LKP : Rancang Bangun Sistem Informasi Presensi dan Penggajian Pada UPT Taman Budaya Jawa Timur.

DAN PENGGAJIAN PADA UPT TAMAN BUDAYA JAWA TIMUR

KERJA PRAKTEK

Nama : YUSUF BACHTIAR NIM : 10.39010.0034

Program : DIII (Diploma Tiga) Jurusan : Manajemen Informatika

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

2013

STIKOM

iv ABSTRAK

Proses presensi pada UPT Taman Budaya Jawa Timur saat ini tidak ada catatan waktu masuk dan pulang pegawai, sehingga pegawai mendapat uang makan walaupun datang terlambat. Pegawai juga dapat melakukan penandatanganan presensi meskipun pegawai tidak masuk kerja. Proses penggajian pegawai khususnya penghitungan uang makan membutuhkan informasi data presensi pegawai. Jumlah uang makan yang diterima pegawai dihitung berdasarkan data presensi pegawai. Kesalahan dalam penghitungan data presensi akan berakibat penerimaan uang makan pegawai tidak sesuai dengan seharusnya.

Untuk mengatasi permasalahan pada UPT Taman Budaya Jawa Timur dibutuhkan sebuah sistem informasi presensi dan penggajian. Sistem yang dibangun berbasis desktop.

Langkah-langkah dalam membangun sistem ini yaitu menganalisis sistem, dengan membuat Document Flow sistem yang sedang berjalan pada UPT Taman Budaya Jawa Timur. Mendesain sistem meliputi langkah-langkah membuat System Flow, Context Diagram, Diagram Jenjang Proses, Data Flow

Diagram, Entity Relationship Diagram, desain input output dan desain interface.

Dengan memanfaatkan sistem informasi presensi dan penggajian ini, diharapkan dapat menghasilkan laporan yang akurat. Laporan yang dihasilkan berupa laporan data pegawai, laporan slip gaji, laporan penggajian, laporan presensi, laporan jumlah pegawai dan grafik lima pegawai terajin.

Kata Kunci: Sistem Penggajian, Sistem Presensi, UPT Taman Budaya Jatim.

STIKOM

vii

Halaman

ABSTRAK ... iv

KATA PENGANTAR ... v

DAFTAR ISI ... vii

DAFTAR TABEL ... x

DAFTAR GAMBAR ... xi

DAFTAR LAMPIRAN ... xiv

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 2

1.3 Pembatasan Masalah ... 3

1.4 Tujuan ... 3

1.5 Kontribusi ... 4

1.6 Sistematika Penulisan ... 4

BAB II GAMBARAN UMUM UPT TAMAN BUDAYA JAWA TIMUR ... 7

2.1 Sejarah UPT Taman Budaya Jawa Timur ... 7

2.2 Fungsi UPT Taman Budaya Jawa Timur ... 9

2.3 Visi dan Misi UPT Taman Budaya Jawa Timur ... 9

2.4 Struktur Organisasi UPT Taman Budaya Jawa Timur ... 10

2.5 Deskripsi Pekerjaan pada UPT Taman Budaya Jawa Timur ... 11

BAB III LANDASAN TEORI ... 13

3.1 Sistem ... 13

3.2 Informasi ... 13

STIKOM

viii

Halaman

3.3 Sistem Informasi ... 13

3.4 Presensi ... 14

3.5 Sistem Informasi Presensi ... 14

3.6 Sistem Penggajian ... 14

3.7 Sistem Informasi Penggajian ... 15

3.8 Analisis Sistem ... 15

3.9 Perancangan Sistem ... 16

3.9.1 Data Flow Diagram (DFD) ... 16

3.9.2 Entity Relationship Diagram (ERD) ... 17

3.9.3 Basis Data ... 18

BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN ... 19

4.1 Menganalisis Sistem ... 19

4.2 Mendesain Sistem ... 27

4.2.1 System Flow ... 27

4.2.2 Context Diagram ... 37

4.2.3 Diagram Jenjang Proses ... 37

4.2.4 Data Flow Diagram ... 42

4.2.5 Entity Relationship Diagram ... 54

4.2.6 Basis Data dan Tabel ... 57

4.2.7 Desain Input/Output ... 62

4.2.8 Desain interface ... 64

4.3 Mengimplementasi Sistem ... 68

4.4 Melakukan Pembahasan Tentang Implementasi Sistem ... 68

STIKOM

ix

4.4.1 Form Master ... 70

4.4.2 Form Transaksi ... 73

4.4.3 Form Laporan ... 76

BAB V PENUTUP ... 80

5.1 Kesimpulan ... 80

5.2 Saran ... 80

DAFTAR PUSTAKA ... 81

LAMPIRAN ... 82

STIKOM

1 BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Taman Budaya Jawa Timur merupakan Unit Pelaksana Teknis (UPT) bidang kebudayaan yang bertanggung jawab langsung kepada Direktur Jenderal Kebudayaan yang berkedudukan di Jakarta. Tugas Taman Budaya adalah melakukan peningkatan dan pengembangan kesenian, menyelenggarakan penyajian kesenian, melaksanakan pendokumentasian dan penginformasian seni budaya.

Sistem informasi presensi dan penggajian merupakan fungsi penting yang menjadi tanggung jawab manajemen sumber daya manusia. Pengelolaan dan pengolahan data presensi dan gaji pegawai tentunya menjadi salah satu hal penting dalam kegiatan perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan membutuhkan suatu sistem informasi yang dapat melakukan fungsi-fungsi pengelolaan dan pengolahan data khususnya dalam presensi dan gaji karyawan secara efektif dan efisien.

Pada UPT Taman Budaya Provinsi Jawa Timur, proses presensi dilakukan pegawai dengan membubuhkan tanda tangan di buku presensi pada saat pegawai masuk dan pulang. Proses presensi saat ini tidak ada catatan waktu presensi pegawai, sehingga pegawai mendapat uang makan walaupun datang terlambat. Pegawai juga dapat melakukan penandatanganan presensi meskipun pegawai tidak masuk kerja. Pengolahan data presensi akan lebih lama karena

STIKOM

pegawai harus menghitung dan merekap data presensi satu per satu selama satu bulan, sehingga dapat terjadi kesalahan dalam merekap data presensi.

Proses penggajian pegawai khususnya penghitungan uang makan membutuhkan informasi data presensi pegawai. Jumlah uang makan yang diterima pegawai dihitung berdasarkan data presensi pegawai. Kesalahan dalam penghitungan data presensi akan berakibat penerimaan uang makan pegawai tidak sesuai dengan seharusnya. Proses pengolahan data yang lambat dapat mengakibatkan lambatnya penyajian informasi sehingga dimungkinkan pula terjadi keterlambatan pembayaran gaji pegawai. Jika terjadi kesalahan penghitungan dapat menjadikan informasi tidak akurat sehingga merugikan pegawai.

Oleh sebab itu diperlukan sistem informasi yang dapat memecahkan masalah tersebut secara tepat dan akurat. Untuk mencapai proses yang baik maka dibutuhkan sebuah sistem informasi presensi dan penggajian pegawai pada UPT Taman Budaya Jawa Timur dalam proses penghitungan presensi dan proses penggajian pegawai.

1.2Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang permasalahan di atas, maka dapat dirumuskan permasalahan yang ada sebagai berikut:

1. Bagaimana merancang bangun sistem informasi presensi yang tepat dan akurat?

2. Bagaimana merancang bangun sistem informasi penggajian berdasarkan presensi pegawai?

STIKOM

3

3. Bagaimana merancang bangun sistem informasi presensi dan penggajian pegawai pada UPT Taman Budaya Jawa Timur yang dapat menghasilkan

output berupa laporan yang dibutuhkan sesuai kebutuhan UPT Taman Budaya

Jawa Timur?

1.3Pembatasan Masalah

Untuk membatasi serta memfokuskan hal-hal yang menjadi pokok permasalahan yang akan dibahas agar tidak meluas dan jelas pembahasannya, maka dibuat batasan-batasan sebagai berikut:

1. Sistem yang dibuat adalah sistem informasi yang dapat membantu dalam pendataan/penghitungan presensi dan penggajian pegawai.

2. Sistem yang dibuat digunakan oleh bagian kepegawaian UPT Taman Budaya Jawa Timur.

3. Proses presensi dilakukan dengan input ID pegawai menggunakan keyboard.

1.4Tujuan

Tujuan dari kerja praktek dibagi menjadi dua, yaitu: 1. Tujuan Umum

Menerapkan ilmu yang sudah didapat selama perkuliahan dan membangun pengalaman nyata di dunia kerja.

2. Tujuan Khusus

Membuat Sistem Informasi Presensi dan Penggajian Pada UPT Taman Budaya Jawa Timur.

STIKOM

1.5Kontribusi

Manfaat yang diharapkan dalam Rancang Bangun Sistem Informasi Presensi dan Penggajian Pada UPT Taman Budaya Jawa Timur adalah:

1. Bagi Instansi

a. Memberi kontribusi dalam pelaksanaan pengembangan dan peningkatan sumber daya manusia yang berdaya saing.

b. Memudahkan instansi dalam mengelola data pegawai, memantau ketepatan waktu dan kedisiplinan pegawai.

2. Bagi Peserta Kerja Praktek

a. Dapat mengenal dunia kerja secara langsung.

b. Membangun pengalaman nyata berkarya di dunia kerja. c. Berlatih berkomunikasi dengan masyarakat umum.

d. Memberikan peningkatan keahlian profesi sehingga menumbuhkan kepercayaan diri.

3. Bagi Institusi Pendidikan

a. Sebagai salah satu alat evaluasi terhadap kurikulum yang berlaku.

b. Sebagai masukan, guna pengembangan kurikulum yang sesuai atau sepadan dengan kebutuhan lapangan kerja.

1.6Sistematika Penulisan

Laporan kerja praktek disusun dalam bab-bab. Setiap bab terdiri atas beberapa sub bab. Setiap bab laporan kerja praktek dijelaskan pada alinea di bawah ini.

Bab pertama pendahuluan menjelaskan tentang latar belakang masalah, inti dari permasalahan yang disebutkan pada perumusan masalah, batasan masalah

STIKOM

5

yang menjelaskan tentang batasan–batasan dari sistem yang dibuat agar tidak menyimpang dari ketentuan yang telah ditetapkan. Bab ini juga menjelaskan tujuan dari kerja praktek, kontribusi yang dapat diberikan, dan sistematika penulisan laporan kerja praktek.

Bab kedua gambaran umum UPT Taman Budaya Jawa Timur menjelaskan tentang sejarah UPT Taman Budaya Jawa Timur, tugas, fungsi, visi, misi UPT Taman Budaya Jawa Timur. Dalam bab ini juga dijelaskan tentang struktur organisasi dan deskripsi pekerjaan dari tiap–tiap bagian di UPT Taman Budaya Jawa Timur.

Bab ketiga yaitu landasan teori menjelaskan tentang teori–teori yang berkaitan dalam penyelesaian program. Teori–teori digunakan untuk memecahkan masalah di dalam sistem informasi presensi dan penggajian pada UPT Taman Budaya Jawa Timur, yaitu penjelasan tentang sistem, informasi, sistem informasi, presensi, sistem informasi presensi, gaji, sistem informasi penggajian, analisis dan perancangan sistem, Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD) dan basis data.

