LKP : Sistem Informasi Customer Care Berbasis SMS Gateway Pada Rodex Tours & Travel.

PADA RODEX TOURS & TRAVEL Laporan Kerja Praktek

Oleh:

Nama : Riski Ilman

NIM : 05.41010.0270

Program Studi : Strata 1

Jurusan : Sistem Informasi

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER

SURABAYA

SISTEM INFORMASI CUSTOMER CARE BERBASIS SMS GATEWAY PADA RODEX TOURS & TRAVEL

Diajukansebagai syarat untuk mengerjakan Tugas Akhir

Oleh:

Riski Ilman 05.41010.0270

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER

SURABAYA

Ketika kita meminta kesabaran kepada Allah S.W.T, Allah tidak akan langsung memberikan kesabaran itu,

Melainkan akan memberi kita kesempatan untuk menjadi sabar... Ketika kita meminta kekuatan kepada Allah S.W.T,

Allah tidak akan langsung memberikan kekuatan itu,

Melainkan akan memberi kita kesempatan untuk menjadi kuat... Dan ketika kita meminta sesuatu kepada Allah S.W.T,

Allah tidak akan langsung memberikan sesuatu itu,

Ku persembahkan kepada

Ayahanda & Ibunda tercinta

PADA RODEX TOURS & TRAVEL

Telah diperiksa, diuji dan disetujui

Surabaya, 26 April 2012

Disetujui:

Mengetahui: KaProdi Sistem Informasi

Erwin Sutomo, S.Kom. NIDN: 0722057501 Dosen Pembimbing

Siswo Martono, S.Kom, MM NIDN : 0726027101

Penyelia

Agus Fernando S HRD. Manager

iii

Rodex Tours & Travel merupakan perusahaan yang bergerak di bidang tour & travel yang memiliki spesialisasi di bidang ticketing pesawat, tour dan voucher hotel. Di tengah ketatnya persaingan bisnis tour & travel, peningkatan hubungan dengan customer wajib dilakukan karena customer merupakan aset yang sangat berharga bagi perusahaan.

Penyimpanan data customer yang ada saat ini masih dilakukan dengan Microsoft Excel sehingga menyulitkan customer service ketika melakukan pencarian ataupun verifikasi data. Hal ini menyebabkan ketidak-efisienan waktu sehingga terkadang customer harus menunggu untuk verifikasi data. Data customer yang tersimpan saat juga ini diharapkan dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan hubungan perusahaan dengan customer.

Berdasarkan permasalahan di atas, dibutuhkannya pembuatan sistem informasi yang dapat memudahkan pengelolaan data customer yang dapat mengefisienkan kinerja customer service dalam melakukan pelayanan. Selain itu data customer yang tersimpan saat ini di integrasikan dengan media SMS sehingga dapat digunakan untuk menyampaikan informasi kepada customer. Diharapkan dengan adanya pengembangan sistem ini dapat meningkatkan hubungan perusahaan dengan customer.

Halaman

KATA PENGANTAR ... iv

DAFTAR ISI ... v

DAFTAR TABEL ... viii

DAFTAR GAMBAR ... ix

DAFTAR LAMPIRAN ... xi

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 3

1.3 Pembatasan Masalah ... 3

1.4 Tujuan ... 3

1.5 Konstribusi ... 4

1.6 Sistematika Penulisan ... 4

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 6

2.1 Profile Perusahaan ... 6

2.2 Visi , Prinsip, Core Value Perusahaan... 7

2.3.1 Visi Perusahaan ... 7

2.3.2 Prinsip Perusahaan ... 7

2.3.3 Core Value Perusahaan ... 8

2.3 Struktur Organisasi Rodex Tour & Travel ... 8

vi

3.1 Konsep Dasar Sistem ... 12

3.1.1 Sistem Informasi ... 12

3.1.2 Unsur-unsur Sistem Informasi ... 14

3.2 Sistem Flow ... 14

3.3 Data Flow Diagram ... 15

3.3.1External Entity ... 15

3.3.2Data Flow ... 17

3.3.3Process ... 18

3.3.4Data Store/ Database ... 19

3.4 Entity Relation Diagram ... 19

3.5 Visual Basic. Net ... 23

3.6 Database Management System ... 25

3.6.1 Structure Query Language ... 25

3.6.2 Microsoft SQL Server ... 26

3.7 Short Message Service ... 26

3.8 SMS Gateway ... 27

3.9 GSM Comm ... 28

BAB IV DISKRIPSI KERJA PRAKTEK ... 29

4.1 Wawancara dan Pengamatan ... 29

4.2 Analisa Sistem ... 29

4.3 Perancangan Sstem... ... 33

vii

4.5 Struktur Database ... 40

4.6 Desain Sistem Input Output ... 43

4.7 Implementasi Sistem ... 48

BAB V PENUTUP………. 62

5.1 Kesimpulan ... 62

5.2 Saran ... 63

DAFTAR PUSTAKA ... 64

viii

Halaman

Tabel 1.1 Printout Data Customer ... 2

Tabel 4.1 Customer ………. ... 40

Tabel 4.2 Agent ... 41

Tabel 4.3 Corporate ... 41

Tabel 4.4 UserLogin ... 42

Tabel 4.5 Penagihan ... 42

ix

Halaman

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Rodex Tour & Travel ... 8

Gambar 3.1 Simbol-simbol dalam System Flow ... 15

Gambar 3.2 Notasi Kesatuan Luar DFD ... 16

Gambar 3.3 Identifikasi Notasi Kesatuan Luar ... 16

Gambar 3.4 Arus Data ... 17

Gambar 3.5 Notasi Proses di DFD ... 18

Gambar 3.6 Simbol Database di DFD ... 19

Gambar 3.7 Simbol Komponen E-R Diagram ... 20

Gambar 3.8 Relasi One to One ... 21

Gambar 3.9 Relasi One to Many ... 21

Gambar 3.10 Relasi Many to One ... 22

Gambar 3.11 Relasi Many to Many ... 22

Gambar 4.1 Document Flow Data Customer ... 30

Gambar 4.2 Document Flow Data JaPro ... 31

Gambar 4.3 Document Flow Transaksi Corporate ... 32

Gambar 4.4 Sistem Flow Data Customer ... 34

Gambar 4.5 Sistem Flow Data JaPro.. ... 35

Gambar 4.6 Sistem Flow Transaksi Corporate ... 36

Gambar 4.7 DFD Context Diagram... ... 37

Gambar 4.8 DFD Level 0... ... 38

Gambar 4.9 Conceptual Data Model... ... 39

x

Gambar 4.12 Desain Form View Customer... ... 44

Gambar 4.13 Desain Form View JaPro... ... 44

Gambar 4.14 Desain Form View Corporate... .... 45

Gambar 4.15 Desain Form Maintenance Customer... ... 45

Gambar 4.16 Desain Form Maintenance JaPro ... . 46

Gambar 4.17 Desain Form Maintenance Corporate ... 47

Gambar 4.18 Desain Form Transaksi Corporate ... ... 47

Gambar 4.19 Form Utama... ... 50

Gambar 4.20 Form Login... ... 50

Gambar 4.21 Form View Data Customer... ... 51

Gambar 4.22 Form View Data JaPro... ... 52

Gambar 4.23 Form View Data Corporate... ... 52

Gambar 4.24 Form Maintenance Data Customer... ... 53

Gambar 4.25 Form Maintenance Data JaPro... ... 54

Gambar 4.26 Form Maintenance Data Corporate... ... 55

Gambar 4.27 Form Maintenance User... ... 56

Gambar 4.28 Form Setting Koneksi... ... 56

Gambar 4.29 Form Transaksi Corporate... ... 57

Gambar 4.30 Form TransReport... ... 58

Gambar 4.31 Form Setting SMS Gateway... ... 58

Gambar 4.32 Form Laporan Transaksi Harian... ... 60

xi

Halaman

Lampiran 1 Listing Program ... 63

Lampiran 2 Kartu Bimbingan Kerja Praktek ... . 93

Lampiran 3 Acuan Kerja Praktek ... . 94

Lampiran 4 Garis Besar Rencana Kerja ... . 95

1 1.1Latar Belakang Masalah

Perkembangan teknologi saat ini akan sejalan dengan perkembangan teknologi informasi yang mendorong terjadinya perubahan berbagai ilmu, baik dalam kajian atau implementasi di lapangan. Peran teknologi informasi sangat diperlukan oleh perusahaan demi kemajuan serta untuk mengimbangi persaingan yang semakin ketat. Suatu aplikasi dalam penerapan teknologi informasi yang berkaitan dengan database yaitu sistem informasi mempunyai manfaat yang besar bagi manusia antara lain untuk mempermudah melakukan proses penyimpanan data perusahaan yang besar agar data tersebut dapat terorganisir dengan baik.

