PSI : Rancang Bangun Sistem Informasi Perpustakaan Pada SMA Negeri 14 Surabaya.

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI

PERPUSTAKAAN PADA SMA

NEGERI 14 SURABAYA

PROYEK SISTEM INFORMASI

Nama

: BAYU YANMAR ISWAHYUDI

NIM

: 04.39010.0026

Program

: DIII (Diploma Tiga)

Jurusan

: Manajemen Informatika

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER

SURABAYA

iv

Di era globalisasi semakin banyak teknologi yang semakin canggih dan mengingat pesatnya perkembangan teknologi informasi saat ini, maka sangat diharapkan keseimbangan antara perkembangan informasi yang ada dan cara menyampaikan informasi tersebut pada mereka yang membutuhkannya. Kemajuan teknologi itu membuat manusia memasuki suatu era baru yaitu era informasi, yang menuntut segala sesuatunya berjalan dengan cepat dan efektif.

Dengan adanya kenyataan tersebut, maka perpustakaan SMA Negeri 14 Surabaya ingin mengembangkan fungsi sistem informasinya. Perpustakaan SMA Negeri 14 Surabaya ingin mengimplementasikan suatu sistem informasi yang terkomputerisasi dalam mengolah data. serta dapat meningkatkan kinerja sehingga lebih siap dalam menghadapi tantangan di masa mendatang.

Sistem informasi perpustakaan ini diharapkan menjadi suatu solusi untuk mengatasi permasalahan yang ada di perpustakaan SMA Negeri 14 Surabaya dan dari sistem ini juga diharapkan akan memberikan banyak manfaat, baik bagi petugas perpustakaan maupun bagi anggota perpustakaan.

vii DAFTAR ISI

Halaman

ABSTRAKSI ... iv

KATA PENGANTAR ... v

DAFTAR ISI ... vii

DAFTAR TABEL ... x

DAFTAR GAMBAR ... xi

DAFTAR LAMPIRAN ... xiii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 2

1.3 Pembatasan Masalah ... 2

1.4 Tujuan ... 3

1.5 Manfaat ... 4

1.6 Sistematika Penulisan ... 4

BAB II HASIL SURVEY ... 7

2.1 Gambaran Umum Perusahaan ... 7

2.2 Struktur Organisasi ... 8

2.3 Deskripsi Tugas ... 8

2.4 Analisa Sistem Lama ... 10

2.4.1 Dokumen Flow Lama Pendaftaran Anggota ... 10

2.4.2 Dokumen Flow Lama Peminjaman Koleksi ... 11

2.4.3 Dokumen Flow Lama Pengembalian Koleksi ... 12

viii

2.5 Dokumen I/O ... 15

BAB III LANDASAN TEORI ... 16

3.1 Pengertian Perpustakaan ... 16

3.2 Katalog Perpustakaan ... 17

3.3 Sirkulasi Peminjaman dan Pengembalian ... 18

3.4 Sistem Basis Data ... 19

3.5 Analisis Dan Desain Sistem Informasi ... 20

BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM ... 22

4.1 Analisis Sistem Baru ... 22

4.2 Desain Sistem ... 23

4.2.1 Dokumen Flow Komputerisasi Pendaftaran Anggota ... 24

4.2.2 Dokumen Flow Komputerisasi Peminjaman Buku ... 25

4.2.2 Dokumen Flow Komputerisasi Pengembalian Buku ... 26

4.2.4 Dokumen Flow Komputerisasi Pembuatan Laporan ... 27

4.2.5 Diagram Berjenjang Sistem Informasi Sirkulasi Perpustakaan ... 27

4.2.6 Data Flow Diagram ... 28

4.2.7 Entity Relationship Diagram ... 33

4.2.8 Struktur File ... 36

4.2.9 Desain I/O ... 41

BAB V IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN ... 53

5.1 Sistem yang Digunakan ... 53

5.2 Cara Setup Program ... 53

ix

BAB VI PENUTUP ... 70

6.1 Kesimpulan ... 70

6.2 Saran ... 70

DAFTAR PUSTAKA ... 71

1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Perpustakaan merupakan salah satu lembaga ilmiah, yakni lembaga yang

bidang dan tugas pokoknya berkaitan dengan ilmu pengetahuan, pendidikan,

penelitian dan pengembangan ruang lingkupnya mengelola informasi yang

mencakup berbagai ilmu pengetahuan dan teknologi.

Perpustakaan SMA Negeri 14 Surabaya, yang masih dikelola secara

sederhana memiliki beberapa kendala, antara lain pencatatan identitas buku yang

masih dilakukan secara manual sehingga sering terjadi kesalahan dalam penulisan,

pencatatan transaksi yang tidak teratur, banyaknya koleksi buku yang hilang,

belum adanya katalog, serta pembuatan laporan yang kurang akurat. Hal ini

menyebabkan lambatnya kinerja petugas perpustakaan.

Kendala tersebut di atas, dapat diperbaiki dengan membuat sistem

informasi perpustakaan yang memberikan kemudahan bagi petugas perpustakaan

dalam mengelola data dan melayani transaksi. Dengan adanya sistem yang baru

ini diharapkan dapat meningkatkan kinerja petugas perpustakaan SMA Negeri 14

Surabaya.

Dengan meningkatnya kinerja dan pelayanan petugas perpustakaan, akan

membuat siswa maupun guru semakin antusias dalam memanfaatkan

perpustakaan, sehingga perpustakaan benar-benar berfungsi sebagai media untuk

2

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas, dapat dirumuskan permasalahan

sebagai berikut:

1. Bagaimana membuat sistem maintenance data master yang akan di gunakan

perpustakaan ?.

2. Bagaimana membuat sistem informasi pelayanan yaitu peminjaman,

pengembalian dan denda oleh anggota ?.

3. Bagaimana membuat sistem katalog perpustakaan?

4. Bagaimana membuat sistem yang dapat mengolah laporan yang di butuhkan

secara akurat dan up to date ?.

1.3 Pembatasan Masalah

Batasan masalah yang dapat diperoleh dari Sistem Informasi Pelayanan

Perpustakaan pada SMA Negeri 14 Surabaya adalah sebagai berikut:

1. Proses pengelolaan data master

Proses pengelolaan data master adalah bagian pada sistem ini yang berfungsi

untuk mengolah data master sehingga dapat mempermudah dalam pengolahan

data transaksi dan juga dalam pembuatan laporan. Proses pengelolaan data

master meliputi :

a. Input data anggota oleh bagian petugas perpustakaan.

b. Input data buku oleh bagian petugas perpustakaan.

2. Proses pengelolaan data transaksi perpustakaan yang teroganisir.

Pengelolaan data transaksi dari bukti transaksi perpustakaan dilakukan untuk

mengurangi resiko kehilangan data dan untuk mengurangi kehilangan data

tersebut perlu dilakukan update transaksi setiap harinya.

Dengan sistem informasi pelayanan perpustakaan ini, kehilangan data dapat

diminimalisasi. Proses pengelolaan data transaksi meliputi :

a. Pendataan peminjaman oleh bagian petugas perpustakaan.

b. Pendataan pengembalian dan denda oleh bagian petugas perpustakaan.

3. Proses pembuatan laporan

Laporan ini yang meliputi semua laporan data anggota, laporan data buku,

laporan peminjaman buku, laporan pengembalian buku. Laporan ini berguna

untuk membantu petugas perpustakaan agar dapat mengambil keputusan

dengan cepat dan tepat dalam mengerjakan tugasnya.

1.4 Tujuan

Tujuan dari pembuatan proyek sistem informasi perpustakaan adalah sebagai

berikut :

1. Membuat sistem yang lebih baik untuk meningkatkan pelayanan.

2. Merancang dan membuat sistem yang mudah dalam pengolahan data

anggota dan data koleksi perpustakaan.

3. Merancang dan membuat sistem yang mudah dalam pengolahan data katalog

4

4. Merancang dan membuat sistem yang mudah dalam pengolahan data

sirkulasi peminjaman dan pengembalian koleksi perpustakaan serta

penghitungan denda, jika ada keterlambatan.

1.5 Manfaat

Terkait dengan tujuan di atas, maka keuntungan dari sistem informasi

perpustakaan pada SMA Negeri 14 Surabaya yaitu:

1. Petugas Perpustakaan

Mempermudah petugas dalam melakukan proses validasi, proses transaksi

serta pembuatan laporan bagi kepala sekolah.

2. Anggota

Mempermudah anggota dalam melakukan proses pencarian dan peminjaman

buku.

3. Kepala Sekolah

Mempermudah kepala sekolah selaku pemimpin dalam mengambil keputusan.

