Sistem Informasi Customer Service Order (CSO) Pada CV. Bintang Retailindo (Zoom)

  ii 

complain about Apple products complaints and damage to the product they have. Customer service section at the AASP system has had a Customer Service Order (CSO) had earlier, customer complaint and data collection is done by using a form filled out by customers, then collected and separated in the queue based on the type of goods between unfinished and finished. For important documents such as document quality control, delivery of documents stored in folders that are archived. With the system running the current block of data needs that should be available quickly, precisely and accurately. The purpose in writing this is how the system works end task, which makes the design of information systems, information systems to implement and conduct analysis and testing program is limited to the information control systems Customer Service (CSO) CV. Bintang Retailindo.

To achieve these objectives, the methods of research include the design of research using descriptive methods, methods of data collection used interviews and observations, the method used is structured method of approach, the development system method is a model prototype tool for analysis and design includes FlowMap, context, data dictionary and design database. As for software support in making this information system of CSO is Microsoft Visual Basic 6.0 as an interface and Microsoft SQL Server 2000 as the database.

With this research is to know and analyze the system that runs on a CV. Bintang Retailindo, making the design of information systems customer service order tests of information systems for CSO and put them into practice to help achieve maximum work can support a fast and accurate information.

  i 

produk yang dimilikinya. Bagian customer service di AASP telah mempunyai system Customer Service Order (CSO) sebelumnya, pendataan customer dan keluhannya dilakukan dengan menggunakan form yang diisi oleh customer, kemudian dikumpulkan dan dipisahkan secara antrian berdasarkan jenis barang antara yang belum selesai dan sudah selesai. Untuk dokumen - dokumen penting seperti dokumen quality control, dokumen pengiriman barang disimpan dalam folder-folder yang diarsipkan. Dengan sistem yang berjalan saat ini menghambat terhadap kebutuhan data yang seharusnya tersedia dengan cepat, tepat dan akurat. Adapun tujuan dalam penulisan tugas akhir ini adalah untuk mengetahui sistem yang sedang berjalan, membuat perancangan Sistem Informasi, mengimplementasikan Sistem Informasi serta melakukan analisis dan pengujian program yang terbatas pada sistem informasi Customer Service order (CSO) CV. Bintang Retailindo

Metode penelitian yang digunakan meliputi desain penelitian menggunakan metode deskriptif, metode pengumpulan data yang digunakan wawancara dan observasi, metode pendekatan yang digunakan adalah metode pendekatan terstruktur, metode pengembangan sistemnya adalah model Prototype , alat bantu analisis dan perancangan meliputi flowmap, diagram kontek, kamus data dan perancangan basis data. Metode pengumpulan data dilakukan dengan cara Sumber data primer dan sumber data sekunder. Adapun perangkat lunak pendukung dalam pembuatan sistem informasi CSO ini adalah Microsoft Visual Basic 6.0 sebagai interface dan Microsoft SQL Server 2000 sebagai databasenya.

Dari analisis dan penelitian yang dilakukan , Sistem yang berjalan belum mampu melakukan pencarian data secara cepat, tidak diketahui histori service dan laporan dlakukan dengan pemberkasan. Dengan adanya penelitian diharapkan dapat membuat perancangan Sistem Informasi Customer Service Order yang dapat mengatasi masalah yang ada, sistem yang dirancang dilakukan pengujian serta diimplementasikan sehingga membantu tercapainya hasil kerja yang maksimal dan dapat menunjang informasi yang cepat dan akurat.

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Penelitian

Apple Authorized Service Provider (AASP) merupakan sebuah tempat dimana customer produk Apple mengadukan keluhan dan kerusakan terhadap

produk yang dimilikinya. ZOOM adalah sebuah APR ( Apple Premium Reseller )

yang pertama ada di Bandung yang dilengkapi dengan AASP . Hal ini didasari oleh keinginan untuk terus menjaga kepuasan pelanggan purna jual. Pelanggan adalah institusi atau lembaga atau perorangan yang dalam konsepsi pemasaran harus dipelihara untuk semaksimal mungkin memberikan hasil kepada perusahaan. Hal ini menunjukkan bahwa koneksitas pelanggan dengan perusahaan timbul dari berbagai aspek, yang keseluruhannya perlu ditata dengan baik. Biaya yang dibutuhkan untuk mendapatkan pelanggan baru jauh lebih mahal dibanding dengan biaya untuk memelihara pelanggan yang sudah ada.

Pemanfaatan teknologi komputerisasi pada perusahaan sangat membantu dan menunjang, baik dari segi operasional maupun dari segi pengambilan keputusan manajerial. Sistem yang terkomputerisai mampu menjawab kebutuhan perusahaan untuk menjalankan kegiatannya. Oleh karena itu system komputerisasi telah menjadi trend dalam bidang usaha, serta dapat dapat dijadikan sebagai alat

untuk meningkatkan kompetensi serta keunggulan perusahaan untuk dapat bersiang dengan perusahaan lain. Berikut adalah data customer yang melakukan service di ZOOM.

Tabel 1.1 Data Customer Service Order

No. Bulan Service (2010)

Jumlah Service Garansi

(unit)

Jumlah Service Non Garansi (unit)

1. Februari 109 97

2. Maret 104 70

3. April 87 61

4. Mei 64 58

5. Juni 96 52

6. Juli 110 69

Dari data diaatas dapat dilihat bahwa setiap bulannya bagian customer service menerima keluhan service cukup banyak, maka sangat diperlukan sebuah sistem yang dapat melakukan pencarian lebih cepat dengan data yang menumpuk. Bagian customer service di AASP telah mempunyai system Customer Service

Order sebelumnya, pendataan customer dan keluhannya dilakukan dengan

menggunakan form yang diisi oleh customer, kemudian dikumpulkan dan dipisahkan secara antrian berdasarkan jenis barang antara yang belum selesai dan sudah selesai. Untuk dokumen - dokumen penting seperti dokumen quality

folder-folder yang diarsipkan

Antara unit service yang belum selesai dan sudah selesai belum ada keterangan status atau report barang yang jelas, misalnya customer service tidak dapat mengetahui atau menginformasikan kepada customer apakah unit sedang menunggu part atau masih dalam pengerjaan. Masalah lain yang muncul adalah belum adanya database customer yang dikumpulkan untuk kepentingan penawaran ataupun histori produk yang telah diservice sebelumnya. Pembuatan laporan bulanan atau tahunan juga masih menemui kendala, yaitu arsip-arsip service order yang sudah selesai dikerjakan harus dibuka ulang.

Keamanan data atau histori yang dimiliki customer perlu dijaga dari pihak-pihak yang tidak berkepentingan, maka perlu diberlakukannya system pemberian hak akses untuk bagian-bagian yang terlibat sesuai dengan jobdesk

masing-masing. Sebuah system yang terintegrasi antara bagian-bagian yang terlibat dalam pelayanan customer service juga diperlukan, hal ini ditujukan untuk mempermudah komunikasi antara bagian-bagian tersebut.

Untuk memperkecil resiko dan permasalahan pada pelanggan Customer service order maka perlu dikembangkan sebuah system terkomputerisasi yang dapat membantu dan memberikan kemudahan pada customer untuk layanan purna jual, misalnya menunjukkan rincian atau status penanganan terhadap produk yang diservice, masih dalam pengecekan, menunggu part, pemasangan part dll. Selain itu Sistem Informasi mampu membantu dalam pengambilan keputusan untuk perusahaan untuk meningkatkan kualitas dan pelayanan pada ZOOM AASP. Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas, maka penulis memilih

judul “Sistem Informasi Customer Service Order (CSO) pada CV. Bintang Retailindo (ZOOM) ”

1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah

Identifikasi masalah adalah cara untuk mengidentifikasi masalah yang akan dijadikan objek penelitian dalam membuat laporan penelitian ini. Rumusan masalah adalah gambaran atau rancangan masalah yang akan diteliti dalam sebuah penelitian

1.2.1. Identifikasi Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas maka dapat dirumuskan masalah-masalah yang terjadi pada Customer Service Order yaitu :

1. Adanya keterbatasan media penyimpanan data-data customer yang melakukan service untuk jangka waktu yang lama (penumpukan berkas).

2. Lambatnya akses pencarian data customer yang digunakan karena berupa tumpukan kertas antara yang belum selesai dan sudah selesai. 3. Tidak diketahui secara jelas sampai mana pengerjaan / status produk

yang sedang diservice

4. Belum adanya media untuk menyimpan histori permasalahan terhadap sebuah unit yang diservice

5. Kurangnya manajemen keamanan atau hak akses terhadap data-data yang ada

6. Adanya kesulitan dalam pembuatan laporan-laporan karena harus membuka dan mencari lagi dokumen-dokumen yang telah diarsipkan . 1.2.2. Rumusan Masalah

Berbagai cara digunakan untuk memperoleh informasi data yang diinginkan tanpa mendapat dukungan dari alat atau sistem yang digunakan tidak akan tercapai, maka untuk mencapai suatu hasil yang memuaskan harus merumuskan masalah terlebih dahulu. Berdasarkan latar belakang masalah diatas Rumusan Masalah dari Sistem Informasi Customer Service Order (CSO) pada CV. Bintang Retailindo adalah sebagai berikut :

1. Bagaimana system Customer Service pada ZOOM yang saat ini berjalan

2. Bagaimana perancangan Sistem Informasi Customer Service Order (CSO) pada CV. Bintang Retailindo

3. Bagaimana Pengujian terhadap Sistem Informasi Customer Service Order (CSO) pada CV. Bintang Retailindo

4. Bagaimana Implementasi Sistem Informasi Customer Service Order (CSO) pada CV. Bintang Retailindo

1.3. Maksud dan Tujuan Penelitian 1.3.1. Maksud Penelitian

berdasarkan latar belakang ysng telah dijelaska sebelumnya Maksud dari penelitian ini bagi adalah untuk menghasilkan suatu sistem informasi Customer

Service Order (CSO) di CV. Bintang Retailindo yang mampu menangani masalah customer service order

1.3.2. Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut :

1. Mengetahui sistem customer service order yang sedang berjalan di ZOOM

2. Membuat Perancangan Sistem Informasi Customer Service Order di CV. Bintang Retailindo

3. melakuka Testing / pengujian terhadap Sistem Informasi Customer Service Order di CV. Bintang Retailindo

4. Melakukan Implementasi terhadap Sistem Informasi Customer Service Order di CV. Bintang Retailindo

1.4. Kegunaan Penelitian

Pengetahuan dan pengalaman dalam ruang lingkup dunia kerja yang sesungguhnya. Kegunaan dari penelitian ini bagi penulis adalah untuk menerapkan ilmu dan pengembangan pengetahuan yang didapat selama dibangku kuliah. Dengan penyusunan tugas akhir ini diharapkan timbul suatu motivasi untuk meningkatkan kemampuan penguasaan disiplin ilmu yang ditekuni dalam

bidang komputer dan dalam pembuatan aplikasi, untuk menambah pengetahuan dan pengalaman dalam ruang lingkup dunia kerja yang sesungguhnya.

