Dimensi Proses dan Tata Kelola Penyelenggaraan

2. Dimensi Proses dan Tata Kelola Penyelenggaraan

2.a. Aspek Perencanaan dan Pengorganisasian

No.8

Apakah terdapat dokumen Rencana Induk Pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi di daerah anda (misalnya: IT Master Plan, IT Strategic Plan, atau IT Blue print) ?

Responden: Pemda

0 Tidak tahu.

1 Tidak ada, namun sudah terdapat inisiatif untuk segera menyusunnya.

2 Ada, namun tidak dimutakhirkan karena sudah dibuat cukup lama.

3 Ada, dan senantiasa diperbaharui secara periodik dari tahun ke tahun.

4 Ada, dan senantiasa diperbaharui secara periodik dari tahun ke tahun, dan telah dikomunikasikan serta disosialisasikan dengan baik ke seluruh jajaran organisasi dan segenap pemangku kepentingan.

5 Ada, dan senantiasa diperbaharui secara periodik dari tahun ke tahun, dan telah dikomunikasikan serta disosialisasikan dengan baik ke seluruh jajaran organisasi dan segenap pemangku kepentingan, serta dievaluasi/diaudit efektivitas keberadaannya.

Bukti Pendukung Catatan Tambahan

No.9

Apakah IT Masterplan atau IT Strategic Plan yang dimiliki tersebut benar-­‐benar dipergunakan sebagai panduan atau acuan

dalam menyelenggarakan berbagai proyek teknologi informasi dan komunikasi di daerah ?

Responden: Pemda Responden: Pemda

3 Ya, rata-­‐rata proyek mengacu pada dokumen ini.

4 Ya, sebagian besar proyek mengacu pada dokumen ini.

5 Ya, semua proyek mengacu pada dokumen ini; jika ada proyek yang tidak masuk, maka menjadi bahan masukan untuk merevisi dokumen yang ada.

Bukti Pendukung Catatan Tambahan

No.10

Apakah ada unit organisasi khusus dalam struktur pemerintah daerah yang bertanggung jawab mengelola teknologi informasi dan komunikasi ?

Responden: Pemda

0 Tidak tahu.

1 Tidak ada, karena kebanyakan hanya bersifat ad-­‐hoc atau aktivitas berbasis proyek.

2 Ada, namun tergabung dalam sebuah unit yang memiliki beberapa tupoksi lain selain mengelola teknologi informasi dan komunikasi.

3 Ada, dimana unit ini secara khusus memiliki tupoksi mengelola teknologi informasi dan komunikasi, dan tiga tingkat di bawah walikota/bupati.

4 Ada, dimana unit ini secara khusus memiliki tupoksi mengelola teknologi informasi dan komunikasi, dan berada dua tingkat di bawah walikota/bupati.

5 Ada, dimana unit ini secara khusus memiliki tupoksi mengelola teknologi informasi dan komunikasi, dan berada langsung satu tingkat di bawah walikota/bupati.

Bukti Pendukung Catatan Tambahan

No.11

Apakah daerah memiliki dokumen cetak biru atau “blue print” Arsitektur Teknologi Informasi dan Komunikasi yang dibergunakan sebagai panduan teknis ?

Responden: Pemda

0 Tidak tahu.

1 Tidak ada, namun sudah terdapat inisiatif untuk segera menyusunnya.

2 Ada, namun tidak dimutakhirkan karena sudah dibuat cukup lama.

3 Ada, dan senantiasa diperbaharui secara periodik dari tahun ke tahun.

4 Ada, dan senantiasa diperbaharui secara periodik dari tahun ke tahun, dan telah dikomunikasikan serta disosialisasikan dengan baik ke seluruh jajaran organisasi dan segenap pemangku kepentingan.

dievaluasi/diaudit efektivitas keberadaannya. Bukti Pendukung Catatan Tambahan

No.12

Apakah dokumen arsitektur ini dipergunakan sebagai panduan teknis pembangunan teknologi informasi dan komunikasi di daerah ?