1.6 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan laporan proyek sistem informasi perpustakaan

SMA Negeri 14 Surabaya adalah sebagai berikut:

Bab I Pendahuluan

Bab ini menjelaskan tentang latar belakang masalah, perumusan masalah,

batasan masalah, tujuan, kontribusi dari sistem yang dibuat bagi pengguna dan

Bab II Gambaran umum perusahaan

Bab ini menjelaskan tentang gambaran umum SMA Negeri 14 Surabaya

yang menguraikan gambaran umum sekolah seperti lokasi sekolah, keadaan,

kondisi, situasi dan hal lain yang berkaitan dengan instansi/lembaga, yaitu sejarah

umum, visi dan misi dan struktur organisasi SMA Negeri 14 Surabaya. Sedangkan

Sub-sub bab analisis sistem yang sedang berjalan menjelaskan alur proses

perusahaan dalam bentuk aliran dokumen yang meliputi proses pendaftaran,

peminjaman, pengembalian dan pembuatan laporan.

Bab III Landasan Teori

Bab ini berisi tentang berbagai macam teori yang mendukung dalam

pembuatan sistem ini. Landasan teori ini ada tiga yaitu Landasan teori tentang

ilmu yang meliputi pengertian perpustakaan, katalog perpustakaan, sirkulasi

peminjaman dan pengembalian.

Bab IV Analisis dan Desain Sistem

Bab ini menjelaskan analisis dan desain sistem baru, meliputi aliran

dokumen baru, diagram alir data, Entity Relationship Diagram, struktur tabel, dan

desain Input/Output. Sub-sub bab Aliran Dokumen Baru menggambarkan proses

yang dikembangkan, yang meliputi proses pendaftaran, peminjaman dan

pengembalian. Data master yaitu data yang digunakan untuk transaksi perusahaan,

yang meliputi master anggota dan buku

Bab V Implementasi dan Pembahasan

Bab ini membahas tentang cara implementasi dari sistem baru, yaitu

spesifikasi minimum yang dibutuhkan, cara instalasi program, dan penjelasan

6

Bab VI Penutup

Bab ini merupakan kesimpulan atau ringkasan/inti dari bab-bab

sebelumnya dan bab ini juga memuat saran-saran yang bisa diterapkan untuk

7

HASIL SURVEY

2.1 Gambaran Umum Perusahaan

SMA Negeri 14 Surabaya merupakan lembaga pendidikan yang telah berdiri sejak 9 Oktober 1982 sesuai dengan Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No. 0298/0/1982 dengan Nomor Statistik Sekolah Nomor 301056014154, dengan Kepala Sekolah pertama Bp. Achmad S. Sekolah yang beralamatkan di Perum YKP IV Tenggilis Mejoyo Blok KK dengan nomor telepon 031-8414451 merupakan instansi pemerintah yang berfungsi sebagai sarana untuk meningkatkan pendidikan masyarakat.

Instansi pemerintah ini bergerak di bidang pendidikan, namun kebanyakan aktifitas sehari-harinya masih dilakukan secara manual. Salah satunya adalah perpustakaan, yang merupakan salah satu sarana yang sangat menentukan dalam proses belajar mengajar. Adapun kegiatan dari perpustakaan meliputi: 1. Pendaftaran anggota, perpanjangan keanggotaan perpustakaan.

2. Pencatatan dan pengolahan data anggota dan data koleksi.

3. Sirkulasi peminjaman dan pengembalian koleksi, serta menarik denda bagi anggota yang terlambat dalam mengembalikan koleksi yang dipinjam.

4. Mengeluarkan surat peringatan bagi buku yang belum dikembalikan pada waktunya.

Perpustakaan SMA Negeri 14 Surabaya belum memiliki sistem informasi yang terkomputerisasi sehingga sering terjadi kesalahan dalam pencatatan dan Perpustakaan SMA Negeri 14 Surabaya belum memiliki sistem informasi yang

8

terkomputerisasi sehingga sering terjadi kesalahan dalam pencatatan dan kesulitan dalam melakukan pencarian terhadap dokumen-dokumen yang berkaitan dengan sirkulasi peminjaman dan pengembalian koleksi. kesulitan dalam melakukan pencarian terhadap dokumen-dokumen yang berkaitan dengan sirkulasi peminjaman dan pengembalian koleksi.

2.2 Struktur Organisasi

Struktur organisasi merupakan sistem pengendali jalannya kegiatan dimana terdapat pembagian tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian pada organisasi tersebut, yang dapat dilihat pada gambar 2.1.

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Pepurtakaan SMA Negeri 14 Surabaya

2.3 Deskripsi Tugas

Berdasarkan struktur organisasi pada gambar 2.1 diatas, maka dapat dijelaskan deskripsi tugas dari masing-masing bagian,yakni:

Kepala Sekolah Komite Koordinator Perpustakaan Staff Administrasi Staff Pengelola Staff Pengadaaan Staff Pelayanan Wakasek Bag.

a. Kepala Sekolah

Bertindak sebagai edukator, administrator, serta pemimpin yang bertanggung jawab akan segala sesuatunya yang bersangkutan dengan sekolah yang dipimpin.

b. Wakasek Sarana/Prasarana

Wakil Kepala sekolah urusan sarana / prasarana mempunyai tugas : 1. Mengatur pemanfaatan sarana prasarana.

2. Merancang kebutuhan sarana prasarana untuk menunjang proses kegiatan belajar mengajar.

c. Koordinator Pepustakaan

Koordinator Perpustakaan mempunyai tugas :

Mengkoordinasi segala kegiatan yang ada diperpustakaan d. Staff administrasi

Staff administrasi mempunyai tugas :

Mencatat seluruh transaksi peminjaman dan pengembalian buku. e. Staff Pengelola

Staff Pengelola mempunyai tugas : Mengelola inventaris ruang perpustakaan. f. Staff Pengadaan

Staff Pengadaan mempunyai tugas : Melakukan pengadaan koleksi perpustakaan. g. Staff Pelayanan

Staff Pelayanan mempunyai tugas : Melayani pengunjung perpustakaan.

10

2.4 Analisa Sistem Lama

Analisa sistem adalah langkah awal untuk membuat suatu sistem baru. Dalam langkah ini kami melakukan analisa terhadap permasalahan yang ada pada perpustakaan SMA Antartika Sidoarjo, khususnya mengenai penanganan transaksi, yaitu:

2.4.1 Dokumen Flow Lama Pendaftaran Anggota

Pada proses pendaftaran ini, pengunjung perpustakaan harus menyerahkan Kartu Tanda Pelajar kepada petugas perpustakaan. Kemudian petugas akan membuat kartu peminjaman berdasarkan Kartu Tanda Pelajar. Jika kartu peminjaman telah selesai dibuat, maka petugas akan mengembalikan Kartu Tanda Pelajar tersebut kepada pengunjung yang bersangkutan dan proses tersebut dapat di lihat pada gambar 2.2.

2.4.2 Dokumen Flow Lama Peminjaman Buku

Pengunjung perpustakaan yang meminjam buku harus menyerahkan Kartu Tanda Pelajar dan item buku yang dipinjam. Kemudian petugas akan mencari kartu peminjaman berdasarkan Kartu Tanda Pelajar tersebut. Jika ada, maka petugas akan mengecek jumlah peminjaman pada kartu peminjaman, disini anggota perpustakaan hanya bisa meminjam buku maksimal 3 buah. Jika ketentuan peminjaman telah dipenuhi, maka item buku yang dipinjam akan dicatat pada kartu peminjaman. dan proses tersebut dapat di lihat pada gambar 2.3.

12

2.4.3 Dokumen Flow Lama Pengembalian Buku

Pengunjung perpustakaan menyerahkan Kartu Tanda Pelajar dan item buku yang akan dikembalikan. Kemudian petugas akan mencari kartu peminjaman berdasarkan Kartu Tanda Pelajar tersebut. Kemudian petugas akan mengecek item buku yang kembali apakah sesuai dengan kartu peminjaman. Jika sesuai, maka petugas akan mengecek tanggal pengembalian pada kartu peminjaman, bila ada keterlambatan, maka petugas harus memeriksa berapa lama keterlambatan serta berapa dendanya. Kemudian petugas akan mencatat denda yang dibayarkan tersebut ke dalam buku denda dan petugas juga akan mencoret item buku yang telah dikembalikan pada kartu peminjaman. dan proses tersebut dapat di lihat pada gambar 2.4.

!

!

H.2.4.4 Dokumen Flow Proses Pengadaan Koleksi Secara Manual

Berdasarkan dokumen flow proses pengadaan koleksi secara manual (gambar 2.5), anggota mengusulkan koleksi baru kepada petugas perpustakaan. Kemudian petugas mengecek usulan buku dari anggota, apakah sesusai dengan kebutuhan koleksi. Jika sesuai , petugas membuat surat persetujuan pengadaan koleksi yang ditandatangani oleh Kepala Sekolah. Petugas lalu melakukan pendataan koleksi yang baru.

14

2.4.5 Dokumen Flow Lama Pembuatan Laporan

Pada proses pembuatan laporan ini, petugas akan membuat laporan setiap bulan. Untuk laporan denda, laporan ini berdasarkan buku denda sedangkan laporan anggota yang mengalami keterlambatan pengembalian, laporan ini berdasarkan kartu peminjaman anggota-anggota yang mengalami keterlambatan pengembalian. Laporan-laporan tersebut kemudian diserahkan kepada koordinator perpustakaan dan dari laporan-laporan tersebut, koordinator akan menginformasikan kepada anggota perpustakaan yang terlambat dalam pengembalian buku tersebut dan proses tersebut dapat di lihat pada gambar 2.6.

