LKP : Sistem Informasi Penerbitan Ijin Kerja Kontraktor Pada PT. Pertamina (Persero) TBBM Surabaya Group.

SISTEM INFORMASI PENERBITAN IJIN KERJA KONTRAKTOR PADA PT. PERTAMINA (PERSERO) TBBM SURABAYA GROUP

Oleh:

Bernd Anthonio 05.41010.0011

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

vii DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... v

DAFTAR ISI ... vii

DAFTAR TABEL ... ix

DAFTAR GAMBAR ... x

DAFTAR LAMPIRAN ... xii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 2

1.3 Pembatasan Masalah ... 2

1.4 Tujuan ... 3

1.5 Konstribusi ... 3

1.6 Sistematika Penulisan ... 3

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 4

2.1 Sejarah Singkat PT. PERTAMINA (PERSERO) ... 4

2.1.1 Terminal BBM Surabaya Group ... 6

2.2 Visi, Misi, dan Tata Nilai PT. PERTAMINA (PERSERO) ... 7

2.2.1 Visi ... 7

2.2.2 Misi ... 7

2.2.3 Tata Nilai ... 7

viii

3.1 Pengertian Data ... 9

3.2 Pengertian Informasi ... 9

3.3 Pengertian Sistem Informasi ... 10

3.3.1 Konsep Dasar Sistem ... 19

3.3.2 Konsep Dasar Informasi ... 12

3.3.3 Konsep Dasar Sistem Informasi ... 12

3.4 Pengertian Diagram Entity-Relationship (Diagram E-R) ... 14

3.5 Pengertian Data Flow Diagram (DFD) ... 15

BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTEK ... 19

4.1 Pengamatan ... 19

4.2 Analisa Sistem ... 19

4.3 Perancangan Sistem ... 25

4.4 Struktur Database ... 32

4.5 Desain Sistem ... 36

4.6 Implementasi Sistem ... 39

BAB V PENUTUP………. 49

5.1 Kesimpulan ... 49

5.2 Saran ... 49

DAFTAR PUSTAKA ... 50

BIODATA ... 51

ix

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 4.1 Data Rekanan ... 32

Tabel 4.2 Ijin Kerja ... 32

Tabel 4.3 Perpanjangan Ijin Kerja ... 34

Tabel 4.4 Ijin Lembur ... 34

x

Halaman

Gambar 3.1 Simbol pada ERD ... ... 15

Gambar 3.2 Simbol pada DFD ... ... 18

Gambar 4.1 Dokumen Flow Penambahan Ijin Keja ... ... 20

Gambar 4.2 Dokumen Flow Pembuatan Ijin Kerja ... ... 21

Gambar 4.3 Dokumen Flow Perpanjangan Ijin Kerja ... ... 22

Gambar 4.4 Dokumen Flow Penambahan Pekerjaan ... ... 23

Gambar 4.5 Dokumen Flow Laporan ... ... 24

Gambar 4.6 Konteks Diagram ... ... 26

Gambar 4.7 Diagram Aliran Data Level 0 ... ... 27

Gambar 4.8 Diagram Aliran Data Level 1 Penambahan Dasar ... .. 28

Gambar 4.9 Diagram Aliran Data Level 1 Pembuatan Ijin ... ... 28

Gambar 4.10 Diagram Aliran Data Level 1 Perpanjangan Ijin ... .. 29

Gambar 4.11 Diagram Aliran Data Level 1 Penambahan Kerja ... . 29

Gambar 4.12 Diagram Aliran Data Level 1 Pembuatan Laporan ... 30

Gambar 4.13 Entity Relationship Diagram CDM ... ... 31

Gambar 4.14 Entity Relationship Diagram PDM ... ... 31

Gambar 4.15 Desain Form Login ... ... 36

Gambar 4.16 Desain Form Utama ... ... 36

Gambar 4.17 Desain Form Pengguna ... ... 37

Gambar 4.18 Desain Form Rekanan ... ... 37

Gambar 4.19 Desain Form Perpanjangan Ijin Kerja ... ... 38

xi

Gambar 4.21 Desain Form Ijin Lembur ... ... 39

Gambar 4.22 Form Login ... ... 41

Gambar 4.23 Form Utama ... ... 42

Gambar 4.24 Form Pengguna ... ... 43

Gambar 4.25 Form Rekanan ... ... 43

Gambar 4.26 Form Dasar Permohonan ... ... 44

Gambar 4.27 Form Ijin Kerja ... ... 45

Gambar 4.28 Form Ijin Lembur ... ... 46

Gambar 4.29 Form Perpanjangan Ijin ... ... 47

Gambar 4.30 Form Laporan ... ... 47

Gambar 4.31 Laoran Pekerjaan ... ... 48

1

PENDAHULUAN

1.1Latar Belakang Masalah

Terminal BBM Surabaya Group (TBBMSG) merupakan salah satu fungsi perusahaan dari PT. Pertamina (Persero) yang bertugas melayani distribusi Bahan Bakar Minyak (BBM) dan Bahan Bakar Khusus (BBK) di wilayah pemasaran Jatim Balinus (Jawa Timur, Bali, dan Nusa Tenggara). Untuk menunjang proses pendistribusian tersebut agar berjalan dengan baik, maka bagian Layanan Jasa Pemeliharaan (LJP) dituntut untuk melakukan perencanaan yang tepat mengenai perbaikan atau pemeliharaan sarana dan fasilitas (sarfas) yang ada.

Dalam melakukan proses perbaikan atau pemeliharaan tersebut, bagian LJP menunjuk perusahaan barang ataupun jasa (kontraktor) untuk mengerjakan pekerjaan yang dimaksud. Sebagai syarat memulai pekerjaan tersebut, setiap kontraktor diwajibkan membuat ijin kerja yang berisikan informasi seperti masa waktu pelaksanaan, jenis ijin kerja, lokasi pekerjaan, dan sebagainya.

Pada kenyataannya proses pembuatan ijin kerja masih bersifat manual dalam bentuk tabel atau spreadsheet sehingga waktu yang diperlukan dalam penerbitan surat ijin kerja tidak efisien dan retan dari kesalahan karena faktor

human error. Selain itu fungsi LJP juga kesulitan untuk mendapatkan informasi yang akurat mengenai masa berlaku ijin kerja, daftar kontraktor yang bekerja pada suatu periode, serta informasi jenis ijin kerja yang dikeluarkan dalam waktu tertentu. Dari proses manual itu juga banyak terjadi penggunaan kertas yang berlebihan sehingga menyebabkan penumpukan kertas karena tidak ada sistem

2

yang dapat menyimpan history tentang perubahan / perpanjangan ijin kerja tersebut.

Dengan adanya masalah-masalah tersebut maka dibuatlah sebuah aplikasi yang dapat membantu PT. Pertamina (Persero) Terminal BBM Surabaya Group khususnya bagian LJP untuk mengurangi pekerjaan yang bersifat manual dengan memaksimalkan teknologi yang ada. Sehingga dapat meningkatkan produktifitas, efisiensi dan efeksifitas kerja perusahaan.

1.2Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan permasalahan yang dihadapi yaitu :

1. Bagaimana membuat sistem yang dapat menerbitkan ijin kerja secara tepat dan cepat.

2. Bagaimana membuat sistem yang dapat memberikan infomasi update

mengenai ijin suatu pekerjaan.

1.3Pembatasan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas, dirumuskan pembatasan masalah sebagai berikut:

1. Sistem ini sifatnya independen, yang berarti bahwa aplikasi ini tidak terintegrasi langsung dengan data internal perusahaan.

