BAB V Sistem Perencanaan dan Pengendalian Produksi 5.1 Funsi Perencanaan dan Pengendalian
BAB V
Sistem Perencanaan dan Pengendalian Produksi
5.1
Funsi Perencanaan dan Pengendalian
Perencanaan dan pengendalian adalah dua fungsi manajemen yang tidak dapat dipisahkan
dalam setiap bidang kegiatan termasuk kegiatan produksi. Perencanaan adalah langkah pertama
dalam proses manajemen yang meliputi penetapan tujuan dan sasaran yang ingin dicapai dan
keputusan tentang bagaimana cara untuk mencapai tujuan dan sasaran tersebut. Seperti terlihat
pada Gambar 5.1, perencanaan dan pengendalian dihubungkan oleh proses eksekusi yaitu proses
implementasi rencana yang telah disusun. Proses implementasi dikendalikan yaitu dimonitor,
dievaluasi dan terhadap setiap deviasi yang terjadi dilakukan tindakan perbaikan.
Gambar 5.1 Hubungan Perencanaan dan Pengendalian dalam Sistem Produksi
5.2
Kerangka Dasar
Sistem perencanaan dan pengendalian produksi terdiri dari beberapa sub-sistem yang
dirancang untuk mencapai secara utuh dua sasaran pokok perencanaan dan pengendalian
produksi yaitu tercapainya kepuasan pelanggan dan tingginya tingkat utilisasi penggunaan
sumber daya produksi.
Kerangka dasar sistem perencanaan dan pengendalian produksi yang terintegrasi dan
aliran informasi antar sub-sistem adalah seperti dalam Gambar 5.2. Kerangka dasar tersebut
memperlihatkan dua tipe integrasi yaitu pertama integrasi antara rencana jangka panjang,
rencana jangka menengah dan rencana operasional atau rencana eksekusi dilantai pabrik dan
kedua ialah integrasi antara unit-unit fungsional dalam setiap fase perencanaan. Perencanaan
pada empat sub-sistem pertama yaitu perencanaan bisnis (business planning), perencanaan
pemasaran (marketing planning), perencanaan agregat (aggregate planning) dan perencanaan
sumber daya (resource planning).
Perencanaan pada empat sub-sistem kedua yang meliputi perencanaan jadwal induk
produksi (master production scheduling), rough-cut-capacity planning, perencanaan kebutuhan
bahan (material requirements planning), perencanaan kebutuhan kapasitas (capacity
requirements planning) adalah perencanaan jangka menengah.
5.3
Sistem Perencanaan dan Pengendalian
Rencana jangka panjang yang berjangka waktu paling lama lima tahun, memuat isu-isu
strategik bisnis yang meliputi antara lain penentuan bisnis apa yang perlu dikembangkan ke
depan, dimana basis pemasaran, berapa besar potensi permintaan pada masing-masingwilayah
basis dan perkiraan prospek distribusi permintaan pada sub-wilayah pasar. Hasil akhir dari
perencanaan jangka panjang ini ialah rencana agregat (aggregate plan).
Rencana jangka menengah yang berjangka waktu paling lama satu tahun yang sering
dikenal sebagai rencana kerja tahunan memuat omset tahunan yang merupakan terjemahan
rencana jangka panjang ke dalam rencana operasional. Perencanaan ini meliputi penguraian
product group menjadi satu-satuan produk akhir (individual end products) yang disusun dalam
bentuk rencana induk produksi (master production schedule atau MPS). Rencana induk produksi
adalah suatu daftar yang memuat jumlah masing-masing produk akhir yang akan dihasilkan per
time-bucket. Time-bucket biasanya dinyatakan dalam mingguan sepanjang rentang/jangkauan
waktu perencanaan (time horizon) yang lamanya 6-12 bulan.
5.4
Elemen-elemen Sistem Perencanaan
Secara lebih rinci elemen-elemen atau sub-sistem dari sistem perencanaan dan
pengendalian produksi dapat dijelaskan sebagai berikut :
Business planning
Penyusunan rencana tentang ruang lingkup bisnis yang akan dibangun atau ditumbuhkan
dimasa yang akan dating (lima tahun ke depan) yang meliputi jenis produksi yang akan
dikembangkan, wilayah pemasaran, perkiraan volume produksi (dalam satuan kelompok
produk) dan nilai penjualan. Rencana ini disusun dengan maksud dan tujuan pengembangan
bisnis melalui penambahan unit kegiatan produksi baru.
Demand management
Permintaan pelanggan terhadap produk/jasa perusahaan adalah kunci kehidupan setiap bisnis.