Responden: Pemda

0 Tidak tahu.

1 Tidak, hanya disimpan di lemari sebagai arsip.

2 Ya, namun hanya sebagian kecil saja inisiatif pembangunan teknologi informasi dan komunikasi yang mengacu pada rancngan arsitektur ini.

3 Ya, rata-­‐rata inisiatif pembangunan teknologi informasi dan komunikasi mengacu pada rancangan arsitektur ini.

4 Ya, sebagian besar inisiatif pembangunan teknologi informasi dan komunikasi mengacu pada rancangan arsitektur ini.

5 Ya, semua inisiaitf pembangunan teknologi informasi dan komunikasi mengacu pada rancangan arsitektur ini; jika ada yang menyimpang, dijadikan bahan masukan untuk merevisi dan memperbaiki rancangan arsitektur yang ada.

Bukti Pendukung Catatan Tambahan

No.13

Apakah terdapat dokumen yang jelas dan detail terkait dengan fungsi kunci, deskripsi pekerjaan, serta SOP (Standard Operating Procedure) dari proses pengelolaan teknologi informasi dan komunikasi ?

Responden: Pemda

0 Tidak tahu.

1 Tidak ada, semuanya berjalan secara naluri dan kebiasaan.

2 Ada, dipergunakan sebagai panduan kerja, namun tidak pernah dikaji maupun dimutakhirkan.

3 Ada, dipergunakan sebagai panduan kerja, dan senantiasa dimutakhirkan sesuai dengan perbaikan.

4 Ada, dipergunakan sebagai panduan kerja, senantiasa dimutakhirkan sesuai dengan perbaikan, dan dipakai sebagai basis evaluasi kinerja.

5 Ada, dipergunakan sebagai panduan kerja, senantiasa dimutakhirkan sesuai dengan perbaikan, dipakai sebagai basis evaluasi kinerja dan penentuan remunerasi berdasarkan beban kerja dan tanggung jawab.

Bukti Pendukung

No.14

Apakah terdapat satu atau beberapa standar (misalnya: tipe aplikasi, fitur/spesifikasi piranti keras, manajemen pengelolaan,

pengkodean data/informasi, dsb.) terkait dengan teknologi informasi dan komunikasi yang diadopsi ?

Responden: Pemda

0 Tidak tahu.

1 Tidak ada sama sekali.

2 Ada, kadang-­‐kadang dipergunakan, kadang-­‐kadang tidak.

3 Ada, dipergunakan secara konsisten sebagai basis pengelolaan.

4 Ada, dipergunakan secara konsisten sebagai basis pengelolaan, dan dikembangkan secara kontinyu dan berkesinambungan.

5 Ada, dipergunakan secara konsisten sebagai basis pengelolaan, dikembangkan secara kontinyu dan berkesinambungan, dan dievaluasi/diaudit kepatuhan adopsinya (surveillance).

Bukti Pendukung Catatan Tambahan

No.15

Dalam melaksanakan berbagai proyek teknologi informasi, apakah dimiliki sebuah mekanisme baku dan standar manajemen pengelolaan proyek dimaksud (misalnya: Project Management) ?

Responden: Pemda

0 Tidak tahu.

1 Tidak ada, namun sudah dipikirkan untuk menyusunnya.

2 Ada, namun belum secara konsisten diadopsi sepenuhnya.

3 Ada, dan dijadikan sebagai acuan baku pelaksanaan manajemen proyek teknologi informasi.

4 Ada, dipergunakan sebagai acuan baku pelaksanaan manajemen proyek teknologi informasi, dan dijadikan basis evaluasi kinerja pemerintah daerah.

5 Ada, dipergunakan sebagai acuan baku pelaksanaan manajemen proyek teknologi informasi, dijadikan basis evaluasi kinerja daerah, dan senantiasa dikembangkan/direvisi mekanisme baku dimaksud.