Bab keempat berisi deskripsi pekerjaan yang menjelaskan tentang pekerjaan yang dilakukan selama kerja praktek, yaitu menganalisis sistem dengan membuat Document Flow sistem yang sedang berjalan pada UPT Taman Budaya Jawa Timur. Mendesain sistem meliputi langkah-langkah membuat System Flow,

Context Diagram, Diagram Jenjang Proses, DFD, ERD, desain input output dan

desain interface. Mengimplementasi sistem informasi presensi dan penggajian yang dibuat dan melakukan pembahasan terhadap implementasi sistem.

STIKOM

Bab kelima berisi kesimpulan dan saran dari aplikasi yang telah dibuat. Saran dapat digunakan sebagai acuan untuk pengembangan aplikasi presensi dan penggajian ini di masa yang akan datang.

STIKOM

7 BAB II

GAMBARAN UMUM UPT TAMAN BUDAYA JAWA TIMUR

2.1Sejarah UPT Taman Budaya Jawa Timur

Pada tanggal 20 Mei 1978 Taman Budaya Jawa Timur (TBJT) diresmikan oleh Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI Dr. Daoed Joesoef. Sebagaimana 25 Taman Budaya lainnya di seluruh Indonesia, TBJT merupakan Unit Pelaksana Teknis (UPT) bidang kebudayaan yang bertanggung jawab langsung kepada Direktur Jenderal Kebudayaan yang berkedudukan di Jakarta. Tugas Taman Budaya adalah melakukan peningkatan dan pengembangan kesenian, menyelenggarakan penyajian kesenian, melaksanakan pendokumentasian dan penginformasian seni budaya.

Taman Budaya merupakan rumah kedua bagi kreator seni budaya, karena di tempat inilah para kreator seni budaya dapat melakukan proses kreatif dan mengapresiasikan karya-karyanya bagi masyarakat. Taman Budaya memiliki arti penting karena dapat memfasilitasi para kreator seni budaya untuk mengenal, mengerti, mencintai, dan menghargai seni budaya.

Pada mulanya TBJT bernama Taman Budaya Surabaya (TBS) dan menjadi bagian dari Kantor Wilayah Pendidikan dan Kebudayaan (Kanwil Depdikbud), khususnya Bidang Kesenian. Tiga belas tahun kemudian, pada 1991 Organisasi dan Taman Budaya mengalami perubahan berdasarkan Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No. 0221/O/1991. Selanjutnya Taman Budaya di seluruh Indonesia ditempatkan dalam struktur Pemerintah Daerah Nomor 25 Tahun 2000 tentang Otonomi Daerah.

STIKOM

Di Jawa Timur, Taman Budaya berada dalam naungan Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Provinsi Jawa Timur yang berkembang sebagai pusat kegiatan kesenian (Art Center) dengan berbagai kegiatan kesenian yang sempat sangat fenomenal. Beberapa kegiatan periodik yang terkenal antara lain Festival Cak Durasim, Surabaya Full Music, Gelar Akbar Seni Rupa, Festival Kresnayana, Festival Kesenian Pesisir Utara, Festival Kesenian Pesisir Selatan dan lain–lain. TBJT juga aktif melakukan jejaring dengan Pemerintah Kabupaten dan Kota, dan Taman Budaya di seluruh Indonesia dalam kegiatan bersama yang secara rutin dilakukan secara bergiliran di Taman Budaya–Taman Budaya lain.

Sampai tahun 2007, Taman Budaya Jawa Timur berada dalam naungan Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Provinsi Jawa Timur. Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 dan Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 yang ditindaklanjuti dengan Peraturan Daerah Nomor 9 tahun 2008 dan Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 85 Tahun 2008. Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Jawa Timur akhirnya tidak lagi mengurusi Kebudayaan, sehingga namanya hanya menjadi Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Timur. Urusan kebudayaan berpindah ke Dinas Pariwisata Jawa Timur dengan nama baru yaitu Dinas Kebudayaan dan Pariwisata (Disbupdar) Provinsi Jawa Timur.

Sejak awal tahun 2011 Taman Budaya Jawa Timur kembali memulai kiprahnya sebagai Art Center dengan berbagai kegiatan seputar pergelaran kesenian, pengkajian kesenian, apresiasi, dan inventarisasi dan dokumentasi kesenian. Pergelaran periodik dijadwalkan sepanjang tahun sehingga TBJT betul-betul menjadi pusat kegiatan seni budaya Jawa Timur, seperti pergelaran periodik Ludruk, Ketoprak, Wayang Orang, Wayang Kulit, Janger, Seni Musik dan

STIKOM

9

Apresiasi Seni Pakeliran serta Gelar Seni Budaya Daerah, bahkan juga Diskusi Seni Budaya.

2.2Fungsi UPT Taman Budaya Jawa Timur

Berdasarkan Peraturan Gubernur Nomor 123 Tahun 2008 tentang organisasi dan tata kerja unit pelaksana teknis Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Provinsi Jawa Timur, UPT Taman Budaya mempunyai fungsi:

a. Pengumpulan, pengolahan, analisis data dan informasi, pelaksanaan dan evaluasi kegiatan pengembangan dan penyajian seni dan budaya;

b. Pelaksanaan lomba, seminar, sarasehan, diskusi, lokakarya, workshop, dan peningkatan apresiasi seni dan budaya;

c. Peningkatan profesionalisme pembina dan pekerja seni; d. Peningkatan keterampilan seni dan budaya bagi masyarakat; e. Pelaksanaan pemberian fasilitas pengembangan seni budaya; f. Penyelenggaraan kerja sama presentasi karya seni;

g. Pelaksanaan pendokumentasian seni dan budaya; h. Pelaksanaan ketatausahaan dan pelayanan masyarakat;

i. Pelaksanaan tugas–tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas.

2.3Visi dan Misi UPT Taman Budaya Jawa Timur

UPT Taman Budaya Jawa Timur memiliki visi dan misi untuk menjalankan fungsinya, yaitu:

a. Visi

Terwujudnya Taman Budaya yang terpercaya dan terdepan dalam melestarikan, mengelola dan mengembangkan budaya di Jawa Timur.

STIKOM

b. Misi

Misi dari UPT Taman Budaya Jawa Timur adalah sebagai berikut:

1. Melestarikan dan mengembangkan seni–seni Jawa Timur secara adil dan berkesinambungan;

2. Mempromosikan potensi kesenian dan karya–karya seniman Jawa Timur melalui penyediaan sarana yang apresiatif;

3. Memfasilitasi proses olah seni para seniman dan pelaku seni untuk berkarya yang lebih kreatif dan inovatif agar mampu bersaing;

4. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia seniman dalam menghadapi berbagai tantangan di masyarakat;

5. Mengembangkan dan memperkuat jejaring berkesenian.

2.4Struktur Organisasi UPT Taman Budaya Jawa Timur

UPT Taman Budaya Jawa Timur dipimpin oleh seorang Kepala UPT. Kepala UPT membawahi satu sub bagian dan dua seksi yaitu Sub Bagian Tata Usaha, Seksi Pengembangan Seni dan Budaya, dan Seksi Penyajian Seni dan Budaya. Bagan struktur organisasi tersebut dapat dilihat seperti pada gambar di bawah ini:

Gambar 2.1 Struktur Organisasi UPT Taman Budaya Jawa Timur

STIKOM

11

2.5Deskripsi Pekerjaan pada UPT Taman Budaya Jawa Timur

Sub Bagian dan Seksi dipimpin oleh Kepala Sub Bagian dan Kepala Seksi yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala UPT. Setiap bagian mempunyai tugas dan fungsi masing–masing yaitu:

1. Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas:

a. Melaksanakan pengelolaan surat menyurat, rumah tangga, kehumasan, dan kearsipan;

b. Mengelola keamanan, kebersihan, keindahan, dan kenyamanan; c. Melaksanakan pengelolaan perlengkapan dan peralatan kantor; d. Melaksanakan pengelolaan administrasi pegawai;

e. Melaksanakan pengelolaan administrasi keuangan; f. Melaksanakan penatausahaan dan pelayanan masyarakat;

g. Melaksanakan tugas–tugas lain yang diberikan oleh kepala UPT. 2. Seksi Pengembangan Seni dan Budaya mempunyai tugas:

a. Melaksanakan peningkatan kemampuan teknis dan non teknis berkesenian bagi pembina dan pekerja seni dan budaya;

b. Melaksanakan peningkatan keterampilan seni dan budaya bagi masyarakat; c. Melaksanakan seminar, sarasehan, diskusi, lokakarya, workshop dan dialog

seni;

d. Melaksanakan inventarisasi dan pendokumentasian seni dan budaya; e. Melaksanakan tugas–tugas lain yang diberikan oleh Kepala UPT. 3. Seksi Penyajian Seni dan Budaya mempunyai tugas:

a. Melaksanakan pagelaran dan pameran karya seni dan budaya;

STIKOM

b. Melaksanakan festival, dan lomba seni dan budaya secara reguler dan temporer;

c. Melaksanakan inventarisasi, monitoring, dan evaluasi sanggar; d. Menerbitkan majalah atau tabloid seni budaya;

e. Melaksanakan kunjungan duta wisata seni;

f. Melaksanakan tugas–tugas lain yang diberikan oleh Kepala UPT.

STIKOM

13 BAB III LANDASAN TEORI

3.1Sistem

Sistem merupakan bagian-bagian atau prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Menurut Kristanto (2007) sistem adalah kumpulan elemen-elemen yang saling terkait dan bekerja sama untuk memproses masukan (input) yang ditujukan kepada sistem tersebut dan mengubah masukan tersebut sampai menghasilkan keluaran (output) yang diinginkan.

3.2Informasi

Informasi adalah rangkaian data yang mempunyai sifat sementara, tergantung dengan waktu, mampu memberi kejutan atau surprise pada yang menerimanya. Informasi dapat juga dikatakan sebagai data yang telah diproses, yang mempunyai nilai tentang tindakan atau keputusan (Witarto, 2004). Informasi juga berarti kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya (Kristanto, 2007).

3.3Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi, dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan (Hartono, 2005).

Menurut O’Brien (2005) sistem informasi adalah suatu kombinasi teratur dari people (orang), hardware (perangkat keras), software (piranti lunak),

STIKOM

computer networks and data communications (jaringan komputer dan komunikasi

data), dan database (basis data) yang mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informasi di dalam suatu bentuk organisasi.

3.4Presensi

Presensi adalah pencatatan dan pengolahan data presensi yang dilakukan secara terus-menerus. Pencatatan dilakukan setiap hari kerja dan dilakukan pelaporan kepada pihak HRD/Manajer Perusahaan (Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, 2006). Presensi pegawai merupakan salah satu tolok ukur metode pengembangan pegawai. Jika absensi pegawai setelah mengikuti pengembangan menurun, maka metode pengembangan yang dilakukan baik, sebaliknya jika absensi pegawai tetap berarti metode pengembangan yang diterapkan kurang baik (Hasibuan, 2008).

3.5Sistem Informasi Presensi

Menurut Mulis (2009) program aplikasi presensi yaitu suatu aplikasi yang bergerak di bidang proses pendataan karyawan, yang terdiri dari penginputan data karyawan, data presensi karyawan dan pencetakan laporan. Pendataan karyawan bertujuan untuk memasukkan data karyawan. Data presensi karyawan bertujuan untuk memasukkan data presensi karyawan yang terdiri dari jam masuk, jam keluar dan pencetakan laporan pegawai bertujuan untuk mencetak hasil dari data pegawai yang terdiri dari jam masuk dan jam keluar.

