b. Bagian Pengambilan Barang
Bagian pengambilan barang bertanggungjawab pada pemeriksaan barang dan pengambilan barang dari gudang.
c. Karyawan
Karyawan bertanggungjawab pada pelayanan terhadap konsumen, baik dalam hal keterangan barang maupun pengambilan
barang dari counter. d.
Gudang Gudang bukan nama suatu ruangan tetapi istilah yang diberikan
bagi karyawan yang bertugas pada pengawasan barang dan keluar- masuk barang di toko.
e. Transportasi
Transportasi juga hanya istilah untuk menyebut karyawan yang bertanggungjawab mengantar barang dari counter ke bagian
depan toko.
B. Gambaran Umum Sistem Penjualan Tunai Toko Merah Yogyakarta
Pelanggan dapat melakukan pembelian barang secara langsung pada counter yang ada di Toko Merah. Penjualan tunai dilaksanakan oleh
perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang lebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada
pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan, barang kemudian diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat
oleh perusahaan. Dengan demikian transaksi penjualan tunai yang dilakukan konsumen dengan perusahaan telah dilakukan dengan baik dan sah. Berikut
ini disajikan data mengenai sistem akuntansi penjualan tunai dari hasil wawancara dan observasi.
1. Fungsi yang Terkait Dalam Sistem Penjualan Tunai Toko Merah
Yogyakarta Sistem penjualan di Toko Merah melibatkan banyak fungsi
dengan pembagian kerja masing-masing. Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan tunai Toko Merah antara lain:
a. Fungsi Penjualan
Fungsi penjualan pada Toko Merah memiliki peran dalam sistem penjualan tunai sebagai penerima order dari pembeli, lalu
peran selanjutnya setelah menerima order dari pembeli adalah menulis pesanan barang dari konsumen pada selembar kertas
kosong. Data yang ditulis oleh bagian penjualan dalam selembar kertas kosong memuat tanggal transaksi, jenis barang yang dibeli,
kuantitas barang, harga barang dan otorisasi oleh bagian penjualan. Setelah menulis pesanan barang konsumen pada selembar kertas
kosong, bagian penjualan menyerahkannya kepada konsumen untuk kepentingan pembayaran harga barang ke bagian kassa.
b. Fungsi Kassa
Fungsi Kassa pada Toko Merah Yogyakarta terdiri dari dua bagian yaitu:
1. Cashier
Cashier merupakan bagian yang penting dalam sistem akuntansi penjualan tunai pada Toko Merah Yogyakarta karena
Cashier inilah yang berhubungan langsung dengan konsumen untuk melakukan transaksi penjualan tunai dan tugas-
tugas yang dilakukan adalah: a.
Menerima uang tunai, sebagai alat pembayaran dan konsumen dan selanjutnya memberi cap lunas pada selembar
kertas kosong yang telah ditulisi daftar pesanan barang oleh bagian penjualan pembayaran sebagai tanda bahwa
konsumen telah membayar barang yang dibelinya. Kemudian mengembalikan selembar kertas kosong yang telah ditulisi
pesanan konsumen yang telah diberi cap lunas itu pada pembeli untuk mengambil barang yang dibelinya.
b. Pada setiap habis jam kerja atau satu shift kerja, Cashier
bertanggungjawab kepada Head Cashier dalam perhitungan jumlah kas yang masuk sedangkan Supervisor melakukan
perhitungan persediaan fisik karyawan counter. 2.
Head Cashier Head Cahshier ini merupakan bagian yang mengawasi
jalannya transaksi penjualan tunai yang dilakukan oleh Cashier dan tugas-tugasnya adalah sebagai berikut:
a. Mengawasi Cashier dalam menghitung jumlah uang kas
yang masuk dari penjualan tunai dan disesuaikan dengan catatan pada setiap counter pada setiap habis jam kerja
atau satu shift kerja. b.
