3.3.2. Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan
Analisis prosedur yang berjalan menguraikan secara sistematis aktivitas- aktivitas yang terjadi dalam sistem informasi akademik pada SD Negeri 2
Mekarharja, diantaranya :
Prosedur pendaftaran yang berjalan :
a. Peserta didik mengambil formulir pendaftaran di bagian panitia pendaftaran siswa baru.
b. Peserta didik mengisi data dan melengkapi formulir, yang kemudian diserahkan kepada pihak panitia.
c. Panitia mengecek dan memvalidasi formulir yang telah diisi dan mengecek syarat-syarat, apabila formulir dan syarat-syarat sudah
lengkap maka panitia mengarsipkan syarat-syarat dan mencatat data pendaftaran siswa, sebaliknya jika formulir atau dan syarat-syarat ada
yang tidak lengkap maka akan dikembalikan kepada pihak pendaftar untuk kemudian akan dipenuhi.
Persyaratan yang dimaksud adalah : a Photocopy akta kelahiran.
b Photocopy kartu keluarga. c Photocopy ijazah taman kanak-kanak
d. Data pendaftaran siswa yang sudah valid akan dilihat quota pendaftarnya, apabila pendaftar lebih dari 40 maka kelas akan dibagi
menjadi 2 kelas yaitu kelas 1-A dan 1-B, untuk kemudian formulir pendaftaran yang telah disetujui pihak panitia akan diberikan kepada
pesera didik baru sebagai bukti data siswa dan daftar siswa dibuat 3 rangkap yaitu untuk pihak panitia, untuk dilaporkan kepada kepala
sekolah, dan untuk untuk guru kelas. e. Data siswa yang diterima oleh guru kelas akan diolah, yaitu penetapan
nomor induk siswa untuk kemudian dibuat absen kelas, selanjutmya absen kelas diberikan kepada setiap siswa baru.
3.3.2.1. Flowmap
Flowmap merupakan diagram alir yang menggambarkan pergerakan proses diantara unit kerja yang berbeda-beda, sekaligus menggambarkan arus dari
dokumen, aliran data fisik, entitas sistem informasi dan kegiatan operasi yang berhubungan dengan sistem informasi. Mengenai sumber dari aliran dokumen
dapat digambarkan flowmap sebagai berikut :
Flowmap pendaftaran yang berjalan : Flowmap penerimaan peserta didik baru :
Form pendaftaran
Mengisi form pendaftaran +
melengkapi persyaratan
Persyaratan
Form pendaftaran sudah diisi
Persyaratan
Form pendaftaran sudah diisi
Mengecek kelengkapan form
pendaftaran dan persyaratan
Lengkap ?
Persyaratan
Form pendaftaran sudah diisi
Persyaratan
Form pendaftaran siswa
Mengecek dan menulis data
siswa pendaftar
B Daftar siswa
C Mengolah
data siswa
Absen kelas
Tidak Ya
A
Absen kelas
Form pendaftaran siswa disetujui
Daftar siswa Daftar siswa
Form pendaftaran siswa disetujui
Daftar siswa Daftar siswa
Gambar 3.2 Flowmap penerimaan peserta didik yang berjalan
Kepala sekolah Panitia pendaftaran
Guru kelas Peserta didik baru
Keterangan :
:
Arsip persyaratan siswa baru panitia pendaftaran
: Arsip data daftar siswa panitia pendaftaran
: Arsip data daftar siswa guru kelas
Prosedur pembagian tugas guru yang berjalan :
a. Kepala sekolah membuat daftar pembagian tugas mengajar guru berdasarkan data setiap guru pada tugas mengajar tahun sebelumnya,
kemudian daftar tugas mengajar guru diserahkan kepada pihak pengawas TK Taman Kanak-kanak SD Negeri.
b. Pihak pengawas TK Taman Kanak-kanak SD Negeri menandatangani daftar tugas mengajar guru, kemudian surat dikembalikan kepada kepala
sekolah yang bersangkutan. c. Kepala sekolah memberikan daftar tugas mengajar guru kepada setiap
guru-guru. A
B
C
Flowmap pembagian tugas guru yang berjalan :
Data tugas guru Mambuat data
tugas guru
Data tugas guru
Menandatangani data tugas guru
Data tugas guru Data tugas guru
Data tugas guru Data guru TA
sebelumnya
Gambar 3.3 Flowmap pembagian tugas guru yang berjalan
Pengawas TKSDN Guru
Kepala sekolah
Prosedur penjadwalan mata pelajaran yang berjalan :
a. Guru kelas membuat daftar rencana jadwal mata pelajaran berdasarkan data jadwal pelajaran tahun sebelumnya, untuk kemudian diserahkan
kepada guru bidang. b. Guru bidang menyesuaikan jam mata pelajaran kemudian mengisi daftar
rencana jadwal pelajaran, jika ada bentrok maka daftar rencana jadwal pelajaran dikembalikan kepada guru kelas untuk disesuaikan jam nya dan
apabila jadwal sudah sesuai maka daftar rencana jadwal pelajaran diserahkan kepada kepala sekolah untuk disetujui.
c. Setelah disetujui kepala sekolah, guru kelas akan membuat jadwal mata pelajaran yang sudah fix sebanyak tiga rangkap masing-masing untuk guru
bidang, siswa, dan untuk diarsipkan.
