Hal: 1
JANGKA WAKTU SIMPAN R E T E N S I
JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF NON KEUANGAN DAN NON KEPEGAWAIAN
KETERANGAN
I. PERENCANAAN
NO J E N I S A R S I P
AKTIF IN AKTIF
1 3
4 5
1 a. Rencana Pembangunan Jangka Panjangmaster plan RPJP
Selama berlaku 4 tahun
Permanen b. Rencana Pembangunan Jangka Menengah RPJM
Selama berlaku 4 tahun
Permanen c. Penyelenggaraan Musyawarah Perencanaan Pembangunnan
1 tahun 2 tahun
Dinilai kembali 2 Program Kerja Tahunan
a. Usulan unit kerja beserta data pendukung 2 tahun
- Musnah
b. Program Kerja Tahunan Unit Kerja 1 tahun
2 tahun Musnah
c. Program Kerja Tahunan 2 tahun
3 tahun Permanen
R E T E N S I KETERANGAN
2 NO
J E N I S A R S I P
Pokok-pokok kebijakan dan strategi pembangunan
3 PenetapanKontrak Kinerja a. Pimpinan unit kerja
3 tahun 4 tahun
Musnah b. KetuaMenteriKepala Lembaga Negara dan Badan PemerintahInstansi
3 tahun 4 tahun
Permanen 4 Laporan
a. Laporan Berkala 1 Laporan harian
1 tahun 1 tahun
Musnah 2 Laporan mingguan
1 tahun 1 tahun
Musnah 3 Laporan bulanan
1 tahun 1 tahun
Musnah 4 Laporan triwulan
1 tahun 1 tahun
Musnah 5 Laporan semesteran
1 tahun 2 tahun
Musnah 6 Laporan tahunan unit kerja
2 tahun 3 tahun
Musnah 7 Laporan tahunan lembagainstansi
2 tahun 4 tahun
Permanen b. Laporan Insidental
2 tahun 4 tahun
Dinilai kembali 5 Evaluasi Program
5 Evaluasi Program a. Evaluasi program unit kerja
2 tahun 4 tahun
Musnah b. Evaluasi program lembagainstansi
2 tahun 4 tahun
Permanen
II. HUKUM
AKTIF IN AKTIF
1 3
4 5
1 Program Legislasi: a. bahanmateri program legislasi nasional dari instansi
1 tahun 2 tahun
Dinilai kembali b. program legislasi lembagainstansi
2 tahun 3 tahun
Permanen 2 Rancangan Peraturan Perundang-undangan
a. Rancangan Undang-undang atau Peraturan Pemerintah Pengganti Sampai dengan diundangkan
3 tahun Permanen
Undang-undang, termasuk naskah akademik, rancangan awal sampai
J E N I S A R S I P NO
R E T E N S I JANGKA WAKTU SIMPAN
KETERANGAN 2
Undang-undang, termasuk naskah akademik, rancangan awal sampai dengan rancangan akhir dan telaah hukum sampai diundangkan
b. Rancangan Peraturan Pemerintah, termasuk naskah akademik, rancangan Sampai dengan diundangkan
3 tahun Permanen
c. Rancangan PeraturanKeputusanInstruksi Presiden, termasuk naskah Sampai dengan diundangkan
3 tahun Permanen
akademik, rancangan awal sampai dengan rancangan akhir dan telaah hukum sampai diundangkan
d. Rancangan Peraturan Daerah, termasuk naskah akademik, rancangan awal Sampai dengan diundangkan
3 tahun Permanen
sampai dengan rancangan akhir dan telaah hukum sampai diundangkan 3 Peraturan Pimpinan Lembaga Negara dan Badan PemerintahInstansi :
a. Peraturan Ketua Lembaga Tinggi Negara Selama berlaku
5 tahun Permanen
b. Peraturan MenteriPejabat Setingkat Menteri Selama berlaku
5 tahun Permanen
c. Peraturan Kepala Lembaga Pemerintah Non Kementerian Selama berlaku
5 tahun Permanen
d. Peraturan Ketua KomisiTimDewan Nasional Selama berlaku
5 tahun Permanen
awal sampai dengan rancangan akhir dan telaah hukum sampai diundangkan
e. Peraturankeputusan GubernurBupatiWalikota Selama berlaku
5 tahun Permanen
termasuk rancangan awal sampai dengan rancangan akhir dan telaah hukum.