2. Sistem ini hanya membahas seputar penerbitan ijin kerja di TBBM Surabaya Group.

3. Data yang digunakan berasal dari PT. Pertamina (Persero) TBBM Surabaya Group bagian LJP.

4. Aturan yang digunakan sesuai dengan aturan yang berlaku di PT. Pertamina (Persero) TBBM Surabaya Group.

1.4Tujuan

Tujuan dari pembuatan sistem ini adalah:

1. Membuat sistem yang dapat menerbitkan ijin kerja secara tepat dan cepat. 2. Membuat sistem yang dapat memberikan infomasi update mengenai suatu

pekerjaan.

1.5Konstribusi

Diharapkan setelah proyek Kerja Praktek Sistem Informasi Penerbitan Ijin Kerja, maka proses pengolahan data ijin kerja yang meliputi penginputan data, pencarian informasi pekerjaan, perpanjangan ijin kerja secara manual tidak lagi dibutuhkan. Dengan demikian pengolahan data di PT. Pertamina (Persero) TBBM Surabaya Group bagian LJP dapat berlangsung efektif dan efisien.

1.6Sistematika Penulisan

Dalam penyusunan laporan kerja praktek ini, sistematika penulisan disusun dalam 5 BAB. Dimana tiap bab terdiri dari sub bab yang secara garis besar dapat dijelaskan sebagai berikut :

Bab I Pendahuluan

Pada Bab ini membahas tentang latar belakang permasalahan, perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan, kontribusi, dan sistematika penulisan kerja praktek.

4

Bab II Gambaran Umum Perusahaan

Berisi informasi tentang PT. Pertamina (Persero) Terminal BBM Surabaya Group.

Bab III Landasan Teori

Berisi tentang penjabaran teori-teori yang diperoleh dari hasil studi lapangan maupun dari literatur-literatur hasil studi pustaka. Teori-teori ini dijadikan bahan acuan bagi penulis untuk menyelesaikan masalah.

Bab IV Deskripsi Kerja Praktek

Berisi metode penelitian, analisa sistem serta rancangan baru yang diajukan sebagai alternatif penyelesaian dari permasalahan yang dihadapi dan penjelasan dari sistem informasi penerbitan ijin kerja yang kami buat beserta hasil dari uji coba yang telah dilakukan di PT. Pertamina (Persero) Terminal BBM Surabaya Group.

Bab V Penutup

Pada BAB ini terdiri dari dua SUB BAB, yaitu kesimpulan dan saran. Kesimpulan berisi tentang rangkuman dari hasil seluruh pembahasan masalah, sedangkan saran berisi tentang harapan-harapan dari penulis dan kemungkinan dari pengembangan sistem yang dibuat sehingga semakin sempurna.

4

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1Sejarah PT. PERTAMINA (PERSERO)

PERTAMINA adalah perusahaan minyak dan gas bumi yang dimiliki Pemerintah Indonesia (National Oil Company), yang berdiri sejak tanggal 10 Desember 1957 dengan nama PT. PERMINA. Pada tahun 1961 perusahaan ini berganti nama menjadi PN PERMINA dan setelah merger dengan PN PERTAMIN di tahun 1968 namanya berubah menjadi PN PERTAMINA. Dengan bergulirnya Undang Undang No. 8 Tahun 1971 sebutan perusahaan menjadi PERTAMINA. Sebutan ini tetap dipakai setelah PERTAMINA berubah status hukumnya menjadi PT. PERTAMINA (PERSERO) pada tanggal 17 September 2003 berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 22 tahun 2001 pada tanggal 23 November 2001 tentang Minyak dan Gas Bumi.

PT. PERTAMINA (PERSERO) didirikan berdasarkan akta Notaris Lenny Janis Ishak, SH No. 20 tanggal 17 September 2003, dan disahkan oleh Menteri Hukum & HAM melalui Surat Keputusan No. C-24025 HT.01.01 pada tanggal 09 Oktober 2003. Pendirian Perusahaan ini dilakukan menurut ketentuan-ketentuan yang tercantum dalam Undang-Undang No. 1 tahun 1995 tentang Perseroan Terbatas, Peraturan Pemerintah No. 12 tahun 1998 tentang Perusahaan Perseroan (Persero), dan Peraturan Pemerintah No. 45 tahun 2001 tentang Perubahan atas Peraturan Pemerintah No. 12 tahun 1998 dan peralihannya berdasarkan PP No.31

5

PERTAMBANGAN MINYAK DAN GAS BUMI NEGARA (PERTAMINA) MENJADI PERUSAHAAN PERSEROAN (PERSERO)" .

Sesuai akta pendiriannya, Maksud dari Perusahaan Perseroan adalah untuk menyelenggarakan usaha di bidang minyak dan gas bumi, baik di dalam maupun di luar negeri serta kegiatan usaha lain yang terkait atau menunjang kegiatan usaha di bidang minyak dan gas bumi tersebut. Adapun tujuan dari Perusahaan Perseroan adalah untuk:

1. Mengusahakan keuntungan berdasarkan prinsip pengelolaan Perseroan secara efektif dan efisien.

2. Memberikan kontribusi dalam meningkatkan kegiatan ekonomi untuk kesejahteraan dan kemakmuran rakyat.

Untuk mencapai maksud dan tujuan tersebut, Perseroan melaksanakan kegiatan usaha sebagai berikut:

1. Menyelenggarakan usaha di bidang minyak dan gas bumi beserta hasil olahan dan turunannya.

2. Menyelenggarakan kegiatan usaha di bidang panas bumi yang ada pada saat pendiriannya, termasuk Pembangkit Listrik Tenaga Panas Bumi (PLTP) yang telah mencapai tahap akhir negosiasi dan berhasil menjadi milik Perseroan. 3. Melaksanakan pengusahaan dan pemasaran Liquified Natural Gas (LNG) dan

produk lain yang dihasilkan dari kilang LNG.

4. Menyelenggarakan kegiatan usaha lain yang terkait atau menunjang kegiatan usaha sebagaimana dimaksud dalam nomor 1, 2, dan 3.

Sesuai dengan ketentuan dalam Undang-Undang MIGAS baru, Pertamina tidak lagi menjadi satu-satunya perusahaan yang memonopoli industri MIGAS dimana kegiatan usaha minyak dan gas bumi diserahkan kepada mekanisme pasar.

2.1.1 Terminal BBM Surabaya Group

Terminal BBM Surabaya Group merupakan salah satu bagian dari SUPPLY & DISTRIBUTION REGION III - PT. PERTAMINA (PERSERO). Terletak di ibu kota propinsi Jawa Timur yaitu Surabaya yang melayani distribusi BBM dan BBK di wilayah pemasaran Jawa Timur, Bali, Nusa Tenggara serta wilayah sekitarnya. Lokasi Terminal BBM Surabaya Group terbagi menjadi dua yaitu TBBM Tanjung Perak terletak di Jalan Perak Barat 277 Surabaya dengan luas area ± 14 Ha yang merupakan tanah sewa milik Pelindo III dan TBBM Bandaran terletak di Jalan Pati Unus Ujung Surabaya dengan luas area ± 17 Ha yang merupakan tanah sewa milik TNI AL.