Menerima uang kas yang masuk dari Cashier kemudian menyetorkannya ke bank di mana Toko Merah Yogyakarta
menyimpan uangnya. Toko Merah menyimpan pada Bank BPD DIY cabang GejayanAffandi, sehingga diperoleh bukti
setor bank. Hal ini dilakukan setiap hari atau selambat- lambatnya sehari berikutnya.
c. Memberikan bukti setor bank tersebut ke bagian akuntansi
untuk proses pencatatan selanjutnya. c.
Fungsi Gudang Fungsi gudang dalam Toko Merah hanya bertugas
mengambil barang dagangan atau persediaan barang yang di gudang jika barang yang dijual dalam counter telah menipis. Jika
ada pesanan khusus dari konsumen, maka bagian gudang yang mempersiapkan barang untuk konsumen. Misalnya jika ada
konsumen yang akan membeli sterofoam dalam ukuran besar, maka bagian gudang akan mempersiapkan barang yang akan dibeli
itu.
d. Fungsi Transportasi
Transportasi hanya istilah untuk menyebut karyawan yang bertanggungjawab mengantar barang dari counter ke bagian
pengambilan barang. Namun tidak menutup kemungkinan jika ada pesanan yang perlu diantar.
e. Fungsi Pengiriman
Fungsi pengiriman di Toko Merah adalah fungsi yang bertanggungjawab dalam pembungkusan barang yang dipesan oleh
konsumen serta menyerahkannya kepada konsumen. Fungsi ini harus memiliki ketelitian yang tinggi dalam melihat bukti
pembayaran yang digunakan pembeli dalam pengambilan barang. f.
Fungsi Akuntansi Fungsi Akuntansi bertanggungjawab pada pimpinan Toko
Merah Yogyakarta untuk membuat laporan yang dibutuhkan, berikut ini adalah tugas-tugas fungsi akuntansi yang berhubungan
dengan transaksi penjualan tunai antara lain: 1.
Membuat laporan harian atau daily report yang berisi tentang laporan penerimaan per kelompok barang, laporan
penerimaan penjualan, dan laporan penerimaan kas dari pembayaran uang tunai, pada setiap harinya dan juga jumlah
uang kas masuk yang disetor ke bank setiap harinya. Bertugas membandingkan uang yang telah disetor ke bank oleh Head
Cashier dengan cara jumlah yang tertera pada bukti setor
bank apakah sesuai dengan informasi jumlah kas masuk yang disetor ke bank yang ada pada daily report.
2. Membuat buku pembantu persediaan dan laporan
penjualan yang kemudian digunakan untuk membuat laporan keuangan sederhana yang dibutuhkan oleh
pimpinan Toko Merah Yogyakarta 2.
Catatan Akuntansi yang Digunakan Dalam Sistem Penjualan Tunai Toko Merah Yogyakarta
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan tunai Toko Merah Yogyakarta adalah:
a. Jurnal Penjualan
Jurnal penjualan digunakan untuk mencatat dan meringkas data penjualan. Toko Merah dalam menjalankan sistem penjualan
tunainya tidak membuat jurnal penjualan karena Toko Merah bergerak dalam sistem penjualan tunai. Toko Merah menghitung
hasil penjualan pada setiap harinya dengan melihat persediaan barang yang terjual secara fisik melalui catatan yang ada pada
setiap counter. b.
Jurnal Penerimaan Kas Jurnal penerimaan kas digunakan untuk mencatat penerimaan
kas dari berbagai sumber. Toko Merah dalam menjalankan sistem penjualan tunainya membuat jurnal penerimaan kas, hanya jurnal
penerimaan kas tidak dibuat secara rinci karena adanya transaksi
penjualan yang intensitasnya sering, sehingga Toko Merah memilih kebijakan untuk mencatat besarnya kas yang diterima tiap hari
secara sederhana dengan menggunakan format pencatatan yang telah ditetapkan Toko Merah.
c. Kartu Persediaan
Kartu persediaan ini berisi tentang hasil dari pengawasan barang dengan metode fisik, dalam sistem ini mutasi setiap jenis
barang setiap saat selalu dicatat oleh karyawan counter. d.