Bukti Pendukung Catatan Tambahan

No.16

Apakah telah dimiliki kerangka dan mekanisme yang dipergunakan sebagai basis penghitungan cost-­‐benefit dari setiap program, proyek, atau inisiatif investasi pengembangan teknologi informasi dan komunikasi yang diusulkan ?

Responden: Pemda

0 Tidak tahu.

3 Ada, dan dijadikan acuan standar

4 Ada, dipergunakan sebagai acuan baku pelaksanaan manajemen proyek teknologi informasi, dan dijadikan basis evaluasi kinerja pemerintah daerah.

5 Ada, dipergunakan sebagai acuan baku pelaksanaan manajemen proyek teknologi informasi, dijadikan basis evaluasi kinerja daerah, dan senantiasa dikembangkan/direvisi mekanisme baku dimaksud.

Bukti Pendukung Catatan Tambahan

No.17

Apakah pemerintah daerah memiliki program sosialisasi dan edukasi mengenai pentingnya teknologi informasi dan komunikasi bagi masyarakat ?

Responden: Pemda

0 Tidak tahu/tidak ada.

1 Ada, namun bersifat sporadis dan tidak terencana.

2 Ada, dengan ruang lingkup dan target sasaran audiens sesuai dengan anggaran .

3 Ada, terencana dengan baik dan dilaksanakan secara konsisten, kontinyu, dan berkesinambungan.

4 Ada, terencana dengan baik dan dilaksanakan secara konsisten, kontinyu, dan berkesinambungan, dan mendapatkan banyak bantuan serta dukungan dari stakeholder lain diluar pemerintahan.

5 Ada, terencana dengan baik dan dilaksanakan secara konsisten, kontinyu, dan berkesinambungan, mendapatkan banyak bantuan serta dukungan dari stakeholder lain diluar pemerintahan, dan dipantau serta dievaluasi tingkat efektivitasnya.

Bukti Pendukung Catatan Tambahan

2.b. Aspek Pengadaan dan Pembangunan

No.18

Bagaimana proses pengadaan teknologi informasi dan komunikasi dilakukan ?

Responden: Pemda

0 Tidak tahu.

1 Dilakukan secara manual, dengan berpedoman pada peraturan perundang-­‐undangan yang berlaku mengenai pengadaan barang dan jasa.

2 Sebagian dilaksanakan secara manual, sebagian melalui prosedur elektronik (e-­‐procurement), dengan berpedoman pada peraturan

4 Seluruhnya dilakukan secara elektronik (e-­‐procurement), dengan berpedoman pada peraturan dan perundang-­‐undangan yang berlaku,

dimana sebagian besar proses pengadaan mendapatkan penilaian baik (minimal “wajar”) sebagai hasil audit pihak eksternal.

5 Seluruhnya dilakukan secara elektronik (e-­‐procurement), dengan berpedoman pada peraturan dan perundang-­‐undangan yang berlaku, dimana selurus proses pengadaan mendapatkan penilaian baik (minimal “wajar”) sebagai hasil audit pihak eksternal.

Bukti Pendukung Catatan Tambahan

No.19

Darimana sumber dana investasi yang dipergunakan dalam membangun teknologi informasi dan komunikasi di lingkungan pemerintahan ?

Responden: Pemda dan Industri

0 Tidak tahu.

1 100% dana investasi berasal dari pemerintah pusat.

2 100% dana investasi berasal dari gabungan antara pemerintah pusat dan pemerintah daerah dengan proporsi yang berbeda-­‐beda.

3 100% dana investasi berasal dari pemerintah daerah.

4 Sebagian besar dana investasi berasal dari pemerintah pusat/daerah, dan sisanya merupakan dana partisipasi industri dan masyarakat daerah setempat.

5 Sebagian besar dana investasi berasal dari partisipasi industri dan masyarakat daerah, ditambah dengan sejumlah dana dari pemerintah pusat/daerah.