Perusahaan yang besar membangun hubungan yang sangat kuat dengan pelanggannya, pelanggan merupakan aset yang sangat berharga bagi perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan berusaha untuk menjaga loyalitas pelanggan, karena pelanggan yang loyal akan berdampak terhadap keberlanjutan dari pembelian mereka terhadap suatu produk dan jasa pada perusahaan, serta memberikan rekomendasi produk dan jasa kepada pihak-pihak lain

Rodex Tour & Travel yang berada di bawah naungan PT. Roda Express Sukses Mandiri merupakan perusahaan yang bergerak di bidang tour & travel yang memiliki spesialisasi di bidang ticketing pesawat, tour dan voucher hotel.

Penyimpanan data customer saat ini masih dilakukan dengan Microsoft Excel sehingga menyulitkan customer service ketika melakukan pencarian ataupun verifikasi data customer terutama customer agen JaPro (Jaringan Penjualan Rodex). Hal ini menyebabkan ketidak-efisienan waktu sehingga

terkadang customer harus menunggu untuk verifikasi data. Rodex Tour & Travel mengharapkan penyimpanan data-data customer yang besar di simpan dalam bentuk database terpusat yang dapat di akses langsung secara internal sehingga dapat di akses oleh seluruh client yang terdapat pada perusahaan. Berikut adalah contoh printout dari data customer yang tersimpan dalam Microsoft Excel.

Tabel 1.1 Printout Data Customer

Salah satu jenis customer dari Rodex Tours & Travel adalah corporate, dimana jenis customer ini dapat melakukan utang ketika melakukan transaksi dengan tempo waktu dan limit nominal transaksi yang telah di sepakati. Rodex Tour & Travel membutuhkan suatu sistem penagihan untuk transaksi customer corporate dimana terdapat reminder untuk corporate yang belum melakukan pembayaran. Karena pada prakteknya pihak KaCab (Kepala Cabang) yang

berwenang terhadap transaksi corporate terkadang lupa untuk melakukan penagihan.

Berdasarkan permasalahan yang telah dipaparkan, maka penulis akan membantu perusahaan yang sedang membutuhkan sebuah sistem informasi customer care berbasis SMS Gateway agar memudahkan perusahaan dalam mengolah data customer serta memudahkan pihak kepala cabang dalam melakukan proses transaksi corporate sehingga meningkatkan efisiensi serta efektifitas kinerja perusahaan dalam melakukan pelayanan terhadap customer. 1.2Perumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang yang telah dirumuskan diatas, diperoleh suatu rumusan masalah yaitu

1. Bagaimana merancang sistem informasi customer care berbasis SMS Gateway pada Rodex Tour & Travel.

2. Bagaimana merancang sistem informasi yang memberikan kemudahan bagi Rodex Tour & Travel dalam mengelola data customer.

3. Bagaimana memberikan kemudahan bagi Rodex Tours & Travel dalam melakukan proses transaksi dengan customer corporate.

1.3Pembatasan Masalah

Dengan munculnya permasalahan-permasalahan tersebut, maka akan dibuat sistem informasi customercare dengan batasan sebagai berikut:

1. Sistem informasi pengolahan data customer dengan database terpusat.

2. Ucapan ulang tahun untuk customer yang ulang tahun pada hari ini berbasis SMS gateway.

3. Sistem penagihan untuk customer corporate yang belum melakukan pembayaran.

1.4Tujuan

Sistem yang akan dibangun diharapkan dapat mencapai beberapa hal, antara lain :

1. Meningkatkan kinerja customerservice dalam berhubungan dengan customer. 2. Memudahkan pengolahan data customer dengan adanya database terpusat. 3. Memperkuat hubungan perusahaan dengan customer dengan adanya

notifikasi customer yang berulang tahun.

4. Memudahkan kepala cabang dalam melakukan transaksi dengan customer corporate.

1.5Kontribusi

Manfaat yang ingin dihasilkan dalam kerja praktek yang telah dilakukan untuk pembuatan sistem customer care pada PT. Rodex Tour & Travel Diharapkan agar dapat mempercepat proses kerja sistem yang sebelumnya dan menghindari adanya duplikasi data customer, serta dapat meningkatkan hubungan perusahaan dengan customer.

1.6Sistematika Penulisan

Dalam penyusunan laporan kerja praktek ini, sistematika penulisan disusun dalam 5 BAB. Dimana setiap bab terdiri dari beberapa sub-sub bab dijelaskan secara garis besar sebagai berikut :

BAB I Pendahuluan

Bab ini membahas latar belakang permasalahan, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan, kontribusi dan sistematika penulisan kerja praktek.

BAB II Gambaran Umum Perusahaan

Bab ini membahas dan menjelaskan secara garis besar tentang gambaran perusahaan, visi, prinsip serta core value pada PT.Rodex Tours & Travel sebagai tempat kerja praktek.

BAB III Landasan Teori

Bab ini berisikan penjabaran tentang teori-teori hasil studi lapangan pada saat kerja praktek, maupun literatur-literatur hasil studi pustaka. Teori-teori tersebut dijadikan bahan acuan dalam penyelesaian masalah.

BAB IV Deskripsi Kerja Praktek

Bab ini menjelaskan tentang metode yang digunakan dalam penyelesaian masalah, analisa sistem dan perancangan sistem yang diajukan sebagai alternatif dalam penyelesaian masalah yang dihadapi, serta penjelasan tentang sistem yang dibuat.

BAB V Penutup

Pada BAB penutup ini terdiri dari dua SUB BAB, yaitu kesimpulan dan saran. Kesimpulan berisi tentang kesimpulan dari pembahasan masalah pada sistem yang dibuat, sedangkan saran merupakan harapan-harapan bagi penulis untuk adanya pengembangan sistem yang lebih sempurna.

6

BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1 Profile Perusahaan

Rodex Travel berdiri pada tanggal 9 September 2009, di bawah naungan PT. Roda Express Sukses Mandiri. Perusahaan yang bergerak di bidang Tour and Travel yang didirikan dan dipimpin oleh Bapak Galuh Suryono Cipto Adi yang berkantor pusat di Jl. Raya Darmo 177B Surabaya. Bapak Galuh Suryono Cipto Adi sebelumnya adalah seorang pengusaha sarang burung walet yang memiliki bisnis agen perjalanan. Seiring dengan berkembangnya bisnis serta pengalaman yang beliau dapatkan dalam menjalankan bisnis agen perjalanan, akhirnya beliau mendirikan perusahaan Tour & Travel sendiri.

Rodex Travel memiliki spesialisasi di bidang ticketing

pesawat, tour, dan voucher hotel. Walaupun tergolong baru Rodex Travel berkembang dengan pesat dan telah memiliki cabang di Surabaya yaitu di Pakuwon Trade Center serta Sukomanunggal dan di luar kota seperti Madiun dan Medan. Selain itu Rodex Travel telah dipercaya sebagai agen jual semua airlines domestik.

Sejak awal berdirinya, Rodex Travel yang mengusung motto "Traveling has never been this easy"; mempunyai komitmen untuk selalu berusaha memberikan kemudahan kepada pelanggan dan sub agennya. Kemudahan bagi pelanggan untuk bisa bepergian kapan saja, dimana saja dengan pelayanan yang baik dan harga yang kompetitif, serta kemudahan prosedural untuk bisa menjadi JaPro (Jaringan Penjualan Rodex).

2.2 Visi, Prinsip dan Core Value Perusahaan 2.2.1 Visi

Menjadi perusahaan perjalanan wisata terkemuka di Indonesia dan dunia, yang berkomitmen menyediakan kualitas produk dan pelayanan yang terbaik.

2.2.2 Prinsip

Rodex Tours & Travel memiliki prinsip GLORY yang berarti :

- God Center

Berpusat kepada Tuhan.

- Loyal To Process

Proses tidak instant.

- Obedient To Truth

Taat pada Kebenaran. - Real Spirit of Excellent

Memiliki spirit untuk memberi yang terbaik. - Yielding Right

Menghasilkan kerja yang benar.

2.2.3 Core Value

Core Value atau yang berarti nilai-nilai yang harus tertanam pada setiap karyawan Rodex Tours & Travel adalah PRIMA yang berarti :

- Professional

- Responable

Berespon dengan benar dan cepat.

- Integrity

Jujur dan tanggung jawab.

- Measurable

Terukur dan terperinci.

- Accurable

Akurat dan sesuai.

2.3 Struktur Organisasi Rodex Tour & Travel

2.4 Tugas dan Kewajiban

1. Direktur

Tugas dari Direktur adalah bertanggung jawab atas : a. Mengawasi dan mengendalikan perusahaan.

b. Memimpin dan mengelola Rodex Tour & Travel sesuai dengan visi, prinsip dan core value perusahaan.

c. Menguasai dan memelihara serta mengurus kekayaan Rodex Tour & Travel. d. Membina para karyawan dalam lingkungan perusahaan untuk pengetahuan kerja yang diperlukan dalam pelaksanaan tugasnya.