Kartu Gudang Kartu gudang ini berfungsi untuk mencatat mutasi dan
persediaan barang yang disimpan dalam gudang. Kartu gudang yang ada pada Toko Merah digunakan oleh bagian pengadaan
barang untuk pengadaan barangpersediaan yang akan dijual. 3.
Bukti Transaksi Dalam Sistem Penjualan Tunai Toko Merah Yogyakarta
Bukti-bukti transaksi dalam sistem penjualan tunai Toko Merah Yogyakarta adalah:
a. Faktur Penjualan Tunai
Faktur penjualan tunai digunakan untuk merekam berbagai informasi mengenai transaksi penjualan tunai. Formulir faktur
penjualan tunai dapat digunakan untuk merekam data mengenai nama dan alamat pembeli, tanggal transaksi, kode dan nama
barang, kuantitas, harga satuan, jumlah harga, nama dan kode pramuniaga, otorisasi terjadinya berbagai tahap transaksi.
Pada Toko Merah, transaksi penjualan yang terjadi pada counter tidak menggunakan faktur penjualan tunai secara formal.
Toko Merah hanya menggunakan selembar kertas kosong yang ditulisi daftar pesanan barang oleh bagian penjualancounter saat
ada konsumen yang membeli barang. Hal ini dikarenakan adanya transaksi penjualan yang intensitasnya sering dan dalam partai
kecil, sehingga Toko Merah memilih kebijakan untuk tidak menggunakan faktur penjualan tunai secara formal.
Pihak Supervisor mengutarakan jika pihak Toko Merah membuat Faktur penjualan tunai formal dirasa tidak efektif, efisien
dan ekonomis. Hal ini dilihat dari banyaknya transaksi penjualan yang terjadi setiap hari, sehingga jika diadakan faktur penjualan
formal akan terdapat banyak sekali faktur penjualan yang ada, sehingga akan menimbulkan cost biaya tambahan yang lebih besar
bagi Toko Merah. b.
Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan digunakan untuk
meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode. c.
Bukti Setor Bank Apabila Toko Merah Yogyakarta menyetor uang ke bank,
maka dari bank akan diperoleh bukti setor bank biasanya disediakan
oleh bank di mana Toko Merah Yogyakarta akan menyimpan uangnya. Toko Merah Yogyakarta menyimpan uangnya di Bank
BPD DIY cabang GejayanAffandi. 4.
Prosedur Dalam Sistem Penjualan Tunai Toko Merah Yogyakarta Prosedur dalam sistem penjualan tunai Toko Merah Yogyakarta
adalah: a.
Prosedur order penjualan Dalam prosedur order penjualan ini, bagian order penjualan
atau karyawan counter menerima order dari konsumen dan menulisnya pada selembar kertas kosong yang kemudian
menyerahkan pada konsumen agar digunakan untuk melakukan pembayaran di bagian kassa dan digunakan untuk pengambilan
barang yang dibeli oleh konsumen. b.
Prosedur penerimaan kas Dalam prosedur penerimaan kas ini, bagian kassa menerima
pembayaran harga barang dari konsumen dan memberikan tanda pembayaran yaitu berupa cap “lunas” pada selembar kertas kosong
yang ditulisi daftar pesanan barang oleh bagian penjualancounter kemudian digunakan oleh konsumen untuk pengambilan barang.
c. Prosedur penyerahan barang
Dalam prosedur penyerahan barang ini, bagian pengiriman barang menyerahkan barang yang dibeli kepada konsumen dan
memberikan tanda berupa cap “barang sudah diambil” pada
selembar kertas kosong yang ditulisi daftar pesanan barang oleh bagian penjualancounter dan telah di cap ”lunas” oleh bagian
kassa. d.