Bukti Pendukung Catatan Tambahan

No.20

Darimana sumber dana operasional yang dipergunakan dalam membangun teknologi informasi dan komunikasi di lingkungan pemerintahan ?

Responden: Pemda dan Industri

0 Tidak tahu.

1 100% dana operasional berasal dari pemerintah pusat.

2 100% dana operasional berasal dari gabungan antara pemerintah pusat dan pemerintah daerah dengan proporsi yang berbeda-­‐beda.

3 100% dana operasional berasal dari pemerintah daerah.

4 Sebagian besar dana operasional berasal dari pemerintah pusat/daerah, dan sisanya merupakan dana partisipasi industri dan masyarakat daerah setempat.

Bukti Pendukung Catatan Tambahan

No.21

Dalam hal kepatuhan terhadap kepemilikan HAKI (Hak Atas Kekayaan Intelektual), terutama dalam pengelolaan piranti lunak (software), bagaimana daerah menerapkan asas ini ?

Responden: Pemda dan Industri

0 Tidak tahu.

1 Hampir semua piranti lunak yang dipergunakan tidak legal, hanya sedikit yang secara formal dibeli HAKI-­‐nya.

2 Rata-­‐rata piranti lunak sudah dipenuhi aspek HAKI-­‐nya, namun masih cukup banyak yang belum legal.

3 Seluruh piranti lunak sifatnya legal, karena ada mekanisme pemenuhan aspek HAKI-­‐nya.

4 Seluruh piranti lunak bersifat legal, dan senantiasa diperbaharui dan dimutakhirkan lisensinya sesuai dengan perkembangan organisasi.

5 Seluruh piranti lunak bersifat legal, dan senantiasa diperbaharui dan dimutakhirkan lisensinya sesuai dengan perkembangan organisasi, dan terdapat hukuman (punishment) bagi yang melakukan pelanggaran terhadapnya.

Bukti Pendukung Catatan Tambahan

No.22

Bagaimana cara pemerintah daerah menyusun kebutuhan (requirements) teknologi informasi dan komunikasi yang diinginkan ?

Responden: Pemda dan Industri

0 Tidak tahu.

1 Menebak-­‐nebak sendiri, berdasarkan trend teknologi yang diketahui.

2 Berkaca pada daerah lain, dan mencoba mengikutinya.

3 Menyewa konsultan ahli, baik dari kalangan industri maupun akademisi.

4 Membentuk tim ad-­‐hoc khusus yang terdiri dari berbagai pemangku kepentingan, yaitu manajemen, perwakilan pengguna, divisi teknologi informasi, dan pihak eksternal sebagai narasumber ahli (konsultan industri atau akademisi)

5 Membentuk tim ad-­‐hoc khusus yang terdiri dari manajemen, perwakilan pengguna, divisi teknologi informasi, dan pihak eksternal sebagai narasumber ahli (konsultan industri atau akademisi) untuk melaksanakan sebuah proyek/program khusus untuk mendefinisikan kebutuhan berdasarkan metodologi best-­‐practice.

Tambahan

2.c Aspek Penerapan dan Pengelolaan

No.23

Apakah pemerintah daerah memiliki infrastruktur redundan (sistem backup) yang siap bekerja seandainya terjadi sesuatu pada sistem utama (Business Continuity Plan) ?

Responden: Pemda dan Industri

0 Tidak tahu.

1 Tidak ada, namun sudah direncanakan untuk segera dibangun.

2 Ada, namun bersifat manual dan tidak real-­‐time (cold site).

3 Ada, bersifat online dan real-­‐time (hot site).

4 Ada, bersifat online dan real-­‐time (hot site), dan secara periodik dilakukan simulasi atau latihan keadaan darurat, yaitu ketika sistem utama seolah-­‐olah tidak bekerja.