3.6Sistem Penggajian

Mulyadi (2008) sistem penggajian merupakan pengembangan sekumpulan prosedur yang memungkinkan perusahaan untuk menarik, menahan

STIKOM

15

dan memotivasi staf yang diperlukan, serta untuk mengendalikan biaya pembayaran gaji. Karena tidak adanya pola yang dapat digunakan secara universal, maka prosedur ini disesuaikan dengan kebijakan gaji tiap-tiap organisasi, dan didasar atas kebijakan yang dianggap adil. Sistem penggajian terdiri dari prosedur pencatatan waktu hadir yang bertujuan untuk mencatat waktu hadir pegawai. Prosedur pembuatan daftar gaji berfungsi untuk membuat daftar gaji dan upah pegawai. Prosedur distribusi biaya gaji berfungsi untuk mendistribusikan gaji kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Prosedur pembayaran gaji melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek ke bank dan memasukkan uang ke amplop gaji.

3.7Sistem Informasi Penggajian

Sistem informasi penggajian merupakan salah satu aplikasi pada sistem informasi akuntansi yang terus mengalami proses dalam bentuk batch (bertahap). Disebut proses secara bertahap karena daftar gaji dibayarkan atau dibuat secara periodik (tiap mingguan, dua mingguan, atau bulanan). Dengan demikian pembayaran gaji sebagian besar pegawai dibayar pada waktu bersamaan (Mardi, 2011). Menurut Mulyadi (2008) sistem informasi penggajian dirancang untuk menangani transaksi gaji karyawan dan pembayarannya.

3.8Analisis Sistem

Menurut Whitten, dkk. (2004), analisis sistem adalah sebuah pembelajaran bisnis untuk mengajukan perkembangan dan menspesifikasikan

STIKOM

kebutuhan bisnis dan prioritas solusi. Tujuan dari analisis sistem adalah sebagai berikut:

a. Untuk memperbaiki kualitas informasi. b. Untuk memperbaiki pengendalan intern.

c. Untuk meminimalkan biaya yang bersangkutan.

3.9 Perancangan Sistem

Perancangan sistem merupakan penguraian suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian komputerisasi yang dimaksud. Perancangan sistem dipergunakan untuk menganalisis, merancang dan mengimplementasikan peningkatan-peningkatan fungsi bisnis yang dapat dicapai melalui penggunaan sistem informasi terkomputerisasi. (Kendall dan Kendall, 2004).

3.9.1 Data Flow Diagram (DFD)

Pada tahap ini, menggunakan notasi dapat membantu komunikasi dengan pemakai/user sistem untuk memahami sistem tersebut secara logika. Diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem ini dikenal dengan nama Diagram Arus Data (DFD). DFD berfungsi untuk menggambarkan proses aliran data yang terjadi di dalam sistem dari tigkat yang tertinggi sampai yang terendah, yang memungkinkan untuk melakukan dekomposisi, mempartisi atau membagi sistem ke dalam bagian-bagian yang lebih kecil dan yang lebih sederhana. DFD fokus pada aliran data dari dan ke dalam sistem (Kendall dan Kendall, 2004).

STIKOM

17

3.9.2 Entity Relationship Diagram (ERD)

Menurut Kendall dan Kendall (2004), sebuah Entity Relationship

Diagram (ERD) mendokumentasikan data sebuah perusahaan dengan cara

menentukan data yang terdapat dalam tiap entitas dan relasi antara sebuah entitas dengan yang lainnya. ERD merupakan proses yang menunjukkan hubungan antar tiap entitas dan relasinya. Kardinalitas dalam ERD dapat dikategorikan menjadi tiga bagian, yaitu:

1. One to one relation

Jenis hubungan antar tabel yang menggunakan bersama sebuah kolom

primary key. Jenis hubungan ini tergolong jarang digunakan, kecuali untuk

alasan keamanan atau kecepatan akses data. Misalnya satu departemen hanya mengerjakan satu jenis pekerjaan saja dan satu pekerjaan hanya dikerjakan oleh satu departemen saja.

2. One to many relation

Jenis hubungan antar tabel yang menghubungkan satu record pada satu tabel dengan beberapa record pada tabel lain. Jenis hubungan ini merupakan yang paling sering digunakan. Misalnya suatu pekerjaan hanya dikerjakan oleh satu departemen saja, namun suatu departemen dapat mengerjakan beberapa macam pekerjaan sekaligus.

3. Many to many relation

Jenis hubungan ini merupakan antar tabel yang menghubungkan beberapa

record pada suatu tabel dengan beberapa record pada tabel lain.

STIKOM

3.9.3 Basis Data

Basis data adalah kumpulan data (elementer) yang secara logik berkaitan dalam merepresentasikan fenomena/fakta secara terstruktur dalam domain tertentu untuk mendukung aplikasi pada sistem tertentu. Basis data adalah kumpulan data yang saling berhubungan yang merefleksikan fakta-fakta yang terdapat di organisasi.

Basis data mendeskripsikan keadaan organisasi/perusahaan/sistem. Saat satu kejadian muncul di dunia nyata mengubah keadaan organisasi/perusahaan/sistem maka satu perubahan pun harus dilakukan terhadap data yang disimpan di basis data. Basis data merupakan komponen utama sistem informasi karena semua informasi untuk pengambilan keputusan berasal dari data di basis data. Pengelolaan basis data yang buruk dapat mengakibatkan ketidaktersediaan data penting yang digunakan untuk menghasilkan informasi yang diperlukan dalam pengambilan keputusan (Fatansyah, 2001).

STIKOM

19 BAB IV

DESKRIPSI PEKERJAAN

Berdasarkan hasil survey yang penulis lakukan pada saat kerja praktek di UPT Taman Budaya Jawa Timur, secara garis besar permasalahan yang ada adalah belum adanya sistem yang dapat mengelola data presensi dengan baik. Kesalahan dalam penghitungan data presensi akan berakibat penerimaan gaji pegawai tidak sesuai dengan seharusnya.

Dalam kerja praktek ini penulis berusaha menemukan permasalahan yang ada dan mempelajari serta mengatasi masalah tersebut. Permasalahan pada UPT Taman Budaya Jawa Timur yaitu masalah menangani presensi pegawai dan penggajian. Untuk mengatasi masalah–masalah tersebut maka diperlukan langkah–langkah sebagai berikut:

1. Menganalisis sistem. 2. Mendesain sistem.

3. Mengimplementasikan sistem.

4. Melakukan pembahasan tentang implementasi sistem.

Langkah–langkah di atas ditujukan untuk menemukan solusi dari permasalahan yang ada pada UPT Taman Budaya Jawa Timur. Untuk lebih jelasnya, dapat dijelaskan pada sub bab di bawah ini:

4.1 Menganalisis Sistem

Menganalisis sistem adalah langkah awal untuk membuat suatu sistem baru. Dalam langkah ini penulis melakukan analisis terhadap permasalahan yang

STIKOM

ada pada UPT Taman Budaya Jawa Timur khususnya dalam hal pengolahan data pegawai, data presensi pegawai, penggajian pegawai, dan pembuatan laporan.

Analisis dokumen merupakan kegiatan pengumpulan informasi mengenai dokumen-dokumen yang digunakan dalam suatu sistem. Tujuan dari analisis dokumen adalah mengetahui dan memahami dokumen-dokumen apa saja yang terlibat dan mengalir dalam suatu sistem yang sedang berjalan.

Pegawai yang ditempatkan di UPT Taman Budaya, datang dengan membawa berkas yang diterima dari dinas kebudayaan dan pariwisata pusat. Bagian kepegawaian menerima dan mengecek kelengkapan berkas pegawai, Berkas pegawai yang tidak lengkap akan dikembalikan oleh bagian kepegawaian, pegawai diminta melengkapi berkas terlebih dahulu sebelum didata sebagai pegawai di UPT Taman Budaya Jawaa Timur. Document Flow Pengelolaan Data pegawai dapat dilihat pada Gambar 4.1.

Untuk proses presensi, sebelum pegawai melakukan presensi. Bagian Tata Usaha menyiapkan buku presensi, yang digunakan untuk mencatat presensi pegawai. Proses presensi masuk dan proses presensi pulang prosedurnya hampir sama, pegawai yang akan melakukan presensi mencari nama pegawai itu sendiri kemudian menandatangani buku presensi. Untuk Document Flow Presensi Masuk dapat dilihat pada Gambar 4.2 dan untuk Document Flow Presensi Pulang dapat dilihat pada Gambar 4.3.

Untuk proses mengelola data keluarga (DK), pegawai yang sudah menikah atau mempunyai anak diwajibkan untuk mengisi form permohonan DK untuk mendapat tunjangan keluarga. Proses permohonan DK dimulai dari mengisi form DK yang kemudian diserahkan ke bagian kepegawaian, untuk dikelola dan

STIKOM

21

dibuatkan surat keterangan bahwa pegawai tersebut mendapat tunjangan keluarga. Untuk Documen Flow Permohonan Data DK dapat dilihat pada Gambar 4.4.

Gambar 4.1 Document Flow Pengelolaan Data Pegawai

Bag. Kepegawaian

2

Bag TU

Pegawai

Mulai

Berkas pegawai dari dinas pusat

Berkas pegawai dari dinas pusat

Mengecek kelengkapan

berkas

Berkas lengkap ?

Merekap data pegawai

Ya

Data pegawai

1

Selesai Tidak

Mencetak data pegawai

A Meminta kelengkapan

berkas

Data pegawai 2

A

STIKOM

Gambar 4.2 Document Flow Presensi Masuk

Bag. TU

Pegawai

Mulai

Menyiapkan buku catatan

presensi

Menulis nama pegawai

Buku catatan presensi Buku catatan

presensi

Mengecek nama pegawai

Nama ada?

Tanda tangan presensi

masuk Ya Tidak

Buku catatan presensi masuk tertanda tangani

Buku catatan presensi masuk tertanda tangani

Selesai

C

Data pegawai

STIKOM

23

Gambar 4.3 Document Flow Presensi Pulang

Untuk proses penerimaan uang makan pegawai didapat dapat data kehadiran pegawai, apabila pegawai masuk berarti pegawai tersebut mendapat uang makan. Perhitungan data kehadiran didapat dari buku catatan presensi pegawai, kemudian dikalikan dengan jumlah uang makan setiap hari. Uang makan diterima pegawai setiap bulan sekali. Untuk Document Flow Merekap Penerimaan Uang Makan Pegawai dapat dilihat pada Gambar 4.5.

Untuk proses penggajian pegawai, bagian kepegawaian merekap data pegawai, data keluarga (DK) untuk menghitung tunjangan keluarga. Untuk uang makan tidak termasuk dalam slip gaji pokok. Karena pegawai menerima slip uang makan secara terpisah. Setelah gaji pegawai dihitung dengan tunjangannya maka

Bag. TU Pegawai

Mulai

Buku catatan presensi Menyiapkan buku catatan

presensi

Buku catatan presensi

Buku catatan presensi pulang tertanda tangani

Tanda tangan presensi

pulang

Selesai Buku catatan presensi pulang tertanda tangani

C Mencari

nama pegawai

STIKOM

pegawai akan dicetakkan slip gaji. Untuk Document Flow Penggajian dapat dilihat pada Gambar 4.6.