Prosedur penyetoran kas ke bank Dalam prosedur penyetoran kas ke bank ini, Head Cashier
menerima uang kas yang masuk dari Cashier kemudian menyetorkannya ke bank di mana Toko Merah Yogyakarta
menyimpan uangnya yaitu di Bank BPD DIY cabang GejayanAffandi, sehingga diperoleh bukti setor bank. Hal ini
dilakukan setiap hari atau selambat-lambatnya sehari berikutnya. e.
Prosedur pencatatan penerimaan kas Dalam prosedur pencatatan penerimaan kas ini, bagian
akuntansi mencatat penerimaan kas berdasar bukti setor bank yang diterima dari bank melalui bagian Cashier.
f. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan
Dalam prosedur pencatatan harga pokok penjualan ini, bagian kartu persediaan membuat rekapitulasi harga pokok penjualan.
5. Sistem Pengendalian Intern Dalam Sistem Penjualan Tunai Toko
Merah Yogyakarta. a.
Organisasi Perancangan organisasi harus didasarkan pada elemen pokok
sistem pengendalian intern, berikut ini perancangan organisasi yang telah ada di Toko Merah:
1. Transaksi penjualan tunai dilaksanakan oleh fungsi penjualan
dan terpisah dari fungsi penerimaan kas. Fungsi penjualan adalah fungsi operasi, sehingga harus
dipisahkan dengan fungsi penyimpan yaitu fungsi penerimaan kas.
2. Fungsi penerimaan kas terpisah dari fungsi akuntansi.
Fungsi penerimaan kas di Toko Merah terpisah dari fungsi akuntansi. Hal ini perlu dilakukan untuk menjaga
kekayaan perusahan dan menjamin ketelitian serta keandalan data akuntansi.
3. Transaksi penjualan tunai dilaksanakan oleh lebih dari satu
fungsi. Dalam pelaksanaan transaksi penjualan tunai di Toko
Merah dilaksanakan oleh lebih dari satu fungsi. Pelaksanaan seperti ini bertujuan untuk pengecekan intern pekerjaan tiap
fungsi yang terkait dalam pelaksanaan transaksi. b.
Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan Otorisasi yang terjadi pada setiap transaksi penjualan tunai
pada Toko Merah antara lain: 1.
Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan selembar kertas kosong yang
ditulisi daftar pesanan barang oleh bagian penjualancounter saat ada konsumen yang membeli barang.
2. Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi penerimaan kas dengan
cara membubuhkan cap “lunas” pada selembar kertas kosong yang ditulisi daftar pesanan barang oleh bagian
penjualancounter saat ada konsumen yang membeli barang. 3.
Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman barang dengan cara membubuhkan cap “barang sudah diambil“
selembar kertas kosong yang ditulisi daftar pesanan barang oleh bagian penjualancounter saat ada konsumen yang
membeli barang dengan cap ”lunas” sebagai bukti bahwa konsumen telah melakukan pembayaran di kassa.
c. Praktik yang sehat
1. Faktur penjualan formal di Toko Merah belum tersedian. Toko
Merah hanya menggunakan selembar kertas kosong yang ditulisi daftar pesanan barang oleh bagian penjualancounter
saat ada konsumen yang membeli barang. 2.
Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari yang sama atau hari kerja
berikutnya. 3.
Perhitungan saldo kas yang ada di fungsi penerimaan kas secara periodik dan secara mendadak oleh supervisor.
6. Bagan Arus Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Toko
Merah Yogy akarta Bagan Arus atau Flowchart ini menguraikan jalannya sistem
akuntansi penjualan tunai di Toko Merah Yogyakarta yang merupakan sistem penjualan tunai yang dilakukan antara konsumen
dengan perusahaan. Bagan arus sistem akuntansi penjualan tunai Toko Merah Yogyakarta dapat dilihat pada halaman lampiran.
59
BAB V ANALISIS DATA