1.4.1. Kegunaan Praktis

Bagi perusahaan Sistem Informasi ini diharapkan dapat membantu mempermudah pekerjaan bagian- bagian yang terlibat dalam system ini, serta diharapkan dapat menjadi alternatif solusi dalam pelayanan konsumen yang lebih baik dan memuaskan Serta merupakan sebuah strategi Customer Management relationship untuk selalu menjaga hubungan baik dan maintanance customer perusahaan.

1.4.2. Kegunaan Akademis

Kegunaan akademis dari Sistem Informasi Customer Service ini adalah sebagia berikut :

1.4.2.1. Bagi Pengembangan Ilmu

Hasil dari Sistem Informasi ini diharapkan dapat menjadi perbandingan antara ilmu yang didapat secara teori dengan keadaan yang terjadi langsung di lapangan (praktek). Sehingga dengan adanya perbandingan tersebut akan lebih memajukan ilmu Manajemen Informatika yang sudah ada untuk diterapkan pada dunia nyata dan dapat menguntungkan berbagai pihak.

1.4.2.2. Bagi Peneliti Lain

Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan sumbangan pemikiran kepada peneliti lain atau para akademis yang akan mengambil skripsi

atau tugas akhir dalam kajian yang sama sekaligus sebagai referensi di dalam penulisan.

1.4.2.3. Bagi Penulis

Dapat mengaplikasikan teori-teori yang pernah dipelajari, dan menambah wawasan sehingga kita bisa membandingkan antara teori dan praktek yang sebenarnya, dengan begitu pengetahuan yang kita miliki dapat dikembangkan dan dioptimalkan dengan adanya ilmu dan pengalaman yang diperoleh dari perusahaan.

1.5. Batasan Masalah

Batasan masalah yang ditangani oleh Sistem Informasi Customer Service Order ini adalah sebagai berikut :

1. Sistem Informasi Customer Service Order ini hanya digunakan dibagian Customer Service dengan bagian-bagian yang terkait lainya yang ada di ZOOM

2. Sistem Informasi Customer Service Order hanya menyediakan informasi-informasi yang berkaitan dengan customer service misalnya informasi status repair unit, harga part dll.

3. Sistem Informasi Customer Service Order ini berbentuk software yang dibangun dengan bahasa pemrograman VB 6.0 dan database SQL Server 2000

4. Sistem Informasi Customer Service Order ini dapat diakses sesuai hak akses bagian masing-masing, sehingga berbentuk clint-server.

5. Untuk setiap Pencatatan Service order dilakukan hanya untuk 1 unit service, jika customer membawa 2 unit service maka akan mendapatkan 2 form service order

6. Untuk Order Unit Exchange ke sistem GSX maksimal dibatasi untuk 10 order / per pengiriman

1.6. Lokasi dan Waktu Penelitian

Penelitian ini dilaksanakan di CV. Bintang Retailindo (ZOOM) pada bagian Authorized Service Provider atau bagian Customer Service yang beralamatkan di Paris Van Java Mall, Lantai Ground Floor C#02 Jl. Sukajadi no. 138-139 Bandung. Penelitian ini dilakukan selama bulan Maret 2011 - Juni 2011. Berikut adalah rincian jadwal kegiatan penelitian :

Tabel 1.1 Jadwal Penelitian

Kegiatan Penelitian

Maret April Mei Juni

2011 Dalam Minggu 2011 Dalam Minggu 2011 Dalam Minggu 2011 Dalam Minggu 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 Penyusunan Proposal Survei Objek Penelitian Pengumpulan Data a. Observasi b. Wawancara Analisa dan Perencanaan a. Analisis prosedur

b. Analisis dokumen c. Perancangan database d. Perancangan I/O Pengkodean Uji Coba Program

BAB II LANDASAN TEORI

2.1.Konsep Dasar Sistem

Menurut Jogiyanto (2005 : 1). Sistem merupakan bagian yang saling berkaitan erat dan membentuk suatu kesatuan yang saling berinteraksi antara bagian satu dengan bagian lainnya untuk mencapai suatu tujuan, artinya apabila salah satu bagian dari sistem tidak ada maka sistem tersebut tidak akan berfungsi sebagaimana mestinya.

Suatu sistem dapat terdiri dari sistem-sistem bagian (subsistem) yang saling berinteraksi, sebagai akibat adanya input yang diproses menjadi output/informasi, misalnya sebuah komputer terdiri dari beberapa komponen.

2.1.1.Definisi Sistem

Menurut Jogiyanto (2005 :2) Sistem adalah kumpulan dari komponen atau elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu

Pengertian sistem dapat dikelompokkan dalam dua kelompok dalam mendenifisikan sistem yaitu penekanan pada prosedurnya dan menekankan pada komponen atau elemennya. Denifisi sistem itu sendiri yang menekankan pada komponen atau elemen memiliki pengertian yang lebih luas dari pada penekanan pada prosedur karena pengertian tersebut lebih diterima dikarenakan suatu sistem terdiri dari beberapa subsistem- subsistem. Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem

dapat didefinisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen elemen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.

2.1.2. Karekteristek Sistem

Menurut Jogiyanto (2005 : 3). Pada hakekatnya suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (component), batasan sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environment), penghubung sistem (interface), masukan sistem (input), pengolahan sistem (process), keluaran sistem (output), dan sasaran sistem (object ives) atau tujuan sistem (goal).

1. Komponen sistem (component) Komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

2. Batasan Sistem (boundary)

Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu sistem menunjukan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

3. Lingkungan luar sistem (environment)

Lingkungan luar dari sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.

4. Penghubung sistem (interface)

Penghubung sistem merupakan media penghubung atau subsistem dengan subsistem lainnya. Dengan subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem lainnya membentuk satu kesatuan.

5. Masukan sistem (input) Masukan sistem dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input berupa sebuah program komputer, pada komputer data merupakan signal input untuk diolah menjadi informasi

6. Pengolahan sistem (process)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan yang akan merubah input menjadi output

7. Keluaran sistem (output)

Keluaran sistem merupakan hasil dari pengolahan sistem dan mengklasifikasikan masukan menjadi keluaran.

8. Sasaran sistem (object ives)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Sasaran sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan dan keluaran yang akan dikatakan berhasil bila mengenai sasaran dan tujuannya

2.1.3. Klasifikasi Sistem

Menurut Al-Bahra (2005 : 6) Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen lainya. Karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi yang ada didalam sistem tersebut.

Oleh karena itu sistem dapat diklasifikasikan kedalam beberapa sudut pandang. Seperti contoh sistem yang bersifat abstrak, sistem alamiah, sistem yang bersifat deterministic dan sistem yang bersifat terbuka dan tertutup. Adapun penjelasan lebih detail dan rinci akan dipaparkan dibawah ini.

1. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik

Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak dan sistem fisik. Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem teologi, yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistem operasi, sistem penjualan, dan lain sebagainya.

2. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi karena proses alam tidak dibuat oleh manusia (ditentukan dan tunduk kepada kehendak sang pencipta alam). Misalnya sistem perputaran bumi, sistem pergantian siang dengan malam, sistem kehidupan umat manusia. SIstem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin disebut dengan human-machine sistem atau ada yang menyebut dengan man-machine sistem. Sistem informasi merupakan contoh man-machine sistem. Karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.

3. Sistem Tertentu dan Sistem Tak Tentu

Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantra bagian-bagianya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem tertentu relatif stabil /konstan dalam jangka waktu yang lama. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program yang dijalankan, Sehingga dapat dikatakan sistem yang deterministic adalah sistem yang tidak pernah mengenal dan menganut prinsip demokrasi ( suara terbayak adalah suara Tuhan), karena dalam sistem komputer misalnya seberapa banyaknya data yang salah yang dimasukan (menjadi input), maka hasilnya tetap akan salah, sebaliknya satu data saja yang benar dimasukan (menjadi input) diantara sekian juta data yang salah, maka hasilnya satu data tersebut akan menjadi benar. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depanya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas. Sistem sosial, sistem politik, dan sistem demokrasi merupakan sistem yang probabilistik /tak tentu, dalam sistem politik kondisi masa depannya tidak bisa diprediksi bahkan dalam beberapa jam saja sudah berubah, kawan menjadi lawan dan lawan yang selalu dihujat berubah menjadi kawan dan didukung habis-habisan.

4. Sistem Terbuka dan Sistem Tertutup

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara

otomatis tanpa danya turut campur tangan dari pihak luarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanya relatively closed sistem (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup). Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lain. Karena sistem sifatnya terbuka dan terpengaruh lingkungan luarnya, maka suatu sistem harus mempunyai suatu pengendalian yang baik. Sistem yang baik harus dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relatif tertutup karena sistem tertutup akan bekerja secara otomatis dan terbuka untuk pengaruh yang baik saja.