5 Ada, bersifat online dan real-­‐time (hot site), secara periodik dilakukan simulasi atau latihan keadaan darurat, dan dijadikan evaluasi kinerja pemerintah daerah dalam mengelola teknologi informasi dan komunikasi.

Bukti Pendukung Catatan Tambahan

No.24

Apakah pemerintah daerah memiliki data center (pusat data) yang aman dan terkelola dengan baik ?

Responden: Pemda dan Industri

0 Tidak tahu.

1 Tidak ada, namun sudah direncanakan untuk segera dibangun.

2 Ada, namun belum dikelola secara baik dan profesional.

3 Ada, dan telah dikelola secara baik dan profesional.

4 Ada, telah dikelola secara baik dan profesional, dan mendapatkan sertifikasi dari badan standar independen untuk masalah penanganan keamanannya.

5 Ada, telah dikelola secara baik dan profesional, telah mendapatkan sertifikasi dari badan standar independen untuk masalah penanganan keamanannya, dan diaudit secara berkala pengelolaannya.

Bukti Pendukung Catatan Tambahan

Responden: Pemda dan Industri

0 Tidak tahu.

1 Tidak ada, namun sudah direncanakan untuk segera dibangun.

2 Ada, namun baru beroperasi selama jam kantor saja.

3 Ada, dan telah beroperasi secara penuh 24 jam sehari.

4 Ada, telah beroperasi 24 jam sehari, dan memiliki catatan atau rekaman elektronik detail mengenai jenis permasalahan yang dihadapi dan seluk beluknya (siapa yang melaporkan, jenis keluhannya, penyebab permasalahan, usulan solusinya, dan lain sebagainya).

5 Ada, telah beroperasi 24 jam sehari, dan memiliki catatan atau rekaman elektronik detail mengenai jenis permasalahan yang dihadapi dan seluk beluknya (siapa yang melaporkan, jenis keluhannya, penyebab permasalahan, usulan solusinya, dan lain sebagainya), dan dipergunakan untuk memperbaiki sistem dan pengambilan keputusan.

Bukti Pendukung Catatan Tambahan

No.26

Bagaimana model pengelolaan aset serta manajemen teknologi informasi dan komunikasi selama ini dilaksanakan ?

Responden: Pemda dan Industri

0 Tidak tahu.

1 Modelnya tidak begitu jelas, karena masih bersifat sporadis.

2 Semua pekerjaan dan manajemen pengelolaan dilakukan sendiri oleh pemerintah.

3 Pekerjaan dan manajemen pengelolaan dilakukan bersama antara pemerintah dengan pihak swasta yang terkait dengannya.

4 Dikembangkan model PPP (Public Private Partnership) yang disahkan oleh peraturan daerah yang selaras dengan sistem perundang-­‐ undangan yang berlaku.

5 Dikembangkan model PPP (Public Private Partnership) yang disahkan oleh peraturan daerah yang selaras dengan sistem perundang-­‐ undangan yang berlaku, dan sering dijadikan sebagai rujukan daerah lain dalam melaksanakan hal serupa karena kinerjanya yang terbukti sukses.

Bukti Pendukung Catatan Tambahan

0 Tidak tahu.

1 Tidak ada, namun sudah direncanakan untuk menyusunnya.

2 Ada, namun baru bersifat parsial, sporadis, dan kurang disosialisasikan

3 Ada, telah dikomunikasikan dan disosialisasikan secara konsisten ke seluruh pemangku kepentingan, dan sebagian besar telah dilaksanakan dengan baik.

4 Ada, telah dikomunikasikan dan disosialisasikan secara konsisten ke seluruh pemangku kepentingan, dimana sebagian besar telah dilaksanakan dengan baik dan dimonitor secara kontinyu kinerjanya.

