Pro s e s D igitalis as i d o ku m e n

Jurnal Pustakawan Indonesia volume 6 nomor 1 16 Den gan ketentuan sebagai berikut: Kelom pok 1 adalah tahun terbit dokum en Kelom pok 2 adalah in isial kategori dapat dilihat di standard kategori Digital Library Kelom pok 3 adalah in isial Departem en dapat dilihat di Stan dard In isial Departem en Kelom pok 4 adalah kata terakhir nam a pen garan g Kelom pok 5 adalah nom or file dari seluruh file yan g dihasilkan pada proses scan n in g suatu dokum en . Con toh: Tesis tahun 20 0 4 den gan judul : “Makn a Ragam H ias Pada Ran a Makam Raja – Raja Sum enep di Asta Tinggi Madura” ditulis oleh Lin tu Yulistyan toro dari Departem en Desain Maka pen am aan file hasil scan n in g tesis tersebut adalah: 20 0 4_ TS_ DS_ Yulistyantoro _ 1 = untuk file yan g berisi hasil scan n in g halam an m uka, halam an pengesahan, H alam an Abstrak, Daftar Isi, Kesim pulan dan Daftar Bibliografi 20 0 4_ TS_ DS_ Yulistyantoro _ 2 = untuk file yang berisi hasil scanning bab 1 20 0 4_ TS_ DS_ Yulistyantoro _ 3 = untuk file yan g berisi hasil scan n in g bab 2 20 0 4_ TS_ DS_ Yulistyantoro _ 4 = utnuk file yan g berisi hasil scan n in g bab 3 20 0 4_ TS_ DS_ Yulistyantoro _ 5 = utnuk file yan g berisi hasil scan n in g bab 4 10 . P e n ge lo la P e rp u s ta ka a n D igita l Pen gelola perpustakaan digital ITB terdiri dari dua kelom pok. Kelom pok pertam a adalah kelom pok yang bertugas untuk m en an gani software GDLn ya, tugas in i dilakukan oleh KMRG. Kelom pok lain n ya adalah kelom pok pustakawan yang bertugas m en an gani pen getahuan yan g ada di dalam perpustakaan digital. Staf perpustakaan m em iliki pem bagian tugas un tuk m engisi data dari berbagai kategori yang ada. Oleh karena data m asih berupa hard copy, yaitu berupa koleksi yang dim iliki oleh Perpustakaan Pusat ITB, terlebih dahulu diperlukan proses digitalisasi m en ggun akan scanner. Un tuk m em pertan ggun gjawabkan isi dari perpustakaan digital, tidak setiap staf perpustakaan diperbolehkan m en gisi data ke dalam perpustakaan digital. Tin gkat kewen an gan staf dibagi m en jadi tiga kelom pok, yaitu Superuser, Chief Know ledge Officer, dan Editor. Editor hanya diperken an kan m en getik data. Data disun tin g dan difilter oleh Chief Kn ow ledge Officer, setelah seluruh inform asinya benar, kem udian dim asukkan sesuai dengan kategori. Superuser yang bertan ggungjawab pada keseluruhan isi pan gkalan data.