2.2. Konsep Dasar Informasi

Menurut Jogiyanto (2005 : 7). Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehingga informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh, kerdil dan akhirnya berakhir. Robert N. Anthony dan John Dearden menyebutkan keadaan dari sistem dalam hubungannya dengan keberakhirannya dengan istilah entropy. Informasi yang berguna bagi sistem akan menghindari proses entropy yang disebut dengan negative entropy atau negentropy. Dari pengertian diatas informasi dapat didefinisikan yaitu, informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

2.2.1. Siklus Informasi

Menurut Andri Kristanto (2008 : 10). Data yang masih merupakan bahan mentah apabila tidak diolah maka data tersebut tidak berguna. Data tersebut akan berguna dan menghasilkan suatu informasi apabila diolah melalui suatu model. Model yang digunakan untuk mengolah data tersebut disebut dengan model pengolahan data atau lebih dikenal dengan nama siklus pengolahan data.

Gambar 2.1. Siklus Pengolahan Data

(Sumber : Perancangan Sistem informasi dan Aplikasinya. Oleh : AndiKristanto) Dari gambar diatas dapat dijelaskan bahwa data yang merupakan suatu kejadian yang menggambarkan kenyataan yang terjadi dimasukan melalui elemen input kemudian data tersebut akan diolah dan diproses menjadi suatu output, dan output tersebut adalah informasi yang dibutuhkan. Informasi tersebut akan diterima oleh pemakai atau penerima, kemudian penerima akan memberikan umpan balik yang berupa evaluasi terhadap informasi tersebut dan hasil umpan balik tersebut akan menjadi data yang akan dimasukan menjadi input kembali. Begitu seterusnya.

2.2.2.Kualitas Informasi

Menurut Jogiyanto (2005 : 10). Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat pada waktunya (timeliness) dan relevan (relevance). Suatu kualitas Informasi harus :

1. Akurat

Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bisa atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut.

2. Tepat pada waktunya

Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi. Dewasa ini mahalnya nilai informasi disebabkan harus cepatnya informasi tersebut didapat, sehingga diperlukan teknologi-teknologi mutakhir untuk mendapatkan mengolah dan mengirimkannya. 3. Relevan

Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakaiannya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai sebab-musabab kerusakan mesin produksi

kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan. Sebaliknya informasi mengenai harga pokok produksi untuk ahli teknik merupakan informasi yang kurang relevan, tetapi relevan untuk akuntan

2.2.3. Nilai Informasi

Menurut Jogiyanto (2005 : 11). Nilai dari informasi (value of information) ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa informasi yang digunakan di dalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan. Sehingga tidak memungkinkan dan sulit untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah yang tertentu dengan biaya untuk memperolehnya, karena sebagian besar informasi dinikmati tidak hanya oleh satu pihak di dalam perusahaan. Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiveness atau cost benefit.

.

2.3. Konsep Dasar Sistem Informasi

Menurut Jogiyanto (2005 : 11). Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam pengambilan keputusan. Pertanyaannya adalah darimana informasi tersebut bisa didapatkan?. Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi (information sistem) atau disebut juga dengan processing sistems atau information processing sistems atau

information-generating sistems. Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leith dan K. Roscoe Davis sebagai berikut :

“Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”.

2.3.1. Komponen Sistem Informasi

Sistem informasi memiliki komponen-komponen yang terdapat didalamnya yaitu terdiri dari blok masukan, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data, blok kendali.

Adapun penjelasannya sebagai berikut : Jogiyanto (2002:15)

Blok masukan, input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi terdiri dari metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan dapat berupa dokumen-dokumen dasar. Blok model terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. Blok keluaran adalah produk dari sistem informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta senua pemakai sistem. Blok Teknologi merupakan tool-box dalam sistem informasi yang digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.Blok basis data

merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan datu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.

Keenam komponen harus ada bersama-sama dan membentuk satu kesatuan. Jika ada satu atau lebih komponen tersebut tidak ada, maka sistem informasi tidak akan dapat menjalakankan fungsinya, yaitu pengolahan data dan tidak dapat mencapai tujuanya, yaitu menghasilkan informasi yang relevan, tepat waktu dan akurat. Komponen-komponen dari sistem ini dapat digambarkan sebagai berikut:

INPUT MODEL OUTPUT

BASIS DATA

DATA DIOLAH INFORMASI

TEKNOLOGI

KONTROL

Gambar 2.2 Komponen Sistem Informasi

Sumber : Jogiyanto (2002 : 16)

2.3.2.Aplikasi Sistem Informasi

Aplikasi Sistem informasi terdiri dari empat sub sistem yaitu sistem pemrosesan Transaksi (Transaction Processing Sistem), Sistem Informasi Manajemen (Management Information Sistem), Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support Sistem), dan Sistem Pakar (Expert Sistem).

2.4. Definisi Customer Service

Front ofiice merupakan barisan terdepan dalam melakukan pelayanan kepada masyarakat. Customer service adalah suatu tugas lain dari penjualan secara aktif, tugas termasuk dalam hubungan langsung dengan komsumen itu sendiri, atau melalui alat komunikasi, suatu atau proses otomatis. Ini dirancang, dilaksanakan dan dikomunikasikan dengan dua tujuan utama, yaitu produktivitas

oprasional dan kepuasan konsumen.

(http://ugimm.files.wordpress.com/2008/08/pemasaran-2.pdf / 11 April 20011) Menurut Kasmir (2003:216) pengertian customer service secara umum adalah “ setiap kegiatan yang diperuntukan atau ditujukan untuk memberikan kepuasan kepada nasabah, melalui pelayanan yang dapat memenuhi keinginan dan kebutuhan nasabah”.

Menurut Philip Kotler (2002:143) “pelayanan atau service adalah setiap kegiatan atau bermanfaat yang dapat diberikan suatu pihak kepada pihak lain nya yang pada dasarnya tidak berwujud dan tidak pula berakibat pemilikan sesuatu dan produksinya dapat atau tidak dapat dikaitkan dengan suatu produk Fisik”.

Dari uraian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa customer service adalah orang yang bertugas untuk memberikan pelayanan informasi dan merupakan perantara antara bank dengan nasabah yang akan menggunakan produk bank tersebut, serta memberikan keuntungan bagin kedua belah pihak. (http://ugimm.files.wordpress.com/2008/08/pemasaran-2.pdf / 11 April 2011)

2.5. Tugas dan Fungsi Customer Service

Tugas utama Customer Service adalah memberikan pelayanan dan membina hubungan baik dengan masyarakat, sehingga harus ditekuni dengan penuh kemampuan, kecekatan dan kesabaran. Seorang Customer Service juga harus bertanggung jawab dari awal sampai selesainya suatu pelayanan.

Customer Service dapat juga berfungsi sebagai : 1. Penerima Tamu

Dalam hal ini Customer Service melayani pertanyaan yang diajukan tamu dan memberikan informasi yang diinginkan selengkap mungkin dengan ramah, sopan, menarik dan menyenangkan. Harus selalu memberikan perhatian , bicara dengan suara lembut dan jelas, menggunakan bahasa yang mudah dimengerti.

2. Customer Relation Office

Artinya bahwa Customer Service adalah orang yang dapat membina hubungan baik dengan seluruh tamunya.sehingga merasa senang, puas dan makin percaya. Customer Service harus menyiapkan brosur dan formulir-formulir untuk tamu, ikut membantu mengisi formulir

3. Komunikator

Dengan cara memberikan segala informasi dan kemudahan-kemudahan kepada tamunya, juga sebagai tempat menampung keluhan, keberatan atau tempat konsultasi.

2.6. Arsitektur Aplikasi

Menjelaskan mengenai definisi jaringan komputer, jenis-jenis jaringan komputer, topologi jaringan komputer dan manfaat jaringan komputer.

2.6.1.Pengertian Jaringan Komputer

Menurut Dede Sopandi (2006 : 5). Jaringan komputer merupakan gabungan antara teknologi komputer dan teknologi komunikasi. Gabungan teknologi ini melahirkan pengolahan data yang didistribusikan, mencakup pemakaian database, software aplikasi dan peralatan hardware secara bersamaan, untuk membantu proses otomatisasi dan peningkatan kearah efisiensi kerja.

2.6.2.Jenis-jenis jaringan Komputer

Secara umum jaringan komputer dibagi atas tiga jenis, yaitu ; 1. Local Area Network (LAN)

Local Area Network (LAN), merupakan jaringan milik pribadi di dalam sebuah gedung atau kampus yang berukuran sampai beberapa kilometer. LAN seringkali digunakan untuk menghubungkan komputer- komputer pribadi dan workstation dalam kantor suatu perusahaan atau pabrik-pabrik untuk memakai bersama sumberdaya (resouce, misalnya printer) dan saling bertukar informasi.

2. Metropolitan Area Network (MAN)

Metropolitan Area Network (MAN), pada dasarnya merupakan versi LAN yang berukuran lebih besar dan biasanya menggunakan teknologi yang

sama dengan LAN. MAN dapat mencakup kantor- kantor perusahaan yang letaknya berdekatan atau juga sebuah kota dan dapat dimanfaatkan untuk keperluan pribadi (swasta) atau umum. MAN mampu menunjang data dan suara, bahkan dapat berhubungan dengan jaringan televisi kabel.

3. Wide Area Network (WAN)

Wide Area Network (WAN) ,jangkauannya mencakup daerah geografis yang luas, seringkali mencakup sebuah negara bahkan benua. WAN terdiri dari kumpulan mesin-mesin yang bertujuan untuk menjalankan program-program (aplikasi) pemakai.

2.6.3.Topologi Jaringan Komputer

Menurut Dede Sopandi (2006 : 38). Memilih jenis kabel yang digunakan untuk membangun jaringan tidak lepas dari jenis topologi yang kita gunakan, namun pada intinya, jaringan komputer adalah jaringan kabel, dimana bentuk dan fungsi dari jaringan tersebut menentukan pemilihan jenis kabel, demikian juga sebaliknya, ketersedian kabel dan harga menjadi pertimbangan utama untuk membangun sebuah jaringan komputer ( baik home network, ataupun network kelas raksasa seperti MAN- metropolitan area network). Ada empat macam topologi jaringan yaitu: Topologi Bus, Topologi Star, Topologi Ring, Topologi Mesh.

