xvi
BAB I
PENDAHULUAN
A. Gambaran Umum Perusahaan
1. Sejarah dan Perkembangan PT LOTTE SHOPPING INDONESIA
PT LOTTE SHOPPING INDONESIA didirikan pertama kali dengan nama PT KARABHA UNGGUL yang merupakan joint venture antara SHV Belanda dengan PT
Astra Internasional pada 19 Oktober 1989, dengan merk dagang MAKRO. Pada 12 Oktober 1992, PT KARABHA UNGGUL berubah nama menjadi PT MAKRO
INDONESIA. Pada 1 September 1999 status dari PT MAKRO INDONESIA adalah PMA. Kemudian pada tanggal 28 Oktober 2008, PT LOTTE INTERNATIONAL telah
mengakuisisi 100 saham dari perusahaan Belanda-Indonesia tersebut. PT LOTTE INTERNATIONAL itu sendiri merupakan perusahaan milik LOTTE GROUP yang
berasal dari Korea Selatan. Dan di Indonesia dikenal dengan nama PT LOTTE SHOPPING INDONESIA. Mulai bulan April 2010 merk dagang MAKRO resmi berganti
nama menjadi Lotte Mart Wholesale. Lotte Mart Wholesale merupakan pusat pembelanjaan yang melayani
penjualan dalam skala besar, menggunakan konsep swalayan serta menerapkan sistem keanggotaan membership dan komputerisasi. Dengan menekan biaya
operasional, manpower, serta membeli barang dari supplier dalam partai besar sehingga Lotte Mart dapat menawarkan harga yang murah dengan kualitas yang
baik. Dengan demikian para pengusaha mendapatkan keuntungan dari berbelanja
xvi i
di Lotte Mart, selain itu Lotte Mart juga dapat bersaing dengan pesaingnya Pasar- pasar tradisional, Hypermart, Carefour, Luwes Group.
Saat ini di Indonesia telah berdiri 19 toko dengan Kantor Pusat Head Office yang
beralamatkan di
Jalan Lingkar
Luar Selatan
No. 6
Ciracas, Jakarta Timur. Sedangkan wilayah operasinya meliputi Jakarta Utara, Jakarta Barat, Tangerang, Bekasi, Bandung, Semarang, Surabaya, Bali, Medan,
Makasar, Palembang, Pekan Baru, Yogyakarta, Banjarmasin, Balikpapan, dan Surakarta.
Lotte Mart Store 19 Cabang Solo yang merupakan toko ke-19 di Indonesia yang dibuka pada tanggal 23 Februari 2006, terletak di Jalan Bhayangkara
Kelurahan Tipes Kecamatan Serengan Surakarta, kode pos 57154. Lotte Mart Wholesale Store 19 merupakan pusat penyediaan keperluan sehari-hari produk
makanan dan non makanan dengan konsep “cash and carry” yaitu semua transaksi dilakukan dengan tunai, customer dapat membeli barang secara langsung ke toko
dan membawanya pulang. Pelanggan utama atau Professional Customer yang dimiliki Lotte Mart Store 19 adalah retail, hotel, restoran, catering, toko, dan
institusi. Customer yang menjadi anggota Lotte Mart Store 19 akan mendapatkan kiriman majalah katalog, dan flyer setiap dua minggu sekali.
2. Visi dan Misi PT LOTTE SHOPPING INDONESIA
xvi ii
a Visi dari PT LOTTE SHOPPING INDONESIA
Visi adalah suatu gambaran dan harapan yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra yang ingin di wujudkan
oleh suatu organisasi. Atau pandangan jauh ke depan, kemana dan bagaimana suatu organisasi akan dibawa dan bekerja tetap eksis, antisipatif,
inovatif, serta produktif. Di bawah ini merupakan visi dari PT LOTTE SHOPPING INDONESIA : Menjadi “pilihan utama dimana Professional
Customer ingin melakukan bisnis”. b
Misi dari PT LOTTE SHOPPING INDONESIA Misi adalah sesuatu yang harus diemban dan dilaksanakan oleh
organisasi agar tujuannya dapat terlaksanakan secara optimal dan sesuai dengan visi yang digunakan. Di bawah ini merupakan misi dari PT LOTTE
SHOPPING INDONESIA : Lotte Mart Wholesale adalah grosir Cash and Carry yang menjual produk Food Dry Food: DF, Fresh Food: FF dan Non Food NF
berkualitas dan memberikan syarat-syarat pembelian serta solusi terbaik bagi Professional Customer kita.