Gambar 4.4 Document Flow Permohonan Data Keluarga

Bag. Kepegawaian 2 Pegawai Mulai Berkas permohonan tunjangan keluarga Berkas permohonan tunjangan keluarga Menyiapkan form DK Form DK Form DK Mengisi form DK

Form DK yang sudah diisi

Form DK yang sudah diisi Mengecek DK Baru ? Membuat surat keterangan tunjangan keluarga Ya Surat keterangan tunj. Keluarga baru 1

A Mencari surat keterangan tunjangan keluarga lama Tidak Membuat perubahan tunjangan keluarga A 2 Surat keterangan tunj. Keluarga 1 Selesai Mengecek kelengkapan berkas

Berkas lengkap ?

Ya Meminta

kelengkapan berkas

Tidak

Ada perubahan ?

Ya Tidak

STIKOM

25

Gambar 4.5 Document Flow Merekap Penerimaan Uang Makan Bag TU

2

Bag Kepegawaian Pegawai

2 Mulai

Buku catatan presensi

Menghitung jumlah kehadiran pegawai

Rekap presensi pegawai 1

Menghitung penerimaan uang

makan

Data penerimaan uang makan pegawai

Membuat slip penerimaan uang

makan

Mencetak slip penerimaan uang

makan

Slip uang makan pegawai 1 C

Slip uang makan pegawai 2

Selesai Rekap presensi

pegawai 2

C

Mencetak data penerimaan uang

makan pegawai Mencetak rekap

presensi pegawai

STIKOM

Gambar 4.6 Document Flow Penggajian Pegawai Bag Kepegawaian

Bag TU Pegawai

Rekap presensi

pegawai Data pegawai Surat keterangan

tunjangan keluarga

Mulai

Menghitung tunjangan

Menghitung gaji dengan tunjangan

pegawai

Slip gaji 2 Menghitung

gaji

Membuat slip gaji

Selesai Mencetak slip

gaji

2

C

Slip gaji 1

STIKOM

27

4.2 Mendesain Sistem

Setelah melakukan analisis sistem maka selanjutnya dilakukan mendesain sistem. Dalam mendesain sistem ini penulis mulai membentuk sistem baru yang telah terkomputerisasi. Langkah–langkah yang dilakukan dalam mendesain sistem ini adalah sebagai berikut:

1. System Flow

2. Context Diagram

3. Diagram Jenjang Proses

4. DFD

5. ERD

6. Struktur Basis Data dan Tabel 7. Desain Input Output

4.2.1 System Flow

System flow memuat hasil analisis sistem yang merupakan

pengembangan dari sistem yang sudah ada. System flow menunjukkan aliran proses kegiatan setelah menggunakan Aplikasi Sistem Presensi Dan Penggajian.

A System Flow Mengelola Data Pegawai

Gambar 4.7 menjelaskan tentang proses mengelola data pegawai, proses dimulai dari pegawai yang memberikan berkas pegawai dari dinas pusat kemudian dikelola oleh bagian kepegawaian. Proses berkaitan dengan pengelolaan data keluarga (DK), apabila pegawai dengan status menikah maka akan terintegrasi pada proses pengelolaan data keluarga.

STIKOM

Gambar 4.7 System Flow Mengelola Data Pegawai

B System Flow Mencatat Data Keluarga

Pada Gambar 4.8 menjelaskan tentang proses mencatat data keluarga (DK) yang dilakukan bagian kepegawaian. Proses dimulai dari pegawai yang memberikan data keluarga (DK) kemudian pegawai dicek apakah ada data keluarga yang sudah tersimpan dalam tabel DK, jika ada kemudian ditampilkan dan dikelola jika terjadi perubahan akan disimpan dalam tabel DK.

Sistem Bag. Kepegawaian

Pegawai

Tidak Ya

Tidak

Ya

Tidak

Pegawai Pegawai

1

Menampilkan data pegawai

Mengecek status pegawai

Status belum menikah ?

Data Pegawai diubah ? Data pegawai

Data yang diubah

Mengubah data pegawai

Selesai

Pegawai

NIP ada ?

Menyimpan data pegawai Mulai

Berkas pegawai dari dinas pusat

NIP pegawai

Memverifikasi NIP pegawai

Data pegawai

Ya

STIKOM

29

Gambar 4.8 System Flow Mencatat Data Keluarga

C System Flow Presensi Masuk

Gambar 4.9 menjelaskan tentang proses presensi masuk, dimulai dengan pegawai memasukkan id pegawai dan password. Id dan password tersebut dicek kevalidannya. Jika id yang dimasukkan cocok akan dicatat jam masuk pegawai dan status presensi, kemudian disimpan dalam tabel presensi.

Sistem Bag Kepegawaian

Pegawai

Ya

Data DK

Selesai Menampilkan data

Keluarga dan pegawai

pegawai Berkas permohonan

tunjangan keluarga

Data keluarga NIP pegawai

Mengubah DK Data Keluarga dan

pegawai Mulai

Ada perubahan DK ?

Mengecek data keluarga pegawai

Data DK

Tidak

1

STIKOM

Gambar 4.9 System Flow Presensi Masuk

D System Flow Presensi Pulang

Gambar 4.10 menjelaskan proses presensi pulang yang dilakukan oleh pegawai. Proses dimulai dengan pegawai memasukkan id dan password. Id tersebut dicek dari tabel presensi apakah melakukan presensi masuk, jika melakukan presensi masuk maka akan dicatat jam pulang pegawai. Jika tidak melakukan presensi masuk akan dicatat sebagai jam masuk. Data presensi disimpan dalam tabel presensi.

Sistem Pegawai

Mulai

ID

Tidak ID valid?

Mengubah data presensi

Selesai

Memvalidasi ID

Mencatat jam datang

Presensi

Data presensi

Menampilkan data presensi

Ketentuan jadwal kerja Pegawai

Tidak Password

Password valid? Memvalidasi

Password Ya

Ya Status

STIKOM

31

Gambar 4.10 System Flow Presensi Pulang

E System Flow Penerimaan Uang Makan

Gambar 4.11 menjelaskan tentang proses penerimaan uang makan pegawai yang dimulai dari bagian kepegawaian merekap data presensi dari tabel presensi. Besar uang diterima dari perkalian antara besar uang makan setiap hari dan jumlah presensi pegawai dengan status tepat waktu.

Sistem Pegawai

ya Tidak

ya Tidak

ya

Tidak ID

Pegawai

Menampilkan presensi

Ada? PIN Benar?

Presensi

Mengecek jam pulang Mulai

presensi

Selesai

Update presensi datang presensi NIP Benar ?

Status Mengubah jam

pulang dan status presensi pulang

Mengecek PIN Password

Memindahkan jam pulang ke jam datang Mengecek NIP

Presensi Pegawai

STIKOM

Gambar 4.11 System Flow Penerimaan Uang Makan

F System Flow Penggajian Pegawai

Gambar 4.12 menjelaskan proses penggajian pegawai yang dilakukan bagian kepegawaian. Proses dimulai dengan memasukkan periode penggajian kemudian merekap data dari tabel presensi, pegawai, gaji, dan DK. Menghitung gaji yang diterima pegawai kemudian disimpan dalam tabel histori gaji penggajian dan mencetak slip pegawai.

Sistem Bag Kepegawaian

Mulai

Mengecek data presensi per

pegawai Periode penerimaan

uang makan

Presensi

Menghitung presensi per pegawai

Menghitung penerimaan uang

makan per pegawai

Menampilkan data penerimaan uang makan semua

pegawai

Data penerimaan uang makan

Selesai

Ketentuan uang makan

STIKOM

33

Gambar 4.12 System Flow Penggajian Pegawai

Pegawai Sistem

Bag Kepegawaian

Mulai

Mengecek data

pegawai Pegawai

Menampilkan data pegawai NIP

Data pegawai

Mengecek tunjangan keluarga pegawai

Dapat tunjangan ?

Data DK

Menghitung tunjangan

keluarga Ya

Menghitung gaji yang diterima

Menampilkan data gaji pegawai Data gaji

pegawai

Menyimpan data gaji pegawai

Histori penggajian Tidak

Selesai Mencetak slip gaji

per pegawai

Slip gaji pegawai

STIKOM

G System Flow Revisi Presensi

Gambar 4.13 System Flow Revisi Presensi

Gambar 4.13 menjelaskan tentang proses revisi presensi pegawai. Proses dimulai dari bagian kepegawaian NIP. NIP pegawai diverifikasi, bagian kepegawaian memasukkan data revisi. Revisi diupdate ke tabel presensi.

H System Flow Ijin Pegawai

Gambar 4.14 menjelaskan tentang proses ijin pegawai. Proses dimulai dari bagian kepegawaian NIP. Bagian kepegawaian memasukkan jenis ijin. Jenis ijin ada dua yaitu meninggalkan kantor dan tidak hadir. Bagian kepegawaian memasukkan data ijin. Data ijin diupdate ke tabel presensi.

Sistem Bag Kepegawaian

Mulai

NIP

Mengecek NIP Pegawai

Menampilkan data pegawai

Revisi presensi

Mengubah data presensi

Mulai

Presensi Data pegawai

STIKOM

35

Gambar 4.14 System Flow Ijin Pegawai

I System Flow Cuti Pegawai

Gambar 4.15 menjelaskan tentang proses cuti pegawai. Proses dimulai dari bagian kepegawaian NIP. NIP pegawai diverifikasi, bagian kepegawaian memasukkan data cuti. Data cuti diupdate ke tabel presensi.

Sistem Bag Kepegawaian

Menampilkan data pegawai Mengecek NIP NIP

Pegawai Mulai

Jenis ijin

Mengecek jenis ijin

Ijin tidak hadir? Data ijin tidak

hadir

Data meninggalkan kantor

Mengubah data presensi Presensi

Selesai Ya

Tidak Data pegawai

STIKOM

Gambar 4.15 System Flow Cuti Pegawai Sistem Bag Kepegawaian

Pegawai

Menampilkan data pegawai Mengecek NIP NIP

Data cuti

Mengecek cuti Mulai

Menghitung jumlah cuti

Menghitung sisa cuti

Mengubah data presensi

Selesai

Presensi Data pegawai

Presensi

STIKOM

37

4.2.2 Context Diagram

Context Diagram adalah gambaran menyeluruh dari DFD. Di dalam Context Diagram terdapat tiga Entity yaitu Pegawai, Bagian Kepegawaian dan

Kepala UPT. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 4.16.

Laporan yang dipilih

Jenis laporan Data presensi

Password ID Data cuti

Data ijin mening galkan kantor Data ijin tidak hadir

Jenis ijin Revisi presensi

slip g aji

Data gaji peg awai Data penerimaan uang makan

Periode uang makan

Data keluarga Data pegawai yang diubah

Informasi data peg awai

Data pegawai NIP

0

Sistem Informasi Presensi dan Pengg ajian pada UPT

Taman Budaya

+

Bag Kepeg awaian

Bag Kepeg awaian Pegawai

Kepala UPT

Gambar 4.16 Context Diagram

4.2.3 Diagram Jenjang Proses

Diagram Jenjang Proses dari sistem informasi presensi dan penggajian memberikan gambaran proses dan subproses yang ada. Pada Gambar 4.17 memberikan gambaran proses-proses utama untuk sistem informasi presensi dan penggajian. Untuk lebih jelasnya ditunjukkan Gambar 4.17.