1. Topologi Bus

Pada topologi Bus, kedua unjung jaringan harus diakhiri dengan sebuah terminator. Komputer yang ingin terhubung ke jaringan dapat mengkaitkan

dirinya dengan mentap Ethernetnya sepanjang kabel. Satu kabel utama menghubungkan tiap simpul, ke saluran tunggal komputer yang mengaksesnya ujung dengan ujung. Topologi ini seringkali dijumpai pada sistem client/server, dimana salah satu mesin pada jaringan tersebut difungsikan sebagai File Server, yang berarti bahwa mesin tersebut dikhususkan hanya untuk pendistribusian data dan biasanya tidak digunakan untuk pemrosesan informasi. Keunggulan topologi Bus adalah pengembangan jaringan atau penambahan workstation baru dapat dilakukan dengan mudah tanpa mengganggu workstation lain. Kelemahan dari topologi ini adalah bila terdapat gangguan di sepanjang kabel pusat maka keseluruhan jaringan akan mengalami gangguan.

Gambar 2.3 Topologi Bus Sumber : http://id.wikipedia.org/wiki/Topologi_bus 2. Topologi Star

Topologi bintang merupakan bentuk topologi jaringan yang berupa konvergensi dari node tengah ke setiap node atau pengguna. Topologi jaringan bintang termasuk topologi jaringan dengan biaya menengah.

Kelebihan topologi ini Kerusakan pada satu saluran hanya akan mempengaruhi jaringan pada saluran tersebut dan station yang terpaut. Tingkat keamanan termasuk tinggi Penambahan dan pengurangan station dapat dilakukan dengan mudah. Kekurangan Jika node tengah mengalami kerusakan, maka seluruh jaringan akan terhenti.

Gambar 2.4 Topologi Star

Sumber :http://id.wikipedia.org/wiki/Topologi_bintang 3. Topologi Ring

Topologi cincin adalah topologi jaringan dimana setiap titik terkoneksi ke dua titik lainnya, membentuk jalur melingkar membentuk cincin. Pada topologi cincin, komunikasi data dapat terganggu jika satu titik mengalami gangguan. Jaringan FDDI mengantisipasi kelemahan ini dengan mengirim data searah jarum jam dan berlawanan dengan arah jarum jam secara bersamaan.

Gambar 2.5 Topologi ring

Sumber :http://id.wikipedia.org/wiki/Topologi_cincin

4. Topologi Mesh

Topologi jaringan ini menerapkan hubungan antar sentral secara penuh. Jumlah saluran harus disediakan untuk membentuk jaringan Mesh adalah jumlah sentral dikurangi 1 (n-1, n = jumlah sentral). Tingkat kerumitan jaringan sebanding dengan meningkatnya jumlah sentral yang terpasang. Dengan demikian disamping kurang ekonomis juga relatif mahal dalam pengoperasiannya.

Gambar 2.6 Topologi Mesh

2.6.4.Manfaat Jaringan Komputer

Menurut Dede Sopandi (2006 : 37). Manfaat yang didapat dari membangun jaringan komputer adalah sebagai berikut :

1. Sharing Resources

Sharing resources bertujuan agar seluruh program, peralatan/peripheral lainnya dapat dimanfaatkan oleh setiap orang yang ada pada jaringan komputer tanpa terpengaruh oleh lokasi maupun pengaruh dari pemakai.

2. Media Komunikasi

Jaringan komputer memungkinkan terjadinya komunikasi antara pengguna, baik untuk teleconference maupun untuk mengirim pesan/informasi yang penting lainnya.

3. Integrasi Data

Pembangunan jaringan komputer dapat mencegah ketergantungan pada komputer pusat. Setiap proses data tidak harus dilakukan 1 komputer saja, melainkan dapat didistribusikan ketempat lainnya oleh sebab inilah maka dapat terbentuk data yang terintegrasi sehingga dengan demikian memudahkan pemakai untuk memperoleh dan mengolah informasi setiap saat.

4. Pengembangan dan Pemeliharaan

Dengan adanya jaringan komputer ini, maka perkembangan peralatan dapat dilakukan dengan mudah dan menghemat biaya, jaringan komputer bisa memudahkan pemakai dalam merawat harddisk dan

peralatan lainnya. 5. Keamanan Data

Sistem jaringan komputer memberikan perlindungan terhadap data jaminan keamanan. Data tersebut diberikan melalui pengaturan hak akses para pemakai dan password, serta teknik perlindungan terhadap harddisk sehingga data mendapatkan perlindungan yang efektif.

6. Sumber Daya Lebih Efisien dan Informasi Terkini

Dengan adanya pemakaian sumber daya secara bersama-sama maka pemakai bisa mendapatkan hasil dengan maksimal dan kualitas yang tinggi. Selain itu data atau informasi yang diakses selalu terbaru, karena setiap ada perubahan yang terjadi dapat secara langsung diketahui oleh pemakai.

2.7. Definisi Client Server

Menurut Dede Sopandi (2006 : 1). Transmisi data berarti pengiriman data antara dua komputer, atau antara sebuah komputer dengan terminal. CCITT(Consultative Cimmittee International Tlephony dan Tegraphy), yang sekarang dikenal ITU-T(International Telecommunications Union Telephony), menyebut terminal sebagai piranti terminal data(data terminal equipment=DTE).

Client adalah setiap komponen dari sebuah sistem yang meminta layanan atau sumber daya (resources) dari komponen sistem lainnya. Server adalah setiap komponen sistem yang menyediakan layanan atau sumber daya ke komponen sistem lainnya. Sistem client/server dirancang untuk memisahkan layanan basis

data dari client, dengan penghubungnya dengan menggunakan jalur komunikasi data. Layanan basisdata diimplementasikan pada sebuah komputer yang berdaya guna, yang memungkinkan manajemen tersentralisasi, keamanan dan berbagi sumber daya. http://www.wimpermana.web.ugm.ac.id/jaringan-client-server/18 April 2009.

Client-Server adalah arsitektur jaringan yang memisahkan client (biasanya aplikasi yang menggunakan GUI) dengan server. Masing-masing client dapat meminta data atau informasi dari server.

2.8. Perangkat Lunak Pendukung

Yaitu perangkat lunak yang akan digunakan untuk membangun maupun melakukan pengembangan suatu aplikasi sistem informasi.

2.8.1.Microsoft Visual Basic 6.0

Menurut Andri Koniyo (2007 : 145). Microsoft Visual Basic 6.0 merupakan Bahasa pemograman yang cukup popular dan mudah untuk di pelajari. Anda dapat membuat program dengan aplikasi GUI (Graphical User Interface), atau program yang memungkinkan penggunaan komputer dapat berkominikasi menggunakan media grafik atau gambar dengan komputer tersebut. Microsoft Visual Basic 6.0 menyediakan fasilitas yang memungkinkan anda menyusun sebuah program dengan memasang objek- objek grafis dalam sebuah form. Visual Basic 6.0 berawal dari Bahasa pemrograman BASIC (Beginners Allpurpose Symbiloc Instruction Code). Karena Bahasa BASIC cukup mudah dipelajari dan popular, maka hampir setiap programmer menguasai Bahasa ini. Pada tahun 1980-an, sistem operasi DOS cukup popular di kalangan pengguna PC karena

didalamnya disertai Bahasa BASIC yang dikenal dengan QBASIC (Quick Basic). Sistem tersebut sekarang sudah jarang digunakan. Di era windows, mocrosoft menciptakan Visual Basic yang terus mengalami penyempurnaan hingga Visual Basic 6.0.

2.8.2.Microsoft SQL Server 2000

Menurut Andri Koniyo (2007 : 145). Microsoft SQL Server 2000 adalah perangkat lunak relational database management sistem (RDBMS) yang didesain untuk melakukan proses manipulasi database berukuran besar dengan berbagai fasilitas. SQL server 2000 mempunyai fungsi utama untuk memproses query dan transaksi database yang diberikan oleh aplikasi client dengan perfomansi yang baik. Microsoft SQL Server sendiri memiliki beberapa versi, Masing masing versi memiliki perbedaan dalam hal maksimum ukuran database, RAM, jumlah koneksi, serta berbagai feature lanjutan. Versi Personal, Developer, dan Desktop dapat diinstall di OS Desktop seperti Windows 2000 Professioanal dan Xp, sedangkan versi Enterprise dan Standard hanya dapat diinstal di Windows 2000/2003 Server serta NT Server. Versi Windows CE biasa digunakan untuk PDA dan Pocket PC.

Dengan Microsoft SQL Server 2000, database bukanlah sebuah file tetapi merupakan sebuah konsep logis yang berisi sekumpulan objek-objek yang berhubungan. Objek-objek dalam sebuah database adalah sebagai berikut :

1. Database

menyimpan data, dan mengakses data. 2. Table

Objek yang berisi tipe-tipe data dan data mentah. 3. Kolom

Sebuah tanel berisi kolom-kolom untuk menampung data. Kolom mempunyai sebuah tipe dan nama yang unik.

4. Tipe data

Sebuah kolom mempunyai sebuah tipe data. Tipe-tipe yang dapat dipilih adalah karakter, numeric, tanggal, Boolean dan lain-lain.

5. Stored procedure

Merupakan perintah-perintah SQL yang membentuk makro. Dengan menjalankan stored prosedure berarti menjalankan perintah-perintah SQL di dalam sebuah procedure.

6. Trigger

Stored procedure yang diaktifkan pada saat data ditambahkan, diubah, atau dihapus dari database. Trigger dipakai untuk menjamin aturan integrasi di dalam database.

7. Rule

Diberlakukan pada kolom sehingga data yang dimasukan harus sesuai dengan aturan.

8. Primary key

Menjamin setiap baris data unik, dapat dibedakan dari data yang lain. 9. Foreign key

Kolom-kolom yang mengacu primary key pada table lain. Primary key dan foreign key dipakai untuk menghubungkan sebuah data dengan tabel lain.

10.Konstrain

Mekanisme integritas data yang berbasis server dan diimplementasikan oleh sistem.

11.Default

Dinyatakan pada field (kolom) sehingga jika kolom tersebut tidak diisi data, maka diisi dengan nilai default.

