BAB VI PERANCANGAN SISTEM TERINCI (OUTPUT dan INPUT) - 6 Bab VI Perancangan Sistem Terinci
BAB VI PERANCANGAN SISTEM TERINCI (OUTPUT dan INPUT)
6.1 Perancangan Output
Pada tahap desain output secara terinci, desain output ini hanya dimaksudkan untuk menentukan kebutuhan output dari sistem baru. Output apa saja yang dibutuhkan untuk sistem yang baru? Desain output secara terinci dimaksudkan untuk menjawab pertanyaan ini. Bagaimana dan seperti apa bentuk dari output- output tersebut? Desain output terinci dimaksudkan untuk menjawab pertanyaan ini. Desain output yang akan dibahas pada bab ini adalah untuk output berbentuk laporan di media keras. Desain output di media lunak dalam bentuk dialog di layar terminal akan dibahas di bab selanjutnya. Rancangan sistem terinci dimulai dari output (keluaran), karena output merupakan komponen pengendalian rancangan sistem. Komponen lain dikembangkan dan dirancang untuk menghasilkan output yang berguna.
Output adalah komponen yang paling dapat dilihat dari sistem informasi yang
bekerja/berfungsi. Oleh karena itu, output sering menjadi basis penilaian akhir manajemen terhadap kesuksesan sebuah sistem.
Tujuan dari rancangan output untuk mengubah data menjadi informasi yang berkualitas dan dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan yang tepat.
6.1.1 Macam-macam Bentuk Laporan
Bentuk dari laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi, yang paling banyak digunakan adalah dalam bentuk tabel dan berbentuk grafik atau bagan.
Laporan Berbentuk Tabel
Berikut ini adalah macam-macam laporan yang berbentuk tabel yang menekankan kualitas isi serta kegunaannya :
NOTICE REPORT
Notice report merupakan bentuk laporan yang memerlukan perhatian khusus. Laporan ini
harus dibuat sesederhana mungkin, tetapi jelas, karena dimaksudkan supaya permasalahan-permasalahan yang terjadi tampak dengan jelas sehingga dapat langsung ditangani.
Gambar 6.1 Contoh Notice Report.EQUIPOISED REPORT
Isi dari equipoised report adalah hal-hal yang bertentangan. Laporan ini biasanya digunakan untuk maksud perencanaan. Dengan disajikannya informasi yang berisi hal-hal bertentangan, maka dapat dijadikan sebagai dasar di dalam pengambilan keputusan. Contoh dari laporan ini adalah :
LAPORAN PERENCANAAN MEMASUKI PASAR YANG BARU
DAERAH SLEMAN UNTUK TAHUN FISKAL 1989
JELEK BAIKPenjualan Rp 1.000.000 1.750.000
Harga Pokok Penjualan 600.000 1.050.000
Laba Kotor Rp 400.000 700.000
Biaya Penjualan Rp . 300.000 350.000
Biaya Administrasi 125:000 150.000
Laba (Rugi) (Rp 25.000) 200.000
Gambar 6.2 Contoh Equipoised Report.VARIANCE REPORT
Macam laporan ini menunjukkan selisih (variance) antara standar yang sudah ditetapkan dengan hasil kenyataannya atau sesungguhnya. Contoh dari laporan ini adalah :
PT. XXX
LAPORAN KINERJA DEPARTEMEN PEMBELIAN
BULAN MARET 2011
Barang Unit Harga Harga Selisih Total Dibeli Dibeli Sesungguhnya Standar Harga SelisihIBM PC XT 10 1.200.000 1.050.000 150.000 1.500.000 R Monitor Color 8 415.000 365.000 50.000 400.000 R Hard Disk 120 GB
5 595.000 625.000 30.000 150.000 L T O T A L
230.000 2.050.000 R
Gambar 6.3 Contoh Variance Report.
COMPARATIVE REPORT Isi dari laporan ini adalah membandingkan antara satu hal dengan hal yang lainnya.