4 KeputusanKetetapan Pimpinan Lembaga Negara dan Badan Pemerintah Instansi :
a. KeputusanKetetapan Ketua Lembaga Tinggi Negara Selama berlaku
5 tahun Permanen
b. KeputusanKetetapan MenteriPejabat Setingkat Menteri Selama berlaku
5 tahun Permanen
c. KeputusanKetetapan Kepala Lembaga Pemerintah Non Kementerian Selama berlaku
5 tahun Permanen
d. KeputusanKetetapan Ketua KomisiTimDewan Nasional Selama berlaku
5 tahun Permanen
e. KeputusanKetetapan GubernurBupatiWalikota Selama berlaku
5 tahun Permanen
f. Keputusan Sekretaris Daerah provinsikabupatenkota Selama berlaku
5 tahun Dinilai kembali
termasuk rancangan awal sampai dengan rancangan akhir dan telaah hukum.
5 InstruksiSurat Edaran : 5 InstruksiSurat Edaran :
a. InstruksiSurat Edaran Ketua Lembaga Tinggi Negara Selama berlaku
2 tahun Permanen
b. InstruksiSurat Edaran MenteriPejabat setingkat Menteri Selama berlaku
2 tahun Permanen
c. Instruksi Kepala Lembaga Pemerintah Non Kementerian Selama berlaku
2 tahun Permanen
d. InstruksiSurat Edaran Ketua KomisiTimDewan Nasional Selama berlaku
2 tahun Permanen
e. InstruksiSurat Edaran GubernurBupatiWalikota Selama berlaku
2 tahun Permanen
f. InstruksiSurat Edaran Pejabat setingkat eselon I dan II Selama berlaku
2 tahun Dinilai kembali
termasuk rancangan awal sampai dengan rancangan akhir dan telaah hukum.
Hal: 3
AKTIF IN AKTIF
1 3
4 5
6 Surat Perintah : a. Surat Perintah Ketua Lembaga Tinggi Negara
Selama berlaku -
Dinilai kembali b. Surat Perintah MenteriPejabat setingkat Menteri
Selama berlaku -
Dinilai kembali c. Surat Perintah Kepala Lembaga Pemerintah Non Kementerian
Selama berlaku -
Dinilai kembali
J E N I S A R S I P R E T E N S I
NO 2
KETERANGAN JANGKA WAKTU SIMPAN
d. Surat Perintah Ketua KomisiTimDewan Nasional Selama berlaku
- Dinilai kembali
e. Surat Perintah GubernurBupatiWalikota Selama berlaku
- Dinilai kembali
f. Surat Perintah Pejabat setingkat eselon I dan II Selama berlaku
- Dinilai kembali
7 Standar Pedoman Prosedur Kerja Petunjuk Pelaksanaan Petunjuk Selama berlaku
3 tahun Permanen
8 Nota Kesepahaman Memorandum of Understanding MoU Kontrak Perjanjian Selama berlaku
5 tahun Permanen
Kerjasama : a. Dalam Negeri
b. Luar Negeri
9 Dokumentasi Hukum Sampai dengan tidak berlaku
- Simpan di perpustakaan
Teknis yang bersifat nasionalregionalinstansional termasuk rancangan awal sampai dengan rancangan akhir.
9 Dokumentasi Hukum Sampai dengan tidak berlaku
- Simpan di perpustakaan
Undang-undang, Peraturan Pemerintah, Keputusan Presiden dan Peraturan-peraturan yang dijadikan referensi
10 2 tahun
Musnah
11 BantuanKonsultasi HukumAdvokasi 2 tahun
2 tahun Dinilai kembali
Setelah pelaksanaan a. Berkas yang berhubungan dengan kegiatan sosialisasi atau penyuluhan
hukum b. Laporan Hasil Pelaksanaan Sosialisasi Penyuluhan Hukum
Berkas tentang pemberian bantuankonsultasi hukum Pidana, Perdata, Tata Usaha Negara dan Agama
SosialisasiPenyuluhanPembinaan Hukum
AKTIF IN AKTIF
1 3
4 5
11 a. Pidana
Sampai keputusan berkekuatan hukum 3 tahun
Dinilai kembali tetap dan dipenuhi
- proses verbal mulai dari penyelidikan, penyidikan sampai dengan hak dan kewajiban
vonis KasusSengketa Hukum
Berkas tentang kasussengketa pidana, baik kejahatan maupun pelanggaran :
JANGKA WAKTU SIMPAN R E T E N S I