Supaya permintaan pelanggan tetap terpelihara, maka potensi permintaan pelanggan yang
harus dikelola dengan baik. Dengan memperhatikan situasi dan prospek persaingan di masa
yang akan ema, dilakukan peramalan tentang potensi permintaan pelanggan, membuat
perkiraan tentang kemungkinan distribusi dan jadwal permintaan antar wilayah pemasaran
potensial dan kemungkinan permintaan yang telah disampaikan oleh para pelanggan.
Marketing planning
Pada masing-masing wilayah pemasaran yang telah didentifikasi dalam business plan,
masukan dari demand management kemudian dievaluasi terutama mengenai produk-produk
apa yang dinilai paling prospektif, bagaimana segmen pasar dan saluran distribusi yang akan
dibangun, berapa besar target pangsa pasar yang dapat diharapkan dan perkiraan prospek
penjualan tahunan pada masing-maing segmen. Hasil marketing planning ini sekaligus
memberikan koreksi terhadap business plan.
Aggregate planning
Berdasarkan prospek penjualan tahunan, dibuat perkiraan permintaan terhadap kelompok
produk per tahun yang dipecah per time-bucket. Biasanya satu time-bucket adalah satu
minggu ke atau satu bulan. Dengan demikian, perkiraan tentang jumlah atau volume
kelompok produk dalam satu tahun di break down menjadi permintaan mingguan atau
bulanan dengan memperhatikan fluktuasi permintaan dari minggu ke minggu ke sepanjang
rentang waktu perencanaan (planning horizon).
Resource planning
Untuk menguji kewajaran rencana agregat maka kebutuhan kapasitas secara agregat dihitung
dan dibandingkan dengan kapasitas yang tersedia. Kebutuhan kapasitas secara agregat
dihitung berdasarkan jumlah machine-hour rata-rata yang dibutuhkan oleh kelompok produk
dibandingkan dengan jumlah machine-hour yang tersedia untuk mengeksekusi rencana
agregat. Bila kapasitas tidak memadai maka dipertimbangkan untuk menambah kapasitas
atau mengkoreksi rencana agregat.
Master production scheduling
Kelompok produk dalam rencana agregat dielaborasi menjadi produk akhir (end products)
untuk setiap time bucket yang ditunjukkan sebagai jadwal induk produksi. Jadwal induk
produksi yang merupakan roll-up kepada rencana agregat ialah sebuah rencana yang
memperlihatkan produk apa, dan berapa banyak masing-masing produk yang akan dihasilkan
pada setiap time bucket sepanjang planning horizon. Yang dimaksud dengan produk dapat
berupa produk akhir (end products), komponen yang bersifat end item (item yang merupakan
produk akhir yang siap untuk dijual atau disimpan sebagai stok bebas).
Rough-cut capacity planning
Sama halnya dengan resource planning, rough-cut capacity planning menguji kewajaran
jadwal induk produksi (master production scheduling) dengan membandingkan jumalh
machine-hour yang dibutuhkan dengan machine-hour yang tersedia pada masing-masing
stasiun kerja untuk mengeksekusi master production schedule. Perencanaan kapasitas ini
dibuat untuk menghasilkan informasi dalam kebijakan pengadaan kapasitas jangka
menengah.
F A Schedule
Final assembly Schedule (jadwal perakitan untuk produk akhir) ialah penyusunan jadwal
operasi tahapakhir setelah semua part dan komponen selesai dikerjakan. Dalam lingkungan
assembly to order, Final Assembly Schedule (FAS) mencakup perakitan terhadap pilihanpilihan terhadap part, komponen dan sub-asssembies yang diambil dari persediaan untuk
dirakit sesuai dengan pesanan pelanggan. Dalam lingkungan make to stock, FAS adalah
jadwal yang dipersiapkan untuk proses operasi perakitan termasuk pengujian mutu tahap
akhir sehingga jadwal induk produksi dapat dipenuhi.
Inventory record
Inventory record merupakan suatu file yang berisikan status suatu part, komponen, subassembly atau bahan baku yang dicatat dan di update setiap kali terjadi transaksi atas itemitem tersebut. Masing-masing part, komponen, sub assembly atau bahan baku memiliki
inventory record tersendiri. Data atau informasi dari inventory record dibutuhkan untuk
mengetahui jumlah bersih (net requirements). Suatu item harus diproduksi setelah jumlah
kotor (gross requirements) item tersebut diketahui berdasarkan hasil eksploitasi bill of
materials terhadap jadwal induk produksi.
