Struktur Kode Aktiva Tetap Dokumen dalam Sistem informasi Akuntansi Aktiva Tetap

papan tulis, OHP, Screen, AC, pengeras suara, kipas angin, dan alat-alat lainnya.

D. Struktur Kode Aktiva Tetap

Jika perusahaan memiliki berbagai jenis aktiva tetap di berbagai lokasi, untuk memudahkan identifikasi aktiva tetap, diperlukan kode yang mampu memberikan informasi lengkap mengenai aktiva tetap. Diantara informasi penting yang perlu dicerminkan dalam kode aktiva tetap adalah, golongan aktiva tetap, jenis aktiva tetap, lokasi portability, tahun perolehan, fungsi yang bertanggung jawab dalam pemakaian aktiva tersebut. Oleh karena itu, jika perusahaan menggunakan kode angka kelompok group code, maka berikut ini disajikan struktur kode aktiva tetap. Contoh penggunaan kode aktiva tetap disajikan sebagai berikut : X XX XX XX XX XX Golongan aktiva tetap Jenis aktiva tetap Tahun perolehan Fungsi Lokasi portability Aktiva tetap yang terdapat di Fakultas Ekonomi merupakan Barang Milik Negara BMN. Klasifikasi dan kodefikasi BMN didasarkan pada ketentuan tentang klasifikasi dan kodefikasi Barang Milik Negara BMN yang berlaku. Universitas Sumatera Utara Pada Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi SIMAK Barang Milik Negara BMN, barang dapat diklasifikasi ke dalam: golongan, bidang, kelompok, sub kelompok dan sub-sub kelompok. Jika terdapat Barang Milik Negara BMN yang belum terdaftar pada ketentuan tersebut, agar menggunakan klasifikasi dan kode barang yang mendekati jenis dan atau fungsinya. Dalam hal ini pada Fakultas Ekonomi USU telah menggunakan metode di atas dan dapat dilihat pada pemberian kode sepeda motor seperti di bawah ini, Sepeda Motor 2.02.01.04.001 Keterangan : 2, alat bergerak. 02, alat angkutan. 01, alat angkutan darat bermotor. 04, sepeda motor. 001, mudah dibawa dengan tangan manusia.

E. Dokumen dalam Sistem informasi Akuntansi Aktiva Tetap

Formulir dokumen pada dasarnya merupakan wujud fisik rekaman transaksi perusahaan, formulir pada dasarnya digunakan untuk menetapkan tanggung jawab kegiatan untuk memulai, mencatat, atau menyelesaikan transaksi, mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pencatatan, mengirim data dari satu pihak ke pihak lain, dan merekam transaksi atau meminta dilakukanya suatu kegiatan. Universitas Sumatera Utara Menurut Mulyadi 2001:600, dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi aktiva tetap seperti disebutkan di bawah ini: 1. surat permintaan otorisasi investasi expenditures authorization request atau authorization for expenditures, 2. surat permintaan reparasi authorization for reparation, 3. surat permintaan transfer aktiva tetap, 4. surat permintaan penghentian pemakaian aktiva tetap, 5. surat perintah kerja work order, 6. surat order pembelian, 7. laporan penerimaan barang, 8. faktur dari pemasok, 9. bukti kas keluar, 10. bukti memorial. Dokumen yang digunakan untuk merekam data transaksi yang mengubah harga pokok aktiva tetap dan akumulasi penyusutan aktiva tetap yang digunakan pada Fakultas Ekonomi USU adalah surat permintaan otorisasi investasi, surat permintaan reparasi, surat perintah kerja work order, surat order pembelian, laporan penerimaan barang, faktur dari pemasok, bukti kas keluar, dan bukti memorial. Pedoman dan pelaksanaan pengadaan barang dan jasa pemerintah diatur sesuai dengan Keputusan Presiden No. 8 Tahun 2003 dan Peraturan Pemerintah No. 95 Tahun 1995. Surat permintaan otorisasi investasi expenditures authorization request. Karena investasi dalam aktiva tetap biasanya meliputi jumlah rupiah yang relatif besar dan mencakup keterikatan dana dalam jangka waktu yang relatif panjang, maka pengendalian aktiva tetap dilakukan melalui perencanaan yang matang. Perencanaan pengeluaran investasi dalam dalam aktiva tetap dimulai dengan diajukannya usulan investasi kepada Pembantu Dekan II. Melalui bagian perlengkapan, usulan investasi diteliti kelayakan teknis dan ekonomisnya yang hasilnya dituangkan dalam laporan studi Universitas Sumatera Utara kelayakan. Studi kelayakan tersebut digunakan untuk menyusun anggaran investasi capital budget untuk disetujui diotorisasi oleh Dekan dan Pembantu Dekan II. Untuk melaksanakan investasi yang tercantum dalam anggaran investasi diperlukan dokumen untuk meminta dana yang telah diizinkan oleh Dekan dan Pembantu Dekan II. Dokumen ini disebut surat permintaan otorisasi investasi. Surat permintaan reparasi authorization for repair, berfungsi sebagai perintah dilakukannya reparasi yang merupakan pengeluaran modal. Surat perintah kerja work order, yaitu dokumen yang memiliki dua fungsi yaitu sebagai perintah dilaksanakannya pekerjaan tertentu mengenai aktiva tetap dan sebagai catatan yang dipakai untuk mengumpulkan biaya pembuatan aktiva tetap. Dokumen ini digunakan sebagai perintah kerja pemasangan aktiva tetap yang dibeli, pembongkaran aktiva tetap yang dihentikan pemakaiannya. Surat order pembelian, dokumen ini diterbitkan oleh fungsi pembelian yang merupakan surat untuk memesan aktiva kepada pemasok. Laporan penerimaan barang, dokumen ini diterbitkan oleh fungsi penerimaan setelah fungsi ini melakukan pemeriksaan kuantitas, mutu, dan spesifikasi aktiva tetap yang diterima dari pemasok. Faktur dari pemasok, yaitu dokumen yang merupakan tagihan dari pemasok atas aktiva tetap yang telah dibeli. Bukti kas keluar, merupakan perintah pengeluaran kas yang dibuat oleh fungsi keuangan setelah dokumen surat permintaan otorisasi investasi, surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok diterima dan diperiksa oleh fungsi tersebut. Bukti memorial, digunakan sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi Universitas Sumatera Utara depresiasi aktiva tetap, harga pokok aktiva tetap yang telah selesai dibangun, penghentian pemakaian aktiva tetap, dan pengeluaran modal.

F. Catatan Akuntansi