" #

#

# # #

$

% # " #

% # " #

2.5 Dokumen I/O

Berikut ini adalah dokumen input dan output pada perpustakaan SMA Negeri 14 Surabaya :

1. Kartu Peminjaman Perpustakaan

Kartu ini digunakan untuk mencatat tanggal peminjaman dan tanggal pengembalian yang dilakukan oleh siswa sehingga akan mempermudah pencarian data peminjaman dan untuk lebih jelasnya kartu peminjaman itu bisa di lihat pada lampiran kartu peminjaman.

2. Kartu Buku

Kartu ini digunakan untuk mencatat no induk, judul dan klasifikasi buku yang ditempelkan pada belakang buku dan untuk lebih jelasnya kartu buku itu bisa di lihat pada lampiran kartu buku.

16

BAB III LANDASAN TEORI

3.1 Pengertian Perpustakaan

Dalam Kamus Bahasa Indonesia, Perpustakaan artinya kitab, buku. Dalam Bahasa inggris, pembaca tentunya mengenal istilah Library. Istilah ini berasal dari kata liber atau libri artinya buku. Dari kata Latin tersebut, terbentuklah istilah librarius yang artinya tentang buku. Dalam bahasa asing lainnya (Belanda) perpustakaan disebut juga sebagai bibliotheca, (Jerman) bibliothek. Semua istilah itu berasal dari kata biblia dari bahasa yunani artinya tentang buku, kitab. Pembaca tentunya mengenal istilah kitab suci Bible, juga berasal dari kata biblia yang juga artinya buku, kitab. Karena itu, terjemahan bible ke dalam bahasa Indonesia ialah Alkitab. Dengan demikian, tidaklah aneh bila dalam istilah perpustakaan library, dan bibliotheek selalu dikaitkan dengan buku atau kitab.

Dengan demikian, batasan perpustakaan ialah sebuah ruangan, bagiansebuah gedung, ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca, bukan untuk dijual.

Menurut Sulistyo (191:3), Ilmu perpustakaan ialah pengetahuan tersusun rapi yang menyangkut tujuan, objek, fungsi perpustakaan, serta fungsi metode, penyusunan, teknik, dan teori yang digunakan dalam pemberian jasa perpustakaan.

Beberapa tujuan kepustakawanan sebagai berikut :

1. Penyimpanan, artinya perpustakaan bertugas menyimpan buku yang diterimanya.

2. Penelitian, artinya perpustakaan bertugas menyediakan buku untuk keperluan penelitian.

3. Informasi, artinya perpustakaan menyediakan informasi yang diperlukan pemakai perpustakaan.

4. Pendidikan, artinya perpustakaan merupakan tempat belajar seumur hidup, terutama bagi mereka yang telah meninggalkan bangku sekolah.

5. Kultural, artinya perpustakaan menyimpan khazanah budaya bangsa atau masyarakat tempat perpustakaan berada serta juga meningkatkan nilai dan apresiasi budaya masyarakat sekitarnya melalui proses penyediaan bahan bacaan.

3.2 Katalog Perpustakaan

Dalam sejarah kepustakawanan, katalogisasi atau pengatalogan merupakan ketrampilan yang sudah berusia berabad-abad. Ketika pertama kali dibuat, katalog berfungsi sebagai senarai inventaris, kemudian fungsi ini diperluas sebagai sarana untuk membantu mengetahui lokasi buku. Jadi, katalog perpustakaan adalah daftar buku dalam sebuah perpustakaan atau dalam sebuah koleksi.

Tujuan katalog menurut pustakawan Cutter pada tahun 1876 adalah sebagai berikut:

1. Memungkinkan seseorang menemukan sebuah buku yang diketahui berdasarkan

18

a. Pengarangnya b. Judulnya, atau c. Subjeknya.

2. Menunjukkan buku yang dimiliki perpustakaan a. Oleh pengarang tertentu,

b. Berdasarkan subjek tertentu, atau c. Dalam jenis literatur tertentu. 3. Membantu dalam pemilihan buku

a. Berdasarkan edisinya, atau

b. Berdasarkan karakternya (sastra ataukah topik) (Basuki Sulistyo, 1991:315).

3.3 Sirkulasi Peminjaman dan Pengembalian

Salah satu kegiatan utama atau jasa utama perpustakaan adalah peminjaman dan pengembalian buku. Kegiatan peminjaman ini sering dikenal dengan nama sirkulasi artinya peminjaman. Metode peminjaman sering kali disebut pula dengan sistem kendali sirkulasi atau sistem sirkulasi. Sistem peminjaman mengalami banyak perubahan, mulai dari sistem manual hingga ke sistem komputerisasi.

Apa pun sistem yang digunakan, sistem peminjaman harus mampu memberikan jawaban atas pertanyaan berikut:

1. Siapakah yang meminjam buku tertentu? Kapan tanggal kembalinya? 2. Buku apa saja yang dipinjamkan pada tanggal tertentu?

4. Buku apa saja yang harus kembali pada tanggal tertentu? 5. Berapa buku yang dikembalikan pada tanggal tertentu?

Sistem apa pun yang akan dipilih hendaknya sistem yang memerlukan waktu tersedikit dalam hal peminjaman buku dan pengembalian buku, serta ekonomis sifatnya yang menyangkut hal tenaga, uang, dan materi (Basuki Sulistyo, 1991:257).

3.4 Sistem Basis Data

Menurut Linda ( 1 : 1 ) Sistem Basis Data adalah Suatu sistem menyusun dan mengelola record – record menggunakan komputer untuk menyimpan atau merekam serta memelihara data operasional lengkap sebuah oraganisasi atau perusahaan sehingga mamapu menyediakan informasi yang optimal yang diperlukan pemakai untuk proses mengambil keputusan. Dalam Konsep dasar sistem basis data terdapat 4 komponen yang terdiri dari :

1. Data : Data didalam sebuah basis data dapat disimpan secara terintegrasi ( Integrated dan data dapat dipakai secara bersama – sama.

2. Hardware : Hardware terdiri dari semua peralatan komputer yang digunakan untuk pengelolaan sistem basis data.

3. Software : Software berfungsi segabai perantara ( interface ) antara pemakai dengan data fisik pada basis data.

4. User : User berfungsi sebagai yang mengakses basis data.

Kumpulan file yang saling berkaitan dan program untuk pengelolanya disebut DBMS. Bahasa – bahasa yang terdapat di dalam Database Management system, yaitu :

20

1. Data Definition Language ( DDL )atau memanipulasi data sebagai yang diorganisasikan sebelumnya model data yang tepat

DDL adalah pola schema basis data dispesifikasikan dengan satu set definisi yang diekspresikan dengansatu bahasa khusus.

2. Data Manipulation Language ( DML )

DML adalah bahasa yang memperbolehkan pemakai mengakses

3.5 Analisis Dan Desain Sistem Informasi

Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi sehingga informasi ini sangat penting di dalam organisasi. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh, kerdil dan akhirnya berakhir. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

Menurut Jogiyanto ( 11 : 26 ) Sistem Informasi Itu sendiri adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan – laporan yang diperlukan.

Analisis system dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian – bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan – permasalahan, kesempatan – kesempatan , hambatan – hambatan, yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.

Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem ( system Planning ) dan sebelum tahap desain sistem ( system design ). Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya.

22

BAB IV

ANALISIS DAN DESAIN SISTEM

4.1 Analisa Sistem Baru

Berikut ini merupakan sistem yang telah dikembangkan dari sistem yang lama. Beberapa proses yang dilakukan secara komputerisasi dan menggunakan database terpusat. Proses yang dikembangkan meliputi:

1. Prosedur Pendaftaran Anggota

Bila seseorang ingin mendaftarkan diri sebagai anggota perpustakaan, maka dia harus menyerahkan Kartu Tanda Pelajar (KTP). Kemudian petugas akan membuat kartu peminjaman untuk anggota tersebut berdasarkan Kartu Tanda Pelajar (KTP) seperti pada gambar di lampiran.

2. Prosedur Peminjaman Buku

Bila anggota ingin meminjam buku perpustakaan, maka anggota tersebut harus mengisi lidah buku dan kartu buku dari buku yang dipinjam seperti pada gambar di lampiran. Kemudian anggota tersebut harus menyerahkan Kartu Tanda Pelajar (KTP) untuk pengecekan keanggotaan pada kartu peminjaman. Jika terdaftar sebagai anggota, maka buku yang dipinjam tersebut diambil kartu bukunya dan dicatat oleh petugas pada kartu peminjaman. Jika belum terdaftar maka harus melakukan registrasi terlebih dahulu.

