SPESIALISASI PETUGAS PEMBELIAN.

E. SPESIALISASI PETUGAS PEMBELIAN.

Dalam perusahaan yang kecil, tugas pembelian mungkin dapat dilakukan oleh satu atau dua orang saja untuk semua jenis barang yang diperlukan oleh perusahaan itu. Namun untuk perusahaan besar, dimana jenis barang yang dibeli mencapai puluhan atau ratusan ribu, biasanya diperlukan spesialisasi untuk para buyer , karena beberapa jenis barang mempunyai karakteristik yang khusus dalam hal pembeliannya dan memerlukan pengetahuan, ketrampilan dan pengalaman khusus. Oleh karena itu, di Purchasing Department sering kali ada pembagian tugas para buyer. Pembagian ini dapat dilakukan atas dasar kriteria yang berlainan, misalnya :

• Atas dasar divisi atau direktorat perusahaan yang bersangkutan, dibagi menjadi :

o Pembelian barang-barang Eksplorasi dan Produksi.

 Termasuk pembelian perlengkapan (equipment) dan spare parts khusus untuk kegiatan eksplorasi & produksi minyak

dan gas bumi.  Termasuk di sini barang-barang program, dan general

materials.  Kekhususan barang-barang eksplorasi adalah lebih sukar memprediksi kebutuhan yang akan datang dan program eksplorasi sering berubah sehingga keperluan barang juga berubah-ubah, yang memerlukan penyesuaian dalam program pembeliannya.

o Pembelian barang-barang Refinery.

 Process chemicals, Catalyst dan sejenisnya masuk di sini.  Equipment dan spare parts untuk keperluan refinery

termasuk dalam tugas bagian juga ini.  Kekhususan barang-barang keperluan refinery adalah relatif konstan, kebanyakan barang program dan spare parts.

 Kekhususan yang lain adalah bahwa setiap waktu tertentu, dilakukan 'shut down' atau 'turn around' atau 'major  Kekhususan yang lain adalah bahwa setiap waktu tertentu, dilakukan 'shut down' atau 'turn around' atau 'major

o Pembelian barang-barang Perkapalan.

 Untuk seluruh keperluan kapal baik general materials dan spare parts , maupun bahan makanan dan minuman, bahan bakar dan sebagainya.

 Kekhususan keperluan kapal adalah bahwa kapal yang selalu bergerak dan pembetulan/reparasi kapal dapat di lakukan di mana saja ada dock, entah di dalam negeri maupun di luar negeri. Delivery harus diatur dengan cermat agar datang di suatu tempat tepat pada saat kapal

yang bersangkutan singgah di tempat tersebut.  Kekhususan yang lain ialah dalam logistics management perkapalan, kapten kapal mempunyai otoritas yang jauh lebih besar dalam pengambilan keputusan dibanding dengan manajer di darat.

o Pembelian Barang-barang Telekomunikasi & Komputer.

 Kekhususan dari barang-barang ini adalah bahwa teknologi barang-barang ini khusus dan sangat cepat berubah dan berkembang.

 Kekhususan yang lain yaitu seringkali lebih ekonomis

untuk menyewa saja dari pada membeli.  Kekhususan yang lain lagi adalah mengenai perizinan

untuk pemilikan dan penggunaan alat-alat telekomunikasi yang biasanya cukup rumit.

o Pembelian barang-barang niaga.

 Kekhususan barang-barang niaga (resale commodity) adalah bahwa barang-barang yang dibeli tersebut akan dijual lagi

dalam bentuk tetap atau sesudah sedikit di proses.  Dengan demikian perlu kecepatan pengambilan keputusan karena sering tergantung dari harga pasaran, pelanggan yang sudah komit, kesempatan menjual dan sebagainya.

 Harga dan kecepatan beli menentukan secara langsung kemampuan perusahaan untuk memenangkan persaingan dalam menjual barang niaga tersebut.

• Atas dasar jenis material yang dibeli, dibagi menjadi :

o Pembelian barang-barang Electronics.

 Barang-barang electronics memerlukan pengetahuan khusus pula, yang berlainan dengan barang-barang mekanikal dan chemical misalnya.