Material requirements planning
Dengan bantuan bill of materials master production schedule dielaborasi ke dalam jadwal
kebutuhan bahan yaitu part, komponen, sub-assembly. Bill of material adalah sebuah file
komputer yang menjelaskan tata urutan dan banyaknya item (part atau komponen) yang
dibutuhkan untuk mendapatkan satu unit produk jadi. Yang dimaksud tata urutan ialah
tahapan dari masing-masing part dalam menyusun produk akhir seperti ditunjukkan dalam
product structure tree. Atas dasar tata urutan ini, maka bill of materials sering juga disebut
goes into file.
Capacity requirements planning
Sama dengan rough-cut capacity planning, capacity requirements planning menguji
kewajaran material requirements schedule dengan membandingkan kebutuhan kapasitas
untuk mengeksekusi master production schedule dengan kapasitas stasiun kerja yang
tersedia. Capacity requirements planning menghasilkan rencana kapasitas yang cukup rinci.
Production activity control
Sub sistem production activity control (PAC) meliputi pemberian perintah-perintah kerja di
lantai pabrik berdasarkan jadwal kebutuhan bahan, menyusun production time-table (jadwal
mulai dan selesai setiap order yang akan dikerjakan), penjadwalan operasi dan penentuan
urutan operasi pada setiap stasiun kerja, penentuan rincian beban kerja setiap stasiun kerja,
menjadwal ulang operasi yang mengalami keterlambatan, pembuatan laporan operasional
yang berisikan output yang dicapai, progress dan masalah yang dihadapi (order-order yang
terlambat selesai, jumlah dan jenis part yang cacat pada setiap stasiun kerja) di lantai pabrik
dan lain-lain.
Purchasing
Fungsi pembelian (purchasing) meliputi pemilihan vendor, penyampaian order-order
pembelian, penjadwalan vendor dan mengikuti order pembelian (follow up).
Performance measurement
Pengukuran kinerja (Performance measurement) memberikan informasi kepada manajemen
berdasarkan hasil evaluasi seberapa baik sistem perencanaan dan pengendalian beroperasi
dalam mencapai tujuan dan sasarannya. Pengukuran kinerja juga memberikan highlight
tentang permasalahan pada setiap area baik pada sisi perencanaan maupun sisi pengendalian
serta rekomendasi tindkaan perbaikan yang perlu dilakukan.
Sistem Perencanaan dan Pengendalian Produksi
5.1
Funsi Perencanaan dan Pengendalian
Perencanaan dan pengendalian adalah dua fungsi manajemen yang tidak dapat dipisahkan
dalam setiap bidang kegiatan termasuk kegiatan produksi. Perencanaan adalah langkah pertama
dalam proses manajemen yang meliputi penetapan tujuan dan sasaran yang ingin dicapai dan
keputusan tentang bagaimana cara untuk mencapai tujuan dan sasaran tersebut. Seperti terlihat
pada Gambar 5.1, perencanaan dan pengendalian dihubungkan oleh proses eksekusi yaitu proses
implementasi rencana yang telah disusun. Proses implementasi dikendalikan yaitu dimonitor,
dievaluasi dan terhadap setiap deviasi yang terjadi dilakukan tindakan perbaikan.
Gambar 5.1 Hubungan Perencanaan dan Pengendalian dalam Sistem Produksi
5.2
Kerangka Dasar
Sistem perencanaan dan pengendalian produksi terdiri dari beberapa sub-sistem yang
dirancang untuk mencapai secara utuh dua sasaran pokok perencanaan dan pengendalian
produksi yaitu tercapainya kepuasan pelanggan dan tingginya tingkat utilisasi penggunaan
sumber daya produksi.
Kerangka dasar sistem perencanaan dan pengendalian produksi yang terintegrasi dan
aliran informasi antar sub-sistem adalah seperti dalam Gambar 5.2. Kerangka dasar tersebut
memperlihatkan dua tipe integrasi yaitu pertama integrasi antara rencana jangka panjang,
rencana jangka menengah dan rencana operasional atau rencana eksekusi dilantai pabrik dan
kedua ialah integrasi antara unit-unit fungsional dalam setiap fase perencanaan. Perencanaan
pada empat sub-sistem pertama yaitu perencanaan bisnis (business planning), perencanaan
pemasaran (marketing planning), perencanaan agregat (aggregate planning) dan perencanaan
sumber daya (resource planning).
Perencanaan pada empat sub-sistem kedua yang meliputi perencanaan jadwal induk
produksi (master production scheduling), rough-cut-capacity planning, perencanaan kebutuhan
bahan (material requirements planning), perencanaan kebutuhan kapasitas (capacity
requirements planning) adalah perencanaan jangka menengah.