3. Prosedur Pengembalian Buku

Bila anggota ingin mengembalikan buku perpustakaan, maka anggota tersebut harus menyerahkan Kartu Tanda Pelajar (KTP) untuk pengecekan keanggotaan pada kartu peminjaman. Kemudian petugas akan memeriksa

apakah ada keterlambatan atau tidak. Bila ada keterlambatan, maka petugas harus memeriksa berapa lama keterlambatan serta berapa dendanya. Kemudian petugas akan mencatat denda yang dibayarkan tersebut ke dalam buku denda dan petugas juga akan mencoret item buku yang telah dikembalikan pada kartu peminjaman dan pada lidah buku seperti pada gambar di lampiran.

4. Prosedur Pembuatan Laporan

Petugas akan membuat informasi/laporan anggota perpustakaan yang terlambat mengembalikan buku dan laporan penerimaan kas yang berasal dari pembayaran denda seperti pada gambar di lampiran.

4.2 Desain Sistem

Setelah kita melakukan analisa sistem yang ada, maka selanjutnya kita melakukan desain sistem. Berikut ini adalah langkah-langkahnya:

A. Membuat Document Flow Komputerisasi B. Membuat Diagram berjenjang

C. Membuat Data Flow Diagram C.1 Membuat Context Diagram C.2 Membuat DFD Level 0 C.3 Membuat DFD Level 1

D. Membuat Entity Relationship Diagram D.1 Membuat Conceptual Data Model D.2 Membuat Physical Data Model E. Membuat DBMS

24

4.2.1 Dokumen Flow Komputerisasi Pendaftaran Anggota

Pada proses pendaftaran ini, pengunjung perpustakaan harus menyerahkan Kartu Tanda Pelajar kepada petugas perpustakaan. Kemudian petugas akan mengecek apakah pengunjung pernah melakukan pendaftaran sebelumya atau pengunjung sama sekali belum pernah melakukan pendaftaran ,jika petugas perpustakaan telah menyimpan data pengunjung petugas perpustakaan akan membuat kartu peminjaman berdasarkan Kartu Tanda Pelajar ( KTP ). Jika kartu peminjaman telah selesai dibuat, maka petugas akan mengembalikan Kartu Tanda Pelajar ( KTP ) tersebut kepada pengunjung yang bersangkutan dan proses tersebut di gambarkan pada gambar 4.1.

4.2.2 Dokumen Flow Komputerisasi Peminjaman Buku

Pengunjung perpustakaan yang meminjam buku harus menyerahkan Kartu Tanda Pelajar dan item buku yang dipinjam. Kemudian petugas akan mencari kartu peminjaman berdasarkan Kartu Tanda Pelajar tersebut. Jika ada, maka petugas akan mengecek jumlah peminjaman pada kartu peminjaman, disini anggota perpustakaan hanya bisa meminjam buku maksimal 2 buah. Jika ketentuan peminjaman telah dipenuhi, maka item buku yang dipinjam akan dicatat pada kartu peminjaman. Jika tidak ada, maka pengunjung tersebut harus melakukan registrasi terlebih dahulu dan proses ini dapat dilihat pada Dokumen Flow Komputerisasi pendaftaran anggota dan proses tersebut di gambarkan pada gambar 4.2.

26

4.2.3 Dokumen Flow Komputerisasi Pengembalian Buku

Pengunjung perpustakaan menyerahkan Kartu Tanda Pelajar dan item buku yang akan dikembalikan. Kemudian petugas akan mencari kartu peminjaman berdasarkan Kartu Tanda Pelajar tersebut. Kemudian petugas akan mengecek item buku yang kembali apakah sesuai dengan kartu peminjaman. Jika sesuai, maka petugas akan mengecek tanggal pengembalian pada kartu peminjaman, bila ada keterlambatan, maka petugas harus memeriksa berapa lama keterlambatan serta berapa dendanya. Kemudian petugas akan mencatat denda yang dibayarkan tersebut ke dalam buku denda dan petugas juga akan mencoret item buku yang telah dikembalikan pada kartu peminjaman. Jika tidak mengalami keterlambatan dan ketentuan transaksi pengembalian telah dipenuhi, maka item buku yang kembali tersebut akan dicoret dari kartu peminjaman dan lidah buku dan proses tersebut di gambarkan pada gambar 4.3.

! _!

" !

#

! " #

# !

!

!

4.2.4 Dokumen Flow Komputerisasi Pembuatan Laporan

Pada proses pembuatan laporan ini, petugas akan membuat laporan setiap bulan. Untuk laporan denda, laporan ini berdasarkan buku denda sedangkan laporan anggota yang mengalami keterlambatan pengembalian, laporan ini berdasarkan kartu peminjaman anggota-anggota yang mengalami keterlambatan pengembalian. Laporan-laporan tersebut kemudian diserahkan kepada koordinator perpustakaan dan dari laporan-laporan tersebut, koordinator akan menginformasikan kepada anggota perpustakaan yang terlambat dalam pengembalian buku tersebut dan proses tersebut di gambarkan pada gambar 4.4.

Gambar 4.4 Dokumen Flow Komputerisasi Pembuatan Laporan

4.2.5 Diagram Berjenjang

Diagram berjenjang merupakan bentuk sistem secara menyeluruh yang tergambar dalam bentuk hierarki proses dan diagram tersebut di gambarkan pada gambar 4.5.

28

Gambar 4.5 Diagram Berjenjang

4.2.6 Data Flow Diagram

Data Flow Diagram adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan dari mana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut. DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau dimana data tersebut akan disimpan. DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur.

a. Context Diagram

Gambar 4.6 adalah contex diagram dari sistem informasi sirkulasi perpustakaan. Contex diagram tersebut menggambarkan proses secara umum yang terjadi pada perpustakaan SMA N 14 Surabaya. Pada contex diagram tersebut,

juga terlihat bahwa sistem informasi sirkulasi perpustakaan pada SMA N 14 Surabaya melibatkan dua entity, yaitu pengunjung dan Petugas.

Klu Pencarian

Info Buku Baru

Rekap Peminjaman Pengembalian denda

Laporan Permintaan Koleksi Laporan Transaksi Pengembalian

Laporan Transaksi Peminjaman

Laporan Data Koleksi Laporan Data Anggota History Pengembalian

History Peminjaman Informasi Data Pencarian Koleksi

Data Permintaan Koleksi Pencarian Koleksi

Data Anggota

0

Sistem Informasi Perpustakaan

+ Anggota

Petugas

Gambar 4.6 Context Diagram

b. DFD Level 0

Gambar 4.7 adalah gambar DFD level 0 dari sistem informasi Sirkulasi Perpustakaan. Pada DFD level 0 ini menjelaskan proses yang terjadi di perpustakaan SMA N 14 Surabaya secara lebih detail dibandingkan dengan contex diagram.

30

Info Denda

Data Anggota Data Koleksi

Data Transaksi Peminjaman

Data Transaksi Pengembalian

Data Transaksi Peminjaman

Info Buku Baru

Klu Pencarian Data Koleksi Baru

Rekap Peminjaman Pengembalian denda Data Anggota

Data Transaksi Pengembalian

Data Transaksi Peminjaman Data Transaksi Peminjaman Data Koleksi dipinjam

Data Anggota Data Koleksi

Data Anggota

Data Koleksi

Data Anggota Baru

Data Permintaan Koleksi Data Permintaan Koleksi

Laporan Transaksi Peminjaman Laporan Transaksi Pengembalian

Laporan Permintaan Koleksi

Laporan Data Koleksi

Laporan Data Anggota History Pengembalian

History Peminjaman Informasi Data Pencarian Koleksi

Data Permintaan Koleksi

Pencarian Koleksi Data Anggota Anggota Anggota AnggotaAnggota Anggota Anggota Petugas PetugasPetugasPetugas PetugasPetugas Petugas PetugasPetugas Petugas Petugas 1 Maintenance Data Anggota dan Koleksi

+ 2 Peminjaman + 3 Pengembalian + 4 Pencarian Katalog dan Permintaan Koleksi + 5 Pembuatan Laporan 1 Anggota 2 Koleksi 3 Transaksi 4 Permintaan Koleksi Petugas Anggota Anggota Anggota

Gambar 4.7 DFD Level 0

c. DFD Level 1 Proses Mengelola Master

Gambar 4.8 adalah DFD level 1 Proses Mengelola Master. DFD level 1 ini adalah pengembangan dari DFD level 0. Pada DFD ini terdapat proses simpan data anggota, buku, pengarang dengan dua entity yaitu suplier dan anggota.

Data Anggota

Info Buku Baru Data Koleksi Baru

Data Anggota Baru

1 Anggota

1

Manipulasi Data Anggota

2

Manipulasi Data Koleksi

2 Koleksi

Anggota

Gambar 4.8 DFD Level 1 Sub Proses Mengelola Master

d. DFD Level 1 Proses Peminjaman dan Pengembalian

Gambar 4.9 adalah DFD level 1 Proses Peminjaman. DFD level 1 ini adalah pengembangan dari DFD level 0. Pada DFD ini terdapat proses simpan data transaksi dengan satu entity yaitu anggota. Gambar 4.10 adalah DFD level 1 Proses Pengembalian. DFD level 1 ini adalah pengembangan dari DFD level 0.