STIKOM

Gambar 4.17 Diagram Jenjang Proses Lv.0

Gambar 4.18 memberikan gambaran subproses untuk proses mengelola data pegawai. Proses mengelola data pegawai digunakan untuk menyimpan, mengupdate, atau menghapus data pegawai. Untuk lebih lebih jelasnya ditunjukkan Gambar 4.18.

Gambar 4.18 Diagram Jenjang Proses Mengelola Data Pegawai Lv.1 0

Sistem Informasi Presensi dan Penggajian Pada UPT

Taman Budaya Jatim

3 Mencatat Presensi Masuk 4 Mencatat Presensi Pulang 5 Penerimaan Uang Makan 6 Penggajian pegawai 1 Mengelola Data Pegawai 2 Mencatat DK 7 Revisi Presensi 8 Ijin Pegawai 9 Cuti Pegawai 1 Mengelola Data Pegawai 1.1 Menverifikasi NIP 1.2 Menampilkan data pegawai 1.3 Menyimpan data pegawai 1.4 Mengecek status pegawai 1.5 Mengubah data pegawai

STIKOM

SURABAYA

39

Gambar 4.19 memberikan gambaran subproses untuk proses presensi pulang. Proses presensi pulang digunakan untuk menyimpan dan mengupdate data presensi. Untuk lebih lebih jelasnya ditunjukkan Gambar 4.19.

Gambar 4.19Diagram Jenjang Proses Mencatat Data Keluarga Lv.1

Gambar 4.20 memberikan gambaran subproses untuk proses mencatat presensi masuk. Proses mencatat presensi masuk digunakan untuk menyimpan dan mengupdate data presensi. Untuk lebih lebih jelasnya ditunjukkan Gambar 4.20.

Gambar 4.20 Diagram Jenjang Proses Mencatat Presensi Masuk Lv.1

Gambar 4.21 memberikan gambaran subproses untuk proses mencatat presensi pulang. Proses mencatat presensi pulang digunakan untuk menyimpan

2 Mencatat Data Keluarga 2.1 Mengecek data pegawai 2.2 Menampilkan data pegawai 2.3 Menyimpan DK

* DK = Data Keluarga

3 Mencatat Presensi Masuk 3.1 Memvalidasi NIP 3.2 Mencatat jam masuk 3.3 Mengecek status presensi 3.4 Mencatat status 3.5 Menyimpan data presensi 3.6 Menampilkan data presensi

STIKOM

SURABAYA

dan mengupdate data presensi. Untuk lebih lebih jelasnya ditunjukkan Gambar 4.21.

Gambar 4.21 Diagram Jenjang Proses Mencatat Presensi Pulang Lv.1

Gambar 4.22 memberikan gambaran subproses untuk proses penerimaan uang makan. Proses penerimaan uang makan digunakan untuk penghitungan besar uang makan yang diterima pegawai berdasarkan presensi. Untuk lebih lebih jelasnya ditunjukkan Gambar 4.22.

Gambar 4.22 Diagram Jenjang Proses Penerimaan Uang Makan Lv.1

Gambar 4.23 memberikan gambaran subproses untuk proses penggajian pegawai. Proses penggajian pegawai digunakan untuk penghitungan gaji yang diterima pegawai. Untuk lebih lebih jelasnya ditunjukkan Gambar 4.23.

4 Mencatat Presensi Pulang 4.1 Memvalidasi NIP 4.2 Mencatat jam datang 4.3 Menampilkan notifikasi 4.4 Mencatat jam pulang 4.5 Mengupdate jam pulang 4.6 Menyimpan data presensi 4.7 Menampilkan data presensi 5 Penerimaan uang makan 5.1 Mengecek presensi pegawai 5.2 Menghitung presensi 5.3 Menghitung penerimaan uang makan 5.4 Menampilkan data penerimaan uang makan 5.5 Menyimpan data penerimaan uang makan 5.6 Mencetak slip

STIKOM

SURABAYA

41

Gambar 4.23 Diagram Jenjang Proses Penggajian Pegawai Lv.1

Gambar 4.24 memberikan gambaran subproses untuk proses revisi presensi. Proses revisi digunakan untuk revisi data presensi pegawai. Untuk lebih lebih jelasnya ditunjukkan Gambar 4.24.

Gambar 4.24 Diagram Jenjang Proses Revisi Presensi Lv.1

Gambar 4.25 memberikan gambaran subproses untuk proses ijin pegawai. Proses ijin pegawai digunakan untuk mencatat data ijin pegawai. Untuk lebih lebih jelasnya ditunjukkan Gambar 4.25.

6 Penggajian pegawai 6.1 Mengecek data presensi 6.2 Menghitung absensi pegawai 6.3 Mengecek gaji pokok karyawan 6.4 Mengecek tunjangan keluarga 6.5 Menghitung tunjangan 6.6 Menghitung jumlah gaji diterima 6.7 Menampilkan data gaji pegawai 6.8 Menyimpan data gaji pegawai 6.9 Mencetak slip gaji 7 Revisi Presensi 7.3 Mengubah data presensi 7.2 Menampilkan data pegawai 7.1 Mengecek NIP

STIKOM

SURABAYA

Gambar 4.25 Diagram Jenjang Proses Ijin Pegawai Lv.1

Gambar 4.26 memberikan gambaran subproses untuk proses cuti pegawai. Proses cuti pegawai digunakan untuk mencatat data cuti pegawai. Untuk lebih lebih jelasnya ditunjukkan Gambar 4.26.

Gambar 4.26 Diagram Jenjang Proses Cuti Pegawai Lv.1

4.2.4 Data Flow Diagram

DFD merupakan perangkat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur. DFD menggambarkan seluruh kegiatan yang terdapat pada sistem secara jelas.

Berikut ini adalah Data Flow Diagram Rancang Bangun Sistem Informasi Presensi dan Penggajian, dari sinilah kita bisa mengetahui aliran data

8

Ijin Pegawai

8.4

Mengubah data presensi 8.3

Mengecek jenis ijin 8.2

Menampilkan data pegawai 8.1

Mengecek NIP

9

Cuti Pegawai

9.6

Mengubah data presensi 9.5

Menghitung sisa cuti 9.4

Menghitung jumlah cuti 9.3

Mengecek jenis cuti 9.2

Menampilkan data pegawai 9.1

Mengecek NIP

STIKOM

43

yang ada didalam sistem yang terstruktur. Dalam perancangan sistem informasi penggunaan DFD adalah suatu cara yang mungkin harus digunakan, hal ini disebabkan supaya dapat mempermudah dalam memahami sistem yang ada dalam suatu perusahaan ataupun badan usaha.

A DFD Level 0 Sistem Informasi Presensi dan Penggajian

DFD level 0 ini, berisi 9 proses. Proses tersebut antara lain, mengelola data pegawai, presensi masuk, presensi pulang, data keluarga, penggajian, uang makan, revisi, ijin dan cuti Untuk lebih jelasnya ditunjukan pada Gambar 4.27.

Gambar 4.27 DFD Level 0 Sistem Presensi Dan Penggajian

Data pegawai diupdate

Data pegawai disimpan

[Data pegawai yang diubah]

[Informasi data pegawai] [Data pegawai]

NIP pegawai dibaca

[NIP] Bag Kepegawaian Bag Kepegawaian Bag Kepegawaian Bag Kepegawaian 1 Mengelola Data Pegawai + 1 Pegawai 1 Pegawai

Data keluarga disimpan NIP

[Data keluarg a dan pegawai] [Data keluarg a]

Data pegawai dibaca

Bag Kepegawaian 2 Mencatat Data Keluarg a + 1 Pegawai Bag Kepegawaian Bag Kepegawaian

5 Data DK

STIKOM

Gambar 4.27 DFD Level 0 Sistem Presensi Dan Penggajian (lanjutan)

ID dibaca Password dibaca

Status dibaca

Jam kerja dibaca

Data presensi disimpan

[Data presensi] [Password] [ID] Pegawai Pegawai Pegawai 3 Presensi Masuk + 2 Presensi 3 Status 4 Ketentuan Jadwal Kerja 1 Pegawai status dibaca

Update data presensi Jam masuk dibaca Password dibaca ID dibaca [Data presensi] [Password] [ID] Pegawai Pegawai Pegawai 4 Presensi Pulang + 1 Pegawai 2 Presensi

3 Status 2 Presensi

uang makan dibaca Data presensi dibaca

[Data penerimaan uang makan] [Periode uang makan]

Bag Kepegawaian Bag Kepegawaian 5 Penerimaan Uang Makan + 2 Presensi 6 Ketentuan Uang Makan

STIKOM

SURABAYA

45

Gambar 4.27 DFD Level 0 Sistem Presensi Dan Penggajian (lanjutan)

Data penggajian disimpan

[slip g aji] [Data gaji pegawai]

Data keluarga dibaca

[Informasi data peg awai] Data pegawai dibaca

[NIP]

Bag Kepegawaian

Pegawai 6

Penggajian Peg awai

+

Bag Kepegawaian

1 Pegawai Bag

Kepegawaian

5 Data DK

7 Histori Penggajian

Data revisi disimpan

[Revisi presensi]

Data pegawai dibaca

[NIP] Bag Kepegawaian 7 Revisi Presensi + Bag Kepegawaian 1 Pegawai 2 Presensi

Data ijin disimpan

[Data ijin meningg alkan kantor]

[Data ijin tidak hadir] [Jenis ijin]

Data pegawai dibaca [NIP] Bag Kepegawaian Bag Kepegawaian Bag Kepegawai an 8 Mencatat Ijin Pegawai + Bag Kepegawaian 1 Pegawai 2 Presensi

Data cuti disimpan Data pegawai dibaca

[Data cuti] Bag

Kepegawaian

9

Mencatat cuti pegawai

+

1 Pegawai

2 Presensi

STIKOM

B DFD Level 1 Mengelola Data Pegawai

DFD Level 1 data master pegawai ini menggambarkan proses pengelolaan data pegawai. Pada DFD Level 1 data master pegawai berhubungan dengan proses mencatat data keluarga (DK). Jika status pegawai menikah maka akan berlanjut ke proses mencatat DK. Untuk jelasnya ditunjukan pada Gambar 4.28.

Gambar 4.28DFD Level 1 Pengelolaan Data Pegawai

C DFD Level 1 Mencatat Data Keluarga

DFD Level 1 mencatat data keluarga ini menggambarkan proses rekap data keluarga pegawai. Proses ini berkaitan dengan mencatat data pegawai, jika status pegawai menikah maka akan berlanjut ke proses mencatat data keluarga.

NIP ada

Data pegawai diubah NIP tidak ada

[Status peg awai menikah]

[Data pegawai diupdate]

[Data pegawai yang diubah] [Informasi data peg awai]

status nikah dibaca [Data pegawai disimpan]

[Data pegawai]

[NIP peg awai dibaca] [NIP] Bag Kepegawaian Bag Kepegawaian Bag Kepegawaian Bag Kepegawaian 1 Pegawai 1 Pegawai 1 Pegawai 1.1 Memverifikasi NIP peg awai

1.2 Menyimpan data peg awai

Mencatat Data Keluarga

1.3 Meng ecek status

nikah

1.4 Menampilkan data peg awai

1.5 Meng ubah data

peg awai

STIKOM

47

Data keluarga akan digunakan untuk menghitung besar tunjangan keluarga pegawai. Untuk jelasnya ditunjukan pada Gambar 4.29.