5.3
Sistem Perencanaan dan Pengendalian
Rencana jangka panjang yang berjangka waktu paling lama lima tahun, memuat isu-isu
strategik bisnis yang meliputi antara lain penentuan bisnis apa yang perlu dikembangkan ke
depan, dimana basis pemasaran, berapa besar potensi permintaan pada masing-masingwilayah
basis dan perkiraan prospek distribusi permintaan pada sub-wilayah pasar. Hasil akhir dari
perencanaan jangka panjang ini ialah rencana agregat (aggregate plan).
Rencana jangka menengah yang berjangka waktu paling lama satu tahun yang sering
dikenal sebagai rencana kerja tahunan memuat omset tahunan yang merupakan terjemahan
rencana jangka panjang ke dalam rencana operasional. Perencanaan ini meliputi penguraian
product group menjadi satu-satuan produk akhir (individual end products) yang disusun dalam
bentuk rencana induk produksi (master production schedule atau MPS). Rencana induk produksi
adalah suatu daftar yang memuat jumlah masing-masing produk akhir yang akan dihasilkan per
time-bucket. Time-bucket biasanya dinyatakan dalam mingguan sepanjang rentang/jangkauan
waktu perencanaan (time horizon) yang lamanya 6-12 bulan.
5.4
Elemen-elemen Sistem Perencanaan
Secara lebih rinci elemen-elemen atau sub-sistem dari sistem perencanaan dan
pengendalian produksi dapat dijelaskan sebagai berikut :
Business planning
Penyusunan rencana tentang ruang lingkup bisnis yang akan dibangun atau ditumbuhkan
dimasa yang akan dating (lima tahun ke depan) yang meliputi jenis produksi yang akan
dikembangkan, wilayah pemasaran, perkiraan volume produksi (dalam satuan kelompok
produk) dan nilai penjualan. Rencana ini disusun dengan maksud dan tujuan pengembangan
bisnis melalui penambahan unit kegiatan produksi baru.
Demand management
Permintaan pelanggan terhadap produk/jasa perusahaan adalah kunci kehidupan setiap bisnis.
Supaya permintaan pelanggan tetap terpelihara, maka potensi permintaan pelanggan yang
harus dikelola dengan baik. Dengan memperhatikan situasi dan prospek persaingan di masa
yang akan ema, dilakukan peramalan tentang potensi permintaan pelanggan, membuat
perkiraan tentang kemungkinan distribusi dan jadwal permintaan antar wilayah pemasaran
potensial dan kemungkinan permintaan yang telah disampaikan oleh para pelanggan.
Marketing planning
Pada masing-masing wilayah pemasaran yang telah didentifikasi dalam business plan,
masukan dari demand management kemudian dievaluasi terutama mengenai produk-produk
apa yang dinilai paling prospektif, bagaimana segmen pasar dan saluran distribusi yang akan
dibangun, berapa besar target pangsa pasar yang dapat diharapkan dan perkiraan prospek
penjualan tahunan pada masing-maing segmen. Hasil marketing planning ini sekaligus
memberikan koreksi terhadap business plan.
Aggregate planning
Berdasarkan prospek penjualan tahunan, dibuat perkiraan permintaan terhadap kelompok
produk per tahun yang dipecah per time-bucket. Biasanya satu time-bucket adalah satu
minggu ke atau satu bulan. Dengan demikian, perkiraan tentang jumlah atau volume
kelompok produk dalam satu tahun di break down menjadi permintaan mingguan atau
bulanan dengan memperhatikan fluktuasi permintaan dari minggu ke minggu ke sepanjang
rentang waktu perencanaan (planning horizon).
Resource planning
Untuk menguji kewajaran rencana agregat maka kebutuhan kapasitas secara agregat dihitung
dan dibandingkan dengan kapasitas yang tersedia. Kebutuhan kapasitas secara agregat
dihitung berdasarkan jumlah machine-hour rata-rata yang dibutuhkan oleh kelompok produk
dibandingkan dengan jumlah machine-hour yang tersedia untuk mengeksekusi rencana
agregat. Bila kapasitas tidak memadai maka dipertimbangkan untuk menambah kapasitas
atau mengkoreksi rencana agregat.