32

Data Anggota

Data Koleksi

Data Anggota

Data Transaksi Peminjaman

Data Transaksi Peminjaman

Data Transaksi Peminjaman Data Anggota

Anggota

33 TransaksiTransaksi 1 Validasi Status Anggota 2 Input Data Transaksi Peminjaman 3 Simpan Data Transaksi Peminjaman 2 Koleksi 1 Anggota

Gambar 4.9 DFD Level 1 Sub Proses Peminjaman

Data Transaksi Pengembalian Data Transaksi Pengembalian

Data Transaksi Peminjaman

Data Transaksi Pengembalian Info Denda

Data Anggota

3 Transaksi

Anggota 3 Transaksi

1 Cek Transaksi Pengembalian 2 Cek Denda 3 Perekaman Transaksi Pengembalian Anggota

e. DFD Level 1 Proses Katalog dan Usulan Koleksi baru

Gambar 4.11 adalah DFD level 1 Proses Membuat Laporan. DFD level 1 ini adalah pengembangan dari DFD level 0. Pada DFD ini terdapat proses simpan data transaksi, buku dan pengarang dengan dua entity yaitu kepala sekolah dan petugas. DFD ini juga melibatkan tiga database, yaitu database anggota, database buku, sertadatabase transaksi.

Klu Pencarian

Data Anggota Data Koleksi Data Koleksi dipinjam

Data Permintaan Koleksi Informasi Data Pencarian Koleksi

Data Permintaan Koleksi Pencarian Koleksi Anggota Anggota Anggota 4 Permintaan Koleksi 2 Koleksi 1 Anggota 3 Transaksi 1 Pencarian Informasi Koleksi 2 Permintaan Koleksi Anggota

Gambar 4.11 DFD Level 1 Sub Proses Katalog dan Usulan Koleksi baru

4.2.7 Entity Relationship Diagram

Entity Relationship Diagram merupakan gambaran struktur database dari Sistem Informasi Sirkulasi Perpustakaan yang telah dikembangkan. ERD dibagi menjadi dua, yaitu Conceptual Data Model atau secara logik dan Physical Data Model atau secara fisik.

34

A. Conceptual data model

Terdapat sepuluh buah tabel yang saling terintegrasi secara logik. Berikut Gambar 4.12 merupakan tabel-tabel yang terdapat pada Conceptual Data Model: TERDIRI TERDIRI TERDIRI TERDIRI TERDIRI MEMILIKI MELAKUKAN TERDAPAT DETIL TRANSAKSI2 DETIL TRANSAKSI DETIL TRANSAKSI A NGGOT A N O_A NGGOT A N AMA A LAMAT K OT A T ELP K ET ER AN GAN J E NIS _KE LA MIN T GL_MAS U K T GL_K ELU A R S T A T U S

B UK U N O_INDU K N O_K LAS IFIK AS I J UDU L

H AR GA J ML_HA L A SA L_KOLE KS I K ET

T H_T ER B IT J E NIS _KOLE KS I D EN DA

N O_D EN D A N OMINA L

P EN GA RA N G N O_P EN GAR AN G P EN GA RA N G P EN ER BIT K OT A_T E RB IT

T RA NS AK S I N O_T RA N SA KS I

K ELA S K OD E_K E LAS K ELA S K OT A

K OD E_K OT A K OT A

K AT EGOR I K OD E_K A T E GORI K AT EGOR I

R AK K OD E_R A K R AK

K OT A_T E RB IT K OD E_K OT A _T E RB IT K OT A_T E RB IT

Gambar 4.12 ERD Conceptual Data Model B. Physical Data Model

Pada Physical Data Modal yang tertera pada Gambar 4.13 telah menunjukkan adanya relasi antar tabel. Berikut Pyhsical Data Model pada Sistem Informasi Sirkulasi Perpustakaan:

KODE_KELAS = KODE_KELAS KODE_KOTA = KODE_KOTA

KODE_RAK = KODE_RAK KODE_KATEGORI = KODE_KATEGORI

KODE_KOTA_TERBIT = KODE_KOTA_TERBIT

NO_DENDA = N O_DENDA

NO_INDUK = N O_INDUK NO_TRANSAKSI = NO_TRANSAKSI

NO_ANGGOTA = NO_ANGGO TA

NO_PENGARANG = NO_PENG ARANG A NGGOTA NO_A NGGOT A varc har(20) K ODE_K OT A varc har(5) K ODE_K EL AS varc har(10)

NAMA varc har(30)

A LAMAT varc har(30) K OT A varc har(20) T ELP varc har(20) K ET ERANGAN varc har(10) J E NIS _KE LA MIN varc har(10) T GL_MAS UK datetime T GL_K ELUA R datetime S TA TUS varc har(15)

B UK U

NO_INDUK varc har(20) NO_P ENGA RANG varc har(20) K ODE_K AT E GORI varc har(10) K ODE_RAK varc har(20) NO_K LAS IFIK AS I varc har(20) J UDUL varc har(100)

HARGA varc har(10)

J ML_HA L varc har(5) A SA L_KOLE KS I varc har(20)

K ET varc har(10)

T H_T ERBI T varc har(5) J E NIS _KOLE KS I varc har(10) DENDA

NO_D ENDA varc har(5) NOMINA L varc har(5)

P ENGA RA NG N O_P ENGA RANG varc har(20) K ODE_K OT A _TE RB IT varc har(5) P ENGA RA NG varc har(30) P ENERBIT varc har(30) K OT A_T ERB IT varc har(20)

T RA NS AK S I NO_T RA NS A KS I varc har(20) NO_A NGGOT A varc har(20) NO_DENDA varc har(5)

K ELA S K ODE_K EL AS varc har(10) K ELA S varc har(10) K OT A

K ODE_K OT A varc har(5) K OT A varc har(20)

K AT EGOR I K ODE_K AT E GORI varc har(10) K AT EGORI varc har(30)

RAK K ODE_RAK varc har(20) RAK varc har(20)

K OT A_T ERB IT K ODE_K OT A _TE RB IT varc har(5) K OT A_T ERB IT varc har(20)

DET IL_TRA NS AK SI NO_T RA NS A KS I varc har(20) NO_INDUK varc har(20)

36

4.2.8 Struktur File

Struktur file pada sistem informasi sirkulasi pelayanan perpustakaan SMAN 14 Surabaya adalah sebagai berikut:

A. Tabel Anggota

Nama Tabel : Tabel Anggota Primary Key : No_Anggota Foreign Key : -

Fungsi : Maintenance master anggota

Tabel 4.1 Struktur Tabel Anggota

No Field Data Type Length Constraint Keterangan

1. No_Anggota Varchar 20 Primary Key No Anggota

2. Nama Varchar 30 Nama

3. Alamat Varchar 30 Alamat

4. Kota Varchar 20 Kota

5. Telp Varchar 20 Telepon

6. Keterangan Varchar 10 Keterangan

7. Jenis_Kelamin Varchar 10 Jenis Kelamin

8. Tgl_Masuk Date - Tanggal Masuk

9. Tgl_Keluar Date - Tanggal Keluar

10. Status Varchar 15 Status

B. Tabel Buku

Nama Tabel : Tabel Buku Primary Key : No_Induk

Foreign Key : No_Pengarang reference ke tabel pengarang Fungsi : Maintenance master buku

Tabel 4.2 Struktur Tabel Buku

No Field Data Type Length Constraint Keterangan

1. No_Induk Varchar 20 Primary Key No Induk 2. No_Pengarang Varchar 20 Foreign Key No Pengarang 3. No_Klasifikasi Varchar 20 No Klasifikasi

4. Judul Varchar 100 Judul

5. Harga Varchar 10 Harga

6. Jml_Hal Varchar 5 Jumlah Halaman

7. Asal_Koleksi Varchar 20 Asal Koleksi

8. Ket Varchar 10 Keterangan

9. Th_Terbit Varchar 5 Tahun Terbit

10. Jenis_Koleksi Varchar 10 Jenis Koleksi

C. Tabel Pengarang

Nama Tabel : Tabel Pengarang Primary Key : No_Pengarang Foreign Key : -

Fungsi : Maintenance master pengarang

Tabel 4.3 Struktur Tabel Pengarang

No Field Data Type Length Constraint Keterangan

1. No_Pengarang Varchar 20 Primary Key No Pengarang

2. Pengarang Varchar 30 Pengarang

3. Penerbit Varchar 30 Penerbit

4. Kota_Terbit Varchar 20 Kota Terbit

D. Tabel Denda

Nama Tabel : Tabel Denda Primary Key : No_Denda Foreign Key : -

38

Tabel 4.4 Struktur Tabel Denda

No Field Data Type Length Constraint Keterangan

1. No_Denda Varchar 5 Primary Key No Denda

2. Nominal Varchar 5 Nominal

E. Tabel Transaksi

Nama Tabel : Tabel Transaksi Primary Key : No_Transaksi

Foreign Key : No_Anggota reference ke tabel anggota No_Denda reference ke tabel denda