Misalnya pada laporan rugi/laba atau neraca dapat dibandingkan antara nilai-nilai elemen tahun berjalan dengan tahun-tahun sebelumnya. Contoh dari comparative report adalah sebagai berikut:
PT. XXX
NERACA
31 MARET 2011
(DALAM RIBUAN RUPIAH)
AKTIVA 31-03-2010 31-003-2011 Selisih
Aktiva Lancar Rp. 45.000 75.000 30.000 66.67 %
Aktiva Tetap 155.000 225.000 70.000 45.16 %
Total Aktiva 200.000 300.000 100.000 50.00 % PASIVA
Hutang Lancar Rp. 10.000 15.000 5.000 50.00 %
Hutang Jangka Panjang 37.500 30.000 (7.500) (20.00 %)
Modal Saham 130.000 200.000 70.000 53.85 %
Laba Ditahan 22.500 55.000 32.500 144.44 %Total Pasiva 200.000 300.000 100.000 50.00 %
Gambar 6.4 Contoh Variance Report.
Laporan Berbentuk GrafikLaporan yang berbentuk grafik atau bagan dapat diklasifikasikan diantaranya sebagai bagan garis (line chart), bagan batang (bar chart) dan bagan pastel (pie chart). b a c
Gambar 6.5 Bagan batang (a), bagan garis (b) dan bagan pastel (c).
BAGAN GARIS 1.
Pada bagan garis (line chart), variasi dari data ditunjukkan dengan suatu garis atau kurva. Bagan garis mempunyai beberapa kebaikan, yaitu:
2. Dapat menunjukkan hubungan antara nilai dengan baik.
3. Dapat menunjukkan beberapa titik.
4. Tingkat ketepatannya dapat diatur sesuai dengan skalanya.
5. Mudah dimengerti. Disamping kebaikannya, bagan garis mempunyai beberapa kelemahan, yaitu:
1. Bila terlalu banyak garis atau kurva (sekitar lebih dari 4 buah garis atau kurva), maka akan tampak ruwet.
2. Hanya terbatas pada 2 dimensi.
3. Spasi dapat menyesatkan.
BAGAN BATANG
Nilai-nilai data dalam bagan batang (bar chart) digambarkan dalam bentuk batang-batang vertikal ataupun batang-batang horisontal. Kebaikan dari bagan batang adalah sebagai berikut: 1. Baik untuk perbandingan.
2. Dapat menunjukkan nilai dengan tepat.
3. Mudah dimengerti. Kelemahannya: 1. Terbatas hanya pada satu titik saja.
2. Spasi dapat menyesatkan.
BAGAN PASTEL
Bagan pastel (pie chart) merupakan bagan yang berbentuk lingkaran menyerupai kue pastel (pie). Tiap-tiap potong dari pie dapat menunjukkan bagian dari data. Kebaikan dari bagan pastel adalah sebagai berikut ini.
1. Baik untuk perbandingan sebagian dengan keseluruhannya.
2. Mudah dimengerti. Kelemahannya :
1. Penggunaannya terbatas
2. Ketepatannya kurang
3. Tidak dapat menunjukkan hubungan beberapa titik
6.1.2 Pedoman Perancangan Laporan
1. Untuk laporan formal, sedapat mungkin dibagi menjadi tiga bagian utama, yaitu : 2. • Judul laporan.
3. • Tubuh laporan. 4. • Catatan kaki laporan yang dapat berisi ringkasan, subtotal atau grand total.
5. Untuk laporan-laporan yang penting, gunakanlah kertas yang berkualitas baik, tidak mudah sobek serta tidak mudah kotor.
6. Untuk tiap-tiap batas tepi laporan (margin), sebaiknya diberi jarak 2 1/2 cm, sehingga bila pinggir laporan tersobek tidak akan mengenai isi laporannya.
7. Gunakanlah spasi baris yang cukup, sehingga laporan mudah dibaca.
8. Untuk hal-hal yang ingin ditonjolkan, dapat ditulis dengan huruf besar, tebal, atau digaris-bawahi.
9. Gunakanlah bentuk huruf cetak yang jelas dan tidak membingungkan serta hindari pengguanaan font yang sulit untuk dimengerti.
