

informasi atau data ke dalam sistem yang dibuat. Gambar 3.1 merupakan simbol entitas dalam DFD dengan model Gane dan Sarson.

Gambar 3.2 Simbol External Entity

b. Data Flow

Data Flow atau aliran data disimbolkan dengan tanda panah. Data Flow

menunjukkan arus data atau aliran data yang menghubungkan dua proses atau

entitas dengan proses. Gambar 3.2 merupakan simbol Data Flow.

Gambar 3.3 Simbol Data Flow

c. Process

Suatu proses yang merupakan beberapa tindakan atau sekelompok tindakan

dijalankan. Gambar 3.3 merupakan simbol Process.

35

d. Data Store

Data Store adalah simbol yang digunakan untuk melambangkan proses

penyimpanan data. Gambar 3.4 merupakan simbol data store.

Gambar 3.5 Simbol Data Store

3.9 Database

Menurut Marlinda (2004:1), database adalah suatu susunan/kumpulan

data operasional lengkap dari suatu organisasi/perusahaan yang

diorganisir/dikelola dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan

metode tertentu menggunakan komputer sehingga mampu menyediakan informasi

optimal yang diperlukan pemakainya. Penyusunan satu database digunakan untuk

mengatasi masalah-masalah pada penyusunan data yaitu redundansi dan inkonsistensi data, kesulitan pengaksesan data, isolasi data untuk standarisasi,

multiple user (banyak pemakai), masalah keamanan (security), masalah integrasi

(kesatuan), dan masalah data independence (kebebasan data).

3.10 Sistem Basis Data

Menurut Marlinda (2004:1), sistem basis data adalah suatu sistem menyusun dan mengelola record-record menggunakan komputer untuk menyimpan atau merekam serta memelihara dan operasional lengkap sebuah organisasi atau perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakai untuk proses mengambil keputusan. Pada sebuah sistem basis

data terdapat komponen-komponen utama yaitu perangkat keras (Hardware),

Sistem Operasi (Operating System), Basis Data (Database), Sistem (Aplikasi atau

Perangkat Lunak) Pengelola Basis Data (DBMS), Pemakai (User), dan Aplikasi

(Perangkat Lunak) lain (bersifat opsional).

3.11 Database Management System

Menurut Marlinda (2004:6), Database Management System (DBMS)

merupakan kumpulan file yang saling berkaitan dan program untuk pengelolanya. Basis Data adalah kumpulan datanya, sedang program pengelolanya berdiri sendiri dalam suatu paket program yang komersial untuk membaca data, menghapus data, dan melaporkan data dalam basis data.

Bahasa-bahasa yang terdapat dalam DBMS adalah:

1. Data Definition Language (DDL)

Pola skema basis data dispesifikasikan dengan satu set definisi yang

diekspresikan dengan satu bahasa khusus yang disebut DDL. Hasil kompilasi perintah DDL adalah satu set tabel yang disimpan di dalam file khusus yang disebut data dictionary/directory.

2. Data Manipulation Language (DML)

Bahasa yang memperbolehkan pemakai mengakses atau memanipulasi data sebagai yang diorganisasikan sebelumnya model data yang tepat.

3. Query

Pernyataan yang diajukan untuk mengambil informasi. Merupakan bagian DML yang digunakan untuk pengambilan informasi.

37

DBMS memiliki fungsi sebagai berikut:

1. Data Definition

DBMS harus dapat mengolah pendefinisian data.

2. Data Manipulation

DBMS harus dapat menangani permintaan-permintaan dari pemakai untuk mengakses data.

3. Data Security dan Integrity

DBMS dapat memeriksa security dan integrity data yang didefinisikan oleh

DBA.

4. Data Recovery dan Concurrency

a. DBMS harus dapat menangani kegagalan-kegagalan pengaksesan basis data

yang dapat disebabkan oleh kesalahan sistem, kerusakan disk, dan

sebagainya.

b. DBMS harus dapat mengontrol pengaksesan data yang konkuren yaitu bila

satu data diakses secara bersama-sama oleh lebih dari satu pemakai pada saat yang bersamaan.

5. Data Dictionary

DBMS harus menyediakan data dictionary.

3.12 Microsoft Visual Studio 2005

Menurut Leong (2004:5) Visual Basic .NET adalah suatu konsep

pemrograman yang dibangun dengan teknologi yang dapat berjalan pada berbagai platform sistem operasi dan perangkat keras. Konsep pemrograman ini

Common Language Runtime (CLR) dan Class Library. CLR adalah dasar dari

framework, sedangkan Class Library adalah komponen lain yang menjadi objek

dasar pengembangan kode program dan tampilan grafis.

Hal yang membedakan antara Visual Basic klasik dengan Visual Basic

.NET adalah tentang penggunaan Object Oriented Programming (OOP). Di dalam

.NET, semua pemrograman yang kita lakukan adalah merupakan objek. Visual Basic versi ini menerapkan konsep OOP secara penuh dan murni. Oleh karena itu, agar penggunaan .NET menjadi lebih mudah, kita perlu memahami betul tentang konsep dari OOP itu sendiri.

3.13 Microsoft Office Visio 2003

Menurut Rahman (2004:1) Produk Microsoft Visio tahun 2003 adalah

Visio Standart dan Visio Professional. Kedua produk ini memakai format file

yang umum, yang berarti Anda dapat membagi diagram gambar Visio Anda dengan pengguna Visio lain, tanpa memperhatikan produk yang Anda digunakan. Visio 2003 merupakan hasil pengembangan dari Visio versi sebelumnya, seperti Visio 2000/2002, Visio 5 dan Visio Technical. Dibandingkan dengan Visio versi sebelumnya, Visio 2003 jauh lebih lengkap dan terintegrasi. Visio 2003 termasuk

dalam rangkaian program Microsoft Office yang dalam keadaan default terinstal

dalam folder instalasi Visio 11 yang berada pada folder Microsoft Office.

Visio Standart merupakan solusi gambar atau diagram yang membantu

profesional bisnis, seperti manajer proyek, sales dan pemasaran, person HR, staf

administrasi, di dalam memvisualkan ide pekerjaan sehari-harinya. Visio

39

spesialis IT, developer, dan mahasiswa teknik di dalam memvisualisasikan ide,

informasi, dan sistem serta prototipe suatu objek. VisioProfessional juga menyediakan solusi diagram bisnis.

Analisis terhadap suatu sistem merupakan suatu langkah penting dalam pemahaman permasalahan yang ada, sebelum dilakukannya pengambilan keputusan atau tindakan dalam menyelesaikan permasalahan tersebut.

4.1 Analisis Sistem

Agar lebih memahami konsep yang maksud pembelajaran dari aplikasi yang akan di bangun, berikut Gambar 4.1 mengenai sistem yang akan di bangun

Gambar 4.1 menjelaskan bahwa SIAA yang mengatur hubungan antara

entitas database dan physical file yang diupload oleh Tata Usaha. SIAA

memungkinkan juga agar sistem memberikan feedback berupa inputan penilaian

siswa yang dilekatkan atau embeded dalam web browser kepada guru sesuai

dengan mata pelajaran yang diajar oleh guru dalam kelas tertentu.