Fungsi : Menyimpan transaksi data peminjaman dan pengembalian

Tabel 4.5 Struktur Tabel Transaksi

No Field Data Type Length Constraint Keterangan

1. No_Transaksi Varchar 20 Primary Key No Transaksi 2. No_Anggota Varchar 20 Foreign Key No Anggota 3. No_Denda Varchar 5 Foreign Key No Denda

F. Tabel Detil Transaksi

Nama Tabel : Tabel Detil Transaksi Primary Key : No_Transaksi, No_Induk

Foreign Key : No_Transaksi reference ke tabel transaksi No_Induk reference ke tabel buku

Tabel 4.6 Struktur Tabel Detil Transaksi

No Field Data Type Length Constraint Keterangan

1. No_Transaksi Varchar 20

Primary Key,

Foreign Key No Transaksi

2. No_Induk Varchar 20

Primary Key,

Foreign Key No Induk

3. Tgl_Pinjam Date - Tanggal Pinjam

4. Tgl_Harus_Kembali Date -

Tanggal Harus Kembali

5. Tgl_Kembali Date - Tanggal Kembali

6. Status Varchar 5 Status

7. Jml_Terlambat Integer Jumlah Terlambat

8. Total_Denda Varchar 10 Total Denda

G. Tabel Kelas

Nama Tabel : Tabel Kelas Primary Key : Kode_Kelas Foreign Key : -

Fungsi : Maintenance combo box kelas pada form anggota

Tabel 4.7 Struktur Tabel Kelas

No Field Data Type Length Constraint Keterangan

1. Kode_Kelas Varchar 10 Primary Key Kode Kelas

2. Kelas Varchar 10 Kelas

H. Tabel Kota

Nama Tabel : Tabel Kota Primary Key : Kode_Kota Foreign Key : -

40

Tabel 4.8 Struktur Tabel Kota

No Field Data Type Length Constraint Keterangan

1. Kode_Kota Varchar 10 Primary Key Kode Kelas

2. Kota Varchar 20 Kota

I. Tabel Kategori

Nama Tabel : Tabel Kategori Primary Key : Kode_Kategori Foreign Key : -

Fungsi : Maintenance combo box kategori pada form buku

Tabel 4.9 Struktur Tabel Kategori

No Field Data Type Length Constraint Keterangan

1. Kode_Kategori Varchar 10 Primary Key Kode Kategori

2. Kategori Varchar 30 Kategori

J. Tabel Rak

Nama Tabel : Tabel Rak Primary Key : Kode_Rak Foreign Key : -

Fungsi : Maintenance combo box no rak pada form buku

Tabel 4.10 Struktur Tabel Rak

No Field Data Type Length Constraint Keterangan

1. Kode_Rak Varchar 20 Primary Key Kode Rak

K. Tabel Kota Terbit

Nama Tabel : Tabel Kota Terbit Primary Key : Kode_Kota_Terbit Foreign Key : -

Fungsi : Maintenance combo box kota terbit pada form pengarang

Tabel 4.11 Struktur Tabel Kota Terbit

No Field Data Type Length Constraint Keterangan

1. Kode_Kota_Terbit Varchar 5 Primary Key Kode Terbit

2. Kota_Terbit Varchar 20 Kota Terbit

A. Desain I/O Form Menu Utama

Form ini adalah form menu utama dari aplikasi sistem informasi sirkulasi pelayanan perpustakaan, form ini akan ditampilkan pada saat pertama kali aplikasi ini dijalankan dan langsung mengarah ke tampilan login. Pada form login ini, terdapat 2 hak akses, yaitu: hak admin (hak akses secara keseluruhan) dan hak user (hak akses untuk aplikasi tertentu saja, seperti transaksi dan katalog). Untuk login, isi nama user dan pin sesuai dengan hak akses, kemudian tekan tombol Log-In, untuk logout tekan tombol Log-Out, untuk membatalkan login tekan tombol Batal, untuk mengubah pin tekan tombol Ubah PIN, untuk keluar dari aplikasi perpustakaan tekan tombol Keluar.

42

Gambar 4.14 Desain I/O Form Menu Utama

B. Desain I/O Form Aplikasi

Form ini berisi sub-sub aplikasi, seperti: Form Pengaturan yang didalamnya berisi Form Kelas, Form Kota, Form Rak Buku, Form Kota Terbit dan Form Denda, selain itu sub-sub aplikasi juga berisi Form Daftar Anggota, Form Daftar Buku dan Pengarang serta Form Peminjaman dan Pengembalian.

C. Desain I/O Form Kelas

Form ini berisi tentang pengaturan tiap – tiap kelas yang ada di SMA N 14 Surabaya. SMA N 14 Surabaya terdiri dari banyak kelas, oleh karena itu dibuatlah Form Kelas untuk membedakan Kelas berdasarkan kode kelas. Pada Form Kelas petugas perpustakaan dapat mengubah data kelas yang sudah dientrykan.

Gambar 4.16 Desain I/O Form Kelas

D. Desain I/O Form Kota

Form Kota berisi Kota asal anggota atau tempat tinggal anggota. Petugas perpustakaan dapat mengatur kota asal atau tempat tinggal anggota. Pada Form Kota dapat menentukan kota asal mana yang paling paling banyak sekolah di SMA N 14 Surabaya. Pada Form Kota ini petugas perpustakaan dapat menambahkan kota dan mengubah kota.

44

Gambar 4.17 Desain I/O Form Kota

E. Desain I/O Form Rak

Form Rak adalah Form untuk menentukan pengaturan Rak buku berdasarkan Kategori buku. Dengan adanya Form Rak ini memudahkan petugas perpustakaan dalam pencarian buku yang dicari berada dirak berapa.

F. Desain Form I/O Kota Terbit

Pada Form Kota Terbit ini berisi asal terbit buku. Pada form kota terbit ini petugas perpustakaan lebih dimudahkan buku yang terbit banyak berasal dari kota mana, selain itu petugas perpustakaan juga dapat mengubah asal kota buku yang terbit dan menambahkan asal kota buku yang terbit.

Gambar 4.19 Desain I/O Form Kota Terbit

G. Desain Form I/O Denda

Form Denda ini berisi Denda yang harus dibayar jika melakukan keterlambatan dalam mengembalikan buku. Pada Form Denda Petugas perpustakaan dapat menentukan besar denda per hari yang harus dibayar oleh anggota jika melakukan keterlambatan mengembalikan buku koleksi. Petugas perputakaan dapat mengubah besar denda per harinya.

46

Gambar 4.20 Desain I/O Form Denda

H. Desain Form I/O Anggota

Pada form Anggota ini berisi data – data anggota. Dengan adanya Form Anggota lebih memudahkan petugas perpustakaan menyimpan semua data Anggota atau data pribadi Anggota.

I. Desain Form I/O Cari Anggota

Form Cari anggota ini berguna sekali untuk petugas perpustakaan dalam melakukan pencarian data anggota. Petugas dapat menampilkan data anggota tersebut berdasarkan No. anggota, kelas, alamat, kota, keterangan, jenis kelamin dan petugas dapat menampilkannya bersadarkan semua.

Gambar 4.22 Desain I/O Form Cari Anggota J. Desain Form I/O Daftar Buku

Pada Form Daftar buku ini berisi data yang berhubungan dengan semua data dan letak buku yang berada di perpustakaan.

48

K. Desain Form I/O Daftar Pengarang

Form Daftar Pengarang ini berisi nama - nama pengarang yang telah mengarang buku. Tiap satu buku ada yang memiliki lebih dari satu pengarang. Petugas perpustakaan akan lebih mudah menyimpan dan mengelompokkan nama pengarang buku yang lebih dari satu orang.

Gambar 4.24 Desain I/O Form Daftar Pengarang

L. Desain Form I/O Transaksi Peminjaman dan Pengembalian Koleksi

Form Transaksi Peminjaman dan Pengembalian Koleksi berisi buku apa saja yang di pinjam oleh anggota, tanggal berapa koleksi tersebut harus dikembalikan oleh anggota. Jika anggota melakukan keterlambatan dalam melakukan pengembalian buku maka pada from transaksi peminjaman dan pengembalian koleksi secara otomatis akan menghitung berapa hari keterlambatannya beserta besar denda yang harus dibayar oleh anggota yang telah melakukan keterlambatan pengembalian buku koleksi.

Gambar 4.25 Desain I/O

Form Transaksi Peminjaman dan Pengembalian Koleksi

M. Desain Form I/O Laporan

Form Laporan Berisi laporan apa saja yang akan dicari dan dicetak. Dengan adanya From laporan ini memudahkan petugas perpustakaan dalam membuat laporan.

50

N. Desain Form I/O Katalog

Form Katalog berfungsi memudahkan user atau anggota dalam melakukan pencarian koleksi buku yang berada di perpustakaan. User atau anggota dapat mengetahui buku yang dicari berada pada rak mana.