12.View

Query yang memakai beberapa tabel, dan disimpan di dalam database. View dapat memilih beberapa kolom dari sebuah tabel atau menghubungkan beberapa tabel. View daapt dipakai untuk menjaga keamanan data.

13.Index

Membantu mengorganisasikan data sehingga query menjadi lebih cepat. 14.Fungsi

Kumpulan perintah yang mengandung input atau tidak menggunakan input baik satu atau lebih dari satu dan mengeluarkan nilai baik berupa skalar maupun tabular (berbentuk tabel).

BAB III

OBJEK DAN METODE PENELITIAN

3.1. Objek Penelitian

Tempat yang dijadikan penulis sebagai objek penelitian yakni sebuah perusahaan di bidang penyedia dan jasa pelayanan produk Apple . Untuk melihat lebih jelas gambaran mengenai objek penelitian tepatnya di CV. Bintang Retailindo (ZOOM) bagian Customer Service, maka penulis membahas mengenai sejarah, visi dan misi sekolah, struktur organisasi dan deskripsi pekerjaan dari Zoom .

3.1.1. Sejarah Singkat Perusahaan

CV. Bintang Retailindo merupakan perusahaan yang berdiri di Bandung pada 27 Januari 2008, perusahaan ini merupakan anak perusahaan PT. Padang Digital yang berpusat di Jakarta, perusahaan ini bergerak pada bidang retail produk dan jasa. Pada perkembanganya, bentuk fisik dari perusahaan ini adalah sebuah Store yang diberi nama ZOOM APR. Zoom merupakan Apple Premium Reseller pertama di Bandung. Sebagai perusahaan yang menjual unit dan jasa produk Apple, dalam perkembangannya perusahaan ini terus mengalami peningkatan, karena selain menjual produk apple juga menyediakan layanan After sales atau selanjutnya disebut Apple Authorized service Provider.

Zoom beralamatkan di Paris Van Java , Ground Floor C#02 Jl. Sukajadi no 137-139 Bandung, dan sampai sekarang memiliki karyawan yang berjumlah 38 orang. Dengan semakin berkembangnya pasar terutama dalam bidang komputerisasi, manajemen dituntuk untuk selalu memenangkan persaingan dengan beberapa strategi yang dimiliki, hal ini ditujukan untuk memenuhi kebutuhan konsumen yang semakin beragam dan berkembang . Tujuan utama dari perusahaan ini selain berorientasi pada laba juga dituntut untuk selalu meningkatkan layanan service dan pengetahuan tentang produk Apple.

3.1.2. Visi dan Misi Perusahaan

ZOOM menawarkan pengalaman kepada pelanggan tentang gaya hidup one-stop shopping digital produk Apple. Pelanggan dapat menikmati pengalaman belanja yang interaktif di mana mereka didorong untuk menyentuh, merasakan dan menguji berbagai produk terbaru Apple.

Sebagai salah satu Apple Training Center yang resmi di Indonesia, ZOOM menyediakan pelatihan dan pembinaan untuk produk software Apple. Selain itu sebagai Apple Authorised Service Provider, ZOOM menyediakan dukungan yang sangat baik terhadap layanan aftersales, di mana dukungan dan bimbingan bagi pengguna produk Apple bisa diperoleh.

3.1.3. Struktur Organisasi Perusahaan

Berikut adalah struktur organisasi dari ZOOM APR:

3.1.4. Deskripsi Tugas

Fungsi – fungsi bagian dalam struktur organisasi ZOOM APR adalah sebagai berikut :

1. Bagian manajemen (manager pusat dan manager operasional)

Fungsi dari bagian manajemen terhadap sistem adalah sebagai berikut: a. Pusat pengendali keputusan

b. Review dan Control organisai

c. Development & maintanace organisasi d. Organization analysis

e. Bussines planning 2. Bagian Personalia

Proses yang dijalankan oleh bagian personalia adalah: a. Recruitment karyawan

b. Proses penggajian c. Sales administration d. Schedule

e. Penetapan komisi / bonus

3. Bagian Accounting (staff accounting dan purchasing) Proses yang dilakukan oleh bagian Accounting antara lain :

a. Pengelolaan kerjasama bank dan distributor b. Cost control & balancing

c. Purchasing d. Entry barang

e. Pengelolaan request barang

4. Bagian Marketing (supervisor dan sales)

Proses yang dilakukan oleh bagian Marketing antara lain : a. Proses Penjualan

b. Proses Transaksi

c. Rencana Request barang

d. Penerimaan dan pengriman barang e. Promotion

5. Bagian Service (teknisi,trainner dan cust.service) Proses yang dilakukan oleh bagian Service antara lain :

a. Penerimaan, pengecekan barang service b. Pengadaan sparepart

c. Pembuatan SO (Service Order) d. Training member

3.2. Metode Penelitian

Metode penelitian adalah suatu teknis atau cara mencari, memperoleh, mengumpulkan atau mencatat data, baik data primer maupun data sekunder yang digunakan untuk keperluan menyusun suatu karya ilmiah dan kemudian menganalisa faktor-faktor yang berhubungan dengan pokok-pokok permasalahan sehingga akan terdapat suatu kebenaran data-data yang akan diperoleh. Pengertian metode penelitian yang dikemukakan oleh Sujoko, Stevanus dan Yuliawati (2009:7)adalah sebagai berikut: ”Metode penelitian adalah strategi dalam

melakukan penelitian termasuk tahapan-tahapan yang dilakukan dalam melakukan penelitian”. Adapun pengertian mengenai metode deskriptif menurut Sugiyono (2004:29) adalah : ”Metode deskriptif adalah metode yang berfungsi untuk mendeskripsikan atau memberi gambaran terhadap objek yang diteliti melalui data atau sampel yang telah terkumpul sebagaimana adanya, tanpa melakukan analisis dan membuat kesimpulan yang berlaku untuk umum.”

3.2.1. Desain Penelitian

Desain penelitian merupakan rancangan penelitian yang digunakan sebagai pedoman dalam melakukan proses penelitian. Desain penelitian akan berguna bagi semua pihak yang terlibat dalam proses penelitian, karena langkah dalam melakukan penelitian mengaju kepada desain penelitian yang telah dibuat.

Pengertian desain penelitian yang telah dikemukakan oleh Sekaran (2003:118)menyatakan bahwa “Desain Penelitian adalah suatu rencana penelaahan atau penelitian secara ilmiah dalam rangka menjawab pertanyaan peneltian atau identifikasi masalah”.

Menurut Sugiyono (2004:18), proses penelitian dapat disimpulakan sebagai berikut:

Proses penelitian terdiri atas :

1. Sumber Masalah 2. Rumusan Masalah

4. Metode Penelitian

5. Menyusun Instrument Penelitian 6. Kesimpulan.”

Berdasarkan proses penelitian yang dijelaskan diatas, maka desain pada penelitian ini dijelaskan sebagai berikut:

1. Sumber Masalah

Peneliti menentukan masalah-masalah sebagai fenomena untuk dasar penelitian.

2. Perumusan Masalah

Rumusan masalah merupakan suatu pertanyaan yang akan dicari jawabanya melalui pengumpulan data. Proses penemuan masalah merupakan tahap penelitian yang paling sulit karena tujuan penelitian ini adalah menjawab masalah penelitian sehingga suatu penelitian tidak dapat dilakukan dengan baik jika masalahnya tidak dirumuskan secara jelas. Rumusan masalah atau pertanyaan penelitian akan mempengaruhi pelaksanaan tahap selanjutnya didalam tahap penelitian. Pada penelitian ini masalah-masalah dirumuskan melalui suatu pertanyaan, yang akan diuji dengan cara menguiji hipotesis.

3. Konsep dan teori yang relevan dan penemuan yang relevan

Untuk menjawab rumusan masalah yang sifatnya sementara (hipotesis) maka, peneliti dapat membaca referensi teoritis yang relevan dengan masalah dan berfikir. Selain itu penemuan penelitian sebelumnya yang relevan juga dapat digunakan sebagai bahan untuk memberikan jawaban smentara terhadap

masalah penelitian (hipotesis). Telaah teoritis mempunyai tujuan untuk menyusun kerangka toritis yang menjadi dasar untuk menjawab masalah atau petanyaan penelitian yang merupakan tahap penelitian dengan menguji terpenuhinya kriteria pengetahuan yang rasional.

4. Metode Penelitian

Untuk menguji hipotesis tersebut peneliti dapat memilih metode penelitian yang sesuai, pertimbangan ideal untuk memilih metode itu adalah tingkat ketelitian data yang diharapkan dan konsisten yang dikehendaki. Sedangkan pertimbangan praktis adalah tersedianya dana, waktu, dan kemudahan yang lain. Pada penelitian ini metode penelitian yang digunakan adalah metode deskriptif.

5. Menyusun Instrument Penelitian

Setelah metode penelitian yang sesuai dipilih, maka peneliti dapat menyusun instrument penelitian. Instrument penelitian ini digunakan sebagai alat pengumpul data. Instrument pada penelitian ini yaitu human instrument (peneliti sebagai instrumen), untuk melakukan wawancara secara langsung atau observasi. Selain melakukan wawancara langsung, instrumen yang digunakan adalah buku catatan mengenai kebijakan-kebijakan perusahaan. Setelah data terkumpul maka selanjutnya dianalisis untuk menjawab rumusan masalah.

6. Kesimpulan

Kesimpulan adalah langkah terakhir dari suatu periode penelitian yang berupa jawaban terhadap rumusan masalah dengan menekankan pada pemecahan masalah berupa informasi mengenai solusi masalah yang bermanfaat sebagai dasar untuk pembuatan keputusan.

3.2.2. Jenis dan Metode Pengumpulan Data

Jenis dan metode yang di gunakan untuk pengumpulan data dalam penelitian ini dilakukan dengan cara:

3.2.2.1. Sumber Data Primer

Jenis sumber data primer yang dipakai dalam penelitian ini adalah dengan wawancara, wawancara dilakukan terhadap beberapa pihak yang berhubungan dengan Sistem Informasi ini , antara lain :

1. Bagian customer service

Bagian customer service merupakan penerima pertama produk dari customer. Wawancara dengan customer service akan menghasilkan data-data tentang apa saja yang akan dilakukan Dan dibutuhkan ketika seorang customer membawa produknya untuk diservice, misalnya data-data produk, data customer, data kerusakan, status waranty.

