Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan

3.3.2. Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan

Analisis prosedur yang berjalan menguraikan secara sistematis aktivitas- aktivitas yang terjadi dalam sistem informasi akademik pada SD Negeri 2 Mekarharja, diantaranya : Prosedur pendaftaran yang berjalan : a. Peserta didik mengambil formulir pendaftaran di bagian panitia pendaftaran siswa baru. b. Peserta didik mengisi data dan melengkapi formulir, yang kemudian diserahkan kepada pihak panitia. c. Panitia mengecek dan memvalidasi formulir yang telah diisi dan mengecek syarat-syarat, apabila formulir dan syarat-syarat sudah lengkap maka panitia mengarsipkan syarat-syarat dan mencatat data pendaftaran siswa, sebaliknya jika formulir atau dan syarat-syarat ada yang tidak lengkap maka akan dikembalikan kepada pihak pendaftar untuk kemudian akan dipenuhi. Persyaratan yang dimaksud adalah : a Photocopy akta kelahiran. b Photocopy kartu keluarga. c Photocopy ijazah taman kanak-kanak d. Data pendaftaran siswa yang sudah valid akan dilihat quota pendaftarnya, apabila pendaftar lebih dari 40 maka kelas akan dibagi menjadi 2 kelas yaitu kelas 1-A dan 1-B, untuk kemudian formulir pendaftaran yang telah disetujui pihak panitia akan diberikan kepada pesera didik baru sebagai bukti data siswa dan daftar siswa dibuat 3 rangkap yaitu untuk pihak panitia, untuk dilaporkan kepada kepala sekolah, dan untuk untuk guru kelas. e. Data siswa yang diterima oleh guru kelas akan diolah, yaitu penetapan nomor induk siswa untuk kemudian dibuat absen kelas, selanjutmya absen kelas diberikan kepada setiap siswa baru.

3.3.2.1. Flowmap

Flowmap merupakan diagram alir yang menggambarkan pergerakan proses diantara unit kerja yang berbeda-beda, sekaligus menggambarkan arus dari dokumen, aliran data fisik, entitas sistem informasi dan kegiatan operasi yang berhubungan dengan sistem informasi. Mengenai sumber dari aliran dokumen dapat digambarkan flowmap sebagai berikut : Flowmap pendaftaran yang berjalan : Flowmap penerimaan peserta didik baru : Form pendaftaran Mengisi form pendaftaran + melengkapi persyaratan Persyaratan Form pendaftaran sudah diisi Persyaratan Form pendaftaran sudah diisi Mengecek kelengkapan form pendaftaran dan persyaratan Lengkap ? Persyaratan Form pendaftaran sudah diisi Persyaratan Form pendaftaran siswa Mengecek dan menulis data siswa pendaftar B Daftar siswa C Mengolah data siswa Absen kelas Tidak Ya A Absen kelas Form pendaftaran siswa disetujui Daftar siswa Daftar siswa Form pendaftaran siswa disetujui Daftar siswa Daftar siswa Gambar 3.2 Flowmap penerimaan peserta didik yang berjalan Kepala sekolah Panitia pendaftaran Guru kelas Peserta didik baru Keterangan : : Arsip persyaratan siswa baru panitia pendaftaran : Arsip data daftar siswa panitia pendaftaran : Arsip data daftar siswa guru kelas Prosedur pembagian tugas guru yang berjalan : a. Kepala sekolah membuat daftar pembagian tugas mengajar guru berdasarkan data setiap guru pada tugas mengajar tahun sebelumnya, kemudian daftar tugas mengajar guru diserahkan kepada pihak pengawas TK Taman Kanak-kanak SD Negeri. b. Pihak pengawas TK Taman Kanak-kanak SD Negeri menandatangani daftar tugas mengajar guru, kemudian surat dikembalikan kepada kepala sekolah yang bersangkutan. c. Kepala sekolah memberikan daftar tugas mengajar guru kepada setiap guru-guru. A B C Flowmap pembagian tugas guru yang berjalan : Data tugas guru Mambuat data tugas guru Data tugas guru Menandatangani data tugas guru Data tugas guru Data tugas guru Data tugas guru Data guru TA sebelumnya Gambar 3.3 Flowmap pembagian tugas guru yang berjalan Pengawas TKSDN Guru Kepala sekolah Prosedur penjadwalan mata pelajaran yang berjalan : a. Guru kelas membuat daftar rencana jadwal mata pelajaran berdasarkan data jadwal pelajaran tahun sebelumnya, untuk kemudian diserahkan kepada guru bidang. b. Guru bidang menyesuaikan jam mata pelajaran kemudian mengisi daftar rencana jadwal pelajaran, jika ada bentrok maka daftar rencana jadwal pelajaran dikembalikan kepada guru kelas untuk disesuaikan jam nya dan apabila jadwal sudah sesuai maka daftar rencana jadwal pelajaran diserahkan kepada kepala sekolah untuk disetujui. c. Setelah disetujui kepala sekolah, guru kelas akan membuat jadwal mata pelajaran yang sudah fix sebanyak tiga rangkap masing-masing untuk guru bidang, siswa, dan untuk diarsipkan. Flowmap penjadwalan mata pelajaran yang berjalan : Rencana daftar pelajaran Rencana daftar pelajaran Penyesuain jam pelajaran Rencana daftar pelajaran Rencana daftar pelajaran Menandatangani jadwal pelajaran Rencana daftar pelajaran Membuat daftar jadwal pelajaran Jadwal pelajaran Jadwal pelajaran Jadwal pelajaran A Jadwal pelajaran Membuat rencana daftar pelajaran Tidak Jadwal pelajaran Data jadwal pelajaran Sesuai ? Ya Rencana daftar pelajaran Gambar 3.4 Flowmap penjadwalan mata pelajaran yang berjalan Siswa Guru bidang Kepala sekolah Guru kelas Keterangan : : Arsip jadwal pelajaran guru kelas Prosedur penilaian siswa yang sedang berjalan : a. Guru bidang studi agama, olahraga, bahasa inggris mencatat dan menghitung data nilai dan data nilai akhir untuk kemudian diserahkan kepada guru kelas yang bersangkutan. Nilai yang dimaksud adalah nilai formatif, nilai tugas, nilai UTS, nilai UASUKK, dan nilai US untuk kelas 6. b. Guru kelas membuat rekap data nilai dari masing-masing siswa yang berasal dari nilai para guru bidang dan penilaian guru kelas itu sendiri nilai formatif, nilai tugas, nilai UTS, nilai UASUKK, dan nilai US untuk kelas 6 untuk kemudian mencatat nilai akhir ke rapor dan membuat laporan data nilai dan data nilai siswa dalam buku laporan untuk kemudian di arsipkan, selanjutnya rapor diberikan kepada kepala sekolah untuk ditandatangani dan dikembalikan kepada guru kelas. c. Guru kelas menyerahkan hasil laporan nilai studirapor yang sudah ditandatangani kepala sekolah kepada orang tua siswa. Adapun rumus yang digunakan dalam perhitungan nilai dari masing-masing mata pelajaran, adalah sebagai berikut : Nilai rapor = Nilai rata −rata formatif +nilai tugas +nilai UTS +nilai UAS UKK US 4 A Flowmap penilaian siswa yang berjalan : Nilai formatif Nilai tugas Nilai UTS Mencatat data nilai siswa Data nilai siswa Menghitung nilai akhir Data nilai siswa Data nilai akhir Data nilai siswa Data nilai akhir Mencatat nilai akhir ke rapor Rapor Menandatangani rapor Rapor B A Rapor Rapor Nilai formatif Nilai tugas Nilai UTS Mencatat data nilai siswa Data nilai siswa Menghitung nilai akhir Nilai UAS UKK Nilai UAS UKK Nilai US Nilai US Data nilai siswa Data nilai akhir Data nilai siswa Data nilai akhir Data nilai siswa Data nilai akhir Rapor C D Gambar 3.5 Flowmap penilaian siswa yang berjalan Siswa Guru kelas Kepala sekolah Guru bidang Keterangan : : Arsip data nilai siswa penilaian guru bidang guru kelas : Arsip data nilai akhir siswa penilaian guru bidang guru kelas : Arsip data nilai siswa penilaian guru kelas guru kelas : Arsip data nilai akhir siswa penilaian guru kelas guru kelas