Gambar 4.27 Desain I/O Form Katalog O. Desain Form Laporan Anggota

Form ini menampilkan laporan anggota perpustakaan dan pada form ini kita bisa melakukan filtering berdasarkan status keaktifan.

P. Desain Form Laporan Buku

Form ini menampilkan laporan buku perpustakaan dan pada form ini kita bisa melakukan filtering berdasarkan kategori buku.

Gambar 4.29 Desain Form Laporan Buku Q. Desain Form Laporan Peminjaman dan Pengembalian

Form ini menampilkan laporan peminjaman dan pengembalian buku perpustakaan.

52

53

IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN

5.1 Sistem yang Digunakan

Untuk dapat menjalankan aplikasi sistem informasi sirkulasi pelayanan perpustakaan SMA N 14 Surabaya dibutuhkan:

5.1.1 Software Pendukung

1. Sistem Operasi Microsoft Windows XP Profesional 2. Microsoft SQL Server 2000

3. Microsoft VB.NET 2003.

5.1.2 Hardware Pendukung

1. Microprocessor Pentium III atau lebih tinggi, AMD Duron/Athlon. 2. Harddisk 40 Gb

3. RAM 128 Mb atau yang lebih tinggi.

4. Monitor 14 “ atau lebih besar sesuai dengan kebutuhan 5. Mouse + Keyboard

5.2 Cara Setup Program

Untuk dapat menggunakan program ini terlebih dahulu dalam suatu komputer harus sudah memiliki beberapa software pendukung yang mempengaruhi jalannya program yaitu:

a. Microsoft Visual Basic.NET 2003 b. Microsoft SQL Server 2000

54

Setelah semua komponen terpenuhi maka langkah pertama yang harus dilakukan adalah membuka installerprogram perpustakaan yang ada pada folder setup perpustakaan, kemudian cari setup perpustakaan.msi seperti gambar 5.1, kemudian klik dua kali akan muncul suatu halaman splash. Klik next maka akan muncul halaman selamat datang seperti gambar 5.2.

Gambar 5.1 Setup Perpustakaan.msi

Untuk dapat melanjutkan proses instalasi, tekan next maka akan muncul halaman pilih folder seperti gambar 5.3, sebaiknya hasil setup disimpan di drive C sebagai defaultmenyimpan hasil setup.

Gambar 5.3 Form Confirm Installation.

Klik next maka akan muncul halaman proses instalasi, tunggu sampai proses instalasi selesai. Setelah selesai maka secara otomatis program sistem informasi koperasi telah terinstall di komputer anda seperti gambar 5.4.

56

5.2 Penjelasan Pemakaian

Tahap ini merupakan langkah-langkah dari pemakaian program Sistem Informasi Sirkulasi Perpustakaan.

Berikut sub-sub pembahasan pemakaian:

5.3.1 Form Menu Utama

Form ini adalah form menu utama dari aplikasi sistem informasi sirkulasi pelayanan perpustakaan, form ini akan ditampilkan pada saat pertama kali aplikasi ini dijalankan dan langsung mengarah ke tampilan login. Pada form login ini, terdapat 2 hak akses, yaitu: hak admin (hak akses secara keseluruhan) dan hak user (hak akses untuk aplikasi tertentu saja, seperti transaksi dan katalog).

Untuk login, isi nama user dan pin sesuai dengan hak akses, kemudian tekan tombol Log-In, untuk logout tekan tombol Log-Out, untuk membatalkan login tekan tombol Batal, untuk mengubah pin tekan tombol Ubah PIN, untuk keluar dari aplikasi perpustakaan tekan tombol Keluar.

5.3.2 Form Aplikasi

Form ini berisi sub-sub aplikasi, seperti: Form Pengaturan, Form Daftar Anggota, Form Daftar Koleksi dan Pengarang serta Form Peminjaman dan Pengembalian.

Gambar 5.6 Form Aplikasi

5.3.3 Form Kelas

Form ini berisi tentang pengaturan tiap – tiap kelas yang ada di SMA Negeri 14 Surabaya. SMA Negeri 14 terdiri dari banyak kelas, oleh karena itu dibuatlah Form Kelas untuk membedakan Kelas berdasarkan kode kelas. Pada Form Kelas petugas perpustakaan dapat mengubah data kelas yang sudah dientrykan.

58

Gambar 5.7 Form Kelas

5.3.4 Form Kota

Form Kota berisi Kota asal anggota atau tempat tinggal anggota. Petugas perpustakaan dapat mengatur kota asal atau tempat tinggal anggota. Pada Form Kota dapat menentukan kota asal mana yang paling paling banyak sekolah di SMA Negeri 14 Surabaya. Pada Form Kota ini petugas perpustakaan dapat menambahkan kota dan mengubah kota

5.3.5 Form Rak

Form Rak adalah Form untuk maintenance pengaturan Rak koleksi berdasarkan Kategori koleksi. Dengan adanya Form Rak ini memudahkan petugas perpustakaan dalam pencarian koleksi yang dicari berada dirak berapa.

Gambar 5.9 Form Rak

5.3.6 Form Penerbit

Pada Form Penerbit untuk maintenance asal penerbit koleksi. Pada form penerbit ini petugas perpustakaan lebih dimudahkan koleksi yang terbit banyak berasal dari penerbit mana, selain itu petugas perpustakaan juga dapat mengubah asal penerbit yang terbit dan menambahkan asal penerbit koleksi yang menerbitkan.

60

Gambar 5.10 Form Kota Terbit

5.3.7 Form Denda

Form Denda ini untuk maintenance Denda yang harus dibayar jika melakukan keterlambatan dalam mengembalikan koleksi. Pada Form Denda Petugas perpustakaan dapat menentukan besar denda per hari yang harus dibayar oleh anggota jika melakukan keterlambatan mengembalikan koleksi koleksi. Petugas perputakaan dapat mengubah besar denda per harinya.

5.3.8 Form Daftar Anggota

Form ini digunakan untuk maintenance daftar anggota perpustakaan. Untuk input data baru tekan tombol Baru, kemudian isikan data pada textbox, jika sudah lengkap tekan tombol Simpan maka data tersebut akan secara otomatis tersimpan ke dalam tabel anggota. Untuk melakukan pencarian record/data tekan tombol Cari. Untuk melakukan edit data, pilih record pada datagrid kemudian tekan tombol Edit, lakukan perubahan kemudian tekan tombol OK maka data tersebut secara otomatis akan terupdate. Untuk membatalkan tekan tombol Batal. Untuk keluar dari Form Daftar Anggota tekan tombol Keluar.

62

5.3.9 Form Cari anggota

Form Cari anggota ini berguna sekali untuk petugas perpustakaan dalam melakukan pencarian data anggota. Petugas dapat menampilkan data anggota tersebut berdasarkan No. anggota, kelas, alamat, kota, keterangan, jenis kelamin dan petugas dapat menampilkannya bersadarkan semua.

Gambar 5.13 Form Cari Anggota

5.3.10 Form Daftar Koleksi

Form ini digunakan untuk maintenance daftar koleksi. Pada tab koleksi untuk input data baru tekan tombol Baru, kemudian isikan data pada textbox, jika sudah lengkap tekan tombol Simpan maka data tersebut akan secara otomatis tersimpan ke dalam tabel koleksi. Untuk melakukan pencarian record/data tekan tombol Cari. Untuk melakukan ubah data, pilih record pada datagrid kemudian tekan tombol Ubah, lakukan perubahan kemudian tekan tombol OK maka data

tersebut secara otomatis akan terupdate. Untuk membatalkan tekan tombol Batal. Untuk keluar dari Form Daftar Anggota tekan tombol Keluar.

Gambar 5.14 Form Daftar koleksi

5.3.10 Form Daftar Pengarang

Form ini digunakan untuk maintenance daftar pengarang. Pada tab pengarang untuk input pengarang baru tekan tombol Baru, kemudian isikan data pada textbox, jika sudah lengkap tekan tombol Simpan maka data tersebut akan secara otomatis tersimpan ke dalam tabel pengarang. Untuk melakukan pencarian record/data tekan tombol Cari. Untuk melakukan ubah data, pilih record pada datagrid kemudian tekan tombol Ubah, lakukan perubahan kemudian tekan tombol OK maka data tersebut secara otomatis akan terupdate. Untuk

64

membatalkan tekan tombol Batal. Untuk keluar dari Form Daftar Anggota tekan tombol Keluar.