11. Pro s e s D igitalis as i d o ku m e n

Staf yan g m elakukan digitalisasi adalah ten aga lulusan SMA, dari berbagai Bagian di Perpustakaan ITB, karena keterbatasan staf yan g khusus bertugas di Bagian Digital Content hanya seorang, m aka staf yang bertugas di Bagian lain juga di an tara waktu luang, m ereka m engerjakan digitalisasi tesis disertasi. Proses digitalisasi di Perpustakaan ITB sem enjak tahun 20 0 5 m em akai Scanner H igh Speed Can on DR 30 8 0 , den gan kem am puan 40 lem bar m enit. Setiap hari 7 jam kerja dapat m en scan tesis disertasi 10 0 – 20 0 lem bar seban yak 5-7 judul. Langkah yang dilakukan dalam m en scan tesis disertasi : ƒ Tesis disertasi yang akan discan, dibon gkar jilidn ya, sehin gga lem baran tesis m enjadi lem bar lepas yang bebas dari lem , hechter dll. ƒ Disimpan dalam container scanner DR 30 60 ƒ Scanner menscan semua lembar lepas cara kerja seperti m esin fotokopi m engkopi lem bar dem i lem bar. ƒ Di save dalam folder atas nama staf. File disim pan dalam form at pdf. Jurnal Pustakawan Indonesia volume 6 nomor 1 17 ƒ File didisplay untuk melihat kualitas scan, bila kualitasn ya belum sesuai den gan yang diharapkan, m aka petugas akan m en geditn ya sam pai diperoleh hasil scan yan g kualitasn ya baik. ƒ Staf mengkopi paste data-data dan abstrak ke dalam m etadata. ƒ Upload halaman-halaman yang diijinkan oleh ITB untuk ditam pilkan . ƒ Metadata dan Abstrak di view untuk m elihat kualitas tam pilan . ƒ Tesis dijilid ulang dan disimpan di Koleksi Khusus Koleksi Thesis Disertasi. Kum pulan file utuh fulltext dari tesis disertasi disav e dalam CD-ROM. 12 . Pe ratu ran , e tika p e n yim p an - a n d a n a ks e s ko le ks i d igita l ITB Perpustakaan ITB sebagai suatu un it khusus di ITB yan g bertan ggun gjawab un tuk m en yediakan layan an perpustakaan khususnya bagi seluruh sivitas akadem ika ITB, juga m em berikan pelayanan bagi m asyarakat luar ITB. Dalam m enyediakan in form asi kekayaan in telektual ITB, Perpustakaan tidak m en en tukan sen diri kebijakan dalam hal penyim panan koleksi tersebut dalam ben tuk digital di Perpustakaan Digital. Pada awal belum tersedianya koleksi digital di Perpustakaan Digital, pen ggun a perpustakaan yang m em erlukan inform asi dari Tugas Akhir, Tesis ataupun Disertasi, yan g diijin kan un tuk dikopi adalah dari halam an judul sam pai den gan sepuluh halam an pertam a dari Bab Pen dahuluan . Sehingga pada awal pengisian Perpustakaan Digital ITB den gan con tent jen is tesis, skripsi dan disertasi, yan g discan adalah halam an tersebut. Perpustakaan ITB m em pun yai pegan gan atau m en getahui m en gen ai kebijakan isi con ten t dari suatu tesis dll yan g dapat ditam pilkan fulltext di Perpustakaan Digital adalah sewaktu Soft Laun chin g On eLib Sy stem tahun 20 0 3, dim an a dalam acara tersebut dibuka oleh Rektor ITB dan hadir juga Wakil Rektor Bidan g Akadem ik WRSA. Sewaktu m elihat tam pilan fulltext Tesis, yaitu 10 halam an pertam a dari Bab Pen dahuluan , WRSA m enyatakan bahwa Bab 1 m erupakan usaha kerja keras pen ulis tesis, sehin gga tidak diperkenankan untuk ditam pilkan dalam perpustakaan digital, yan g diijin kan un tuk ditam pilkan adalah: H alam an J udul, Lem bar pen gesahan pem bim bin g, abstrak, daftar isi, daftar lam piran , kesim pulan dan daftar pustaka. Sem en jak waktu itu, Perpustakaan ITB han ya m en am pilkan m etadata dan file digital tesis dll sesuai den gan kebijakan yan g dikeluarkan oleh WRSA. Dari awal m enghim pun koleksi kekayaan intelektual ITB, terutam a tesis dan disertasi, apabila ada pen ggun a yan g m em