2 J E N I S A R S I P
NO KETERANGAN
vonis -
berkas pembelaan dan bantuan hukum -
telaah hukum dan opini hukum b. Perdata
Berkas tentang kasussengketa perdata : Sampai keputusan berkekuatan hukum
3 tahun Dinilai kembali
- proses verbal mulai dari penyelidikan, penyidikan sampai dengan
tetap dan dipenuhi vonis
hak dan kewajiban -
berkas pembelaan dan bantuan hukum -
telaah hukum dan opini hukum c. Tata Usaha Negara
Berkas tentang kasussengketa Tata Usaha Negara : Sampai keputusan berkekuatan hukum
3 tahun Dinilai kembali
- proses verbal mulai dari penyelidikan, penyidikan sampai dengan
tetap dan dipenuhi vonis
hak dan kewajiban -
berkas pembelaan dan bantuan hukum -
berkas pembelaan dan bantuan hukum -
telaah hukum dan opini hukum d. Perburuhan
Berkas tentang kasussengketa Perburuhan : Sampai keputusan berkekuatan hukum
3 tahun Dinilai kembali
- proses verbal mulai dari penyelidikan, penyidikan sampai dengan
tetap dan dipenuhi vonis
hak dan kewajiban -
berkas pembelaan dan bantuan hukum -
telaah hukum dan opini hukum e. Arbitrase
Berkas tentang kasus sengketa Arbitrase : Sampai keputusan berkekuatan hukum
3 tahun Dinilai kembali
- proses verbal mulai dari penyelidikan, penyidikan sampai dengan
tetap dan dipenuhi vonis
hak dan kewajiban -
berkas pembelaan dan bantuan hukum -
telaah hukum dan opini hukum
Hal: 5
AKTIF IN AKTIF
1 3
4 5
f. Sengketa adat
Sampai penyelesaian 5 tahun
Permanen 12 Perijinan
Sampai dengan ijin 2 tahun
Dinilai kembali diperbaharui
KETERANGAN 2
Berkas perijinan sejak permohonan sampai dengan diterbitkannya surat ijin.
JANGKA WAKTU SIMPAN R E T E N S I
J E N I S A R S I P NO
diperbaharui 13 Hak atas Kekayaan Intelektual HaKI
a. Hak Cipta Sampai HaKI habis
2 tahun Permanen
b. Hak Paten Sampai HaKI habis
2 tahun Permanen
c. Hak Desain Industri Sampai HaKI habis
2 tahun Permanen
d. Hak Rahasia Dagang Sampai HaKI habis
2 tahun Permanen
e. Hak Merk Sampai HaKI habis
2 tahun Permanen
Sampai HaKI habis 2 tahun
Permanen 14
Setelah ditolak 2 tahun
Musnah permohonan tersebut
Paten Biasa Paten Sederhana
Berkas perijinan sejak permohonan sampai dengan diterbitkannya surat ijin.
f. DTLS Desain Tata Letak Sirkuit Terpadu Permohonan HaKI yang ditolak Hak Cipta, Paten, Desain Industri, Merk,
Rahasia Dagang, Desain tata letak sirkuit Terpadu permohonan tersebut
Rahasia Dagang, Desain tata letak sirkuit Terpadu
Hal: 6
AKTIF IN AKTIF
1 3
4 5
1 Selama berlaku
5 tahun Permanen
a. Pembentukan Instansi
KETERANGAN JANGKA WAKTU SIMPAN
NO J E N I S A R S I P
R E T E N S I 2
Struktur organisasi di lingkungan Lembaga Negara dan Badan Pemerintah b. Pengubahan
c. Pembubaran 2 Uraian jabatan dan tata kerja
Selama berlaku 5 tahun
Permanen 3 Standar kompetensi jabatan struktural dan fungsional
Selama berlaku 5 tahun
Permanen 4 Evaluasi Kelembagaan
1 tahun 5 tahun
Dinilai kembali
Hal: 7
AKTIF IN AKTIF
1 3
4 5
1 Administrasi persuratan Setelah fungsi
2 tahun Dinilai kembali
pengendalian selesai 1 tahun
2 tahun Dinilai kembali
JANGKA WAKTU SIMPAN KETERANGAN
J E N I S A R S I P R E T E N S I
NO
2
b. Buku Agenda a. Kartu Kendali
1 tahun -
Musnah 1 tahun
2 tahun Musnah
2 Penyimpanan dan pemeliharaan arsip a. Daftar Pertelaan Arsip
Selama dipergunakan -
Musnah b.