10. Jika isi laporan menjelaskan suatu daftar urutan, gunakanlah tanda "." atau "- ". Bila urutannya penting dapat dipergunakan tanda 1,2,3 dan seterusnya dan sajikan dalam urutan yang terpenting.
11. Letakkanlah informasi yang mendetail di lampiran dan gunakanlah penunjuk yang mudah dipahami untuk menjelaskan kepada pemakai laporan Ietak dari informasi detail tersebut.
12. Usahakan di dalam laporan berisi keterangan-keterangan yang diperlukan yang mungkin akan ditanyakan oleh pemakai laporan bila keterangan-keterangan tersebut tidak ada.
13. Laporan untuk tingkat manajemen yang lebih tinggi, sebaiknya lebih tersaring dan untuk tingkat manajemen yang lebih rendah lebih terinci.
14. Laporan harus dibuat dan didistribusikan tepat pada waktunya.
15. Laporan harus sederhana tetapi jelas.
16. Laporan harus diungkapkan dalam bentuk dan Bahasa yang mudah dimengerti dan dipahami oleh pemakainya.
17. Isi laporan harus akurat.
18. Laporan bilamana mungkin harus distandardisasi. Bentuk-bentuk laporan yang selalu berubah akan menyebabkan kebingungan bagi mereka yang menggunakannya.
19. Laporan harus berguna
20. Biaya pembuatan laporan harus dipertimbangkan
Alat-alat Desain Output Terinci
Dua buah alat desain sistem dapat digunakan untuk desain output terinci, yaitu sebagai berikut ini.
1. Printer layout form atau printer spacing chart atau printer layout chart merupakan suatu bagan yang digunakan untuk menggambarkan sketsa bentuk dari output di printer.
2. Kamus data output yang merupakan pengembangan dari kamus dari arus data. Kamus data output digunakan untuk menjelaskan secara terinci tentang data yang akan disajikan di laporan.
6.1.3 Pengaturan Tata Letak Isi Output
Pengaturan isi dari output akan secara langsung menentukan kemudahan dari output untuk dipahami dan dimengerti. Pengaturan tata letak output merupakan pekerjaan desain yang penting dan sangat diperlukan baik bagi pemakai sistem maupun bagi programmer. Bagi pemakai sistem digunakan untuk menilai isi dan bentuk dari output apakah sudah sesuai dengan yang dinginkan atau belum. Bagi programmer akan digunakan sebagai dasar pembuatan program untuk menghasilkan output yang diinginkan. Programmer membutuhan desain output ini untuk menentukan posisi kolom, baris dan informasi yang harus disajikan suatu output. Pengaturan tata letak isi output yang akan dicetak di printer dapat digunakan alat bagan tata letak printer (printer layout chart) dan kamus data output.
Supaya tidak dihasilkan sampah, maka input yang masuk dalam sistem informasi harus tidak boleh berupa sampah. Oleh karena itu desain input harus berusaha membuat suatu sistem yang dapat menerima input yang bukan sampah. Desain input terinci dimulai dari desain dokumen dasar sebagai penangkap input yang pertama kali. Jika dokumen dasar tidak didesain dengan baik, kemungkinan input yang tercatat dapat salah bahkan kurang. Pada bab ini akan dibahas desain input terinci untuk perancangan dokumen dasar dan kode-kode yang digunakan untuk input.
6.2 Perancangan Input
Input mengawali dimulainya proses informasi. Input perlu direncanakan untuk
mengkonversikan data mentah ke dalam informasi yang berguna (input-output). Beberapa kegiatan untuk mengubah data input : Insert into, delete from, update the database. Menggabungkan dengan data lain dari database untuk menghasilkan output. lain. Inisialisasi aksi atau melaksanakan suatu tugas. Mengadakan dialog dengan sistem.