Master production scheduling
Kelompok produk dalam rencana agregat dielaborasi menjadi produk akhir (end products)
untuk setiap time bucket yang ditunjukkan sebagai jadwal induk produksi. Jadwal induk
produksi yang merupakan roll-up kepada rencana agregat ialah sebuah rencana yang
memperlihatkan produk apa, dan berapa banyak masing-masing produk yang akan dihasilkan
pada setiap time bucket sepanjang planning horizon. Yang dimaksud dengan produk dapat
berupa produk akhir (end products), komponen yang bersifat end item (item yang merupakan
produk akhir yang siap untuk dijual atau disimpan sebagai stok bebas).
Rough-cut capacity planning
Sama halnya dengan resource planning, rough-cut capacity planning menguji kewajaran
jadwal induk produksi (master production scheduling) dengan membandingkan jumalh
machine-hour yang dibutuhkan dengan machine-hour yang tersedia pada masing-masing
stasiun kerja untuk mengeksekusi master production schedule. Perencanaan kapasitas ini
dibuat untuk menghasilkan informasi dalam kebijakan pengadaan kapasitas jangka
menengah.
F A Schedule
Final assembly Schedule (jadwal perakitan untuk produk akhir) ialah penyusunan jadwal
operasi tahapakhir setelah semua part dan komponen selesai dikerjakan. Dalam lingkungan
assembly to order, Final Assembly Schedule (FAS) mencakup perakitan terhadap pilihanpilihan terhadap part, komponen dan sub-asssembies yang diambil dari persediaan untuk
dirakit sesuai dengan pesanan pelanggan. Dalam lingkungan make to stock, FAS adalah
jadwal yang dipersiapkan untuk proses operasi perakitan termasuk pengujian mutu tahap
akhir sehingga jadwal induk produksi dapat dipenuhi.
Inventory record
Inventory record merupakan suatu file yang berisikan status suatu part, komponen, subassembly atau bahan baku yang dicatat dan di update setiap kali terjadi transaksi atas itemitem tersebut. Masing-masing part, komponen, sub assembly atau bahan baku memiliki
inventory record tersendiri. Data atau informasi dari inventory record dibutuhkan untuk
mengetahui jumlah bersih (net requirements). Suatu item harus diproduksi setelah jumlah
kotor (gross requirements) item tersebut diketahui berdasarkan hasil eksploitasi bill of
materials terhadap jadwal induk produksi.
Material requirements planning
Dengan bantuan bill of materials master production schedule dielaborasi ke dalam jadwal
kebutuhan bahan yaitu part, komponen, sub-assembly. Bill of material adalah sebuah file
komputer yang menjelaskan tata urutan dan banyaknya item (part atau komponen) yang
dibutuhkan untuk mendapatkan satu unit produk jadi. Yang dimaksud tata urutan ialah
tahapan dari masing-masing part dalam menyusun produk akhir seperti ditunjukkan dalam
product structure tree. Atas dasar tata urutan ini, maka bill of materials sering juga disebut
goes into file.
Capacity requirements planning
Sama dengan rough-cut capacity planning, capacity requirements planning menguji
kewajaran material requirements schedule dengan membandingkan kebutuhan kapasitas
untuk mengeksekusi master production schedule dengan kapasitas stasiun kerja yang
tersedia. Capacity requirements planning menghasilkan rencana kapasitas yang cukup rinci.
Production activity control
Sub sistem production activity control (PAC) meliputi pemberian perintah-perintah kerja di
lantai pabrik berdasarkan jadwal kebutuhan bahan, menyusun production time-table (jadwal
mulai dan selesai setiap order yang akan dikerjakan), penjadwalan operasi dan penentuan
urutan operasi pada setiap stasiun kerja, penentuan rincian beban kerja setiap stasiun kerja,
menjadwal ulang operasi yang mengalami keterlambatan, pembuatan laporan operasional
yang berisikan output yang dicapai, progress dan masalah yang dihadapi (order-order yang
terlambat selesai, jumlah dan jenis part yang cacat pada setiap stasiun kerja) di lantai pabrik
dan lain-lain.
Purchasing
Fungsi pembelian (purchasing) meliputi pemilihan vendor, penyampaian order-order
pembelian, penjadwalan vendor dan mengikuti order pembelian (follow up).
Performance measurement
Pengukuran kinerja (Performance measurement) memberikan informasi kepada manajemen
berdasarkan hasil evaluasi seberapa baik sistem perencanaan dan pengendalian beroperasi
dalam mencapai tujuan dan sasarannya. Pengukuran kinerja juga memberikan highlight
tentang permasalahan pada setiap area baik pada sisi perencanaan maupun sisi pengendalian
serta rekomendasi tindkaan perbaikan yang perlu dilakukan.