3. Lokasi PT LOTTE SHOPPING INDONESIA Lotte Mart St-19, Solo
Lotte Mart Wholesale Store 19 Solo berlokasi di Jalan Bhayangkara Ex. Lap. Tipes, Kecamatan Serengan Surakarta. Di bawah ini adalah luas area Lotte Mart
Wholesale Store 19 Solo: Tanah
: 22.692 m
2
xix
Bangunan : 8.482 m
2
Area Penjualan keseluruhan : 7.374 m
2
- Area DF : 3.586 m
2
- Area FF : 835 m
2
- Area NF : 2943 m
2
Jumlah mobil yang bisa diparkirkan : 440 4.
Ketenagakerjaan Lotte Mart Wholesale St-19 Solo memiliki 90 karyawan, yang terdiri dari
pegawai tetap permanen, kontrak, dan outsourching. Di Lotte Mart terdapat dua shift yaitu pukul 06.00 sd 15.00 WIB dan pukul 13.00 sd 22.00 WIB, karena toko
buka pada pukul 07.00 sd 22.00 WIB. Sedangkan pada bagian keamanan terdapat tiga shift yaitu pukul 06.00 sd 15.00 WIB, pukul 13.00 sd 22.00 WIB, dan pukul
22.00 sd 07.00 WIB. Untuk sistem penggajiannya dalam setahun karyawan mendapat empat belas kali gaji, yaitu dua belas kali gaji bulanan dan dua kali
Tunjangan Hari Raya. Penginputan proses gaji,antara lain :
a.
Medical
b.
Different Cashier
c.
Back-up Cashier
d.
Corporate Loan
koperasi e.
Lembur max 3 jam sehari Penginputan sitem proses gaji tersebut dilakukan setiap tanggal 10 pada
bulan tersebut. Fasilitas lain yang diberikan perusahaan antara lain:
xx a.
Bonus atau intensif b.
Tunjangan. c.
Asuransi kesehatan pekerja, istri dan 3 orang anak yang umurnya dibawah 21 tahun dan belum menikah
d. Jaminan hari tua.
Penggajian dibagikan tiap tanggal 25, sebelumnya HRM melakukan penginputan proses gaji yang nantinya akan dilaporkan ke Kantor Pusat Head
Office atas permintaan gaji dari HRM cabang Solo. 5.
Struktur Organisasi dan Deskripsi Jabatan Dalam suatau organisasi terdapat struktur organisasi yang merupakan sebuah
rerangka framework pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok
perusahaan, agar berjalan sesuai dengan ketetapan yang berlaku demi mewujudkan tujuan yang hendak dicapai. Struktur organisasi juga merupakan
wujud dari adanya pengendalian intern yang dirancang untuk memperlancar operasional suatu organiasai. Di bawah ini adalah struktur organisasi pada
PT Lotte Shopping Indonesia, Store 19 Solo a.
Struktur Organisasi
xxi
xxi i
xxi ii
b Deskripsi Jabatan
1 Store General Manager SGM
a Bertanggung jawab untuk mengelola toko dan seluruh aspek
seperti: orang, produk barang, promosi, harga, jaringan, pelanggan, fasilitas dalam mendukung toko dan strategi komersial.
b Mengembangkan dan mensupervisi strategi untuk meningkatkan
pelanggan berdasarkan meningkatkan loyalitas pelanggan dan keuntungan, berhubungan dengan sasaran perusahaan dan toko.