Sistem juga memungkinkan dapat berjalan secara web browser maupun

41

dalam melakukan inputan master guru, siswa, absensi guru, absensi siswa dan mata pelajaran, lalu dengan data master yang diinputkan oleh Tata Usaha, maka akan didapat transaksi penjadwalan dan transaksi absensi.

Sedangkan web browser digunakan oleh guru dalam proses inputan

transaksi penilaian siswa yang harus dinputkan oleh guru masing-masing mata pelajaran pada suatu kelas mengenai laporan kondisi akademik daripada siswa-siswa yang diajarnya dalam bentuk raport.

4.2 Desain sistem 4.2.1 System Flow

Dalam menentukan arah atau alur suatu sistem dibutuhkan suatu cara perancangan untuk mendeskripsikan bagaimana tiap langkah yang dilakukan dalam sistem dan pengguna dapat diketahui, agar didapatkan suatu gambaran mengenai cara kerja dari sistem yang akan dibangun berdasarkan alur rancangan sistem terkomputerisasi.

4.2.1.1 System Flow Data Diri Guru

Pada bagian ini ditampilkan bagaimana proses pengisian data pribasi guru oleh bagian Tata Usaha. Bagaimana keterkaitan dokumen guru bagi kelancaran proses belajar mengajar pada SMA Negeri 15 Surabaya. Yang mana proses pengisian yang dilakukan oleh Tata Usaha semua dilakukan menggunakan aplikasi database yang terintegrasi

Para guru memberikan data pribadi pada form yang telah diisi kemudian diberikan kepada bagian Tata Usaha untuk diinputkan kedalam database master guru, seperti yang terlihat pada Gambar 4.2.

4.2.1.2 System Flow Pengelolaan Mata Pelajaran

Pada sistem flow pengelolaan mata pelajaran ini didapat bahwa semua data yang dibutuhkan dari usulan Wakepsek Akademik oleh Tata Usaha di masukkan kedalam database pada tabel Mata Pelajaran, yang mana pada pengelolaan semua dilakukan secara integrasi.

43

Pada gambar 4.3 Antara Wakepsek Akademik dan Tata Usaha dapat berbagi data yang mengalir sehingga proses sinkronisasi data dapat berjalan walau yang bersangkutan tidak saling bertemu.

4.2.1.3 System Flow Penjadwalan

Proses penjadwalan dimulai dari guru yang memberikan form kesediaan plotting jadwal guru mengajar mata pelajaran sesuai dengan kelas yang telah disepakati sebelumnya. Yang selanjutnya oleh bagian Tata Usaha diinputkan kedalam database pada tabel penjadwalan

Penjadwalan ini mengambil data dari tabel mata pelajaran selaku master mata pelajaran yang akan diambil oleh guru, juga tabel master guru selaku tenaga pengajar yang mengajar dan data kelas dimana siswa dan jumlah kelas, seperti yang tampak pada Gambar 4.4.

4.2.1.4 System Flow Absensi Siswa dan Guru

Aliran sistem adalah bagian yang menunjukkan arus kerja secara menyeluruh dari suatu sistem terkomputerisasi yang menjelaskan urutan prosedur-prosedur yang terdapat di dalam sistem.

45

Dalam rancangan kerja aplikasi dalam hal pemrosesan data absensi. Terdapat dua entitas yang berhubungan dengan proses. Namun hanya satu entitas yang berhubungan langsung dengan sistem. Dua entitas tersebut adalah siswa, dan bimbingan sekolah. Karena data absensi didapat dari dan didukung oleh data personal siswa. Sedangkan pihak bimbingan konseling selaku pihak yang bertanggung jawab atas hal- hal non akademik, seperti : keadaan psikologi siswa, serta masalah siswa diluar maupun didalam lingkungan sekolah, juga harus membuat laporan tentang presentase kehadiran siswa ke sekolah. Yang secara tidak langsung berhubungan dengan masalah kepribadian siswa yang menjadi lingkup kerja bimbingan konseling.

Dalam rancangan sistem flow sistem informasi penilaian dan absensi di SMA Negeri 15 Surabaya. Proses dimulai pada entitas siswa sebagai sumber data mentah absensi harian, yang kemudian di proses oleh bimbingan konseling untuk diinputkan kedalam database sistem dengan metode komputerisasi dibantu dengan sistem yang mana dalam proses penyimpanan data absensi siswa, bimbingan konseling dibantu untuk mencari data siswa dengan metode pencarian berdasar NIS, Nama, ataupun kelas. Karena bimbingan konseling juga mempunyai tanggunga jawab untuk melaporkan rekapitulasi absensi per-4 bulan. Maka dalam sistem ini kami memberi menu untuk membuat rekapitulasi, yang dapat memudahkan kerja bimbingan konseling dalam hal pembuatan rekapitulasi dengan waktu yang singkat serta tingkat akurat data yang tinggi. Proses selengkapnya dalam sysflow absensi dapat dilihat dalam Gambar 4.5 dan Gambar 4.6.

47

4.2.1.5 System Flow Penilaian Siswa

Sedangkan pada sistem flow penilaian sendiri terdapat dua (Guru dan WaliKelas) entitas yang digambarkan dalam proses, dan hanya kedua (Guru,

WaliKelas) entitas tersebut yang mempunyai akses kedalam sistem. Proses dimulai saat guru menginputkan nilai masak dari proses penilaian ujianyang dilakukan sebelumnya, baik itu nilai materi maupun praktek, yang selanjutnya nilai tersebut disimpan kedalam database, guru yang mempunyai hak akses untuk menginputkan nilai hanya guru yang berkepentingan atau guru yang mempunyai hak atas kelas dana mata pelajaran yang ditanggung.

Proses selanjutnya sistem akan melakukan penghitungan untuk nilai yang sudah disimpan dalam database. Walikelas, mempunyai hak untuk masuk kedalam sistem dengan fasiiltas mencetak raport. Nilai yang telah diproses sebelumnya digabungkan dengan hasil rekapitulasi absensi yang dimiliki siswa, lalu dicetak kedalam raport siswa. Bagan sysflow dapat dilihat selengkapnya pada Gambar 4.7.

49

4.2.2 Data Flow Diagram (DFD)

Desain DFD dalam sistem sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang telah dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir.” (H.M,1989:700)

4.2.2.1. Context Diagram

Desain contex diagram dalam sistem ini seperti dalam Gambar 4.8. Context diagram merupakan diagram pertama dalam rangkaian suatu DFD yang menggambarkan entitas-entitas yang berhubungan dengan suatu sistem informasi.

