BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1. Identifikasi Masalah
Rancang Bangun Electronic Office E-Office dengan teknologi AJAX pada penelitian ini dirancang untuk mempermudah proses korespondensi
pada suatu perusahaan. Salah satu kelebihan apabila korespondensi tercatat dengan baik adalah kinerja perusahaan tersebut akan terukur dengan baik. Hal ini
disebabkan proses penelusuran suatu surat akan lebih cepat karena telah tercatat dalam sistem.
Disamping mempermudah proses korespondensi, aplikasi web ini juga diharapkan dapat mencatat informasi keluar masuknya barang. Dengan adanya
pencatatan informasi keluar masuk barang ini, dapat membantu pihak manajemen untuk mengambil keputusan khususnya dalam hal pengeluaran barang.
Selain mempermudah proses korespondensi dan membantu pihak manajemen dalam mengambil keputusan mengenai pengeluaran barang,
perancangan aplikasi ini ditujukan untuk mengurangi penggunaan bahan kertas. Apabila penggunaan bahan kertas ini dapat dikurangi, maka pengeluaran biaya
perusahaan juga dapat dikurangi. Hal ini akan mempengaruhi pada laporan keuangan perusahaan melalui penghematan dan pendapatan.
3.2. Perancangan Sistem
Setelah menganalisa permasalahan yang telah dijelaskan diatas maka tahapan selanjutnya adalah melakukan perancangan sistem, dimana pada tahap
29
perancangan sistem ini meliputi pembuatan Flowchart, Data Flow Diagram DFD, dan Entity Relationship Diagram ERD.
3.2.1. Flowchart
Berdasarkan identifikasi masalah di atas, maka dapat dirancang diagram alir atau flowchart dari aplikasi website yang akan dibuat. Flowchart yang dibuat
akan menggambarkan keseluruhan proses yang terjadi pada website. Proses pembuatan flowchart menggunakan software Microsoft Office Visio 2003.
Gambar 3.1 berikut menggambarkan flowchart dari website yang akan dibuat.
Gambar 3.1 Flowchart website
3.2.2. Data Flow Diagram DFD
Data Flow Diagram DFD merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi. Penggunaan DFD adalah
untuk menggambarkan analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat
program. Selain itu DFD merupakan suatu model data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan darimana asal data dan kemana tujuan data yang keluar
dari sistem, dimana suatu data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut, interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada
data tersebut. Untuk membuat DFD digunakan aplikasi ProcessAnalyst dari paket tool desain sistem Power Designer 6.
a. Context Diagram
Context Diagram merupakan gambaran umum sistem dari aplikasi yang akan dibuat. Gambaran umum ini menjelaskan hubungan antara entitas
luar sistem dengan sistem serta aliran informasi antara sistem dengan entitas luar. Gambar 3.2 berikut merupakan Context Diagram dari aplikasi
E-Office.
ID Surat Pinjam ID Inventori
Data Historis Inventori Data Surat Pinjam
Data Historis Inventori Data Inventori
Data Surat Pinjam Data Surat
Data Kategori Surat Data Tipe Barang
Data Merk Barang Data Jenis Barang
Data Karyawan
Aplikasi EOffice
+
Administrator Manajer
Gambar 3.2 Context Diagram Aplikasi E-Office
b. DFD Level 1 Aplikasi E-Office
DFD Level 1 merupakan gambaran dari proses-proses utama yang ada di dalam sistem. DFD Level 1 Aplikasi E-Office terdiri dari tiga proses
utama yaitu proses Pembuatan Data Aplikasi, Pencatatan Korespondensi dan Inventori, Melihat Historis Inventori dan Korespondensi. DFD Level 1
ini digambarkan pada gambar 3.3.
Gambar 3.3 DFD Level 1 Aplikasi E-Office
c. DFD Level 2 Pembuatan Data Aplikasi
Kategori