erlukan kopi utuh fulltext dari jenis kekayaan intelektual ini, m aka peraturan yang diberlakukan adalah pem inta inform asi tersebut diwajibkan un tuk m em in ta ijin kepada pen ulis tesis disertasi atau kepada pem bim bin gn ya, bila sudah didapat ijin tertulis, Perpustakaan bersedia untuk m en gkopin ya. Arsip ijin tertulis, disim pan di Bagian yan g m en yim pan Koleksi tersebut. Dalam transaksi ini, perpustakaan tidak m enetapkan profit, hanya m em bantu pen ggun a un tuk m em peroleh in form asi untuk pen didikan n ya. Begitu juga setelah m en gim plem en tasikan Perpustakaan Digital, peraturan tersebut tetap diberlakukan. Un tuk koleksi di luar tesis dan disertasi, yaitu Laporan Penelitian, Makalah sem in ar, Grey literature dll, file yan g ditam pilkan di Perpustakaan Digital adalah lengkap fulltext. Pen ggun a yan g m en gakses Perpustakaan Digital ITB http:digilib.itb.ac.id dapat m en am pilkan m etadata kekayaan intelektual ITB beserta abstrakn ya secara bebas, tetapi apabila pen ggun a in gin m en am pilkan file serta m en down loadn ya, m aka dia harus m en jadi m em ber dulu. Pen ggun a wajib registrasi dulu secara online untuk m enjadi m em ber, Jurnal Pustakawan Indonesia volume 6 nomor 1 18 m en gisi data-data pribadi pen ggun a. Un tuk m en jadi m em ber tan pa dipun gut fee free. Selan jutn ya dia akan m em peroleh password un tuk m en gakses file kekayaan intelektual ITB. H al in i dilakukan den gan m aksud agar pihak adm in perpustakaan digital m endapatkan data-data dari m em ber Perpustakaan Digital ITB. Un tuk m en jadi m em ber juga tidak otom atis seseoran g itu m endapatkan accoun t m em ber, tetapi perlu diaktivasi oleh adm in Perpustakaan Digital. H al in i dilakukan untuk m elihat keseriusan dari m em ber bahwa dia betul-betul m em butuhkan inform asi di Perpustakaan Digital ITB. Pen galam an di ITB, pen ggun a yan g m engakses Perpustakaan Digital ITB, selan jutn ya dia m en girim kan em ail den gan isi m em inta pihak Perpustakaan ITB untuk m em bantu dia dalam m em peroleh topic-topik pen elitian yan g sedan g dikerjakan oleh dia dalam m en un taskan studi S1 atau S2 di suatu perguruan tin ggi. Disin i sebetuln ya pihak pustakawan patut berban gga hati, bahwa dia dianggap sebagai konsultan inform asi yang pun ya pen getahuan luas m en gen ai in form asi yan g diperlukan oleh pen ggun an ya. Tetapi un tuk m em ban tu sam pai tun tas keingin an pen ggun a tersebut, ten tun ya diperlukan seoran g subject specialist atau inform ation specialist yang tugasn ya hanya m enelusur apa yan g diperlukan pen ggun an ya. Con toh: Em ail query ke Perpustakaan Digital ITB – dalam lam piran . Dalam hal konsekuensi m elakukan uploadin g sum ber daya digital, pihak perpustakaan ITB lan gsun g m engalihbentukkan koleksi kekayaan intelektual ITB dari tesis disertasi form at hardcopy , karena pihak ITB sudah m em beri ijin un tuk m en galihben tukkan karya tersebut, sehin gga tidak perlu lagi setiap karya dim intakan ijin ke pem egan g hakn ya un tuk dapat ditam pilkan di Perpustakaan Digital ITB. 13 . In fras tru ktu r Pe rp u s taka an D igita l ITB Dalam m em bangun Perpustakaan Digital, perpustakaan ITB sejak tahun 1999 sudah m em an faatkan software GDL Ganesa Digital Library . Software GDL dibuat oleh Tim Know ledge M an agem ent Research Group KMRG – ITB un tuk m enyebarluaskan kekayaan intelektual ITB. Software in i juga pada tahun 20 0 2 sudah dim anfaatkan oleh perpustakaan di luar ITB, sekitar 8 0 in stitusi sudah terhubun g ke IDLN In don esia Digital Library N etw ork. Pem in at GDL dari luar In don