Context diagram untuk sistem informasi administrasi akademik dapat dilihat pada Gambar 4.8. terdapat 4 (Empat) external entity, yaitu Siswa,

Data Form Absensi Siswa

Data Trans Pelajaran Siswa

Data Trans Jadwal Pelajaran Guru Data Trans Absensi Siswa

Data Rekap Nilai Pelajaran Siswa Data Jadwal Pelajaran Siswa View

Data Trans Penilaian Data Input Personal Guru Data Trans Absensi Guru Data Rekap Nilai Kelas Pelajaran Guru

Data Jadwal Pelajaran Guru View

Data Raport Siswa Data Display Jadwal Pelajaran Siswa Data Jadwal Pelajaran Guru

Data Jadwal Pelajaran Siswa

Data Mata Pelajaran

0

Sistem Informasi Administrasi Akademik SMA Negeri 15 Surabaya

+

Tata Usaha

SIswa

Guru

Wali Kelas

Walikelas, Guru dan Tata Usaha. Masing-masing entity yang terhubung memberikan input dan output sistem.

4.2.2.2 Digram Berjenjang

Diagram berjenjang merupakan alat perancangan sistem yang dapat menampilkan seluruh proses yang terdapat pada suatu aplikasi tertentu dengan jelas dan terstruktur. Pada rancangan sistem informasi administrasi akademik ini terdiri dari 4 (tiga) proses utama yaitu proses mengelola data induk, melakukan transaksi dan mencetak laporan. Masing-masing dari proses utama tersebut akan dijabarkan kembali ke dalam beberapa sub proses. Dari diagram berjenjang

berikut ini akan terlihat masing-masing sub level dari Data Flow Diagram (DFD)

Seluruh proses yang terbentuk merupakan penjabaran dari masing-masing proses diatasnya dimana proses mengelola data induk, melakukan transaksi dan

mencetak laporan dapat diturunkan (decomposition) lagi menjadi beberapa sub

proses. Adapun secara garis besar, diagram berjenjang yang membangun rancangan aplikasi digambarkan seperti pada Gambar 4.9.

0 Sistem Informasi Administrasi Akademik 1 Mengelola Data Induk 1.1 Maintenance Master kelas 1.2 Maintenance master guru 2 Melakukan Transaksi 3 Mencetak Laporan 2.3 Memasukkan Nilai Raport Siswa 2.1 Membuat Penjadwalan 3.1 Rekapitulasi penjadwalan per guru

2.2 Memasukkan Absensi

Siswa dan guru

3.2 Rekapitulasi absensi siswa 1.3 Maintenance Master Mata pelajaran 1.4 Maintenance master siswa 3.3 Rekapitulasi absensi guru 3.4 Rekapitulasi nilaisiswa

51

4.2.2.3 DFD Level 0 Sistem Informasi Administrasi Akademik

Berikut ini adalah data flow diagram level 0 merupakan hasil dari dekomposisi proses context level diagram yang membuat Sistem Informasi Administrasi Akademik menjadi lebih mendetail dan penjabarannya akan semakin jelas.

Terdapat 3 (tiga) proses, yaitu mengelola data induk yang berisi tentang data-data master seperti master guru dan mata pelajaran, berikutnya adalah proses melakukan transaksi mengenai data-data penjadwalan dan penilaian siswa, yang terakhir terdapat proses mencetak laporan berisikan cetakan hasil dari transaksi penjadwalan dan mencetak raport siswa, seperti pada Gambar 4.10.

Pada DFD level 0 ini menggambarkan diagram yang sudah diturunkan dari context diagram, hal ini untuk memperjelas setiap proses yang akan terjadi pada tiap-tiap proses. Pada DFD level 0 terbagi menjadi 4 sub proses, yaitu :

1. Mengelola Data Induk

Input data siswa, data guru, data mata pelajaran serta memasukkan data kelas.

2. Melakukan Transaksi

Tata Usaha dapat melakukan transaksi mengenai data-data penjadwalan dan penilaian siswa.

3. Mencetak Laporan

Pada sub proses ini dilakukan untuk mengetahui dan mencetak nilai siswa (raport), dan juga mencetak penjadwalan.

4.2.2.4 DFD Level 1 Sub Proses Mengelola Data Induk

DFD Level 1 proses mengelola data induk merupakan hasil dekomposisi dari level 0 mengenai pemeliharaan master guru dan mata pelajaran yang digunakan dalam sistem informasi administasi akademik ini. Dan hanya terdapat 1 (satu) entitas dalam level 1 ini yang merupakan pelaku utama dalam proses ini yaitu Tata Usaha, seperti pada Gambar 4.11.

Ambil data Siswa Kelas Ambil data jadwal

Ambil data Pelajaran

Ambil data Rekap Jadwal Ambil Data Nilai Siswa

Data Jadwal Pelajaran Siswa View Data Rekap Nilai Pelajaran Siswa

Data Absensi Ngajar

Data Input Guru Data Trans Absensi Guru

Data Trans Pelajaran Siswa

Data Rekap Nilai Kelas Pelajaran Guru Data Input Personal Guru

Data Update Nilai Siswa

Data Jadwal Pelajaran Guru View

Data Trans Penilaian

Data Raport Siswa

Data Display Jadwal Pelajaran Siswa

Data update Jadwal Pelajaran Data Input Absensi Siswa

Data input Mata Pelajaran

Data Trans Jadwal Pelajaran Guru Data Trans Absensi Siswa

Ambil Data Siswa Data Form Absensi Siswa

Data Jadwal Pelajaran Guru Data Jadwal Pelajaran Siswa

Data Mata Pelajaran Tata Usaha

SIswa

Guru

Wali Kelas

1

Mengelola Data Induk

+

1 Siswa

3 Mata Pelajaran

4 Kelas 2 Melakukan Transaksi + 5 Penjadwalan 6 Nilai

7 Absensi Siswa

8 Absensi Guru

3

Mencetak Laporan

+

9 Guru

53

4.2.2.5 DFD Level 1 Sub Proses Melakukan Transaksi

DFD Level 1 proses melakukan transaksi merupakan hasil dekomposisi dari level 0 mengenai pemeliharaan master guru dan mata pelajaran yang digunakan dalam sistem informasi administasi akademik ini. Juga proses melakukan transaksi mengenai penjadwalan guru, kelas dan mata pelajaran yang menentukan proses pembelajaran. Disampingkan hal tersebut transaksi yang digunakan untuk melakukan penilaian yang dilakukan kepada siswa, seperti pada Gambar 4.12.

Data Form Absensi Siswa

Ambil Data Siswa Data Jadwal Pelajaran Guru

Data Jadwal Pelajaran Siswa Ambil data jadwal

Data input Mata Pelajaran Data Mata Pelajaran

Tata Usaha

1 Siswa

3 Mata Pelajaran

1 Maintenance master 5 Penjadwalan 2 Maintenance Penjadwalan

4.2.2.6 DFD Level 1 Sub Proses Mencetak Laporan

DFD Level 1 proses mencetak laporan merupakan hasil dekomposisi dari level 0 mengenai cetakan hasil penjadwalan yang dilakukan setelah proses pemilihan jadwal sesuai dengan guru yang mengajar mata pelajaran serta kelas yang diajar oleh guru dan juga mencetak hasil inputan nilai raport siswa yang dilakukan oleh guru seperti pada Gambar 4.13.

