IMPLEMENTASI EDI.

H. IMPLEMENTASI EDI.

Secara teknis, penggunaan EDI bukanlah sesuatu yang sulit, tetapi yang sulit justru adalah aplikasinya. EDI merubah secara total cara-cara kerja biasa yang mungkin telah lama sekali dilakukan oleh karyawan dalam suatu perusahaan. Sebelum melakukan aplikasi, proses dan prosedur kerja harus dirubah sama sekali. Meskipun Secara teknis, penggunaan EDI bukanlah sesuatu yang sulit, tetapi yang sulit justru adalah aplikasinya. EDI merubah secara total cara-cara kerja biasa yang mungkin telah lama sekali dilakukan oleh karyawan dalam suatu perusahaan. Sebelum melakukan aplikasi, proses dan prosedur kerja harus dirubah sama sekali. Meskipun

• Tentukan strategi. Langkah pertama ialah membuat strategi keseluruhan mengenai EDI. Strategi dan pemilihan EDI harus sesuai dengan maksud utama penggunaan EDI. Kalau misalnya penggunaan EDI didorong untuk menanggapi permintaan pemasok yang ingin menerima pesanan secaa elektronik, maka maka sistem berdasarkan PC sudahlah cukup. Namun apabila misalnya penggunaan EDI disebabkan oleh keinginan untuk meningkatkan layanan pelanggan pada umumnya, maka diperlukan sistem EDI yang lebih kompleks.

• Peroleh dukungan manajemen senior. Langkah kedua dalam implementasi EDI ialah memperoleh dukungan dari para manajemen senior. Penggunaan EDI yang sukses dalam hal keluasan, tingginya volume penggunaan dalam banyak fungsi umumnya terjadi di perusahaan yang memperoleh dukungan dan dorongan dari para manajemen senior. Oleh karena itu dukungan mereka sangat dibutuhkan khususnya dalam penggunaan antar bagian.

• Bentuk tim proyek. Langkah ketiga ialah pembentukan tim proyek EDI. Karena implementasi EDI akan menyentuk berbagai bagian, maka sebaiknya anggota tim harus terdiri dari wakil dari bagian-bagian yang nantinya akan menggunakannya. Dengan demikian diharapkan akan ada komitmen dan persiapan dari bagian-bagian tersebut.

• Laksanakan audit EDI. Langkah keempat dalam implementasi EDI ialah melaksanakan audit EDI. Yang dimaksud disini ialah pertama-tama menguasai dan memahami sistem yang lama (sistem kertas), sehingga juga akan mengetahui lingkup fungsi EDI nanti. Jalur dan aliran informasi baik melalui kertas, verbal maupun elektronik harus dipetakan. Tujuan utama audit ialah melakukan langkah-langkah untuk lebih mempercepat dan memperlancar proses. Disamping itu, tujuan audit ialah melakukan perobahan apabila perlu sebelum implementasi EDI. Beberapa pertanyaan yang perlu dijawab selama langkah audit ini ialah :

 Apa saja jenis dan berapa besarnya transaksi informasi ?  Dimana dan bagaimana informasi tersebut berasal ? Dalam

bentuk apa dan oleh siapa ?  Bagaimana aliran internal dari informasi ?

 Siapa saja sekarang ini yang memperoleh tembusan ?  Berapa lama suatu dokumen disimpan, dimana dan oleh

siapa ?

Menentukan Strategi

Peroleh dukungan Manajemen Senior

Bentuk Tim Proyek

Lakukan Audit EDI

Pilih Mitra Dagang

Buat Peta dengan Mitra Dagang

Buat Uji Coba

Buat Modifikasi dan Kembangkan

Periksa kesiapan EDI

 Laporan apa saja yang dibuat dan atas dasar apa laporan tersebut dibuat ?

 Siapa yang membuat laporan tersebut dan untuk siapa laporan itu ?

 Data spesifik apa yang dibutuhkan dari program aplikasi ?  Misalnya untuk membuat chek, informasi apa saja yang

diperlukan oleh petugas keuangan yang bersangkutan ?

• Pilih mitra dagang. Sesudah melakukan audit, maka langkah selanjutnya ialah memilih mitra dagang yang akan dihubungkan dengan EDI. Meskipun EDI dapat dilakukan dengan semua mitra dagang, namun untuk langkah pertama sebaiknya dipilih beberapa dulu saja. Ada beberapa pertimbangan dalam menentukan pilihan ini, antara lain ialah :

 Permintaan dari mitra dagang yang besar.  Harapan mengurangi biaya dari biaya kertas dan tenaga

kerja.  Pihak lain juga telah menggunakan.

• Buat peta dengan mitra dagang. Setelah serpilih suatu atau beberapa mitra dagang, maka langkah berikutnya ialah membuat peta bersama dengan mitra dagang tersebut. Langkah ini meliputi mencekan dan penyesuaian antara proses dengan kebutuhan standard EDI.

• Lakukan uji coba. Langkah berikutnya adalah melakukan uji coba, sebelum implementasi sebenarnya dilakukan. Uji coba dilakukan dengan suatu proses atau transaksi pura-pura. Uji coba ini dimaksudkan untuk mencoba kemampuan dan keakuratan teknis dari sistem. Transaksi yang sama dilakukan dengan menggunakan cara tradisional, yaitu secara manual dengan kertas. Hasilnya dibandingkan baik mengenai angka, kecocokan dan kecepatan. Apabila beberapa test uji coba berhasil dengan baik dan memuaskan, maka cara lama ditinggalkan dan cara EDI mulai diaplikasikan.

• Buat modifikasi dan perluas. Dari hasil uji coba kerap kali diperoleh keterangan bahwa EDI perlu diperluas dari apa yang sudah direncanakan sejauh itu. Biasanya perluasan ini dilakukan secara inkremental, yaitu setahap demi setahap sambil melakukan implementasi EDI. Sambil memperluas penggunaan EDI dengan mitra dagang baru, sambil pula melakukan modifikasi dan perluasan penggunaan transaksi melalui EDI.

• Periksa kesiapan EDI. Ini adalah langkah terakhir untuk memastikan apakah suatu perusahaan memang sudah siap dengan implementasi EDI atau belum. Beberapa daftar periksa dapat digunakan untuk menguji kesiapan ini.

 Apakah karyawan dan mitra dagang sudah dilatih

mengenai penggunaan EDI ini ?  Apakah

pimpinan

puncak

mendukung usaha

implementasi EDI ini ?  Apakah sudah ada keputusan mengenai standard aplikasi

elektronik ?  Apakah sudah memilih VAN ?

 Apakah sudah ditentukan dokumen apa yang akan

ditransfer dengan EDI ?  Apakah pemetaan dengan mitra dagang sudah dilakukan ?  Apakah EDI akan diintegrasikan dengan aplikasi lain ?

Apabila demikian, apakah perangkat lunak yang dibutuhkan sudah dipilih ? Apakah jadwal untuk melakukan uji coba dan implementasi penuh sudah ditentukan ?

 Apakah petugas kontak sudah ditentukan dan sudah

diberitahukan pada mitra dagang ?  Apakah kontak dengan VAN dan mitra dagang sudah

dilakukan ?