Beberapa media dan metode untuk mendapatkan data dan input data : Paper form yang digabungkan dengan layar data-entry. Elevtronic form. Direct-entry devices. Codes. Menus. Natural Language.
6.2.1 Perancangan Formulir Kertas
Paper form merupakan pembawa data fisik. Kejadian berlangsung, transaksi terjadi dan
aksi diambil. Aktivitas ini menggenerate data yang dapat diambil dan dimasukkan ke dalam sistem untuk diproses. Dapat dilakukan dengan keying atau scanning. Pada beberapa perusahaan, form ini menjadi suatu bisnis, seperti asuransi, saham, kredit dll. Beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam merancang paper form :
1. Memilih Kertas : Lama formulir akan disimpan.
Penampilan dari form. Banyak from dapat ditangani. Bagaimana penanganannya (halus, kasar, dilipat-lipat, dibawa-bawa). Kemudahan untuk digunakan. Tahan lamanya untuk pengisian yang lama. Lingkungan (minyak, kotor, panas, dingin dll). Metode untuk pengisian (tulis tangan atau mesin). Keamanan terhadap pudarnya data. Semakain lama form akan disimpan, form tersebut harus semakin baik. Semakin sering digunakan, kelas kertas harus semakin baik pula.
2. Ukuran kertas Usahakan ukuran kertas yang standar dan banyak dijual. Jika tidak standar, diusahakan yang merupakan kelipatan yang tidak membuang kertas, seperti ukuran
3. Warna Penggunanan warna membantu mengidentifikasi dengan cepat form yang dipergunakan. Warna-warna yang baik adalah warna-warna yang cerah.
4. Judul fromulir Formulir harus diberi judul untuk menunjukkan jenis dan kegunannya. Dibuat sesingkat mungkin dan jelas. Nama perusahaan juga perlu dicantumkan.
5. Nomor formulir Nomor digunakan untuk keunikan. Dapat diletakkan dipojok kiri bawah atau dipojok kanan bawah. Juga digunakan untuk menunjukkan sumber dan jenisnya.
6. Nomor urut formulir Nomor urut masing-masing biasanya dicantumkan dipojok kanan atas. Perlu untuk pengendalian, pelacakkan, pemeriksaan dan pengarsipan.
7. Nomor dan jumlah halaman Jika lebih dari sehalaman, nomor dan jumlah halaman perlu agar jika ada yang hilang dapat diketahui.
8. Spasi Harus diperhatikan bila form akan diisi dengan data yang dicetakdengan mesin.
9. Pembagian area Form harus dibentuk dengan pembagian area sedemikian rupa sehingga memudahkan dalam pencarian data. Meliputi area judul, halaman, kontrol, organisasi, obyek, tubuh, berita, otorisasi, julmah dan nomor.
10. Caption (Pelabelan) Merupakan kata-kata yang dicetak diformulir untuk menunjukkan siapa yang harus mengsi data dan apa yang harus diisikan. Macam-macamnya : box caption, yes/no
check of caption, horizontal check of caption, checklist caption, blocked spaces caption dan scannable form caption.
11. Instruksi dalam form Form yang baik adalah harus bersifat self-instruction.
12. Jendela di amplop Jika form harus dikirimkan, dipergunakan amplop yang berjendela supaya mengurangi penulisan nama dan alamat yang dikirim pada amplop.
13. Jumlah tembusan Banyak tembusan atau rangkap dari form harus dibuat seefisien dan seefektif mingkin, tidak boleh berlebihan dan tidak boleh kurang. Jalur distribusinya terbagi
sequential routing, concurrent routing.
6.2.2 Pengelolaan dan Perancangan Formulir Elektronik
Merupakan layar entry data yang dirancang untuk digunakan tanpa adanya sumber dokumen resmi. Dirancang pada sebuah digitizer atau layar VDT sistem CASE, menggunakan beberapa komponen seperti pada formulir, yaitu : Pembagian area. Instruksi. Line, box dan caption. Indikator field data. Urutan guidline perancangan.
