Catatan Akuntansi yang Digunakan Dalam Sistem Penjualan Tunai

59

BAB V ANALISIS DATA

Penjualan tunai dilaksanakan oleh Toko Merah dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang lebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh Toko Merah kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh Toko Merah, barang kemudian diserahkan kepada pembeli. Berikut ini disajikan analisis data mengenai sistem akuntansi penjualan tunai dan sistem pengendalian intern dari hasil wawancara dan observasi penelitian di Toko Merah Yogyakarta:

A. Catatan Akuntansi yang Digunakan Dalam Sistem Penjualan Tunai

Toko Merah Yogyakarta Tabel 5.1 Hasil Analisis Dokumen dan Catatan Akuntansi Dalam Sistem Akuntansi Penjualan Tunai di Toko Merah. Praktek Keterangan No. Teori Ada Tidak 1 Faktur Penjualan. √ Masih menggunakan kertas kosong 2 Pita Register Kas. √ Masih menggunakan kalkulator 3 Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan. √ 4 Bukti Setor Bank. √ BPD DIY Cabang Affandi 5 Jurnal penjualan √ 6 Jurnal penerimaan kas. √ 7 Jurnal Umum. √ 8 Kartu persediaan. √ 9 Kartu gudang. √ Melihat daftar tabel Tabel 5.1 mengenai hasil analisis dokumen dan catatan akuntansi dalam sistem akuntansi penjualan tunai di Toko Merah, bahwa secara umum masih terdapat kelemahan dalam sistem akuntansi penjualan tunai di Toko Merah. Kelemahan-kelemahan ini dapat diidentifikasi dari: a. Toko Merah sebagai perusahaan yang bergerak dalam usaha dagang tidak menggunakan faktur penjualan tunai secara formal. Pada Toko Merah, transaksi penjualan yang terjadi pada counter tidak menggunakan faktur penjualan tunai secara formal. Toko Merah hanya menggunakan selembar kertas kosong yang ditulisi daftar pesanan barang oleh bagian penjualancounter saat ada konsumen yang membeli barang. selembar kertas kosong yang ditulisi daftar pesanan barang oleh bagian penjualancounter saat ada konsumen yang membeli barang di Toko Merah Yogyakarta dapat dilihat pada halaman lampiran. Selembar kertas kosong yang ditulisi daftar pesanan barang oleh bagian penjualancounter saat ada konsumen yang membeli barang yang ada di Toko Merah Yogyakarta, hanya mampu merekam tanggal transaksi, jenis barang, kuantitas, harga satuan, jumlah harga, nama dan otorisasi bagian penjualan. Sedangkan secara teori formulir faktur penjualan tunai secara formal seharusnya terbuat secara tercetak dan memuat persyaratan sebuah formulir penjualan tunai yaitu yang dapat digunakan untuk merekam data mengenai nama dan alamat pembeli, nama dan alamat penjualan, tanggal transaksi, kode dan nama barang, kuantitas, harga satuan, jumlah harga, nama dan kode pramuniaga, otorisasi terjadinya berbagai tahap transaksi serta terdapat data perusahaantoko penerbit faktur penjualan tunai. Faktur penjualan tunai yang dibuat secara formal bertujuan untuk mencegah terjadinya penyalahgunaan formulir. Dalam sistem pengendalian hal ini sangat penting, kerena faktur penjualan tunai merupakan bukti transaksi penjualan utama. Keadaan di Toko Merah Yogyakarta yang tidak terdapat faktur penjualan tunai secara formal terdapat beberapa kelemahan antara lain: a. Selembar kertas kosong yang ditulisi daftar pesanan barang oleh bagian penjualancounter saat ada konsumen yang membeli barang yang ada di Toko Merah Yogyakarta tidak dapat menunjukkan pihak yang menerbitkan faktur. b. Selembar kertas kosong yang ditulisi daftar pesanan barang oleh bagian penjualancounter saat ada konsumen yang membeli barang yang ada di Toko Merah Yogyakarta mudah disalahgunakan oleh pihak lain yang ingin merugikan perusahaan. Hal ini dapat terlihat dari tidak adanya nomor urut tercetak pada selembar kertas kosong yang ditulisi daftar pesanan barang oleh bagian penjualancounter saat ada konsumen yang membeli barang sehingga pengendalian formulir tidak diperhatikan. c. Toko Merah Yogyakarta yang tidak memiliki faktur penjualan tunai secara formal tidak mampu melakukan pembukuan secara lengkap, karena tidak tersedia bukti pendukung untuk melakukan pembukuan. b. Toko Merah sebagai perusahaan yang bergerak dalam usaha dagang belum menggunakan pita register kas. Dokumen ini dihasilkan oleh fungsi kas dengan cara mengoperasikan mesin register kas. Pita register kas ini merupakan bukti penerimaan kas yang dikeluarkan oleh fungsi kas dan merupakan dokumen pendukung faktur penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan. Namun, dalam sistem penjualan tunai pada Toko Merah belum menggunakan mesin register kas, sehingga penjualan tunai yang terjadi tanpa disertai adanya pita register kas. Pita register kas yang tidak dimiliki oleh Toko Merah memunculkan adanya kelemahan yang dapat kita temukan dari sistem penjualan tunai dan sistem pengendalian intern, selain tidak tersediannya faktur penjualan tunai secara formal. Ketidaktersediaan dokumen ini berpengaruh pada pencatatan yang dilakukan oleh bagian akuntansi. c. Toko Merah menyelenggarakan pencatatan jurnal penerimaan kas secara sederhana dan hanya berdasarkan penerimaan kas dari penjualan. Jurnal penerimaan kas digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dan berbagai sumber, diantaranya dari penjualan tunai. Toko Merah dalam menjalankan sistem penjualan tunainya membuat jurnal penerimaan kas, hanya jurnal penerimaan kas tidak dibuat secara rinci karena adanya transaksi penjualan yang intensitasnya tinggi, sehingga Toko Merah memilih kebijakan untuk mencatat besarnya kas yang diterima tiap hari secara sederhana dengan menggunakan format pencatatan yang telah ditetapkan Toko Merah. Format penerimaan kas dapat dilihat pada halaman lampiran. Berdasar informasi yang diperoleh dan dengan melihat format penerimaan kas yang ada pada Toko Merah Yogyakarta, informasi penerimaan kas yang terekam hanya yang berasal dari penjualan sedangkan penerimaan kas dari sumber yang lain tidak terlihat. Bagian akuntansi mencatat penerimaan kas berdasarkan bukti setor bank melalui bagian kassa yang kemudian dicocokkan dengan kartu persediaan pada tiap counter. Berikut ini adalah contoh faktur penjualan tunai yang sesuai dengan syarat formulir penjualan tunai formal. Formulir di bawah ini mampu merekam data mengenai nama dan alamat pembeli, nama dan alamat penjualan, nomor faktur, tanggal transaksi, nama barang, kuantitas, harga satuan, jumlah harga, nama dan kode pramuniaga, otorisasi terjadinya berbagai tahap transaksi serta terdapat data perusahaantoko penerbit faktur penjualan tunai. Faktur penjualan tunai ini dibuat rangkap tiga yang bertujuan untuk dokumen transaksi bagi pembeli, kasir dan bagian gudang. Gambar 5.1: faktur penjualan tunai untuk pembeli Gambar 5.2: faktur penjualan tunai untuk kasir. Gambar 5.3: faktur penjualan tunai untuk bagian gudang.

B. Fungsi yang Terkait Dalam Sistem Penjualan Tunai Toko Merah