Adapun tugas pokok yang dimiliki TBBM Surabaya Group diantaranya :

a. Menerima, menimbun dan menyalurkan BBM/BBK sesuai

spesifikasi/standard mutu yang telah ditetapkan.

b. Menyerahkan BBM/BBK langsung kepada pelanggan secara tepat jumlah, mutu dan aman.

c. Menyediakan informasi yang diperlukan untuk mendukung operasi dan pemantauan proses pelayanan penyediaan BBM/BBK .

d. Mengukur, memantau dan menganalisa proses penerimaan, penimbunan, penyerahan serta menerapkan tindakan “improvement” yang diperlukan untuk mencapai hasil yang direncanakan dan perbaikan berlanjut.

7

2.2Visi, Misi, dan Tata Nilai PT. PERTAMINA (PERSERO) 2.2.1 Visi

Menjadi Perusaan Minyak Nasional Kelas Dunia.

2.2.2 Misi

Menjalankan usaha inti minyak, gas, dan bahan bakar nabati secara terintegrasi, berdasarkan prinsip-prinsip komersial yang kuat.

2.2.3 Tata Nilai

Dalam mencapai visi dan misinya, Pertamina berkomitmen untuk menerapkan tata nilai sebagi berikut:

a. Clean (Bersih)

Dikelola secara profesional, menghindari benturan kepentingan, tidak menoleransi suap, menjunjung tinggi kepercayaan dan integritas. Berpedoman pada asas-asas tata kelola korporasi yang baik.

b. Competitive (Kompetitif)

Mampu berkompetisi dalam skala regional maupun internasional, mendorong pertumbuhan melalui investasi, membangun budaya sadar biaya, dan menghargai kerja.

c. Confident (Percaya Diri)

Berperan dalam pembangunan ekonomi nasional, menjadi pelopor dalam reformasi BUMN, dan membangun kebanggaan bangsa.

d. Customer Focused (Fokus pada Pelanggan)

Berorientasi pada kepentingan pelanggan dan berkomitmen untuk memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan.

e. Commercial (Komersial)

Menciptakan nilai tambah dengan orientasi komersial, mengambil keputusan berdasarkan prinsip-prinsip bisnis yang sehat.

f. Capable (Berkemampuan)

Dikelola oleh pemimpin dan pekerja yang profesional dan memiliki talenta serta penguasaan teknis yang tinggi, berkomitmen dalam membangun kemampuan riset dan pengembangan.

9 BAB III

LANDASAN TEORI

3.1

Data

Data sering disebut sebagai bahan mentah informasi. Tapi menurut Murdick, dkk (1984) merumuskan bahwa data adalah fakta yang tidak sedang digunakan pada proses keputusan, biasanya dicatat dan diarsipkan tanpa maksud untuk segera diambil kembali untuk pengambilan keputusan. Menurut Zulkifli Amsyah (1987) data adalah fakta yang sudah ditulis dalam bentuk catatan atau direkam ke dalam berbagai bentuk media. (Gultom et al, 2005).

Adapun definisi dari kata data adalah suatu istilah majemuk dari datum

yang berarti fakta atau bagian dari kata yang mengandung arti, yang berhubungan dengan kenyataan, simbol-simbol, gambar-gambar, kata-kata angka-angka, huruf-huruf atau simbol-simbol yang menunjukkan ide, objek, kondisi atau situasi. Jelasnya data itu dapat berupa apa saja dan dapat ditemui dimana saja.

Kegunaan data adalah sebagai bahan dasar yang objektif dalam proses penyusunan kebijakan dan keputusan. Dalam kaitannya dengan pengolahan data dengan computer, pengertian data dapat dibatasi pada fakta-fakta yang dapat direkam. Dalam setiap pengolahan data, data merupakan sumber informasi yang dapat dihasilkan.

3.2

Informasi

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya. (Jogiyanto, 2001). Menurut George R. Terry,

berguna. Sedangkan menurut Gordon B. Davis, informasi adalah data yang telah

diolah menjadi sebuah bentuk yang penting bagi penerima dan mempunyai nilai yang nyata atau yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau yang akan dating.

Informasi akan memiliki arti manakala informasi tersebut memiliki unsur-unsur sebagai berikut:

1. Relevan artinya Informasi yang diinginkan benar-benar ada relevansi dengan masalah yang dihadapi.

2. Kejelasan artinya terbebas dari istilah-istilah yang membingungkan.

3. Akurasi artinya bahwa informasi yang hendak disajikan harus secara teliti dan lengkap.

4. Tepat waktu artinya data yang disajikan adalah data terbaru dan mutahir.

3.3Sistem Informasi

3.3.1 Konsep Dasar Sistem

Sistem berasal dari bahasa Yunani yaitu “systeme” yang mempunyai pengertian :

1. Suatu keseluruhan yang tersusun dari sekian banyak bagian.

2. Hubungan yang berlangsung diantara satuan-satuan atau

komponen-komponen secara teratur.

Perkataan sistem dalam bahasa Indonesia adalah cara, metode atau teknik. Pengertian sistem yang lain adalah suatu kesatuan yang terdiri dari unit-unit kesatuan yang saling bekerjasama dan saling ketergantungan untuk mencapai tujuan usaha tertentu.

11

Ciri-ciri atau sifat-sifat sistem adalah :

1. Terdiri dari komponen-komponen yang saling berinteraksi.

2. Mempunyai lingkungan luar.

3. Mempunyai interface (jalinan).

4. Terdiri dari masukan, pengolahan dan keluaran.

Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Lingkungan luar dari sistem adalah apapun diluar dari batas sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Penghubung merupakan media penghubung antara suatu subsistem yang lainnya. Keluaran dari suatu subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung.

Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem dapat berupa masukan perawatan dan masukan sinyal. Masukan perawatan dimaksudkan supaya sistem dapat beroperasi sedangkan sinyal untuk mendapatkan keluaran. Keluaran adalah hasil dari energi yang diperoleh dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisi pembuangan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran sari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang dihasilkan sistem. (Jogiyanto, 2001)

Menurut Fitz Gerald dan Stallings (1981), “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur – prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama – sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan sasaran tertentu.” Dari uraian di atas dapatlah disimpulkan bahwa sistem adalah bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama-sama untuk mencapai beberapa sasaran dan tujuan.

3.4Konsep Dasar Informasi

Informasi dalam sebuah organisasi sangat penting peranannya. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi lemah dan akhirnya berakhir. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal data atau data item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. (Jogiyanto, 2001)

3.5Konsep Dasar Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manejerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. (Jogiyanto, 2001).

Menurut Simkin Mark G dalam bukunya yang berjudul “computer information

system for business”. Sistem informasi adalah sekumpulan elemen yang bekerja secara bersama-sama baik secara manual ataupun berbasis komputer dalam

13

melaksanakan pengolahan data yang berupa pengumpulan, penyimpanan, pemprosesan data untuk menghasilkan informasi yang bermakna dan berguna bagi proses pengambilan keputusan.

Menurut Burch dan Strater dalam bukunya “informasi system : theory and practice”. Sistem informasi adalah suatu kumpulan fungsi-fungsi yang bergabung secara formal dan sistematis yaitu:

1. Melaksanakan pengolahan data transaksi operasional.

2. Menghasilkan informasi untuk mendukung manajemen dalam melaksanakan

aktifitas perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan.

3. Menghasilkan berbagai laporan bagi kepentingan eksternal organisasi.

Dalam suatu sistem terdapat 6 blok yang berinteraksi satu sama lain membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasaran. Blok-blok tersebut adalah :

• Blok Masukan

Input mewakili data yang masuk ke dalam Sistem Informasi termasuk juga metode – metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen – dokumen dasar.