2. Bagian Teknisi

Wawancara dengan teknisi akan menghasilkan data-data tentang status produk yang diservice, alur dari tindakan yang dilakukan terhadap produk dll.

3. Customer

Wawancara dengan customer adalah proses untuk mengetahui sejauh mana kepuasan pelanggan terhadap pelayanan yang deberikan, prosedur yang dilakukan Dan pelayanan terhadap tindakan yang dilakukan melalui sistem customer service order yang sudah berjalan

3.2.2.2. Sumber Data Sekunder

Sumber data sekunder yaitu berupa dokumentasi – dokumentasi yang dihasilkan oleh system Customer service order yang sedang berjalan sekarang. Misalnya form service order, document packing list, document defective module return dan laporan-laporan dari sistem yang sedang berjalan.

3.2.3. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem

Metode pendekatan/pengembangan sistem merupakan suatu metode yang akan digunakan dalam melakukan perancangan sistem informasi.

3.2.3.1. Metode Pendekatan Sistem

Metode pendekatan sistem yang akan digunakan oleh penulis adalah metode pendekatan analisis dan perancangan terstruktur. Dalam metode ini terdapat :

• Flow Map

• Diagram Konteks

• Data Flow Diagram (DFD)

• Entity Relationship Diagram (ERD) • Kamus Data

• Normalisasi File • Tabel Relasi

3.2.3.2. Metode Pengembangan Sistem

Metode pengembangan sistem terdiri dari sederetan kegiatan yang dapat dikelompokkan menjadi beberapa tahapan yang dapat membantu kita dalam mengembangkan sebuah sistem.

Dalam pengembanganya Sistem Informasi CSO menggunakan pemodelan waterfall atau air terjun (waterfall). Karena kebutuhan akan sistem informasi sudah pasti atau jelas kebutuhannya, sehingga digunakan model waterfall agar sistem dapat dapat diselesaikan dengan standar waktu yang jelas/pasti dan kebutuhan informasi yang sesuai dengan user.

Salah satu metode perancangan sebuah sistem adalah model waterfall. Menurut Ian Sommerville (2003 :23) Model waterfall adalah proses pegembangan perangkat lunak dengan tahap-tahap utama dari model ini memetakan kegiatan-kegiatan pengembangan dasar yaitu :

• Analisis dan definisi persyaratan. Pelayanan, batasan dan tujuan sistem ditentukan melalui konsultasi dengan pengguna sistem. Persyaratan ini kemudian didefinisikan secara rinci dan berfungsi sebagai spesifikasi sistem. • Perancangan sistem perangkat lunak. Proses perancangan sistem membagi

persyaratan dalam sistem perangkat keras atau perangkat lunak. Kegiatan ini menentukan arsitektur sistem secara keseluruhan. Perancangan perangkat lunak melibatkan identifiaksi dan deskripsi abstraksi sistem perangkat lunak yang mendasar dan hubungan-hubungannya.

• Implementasi dan pengujian unit. Pada tahap ini , perancangan perangkat lunak direalisasikan sebagai serangkaian program atau unit program. Pengujian unit melibatkan verifikasi bahwa setiap unit telah memenuhi spesifikasinya.

• Integrasi dan pengujian sistem. Unit program atau program individual diintergrasikan dan diuji sebagai sistem yang lengkap untuk menjamin bahwa persyaratan sistem telah dipenuhi. Setelah pengujian sistem, perangkat lunak dikirim kepada pelanggan.

• Operasi dan pemeliharaan. Ini merupakan suatu fase siklus hidup yang paling lama. Sistem diistal dan dipakai. Pemeliharaan mencakup koreksi dari berbagai error yang tidak ditemukan pada tahap-tahap terdahulu, perbaikan atas implementasi unit sistem dan pengembangan pelayanan sistem, sementara persyaratan-persyaratan baru ditambahkan.

Berikut adalah gambar siklus hidup perangkat lunak yang digunakan sebagai metoda dalam pembangunan sistem informasi.

Analisis

Perancangan

Implementasi

Integrasi dan pengujian

Operasi dan pemeliharaan

Gambar 3.2 Model Waterfall Sumber : Ian Sommerville (2003:24)

3.2.3.3. Alat Bantu Analisis dan Perancangan

Penggunaan model diperlukan untuk menggambarkan sistem dan lingkungannya. Kegunaan model dalam pengembangan sistem antara lain : Andri Kristanto (2006 :67)

• Merupakan alat komunikasi antar sesama analis / perancang atau antara analis/perancang dengan user

• Dapat dipergunakan untuk menguji seberapa jauh apresiasi analis/ perancang terhadap sistem yang akan dibangun serta kebutuhan yang ada • Dapat dipergunakan untuk menguji hasil rancangan tanpa menempuh

• Dapat membantu memfokuskan perhatian pada salah satu aspek atau komponen sistem, akan tetapi dapat pula memperlihatkan kaitan antar aspek tersebut

• Merupakan basis pembuatan dan pemakaian "automated tools".

Alat bantu analisis yang digunakan penulis dalam menyelesaikan penelitian ini adalah sebagai berikut :

1. Flow Map

Flowmap adalah campuran peta dan flow chart, yang menunjukkan pergerakan benda dari satu lokasi ke lokasi lain, seperti jumlah orang dalam migrasi, jumlah barang yang diperdagangkan, atau jumlah paket dalam jaringan. Flowmapmenolong analis dan programmer untuk memecahkan masalah kedalam segmen-segmen yang lebih kecil dan menolong dalam menganalisis alternatif-alternatif lain dalam pengoperasian. (http://mugi.or.id/blogs/yandi_tubagus/archive/ 11 April).

2. Diagram Kontek

Context Diagram merupakan kejadian tersendiri dari suatu diagram alir data. Dimana satu lingkaran merepresentasikan seluruh sistem. Context Diagram ini harus berupa suatu pandangan, yang mencakup masukan-masukan dasar, sistem-sistem dan keluaran. (http://dhamidin.files.wordpress.com/2008/01)

data dan hanya memuat satu proses, menunjukkan sistem secara keseluruhan. Proses tersebut diberi nomor nol. Semua entitas eksternal yang ditunjukkan pada diagram konteks berikut aliran data-aliran data utama menuju dan dari sistem. Diagram tersebut tidak memuat penyimpanan data dan tampak sederhana untuk diciptakan, begitu entitas-entitas eksternal serta aliran data-aliran daa menuju dan dari sistem diketahui penganalisis dari wawancara dengan user dan sebagai hasil analisis dokumen. Context diagram menggarisbawahi sejumlah karakteristik penting dari suatu sistem:

• Kelompok pemakai, organisasi, atau sistem lain dimana sistem

kita melakukan komunikasi yang disebut juga sebagai terminator.

• Data dimana sistem kita menerima dari lingkungan dan harus diproses dengan cara tertentu.

• Data yang dihasilkan sistem kita dan diberikan ke dunia luar.

• Penyimpanan data yang digunakan secara bersama antara

sistem kita dengan terminator.Data ini dibuat oleh sistem dan digunakan oleh lingkungan atau sebaliknya,, dibuat olehlingkungan dan digunakan oleh sistem kita.

• Batasan antara sistem kita dan lingkungan.

Context Diagram dimulai dengan penggambaran terminator, aliran data, aliran kontrol penyimpanan, dasn proses tunggal yang menunjukkan keseluruhan sistem. Bagian termudah adalah menetapkan

proses (yang hanya terdiri dari satu lingkaran) dan diberi nama yang mewakili sistem. Nama dalam hal ini dapat menjelaskan proses atau pekerjaan atau dalam kasus ekstrim berupa nama perusahaan yang dalam hal ini mewakili proses yang dilakukan keseluruhan organisasi.

Terminator ditunjukkan dalam bentuk persegi panjang dan berkomunikasi langsung denga ns istem melalui aliran data atau penyimpanan eksternal Antar terminator tidak diperbolehkan komunikasi langsung. Pada kenyataannya hubungan antar terminator dilakukan, tetapi secara definitif karena terminator adalah bagian dari lingkungan, maka tidak relevan jika dibahas dalam context diagram.

3. Data Flow Diagram

DFD merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dgn konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program. (http://mugi.or.id/blogs/yandi_tubagus/archive/ 11 April).

Terminator / Entitas Luar Adalah Entitas diluar sistem yang berkomunikasi / berhubungan langsung dengan sistem.

Terdapat 2 jenis Terminator :

1. Terminator Sumber

Merupakan Terminator yang menjadi sumber 2. Terminator Tujuan

Merupakan Terminator yang menjadi tujuan data / informasi sistem

Komponen proses menggambarkan transformasi input menjadi output. Penamaan proses disesuaikan dgn proses/kegiatan yang sedang dilakukan.

Komponen Data Store ini digunakan untuk membuat model sekumpulan paket data dan diberi nama dgn kata benda bersifat jamak. Data store dapat berupa file/database yang tersimpan dalam disket, harddisk atau bersifat manual seperti buku alamat, file folder. yang perlu diperhatikan tentang data store :

1. Alur data dari proses menuju data store, hal ini berarti data store berfungsi sebagai tujuan/tempat penyimpanan fari suatu proses (proses write).

2. Alur data dari data store ke proses, hal ini berarti data store berfungsi sbg sumber/proses memerlukan data (proses read).

3. Alur data dari proses menuju data store dan sebaliknya berarti berfungsi sbg sumber dan tujuan.

4. Kamus Data

Dalam (Http://karmila.staff.gunadarma.ac.id) Kamus Data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data selain digunakan untuk dokumentasi dan mengurangi redudansi, juga dapat digunakan untuk: 1. Memvalidasi diagram aliran data dalam hal kelengkapan dan

keakuratan

2. Menyediakan suatu titik awal untuk mengembangkan layar dan laporan-laporan

3. Menentukan muatan data yang disimpan dalam file-file

4. Mengembangkan logika untuk proses-proses diagram aliran data Sedangkan komponen basis data adalah sebagai berikut :

1. Nama arus data

karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir

2. Alias

alias atau nama lain dari data dapat dituliskan bila nama lain ini ada.