3.3.2.2. Diagram Konteks

Diagram konteks merupakan data flow diagram DFD kamus khusus yang berfungsi untuk menentukan model lingkungan yang dipresentasikan dalam lingkungan tunggal yang memiliki keseluruhan sistem. Adapun konteks diagram dari sistem informasi akdemik yang berjalan pada SD Negeri 2 Mekarharja secara garis besar adalah sebagai berikut : A B C D Sistem informasi akademik SD Negeri 2 Mekarharja Peserta didik baru Kepala sekolah Form pendaftaran+persyaratan Form pendaftaran+persyaratan Form pendaftaran disetujui Absen kelas Daftar siswa Jadwal pelajaran Rapor Tugas guru TA sebelumnya Jadwal pelajaran disetujui Rapor disetujui Pengawas TKSDN Data tugas guru Data tugas guru disetujui Siswa Jadwal pelajaran Rapor Gambar 3.6 Diagram konteks sistem akademik yang berjalan

3.3.2.3. Data Flow Diagram

Data flow diagram adalah suatu bentuk network dari sistem yang menggambarkan bagian-bagian dari sistem tersebut beserta seluruh keterikatannya diantara bagian-bagian yang ada, berikut ini digambarkan data flow diagram level 1 sistem informasi akademik yang sedang berjalan secara garis besar. DFD level 1 sistem informasi akademik yang berjalan Peserta didik baru 1.0 Pendaftaran 2.0 Pembagian tugas guru 3.0 Penjadwalan mata pelajaran 4.0 Penilaian Form pendaftaran+persyaratan Form pendaftaran+persyaratan Form pendaftaran disetujui Absen kelas Arsip daftar siswa Kepala sekolah Daftar siswa Tugas guru TA sebelumnya Data tugas guru Jadwal pelajaran Jadwal pelajaran Siswa Jadwal pelajaran Arsip data nilai akhir Rapor Pengawas TKSDN Data tugas guru disetujui Data tugas guru Jadwal pelajaran disetujui Rapor Rapor disetujui Arsip persyaratan Daftar siswa Arsip daftar siswa Arsip data nilai siswa Daftar siswa Mata pelajaran Nilai siswa Gambar 3.7 DFD level 1 seluruh sistem yang berjalan

a. DFD level 2 Proses 1.0 Pendaftaran