1 tahun 2 tahun
Musnah fumigasi
3 Persetujuan Jadwal Retensi Arsip JRA Sampai ditetapkan
3 tahun Permanen
4 Layanan Arsip Peminjaman dan Penggunaan Arsip 1 tahun
2 tahun Musnah
5 Penyusutan arsip a. Pemindahan Arsip Inaktif
Selama berlaku 2 tahun
Musnah d. FormulirCatatan Permintaan dan Layanan Penggandaan
c. Lembar Pengantarbuku ekspedisi DokumenArsip
Pemeliharaan Arsip dan ruang penyimpanan seperti kegiatan
a. Pemindahan Arsip Inaktif Selama berlaku
2 tahun Musnah
1 Berita Acara Pemindahan 2 Daftar Pertelaan Arsip yang dipindahkan
b Pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna 2 tahun
Permanen 1 Berita Acara Pemusnahan
2 Daftar Pertelaan Arsip yang dimusnahkan 3 Rekomendasipertimbangan pemusnahan arsip
dari instansi terkait 4 Surat Keputusan pemusnahan
c Penyerahan arsip statis 2 tahun
Permanen 1 Berita Acara Serah Terima Arsip
2 Daftar Pertelaan Arsip yang diserahkan 6
1 tahun 2 tahun
Musnah Pembinaan Kearsipan:
3 tahun
3 tahun
6 1 tahun
2 tahun Musnah
7 2 tahun
3 tahun Dinilai kembali
Pembinaan Kearsipan: c. Supervisi dan monitoring
1. Komunikasi kedinasan biasa 3. Hasil Transliterasi sandi
2. Komunikasi kedinasan dalam bentuk kode sandi a. Apresiasisosialisasipenyuluhan kearsipan
b. Bimbingan Teknis
Pengelolaan arsip sandi:
Hal: 8
AKTIF IN AKTIF
1 3
4 5
1 Telekomunikasi : 1 tahun
- Musnah
Administrasi penggunaanlangganan peralatan telekomunikasi meliputi : telepon, radio, teleks, TV kabel dan internet
NO J E N I S A R S I P
KETERANGAN JANGKA WAKTU SIMPAN
R E T E N S I 2
2 Perjalanan dinas : 2 tahun
3 tahun Musnah
a. dalam negeri b. luar negeri
3 Administrasi penggunaan fasilitas kantor meliputi permintaan dan penggunaan 2 tahun
- Musnah
ruang, gedung, kendaraan, wisma, rumah dinas, dan fasilitas kantor lainnya 4 RisalahNotulen Rapat
a. Rapat staf 1 tahun
4 tahun Dinilai kembali
b. Rapat Pimpinan 1 tahun
4 tahun Dinilai kembali
5 Administrasi penyediaan konsumsi dan akomodasi 2 tahun
- Musnah
6 Pengurusan kendaraan dinas: a. pengurusan surat-surat kendaraan dinas
2 tahun -
Musnah b. pemeliharaan dan perbaikan
2 tahun -
Musnah c. pengurusan kehilangan dan masalah kendaraan
2 tahun -
Musnah 7 Pemeliharaan gedung dan taman :
7 Pemeliharaan gedung dan taman : a. pertamananlandscaping
2 tahun -
Musnah b. penghijauan
2 tahun -
Musnah c. perbaikan gedung
2 tahun -
Musnah d
perbaikan rumah dinaswisma 2 tahun
- Musnah
e. kebersihan gedung dan taman 2 tahun
- Musnah
8 Pengelolaan jaringan listrik, air, telpon dan komputer : a. perbaikanpemeliharaan
2 tahun -
Musnah b. pemasangan
2 tahun -
Musnah
AKTIF IN AKTIF
1 3
4 5
9 Ketertiban dan keamanan a. pengamanan, penjagaan, dan pengawalan terhadap pejabat, kantor, dan
rumah dinas : 1. daftar nama satuan pengamanan
2 tahun 3 tahun
Musnah 2. daftar jaga daftar piket
2 tahun 3 tahun
Musnah
KETERANGAN NO
R E T E N S I J E N I S A R S I P
JANGKA WAKTU SIMPAN 2
2. daftar jaga daftar piket 2 tahun
3 tahun Musnah
3. catatan gangguan pelanggarankejadian 2 tahun
3 tahun Musnah
4. surat ijin keluar masuk orang atau barang 2 tahun
3 tahun Musnah
b. laporan ketertiban dan keamanan 1. kehilangan
2 tahun 3 tahun
Dinilai kembali 2. kerusakan
2 tahun 3 tahun
Dinilai kembali 3. kecelakaan
2 tahun 3 tahun
Dinilai kembali 4. gangguan
2 tahun 3 tahun
Dinilai kembali 10 Administrasi pengelolaan parkir
2 tahun -
Musnah 11
2 tahun -
Musnah Administrasi pakaian dinas pegawai, satpam, petugas kebersihan dan pegawai lainnya.
VI. HUBUNGAN MASYARAKAT