3. Bentuk data,

bentuk dari data yang mengalir dapat berupa: dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan komputer, laporan tercetak, tampilan di layar monitor, variabel, parameter, field.

4. Arus data

arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan ke mana data akan menuju.

5. Penjelasan,

penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data.

6. Periode

periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus Data

7. Volume, volume yang perlu dicatat di Kamus Data adalah tentang

volume rata-rata dan volume puncak dari arus daa.

8. Struktur data, struktur data menunjukkan arus data yang dicatat di Kamus Data terdiri dari item- item data apa saja.

5. Perancangan Basis Data

a. Normalisasi

Normalisasi merupakan cara atau proses untuk mengidentifikasi tabel kelompok atribut yang memiliki ketergantungan yang sangat tinggi antara satu atribut dengan atribut lainnya. (http-/ilmukomputer.org/2008/11/25/).

Bentuk-bentuk dari proses normalisasi adalah sebagai berikut :

1. Bentuk Tidak Normal

Tabel dalam bentuk tidak normal atau yang belum ternormalisasi adalah tabel yang memiliki atribut yang berulang.

2. Bentuk Normal Pertama (1NF) Pada tahap ini dilakukan penghilangan beberapa group elemen yang berulang agar menjadi

satu harga tunggal yang berinteraksi di antara setiap baris pada suatu tabel, dan setiap atribut harus mempunyai nilai data.

3. Bentuk Normal Kedua (2NF) Pada tahap normal kedua haruslah sudah ditentukan primary keynya. Primary key tersebut haruslah lebih sederhana, lebih unik, dapat mewakili atribut lain yang menjadi anggotanya, dan lebihsering digunakan pada tabel / relasi tersebut.

4. Bentuk Normal Ketiga (3NF)

Aturan normalisasi ketiga berbunyi bahwa relasi haruslah dalam bentuk normal kedua dan tidak boleh ada ketergantungan antara field-field non-kunci (ketergantungan transitif). Dengan kata lain, setiap atribu bukan kunci haruslah bergantung pada kunci utama.

b. Tabel Relasi

Merupakan hubungan yang terjadi pada suatu tabel dengan tabel yang lainnya, yang berfungsi untuk mengatur operasi suatu database. Hubungan yang dapat dibentuk dapat mencakupi 3 (tiga)

macam hubungan yaitu ;

(http://deckynoviar.files.wordpress.com/2008/04) a. One-To-One (1 – 1)

Mempunyai pengertian “Setiap baris data pada tabel pertama dihubungkan hanya ke satu baris data pada tabel ke dua”.

b. One-To-Many (1 – n)

Mempunyai pengertian “Setiap baris data dari tabel pertama dapat dihubungkan ke satu baris atau lebih data pada tabel ke dua “.

c. Many-To-Many (n-n)

Mempunyai pengertian “Satu baris atau lebih data pada tabel pertama bisa dihubungkan ke satu atau lebih baris data pada tabel ke dua “.

3.1.1. Pengujian Software

Pengujian sangat penting dalam suatu pengembangan perangkat lunak. Pengujian dapat dilakukan dengan berbagai cara dan hasil dari pengujian tersebut nantinya sangat berguna untuk pengembangan perangkat lunak selanjutnya. Adapun teknik pengujian program dibagi menjadi dua, yaitu teknik pengujian perangkat lunak White Box dan teknik pengujian Black Box

3.1.1.1. Pengujian White Box

White box merupakan metode test case yang menggunakan struktur kontrol desain prosedural untuk memperoleh test case. Metode pengujian white box dapat dilakukan test case sebagai berikut :

• rekayasa perangkat lunak dapat memberikan jaminan bahwa semua jalur independent pada suatu modul telah digunakan paling tidak satu kali • menggunakan semua keputusan logis pada sisi true dan false

• mengeksekusi semua loop pada batas operasional

3.1.1.2. Pengujian Black Box

Pengujian black box adalah bentuk pengujian yang memungkinkan perekayasa perangkat lunak mendapatkan serangkaian kondisi input yang sepenuhnya menggunakan semua persyaratan fungsional untuk satu program dan memperhatikan struktur kontrol pada domain informasi. Pengujian dengan metoda black box ini merupakan metode pengujian yang dipakai untuk menguji aplikasi yang dibangun yaitu memperhatikan input dan output yang dihasilkan oleh aplikasi. Masukan dan keluaran yang dilakukan harus sesuai dengan criteria pengujian dan user requiretment

BAB IV

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

4.1. Analisis Sistem yang Berjalan

Pada sub bab ini akan dijelaskan mengenai analisis sistem Informasi Customer Service Order pada CV. Bintang Retailindo. Adapun analisis yang dilakukan meliputi analisis dokumen, analisis prosedur yang sedang berjalan dan evaluasi sistem yang sedang berjalan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada penjabaran berikut .

4.1.1. Analisis Dokumen

Dokumen – dokumen yang di analisis mencakup dokumen : Tabel 4.1 dokumen – dokumen yang digunakan 1. Formulir Service Order

• Deskripsi : formulir untuk mendapatkan data customer, data kerusakan unit

• Fungsi : sebagai data untuk diteruskan ke bagian teknisi sebagai data melakukan diaagnostik unit

• Sumber : Customer • Rangkap: 3

• Distribusi : Customer – Customer Service - Teknisi • Bentuk Dokumen :

• Elemen : No , Nama Perusahaan/Pemilik, Alamat, Telepon, Tgl Terima barang, Tgl Mulai dikerjakan, Tgl Selesai dikerjakan, Garansi Lewat Masa Garansi, Produk/Model, Nomer Seri, Kerusakan yang dilaporkan, Diagnosa Teknisi, Memori, hardisk, ACC yang diterima, No suku cadang, Quantity, Keterangan, Harga, Total, Ongkos Kerja, Jumlah Total, Total Biaya

Keseluruhan, Tanggal unit selesai Diterima, Tanggal unit selesai diserahkan

2 Packing List

• Deskripsi : dokumen yang menunjukkan barang-barang apa yg dikirim untuk diexchange atau data pemesanan part • Sumber : Teknisi

• Rangkap : 2

• Distribusi : Teknisi - GSX

• Frekuensi : Setiap ada pengiriman

• Elemen : SRR NBR, No, Description, P/N, Qty, Return 3 Defective Module Return

• Deskripsi : dokumen yang menunjukkan barang-barang apa yang dikirim dari GSX

• Sumber : GSX • Rangkap : 1

• Distribusi : GSX-Teknisi

• Frekuensi : Setiap ada pengiriman

• Elemen : SRR NBR, Return Order,Repair, Dispatch ID, Part, Part Description, Price

4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang berjalan

Sebelum menganalisis prosedur dari sistem yang ada, harus diketahui terlebih dahulu masalah dan kebutuhan yang ada dalam sistem tersebut sehingga dapat diusulkan pemecahannya dengan cara membuat program aplikasi yang akan menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Prosedur pelayanan terhadap pelanggan yang telah berjalan di AASP ZOOM adalah sebagai berikut :

a) Prosedur Pencatatan data Service Order :

1. Customer Service menerima struk pembelian dari customer.

2. Jika permasalahan / keluhan dapat diselesaikan melalui customer service atau customer tidak ingin saat itu unitnya ditinggal untuk di check oleh teknisi, unit yang akan diservice bisa langsung diberikan dan dibawa pulang oleh customer.

3. Customer service akan mengecek serial number dari unit yang akan diservice melalui sistem GSX (General Service Exchange) secara online untuk menentukan masih / tidaknya berlakunya garansi.

4. Jika Customer bersedia untuk ditinggal unitnya untuk dicek oleh teknisi, Customer service memberikan form Service Order ( 3 rangkap) untuk diisi data-datanya oleh customer.

5. Customer service menerima unit yang akan diservice dan form Service order yang telah diisi 2 rangkap dan 1 lembar dibawa oleh customer untuk pengambilan unit kembali.

6. Customer Service akan menyimpan unit bersama form Service order berdasarkan urutan antrian.

b) Prosedur Diagnostik Unit

1. Teknisi menerima dokumen berupa form Service Order yang diisi berdasarkan unit antrian.

2. Teknisi melakukan diagnostik kemudian menginputkan hasil diagnostik sementara pada Form Service Order

3. FormService Order yang diisi hasil diagnostik diserahkan pada Customer Service untuk diberitahukan hasilnya pada customer

4. Jika customer setuju langkah service dapat dilanjutakan, jika tidak maka customer melakukan pembatalan.

c) Prosedur Order / Exchange unit.

1. Dari hasil form service order akan diketahui apakh unit yang diservice harus order / exchange unit atau hanya quick service.

2. Jika quick service maka langsung ke prosedur pemasangan / penginstalan, jika harus order atau exchange maka dilakukan prosedur order / exchange.

3. Pada order / exchange, teknisi mengirimkan data order ke sistem lain yaitu GSX (General Service Exchange) melalui email, jika telah disetujui

maka dokumen packing list dikiram bersama unit yang akan di order / exchange.

d) Prosedur Verifikasi Penerimaan Barang

1. Teknisi menerima dokumen Defective Module Return (DMR) bersamaan dengan datangnya unit.

2. Teknisi memeriksa apakah unit yang dikirim sesuai dengan data order, jika sesuai akan dilanjutkan ke prosedur pemasangan / instalasi, jika belum sesuai atau kurang teknisi membuat data order ulang.