Gambar 4.29 DFD Level 1 Mencatat Data Keluarga

D DFD Level 1 Presensi Masuk

DFD Level 1 presensi masuk ini menggambarkan proses presensi masuk pegawai. Proses presensi masuk mempunyai beberapa proses dimulai dengan pegawai memasukkan ID sampai dengan pencatatan data presensi. Untuk jelasnya ditunjukan pada Gambar 4.30.

[Data keluarga dibaca]

Proses berlanjut NIP valid

[Data keluarga]

[Data keluarga disimpan] [Status pegawai menikah] _{[Data keluarga dan pegawai]}

[Data pegawai dibaca]

[NIP]

Bag Kepegawaian

1 Pegawai

Bag Kepegawaian Bag

Kepegawaian

5 Data DK Mengelola Data Pegawai

2.1

Mengecek data keluarga

2.2 Menampilkan data keluarga dan pegawai

2.3

Mengubah DK

5 Data DK

STIKOM

Gambar 4.30DFD Level 1 Presensi Masuk

E DFD Level 1 Presensi Pulang

DFD Level 1 mencatat presensi pulang ini menggambarkan proses pegawai melakukan proses presensi pulang. Proses presensi pulang lebih rumit karena harus melakukan proses validasi dan cek tabel presensi. Presensi pulang akan mengecek jam masuk, apakah jam masuk ada, jika ada maka akan dicatat sebagai jam pulang. Mencacat jam pulang dengan mengupdate jam pulang pada tabel, karena pada tabel ada perubahan yang terjadi. Untuk jelasnya ditunjukan pada Gambar 4.31.

[Password dibaca] [ID dibaca]

Proses berlanjut data presensi datang

Password benar

[Data presensi] [Data presensi disimpan]

[Jam kerja dibaca] NIP benar

[Status dibaca] [Password]

[ID] Pegawai

Pegawai

Pegawai

2 Presensi

4 Ketentuan Jadwal Kerja

3 Status

3.1

Memvalidasi NIP

3.2

Memvalidasi Password

3.3

Mencatat Jam Datang

3.4

Meng ubah data presensi

3.5

Menampilkan data presensi

1 Pegawai

1 Pegawai

STIKOM

49

Gambar 4.31 DFD Level 1 Presensi Pulang

F DFD Level 1 Penerimaan Uang Makan

DFD Level 1 penerimaan uang makan ini menggambarkan proses rekap uang makan pegawai. Besar uang makan berdasarkan presensi pegawai. Sistem akan menghitung besar uang makan yang diterima pegawai. Besar uang makan

[Jam masuk dibaca]

Data presensi masuk Proses berlanjut

[Data presensi]

Proses berlanjut Jam masuk ada

Jam masuk tidak ada Password benar

ID benar

[status dibaca]

[Update data presensi] [Password dibaca] [ID dibaca] [Password] [ID] Pegawai Pegawai Pegawai 1 Pegawai 1 Pegawai 2 Presensi 2 Presensi 3 Status 4.1

Meng ecek ID

4.2

Meng ecek Password

4.3

Meng ecek jam datang

4.4

Meng ubah jam pulang dan status

4.6

Meng ubah presensi datang

4.5 Memindahkan jam pulang ke jam datang 4.7 Menampilkan data presensi

STIKOM

SURABAYA

harian didapat dari tabel ketentuan uang makan, sehingga besar uang makan untuk periode tertentu dapat dirubah sesuai ketentuan. Untuk jelasnya ditunjukan pada Gambar 4.32.

Gambar 4.32 DFD Level 1 Penerimaan Uang Makan

G DFD Level 1 Penggajian Pegawai

DFD Level 1 penggajian ini menggambarkan proses rekap gaji pegawai. Besar gaji pegawai dihitung dari gaji pokok, uang makan dan tunjangan keluarga. Potongan gaji pegawai dari besar iuran pensiun dan pajak. Data keluarga dicek untuk mengecek tunjangan keluarga pegawai. Data gaji pegawai ditampilkan dengan menghitung total gaji yang diterima dengan penjumlahan gaji pokok, tunjangan dan uang makan pegawai. Kemudian bagian kepegawaian mencetak slip gaji pegawai. Untuk jelasnya ditunjukan pada Gambar 4.33.

Proses berlanjut Jumlah hadir tepat waktu

Data presensi

[uang makan dibaca] [Data presensi dibaca] [Periode uang makan]

[Data penerimaan uang makan] Bag

Kepegawai an

Bag Kepegawai

an 2 Presensi

6 Ketentuan Uang Makan 5.1

Meng ecek data presensi per

peg awai

5.2

Meng hitung presensi per peg awai

5.3

Meng hitung penerimaan uang makan per pegawai

5.4

Menampilkan data penerimaan uang

makan

STIKOM

51

Gambar 4.33 DFD Level 1 Penggajian Pegawai

Data gaji peg awai Proses berlanjut

[slip g aji] [Data peng gajian disimpan]

Gaji peg awai

[Data gaji peg awai]

Tidak dapat tunjang an

Proses berlanjut Dapat tunjang an

Proses berlanjut

[Data keluarg a dibaca] Data pegawai

[Informasi data peg awai] [Data pegawai dibaca] [NIP] Bag Kepegawai an Pegawai Bag

Kepegawaian 1 Pegawai

Bag Kepegawaian

5 Data DK

7

Histori Penggajian

6.1

Meng ecek data peg awai

6.2

Menampilkan data peg awai

6.3 Meng ecek tunjangan keluarga 6.4 Meng hitung tunjangan keluarga 6.5

Meng hitung g aji yang diterima

6.6

Menampilkan data g aji pegawai

6.7

Menyimpan data gaji peg awai

6.8

Mencetak slip gaji

STIKOM

H DFD Level 1 Revisi Presensi

DFD Level 1 revisi presensi ini menggambarkan proses revisi presensi pegawai. Pegawai melakukan revisi presensi jika terjadi kesalahan atau pegawai tidak melakukan presensi masuk. Untuk jelasnya ditunjukan pada Gambar 4.34.

Gambar 4.34 DFD Level 1 Revisi Presensi

I DFD Level 1 Ijin Pegawai

DFD Level 1 ijin pegawai ini menggambarkan proses ijin yang dapat dilakukan pegawai. Ijin pegawai dibedakan menjadi dua yaitu ijin tidak hadir dan

Data revisi NIP valid

[Data pegawai]

[Data revisi disimpan] [Revisi presensi]

[Data pegawai dibaca] [NIP]

Bag Kepegawaian

Bag

Kepegawaian 1 Pegawai

2 Presensi

7.1

Meng ecek NIP

7.2

Menampilkan data peg awai

7.3

Meng ubah data presensi

Bag Kepegawaian

STIKOM

53

ijin meninggalkan kantor. Ijin Pegawai dapat dilakukan pegawai dengan mengisi form ijin. Untuk jelasnya ditunjukan pada Gambar 4.35.

Gambar 4.35 DFD Level 1 Ijin Pegawai

J DFD Level 1 Cuti Pegawai

DFD Level 1 cuti pegawai ini menggambarkan proses cuti yang dapat dilakukan pegawai. Cuti pegawai dilakukan dengan mengisi form cuti. Lama cuti ditentukan dari jenis cuti yang diambil oleh pegawai. Untuk jelasnya ditunjukan pada Gambar 4.36.

[Informasi data peg awai]

Data ijin Proses berlanjut

[Data ijin disimpan] [Data ijin tidak hadir]

[Data ijin meningg alkan kantor] [Jenis ijin]

NIP valid

[Data pegawai dibaca] [NIP]

Bag Kepegawaian

Bag Kepegawaian

Bag Kepegawaian Bag

Kepegawaian 1 Pegawai

2 Presensi 8.1

Meng ecek NIP

8.2

Menampilkan data peg awai

8.3

Meng ecek jenis ijin

8.4

Meng ubah data presensi

Bag Kepegawaian

STIKOM

Gambar 4.36 DFD Level 1 Cuti Pegawai

4.2.5 Entity Relationship Diagram

Entity Relational Diagram (ERD) menggambarkan hubungan data dari

tabel satu ke tabel yang lain. Berikut ini adalah ERD dari sistem informasi presensi dan penggajian pada UPT Taman Budaya Jawa Timur.

Proses berlanjut cuti peg awai Jenis cuti Data pegawai

NIP valid

[Data cuti disimpan] [Data cuti]

[Data pegawai] [Data pegawai dibaca] [NIP]

Bag Kepegawaian

1 Pegawai

2 Presensi 9.1

Meng ecek NIP

9.2

Menampilkan data peg awai

9.3

Meng ecek cuti

9.4

Meng hitung jumlah cuti

9.5

Meng hitung sisa cuti

9.6

Meng ubah data presensi Bag

Kepegawaian

Bag Kepegawaian

STIKOM

55

A Conceptual Data Model

Gambar 4.37 adalah conceptual data model (CDM) dari dari sistem informasi presensi dan penggajian pada UPT taman Budaya Jawa Timur. CDM terdiri dari 12 tabel yang saling terhubung. Untuk lebih jelasnya ditunjukkan pada gambar di bawah ini.

Gambar 4.37 CDM Sistem Presensi dan Penggajian Memiliki Memiliki Menentukan berisi Melakukan Melakukan Memiliki Berdasarkan Mempunyai Mempunyai Mempunyai Peg awai ID_Peg awai NIP Nama Tempat_Lahir Tang g al_Lahir Kelamin Agama Status_Nikah Alamat No_Telepon TMT_PNS Foto Status Golongan Kode_Golongan Pang kat Golongan Jabatan Kode_Jabatan Nama Tunjangan_Jabatan Data_Gaji_Pokok Kode_Gaji Gapok Data_Keluarg a Kode_DK Nama Tempat_Lahir Tang g al_Lahir Pekerjaan Tgl_Nikah Data_Keluarg a_Detil Kode_Detil Nama Tempat_Lahir Tang g al_Lahir Status_Anak Jenis_Kelamin Status_Pendidikan Status_Kerja

Presensi Tang g al Jam_Masuk Jam_Pulang

Peng g ajian No_Slip Uang_Makan Gapok Tunj_Keluarga Tunj_Jabatan THR Iuran PPh Jumlah_Uang Tgl_Ambil Periode Jadwal_Kerja tahun Jam_Masuk Jam_Pulang detil_presensi

Tang g al Keterangan

Status Id_Status Nama_Status

Ket Uang M akan ID_UM Uang_Makan Berlaku

STIKOM

B Physical Data Model

Gambar 4.38 adalah Physical data model (PDM) dari sistem informasi presensi dan penggajian pada UPT Taman Budaya Jawa Timur. PDM merupakan hasil generate dari CDM yang telah dibuat sebelumnya. PDM menunjukkan detail dari kolom-kolom dari setiap tabel, tipe data dan referensi dari setiap tabelnya. Untuk lebih jelasnya ditunjukkan pada gambar di bawah ini.

