E. Sistem Pengawasan Intern Pengeluaran Kas
Dalam hal pengeluaran kas, selalu terbuka kesempatan untuk berbuat curang yaitu dengan cara menggunakan dan secara tidak wajar atau tidak benar.
Untuk itu pengeluaran kas harus dikelola dengan baik agar dapat dihindari terjadinya penyelewengan atau kecurangan terhadap kas yang dapat
mengakibatkan kerugian bagi perusahaan. Adapun beberapa bentuk kecurangan yang sering dilakukan dalam
pengeluaran kas adalah sebagai berikut : a.
Menyiapkan bukti voucher palsu atau mengajukan voucher untuk mendapatkan pembayaran dua kali.
b. Chek kitting dilakukan untuk menutupi pemakaian kas perusahaan dengan
cara melakukan transfer rekening dari bank satu ke rekening bank yang dananya digelapkan pada saat bank-bank menyiapkan pembuatan rekening
koran bank. c.
Mencantumkan jumlah total yang tidak benar dalam buku kas. d.
Menaikan jumlah cek setelah ditanda tangani e.
Mencantumkan potongan harga dengan jumlah yang lebih rendah dari pada yang sebenarnya.
f. Menguangkan cek gaji dan upah yang belum ditagih oleh yang berhak.
g. Mengubah bentuk atau voucher pengeluaran kas kecil.
h. Memalsukan cek dan memusnahkannya pada saat telah diterima dari bank,
menggantikannya dengan cek lain yang dibatalkan atau dengan nota pembebanan.
Universitas Sumatera Utara
Berdasarkan hal diatas maka sebaiknya pengeluaran kas dilakukan menggunakan sistem voucher, kas kecil untuk pembayaran yang jumlahnya relatif
kecil, adanya pemisahan tugas dalam penyetujuan pembayaran faktur, pencatatan utang dagang, penyiapan cek dan pengendalian cek.
Menurut Arthur W. Holmes dan David C. Burns 2004: 168 masalah yang terkait dalam pengeluaran kas yaitu :
a. Kas Kecil
Pembayaran kas kecil hendaknya dibatasi hanya untuk jumlah- jumlah yang kecil saja. Semua voucher bukti kas kecil, baik
yang sudah maupun yang belum terpakai harus terkendali.
b. Bank
Untuk membayar perkiraan komersil, bank harus diberi daftar otorisasi yang dikeluarkan oleh dewan komisaris, dimana
tercantum nama orang-orang yang berwenang menandatangani cek dengan contoh tanda tangan mereka.
c. Voucher dan bukti lain.
Yang menjadi dasar pembuatan cek haruslah voucher yang sudah diotorisasi dan disetujui dengan benar. Apabila sudah dibayar
harus dikendalikan sedemikian rupa sehingga tidak mungin disodorkan sekali lagi untuk meminta pembayaran, pengendalian
ini akan efektif jika vouchernya distempel.
d. Cek
Orang yang membayar cek tidak boleh berhubungan dengan penyimpanan atau penyetujuan voucher yang menjadi dasar
pembuat cek.
Oleh sebab itu suatu sistem pengawasan intern sedapat mungkin harus dapat mencegah atau memperkecil terjadinya penyelewengan atau kecurangan.
Waalaupun demikian tidak ada satu jaminan dengan adanya sistem pengawasan intern penyelewengan atau kecurangan dapat dihilangkan sama sekali, sebab
kecurangan yang dilakukan dengan persekongkolan umumnya sulit diketahui. Pengawasan atas kas perusahaan sebaiknya harus ada pemisahan antara
fungsi pengelolaan kas dan fungsi pencatatan kas. Apabila kedua wewenang dan tanggung jawab ini dipegang oleh orang yang sama, hal ini akan mengakibatkan
Universitas Sumatera Utara
perusahaan rawan terhadaap penyelewengan, kecurangan serta manipulasi kas atau pemalsuan catatan kas. Teknik pengawasan intern yang umumnya digunakan
oleh perusahaan dalam operasional terdiri dari : a.