3. DMR diserahkan kepada bagian finance, jika ada unit yang berbayar(untuk customer non garansi), bagian finance akan menentukan harga unit.

e) Prosedur Pemasangan / Instalasi Unit

1. Unit yang telah datang atau service berupa quick service dipasang dan atau diinstal

2. Dokumen Service order hasil diagnostik diserahkan pada bagian Quality Control

3. Jika QC berhasil dokumen Service Order dikembalikan kepada teknisi. f) Prosedur Transaksi

1. Teknisi mengisi dokumen Service order dengan rinciaan suku cadang beserta harganya (jika order dan tidak garansi ), ongkos kerja (jika garansi tetapi kesalahan customer) dan total biaya ( jika terkena biaya). 2. Teknisi menandatangani form service order yang sudah lengkap.

g) Prosedur Pengembalian unit service

1. Teknisi menyerahkan form service order yang sudah ditandatangani ke Customer Service.

2. Customer Service Menghubungi Customer. 3. Customer datang membawa Form Service Order 4. Customer Service Mencocokkan nomer Service Order

5. Customer menandatangani pengembalian Barang kemudian membayar jika terkena biaya dan menerima invoice pembayaran.

6. Bagian Customer Service menyerahkan 1 lembar Form Service Order ke bagian finance dan 1 lembar Form Service Order Lainya untuk disimpan sebagai report bulanan.

4.1.2.1. Flow Map

Berikut adalah gambaran dari Flow Map Sistem yang sedang berjalan : 4.1.2.1.1. Flow Map Sistem Customer Service Order

Keterangan Arsip :

B Arsip Form Service Order yang sudah selesai

A Arsip Service Order Berdasarkan antrian

4.1.2.2. Diagram Kontek

Berikut ini adalah diagram konteks dari Sistem yang sedang berjalan :

4.1.2.3. Data Flow Diagram

Berikut ini adalah data flow diagram yang sedang berjalan :

4.1.3. Evaluasi Sistem yang sedang berjalan

Setelah melewati beberapa tahapan analisa terhadap sistem informasi yang sedang berjalan di CV. Bintang Retailindo, maka dapat diketahui kelemahan-kelemahan yang terjadi pada sistem, kelemahan-kelemahan-kelemahan-kelemahan tersebut di gambarkan dalam tabel berikut ini.

Tabel 4.2. Evaluasi Sistem Yang Berjalan

No Masalah Rencana Pemecahan

1 Adanya keterbatasan media penyimpanan data-data customer yang melakukan service untuk jangka waktu yang lama, adanya penumpukan berkas dikhawatirkan akan terjadi kerusakan dan kehilangan data.

Dibuat sistem pengelolaan data yang menggunakan database sebagai media penyimpanannya.

2 Kesulitan dalam pencarian data berupa tumpukan arsip customer untuk digunakan kembali sebagai histori atau ketika pembuatan laporan

dibuat aplikasi yang dapat mencari data secara otomatis yang diambil dengan mengakses database

perbulan.

3 Kurangnya manajemen keamanan atau hak akses terhadap data-data yang ada

pembuatan sistem yang menjamin keamana data dengan di fasilitasi login user untuk hak akses

4 Belum adanya system yang menjadi komunikasi antara bagian - bagian service dan bagian lainya secara terkomputerisasi.

pembuatan sistem dengan komputerisasi dan memiliki jaringan client server, sehingg bisa diakses langsung oleh beberapa user

5 tidak diketahui histori atau status pengerjaan unit, hanya diketahu selesai dan belum selesai

Di buat sistem pengelolaan data dimana status prosesnya jelas, sedang diagnostik, sedang order atau sedang dalam pengerjaan.

6 Pembuatan laporan harus membuka kembali kertas service order yang sudah menumpuk dan diarsipkan

Di buat sistem pembuatan laporan yang dapat melakukan pembuatan laporan secara otomatis.

4.2. Perancangan Sistem

Setelah melakukan evaluasi terhadap sistem yang berjalan, tahap selanjutnya yang dilakukan adalah membuat perancangan sistem yang diajukan dengan menggambarkan model baru yang akan dibuat.

4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem

Tujuan dari perancangan sistem adalah untuk menghasilkan perangkat lunak yang mampu mengatasi masalah pada sistem yang berjalan sesuai hasil evaluasi, diantaranya adalah :

1. Penyediaan database yang terorganisir secara komputerisasi untuk menyimpan data customer dan produk yang diservice

2. Mempercepat pencarian data customer , tanpa harus mencari tumpukan kertas service order

3. Membantu customer untuk mengetahui progress dan status pengerjaan produk yang diservice oleh bagian teknisi

4. Penyimpanan dan mengorganisasi histori dari sebuah unit / produk ynag diservice

5. Memberikan kemudahan akses data customer service order antara satu bagian dengan bagian yang lainnya.

6. Mempermudah pengerjaan laporan-laporan yang berhubungan dengan Customer Service Order tanpa membuka kembali data-data yang telah diarsipkan

  139 

membayar, atau dengan sistem GSX (General service Exchange) untuk mengetahui masa garansi sebuah unit.

2. Dibuatkan sebuah sistem yang dalam 1 fom service order dapat menangani lebih dari 1 unit service, kemudian jika ada pergantian / exchange unit dapat merekam histori pergantian serial number yang baru ( pergantian menimbulkan perbedaan serial dengan box item).

3. DIbuatkan sebuah sistem dimana status / report service order dapat diterima dengan langsung terhubung melalui email atau melalui sms kepada customer.

Demikian saran-saran yang penulis ajukan, mudah-mudahan dengan saran tersebut Sistem Informasi Penanganan Customer Service pada CV. Bintang Retailindo dapat diimplementasikan dengan baik dan sesuai dengan yang diharapkan.

SISTEM INFORMASI CUSTOMER SERVICE ORDER (CSO)

PADA CV. BINTANG RETAILINDO ( ZOOM )

SKRIPSI

Diajukan sebagai salah satu syarat Kelulusan pada Program Studi Sistem Informasi Jenjan Sarjana Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer

Oleh :

Denta Vega Novarina 10509787

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

2011

DAFTAR PUSTAKA

Al-Bahra Bin Ladjamudin. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Graha Ilmu. Yogyakarta.

Andi Kristanto. 2008. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Gava Media. Yogyakarta.

Evangelos Petroutsos. 2002. Menguasai Pemrograman Database Dengan Visual Basic 6.0. Elex Media Komputindo. Jakarta.

Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur, Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Andi. Yogyakarta.

Jonathan Sarwono. 2006. Metode Penelitian Kuantitatif dan Kualitatif. Graha Ilmu. Yogyakarta.

Konyo. Andri. 2007 Membuat Aplikasi Database SQL Server dengan Visual Basic 6.0 Gava Media, Yogyakarta .

MADCOMS. 2003. Aplikasi Database Visual Basic 6.0 .Andi Yogyakarta. Yogyakarta.

Raymond Mcleod, Jr. and George P. Schell. 2007. Management Information Systems. PEARSON Education. New Jersey.

Wahana Komputer. 2005. Pemrograman Visual Basic 6.0. Andi Offset. Yogyakarta.

http://www.Klik-Kanan.com/ What You Can Do With Sql Server / 24 November 2009

iii

KATA PENGANTAR

Bismillah, Alhamdulillah puji syukur bagi Allah SWT yang telah memberikan kita nikmat Iman dan Islam serta kita selalu berpegang teguh kepada syariat-Nya. Shalawat dan Salam tetap tersurah kepada junjungan kita Rasulullah SAW yang telah membawa umatnya dari gelap gulita menuju cahaya, kepada keluarganya yang suci dan kepada sahabat-sahabatnya yang terpilih. Sehingga penulis dapat menyelesaikan Skripsi ini dengan judul “ SISTEM INFORMASI CUSTOMER SERVICE ORDER (CSO) PADA CV. BINTANG RETAILINDO (ZOOM)”.

Terbatasnya kemampuan yang dimiliki penulis menyebabkan tidak sempurnanya isi dari skripsi ini dan mungkin pula terdapat kekeliruan-kekeliruan yang terselip didalamnya akan hal itu maka korelasi serta saran-saran dari pihak yang telah ahli dan lebih mengetahui masalah ini merupakan bantuan yang tidak ternilai harganya.

Pada kesempatan ini, perkenankan penulis menyampaikan terimakasih dan hormat serta penghargaan yang setinggi-tingginya atas bantuan dan dorongan yang telah penulis terima sejak melakukan praktek kerja lapangan sampai pembuatan laporan Skripsi ini. Adapun ucapan terimakasih penulis tujukan kepada :

1) Ibunda dan Ayahanda tercinta, serta adik yang telah memberikan dukungan, do’a dan restu serta perhatiannya setiap waktu.

2) Dr. Ir. Eddy Suryanto Soegoto, M.Sc, selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia Bandung.

3) Dr. Arry Akhmad Arman, sebagai Dekan Fakultas Teknik Universitas Komputer Indonesia.

4) Dadang Munandar, SE., M.Si, selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi Universitas Komputer Indonesia Bandung sekaligus sebagai pembimbing yang banyak membantu, membimbing dan memberikan saran kepada penulis. 5) Seluruh Dosen Pengajar, Staff dan Karyawan Universitas Komputer

Indonesia Bandung.

6) Seluruh staff dan teman - teman di ZOOM yang telah membantu memberikan support dan informasi kepada penulis

7) Teman-teman MI-K angkatan 2009 yang selalu memberikan masukan dan kritik dalam penyusunan skripsi ini serta pihak-pihak lain yang telah membantu penulis sehingga dapat menyelesaikan skripsi ini yang tidak dapat disebutkan satu persatu.

Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan dan dorongan kepada penulis selama ini, semoga mendapatkan balasan yang setimpal dari Allah SWT.

Bandung, Agustus 2011

Biodata Penulis

Nama lengkap : Denta Vega Novarina

Nim : 10509787

Jenis Kelamin : Wanita

Agama : Islam

Alamat Lengkap : Jl. Sarimanah blok 11 no 29 Sariajdi Bandung

NoTelepon / hp : 081220253660

E-mail : devarin_13@yahoo.com

Website : -

Pendidikan :

1993 – 1999 SD BANJARANYAR 1 1999 – 2002 SMP 1 KRAS

2002 – 2005 SMU NEGERI 1 KEDIRI

2005 – 2008 POLITEKNIK POS INDONESIA DIII MANAJEMEN INFORMATIKA

2006 – Sekarang UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA FAKULTAS TEHNIK DAN ILMU KOMPUTER PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

Bandung , 19 – 06 -2011

Wiyoga Baswardono NIM 10506708