5 Ada, telah dikomunikasikan dan disosialisasikan secara konsisten ke seluruh pemangku kepentingan, dimana sebagian besar telah dilaksanakan dengan baik dan dimonitor secara kontinyu kinerjanya, dan telah mendapatkan sertifikasi standar keamanan informasi yang dikeluarkan oleh lembaga independen.

Bukti Pendukung Catatan Tambahan

2.d Aspek Pengawasan dan Pengembangan

No.28

Apakah terdapat mekanisme audit kinerja teknologi informasi dan komunikasi yang dilakukan oleh pihak internal atau eksternal ?

Responden: Pemda dan Industri

0 Tidak tahu.

1 Tidak ada.

2 Ada, namun dilakukan secara internal mandiri (self assessment).

3 Ada, dilakukan oleh pihak independen, namun belum secara berkala dilakukan.

4 Ada, secara berkala dan kontinyu dilakukan oleh pihak independen.

5 Ada, secara berkala dilakukan oleh pihak independen, dan menghasilkan nilai minimal “baik” di sebagian besar aspek manajemen pengelolaan yang diaudit.

Bukti Pendukung Catatan Tambahan

No.29

Apakah ada mekanisme pemberian penghargaan bagi mereka yang berhasil membangun/menerapkan teknologi informasi dan hukuman bagi mereka yang melanggar aturan tata kelola pembangunan/implementasi teknologi informasi ?

Responden: Pemda dan Industri

0 Tidak tahu.

4 Ada, secara berkala dan kontinyu dilakukan terhadap yang bersangkutan, dan telah menjadi budaya tak tertulis dalam organisasi.

5 Ada, secara berkala dan kontinyu dilakukan terhadap yang bersangkutan, dan telah menjadi bagian terintegrasi dengan sistem remunerasi karyawan.

Bukti Pendukung Catatan Tambahan

No.30

Apakah anda pernah dikaji dan diberikan peringkat oleh Kemkominfo melalui program PeGI ?

Responden: Pemda

0 Tidak tahu/tidak pernah.

1 Pernah, mendapatkan nilai antara 0 dan 1 dari skala 4.

2 Pernah, mendapatkan nilai antara 1 dan 2 dari skala 4.

3 Pernah, mendapatkan nilai antara 2 dan 3 dari skala 4.

4 Pernah, mendapatkan nilai antara 3 dan 3.5 dari skala 4.

5 Pernah, mendapatkan nilai antara 3.5 dan 4.0 dari skala 4.

Bukti Pendukung Catatan Tambahan

No.31

Apakah anda pernah turut serta dalam lomba e-­‐Government yang diselenggarakan oleh komunitas media ?

Responden: Pemda

0 Tidak tahu/tidak pernah.

1 Pernah, namun tidak pernah masuk ke babak nominasi pemenang (short list).

2 Pernah, dan masuk ke dalam babak nominasi pemenang.

3 Pernah, dan mendapatkan penghargaan juara (peringkat 1 sd 3).

4 Pernah, dan beberapa kali mendapatkan penghargaan juara (peringkat

1 sd 3).

5 Pernah, dan selalu mendapatkan penghargaan juara (peringkat 1 sd 3). Bukti Pendukung Catatan Tambahan 5 Pernah, dan selalu mendapatkan penghargaan juara (peringkat 1 sd 3). Bukti Pendukung Catatan Tambahan

Responden: Pemda, Industri, dan Masyarakat

0 Tidak tahu/tidak pernah.

1 Pernah, paling tidak memperoleh 1 penghargaan dalam 10 tahun terakhir.

2 Pernah, paling tidak memperoleh 2-­‐3 penghargaan dalam 10 tahun terakhir.

3 Pernah, paling tidak mendapatkan 4-­‐5 penghargaan dalam 10 tahun terakhir.

4 Pernah, paling tidak mendapatkan 6-­‐10 penghargaan dalam 10 tahun terakhir.

5 Pernah, mendapatkan lebih dari 10 penghargaan dalam 10 tahun terakhir.

Bukti Pendukung Catatan Tambahan