Gambar 4.38 PDM Sistem Presensi dan Penggajian

ID_STATUS = ID_STATUS

ID_UM = ID_UM ID_PEGAWAI = ID_PEGAWAI

ID_PEGAWAI = ID_PEGAWAI

KODE_DK = KODE_DK

KODE_GOLONGAN = KODE_GOLONGAN

ID_PEGAWAI = ID_PEGAWAI

KODE_JABATAN = KODE_JABATAN KODE_GOLONGAN = KODE_GOLONGAN

PEGAWAI ID_PEGAWAI char(4)

NIP varchar(20)

NAMA varchar(100)

TEM PAT_LAHIR varchar(50) TANGGAL_LAHIR timestamp KELAM IN varchar(20) AGAM A varchar(20) STATUS_NIKAH varchar(20) ALAMAT varchar(200) NO_TELEPON varchar(12) TMT_PNS timestamp KODE_GOLONGAN varchar(20) KODE_JABATAN varchar(20)

FOTO long binary

STATUS varchar(10) GOLONGAN KODE_GOLONGAN varchar(20) PANGKAT varchar(50) GOLONGAN varchar(20) JABATAN KODE_JABATAN varchar(20) NAMA varchar(100) TUNJANGAN_JABATAN integer DATA_GAJI_POKOK KODE_GAJI varchar(20) KODE_GOLONGAN varchar(20) GAPOK integer DATA_KELUARGA KODE_DK varchar(20) ID_PEGAWAI char(4) NAMA varchar(100) TEM PAT_LAHIR varchar(50) TANGGAL_LAHIR timestamp PEKERJAAN varchar(100) TGL_NIKAH timestamp DATA_KELUARGA_DETIL KODE_DETIL varchar(20) KODE_DK varchar(20) NAMA varchar(100)

TEM PAT_LAHIR varchar(50) TANGGAL_LAHIR timestamp STATUS_ANAK varchar(10) JENIS_KELAMIN varchar(20) STATUS_PENDIDIKAN varchar(20) STATUS_KERJA varchar(20) ABSENSI TANGGAL timestamp ID_PEGAWAI char(4) ID_STATUS char(6) JAM_MASUK timestamp JAM_PULANG timestamp PENGGAJIAN ID_PEGAWAI char(4) ID_UM char(6) NO_SLIP varchar(20) UANG_MAKAN integer GAPOK integer TUNJ_KELUARGA integer TUNJ_JABATAN integer THR integer IURAN integer PPH integer

JUM LAH_UANG integer TGL_AMBIL timestamp PERIODE timestamp JADWAL_KERJA TAHUN <undefined> JAM_MASUK timestamp JAM_PULANG timestamp DETIL_PRESENSI TANGGAL timestamp KETERANGAN <undefined> STATUS ID_STATUS char(6) NAMA_STATUS varchar(15) KET_UANG_M AKAN ID_UM char(6) BESARAN integer BERLAKU timestamp

STIKOM

SURABAYA

57

4.2.6 Basis Data dan Tabel

Database yang digunakan adalah database SQL Server 2005. Pada

aplikasi ini, diperlukan beberapa tabel. Tabel-tabel tersebut memiliki atribut masing-masing. Berikut ini penjelasan dari atribut, tipe data dan constraint antar tabel tersebut.

a. Nama tabel : Pegawai

Fungsi : Menyimpan Data Pegawai Primary key : ID_Pegawai

Foreign key : Kode_Golongan, Kode_Jabatan

Tabel 4.1 Tabel Pegawai

No Nama Field Tipe Data Constraint

1 ID_Pegawai Char(4) Primary Key

2 NIP Varchar(20) Not Null

3 Nama Varchar(100) Not Null

4 Tempat_Lahir Varchar(50) Not Null

5 Tanggal_Lahir Datetime Not Null

6 Kelamin Varchar(20) Not Null

7 Agama Varchar(20) Not Null

8 Status_Nikah Varchar(20) Not Null

9 Alamat Varchar(200) Not Null

10 _{No_Telepon Varchar(12) Not Null}

11 TMT_PNS Datetime Not Null

12 Foto image Not Null

13 Status Varchar(10) Not Null

14 Kode_Golongan Varchar(20) Foreign Key

15 Kode_Jabatan Varchar(20) Foreign Key

b. Nama tabel : Jabatan

Fungsi : Menyimpan Data Jabatan Pegawai Primary key : Kode_Jabatan

STIKOM

Tabel 4.2 Tabel Jabatan

No Nama Field Tipe Data Constraint

1 _{Kode_Jabatan Varchar(20) Primary Key}

2 Nama Varchar(100) Not Null

3 Tunjangan_Jabatan Integer Not Null

c. Nama tabel : Golongan

Fungsi : Menyimpan Data Golongan Primary key : Kode_Golongan

Tabel 4.3 Tabel Golongan

No Nama Field Tipe Data Constraint

1 _{Kode_Golongan Varchar(20) Primary Key}

2 Pangkat Varchar(50) Not Null

3 Golongan Varchar(5) Not Null

d. Nama tabel : Data Gaji Pokok

Fungsi : Menyimpan Data Gaji Pokok Pegawai Primary key : Kode_Gaji

Foreign key : Kode_Golongan

Tabel 4.4 Tabel Data Gaji Pokok

No Nama Field Tipe Data Constraint

1 _{Kode_Gaji Varchar(20) Primary Key}

2 Gapok Integer Not Null

3 Kode_Golongan Varchar(20) Foreign Key

e. Nama tabel : Data_Keluarga

Fungsi : Menyimpan Data Keluarga

STIKOM

59

Primary key : Kode_DK Foreign key : ID_Pegawai

Tabel 4.5 Tabel Data Keluarga

No Nama Field Tipe Data Constraint

1 _{Kode_DK Varchar(20) Primary Key}

2 ID_Pegawai Char(4) Foreign Key

3 Nama Varchar(100) Not Null

4 Tempat_Lahir Varchar(50) Not Null

5 Tanggal_Lahir Datetime Not Null

6 Pekerjaan Varchar(100) Not Null

7 Tanggal_Perkawinan Datetime Not Null

f. Nama tabel : Data_Keluarga_Detil

Fungsi : Menyimpan Detil Data Keluarga Primary key : Kode_Detil

Foreign key : Kode_DK

Tabel 4.6 Tabel Detil Data Keluarga

No Nama Field Tipe Data Constraint

1 _{Kode_Detil Varchar(20) Primary Key}

2 Nama Varchar(100) Not Null

3 Tempat_Lahir Varchar(50) Not Null

4 Tanggal_Lahir Datetime Not Null

5 Status_Anak Varchar(25) Not Null

6 Jenis_Kelamin Varchar(25) Not Null

7 Status_Kerja Varchar(25) Not Null

8 Status Pendidikan Varchar(25) Not Null

9 _{Kode_DK Varchar(20) Foreign Key}

g. Nama tabel : Presensi

Fungsi : Menyimpan Data Presensi Pegawai

STIKOM

Primary key : ID_Presensi Foreign key : ID_Pegawai

Tabel 4.7 Tabel Presensi

No Nama Field Tipe Data Constraint

1 _{ID_Presensi Varchar(20) Primary Key}

2 ID_Pegawai Char(4) Foreign Key

3 Jam_Masuk Datetime Not Null

4 Jam_Pulang Datetime Not Null

5 Status Varchar(10) Not Null

6 Tanggal Datetime Not Null

h. Nama tabel : Penggajian

Fungsi : Menyimpan Data Gaji Pegawai Primary key : No_Slip

Foreign key : ID_Pegawai

Tabel 4.8 Tabel Penggajian

No Nama Field Tipe Data Constraint

1 _{No_Slip Varchar(20) Primary Key}

2 ID_Pegawai Char(4) Foreign Key

3 _{Uang_Makan Int Not Null}

4 Gapok Int Not Null

5 Tunj_Keluarga Int Not Null

6 Tunj_Jabatan Int Not Null

7 THR Int Not Null

8 Iuran Int Not Null

9 PPh Int Not Null

10 Jumlah_Uang Int Not Null

11 Tgl_ambil Datetime Not Null

12 Periode Datetime Not Null

STIKOM

61

i. Nama Tabel : Status

Fungsi : untuk menyimpan status Primary Key : idstatus

Tabel 4.9 Tabel Status

No Nama Field Tipe Data Constraint

1 Idstatus Varchar(4) PK, Not Null

2 Nama Varchar(50) Not Null

j. Nama Tabel : Jadwal Kerja

Fungsi : untuk menyimpan data ketentuan jam masuk dan jam keluar pada periode tertentu.

Primary Key : Tahun

Tabel 4.10 Tabel Jadwal Kerja

No Nama Field Tipe Data Constraint

1 Tahun Datetime PK, Not Null

2 Jam datang Datetime Not Null

3 Jam Pulang Datetime Not Null

k. Nama Tabel : detil presensi

Fungsi : untuk menyimpan detil presensi Foreign Key : Tanggal absen, NIP

Tabel 4.11 Tabel Detil presensi

No Nama Field Tipe Data Constraint

1 Tanggal absen Datetime PKFK, Not Null

2 NIP Varchar(21) PKFK, Not Null

3 Keterangan Varchar(MAX) Not Null

STIKOM

4.2.7 Desain Input/Output

Desain input/output digunakan untuk memberikan gambaran terhadap desain aplikasi desktop yang akan dibangun. Berikut ini desain input/output dari sistem presensi dan penggajian pada UPT Taman Budaya Jawa Timur.

a. Desain Input

1. Form Permohonan Ijin

Form permohonan ini digunakan oleh pegawai untuk alasan absensi karena ijin. Form ini diserahkan kepada Bagian Kepegawaian untuk mengupdate data presensi. Form permohonan ijin dapat dilihat pada Gambar 4.39. 2. Form Permohonan cuti

Form permohonan ini digunakan oleh pegawai untuk alasan absensi karena cuti. Form ini diserahkan kepada Bagian Kepegawaian untuk mengupdate data presensi. Form permohonan cuti dapat dilihat pada Gambar 4.40.

Gambar 4.39 Form Permohonan Ijin

Form Permohonan Ijin

Nama :……….. Bagian :……… Tanggal :……

o Meninggalkan Kantor

o Tidak Hadir

 DL

 Sakit

 Lain-Lain

Keterangan : ………. ……….

Jam Datang Jam Pulang

Disetujui oleh Dibuat oleh

Tanggal Tanggal

Kasubbag Pegawai

Lembar Bukti

Nama : Bagian : Tanggal :……….

Ijin :………..

Keterangan :………

Tanggal :………..

Paraf petugas

STIKOM

63

Gambar 4.40 Form Permohonan Cuti

3. Form Permohonan Revisi Presensi

Form permohonan ini digunakan oleh pegawai untuk alasan absensi karena tidak hadir atau meninggalkan kantor. Form ini diserahkan kepada Bagian Kepegawaian untuk mengupdate data presensi.

Gambar 4.41 Form Permohonan Revisi

Form Permohonan Cuti

Nama :……….. Bagian :……… Tanggal :……

o Cuti Tahunan

o Cuti Besar

o Cuti Bersalin

o _{Cuti Sakit} o _{Cuti Alasan Penting} o Cuti Diluar Kepentingan

Tanggal Mulai Tanggal Selesai

Disetujui oleh Dibuat oleh Tanggal Tanggal

Kasubbag Pegawai

Lembar Bukti

Nama : Bagian : Tanggal Mulai :……….

Tanggal Selesai :……… Cuti :………

Tanggal :………..

Paraf petugas

Form Revisi Presensi

Nama :……….. Bagian :……… Tanggal :………

Keterangan : ………. ……….

Jam Datang Jam Pulang

Disetujui oleh Dibuat oleh Tanggal Tanggal

Kasubbag Pegawai

Lembar Bukti

Nama : Bagian : Tanggal :……….