2. Manajer Operasional & Financial

Tugas dari Manajer Operasional & Financial adalah bertanggung jawab atas : a. Kelancaran dan ketertiban pelaksanaan pekerjaan, kegiatan serta pengamanan

sumber daya di dalam dan di luar lingkungan perusahaan.

b. Pelaksanaan dan perencanaan kegiatan perusahaan untuk mencapai target. c. Administrasi keuangan dan kelancaran penerimaan dan pengeluaran uang. d. Penyusunan rencana kerja, anggaran dan penyajian laporan keuangan yang

akurat dan tepat waktu sehingga dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan.

3. Manajer Marketing & Promotion Tour

Tugas dari Manajer Marketing & Promotion adalah bertanggung jawab atas : a. Kelancaran dan ketertiban pelaksanaan seluruh kegiatan promosi secara

efektif dan efisien.

c. Terselenggaranya pelaporan seluruh kegiatan promosi kepada pihak yang berkepentingan.

d. Pengarahan, peningkatan, pemeliharaan dan pengendalian seluruh sumber daya sehingga mampu mencapai performansi yang optimal dalam memberikan layanan terbaik bagi customer. Dengan demikian mampu meningkatkan pendapatan serta pertumbuhan Rodex Tour & Travel.

4. Manajer SDM & BusinessDevelopment

Tugas dari Manajer SDM & Business Development adalah bertanggung jawab atas :

a. Pengaturan, pengelolaan, penilaian dan pengembangan sumber daya manusia. b. Peningkatan kesejahteraan SDM semaksimal mungkin sehingga mampu

mencapai efektifitas dan efisien manajemen perusahaan, dalam memberikan kontribusi terhadap peningkatan produktifitas perusahaan.

c. Tersedianya SDM yang berkualitas serta kompeten dalam bidang tugasnya melalui recruitment dan pengembangan SDM secara komprehensif dan terencana.

d. Perencanaan kinerja dan strategi perusahaan di masa yang akan datang.

2.4 Aspek Kegiatan Perusahaan

Aspek kegiatan Rodex Tour & Travel adalah sebagai berikut : 1. Tiket pesawat Domestic dan International

Pelayanan pembelian tiket untuk perjalanan ke mancanegara (Internasional) dan berbagai kota di Indonesia (Domestik).

2. Paket Tour Domestic dan International

Pelayanan paket perjalanan wisata ke mancanegara (Internasional) ataupun berbagai kota di Indonesia (Domestik).

3. Tiket Kereta Api Eksekutif dan Bisnis

Pelayanan pembelian tiket kereta api eksekutif dan bisnis yang sementara ini hanya melayani perjalanan dari Surabaya.

4. Voucher Hotel dan Akomodasi

Pelayanan pemesanan kamar hotel dan akomodasi di berbagai kota di mancanegara dan di Indonesia.

5. Passport & Visa

Pelayanan pembuatan ataupun perpanjangan dokumen perjalanan. 6. Meeting, Conference, Ekshibisi, Tour Insentive

Pelayanan penyelenggaraan Meeting, Conference, Ekshibisi dan Tour Insentive (Customize Inbound/Outbound Tour).

7. Program Membership

12

LANDASAN TEORI

Untuk melakukan perancangan sistem dan pembuatan aplikasi maka diperlukan adanya suatu teori penunjang yang mendasari tentang pemahaman dan konsep sebuah sistem. Adapun pemahaman tentang sistem tersebut memiliki teori-teori penunjang sebagai berikut :

3.1 Konsep Dasar Sistem

Dalam perancangan sistem terlebih dahulu harus mengerti sub sistem. Sub sistem yaitu serangkaian kegiatan yang dapat ditentukan identitasnya, yang berhubungan dengan suatu sistem. Menurut Garvin (1974), sistem yang abstrak adalah susunan yang teratur dari gagasan-gagasan atau konsepsi yang saling bergantungan. Sedangkan menurut The Liang Gie (1976), sistem adalah suatu kebulatan dari bagian-bagian atau unsur-unsur yang saling berhubungan menurut suatu pengaturan yang tertib guna mencapai maksud tertentu. Dari berbagai pendapat dikemukakan semuanya mempunyai maksud bahwa sistem bertanggung jawab memproses masukan (input) dan kemudian menghasilkan keluaran (output).

3.1.1 Sistem Informasi

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau data item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata.

Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Di dalam dunia bisnis, kejadian-kejadian nyata sering terjadi adalah perubahan dari suatu nilai yang disebut transaksi.

Sistem adalah sekumpulan komponen yang dirangkai untuk suatu tujuan tertentu. Sistem merupakan buatan manusia yang terdiri dari himpunan yang terintegrasi dari komponen-komponen manual dan komponen-komponen terkomputerisasi yang bertujuan untuk mengumpulkan, menyimpan, memproses data dan menghasilkan informasi yang digunakan untuk menentukan keputusan bagi user.

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Sistem informasi mempunyai komponen-komponen yaitu :

1. Blok masukan, input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. 2. Blok manual, terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik

yang akan memanipulasi data input.

3. Blok teknologi, untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan data, dan mengakses data.

4. Blok basis data, kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lain , tersimpan di perangkat lunak.

5. Blok kendali, untuk mencegah hal-hal yang tidak diinginkan yang dapat merusak suatu sistem.

3.1.2 Unsur-Unsur Sistem Informasi

Sistem informasi, yang memiliki tiga kegiatan utama, yaitu menerima data sebagai masukan kemudian memprosesnya dengan perhitungan dan penggabungan unsur data dan akhirnya memperoleh informasi sebagai keluaran (output). Secara sederhana sebuah sistem informasi menerima dan memproses data dan kemudian mengubahnya menjadi informasi.

3.2 System Flow

System Flow adalah suatu bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara menyeluruh dari suatu sistem dimana bagian ini menjelaskan urutan prosedur yang ada di dalam sistem dan biasanya dalam membuat system flow sebaiknya ditentukan pada fungsi-fungsi yang melaksanakan atau bertanggung jawab terhadap sub sistem.

System flow digambarkan dengan menggunakan symbol-simbol yang tampak seperti gambar 3.1 :

(a) Simbol dokumen

Menunjukkan dokumen input dan output, baik untuk proses manual mekanik ataupun komputer

(b) Simbol kegiatan manual

Menunjukkan pekerjaan manual

(c) Simbol proses

Menunjukkan kegiatan proses dari operasi program komputer

(d) Simbol garis alir

Menunjukkan arus dari proses (e) Simbol decision / keputusan

Menunjukkan keputusan dari suatu proses

Gambar 3.1 Simbol-Simbol dalam System Flow

3.3 Data Flow Diagram

Model sistem logika dari sistem informasi menjelaskan kepada user

bagaimana nantinya fungsi-fungsi di sistem informasi secara logika akan bekerja.

Logical model dapat digambarkan dengan menggunakan diagram arus data (data flow diagram / DFD). Simbol yang digunakan di DFD dalam buku ini menggunakan simbol dari Gane & Sarson terdiri dari 4 simbol yaitu :

3.3.1 ExternalEntity (Kesatuan Luar) atau Boundary (Batas Sistem)

Setiap sistem pasti mempunyai batas sistem (boundary) yang memisahkan suatu sistem dengan lingkungan luarnya. Sistem akan menerima input dan menghasilkan output kepada lingkungan luarnya. Kesatuan luar (external entity) merupakan kesatuan (entity) di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem.

Kesatuan luar ini dapat berupa salah satu dari berikut ini :

1. Suatu kantor, departemen atau divisi dalam perusahaan, tetapi di luar sistem yang sedang dikembangkan.

2. Orang atau sekelompok orang di organisasi, tetapi di luar sistem yang sedang dikembangkan.

3. Suatu organisasi atau orang yang berada di luar organisasi, misalnya langganan, pemasok.

4. Sistem informasi yang lain di luar sistem yang sedang dikembangkan. 5. Sumber asli dari suatu transaksi.

6. Penerima akhir dari suatu laporan yang dihasilkan oleh sistem.

Suatu kesatuan luar dapat disimbolkan dengan suatu notasi kotak seperti gambar di 3.2

Gambar 3.2 Notasi Kesatuan Luar di DFD

Kesatuan luar dapat diberi identifikasi dengan huruf kecil di ujung kiri atas seperti gambar 3.3

Gambar 3.3 Identifikasi Notasi Kesatuan Luar a Pembinaan Naker b Tata Usaha Penghasilan d Akuntansi biaya c Seksi Kas & Bank

3.3.2 DataFlow (Arus Data)

Arus data (data flow) di Data Flow Diagram digambarkan dengan simbol sebuah panah. Arus data ini mengalir diantara proses, simpanan data dan kesatuan luar. Arus data ini menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem, dan dapat berbentuk sesuatu sebagai berikut : 1. Formulir atau dokumen yang digunakan oleh sebuah perusahaan.