Ambil Data Guru Absensi Mengajar

Data Absensi Ngajar Data Input Guru

Data T rans Absensi Guru Data Input Personal Guru Data Rekap Nilai Kelas Pelajaran Guru

Ambil Data Absen Siswa

Data T rans Pelajaran Siswa

Data T rans Absensi Siswa _{Data Input Absensi Siswa}

Ambil data Siswa Kelas

Data Display Jadwal Pelajaran Siswa Data Jadwal Pelajaran Guru View

Data update Jadwal Pelajaran Ambil data Pelajaran

Data T rans Jadwal Pelajaran Guru

Data Update Nilai Siswa Data T rans Penilaian

SIswa Guru

T ata Usaha

7 Absensi Siswa 5 Penjadwalan

6 Nilai

9 Guru

8 Absensi Guru 3 Mata Pelajaran

4 Kelas

1

Memasukkan Nilai Raport Siswa

2

Membuat Penjadwalan

3

Memasukkan Absensi Siswa

4

Memasukkan Absensi dan Data Diri Guru

55

Ambil data Rekap Jadwal

Data Jadwal Pelajaran Siswa View Data Rekap Nilai Pelajaran Siswa

Ambil Data Nilai Siswa

Data Raport Siswa SIswa Wali Kelas 6 Nilai 5 Penjadwalan 1 Melakukan Cetak Raport Siswa 2

Melakukan Cetak Jadwal Siswa

4.2.3 Desain Database

Setelah dilakukan analisis terhadap sistem, langkah berikutnya perancangan sistem. Dimana dalam perancangan sistem ini dapat memberikan tentang gambaran sistem yang dibuat. Dengan menggunakan model dan beberapa tahap yaitu :

a. Conceptual Data Model (CDM)

b. Physical Data Model (PDM)

c. Rancangan Basis data

4.2.3.1 Conceptual Data Model (CDM)

Conceptual Data Model (CDM) untuk sistem yang direncanakan terlihat dalam Gambar 4.14.

memiliki3 detil_pelajaran detil_jadwal melakukan melakukan1 memiliki2 diajar_oleh diisi Guru NIG nama_guru alamat_guru no_tlp email MataPelajaran id_matapelajaran nama_matapelajaran siswa NIS nama_siswa alamat_siswa no_tlp_siswa nama_ayah nama_ibu no_tlp_ayah no_tlp_ibu kelas id_kelas nama_kelas penjadwalan id_jadwal nama_jadwal tahun_ajaran nilai id_nilai ulangan_subyektif ulangan_obyektif tryout ulangan_BBS tahun_ajaran nilai_akhir absensi_siswa id_absensi_siswa tanggal_absensi keterangan absensi_guru id_absensi tanggal_absensi jam_masuk jam_keluar

57

4.2.3.2 Physical Data Model (PDM)

Physical Data Model (PDM) untuk sistem yang direncanakan terlihat dalam Gambar 4.15.

ID_KELAS = ID_KELAS ID_MATAPELAJARAN = ID_MATAPELAJARAN

ID_KELAS = ID_KELAS

ID_MATAPELAJARAN = ID_MATAPELAJARAN

ID_JADWAL = ID_JADWAL

NIG = NIG

NIS = NIS NIS = NIS

ID_MATAPELAJARAN = ID_MATAPELAJARAN

ID_KELAS = ID_KELAS

GURU NIG varchar(30) ID_MATAPELAJARAN varchar(30) NAMA_GURU varchar(30) ALAMAT_GURU varchar(30) NO_TLP varchar(30) EMAIL varchar(30) MATAPELAJARAN ID_MATAPELAJARAN varchar(30) NAMA_MATAPELAJARAN varchar(30) SISWA NIS varchar(30) ID_KELAS varchar(30) NAMA_SISWA varchar(30) ALAMAT_SISWA varchar(30) NO_TLP_SISWA varchar(30) NAMA_AYAH varchar(30) NAMA_IBU varchar(30) NO_TLP_AYAH varchar(30) NO_TLP_IBU varchar(30) KELAS ID_KELAS varchar(30) NAMA_KELAS varchar(30) PENJADWALAN ID_JADWAL varchar(30) NAMA_JADWAL varchar(30) TAHUN_AJARAN varchar(30) ID_KELAS varchar(30) NILAI ID_NILAI varchar(30) NIS varchar(30) ULANGAN_SUBYEKTIF numeric(10) ULANGAN_OBYEKTIF numeric(10) TRYOUT numeric(10) ULANGAN_BBS numeric(10) TAHUN_AJARAN varchar(30) NILAI_AKHIR numeric(10) ABSENSI_SISWA ID_ABSENSI_SISWA varchar(30) TANGGAL_ABSENSI date KETERANGAN varchar(30) NIS varchar(30) KELAS varchar(30) ABSENSI_GURU ID_ABSENSI varchar(30) TANGGAL_ABSENSI date JAM_MASUK time JAM_KELUAR time NIG varchar(30) DETIL_JADWAL ID_DETILJADWAL varchar(30) ID_JADWAL varchar(30) ID_MATAPELAJARAN varchar(30) HARI varchar(30) JAM_MULAI time JAM_SELESAI time DETIL_PELAJARAN ID_DETIL_PELAJARAN varchar(30) ID_KELAS varchar(30) ID_MATAPELAJARAN varchar(30)

4.2.4 Struktur Tabel

Dalam hal merancang struktur tabel yang diperlukan, meliputi nama tabel, nama atribut, tipe data, serta data pelengkap seperti primary key, foreign key, dan sebagainya. Rancangan basis data aplikasi ini terdiri dari tabel-tabel sebagai berikut:

A. Tabel siswa

Primary Key : NIS

Fungsi : untuk menyimpan data siswa

Nama kolom Tipe data Constaint Keterangan

NIS Varchar(5) Primary Key -

Nama_siswa Varchar(45) - -

Alamat_siswa Varchar(45) - -

No_tlp_siswa Varchar(12) - -

Nama_ayah Varchar(45) - -

Nama_ibu Varchar(45) - -

No_tlp_ayah Varchar(12) - -

No_tlp_ibu Varchar(12) - -

B. Tabel Guru

Primary Key : NIG

Fungsi : untuk menyimpan data guru

Nama kolom Tipe data Constaint Keterangan

NIG Varchar(5) Primary Key -

Nama_guru Varchar(45) - -

Tabel 4.1. Struktur Tabel siswa

59

Nama kolom Tipe data Constaint Keterangan

Alamat_guru Varchar(45) - -

No_tlp Varchar(12) - -

email Varchar(20) - -

C. Tabel Mata Pelajaran

Primary Key : id_matapelajaran

Fungsi : menyimpan data mata pelajaran

Nama kolom Tipe data Constaint Keterangan

id_matapelajaran Varchar(5) Primary Key -

Nama_matapelajaran Varchar(25) - -

D. Tabel Kelas

Primary Key : id_kelas

Fungsi : untuk menyimpan informasi kelas

Nama kolom Tipe data Constaint Keterangan

Id_kelas Varchar(5) Primary Key -

Nama_kelas Varchar(25) - -

Tabel 4.3. Struktur Tabel mata pelajaran

E. Tabel Detil_Pelajaran

Primary Key : id_detilpelajaran

Foreign Key : id_kelas, id_matapelajaran

Fungsi : untuk menyimpan informasi mata pelajaran untuk kelas

Nama kolom Tipe data Constaint Keterangan

Id_detilpelajaran Varchar(30) Primary Key -

Id_kelas Varchar(30) Foreign Key -

Nama_kelas Varchar(30) Foreign Key -

F. Tabel Penjadwalan

Primary Key : id_jadwal

Fungsi : menyimpan transaksi penjadwalan

Nama kolom Tipe data Constaint Keterangan

Id_jadwal Varchar(5) Primary Key -

Nama_jadwal Varchar(25) - -

Tahun_ajaran Datetime - -

G. Tabel Detil_jadwal

Primary Key : id_detiljadwal

Foreign Key : id_jadwal, id_matapelajaran

Fungsi : menyimpan detil dari transaksi penjadwalan

Tabel 4.6. Struktur Tabel Penjadwalan Tabel 4.5. Struktur Tabel Detil_Pelajaran

61

Nama kolom Tipe data Constaint Keterangan

Id_detiljadwal Varchar(30) Primary Key -

Id_jadwal Varchar(30) Foreign Key -

Id_matapelajaran Varchar(30) Foreign Key -

Hari Varchar(30) - -

Jam_mulai Time - -

Jam_selesai Time - -

H. Tabel Absensi Siswa

Primary Key : id_absensi_siswa

Fungsi : menyimpan data absensi siswa

Nama kolom Tipe data Constaint Keterangan

Id_absensi_siswa Varchar(5) Primary Key -

Tanggal_absensi Datetime - -

Nis Varchar(7) Foreign Key -

Kelas Varchar(40) - -

keterangan Varchar(10) - S=sakit,

i=ijin, a=alpha Tabel 4.8. Struktur Tabel Absensi Siswa

I. Tabel Absensi Guru Primary Key : id_absensi

Fungsi : menyimpan data absensi guru

Nama kolom Tipe data Constaint Keterangan

Id_absensi Varchar(5) Primary Key -

Tanggal_absen si

Datetime - -

Jam_masuk Time - -

Jam_keluar Time - -

NIG Varchar(40) Foreign Key

J. Tabel Nilai

Primary Key : id_nilai

Fungsi : menyimpan transaksi penilaian siswa

Nama kolom Tipe data Constaint Keterangan

Id_nilai Varchar(5) Primary Key -

Ulangan_subyektif Numeric(10) - -

Ulangan_obyektif Numeric(10) - -

Tryout Numeric(10) - -

Ulangan_BBS Numeric(10) - -

Tahun_ajaran Datetime - -

Nilai_akhir Numeric(10) - -

Tabel 4.9. Struktur Tabel Absensi Guru

63

4.2.5 Desain Antar Muka (I/O)

Untuk membagi fungsionalitas masing-masing user, maka desain user interface akan dibagi menjadi 4 (empat) data master dan 4 (empat) data transaksi, yaitu :

4.2.5.1 Desain Antar Muka Form Master Mata Pelajaran

Pada Gambar 4.16 dijelaskan bahwa form login hanya memuat 2 (dua)

isian yaitu berupa username yang merupakan nama dari user dan password

didapat secara otomatis pada saat menginputkan data guru. User pada desktop

hanya satu yaitu seorang admin sedangkan untuk web , user nya adalah guru.

4.2.5.2 Desain Antar Muka Form Master Mata Pelajaran

Pada Gambar 4.17 dijelaskan bahwa form master mata pelajaran hanya memuat 2 (dua) isian yaitu berupa id_pelajaran dan nama_pelajaran sebagai data awalan berupa master pelajaran yang diinputkan oleh bagian Tata Usaha.

65

4.2.5.3 Desain Antar Muka Form Master Siswa

Pada Gambar 4.18 dijelaskan bahwa form master siswa memuat 8 (delapan) isian yaitu berupa NIS, nama_siswa, alamat, no telepon, nama ayah, nama ibu, no telepon ayah, dan no telepon ibu sebagai data awalan berupa master siswa yang diinputkan oleh bagian Tata Usaha.

4.2.5.4 Desain Antar Muka Form Master Guru

Pada Gambar 4.19 dijelaskan bahwa form master guru memuat 5 (lima) isian yaitu berupa NIG, nama, alamat, no telepon, dan email sebagai data awalan berupa master guru yang diinputkan oleh bagian Tata Usaha.

67

4.2.5.5 Desain Antar Muka Form Master Kelas

Pada Gambar 4.20 dijelaskan bahwa form master kelas hanya memuat 2 (dua) isian yaitu berupa id_kelas dan nama_ruangan sebagai data awalan berupa master pelajaran yang diinputkan oleh bagian Tata Usaha.

4.2.5.6 Desain Antar Muka Form Transaksi Penjadwalan

Pada Gambar 4.21 dijelaskan bahwa form transaksi penjadwalan memuat 7 (tujuh) isian yaitu berupa id_jadwal, mata_pelajaran, nama_ruang_kelas, nama_guru, kelas, jam_masuk, dan jam_keluar sebagai data pilihan transaksi penjadwalan yang diinputkan oleh bagian Tata Usaha.

Sedangkan untuk mencetak hasil dari transaksi penjadwalan ini, dapat

memilih menu Laporan dan pilih rekap penjadwalan dan user hanya

menginputkan nama guru maka akan langsung dicetak laporan penjadwalan seperti yang terlihat pada gambar 4.22 di bawah ini.

69

4.2.5.7 Desain Antar Muka Form Transaksi Absensi Siswa

Pada Gambar 4.23 dijelaskan bahwa form transaksi absensi siswa memuat 5 (lima) isian yaitu berupa id_absensi, tanggal, NIS, nama, dan keterangan sebagai data awalan berupa transaksi absensi siswa yang diinputkan oleh bagian Tata Usaha.

Sedangkan untuk mencetak hasil dari transaksi absensi siswa ini, dapat

memilih menu Laporan dan pilih rekap absensi siswa dan user hanya memilih

tanggal absensi yang akan di cetak maka akan langsung dicetak laporan absensi siswa seperti yang terlihat pada gambar 4.24 di bawah ini.

71

4.2.5.8 Desain Antar Muka Form Transaksi Absensi Guru

Pada Gambar 4.25 dijelaskan bahwa form transaksi absensi guru memuat 5 (lima) isian yaitu berupa id_absensi, tanggal, NIG, jam_masuk, dan jam_keluar sebagai data awalan berupa transaksi absensi siswa yang diinputkan oleh bagian Tata Usaha.

Sedangkan untuk mencetak hasil dari transaksi absensi guru ini, dapat

memilih menu Laporan dan pilih rekap absensi guru dan user hanya memilih

tanggal absensi yang akan di cetak maka akan langsung dicetak laporan absensi guru seperti yang terlihat pada gambar 4.26 di bawah ini.