Jam Masuk :……….. Jam Pulang :………

Tanggal :……….. Paraf petugas

STIKOM

b. Desain Output

1. Laporan Data Pegawai

Laporan Data Pegawai

NIP Nama Gol Pangkat Jabatan

Gambar 4.42 Laporan Data Pegawai

2. Laporan Presensi

Laporan Presensi Pegawai UPT Taman Budaya Jawa Timur

Bulan : NIP Nama Hadir Alfa Sakit Ijin DL

Gambar 4.43 Laporan Presensi

3. Slip Gaji

SLIP GAJI

PENERIMAAN POTONGAN

GAJI YANG DITERIMA :

Gambar 4.44 Slip Gaji

4.2.8 Desain interface

Desain interface adalah gambaran/desain dari interface sistem yang akan dibuat. Berikut ini adalah desain interface dari program yang akan dibuat, yaitu:

STIKOM

65

a. Menu Login

Menu ini digunakan untuk mengakses menu-menu yang ada dalam menu utama. Hak akses untuk menu utama tergantung user dalam melakukan login.

Gambar 4.45 Menu Login

b. Menu Utama

Menu utama berisi menu-menu yang dapat diakses oleh user, tergantung dari loginnya. Bila user masuk sebagai Admin maka dapat mengakses semua menu dan laporannya, bila user masuk sebagai user maka dapat mengakses menu presensi.

Gambar 4.46 Menu Utama c. Menu Pegawai

Menu ini digunakan untuk memanipulasi data pegawai dan menghasilkan laporan pegawai. Dalam menu ini ada tombol find yang digunakan untuk

STIKOM

mencari data pegawai berdasarkan NIP pegawai yang diinputkan, tombol save yang digunakan untuk menyimpan data, tombol edit yang digunakan untuk mengubah data, tombol delete yang digunakan untuk menghapus data, tombol browser yang digunakan untuk mencari foto pegawai, tombol report untuk melihat report pegawai. Nip tidak bisa diinputkan secara otomatis karena sesuai dengan hasil dari ketentuan pemerintah.

Gambar 4.47 Menu Pegawai

d. Menu Presensi

Menu ini digunakan oleh karyawan untuk melakukan presensi datang dan pulang. Pegawai menginputkan ID yang akan menampilkan nama dan foto, dan pegawai harus menginputkan password yang berbeda-beda tiap pegawai agar bisa menyimpan data presensi dan mengupdate data status kedatangan. Pegawai yang tidak melakukan presensi dianggap tidak hadir.

STIKOM

67

Gambar 4.48 Menu Presensi

e. Menu Penggajian

Menu ini digunakan oleh bagian kepegawaian untuk melakukan proses penggajian pegawai. Pegawai dipilih dengan memilih NIP pegawai kemudian data penggajian akan muncul. Bagian kepegawaian memasukkan periode terlebih dahulu. Setelah pegawai yang sudah dicetakkan slip, maka data pegawai tidak muncul dalam daftar dalam periode tersebut.

Gambar 4.49 Menu Penggajian

STIKOM

4.3 Mengimplementasi Sistem

Spesifikasi minimum untuk hardware dan software yang dibutuhkan untuk menggunakan program Sistem Presensi dan Penggajian, yaitu:

a. Hardware

1. Microprocessor Pentium IV atau lebih tinggi.

2. VGA dengan resolusi 800 x 600 atau yang lebih tinggi dan mendukung Mcrosoft Windows.

3. RAM 512 atau lebih tinggi. b. Software

1. Sistem Operasi Microsoft Windows 2000 Server/Pro, XP/Pro/Home/7 2. Sql Server 2005

3. .NET Framework 4.0 4. Crystal Report Engine 5. Microsoft Office 2007

4.4 Melakukan Pembahasan Tentang Implementasi Sistem

Implementasi bertujuan untuk mengetahui bagaimana suatu program/sistem berjalan.Berikut ini akan dijelaskan jalannya sistem dari awal sampai akhir disertai dengan gambar interfacenya.

Form login adalah form yang digunakan untuk identifikasi pengguna dari

program pada saat dioperasikan atau biasa disebut user previlege. Form Login dapat dilihat pada Gambar 4.51.

STIKOM

69

Gambar 4.50 Menu Utama

Gambar 4.51 Form Login

STIKOM

4.4.1 Form Master

Dalam aplikasi sistem informasi presensi dan penggajian terdapat menu-menu master. Menu-menu-menu master digunakan untuk mengakses form master yang ada pada program. Form master digunakan mengelola data-data yang ada. Penjelasan tentang manfaat dan cara penggunaan masing-masing form master dijelaskan lebih detail pada penjelasan berikut ini.

a. Form Master Pegawai

Form master pegawai digunakan untuk mengelola data pegawai. Data master

pegawai terdiri dari beberapa atribut diantaranya NIP, nama, tempat lahir, tanggal lahir, jenis kelamin, agama, status nikah, alamat, no telepon, dan data kepegawaian. Data master pegawai juga terdapat foto pegawai. Id pegawai didapat dari hasil generate otomatis. form data pegawai dapat dilihat seperti Gambar 4.52 di bawah ini.

Gambar 4.52 Form Data Pegawai

STIKOM

71

b. Form Data Keluarga

Form data keluarga digunakan untuk mengelola keluarga pegawai. Data

keluarga berisi data suami/istri dan data anak dari pegawai. Data keluarga hanya untuk pegawai yang statusnya sudah menikah. Pada form data pegawai, jika status pegawai menikah maka akan berlanjut ke form data keluarga dengan terlebih dahulu muncul notifikasi perubahan data keluarga. Form data keluarga dapat dilihat pada Gambar 4.53.

Gambar 4.53 Form Data Keluarga

c. Form Data Jabatan

Form data jabatan digunakan untuk mengelola data jabatan pegawai pada

UPT Taman Budaya. Jabatan memiliki beberapa field yaitu kode jabatan, nama jabatan dan tunjangan jabatan. Tunjangan jabatan digunakan pada saat proses penggajian. Setiap jabatan memiliki tunjangan yang berbeda. Untuk form data jabatan dapat dilihat pada Gambar 4.54.

STIKOM

Gambar 4.54 Form Data Jabatan

d. Form Data Golongan

Form data golongan digunakan untuk mengelola data golongan pegawai pada

UPT Taman Budaya. Golongan memiliki beberapa field yaitu kode golongan, nama pangkat dan golongan. Golongan pegawai akan berpengaruh pada gaji pokok pegawai, karena setiap golongan memiliki gaji pokok yang berbeda. Untuk form data golongan dapat dilihat pada Gambar 4.55.

Gambar 4.55 Form Data Golongan

STIKOM

Dalam aplikasi sistem informasi presensi dan penggajian terdapat menu-menu laporan. Menu-menu-menu laporan digunakan untuk mengakses form laporan yang ada pada program. Penjelasan tentang manfaat dan cara penggunaan masing-masing form laporan dijelaskan lebih detail pada penjelasan berikut ini.

a. Form Laporan Data Pegawai

Form laporan data pegawai digunakan untuk mencetak laporan data pegawai.

Form laporan data pegawai bisa di sort berdasarkan beberapa jenis, diantaranya semua pegawai, pegawai dengan status menikah, jabatan dan golongan. Form laporan data pegawai dapat dilihat pada Gambar 4.61.

b. Grafik lima presensi pegawai tertinggi

Grafik lima presensi pegawai tertinggi selama satu bulan dapat dilihat dari form laporan grafik ini. Grafik lima presensi pegawai tertinggi dapat dilihat pada Gambar 4.62.

Gambar 4.61 Form Laporan Data Pegawai

STIKOM

77

Gambar 4.62 Grafik Lima Presensi Pegawai Tertinggi

c. Form Laporan Rekap Presensi Harian

Form laporan rekap presensi harian digunakan untuk mencetak laporan

presensi pegawai pada hari yang dipilih. Form laporan data pegawai bisa di

sort berdasarkan dua jenis, yaitu menampilkan dengan grafik dan

menampilkan data presensi. Form laporan rekap presensi harian dapat dilihat pada Gambar 4.63.

d. Form Slip Gaji Pegawai

Form slip gaji pegawai didapat setelah melakukan transaksi penggajian.

Bagian kepegawaian memilih pegawai yang akan dibuatkan slip gaji, setelah proses penggajian selesai slip gaji bisa untuk dicetak. Form slip gaji dapat dilihat pada Gambar 4.64.

STIKOM

Gambar 4.63 Form Laporan Rekap Presensi Harian

Gambar 4.64 Form Laporan Slip Gaji

STIKOM

79

e. Form Laporan Rekap Gaji Pegawai

Form laporan rekap gaji pegawai digunakan untuk mencetak laporan rekap

gaji. Form laporan data pegawai bisa di sort berdasarkan dua jenis, yaitu semua pegawai dan golongan. Form laporan rekap gaji dapat dilihat pada Gambar 4.65.

Gambar 4.65 Form Laporan Rekap Gaji Pegawai

STIKOM

80 5.1 Kesimpulan

Pada proses pengembangan Sistem Informasi Presensi dan Penggajian (studi kasus: pada UPT Taman Budaya Jawa Timur) dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut:

a. Pengembangan sistem yang lama ke proses terkomputerisasi dan terintegrasi dapat membuat kinerja sistem menjadi lebih baik, sehingga hal ini terbukti dari proses perhitungan uang makan, tunjangan dan gaji pegawai yang lebih tepat dan akurat.

b. Implementasi dari sistem ini dapat menghasilkan laporan-laporan yang dibutuhkan dan dapat mendukung dalam pengambilan keputusan bagi top manajemen, seperti laporan gaji, data pegawai, presensi dan cuti pegawai.

5.2 Saran

Sistem informasi presensi dan penggajian yang dibuat ini sangat mendukung dalam proses pendukung manajemen khususnya presensi dan penggajian. Untuk lebih mengoptimalkan manajemen UPT Taman Budaya Jawa Timur, maka saran dari pengembangan aplikasi ini adalah:

a. Penambahan fitur presensi dengan finger print.

b. Penambahan fitur penunjang lain yang lebih menunjang manajemen.

STIKOM

81

DAFTAR PUSTAKA

Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. 2006. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Balai Pustaka: Jakarta.

Fathansyah. 2001. Basis Data. Bandung: C.V. Informatika.

Hasibuan, Malayu S.P. 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Penerbit Bumi Aksara.

Hartono. 2005. Analisis & Desain Sistem Informasi:Pendekatan Terstruktur Teori

dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi.

Kendall, K.E., dan J.E. Kendall., 2004, Analisis dan Perancangan Sistem. Jakarta: PT.Prenhallindo.

Kristanto, A. 2007. Perancangan Sistem Informasi Dan Aplikasinya. Klaten: Gava Media.

Mardi. 2011. Sistem Informasi Akuntansi. Bogor: Ghalia Indonesia.

Mulis, A. 2009. Aplikasi Absensi Karyawan untuk berbagai keperluan bisnis. Jakarta: Kompas Gramedia.

Mulyadi. 2008. Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.

O’Brein, James A., 2005, Pengantar Sistem Informasi. Jakarta: Salemba 4.

Whitten, Jeffrey L., Lonnie D. Bentley & Kevin C. Dittman. 2004. System

Analysis and Design Method, 6th Edition. New York: McGraw Hill.

Witarto. 2004. Memahami Sistem Informasi. Bandung: Informatika Bandung.

STIKOM