c Bertanggung jawab untuk mempertemukan antara anggaran
penjualan dengan
memaksimalkan transaksi
penjualan, meminimumkan biaya dan kebocoran barang, menghasilkan
keuntungan positif dan mengendalikan rotasi perputaran stok barang yang tinggi. Semua ini dikerjakan dan dimonitor setiap hari,
mingguan, bulanan, dan tahunan berhubungan satu sama lain dengan penjualan dan target keuntungan yang diusulkan toko dan
dengan koreksi yang benar. d
Bertanggung jawab untuk mencari pemasok lokal dengan sebaik- baiknya negosiasi dengan barang bebas dan potongan lebih jika
memungkinkan, dan mengoptimalkan aset menjual lahan untuk promosi, display, dll
e Stimulasi prestasi kerja karyawan kepada pengembangan penjualan
xxi v
toko, memberikan pelatihan, manajemen berbakat, penilaian kinerja, dan sistem insentif semuanya dalam kebijakan Sumber
Daya Manusia. f
Keamanan stok dan kelengkapan brang dalam toko dengan cara menilai kelengkapan ketersediaaan barang tersebut.
g Menangani dan beraksi dengan “Key Performance Indicators” KPI
pada level toko. h
Menjamin seluruh produk yang terjual di toko tanggal kadaluarsanya masih berlaku, berat dan spesifikasi barang dan
kebersihan sesuai dengan pembuat pabriknya dengan tulisan aman. Untuk operasional toko dengan hubungannya kepada
hukum, kesehatan pekerja higienis, sebaik sistem keamanan dan pemeliharaan aset.
i Negosiasi dengan kantor pusat dalam menangani permasalahan,
memberikan informasi yang akurat kepada kantor pusat untuk administrasi toko antara lain: Akuntansi, Sumber Daya Manusia,
Informasi teknologi. j
Kontribusi survey pasar, observasi kebijakan harga, dan menginformasikan promosi oleh pesaing. Penjamin toko kompetitif
di pasar dengan merubah harga sebelumnya menjadi tidak tersaingi.
k Menilai potongan spesial kepada pelanggan secara harian,
xx v
menyimpan laporan analisa keuntungan, volume pembelian, identitas pelanggan, produkbarang yang dicari, ditambah
menjamin keuntungan komersial. l
Memegang perhitungan untuk implementasi dan menindaklanjuti pada level toko dan kebijakan operasional, prosedur dan norma.
2 Assistant Store General Manager ASGM
Merencanakan, mengorganisir, mengarahkan, dan mengendalikan seluruh pekerjaan yang berkaitan untuk:
a memastikan pencapian tujuan dan sasaran organisasi dalam
tingkatan biaya dan penyusutan yang dapat diterima b
memastikan tingkat produktifitas yang maksimal dari staff di departemen
c melihat seluruh aspek-aspek komersial untuk keseluruhan toko.
ASGM juga memiliki tugas dan tanggung jawab dalam pegelolaan customer dan penjualan, pengendalian persediaaan, pengendalian
mutu quality control, pengelolaan dan pengembangan staff, serta merchandising.
3 Fresh Food, Dry Food, Non Food Manager FF, DF, NF Manager
Merencanakan , mengelola, mengarahkan dan mengontrol semua
xx vi
kegiatan yang berhubungan dengan penjualan produk-produk sesuai dengan sasaran dan target selama fokus dan menjaga positif margin
meningkatkan keuntungan diimbangi oleh biaya yang sesuai dan tingkat penyusutannya di divisi masing-masing. Selain itu bagian ini juga
menjalankan fungsi penjualan manajemen pelanggan, pengendalian persediaan Inventory Control, pengendalian kualitas Quality Control,
merchandising, staff management. 4
Check Out Manager COEC Manager a
Merencanakan, mengorganisasikan,
melaksanakan, dan
mengontrol semua aktifitas yang berhubungan dengan proses transaksi pembelian pelanggan.
b Menjaga pengamanan hasil penjualan, perputaran dana, dan
pemeliharan peralatan. c
Menjaga standar yang tinggi dalam pencegahan shrinkage di pintu keluar pelanggan, yang disebabkan pencurian, kerusakan, dan
kesalahan-kesalahan kasir. d
Memantau aktifitas dan penjadwalan Senior Kasir dan Kasir
5 Good Receiving Manager GR Manager
a Memastikan untuk implementasi penerimaan barang sesuai
xx vii
prosedur yang ketat. b
Memastikan pengiriman dicek akurat dan sesuai. Serta pastikan barang dagangan diterima sesuai order dan standar sesuai
konfirmasi. c
Menyetujui menolak pengiriman berdasarkan standar penerimaan barang.
d Memelihara perlengkapan kebersihan. Memastikan bahwa semua
perlengkapan GR komputer, printer, forklift, power trucks, pallet lifters,
pallets, timbangan
dengan kondisi
yang baik.