 Juga kebiasaan dalam jual-beli alat-alat electronic kadang- kadang ada yang bersifat khusus.

o Pembelian peralatan dan suku cadang rotary and moving equipment.

 Yang dimaksud dengan rotary equipment adalah peralatan yang mempunyai bagian yang terus menerus berputar, sehingga spare parts nya lebih mudah dan cepat aus.

 Contoh adalah centrifugal pumps, compressors, turbines dan

sebagainya.  Yang dimaksud dengan moving equipment ialah peralatan

yang mempunyai bagian yang terus menerus bergerak selain berputar, seperti reciprocating pumps dan sebagainya.

 Karena sifatnya yang khusus dan lain dengan stationary

pengetahuan dan

penanganan yang khusus pula.

o Pembelian peralatan dan suku cadang stationary equipment.

 Berlainan dengan rotary equipment, stationary equipment tidak mempunyai bagian yang berputar, sehingga mempengaruhi umur dari suku cadangnya.

 Contoh stationary equipment adalah boilers, heat exchanger,

cooler dan sebagainya.

o Pembelian General Materials.

o General Materials adalah barang yang umum, yang penggunaannya tidak tergantung dari peralatan tertentu seperti halnya spare parts.

o Contoh general materials : nails, hammer, paints, pipes, valves dan sebagainya.

o Material program biasanya dapat dimasukkan dalam bagian yang menangani general materials ini. Tetapi kalau jumlah

pembelian barang program cukup banyak, dapat disendirikan menjadi bagian sendiri.

o Pembelian Chemicals.

o Chemicals merupakan barang khusus dan mempunyai komposisi dan sifat-sifat khusus, baik cara pemesanannya,

packing nya, penyimpanan dan pengangkutannya. o Oleh

karena itu,

memerlukan

pengetahuan dan

penanganan khusus. o Tata niaga chemicals juga sering kali berlainan dengan

material jenis yang lain.

o Pembelian barang-barang commissary.

o Yang dimaksud dengan commissary adalah barang-barang yang biasanya dijual di toko-toko (commisary stores) atau

koperasi perusahaan seperti bahan-bahan makanan dan minuman, tekstil dan keperluan rumah tangga dan dapur. o Jelas jenis barang ini memerlukan penanganan lain dalam pembeliannya dan distribusinya.

o Perusahaan Negara di masa lalu misalnya diharuskan membeli beras dari Bulog untuk karyawannya dan ini

termasuk dalam kategori commissary.

o Pembelian alat-alat transpor.

 Alat-alat yang dimaksud dalam kategori ini termasuk kendaraan (air, darat, udara) dan spare partsnya.

 Disamping sifatnya yang khas, alternatif pengadaan kendaraan tidak hanya 'membeli' tetapi juga dapat 'menyewa' (renting) ataupun 'sewa guna' (leasing), baik secara operational lease maupun capital lease.

 Menyewapun dapat bermacam-macam, dapat secara dry lease (tanpa crew) ataupun secara wet lease (dengan crew), dapat block charter dapat full charter dan dapat voyage charter.

o Pembelian bahan baku produksi.

 Semua pembagian di atas adalah pembagian untuk

digunakan untuk mendukung operasi perusahaan termasuk untuk repair dan maintenance.

 Disamping barang-barang untuk keperluan MRO tersebut (maintenance, repair and operation), perusahaan perlu membeli bahan baku dan bahan penolong bahan baku

sebagai bahan untuk membuat produk akhir.  Umumnya bahan baku ini mempunyai sifat lain, seperti pembelian dalam bulk/jumlah besar, dan banyak bahan baku termasuk komoditi khusus yang mempunyai pasaran dan tata niaga khusus seperti copper, crude oil, steel, cotton, timber dan sebagainya.

 Komoditas seperti ini kadang-kadang pembeliannya dapat dilakukan dalam future trading, yang penanganannya sangat berlainan dengan transaksi pembelian biasa.

 Ini

pengalaman dan pengetahuan khusus dari para buyer, oleh karena itu biasanya disendirikan dalam bagian khusus atau bahkan departemen khusus atau tersendiri.

memerlukan

ketrampilan,