Berikut penggunaan sebutan penamaan pasien di Rumah Sakit Paru Dr. H.A. Rotinsulu :
1. 1 tahun
: By. 2.
1 tahun – 14 tahun : An.
3. 14 tahun pria
: Tn. 4.
14 tahun wanita belum menikah : Nn. 5.
14 tahun wanita sudah menikah : Ny.
Namun pada beberapa tempat pendaftaran, pada KIUP, berkas Rekam Medis maupun sampul berkas Rekam Medis belum
ditambahkan keterangan TnNyNnAnBy. Penulis juga pernah menemukan beberapa pasien yang memiliki hanya satu suku kata
saja.
b. Sistem Penomoran
Sistem penomoran yang digunakan adalah Unit Numbering System. Dimana setiap pasien hanya akan mendapatkan satu nomor
untuk pelayanan berikutnya. Selama melakukan pengamatan, penulis tidak menemukan permasalahan yang dampaknya
menyulitkan. Namun dengan sistem ini, dapat terlihat dampaknya pada berkas pasien yang memiliki jumlah kunjungan besar, dimana
berkas tersebut menjadi tebal. Nomor yang digunakan berjumlah 6 digit, meskipun demikian pada berkas pasien lama, banyak
ditemukan penambahan 2 digit setelah penulisan 6 digit yang menunjukkan tahun kunjungan pertama pasien. Penambahan 2 digit
tersebut dilakukan secara manual pada sampul dan amplop berkas Rekam Medis. Sedangkan nomor yang terdapat pada computer
hanya menunjukkan 6 digit utama saja. Penambahan nomor disesuaikan dengan penambahan jumlah pasien yang pernah
berkunjung di Rumah Sakit Paru DR. H. A. Rotinsulu dari mulai berdiri hingga saat ini.
c. Sistem Pencatatan Identifikasi, Registrasi dan Kodifikasi
Identifikasi terhadap pasien rawat jalan maupun rawat inap dilakukan oleh petugas SIRS. Identifikasi terhadap pasien baru
dilakukan dengan meminjam KTPSIMTanda pengenal lain yang
dimiliki pasien, jika pasien tidak membawa KTP atau tanda pengenal lainnya, maka petugas akan meminta pasien untuk
menuliskan nama dan alamat saja sedangkan untuk identitas lainnya tanggal lahir, pekerjaan dan umur ditanyakan dengan
mewawancara pasien. Metode menuliskan sebagian identitas pasien oleh pasien jarang dilakukan, ini dilakukan bila petugas kurang
dapat menuliskan identitas dengan benar maupun ragu-ragu dalam menuliskannya.
Sedangkan pada pasien lama, petugas biasanya meminjam kartu berobat yang dibawa oleh pasien setiap kali pasien datang
berobat. Hal yang seringkali tidak dilakukan oleh petugas adalah mengkonfirmasi kembali identitas pasien, apakah masih berlaku
atau telah mengalami perubahan identitas. Registrasi pasien di RSP Dr. H. A. Rotinsulu juga dilakukan
oleh petugas SIRS. Pada pasien lama nomor registrasi akan keluar secara otomatis ketika identitas pasien dimasukkan ke dalam
komputer. Pada pasien baru, identitas pasien juga dimasukkan secara langsung ke dalam komputer, sehingga nomor registrasi
akan muncul juga seperti pada pasien lama. Proses kodifikasi di RSP Dr. H. A. Rotinsulu dilakukan sacara
manual menggunakan ICD-X volume 1 dan 3 serta tabel bantu yang berisi diagnosa maupun tindakan masing-masing beserta
kodenya yang sering muncul di rumah sakit tersebut. Pada berkas rawat jalan, setelah dilakukan kodifikasi hasilnya akan dimasukkan
ke dalam komputer. Sedangkan untuk rawat inap, hasil kodifikasi akan ditulis pada buku register pasien keluar.
d. Sistem Peminjaman