Penetapan tanggung jawab secara khusus dalam pengelolaan penerimaan kas Tanggungjawab untuk menangani penerimaan kas dilimpahkan secara
khusus kepada orang tertentu. Hal ini dimaksudkan bila terjadi penyelewengan terhadap kas, maka dapat dipertanyakan dan
diidentifikasikan langsung kepada pemegang kas yang bersangkutan, b. Pemisahan pengelolaan dan pencatatan penerimaan kas
Sistem pengawasan yang baik biasanya mensyaratkan agar kas yang diterima dapat disimpan dan disetorkan secara langsung oleh pejabat
keuangan atau kasir, sementaara pencatatan yang berkaitan dengan setoran- setoran ke bank dilaksanakan secarra langsung oleh bagian akuntansi.
c. Menyetorkan ke bank setiap hari uang kas yang diterima Penyetoran ke bank setiap hari uang kas yang diteerima selain dapat
menghindari bertumpuknya uang kas dalam perusahaan, juga dapat menghindari terjadinya pencurian sehingga perlu dilindungi, penyetoran ke
bank setiap hari seluruh uang kas akan membawa akibat diperlukannya prosedur akuntansi bgi peusahaan, yaitu :
1. Rekonsiliasi Bank
Laporan rekonsiliasi bank dibuat untuk mengucapkan perbedaan saldo kas dibank dan saldo kas diperusahaan. Laporan rekonsiliasi bank harus
disusun oleh seseorang yang tidak melaksanakan pencatatan penerimaan dan pengeluaran kas. Adapun faktor-faktor yang menyebabkan terjadinya
Universitas Sumatera Utara
perbedaan antara saldo kas dibank dengan saldo kas diperusahaan adalah sebagai berikut :
a. Cek masih beredar outstanding check
b. Cek tidak cukup dana not sufficient check
c. Penagihan oleh bank collection by bank
d. Setoran dalam perjalanan deposit in transit
e. Biaya-biaya bank bank service charges
f. Jasa giro interest income
g. Kesalahan errors
2. Dana kas kecil
Untuk pengawasan intern kas yang efektif, maka sebaiknya perusahaan dalam melakukan pembayaran harus melalui bank dengan mengeluarkan
cek. Namun hal ini akan menimbulkan kesulitan dalam melakukan pembayaran yang jumlahnya relatif kecil. Untuk mengatasi hal ini maka
perlu dibuat suatu dana kas kecil di perusahaan. Ada dua metode untuk menggunakan kas kecil, yaitu :
a. Metode dana tetap
Metode ini melakukan pencatatan pada saat pengisian dana kas kecil, atau tiap pengeluaran tidak perlu dicatat tetapi petugas kas kecil cukup
menyimpan dan mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran saja. Lalu pengisian dana kas kecil jumlahnya sebesar pengeluaran yang telah ada
dengan pada akhir periode.
Universitas Sumatera Utara
b. Metode dana berubah-ubah
Adalah metode yang mencatat setiap pengeluaran ke dalam perkiraan dana kas kecil sebagai jurnal khusus, sehingga dana kas kecil senantiasa
berfluktuasi atau berubah-ubah sesuai dengan transaksi yang terjadi. Kemudian pada saat penutupan buku tidak perlu mengadakan
penyesuaian, karena semua pengeluaran telah dicatat langsung dalam perkiraan dana kas kecil.
Dilihat dari segi pengawasan intern, imprest fund method lebih baik digunakan dengan alasan sebagai berikut :
a. Adanya pemeriksaan atas bukti-bukti pengeluaran kas kecil oleh
pejabat yang berwenang sebelum kas kecil itu diisi kembali. Ini berarti bahwa kas kecil paling tidak diperiksa setiap kali kas tersebut diisi
kembali. b.