2. Laporan tercetak yang dihasilkan oleh sistem.

3. Tampilan atau output di layar komputer yang dihasilkan oleh sistem. 4. Masukan untuk komputer.

5. Komunikasi.

6. Surat-surat atau memo.

7. Data yang dibaca atau direkamkan ke suatu file. 8. Suatu isian yang dicatat pada buku agenda.

9. Transmisi data dari suatu komputer ke komputer yang lain.

Arus data sebaiknya diberi nama yang jelas dan mempunyai arti. Nama dari arus data dituliskan di samping garis panahnya seperti pada gambar 3.4.

Gambar 3.4 Arus Data berupa Data Barang Data Barang

3.3.3 Process (Proses)

Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses, dan selanjutnya akan dihasilkan arus data yang nantinya juga keluar dari proses tersebut. Suatu proses dapat ditunjukkan dengan simbol empat persegi panjang tegak dengan sudut-sudut yang tumpul seperti tampak pada gambar 3.5.

Gambar 3.5 Notasi Proses di DFD

Setiap proses harus diberi penjelasan yang lengkap meliputi keterangan seperti berikut ini :

1. Identifikasi proses

Identifikasi ini umumnya berupa suatu angka yang menunjukkan nomor acuan dari proses dan ditulis pada bagian atas di simbol proses.

2. Nama proses

Nama proses menunjukkan apa yang dikerjakan oleh proses tersebut. Nama dari proses harus jelas dan lengkap yang nantinya akan menggambarkan kegiatan prosesnya. Nama dari proses biasanya diletakkan di bawah identifikasi proses dan berada pada simbol proses.

Level Nama Proses

3.3.4 DataStore/Database (Simpanan Data)

Simpanan data (data store) merupakan simpanan dari data yang dapat berupa sebagai berikut ini :

1. Suatu file atau database di sistem komputer. 2. Suatu arsip atau catatan manual.

3. Suatu tabel acuan manual.

Simpanan data di DFD dapat disimbolkan dengan sepasang garis horisontal paralel yang tertutup di salah satu ujungnya. Nama dari database menunjukkan nama dari filenya, misalnya file data customer, data iklan dan lain sebagainya. Penjelasan dapat dilihat seperti pada gambar 3.6.

Gambar 3.6 simbol Database di DFD

3.4 Entity Relational Diagram (ER- Diagram)

Struktur logika dari basis data dapat diekspresikan secara grafik dengan diagram E-R, yang terdiri dari komponen-komponen :

1. Persegi panjang, yaitu menyatakan himpunan entitas 2. Lingkaran/Ellips, yaitu menyatakan atribut

3. Belah ketupat, yaitu menyatakan himpunan relasi

4. Garis, yaitu sebagai penghubung antara himpunan relasi dengan himpunan entitas, dan himpunan entitas dengan atributnya

5. Kardinalitas relasi dapat dinyatakan dengan banyaknya garis cabang atau dengan pemakaian angka.

Gambar 3.7. di bawah ini menunjukkan komponen-komponen diagram E-R.

Gambar 3.7 Simbol Komponen E-R Diagram

Model E-R dibentuk dari dua komponen utama, yaitu entitas (entity) dan relasi (relation). Kedua komponen ini dideskripsikan lebih jauh melalui sejumlah atribut/properti.

1. Entitas dan himpunan entitas

Entitas adalah obyek yang ada dan dapat dibedakan dengan obyek yang lain. Sedangkan himpunan entitas adalah sebuah himpunan entitas dan mempunyai tipe yang sama.

2. Atribut/Properti

Setiap entitas pasti memiliki atribut yang mendeskripsikan karakteristik (properti) dari entitas tersebut. Penentuan atau pemilihan atribut yang relevan

bagi sebuah entitas .

3. Relasi dan himpunan relasi

Relasi menunjukkan hubungan diantara sejumlah entitas yang berbeda.

E a R

(1) Entitas E

(2) Atribut a

(3) Relasi R

4. Kardinalitas

Kardinalitas relasi menunjukkan jumlah maksimum entitas yang dapat berelasi dengan entitas pada himpunan entitas yang lain. Kardinalitas relasi yang terjadi diantara dua himpunan entitas (misalnya A dan B) dapat berupa :

a. One-to-One.

Sebuah entitas di A dihubungkan dengan satu entitas di B dan sebuah entitas di B dihubungkan dengan satu entitas di A. Gambar 3.8 menunjukkan relasi One-to-One.

Gambar 3.8 Relasi One-to-One

b. One-to-Many.

Sebuah entitas di A dihubungkan dengan sejumlah entitas di B dan sebuah entitas di B dihubungkan dengan satu entitas di A. Gambar 3.9 menunjukkan relasi One-to-Many.

Gambar 3.9 Relasi One-to-Many

a1 a2

b1

b2

A B

a1

b1

b2

c. Many-to-One.

Sebuah entitas di A dihubungkan dengan sejumlah entitas di B dan sebuah entitas di B dihubungkan dengan sejumlah entitas di A. Gambar 3.10 menunjukkan relasi Many-to-One.

Gambar 3.10 Relasi Many-to-One

d. Many-to-Many.

Sebuah entitas di A dihubungkan dengan sejumlah entitas di B dan sebuah entitas di B dihubungkan dengan sejumlah entitas di A. Gambar 3.11 menunjukkan relasi Many-to-Many.

.

Gambar 3.11 Relasi Many-to-Many

a1

a2

b1

B A

A B

a1

a2

b1

3.5 Visual Basic .NET

Visual Basic versi sebelumnya yaitu Visual Basic 6 diluncurkan oleh Microsoft

pada tahun 1998. Kemudian setelah beberapa tahun, Microsoft memaparkan pengembangan Microsoft .NET dalam PDC (Professional Developers Conference) di Orlando, Florida, Amerika Serikat pada bulan Juli 2000.

Visual Basic .NET (selanjutnya disebut sebagai VB.NET) bukan merupakan

Visual Basic 6+1, banyak hal yang tidak bisa dikerjakan oleh Visual Basic 6 dapat dikerjakan di Visual Basic .NET. Berikut adalah kelebihan yang dimiliki oleh Visual Basic .NET :

1. Menyederhanakan Deployment.

VB.NET mengatasi masalah seputar deployment dari aplikasi berbasis Windows

yaitu “DLL Hell” dan registrasi COM (Component Object Model). Secara berdampingan versioning (pengaturan versi komponen) mencegah tertindihnya dan terkorupsinya komponen dan aplikasi. Deployment secara XCOPY memungkinkan pengembang menginstal aplikasi berbasis windows ke mesin

client cukup dengan cara menyalin file ke suatu direktori. Deployment tidak perlu melakukan registrasi dan tidak perlu GUID serta prosedur instalasi.

Fitur auto-downloading, akan mempermudah deployment aplikasi berbasis

windows melalui Internet karena aplikasi dapat diinstal dan dijalankan dengan

pointing/menunjuk dari browser web ke suatu URL (Universal Resources Locator). URL adalah alamat lengkap yang menunjuk ke halaman tertentu atau file tertentu dalam suatu browser.

2. Menyederhanakan Pengembangan Perangkat Lunak.

VB.NET memiliki fitur compiler yang bekerja secara background real-time dan daftar task untuk penanganan bug program sehingga pengembang dapat langsung memperbaiki kesalahan kode yang terjadi.

Bahasa pemrograman Visual Basic .NET sekarang diperkaya, seperti adanya kata kunci Option Strict On untuk menampilkan kesalahan sintaks jika Anda membuat konversi tipe data secara eksplisit yang bisa menyebabkan hilangnya data. Juga adanya penanganan eksepsi (kejadian yang tidak diharapkan yang muncul saat kode dieksekusi) terstruktur yang baru menggunakan Try... Catch.. Finally.

Desainer form windows yang baru memungkinkan pengembang membuat aplikasi

desktop dalam waktu yang singkat. Fitur baru seperti kontrol docking

(menambatkan) dan anchorizing (jangkar) dapat digunakan mengatasi masalah resize ukuran jendela. Editor menu yang bersifat WYSIWYG (What Y ou See Is Wh a t You Get) akan menyederhanakan langkah-langkah dalam mendesain menu. Fitur editor tab order dapat memudahkan mengorganisasikan kontrol. Pada pemrograman database disediakan teknologi ADO.NET (ActiveX Data Objects untuk NET Framework) yang merupakan kumpulan class dan berisi komponen untuk melakukan koneksi, akses dan manipulasi database. Dalam ADO.NET terdapat provider data SQL Server dan OLE DB. Pada VB.NET versi 2003 provider datanya ditambah dengan Oracle dan ODBC. Ketika sedang menulis kode untuk akses data, Intellisense secara otomatis akan membuat lengkap

suatu pernyataan kode. Adanya fitur Data Form Wizard, akan mempercepat pembuatan aplikasi database.

