PERAN PEMBELIAN DALAM PERUSAHAAN.

D. PERAN PEMBELIAN DALAM PERUSAHAAN.

Dari penjelasan di atas dan dari perkembangan purchasing management khususnya selama dekade terakhir ini, terbukti bahwa fungsi pembelian mempunyai peran dalam perusahaan setidak-tidaknya dilihat dari 2 pendekatan :

• Dari sudut pandang bisnis perusahaan, mempunyai 3 peran yaitu o Salah satu fungsi penting dalam bisnis. o Salah satu elemen pokok untuk melaksanakan produksi. o Salah satu bagian yang bertanggung jawab atas pembuatan barang di luar (outside manufacturing).

• Dari sudut pandang strategi perusahaan, o Sebagai profit centre bagi perusahaan.

o Sebagai fungsi yang strategis bagi perusahaan.

Secara singkat peran-peran tersebut dalam dijelaskan sebagai berikut, dimulai dari 3 peran dipandang dari sudut bisnis perusahaan :

• Salah satu fungsi penting dalam bisnis

o Dalam semua bisnis perusahaan, selalu ada 6 fungsi pokok yang dijalankan yakni :

 Creation function : pencipta ide atau design function  Finance function : pengumpul, perencana dan pengawas

keuangan (capital acquisition, financial planning and control function)

 Personnel function : pengelola sumber daya manusia (human resources and labor relations function)

 Purchasing function : pengadaan barang, jasa dan perlengkapan yang diperlukan (materials, services and equipments acquisition function )

 Conversion function : merubah barang-barang atau bahan mentah menjadi barang jadi dan jasa untuk konsumen

(manufacturing or production function)  Distribution function : menjual dan memasarkan barang yang telah dihasilkan (marketing and sales function) o Tanpa adanya salah satu fungsi tersebut, mustahil suatu perusahaan dapat berjalan dengan lancar. Tergantung dari besar kecilnya perusahaan, beberapa fungsi tersebut dapat dirangkap atau dikerjakan oleh satu atau dua bagian, tetapi fungsi-fungsi tersebut tetap harus ada. Harus dibedakan antara fungsi dan organisasi. o Oleh karena itu, secara alamiah, pembelian merupakan salah satu bagian dasar dan integral dari suatu perusahaan dan fungsi pembelian merupakan salah satu bagian dasar dan integral dari manajemen perusahaan. o Hal tersebut sama sekali tidak berarti bahwa semua fungsi pembelian dalam perusahaan sama tingkat pentingnya bagi masing-masing perusahaan karena ini tergantung dari beberapa (manufacturing or production function)  Distribution function : menjual dan memasarkan barang yang telah dihasilkan (marketing and sales function) o Tanpa adanya salah satu fungsi tersebut, mustahil suatu perusahaan dapat berjalan dengan lancar. Tergantung dari besar kecilnya perusahaan, beberapa fungsi tersebut dapat dirangkap atau dikerjakan oleh satu atau dua bagian, tetapi fungsi-fungsi tersebut tetap harus ada. Harus dibedakan antara fungsi dan organisasi. o Oleh karena itu, secara alamiah, pembelian merupakan salah satu bagian dasar dan integral dari suatu perusahaan dan fungsi pembelian merupakan salah satu bagian dasar dan integral dari manajemen perusahaan. o Hal tersebut sama sekali tidak berarti bahwa semua fungsi pembelian dalam perusahaan sama tingkat pentingnya bagi masing-masing perusahaan karena ini tergantung dari beberapa

• Salah satu elemen pokok untuk melaksanakan produksi.

o Tujuan dasar dari aktivitas industri adalah mengembangkan dan memproduksi barang yang dapat dipasarkan dengan memperoleh

keuntungan. Tujuan ini dapat dicapai dengan interaksi yang tepat antara beberapa hal yang oleh para ahli manajemen secara historis dikenal dengan 5 M, yaitu machines, manpower, materials, money and management. Materials atau barang-barang dewasa ini merupakan darah kehidupan suatu industri. Tidak ada satu industripun yang mampu hidup tanpa itu. o Barang-barang tersebut harus tersedia dengan mutu yang memadai, pada waktu dibutuhkan, dalam jumlah yang cukup, di tempat diperlukan dan dengan harga yang layak. o Sebelum tahun 1900an, pengadaan barang-barang tidak dianggap penting, karena tersedianya barang-barang dianggap sudah seharusnya ada (taken for granted). Baru sejak tahun 1900an, dimana mulai terasa bahwa barang-barang untuk keperluan industri sebetulnya adalah barang yang relatif langka, maka fungsi pengadaan barang dianggap sesuatu fungsi yang penting. o Disamping itu, hal tersebut disebabkan juga karena bertambah besarnya penggunaan machine power dibandingkan dengan horsepower dan manpower seperti tampak dalam gambaran sebagai berikut.