Merencanakan ruang untuk barang yang akan diterima di loading dock ke floor penjualan.
e Berkoordinasi dengan supplier, dan floor untuk artikel dan
pengiriman. f
Berkoordinasi dengan HO-Invoice Control dalam pengiriman yang tidak konsisten
g Memastikan pengadaan yang sesuai dengan PO dokumentasi, tiket
dan pengembalian botol kosong. h
Mengawasi penerimaan
jenis non-trade
dan mendukung
departemen yang terkait. i
Memberikan semua dokumen pengiriman untuk ALC dan HO- Invoice Control.
j Memastikan kesesuaian dan keakuratan serta penempatan
xx viii
barcodes pada barang dagangan k
Berkoordinasi dengan para buyer dan section head yang menyangkut masalah
l Memastikan karyawan bekerja dengan baik sesuai dengan
pelatihan dan motivasi, mengawasi dan mengontrol aktivitas untuk mengembangkan karyawan, pengukuran kinerja dan mengevaluasi
serta konseling m
Memastikan dokumentasi penerimaan barang yang memadai dan waktu yang tepat diberikan kepada ALC
6 Facility Manager
Merencanakan, mengorganisasikan,
melaksanakan, dan
mengontrol semua aktifitas yang berhubungan dengan penggunaan segala sarana dan prasarana yang ada di perusahaan.
7 Administration and Logistics Center Manager ALC M
a Mengecek dan mengendalikan kebutuhan administrasi umum
melalui monitoring efisiensi operasi atas perangkat keras komputer serta kebutuhan sarana prasarana yang dikonsumsi oleh toko.
b Mengatur
mengawasi dana
kas kecil
serta ketepatan
pembukuannya; memastikan kecepatan dan keakuratan laporan- laporan yang dihasilkan melalui penggunaan komputer.
c Memastikan keakuratan dan kepatuhan yang ketat terhadap
prosedur Charlie Check Point End Control.
xxi x
d Memastikan ketersediaan laporan MIS yang akurat dan tepat
waktu, memfokuskan kepada aspek accounting, keuangan, dan anggaran biaya.
e Mengadministrasikan Cyclic dan Annual stocktake serta stock
correction. f
Mengawasi ALC staf: 1
Mengecek dan mengendalikan penerapan prosedur operasi 2
Mengendalikan aktiva tetap Selain itu ALC Manager juga menjalankan fungsi audit serta
logistik dan administrasi umum. 8
Customer Development Manager CDM a
Mengawasi dan mengatur penerimaan pelanggan, canvassing, dan tenaga penjual di internal.
b Melaksanakan rencana pemasaran siapa pelanggan kita dan apa
yang mereka butuhkan c
Membangun dan mendukung perencanaan strategi kita untuk mencapai keuntungan dan pertumbuhan dengan membangun
kesetiaan pelanggan. d
Mengembangkan dan melaksanakan strategi, sejalan dengan tujuan perusahaan dan toko secara keseluruhan, untuk
mengembangkan dasar
pelanggan, memperhatikan
dan mengembangkan seluruh area variabel pelanggan.
xx x
e Mengembangkan strategi atas keluhan pelanggan dan penanganan
yang efisien dan tanggapan serta menyediakan solusinya. f
Mengembangkan dan mengimplementasikan strategi canvas secara efektif; pemetaan yang benar dan pelatihan.
g Memastikan bahwa pengiriman Makro Mail majalah katalog
secara efektif; menyediakan data yang tepat waktu guna mengevaluasi kurir dan strategi.