3. Mendukung penuh Object Oriented Programming

Dalam Visual Basic .NET, Anda dapat membuat kode class yang menggunakan secara penuh konstruksi berbasis obyek. Class-class tersebut reusable dan dapat digunakan kembali. Visual Basic .NET memiliki fitur bahasa pemrograman berorientasi objek termasuk implementasinya secara penuh:

inheritance, encapsulation, dan polymorphism.

3.6 Database Management System (DBMS)

Database adalah sekumpulan data/informasi yang tersimpan secara teratur berdasarkan kriteria/kelompok tertentu, dimana kriteria tersebut saling berhubungan satu sama lain. Sedangkan Database Management System (DBMS) adalah kumpulan program perangkat lunak (software) yang memperbolehkan user untuk membuat dan memelihara database. Semua DBMS tersebut disatukan oleh Relational Database Management System (RDBMS).

3.6.1 Structured Query Language (SQL)

SQL pertama kali didefinisikan oleh Donald D. Chamberlain dan Raymond F. Boyce pada tahun 1970 dan dinamakan Structured English Query Language

(SEQUEL). Pada perkembangannya SEQUEL diubah namanya menjadi SQL dan pada tahun 1986 oleh American Nasional Standart Institude (ANSI) didefinisikan sebagai SQL-92 dan distandarisasi oleh International Standard Organization sebagai ISO/IEC 9057: 1992, “Database Language SQL”. SQL merupakan bahasa standar

untuk melakukan proses query terhadap basis data (http://en.wikipedia.org/wiki/SQL, diakses 29 Maret 2012 21:34).

3.6.2 Microsoft SQLServer

Microsoft SQL Server adalah sebuah sistem manajemen basis data relasional(RDBMS) yang diproduksi oleh Microsoft. Query utamanya adalah

Transact-SQL yang merupakan implementasi dari SQL standar ANSI/ISO yang digunakan oleh Microsoft dan Sybase. Umumnya SQL Server digunakan di dunia bisnis yang memiliki basis data berskala kecil sampai dengan menengah, tetapi kemudian berkembang dengan digunakannya SQLServer pada basis data besar.

Microsoft SQL Server dan Sybase/ASE dapat berkomunikasi lewat jaringan ataupun web service dengan menggunakan protokol TDS (Tabular Data Stream). Selain dari itu, Microsoft SQL Server juga mendukung ODBC (Open Database Connectivity), dan mempunyai driver JDBC untuk bahasa pemrograman Java. Fitur yang lain dari SQL Server ini adalah kemampuannya untuk membuat basis data

mirroring dan clustering. (http://id.wikipedia.org/wiki/Microsoft_SQL_Server diakses 29 Maret 2012 22:02).

3.7 Short Message Service

Short Message Service (SMS) atau layanan pesan singkat mempunyai sejarah tersendiri sebagai media layanan yang paling meledak abad ini. Awalnya SMS berfungsi untuk memberikan layanan pengiriman pesan teks singkat antar perangkat mobile phone (telepon genggam/ handphone). SMS sebetulnya hanya layanan tambahan terhadap dua layanan utama (layanan voice dan switched data)

dalam sistem jaringan komunikasi GSM. GSM (Global System for Mobile Communications) adalah perkumpulan penyedia perangkat komunikasi Eropa yang menyediakan standardisasi perangkat telepon genggam / telepon bergerak di Eropa. Namun karena keberhasilan SMS yang tidak terduga, dengan pelanggan yang menggunakannya, menjadikan SMS sebagai bagian integral dari layanan sistem

standart-standart komunikasi lain, seperti CDMA, UMTS, bahkan jaringan telepon rumah (fixed phone) bahkan mulai mengadopsi teknologi yang sebetulnya sangat sederhana ini. Aplikasi ini hanya terbatas pada pengiriman dan penerimaan data berupa teks dengan panjang pesan antara 120-160 huruf bahkan ada yang sampai 765 huruf”, (Baharuddin, 2008).

3.8 SMS Gateway

Salah satu mode komunikasi yang handal saat ini adalah pesan pendek / SMS. Implikasinya, salah satu model komunikasi data yang bisa dipakai adalah SMS. Artinya, SMS tersebut harus bisa melakukan transaksi dengan database. Untuk itu perlu dibangun sebuah sistem yang disebut sebagai SMS Gateway. Pada prinsipnya, SMS Gateway adalah sebuah perangkat lunak yang menggunakan bantuan komputer dan memanfaatkan teknologi seluler yang diintegrasikan guna mendistribusikan pesan-pesan yang di-generate lewat sistem informasi melalui media SMS yang ditangani oleh jaringan seluler. Secara khusus, sistem ini akan memiliki fungsi-fungsi sebagai berikut:

1. Message Management

Pengaturan pesan yang meliputi manajemen waktu pengiriman pesan serta tujuan penerima pesan.

2. Korelasi

Berfungsi untuk melakukan korelasi data untuk menghasilkan data terbaru hasil korelasi dengan database.

Dalam membuat aplikasi dengan menggunakan teknologi SMS Gateway

pada Visual Basic maka dibutuhkan komponen yaitu GSMComm.

3.9 GSMComm

GSMComm merupakan komponen .Net yang digunakan untuk SMS

Gateway yang mendukung dengan perangkat GSM yang dapat dikembangkan menggunakan Windows Software Developer (VB.Net, C#.Net, Visual C++ serta

ASP.Net).

GSMComm dapat di install di semua sistem operasi yang berbasis windows dan bersifat free license.

29 4.1 Wawancara dan Pengamatan

Dalam melaksanakan kerja praktek ini, dilakukan wawancara untuk mengetahui proses bisnis yang ada dalam sistem yang akan dibuat, dalam hal ini adalah sistem data customer dan sistem penagihan untuk customer corporate. Selain itu juga dilakukan pengamatan pada proses penyimpanan data customer serta proses transaksi penagihan untuk customer corporate.

4.2 Analisa Sistem

Penyimpanan data customer yang dilakukan pada sistem yang ada masih dilakukan dengan Microsoft Excel sehingga menyulitkan pihak customer service ketika melakukan pencarian ataupun verifikasi data terutama data customer JaPro.

Salah satu jenis customer dari Rodex Tours & Travel adalah corporate, dimana jenis customer ini dapat melakukan utang ketika melakukan transaksi dengan limit nominal transaksi yang telah di sepakati. Rodex Tours & Travel membutuhkan suatu sistem penagihan untuk transaksi customer corporate dimana terdapat reminder

untuk corporate yang belum melakukan pembayaran. Adapun penjelasan dari proses

4.2.1 Document Flow Data Customer

Document flow data customer pada gambar 4.1, merupakan proses

penyimpanan data customer yang saat ini sedang berjalan dimana data-data tersebut di simpan dalam bentuk Microsoft Excel.

4.2.2 Document Flow Data JaPro

Document Flow Data JaPro pada gambar 4.2, merupakan proses yang ada saat ini dimana customer service dalam melakukan verifikasi data JaPro harus mencari ke dalam Microsoft Excel.

4.2.1 Document Flow Transaksi Corporate

Document Flow Transaksi Corporate pada gambar 4.3 merupakan alur proses transaksi corporate dimana pihak KaCab (Kepala Cabang) dalam melakukan verifikasi ataupun pengecekan syarat transaksi harus mengecek ke dalam Microsoft Excel.

4.3 Perancangan Sistem

Perancangan system dimaksudkan sebagai rekomendasi atau alternative sistem terhadap sistem yang saat ini sedang berjalan. Tahap – tahap perancangan

sistem adalah membuat sistem flow, Diagram Aliran Data (DAD), Entity

Relationship Diagram (ERD) baik Conceptual Data Model (CDM) maupun Physical

Data Model (PDM), serta mendesain input dan output.

4.3.1 Sistem Flow

Sistem Flow merupakan gambaran dari pengembangan sistem, secara detail sistem flow untuk sistem customer care pada Rodex Tour & Travel dapat dijelaskan sebagai berikut :

A. Sistem Flow Data Customer

Sistem flow data customer pada gambar 4.4, merupakan bagian alir dari proses pengolahan data customer dimana data di simpan dalam database yang nantinya SMS Gateway akan memproses data tersebut untuk disampaikan secara otomatis kepada customer.

! "

# $

Gambar 4.4 Sistem Flow Data Customer

B. Sistem Flow Data JaPro

Sistem flow data JaPro pada gambar 4.5, merupakan bagian alir dari proses pengolahan data customer dimana data di simpan dalam database yang berfungsi memudahkan pihak customer service untuk verifikasi data untuk selanjutnya di teruskan kepada staff JaPro untuk proses transaksi.