73

4.2.5.9 Desain Antar Muka Form Transaksi Penilaian Siswa

Pada Gambar 4.27 dijelaskan bahwa form transaksi penilaian siswa memuat 8 (delapan) isian yaitu berupa id_nilai, nama_siswa, nama mata plajaran, nama kelas ,ulangan_subyektif, ulangan_obyektif, tryout, dan ulangan_BBS sebagai data pilihan transaksi penilaian siswa yang diinputkan oleh Guru mata pelajaran yang mengajar siswa pada kelas yang bersangkutan.

Sedangkan untuk mencetak hasil dari transaksi penilaian ini, dapat

memilih menu Laporan dan pilih rekap penjadwalan dan user hanya

menginputkan nama guru mengajar maka akan langsung dicetak laporan penilaian seperti yang terlihat pada gambar 4.28 di bawah ini.

75

BAB V

IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN

5.1 Implementasi Sistem

Berikut ini adalah hardware dan software yang dibutuhkan untuk menggunakan program Sistem Informasi Administrasi Akademik pada SMAN 15 SURABAYA, yaitu :

a. Hardware dengan spesifikasi minimal sebagai berikut:

1. Processor Intel Pentium IV atau lebih tinggi.

2. Memory DDR RAM 256 MB atau lebih tinggi.

3. VGA 32MB bit dengan resolusi 1024 x 768 atau lebih tinggi.

4. Hardisk 10 GB

b. Software dengan spesifikasi sebagai berikut:

1. Microsoft Windows XP SP1

2. Microsoft SQL Server 2005

3. Microsoft Visual Studio 2005

4. .NET Framework 2.0 atau yang lebih tinggi.

5.2 Cara Setup Program

Ketika pertama kali akan menggunakan aplikasi ini, terlebih dahulu user harus

menginstalasi aplikasi terlebih dahulu user harus menginstal dari aplikasi ini

supaya bisa digunakan. Langkah-langkah instalasinya akan dijelaskan di bab ini,

pertama user harus memastikan bahwa komputer user terdapat .net framework

2.0 agar aplikasi ini dapat dijalankan. Pertama cek dulu computer anda

77

add or remove program (berisi tentang informasi software yang telah di install

computer anda), lalu jika sudah masuk ke dalam add or remove program anda

bisa check apakah sudah terdapat .net framework 2.0 seperti pada Gambar 5.1.

Gambar 5.1 Tampilan add or remove program

Jika komputer telah terinstal .net framework 2.0 maka tidak perlu menginstal

kembali. Untuk .net framework 1.0 atau yang lebih tinggi digunakan untuk

platform Microsoft Visual Basic 2000 sedangkan .net framework 2.0 atau yang

lebih tinggi, digunakan untuk platform Microsoft visual basic 2005 Setelah

instalasi berakhir. Program ini langsung dapat di install secara langsung pada

drive maupun folder mana saja. setelah itu program dapat dijalankan

sebagaimana biasanya.

Setelah itu user harus menjalankan installer dari apliksasi, maka akan muncul

tampilan awal dari proses menginstalasi aplikasi Sistem Informasi Administrasi Akademik dengan nama installer15, seperti pada Gambar 5.2.

Gambar 5.2. Tampilan Halaman Awal Instalasi

Pada tampilan Select Installation Folder,seperti pada Gambar 5.3 user dapat

memilih lokasi aplikasi akan diinstalasi. Jika user akan mengganti lokasi aplikasi akan diinstalasi maka tekan tombol Browse dan cari lokasi aplikasi akan diinstalasi, seperti pada Gambar 5.3

79

Gambar 5.4. Tampilan Confirm Insallation

Pada tampilan Confirm Installation, seperti pada Gambar 5.4 user memilih tombol

Next untuk memulai proses instalasi aplikasi seperti pada gambar 5.5. Setelah proses instalasi selesai maka akan muncul tampilan Installation Complete, seperti pada Gambar 5.6.

Gambar 5.6. Tampilan Installation Complete

5.3 Penjelasan Pemakaian Program

Dalam bab ini juga dijelaskan tentang hasil dari program yang telah dibuat beserta cara penggunaanya. Penjelasan program akan dimulai dari tampilan awal, dalam tampilan awal seperti yang terlihat pada gambar 5.7 Tampilan Utama Aplikasi.

Didalam tampilan utama terdapat menu login.Menu login digunakan untuk validasi

user dalam penggunaan program. Dalam menu login terdapat data username dan

password yang harus diisi oleh user, jika user tidak tepat dalam menginputkan data,

maka akan muncul pesan error.

81

Gambar 5.7. Tampilan Menu Utama Berbasis Desktop

Gambar 5.8. Tampilan Menu Login

Untuk contoh, user memasukkan username dan password seperti yang terlihat pada

gambar 5.8 Tampilan login aplikasi user admin, maka user dapat menggunakan

program sesuai hak akses yang dimiliki, seperti pada Gambar 5.9 Tampilan menu user untuk tata usaha.

Gambar 5.9. Tampilan Menu Utama untuk user Tata Usaha

Sedangkan tampilan utama aplikasi berbasis web dapat dilihat pada gambar 5.10.

Didalam tampilan utama terdapat menu login.Menu login digunakan untuk validasi

user dalam penggunaan program. Dalam menu login terdapat data username dan

password yang harus diisi oleh user, jika user tidak tepat dalam menginputkan data,

maka akan muncul pesan error.

83

Gambar 5.10. Tampilan Menu Utama berbasis web

Gambar 5.11. Tampilan Menu Login berbasis web

Untuk contoh, user memasukkan username dan password seperti yang terlihat pada

gambar 5.11 Tampilan login aplikasi user admin, maka user dapat menggunakan

program sesuai hak akses yang dimiliki, seperti pada Gambar 5.12 Tampilan menu user untuk guru.

Gambar 5.12. Tampilan Menu Untuk User Guru

Hak akses dalam program ini dibagi menjadi 4 bagian, yaitu hak akses untuk bagian tata usaha, dan kepala sekolah. Admin dapat mengakses semua menu yang ada, diantaranya semua menu-menu master, menu-menu transkasi dan menu-menu laporan. Bagian pembelian dapat mengakses menu file, transaksi pembelian dan laporan pembelian. Sedangkan bagian penjualan dapat mengakses menu file, transaksi penjualan dan laporan penjualan. Direktur hanya dapat mengakses menu laporan.

5.3.1 Form Master

Dalam aplikasi sistem informasi administrasi akademik terdapat menu-menu master. Menu-menu master digunakan untuk mengakses form-form master yang ada pada program. Form-form master digunakan mengelola data-data yang ada. Penjelasan tentang manfaat dan cara penggunaan masing-masing form master dijelaskan lebih detil pada penjelasan berikut ini.

85

5.3.1.1 Form Master Mata Pelajaran

Form Master Mata Pelajaran digunakan untuk memasukkan data-data mata pelajaran yang ada dan pernah melakukan transaksi dengan sekolah. Data mata pelajaran yang dimaksud antara lain mengenai beberapa atribut yang berhubungan dengan guru tersebut, diantaranya ID_matapelajaran, dan nama_matapeajaran. Data yang telah tersimpan dapat diubah sewaktu-waktu apabila terjadi perubahan data seperti pada Gambar 5.13 Form Master Mata Pelajaran.