h Bertanggung jawab atas pengawasan dan koordinasi dari promosi
komersil i
Mengelola kinerja bawahan sesuai dengan harapan kinerja yang telah dibuat, dan memimpin kepada bawahan menuju tercapainya
kebersamaan. j
Menyusun tujuan yang umum dan target selama menganalisa kinerja dari daftar customer lama
k Menyusun tujuan yang terukur untuk toko.
l Menganalisa laporan pelanggan untuk menjajaki evolusi bisnis unit
dan mengelola siklus pelanggan atau database pelanggan. m
Memastikan kelengkapan untuk kebijakan dan prosedur toko n
Memastikan biaya manajemen yang memadai, produktifitas dan keberadaan manpower di divisi.
o Mengembangkan sikap yang baik, pelatihan motivasi tinggi untuk
tim, analisa kompetensi, dan pelatihan.
xx xi
9 Human Resources Manager HRM
a Memastikan keberadaan manajemen atas aset karyawan untuk
menjaga keselarasan lingkungan kerja dengan menegakkan dan menerapkan sebuah sistem dan kebijakan manajemen sumber
daya manusia. b
Meningkatkan berita yang bersifat tidak terpecahkan kepada Direktur SDM, membantu dan menasehati jajaran manajer atas
berita sumber daya manusia c
Memastikan kebijakan dan petunjuk dari SDM untuk diberitahukan dan dilaksanakan staff
d Menggalakkan
disiplin yang
baik kepada
staff dengan
meningkatkan suatu kelayakan dan sistem kedisiplinan yang efektif dan terarah
e Bertanggung jawab atas pelatihan dan pembangunan aktifitas di
Kantor Pusat. Merencanakan jadwal pelatihan, mengevaluasi, dan melaporkan kegiatan pelatihan kepada Manager Training Kantor
Pusat. f
Aktif pada pembangunan organisasi dengan mengelompokkan karyawan yag berpotensi dan memantau mereka dengan sistematik
dan pendekatan secara terarah rangkaian rencana, penilaian sistem , program yang dijalankan secara cepat
g Melakukan proses rekruitmen level staff, memelihara kualitas
xx xii
melalui poses untuk memastikan perusahaan mendapatkan karyawan terbaik di pasar yang tersedia.
h Bertanggung jawab atas pemeliharaan harian atas sistem
Manajemen SDM, memastikan sistem tersebut berjalan dengan baik dan mematuhi persyaratan yang telah ditentukan.
i Memastikan direksi Kantor Pusat melakukan pertemuan batas akhir
untuk mempersiapkan dan patuh kepada sumber daya manusia terkait dengan laporan seperti kepatuhan penilaian performance
kepada masing-masing departemen. j
Menjaga hubungan dan berkoordinasi dengan aparat hukum lainnya yang terjadi di lingkungan Makro
k Mengadakan
pelatihan yang
bersifat tidak
pokok yang
diperintahkan oleh atasandireksi. 10
Section Head SH – Fresh Food, Dry Food, Non Food Bertanggung jawab langsung kepada manager masing-masing
divisi. Memastikan tingginya produktifitas kerja Senior Staff divisi masing-masing.
11 Senior Staff SS – Dry Food, Non Food, Fresh Food
Bertanggung jawab dalam membantu Section Head mengatur tiap seksi, dalam usaha pancapaian penjualan maksimum. Mengontrol stock
level, mengurangi shrinkage dan kehilangan, pemeliharaan dan meningkatkan stock display, menyediakan standar tinggi layanan pada
xx xiii
pelangan serta memastikan tingginya produktifitas staff di tiap divisi. 12
Senior Staff – Check Out SS COEC Kasir Pusat KP Membantu dalam perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan
kontrol yang terkait dengan seluruh aktifitas transaksi pembelian oleh pelanggan, menjaga keamanan seluruh pengumpulan penjualan,
memastikan pencegahan penyusutan pengurangan yang disebabkan karena pencuri dengan standar yang tinggi, kerusakan dan kesalahan
kasir, memastikan keamanan perputaran uang, memastikan kelayakan perawatan peralatan , memonitor aktivitas dan jadwal kasir.
13 Senior Staff Pricer
Membantu dalam perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan kontrol yang terkait dengan penerimaan dan pelepasan seluruh
barang dagangan, dari dan untuk toko, waktu pelepasan barang menuju dan dari area bongkar muat menuju daerah lantai penjualan.