Gambar 4.5 Sistem Flow Data JaPro

C. Sistem Flow Transaksi Corporate

Sistem flow Transaksi Corporate pada gambar 4.6, merupakan bagian alir dari proses transaksi corporate dimana pihak KaCab (Kepala Cabang) yang

berwenang dalam melakukan transaksi. Data transaksi di simpan ke dalam database

Gambar 4.6 Sistem Flow Transaksi Corporate

4.3.2 Diagram Aliran Data

Diagram Aliran Data (DAD) atau juga disebut Data Flow Diagram (DFD),

merupakan gambaran arus data dari sistem yang terstruktur dan jelas. Yang mana gambaran dari arus data tersebut adalah merupakan gambaran dari arus data sistem lama atau sistem yang baru dengan dikembangkan secara logika, tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut disimpan. Data Aliran Diagram (DAD) dapat mempermudah seseorang untuk menganalisa sebuah sistem, yang mana hasilnya dapat dilihat dari pengembangan yang dilakukan, apakah telah

sesuai atau belum dari yang diharapakan. DAD terdiri dari beberapa level, yaitu Konteks Diagram, level 0, level 1, dan level-level detail berikutnya.

A. Context Diagram

Context Diagram Sistem Informasi Customer Care Rodex Tour & Travel dapat dilihat pada gambar 4.7.

Data Tagihan

Data Transaksi Data Corporate

Informasi

Laporan Transaksi Corporate Data JaPro

Data Customer

0

Sistem Customer Care

+ Customer

JaPro

Corporate

Pimpinan

Gambar 4.7 Context Diagram

B. Level 0

Pada Level 0 ini mempunyai 3 (tujuh) proses, yaitu maintenance data master, transaksi corporate serta SMS Gateway.

Data Tagihan

Query Data Transaksi Save Transaksi

Laporan Transaksi Corporate Informasi Invoice Transaksi Data Transaksi Data Corporate Data JaPro Data Customer Maintenance Data

Save and Update Corporate Save and Update JaPro Save and Update Customer

Customer JaPro Pimpinan Corporate 1 Customer 2 JaPro 3 Corporate Admin 1 Maintenance Data Master 2 Transaksi Corporate 3 SMS Gateway 4 Trans_Debt

Gambar 4.8 DFD Level 0

4.4 Entity Relationship Diagram

Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan gambaran hubungan data yang digunakan dalam sistem. ERD menunjukkan struktur keseluruhan kebutuhan data yang diperlukan, dalam ERD data tersebut digambarkan dengan menggunakan simbol entity.

Pada ERD Conceptual Data Model (CDM) dapat dijelaskan hubungan kardinalisasi yang terjadi antar tabel. Sedang pada ERD Physical Data Model (PDM) dapat

dijelaskan struktur database secara lengkap beserta nama field serta primary key dan

foreign key, serta tipe data yang digunakan.

4.4.1 Conceptual Data Model

Pada Conceptual Data Model (CDM) yang tertera di halaman ini, telah menunjukkan adanya relasi antar tabel. CDM Sistem Informasi Custome Care dapat dilihat pada gambar 4.9.

Gambar 4.9 Conceptual Data Model

4.4.2 Physical Data Model

Physical Data Modal (PDM) yang tertera dibawah merupakan hasil dari

generate Conceptual Data Model (CDM), PDM CDM Sistem Informasi Customer

Care dapat dilihat pada gambar 4.10.

PK I D_Coorporat e Reference User

PK I D_Customer Reference User

PK I D_Agen Reference User Transaksi

Trans Cooporate

Pembayaran Customer ID_Customer Nama_Customer Alamat Tgl_Lahir No_T elp No_T elp2 Email Cabang Agent ID_Agen Nama_Agen Alamat No_T elp No_T elp2 Tgl_Lahir User_Airline WebMember Remark Coorporate ID_Coorporate Invoice_Code Alamat No_Telp No_Telp2 Email Limit T enggang Remark UserLogin User_Name Pass word Level Status Penagihan Invoice_Code Nama_Coorporate Tgl_T ransaksi Keterangan Nominal Status Trans_Debt ID_Bayar Invoice_Code T gl_Transaksi JenisBayar Nominal Keterangan

Gambar 4.10 Physical Data Model

4.5 Struktur Database

Adapun struktur database yang digunakan pada sistem ini, dimana menggunakan sistem database SQL Server 2008, sebagai berikut

1. Tabel Customer

Fungsi : Menyimpan data Customer retail

Primary Key : ID_Customer

Tabel 4.1 Tabel Customer No. Nama Field Tipe Data Lebar

Field

Keterangan 1. ID_Customer Varchar 20 Kode Customer 2. Nama_Customer Varchar 50 Nama Customer 3. Alamat Varchar 50 Alamat Customer 4. Tgl_Lahir Datetime Tanggal lahir Customer 5. No_Telp Number 15 Nomor Telpon Customer

USER_NAME = USER_NAME

USER_NAME = USER_NAME

USER_NAME = USER_NAME USER_NAME = USER_NAME

ID_COORPORATE = ID_COORPORATE

ID_BAYAR = ID_BAYAR

CUSTOMER

ID_CUSTOMER varchar(20)

USER_NAME varchar(30)

NAMA_CUST OMER varchar(50)

ALAMAT varchar(50)

TGL_LAHIRJAPRO date

NO_TELP numeric (15)

NO_TELP2 numeric (15)

EMAIL varchar(30) CABANG varchar(30) AGENT ID_AGEN varchar(20) USER_NAME varchar(30) NAMA_AGEN varchar(50) ALAMAT varchar(50)

NO_TELP numeric (15)

NO_TELP2 numeric (15)

TGL_LAHIRJAPRO date USER_AIRLINE varchar(30) WEBMEMBER varchar(30) REMARK varchar(50) COORPORAT E ID_COORPORATE varchar(20) USER_NAME varchar(30) INVOICE_CODE1 varchar(50) ALAMAT varchar(50)

NO_TELP numeric (15)

NO_TELP2 numeric (15)

EMAIL varchar(30)

LIMIT numeric (8,2)

TENGGANG integer REMARK varchar(50) USERLOGIN USER_NAME varchar(30) PASSWORD varchar(30) LEVEL varchar(30) STATUS varchar(30) PENAGIHAN INVOICE_CODE varchar(30) ID_BAYAR varchar(20) ID_COORPORATE varchar(20) USER_NAME varchar(30) NAMA_COORPORATE1 varchar(50)

TGL_T RANSAKSI timestamp

KETERANGAN varchar(50) NOMINAL numeric(8,2) STATUS varchar(30) TRANS_DEBT ID_BAYAR varchar(20) INVOICE_CODE1 varchar(50) TGL_TRANSAKSI timestamp JENISBAYAR varchar(30)

NOMINAL numeric (8,2)

6. No_Telp2 Number 15 Nomor Handphone Customer 7. Email Varchar 30 Email Customer

8. Cabang Varchar 30 Tempat Cabang dari Customer

2. Tabel Agent

Fungsi : Menyimpan data agen JaPro Primary Key : ID_Japro

Tabel 4.2 Tabel Agent No. Nama Field Tipe Data Lebar

Field

Keterangan 1. ID_Agen Varchar 20 Kode JaPro

2. Nama_Agen Varchar 50 Nama JaPro 3. Alamat Varchar 50 Alamat JaPro 4. No_Telp Number 15 Nomor Telp JaPro 5. No_Telp2 Number 15 Nomor Telp JaPro 6. Email Varchar 30 Email JaPro 7. User_Airline Varchar 30 User Login Airline 8. Webmember Varchar 30 User Login Web Rodex 9. Remark Varchar 50 Keterangan

3. Tabel Corporate

Fungsi : Menyimpan data Customer Corporate

Primary Key : ID_Corporate

Tabel 4.3 Tabel Corporate No. Nama Field _{Tipe Data Lebar}

Field

Keterangan 1. ID_Corporate Varchar 30 Kode Perusahaan 2. Nama_Corporate Varchar 50 Nama Perusahaan 3. Alamat Varchar 50 Alamat Perusahaan 4. No_Telp Number 15 Nomor Telp Perusahaan 5. No_Telp2 Number 15 Nomor Telp Perusahaan 6. Email Varchar 30 Email Corporate

7. Limit Integer Limit Nominal Transaksi 8. Tempo Integer Jatuh Tempo

9. Remark Varchar 50 Keterangan

4. Tabel UserLogin

Fungsi : Menyimpan data user login aplikasi Primary Key : User_Name

Tabel 4.4 Tabel UserLogin No. Nama Field Tipe Data Lebar

Field

Keterangan 1. User_Name Varchar 50 Username login 2. Password Varchar 50 Password user 3. Level Varchar 20 Level user 4. Status Varchar 20 Status user

5. Tabel Penagihan

Fungsi : Menyimpan data transaksi corporate

Primary Key : Invoice_Code

Tabel 4.5 Tabel Penagihan No. Nama Field Tipe Data Lebar

Field

Keterangan 1. Nama_Corporate Varchar 50 Nama Perusahaan 2. Invoice_Code Varchar 30 Invoice Code 3. Tgl_transaksi Datetime Tanggal Transaksi 4. Keterangan Varchar 50 Detail Transaksi 5. Nominal Money Nominal Transaksi 6. Status Varchar 50 Status Transaksi

6. Tabel Trans_Debt

Fungsi : Menyimpan data pembayaran corporate

Tabel 4.6 Tabel Trans_Debt No. Nama Field _{Tipe Data Lebar}

Field

Keterangan 1. Id_Bayar Varchar 20 Id Pembayaran 2. Nama_Corporate Varchar 50 Nama Perusahaan 3. Tgl_transaksi Datetime Tanggal Pembayaran 4. JenisBayar Varchar 50 Jenis Pembayaran 5. Nominal Money Nominal Pembayaran 6. Keterangan Varchar 50 Keterangan Pembayaran

4.6 Desain Sistem Input Output

Desain sistem merupakan desain interface aplikasi untuk user yang mengoperasikan aplikasi customer care yang akan di implementasikan pada PT. Rodex Tour & Travel.