Gambar 5.15 Form Daftar Pengarang

5.3.11 Form Transaksi Peminjaman dan Pengembalian

Form ini digunakan untuk transaksi peminjaman dan pengembalian koleksi perpustakaan. Untuk peminjaman, petugas harus menginputkan no anggota perpustakaan berdasarkan no induk siswa pada Kartu Tanda Pelajar (KTP) kemudian tekan tombol Enter, jika record telah tersimpan, maka secara otomatis nama dan kelas akan terisi sesuai dengan no anggota, jika record belum tersimpan maka akan mengeluarkan pesan bahwa record tidak ada. Jika anggota telah melakukan peminjaman dan masih belum dikembalikan, maka akan muncul record/data koleksi buku-buku yang masih dipinjam. Untuk proses peminjaman isikan no induk koleksi yang tercantum pada koleksi yang dipinjam pada textbox no induk koleksi kemudian tekan Enter. Dalam proses peminjaman ini anggota

perpustakaan, hanya bisa melakukan peminjaman maksimal 3 buah. Jika tidak ada koleksi lagi yang dipinjam, tekan tombol Simpan untuk menyimpan record tersebut ke dalam tabel transaksi.

Untuk proses pengembalian, tekan tombol Baru, isikan no anggota pada textbox no anggota kemudian tekan Enter, maka akan muncul record/data koleksi buku-buku yang masih dipinjam. Disini sistem akan mengecek tanggal pengembalian, jika ada keterlambatan maka total denda akan muncul sesuai dengan record/data koleksi buku-buku yang mengalami keterlambatan. Pada proses pembayaran denda ini, isikan jumlah yang dibayarkan oleh anggota yang bersangkutan tersebut kemudian tekan tombol Enter. Untuk proses pengembalian, pilih record/data koleksi yang akan dikembalikan pada datagrid kemudian tekan tombol Hapus, maka secara otomatis record tersebut akan terhapus dari data peminjaman anggota yang bersangkutan. Untuk keluar dari Form Peminjaman dan Pengembalian tekan tombol Keluar.

66

5.3.12 Form Laporan

Form ini digunakan untuk mencetak 3 jenis laporan, yaitu: laporan anggota, laporan koleksi dan laporan transaksi.

Gambar 5.17 Form Laporan

5.3.13 Form Laporan Anggota

Form ini menampilkan laporan anggota perpustakaan dan pada form ini kita bisa melakukan filtering berdasarkan status keaktifan.

5.3.14 Form Laporan Koleksi

Form ini menampilkan laporan koleksi perpustakaan dan pada form ini kita bisa melakukan filtering berdasarkan kategori koleksi. Petugas Perpustakaan lebih mudah dalam mengelompokkan koleksi berdasarkan kategori yang dinginkan, sehingga memudahkan petugas perpustakaan dalam membuat laporan sesuai dengan kebutuhan yang diinginkan.

Gambar 5.19 Form Laporan koleksi

5.3.15 Form Laporan Peminjaman dan Pengembalian

Form ini menampilkan laporan peminjaman dan pengembalian koleksi perpustakaan. Petugas perpustakaan dapat melihat dan mencetak laporan berdasar klasifikasi yang dibutuhkan, sehingga memudahkan petugas perpustakaan dalam membuat laporan.

68

Gambar 5.20 Form Laporan Peminjaman dan Pengembalian

5.3.16 Form Katalog

Form ini digunakan oleh anggota untuk melakukan pencarian koleksi pencarian dapat menggunakan bantuan pencarian melalui jenis koleksi, penelusuran dan kata kunci.

70

BAB VI PENUTUP

6.1 Kesimpulan

Sebagaimana telah diuraikan diatas mengenai masalah sistem informasi sirkulasi pelayanan perpustakaan SMA Negeri 14 Surabaya, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:

1. Sistem informasi ini masih berdiri sendiri (stand alone), karena pada sistem informasi ini tidak menggunakan sistem jaringan (LAN).

2. Dengan adanya sistem yang terkomputerisasi, diharapkan akan mempermudah dalam pengolahan data perpustakaan.

3. Dengan adanya sistem yang terkomputerisasi, diharapkan akan mempermudah dalam pembuatan laporan.

6.2 Saran

Untuk meningkatkan kualitas dalam pengembangan sistem informasi yang terkomputerisasi ini, penulis memberikan saran-saran sebagai berikut: 1. Sistem informasi yang masih (stand alone) diharapkan dapat ditindaklanjuti

dengan pengembangan sistem yang menggunakan jaringan (LAN) sehingga sistem akan lebih efektif dan efisien.

2. Pengembangan sistem informasi absensi perpustakaan sangat diperlukan untuk kesempurnaan dari sistem sehubungan dengan semakin meningkatnya teknologi di masa yang akan datang.

Beberapa saran di atas, diharapkan dapat membantu dalam pengembangan sistem informasi selanjutnya.

Jogiyanto, H.M, 1990, Analisis dan Disain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis,Andi Yogyakarta, Yogyakarta.

Kendall, 2003, Analisis dan Perancangan Sistem Jilid 1, PT. Prenhallindo, Jakarta. Kurniawan, Yahya, 1998, Belajar Sendiri: Pemrograman Visual Basic.Net 2003, Elex

Media Komputindo, Jakarta.

Basuki, Sulistyo, 1991, Pengantar Ilmu Perpustakaan, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.

Rickyanto, Isak, 2003, Membuat Aplikasi Windows dengan Visual Basic.NET, Elek Media Komputindo, Jakarta.

Martina, Inge, Ir., 2003, 36 Jam Belajar Komputer Microsoft SQL Server 2000, PT.Elex Media Komputindo, Jakarta.

Arifianto, Angga Yudha , Amd., 2008, Proyek Sistem Informasi Perpustakaan SMA Antartika Sidoarjo, STIKOMP, Surabaya.

5.3.12 Form Laporan

Form ini digunakan untuk mencetak 3 jenis laporan, yaitu: laporan anggota, laporan koleksi dan laporan transaksi.

Gambar 5.17 Form Laporan 5.3.13 Form Laporan Anggota

Form ini menampilkan laporan anggota perpustakaan dan pada form ini kita bisa melakukan filtering berdasarkan status keaktifan.

67

5.3.14 Form Laporan Koleksi

Form ini menampilkan laporan koleksi perpustakaan dan pada form ini kita bisa melakukan filtering berdasarkan kategori koleksi. Petugas Perpustakaan lebih mudah dalam mengelompokkan koleksi berdasarkan kategori yang dinginkan, sehingga memudahkan petugas perpustakaan dalam membuat laporan sesuai dengan kebutuhan yang diinginkan.

Gambar 5.19 Form Laporan koleksi

5.3.15 Form Laporan Peminjaman dan Pengembalian

Form ini menampilkan laporan peminjaman dan pengembalian koleksi perpustakaan. Petugas perpustakaan dapat melihat dan mencetak laporan berdasar klasifikasi yang dibutuhkan, sehingga memudahkan petugas perpustakaan dalam membuat laporan.

Gambar 5.20 Form Laporan Peminjaman dan Pengembalian

5.3.16 Form Katalog

Form ini digunakan oleh anggota untuk melakukan pencarian koleksi pencarian dapat menggunakan bantuan pencarian melalui jenis koleksi, penelusuran dan kata kunci.

69

70 PENUTUP

6.1 Kesimpulan

Sebagaimana telah diuraikan diatas mengenai masalah sistem informasi sirkulasi pelayanan perpustakaan SMA Negeri 14 Surabaya, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:

1. Sistem informasi ini masih berdiri sendiri (stand alone), karena pada sistem informasi ini tidak menggunakan sistem jaringan (LAN).

2. Dengan adanya sistem yang terkomputerisasi, diharapkan akan mempermudah dalam pengolahan data perpustakaan.

3. Dengan adanya sistem yang terkomputerisasi, diharapkan akan mempermudah dalam pembuatan laporan.

6.2 Saran

Untuk meningkatkan kualitas dalam pengembangan sistem informasi yang terkomputerisasi ini, penulis memberikan saran-saran sebagai berikut: 1. Sistem informasi yang masih (stand alone) diharapkan dapat ditindaklanjuti

dengan pengembangan sistem yang menggunakan jaringan (LAN) sehingga sistem akan lebih efektif dan efisien.

2. Pengembangan sistem informasi absensi perpustakaan sangat diperlukan untuk kesempurnaan dari sistem sehubungan dengan semakin meningkatnya teknologi di masa yang akan datang.

Beberapa saran di atas, diharapkan dapat membantu dalam pengembangan sistem informasi selanjutnya.

DAFTAR PUSTAKA

Jogiyanto, H.M, 1990, Analisis dan Disain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur

Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis,Andi Yogyakarta, Yogyakarta.

Kendall, 2003, Analisis dan Perancangan Sistem Jilid 1, PT. Prenhallindo, Jakarta. Kurniawan, Yahya, 1998, Belajar Sendiri: Pemrograman Visual Basic.Net 2003, Elex

Media Komputindo, Jakarta.

Basuki, Sulistyo, 1991, Pengantar Ilmu Perpustakaan, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.

Rickyanto, Isak, 2003, Membuat Aplikasi Windows dengan Visual Basic.NET, Elek Media Komputindo, Jakarta.

Martina, Inge, Ir., 2003, 36 Jam Belajar Komputer Microsoft SQL Server 2000, PT.Elex Media Komputindo, Jakarta.

Arifianto, Angga Yudha , Amd., 2008, Proyek Sistem Informasi Perpustakaan SMA