Flowmap penjadwalan mata pelajaran yang berjalan :
Rencana daftar pelajaran
Rencana daftar pelajaran
Penyesuain jam pelajaran
Rencana daftar pelajaran
Rencana daftar pelajaran
Menandatangani jadwal pelajaran
Rencana daftar pelajaran
Membuat daftar
jadwal pelajaran
Jadwal pelajaran Jadwal pelajaran
Jadwal pelajaran
A
Jadwal pelajaran
Membuat rencana
daftar pelajaran
Tidak
Jadwal pelajaran
Data jadwal pelajaran
Sesuai ? Ya
Rencana daftar pelajaran
Gambar 3.4 Flowmap penjadwalan mata pelajaran yang berjalan
Siswa Guru bidang
Kepala sekolah Guru kelas
Keterangan : : Arsip jadwal pelajaran guru kelas
Prosedur penilaian siswa yang sedang berjalan :
a. Guru bidang studi agama, olahraga, bahasa inggris mencatat dan menghitung data nilai dan data nilai akhir untuk kemudian diserahkan
kepada guru kelas yang bersangkutan. Nilai yang dimaksud adalah nilai formatif, nilai tugas, nilai UTS, nilai UASUKK, dan nilai US untuk kelas
6. b. Guru kelas membuat rekap data nilai dari masing-masing siswa yang
berasal dari nilai para guru bidang dan penilaian guru kelas itu sendiri nilai formatif, nilai tugas, nilai UTS, nilai UASUKK, dan nilai US untuk
kelas 6 untuk kemudian mencatat nilai akhir ke rapor dan membuat laporan data nilai dan data nilai siswa dalam buku laporan untuk
kemudian di arsipkan, selanjutnya rapor diberikan kepada kepala sekolah untuk ditandatangani dan dikembalikan kepada guru kelas.
c. Guru kelas menyerahkan hasil laporan nilai studirapor yang sudah ditandatangani kepala sekolah kepada orang tua siswa.
Adapun rumus yang digunakan dalam perhitungan nilai dari masing-masing mata pelajaran, adalah sebagai berikut :
Nilai rapor =
Nilai rata −rata formatif +nilai tugas +nilai UTS +nilai UAS UKK US
4
A
Flowmap penilaian siswa yang berjalan :
Nilai formatif Nilai tugas
Nilai UTS
Mencatat data nilai
siswa
Data nilai siswa
Menghitung nilai akhir
Data nilai siswa Data nilai akhir
Data nilai siswa Data nilai akhir
Mencatat nilai akhir ke
rapor
Rapor
Menandatangani rapor
Rapor
B A
Rapor Rapor
Nilai formatif Nilai tugas
Nilai UTS
Mencatat data nilai
siswa
Data nilai siswa
Menghitung nilai akhir
Nilai UAS UKK
Nilai UAS UKK
Nilai US Nilai US
Data nilai siswa Data nilai akhir
Data nilai siswa Data nilai akhir
Data nilai siswa Data nilai akhir
Rapor C
D
Gambar 3.5
Flowmap penilaian siswa yang berjalan Siswa
Guru kelas Kepala sekolah
Guru bidang
Keterangan : : Arsip data nilai siswa penilaian guru bidang guru kelas
: Arsip data nilai akhir siswa penilaian guru bidang guru kelas
: Arsip data nilai siswa penilaian guru kelas guru kelas
: Arsip data nilai akhir siswa penilaian guru kelas guru kelas
3.3.2.2. Diagram Konteks
Diagram konteks merupakan data flow diagram DFD kamus khusus yang berfungsi untuk menentukan model lingkungan yang dipresentasikan dalam
lingkungan tunggal yang memiliki keseluruhan sistem. Adapun konteks diagram dari sistem informasi akdemik yang berjalan pada SD Negeri 2 Mekarharja secara
garis besar adalah sebagai berikut : A
B
C
D
Sistem informasi akademik SD Negeri 2 Mekarharja
Peserta didik baru
Kepala sekolah
Form pendaftaran+persyaratan
Form pendaftaran+persyaratan Form pendaftaran disetujui
Absen kelas Daftar siswa
Jadwal pelajaran Rapor
Tugas guru TA sebelumnya Jadwal pelajaran disetujui
Rapor disetujui
Pengawas TKSDN
Data tugas guru
Data tugas guru disetujui
Siswa
Jadwal pelajaran Rapor
Gambar 3.6 Diagram konteks sistem akademik yang berjalan
3.3.2.3. Data Flow Diagram
Data flow diagram adalah suatu bentuk network dari sistem yang menggambarkan bagian-bagian dari sistem tersebut beserta seluruh keterikatannya
diantara bagian-bagian yang ada, berikut ini digambarkan data flow diagram level 1 sistem informasi akademik yang sedang berjalan secara garis besar.
DFD level 1 sistem informasi akademik yang berjalan
Peserta didik baru
1.0 Pendaftaran
2.0 Pembagian
tugas guru
3.0 Penjadwalan
mata pelajaran
4.0 Penilaian
Form pendaftaran+persyaratan Form pendaftaran+persyaratan
Form pendaftaran disetujui Absen kelas
Arsip daftar siswa
Kepala sekolah
Daftar siswa
Tugas guru TA sebelumnya
Data tugas guru
Jadwal pelajaran
Jadwal pelajaran
Siswa
Jadwal pelajaran Arsip data nilai
akhir Rapor
Pengawas TKSDN
Data tugas guru disetujui Data tugas guru
Jadwal pelajaran disetujui
Rapor Rapor disetujui
Arsip persyaratan
Daftar siswa
Arsip daftar siswa
Arsip data nilai siswa
Daftar siswa
Mata pelajaran Nilai siswa
Gambar 3.7 DFD level 1 seluruh sistem yang berjalan
a. DFD level 2 Proses 1.0 Pendaftaran