esia, an tara lain Laos, Malaysia, dan Sin gapore. Di lin gkun gan ITB sen diri, pada tahun 20 0 3 sejalan den gan konsep Onelib Sy stem yan g dican an gkan pada tahun itu, software GDL sudah diin stal di ham pir sem ua Perpustakaan Departem en 23 Perpustakaan Departem en. Tahun 20 0 3, 23 perpustakaan departem en dilen gkapi den gan Hardware com puter yang terakses ke in tern et dan tahun 20 0 4 peralatan scanner diberikan ke Perpustakaan Departem en. Pengadaan hardware tsb didanai oleh Perpustakaan Pusat un tuk m em ban gun On elib sy stem , dim ana inform asinya terpusat di Perpustakaan Pusat, sedangkan fisik kekayaan intelektual m asih berada di lokasi m asing-m asing perpustakaan departem en. Bersam aan dengan m elengkapi sarana kom puter dan scan n er di Perpustakaan Departem en , Sum ber daya m an usia staf perpustakaan departem en juga diberi pelatihan m en gen ai Digitalisasi dan Upload file ke Perpustakaan Digital. Pelatihan diberikan oleh Tim KMRG dan Pustakawan Perpustakaan ITB yang sudah diberi bekal pengetahuan tersebut dan sudah m elaksanakan digitalisasi sebagai kegiatan rutinnya. Menurut Djem bar Lem basono 20 0 6 dari KMRG, Infrastruktur Perpustakaan Digital ITB terdiri dari : Teknologi Software : ƒ Operating System: FreeBSD 5.1- Release ƒ Web server : Apache 2.0 ƒ Database: MySQL 3.23.56 ƒ DL System: GDL 4.0 Jurnal Pustakawan Indonesia volume 6 nomor 1 19 Hardware: ƒ P4 Server Operating + 30 Services o 512 MB RAM o 2.0 GHz Processor o 140 GB HDD ƒ Sun Vire V40z New configuration o 16 GB RAM o 8 x Dual Core AMD Opteron o 1,4 TB HDD Connectivity : ƒ Fiber Optic Back bone ƒ 11 mbps satellite connection by A13 upgrade to 55 m bps via TIENS II ƒ Cisco Switch Manageable ƒ Gigabit Ethernet ƒ 1 C class Network. 14 . Me tad ata ko le ks i d igital ITB Sistem m etadata koleksi digital ITB m en gikuti skem a Dublin Core – 15 core elem ents: 1. Title 2. Creator 3. Subject 4. Description 5. Publisher 6. Con tributor 7. Date 8 . Type 9. Form at 10 . Identifier 11. Source 12. Lan guage 13. Relation 14. Coverage 15. Rights Menurut Ism ail Fahm i 20 0 0 pen yusun an elem en -elem en m etadata in i pertam a-tam a didasari oleh salah satu goal GDL yaitu suatu saat akan bisa berkolaborasi dan tergabung dalam jarin gan digital library resources elektron ik in tern asion al, m isaln ya NDTLD Networked Digital Library of Theses an d Dissertation s. Oleh sebab itu, GDL m en gadopsi Stan dard In teroperabilitas Metadata untuk Theses dan Disertasi yan g dikem bangkan oleh NDLTD dari Dublin Core. 15 . Re n can a Pe n ge m ban gan P e rp u s ta ka a n D igita l ITB ITB telah m em bangun OneLib Sy stem sebagai upaya untuk m enyatukan layanan dari seluruh perpustakaan yang ada di ITB. Tetapi On eLib Sy stem belum m en cakup layan an -layan an yan g akan dikem ban gkan selanjutnya. OneLib sy stem pada dasarnya adalah in tegrasi sistem otom asi perpustakaan dan perpustakaan digital yan g tersebar di seluruh departem en di lingkungan ITB. Sem en tara itu dalam ren can a ke depan , Perpustakaan ITB akan dikem ban gkan m en jadi sebuah Kn ow ledge Cen ter. Gam bar 1. Tam pilan web perpustakaan ITB Kn ow ledge Cen ter ITB nantin ya akan berupa tem pat dim an a an ggota sivitas akadem ika ITB dan m asyarakat pada um um n ya dapat belajar m en yerap ilm u pen getahuan dan sekaligus juga m enjadi produsen pengetahuan. J adi selain m en yim pan pengetahuan yang didapat dari luar, Kn ow ledge Cen ter ITB juga m em uat pen getahuan dari ITB sen diri. Layan an pada Kn owledge Cen ter ITB, n an tin ya akan terdiri dari:

1. Oto m as i Pe rp u s takaan