Machine Power

Horse/Man Power

• Sebagai bagian yang bertanggung jawab atas pembuatan barang di luar (outside manufacturing)

o Barang yang digunakan dalam industri, sumbernya hanya ada 2, yaitu dibuat sendiri atau dibeli dari sumber luar. Proses

pembuatan sendiri biasanya dari bahan baku menjadi bahan setengah jadi atau bahan jadi atau dapat juga dari bahan setengah jadi menjadi bahan jadi. o Barang yang dibeli oleh bagian pembelian, adalah bahan baku, atau bahan setengah jadi, atau bahan jadi atau juga bahan-bahan untuk keperluan MRO (maintenance, repair and operation) o Kecenderungan yang terjadi pada industri dewasa ini adalah bahwa prosentase pembelian komponan jadi makin lama makin besar dibandingkan dengan pembelian bahan baku, atau dengan perkataan lain, pabrik makin lama makin cenderung menjadi assembler dan bukan full manufacturer. Ini disebabkan oleh spesialisasi pekerjaan, yang terbukti menghasilkan barang dengan mutu yang lebih baik dan dengan harga yang lebih kompetitif. o Oleh karena itulah, dipandang dari hal tersebut di atas, bagian produksi dianggap sebagai bagian yang bertanggung jawab atas pembuatan sendiri biasanya dari bahan baku menjadi bahan setengah jadi atau bahan jadi atau dapat juga dari bahan setengah jadi menjadi bahan jadi. o Barang yang dibeli oleh bagian pembelian, adalah bahan baku, atau bahan setengah jadi, atau bahan jadi atau juga bahan-bahan untuk keperluan MRO (maintenance, repair and operation) o Kecenderungan yang terjadi pada industri dewasa ini adalah bahwa prosentase pembelian komponan jadi makin lama makin besar dibandingkan dengan pembelian bahan baku, atau dengan perkataan lain, pabrik makin lama makin cenderung menjadi assembler dan bukan full manufacturer. Ini disebabkan oleh spesialisasi pekerjaan, yang terbukti menghasilkan barang dengan mutu yang lebih baik dan dengan harga yang lebih kompetitif. o Oleh karena itulah, dipandang dari hal tersebut di atas, bagian produksi dianggap sebagai bagian yang bertanggung jawab atas

Itu tadi adalah peran fungsi pembelian dilihat dari segi bisnis perusahaan. Seperti disebutkan di atas, peran fungsi pembelian dapat juga dilihat dari segi strategi perusahaan, yang menghasilkan 2 peran sebagai berikut.

• Sebagai profit centre bagi perusahaan.

o Sudah lama fungsi pembelian dianggap sebagai cost centre, yaitu bagian yang melulu mengeluarkan uang saja dalam bentuk

pembelian barang dan perlengkapan. o Keadaan dan anggapan mulai berubah, sesudah disadari bahwa

karena makin lama prosentase anggaran untuk pembelian makin banyak,

ditingkatkan apabila pengelolaan pembelian ditangani dengan lebih baik dan lebih profesional. Hal ini akan tampak dari gambaran sebagai berikut.

Tipikal industri manufaktur di USA

Tahun 1900an

Total Revenue

Total Purchase

Total Salaries & Wage

Financial & Other Costs

Profit before Tax

5% Saving in Purchase i.e

Impact on Profitability

40% increase

Yang dimaksud dengan purchase di atas adalah pembelian barang- barang dan jasa.

o Dari data tersebut dapat ditarik kesimpulan, bahwa dengan menghemat 5% saja dari biaya pembelian, diperoleh tambahan

keuntungan perusahaan sebesar 40%. Oleh karena itu, maka sudah selayaknya bagian pembelian lebih dianggap sebagai profit centre daripada sebagai cost centre.

• Sebagai fungsi yang strategis bagi perusahaan.

o Fungsi strategis mengandung makna fungsi yang ikut menentukan atau sangat berpengaruh dalam penentuan hidup

matinya suatu perusahaan. Perencanaan strategis misalnya berarti perencanaan yang dibuat untuk menjamin suatu perusahaan dapat tetap hidup dan berkembang (survive and growth) o Kesimpulan ini dapat diambil juga dari tabel gambaran anggaran di perusahaan-perusahaan di USA tersebut. Tingkat profit yang besar merupakan cushion yang besar untuk menentukan harga penjualan, sehingga

tersedia cukup kemampuan untuk memenangkan persaingan yang makin lama makin ketat.

o Kemampuan untuk tetap dapat bersaing, baik di pasar lokal, regional maupun global, akan menentukan apakah suatu

perusahaan dapat hidup atau tidak. Kemampuan bersaing yang tinggi, tidak hanya menyebabkan perusahaan dapat tahan hidup tetapi dapat juga meningkatkan pangsa pasarnya (market share), atau dengan perkataan lain dapat lebih berkembang. o Dua kecenderungan pendekatan dan anggapan baru ini, yaitu 'sebagai profit centre' dan 'sebagai fungsi strategis' menyebabkan bahwa kedudukan manajer pembelian dalam perusahaan- perusahaan menunjukkan kecenderungan yang meningkat, dari functional manager ke corporate manager dan bahkan sampai pada Vice President for purchasing .