14 Senior Staff – Engineering
Mengawasi dan memastikan tingginya produktifitas kerja dari staff. Merawat segala sarana dan prasarana yang dimiliki perusahaan yang.
15 Senior Staff – Store Admin Operator
xx xiv
Bertanggung jawab terhadap ALC Manager, memelihara dan membuat
laporan-laporan akurat yang
berhubungan dengan
accounting dan keuangan termasuk laporan MIS, memelihara semua laporan yang berhubungan dengan sales dan biaya-biaya pengeluaran
untuk periode tertentu, melaksanakan tugas rutin yakni menjaga sistem computer termasuk MBS POS, mensuport sales toko dengan
membuat rail card signage, tugas lainnya adalah sebagai general administrasi.
16 Senior Staff – Customer Development Customer Information Service
CD CIS Bertugas mengoordinasikan staff dalam memberikan pelayanan
terhadap pelanggan. sebagai receptionist dan operator telepon, memberikan pelayanan yang berkualitas untuk semua customer dan CD
memelihara hubungan yang baik antara Lotte Mart dengan Customer, serta mengembangkan customer.
17 Fresh Food, Dry Food, Non Food Staff
Melakukan pemeliharaan dan meningkatkan stock display, serta menjalankan tugas-tugas lain yang ditugaskan sewaktu.
18 Cashier
a Mencegah shrinkage kehilangan yang disebabkan pencurian,
kerusakan, dan kesalahan-kesalahan.
xx xv
b Menyediakan pelayanan yang akurat dan cepat di area pintu keluar
pelanggan. Ramah di setiap saat. c
Menghitung total harga, uang, pengembalian penukaran, dan mengeluarkan bukti pembelian pelanggan.
d Memastikan kelancaran penanganan uang tunai dari terminal kasir
ke kasanah, sampai terakhir ke pihak bank. e
Memastikan penggantian penukaran yang sesuai dengan satuan yang sebenarnya ditangani setiap saat.
f Memastikan akurasi Till Balancing Reconciliation harian dan
mencatat sediaan uang yang cukup untuk float kasir. g
Melakukan tugas selain tersebut diatas, sesuai yang diminta supervisor dan manajemen.
18 Good Receiving Admin Pricer
Melakukan penginputan ke komputer, serta yang berhubungan dengan dokumentasi penerimaan barang. Memastikan dokumentasi
penerimaan barang yang memadai dan waktu yang tepat diberikan kepada ALC. Memastikan pengadaan yang sesuai dengan PO
dokumentasi, tiket dan pengembalian botol kosong. Memastikan kesesuaian dan keakuratan serta penempatan barcodes pada barang
dagangan.
xx xvi
19 Enginering Staff
Merawat dan memperbaiki kerusakan segala peralatan yang digunakan untuk operasional, segala sarana dan prasarana yang ada di
perusahaan. 20
Staff Admin - Operator Staff Admin melaporkan hasil penjualan per hari ke HO, mengecek
hasil sales per till, merekonsil pos-pos yang ada dalam daily till credit, dan membuat laporan-laporan yang berhubungan pencatatan
keuangan. Operator bertugas up date data rekonsil ke kasir untuk pembuatan harga khusus, back up data, filling report, maintenance
data customer data penjualan stok koreksi. 21
Customer Development Executive CDE – CIS Staff Bertanggung jawab terhadap promosi eksternal perusahaan secara
umum, dan pelaksanaan strategi penjualan, produk dan pelayanan, mengelola pelanggan dan teritorinya. Menciptakan pelanggan loyal,
memperkuat posisi cash and carry, dan meningkatkan penjualan. Memahami konsep one to one. CIS bertugas sebagai receptionist dan
operator telepon, memberikan pelayanan yang berkualitas untuk semua customer.
xx xvi
i
22 End Control
Maintain stok hadiah, mengecek kesesuaian fisik barang yang keluar dari kasir baik dalam jumlah dan jenisnya dengan invoice yang
sudah tercetak.
B. Latar Belakang Masalah
