4. Pedoman untuk mengambil keputusan lebih lanjut.
5. Alat untuk memperpendek dan menghemat tenaga.
6. Bukti sejarah dan bukti kegiatan.
7. Alat pengikat.
8. Alat promosi.
2.3.1 Surat Masuk
Menurut Nuraida 2008, surat masuk adalah surat yang masuk ke dalam suatu instansiperusahaan atau bagian lain pada instansiperusahaan, baik yang berasal dari
instansiperusahaan lain atau dari bagian lain pada instansiperusahaan yang sama 2.3.2
Surat Keluar Nuraida 2008 berpendapat bahwa surat keluar adalah surat yang dikirim oleh suatu
instansiperusahaan atau antarbagian dalam instansiperusahaan tersebut, ditujukan kepada instansiperusahaan lain atau bagian lain dalam instansiperusahaan yang
sama. 2.3.3
Lembar Disposisi Lembar Disposisi adalah alat komunikasi tertulis yang ditujukan kepada bawahan
yang berisi tindakan atau lanjutan dari pimpinan kepada bawahan yang berupa memo, atau perintah yang menjelaskan tentang pekerjaan apa yang seharusnya dikerjkan dan
siapa penanggungjawabnya sesuai instruksi pimpinan. Disposisi biasanya merupakan tindakan yang diambil pimpinan sehubungan adanya surat masuk dari luar instansi
maupun dari dalam instansi itu sendiri.
2.4 Arsip
Menurut Undang-Undang UU Nomor 43 Tahun 2009 mengenai Kearsipan, Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 22 Tahun 2007 tentang Penyelenggara Pemilihan Umum menyatakan antara lainbahwa Komisi Pemilihan Umum, Komisi
Pemilihan Umum Provinsi, dan Komisi Pemilihan Umum KabupatenKota berkewajibanmemelihara arsip dan dokumen pemilihan umum.
Menurut Haryadi 2009, Arsip menurut fungsinya terdiri dari 2 macam, yaitu arsip dinamis dan arsip statis.
a. Arsip dinamis dokumen, yaitu arsip yang setiap hari digunakan secara
langsung untuk perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian kegiatan operasional perusahaan
b. Arsip statis, yaitu arsip yang setiap hari digunakan, tetapi tidak secara
langsung untuk perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian kegiatan operasional perusahaan. Arsip seperti ini tetap disimpan dengan alasan
historisnya. Menurut Haryadi 2009, penyimpanan arsip bertujuan sebagai berikut :
a. Sebagai pusat ingatan dan informasi jika berkas diperlukan sebagai
keterangan. b.
Memberi data kepada pegawai yang memerlukan data mengenai hasil – hasil kegiatan dan pekerjaan pada masa lampau.
c. Memberikan keterangan vital, sesuai dengan ketentuan perundang –
undangan 2.4.1
Arsip Manual Menurut Sukoco 2008, Arsip manual adalah kumpulan data yang berbentuk kertas
atau file-file yang tidak beraturan. Penyimpanannya dilakukan secara manual, sehingga membutuhkan waktu yang lama dan tempat penyimpanannya lebih luas.
2.4.2 Arsip Elektronis
Menurut Haryadi 2009, Arsip elektronis adalah kumpulan data yang disimpan dalam bentuk scan yang dipindahkan secara elektronik atau dilakukan dengan digital copy
menggunakan resolusi tinggi, kemudian disimpan ke dalam hard drive atau optical disk.
Rolt 2007 mengemukakan pendapat bahwa manajemen kearsipan elektronik adalah pengelolaan berbagai jenis dokumen dalam organisasi yang menggunakan
program komputer dan penyimpanan.Sebuah sistem kearsipan elektronik
memungkinkan suatu organisasi dan pengguna untuk membuat dokumen, memindai hard copy dalam bentuk elektronik dan menyimpan, mengedit, mencetak, proses, dan
juga mengelola dokumen.
2.5 Eliminasi Stopwords