• Blok Model

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

• Blok Keluaran

Produk dari Sistem Informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

• Blok Teknologi

Teknologi merupakan “kotak alat” (tool box), dalam Sistem Informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran serta membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

• Blok Basis Data

Basis Data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Basis Data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS (Database Management System).

• Blok Kendali

Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal – hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan – kesalahan dapat langsung diatasi.

3.6Diagram Entity-Relationship (Diagram E-R)

Menurut Fathansyah, model Entity-Relationship yang berisi komponen-komponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut yang merepresentasikan seluruh fakta dari “dunia nyata” yang kita tinjau, dapat digambarkan dengan lebih sistematis dengan menggunakan Diagram Entity-Relationship (Diagram E-R). Notasi-notasi simbolik di dalam Diagram E-R yang dapat kita gunakan adalah:

15

E R

a

− Lingkaran\Elips, menyatakan Atribut (Atribut yang berfungsisebagai key

digarisbawahi)

− Belah Ketupat, menyatakan Himpunan Relasi.

− Garis, sebagai penghubung antara Himpunan Relasi dengan Himpunan Entitas

dan Himpunan Entitas dengan Atributnya.

− Kardinalitas Relasi dapat dinyatakan dengan banyaknya garis cabang atau dengan pemakaian angka (1 dan 1 untuk relasi satu ke satu, 1 dan N untuk relasi satu ke banyak atau N dan N untuk banyak ke banyak).

Untuk lebih jelasnya, dapat dilihat pada gambar 3.1 di bawah ini.

Himpunan Entitas E Himpunan Relasi R

Atribut a sebagai key Link

Gambar 3.1 Simbol pada ERD

3.7 Diagram Arus Data ( Data Flow Diagram / DFD )

Data flow diagram ( DFD ) adalah diagram yang menggambarkan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem. DFD digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan.

3.7.1. Simbol Yang Digunakan DFD

Arus data ( data flow ) mengalir diantara proses ( process ), Simpanan data ( data store ) dan kesatuan luar ( external entity ). Arus data menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem dan dapat berbentuk sebagai berikut :

a. Formulir atau dokumen yang digunakan perusahaan.

b. Laporan tercetak yang dihasilkan oleh sistem.

c. Tampilan atau output di layar komputer yang dihasilkan oleh sistem.

d. Masukan untuk komputer.

e. Komunikasi ucapan.

f. Surat-surat atau memo.

g. Data yang dibaca atau direkam ke suatu file.

h. Suatu isian yang dicatat pada buku agenda.

i. Transmisi data dari suatu komputer ke komputer yang lain.

Arus data di DFD diberi simbol suatu panah ( ). Arus data sebaiknya diberi nama yang jelas dan mempunyai arti. Nama dari arus data dituliskan disamping garis panahnya. Simbol yang digunakan untuk maksud mewakili adalah :

1. Kesatuan Luar ( external entity )

Kesatuan luar ( external entity ) adalah merupakan kesatuan dilingkungan luar sistem yang dapat berupa orang. Organisasi atau sistem lainnya yang berada dilingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem. Kesatuan luar dapat disimbolkan dengan notasi kotak, dan dapat diberi identifikasi dengan huruf kecil di ujung kiri atas.

17

Dengan simbol :

2. Proses ( process )

Suatu proses adalah kegiatan yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses.

Suatu proses dapat ditunjukkan dengan simbol lingkaran atau simbol empat persegi panjang tegak dengan sudut-sudut tumpul.

Setiap proses harus diberi penjelasan yang lengkap meliputi : 1. Identifikasi proses

Identifikasi ini umumnya berupa suatu angka yang menunjukkan suatu angka / nomor acuan dari proses.

2. Nama proses

Nama proses menunjukkan apa yang dikerjakan oleh proses tersebut. Nama dari proses tersebut harus jelas dan lengkap yang menggambarkan kegiatan prosesnya.

Dengan simbol : atau

3. Penyimpanan Data ( data store )

Penyimpanan data merupakan tempat simpanan data yang dapat berupa : a. Suatu file atau database disistem komputer.

b. Suatu arsip atau catatan manual.

c. Suatu tabel acuan manual.

Identifikasi Nama Proses

Penyimpanan data di DFD dapat disimbolkan dengan sepasang garis horisontal paralel yang tertutup disalah satu ujungnya. Nama dari data store menunjukkan nama dari filenya.

Identifikasi Nama Proses

Gambar 3.2 Simbol-Simbol dari DFD

External entity _2.1

Proses Pendaftaran

19 BAB IV

DESKRIPSI KERJA PRAKTEK

4.1Pengamatan

Kerja praktek ini dilakukan dengan pengamatan langsung di PT. Pertamina (Persero) Terminal BBM Surabaya Group fungsi Layanan Jasa Pemeliharaan, dari pengamatan tersebut diperoleh data langsung dari Ast. Adm. dan Perencanaan, meliputi prosedur dalam melaksanakan suatu pekerjaan, prosedur membuat suatu ijin kerja, data – data kontraktor yang bekerja di Terminal BBM Surabaya Group. Data – data yang diperoleh akan digunakan untuk membuat sistem secara komputerisasi.

4.2Analisa Sistem

Dalam sub bab ini akan dijelaskan mengenai sistem yang ada di PT. Pertamina (Persero) Terminal BBM Surabaya Group melalui dokumen flow berikut ini.

4.2.1 Dokumen Flow Penambahan Dasar Ijin Kerja

Proses penambahan dasar ijin kerja dilakukan oleh bagian LJP yaitu Ast. Adm dan Perencanaan. Dasar ijin kerja ini terdiri dari berbagai jenis dokumen seperti nota permintaan pemeriksaan/perbaikan, memorandum, surat masuk, kontrak, notulen, hasil inspeksi dan lain-lain yang berasal dari bagian lain atau fungsi terkait. Bagian LJP akan melakukan pencatatan untuk setiap dasar pekerjaan yang telah masuk dan dikelompokkan sesuai jenis dokumennya

kemudian diletakkan dalam satu binder file. Selain itu bagian LJP juga dapat mengajukan usulan pekerjaan kepada fungsi terkait untuk dibuatkan dasar pekerjaan sehingga proses pemeriksaan atau perbaikan dapat dilakukan.

!"

#

$ %

&

!"

' (

$

%

# %

$

)

* %

'

!"

*

21

4.2.2 Dokumen Flow Pembuatan Ijin Kerja

Proses pembuatan ijin kerja dilakukan oleh bagian LJP yaitu Ast. Adm dan Perencanaan. Pembuatan ijin kerja ini dimulai dari kontraktor yang telah ditunjuk oleh Pengawas LJP untuk melakukan suatu pekerjaan atau proyek dimana kontraktor tersebut telah mempunyai dasar melakukan pekerjaan. Lalu kontraktor akan meminta Ast. Adm dan Perencanaan untuk membuatkan ijin kerja dengan membawa dasar dan memberikan informasi seperti lama pekerjaan, lokasi pekerjaan, alat-alat yg digunakan, jumlah tenaga kerja, dan sebagainya. Setelah itu Ast. Adm dan Perencanaan akan menyimpannya dalam arsip.

4.2.3 Dokumen Flow Perpanjangan Ijin Kerja

Proses perpanjangan ijin kerja dilakukan oleh bagian LJP yaitu Ast. Adm dan Perencanaan. Perpanjangan ijin kerja ini dimulai dari kontraktor yang masa berlaku ijin kerjanya telah habis, dimana pekerjaan di lapangan masih belum selesai. Perpanjangan diberikan kepada kontraktor apabila pekerjaan yang dilakukan tidak menggunakan surat perjanjian atau kontrak kerja, apabila pekerjaan tersebut menggunakan kontrak maka kontraktor tersebut harus membuat surat atau memo yang menyatakan kesanggupan mengerjakan pekerjaan sesuai waktu yang telah ditentukan.