Smart Electronic Form : Guide user.
Perform calculations. Check limits. Coordinate processing tasks.
Perbandingan Biaya Formulir Kertas & Elektronik Cost of running out. Cost of form obsolescence. Cost of inefficient forms. Cost of using the wrong form. Cost of forms management and enforcement. Cost caused by speed limit of paper. Cost associated with handling data twice. Cost caused by data float.
6.2.3 Pengkodean Input
Kode digunakan untuk mengklasifikasikan data, memasukkan data ke komputer dan mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan dengannya. Kode dapat terdiri dari kumpulan angka, karakter-karakter khusus, simbol (bar code), warna dan suara.
Beberapa guideline dalam membuat kode : 1. Muda diingat.
2. Unik.
3. Fleksibel.
4. Efisien.
5. Konsisten.
6. Sesuai standar.
7. Menghindari spasi.
8. Menghindari karakter yang mirip.
9. Panjang yang harus sama. Beberapa Struktur/Tipe kode adalah : ➢ Kode Mnemonic.
Supaya mudah diingat. Dibuat dengan dasar singkatan atau mengambil sebagian karakter dari item yang akan diwakili oleh kode ini. Misal : P = Pria dan W = Wanita. Kode Urut. Disebut juga kode seri. Merupakan kode yang nilainya terurut. Misal : 001 Kas 002 Piutang Dagang
003 Persediaan Produk Selesai
Kebaikan Kelemahan
Sederhana, mudah diterapkan, dapat Penambahan hanya pada akhir urutan, pendek tapi unik, mudah dicari bila kode tidak berdasar logika, tidak fleksibel bila diketahui, cocok untuk rekaman di file (no berubah. record relatif) dan baik untuk pengendalian.
➢ Kode Blok.
Mengklasifikasikan item ke dalam blok tertentu yang mencerminkan satu klasifikasi tertentu. Misal : Blok Kelompok Aktiva Lancar 1000 – 1999 Aktiva Lancar 1000 Kas
1000 – 2000 Aktiva Tetap 1100 Piutang Dagang 1200 Persediaan Produk Selesai
Kebaikan Kelemahan
Mempunyai arti, mudah diperluas, dapat Panjang kode tergantung jumlah bloknya, ditambah atau dibuang sebagian, proses kurang mudah diingat. laporan keuangan mudah.
➢ Kode Grup.
Merupakan kode yang berdasarkan field-field dan tiap field kode mempunyai arti. Misal : ISBN, NPM.
Kebaikan Kelemahan
Nilainya berarti, mudah diperluas, dapat Dapat menjadi panjang.ditambah atau dibuang sebagian, menunjukkan jenjang data. ➢ Kode Desimal (Decimal Code).
Mengklasifikasikan kode atas dasar 10 unit angka desimal dimulai dari angka 0 sampai dengan agka 9 atau dari 00 sampai dengan 99, tergantung dari banyaknya kelompok. Misal : 00 Aktiva Lancar 00100 Kas
00200 Piutang Dagang 00300 Persediaan Produk Selesai
00 Aktiva Tetap 01100 Tanah 01200 Bangunan Kantor
6.2.4 Validasi Input
Validasi atau kontrol input data dilaksanakan untuk meyakinkan : Memastikan semua field terisi sesuai dengan tipe data yang telah ditentukan. Memastikan semua filed yang tidak boleh kosong terisi data yang diinginkan. Semua data dientry ke sistem. Semua kesalahan dikoreksi. Kesalahan dikoreksi hanya sekali. Pola kesalahan diidentifikasi.
Referensi :
1. 2. widhiyanta.files.wordpress.com/.../makalah-perancangan-output-sistem.pdf. 3. www.unhas.ac.id/.../Microsoft_Word_-_Modul_7_APSI_-_Desain_Sistem_Terinci _Outpu.pdf.
SOAL LATIHAN
1. Sebutkan macam-macam bentuk laporan!
2. Sebutkan kegunaan validasi input!