Jumlah uang tunai ditambah dengan bukti-bukti kas kecil harus sama dengan jumlah dana kas kecil menurut buku besar. Sifat ini
memungkinkan dilakukannya perhitungan kas kecil dengan mudah setiap saat.
c. Pemeriksaan oleh internal auditor
Pemeriksaan oleh internal auditor secara kontinue dan mendadak merupakan suatu bagian dari sistem pengawasan intern kas. Internal
auditor memeriksa pembukuan yang dilakukan dan meneliti kegiatan- kegiatan pekerjaan yang menangani kas perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
Ada beberapa tujuan dilaksanakan pengawasan intern oleh pihak manajemen perusahaan. Menurut Mulyadi 2002: 68 mengatakan bahwa
tujuan pokok diadakan pengawasan intern adalah sebagai berikut :
1 Menjaga kekayaan dan catatan organisasi
2 Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi
3 Mendorong efisiesi, dan
4 Mendorong dipatuhinya kebijaksanaan manajemen
Untuk lebih jelasnya pada halaman berikut dapat dilihat flow chart dari sistem pengawasan intern pengeluaran kas.
Universitas Sumatera Utara
Keypunch dan verifikasi
Total tumpukan
Pemban- dingan
Total tumpuk
Program Edit
Penyim- pangan
Voucher- voucher
b Total
tumpuk Voucher
pembayaran
Sortir
File induk
rekanan yang di-
Rincian voucer
pembayara Perkecualia
n
Rincian voucher
pemba- yaran
File pem- bayaran
yang ditang-
guhkan Program
Penggabun g
Register pembayaran
File akumulas
i penang- guhan
pemba- yaran
File pem bayaran
yang di- tangguh-
kan
Program pembayara
n jatuh Program
cek dan ikhtisar
File pem- bayaran
jatuh tem po yang
ditangguh kan
Tanggal cut-off
Ikhtisar penerimaan
Voucher Buku
penerimaan kas
Gambar 3 : Bagan Arus Sistem Pengawasan Intern Penerimaan Kas
Sumber : Perum Jamkrindo Cabang Medan
Kasir KlaimSubroga
i Bag. Adm Keu.
Bag. Accounting
Universitas Sumatera Utara
BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
A. Sejarah Singkat Perum Jamkrindo Cabang Medan
Salah satu pelaku ekonomi di Indonesia yaitu UKMK sebagian besar menghadapi beragam kendala dalam upaya mengembangkan skala dan kualitas
usahanya. Kendala tersebut antara lain keterampilan SDM yang kurang, organisasi usaha yang belum modern bahkan cenderung bersifat informal serta
minimalnya kualitas dan kuantitas permodalan. Pengembangan UKMK memiliki ketergantungan yang kuat dalam pemanfaatan sumber-sumber pembiayaan dari
luar, khususnya dari lembaga keuanganperbankan. Salah satu hambatan yang sering dihadapi dalam berhubungan dengan perbankan adalah UKMK memiliki
keterbatasan kemampuan penyediaan kolateralagunan yang memadai sebagai salah satu persyaratan penyaluran kredit perbankan.
Pemerintah melalui Surat Keputusan Menteri Transmigrasi dan Koperasi No. 99KPTSMENTRANS-KOP1970 mencoba mengatasi kendala tersebut
dengan mendirikan Lembaga Jaminan Kredit Koperasi LJKK, yaitu suatu lembaga pembiayaan yang berperan sebagai penjamin atas penyaluran kredit oleh
perbankan kepada koperasi. Pada kurun waktu 1970 – 1981, LJKK telah berperan membantu pengembangan usaha koperasi sehingga mendorong terciptanya citra
koperasi yang lebih sehat di masyarakat. Pemerintah melalui PP No. 51 tahun 1981 yang disempurnakan dengan PP
No. 27 tahun 1985, Pemerintah mendirikan Perusahaan Umum Pengembangan Keuangan Koperasi Perum PKK sebagai peleburan dan penyempurnaan LJKK.
Perum PKK di bawah naungan Departemen Keuangan yang kantor pusatnya di
38
Universitas Sumatera Utara
Kategori