23

4.2.4 Dokumen Flow Penambahan Pekerjaan

Proses penambahan pekerjaan dilakukan oleh bagian LJP yaitu Ast. Adm dan Perencanaan. Penambahan pekerjaan hanya diberikan untuk ijin kerja yang tidak menggunakan surat perjanjian atau kontrak kerja. Selain itu penambahan pekerjaan ini diberikan kepada kontraktor yang memiliki masa berlaku ijin kerja yang masih aktif dan sesuai dengan bidang pekerjaannya.

4.2.5 Dokumen Flow Laporan

Proses pelaporan dilakukan oleh bagian LJP yaitu Ast. Adm dan Perencanaan pada periode tertentu. Laporan akan mengambil catatan-catatan penting sebelumnya seperti perpanjangan ijin kerja, penambahan pekerjaan dan masa berlaku ijin kerja. Laporan ini akan diberikan kepada Pengawas LJP sebagai bahan evaluasi mengenai progress dari tiap pekerjaan yang dilakukan oleh kontraktor, lalu diserahkan kepada Operation Head sebagai bahan untuk menentukan kebijakan yang akan diambil.

25

4.3Perancangan Sistem

Perancangan sistem dimaksudkan untuk membantu memecahkan masalah pada sistem yang saat ini sedang berjalan dan merupakan suatu sistem yang baik dan sesuai dengan kebutuhan semua pihak. Dalam merancang sistem yang baik harus melalui tahap – tahap perancangan sistem. Tahap – tahap perancangan sistem adalah membuat Diagram Aliran Data (DAD), Sistem Flow, Entity Relationship Diagram (ERD) baik Conceptual Data Model (CDM) maupun Physical Data Model (PDM), serta mendesain input dan outputnya.

4.3.1 Diagram Aliran Data (DAD)

Diagram Aliran Data (DAD) digunakan untuk menggambarkan arus data didalam sistem secara terstruktur dan jelas, menggambarkan arus data dari suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika, tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. DAD juga dapat merupakan dokumentasi dari sistem yang baik. Dengan adanya Data Flow Diagram akan mempermudah dalam melakukan analisa sistem, sehingga pada akhirnya hasil dari pengembngan software dapat dilihat apakah sudah sesuai dengan yang diharapkan atau belum. DAD terdiri atas beberapa level yaitu konteks diagram, diagram level 0, dan diagram level 1. Berikut ini adalah DAD beserta penjelasannya :

A. Konteks diagram

Pada level paling awal DAD ini, terdapat 4 eksternal entitas yaitu kontraktor, Ast. Adm. dan Perencanaan, Pengawas LJP, dan Operation Head yang memakai sistem ijin kerja ini.

Evaluasi Pekerjaan Laporan Pekerjaan

Hasil Evaluasi

Kebijakan Laporan Progress Pekerjaan

Waktu Pelaksanaan Pekerjaan Dasar Ijin Kerja Pekerjaan Tambahan Ijin Kerja Rencana Kerja HSE Plan Surat Permohonan Data Kontraktor 0 Sistem Informasi Penerbitan Ijin Kerja

Kontraktor

Ast Adm dan Perencanaan

Pws LJP

Operation Head Kontraktor

Gambar 4.6 Konteks Diagram B. Level 0

Pada level ini merupakan penjabaran dari level konteks diatas dimana sistem informasi penerbitan ijin kerja ini akan dipecah menjadi 6 proses utama yaitu menambah dasar ijin kerja, menentukan kontraktor, membuat ijin kerja, menambah pekerjaan, memperpanjang masa berlaku ijin kerja, dan pelaporan.

27

Bahan Evaluasi Informasi Kontraktor

Kebijakan Perusahaan Evaluasi Progress Pekerjaan

Laporan Pekerjaan Update

Laporan Progress Pekerjaan

Evaluasi Pekerjaan Laporan Pekerjaan

Laporan Progress Pekerjaan Hasil Evaluasi

Kebijakan

Tambahan Pekerjaan Ijin Kerja Terupdate

Ijin Kerja Update Pekerjaan Tambahan

Ijin Kerja Update

Waktu Perpanjangan Surat Permohonan Perpanjangan Informasi Ijin Kerja

Daftar Ijin Kerja Jenis Ijin Kerja

Waktu Pelaksanaan Pekerjaan Ijin Kerja Rencana Kerja HSE Plan Surat Permohonan Dasar Ijin Data Kontraktor Dasar Ijin Kerja Update

Rencana Pekerjaan Kerusakan Sarfas

Kontrak Usulan Pekerjaan

Dasar Ijin Kerja

Kontraktor

Kontraktor Ast Adm dan Perencanaan

Ast Adm dan Perencanaan Operation Head Pws LJP 1 Menambah Dasar Ijin Kerja

1 Dasar Ijin Kerja

2 Membuat Ijin Kerja 3 Perpanjangan Ijin Kerja

2 Ijin Kerja

Ast Adm dan Perencanaan 4 Penambahan Pekerjaan 5 Pembuatan Laporan 3 Laporan Pekerjaan 5 Kontraktor

C. Level 1

Level ini akan dibuat 4 proses yang dijabarkan berdasarkan diagram level 0 yaitu :

a. Penambahan Dasar Ijin Kerja

Detail Rencana Pekerjaan Detail Pekerjaan

Rencana Pekerjaan Kontrak

Kerusakan Sarfas

Usulan Pekerjaan Dasar Ijin Kerja Update Ast Adm dan

Perencanaan

Ast Adm dan Perencanaan

Ast Adm dan Perencanaa

n

1 Dasar Ijin Kerja 1 Mencatat Dasar Ijin Kerja 2 Memeriksa Kebenaran Lapangan 3 Merencanakan Pekerjaan 6 Pekerjaan

Gambar 4.8 Diagram Aliran Data Level 1 Penambahan Dasar Ijin Kerja b. Pembuatan Ijin Kerja

Profile Kontraktor

Informasi HSE

Informasi Pekerjaan Informasi Kontraktor

Daftar Ijin Kerja Dasar Ijin

Jenis Ijin Kerja

Waktu Pelaksanaan Pekerjaan

Ijin Kerja Rencana Kerja HSE Plan Surat Permohonan Data Kontraktor Kontraktor Kontraktor

Ast Adm dan Perencanaan

1 Dasar Ijin Kerja

2 Ijin Kerja 5 Kontraktor 1 Meminta Data Kontraktor 2 Meminta HSE Plan dan Rencana Kerja 3 Menentukan Jenis Ijin

Kerja dan Waktu Pekerjaan

4 Mencetak Ijin

Kerja

29

c. Perpanjangan Ijin Kerja

Hasil Pemeriksaan Lapangan

Ijin Kerja Update Ijin Kerja Perpanjangan

Waktu Perpanjangan Informasi Ijin Kerja

Surat Permohonan Perpanjangan

2 Ijin Kerja Kontraktor

Ast Adm dan Perencanaa

n

2 Ijin Kerja 1 Memeriksa Hasil kerja Lapangan 2 Memperpanjang Ijin Kerja

Gambar 4.10 Diagram Aliran Data Level 1 Perpanjangan Ijin Kerja d. Penambahan Pekerjaan