4.6.1 Desain Form Login

Gambar 4.11 Desain Form Login

Desain form login pada gambar 4.11 merupakan desain untuk form login yang berfungsi untuk masuk ke dalam aplikasi dengan akses yang lebih luas berdasarkan hak akses user.

4.6.2 Desain Form View Customer

Gambar 4.12 Desain Form View Customer

Desain form pada gambar 4.12 merupakan desain form untuk melihat data

customer yang dapat di cari berdasarkan nama, no telpon serta cabang dari customer

tersebut.

4.6.3 Desain Form View JaPro

!

Gambar 4.13 Desain Form View JaPro

Desain form pada gambar 4.13 merupakan desain form untuk melihat data JaPro yang dapat di cari berdasarkan ID, nama serta no telpon.

4.6.4 Desain Form View Corporate

Gambar 4.14 Desain Form View Corporate

Desain form pada gambar 4.14 merupakan desain form untuk melihat data

corporate yang dapat di cari berdasarkan nama, no telpon serta email dari customer

tersebut.

4.6.5 Desain Form Maintenance Customer

Desain form pada gambar 4.15 merupakan desain form untuk maintenance

data customer. Terdapat 3 tombol yaitu insert yang berfungsi untuk menambah data

customer, tombol Edit berfungsi untuk mengubah data customer yang ada serta tombol cancel untuk membatalkan inputan dengan menghapus semua field textbox.

4.6.6 Desain Form Maintenance JaPro

Gambar 4.16 Desain Form Maintenance JaPro

Desain form pada gambar 4.16 merupakan desain form untuk maintenace

data JaPro. Terdapat 3 tombol yaitu insert yang berfungsi untuk menambah data JaPro, tombol Edit berfungsi untuk mengubah data JaPro yang ada serta tombol

4.6.7 Desain Form Maintenance Corporate

Gambar 4.17 Desain Form Maintenance Corporate

Desain form pada gambar 4.17 merupakan desain form untuk maintenace

data corporate. Terdapat 3 tombol yaitu insert yang berfungsi untuk menambah data

corporate, tombol Edit berfungsi untuk mengubah data corporate yang ada serta tombol cancel untuk membatalkan inputan dengan menghapus semua field textbox.

4.6.8 Desain Form Transaksi Corporate

"

# $

#

Desain Form pada gambar 4.18 merupakan desain form untuk melakukan transaksi corporate. Dimana textbox tempo,limit serta sisa limit merupakan data

readonly yang di ambil dari database sebagai ketentuan transaksi corporate.

4.7 Implementasi Sistem

Implementasi program adalah implementasi dari analisa dan desain sistem yang telah dibuat sebelumnya. Sehingga diharapkan dengan adanya implementasi ini dapat dipahami jalannya suatu Sistem Customer Care pada Rodex Tours & Travel. Sebelumnya user harus mempersiapkan kebutuhan-kebutuhan dari program yang akan diimplementasikan baik dari segi perangkat keras maupun perangkat lunak komputer.

Sistem yang digunakan untuk mengimplementasikan aplikasi ini dapat diuraikan sebagai berikut:

a. Perangkat Keras

1. Processorminimum Pentium IV.

2. Memoryminimum 512 MB.

3. Harddiskminimum 40 GB.

4. VGA card. 5. Printer.

b. Perangkat Lunak

1. Sistem Operasi Windows XP/7

2. Database untuk mengelola data adalah Microsoft SQL Server Management Studio 2008 Express Edition.

3. Program aplikasi adalah Microsoft Visual Studio.NET 2008 Professional Edition.

4. Untuk membuat desain sistem menggunakan Power Designer 6. 5. Untuk laporan menggunakan Crystal Report.

6. Untuk SMS Gateway menggunakan komponen .Net GSMComm

Pengembangan Sistem Informasi Customer Care Rodex Tours & Travel ini membutuhkan perangkat lunak yang sudah terinstall, adapun tahapan-tahapan instalasi dan pengaturannya yaitu :

a. Install sistem operasi Windows XP/7 b. Install aplikasi .Net Framework

c. Install aplikasi databaseMicrosoft Sql Server Management Studio 2008 Express. d. Install aplikasi Sistem Informasi Customer Care Rodex Tours & Travel

Adapun dalam aplikasi ini ditujukan untuk beberapa user yang memiliki hak akses yang berbeda, yang mana dalam aplikasi ini terdapat beberapa form yang menjadi interfaceinput dan output sebagai berikut :

1. Form Utama

Gambar 4.19 Form Utama

Form Menu Utama merupakan form tampilan menu-menu yang ada dalam aplikasi ini. Secara default aplikasi ini hanya menampilkan data-data customer, pengguna harus login terlebih dahulu agar dapat menggunakan fitur aplikasi ini lebih luas lagi berdasarkan hak akses user seperti maintenance data serta transaksi.

2. Form Login

Form Login berfungsi untuk masuk ke dalam aplikasi dengan fitur yang lebih luas lagi berdasarkan hak akses user yang telah ditentukan.

3. Form View Data Customer

Gambar 4.21 Form View Data Customer

Form View Data Customer merupakan form yang menampilkan seluruh data

customer retail, pengguna dapat mencari data-data customer dengan memasukkan data yang ingin dicari dalam groupbox search yang meliputi pencarian berdasarkan nama, nomor telp/Hp serta cabang.

4. Form View Data JaPro

Gambar 4.22 Form View Data JaPro

Form View Data JaPro merupakan form yang menampilkan seluruh data

customer JaPro(Jaringan Penjualan Rodex), pengguna dapat mencari data-data JaPro dengan memasukkan data yang ingin dicari dalam groupbox search yang meliputi pencarian berdasarkan ID, nama serta nomor telpon/HP. Form ini berfungsi untuk mempercepat verifikasi data JaPro ketika ingin melakukan transaksi.

5. Form View Data Corporate

Form View Data Corporate merupakan form yang menampilkan seluruh data

customer corporate, pengguna aplikasi dapat mencari data-data tersebut dengan memasukkan data yang ingin dicari dalam groupbox search yang meliputi pencarian berdasarkan nama, nomor telp serta email.

6. Form Maintenance Data Customer

Gambar 4.24 Form Maintenance Data Customer

Form Maintenance Customer merupakan form yang digunakan untuk melakukan maintenance data customer retail, terdapat 3 fitur yaitu Insert yang berfungsi untuk menambah data customer, untuk mengubah data customer yang telah ada tekan button Edit kemudian pilih data customer yang akan diubah dengan menekan tombol Search yang terletak di sebelah field nama, lalu double-click pada data customer yang ingin diubah. Kemudian data customer tersebut akan terisi pada

7. Form Maintenance Data JaPro

Gambar 4.25 Form Maintenance Data JaPro

Form Maintenance JaPro merupakan form yang digunakan untuk melakukan

maintenance data customer JaPro, terdapat 3 fitur yaitu Insert yang berfungsi untuk menambah data customer JaPro, untuk mengubah data customer JaProyang telah ada tekan tombol Edit kemudian pilih data yang akan diubah dengan menekan tombol

Search yang terletak di sebelah field nama lalu double-click pada data JaPro yang ingin diubah. Kemudian data JaPro tersebut akan terisi pada field-field yang ada.

8. Form Maintenance Data Corporate

Gambar 4.26 Form Maintenance Data Corporate

Form Maintenance Corporate merupakan form yang digunakan untuk melakukan maintenance data customer corporate, terdapat 3 fitur yaitu Insert yang berfungsi untuk menambah data corporate, untuk mengubah data corporate yang telah ada tekan tombol Edit kemudian pilih data corporate yang akan diubah dengan menekan tombol Search yang terletak di sebelah field nama lalu double-click pada data corporate yang ingin diubah. Kemudian data corporate tersebut akan terisi pada

9. Form Maintenance User

Gambar 4.27 Form Maintenance User

Form Maintenance User berfungsi untuk mengelola data user yang dapat login ke aplikasi ini. Fitur ini hanya dapat diakses oleh user yang memiliki akses paling tinggi yaitu Root. User Root dapat mengganti hak akses ataupun menon-aktifkan user yang dapat login ke aplikasi ini.