Gambar 5.13 Form Master Mata Pelajaran Keterangan:

Kode pelajaran :kode pelajaran digunakan untuk memasukkan sebuah

nomor unik dari sebuah mata pelajaran. Nomor unik dari setiap mata pelajaran harus berbeda. (terisi otomatis secara menurun)

Mata Pelajaran : Kolom ini digunakan untuk memasukkan nama mata pelajaran.

Tombol Simpan : Menyimpan data baru mata pelajaran ke dalam basis

data sekolah.

Tombol Ubah : Melakukan perubahan data mata pelajaran dengan

memilih baris data mata pelajaran yang akan diubah.

Keseluruhan atribut dari mata pelajaran dapat dirubah kecuali pada kolom id_matapelajaran.

Tombol Batal : Membatalkan seluruh proses yang dilakukan oleh

petugas tata usaha terhadap data mata pelajaran.

Tombol Keluar : Untuk keluar dari form aplikasi master mata pelajaran.

5.3.1.2 Form Master Kelas

Form Master Kelas digunakan untuk memasukkan data-data kelas yang ada dan pernah melakukan transaksi dengan sekolah. Data kelas yang dimaksud antara lain mengenai beberapa atribut yang berhubungan dengan kelas tersebut, diantaranya ID_kelas, nama kelas, dan kapasitas. Data yang telah tersimpan dapat diubah sewaktu-waktu apabila terjadi perubahan data seperti pada Gambar 5.14 Form Master Kelas.

87

Gambar 5.14 Form Master Kelas Keterangan:

Kode kelas : Kode kelas digunakan untuk memasukkan sebuah

nomor unik dari sebuah kelas. Nomor unik dari setiap kelas harus berbeda. (terisi otomatis secara menurun)

Nama Kelas : Kolom ini digunakan untuk memasukkan nama kelas

Kapasitas : Kolom ini digunakan untuk memasukkan kapasitas

dari kelas tersebut.

Tombol Simpan : Menyimpan data baru kelas ke dalam basis data

sekolah.

Tombol Ubah : Melakukan perubahan data untuk kelas dengan

memilih baris data kelas yang akan diubah.

Keseluruhan atribut dari kelas dapat dirubah kecuali pada kolom kode kelas.

Tombol Batal : Membatalkan seluruh proses yang dilakukan oleh petugas tata usaha terhadap data kelas.

Tombol Keluar : Untuk keluar dari form aplikasi master kelas.

5.3.1.3 Form Master Guru

Form Master Guru digunakan untuk memasukkan data-data guru yang ada dan pernah melakukan transaksi dengan sekolah. Data guru yang dimaksud antara lain mengenai beberapa atribut yang berhubungan dengan guru tersebut, diantaranya NIG, ID_matapelajaran, nama guru, alamat guru, no_tlp, email, dan password. Data yang telah tersimpan dapat diubah sewaktu-waktu apabila terjadi perubahan data seperti pada Gambar 5.15 Form Master Guru.

89

Keterangan:

NIG :NIG digunakan untuk memasukkan sebuah nomor unik

dari seorang guru. Nomor unik dari setiap guru harus berbeda. (terisi otomatis secara menurun)

Mata Pelajaran : Kolom ini digunakan untuk memasukkan mata

pelajaran yang dikuasai guru tersebut.

Nama Guru : Kolom ini digunakan untuk memasukkan nama dari

seorang guru.

Alamat Guru : Area ini digunakan untuk memasukkan alamat dari

seorang guru.

No. Telepon : Area ini digunakan untuk memasukkan nomor telepon

dari seorang guru.

Email : Area ini digunakan untuk memasukkan email yang

dimiliki orang guru yang terkait.

Password : password akan terisi otomatis setelah data tesimpan.

Tombol Simpan : Menyimpan data baru guru ke dalam basis data

sekolah.

Tombol Ubah : Melakukan perubahan data untuk guru dengan memilih

baris data guru yang akan diubah. Keseluruhan atribut

dari guru dapat dirubah kecuali pada kolom NIG.

Tombol Batal : Membatalkan seluruh proses yang dilakukan oleh

petugas tata usaha terhadap data guru.

5.3.1.4 Form Master Siswa

Form Master Siswa digunakan untuk memasukkan data-data siswa yang ada dan pernah melakukan transaksi dengan sekolah. Data siswa yang dimaksud antara lain mengenai beberapa atribut yang berhubungan dengan siswa tersebut, diantaranya NIS, nama kelas, nama siswa, alamat siswa, no telepon siswa, nama ayah, no telepon ayah, nama ibu , dan no telepon ibu. Data yang telah tersimpan dapat diubah sewaktu-waktu apabila terjadi perubahan data seperti pada Gambar 5.16 Form Master Siswa.

91

Keterangan:

NIS :NIS digunakan untuk memasukkan sebuah nomor unik

dari seorang siswa. Nomor unik dari setiap siswa harus berbeda. (terisi otomatis secara menurun)

Nama Kelas : Kolom ini digunakan untuk memasukkan nama kelas

dari siswa tersebut.

Nama Siswa : Kolom ini digunakan untuk memasukkan nama dari

seorang siswa.

Alamat Siswa : Area ini digunakan untuk memasukkan alamat dari

seorang siswa.

No. Telepon : Area ini digunakan untuk memasukkan nomor telepon

dari seorang siswa.

Nama Ayah : Area ini digunakan untuk memasukkan nama ayah dari

siswa tersebut.

No Telepon Ayah : Area ini digunakan untuk memasukkan nomor telepon

ayah dari siswa tersebut.

Nama Ibu : Area ini digunakan untuk memasukkan nama ibu dari

siswa tersebut.

No Telepon Ibu : Area ini digunakan untuk memasukkan nomor telepon

ibu dari siswa tersebut.

Tombol Simpan : Menyimpan data baru siswa ke dalam basis data

sekolah.

Tombol Ubah : Melakukan perubahan data siswa dengan memilih baris

data siswa yang akan diubah. Keseluruhan atribut dari siswa dapat dirubah kecuali pada kolom NIS.

Tombol Batal : Membatalkan seluruh proses yang dilakukan oleh petugas tata usaha terhadap data siswa.

Tombol Keluar : Untuk keluar dari form aplikasi master siswa.

5.3.2 Form Transaksi

Menu-menu transaksi pada form utama terdiri dari tiga menu, yaitu menu transaksi absensi siswa, absensi guru dan penjadwalan. Form-form master digunakan mengelola data-data transaksi yang ada.

5.3.2.1 Form Transaksi Penjadwalan

Form transaksi penjadwalan digunakan untuk menentukan jadwal mengajar dari guru selama satu semester. Pada aplikasi ini petugas tata usaha harus menginputkan data diri guru, nama jadwal dan tahun ajaran. Seperti yang terlihat pada gambar 5.17 Form Transaksi Penjadwalan.

93

Pada gambar 5.18 MessageBox data tersimpan adalah berfungsi sebagai tanda bahwa data jadwal tersebut telah tersimpan dalam database.

