Persiapan pelaksanaan evaluasi kinerja sebuah program atau proyek

6. Persiapan pelaksanaan evaluasi kinerja sebuah program atau proyek

Persiapan yang harus dilakukan untuk pelaksanaan evaluasi kinerja sebuah program atau proyek adalah terkait dengan persiapan waktu, tempat, pengaturan ruangan pertemuan, peralatan, peserta, fasilitator, dan alat evaluasi yang akan digunakan. Untuk kelancaran kegiatan tersebut maka perlu persiapan yang baik, sehingga tujuan dan manfaat dari pelaksanaan evaluasi kinerja ini akan dapat tercapai.

Waktu yang paling tepat untuk melaksanakan kegiatan evaluasi kinerja adalah setelah berakhirnya pelaksanaan program atau proyek. Dengan telah berakhirnya program atau proyek, idealnya para pihak yang terlibat telah dapat merasakan hasil dan dampak dari pelaksanaan program atau proyek tersebut. Dengan demikian maka para pihak yang terlibat akan mampu memberikan penilaian terhadap kinerja dari program atau proyek tersebut. Apabila program atau proyek dirancang dalam jangka panjang maka evaluasi kinerja dapat dilakukan secara periodik. Evaluasi dapat dilakukan dalam jangka waktu tertentu yang disepakati oleh semua pihak. Waktu yang diperlukan untuk pelaksanaan evaluasi kinerja suatu program atau proyek ini adalah satu hari (7-8 jam).

Tempat untuk melaksanakan kegiatan evaluasi kinerja suatu program atau proyek dapat ditentukan berdasarkan kesepakatan bersama dari semua pihak yang terlibat. Untuk itu akan lebih baik jika dipilih suatu tempat yang memungkinkan semua peserta akan datang, merasa nyaman dan tidak membuat orang lain berpikir bahwa kegiatan evaluasi ini adalah untuk memenuhi kepentingan dari salah satu pihak saja, tetapi merupakan kepentingan bersama.

Pelaksanaan evaluasi kinerja ini juga memerlukan pengaturan ruangan yang nyaman dan mendukung pada proses kegiatan yang dilakukan. Tempat duduk peserta diatur sedemikian rupa sehingga semua peserta akan dapat terlibat secara aktif dalam proses evaluasi ini. Kegiatan evaluasi ini memerlukan diskusi kelompok, oleh karena itu tepat duduk dapat ditata untuk memenuhi kebutuhan tersebut.

TAHAP 5 EVALUASI KINERJA SEBUAH PROGRAM ATAU PROYEK SECARA PARTISIPATIF

Peserta yang harus terlibat dalam evaluasi kinerja sebuah program atau proyek ini adalah kelompok-kelompok sasaran atau para pihak yang terlibat dalam pelaksanaan program atau proyek. Peserta yang hadir dalam kegiatan evaluasi ini harus jelas perannya, sehingga apabila seseorang memiliki dua atau tiga peran dalam masyarakat, ia harus mampu menempatkan diri dalam peran apa dia berada saat itu. Misalnya, seseorang memiliki jabatan sebagai Sekretaris Pemerintah Desa dan pada sistem PHBM memiliki jabatan sebagai Ketua Forum Komunikasi PHBM, maka ketika melakukan evaluasi dia harus memilih berada di kelompok mana dia akan berperan. Artinya tidak boleh menempatkan diri dan berperan sebagai keduanya dalam satu kelompok. Peserta yang berada pada satu kelompok seharusnya memiliki kesamaan kepentingan dengan dilaksanakannya program atau proyek tersebut, hal ini harus dibangun sejak awal pelaksanaan program atau proyek tersebut.

Pertemuan yang dimaksudkan untuk melakukan penilaian terhadap kinerja suatu program atau proyek memerlukan adanya fasilitator yang mampu mengawal proses evaluasi. Fasilitator ini bertugas untuk memandu proses untuk langkah-langkah yang harus dilakukan pada kegiatan evaluasi, tetapi fasilitator tidak boleh mengarahkan pada hasil penilaian yang akan dilakukan oleh peserta. Hasil penilaian merupakan wewenang dari setiap kelompok, yang merupakan kesepakatan bersama di kelompoknya. Fasilitator yang diperlukan adalah untuk memandu proses secara utuh dan memandu proses dalam setiap kelompok penilaian (jumlah fasilitator disesuaikan dengan jumlah kelompok penilainnya).

Alat evaluasi yang dimaksudkan adalah perangkat yang digunakan untuk mengevaluasi kinerja suatu program atau proyek yang berupa prinsip, kriteria dan indikator untuk penilaian. Sebelum kegiatan evaluasi dilaksanakan terlebih dahulu disiapkan perangkat tersebut, yang dapat dirumuskan secara partisipatif oleh semua pihak yang terlibat dalam suatu program atau proyek. Alat evaluasi ini akan sangat membantu peserta dalam memahami isi dari diskusi yang dilakukan dalam kelompok. Alat evaluasi kinerja ini harus disusun agar peserta menjadi mudah dan tidak merasa bodoh atau merasa dipermainkan. Penggunaan alat evaluasi ini harus mempertimbangkan keragaman dari peserta yang ada, sehingga hal-hal yang akan menyebabkan kebosanan ataupun ketidaknyamanan dari peserta bisa dihindari. Penggunaan alat evaluasi kinerja harus selalu diikuti dengan alasan dari penggunaan alat tersebut. Untuk pelaksanaan evaluasi ini harus didukung juga dengan ketersediaan papan tulis, alat tulis dan kertas.

PANDUAN PEMBERDAYAAN LEMBAGA MASYARAKAT DESA HUTAN (LMDH)