transaksi-transaksi yang berkaitan harus dibagi. Dalam proses, satu bidang tanggungjawab harus memeriksa lainnya, dan sebaliknya.
B. Pengendalian Internal Penjualan
Sebagai langkah awal dalam melaksanakan penjualannya, PT. Semen Andalas Medan menyusun suatu perencanaan penjualan yang merupakan alat
pengkoordinasian kerja serta sebagai alat pengendalian. Penjualan merupakan unsur yang cukup penting bagi suatu perusahaan, karena dengan adanya kegitan
penjualan inilah perusahaan akan menghasilkan pendapatan. Hal ini terlihat pada hampir semua perusahaan yang berusaha memproduksi barangnya untuk dijual ke
pasar sesuai dengan target yang di tentukan oleh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan konsumen.
Untuk itu teknik yang dilakukan dalam penyusunan perencanaan penjualan oleh PT. Semen Andalas Medan adalah teknik pragmatis yaitu teknik yang
menggunakan suatu standar laba dengan menggunakan suatu tingkat target laba yang di peroleh dari pengalaman, harapan-harapan atau perbandingan-
perbandingan. Biasanya tim yang merumuskan perencanaan ini menerapkan suatu tingkat laba relatif. Tingkat rentabilitas dari modal pada umumnya dianggap
sebagai statistik yang terpenting dalam penyusunan perencanaan laba jangka panjang dan dalam penetapan tujuan-tujuan laba.
Biasanya perusahaan juga menghitung tingkat rentabilitas untuk tiap tahun yang dicakup dalam penyusunan rencana laba jangka panjang untuk dapat
menunjukkan apakah kenaikan yang direncanakan dalam jumlah pendapatan netto
Universitas Sumatera Utara
yang sesuai dengan kenaikan dalam aktiva atau tidak untuk mengukur efektivitas penggunaan aktiva-aktiva.
Pada PT. Semen Andalas Medan, yang berwenang dan bertanggungjawab atas penyusunan dan pelaksanaan prosedur perencanaan penjualan adalah
manajemen puncak perusahaan. Hal ini disebabkan dialah yang paling berwenang dan bertanggungjawab atas seluruh kegiatan perusahaan. Namun hal penyusunan
perencanaan penjualan ini tidak harus ditangani sendiri, tetapi dapat didelegasikan kepada bagian lain. Begitupun partisipasinya tetap diperlukan terutama dalam
memotivasi para manager untuk menyusun prosedur perencanaan penjualan. Partisipasi manajemen terletak pada penilaian dan pengesahan
perencanaan serta pengendalian, tidak hanya sekedar membutuhkan tanda tangan saja. Selain daripada itu manajemen puncak harus mengikuti perkembangan
pelaksanaan perencanaan. Dengan demikian perencanaan berperan sebagai alat dimana pihak manajemen dapat mengetahui rencana kerja tiap bagian serta dapat
mempelajari hubungan kerja antar bagian dalam kaitannya dengan kebijaksanaan perusahaan secara keseluruhan dan juga sebagai alat untuk mengukur seberapa
jauh mereka dapat memenuhi rencana kerja dalam pelaksanaan nantinya. Dalam pelaksanaan transaksi-transaksi penjualan, baik melalui penjualan
secara tunai maupun penjualan secara kredit, bagian pemasaran selalu dibantu secara terkoordinasi oleh semua bagian. Salah satu tujuannya disamping
mengamankan harta kekayaan perusahaan, juga mengkoordinasikan tugas dan kegiatan pemasaran, mengadministrasikannya secara teratur untuk memperluas
jaringan pemasaran produk dengan harga dan mutu yang dapat bersaing.
Universitas Sumatera Utara
Dalam kaegiatan transaksi secara administrasi melibatkan beberapa orang untuk mencapai keseragaman tidak dalam melakukan transaksi yang sering
terjadi. Prosedur penjulan kredit adalah urutan tindakan yang harus dilalui didalam penjualan. Penjualan kredit hanya diberikan kepada agen-agen penjual
yang telah ditentukan oleh perusahaan. Pesanan yang diminta oleh agen harus terlebih dahulu disetujui direktur. Copy pesanan selanjutnya diserahkan kepada
bagian gudang untuk menentukan jumlah yang akan dikeluarkan setiap hari. Atas pesanan yang dibuat oleh agen, bagian pemasaran akan membuka faktur rangkap
empat 4, yaitu untuk agen warna kuning bila belum lunas dan warna putih bila telah lunas , bagian Akuntansi dan pertinggal.
C.Prosedur pencatatan penjualan
Prosedur adalah rangkaian kegiatan administrasi yang biasanya melibatkan beberapa orang, untuk mencapai keseragaman tindakan dalam melakukan
transaksi-transaksi yang sering terjadi. Kegiatan penjualan pada PT. Semen Andalas Medan dilakukan pada jam-jam kerja dan pelaksanaannya melalui dua
sistem yaitu : 1.