10.Form Setting Koneksi

Form Setting Koneksi digunakan untuk mengubah database tujuan dari aplikasi dengan mengubah connection string. Hal ini berfungsi untuk aplikasi yang akan digunakan banyak user dengan satu database.

11.Form Transaksi Corporate

Gambar 4.29 Form Transaksi Corporate

Form Transaksi Corporate digunakan untuk melakukan semua transaksi dengan customer corporate yang meliputi, transaksi penjualan dan pembayaran. Terdapat fitur view transaksi piutang yang berfungsi untuk melihat semua data transaksi baik yang belum lunas ataupun yang telah dibayar. Sedangkan fitur view

12. Form TransReport

Gambar 4.30 Form TransReport

Form TransReport berfungsi untuk menampilkan laporan yang dapat di filter

berdasarkan waktu, jenis transaksi serta periode laporan yang akan ditampilkan.

13. Form SettingSMSGateway

Form SettingSMSGateway berfungsi untuk mengatur serta mengecek apakah terdapat perangkat GSM yg terhubung dengan komputer. Terdapat 2 event SMS

Gateway yaitu Report serta Birthday. Report digunakan untuk mengirim sms laporan transaksi harian maupun bulanan sedangkan birthday digunakan untuk mengirim ucapan ulang tahun untuk customer yang berulang tahun pada hari ini. Waktu pengiriman sms dapat di atur berdasarkan jam, menit, detik dengan fitur yang telah tersedia.

14. Laporan Harian Transaksi Corporate

Gambar 4.32 Laporan Transaksi Harian

Form Laporan Harian Transaksi Corporate digunakan untuk melihat detail transaksi harian customer corporate yang disertai dengan grafik. Periode transaksi dapat di tentukan pada form Trans_Report.

15. Form Laporan Bulanan Transaksi Corporate

Gambar 4.33 Laporan Transaksi Bulanan

Form Laporan Harian Transaksi Corporate digunakan untuk melihat detail transaksi harian customercorporate yang disertai dengan grafik. Periode transaksi dapat di tentukan pada form Trans_Report.

62 PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil kerja praktek yang dilakukan pada PT.Rodex Tour & Travel Surabaya, yang mana divisi ini adalah tempat pengolahan data elektronik dan segala hal yang berhubungan dengan teknologi informasi dan komputer. Sistem yang dikembangkan merupakan sistem yang dibuat untuk mengefisiensikan dan

mengefektifkan kinerja customer service dalam memberikan pelayanan terhadap

customer. Sistem ini diharapkan dapat membantu untuk lebih memaksimalkan kinerja dari sistem yang sebelumnya dengan lebih menerapkan fungsi teknologi informasi pada perusahaan. Adapun sistem yang dimaksud adalah sebagai berikut :

1. Adanya SMS gateway yang dijadikan sarana bagi perusahaan untuk

menyampaikan informasi ataupun ucapan kepada customer dapat

meningkatkan hubungan perusahaan dengan customer.

2. Penerapan database terpusat yang dapat di akses seluruh client internal

perusahaan memudahkan pengolahan data customer serta meningkatkan

efisiensi kinerja customer service dalam proses validasi data customer.

3. Sistem reminder transaksi piutang customer corporate yang ditujukan untuk

KaCab (Kepala Cabang) dapat memudahkan proses penagihan sehingga tidak adanya transaksi yang menunggak dalam jangka waktu yang lama.

5.2 Saran

Dari beberapa hal yang telah diterapkan dalam pengembangan sistem ini, maka dapat diberikan saran:

1. Bagi Pembaca

Dengan mempertimbangkan kecepetan pengiriman SMS yang dilakukan pada

sistem ini menggunakan komponen SMS Gateway GSMComm dan hardware

sebuah modem GSM, penulis mengharapkan adanya ujicoba performance

kecepatan pengiriman SMS menggunakan komponen SMS Gateway dan

perangkat GSM yang lain. Hal ini berguna jika sistem melakukan pengiriman SMS dalam jumlah banyak.

2. Bagi Perusahaan

Pengembangan aplikasi yang digunakan perusahaan dengan GUI (Graphic

User Interface) yang lebih baik sehingga memudahkan para karyawan dalam mengoperasikan aplikasi.

64

Hartono, Jogiyanto., 1999, Analisis & Disain Sistem Informasi, Andi Yogyakarta, Yogyakarta.

Kendall & Kendall.2003.Analisis dan Perancangan Sistem.Jakarta: PT. Indeks Kelompok Gramedia.

Kusumo, Ario Suryo, 2004, Visual Basic.NET versi 2002 dan 2003, PT Elex Media Komputindo, Jakarta

Solution, Winpec, 2007. Membuat Aplikasi Reporting Service dengan SQL Server 2005, PT Elek Media Komputindo, Jakarta.

Ranjan, D. How To Send and Receive SMS using GSM Modem.

(

59

Form SettingSMSGateway berfungsi untuk mengatur serta mengecek apakah terdapat perangkat GSM yg terhubung dengan komputer. Terdapat 2 event SMS Gateway yaitu Report serta Birthday. Report digunakan untuk mengirim sms laporan transaksi harian maupun bulanan sedangkan birthday digunakan untuk mengirim ucapan ulang tahun untuk customer yang berulang tahun pada hari ini. Waktu pengiriman sms dapat di atur berdasarkan jam, menit, detik dengan fitur yang telah tersedia.

14. Laporan Harian Transaksi Corporate

Gambar 4.32 Laporan Transaksi Harian

Form Laporan Harian Transaksi Corporate digunakan untuk melihat detail transaksi harian customer corporate yang disertai dengan grafik. Periode transaksi dapat di tentukan pada form Trans_Report.

61

15. Form Laporan Bulanan Transaksi Corporate

Gambar 4.33 Laporan Transaksi Bulanan

Form Laporan Harian Transaksi Corporate digunakan untuk melihat detail transaksi harian customer corporate yang disertai dengan grafik. Periode transaksi dapat di tentukan pada form Trans_Report.

62 PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil kerja praktek yang dilakukan pada PT.Rodex Tour & Travel Surabaya, yang mana divisi ini adalah tempat pengolahan data elektronik dan segala hal yang berhubungan dengan teknologi informasi dan komputer. Sistem yang dikembangkan merupakan sistem yang dibuat untuk mengefisiensikan dan mengefektifkan kinerja customer service dalam memberikan pelayanan terhadap customer. Sistem ini diharapkan dapat membantu untuk lebih memaksimalkan kinerja dari sistem yang sebelumnya dengan lebih menerapkan fungsi teknologi informasi pada perusahaan. Adapun sistem yang dimaksud adalah sebagai berikut :

1. Adanya SMS gateway yang dijadikan sarana bagi perusahaan untuk menyampaikan informasi ataupun ucapan kepada customer dapat meningkatkan hubungan perusahaan dengan customer.

2. Penerapan database terpusat yang dapat di akses seluruh client internal perusahaan memudahkan pengolahan data customer serta meningkatkan efisiensi kinerja customer service dalam proses validasi data customer.

3. Sistem reminder transaksi piutang customer corporate yang ditujukan untuk KaCab (Kepala Cabang) dapat memudahkan proses penagihan sehingga tidak adanya transaksi yang menunggak dalam jangka waktu yang lama.

63

5.2 Saran

Dari beberapa hal yang telah diterapkan dalam pengembangan sistem ini, maka dapat diberikan saran:

1. Bagi Pembaca

Dengan mempertimbangkan kecepetan pengiriman SMS yang dilakukan pada sistem ini menggunakan komponen SMS Gateway GSMComm dan hardware sebuah modem GSM, penulis mengharapkan adanya ujicoba performance kecepatan pengiriman SMS menggunakan komponen SMS Gateway dan perangkat GSM yang lain. Hal ini berguna jika sistem melakukan pengiriman SMS dalam jumlah banyak.

2. Bagi Perusahaan

Pengembangan aplikasi yang digunakan perusahaan dengan GUI (Graphic User Interface) yang lebih baik sehingga memudahkan para karyawan dalam mengoperasikan aplikasi.

64

Hartono, Jogiyanto., 1999, Analisis & Disain Sistem Informasi, Andi Yogyakarta, Yogyakarta.

Kendall & Kendall.2003.Analisis dan Perancangan Sistem.Jakarta: PT. Indeks Kelompok Gramedia.

Kusumo, Ario Suryo, 2004, Visual Basic.NET versi 2002 dan 2003, PT Elex Media

Komputindo, Jakarta

Solution, Winpec, 2007. Membuat Aplikasi Reporting Service dengan SQL Server 2005, PT Elek Media Komputindo, Jakarta.

Ranjan, D. How To Send and Receive SMS using GSM Modem .

(