Hasil Pilihan Calon Kontraktor

Laporan Progress Pekerjaan

Pekerjaan Tambahan

Ijin Kerja Update Ijin Kerja Terupdate Tambahan Pekerjaan

Kontraktor

2 Ijin Kerja Ast Adm dan

Perencanaan 3 Laporan Pekerjaan 1 Merencanakan Pekerjaan Tambahan 2 Memilih Kontraktor untuk pekerjaan tambahan 3 Memberikan Pekerjaan Tambahan

e. Pembuatan Laporan

Laporan Evaluasi

Bahan Evaluasi Hasil Progress Laporan Progress Pekerjaan

Evaluasi Progress Pekerjaan

Laporan Pekerjaan Update

Evaluasi Pekerjaan

Laporan Pekerjaan

Kebijakan

Hasil Evaluasi

Kebijakan Perusahaan Data Ijin Kerja

Operation Head

Operation Head Ast Adm dan Perencanaan Pws LJP Pws LJP 3 Laporan Pekerjaan 3 Laporan Pekerjaan 3 Laporan Pekerjaan 1 Merekap Progress Pekerjaan 2 Memberikan Laporan Progress 3 Menyiapkan Hasil Laporan

Gambar 4.12 Diagram Aliran Data Level Pembuatan Laporan

4.3.2 Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram (ERD) digunakan untuk menggambarkan hubungan data yang digunakan dalam sistem. ERD juga menunjukkan strukutur keseluruhan kebutuhan data yang diperlukan, dalam ERD data tersebut digambarkan dengan menggunakan simbol entity.

Pada ERD Conceptual Data Model (CDM) dapat dijelaskan hubungan kardinalisasi yang terjadi antar tabel.

31

Gambar 4.13 Entity Relationship Diagram Conceptual Data Model Sedang pada ERD Physical Data Model (PDM) dapat dijelaskan struktur database secara lengkap beserta nama field serta primary key dan foreign key.

Gambar 4.14 Entity Relationship Diagram Physical Data Model Relation_110 Relation_109 Relation_108 Relation_107 Relation_106 Rekanan IdVendor Nama Alamat SubBidang NPWP Pimpinan LaporanPekerjaan Idlaporan NoIjinKerja Detaillaporan Id_Vendor IjinKerja NoSurat Tanggal Tahun Id_Vendor Nama DasarPermohonan LokasiPekerjaan UraianKerja Area LasPotong TenagaListrik Bahaya Rute TglAwal WaktuAwal TglAkhir WaktuAkhir KerjaPanas KerjaDingin KerjaGali KerjaTutup KerjaListrik KerjaRadiasi NoIzin Keterangan PerpanjanganKontrak No_Surat Ke Tgl Waktu IjinLembur NoIjinLembur Id_Vendor JumlahTenaga Keperluan Lokasi TglAwal TglAkhir AwalLembur1 AkhirLembur1 AwalLembur2 AkhirLembur2

NOIJ INLE MB UR = NOIJ INLEMB UR NOS URAT = NOSURA T

IDLA PORA N = IDLAPORA N

NOIJ INLEMBUR = NOIJ INLEMBUR REKANAN IDVENDOR integer NOIJINLEMBUR varchar(50) NOSURAT varchar(50) NAMA varchar(100) ALAMAT varchar(100) SUBBIDANG varchar(100) NPWP varchar(100) PIMPINAN varchar(100) LAPORANPEKERJAAN IDLAPORAN varchar(50) NOIJINKERJA varchar(50) DETAILLAPORAN varchar(100) ID_VENDOR integer IJINKERJA NOSURAT varchar(50) IDLAPORAN varchar(50) NOIJINLEMBUR varchar(50) TANGGAL date TAHUN date ID_VENDOR integer NAMA varchar(100) DASARPERMOHONAN varchar(100) LOKASIPEKERJAAN varchar(100) URAIANKERJA varchar(100) AREA varchar(100) LASPOTONG varchar(100) TENAGALISTRIK varchar(100) BAHAYA varchar(100) RUTE varchar(100) TGLAWAL date WAKTUAWAL time TGLAKHIR date WAKTUAKHIR time KERJAPANAS integer KERJADINGIN integer KERJAGALI integer KERJATUTUP integer KERJALISTRIK integer KERJARADIASI integer NOIZIN integer KETERANGAN varchar(50) PERPANJANGANKONTRAK NO_SURAT varchar(50) KE varchar(50) TGL date WAKTU time IJINLEMBUR NOIJINLEMBUR varchar(50) ID_VENDOR integer JUMLAHTENAGA varchar(50) KEPERLUAN varchar(100) LOKASI varchar(100) TGLAWAL date TGLAKHIR date AWALLEMBUR1 varchar(50) AKHIRLEMBUR1 varchar(50) AWAL varchar(50) AKHIRLEMBUR2 varchar(50)

4.4Struktur Database

Adapun struktur database yang digunakan dengan menggunakan sistem database Microsoft SQL Server 2005 dalam aplikasi ini adalah:

4.4.1 Tabel Data Rekanan

Fungsi : Menyimpan data anggota rekanan/kontraktor Primary Key : IdVendor

Tabel 4.1 Data Rekanan

No Nama Field

Tipe Data

Lebar

Field Keterangan

1 IdVendor Int - Nomor Vendor

2 Nama Varchar 100 Nama Vendor

3 Alamat Varchar 100 Alamat

4 SubBidang Varchar 50 Bidang Vendor

5 NPWP Varchar 50 Nomor NPWP

6 Pimpinan Varchar 50 Nama Pimpinan

4.4.2 Tabel Ijin Kerja

Fungsi : Menyimpan data ijin kerja kontraktor Primary Key : NoSurat

Tabel 4.2 Ijin Kerja

No Nama Field

Tipe Data

Lebar

Field Keterangan

33

No Nama Field

Tipe Data

Lebar

Field Keterangan

2 Tanggal Date - Tanggal

3 Tahun Date - Tahun

4 IdVendor Integer - Nomor Vendor

5 Nama Varchar 100 Nama Pekerjaan

6 Dasar Permohonan Varchar 100 Dasar Ijin Kerja

7 LokasiKerja Varchar 100 Lokasi Pekerjaa

8 UraianKerja Varchar 100 Uraian Pekerjaan

9 Area Varchar 100 Wilayah Kerja

10 LasPotong Varchar 100 Pengelasan

11 TenagaListrik Varchar 100 Sumber Listrik

12 Bahaya Varchar 100 Resiko Kerja

13 Rute Varchar 100 Rute Evakuasi

14 TglAwal Date - Tanggal Mulai

15 WaktuAwal Time - Waktu Mulai

16 Tglakhir Date - Tanggal Selesai

17 WaktuAkhir Time - Waktu Selesai

18 KerjaPanas Integer - Ijin Panas

19 KerjaDingin Integer - Ijin Dingin

20 KerjaGali Integer - Ijin Penggalian

21 KerjaTutup Integer - Ijin Ruang Tertutup

No Nama Field

Tipe Data

Lebar

Field Keterangan

23 KerjaRadiasi Integer - Ijin Radiasi

24 Keterangan Varchar 50 Keterangan Pekerjaan

4.4.3 Tabel Perpanjangan Ijin Kerja

Fungsi : Menyimpan history perpanjangan ijin kerja Primary Key : -

Tabel 4.3 Perpanjangan Ijin Kerja

No Nama Field

Tipe Data

Lebar

Field Keterangan

1 No_Surat Varchar 50 Nomor Perpanjangan

2 Ke Varchar 10 Jumlah Perpanjangan

3 Tgl Date - Tanggal Selesai

4 Waktu Time - Waktu Selesai

4.4.4 Tabel Ijin Lembur

Fungsi : Menyimpan data ijin lembur kontraktor Primary Key : NoIjinLembur

Tabel 4.4 Data Ijin Lembur

No Nama Field

Tipe Data

Lebar

Field Keterangan

1 NoIjinLembur Varchar 50 Nomor Ijin Lembur

35

No Nama Field

Tipe Data

Lebar

Field Keterangan

3 JumlahTenaga Varchar 50 Jumlah Tenaga Kerja

4 Keperluan Varchar 100 Nama Pekerjaan

5 Lokasi Varchar 100 Tempat Kerja

6 TglAwal Date - Tanggal Mulai Lembur

7 TglAkhir Date - Tanggal Akhir Lembur

8 AwalLembur Varchar 50

Waktu Mulai Lembur Hari Biasa

9 AkhirLembur Varchar 50

Waktu Akhir Lembur Hari Libur

4.4.5 Tabel Laporan Pekerjaan

Fungsi : Menyimpan hasil laporan dalam periode tertentu. Primary Key : IdLaporan

Tabel 4.5 Data Laporan Pekerjaan

No Nama Field

Tipe Data

Lebar

Field Keterangan

1 IdLaporan Varchar 50 Nomor Laporan

2 NoSurat Varchar 50 Nomor Ijin Kerja

3 IdVendor Integer - Nomor Vendor

4.5Desain Sistem

Desain sistem aplikasi ini berbasis desktop yang terdiri dari dua user level, yaitu sebagai administrator (Ast. Adm. dan Perencaan & Pengawas LJP) dan operator (Anggota Fungsi LJP yang lain). Pada level admin semua menu dalam aplikasi dapat dijalankan, sedangkan untuk level operator tidak dapat melakukan maintenance data master.

4.5.1 Desain Form Login

Gambar 4.15 Desain Form Login

4.5.2 Desain Form Utama

37

4.5.3 Desain Form Master Pengguna

Gambar 4.17 Desain Form Master Pengguna

4.5.4 Desain Form Master Rekanan

4.5.5 Desain Form Perpanjangan Ijin Kerja

Gambar 4.19 Desain Form Perpanjangan

4.5.6 Desain Form Ijin Kerja

39

4.5.7 Desain Form Ijin Lembur

Gambar 4.21 Desain Ijin Lembur

4.6Implementasi Sistem

4.6.1 Tekonologi yang Dibutuhkan A. Hardware

Rekomendasi perangkat keras yang dibutuhkan untuk menjalankan aplikasi ini adalah sebagai berikut :

2. Disarankan 256 megabytes (MB) Minimal 128 megabytes (MB), maksimal 4 gigabytes (GB) RAM).

3. Kapasitas bebas pada hard disk adalah 500 megabytes (MB). 4. VGA Monitor.

5. Keyboard.

6. Mouse atau device yang kompatibel. 7. Drive CD – ROM atau DVD.

B. Software

Adapun beberapa perangkat lunak yang dibutuhkan untuk menjalankan Sistem Informasi Ijin Kerja Kontraktor ini adalah sebagai berikut :

1. Windows XP Professional Edition. 2. Microsoft SQL Server 2005. 3. Microsoft Visual Studio 2005

4.6.2 Cara Instalasi

Informasi proses Install program "Ijin Kerja Kontraktor", sudah termasuk setting program, nama administrator, password administrator, dan database menggunakan Microsoft SQL Server 2005. Proses tersebut akan mengcopy file ke dalam hard disk, mengecek hardware, dan mengkonfigurasi instalasi. Restart dulu komputer supaya lebih optimal hasil instalasi. Proses – prosesnya adalah sebagai berikut :

41

1 Start komputer dengan running menggunakan sistem operasi saat ini (Windows XP Professional, Windows Vista, Windows 7), kemudian masukkan CD program "Ijin Kerja Kontraktor" ke dalam drive CD-ROM. 2 Jika Windows automatis mendeteksi CD, klik Install program. Proses Setup

program akan tampil. Jika Windows tidak automatis mendeteksi CD, klik Start kemudian klik Run. Ketikkan alamat untuk file setup, arahkan ke 'D' jika alamat drive CD-ROM: D:\setup.exe

3 Tekan ENTER.

4 Jika menganjurkan untuk memilih tipe instalasi, pilih New Installation kemudian klik Next.

5 Ikuti instruksi yang nampak pada sistem.

4.6.3 Menjalankan Program

Pada program Sistem Informasi Penerbitan Ijin Kerja Kontraktor ini yang terdiri dari dua user level, yaitu sebagai administrator (Ast. Adm. dan Perencaan & Pengawas LJP) dan operator (Anggota Fungsi LJP yang lain). Pada level admin semua menu dalam aplikasi dapat dijalankan, sedangkan untuk level operator tidak dapat melakukan maintenance data master.

4.6.3.1 Form Login

Form Login merupakan yang digunakan pada saat pertama kali aplikasi dijalankan yang berisikan inputan nama dan password user dimana terdapat dua user level untuk menjalankan aplikasi.

4.6.3.2 Form Utama

Gambar 4.23 Form Utama

Form Utama merupakan form yang tampil setelah user melakukan login. Pada form ini terdiri dari menu utama yaitu File, Master, Transaksi, dan Laporan.

43

4.6.3.3 Form Master Pengguna

Gambar 4.24 Form Master Pengguna

Form Master Pengguna merupakan form untuk maintenance user yang akan menggunakan aplikasi. Pada form ini terdapat level user yang digunakan untuk membedakan antara administrator dengan operator biasa.

4.6.3.4 Form Master Rekanan/Kontraktor

Form Rekanan merupakan Form yang digunakan untuk maintenance data rekanan atau kontraktor yang bekerja di Terminal BBM Surabaya Group. Pada form ini berisikan infomasi tentang kontraktor seperti nomor vendor, nama perusahaan, alamat, bidang pekerjaan, nomor NPWP, dan nama pimpinan.

4.6.3.5 Form Master Dasar Permohonan

Gambar 4.26 Form Master Dasar Permohonan

Form Master Dasar Permohonan merupakan form yang digunakan untuk menginputkan dasar permohonan untuk mendapatkan ijin pekerjaan. Form ini yang menjadi dasar bagi setiap kontraktor yang akan melakukan pekerjaan di Terminal BBM Surabaya Group.

45

4.6.3.6 Form Ijin Kerja

Gambar 4.27 Form Ijin Kerja

Form Ijin Kerja merupakan form yang digunakan untuk membuat surat ijin kerja bagi setiap kontraktor yang akan melakukan pekerjaan. Pada form ini lah waktu pelaksanaan dan jenis ijin kerja ditentukan oleh bagian LJP, selain itu form ini jg berisikan informasi detail mengenai pekerjaan yang akan dilakukan. Form ini menjadi dasar bagi tiap kontraktor yang akan bekerja lembur.

4.6.3.7 Form Ijin Lembur

Gambar 4.28 Form Anggota

Form Ijin Lembur merupakan yang digunakan untuk menerbitkan ijin lembur atau dasar kontraktor untuk melakukan pekerjaan lembur. Form ini berisikan informasi mengenai rekanan, waktu pelaksanaan, serta jumlah tenaga kerja yang mengerjakan pekerjaan tersebut.