Gambar 5.18 MessageBox Data Tersimpan

5.3.2.2 Form Absensi Guru

Form transaksi absensi guru digunakan untuk menginputkan data guru dan

absen pada jam masuk dan absen pada jam keluar. Pada form ini user tidak perlu

mengisi data secara lengkap, cukup dengan menginputkan NIG lalu sistem akan secara otomatis dan menampilkan nama guru yang dimaksudkan seperti yang terlihat pada gambar 5.19 Form Transaksi Absensi Guru.

Pada gambar 5.20 MessageBox data jam masuk tersimpan adalah berfungsi sebagai tanda bahwa data data jam masuk tersebut telah tersimpan dalam database.

Gambar 5.20 MessageBox Data Jam Masuk Tersimpan

Untuk jam keluar , guru menginputkan NIG kembali maka data jam keluar akan tersimpan. Pada gambar 5.21 MessageBox data jam keluar tersimpan adalah berfungsi sebagai tanda bahwa data data jam keluar tersebut telah tersimpan dalam database.

Gambar 5.21 MessageBox Data Jam Keluar Tersimpan

5.3.2.3 Form Absensi Siswa

Form transaksi absensi siswa digunakan untuk menginputkan data siswa yang hadir, sakit ataupun alpha yang dilakukan setiap hari. Pada form ini petugas tata usaha menginputkan nama kelas terlebih dahulu, kemudian memilih siswa dan melakukan absen satu persatu sesuai dengan form absensi yang sebelumnya diisi oleh sekretaris kelas seperti yang terlihat pada gambar 5.22 Form Transaksi Absensi Siswa.

100 5.3.3.3 Form Laporan Absensi Siswa

Halaman laporan absensi siswa digunakan untuk mencetak laporan transaksi absensi kehadiran yang menampilkan NIS, nama siswa dan keterangan dari siswa setiap hari yang telah diinputkan oleh petugas tat usaha pada saat melakukan transaksi absensi siswa sebelumnya. Halaman ini hanya dapat diakses oleh petugas tata usaha yang login dengan status sebagai administrator saja. Pada halaman ini, petugas tata usaha memilih tanggal yang akan dicetak absensi kehadiran siswa kemudian absensi akan muncul secara otomatis setelah memilih tanggal, Untuk mencetak laporan, pada toolbar, klik icon printer. Untuk lebih jelasnya, dapat dilihat pada gambar 5.29 dan gambar 5.30 di bawah ini

Gambar 5.30 Tampilan Laporan Absensi Siswa

5.3.3.4 Form Laporan Nilai Siswa

Halaman laporan nilai siswa digunakan untuk mencetak laporan transaksi penilaian siswa yang menampilkan NIS, nama siswa, mata pelajaran, nama kelas, nilai ujian subjektif, nilai ujian objektif, nilai tryout, nilai ujian bimbingan belajar sekolah dan nilai akhir untuk suatu mata pelajaran dari siswa yang telah diinputkan oleh guru pada saat melakukan transaksi penilaian siswa sebelumnya. Halaman ini hanya dapat diakses oleh petugas tata usaha yang login dengan status sebagai administrator saja. Pada halaman ini, petugas tata usaha memilih nama yang akan dicetak nilai dari siswa kemudian nilai siswa akan muncul secara otomatis setelah memilih nama, Untuk

102 mencetak laporan, pada toolbar, klik icon printer. Untuk lebih jelasnya, dapat dilihat pada gambar 5.31 dan gambar 5.32 di bawah ini

Gambar 5.31 Tampilan Halaman Laporan Nilai Siswa

PENUTUP

6.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil evaluasi sistem yang telah dilakukan dapat diperoleh sebagai berikut :

a. Sistem ini dirancang berdasarkan kaidah IMK (Interaksi Manusia Komputer), sehingga sistem ini dapat di operasikan dan dimengerti dengan mudah oleh user dalam pengaplikasiannya.

b. Dengan pembagian hak akses yang sudah diterapkan dalam sistem, user dapat dengan mudah menjalankan aplikasi sesuai segmentasi permasalahan dan keperluan yang berbeda-beda

c. Dengan rancangan RDBMS (Relational Database Management Sistem), sistem ini dapat melakukan pengelolalaan data secara terintegrasi sehingga Sistem Informasi Administrasi Akademik ini dapat melakukan pengorganisasian data dengan mudah.

d. Sistem informasi Administrasi Akademik ini dapat membantu pihak SMA Negeri 15 SURABAYA dalam mengolah data jadwal mengajar guru, data absensi siswa dan absensi guru serta data nilai yang sebelumnya dilakukan dengan cara manual menjadi komputerisasi sehingga menciptakan metode pengerjaan yang lebih efektif dan optimal.

104

6.2 Saran

Beberapa saran yang digunakan untuk pengembangan sistem informasi penilaian dan absensi di SMA Negeri 15 SURABAYA antara lain :

a. Sistem Informasi Administrasi Akademik ini dapat dikembangkan menjadi sistem informasi akademik dengan menambahkan sistem lain yang berhubungan dengan operasional akademik di SMA Negeri 15 SURABAYA. Seperti sistem informasi pengalokasian kelas, sistem informasi administrasi pendaftaran, dan lain sebagainya.

b. Sistem informasi Administrasi Akademik ini dapat dioptimalkan pengaplikasiannya dengan mengintegrasikan sistem dalam jaringan SMA Negeri 15 SURABAYA.

c. Sistem informasi Administrasi Akademik ini dapat dikembangkan dengan ditambahkan proses SMS gateway, yang lebih efisien, dan mempermudah para orang tua/ wali murid dalam hal mendapatkan informasi tentang akademis, dan intesitas kehairan siswa di sekolah.

d. Sistem informasi Administrasi Akademik ini dapat dikembangkan dengan menambahkan sistem informasi eksekutif yang ditujukan pada top manajemen (kepala sekolah) sehingga laporan yang dihasilkan lebih optimal.

Anonymous1. 2003. Lembaga Biro Akademik, (online), (http://www.uad.ac.id/in/lembaga/biro-akademik-a-admisi.html diakses 18 Maret 2011).

Agastya,Waldy Permana, 2008, Rancang Bangun Aplikasi Pembelajaran Digital Home Recording Berbasis Web Menggunakan Standar SCORM 2004, STIKOM, Surabaya

Jogiyanto, Hartono, 1989, Analisis & Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta

Wardhani, Asih Wahyu, 2003, Media Pembelajaran Interaktif Matematika Untuk Siswa SMU Berbasis Web, STIKOM, Surabaya

Loeng, Marlon. 2004. Pemrograman Dasar Microsoft Visual Basic.NET. Yogyakarta: Andi Offset.

Marlinda, Linda. 2004. Sistem Basis Data. Yogyakarta: ANDI OFFSET. Rahman, Arif. 2004. Panduan Praktis Visio 2003. Yogyakarta: Andi Offset. Wicaksono, Soetam Rizky. 2006. Interaksi Manusia dan Komputer. Surabaya:

STIKOM Surabaya.