Penjualan Tunai. 2.
Penjualan Kredit. Ad 1. Penjualan Tunai
a. Fungsi Fungsi prosedur penjualan tunai adalah :
1. Menerima order dari pembeli.
2. Menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli.
Universitas Sumatera Utara
3. Menyerahkan barang yang dibeli kepada pembeli.
b. Organisasi Bagian yang terkait dalam prosedur penjualan tunai pada PT.Semen
Andalas Medan adalah : 1.
Bagian Pemasaran. Fungsi bagian pemasaran dalam penjualan tunai adalah :
1. Menerima pesanan dari pembeli.
2. Mencatat berita acara penjualan dan didistribusikan kepada bagian
Accounting. 2.
Bagian Accounting. Fungsi bagian Accounting dalam penjualan tunai adalah :
1. Membuat kartu atas nama pembeli beserta kelengkapan
administrasinya. Kartu ini di buat rangkap 2 : Lembar 1 : untuk pembeli.
Lembar 2 : untuk perusahaan. 2.
Membuat laporan penjualan yang ditandatangani oleh bagian penjualan dan mendistribusikan laporan penjualan tersebut kepada
bagian terkait 3.
Mengarsipkan kartu tersebut menurut nomor urut. c. Formulir
1. Kartu pembayaran beserta kwitansi pembayaran. 2. Laporan penjualan.
Universitas Sumatera Utara
d.. Informasi Manejerial Informasi yang dibutuhkan oleh manajemen dari kegiatan penjualan tunai
adalah sebagai berikut : 1.
Jumlah kas yang diterima dari hasil penjualan tunai sebesar harga jual ditambah PPN sebesar 10 dari harga jual tersebut.
2. Nama dan alamat pembeli.
3. Jumlah produk yang dijual.
4. Jenistype semen mana yang penjualannya paling tinggi.
5. Uraian kegiatan sistem penjualan tunai.
Keterangan prosedur penerimaan penjualan tunai pada PT. Semen Andalas Medan adalah :
1. Langganan membeli di bagian penjualan tunai. Bagian ini membuat bukt i
penjualan 2 lembar, lembar 1 dikirim ke kasir, lembar 2 dikirim ke bagian pembuatan faktur.
2. Langganan membayar di kas. Bagian penjualan tunai hanya menyerahkan
barang yang dibeli setelah menerima bukti pembayaran. 3.
Bagian pembuatan faktur memeriksa harga, jumlah,mencatat dibuku harian penjualan. Bagian pembuatan faktur membuat ringkasan buku
harian penjualan dan mengirim ke bagian pembukuan. 4.
Kasir mencatat dibuku harian penerimaan kas dan membuat ringkasan penerimaan dari penjualan tunai, kemudian mengirim ke bagian
pembukuan. 5.
Bagian pembukuan membandingkan ringkasan No. c dan No. d.
Universitas Sumatera Utara
6. Kasir menyetor ke Bank uang tunai dan cek yang diterima setiap hari.
Bukti penyetoran dikirim ke auditor. 7.
Auditor sewaktu-waktu dapat mengadakan pemeriksaan terhadap catatan yang tersimpan dalam cash register. Kunci cash register dipegang auditor.
Ad 2. Penjualan Kredit a. Fungsi
Fungsi prosedur penjualan kredit pada PT. Semen Andalas Medan adalah : 1.
Memberikan formulir perjanjian pembelian kepada pembeli dan memeriksanya kembali untuk di proses selanjutnya.
2. Menerima order dari pembeli.
3. Menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli.
4. Menyerahkan barang yang dibeli kepada pembeli.
b. Organisasi Bagian yang terkait dalam prosedur penjualan tunai pada PT.Semen
Andalas Medan adalah : 1.
Bagian Pemasaran. 2.
Bagian Acconting. c. Formulir
Formulir yang digunakan pada prosedur penjualan kredit meliputi : 1.
Formulir perjanjian pembelian. 2.
Biaya proses. 3.
Bukti penjualan.
Universitas Sumatera Utara
d. Sistem pencatatan Penjualan semen meliputi fasilitas kredit pembelian dimana isinya adalah
perjanjian antara perusahaan dengan pihak pembeli secara angsuran, bahwa pembeli akan mengangsur sejumlah uang yang dihitung dari rencana harga yang
dijual dan biaya-biaya yang akan menjadi beban pembeli secara bulanan, selama periode tertentu. Apabila terdapat kekurangan atau kelebihan uang muka, maka
dibukukan sebagai piutang atau utang kepada pembeli. e. Informasi Manajerial
Informasi yang diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penjualan kedit adalah sebagai berikut :
1. Jumlah piutang kepada pembeli, Badan hukum dan Bank dari
kegiatan penjualan kredit. 2.
Nama dan alamat pembeli. 3.
Jumlah dan jenis semen yang dijual.
D. Pengendalian Internal Penerimaan Kas