47

4.6.3.8 Form Perpanjangan

Gambar 4.29 Form Perpanjangan Kontrak

Form Perpanjangan Kontrak digunakan untuk memperpanjang masa berlaku ijin kerjanya kontraktor yang telah habis. Form ini berisi informasi history perpanjangan ijin kerja.

4.6.3.9 Form Laporan

Form Laporan merupakan form yang digunakan untuk membuat laporan mengenai ijin kerja dalam periode tertentu yang berisikan history tentang pekerjaan, yang nantinya digunakan sebagai bahan evaluasi pimpinan perusahaan. Selain itu form ini jg mencatat history tentang perpanjangan ataupun penambahan pekerjaan yang dilakukan oleh setiap kontraktor.

4.6.3.9.1 Laporan Pekerjaan

Gambar 4.31 Laporan Pekerjaan

4.6.3.9.2 Laporan Perpanjangan Pekerjaan

49

BAB V PENUTUP

5.1Kesimpulan

Berdasarkan hasil dari penelitian dan observasi langsung pada PT. Pertamina (Persero) Terminal BBM Surabaya Group ini, maka dapat disimpulkan bahwa aplikasi ini membantu fungsi Layanan Jasa Pemeliharaan (LJP) khususnya bagian Ast. Adm. dan Perencanaan dalam melakukan penerbitan dan pengolahan data ijin kerja kontraktor, yaitu :

1. Membuat sistem yang dapat menerbitkan ijin kerja secara tepat dan cepat.

2. Membuat sistem yang dapat memberikan infomasi update mengenai suatu

pekerjaan.

Pada PT. Pertamina (Persero) Terminal BBM Surabaya Group penggunaan sistem informasi ijin kerja terkomputerisasi sangatlah tepat karena mengingat banyaknya data pekerjaan dan data kontraktor yang harus diolah sehingga mendapatkan informasi data yang diperlukan oleh pihak perusahaan.

5.2Saran

Jika sistem informasi penerbitan ijin kerja kontraktor digunakan pada PT. Pertamina (Persero) Terminal BBM Surabaya Group, diharapkan setiap adanya

perubahan dalam ijin kerja ataupun data kontraktor agar segera di lakukan update

data sehingga database selalu tepat dan akurat. Selain itu diharapkan juga sistem informasi ini dapat terintergasi dengan fungsi lain yang terkait dengan proses perijinan suatu pekerjaan.

DAFTAR PUSTAKA

Clive Gray, dkk., 1986, Pengantar Evaluasi Proyek, PT Gramedia, Jakarta.

Harnanto Erry Tjanjur, 1999, Perencanaan dan Pembuatan Program

Penjadwalan Proyek, Stikom, Surabaya.

Jogiyanto, H.M., 1993, Analisa dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta. Kendall & Kendall.2003.Analisis dan Perancangan Sistem.Jakarta: PT. Indeks

Kelompok Gramedia.

Nugroho P., Natan dan Sutjipto, 1985, Manajemen Proyek Konstruksi 1, Kartika Yudha.

Nugroho P., Natan dan Sutjipto, 1985, Manajemen Proyek Konstruksi 2, Kartika Yudha.

Sutabri Tata, 2003, Analisa Sistem Informasi, PT Gramedia, Jakarta.

Setiawan Wahyu, 1999, Pengendalian Biaya Proyek Terhadap Rencana

4.6.3.6 Form Ijin Kerja

Gambar 4.27 Form Ijin Kerja

Form Ijin Kerja merupakan form yang digunakan untuk membuat surat ijin kerja bagi setiap kontraktor yang akan melakukan pekerjaan. Pada form ini lah waktu pelaksanaan dan jenis ijin kerja ditentukan oleh bagian LJP, selain itu form ini jg berisikan informasi detail mengenai pekerjaan yang akan dilakukan. Form ini menjadi dasar bagi tiap kontraktor yang akan bekerja lembur.

46

4.6.3.7 Form Ijin Lembur

Gambar 4.28 Form Anggota

Form Ijin Lembur merupakan yang digunakan untuk menerbitkan ijin lembur atau dasar kontraktor untuk melakukan pekerjaan lembur. Form ini berisikan informasi mengenai rekanan, waktu pelaksanaan, serta jumlah tenaga kerja yang mengerjakan pekerjaan tersebut.

4.6.3.8 Form Perpanjangan

Gambar 4.29 Form Perpanjangan Kontrak

Form Perpanjangan Kontrak digunakan untuk memperpanjang masa berlaku ijin kerjanya kontraktor yang telah habis. Form ini berisi informasi history perpanjangan ijin kerja.

4.6.3.9 Form Laporan

48

Form Laporan merupakan form yang digunakan untuk membuat laporan mengenai ijin kerja dalam periode tertentu yang berisikan history tentang pekerjaan, yang nantinya digunakan sebagai bahan evaluasi pimpinan perusahaan. Selain itu form ini jg mencatat history tentang perpanjangan ataupun penambahan pekerjaan yang dilakukan oleh setiap kontraktor.

4.6.3.9.1 Laporan Pekerjaan

Gambar 4.31 Laporan Pekerjaan

4.6.3.9.2 Laporan Perpanjangan Pekerjaan

49 PENUTUP

5.1Kesimpulan

Berdasarkan hasil dari penelitian dan observasi langsung pada PT. Pertamina (Persero) Terminal BBM Surabaya Group ini, maka dapat disimpulkan bahwa aplikasi ini membantu fungsi Layanan Jasa Pemeliharaan (LJP) khususnya bagian Ast. Adm. dan Perencanaan dalam melakukan penerbitan dan pengolahan data ijin kerja kontraktor, yaitu :

1. Membuat sistem yang dapat menerbitkan ijin kerja secara tepat dan cepat. 2. Membuat sistem yang dapat memberikan infomasi update mengenai suatu

pekerjaan.

Pada PT. Pertamina (Persero) Terminal BBM Surabaya Group penggunaan sistem informasi ijin kerja terkomputerisasi sangatlah tepat karena mengingat banyaknya data pekerjaan dan data kontraktor yang harus diolah sehingga mendapatkan informasi data yang diperlukan oleh pihak perusahaan.

5.2Saran

Jika sistem informasi penerbitan ijin kerja kontraktor digunakan pada PT. Pertamina (Persero) Terminal BBM Surabaya Group, diharapkan setiap adanya perubahan dalam ijin kerja ataupun data kontraktor agar segera di lakukan update data sehingga database selalu tepat dan akurat. Selain itu diharapkan juga sistem informasi ini dapat terintergasi dengan fungsi lain yang terkait dengan proses perijinan suatu pekerjaan.

50

DAFTAR PUSTAKA

Clive Gray, dkk., 1986, Pengantar Evaluasi Proyek, PT Gramedia, Jakarta. Harnanto Erry Tjanjur, 1999, Perencanaan dan Pembuatan Program

Penjadwalan Proyek, Stikom, Surabaya.

Jogiyanto, H.M., 1993, Analisa dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta. Kendall & Kendall.2003.Analisis dan Perancangan Sistem.Jakarta: PT. Indeks

Kelompok Gramedia.

Nugroho P., Natan dan Sutjipto, 1985, Manajemen Proyek Konstruksi 1, Kartika Yudha.

Nugroho P., Natan dan Sutjipto, 1985, Manajemen Proyek Konstruksi 2, Kartika Yudha.

Sutabri Tata, 2003, Analisa Sistem Informasi, PT Gramedia, Jakarta.

Setiawan Wahyu, 1999, Pengendalian Biaya Proyek Terhadap Rencana Anggaran Proyek, Stikom, Surabaya.